Produktive Prioritätensetzung: Tools zum Aufbau deines Systems | Lernen mit Trello

1. Einführung: Hey, mein Name ist Brian Cervino. Ich bin der Produktmarketing-Manager bei Trello. Also, Trello ist ein visuelles Collaboration-Tool, das es jedem ermöglicht , Projekte mit jedermann zu organisieren, überall auf der Welt. An meinem Tag arbeite ich mit den Produktvertriebs- und Marketing-Teams zusammen, um neue Funktionen zu entwickeln und freizugeben. Im heutigen Kurs geht es um Produktivität und um sicherzustellen, dass Sie nicht nur das erledigen, was Sie tun müssen, sondern auch, was Sie tun möchten. Wir werden in die Tools eintauchen, die wirklich Ihren Tag für Tag verändern, Ihnen helfen, einen besseren Workflow zu erstellen, Ihnen helfen, bessere Routinen zusammenzuarbeiten und effektiver zu kommunizieren, damit nicht nur Sie immer mehr erledigt als du je zuvor getan hast, wirst du es mit mehr Erfolg erledigen. Also, diese Klasse ist für alle gedacht, die nicht nur die Philosophien lernen wollen , wie man produktiver sein kann, sondern auch jene Werkzeuge in Aktion sehen, aktuelle technologische Trends und Apps, die es tatsächlich machen einfacher, produktiver in Ihrem täglichen Leben zu sein. Ein starkes Produktivitätssystem ist nicht nur in meinem Arbeitsleben bei Trello wichtig, ob ich mit Content Management arbeite oder eine Marketingkampagne veröffentliche, sondern auch mein persönliches Leben, wenn ich mit Kunden an Musik arbeite oder ich Planung eines Urlaubs oder einer Party oder sogar nur die Organisation meiner Lieblingsrezepte. Lassen Sie uns beginnen, indem wir genau in das eintauchen, was Produktivität ist. 2. Was ist Produktivität: Also schätze ich, die $1 Million Frage hier ist, was ist Produktivität? Natürlich hast du gehört, dass es von so vielen Menschen in so vielerlei Hinsicht definiert wurde. Letztendlich geht es bei der Produktivität nicht darum, Dinge zu erledigen, sondern es geht darum, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Dinge im richtigen Zeitrahmen erfolgreich und effektiv erledigen . Das beginnt also damit, realistische Ziele zu setzen, diese Ziele in umsetzbare Aufgaben zu zerlegen, und das Ende von allem, sich zu fragen, habe ich etwas Sinnvolles in dem erreicht, was ich getan habe? Für mich persönlich bedeutet Produktivität, dass ich nur eine endliche Menge an Zeit, eine endliche Ressourcen. Aber ich habe viel mit meinem Leben zu tun. Ich habe viele Karriereambitionen. Ich habe eine Menge persönlicher Ambitionen. Ich arbeite ständig mit vielen Leuten zusammen, und ich möchte nur sicherstellen, dass ich durchsehe, was ich tun wollte. Ein gutes Produktivitätssystem in Ordnung und effektiven Workflow, den Sie genießen, ist großartig, nicht nur für die Arbeit, ob es sich um Projektmanagement oder die Gründung eines neuen Unternehmens oder die Einführung eines Nebenprojekts handelt, es ist auch wirklich großartig für Ihre persönlichen Leben. Vielleicht planen Sie nur eine Hochzeit oder planen eine Feiertagsparty. Produktiv zu sein bedeutet, dass Sie in der Lage sind, die ganze Zeit in Ihrem Leben besser zu verwalten und mehr zu erledigen. An dieser Stelle möchte ich Ihnen die Dinge zuwenden und Sie sich fragen, was wollen Sie erreichen? Wie würdest du gerne mehr Dinge in deinem Leben erledigen lassen? Welche Ziele möchten Sie mit der Festlegung beginnen, damit Sie alle Projekte erfüllen und erreichen können, für die Sie sich vorgenommen haben? Als nächstes tauchen wir tief in die Zielsetzung, Priorisierung von Aufgaben, um diese Ziele zu erreichen, und ein fachkundiges Zeitmanagement. 3. Ziele, Prioritäten und Ausführung: Also, die Frage ist, wie fangen wir an, produktiv zu sein? Das erste ist, dass wir die Ziele aufstellen wollen, die wir erreichen wollen. Ob Sie die Aufgaben bei der Erreichung dieses Ziels priorisieren, es Schritt für Schritt in umsetzbare Elemente aufteilen, und wir werden innerhalb einer festgelegten Zeitachse ausführen. Das erste, was wir tun wollen, ist uns zu fragen, was ist das Ziel, das wir erreichen wollen? Idealerweise ist dies die Sache, die wir wirklich leidenschaftlich sind, etwas, das wir jeden Morgen angehen wollen, etwas, das wir wissen und uns interessieren. Also, wir werden damit beginnen, zu visualisieren, was dieses Ziel ist und die Ziellinie. Von dort aus werden wir es wieder brechen und alle Aufgaben und Schritte in Betracht ziehen, um dieses Ziel zu erreichen. Daher geht es nicht nur darum, einen effektiven Plan zu erstellen, was ich täglich tun möchte, sondern auch um das, was ich auf lange Sicht sein möchte. Also, schreiben Sie jeden Schritt auf dem Weg und schreiben Sie auch das große Ganze auf. Beziehe dich jeden Tag darauf, damit es ein Teil deines unbewussten Gedankens wird. Dies wird dazu beitragen, Ihr Vertrauen zu verbessern, dass