Retrospectivas ágeis distribuídas

1. Visão geral do curso: Vamos encarar, metodologias ágeis não foram exatamente criadas para equipes remotas. primeiras equipes Agile foram esmagadoramente co-localizadas em escritórios, principalmente porque o bate-papo de videoconferência e outras tecnologias que tornam o trabalho remoto possível onde rijamente primitivo e desajeitado naquela época. Hoje em dia, com tantas pessoas trabalhando remotamente, reunir sua equipe na mesma sala não é realista. Isso não significa que retrospectivas remotas sejam impossíveis. No entanto, há apenas um pouco diferentes, significativas, retrospectivas inclusivas são possíveis com equipes distribuídas. Vamos falar sobre o básico que você precisa ter no lugar, como você pode facilitar uma retrospectiva distribuída e o que procurar. Alguns dos principais tópicos que abordaremos incluem compreender os desafios com retrospectivas distribuídas. Saiba como facilitar as Retrospectivas Ágeis distribuídas. Nas próximas seções, vamos cobrir os seguintes itens. Entenda quais são os desafios específicos das retrospectivas distribuídas. Sabe por que construir relacionamentos é fundamental? Não, por que você precisa se tornar um especialista em todas as ferramentas de comunicação. Entenda por que é importante levar em conta as normas culturais. Saiba como lidar com diferentes grupos distribuídos e saber como manter todos envolvidos. 2. Desafio distribuído: Metodologias ágeis incentivam o máximo possível de comunicação presencial. Fazer com que o cliente e a equipe de desenvolvimento se encontrem no mesmo lugar. co-localização é quase assumida como um ponto de partida para equipes ágeis. Na realidade, a co-localização apresenta desafios devido a restrições como tamanho do projeto, diversidade e disponibilidade de habilidades e a diferença nos custos trabalhistas. Tal como acontece com qualquer atividade envolvendo pessoas, comunicação será sempre mais rica quando todos estiverem co-localizados. Para que uma retrospectiva tenha o maior impacto, recomenda-se executá-la com todos os membros da equipe distribuída no mesmo local. retrospectivas distribuídas podem ser frustrantes para os participantes e muitas vezes levam muito mais tempo do que uma equivalente co-localizada. Dificuldades com tecnologia e mal-entendidos surgem e têm um impacto direto na qualidade da produção. Não posso enfatizar o valor de aproximar fisicamente as pessoas tanto quanto possível. Em reuniões distribuídas, as conversas fluem menos fluidamente. Interrupções e interjeições tornam-se mais difíceis de lidar à medida que o atraso de tempo faz com que as conversas se sobreponham. mal-entendidos são mais propensos a ocorrer quando as pessoas não podem usar pistas físicas de linguagem corporal ou expressões faciais. E comentários fortuitos que foram feitos ironicamente podem ser interpretados como ofensivos. áudio de baixa qualidade afeta todos em todos os locais, não apenas participantes remotos. Áudio de baixa qualidade significa que as pessoas têm que se repetir e é mais exigente para os ouvintes do outro lado. retrospectivas distribuídas apresentam desafios adicionais, mas você pode torná-las mais eficazes com as práticas corretas de preparação e compensação. Mesmo com essas práticas, a qualidade da saída não corresponderá a uma em que todos estejam juntos no mesmo lugar. 3. Uma variedade de formas: retrospectivas distribuídas vêm em uma variedade de formas e cada uma tem efeitos colaterais que você precisará considerar. A primeira forma de retrospectivas distribuídas é pequeno grupo de participantes remotos. Esta situação surge quando há um grande grupo de participantes em um local, em uma pessoa ou algumas pessoas estão em um local remoto. Eu vi isso em organizações onde as pessoas têm permissão para trabalhar remotamente ou se projeto requer um especialismo particular que é fornecido por alguém que nem sempre pode estar fisicamente presente. O facilitador geralmente fica na mesma sala que o grupo maior com participantes remotos discando através de uma linha telefônica ou linha de vídeo. Problemas comuns que surgem com sua situação é que as discussões do grupo maior dominam o tempo retrospectivo. Além disso, os participantes remotos não participam tão ativamente quanto os presentes na sala. Conexões ruins podem dificultar a audição de participantes remotos. É mais fácil para o grupo falar sobre alguém porque eles não são visíveis. Além disso, os participantes remotos podem sentir que estão interrompendo ou que é mais difícil compartilhar seu lado da história com o resultado de que eles simplesmente permanecem quietos. Outra forma de retrospectiva são grupos de tamanho igual em diferentes locais. Este tipo de retrospectiva é mais comum com desenvolvimento offshore ou um modelo de desenvolvimento que envolve mudanças em torno do relógio. Os participantes são geralmente divididos de forma bastante uniforme entre locais e a retrospectiva os reúne via meios eletrônicos. Um facilitador geralmente se senta com um dos grupos e o outro grupo disca. O problema mais comum que surge com este tipo ou as conversas de fuga que acontecem entre cada grupo. Facilitação remota é difícil e permitir que as pessoas fluam para a discussão e, em seguida, escrevê-lo de volta e contra prazos é difícil. A terceira forma de retrospectiva é os participantes totalmente distribuídos. Este tipo de retrospectiva tem os participantes espalhados por muitos locais e muitas vezes por muitos fusos horários. Quase todos os participantes estão discando via linha telefônica ou via internet com pouca visibilidade presencial de todo o grupo. Esses tipos de retrospectivas são os mais difíceis de executar de forma eficaz. Coordenar atividades e focar em uma única história torna-se problemático, pois há atrasos e desistências na comunicação. Um participante pode ficar off-line e as conversas ainda estarão fluindo sem a percepção de que alguém que pode ter algo a acrescentar à perspectiva não está mais lá. Se todos estão chamando, às vezes é mais difícil entender o fluxo dependendo de onde eles estão chamando. Anúncio um distribuído retrospectiva em que eu estava, por exemplo, um participante estava ligando do aeroporto. Então tudo o que os outros participantes podiam ouvir era o barulho do terminal com voos sendo anunciados. 4. Faça seu máximo sucesso: Felizmente, muitas equipes obrigadas a trabalhar de forma distribuída. Encontrei uma série de abordagens que ajudam a tornar as retrospectivas distribuídas mais eficazes. Essas abordagens nunca podem substituir a experiência de uma única retrospectiva totalmente co-localizada, mas com um pouco de tentativa e erro pode ser suficiente para o que sua equipe precisa. Com qualquer uma dessas práticas, eu encorajaria você a ver o que melhor se adapta ao seu ambiente. Práticas que funcionam bem para uma equipe muitas vezes não atendem às necessidades e à cultura de outra equipe de forma ágil. Experimente essas abordagens e, em seguida, inspecionar e adaptar-se de acordo. 5. Focalize primeiro no construir relacionamentos: Onde há pouca confiança entre as pessoas, as questões muitas vezes não são levantadas e mesmo quando raramente são em grande detalhe. Um dos resultados mais importantes de uma retrospectiva é garantir que o ponto de vista de todos seja ouvido em um grupo. Fazer isso de forma distribuída onde há vozes sem rosto torna-se ainda mais difícil. Concentre-se em atividades que trabalham para construir relacionamentos e conexões entre membros da equipe. Um exemplo simples é fazer com que as pessoas preparem duas verdades e uma mentira onde outros têm que adivinhar quais declarações alguém compartilha são falsas. Investir na primeira retrospectiva, acima de tudo em trazer os participantes face a face, organizar um evento social antes ou depois da primeira retrospectiva para criar e fortalecer as relações entre os membros. Esses laços sociais ajudaram a enriquecer a próxima retrospectiva distribuída que você executa. Realmente ajuda as pessoas a serem capazes de imaginar o rosto que pertence à voz desencarnada saindo de um telefone. 6. Use câmeras de vídeo em todos os formatos: Maior largura de banda da Internet e melhor infraestrutura em muitas partes do mundo significam que as equipes distribuídas geralmente têm mais do que apenas um telefone como opção ao realizar uma retrospectiva. Visite o equipamento de vídeo da mais alta qualidade que sua organização pode pagar e garanta que o vídeo seja compartilhado igualmente entre os participantes. Considere mecanismos alternativos à medida que o nível de distribuição aumenta. Uma solução como o zoom é a facilidade de uso e a confiabilidade é inigualável no mundo das videochamadas. Com o zoom, podemos compartilhar telas e ter vídeo interativo bidirecional entre os membros dentro do escritório nos que ligam de seus laptops. visualização em grade de participantes do Xun é ótima para todos que têm comunicação visual. Você amplia o plano de fundo virtual. Um bom check-in retrospectivo faz exercícios quando cada membro da equipe escolhe uma única imagem que reflete seus sentimentos sobre o sprint mais recente. Cada um que aplica sua imagem de escolhas lá fundo virtual e tem alguns minutos para explicar o que sua seleção simboliza. Esta é uma ótima maneira de aquecer a equipe e receber feedback sobre como o sprint foi antes de passar para outros tópicos da agenda. 7. Tokens de pessoas em locais remotos: Uma equipe que conheço fez uma retrospectiva distribuída com três pessoas discando de vários locais remotos para o resto do grupo. A equipe permitiu três cadeiras extras na sala de reuniões. E em cada cadeira havia um grande brinquedo fofinho com uma foto em tamanho real anexada para representar cada uma das pessoas discando. Um membro da equipe fisicamente presente na retrospectiva, entusiasmado com o efeito interessante que teve na retrospectiva. Parecia que os três membros da equipe estavam presentes na sala. Eu acho que fomos mais rápidos para parar e ouvi-los quando eles falavam ao telefone, como nós os imaginamos fisicamente na sala. Embora eu não tenha certeza se é para todos, eu posso imaginar que pode funcionar para alguns. Dê uma chance. 8. Impede que as pessoas remotas sejam escores: Uma ocorrência frequente em retrospectivas distribuídas, particularmente quando há um grande grupo e um punhado de participantes remotos, é o que eu chamo de ficar escuro. O grupo que está fisicamente presente tende a fugir com uma discussão e chega a uma decisão sem se lembrar de convidar a entrada de participantes remotos. É difícil saber se a decisão é a correta sem a entrada de todos, especialmente sem qualquer feedback visual de participantes remotos. Uma coisa que bons facilitadores fazem durante retrospectivas distribuídas é puxar regularmente todos para sua opinião. O facilitador realmente enfatiza a opinião dos participantes remotos para garantir que haja uma quantidade razoável de entrada. Isso pode parecer estranho no início, mas ajudou a promover as pessoas a sentirem-se mais positivas sobre a retrospectiva e contribuir mais para a reunião. 9. Rostos para todos: Equipes distribuídas que trabalham juntas raramente conseguem se encontrar fisicamente. Se nenhuma das abordagens anteriores para reuniões distribuídas for viável, é bom pelo menos garantir que todos saibam como todos os outros se parecem no início. boa preparação para uma retrospectiva distribuída pode significar coletar fotos recentes de todos os participantes e distribuir a lista de nomes e fotos através de uma wiki ou um e-mail. 10. Use facilitadores remotos: Algumas equipes executam retrospectivas distribuídas com facilitadores em todos os locais. Os facilitadores devem trabalhar mais para se preparar para a retrospectiva, concordando em qual será a agenda, quem facilitará quais partes, e o mecanismo para garantir uma comunicação boa e constante entre os diferentes grupos. O resultado é muitas vezes uma comunicação de maior qualidade e uma retrospectiva ou todos os participantes têm uma oportunidade igual para contribuir e ser ouvidos. Os facilitadores trabalham uns com os outros para garantir que as vozes de ambos os lados sejam ouvidas e garantir que todas as entradas sejam capturadas e representadas do outro lado. 11. Realize entrada antes da reunião: O facilitador deve ter como objetivo fazer com que os participantes discutam apenas fatos ou eventos, em vez de descrever o impacto e as ações sugeridas. É preferível ter tanta transparência quanto possível, tendo conversas relevantes de forma síncrona. Algumas equipes coletam informações antes da reunião e usam a retrospectiva para impulsionar a discussão sobre o impacto e as ações que precisam acontecer. coleta de dados demais antes da reunião pode levar a mal-entendidos. Às vezes, o tempo ganho ao fazer com que todos dêem sua contribuição é perdido garantir que todos entendam o que toda a entrada foi e como ela está relacionada. eficiência da coleta de informações antes da reunião dependerá da quantidade de dados coletados e do nível de confiança entre os membros da equipe. Garantir que todos tenham a mesma visão dos dados é importante para progredir a retrospectiva para as próximas fases. 12. Use ferramentas online para compartilhar: retrospectiva gera muita informação, capturando-a e garantindo que todos possam ver que é fácil quando todos os participantes estão fisicamente presentes. Quando os participantes estão enfrentando maneiras diferentes ou estão em locais diferentes torna isso mais complicado. Existem diferentes mecanismos para compartilhar as informações à medida que elas estão acontecendo. Algumas delas incluem ferramentas de colaboração de documentos em tempo real, como o Google Docs, onde várias pessoas podem editar o mesmo documento em tempo real e ver várias contribuições. Isso é ótimo, como você pode ver, pessoas capturando informações em tempo real. Nomes e realces podem ajudar, se você precisa executar a votação ponto. Quadros online compartilhados, como o Miro e o quadro branco da Microsoft. App.js e retrospectives.com são uma ferramenta online especificamente para retrospectivas distribuídas. As ferramentas de mensagens instantâneas são úteis para capturar entradas em um único local. 13. Concordando em um sistema de sinalização: Mesmo com sistemas de videoconferência ou telefonia de alta qualidade, um dos maiores desafios da retrospectiva distribuída é garantir que a conversa flua. Um lado geralmente domina uma conversa e interrupções e atrasos de tempo na comunicação remota significam que é difícil para o outro lado interpor facilmente sem interromper o fluxo da discussão. Isso pode ser frustrante para ambas as partes, pois não se sente natural. Algumas ferramentas de comunicação, como zoom e equipes da Microsoft, fornecem a capacidade de levantar as mãos. Se o seu não fornecer esse recurso, concorde com um mecanismo para que os participantes sinalizem quando quiserem falar com a outra parte. Em uma retrospectiva distribuída com um único participante remoto, decidimos usar o Skype em ambas as extremidades. Concordamos em usar o recurso de bate-papo, não para conversa, mas apenas para que o participante remoto indique quando queria adicionar algo à conversa. O facilitador tomou nota e redirecionou a conversa para o participante remoto em um momento adequado, ajudando a conversa a fluir de forma mais natural. 14. Investir em um ‘Technographer’: Facilitar bem feito leva tempo e energia. Prestar atenção a ambientes técnicos, como linhas de rede caindo ou respondendo a problemas de mídia eletrônica, impede que o facilitador se concentre na conversa. Algumas equipes elegem ou convidadas tecnologia referem-se à sua sessão cuja função é garantir que todos os dispositivos de comunicação funcionem corretamente. A tecnologia para monitora todos os dispositivos como um falcão tentando consertar algo assim que ele aparece. Uma verdadeira tecnologia para atuará como um escriba capturando e distribuindo informações durante a sessão por transcrição ou dirigindo a mídia eletrônica ao vivo que está sendo usada. Isso significa que os participantes podem se concentrar em sua discussão e o facilitador pode se concentrar em tornar a própria retrospectiva efetiva. 15. Faça o gerenciamento de grupos de trabalho remoto: Uma técnica comum em retrospectivas maiores é dividi-los em grupos menores para trabalhar em um conjunto de itens de ação e, em seguida, discuti-los com um público mais amplo. Ele permite mais tópicos de conversa com o risco de obter conclusões diferentes. Algumas equipes distribuídas escolhem essa abordagem ao executar uma atividade, como brainstorming em diferentes locais, resumindo-a e, em seguida, ter um representante de cada local compartilhar o resultado com o outro grupo. Por exemplo, com zoom, salas de grupo permitem dividir sua reunião em sessões separadas para discussões em grupos pequenos. No final do tempo previsto, todos se juntaram à sessão principal e cada representante do grupo compartilha seus resultados com todo o grupo. 16. Proxis remotos como representantes: Em um grupo onde a maioria das pessoas está em um local e alguns participantes estão trabalhando remotamente. Você poderia usar um proxy remoto. Com esta técnica, uma pessoa na sala de reuniões permanece em contato direto com os participantes remotos via mensageiro instantâneo. E os participantes remotos usam m para indicar que querem falar em seu procurador. Relaciona isso com o facilitador ou o grupo. Em seguida, o facilitador abre a conversa para que o participante remoto apresente seu ponto de vista pelo telefone. Ter um proxy ajuda os participantes remotos a sentirem-se tão valorizados quanto as pessoas fisicamente presentes. Este mecanismo permite que os participantes indiquem que gostariam de fazer uma contribuição sem falar sobre alguém e evita a confusão que se segue quando você tenta fazer isso pelo telefone, onde pode haver ruído e atraso. Se a rede estiver ruim, você pode retransmitir todas as conversas remotas por meio de um proxy. Eu desencorajaria a adoção. Esta é uma prática comum. No entanto, como eu acho que é melhor para as pessoas se conectarem com um participante remoto ouvindo sua voz em vez dos proxies. 17. Regras simples para comunicação remota: Aqui estão algumas regras simples para ajudar a tornar as retrospectivas distribuídas mais eficazes quando se trata de comunicação. Vá para os fones de ouvido e fones de ouvido da mais alta qualidade. É muito importante ouvir as pessoas o mais claramente possível. Prefira uma ligação à Internet com fios através de Wi-Fi. Prefira Wi-Fi sobre Internet de roaming. Larguras de banda mais altas são melhores para evitar atrasos de tempo e fluxo de conversação interrompido. Prefira uma linha telefônica com fio em vez de um telefone celular. Como a linha é mais estável, as pessoas discando e devem fazê-lo a partir de uma sala tranquila, preferência longe de qualquer outra pessoa. O ruído de fundo torna mais difícil entender os participantes. Se o chamador não conseguir encontrar um local silencioso, concorde que ele silencie enquanto estiver ouvindo para minimizar o ruído de fundo. Os participantes remotos devem reservar uma sala silenciosa durante toda a reunião para evitar a necessidade de se desconectar e reconectar em busca de outro espaço silencioso. Verifique se todos os computadores estão conectados à rede elétrica. Não há nada pior do que descobrir que alguém ficou off-line porque a bateria do laptop estava vazia. 18. Seja consciente das dimensões culturais: distribuição apresenta frequentemente o desafio de diferentes culturas trabalharem juntas. Herodes Hofstede é bem conhecido por seus estudos descrevendo diferentes dimensões culturais e o impacto que elas têm nas relações de trabalho. Estes são difíceis de superar pessoalmente e precisam ser levados em consideração ao trabalhar remotamente. Ele identificou as seguintes dimensões culturais para as culturas nacionais. distância do poder indica a medida em que os membros menos poderosos das organizações e instituições aceitam e esperam que o poder seja distribuído de forma desigual. Pessoas que participam de retrospectivas de uma cultura com um PDI menor são mais propensas a desafiar sua pergunta o que alguém disse, independentemente do papel dos outros, pessoas de uma cultura com um PDI maior são mais propensas a não mencionar qualquer coisa. Individualismo versus coletivismo. O grau em que os indivíduos são integrados em grupos. Pessoas de culturas com alto grau de individualismo podem constantemente discutir itens de seu próprio ponto de vista e não de todas as equipes. Índice de evasão de incerteza, tolerância de uma sociedade para incerteza e ambiguidade. Participantes retrospectivos de uma cultura de baixa incerteza evitar são mais propensos a dar menor prioridade ao impacto de eventos aleatórios. Isso pode gerar mais conflitos sobre a importância relativa dos eventos e também decidir o que fazer. Masculinidade versus feminilidade. A distribuição de papéis emocionais entre os sexos. Participantes de culturas com diferentes focos podem se concentrar em diferentes tópicos como parte de uma retrospectiva. De acordo com Hofstede, os atributos masculinos incluem competitividade, assertividade e ambição. Contraste com prioridades tipicamente femininas, como relações na qualidade de vida. Reunir participantes de culturas onde esses focos são diferentes pode ser frustrante para os participantes. Orientação a longo prazo versus orientação a curto prazo Quanto uma sociedade prioriza o futuro a longo prazo a curto prazo. Os participantes de uma cultura de orientação a curto prazo tendem a procurar ações imediatas e correções rápidas que podem ser mais fáceis de fazer, mas podem não ajudar a longo prazo. Indulgência versus contenção, que normas culturais existem que incentivam ou desencorajam a realização imediata dos desejos? O facilitador deve esperar uma maior distribuição das dimensões culturais ao executar a retrospectiva de forma distributiva. Durante as discussões, os facilitadores devem antecipar áreas de conflito potencial devido a diferentes normas culturais e estar preparados para mediar comportamentos causados por essas diferenças. Por exemplo, se o facilitador estiver trabalhando com uma equipe de uma cultura PDI inferior. E remotamente com uma equipe de uma alta cultura PDI, eles devem incentivar a equipe remota a falar sua voz primeiro e procurar ativamente remover a percepção de qualquer hierarquia entre os participantes. 19. Dicas gerais para retrospetivos distribuídos: Para seguir, Eu quero dar algumas dicas gerais para liderar distribuído em algumas vezes também retrospectivas locais. Eles são aplicáveis em todos os casos descritos anteriormente. Mantenha-o curto. Mesmo que você seja um grande facilitador, manter uma retrospectiva virtual interessante durante um longo período de tempo será um esforço. Se não estiverem todos sentados na mesma sala, é muito difícil manter o nível de energia elevado durante a duração. É por isso que uma retrospectiva distribuída deve ser tão curta quanto possível. Você raramente será capaz de manter os participantes na linha por mais de uma hora. Se você está planejando uma retrospectiva mais longa, ter todos os membros da equipe juntos em um só lugar faz mais sentido. Fique dentro do prazo. Quando você compartilha a agenda com os participantes, inclua horários exatos para as atividades individuais. Você deve então manter esses momentos durante a retrospectiva real. Isso garante que você será capaz de parar pontualmente após uma hora. Você empilhando em uma retrospectiva distribuída em que os participantes só podem ouvir uns aos outros, é extremamente importante ter certeza de que todos têm a chance de falar e que ninguém é deixado de fora. Uma boa maneira de garantir que esta é a técnica de empilhamento. Por exemplo, o facilitador decide a ordem de execução, e uma vez que o primeiro participante tenha terminado, ele dá a palavra para o segundo e, em seguida, o terceiro e assim por diante. Prepare os participantes compartilham o tema da retrospectiva com os participantes com antecedência, especialmente quando eles estarão considerando um tópico especial. Isso permite que os participantes se preparem. retrospectivas são, portanto, tornadas mais eficazes e é mais provável que você seja capaz de permanecer dentro do seu período de tempo. Use ferramentas de comunicação de forma eficaz. Torne-se um especialista em todas as ferramentas de comunicação disponíveis para você e sua organização. Muitas vezes, as ferramentas profissionais estão disponíveis, especialmente em organizações maiores. Alguns exemplos, nossos sistemas de conferência Cisco, quadros digitais, como a partir de 3M, software de colaboração on-line, Basecamp ou folga e ferramentas de conferência on-line, WebEx currículo. Conheça todas as funções úteis dessas ferramentas para que você possa usá-las de forma rápida e eficaz em suas retrospectivas. Encontramo-nos regularmente. Apesar da distribuição, ter equipes reunidas regularmente faz sentido, e reunião anual pode ser perfeitamente suficiente. É um fato simples que a verdadeira conexão humana só pode acontecer quando as pessoas se encontram cara a cara. Você também será capaz de realizar melhores retrospectivas com pessoas com quem você já festejou. 20. Resumo: Vamos recapitular algumas dicas desta turma. Use atividades retrospectivas para criar relacionamentos. Mantenha a retrospectiva curta. Torne-se um especialista em todas as ferramentas de comunicação para ajudar sua equipe a verificar seu material. Precisa de bons microfones e ligue a câmera. Antecipe áreas de potencial conflito devido a diferentes normas culturais. Nomeie representantes como proxies para cada grupo ou para participantes remotos. Regularmente puxar todos para a sua opinião concordou em um sistema de sinalização. Eu sinto que as retrospectivas onde todos os participantes estão no mesmo local físico serão sempre mais eficazes do que quando alguns participantes estão localizados em outro lugar. No entanto, eu sei que nem todas as equipes têm a sorte de evitar a distribuição. Se você estiver interessado em conselhos adicionais sobre como lidar com equipes remotas, participe desta classe lidando com cinco desafios em equipes remotas ágeis. Os cinco desafios são construir relacionamentos apesar da distância, estabelecer formas ineficientes de comunicação, restabelecer a linguagem corporal e as comunicações da equipe, promover a comunicação osmótica e manter reuniões produtivas dentro de uma equipe distribuída. Esperemos que todas essas dicas ajudem as equipes obrigadas a trabalhar de forma distribuída para executar uma retrospectiva mais eficaz.