E-Mail-Produktivität: Smarter Umgang mit dem Postfach

1. Einführung: Ich bin Alexandra Samuel, und ich bin Technologie-Autorin, Forscherin und Beraterin. Ich bin der Autor von Work Smarter With Social Media von Harvard Business Review Press. Wenn ich mit Leuten über ihr Online-Leben spreche, fragt mich so ziemlich jeder nach E-Mails. Wir alle haben eine Art von E-Mail-Schmerz, ob es eine Frage der Menge an Zeit ist, die wir für E-Mail verbringen müssen, die Tatsache, dass wir nie den Boden unseres Postfachs sehen. Was wir in diesem Kurs behandeln werden, ist wirklich ein System, das sich um viele verschiedene Arten von E-Mail-Schmerzen kümmert und es ermöglicht, nicht nur Ihre E-Mails effizienter zu behandeln und das Gefühl zu haben, dass Sie ganz oben auf dem, was Sie brauchen, um oben auf, aber noch wichtiger, setzen Sie E-Mail wieder an seinen Platz, so dass E-Mail nicht die Arbeit übernimmt oder vertreiben, die wichtiger ist, und damit Sie sich nicht finden, E-Mails um 23:00 Uhr in der Nacht zu beantworten , wenn Sie wollen etwas Zeit für sich selbst. Wenn Sie jemals das Gefühl haben, dass E-Mail außer Kontrolle ist, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht gut genug tun, um auf Ihrer E-Mail zu bleiben, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie Ihre E-Mail besser für Sie arbeiten könnten, oder wenn Sie das Gefühl haben, dass E-Mail Verdrängen Sie Ihr persönliches Leben oder Ihre berufliche Vergangenheit, die entscheidend für Ihren Erfolg sind, dann wird dieser Kurs Ihnen helfen, E-Mail an seine Stelle zurück zu bekommen. Also machen Sie sich bereit, Ihre Ärmel hochzukrempeln, Ihren Posteingang zu öffnen und entdecken Sie die Schönheit und Freiheit, E-Mails zu haben, die Sie nicht verrückt machen. 2. Die wichtigsten Begriffe und der Ansatz: E-Mails werden wirklich überwältigend, weil es diese ungeschickte Kombination aus Neu und Alt ist. Was an E-Mail alt ist, ist die Idee von Mail. Die Leute senden Briefe seit Hunderten von Jahren, und wir haben viele Ideen darüber, was höflich ist, wenn Sie einen Brief erhalten. Aber E-Mail unterscheidet sich von einem Brief, da es nichts kostet, zu senden und es noch weniger Aufwand erfordert. Also, im Gegensatz zu herkömmlichen Post, wo nur die schiere Anstrengung, Stift auf Papier Art von halten die Lautstärke. Wir leben jetzt in einer Welt, in der täglich so viel E-Mail verschickt wird. Es ist eine Art Standardmethode der Kommunikation, aber wir sind immer noch die gleichen Menschen, die wir immer waren und wir können einfach nicht mit dem Volumen der Korrespondenz Schritt halten , das jetzt Routine geworden ist. In der Welt der E-Mail-Produktivität gibt es eine Art von diesem Kult um die Idee von Posteingang Null, was die Idee ist, dass Ihr Ziel für E-Mail sein sollte, Ihren Posteingang jeden Tag komplett leer zu bekommen. Sobald Sie den Traum von Posteingang Null loslassen, können Sie Ihr E-Mail-System von einer anderen Frage starten, die diese ist. Wie viel Zeit möchte ich jeden Tag per E-Mail widmen? Wenn Sie sich den vollen Umfang Ihrer beruflichen Prioritäten, die verschiedenen Arten von Arbeit, die Sie tun, und auch die Menge an Zeit, die Sie für Arbeit und Leben verbringen möchten, betrachten, wie viel davon kann in Ihrem Posteingang ausgegeben werden? Worüber wir reden werden ist, ausgehend von dieser Nummer, was ist das System, mit dem Sie E-Mails im Inneren behalten können, egal welcher Größe Sie sich entscheiden, es zu geben? Es gibt ein paar Dinge, die Sie über E-Mail wissen müssen , nur um in der Lage zu sein, die Begriffe in dieser Klasse Sinn zu machen. Die erste ist, dass es einen Unterschied zwischen Ihrem E-Mail-Client und Ihrem E-Mail-Dienst oder E-Mail-Provider gibt. Also, Ihr E-Mail-Client ist das Programm oder die App, die Sie verwenden, um mit E-Mail umzugehen. Wenn es sich also auf Ihrem Computer befindet, verwenden Sie möglicherweise etwas wie Outlook oder schauen Sie sich Google Mail in Ihrem Webbrowser an. Ein E-Mail-Dienst auf der anderen Seite ist die magische Cloud im Internet, die alle Ihre E-Mails hält und sicherstellen, dass es zu Ihnen kommt. Also, Gmail ist nicht nur ein Client, es ist eigentlich ein E-Mail-Anbieter, Hotmail ist ein E-Mail-Anbieter. Daherist es ziemlich wichtig, den Unterschied zwischen einem E-Mail-Client und einem E-Mail-Dienst oder E-Mail-Providerzu verstehen ist es ziemlich wichtig, den Unterschied zwischen einem E-Mail-Client und einem E-Mail-Dienst oder E-Mail-Provider denn nur weil Sie einen bestimmten E-Mail-Anbieter verwenden, bedeutet dies nicht , dass Sie sich auf eine Art und Weise beschränken, mit Ihrem -E-Mail. Die andere Sache, die Sie verstehen müssen, ist der Unterschied zwischen zwei verschiedenen Protokollen für die Verarbeitung von E-Mails, die POP und IMAP genannt werden, und das sind wirklich nur Begriffe, die beschreiben, wie E-Mail von der magischen Cloud auf Ihr Telefon kommt oder Computer. In einem POP-Konto geht das Gerät, das Sie verwenden, grundsätzlich in die Cloud, zieht Ihre E-Mails ab und bringt sie herunter. Also, jetzt, es lebt nur auf Ihrem Gerät. In einer IMAP-Einrichtung bleiben hingegen die Cloud und Ihr Telefon oder die Cloud und Ihr Computer synchron. Wenn Sie also etwas von Ihrem Telefon löschen, löscht es es aus der Cloud und löscht es von Ihrem Computer. Es wird sehr wichtig sein, dass das System für Sie funktioniert, dass Sie Ihre E-Mail als IMAP und nicht als POP eingerichtet haben , denn solange Sie POP-Mail verwenden, werden Sie am Ende mit E-Mails, die nicht synchron zwischen Ihren Geräten sind . Jetzt kommen wir zu dem Teil des E-Mail-Systems, den viele Leute schwierig finden. Hier ist es. Sie müssen nicht auf jede E-Mail antworten. Ich gebe Ihnen einen Moment, um sich mit diesem Konzept auseinanderzusetzen , denn es scheint schockierend zu sein. Wir haben das Gefühl, dass jede E-Mail eine Verpflichtung ist; jede E-Mail braucht eine Antwort. Nun, das ist, als würde jemand anderen die Kontrolle über deinen Kalender geben und ihnen sagen, sie sollen darin einbuchen, was immer sie wollen. Sie können Ihre eigene Arbeit nicht organisieren und Sie können Ihre eigenen Aufgaben nicht priorisieren , wenn Sie jede eingehende E-Mail als Verpflichtung behandeln, wenn Sie das Gefühl haben, auf alles zu antworten, was Ihren Posteingang trifft. Die Realität ist, dass die meisten von uns nicht tun. Selbst wenn Sie diese Idee in Ihrem Kopf haben, dass Sie jede E-Mail beantworten sollten, alles zu gut, dass es ein paar Dinge in Ihrem Posteingang verweilen. Wir treffen ständig Entscheidungen darüber, welche E-Mails keine Antwort erhalten. Aber wir machen sie unbewusst und zufällig, wenn wir sie explizit und prinzipiell auf der Grundlage unserer tatsächlichen Prioritätenmachen sollten prinzipiell auf der Grundlage unserer tatsächlichen Prioritäten was für unsere Arbeit wichtig ist und was für unser Leben wichtig ist. Wenn Sie also diese Fantasie loslassen können, die Sie auf jede Nachricht antworten werden, werden Sie in der Lage sein, Ihre Zeit zu übernehmen und die Verantwortung für Ihre E-Mail zu übernehmen. 3. Proaktiv sein: In dieser Lektion werde ich über ein paar Dinge sprechen, die Sie jetzt tun können, um sofort Ihre Erfahrung mit E-Mails zu ändern und es weniger wahnsinnig zu machen. In dieser Klasse werden Sie Ihre eigenen Mail-Regeln und -Filter einrichten , damit Ihre E-Mail wirklich so funktioniert, wie Sie es wünschen. Aber wenn Sie noch nicht bereit sind, in ganz noch zu tauchen, gibt es eine ganze Reihe von Diensten, die tatsächlich Mail-Filter oder Mail-Regeln für Sie einrichten und einen ziemlich guten Job machen, um das Unordnung in Ihrem Posteingang auszudünnen. Viele Leute lieben SaneBox, die Filter für Sie einrichtet. Ein weiteres großartiges Tool ist OtherInbox. OtherInbox ist eine Art Verzeichnis von E-Mail-Tools, aber sie haben ihr eigenes Organisator-Tool, das in Ihre E-Mail geht und beginnt, E-Mails zu organisieren basierend auf Versandquittungen gehen an einem Ort, finanzielle Mitteilungen gehen in einem anderen, Social-Media-Benachrichtigungen, die woanders gehen. Eine weitere Möglichkeit, das Volumen von E-Mails drastisch zu reduzieren, besteht darin, die Terminplanung und das Kalendern zu vereinfachen. Ich meine so viel E-Mail und seien wir ehrlich, es ist, als wäre der schlimmste Teil der E-Mail so endlos, wie wäre es mit 14 Uhr, Dienstag? Ich kann Dienstag nicht 14 Uhr machen. Wie wär's mit Mittwoch? Ich kann Mittwoch nicht machen. Denkst du, wir könnten es nächste Woche machen? Ich meine ernsthaft, wie viele dieser E-Mails müssen wir eigentlich täglich lesen? Manchmal fühlt es sich an wie die Hälfte meines Posteingangs. Aber es gibt einige Werkzeuge, die es einfacher machen können. Viele Leute sind vielleicht schon mit dem Doodle vertraut. Doodle ist die geheime Antwort auf das Einrichten eines Farbtreffens mit mehreren Personen. Wenn Sie versuchen, mehr als zwei Personen zu koordinieren, verwenden Sie auf jeden Fall Doodle. Ein weiteres Tool, das wirklich helfen kann, ist, wenn Sie in einer Organisation sind , die einen freigegebenen Kalender hat. Sie können sich direkt in den Kalendern anderer Personen buchen oder direkt in Ihrem Kalender buchen lassen. Selbst wenn Sie mit Personen außerhalb Ihrer Organisation koordinieren, können Sie einige der Vorteile dieses DIY-Buches selbst in mein Kalendersystem einbeziehen. Es gibt Dienste wie Sie mich und Kalender buchen können, mit denen Sie Termine Slots einrichten können, wenn andere Personen sich in Ihren Kalender buchen können. Bisher habe ich viel über all die Dinge gesprochen, die Sie tun können, um sich gegen all die schrecklichen eingehenden E-Mails im Universum zu verteidigen, aber ich habe einige Neuigkeiten für Sie, wir alle schaffen dieses Problem zusammen. Wenn Sie eine bessere Erfahrung mit eingehenden E-Mails haben möchten, müssen Sie darüber nachdenken, wie Sie ausgehende E-Mails umgehen. Seien Sie die E-Mail-Korrespondenz, die Sie in der Welt sehen möchten. Und es gibt ein paar Dinge, über die man in dieser Hinsicht nachdenken muss. Die erste, sehr einfach auch super schwierig, senden Sie weniger E-Mail. Ich meine, es ist so verlockend, diese schnelle Nachricht zu senden: „Hey, ich habe gerade dieses Ding gesehen und ich dachte, du würdest es mögen“, oder „an dich denken“ oder sogar das, danke am Ende des E-Mail-Threads, ich meine, es wird einfach zu viel. Also, wenn Sie nur eine E-Mail senden, auch wenn es nur für eine Woche ist, stellen Sie sich die Praxis zu denken, bevor Sie jede Nachricht in dieser Woche senden, ist die gleiche Nachricht, die ich erhalten möchte? Und natürlich, je weniger E-Mails Sie versenden, desto weniger E-Mails kommen zurück. Jede E-Mail, die Sie in die Welt geschickt haben, ist eine potenzielle E-Mail-Antwort. Also, wenn Sie weniger bekommen wollen, senden Sie weniger. Die andere wichtige Gewohnheit, als E-Mail-Korrespondent zu üben , ist das Senden von E-Mails, die so schnell wie möglich auf den Punkt kommen. Ich werde nicht befürworten, kürzere E-Mails zu senden. Es gibt wie eine ganze Kult von Leuten, die dir sagen, dass keine E-Mail jemals länger als drei Sätze sein sollte, und wenn du mit jemandem sprichst, bekommst du eine E-Mail von mir, wirst du hören, dass ich diese Regel nicht befolge. Ich war legendär in meinem früheren Job für meine verrückten langen E-Mails. Aber ich habe eine Sache geändert, nämlich die Reihenfolge, in der ich meine E-Mails geschrieben habe. Ich schreibe oft lange E-Mails, in denen ich Menschen viele Kontakte gebe , damit sie wirklich antworten und alles haben können, was sie brauchen, um zu mir zurückzukommen , denn natürlich ist das eine Möglichkeit, Ihre E-Mail-Korrespondenzen durch den Menschen alle Kontakte zu geben, die sie benötigen, um zu antworten. Aber das Problem dabei ist, dass viele Menschen sogar von zwei oder drei Absätzen überwältigt werden. Also, was ich gelernt habe, ist, den Aktionspunkt, die Anfrage zu nehmen und das in den ersten Satz meiner E-Mail zu setzen. Nehmen wir an, ich arbeite an einem großen Bericht für einen Kunden und ich erkannte, dass wir eine ganze Reihe zusätzlicher Daten sammeln müssen, um den Bericht zu liefern und dass die Datenerfassung ein wenig zusätzliche Ausgaben beinhalten wird. Zeit war, dass ich eine E-Mail an meinen Chef oder meinen Kunden geschickt hätte „Hier ist, wo wir sind, hier ist, was wir noch wissen müssen, und hier sind all diese zusätzlichen Daten, die wir brauchen und wie viel es kostet, es zu bekommen und Könnten Sie bitte dieses Budget genehmigen?“ Nun, das ist in Ordnung, außer dass es drei Absätze bevor sie das zusätzliche Budget bitte genehmigen. Nun, was ich tue, ist, dass ich die E-Mail mit „Liebe Sarah, ich schreibe, um dich um X zusätzliche Dollar in unserem Budget zu bitten, hier ist der Grund.“ Und dann gehe ich weiter, um den Fall auszulegen. Aber ich beginne mit dem Aktionspunkt, mit der Sache, die ich brauche, dass sie oben in der E-Mail ja oder nein sagt, damit sie weiß warum ich schreibe und was ihr Denkprozess sein wird, während sie den Rest meiner Nachricht las. Jetzt kennen Sie ein paar Tricks, die Ihr E-Mail-Leben heute einfacher machen können. In der nächsten Lektion werden wir uns ansehen, wie Sie ein System einrichten können, das Ihr E-Mail-Leben für die kommenden Jahre einfacher und besser macht. 4. Richte dein Verzeichnissystem ein: Es gibt keinen besseren Weg, um zu garantieren, dass Sie von Ihrer E-Mail überwältigt werden, als alles in Ihrem Posteingang landen zu lassen. Sie alle Ihre E-Mails an einem Ort haben, bedeutet dies, dass Sie beim Betrachten von E-Mails ein undifferenziertes Chaos betrachten. Ordnern können Sie das Chaos nehmen und es organisieren. In Gmail haben Sie anstelle von Ordnern Beschriftungen. Aber es ist im Grunde das gleiche, außer der Vorteil von Etiketten ist, dass eine E-Mail tatsächlich in mehreren Häusern leben kann. Wenn Sie über Ordner nachdenken, ist es nützlich, über zwei wirklich verschiedene Arten von Ordnern oder Etiketten nachzudenken. Eines davon ist eine Reihe von Etiketten, die Ihre E-Mail so organisieren, wie sie eingeht. So können Sie verschiedene E-Mails in verschiedenen Kontexten oder zu unterschiedlichen Momenten in Ihrem Tag oder Woche betrachten. Die andere Art von Etikett, existiert wirklich nur, um Ihre E-Mails für zukünftige Referenz organisiert zu halten. So, zum Beispiel, ein Ordner oder ein Etikett, wo Sie alle Ihre Quittungen aufbewahren , so dass, wenn es um Steuerzeit geht, können Sie alles an einem Ort sehen. Indem ich das einrichte, was ich als alternative Posteingänge halte, mit denen ich Ordner oder Etiketten meine, die verschiedenen Prioritätsstufen oder verschiedenen Momenten in Ihrem Tag entsprechen . Sie erlauben, dass Ihr Posteingang der Ort wird, an dem Sie nur die wichtigsten und dringendsten Nachrichten sehen. In der nächsten Lektion werde ich mit Ihnen darüber sprechen, wie Sie alle Regeln oder Filter einrichten können, die Ihre E-Mails in den Posteingang oder Ordner streamen, in dem Sie sie sehen möchten. Aber im Moment konzentrieren wir uns auf die Einrichtung der Ordnerstruktur, mit der ich die Labelstruktur meine, die Sie verwenden werden, um sowohl Ihre eingehenden als auch Ihre Referenz-E-Mail zu organisieren. Was wir uns hier ansehen, ist eine unberührte E-Mail-Setup. Es gibt keine Ordner, es gibt keine Regeln. Also, ich werde Ihnen zeigen, wie ich über die Organisation der Ordner gehen würde , wie Gmail nennt sie Labels, Das wird mir erlauben, E-Mails in verschiedene Kategorien zu trennen. Jetzt gehe ich zunächst in meine Gmail-Einstellungen und du wirst hier sehen, dass es eine Kategorie für Labels gibt. Nun, der erste Satz von Etiketten, die ich erstellen werde, und wieder sind Labels genau die gleichen wie Ordner, sind das, was ich meine alternativen Posteingänge nenne. Ich wusste, ich wollte eine für E-Mails, die am Ende des Tages sind. Und ich finde es auch sehr hilfreich, ein Label für CCs zu haben. Dinge, die mir kopiert wurden. Ich möchte eine für die Planung von Anfragen oder Kalenderanfragen haben. Und da ich hauptsächlich E-Mail für die Arbeit benutze, aber auch persönliche Nachrichten bekomme, stelle ich meine persönlichen Nachrichten gerne an einen separaten Ort, wo ich sie nach Stunden betrachten kann. Also, das sind, was ich als meine alternativen Posteingänge halte. Nun, der nächste Satz von Ordnern, die ich erstellen werde, sind die Referenzordner. Das sind die Dinge, die ich nicht ständig betrachten möchte. Und ich werde einen Top-Level-Ordner namens Referenz und einen anderen namens Newsletter's erstellen . Und, weißt du, ich finde nicht, dass ich einen separaten Ordner für jeden Newsletter habe, den ich abonniere, aber die Newsletter, die mir sehr wichtig sind, folge ich gerne dem ganzen Thread. Und so werde ich einen separaten Ordner nur für meine Association of Internet Researchers erstellen und ich werde das unter meinem Newsletter-Ordner setzen. Ich weiß auch, dass es wenige Referenzordner gibt , die ich ziemlich regelmäßig brauchen werde. Man wird Quittungen sein, das wird unter Bezugnahme leben. Wenn ich ein großes Projekt habe, an dem ich arbeite, möchte ich vielleicht alle E-Mails, die mit diesem Projekt zusammenhängen, an einem Ort aufbewahren. Also, ich werde einen Skillshare Ordner erstellen. Es gibt noch ein paar weitere Ordner, die hilfreich sein können, wenn es darum geht, Ihre E-Mail tatsächlich zu verarbeiten. Das heißt, durchgehen und lesen und organisieren Sie Ihre E-Mail auf einer täglichen Basis. Ich mag es, einen E-Mail-Ordner für Nachrichten zu haben , die ich im Auge behalten und darauf warten, zu verfolgen. Das ist eine andere, die ich an die Spitze steigen will. Ich möchte definitiv einen Ordner für all die Dinge haben, die ich abbestellen möchte. Ich möchte einen Ordner erstellen, in dem ich die Dinge, die gefiltert werden müssen , und das ist etwas, worüber ich in der nächsten Lektion ein wenig mehr sprechen werde. Denken Sie daran, dies ist nicht das System für alle Zeiten, also machen Sie sich keine Sorgen um einen Fehler. Du wirst dein System definitiv weiterentwickeln, wie du gehst. Aber es hilft, wenn Sie ein wenig Zurückhaltung in wie vielen Ordnern Sie eingerichtet haben. Vor allem, wenn es um diese alternativen Posteingänge geht. Sie wollen nicht sieben verschiedene Orte haben, die Sie suchen müssen, um Ihre E-Mail zu überprüfen. Versuchen Sie also, die kleinste Anzahl alternativer Posteingänge zu erstellen , die widerspiegeln, wann Sie Ihre E-Mail tatsächlich im Laufe eines Tages oder einer Woche überprüfen möchten. In ähnlicher Weise müssen Sie nicht über eine Menge Referenzordner verfügen. Das Schöne an fast jedem modernen E-Mail-System ist, dass die Suche wirklich gut ist. Also, Sie werden vor allem auf die Suche verlassen, um die E-Mails zu finden, die Sie suchen. Der Punkt Ihrer Referenzordner besteht darin, Dinge zusammenzufassen, wenn es ein bestimmtes Szenario gibt , in dem es nützlich ist, Ihre E-Mails an einem Ort zu sehen. Natürlich haben viele Leute bereits Ordner eingerichtet, und wenn das der Fall für Sie ist, machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie nicht von Grund auf neu anfangen müssen. Wahrscheinlich haben Sie keine Ordner, die als alternative Posteingänge fungieren, Sie müssen diese wahrscheinlich von Grund auf neu einrichten. Ihre vorhandenen Client-Ordner können jedoch Teil Ihres neuen Referenzordnersystems sein. Nun, da wir Ordner oder Etiketten abgedeckt haben, wissen Sie, dass es eine Möglichkeit gibt, Ihre E-Mails so zu organisieren , dass Sie anstatt alles in Ihrem Posteingang zu sehen , verschiedene E-Mails an verschiedenen Orten zu verschiedenen Tageszeiten betrachten können. Und Sie wissen auch, dass es möglich ist, einige Referenzordner einzurichten , mit denen Sie Ihre E-Mails auf lange Sicht organisieren können. Aber die wahre Magie passiert, wenn diese Organisation beginnt, automatisch zu fließen. Und in der nächsten Lektion werden wir darüber sprechen, wie Sie das mit Mail-Regeln oder Filtern tun können. 5. Wende automatisierte Filter an: Als wir diese Lektion beginnen, möchte ich, dass Sie sich nur einen Moment Zeit nehmen und darüber nachdenken, wie Sie über E-Mail denken und wie Sie sich über das Leben im Allgemeinen fühlen, weil sich all das ändern wird. Wie im Ernst, werden Mail-Regeln und Filter Ihr Leben verändern. Ich meine, jede einzelne dieser E-Mails in Ihrem Posteingang ist eine Nachfrage. Auch wenn es eine wirklich winzige Nachfrage ist, ist es eine Nachfrage, die sagt lesen Sie mich, schauen Sie mich an, entscheiden, was mit mir zu tun ist, zu entscheiden, was mit mir zu tun ist. Die kumulative Wirkung all dieser winzigen Kleinstentscheidungen ist es, deine Lebenskraft zu entschärfen. Wie im Ernst, werden wir von unserer Entscheidungskraft durch die schiere Menge an Entscheidungen entwässert , die wir jedes Mal treffen müssen, wenn wir unseren Posteingang betrachten. Aber wir werden diese Entscheidungsarbeit übernehmen und sie in Regeln verwandeln, die die Entscheidungen für Sie treffen. sind immer noch Ihre Entscheidungen, weil Sie die Parameter festlegen , aber Sie müssen diese Arbeit nicht jedes Mal erledigen , wenn Sie Ihren Posteingang öffnen. Verschiedene E-Mail-Systeme verwenden unterschiedliche Begriffe für Mail-Regeln. Gmail nennt sie Mail-Filter, aber fast jeder E-Mail-Client oder Dienst bietet eine Version der Mail-Regel. Sie müssen also nur herausfinden, wie es in Ihrem Dienst genannt wird, und in dem Maße können Sie versuchen, Ihre Mail-Regeln mit Ihrem E-Mail-Anbieter und nicht mit Ihrem E-Mail-Client zu erstellen. Wenn Sie also E-Mails als Anwendung zum Überprüfen E-Mails auf Ihrem Computer verwenden, aber Gmail als E-Mail-Dienstanbieter verwenden, erstellen Sie Ihre Regeln in Gmail, damit sie sich auf alle Ihre Geräte verteilen. Andernfalls müssen Sie denselben Regelsatz auf Ihrem Telefon und auf Ihrem Computer neu erstellen . Ein Mailfilter besteht aus zwei Teilen, Kriterium und einer Aktion. Das Kriterium oder die Kriterien sind die Teile der Regel, die ihr sagen, wonach sie suchen soll. Zum Beispiel heißt es suchen Sie nach jeder E-Mail, die das Wort „Abmelden“ enthält, oder suchen Sie nach jeder E-Mail, die von Expedia stammt, und die Aktion teilt der Mail-Regel mit, was zu tun ist, sobald sie eine Nachricht gefunden hat, die Ihren Kriterien entspricht. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail finden, die das Wort „Abmelden“ -Datei enthält , im Ordner „Newsletter“. Welche Mail-Regeln verändern dein Leben? Es wird viel von der Art von E-Mail abhängen, die Sie bekommen haben und wie Sie es sehen wollen, wo Sie wollen, dass es landen. Aber es gibt wenige Mail-Regeln, die ich für die überwiegende Mehrheit der Menschen unglaublich hilfreich finde . Die erste Mail-Regel, die ich empfehlen werde, ist das, was ich die Zeitplanungsregel nenne. Viele unserer E-Mails bestehen heutzutage aus Kalendereinladungen und natürlich müssen Sie sehen, wann Sie zu einem Meeting eingeladen werden. Aber müssen Sie es tatsächlich in Ihrer E-Mail sehen oder wollen Sie es in Ihrem Kalender sehen , wo Sie in der Lage sein werden , Sinn zu machen, ob Sie verfügbar sind oder nicht? Das Erstellen Ihrer Planungsregel ist wirklich einfach. Jede Kalendereinladung wird mit einer Datei geliefert, die das Suffix.ics enthält. Also, jetzt, um das in eine E-Mail-Regel zu konvertieren, sage ich Filter mit dieser Suche erstellen. Wenn eine Nachricht eintrifft, die dieser Suche entspricht, überspringen Sie den Posteingang, damit sie nicht mehr in meinem Posteingang landet, und wenden Sie die Etikettenplanung an. Nun, um sicherzustellen, dass ich meinen Posteingang gleichzeitig mit dem Einrichten meiner Mail-Regeln ablege, aktiviere ich dieses Kontrollkästchen, das besagt, dass auch Filter eine übereinstimmende Konversation anwenden. Filter erstellen. Diese E-Mail wird jetzt auf magische Weise unter Zeitplan abgelegt und Sie können sehen, dass es kein Problem ist, dass Beccas Nachricht nicht in meinem Posteingang landet, denn wenn ich meinen Kalender habe, ist es genau da als Kalendereinladung. Also, solange ich meinen Kalender ein oder zwei Wochen vor mir schaue , die ich sowieso fast jeden Tag mache, werde ich alle Einladungen bemerken, die in meinem Kalender aufgenommen wurden und ich kann sie direkt aus meinem Kalender annehmen , ohne sie in in meinem Posteingang. Als Nächstes haben wir die Regel unserer Newsletter. Newsletter sind wie die Kudzu von E-Mail. Sie überwachsen Ihren Posteingang und übernehmen, bis 98 Prozent dessen, was in Ihren Posteingang kommt , eine Massennachricht von einem Dienst, den Sie 2012 angemeldet haben. Also, Sie müssen diese Newsletter aus Ihrem Posteingang holen. Um die Dinge einfach zu machen, erstelle ich gerne eine Catchall-Regel, die nur nach dem Wort Abmelden sucht. Durch das Erstellen eines Filters aus dieser Suche kann ich all diese Nachrichten den Posteingang überspringen und direkt zu Newslettern gehen. Im Moment habe ich 209 Nachrichten in meinem Posteingang. Mal sehen, was passiert, wenn ich alles einreiche, was das Wort „Abmelden“ enthält. Ich habe meinen Posteingangsverkehr fast halbiert mit einer Mail-Regel. Mein Posteingang ist nun halb so beängstigend wie vor fünf Minuten. Nehmen wir an, es gibt einen E-Mail-Newsletter, den Sie abonnieren, den Sie tatsächlich auf einer ziemlich regelmäßigen Basis betrachten möchten und vielleicht verdient es einen eigenen Ordner. Angenommen, ich möchte zum Beispiel den Help a Reporter Out, den HARO Newsletter, regelmäßig ansehen den HARO Newsletter, regelmäßig , weil er Medienanfragen hat, die interessant sein könnten. Nun, ich werde eine Suche machen. Finden Sie alle HARO Newsletter und erstellen Sie einen Filter mit dieser Suche. Gmail wird sich hier beschweren, weil es nicht gefällt, wenn Sie Suchanfragen basierend auf einem Label erstellen , da es diese Suche nicht ausführen kann, wenn Ihre E-Mail zuerst in Ihren Posteingang gelangt. Aber in diesem Fall spielt es keine Rolle, weil das Etikett durch eine andere Regel erstellt wird und ich den Label-Newsletter HARO anwende. Wenden Sie es auf 12 passende Nachrichten an und jetzt hat der HARO Newsletter eigenen Ordner, in dem ich nur diese Nachrichten betrachten kann , wenn ich eine Medienmöglichkeit finden möchte. Eine weitere gute Möglichkeit, Ihren Posteingang anzupassen, ist mit einer separaten Mail-Regel für CCs. Wenn jemand Sie per definitionem auf eine Nachricht aufmerksam macht, bedeutet das, dass es für Sie nicht so wichtig ist, sie persönlich zu sehen. Um eine CC-Regel zu erstellen, müssen Sie nach allen Nachrichten suchen, in denen Ihre E-Mail-Adresse im Feld CC angezeigt wird. Wenn ein CC eintrifft, überspringen Sie den Posteingang und wenden Sie die Label-CCs an. Ich möchte also eine Mailregel einrichten, die jede Quittung oder Rechnung abfängt und sie in einem Ordner mit finanzieller Bezeichnung ablegt. Wahrscheinlich möchten Sie nach ein paar Schlüsselwörtern wie Rechnungsbeleg ODER einer Quittung suchen. Ich muss diese ORs da drin halten und jetzt einen kurzen Blick werfen. Zählt hier alles als etwas, das ich nicht sehen möchte? Nun, das meiste davon ist es. Diese Erinnerung aus der Stadt Vancouver, dass ich meine Geschäftslizenz erneuern muss. Das wäre schlecht, das man verpassen sollte. Also, ich werde einige Ausnahmen erstellen. Rechnung ODER Beleg minus Erneuerung, da alles, was das Wort Erneuerung enthält, eine Erinnerung daran sein könnte , dass ich ein Konto erneuern muss. Indem ich Klammern um den Begriff Rechnung ODER Erhalt setze, was ich sage Gmail ist die Suche nach einer E-Mail, die entweder den Begriff Rechnung oder das Wort Empfang enthält und die nicht das Wort Erneuerung enthält. Aber Sie können sehen, dass ich selbst mit dieser Optimierung immer noch ein paar E-Mails in diesem Postfach , die ich wirklich idealerweise in meinem Posteingang sehen würde. Also, hier muss man ein wenig experimentieren. Es kann einige Feinabstimmung erfordern, um darüber nachzudenken, wie Sie die genaue Suche erstellen , die die E-Mail, die Sie fangen möchten, abfangen und sie direkt an die Finanzierung senden wird . Ich schaue in der E-Mail, ich sehe, warum es dem Begriff entspricht, und am Ende dieses Prozesses kann ich normalerweise einige kleine zwicken für meine Suche finden, entweder eine zusätzliche Phrase hinzuzufügen oder eine Phrase auszuschließen, die meinen Filter nur auf die Ebene von Genauigkeit, die ich brauche. Eine weitere Mail-Regel, die ich erwähnen möchte, unterscheidet sich etwas von den anderen, über die ich bisher gesprochen habe , aber es gibt eine Art Regel, die ich gerne für E-Mails verwende, die so wichtig sind, dass sie nicht einmal warten können, bis ich meine E-Mail überprüft habe. Sie können Regeln erstellen, die es Ihnen ermöglichen, Nachrichten an Ihr Mobiltelefon weiterzuleiten , wenn Sie Ihre E-Mails zwangsweise auf eine bestimmte eingehende Nachricht überprüfen. Wir gehen zu Einstellungen, wir gehen zur Weiterleitung und wir richten eine Weiterleitungsadresse ein. Meine Weiterleitungsadresse ist meine Telefonnummer als Grundlage für meine SMS-E-Mail-Adresse. Wieder einmal habe ich eine Gmail-Suche basierend auf den Kriterien eingerichtet, die ich suche und ich erstelle einen Filter aus dieser Suche. Außer dieses Mal, anstatt den Posteingang zu überspringen, was wie es von meinem Radar ist, möchte ich es direkt vor und in den Mittelpunkt meiner Aufmerksamkeit setzen , indem ich es an mein Handy weiterleiten. In der Sekunde, in der Becca mir E-Mails gibt, erhalte ich eine SMS-Nachricht oder SMS auf meinem Handy, die mir mitteilt, dass ich eine E-Mail von Becca habe. Anstatt meine E-Mail unbedingt alle 20 Minuten zu überprüfen , um zu sehen, ob Becca eine E-Mail gesendet hat, was ich normalerweise mache, schaue ich nur auf mein Telefon, wenn es pingt und dann weiß ich, ob ich von Becca höre, werde ich in der Lage sein, direkt an ihre E-Mail senden. Vor allem, wenn Sie Ihre E-Mail-Filter zum ersten Mal einrichten, müssen Sie sich Ihren gesamten Mail-Ordner ziemlich regelmäßig ansehen. Hier können Sie alle Ihre E-Mails sehen, egal ob sie gefiltert sind oder nicht, um sicherzustellen, dass Ihre Regeln keine Dinge fangen, die tatsächlich in Ihrem Posteingang landen müssen. Wenn ich zum Beispiel alle E-Mails betrachte, würde ich sehen, dass diese E-Mails, die in meinem Finanzfilter gefangen wurden , tatsächlich in meinen Posteingang kommen müssen und das ist mein Signal, dass ich meine Regel optimieren muss und machen es ein wenig weniger umfassend. Das Optimieren wird in beide Richtungen funktionieren. Sie müssen Ihre Regeln anpassen, um sicherzustellen , dass Sie nicht herausfiltern Dinge, die Sie tatsächlich sehen müssen , und Sie werden auch Ihre Regeln anpassen müssen , um die Dinge loszuwerden, die immer noch Ihren Posteingang treffen. Also, erwarte nicht, dass das über Nacht passiert. Mit den richtigen Regeln, den anfänglichen Regeln, die ich empfehle, könnten Sie das Volumen der Dinge, die Ihren Posteingang treffen, um die Hälfte reduzieren und das ist ziemlich gut. Aber je mehr Sie zusätzliche Zeit in die Optimierung Ihrer Regeln in den nächsten Wochen einbringen, desto schneller werden Sie die Anzahl der E-Mails reduzieren, die Ihren Posteingang treffen, und in eine Situation übergehen , in der die meisten Dinge durch Ihre Regeln behandelt werden. 6. Deine tägliche E-Mail-Routine: Ich würde Ihnen gerne sagen, dass, sobald Sie alle Ihre Ordner eingerichtet haben, sobald Sie alle Ihre Mail-Regeln und Filter eingerichtet haben, Ihre E-Mail einfach automatisch von der Cloud magicked wird und Sie nie wieder auf E-Mail schauen müssten. Bald bin ich mir sicher, dass Skynet uns dieses entzückende Szenario bringen wird, aber im Moment gibt es eine Voraussetzung für menschliches Eingreifen in Ihre E-Mail. Obwohl der E-Mail-Prozess viel weniger entmutigend sein wird, als es früher war, müssen Sie tatsächlich Ihre E-Mail von Zeit zu Zeit lesen. Aber die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail betrachten, wie Sie Ihren Weg durch Ihre E-Mail bearbeiten, die Art und Weise, wie Sie auf Ihre E-Mail reagieren, wird sich all dieser Fluss ändern. Also, was ich in dieser Lektion behandeln werde, ist, wie es aussieht , Ihre tägliche E-Mail-Verarbeitung zu tun. Ihr Lesen und Antworten in dieser schönen neuen Welt, wo so viel von der Arbeit für Sie getan wird durch Ihre Mail-Regeln oder Filter. Das erste, was Sie in diesem neuen Leben bemerken werden, ist Ihr Posteingang ein viel weniger beängstigender Ort ist. Sieh es dir hier an. Wir haben einen erstaunlichen Haufen von E-Mails , dass, wo ich einmal eine Flut gesehen hätte, jetzt eine überschaubare Zahl ist. Also, offensichtlich ist das erste, was fantastisch daran ist, dass die bloße Erfahrung, in Ihren Posteingang zu gehen, kein Grund für eine totale Verschmelzung ist. Aber Sie müssen sich die noch ansehen. Nun, wenn ich einen schnellen Scan abnehme, sehe ich, dass ich nicht wirklich jede dieser E-Mails öffnen muss. Neue Anmeldung von Chrome auf Mac. Nun, ich benutze heute einen anderen Computer, also ist das keine Überraschung. Ich kann es einfach löschen. Dann sehe ich ein paar E-Mails, die hier gelandet sind, die ich immer noch nicht sehen musste. Nun, ich könnte jetzt eine Mail-Regel erstellen, und wenn ich die Zeit habe, ist das genau das Richtige zu tun. Aber ich werde faul sein, und ich werde das bis später in dieser Woche hinausschieben, indem ich das auf „Filter benötigt“ umsetze. Jetzt bin ich nur auf die fünf E-Mails, die ich tatsächlich in diesem Moment in der Mitte meines Tages sehen muss. Dieser Prozess, in meinem Posteingang zu schauen, ist etwas, das ich den ganzen Tag über mache. Ich kann mir meine E-Mail für ein paar Minuten auf meinem Handy ansehen, zwischen den Meetings kann ich meinen Computer für 10 Minuten kurz vor dem Mittagessen öffnen. Aber Sie müssen ein oder zwei Mal am Tag haben , die immer noch Ihre dedizierten E-Mail-Momente sind. nehmen Sie sich die Zeit, um die Dinge zu lesen und zu beantworten, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen, und vielleicht schauen Sie in einige der alternativen Posteingänge, die wir eingerichtet haben. Wenn ich zum Beispiel früher am Tag bemerkt habe, dass ich eine Interviewanfrage habe, werde ich während meiner fokussierten E-Mail-Zeit am Ende dieses Tages diese Nachricht lesen und beschließen, mit Ja oder Nein zu antworten. Diese fokussierte E-Mail-Zeit, wann immer es passiert ist auch, wenn Sie in Ihren alternativen Posteingängen suchen. Also, zum Beispiel, werde ich in meine CCs schauen und sehen, ob es Nachrichten gibt. Ja, ich wurde auf ein paar Nachrichten kopiert. Jetzt muss ich entscheiden, was ich mit diesen tun soll, genau so, wie ich durch meinen Posteingang gegangen bin. Möglicherweise möchten Sie Ihre CCs leeren und vielleicht möchten Sie Ihre alternativen Posteingänge leeren, aber Ihre anderen Ordner existieren, damit Sie die E-Mail für immer behalten und sich nicht wirklich darum kümmern können . Ich persönlich bin ich nicht jemand, der religiös über das Löschen aller meiner E-Mails ist, mit der Suche, es ist immer einfach, die Dinge zu finden, die ich brauche, die Cloud läuft nicht aus dem Raum, auch ist mein Gmail-Konto und so, Ich finde es ist einfacher, um sicherzustellen, dass ich die E-Mail, die ich brauche, zu besorgen, als die E-Mail loszuwerden, die nicht mehr relevant ist. Es ist wichtig zu erkennen, dass das System, das Sie einrichten, kein statisches Kunstwerk ist. Dies ist ein System, das sehr viel in Arbeit ist , und es wird immer eine Arbeit in Arbeit sein. Sie müssen also alle drei bis sechs Monate einige Zeit beiseite legen , um zu sehen, ob Ihr E-Mail-System funktioniert. Müssen Sie neue Labels oder Ordner hinzufügen? Müssen Sie einige neue Mail-Regeln hinzufügen? Müssen Sie die Tageszeit ändern, wenn Sie sich Ihre alternativen Posteingänge ansehen oder sie vielleicht konsolidieren , damit Sie nicht so viele Orte sehen können? Das sind die Arten von Fragen, die Sie wirklich nur beantworten können, nachdem Sie die Dinge für ein paar Monate ausprobiert haben und nur sicherstellen, dass Sie beiseite legen Zeit. Ich würde wirklich einmal alle drei bis sechs Monate empfehlen, um wirklich ein paar Stunden zu optimieren, Feinabstimmung zu machen und Ihr System besser zu arbeiten, weil diese Stunden oder zwei oder drei, die Sie einmal pro Quartal investieren, Ihnen Stunden sparen jede einzelne Woche. Ich werde Ihnen ein Versprechen geben, das irgendwann ist, dass Sie eine Nachricht verpassen werden, die Sie nicht verpassen sollten. Es ist gut, Ihre Filter gefangen zu werden, Sie werden nicht alle E-Mails für zwei oder drei Tage betrachten und wenn Sie es tun, werden Sie erkennen: „Oh meine Güte, ich habe diese Nachricht nicht gesehen.“ Du wirst einen Anruf von jemandem bekommen, der sagt: „Wieso hast du nicht geantwortet?“ Wenn das passiert, ist es nicht ein, wenn es ein Gewinn ist, ist Ihre beste Wette transparent zu sein und entschuldigen und beheben Sie Ihren Filter sofort, so dass es nicht wieder passiert. In der Tat können Sie sogar Ihre Kollegen und Kunden wissen lassen, dass Sie an einem neuen E-Mail-System arbeiten , so dass sie denken, Sie wissen zu lassen, wenn sie nichts von Ihnen gehört haben, wenn sie es erwarten. Die Sache ist, nur weil man gelegentliche Fehler macht , bedeutet das nicht, dass das System nicht funktioniert. Denn wenn Sie sich nie dafür entschuldigen mussten, dass Sie eine E-Mail verpasst haben, nur weil Ihre E-Mail bereits überfüllt war , dann haben Sie wahrscheinlich zu viel Zeit mit E-Mails verbracht. Der ganze Sinn dieses Systems besteht darin, sicherzustellen, dass Sie diese Zeit reduzieren , und wenn es Fehler gibt, die aufgrund Ihrer Regeln passiert sind, treten sie wahrscheinlich seltener auf als die Fehler , die aus reiner alter Mode E-Mail-Überlastung kommen. 7. Schlussbemerkung: Herzlichen Glückwunsch. Sie haben nun die ersten Schritte in Richtung eines Lebens unternommen , in dem E-Mail für Sie funktioniert, anstatt dass Sie für E-Mail arbeiten. Es ist nicht einfach. Wir alle kämpfen mit der Menge an E-Mails, die jeden Tag um diese Erde fliegen. Aber ich hoffe, Sie können sehen, dass die Verwendung von Regeln oder Filtern in Verbindung mit einer Reihe alternativer Posteingänge Ihre Beziehung zu E-Mails wesentlich einfacher machen kann. Anstatt Ihren Tag von der Menge an Dingen, die in Ihrem Posteingang landen, steuern zu lassen, können Sie Ihren Posteingang Ihre Prioritäten, die Arbeit, die Sie interessieren, und vielleicht sogar Zeit für Arbeit nehmen, die nichts mit E-Mail zu tun hat. Also, was machst du mit der ganzen Zeit? Nun, du könntest ein Hobby aufnehmen, du könntest einen Skillshare Kurs nehmen, aber was immer du tust, bitte schicke mir keine E-Mail, um Danke zu sagen. Ich freue mich sehr darauf, zu sehen, wie Sie das System so anpassen, dass es für Sie funktioniert, Sie können Ihre Arbeitsmappe in unserer Projektgalerie freigeben, und ich hoffe, Sie werden sich weiterhin an diesem Prozess beteiligen, E-Mails in das System zu senden, das Sie müssen Ihre beruflichen Ziele verfolgen und das Leben haben, das Sie wollen. 8. Bonus: E-Mail Arbeitsblatterklärung: Jetzt zeige ich Ihnen das Arbeitsblatt, das Sie für Ihr Projekt in der Klasse verwenden werden. Der Sinn dieses Arbeitsblatts besteht darin, Sie ein wenig darüber nachzudenken, welche Arten von E-Mails Sie sehen möchten, welche Arten von E-Mails Sie sofort sehen möchten und welche Arten von E-Mails Sie vielleicht gar nicht sehen müssen. Werfen wir einen Blick auf die Art und Weise, wie das Arbeitsblatt Ihnen dabei helfen wird. Wenn Sie also einen Blick auf das Arbeitsblatt werfen, werden Sie fünf Spalten sehen. Die vierte und fünfte Spalte enthält die Felder „Von“ und „Betreff“ von 50 Beispiel-E-Mails, die Sie aus Ihrem eigentlichen E-Mail-Client einfügen möchten die Felder „Von“ und „Betreff“ von . Sobald Sie diese Liste von E-Mails haben, werden Sie sich diese drei Spalten ansehen. Die erste ist, wo Sie wirklich Ihre Entscheidungen treffen : Ist das etwas, das ich sehen muss, sobald es in meinen Posteingang gelangt? Muss ich das sehen, an dem Tag, an dem es in meinen Posteingang gelangt? Ist das etwas, an das ich als Referenz festhalten möchte, in diesem Fall ist es vielleicht eines Tages? Oder ist das etwas, das ich wirklich nie jemals empfangen will, in diesem Fall ist es ein nie. Sobald Sie diese Entscheidungen getroffen haben, werden wir die zweite Spalte „Wo soll ich das landen“ verwenden, um den Ordner auszuwählen, Sie würden diese E-Mail idealerweise eintreffen lassen. Das wird also ein Ordner oder ein alternativer Posteingang sein. Dann ist Spalte C optional. Wenn Sie Ideen über den Filter oder die Regel haben , die Sie einrichten, um diese Art von E-Mail zu leiten, können Sie Ihre Ideen in dieser Spalte notieren. Also, was Sie tun werden, ist Sie gehen in Ihre E-Mail gehen, und Sie werden nur klicken und scrollen nach unten, um alle E-Mails in Ihrer ursprünglichen Ansicht markieren, in Gmail, werden Sie 50 E-Mails sehen. Kopieren Sie, und gehen Sie dann in das Arbeitsblatt. Gehen Sie nicht in das Hauptarbeitsblatt denn was passiert, wenn Sie einfügen, wird ein totales Chaos sein, also haben wir gerade diese praktische kleine leere Registerkarte für Sie und einfügen. Jetzt haben Sie alle Ihre E-Mails an einem Ort. Wir werden Spalte E löschen, die leer ist, und jetzt werden wir nur diese zwei Spalten nehmen. Kopieren Sie erneut, gehen Sie in Ihr Arbeitsblatt und fügen Sie es ein. Jetzt haben Sie 50 E-Mails, die Sie durcharbeiten müssen , während Sie darüber nachdenken, wie Sie mit jedem einzelnen umgehen werden. Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie das aussehen wird. Nun, lassen Sie mich mit dem ersten beginnen. Ich kann nur sehen, wenn ich es ansehe, dass dies im Grunde eine Spam-E-Mail von jemandem ist, der versucht, mir Suchmaschinenoptimierungsdienste zu verkaufen. Ich möchte diese E-Mails nie in der Geschichte der Welt sehen, bitte lassen Sie sie verschwinden. Als Nächstes ist eine Gmail-Warnung, dass ich eine Anmeldung von einem nicht autorisierten Computer hatte. Es ist eine dieser Standard-E-Mails, die wie etwas aussieht, das ich nicht sehen möchte , und ich habe noch nie eine gesehen, die ich eigentlich sehen wollte, aber Junge, wenn sich jemand tatsächlich bei einem Computer angemeldet hatte , von dem ich nicht wusste, dass er auf meine E-Mail zugreift, würde ich wirklich sehen wollen. Also, das ist eigentlich eine ASAP-Nachricht für mich. Es ist etwas, was ich sehen möchte, wenn es reinkommt, für den Fall, dass jemand meine E-Mail gehackt hat. Goldstar, das ist ein gutes Beispiel. Ich benutze Goldstar, um mich über Ticketangebote in verschiedenen Städten zu informieren. Ich muss diese E-Mails nicht sehen, wenn sie hereinkommen, aber wenn ich für das Wochenende nach Seattle gehe, werde ich schauen und sehen wollen, was Goldstar bietet. Also, das ist eine, die ich vielleicht eines Tages sehen will oder vielleicht nicht. Also, ich werde das vielleicht eines Tages markieren, und Sie können sehen, wie ich mich nach unten in der Liste der E-Mails arbeite , dass viele von ihnen Dinge sind, die ich eigentlich nicht wirklich brauchen, um überhaupt zu sehen oder nicht in meinem Posteingang zu sehen. Aber hier sind ein Paar, das ich eigentlich sehen möchte. Das hier über dieses Tag der offenen Tür in einer Organisation, mit der ich arbeite. Ich möchte sehen, dass der Tag hereinkommt, aber es ist keine dringende Nachricht, die ich sehen muss, sobald er hereinkommt. Also, das ist eine heutige Nachricht. Endlich habe ich hier eine Nachricht über einen Lunchplan, und ja, absolut, ich werde das sehen wollen, sobald es reinkommt. Das gibt Ihnen also ein bisschen ein Gefühl für das, was Sie tun werden , während Sie die erste Spalte Ihres Arbeitsblatts durchlaufen, Dinge nur basierend darauf klassifizieren, wie wichtig sie sind. Es gibt also eine ziemlich direkte Beziehung zwischen dem, wann man etwas sehen will und wo man es landet. Bevor wir also beginnen, diese Spalte B mit den verschiedenen Ordnern oder alternativen Posteingängen auszufüllen , werden Sie Ihre E-Mail an weiterleiten, wird es viel einfacher sein, diesen Prozess durchzuschlagen, wenn Sie alle Zeilen für Ihre verschiedenen Nachrichten, und sortieren Sie dann Bereich nach Spalte A. Nun können Sie sehen, dass Ihre ASAPs zusammen sind, das heißt, wenn es etwas ist, das Sie so schnell wie möglich sehen müssen, kommt es zu Ihrem primären Posteingang. On Maybe Someday geht zu einem Referenzordner zu gehen. Die Nevers sind alles Dinge, die Sie entweder tatsächlich abbestellen oder an einen Abmeldeordner oder einfach nur Ihren Papierkorb senden möchten. In der Tat könnte das Ihre Regel sein, also rufen wir diese Abmelden/Absturz auf, und Heute bedeutet das, dass es in einen anderen Posteingang gehen muss. Also, ich werde wollen, dass dies zu meinem Endtags-Ordner geht. Nun, da ich weiß, wohin meine verschiedenen E-Mails gehen sollen, kann ich darüber nachdenken, ob es irgendwelche Schlüsselwörter oder andere Ideen gibt, die sie über das Erstellen von Regeln haben, die diese E-Mails magisch dahin bringen , wo ich sie will. Ich sehe hier nur einen Blick. Nun, ich weiß, dass ich E-Mails von Leuten von Hootsuite bekomme, von denen ich hören möchte, also möchte ich Hootsuite nicht herausfiltern. Aber ich kann sehen, dass ich E-Mails von Hootsuite und über „Ihr Bericht“ mit dem Satz „Ihr Bericht“ in der Betreffzeile bekomme . Also, ich werde nur dieses Muster hier notieren und das wird mir etwas geben , von dem ich arbeiten kann, wenn es an der Zeit ist, meine Mail-Regel zu erstellen. Haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie etwas in jeder dieser Zellen haben müssen? Werfen Sie einen Blick, während Sie durch diese Liste von Nachrichten blättern , die Sie jetzt entschieden haben, ein wenig anders zu lenken, und bemerken Sie alle Muster, notieren Sie sie. 9. Weitere Produktivitätskurse auf Skillshare: