Como estimar projetos e tarefas com facilidade | Aprenda com o TeamGantt

1. Introdução: Oi. Obrigado por se juntar a mim para estimar projetos e tarefas com facilidade. Se você está aqui, você provavelmente é um pouco como a maioria das pessoas e que você acha que estimar é difícil e quer saber? Você está absolutamente certo. É difícil, mas você pode ficar melhor com alguma prática nesta classe, eu pretendo compartilhar meus pensamentos sobre estimativas e o que os torna bons. Mas para esclarecer, falarei em estimar seu tempo em projetos. Seja o design de um site pintando um prédio de sala, o Lego Hogwarts ou o que quer que seja que você precisa fazer, você pode obtê-lo. Eu também vou falar sobre diferentes maneiras que você pode estimar com base no tipo de projetos que você está executando, então vamos entrar em uma cachoeira híbrida e tipos de projetos ágeis. Se você não está totalmente familiarizado com essas frases, você deve ficar bem. Mas se você quiser aprender mais, confira minha primeira classe de compartilhamento de habilidades. De qualquer forma, há um monte de informações incluídas nesta classe que irá ajudá-lo a se tornar um melhor estimador, não importa onde você trabalha ou em que você trabalha. Então vamos começar com um pequeno teste, certo? Não é um teste de verdade, mas um cenário para pensar. Aqui está a minha pergunta. Quanto tempo vou levar para ler o primeiro capítulo deste livro? Obrigado. Não é tão fácil responder, pois não? Provavelmente porque você tem muitas perguntas para mim. Talvez você esteja pensando quantas páginas existem no capítulo? Há ilustrações? Quão rápido você consegue ler? Essas são todas boas perguntas, e eu nunca vou te dizer quão rápido ou lento eu leio. Mas realmente, o que você deve saber aqui é que você nunca deve simplesmente jogar um número fora para uma estimativa . Afinal, você não está no ar. O preço é justo. Quando você está trabalhando em projetos, você vai querer adotar uma abordagem mais medida para criar estimativas. E sorte a tua, é disso que se trata esta aula. Então vamos cavar 2. O que é Estimação?: Vamos começar pelo topo. Então, primeiro, o que é estimativa? Por definição, uma estimativa é um cálculo aproximado ou julgamento do valor número, quantidade ou extensão de algo. É basicamente um palpite difícil, mas por alguma razão as pessoas tendem a pensar que as estimativas são esculpidas em pedra, e nunca deveriam ser, porque não são exatas suas suposições para o que seria preciso para fazer algo. Então, se é sempre um palpite, então por que é tão difícil criar uma boa estimativa? Bem, eu acho que estimar projetos não é fácil por uma série de razões. Então, por exemplo, você conhece equipes e talentos diferentes projetos, e todos nós sabemos que todos os indivíduos trabalham em diferentes passos em níveis de habilidade. Afinal, não somos robôs. Em seguida, trabalhar em projetos, mesmo que sejam de natureza semelhante, são abordagens. Os projetos tendem a mudar ao longo do tempo. Se isso depende das pessoas envolvidas, a tecnologia ou as restrições estavam trabalhando. Mesmo uma pequena mudança poderia causar uma mudança em uma estimativa. Em seguida, às vezes não foram dadas informações suficientes para criar boas estimativas. Se você não sabe exatamente o que está estimando, como você pode criar uma estimativa válida? Você sabe que a lista continua aqui e vamos abordar essas coisas e tornar mais fácil estimar seus projetos e tarefas. Mas antes de dizer esqueça e basta escolher um número, você tem que entender o que é estimativa e por que você deve fazê-los. 3. Por que você deve criar estimações de projetos: Então vamos trazer de volta a esse ponto sobre as estimativas serem um palpite aproximado. Na verdade, os membros da equipe perguntaram se nossas estimativas nunca são exatas, então por que se preocupar? Bem, eu entendo. Sabe, as pessoas não querem criar estimativas porque acham que há uma perda de tempo ou só querem começar a trabalhar. Ou talvez eles nunca tenham criado uma estimativa útil ou útil, então eles simplesmente não vêem o valor deles. Mas há algumas razões pelas quais você deve criar estimativas. Vamos falar sobre o que eles são, que você possa usá-los para justificar estimativas em seu trabalho. Talvez quando estiveres a trabalhar com alguns dos “Doubters” lá fora. Então a primeira pergunta que uma estimativa sólida pode responder é: O projeto vale a pena? As estimativas ajudaram a calcular uma determinação aproximada dos custos, que pode ajudar a decidir se o projeto vale ou não o investimento. Portanto, se você está do lado do cliente ou de uma equipe interna, você quer saber se o esforço ou custo corresponde ao resultado potencial. Por exemplo, eu não vou construir um aplicativo para a minha empresa se custar muito dinheiro, e eu não vou ver um retorno sólido sobre esse investimento. Então a próxima pergunta que uma estimativa pode ajudar a responder é Temos pessoal para concluir este projeto? Suas estimativas mais precisas serão baseadas em tarefas específicas no talento usado para concluí-las . Assim, estimar com a equipe ou até mesmo os talentos necessários em mente irá ajudá-lo a equipe do projeto corretamente. Honestamente, apenas explorar o que pode ser algo pode ajudá-lo a determinar se você tem as pessoas certas na equipe ou se essas pessoas estão disponíveis. E se você realmente precisa fazer o projeto, ele vai fazer você encontrar essas pessoas antes que você precisa urgentemente delas. Se você tiver sorte, eles vão ajudá-lo a estimar seu tempo também. As próximas estimativas ajudaram a dar uma noção geral do tempo necessário para fazer o trabalho. Você provavelmente estará se perguntando sobre o tempo necessário para concluir um projeto, especialmente se você está assumindo algo que você nunca fez antes. Então, fazendo esta pergunta simples, podemos ter uma noção de quanto tempo isso vai levar, definitivamente vai ajudá-lo aqui. Sabe, você sempre quer uma noção de quanto tempo algo levará para ser concluído, então você pode definir as expectativas certas sobre prazos. Mas também é importante considerar que projetos complexos Mawr podem ser dependentes de outros projetos ou tarefas. Saber quanto tempo levará para concluir seu projeto pode responder a uma pergunta importante sobre outro projeto e quando ele pode ter que começar ou quando ele pode terminar. Melhor ainda, se você quiser construir algo que é um prazo difícil, você terá tempo suficiente para fazer esse trabalho? Caso contrário, você pode ter que pensar em abordagens alternativas ou até mesmo idéias para fazer esse projeto. Mas quando você cria estimativas sólidas, que vão ficar muito cedo, eu prometo que você pode fazer algumas suposições diretas sobre o tempo geral. E isso é poderoso quando você pensa em definir expectativas em projetos. Ok, então a última pergunta é uma que nem todas as equipes têm o luxo de perguntar, mas pode ser importante para a moral da equipe e até mesmo a produtividade, e é estamos entusiasmados com o projeto projeto com certeza são mais fáceis de entregar quando você tem suas equipes investem nele. Todos sabemos que trabalhar com a equipe pode ser um desafio, mas os projetos se sentirão quase impossíveis quando ninguém estiver de acordo com eles. É por isso que eu acho que trabalhar juntos como uma equipe para produzir uma estimativa pode ser uma ótima maneira reunir todos para falar sobre os detalhes que serão importantes ao trabalhar no projeto e que as responsabilidades de pessoal, processo e timing. Quando você estimar juntos e entrar em detalhes, ele permite que você faça uma verificação de intestino sobre como todos estão interessados no projeto. Na verdade, se todos vocês se sentem desconfortáveis com isso, pode ser uma boa maneira de se esquivar de um projeto que parece que vai ser uma bagunça. Então essas são algumas perguntas simples que você pode responder criando uma estimativa e até mesmo ajudá-lo a argumentar por que você deve criar uma estimativa. Então, da próxima vez que alguém disser que não vale a pena criar uma estimativa, você poderia refutar isso e criar uma estimativa, pelo menos, para ajudá-lo a orientar seu trabalho. Lembre-se , não precisa ser exato. Na verdade , nunca será 4. Perguntas para fazer antes de fazer estima.: Certo, vamos entrar em algumas táticas agora, não pulando direto em números. Na verdade, a primeira coisa que você quer fazer quando você começa a estimar projetos é fazer algumas perguntas específicas do projeto que irão ajudá-lo a moldar sua estimativa e, eventualmente, seu escopo do projeto em um nível alto. Você quer ter certeza de que o seu totalmente considerando uma compreensão do seu setor e do tipo de projeto, bem como quaisquer mudanças ou inovações que você pode enfrentar sua equipe e suas capacidades , seu processo. E, finalmente, um olhar para trás em projetos semelhantes. Tudo bem, então vamos saltar para esses pontos individualmente. Primeiro, veja seu setor e seu tipo de projeto. Pense nas tendências Mudanças na inovação acontecendo em seu espaço. Este é um muito amplo que você deve manter um olho em todos os momentos. É importante que você tenha uma visão contínua do que está acontecendo em sua respectiva indústria por muitas razões, mas principalmente porque nossos projetos geralmente vêm até nós como resultado de uma tendência ou uma mudança nessa paisagem. Então você vai achar que é benéfico para você ter essa informação em seu bolso traseiro quando você está criando uma estimativa agora. Isso pode nem sempre ajudá-lo com uma estimativa real, mas eu vou dar-lhe a oportunidade de fazer ainda mais perguntas e descobrir o que pode estar vindo para você em termos de um projeto. Um exemplo disso para mim foi em 2009, quando o design Responsive tornou-se a próxima melhor coisa na Web. Tivemos que descobrir como estimar isso. Isso causou muitas perguntas e mudanças na forma como apresentamos nosso trabalho, a forma como obtivemos aprovações e a maneira que até conversamos sobre o que fizemos. E isso certamente afetou nossas estimativas do projeto porque colocamos muito mais tempo no processo real. Mais tarde, isso mudou porque encontramos eficiências. Mas ter a oportunidade de explorar o processo e criar estimativas com uma equipe foi muito útil porque não tínhamos feito isso, perdemos muito dinheiro. Em seguida, você precisará realmente conhecer sua equipe e entender suas capacidades. Este é realmente importante, e pode ser difícil de gerenciar. Se você trabalha em uma grande organização com um monte de pessoas diferentes. Mas é importante lembrar que sua equipe coletiva fará o trabalho no projeto acontecer e porque nem todos trabalham no mesmo nível. Você quer considerar que, em algum nível, você deve ter uma compreensão do que os membros da sua equipe são capazes de fazer e até mesmo onde eles podem precisar de algum treinamento. É tudo sobre compreensão, capacidades e experiência e estar empenhado em encontrar essas informações quando você não sabe , porque quando você conhece esse nível de informação, você será capaz de criar mais sólidas estimativas com base em quem pode ser atribuído ao projeto . Em seguida, claro, é o processo. Processo vai desempenhar um papel muito grande na forma como você cria estimativas. As chances são de você ter algumas diretrizes gerais para como você executa seus projetos. Se você não fizer isso, você definitivamente deve ter uma discussão sobre o processo com sua equipe, pois isso afetará forma como você estima e planeja seus projetos. Você quer ter certeza de que sua contabilidade de como você lida com entregas, apresentações, reuniões, colaboração, revisões internas em qualquer outro evento que leve a uma entrega. Eu também quero observar que o processo pode evoluir uma boa maneira de acompanhar essas mudanças é realizar reuniões retrospectivas ou postmortem para que você possa continuar a aprender sobre o que está funcionando e o que não está funcionando em seus projetos. Quando você determinar que as coisas vão mudar e você documentar, hum, você não só vai achar mais fácil conduzir o trabalho da próxima vez, você vai achar mais fácil criar uma estimativa para esse trabalho. Ao mesmo tempo. Quando você executa reuniões retrospectivas, você meio que se força a verificar em projetos e entender as complexidades do que você faz bem e com o que você pode lutar. E isso leva-me ao meu último ponto aqui, se puderes. Quando você estiver prestes a criar sua estimativa, verifique o histórico de projetos semelhantes. O que eu quero dizer com história aqui. Bem, eu estou falando de qualquer reunião retrospectiva ou post-mortem,estimativas anteriores, estimativas anteriores, orçamentos ou planos e até mesmo tempo registrado contra tarefas em seu sistema de rastreamento de tempo. Se você tiver um. Honestamente, apenas saber ou ver como algo funcionou no passado ajudará a fornecer contexto para como você pode abordá-lo em um novo projeto. Pode não ser maçãs para maçãs, mas ele vai ajudá-lo a estimativa de ballpark, e que vai fazer a sua estimativa de pouco menos difícil de puxar juntos. Certo, esse é o fim dessa seção da turma. Essas são todas as coisas que você deve ter em mente ao estimar cada projeto. Mas as perguntas não terminam aqui a menos que você seja absolutamente positivo sobre seu projeto ou tarefa e estimativas relacionadas. Vou colocar o MAWR nisso em alguns minutos. 5. Estimando táticas: mas não deveria ter sido para algumas táticas de estimativa. Antes de compartilhar táticas, táticas, quero falar por um segundo sobre como você vai fazer isso, e isso vai depender de onde você trabalha e com quem você trabalha. Se você estiver trabalhando em uma equipe como gerente de projeto, faça tudo o que puder para envolver sua equipe e seu processo de estimativa. Fazer isso irá ajudá-lo a chegar a uma estimativa mais precisa e uma estimativa mais bem arredondada . Descobri que estimar e equipes traz mais ou às vezes melhor. Perguntas também traz novas abordagens, qualidade, qualidade, discussão sobre processo e colaboração e, em última análise, estimativas mais precisas. Então, se você pode trabalhar com a equipe para estimar, tente. Se você não pode trabalhar com uma equipe ou nem sabe quem será sua equipe porque isso acontece , você pode usar as táticas que estou prestes a apresentar para criar sua estimativa de qualquer maneira. Certo, digamos que você tenha um novo projeto para resolver. A primeira coisa que você deve fazer é dar a todos as informações que você tem sobre o projeto e, em seguida, sentar-se como uma equipe e falar sobre o projeto. Aqui está um resumo do que você deve discutir primeiro, dissecar a questão do projeto ou futuro e seus objetivos juntos. O que eu quero dizer com isso? Bem, como uma equipe, você tem que concordar com o que você está estimando. Pode parecer bobagem, mas todos interpretamos a informação de forma diferente. E com essa nota você vai notar que eu adicionei problema no futuro aqui. É porque você pode usar essas táticas de estimativa quando uma nova ideia nova exigência ou um pouco de escopo é adicionado ao seu projeto. Às vezes, os pedidos vêm em pequenas mordidas, e você tem que tratá-los como um offs. Independentemente disso, você quer ter certeza de que você está realmente entendendo o que é que você está realmente projetando ou construindo. Fale sobre a intenção dos projetos. Sabe, o que deveria fazer e por quê? Lembre-se, todo projeto tem um objetivo. Se você identificá-lo no início, você pode usá-lo como sua ferramenta de busca de maneira não apenas para ajudá-lo a formular seu escopo, mas para evitar o inevitável fluxo de escopo se você tem requisitos, isso é ótimo se você não começar a pensar sobre o que eles pode ser, e discuti-los com sua equipe e partes interessadas que você pode ficar bem claro sobre o que será incluído em sua estimativa. Essencialmente, você tem que obter granular sobre o quê e o porquê. Para que você possa descobrir como na tela ou uma série de perguntas que você pode fazer aos seus clientes partes interessadas da sua equipe. Dependendo de como seu projeto será operado e quem estará envolvido, essas perguntas ajudarão você a obter as informações necessárias para criar uma estimativa mais precisa . Esta lista pode continuar e continuar totalmente, dependendo do nível de informação que você é fornecido, ser persistente e obter as respostas que você precisa. E se você estiver fazendo isso é um precursor de um projeto cliente em seu cliente. O contato não está inclinado a responder a todas as perguntas. Tome isso como um sinal. Se é demais responder a um conjunto de perguntas para ajudá-lo a formar uma boa estimativa agora, será demais para eles serem um bom parceiro quando o projeto estiver realmente em andamento? Você sabe, use seu julgamento a este respeito. Nem todas as estimativas se tornam um projeto real. Então nem todos os pedidos que ele se tornou realmente uma estimativa ou projeto também. Em seguida, linhas de tempo e recursos discutidos são necessários. Ah, prazo do projeto pode criar restrições imediatas no processo. Entregue bols e, às vezes, até orçamentos, por isso certifique-se de que todos estejam cientes dessa restrição. Se você tiver em mente a disponibilidade e a experiência da sua equipe e o nível de experiência. E veja isso através da lente de um orçamento, você será capaz de decidir quem é mais adequado para o projeto ou se você pode até mesmo assumir o projeto dentro do prazo. Se o prazo parecer apertado. Em seguida, pensar e falar sobre partes interessadas e parceiros que podem estar envolvidos em seu projeto Como gerente de projeto, posso dizer-lhe que nem todos os clientes ou partes interessadas são criados igualmente. Algumas pessoas simplesmente entendem e são fáceis de trabalhar, e outras precisam de um pouco mais de atenção. Diagnosticar isso cedo pode me dizer quanto tempo vou precisar passar com eles, e isso afetará minha estimativa. Mas também pense em quão grande ou equipe de partes interessadas é. Bem, eles exigem muita educação e reuniões. Eles trabalham com outros parceiros que terão um papel no seu projeto? Isso tudo vai levar muito tempo para isso, então você tem que considerar isso. É fácil Onley estimar as tarefas. Lembre-se de considerar a quantidade de tempo que você gasta em reuniões em e-mail frouxo, equipe Gant no telefone ou qualquer outro modo de comunicação que você usa em seus projetos. Tudo bem, então isso é tudo. Eu faço um monte de perguntas esclarecedoras para obter os detalhes que você precisa. Sente-se e discuta seu projeto e seus objetivos. Sua linha do tempo e as pessoas envolvidas falam sobre as variáveis que contribuem para a forma como você está pensando sobre uma estimativa, e isso vai despertar ideias sobre processo, preços colaboração. Entregue Bols e muito mais. Então, se você trabalha com a equipe e pode entrar em uma sala para falar sobre isso, você deve. Se você estiver trabalhando sozinho, use as perguntas contra as informações que você precisa para fazer sua melhor estimativa . Você pode fazer isso sozinho. Agora estamos prontos para entrar em uma crise numérica. Quando estiver armado com as informações necessárias para tomar decisões reais com base em fatos reais, você estará pronto para criar a estimativa mais realista possível. Eu tenho esse método tradicional de gerenciamento de projetos no meu kit de ferramentas, e eu o uso o tempo todo, não só no trabalho, mas também com projetos domésticos. É chamado de estrutura de divisão de trabalho, e é um método pelo qual você pode representar visualmente a composição de um projeto dividindo todos os projetos, etapas e seus aspectos nos menores componentes possíveis. Então, essencialmente, este método faz você pensar criticamente sobre todas as tarefas em sub tarefas que compõem o seu projeto. Aqui está um exemplo de uma estrutura de detalhamento de trabalho tradicional. Como pode ver, é para um banho de noivas. Você pode estar se perguntando por que não é para um redesign de site ou alguns outros projetos profissionais . Bem, aqui está a minha resposta. gestão de projetos penetra em nossas vidas diárias. Basta pensar em todos os projetos que você assume em sua vida tudo, desde o planejamento de jantares, férias que projetos de renovação. A lista nunca termina, e você pode usar os fundamentos do que aprendeu nesta aula para ajudá-lo a gerenciar seus próprios projetos pessoais. Então eu puxei este exemplo da Web, e ele mostra o projeto dividido em quatro grupos de tarefas. , Convidados,localização, serviço de catering e decorações dentro de cada uma das suas sub tarefas para explicar todo o trabalho que precisa ser feito para cada sua divisão de trabalho para um projeto ou evento semelhante pode não ser o mesmo que este, E está tudo bem. Todos trabalhamos de forma diferente. E é por isso que listar as etapas pode ser realmente valioso para falar sobre processo, tempo e, claro, estimativas. Você também notará que não há estimativas relacionadas às tarefas nesta estrutura de detalhamento de trabalho , e queremos mais informações sobre isso. É por isso que eu adotei um pouco. Se isso parece aeródromos complicado, adaptado ao seu próprio estilo, acontece que gosto lista, Então meu formato é um pouco diferente. Aqui está uma estrutura de trabalho que criei para o meu próprio projeto de casa. Eu me mudei recentemente e queria ter uma noção de quanto tempo poderia demorar e quanto tempo minha esposa e eu precisaríamos dedicar ao projeto. Eu tenho que dizer que esta estimativa não foi realmente nem perto da realidade, mas isso é OK porque as estimativas são suposições e eu aprendi com ele e vai fazer melhor na próxima vez que nós nos movermos. Então veja como eu quebrei. Primeiro, listei os grupos de tarefas de alto nível, procurando uma nova casa, comprando uma nova casa e me movendo sob cada grupo. Eu adicionei tarefas, bem como durações possíveis para cada, com um total de dias necessário nota lateral aqui. Quando você está estimando projetos você pode usar qualquer tempo valorizado como eu tendem a usar horas em projetos relacionados ao trabalho e dias para projetos domésticos. Para mim, estimar a nossa é mais difícil, mas isso lhe dará uma estimativa mais precisa e específica que você pode comparar, especialmente se você estiver rastreando o tempo contra tarefas. Um lugar onde estraguei tudo foi na seção de movimento. Eu tenho embalado caixas em cinco dias, e na realidade levou-nos cerca de sete, e a mudança foi uma grande falta, porque enquanto levamos dois dias para fazer isso, levou cerca de um mês para realmente se instalar e saber onde tudo estava na nova casa. Mas, de novo, tudo bem. Eu estava à frente do jogo, apenas tendo uma estimativa geral aqui. O que se resume a é que você tem que dividir cada tarefa maior para baixo em sub tarefas para realmente entender o nível de esforço, e às vezes é útil para ser realmente granular, dividindo uma tarefa em sub tarefas. Por exemplo, se eu estiver escrevendo uma quebra de ID de artigo que funcionem em tarefas menores, como delinear, elaborar, conteúdo, pensar em solicitar ou criar imagens, editar, entrega para revisão, coleta, feedback, edição e revisões, leitura de provas, formatação e apresentação. A idéia aqui é listar todas as tarefas imagináveis do menor para o maior e fornecer uma estimativa sobre o que será necessário para completar cada uma por conta própria. A partir daí, você pode adicionar todos os valores e obter uma noção do tempo geral necessário. Com essa nota, você pode estimar seu tempo como eu disse em minutos, horas, dias, semanas ou meses. Seja o que for, vai ajudar-te a sentir que tens a noção de quanto tempo essa tarefa deve demorar. Prefiro horas e minutos porque preciso desse nível de detalhe nos meus projetos Bork . Mas eu certamente já vi pedaços maiores de tempo estimados para estimativas de projetos maiores e de longo prazo. No final do dia, entrar em detalhes torna mais fácil traduzir coisas que podem parecer grandes e incontroláveis em tarefas pequenas, gerenciáveis e estimadas à base de plantas. Eu acho que quando você pensa sobre isso dessa forma, isso torna a estimativa, Ah, muito mais fácil, mas você pode estar sentado lá pensando que a estrutura do trabalho é bom, mas eu gostaria de criar um estimativa de uma tarefa com base em um plano. Ou como eu penso sobre como minha equipe vai trabalhar? Como faço isso? Bem, você está um passo à minha frente se você está pensando assim, eu vou mostrar agora como você pode criar um plano e incluir estimativas no nível de tarefa no Team Gap, que é um planejamento e gerenciamento de projetos on-line software que pode ajudar. Você pode fazer muito mais do que criar projetos, mas gerenciá-los. A gangue da equipe pode te ajudar aqui, e eu vou te mostrar agora. 6. Estimando em TeamGantt: Ok, vamos dar uma olhada em como você pode rapidamente e facilmente fazer uma estimativa em equipe pode. Então, primeiro, a primeira coisa que você quer fazer é configurar seu plano e equipe ficar para que eu tenha ido adiante . Você pode ver aqui este é o meu site de marketing redesenhado. Esse é o nome do projeto. E eu criei basicamente grupos de tarefas, bem como tarefas que se correlacionam com elas para o plano. Agora, se você quiser mais informações sobre como criar um plano e equipe obter confira minha primeira classe , que é o básico de gerenciamento de projetos usando equipe Gap. Isso vai te ajudar a começar muito rápido. A fim de configurar uma estimativa e obter equipe, você precisa estar no plano antecipado. E isso é algo que você teria que trabalhar com o titular da sua conta antes de estimar com horas. Você precisa configurar seu projeto e equipe obter para garantir que você pode habilitar horas. Vou mostrar-te como se faz isso. Eu estou passando o mouse sobre o menu, mas não, eu vou clicar sobre isso, e então eu vou para as configurações do meu projeto dentro das configurações do projeto. Aqui, você pode ver no lado direito que há configurações do projeto. Vou permitir horas. Basta clicar nesse botão lá vai me ajudar a basicamente estimar horas no nível da tarefa por pessoa. Você também pode incluir a exibição de carga de trabalho mestre, que essencialmente, depois de estimar as horas, mostrará quantas horas foram atribuídas a uma única pessoa. E se você está gerenciando muitos projetos em muitas pessoas, esta é uma ótima maneira de acompanhar seus recursos. Eu também tenho isso definido para não agendar em feriados, que é sempre um bônus para você e para as pessoas com quem você está trabalhando e você pode definir seus dias da semana aqui é Bem, eu vou deixá-lo de segunda a sexta. Tudo bem, então isso deve definir tudo. Só preciso fechar isso. Agora. O que eu quero fazer é basicamente mostrar como você deve adicionar sua equipe ao plano porque você não pode adicionar estimativas sem um membro da equipe, então você pode navegar na guia Pessoas aqui ou convidar pessoas para o projeto. Vou clicar nas pessoas. Ambos vão para o mesmo lugar. Ambos os botões vão para o mesmo lugar que você pode ver. Já coloquei minha equipe no projeto. É muito rápido e fácil convidar mais pessoas, que acontece o tempo todo. Então, quando eu clico nesta caixa, eu recebo uma lista completa de todas as pessoas que estiveram em, hum, hum, minha equipe recebe uma conta ao longo dos anos, ou eu posso ir em frente e apenas adicionar um endereço de e-mail para adicionar alguém novo. Vou deixar isto por enquanto, porque estas são as pessoas que quero no plano. Só queria mostrar a você como adicionar pessoas que vão voltar para a exibição do get para mostrar como podemos adicionar pessoas às tarefas. Então, como eu disse, eu já tenho minhas tarefas planejadas. Essencialmente, tudo o que tenho que fazer é passar o mouse sobre uma tarefa. Então esta é a realização de entrevistas com as partes interessadas. Eu vou clicar neste botão de tarefa atribuído, o pequeno tipo de ícone de pessoa, e essencialmente tudo que eu tenho que fazer é decidir quem está fazendo a rede. Então, digamos que eu e Laura vamos fazer esse trabalho direito, agora isso está dizendo 1,3 horas. Eu vou dizer que isso vai me levar pelo menos duas horas por dia e então isso vai dizer para um total de duas horas, digamos que Laura também vai levar duas horas e então eu apenas clique feito. Ele mostra as horas que cada pessoa é atribuída e as pessoas que são atribuídas à tarefa. Eu acidentalmente cliquei no Nathan, então eu vou fazer isso. E isso o tira daqui um pouco. Por isso, é super simples adicionar pessoas remover pessoas e ajustar essas horas. Você deve ter notado que ele me perguntou se eu queria corrigi-lo, porque, hum, as horas estimadas acima foram algo que eu adicionei no plano mais cedo. Então, se você adicionar uma estimativa e ela a altera, basta clicar em corrigir e ela a redefine. Então foi isso que eu fiz lá. Ok, então isso é super simples. Você pode continuar indo para baixo sua lista, adicionando as pessoas adequadas ao projeto, adicionando essas horas em que você pode ter essas horas feito apenas com base em outro projeto. É por isso que estou recebendo os erros aqui, mas é muito simples. Eu tenho que fazer é reiniciá-lo. Coloque as horas dentro, e essencialmente o que você vai ver em sua exibição de disponibilidade são as horas que, um, se eu clicar apenas neste projeto aqui, as horas que foram assinadas pelo indivíduo, então coisas muito incríveis em que você está usando estimativas não apenas para manter seus projetos no caminho certo, mas você está usando essas estimativas toe também ver a carga de trabalho que você está colocando em sua equipe . Então você deve ter notado que quando eu cliquei neste botão de altura de disponibilidade que aparece para cima e para baixo aqui na parte inferior. , Basicamente, mostrou-te todos os projectos activos. Então a coisa legal sobre isso é que ele está mostrando todos os projetos que eu estou trabalhando aqui, já que esta é a estrada com meu nome, e está mostrando essencialmente todas as horas que são atribuídas a mim em todos os projetos. E se eu clicar nesse botão, ele me mostra onde essas horas de ar atribuído e quais projetos lá em. Então o benefício que você ganha lá é que se sua estimativa é verdadeira e você precisa desse trabalho para ser feito, então você pode re priorizar o trabalho, falar com outro gerente de projeto sobre o trabalho que precisa ser feito versus o que é adverso estimado. O que é a realidade e tipo de pessoas retrabalhadas agendadas para que você não os faça trabalhar 11 horas por dia. Isso parece meio assustador, então é muito simples. Isso é tudo que você tem a ver com as horas estimadas. Sabe, é simples ver quantas horas foram estimadas em todo o projeto por dia por pessoa. Ele define expectativas muito claras sobre o que eles devem fazer no projeto, e realmente, você pode visualizar o total de horas a qualquer momento. Coisas muito fáceis aqui. Se você está estimando e equipe obter. Esta é uma ótima maneira de ajudá-lo não apenas a construir um plano, mas a correlacionar algumas estimativas para ir junto com ele. Tudo bem, vamos voltar para a aula o mais possível. Massa. Você pode fazer toda a sua estrutura de detalhamento de trabalho no Team Gan e, em seguida, transformá-lo em um plano adicionando datas e dependências. É realmente uma grande ajuda quando você quer criar uma estimativa para um projeto que você tem um plano para, ou mesmo apenas para chegar a uma hipótese rápida do que um projeto poderia ser. Lembre-se, iniciar uma discussão sobre um projeto com sua equipe ou partes interessadas provavelmente produzirá um resultado melhor do que apenas finalizar uma abordagem por conta própria, então certifique-se de que você compartilha esse plano com sua equipe e faça atualizações é necessário. 7. Estimando projetos e tarefas ágeis: Claro, não há apenas uma maneira de criar uma estimativa. Na verdade, você pode estar se perguntando sobre como estimar tarefas e projetos ágeis. Ou você pode estar se perguntando o que eu quero dizer quando digo ágil. Então, há uma definição na tela aqui, mas eu me aprofundo nos métodos PM no meu livro, que está aqui e na minha outra classe de compartilhamento de habilidades. Basicamente, estou falando de maneiras comuns de liderar projetos. Se você está familiarizado com alguns dos métodos mais populares de gerenciamento de projetos, você provavelmente notou os exemplos de worm ou em direção ao tradicional na cachoeira ou até mesmo métodos híbridos. E isso porque a maneira como as estimativas são feitas uma ágil requer uma maneira completamente diferente de pensar. Então vamos investigar isso em um nível bastante alto. Primeiro, é mais importante lembrar que você tem que definir expectativas sobre como você vai trabalhar com ambientes ágeis para que seus projetos sejam realmente estimados corretamente. Há um par de regras a considerar quando ele vem do ágil Primeiro. Se você é realmente ágil com um A maiúsculo, sua equipe deve trabalhar sozinho em seu projeto e nada mais. Se eles não estão fazendo isso, então você vai ter dificuldade em estimar o tempo deles. Vai ser mais um projeto híbrido. Em seguida, em Agile, todo o trabalho é feito em sprints caixa de tempo. Isso significa que você vai estimar o seu tempo. Baseado nas pessoas que trabalham no projeto ao longo de um número específico de sprints. É basicamente chamado de boxe no tempo. Em outras palavras, para criar uma estimativa. Ágil, você está basicamente perguntando, quanto custa para uma equipe inteira dedicada trabalhar no projeto Onley One por quanto tempo esse projeto é, digamos, um mês. Mas ainda é muito fácil estragar isso. Sabe, você tem que considerar coisas como quais papéis você precisa, quanto tempo é considerado em tempo integral? Pense em reuniões da empresa, tarefas de gerenciamento e coisas assim. Você sabe, sua equipe será verdadeiramente dedicada ao projeto? Haverá férias ou férias nos seus sprints? Há um monte de perguntas para responder e expectativas de passo, mas uma vez que você tenha resolvido tudo e definir a expectativa da equipe dedicada e este sprints necessário, você pode fazer algumas contas muito, muito simples. Então vamos olhar para este exemplo. Eu nunca falo sobre taxas ou valor monetário que você cobra para o trabalho, porque isso vai variar de local para local, empresa para empresa e até mesmo de pessoa para pessoa. E algumas empresas nem cobram taxas internamente. Então, as chances são que essa parte não importa para você. Se você trabalha em uma equipe interna em vez de em uma agência de consultoria, qualquer maneira, estamos usando um número redondo simples para criar essa estimativa. Digamos que custou US$10.000 para sua empresa dedicar uma pessoa a um projeto por quatro semanas, e sua equipe faz duas semanas de sprints. Isso é bastante mediano. Isso significaria que para uma pessoa ou recurso completar um sprint, custará $5000. E se o seu projeto durar seis meses? Então você vai precisar de 12 sprints. E digamos que seu projeto exigirá quatro membros da equipe sobre os 12 sprints. A matemática simples aqui seria quatro. Recurso é vezes $5000 por sprint. Isso chega a $20.000. Mas então multiplicamos isso por 12 sprints e obtemos um total de $240.000 para o projeto. Isso parece muito fácil, certo? Lembre-se , nunca será perfeito. As pessoas vão chamar. As partes interessadas vão atrasar o trabalho, você vai encontrar problemas. Não há dúvida de que é assim que os projetos antigos funcionam, mas a flexibilidade do processo ágil permite que você realmente controle, escopo e processo ao mesmo tempo. Por exemplo, sempre que uma nova alteração chega, você pode falar sobre adicionar sprints para concluir o trabalho, em vez de taxas incrementais que você precisa estimar com base em uma tarefa. E seu custo fixo é realmente fácil de calcular. Na verdade, nós fizemos isso no exemplo, e o custo de um sprint é de US $20.000 simples e meio caro. Tudo bem, então isso é estimar no nível do projeto e novamente, mesmo isso é problemático porque projetos ágeis não devem ter um final específico. Claro, eles terminam, mas até você entrar no processo, você não sabe quantos sprints você vai precisar. Então, novamente , será sempre apenas uma estimativa. Eu também quero falar sobre estimar no nível da tarefa com ágil. A idéia com Agile é que você tomou abordagem iterativa de como o trabalho é feito, mas você quebrar o projeto em pedaços menores ou histórias e trabalhar sobre esses dois recursos navio de forma independente e a maneira que você determinar o que pode ser feito em um sprint feito através da estimativa. Tudo começa com histórias de usuários, que são lidas assim como um papel. Eu quero a ação desejada para que eu possa por que eu quero fazer essa coisa. Uma história de usuário é uma ferramenta usada na metodologia ágil para capturar a descrição de um recurso de projeto a partir de uma perspectiva de usuários finais. A história do usuário descreve o tipo de usuário o que eles querem e por quê. Uma história de usuário ajuda a criar uma descrição simplificada de um requisito e pode ajudá-lo a levar a uma estimativa muito distinta para o projeto e construção desse requisito. A maioria das equipes optam por escrever todas as histórias usando essa estrutura. Isso ajuda a cobrir todas as bases e tipo de permanecer consistente também. A maneira mais básica de estimar uma tarefa é no que conhecemos como humanos, horas, dias, semanas ou meses. Mas a metodologia ágil apaga sua memória de quaisquer estimativas criadas com incrementos de tempo e requer uma maneira diferente de pensar sobre estimativas. E isso está nos pontos da história. Este é o número que diz à equipe quão difícil é a história do usuário ou recurso devido à complexidade, incógnitas e esforço. As equipes usam escalas diferentes para determinar pontos da história porque os pontos da história representam o esforço para desenvolver uma história. estimativa de uma equipe deve incluir tudo o que pode afetar esta história que pode incluir qualquer coisa, desde a quantidade de trabalho até dio, a complexidade do trabalho que precisa ser feito e qualquer risco ou incerteza em fazer esse trabalho. Ao estimar com pontos da história, certifique-se de considerar cada um desses fatores. Vejamos algumas maneiras pelas quais você pode determinar pontos da história. O que estamos vendo aqui é uma sequência de Fibonacci para estimar o esforço. Muitas equipes usam essa sequência como base para produzir pontos da história. Assim, como a história está sendo estimada, os membros da equipe selecionaram o número na sequência que eles acreditam que representa o nível de esforço. Por alguma razão, isso parece muito complicado para mim. Pessoalmente. Eu usei e ele absolutamente funciona, mas eles são diferentes, maneiras mais simples de estimar e tamanho de camiseta ágil é um deles, e eu acho que é uma maneira muito fácil de marcar tarefas. É de alto nível, mas também relacionável e simples, uma maneira simples de transmitir o tamanho de algo sem depender de mais detalhes. Afinal, todo mundo sabe em geral o que é extra pequeno, pequeno, médio, grande e extra grande em termos de tamanho. Eu também vi recentemente um exemplo de uma maneira ainda mais criativa de fazer isso. O que você está olhando na tela é um exemplo mostrando alguns edifícios históricos em Londres, juntamente com seus tamanhos, do menor ao maior. Uma equipe usou isso para ajudar a marcar suas histórias com base em marcos que conheciam ou viam no caminho para o trabalho todas as manhãs. E isso faz com que pareça relevante, especialmente para uma equipe que trabalha em Londres. Eu também quero mencionar o planejamento de poker aqui. Algumas equipes usam baralhos de cartas de pôquer para marcar histórias. Um exemplo está na tela aqui. Essencialmente, todo mundo recebe um conjunto idêntico de cartas e você apresenta e discute uma história. E então todo mundo joga fora um cartão para identificar sua estimativa para a história. É uma maneira divertida e colaborativa de compartilhar ideias e estimativas, ou até mesmo coletar dados sem uma tonelada de conversas e chegar a uma determinação final do que seria uma estimativa de história. Como você pode dizer, existem várias maneiras de fazer isso. Você pode solicitar um deck de planejamento, criar um ou até mesmo selecionar valores que sejam relacionados à sua equipe. A parte mais confusa de usar pontos da história é determinar o que os números realmente significam em relação ao esforço. Por exemplo, como você sabe que um três significa a mesma coisa para toda a equipe? Bem, a melhor maneira de determinar isso é com as equipes da primeira vez para sentar-se e definir essas coisas e saber que quando você faz isso, você quando você faz reuniões de estimativa e discute uma equipe ao longo do tempo, seu compreensão do método de pontuação fortalecerá e suas estimativas ficarão mais fortes para que você possa ser criativo com sua pontuação. Apenas tenha em mente que a história aponta. Retire a emoção das estimativas por não falar sobre tempo. Eles se concentram apenas na tarefa e nos lados dela, não no tempo que você leva para fazer isso. Sabe, no minuto em que você começa a falar sobre o tempo, as pessoas tendem a trazer fatores periféricos como tempo de folga, tempo de trabalho e outras coisas pessoais. Pontos da história nos permitem nos concentrar de volta na tarefa e Onley a tarefa 8. Recapitulação e conclusão: e isso é tudo para nós nos encontrarmos. Há muito mais que você pode aprender sobre estimativa, mas o que se resume é que você realmente precisa fazer seu dever de casa aqui, perguntas, obter as informações que você precisa. Então pense criticamente sobre a coisa que você está estimando antes de colocar um número nele . Porque, sim, uma estimativa sempre será um palpite. Mas quanto mais cavar você fizer, mais será um palpite educado. Isso é apoiado pela razão, e você vai usar isso a seu favor. Quando seu escopo começa a entrar em seus projetos no final do dia, seja você ágil ou cachoeira ou um pouco de ambos, como muitos de nós, você tem que encontrar uma maneira de estimar que funcionará para você, seguir as regras ou quebrá-las. Isso certamente não vai importar, porque o que realmente importa é que você aprenda a fazer o seu melhor trabalho e ficar melhor em estimar ao longo do tempo. Saiba que nunca é fácil, mas espero que essas táticas ajudem você a enfrentar tarefas maiores e quebrá-las. Se você ficar preso, você deve fazer essas coisas primeiro fazer perguntas. Lembre-se de que sua equipe ou colegas podem ser capazes de oferecer insights e perspectivas. Clientes ou partes interessadas geralmente podem oferecer mais informações. Não fique nervoso por ser transparente sobre você, o que você sabe e o que você não sabe, porque isso vai ajudá-lo quando você realmente começa o trabalho em seu projeto, você está ganhando confiança. Você aprenderá mais e entregará o que suas partes interessadas precisam dentro de um orçamento. Além disso, cavar fundo. Nada é alto nível. Quando você cria estimativas como esta, entre em detalhes para que você possa entender quais fatores estão impulsionando suas estimativas. Também jogar com diferentes maneiras de estimar. Não fique nervoso para tentar novos métodos ou até mesmo adaptar o que você aprendeu nesta aula. O que mais importa é que você e sua equipe estão confortáveis com o que você está estimando no processo que você usou para chegar à estimativa. Pense sobre isso. Se ele se sentir como um passeio laborioso, será finalmente lembrar que nenhuma estimativa é definido em pedra. Liste suas suposições, discuta riscos e elabore um processo de estimativa que funcione para sua equipe e seus projetos . Espero que tenha achado esta aula útil. Se você tiver perguntas ou comentários, entre em contato comigo ou deixe seus pensamentos aqui e todos respondam. Obrigado