Transcrições
1. Introdução: Oi. Sou Brett Harned. Sou consultor de gerenciamento de projetos digitais da Filadélfia, Pensilvânia. Na minha função, trabalho com muitas equipes, sejam elas de agências, empresas
startups, equipes internas
ou corporações, e as ajudo a resolver seus desafios de gerenciamento de projetos. Nesta aula vamos cobrir os conceitos básicos de gerenciamento de projetos. Falaremos sobre as características e princípios da gestão de projetos. Vou levá-lo através de uma demonstração usando a ferramenta de planejamento de projeto chamada TeamGantt, e então vamos falar sobre o que é preciso para definir e gerenciar expectativas e ser um ótimo comunicador. No caso de você não ter ouvido falar de um gráfico de Gantt, é uma ferramenta que os gerentes de projeto usam para representar como os projetos serão feitos. Essencialmente, é um plano de projeto usando linhas horizontais para representar tarefas. TeamGantt é uma ferramenta de planejamento de projetos on-line que permite adicionar tarefas a projetos, atribuir pessoas, acompanhar o tempo e realmente gerenciar seu projeto como um todo. Você pode criar um gráfico de Gantt, você pode criar uma exibição de lista, você pode se comunicar sobre tarefas e fazer tudo o que você precisa para gerenciar seus projetos. Nenhum projeto é perfeito, mas se você quer saber que ele é bem gerenciado, olhe para trás para a linha do tempo. As pessoas cumpriam os prazos? As pessoas estão felizes com o resultado? Os objetivos foram atingidos? O orçamento ainda está intacto? Gestão de projetos é a prática de manter os projetos na linha do tempo e no orçamento. Geralmente há uma pessoa que está nos bastidores configurando para fazer listas, gerenciando planos de projeto, analisando orçamentos e garantindo que as pessoas estejam se comunicando. Espero que ganhe muito dessa aula. A intenção aqui é realmente compartilhar alguns
dos valores que irão torná-lo bom em gerenciamento de projetos. Não é sobre usar uma ferramenta ou ser realmente bom em uma coisa, é sobre uma experiência coletiva e aplicar alguns princípios ao trabalho que você está fazendo. Então, ao mesmo tempo você deve ter algumas coisas e
coisas que você pode realmente começar a implementar quando você voltar para o seu trabalho.
2. Princípios de gerenciamento de projetos: Gestão de projetos significa um monte de coisas diferentes para um monte de pessoas diferentes. Então, não importa se você é um gerente de projeto real no local de um canteiro de obras, se você está trabalhando com uma agência e um cliente, trabalhando em um site ou se você é apenas uma parte de uma equipe que tem que realmente
realizar um projeto sem um gerente de projeto formal no lugar, os princípios de gestão de projetos são importantes. Nesta seção, vamos falar sobre o que é preciso para fazer um bom gerente de projeto e eu vou falar algumas das habilidades que você pode afiar para chegar lá. Ao longo da minha carreira, eu gerenciei muitos gerentes de projeto. Eu também trabalhei com um monte de clientes diferentes como um gerente de projeto e eu descobri que há certo conjunto de habilidades ou princípios que realmente ajudam a identificar o que é um bom gerente de projeto. Então, vou passar por eles agora. O primeiro é ter um olho de águia para questões de projeto. Então, projetos são difíceis. As coisas mudam o tempo todo, as pessoas entram e saem de projetos e você tem que ser a pessoa que vai lidar com essa mudança e essa mudança trará alguns problemas. Então, a melhor coisa que você pode fazer como um gerente de projeto é ter um olho de águia para as coisas que podem vir e arruinar o projeto, seja esse escopo adicional, seja um novo stakeholders ou uma opinião que pode vir para o mesa. Você tem que ser responsável por manter o controle sobre o que pode dar errado em seu projeto. O próximo é ser um comunicador claro e calmo. A comunicação é 90% do gerenciamento de projetos. Como um bom PM, você tem que ser direto e transparente em todas as comunicações. Você tem que garantir que você não está escondendo nenhuma informação ou preocupado com o que vai acontecer se você compartilhar algumas informações confidenciais com a equipe. O objetivo é sempre fazer o projeto e
fazê-lo a tempo e dentro do seu orçamento. Você também precisa ser um pouco flexível na forma como você se comunica. As pessoas tendem a se comunicar de forma diferente e vão reagir
à maneira como você se comunica e faz seu trabalho. Então, quando você está trabalhando com alguém, pense em como eles se comunicam. Se alguém está com os fones de ouvido, você precisa grampeá-los? Provavelmente não. Se você estiver em uma reunião, o que você precisa fazer para facilitar bem essa reunião e obter o que você precisa fora da equipe e levar o projeto adiante? Ao mesmo tempo, nunca tenha medo de ser você mesmo. Você vai construir mais confiança com as pessoas à medida que elas vêem a sua personalidade e à medida que você ajusta a forma você se comunica com elas, você será capaz de mover as coisas muito mais rápido e conversas difíceis serão muito mais fáceis. Você tem que ser empático como um gerente de projeto e o que isso significa é pensar sobre as pessoas em sua equipe e como eles estão se sentindo sobre o trabalho que você realmente está gerenciando. Coloque-se no lugar deles. Se você está trabalhando com um designer, qual é a sensação de ter que criar um design dentro de uma linha de tempo realmente apertada? Pense nos prazos e como isso os fará sentir. Quanto mais empatia você mostrar, melhores relacionamentos você vai construir com essas pessoas e melhor você será capaz de completar projetos a tempo. Em seguida, é ser adaptável e flexível. Então, a coisa sobre o gerenciamento de projetos é que as pessoas pensam que ele é baseado em um modelo ou uma ferramenta. Como gerente de projetos, você precisa saber que modelos e ferramentas não são a única maneira gerenciar projetos porque as pessoas estão envolvidas. Quando os projetos ficam difíceis, você tem que ser flexível e se ajustar à mudança e, nesse momento, você tem que criar novos âmbitos, você tem que estimar um novo trabalho, você tem que encontrar novos caminhos para concluir projetos. Ser adaptável ajuda porque você está sempre olhando para uma mudança e você é capaz de fazer essa mudança rapidamente. É importante ser curioso como gerente de projeto. As coisas mudam o tempo todo, não importa
em que setor você está trabalhando e você nunca é realmente o especialista em qualquer assunto, você é a pessoa que tem que gerenciar tudo. Então, é melhor você falar com as pessoas entendendo a maneira como elas funcionam. Se eles encontraram novas maneiras de entregar coisas ou novos métodos ou processos que eles querem experimentar. Quanto mais aprender com as pessoas da sua equipe e com as pessoas do seu setor, melhor será
a posição para liderar projetos com sucesso. Como gerente de projeto, você realmente tem que ser investido no trabalho que você está fazendo. O que quero dizer com isso é que você não pode ser um verificador de caixa, você não pode ser apenas a pessoa que está tentando empurrar um processo para garantir que as pessoas realizem suas tarefas. Faça tudo o que puder para prestar muita
atenção ao seu projeto e a todos os detalhes nele contidos. Sente-se com sua equipe, entenda o que está acontecendo, contribua para brainstorming, faça parte da geração de ideias, participe de apresentações e reuniões. Não seja o secretário da equipe, seja a pessoa que está lá para liderar, motivar e gerenciar as pessoas. As qualidades de gerenciamento de projetos são características individuais que qualquer pessoa pode assumir para decidir se eles são ou não bons em gerenciamento de
projetos ou se é uma carreira ou caminho que eles querem seguir. Como PM em minha carreira, comecei a descobrir que realmente
não havia padrões para como o gerenciamento de projetos funcionava especificamente dentro do digital. Agora há o PMP e há o Agile e
há certificações, cursos e livros e metodologias
formais que honestamente para mim em digital foram úteis porque eles me
deram um fundo de como as coisas podem e devem ser feitas dentro das organizações. Mas descobri que dentro do digital, as coisas são muito diferentes. Há um ritmo mais rápido. A cultura é diferente. Há muitas necessidades diferentes que você tem que ter em conta quando você está trabalhando com clientes em uma agência ou com
uma equipe digital quando a tecnologia está em constante mudança e inovação é uma parte de algo que você tem que incorporar projetos. Então, para mim, parecia que não havia padrões e eu queria criar alguns princípios ou guias para como nós, como gerentes de projetos digitais, devemos operar. Os gerentes de projeto são viciados em caos. Nós prosperamos com problemas porque sabemos que podemos resolvê-los. Agora podemos não ser a pessoa na mesa que sempre tem uma resposta, mas sabemos quando trazer a pessoa certa. Então, se eu estou em uma chamada com um cliente e eles estão me perguntando sobre coisas de tecnologia
profunda que eu realmente não tenho um conhecimento sobre, eu sei que eu posso dizer, “Desculpe, eu não posso dar essa resposta agora, mas eu vou seguir com meu desenvolvedor principal e entraremos em contato com você o mais rápido possível.” É uma situação em que podemos ficar calmos diante do caos. Também quebramos processos para corrigi-los ou criar novos. Sabemos que nem todos os processos ou metodologias rígidas funcionarão para todos os
nossos cenários de projeto, por isso levamos em conta muitas coisas
diferentes, incluindo nossa equipe, nosso cliente, objetivos do projeto e outros processos que podemos ter usado em projetos passados ou similares. Por fim, nós gerenciamos com nossas mentes e não com nossas ferramentas. Então, há muitas ferramentas no mercado que as PMs adoram falar e usar, mas nenhuma dessas ferramentas realmente resolve todos os nossos problemas. Um monte de gerenciamento de projetos tem a ver com lidar com o caos e descobrir
pessoalmente como você pode resolver problemas rapidamente e colocar seu projeto de volta no caminho certo ou manter seu projeto no caminho certo. Os gerentes de projeto são comunicadores multilíngues e com isso quero dizer que
falamos muitas línguas diferentes dentro de nossos negócios e dentro de nossos projetos. Então, como PM, eu sei um pouco sobre marketing, eu posso falar com ele, eu sei sobre TI, eu sei sobre finanças, eu também sei sobre design UX, design
gráfico, um pouco sobre código, estratégia de conteúdo como você pode dizer a lista continua e sobre. Ter um pouco de conhecimento e ser capaz de falar com essas coisas, ajuda em muitos cenários de projetos diferentes. Construir confiança é algo que é realmente importante como um gerente de projeto e eu vou falar um pouco sobre isso em breve, mas realmente quando você pode falar todas essas línguas diferentes, você imediatamente começa a construir confiança com suas equipes e com seus clientes. Ao mesmo tempo, também
falamos com empatia e consistência e como PMs com experiência. Levamos em conta as nossas equipas. Levamos nossas partes interessadas em conta e podemos falar com elas em um nível que nos ajude a mover um projeto ao longo ou, pelo menos, a entender desafios ou melhor passado para mover um projeto para o seu prazo final. A maneira que chegamos a uma boa comunicação é através de comunicações rotineiras. Fazemos verificações regulares de status, levantamos reuniões, fazemos one-on-one, comunicamos através de ferramentas como acampamento base, acampamento de equipe e Trello e fazemos tudo o que podemos para garantir que as coisas sejam documentado e compartilhado com a equipe. Os gerentes de projeto são amáveis e duros. Isso significa que eles têm que seguir a linha entre ser o amigo da equipe e ser o chefe de tarefas e isso não é fácil. É preciso um trabalho muito duro para construir confiança e fazer com que uma equipe entenda que você está olhando para os objetivos do projeto tanto quanto você é eles. Parte de fazer isso é ser um membro ativo na equipe. Como eu disse antes, realmente mostrando um interesse no projeto e como ele pode ser feito com sucesso e contribuindo para suas idéias. Ao mesmo tempo, lembrando que você não é a secretária da equipe. Você é a pessoa que está lá para manter o controle
de muitos detalhes do projeto, mas você não precisa ser
responsabilizado por gerenciar calendários pessoais das pessoas ou configurar reuniões para as pessoas. Certifique-se de que você está focado no que é importante, que é o projeto, seus objetivos, e avançá-lo. Os gerentes de projeto são aprendizes e professores consumados e com isso quero dizer que somos pessoas que estão sempre curiosas sobre o que está acontecendo em nossa indústria e em nossas empresas. Então, é sempre bom como PM ter
um lugar para ir onde você possa aprender continuamente sobre sua embarcação. Há muitos sites online. Há muitos livros que foram publicados e lugares onde você pode aprender mais sobre ser um gerente de projeto realmente bom. Há também conferências, reuniões e locais onde você pode aprender sobre gerenciamento de projetos e interagir com pessoas dentro de sua comunidade. Ao mesmo tempo, é muito bom assumir as funções de professor em seus projetos e com isso eu realmente quero dizer trabalhar com um cliente ou uma parte interessada para
garantir que eles entendam como sua equipe opera, o que o nível de esforço é que vai para construir ou projetar algo. Os clientes nunca foram treinados para serem clientes por isso precisam de alguém para ajudá-los a superar isso. Então, quanto mais você pode ensiná-los, mais eles podem entrar em sua organização e ensinar outras pessoas sobre o projeto e o tipo de trabalho que você está fazendo e que cria uma situação ganha-ganha porque eles acabam procurando bom em sua organização e você acaba parecendo bem porque você está ensinando a eles. Os gerentes de projeto são focados a laser em objetivos. É importante como um projeto começar que você mantenha seus objetivos em mente. Haverá pontos em seu projeto onde as coisas são complicadas e normalmente envolve pessoas porque as pessoas tendem a complicar projetos. Então, sempre que um novo problema, pergunta ou escopo entrar em jogo, fique de olho nos objetivos, certifique-se de que você está sempre questionando essas mudanças e está questionando se essa mudança vai ou não atingir os objetivos. Ao mesmo tempo, certifique-se de que você está mantendo seus objetivos profissionais em mente. É bom sentar e documentar três a cinco metas de curto e longo prazo para garantir que você está progredindo em sua carreira e que está indo em uma direção que vai funcionar para você. Os gerentes de projeto são sempre honestos porque muitos problemas podem acontecer em projetos e somos responsáveis por esses detalhes. É importante desenvolvermos uma reputação de conversa direta. Então, sempre que você vê um problema surgir, você tem que resolvê-lo imediatamente e isso pode significar que você tem que lidar com uma conversa difícil. Isso pode significar que você tem que se comunicar com alguém muito rapidamente e puxá-lo para uma sala de conferências. Não pode ter medo de fazer isso. Você tem que ser honesto porque você sabe que quando você é honesto, você resolve problemas e mantém o projeto em movimento de uma maneira positiva em todos os momentos. Uma boa maneira de ser honesto sobre a maneira como você está trabalhando é realizar reuniões retrospectivas. Como prática, enquanto um projeto termina, sente-se com sua equipe e tenha
uma conversa aberta e honesta sobre o que funcionou e o que não funcionou. Não é sobre apontar o dedo e colocar alguém em apuros. Trata-se de resolver problemas ou identificar problemas e elaborar um plano de como corrigi-los em futuros projetos semelhantes. Por último, os gerentes de projeto são exploradores. Não nos concentramos apenas em uma planilha, uma linha do tempo ou um orçamento. Nós nos concentramos no caminho estratégico para o projeto e levamos em consideração nossa equipe, nossas ferramentas, nosso processo e tudo o que existe para criar um caminho que fará com que nosso projeto seja concluído com sucesso. Então, gerenciamento de projetos formalizado pode parecer assustador para algumas pessoas. Ela parece rígida e realmente formalizada, mas está realmente embutida em tudo o que fazemos diariamente, assim como humanos. Pense na sua vida e nas coisas que você faz que exigem planejamento e gestão, coisas como fazer o jantar, convidar amigos para uma festa, planejar umas férias. Essas são todas as atividades que você faz que você realmente está gerenciando de alguma forma. Então, muito do que discutimos aqui pode ser aplicado a cenários da vida real, bem como ao seu trabalho.
3. Métodos de gerenciamento de projetos: Até agora, eu falei muito sobre habilidades suaves em gerenciamento de
projetos e essas habilidades são realmente importantes. Mas também é importante ter uma base e uma compreensão de processos
formalizados ou metodologias que estão por aí. Há uma tonelada de processos documentados, tudo que você tem a fazer é uma pesquisa rápida do Google no processo PM e você vai encontrar um monte de diferentes nomes loucos para processos que você pode implementar em uma variedade de diferentes tipos de projeto. Para o propósito deste curso, vamos cobrir três metodologias principais. E eles são a metodologia que mais vivenciei na minha carreira em digital. Esses são: cachoeira, ágil e híbrido. A primeira é a cachoeira. A cachoeira é provavelmente aquela que as pessoas estão usando cada vez menos hoje, porque é um pouco mais longa, requer muitas transferências e aprovação, há menos colaboração e mais silos dentro de uma equipe. Ele é realmente usado muito em desenvolvimento de
produtos e configurações de construção e um monte de configurações de gerenciamento de projetos mais tradicionais também. Ao pensar na metodologia da cachoeira, tente visualizar uma cachoeira real. Começa com uma tarefa no topo que é concluída e transmitida para uma pessoa, que então é concluída e entregue para a próxima pessoa. Então, há muitos pontos que essencialmente são dependências. Assim, uma tarefa não pode acontecer sem a conclusão do antecessor. O método cachoeira pode ser ótimo para muitos tipos de projetos diferentes, especialmente se você tem um escopo fixo ou um cronograma fixo e requisitos para que você saiba que algo deve ser feito dentro de um certo período de tempo, com um certo quantidade de recursos. Também pode ser muito bom quando você está em configurações que exigem muitos comentários de clientes ou partes interessadas e aprovação, e há pessoas que são proprietários de produtos que não podem realmente se envolver no desenvolvimento de um produto dia a dia. cachoeiras estão sendo usadas cada vez menos no setor digital porque as pessoas estão se concentrando mais em ser ágeis e colaborando e trabalhando juntas para produzir produtos mais rapidamente. As ferramentas usadas para gerenciar projetos em cascata são tipicamente planos de projeto linha por linha ou obter gráficos que podem ajudá-lo a navegar pelas etapas de um processo e as dependências lá em. O processo quase oposto da cachoeira é ágil. Você descobrirá que o ágil está sendo usado principalmente com equipes
internas que estão realmente se concentrando na construção de produtos. Na verdade, ele foi iniciado e documentado pela primeira vez para equipes de produtos que podiam se auto-organizar, tomar
decisões e realmente protótipos e iterar rapidamente em produtos. Então, o Agile vem com uma estrutura bastante formulaica para como as equipes devem operar. Essencialmente, as equipes operam em sprints. Primeiro, eles se organizam em torno de papéis. Então, em cada equipe ágil há um proprietário de produto que determina a direção do produto, há uma equipe de desenvolvimento que trabalha no produto, e há um mestre scrum, que essencialmente atua como o projeto gerenciador e remove quaisquer bloqueadores das placas de equipes de desenvolvimento. Em Agile, as equipes se reunirão para planejar um sprint, sprints são basicamente tempo de trabalho. Então, sprint pode ser uma iteração de duas semanas em que uma equipe é dedicada especificamente a histórias de usuários ou recursos dentro do projeto. Então, eles vão se encontrar no início para planejar o que eles vão fazer no sprint, e então eles vão se encontrar no final para demonstrar o trabalho que foi feito no sprint. Você verá um monte de equipes ágeis trabalhando com placas Kanban, e por placa Kanban quero dizer essencialmente uma placa que irá listar recursos ou histórias em todo o topo e eles são tipo de pistas de
natação que podem ser movidas de uma pista para outra. Você pode estar familiarizado com ferramentas como Trello, Pivotal, Tracker ou Jira. O local onde a ágil quebra é quando uma equipe não é capaz realmente operar e completar o produto ou projeto por conta própria. Quando talvez uma parte interessada em uma empresa entra e quer dar sua opinião sobre a direção ou a forma como um produto está se formando. Houve uma mudança recente na forma como
as equipes trabalham e estão sendo mais ágeis e você descobre que isso acontece mais em empresas de produtos e startups onde as equipes podem realmente possuir seu trabalho e tomar decisões por conta própria. Não funciona tão bem quando você está em uma agência trabalhando com um cliente por causa do aspecto de tomada de decisão. Mas há maneiras de combinar ágil e cachoeira para tornar um processo que é um pouco mais rápido ou menos dependente das transferências e mais colaborativo. A metodologia híbrida leva os melhores aspectos da cachoeira e
ágil e cria um processo flexível e adaptável aos seus projetos, à sua equipe e aos clientes com os quais você está trabalhando, não importa o cenário em que você está trabalhando em. Você poderia estar trabalhando em uma empresa de produtos, você poderia estar trabalhando em uma agência, você poderia estar trabalhando para uma equipe interna em uma corporação, e você pode desenvolver um método híbrido que vai funcionar para você. Com isso, quero dizer que pode haver aspectos
do projeto onde há transferências explícitas porque
há decisões que precisam ser tomadas talvez que seja em torno de design ou aparência de algo ou conteúdo, mas então pode haver sprints ou iterações
rápidas sobre as coisas e que podem vir quando você está em desenvolvimento. A melhor parte sobre o método cachoeira é que ele permite que você pare e faça uma verificação de intestino sobre o trabalho que você está produzindo. Então, se você precisa obter feedback ou fazer alterações ou curso correto ao longo do caminho, cachoeira funciona para você. A melhor parte do Agile é que você começa a agrupar tarefas e mover um pouco mais rapidamente depois de algumas dessas cachoeiras como decisões estão fora do caminho. O método híbrido funciona quando ágil ou cachoeira estão quebrando em alguns lugares. Isso pode ser quando você tem que realizar pesquisas ou descobertas em um projeto e você não pode trabalhar em sprints, ou quando você está desenvolvendo design de UX e design
gráfico e você precisa da entrada de partes interessadas ou clientes. Existem muitas maneiras diferentes que você pode abordar o método híbrido, você pode iniciar o desenvolvimento mais cedo, você pode combinar desenvolvimento e design. Existem diferentes maneiras de colocar
tarefas em camadas , dependendo das pessoas com as quais você está trabalhando. Então, é aí que entra a flexibilidade e a adaptabilidade. Você começa a tentar e testar novos métodos dentro do método híbrido que irá ajudá-lo a obter o seu projeto feito mais rapidamente. Eu vou usar o método híbrido ao fazer uma demonstração de um plano de projeto em equipe novamente. A razão pela qual eu quero usar o método híbrido é porque você será capaz de pegar fundamentos de cachoeira e ágil e descobrir como você pode ser capaz de adaptar ambos para criar seu próprio método híbrido. Quando você está tentando decidir qual método usar ou qual processo seguir, pense sobre estas coisas: Seu projeto, quais são os objetivos? O prazo? O escopo? Como seu processo vai impactar isso? Sua equipe, qual é a experiência deles? Como eles preferem trabalhar? E como a metodologia funcionará para eles? Então seu cliente, o que eles estão acostumados? Com o que eles estão confortáveis? Eles podem assumir a função de propriedade do produto? Eles trabalham em uma metodologia mais ágil em suas equipes internas ou internas? A que estão acostumados?
4. Colaborando como gerente de projetos: A demonstração que vou orientá-los é para um típico redesenho do site. Então, algo que vai desde os estágios iniciais de fazer pesquisa e compreensão de partes interessadas e suas necessidades e objetivos de
negócios, bem como usuários e suas necessidades e metas para um site, tudo através do design e desenvolvimento o site também. Então, essa é a caixa criando um site. Antes de entrar no TeamGantt, é importante pensar sobre as coisas que
contribuirão para a construção de um bom plano de projeto, um que considere tudo, incluindo seus objetivos e prazos de projeto e orçamento, bem como sua equipe e sua experiência, e seus clientes e sua disponibilidade, e contribuições ou parceria dentro do projeto. É importante não simplesmente saltar para a direita em uma ferramenta porque novamente os gerentes de projeto pensam com suas mentes não com as ferramentas. Então, o que eu vou fazer é compartilhar um processo colaborativo que irá levá-lo da compreensão do seu projeto até gerenciar o plano do projeto. Primeiro, gostaria de começar com a pesquisa. Então, se você é um PM que está em uma equipe que está realizando alguma descoberta, tente participar em suas entrevistas com as partes interessadas. Descubra as intenções das pessoas da sua equipe de clientes, entenda como elas vão interagir com o projeto e como elas querem se envolver. Isso lhe dará informações básicas de seu planejamento para que você possa ter em
conta reuniões de folga que o cliente possa ter, maneiras de interagir com os projetos ou não interagir com ele, para que você possa entender quem serão os tomadores de decisão, para que você os esteja puxando para dentro ou, pelo menos, incentivando seus clientes a ter essas pessoas puxado para dentro no momento certo. Depois que eu entendo tudo sobre um projeto, eu me sento e apenas penso sobre isso, e faço um pouco de um esboço sobre como eu acho que o plano vai se parecer. Às vezes isso se transforma em, eu esboçando uma visão de calendário e onde os prazos vão cair. Às vezes é apenas a lista de tarefas. Não importa o que seja, a idéia é começar com uma idéia que eu possa então trazer para a minha equipe. Como PM, você não quer ditar processos ou entregas, você quer trabalhar e colaborar com a equipe para que eles sejam investidos no processo e isso
o ajudará a gerenciar melhor o projeto. Então, começando com uma idéia, vá para a equipe, apresente essas ideias e fale sobre maneiras que você pode adaptá-la ou são maneiras
diferentes que você pode entregar no projeto. Isso vai ajudá-lo a criar um plano que vai funcionar bem para todos. Depois que eu me sentar com a equipe, inevitavelmente, algo vai mudar e eu vou ter que fazer essa mudança em um plano de projeto real. Então, é quando eu vou me sentar com o TeamGantt, começar a conectar tarefas, encontrar prazos, e ter certeza de que tudo está acontecendo da maneira que a equipe pretende, mas também está cumprindo o prazo final. Nove em cada 10 vezes, depois que eu receber todas as tarefas no plano do projeto, o prazo é de duas semanas mais e eu acabo tendo fazer alterações para caber dentro do prazo. Então, depois que o plano completo estiver feito, vou voltar para a equipe e contar a eles sobre as suposições que fiz, as coisas que foram alteradas,
e ter certeza de que eles estão confortáveis se
dedicar para a forma como vamos executar o projeto. partir daí, é tudo sobre comunicação com o cliente e ajudá-los a entender o que o plano do projeto significa, apontando coisas como grupos e tarefas e quando as coisas estão acontecendo e como o plano do projeto é definido é realmente Importante. É bom sentar-se e fazer uma caminhada linha por linha, mas também lembre-se que ninguém nunca vai
se lembrar dos detalhes do projeto planejado da maneira que você é. Então, voltar, talvez no início de uma fase ou no início de uma tarefa e lembrar nos relatórios de status como o processo está funcionando, como as coisas vão acontecer e como você pretende
que outras pessoas se envolvam é realmente importante. Então, quando o projeto está em jogo, é realmente apenas sobre gerenciamento e atualização. Sempre que algo mudar, você tem que atualizar seu plano. Essa mudança pode significar que há uma mudança no prazo ou uma mudança
no processo e você tem que ser responsável por se comunicar a todos sobre essas mudanças. Você pode adotar esse processo da maneira que quiser, uma
forma que realmente funcione para você e para sua equipe. Mas o mais importante é entender seu projeto, seus clientes, sua equipe,
suas partes interessadas, e ter certeza de que você está levando em conta todas as coisas que estão indo para orientar o projeto na direção certa. Agora, que temos toda essa informação, estamos prontos para entrar no TeamGantt e começar a formalizar nosso plano.
5. Configurando seus projetos no TeamGantt: Então, agora que eu tenho minhas idéias sobre como o projeto vai funcionar e eu tive minha conversa com a equipe, eu estou pronto para entrar no TeamGantt. Do meu lado, eu tenho minhas anotações que eu levei para a equipe, e basicamente o que eu coloquei aqui é essencialmente como eu imagino o processo funcionando. Então, eu notei quem são as pessoas da equipe, quais os passos ou grupos serão nos projetos, quais serão os resultados, e quanto tempo essas coisas levarão. Então, eu basicamente posso pegar esta versão raspadinha notas do que eu imagino que o plano de projeto seja para
a equipe e ter uma conversa sobre o que eu acho que vai funcionar, e eles podem contribuir com idéias e, essencialmente, vamos chegar a um processo em conjunto. Então, essencialmente, eu vou tomar essas notas e usá-las para me ajudar a formalizar o que eu acho que o plano do projeto vai parecer no TeamGantt. Então, primeiro, vou abrir o TeamGantt e criar um novo plano de projeto. Então, como você pode ver, você pode importar um CSV ou duplicar um projeto existente. Então, se você fez algo semelhante, TeamGantt criará um modelo para você que é realmente ótimo. Eu definitivamente deixar as pessoas sabem que eles devem ser cautelosos de usar modelos porque aqueles vêm com passos passados e pessoas, então você tem que ter cuidado. Eu gosto de começar com novos planos, então vamos criar um novo projeto. Então, este vai ser o nosso Website Redesign. Vamos ver. Vamos fazer a versão um. Vamos usar o modelo básico que vem com o TeamGantt e vamos definir o cronograma. Isso é realmente importante considerando o tempo de trabalho em que sua equipe está trabalhando. Estou habituado a trabalhar das 9:00 às 5:00, das 8:00 às 6:00, de segunda a sexta-feira, mas algumas equipas trabalham aos sábados e domingos. Então, usando essa funcionalidade, você pode bloquear os dias que você não usará. Então, clique em salvar novo projeto, e ele vai nos trazer para o nosso plano de projeto redesign site fresco e limpo. Então, como você pode ver, TeamGantt começará com alguns grupos básicos de tarefas e tarefas incluídas. Como eu disse, vou começar de novo, então é fácil simplesmente entrar e excluir essas tarefas. Ou se você quiser, você pode entrar e apenas clicar na tarefa para realmente renomeá-los. Então, é com isso que vamos começar. Então, em minhas anotações, eu tenho que nós vamos começar com nossa fase de pesquisa. Então, essencialmente, o que eu vou fazer é começar por inserir o
que os grupos maiores de tarefas gerais vão estar no projeto. Então, começando com a pesquisa, pode definir isso, simples,
e, em seguida, como a tarefa está em, então eu posso apenas começar a inseri-los. Então, essencialmente, estou pensando nas minhas anotações, quais são as coisas que nossa equipe vai fazer? Então, primeiro, vamos começar com entrevistas às partes interessadas, então eu vou inserir isso. Agora, estou me concentrando em tarefas, não
estou me concentrando no tempo que essas tarefas vão levar, estou realmente tentando obter todos os passos para
que eu saiba que estou contabilizando tudo. Então, eu vou adicionar entrevistas de usuários, e então eu vou fazer uma análise competitiva, e essas etapas serão essencialmente adaptadas à maneira como sua equipe trabalha. Você pode não tomar todas essas etapas em um processo de pesquisa, você pode nem mesmo fazer um processo de pesquisa e tudo bem, mas esses são todos os passos que minha equipe normalmente daria em pesquisa. Então, nós provavelmente escreveríamos um breve criativo,
e, em seguida, revisão do cliente do breve criativo,
e, em seguida, aprovação do breve criativo. Então, quando eu verificar minhas anotações e ter certeza que eu tenho tudo e eu já sei que eu perdi alguma coisa, então uma das coisas que nós fazemos é uma reunião inicial. Então, eu vou adicionar a reunião inicial aqui, e isso normalmente não acontece no final. Costumávamos fazer isso em algum lugar logo após as análises serem feitas antes do resumo ser escrito, então eu posso facilmente arrastar
e soltar isso lá em cima e ele move a reunião inicial para onde eu quero que seja na sequência de eventos. Então, é realmente simples, como você pode ver, adicionar uma tarefa de alto nível ou uma fase, então esta fase do meu projeto é a fase de pesquisa que eu estou adicionando todas as tarefas e por baixo disso, e eu vou continuar a fazer isso para o resto do projeto. Então agora, eu tenho todas as minhas tarefas e, em seguida, ele me deixou executá-las em um nível realmente alto. Então, as fases gerais ou grupos de tarefas que eu tenho no meu plano de projeto atualmente começam com a descoberta, então tudo, desde entrevistas com as partes interessadas e pesquisa até uma aprovação do cliente em um breve resumo. Então, estamos obtendo consenso essencialmente sobre o que o projeto será e como vamos executá-lo. Então, diretamente, nos movemos diretamente para nossa fase de UX. Então, essencialmente, estamos criando um sitemap e entregando-o e recebendo alguns comentários dos clientes sobre isso. Mais uma vez, é aqui que entra em jogo a versão mais semelhante a cachoeira de um projeto. Estamos contabilizando para criar, entregar, provavelmente dentro dessa entrega, haverá uma reunião que eu terei que agendar, e então alguns comentários dos clientes. Nas suposições das minhas anotações, coloquei uma revisão de três dias para clientes. Então, essa é uma etapa que eu definitivamente precisarei levar em conta quando estou planejando e realmente usando as datas de início e término da funcionalidade gráfico de Gantt no TeamGantt. Mas, por enquanto, tenho todas as minhas tarefas. Após a fase UX, temos essencialmente uma aprovação wireframe. Mais uma vez, esta é a versão mais semelhante a cachoeira do projeto. Não posso entrar no projeto sem a aprovação dos grampos. Eu poderia tentar brincar com as datas um pouco se meu prazo está indo além sabendo que eu
provavelmente poderia começar a trabalhar em um quadro de humor antes
de eu ter todo o meu sitemap e wireframe aprovado. Então você vê aqui, eu tenho um quadro de humor, feedback do cliente, novamente, uma revisão para isso,
e, em seguida, essencialmente, algum design de páginas e elementos. Então, a idéia aqui é que estamos estabelecendo um design de alto nível para que possamos então avançar diretamente para desenvolvimento e ter designers trabalhando com nossos desenvolvedores para construir a funcionalidade do site. Então, é aqui que as coisas ficam um pouco mais híbridas, um pouco mais rápidas, e estamos empilhando algumas tarefas de uma forma que faz com que pareça que podemos nos mover um pouco mais rapidamente. Então, é aqui que entramos na parte mais ágil do projeto. Então, eu estou pensando que nós começamos com o que eu estou chamando de um sprint 0. Então, este sprint 0 é onde nossos desenvolvedores estão fazendo todo o gerenciamento de conteúdo e configuração de tecnologia. Então, este é o trabalho que eles provavelmente podem fazer antes de haver uma entrega formal de design, mas é algo que eu não quero esquecer. Então, eu pulo em sprints. Então, as pessoas normalmente não usam gráficos de Gantt para gerenciar sprints, e eu não usaria apenas o gráfico de Gantt para gerenciar os sprints também, no entanto, há uma grande funcionalidade dentro desta ferramenta para ser capaz de
listar os itens potenciais que você pode incluir em um sprint. A idéia com ágil é que você tem que ser um pouco flexível. Você tem que estimar o que pode ser feito dentro de um sprint, e você pode nem sempre completar todo esse trabalho. Mas como este é um projeto híbrido e meu cliente tem um prazo, eu sei que há um limite para quantos sprints eu posso fazer com base no prazo que temos para o projeto. Então, como você vê aqui, eu comecei a zombar e sprints. Essencialmente, o que eu vou fazer é apenas criar um prazo de duas semanas para cada sprint, e nisso são essencialmente tarefas que eu acho que vão acontecer dentro desses sprints. Agora, digamos que, por exemplo, chegamos ao fim do sprint 1 e a página inicial não foi codificada, tudo bem. Tudo o que eu preciso fazer é movê-lo para baixo para sprint 2, provavelmente atualizar meu título sprint 2 aqui, e prosseguir. Ele realmente precisa ser fácil e flexível, novamente, com uma metodologia mais ágil. Você está mais preocupado em iterar e estimar o trabalho e tentar fazer o máximo dentro desse sprint de duas semanas. Se não for feito, então ele é empurrado para fora. É aí que você tem que prestar atenção ao seu escopo e cronograma porque se as coisas começarem a empurrar, você pode ter um gargalo. Como você pode ver, o que eu fiz aqui é que eu construí um Beta. Gosto de definir um prazo para quando algo pode ser lançado. Então, depois do sprint 3, eu tenho um Beta onde estamos fazendo algum QA e, em seguida, um lançamento essencialmente toda a funcionalidade que nós construímos de sprint 1 para sprint 3. Então, talvez nosso site não esteja realmente vivo, mas estamos lançando algo e provando que temos pelo
menos um produto tangível quase completo. Depois desse sprint Beta, então estamos pulando direto para o sprint 4 para continuar alguns dos trabalhos de integração e desenvolvimento adicional, e então vamos fazer sprint 5 como essencialmente todos os testes. Então, nesta metodologia, estou construindo alguns testes de usuários. Então, essencialmente, este é um pouco de um processo de cachoeira dentro um sprint que eu definitivamente vou zombar quando eu estou construindo a linha do tempo. Mas, essencialmente, isso nos leva a um sprint final, sprint 6, onde você pode ver que estamos trabalhando em mudanças finais e seguida, trabalhando em QA e um eventual lançamento. Então, essa é a visão geral de como
o projeto se parece e as etapas que estamos tomando no processo híbrido. Novamente, você pode mudar esses sprints a maneira como eles operam, a maneira como eles funcionam o ritmo deles, tudo isso é realmente para você projetar em termos de processo com sua equipe. Você tem que fazer o que é confortável para você e o que você acha que vai funcionar.
6. Usando o seu sistema: Então, agora que estou confortável com todas as tarefas e o ritmo dessas tarefas na visualização do plano de projeto, vou começar a pensar sobre as pessoas que estão envolvidas no projeto e quem está assumindo cada tarefa. Então, no TeamGantt, eu posso dar uma olhada em minhas tarefas e entrar e atribuir pessoas para o projeto. Então, atualmente, eu tenho minha equipe de projeto dentro, e eu sei que Nathan vai liderar a pesquisa. Então, eu simplesmente posso clicar no nome do Nathan, eu poderia colocar as horas por dia que ele trabalha e as estimativas para o que ele deveria estar trabalhando nesse projeto aqui. Mas, por enquanto, vou designar o Nathan, para saber quem é o responsável pela tarefa. Simples assim, o nome do Nathan aparece, e ele vai aparecer na visualização do gráfico de Gantt também. A outra coisa que eu posso fazer aqui que eu realmente amo é estabelecer expectativas sobre o que vai acontecer dentro de cada tarefa, então essencialmente definir expectativas em torno do escopo. Então, aqui, há uma seção de comentários no TeamGantt. Então, eu posso ir e adicionar uma nota e eu provavelmente adicionaria uma nota adesiva aqui que diz “entrevistas com as partes interessadas: 12 no total, 8 no mínimo.” Então, essencialmente, o que eu estou fazendo aqui é dizer a alguém, “Este é o tempo que nós temos escopo para isso. Não vamos agendar mais do que 12, mas temos que fazer pelo menos oito.” Então, isso apenas define a expectativa. Não há perguntas sobre quantos estamos fazendo. Eu gosto de fazer isso quando se trata de design também. Então, se houver expectativas a serem definidas sobre o quanto vamos projetar ou quantos conceitos serão projetados, essas notas entrarão. Eu gosto que a equipe e os clientes vejam essas notas, modo que seja realmente, novamente, transparente sobre todos os detalhes relacionados ao projeto. Então, assim que eu tiver todos os meus recursos atribuídos a todas as tarefas com base na conversa que tive com a equipe, eu vou entrar e começar a agendar quanto tempo eu acho que deve levar para fazer as coisas. Então, nesta primeira tarefa para entrevistas com partes interessadas que Nathan está assumindo,
e uma das características que eu realmente gosto no TeamGantt é que, você verá essa barra, cor mudou porque eu atribui Nathan a ele. Então, há um bom sinal visual para Nathan quando ele vem ver o plano para ver quais tarefas são dele. Ele pode escanear o gráfico de Gantt, procurar a cor verde, e saber pelo que ele é responsável. Então, eu posso essencialmente apenas começar a adicionar linhas
em nosso gráfico de Gantt para ilustrar datas de início, que você pode ver aqui no topo, e datas de término também. Isso é muito importante quando se trata de
planejamento de projetos porque é tudo sobre calendários. Então, você pode ver que eu comecei a adicionar alguns aqui. Outra coisa a destacar que é realmente importante é que, dentro do TeamGantt, você pode definir parâmetros sobre o que seus itens de linha ou tarefas são. Então, você pode ver que esta reunião inicial é um marco. O que é um marco? Um marco é essencialmente um ponto no projeto onde uma decisão importante ou entrega vai ser tomada. Então, uma reunião inicial é essencialmente em nosso plano mais semelhante a cachoeira, um ponto onde todas as tarefas anteriores devem ser concluídas. Teremos esse marco assim que os marcos forem concluídos. É um ponto importante no projeto onde podemos seguir em frente. Esse é um grande ponto no processo de cachoeira. Então, você pode ver que adicionei mais tarefas aqui. Essencialmente, eu adicionei uma aprovação de cliente no dia 26 aqui, mas o que eu quero fazer é que isso é um marco importante também. Vou converter essa tarefa em um marco. Então, novamente, há uma boa sugestão visual que aponta para essencialmente, o fim de uma seção em um projeto. Então, à medida que passo a criar o sitemap, sei que nesta parte em cascata dos projetos, vou essencialmente agendar tarefas após essa data de marco. Então, minha criação de sitemap vai começar no dia 27, e com base no que minha equipe e eu discutimos, vai levar uma semana para concluí-lo, então ele será concluído naquela sexta-feira. Eu ainda não adicionei o recurso aqui, então eu posso ir e fazer isso agora. O JSON vai fazer o sitemap. Isso é basicamente tudo o que precisamos compartilhar lá, e isso criou nossa data de início e fim. É muito simples adicionar tarefas e arrastá-las. Como eu mencionei antes, se você digitou algo inadequadamente em termos da ordem das coisas, é realmente simples arrastar e soltar coisas de um lugar para outro. Como estamos falando um pouco sobre metodologia e processo, eu quero falar sobre como eu criei sprints dentro deste processo híbrido. Então, a maneira que eu vou usar sprints dentro de um gráfico de Gantt, que não é necessariamente uma maneira típica de fazer as coisas. Como mencionei antes, a metodologia de sprint se presta muito bem a ferramentas como Trello, Jira e Pivotal Tracker. TeamGantt também funciona muito bem para lhe dar uma imagem de alto nível de como os sprints podem ser mapeados em um projeto, e então você pode usar uma placa mais estilo kanbun-para realmente gerenciar as tarefas dentro de um sprint. Então, o que eu marquei aqui são algumas idéias do que aconteceria naquele sprint, e eu estou nomeando os sprints com base nessas idéias, o que para mim, faz sentido porque eu sei que eu estou pensando em todas as coisas que nossa equipe terá para construir. Você pode ver, eu não estou necessariamente ditando que qualquer tarefa específica leva um número de dias. Estou simplesmente mostrando que essas são as tarefas que eu tenho embutido em nosso sprint, e este é o tempo que vai levar. Porque eu discuti com a equipe como vamos gerenciar sprints, e sabemos que eles vão durar duas semanas. Então, cada sprint essencialmente deve ser dependente do último sprint final, e nós os planejamos por duas semanas. Então, depois de adicionar todas as suas pessoas ao seu projeto e suas datas de início e término e você tiver seu gráfico de Gantt parcialmente construído, é uma boa idéia voltar e pensar sobre quais são as dependências. Então, quando eu falo sobre dependências, quero dizer as coisas que devem acontecer para que um seguimento na tarefa aconteça. Então, um exemplo disso está aqui com a nossa reunião inicial no nosso resumo de estratégia. Então, como eu mencionei antes, em termos de processo, minha equipe não vai ficar confortável escrevendo um resumo até termos uma reunião inicial com o cliente para discutir todas
as descobertas que nós feito nas etapas iniciais do projeto. Então, essencialmente, o que eu vou fazer é apenas adicionar um pouco de sugestão visual no TeamGantt para mostrar que há uma dependência. Adicionar uma dependência no TeamGantt é realmente simples. Tudo o que você precisa fazer é clicar e arrastar uma tarefa para outra para mostrar um identificador realmente rápido. Então, uma maneira muito, muito simples e funcionalidade simples para uma parte realmente importante do seu plano de projeto e identificar como as coisas aconteceram e o ritmo de como as coisas acontecem. Então, reconheci que esta demonstração não lhe dá tudo o que você precisa para criar um plano de projeto no TeamGantt, mas lhe dá os fundamentos: adicionar tarefas e grupos, tornar o plano de projeto legível, adicionar as pessoas a essas tarefas para que possam identificar quais tarefas são responsáveis, adicionar notas e esclarecimentos sobre dependências e também escopo na seção de comentários são tudo o que pode ajudar você a criar um excelente projeto não importa qual ferramenta você está usando. Eu recomendo que você confira TeamGantt. Há muita funcionalidade que não exploramos aqui hoje em termos de rastreamento de tempo,
recursos, e como eu disse, eles estão adicionando a funcionalidade da placa konbun, que vai ser realmente ótimo. Então, como esta demo é uma demonstração ao vivo, eu quero mostrar a vocês um plano de projeto totalmente assado que eu construí no passado. Então, este é um plano que eu construí para ir junto com o guia do TeamGantt para planejamento de projetos. É, novamente, um projeto falso, mas dá a você uma noção de todas as coisas que podem estar acontecendo em um projeto e é algo que você pode acessar on-line através do site TeamGantt. Novamente, isso mostra grupos, então temos pesquisa e descoberta de projetos, um resumo de projeto e uma criação de plano de projeto. Temos ainda mais detalhamentos em entregas reais, para que você possa ver um sitemap, quadros de
fio, estratégia de conteúdo. Se você está construindo um site, este pode ser um modelo muito bom para você pegar. Você também notará que há significantes aqui. Às vezes, quando estou criando planos, gosto de adicionar as iniciais da empresa ou da pessoa responsável por cada tarefa. vez, só para tornar um plano como este um pouco mais legível. Você também pode dar uma olhada na vista de Gantt e todas as belas cores que produz. Você pode selecionar essas cores no TeamGantt
e, novamente, ajuda você a significar quem está fazendo o quê e quando. Então, eu acho que este é um bom exemplo de, novamente, outra abordagem híbrida. Não é o mesmo que usar sprints, mas é semelhante em termos de como o design está sendo feito e como o desenvolvimento está sendo feito, então os lotes aqui são simplesmente sprints, apenas um uso diferente da terminologia. Mas é bastante completo, e mostra todas as etapas que você pode precisar tomar para realmente concluir ou iniciar um projeto de site. Então, uma vez que você está pronto, seu plano de projeto no TeamGantt, isso não significa necessariamente que você está feito com ele. Planos de projeto são documentos vivos e respiradores que você sempre tem que manter um olho em como um PM. Então, o que eu gosto de fazer é, fazer um check-in semanal no meu plano e ter certeza
de que estou acompanhando todas as tarefas que estão acontecendo e lembrando as pessoas adequadamente. Uma coisa importante a considerar quando você está fazendo atualizações é essa coluna percentual completa. Você pode ver aqui, eu marquei todas as coisas em
minha pesquisa de projeto e descoberta como completas. Como eu estou gerenciando o projeto e eu sei o que está acontecendo no projeto, eu estou verificando com a equipe para ter uma noção de quão longo o trabalho está. Então, a qualquer momento, eu posso entrar simplesmente e apenas marcar uma estimativa de quão longe eu acho que algo está. Eu amo essa funcionalidade porque então, eu posso usar essa funcionalidade para acessar meu relatório de status do projeto para ser muito claro sobre atualizações e progresso em um projeto. Outra coisa a ter realmente em mente como PM é que, gerenciar e atualizar seu plano não termina com você. Você tem que ser um bom comunicador. Então, à medida que algo muda, medida que você move uma tarefa, medida que você conclui uma tarefa, à
medida que você exclui uma tarefa, não importa o que aconteça em seu plano e as atualizações que
você está fazendo, você precisa ser transparente sobre a comunicação dessas mudanças e quais são os riscos ou problemas que vêm junto com a conclusão dessas mudanças. Como eu mencionei, há muitas maneiras diferentes de fazer isso. Eu tendem a usar TeamGantt, Eu tendem a usar uma exibição de lista. Muitos gerentes de projeto usam listas de tarefas para manter as tarefas no caminho certo. Há outras maneiras de fazer isso que não são tão formalizadas. Algumas pessoas usam quadros brancos. Algumas pessoas usam notas pegajosas e placas que estão apenas em uma parede em seu escritório. Depende da sua abordagem, da sua personalidade, seu estilo, e do que sua equipe quer de você e do plano. O que é mais importante é pensar sobre as coisas que falamos aqui ao mostrar a demo. Então, no geral, tarefas e grupos, responsabilidade e suposições que você está fazendo sobre tempos de resposta, sprints e como eles são gerenciados é um outro tópico que você deve pensar, e realmente apenas certificar-se de que todas essas coisas enquanto você cria um plano, não importa o que pareça.
7. Se comunicando como um gerente de projetos: Então, falamos sobre algumas características de alto nível e princípios para gerenciamento de projetos. Eu mostrei a você como construir um plano de projeto usando uma ferramenta e um processo, ou criar um processo em torno da construção desse plano. Agora, eu quero falar sobre as coisas que realmente
vão completar suas habilidades como gerente de projeto, e fazer você liderar projetos um pouco melhor. Isso tudo volta às comunicações. Como gerente de projeto, há muitos pontos em seu projeto ou em seu processo, onde você é capaz de definir expectativas e, em seguida, gerenciá-las. Quando você se senta para iniciar um novo projeto, é importante que você realmente coloque tudo em cima da mesa. Certifique-se de que todos na sua equipe, incluindo seus clientes, entendam o escopo, o prazo e os objetivos do projeto. Pode ser uma boa idéia sentar e discutir um contrato se você estiver trabalhando com um contrato ou um resumo criativo. Seja qual for o documento que está guiando o caminho que um projeto deve ser e o que o sucesso significa, é algo que você deve sair sobre a mesa e discutir imediatamente. Você também quer falar sobre os papéis do projeto. Então, quando eu me sento com minha equipe e eu tenho várias pessoas na equipe produzindo vários resultados diferentes, eu quero sentar e definir realmente o que cada entrega é e quem é responsável por isso. Uma ferramenta que você pode estar interessado em olhar para cima ou usar é uma matriz raci. Então, é R-A-C-I, e essencialmente uma matriz raci é uma ferramenta que pode ajudá-lo a realmente classificar tarefas e
entregas e responsabilidades dentro desses materiais de entrega dentro de um projeto. Então, essencialmente você lista todas as pessoas em seu projeto, você lista todas as entregas ou tarefas, e então você classifica cada um dependente de quem é responsável, quem é responsável, quem é consultado e quem é informado. É uma ferramenta muito útil para realmente ajudar a estabelecer expectativas sobre quem vai fazer o quê. Você também quer sentar e falar sobre como você vai se comunicar como uma equipe. Nem todas as equipes de projeto se comunicam da mesma maneira porque as pessoas tendem a se comunicar de maneiras diferentes e equipes diferentes colaboram e trabalham de maneiras diferentes. Portanto, estabeleça suas práticas recomendadas em termos das ferramentas que você está usando para ajudá-lo a se comunicar. Estabeleça as melhores práticas em termos de como você vai se encontrar diariamente, como você vai verificar o progresso
e como você, como o PM, vai brigar com a equipe e ajudá-los a se comunicar melhor. Outra ferramenta que é realmente útil no gerenciamento de expectativas é um relatório de status regular. Eu geralmente recomendo que os gerentes de projeto escrevam um relatório de status em uma base semanal. Seu relatório de status deve incluir estas coisas: Ele deve dar uma visão geral de alto nível do que está acontecendo no projeto. Então, o que aconteceu na semana passada, o que está acontecendo esta semana, e o que vai acontecer na próxima semana. Então, essencialmente você está puxando itens de seu plano de projeto que estão mostrando as tarefas que estão sendo feitas. Então você quer dar uma olhada no seu para fazer. Então, para fazer não precisa necessariamente estar tudo relacionado a tarefas simples em seu plano, mas eles podem ser coisas que você precisa de seus clientes, ou decisões que precisam ser feitas ou agendas que precisam ser colocadas em calendários. Uma tabela simples que lista um para fazer e uma data de vencimento e uma pessoa que é responsável por isso para fazer pode ser realmente útil na organização desses pensamentos. Depois disso, você deseja listar uma atualização no orçamento e na linha do tempo. Então, simplesmente eliminando a equipe novamente, sua porcentagem completa com base em suas atualizações que você está fazendo em seu plano, você pode dar uma leitura muito rápida sobre o que está acontecendo fase a fase ou em uma porcentagem de alto nível concluída sobre o que acontecendo em seu projeto. Então, se você quiser ser realmente transparente em relação ao seu orçamento, você pode deixar sua equipe e seus clientes saberem
quanto do seu orçamento você gastou e como você está acompanhando ele. A última seção de um relatório de status é, sem dúvida, a mais importante, que é a seção de riscos. Nessa seção, você deseja ter uma lista simples de quaisquer possíveis problemas que possam estar chegando em seu projeto. Este é o trabalho duro que você tem que fazer como um PM. É meio que pensar nos próximos passos e o que pode acontecer em um projeto e o que pode dar errado. É importante quando se comunica, como eu disse anteriormente, ser muito claro e transparente sobre as questões. Então, quanto mais você está pensando sobre eles e você está colocando-os por escrito e discutindo eles, menos aptos eles estão para acontecer no futuro. Então, apenas seja realmente claro sobre quais são esses riscos, quais os resultados poderiam ser se eles não forem resolvidos, e mantenha-os a par semana após semana. E isso realmente resume um relatório de status muito bom. É importante manter o dedo no pulso sobre o que está acontecendo em seus projetos o tempo todo. Uma boa tática para entender e saber o que está acontecendo com sua equipe diariamente, é realizar uma reunião regular de status. Então, você pode conduzir uma reunião de 15 minutos, 10 minutos de duração, onde todos vocês se encontram e falam sobre o que estão fazendo. Vá ao redor da sala, e diga a todos o que fiz ontem, o que estou fazendo hoje, e quaisquer bloqueadores ou problemas que possam estar no meu caminho. Esta é uma boa maneira de obter informações para fora e em aberto. É uma boa maneira de estabelecer melhores práticas de comunicação e colaboração porque uma pessoa pode trazer à tona
um problema ou um problema que outra pessoa possa intervir e resolver. É apenas, em geral, uma ótima maneira de colocar sua equipe em sintonia e se comunicar e meio que construir uma atmosfera realmente boa em termos de trabalho em equipe. Um passo adicional que você pode querer dar para manter as comunicações fluindo, abertas e transparentes, é também realizar reuniões individuais. Eles não precisam ser formalmente agendadas reuniões. Eles podem ser uma espécie de situações de parada e bate-papo onde você está apenas verificando com sua equipe para ver como as coisas estão indo. Eu também recomendo muitas vezes que as pessoas se sentem para um almoço ou no almoço e aprendam tipo de situações com sua equipe, apenas para verificar como eles estão indo, informações
do projeto de lado, apenas como eles estão fazendo pessoalmente, o que está acontecendo na vida deles. É realmente tudo sobre construir relacionamentos com as pessoas, entender o que as faz funcionar, o que as motiva, e realmente ajudá-las a atingir metas, nem sempre colocar o projeto em primeiro lugar, mas entender que um projeto não pode obter feito sem aquelas pessoas valiosas realmente participando e dando tudo de si. Eu achei muito valioso sentar com alguém e simplesmente perguntar o que é preciso para fazer seu trabalho, o que eles gostam em seu trabalho, o que eles gostam em projetos, que tipo de projetos eles gostam de trabalhar. Esses tipos de motivadores, me
dão algumas dicas ou maneiras de comunicar com alguém ou saber no que eles vão estar interessados, que eu acho que pode ser realmente valioso em situações em que eu sei que eu tenho que perguntar a eles para fazer algo difícil que eles provavelmente não vão querer fazer. Não é usado como uma maneira negativa ou como uma maneira contrária, é apenas uma maneira de adaptar meu estilo de comunicação ao deles e realmente como construir esse relacionamento para que eu me sinta confortável em perguntar-lhes algumas dessas coisas difíceis e se sentir bem com o trabalho que estamos fazendo juntos.
8. Estudos de casos de comunicação: Há muitas oportunidades para as coisas darem
errado em projetos e, como mencionei anteriormente, prosperamos no caos. Nessas situações, nem sempre é fácil saber o que fazer. Então, eu pensei que eu poderia compartilhar alguns cenários da vida real que eu vivenciei em projetos, provavelmente coisas que você pode experimentar em projetos, bem
como alguns resultados e maneiras de lidar com esses problemas. O primeiro desses problemas é lidar com ou gerenciar a fluência do escopo ou a alteração em seu projeto. Então, o cliente vem até você, você entregou. Digamos que você tenha fornecido um site e um recurso que você acha ótimo. O cliente revisa, eles voltam para você e dizem: “Não é o que eu esperava que você entregasse.” Isso pode ser um problema, mas você sempre pode resolver esse problema especialmente se você
tem algo como um contrato ou um documento de exigência em seu bolso traseiro. Pense na primeira reunião e como você define expectativas para o que seria feito no projeto. Você tem um documento de exigência? Você revisou um escopo? Há alguma maneira de você apontar de volta para o que você entregaria? Se não houver, provavelmente você terá que ceder e fazer essa mudança sem alterar o escopo do seu projeto. Embora você possa ter que considerar o prazo porque quando você
tem que reformular, os cronogramas mudam. A outra coisa que você quer pensar quando a mudança entra em jogo são os objetivos do projeto. Então, se eles estão pedindo uma mudança, essa mudança realmente atinge o objetivo? Há alguma razão para aceitar essa mudança se ela não atingir o objetivo? Essa é uma conversa que você pode ter com seus clientes, especialmente se algo parecer que está definitivamente fora do escopo. A última coisa que você pode fazer é sentar-se, pensar sobre o que é o futuro, e o que é preciso para mudá-lo. Então, sentar-se, fazer uma estimativa rápida, entender qual é o nível de esforço, vai dizer se você pode ou não dar ao luxo de fazer essa mudança sem uma solicitação de alteração ou se você precisa adicioná-la. Se você precisar adicioná-lo, você pode ter uma conversa muito rápida e transparente fácil com seu cliente ou partes interessadas sobre escopo ou
orçamento adicional que é necessário e o tempo extra que ele vai demorar. Eu digo isso, quando você fala sobre isso, as pessoas tendem a dizer que está tudo bem, não
vamos mudar porque eles não querem perder tempo ou dinheiro. O segundo cenário tem a ver com o trabalho com membros da equipe. Muitas vezes podemos chegar muito perto das pessoas e nos tornar amigos fora do trabalho e amigos dentro do trabalho também. Mas quando alguém em quem você realmente gosta e confia e investiu muito tempo, começa a arrastar para baixo um projeto, o que você faz? Então, eu estive em cenários em que as pessoas da
minha equipe começam a ficar realmente desinvestidas no projeto, não interessadas no que está acontecendo e talvez elas simplesmente não queiram fazer o trabalho. Isso tende a derrubar o resto da equipe e eu tenho sido a pessoa que está no meio e tem que lidar com tudo isso. Então, eu estou ouvindo comentários de outros membros da equipe sobre coisas
negativas que alguém está dizendo ou fazendo e eu tenho que resolver isso. Então, como você faz isso? vez, outra conversa difícil nem sempre
fácil de abordar, mas eu tenho um pouco de uma fórmula para como eu lidar com isso. Então, primeiro, pensando em características e princípios, eu sempre gosto de ser empático e pensar sobre o que essa pessoa pode ter acontecendo em sua vida. Antes de falar com qualquer conversa, sei que não sei tudo sobre a situação. Conheço queixas de um lado, tenho o meu próprio ponto de vista e tenho de me manter neutro quanto a isso. Então, eu definitivamente gosto de pensar sobre o que poderia estar acontecendo. Não que eu esteja fazendo suposições, só
estou me colocando no lugar deles. Então o que eu tento fazer é pensar, ok, o que poderia acontecer nesta reunião? Quais poderiam ser os resultados? Essa pessoa vai começar a chorar? Eles vão se levantar e ir embora? Eles vão rir de mim? É uma coisa estranha, é uma conversa difícil e você só tem que se preparar para o leque de emoções ou respostas que podem vir junto com mencionar algo que é um pouco controverso. Então, em vez de formalizar uma reunião como esta, gosto de manter isso informal e talvez me aproximar de alguém na mesa e dizer “Ei, podemos sair para um café? Tem tempo para almoçar? O que podemos fazer para ter uma boa conversa?” Normalmente adoro levar alguém para tomar um café. É removido da configuração de trabalho. Há um pouco menos de stress. Há outras pessoas por perto. Então, não vai ficar muito estranho ou contencioso. Então, quando nos sentamos, eu realmente digo, “Então, eu queria ter uma conversa com você sobre aquela coisa.” Então, seja lá o que for essa coisa. Ser realmente direto e honesto sobre o que é essa coisa, é o que eu tento fazer neste cenário. Então, não colorir de qualquer maneira, não colocar qualquer julgamento ou culpa sobre ele, mas apenas dizer, “Isso é algo que está acontecendo, vamos falar sobre isso.” Então eu gostaria de sentar e ouvir. Sem julgamento, apenas entenda de onde a pessoa está vindo, ouça seu lado da história e realmente fale através dela. Não há realmente muita direção que eu possa lhe dar para essa parte da conversa, mas o que eu vou dizer é que quando você está terminando, você precisa sair com uma resolução ou os próximos passos. Então, se você resolver o problema muito bem, você ainda precisa verificar o problema e certificar-se de que todos estão se sentindo bem com essa resolução. Em muitos casos, você pode não ter uma resolução
imediatamente e você precisa apenas fazer uma pausa e voltar a ela mais tarde. Você tem que ter certeza de que você é a pessoa que segue isso porque você não quer qualquer tipo de disputa entre você e essa pessoa na equipe ou qualquer outra pessoa que realmente vai afetar o projeto. Então, esses são os passos que tomo para lidar com conversas difíceis. Espero que isso seja útil para você. Outro cenário que é comum particularmente no meu mundo de criação de sites é reunir feedback, e certificar-se de que o feedback faz sentido e é 'realmente acionável. Muitas vezes os clientes vão voltar e dizer, John do marketing realmente adorou, Sally da TI odiou, e há quatro pessoas que nem responderam com feedback.” Isso envia uma enorme bandeira vermelha como um gerente de projeto porque no minuto em que você tem indecisão no lado do cliente, é o minuto em que os cronogramas começam a se esticar e seu orçamento começa a ser desperdiçado. Então, como você lida com essa situação quando o feedback é inconsistente e sua linha do tempo está realmente começando a falhar? A primeira coisa que eu faço é definir expectativas sobre como você coleta feedback e o que é bom feedback. Então, no início de um projeto ou depois de apresentar um material de entrega explicando aos seus clientes como você coleta feedback. Essencialmente, a melhor maneira de coletar feedback é por escrito em um tom de voz. Então, você não quer que todos os comentários de Sally e John em um documento conflitem sobre os mesmos desenhos. Você quer que alguém passe por seus comentários e coloque em uma só voz, em um ponto de vista que lhe dê passos realmente acionáveis sobre as mudanças que eles querem que sejam feitas. Essa é a primeira dica. Segundo é ser muito claro sobre seus planos de iteração. Então, dentro do plano de projeto que você construiu e no que eu construí para esta demonstração, eu tinha duas iterações sobre o design. O que significa que, nós coletaríamos feedback duas vezes e fazíamos revisões de
design duas vezes e depois finalizaríamos para aprovação. Ser realmente claro sobre esse plano realmente define parâmetros para clientes ou partes interessadas para garantir que eles entendam quanto tempo eles têm para continuar ajustando o trabalho em que você está trabalhando. Se você não definir essa expectativa, você acabará com 18 revisões e comentários
diferentes ou comentários conflitantes vindos do campo esquerdo no último minuto. Também é importante ser muito claro sobre o tempo. Tempo é tudo quando você é um gerente de projeto. Se alguém da sua equipe de clientes não entender que só tem três dias para receber feedback, é melhor
que ele elabore um plano sobre como receber esse feedback para você. Porque um atraso de dia no final deles, nem sempre equivale a um atraso de dia quando você está fazendo malabarismo vários projetos e várias pessoas diferentes trabalhando nesses projetos. Eu tenho algumas dicas adicionais para coletar feedback sobre projetos também. Se você é um PM e faz parte de apresentações que eu absolutamente acho que você deve ser, você pode desempenhar um papel realmente valioso para sua equipe. Primeiro, definindo expectativas para o que será apresentado e como sua equipe está animada em apresentá-lo. Como PM, há muitas oportunidades para você definir o tom para o projeto e como as coisas podem ser. Então, simplesmente dizendo, “Ei, na quarta-feira, quando chegarmos para apresentar o design para vocês, haverá três comps que apresentaremos e dois designers criaram essas composições e eles estão muito animados para mostrar suas idéias.” Isso apenas define o tom de como uma reunião poderia e define um tom positivo para como as interações devem ser nessa reunião. Então, quando você está nessa reunião e seu designer está apresentando conceitos ou seja lá o que for, você como PM deve sentar e tomar nota do que as pessoas na sala estão fazendo. Olhe para a linguagem corporal, veja como as pessoas estão reagindo. Eles estão sendo positivos? Seus braços estão cruzados do que ser negativo? Tomar nota dessa linguagem corporal pode ajudá-lo a descobrir quem está faltando feedback, quem você precisa conversar ou conquistar na próxima reunião ou que feedback você pode refutar e realmente se safar dessa. Então, apenas entender o que está acontecendo na sala pode ser realmente útil. Também nessa reunião, você quer ter certeza de que está tomando notas. Agora, essas notas não serão seu feedback final de seus clientes, mas essas notas podem ajudar seus clientes a passar por seus próprios comentários e falar sobre pontos de disputa. Qualquer coisa que você possa fazer para
ajudá-los e seu processo pode ser realmente útil. Assim, as notas de reunião podem ser úteis nesse caso. Então, depois que o trabalho foi realmente apresentado e você está pronto para receber comentários das pessoas na sala, é bom apresentar algumas perguntas direcionais que podem orientar as pessoas no caminho certo para dar feedback. Então, o design cumpre os objetivos? A marca está representada adequadamente? Seu designer pode ajudá-lo a apresentar todas as perguntas que eles precisam para obter o feedback certo dos clientes. Mas apenas dar a eles essa sugestão define uma expectativa para que tipo de feedback é adequado nesse caso. Às vezes, nessas reuniões, as conversas podem ficar tensas. Se eu fosse designer e passasse 40 horas criar uma simulação e alguém a rasgasse numa reunião, provavelmente não ficaria feliz com isso. Então, eu entendo isso e eu tenho empatia pela pessoa que está fazendo essa apresentação e realmente colocando seu trabalho lá fora para crítica. Não é fácil. Mas como Primeiro-Ministro, é meu trabalho manter tudo positivo e manter as conversas em uma direção positiva. Portanto, certificar-se de que você está mantendo ambos os lados sob controle com seus comentários e suas respostas e certificar-se de que você está levando todos para uma decisão é a melhor coisa que você pode fazer nessa situação. A última coisa que você pode fazer para definir grandes expectativas para coletar feedback é no final da apresentação, falar sobre os próximos passos. Mais uma vez, fale sobre o plano de iteração, fale sobre como você coleta feedback e sempre coloque uma data lá fora. Quando é o dia em que eles estão entregando feedback? Qual é o seu próximo passo depois disso? Fechar cada reunião com os próximos passos e itens de ação é o caminho a seguir.
9. Finalização: Está bem. Então, falamos muito sobre gerenciamento de projetos. Falamos sobre características, princípios, ferramentas e
processos e formas de implementar algumas táticas que ajudarão você a manter os projetos em movimento. Nós abordamos muitas coisas que devem ajudá-lo a ser um gerente de projeto bem-sucedido, quer você esteja formalmente no papel ou esteja apenas assumindo o papel porque você tem que fazer projetos. Não importa o que você aprendeu, espero que uma coisa importante seja que o gerenciamento de projetos não é uma ferramenta ou um processo. É sobre ser você mesmo e fazer tudo o que você pode para ser um ótimo comunicador que está cuidando das pessoas e procurando metas. Se você seguiu ao longo da demonstração e deseja compartilhar suas ideias ou planos de projeto de exemplo, sinta-se livre para compartilhá-los na galeria do projeto. Obrigado por fazeres esta aula.
10. O que vem a seguir?:
Brett Harned, Director of Education, TeamGantt