Sie dieses Ziel erreichen können und Ihnen dabei helfen, Aufgaben effektiver zu erledigen. Wenn Sie ein Ziel setzen und Sie beginnen, an den Aufgaben zu arbeiten, um dieses Ziel zu erreichen, ist es oft, dass Sie die Perspektive verlieren und nicht mehr verstehen, warum von dem, was Sie zu erreichen versuchen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich Zeit nehmen, um zurück zu treten und zu reflektieren, und verstehen Sie, dass einmal erlaubt eine banale Aufgabe ist ein Teil eines größeren Projekts, das viel Erfüllung in Ihr Leben bringen wird. Eine andere Sache zu erkennen ist, dass das Erreichen Ihrer Ziele oft eine Zusammenarbeit mit anderen erfordert. Je früher Sie Ihre Stärken und Schwächen erkennen, wird es einfacher sein, die Aufgaben dessen, was Sie vielleicht nicht erreichen, an andere zu delegieren , um Ihre größere Vision zu erfüllen. Es ist auch immer wichtig, sich ständig zu verbessern. Dies bedeutet nicht nur, die Schritte zu verbessern, die nötig sind, um Ihr Ziel, Ihr Produktivitätssystem oder auch nur Sie selbst zu erreichen. Indem wir nicht nur wissen, warum Sie dieses Ziel erreichen wollen, wird es uns helfen, den Prozess auf dem Weg zu verbessern, nicht nur zu diesem Punkt zu kommen, sondern vielleicht sogar dieses Ziel zu übertreffen und es noch besser zu tun, als wir es jemals gemacht haben. Lassen Sie uns einen Moment Zeit nehmen und ich möchte, dass Sie ein Ziel notieren, das Sie erreichen möchten. Das könnte professionell oder persönlich sein. Als Nächstes werden wir darüber sprechen, wie wir das in Aufgaben aufteilen und diese Aufgaben priorisieren können. Später in der Klasse werde ich durchlaufen, wie ich die Aufgaben aufschlüsseln werde, um mein persönliches Ziel zu erreichen, nämlich ein Café zu eröffnen. 4. Wie man richtig priorisiert: Also, was bedeutet es, zu priorisieren? Priorisierung bedeutet, einen zielgerichteten Pfad zu haben. Es geht darum zu verstehen, was Sie tun möchten, die Aufgaben zu verstehen, die nötig sind, um dorthin zu gelangen, diese Aufgaben in umsetzbare Schritte unterteilen zu können und sicherzustellen, dass Sie alle anderen Dinge delegieren, die im Weg stehen. Leider scheitern viele Systeme, wenn es um Priorisierung und Produktivität geht. Ein Grund dafür ist, dass wir oft nicht verstehen, warum hinter dem, was wir tun, aber Produktivitätssysteme und Priorisierung scheitern oft aufgrund des Individuums. Ein großer Grund hier ist Angst. Angst ist oft ein Grund dafür, dass wir nicht in der Lage sind, richtig zu priorisieren und Aufgaben zu erfüllen. Angst kann uns in einer Schleife des Selbstzweifels halten, was die Produktivität behindert. Wenn wir also unseren Ängsten gegenüberstehen, ist es viel einfacher, vorwärts zu gehen und mehr zu erreichen. Ein weiterer Grund, warum viele Produktivitätssysteme ausfallen, ist, weil wir oft zu viel auf unseren Platten haben, wir haben To-Do-Listen, die viel zu lang sind. Schauen wir uns also ein paar Techniken an, mit denen Sie priorisieren können, was Sie tun müssen , und stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgaben erledigen, die die meisten Auswirkungen haben werden. Eine Technik besteht darin, die 80/20-Regel anzuwenden, wenn Sie die Aufgaben planen. Die 80/20-Regel besagt, dass 20 Prozent Ihrer Vorgänge wahrscheinlich 80 Prozent der Auswirkungen haben werden. Indem Sie diese Aufgaben zuerst adressieren und sie priorisieren, können Sie andere Aufgaben, die möglicherweise nicht so wirkungsvoll sind, auf der Strecke fallen lassen oder Sie können sie einer anderen Person zuweisen. Also, eine Möglichkeit, über die 80/20-Regel in meinem Leben nachzudenken ist, dass Sie nicht nur so viel Zeit und Energie haben. Also, wenn ich zwei Aufgaben habe, sagen wir, eine ist es, ein Video zu machen, das vielleicht 100 Leute erreichen wird im Vergleich zu einem gut konstruierten Newsletter, der Millionen von Menschen erreichen könnte, was wird die größte Wirkung haben? Für mich wird es sein, diesen Newsletter zu basteln und ein wenig mehr Zeit und Mühe dafür zu verbringen, denn ich weiß, dass das ein viel größeres Publikum haben und es wird wertvoller sein, meine Zeit zu nutzen. Sie haben vielleicht auch von der 80/20-Regel gehört, wenn es um Verkäufe in der Geschäftswelt geht, da 80 Prozent Ihrer Gewinne von 20 Prozent Ihrer Kunden kommen. Sie möchten also Ihre Zeit damit verbringen, die 20 Prozent Ihrer Kundenzu pflegen die 20 Prozent Ihrer Kunden , die die meisten Gewinne für Ihr Unternehmen erzielen werden. Sie sollten an Ihre Aufgaben und Priorisierung von Aufgaben auf diese Weise denken, weil viele Aufgaben oft abnehmende Renditen haben. Also sollten Sie Ihre Zeit mit Bedacht auf die 20 Prozent der Aufgaben konzentrieren , die den größten Einfluss auf das haben, was Sie tun wollen. Es gibt also viele Priorisierungsmethoden. Einer meiner Favoriten ist eigentlich die Fünf-Regel, die von einem unserer Gründer, Joel Spolsky, entwickelt wurde. Das Konzept dahinter ist, dass Sie nie mehr als fünf Dinge gleichzeitig in Ihrer To-Do-Liste haben. Es sollte zwei Aufgaben geben, an denen wir gerade arbeiten, zwei Aufgaben, an denen wir als nächstes arbeiten wollen, und eine Aufgabe, an der die Leute von uns erwarten, dass wir arbeiten, wir planen eigentlich nicht daran zu arbeiten. Obwohl das kontraintuitiv erscheinen mag, ist die Idee dahinter, ehrlich zu sein, was wir vielleicht nicht tun, sondern auch ehrlich zu unseren Teamkollegen zu sein. Dies ermöglicht es auch einfacher, Aufgaben an andere Personen zu delegieren , die möglicherweise in der Lage sind, diese Aufgabe zu übernehmen , zu der Sie gerade nicht gelangen. Daher ist es wirklich wichtig, nur zwei Dinge gleichzeitig zu priorisieren und daran zu arbeiten , weil es unsere begrenzten mentalen Ressourcen gut nutzt. Es verhindert auch, dass wir zu viel Angst davor bekommen, zu viel zu tun. Auch wenn wir zu viele Artikel auf unseren To-Do-Listen haben, dann springen wir ständig hin und her und wir haben Kontakt wechseln, was uns im Wesentlichen weniger effektiv und weniger produktiv macht. Also, jetzt, wo wir tatsächlich eine überschaubare To-Do-Liste haben , dann sind wir nicht überwältigt mit Angst von zu viel zu tun, lassen Sie uns tatsächlich in, wie wir bessere Zeit schaffen können, um diese Aufgaben zu erledigen. 5. Zeitmanagement: Die erste Technik, die viele Menschen wirklich nützlich finden, heißt Pomodoro Technique, und was das bedeutet, ist, dass Sie 25 Minuten ununterbrochenen Fokus blockieren. Obwohl das einfach scheint, ist es eigentlich viel schwieriger, als Sie denken. Seien Sie vernünftig mit sich selbst und versuchen Sie, mit nur einem Block pro Tag von 25 Minuten ununterbrochenen Fokus zu beginnen . Das bedeutet, Kopf nach unten, wählen Sie eine Aufgabe, die in 25 Minuten erledigt werden kann, und arbeiten Sie langsam an dieser Aufgabe lassen Sie nichts anderes von außen kriechen. Wenn Sie das tun können, erweitern Sie sich langsam auf mehr und mehr Pomodoro Sitzungen von 25 Blöcken. Die nächste Technik heißt Timeboxing und im Grunde wissen wir alle das zu gut, dass es viel zu einfach ist, in eine 60, 80 Stunden Arbeitswoche zu fallen , weil es immer nur so viel zu erledigen gibt , aber Timeboxing setzt Grenzen. Darin steht: „Ich werde nur 35 oder 40 Stunden die Woche arbeiten, und ich werde meine Aufgaben in dieser Zeit erledigen.“ Indem Sie innerhalb dieses Zeitrahmens arbeiten, werden Sie effektiver sein, weil Sie dazu getrieben sind , und auch Sie werden sich nicht überdehnen, indem Sie eine 80-Stunden-Woche arbeiten, wo Sie einfach zu müde werden und untergeordnete Arbeit zu tun. Eine weitere wichtige Technik ist es, den ultradianen Rhythmus Ihres Körpers zu folgen. Der ultradiane Rhythmus besteht aus 90 bis 120 Minuten Zyklen, in denen Sie maximaler Produktivität, gefolgt von 20-minütigen Lullen. Was Sie tun möchten, ist, sich auf Ihre schwierigsten Aufgaben während Ihrer produktivsten Zyklen zu konzentrieren und dann auf die weniger schwierigen, weniger geistig intensiven Aufgaben während dieser 20-minütigen Lullen. Also, die nächste Frage ist, wie finden wir unseren ultradianen Rhythmus? Also, was Sie tun möchten, ist loggen und punkten auf einer Skala von 1-10 Ihre Konzentration, Energie und Motivation für jede Wachstunde, jeden Tag für drei Wochen. Nach drei Wochen können Sie Ihre Protokolle überprüfen und Trends in Ihren Bewertungen feststellen, die es Ihnen ermöglichen, an produktivsten Stunden und Ihren produktivsten Tagen teilzunehmen. Dies sind vor den Tagen, an denen Sie sich auf Ihre härtesten Aufgaben konzentrieren sollten. Es ist auch gut, ein Tagebuch zu führen, wenn Sie sich am energievollsten und produktivsten fühlen und Notizen über alle Umstände machen, die diesen Tag beeinflusst haben könnten. Zum Beispiel, vielleicht hatten Sie eine Erkältung oder vielleicht fühlten Sie sich lethargisch nach dem Essen zum Mittagessen oder vielleicht fühlten Sie einen Vorteil nach einer Kaffeepause am Nachmittag. All diese Dinge können Ihnen helfen, sich wieder auf Ihre produktivsten Stunden und Zeiten einzusuchen, um zu arbeiten. Nehmen Sie am Ende all diese Erkenntnisse, um herauszufinden, wann Sie am produktivsten sind. Dies ist möglicherweise nicht neun bis fünf Zeitplan. Vielleicht findest du heraus, dass du eigentlich eine kreative Nachteule bist. Das Wichtigste ist, dass Sie arbeiten, wenn Sie am besten arbeiten und Sie nicht Ihre Zeit verschwenden, damit Sie den Rest Ihrer Zeit verbringen können, an anderen Dingen in Ihrem Leben zu arbeiten. Wenn Sie versuchen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, ist es immer wichtig zu wissen, dass Sie nicht zu hart für sich selbst sein sollten. Du musst verzeihen. Nicht alle Stunden sind gleich. Sie haben vielleicht eine erstaunliche produktive Stunde in einem Moment und die nächste könnte ein Blindgänger sein. Aber wenn Sie hart zu sich selbst sind und sich schuldig fühlen wegen dieser Blindstunde, bedeutet das nur, dass Sie den Mangel an Produktivität in die nächste Stunde übernehmen werden. Verstehen Sie, dass Sie produktive Momente und weniger produktive Momente haben und nutzen Sie die produktiven Momente, um so viel wie möglich zu erledigen. Ein wichtiger Tipp von Produktivitätsprofi Jess Martin ist es, Margen zu schaffen, und das bedeutet, dass Sie keinen so starren Zeitplan erstellen, dass produktive Momente nicht in die nächsten fließen lassen können. Indem Sie einen zu starren Zeitplan haben, werden Sie sofort Burnout erstellen, weil Sie nicht für Pausen zulassen oder Sie werden nicht zulassen, dass kreatives Denken bis zu seinem natürlichen Ende weitergeht . Ich bin sicher, Sie haben es immer wieder gehört, aber ehrlich gesagt, eine Work-Life-Balance zu schaffen, ist der Schlüssel. 80 Stunden pro Woche zu arbeiten, wird Sie ausbrennen. Sie müssen sich von der Arbeit entfernen und Ihr Gehirn aufladen lassen. Machen Sie eine kreative Aktivität, gehen Sie spazieren, trainieren Sie, das sind Möglichkeiten, wie Sie zu Ihrer Arbeit und Ihren Aufgaben zurückkehren können, auffüllen und aufladen und sich ihnen mit einem neuen Blickwinkel nähern können. Eine weitere gute Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu priorisieren, besteht darin, Kalendererinnerungen einzurichten , die dabei helfen, große Aufgaben in kleinere Aufgaben aufzuteilen. Die Kalendererinnerungen halten Sie im Fokus und helfen Ihnen, Ihre Zeit besser zu verwalten. Also, ich weiß, das sind viele Tipps und Techniken, um Zeit zu verwalten. Letztendlich müssen Sie ein System entwickeln, das am besten für Sie funktioniert. Probieren Sie Dinge aus, sehen Sie, was funktioniert, was nicht. Für mich liebe ich eine Mischung aus den Pomodoro Heads-down 25-minütigen Blöcken, um Aufgaben zu erledigen und ich liebe auch wirklich Timeboxing, um sicherzustellen , dass ich meine Arbeit auf bestimmte Bereiche meines Lebens begrenzen, aber immer noch Zeit habe, mein Gehirn wieder aufzuladen und zu meinem Aufgaben mit einer frischen Perspektive, einer frischen Energie und einer frischen Denkweise. Lassen Sie uns nun in einige der Tools eintauchen, die Ihnen helfen werden, Ihre Aufgaben zu priorisieren und Ihre Zeit zu verwalten und Dinge zu erledigen. 6. Dein Toolkit: Es gibt viele Tools, die Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern, mehr zu erledigen und mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. In dieser Lektion zeige ich Ihnen einige meiner Lieblingstools und erkläre, warum sie so effektiv sind. Natürlich ist eines dieser Werkzeuge Trello. mich gibt es im Grunde nichts Befriedigenderes, als eine Liste von Checklisten-Elementen zu haben , die ich ausführen muss, und jedes durchkreuzen muss, wenn ich das beende. Jetzt, ob Sie Kleber, Stift und Papier, die für mich liebe ich das taktile Gefühl oder eine App, um dies zu erreichen. Aufschlüsselung dieser Elemente in überschaubare Aufgaben, die wir abschneiden können, hilft uns, nicht zu überlastet mit der Arbeit zu fühlen. Außerdem haben wir kleinere umsetzbare Aufgaben, bedeutet, dass wir in einem Tag mehr erledigen und mehr Dinge aus unseren Listen kreuzen, die tatsächlich Dopamin im Gehirn freigesetzt. Dopamin gibt uns nicht nur dieses Gefühl von Zufriedenheit und Euphorie, sondern motiviert uns dann tatsächlich, mehr zu erreichen. Ein weiteres Beispiel für ein zu verwendendes Medium kommt mit Teambesprechungen. Wie eine Checkliste, die strukturiert, was Sie von Tag zu Tag oder Woche zu Woche tun werden, sollte eine Besprechungsagenda mit einer strukturierten Liste von Themen definiert werden , die während dieses Meetings getroffen werden sollen. Jedes Treffen sollte eine Liste darüber haben, was besprochen werden soll und wer die Diskussion zu diesem Thema leitet. Das Definieren der zu behandelnden Themen bedeutet, dass das Treffen endgültig beendet wird. Wenn alle Themen diskutiert wurden, wird niemand Zeit verschwendet, weil es keine Agenda gibt. Obwohl dies nur eine Liste auf einem Blatt Papier oder auf einem Whiteboard oder sogar ein gemeinsames Dokument sein könnte , finden wir es am effektivsten, ein Trello-Board zu verwenden. Also erstellen wir in Trello eine Liste für alles, was wir während des nächsten Treffens besprechen möchten. Wir beginnen mit einem Meeting-Leiter, der durchlaufen wird und das Meeting fließt. Jeder erstellt eine Karte auf der Liste für einen Gegenstand, den er besprechen möchte, und fügt sich dieser Karte hinzu. Personen, die ein Thema während einer Besprechung besprechen möchten, können weitere Informationen zu Karten hinzufügen und den Mitgliedern des Teams weitere Informationen und Kontakte zur Verfügung stellen. Da Themen behandelt werden, können sie aus der Liste entfernt werden, und sobald keine Karten mehr auf der Liste sind, wissen wir, dass das Treffen abgeschlossen ist. Natürlich, wenn es darum geht, To-Do-Listenelemente fertig zu werden, bedeutet das, dass Sie sich konzentrieren müssen. Fokussierung ist der Schlüssel zur Produktivität. Ein wirklich großartiges Tool ist OneTab. Was OneTab tut, ist es nimmt alle geöffneten Registerkarten, die Sie in Ihrem Browser haben , und kombiniert sie in einer Liste auf einer Registerkarte. Dies ist wirklich wichtig, weil durch die Ablenkungen von all diesen Registerkarten geöffnet, bedeutet, dass Sie ständig nach oben diese Registerkarten denken über andere Dinge, die erledigt werden müssen und sich nicht auf die Aufgabe konzentrieren. Indem Sie alle geöffneten Browser-Tabs in einer Liste verkleinern , konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe, die Sie tun müssen, ohne die ständige Erinnerung an alle anderen Aufgaben, die als nächstes kommen. Drei weitere wirklich coole Werkzeuge sind Flipboard, Moment und Offtime. Dies sind großartige Möglichkeiten, Ablenkungen auf Ihrem Telefon und in Ihrem Browser zum Schweigen zu bringen und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Informationen in Ihrem Leben verpassen. Natürlich weiß ich, dass es eine Menge zu nehmen gibt, deshalb werden diese alle verfügbar sein. Die Links zu diesen Tools und mehr finden Sie im Abschnitt Klassenressourcen. Wenn es um Sie im Moment, Teamkommunikation und Brainstorming-Sitzungen geht, benutze ich gerne Slack. Slack ist ein wirklich großartiges, weil es mir erlaubt, im Moment mit meinem global verteilten Team zu kommunizieren . Egal wo sich jemand befindet, wir können eine flüssige Unterhaltung führen und wir können umsetzbare Elemente erstellen und Aufgaben und Projekte, an denen wir arbeiten, durchgehen und diese Projekte und Aufgaben dann in ein Projektmanagement-Tool wie Trello verschieben . Wenn es um effektives Projektmanagement geht, produktiv mit meinem Team zu bleiben und zusammenzuarbeiten und Dinge zu erledigen, benutze ich gerne Trello. Das Tolle an einem Tool wie Trello ist, dass es mir erlaubt, eine visuelle Perspektive auf mein Projekt zu bekommen und auf einen Blick zu sehen, an welchen Aufgaben gearbeitet werden, wer welche Aufgabe ausarbeitet und den Status, wo sich jede Aufgabe in meiner Pipeline befindet . In diesem Beispiel hier betrachten wir die Entwicklung einer App namens Barker, die ein soziales Netzwerk für Hunde ist. Wie Sie sehen können, kann ich sehen, welche Funktionen wir erstellen möchten, was gerade in der Entwicklung ist, die Fristen für die Entwicklung dieser Funktionen und wer was tut. Wir haben auch das, was entwickelt wird, was getestet wird und was tatsächlich veröffentlicht wurde. Wir können auch alle Recherchen verfolgen, die wir gemacht haben, und wirklich nur wenn ich auf dieses Board schaue, kenne ich den Status und den Zustand jeder einzelnen Aufgabe, an der mein Team gearbeitet wird. Ein weiteres großartiges Werkzeug, vor allem für diejenigen, die mit Kunden arbeiten, ist Harvest. Ernte ermöglicht es Ihnen, die Zeit zu verfolgen und zu verfolgen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe verbringen. Was wirklich cool ist, ist, dass Sie es als Produktivitäts-Hack verwenden können. Denn wenn Sie Aufgaben, die Sie regelmäßig wiederholen und die Zeit im Auge behalten, können Sie sehen, ob Sie mehr Zeit oder weniger Zeit verbringen, als Sie sollten, und vielleicht in der Lage sein, zu überdenken, wie Sie die Aufgabe effektiver zu erledigen basierend auf der Zeit, die es in Anspruch nimmt. Natürlich ist es bei all diesen Tools für die persönliche und Teamproduktivität wichtig, einen Workflow so einzurichten, dass diese Tools zusammenarbeiten, damit Sie maximieren können, wie Sie die Dinge mit sich selbst und mit Ihrem Team erledigen. Im Wesentlichen ist es wichtig zu überlegen, welche Werkzeuge für die Kommunikation bestimmter Dinge am effektivsten sind. Wenn es im Moment ist, möchten Sie vielleicht in einer App wie Slack sein. Wenn es sich eher um eine langfristige Projektplanung handelt, sollten Sie Trello verwenden, um diese Vorgänge aufzuschlüsseln , da sie einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen werden. Es ist auch für Ihren Tag, vielleicht möchten Sie eine Checkliste haben gehen. All diese Tools können zusammenarbeiten, um Dinge zu erledigen. Daher ist es wirklich wichtig, Erwartungen zu setzen, wie Sie kommunizieren möchten und wie Sie mit anderen innerhalb dieser Apps kommunizieren können, damit Sie einen produktiven Arbeitstag aufrechterhalten. Sie sind in der Lage, Dinge auf einer persönlichen Ebene zu erledigen , aber auch Dinge mit Ihrem Team zu erledigen. Dies könnte die Leute in Slack wissen lassen, dass Sie in den „Nicht stören“ -Modus gehen , so dass Sie mehr erledigen und Kopf nach unten auf eine Aufgabe gehen können. Es bedeutet auch, dass Menschen wissen lassen, dass Sie Apps verwenden, um Telefonbenachrichtigungen zum Schweigen zu bringen, falls jemand erwartet, Sie auf dieser Ebene zu erreichen. Mit Tools wie Trello ist es wirklich nützlich, Fälligkeitsdaten auf Karten festzulegen , die Sie Erwartungen für eine Aufgabe verwalten können, wenn Sie fertig sind. Es ist auch toll, in der Lage zu sein, mit Menschen einchecken zu können, indem Sie Dinge wie ATMentions verwenden und Personen Karten zuweisen , so dass Sie Personen bei Bedarf pingen können und sicherstellen können, dass die Person, die einer Aufgabe zugewiesen ist, an einer Aufgabe arbeitet. Indem Sie eine Reihe von Tools haben, um als Team zusammenzuarbeiten und effektiv zu kommunizieren und einen Fokus aufzubauen und als Einzelperson produktiv zu sein, bedeutet, dass Sie nicht in Silos arbeiten werden, um Ihre Bemühungen zu verdoppeln, was letztendlich bedeutet Sie werden ein produktiveres und erfolgreiches Unternehmen haben. 7. Produktivität mit Trello: Inzwischen haben wir gelernt, wie wir unsere Ziele setzen, unsere Aufgaben priorisieren und die Zeit effektiv verwalten können. Wir haben auch eine Menge Werkzeuge, die uns helfen, produktiver in unserem täglichen Arbeitsalltag zu sein , und einige Tipps und Techniken, um diese Produktivität zu erhalten. Im Moment möchte ich das ganz mitbringen und Ihnen zeigen, wie wir eines unserer Ziele erreichen können, was für mich ist, ein Geschäft zu gründen, ein Café mit Trello. Nun, viele der Konzepte hier können mit jedem Werkzeug Ihrer Wahl verwendet werden, aber ich werde Ihnen zeigen, wie wir das in Trello tun können. Also, wie ich schon sagte, mein Ziel ist es, ein Café zu gründen. Also, was ich tun werde, ist mit der Schaffung eines Trello-Boards beginnen, um dieses Ziel zu erreichen. Ich werde mein Trello Brett nach meinem Ziel oder Projekt benennen. Also, ich werde diesen Start ein Business-Café nennen. Also, was wir hier haben, ist ein leeres Trello Board. Dies ist im Wesentlichen eine leere Leinwand , auf der wir unsere Aufgaben auslegen können, die wir tun müssen, um unser Ziel zu erreichen. Also werde ich damit beginnen, Listen zu erstellen, und Listen werden den Workflow erstellen, den unsere Aufgabe durchlaufen wird. Ich werde ein paar Dinge zu recherchieren haben, ich werde auch einige Aufgaben haben, die ich tun muss, ich möchte sehen, wann diese Aufgaben mit der Dooing-Liste bearbeitet werden, und ich möchte sehen, wann diese Aufgaben erledigt werden. Jetzt, da ich meine Liste meines Workflows habe, möchte ich tatsächlich einige Karten erstellen. Karten sind die grundlegende Einheit eines Trello-Boards, und sie können Aufgaben symbolisieren oder Informationen speichern, auf die ich später zugreifen möchte. Also werde ich ein paar Karten zu meinem Board hinzufügen für das, was ich recherchieren möchte. Das sind Finanzierung, Investoren und Crowdsourcing für mein Geschäft. Wenn Sie bereits eine Liste von Aufgaben erstellt haben, die Sie in einer Tabelle oder in einem Google-Doc ausführen möchten,können Sie diese Aufgabenliste natürlich eine Liste von Aufgaben erstellt haben, die Sie in einer Tabelle oder in einem Google-Doc ausführen möchten, einfach in Trello importieren. Also, was Sie tun möchten, ist einfach Ihre Liste von Ihrer anderen App markieren und diese in eine neue Trello-Karte einfügen, und dann von dort aus können Sie diese in einzelne Aufgaben aufteilen. Also, wie Sie hier sehen können, habe ich 20 Aufgaben eingerichtet, die ich erledigen muss, um mein Café zu starten. Wie ich bereits erwähnt habe, ist dies wahrscheinlich viel mehr als fünf Dinge zu tun. Also, was ich tun werde, ist, mit einigen Leuten zusammenzuarbeiten und einige Profis zu bringen , die mir helfen, mein Café zu starten. Also, ich werde ein paar Zahlen zu meinem Board hinzufügen. Ich werde auf Mitglieder hinzufügen klicken und ich werde einige Leute zu meinem Vorstand hinzufügen , mit denen ich an diesem Projekt zusammenarbeiten kann. Nun, da ich meine Mitglieder zu meinem Vorstand hinzugefügt habe, werde ich damit beginnen, ihnen die Aufgaben zu delegieren. Also, ich werde nur ein Mitglied über ziehen , um es hinzuzufügen und zu unterzeichnen, um sie dieser Aufgabe zuzuweisen. Das Tolle an Trello ist, dass jeder, der einer Aufgabe zugewiesen ist , eine Benachrichtigung in Trello und per E-Mail erhält. Auf diese Weise wissen sie, in das Trello Board zu springen und zu sehen, welche Aufgabe ihnen zugewiesen wurde, damit sie sofort mit der Arbeit beginnen können. Natürlich können einige Aufgaben komplexer sein als andere, sodass Sie diesen Aufgaben immer beliebig viele Personen zuweisen können. Einen Businessplan zu schreiben, braucht ein paar Leute und ich werde mein juristisches Team brauchen, um es zu integrieren. Also, ich werde drei Leute zu dieser Aufgabe zuweisen. Es gibt keine Begrenzung. Wir möchten sicherstellen, dass die Anzahl der Personen, die einer Aufgabe zugeordnet sind, die dauert, um diese Aufgabe in der angemessenen Menge an Zeit zu erledigen, die wir festgelegt haben, um diese Aufgabe zu erfüllen. Also, jetzt, wie Sie sehen können, hatten wir ursprünglich eine Menge Dinge zu tun, die überwältigend gewesen wären, aber jetzt sind all diese Aufgaben in überschaubare Stücke aufgeteilt, die jede Person in meinem Team übernehmen und beenden kann. Dies wird uns langsam dazu bringen, unser Café zu bauen und unser Café zu starten und zu öffnen. Also, als nächstes möchte ich einige Fristen für diese Aufgaben festlegen und indem ich das tue, werde ich der Karte ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Ich kann also auf eine Karte klicken, um eine Karte zu öffnen. Wie Sie sehen können, gibt es eine Menge mehr Informationen, die entweder auf der Karte in der Kartenbeschreibung oder in einem Kommentar hinzugefügt werden können und es gibt viele Aktionen, die wir ergreifen können. Also, was werde tun, ist, ich werde auf Fälligkeitsdatum klicken, und ich werde ein Fälligkeitsdatum für den 29. Juli festlegen und speichern Sie das auf dieser Karte. Auf diese Weise werden meine Teamkollegen Marqeus und Priscilla wissen, dass wir bis zum 29. Juli diesen Businessplan verfassen und bereit haben müssen, damit unsere Investoren sehen können. Da einige dieser Aufgaben etwas komplexer sind, möchte ich sie in einzelne Schritte aufteilen. Zum Beispiel, eine Website zu erstellen. Das Erstellen einer Website ist nicht etwas, das an einem Tag erledigt wird. Daran sind viele Teilaufgaben beteiligt. Also werde ich eine Checkliste auf der Karte erstellen, und ich kann die Schritte unterbrechen, die wir unternehmen müssen, um eine Website zu erstellen. Also, wir werden ein Mockup-Wireframe machen. Wir werden ein paar Entwürfe machen. Wir werden es entwickeln, und wir werden es starten, an dem meine Teamkollegen jetzt arbeiten können und sich überwältigt fühlen werden, indem sie einfach nur eine Website in einem Zug erstellen müssen. Sie können Schritt für Schritt die Checkliste durchlaufen und alle Aufgaben erledigen, die notwendig sind, um diese Website auf den Markt zu bringen. Wenn sie Checklistenelemente abschließen, können sie sie abchecken, und wie wir sehen, gibt es einen Fortschrittsbalken, der zeigt, wie nah wir an der Fertigstellung dieser Aufgabe sind. Wir sind alle fertig. Diese Bar ist grün und jeder wird wirklich glücklich sein, dass die Website bereit ist zu starten. Bisher haben wir uns zum Ziel gesetzt, ein Café zu eröffnen und es in ein Trello Board zu bauen. Wir haben alle Aufgaben und Schritte in Trello-Karten aufgeteilt, wir haben diese Aufgaben an das Team delegiert. Ich habe gezeigt, wie Sie den Karten Fälligkeitsdaten zuweisen können, um zu priorisieren, wann diese Aufgaben abgeschlossen werden sollen, und wir haben Checklisten zu Karten hinzugefügt, um diese großen Aufgaben in kleinere verwaltbare Aufgaben aufzuteilen . Jetzt fangen wir an, diese Aufgaben in Bewegung zu setzen. Wie Sie sehen können, bewegen sich Aufgaben jetzt von zu tun, zu tun, zu erledigen. Ich kann eine Karte in der Liste „Fertig“ öffnen und sehen, dass alle Elemente ausgecheckt wurden. Ich kann auch eine Karte in meiner Liste öffnen, wie zum Beispiel die Satzung erstellen, und ich kann sehen, dass die Satzung, an der gearbeitet wird, an dieser Karte angehängt wurde und ich kann leicht in sie springen und mir die Statuten ansehen. Ich kann @ erwähnt, mein Vorstandsmitglied, der dieser Aufgabe Andre zugeordnet ist und fragen, wie kommen die Dinge zusammen, um einzuchecken. Auf diese Weise können wir in Echtzeit kommunizieren und ich kann Feedback bekommen, um zu sehen, ob er Hilfe braucht, ob es irgendwelche Hindernisse gibt, ob die Dinge voranschreiten, und wir hoffen, diesen Termin am 18. Juli zu erreichen. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass ich einige Etiketten auf diese Karten angebracht habe. Diese Labels sind für verschiedene Teams gedacht, die in verschiedenen Aufgaben wie Rechts-, Marketing-, Finanz- und Betriebsabläufe arbeiten. Was wirklich toll ist, ist, dass ich jetzt auf einen Blick auf mein Board schauen und sicherstellen kann, dass keine Teams mit Arbeit überwältigt sind oder dass sie im Moment entweder zu viel auf dem Teller haben. Dies ist nur eine andere Möglichkeit, nicht nur zu visualisieren, was Mitglieder welche Aufgaben tun, sondern welche Teams welche Aufgaben erledigen. So kann ich mir einen Überblick darüber verschaffen, wer was tut und welche Abteilungen tun, was wir tun, um unsere Ziele zu erreichen und diese Aufgaben zu erledigen. Ein weiteres großartiges Feature von Trello, ist, dass Sie nicht nur sehen können, wenn Karten in ihren verschiedenen Listen Zustände von wie zu tun, tun , getan oder auf ihrem Weg durch Ihre Pipeline bis zur Fertigstellung, aber Sie können auch Karten mit Fälligkeitsdaten auf sie in einer Kalenderansicht. Wenn ich die Dinge in einer Kalenderansicht betrachte, erhalte ich eine andere Perspektive, ob ich meine Fristen einhalten werde oder nicht. Heute ist der 15. und ich kann mir die kommenden Wochen ansehen und sehen, welche Karten erfüllt werden müssen. Zum Beispiel weiß ich vielleicht, dass ich dieses Ziel nicht erreichen werde und wir einen weiteren Tag für dieses Projekt geben müssen, also werde ich es in meinem Kalender überlegen und das Fälligkeitsdatum auf dieser Karte auf den 19. Wie ich bereits erwähnt habe, ist es wirklich wichtig, die Aufgaben zu priorisieren. Eine Sache mit Trello ist, dass Sie Karten auf eine Liste ziehen können, um sie zu priorisieren. Also, was immer ich brauche, um zuerst an den Anfang der Liste zu gehen, mein Team wird wissen, dass die wichtigsten Aufgaben sind, die wir zuerst erledigen müssen , und dann können sie diese Aufgaben übernehmen und sie in die Arbeit an diesen Aufgaben bringen. Ein weiteres Schlüsselkonzept als Manager oder CEO oder Teamleiter ist nur dafür zu sorgen, dass niemand zu viel auf dem Teller hat. Also, was ich tun kann, ist tatsächlich kann ich einfach mein Board filtern und sehen, wer welchen Aufgaben zugeordnet ist und schnell sehen, wie viele Aufgaben sie haben. Also, das ist eine gute Möglichkeit, zu sehen, wer eine Menge auf dem Teller haben könnte und wer könnte etwas Bandbreite haben, um mehr Dinge erledigen zu können. Wie Sie sehen können, Amy nur als eine Karte, die sie gerade macht, aber Andre hat etwa drei Aufgaben, die er tut. Also, was ich tun kann, ist, dass ich Amy einer von Andres Aufgaben zuweisen kann, Andre von dieser Karte entfernen und aufhellen kann, ist ein bisschen zu laden. Wie ich bereits erwähnt habe, sind Etiketten eine gute Möglichkeit, mehr visuelle Daten zu einer Platine hinzuzufügen. Was wirklich cool ist, ist, sagen wir, unser Operationsteam hat ein Meeting, mit der Filterfunktion können sie leicht sehen, wo die Operationskarten sind und sie könnten sehen, was zu tun, zu tun und zu erledigen ist. Hier sehen wir, dass Operationen viel zu tun haben und sie nicht viel getan haben. Vielleicht können wir damit umgehen, was die Straßensperren sind, vielleicht müssen wir mehr Mitarbeiter einstellen, oder vielleicht ist das Team nicht so produktiv, weil jemand krank war oder so. Also, lassen Sie mich einarbeiten und vielleicht, welche Aufgaben nicht erledigt werden und was erledigt wird, und sicherstellen, dass mein Team effizient und produktiv ist und dass wir immer die Dinge mitbewegen, um unser Ziel zu erreichen. Wie Sie sehen können, verwenden wir Trello, um einige dieser Produktivitäts- und Kollaborationstipps und Techniken zu implementieren, die bereits erwähnt wurden. Wir haben unser Ziel gesetzt, wir haben die Aufgaben festgelegt, die erforderlich sind, um dieses Ziel zu erreichen , wir haben diese Aufgaben zugewiesen und delegiert , Fristen für diese Aufgaben festgelegt und wir haben diese Aufgaben von zu erledigen, zu tun, um das Ziel der Eröffnung unseres Cafés zu erreichen. 8. Schlussbemerkung: Ich möchte Ihnen so sehr dafür danken, dass Sie diesen Kurs genommen haben. Ich weiß, dass wir eine Menge Boden und viele Informationen abgedeckt haben. Wir haben eine Menge Dinge in die Klassenressourcen gelegt und als Bonus gibt es sogar zusätzliche Informationen für Sie, wie Sie Ihre Produktivität in Ihrem Büro durch Ihre Arbeitsumgebung maximieren und wie Sie die Produktivität als digitaler Nomade aufrechterhalten können. Am Ende des Tages möchten wir uns diese fünf Fragen stellen, um sicherzustellen, dass wir die persönliche Produktivität maximieren. Machst du Dinge vor Fristen erledigt? Überschreiten Sie Ihre Ziele und gehen Sie über das hinaus, was Sie sich vorgenommen haben? Erhalten Sie das Feedback, das Sie von Ihren Kunden und Ihrem Team wünschen , wenn Sie ein Projekt abgeschlossen haben? Sind Sie zufrieden und zufrieden mit der Arbeit, die Sie tun? Arbeitet Ihr Produktivitätssystem für Sie? Beim Abschied hoffe ich, dass Sie jedes Ziel erreichen, das Sie sich in Ihrem Leben gesetzt haben, sei es für die Arbeit oder das persönliche. Ich hoffe, dass Sie ein produktives und fruchtbares Leben pflegen und alles erledigen, was Sie sich vorgenommen haben. 9. Mehr Kurse zur Produktivität: