Gerenciamento de projetos: como ser um gerente de projetos produtivo

1. Apresentação: [MÚSICA] [ANTECEDENTES] Eu sempre adorei resolver problemas, criar estrutura, remover atritos e trabalhar com pessoas e isso me levou a uma carreira gratificante de 20 anos no projeto campo de gerenciamento. Agora isso é mais fácil dizer do que fazer. A aula de hoje passará por algumas das táticas reais que ajudarão a torná-lo incrivelmente produtivo e focado em seu trabalho. É sobre como ser um gerente de projeto produtivo. [MÚSICA] Olá, sou Matt Corroboy, diretor de projetos de software na indústria de ciências biológicas. Lidero uma equipe de gerentes de projetos e programas que fornecem soluções de sistema e software no valor de bilhões de $ em receita. Estou animado para ensinar essa aula, pois acredito que é parte da fonte secreta para estar e sentir no controle, reduzir os níveis de estresse e ser excelente em seu trabalho. Trata-se de ser organizado e disciplinado para liderar um projeto, mas também de garantir que você mesmo esteja operando forma eficiente com altos níveis de produtividade e realmente bons hábitos. Na aula, passaremos pelos benefícios de ser um gerente de projeto eficiente. Falaremos sobre a melhor forma gerenciar outras tarefas em um projeto, mas depois avançamos para como gerenciar seu próprio tempo, sua própria lista de trabalho e, finalmente, construir uma estrutura de calendário e incrível hábitos que o servirão bem. [NOISE] O projeto de classe de hoje é o seu próprio projeto. É seu próprio trabalho, seu próprio calendário e mesmo que você não esteja executando projetos hoje, então esses exercícios que passaremos, ainda serão aplicados. Estarei usando exemplos à medida que vamos, mas essa aula é agora uma oportunidade real para você fazer a única coisa que nós, como humanos, raramente fazemos, que é avaliar como gastamos nosso tempo e procuramos acertar. Como sempre, à medida que passamos por essa aula, compartilhe suas experiências na galeria do projeto e faça quaisquer perguntas que você possa ter nos fóruns de discussão. Vamos entrar na Lição 1 sobre os benefícios de fazer tudo isso. [MÚSICA] 2. Como ser um gerente de projetos eficiente: Nesta lição, vamos falar sobre a realidade de viver a vida de um gerente de projeto e por que ser organizado, eficiente e produtivo é tão importante. É fácil usar o oposto para esperar. Por exemplo, ser desorganizado, ineficiente e não produtivo não ajudará a vida de um gerente de projeto. Mas mesmo um pouco dessas qualidades provavelmente significará que você não estará em um emprego em primeiro lugar. Acho que precisamos explorar ainda mais os benefícios que você obtém por ser ainda mais organizado e ainda mais eficiente em seu trabalho. Ao longo desta aula, vou imaginar um cenário da vida real. Digamos que eu seja o novo gerente de projetos trazido para um projeto já em dificuldades. Vamos fingir que a empresa para a qual trabalho está planejando lançar um novo produto em cerca de seis meses. Talvez já existam 20 pessoas trabalhando no projeto, há conselhos de revisão, financiamento e certamente altas expectativas em relação ao que vamos fazer dentro desse período de tempo. Isso vai ser complicado, com certeza, e as expectativas são altas, preciso ser super organizado e eficiente no meu dia a dia. Vai ser uma necessidade. Mas por que o ajudará a manter as habilidades da minha organização de alto nível a longo prazo. Bem, a importância de ser eficiente e organizado aqui é fundamental. Não queremos ser reativos no projeto. Queremos saber o que está acontecendo na nossa frente e queremos ter certeza de que mantemos todos informados onde as coisas estão tramando. Mantendo os níveis de estresse baixos e as pessoas se sentindo positivas, isso será crítico. Vamos expandir alguns desses. Em primeiro lugar, o controle aumenta a confiança. Executar um projeto com mãos calmas e firmes e uma boa medida de controle gerará confiança nos outros. As equipes e colegas com quem você trabalha e o conselho de administração que pode estar presente verão isso em suas atividades diárias. Como resultado disso, é mais provável que eles o apoiem em qualquer solicitação extra de recursos, financiamento ou orientação que você possa ter. Haverá uma atitude de poder fazer dentro do projeto e a equipe estará pronta para enfrentar quaisquer desafios que possam surgir. Em segundo lugar, queremos ser proativos em vez de reativos. Se tudo o que você está fazendo como gerente de projeto é reagir às coisas à medida que elas acontecem, então os níveis de estresse com certeza serão altos. Um dia para o outro, você estará lutando contra incêndios e se afogando gradualmente à medida que perde o controle não só do projeto, mas da confiança da equipe ao seu redor. Seu objetivo aqui é ficar à frente das coisas sendo eficiente e organizado em seu trabalho. Mas mesmo quando totalmente no controle, sempre haverá momentos em seu projeto em que as coisas infelizmente dão errado quando o desconhecido aparece, mas isso deve ser reduzido ao mínimo. Defina o horário para o projeto e como você se comporta. Defina o tempo para o sucesso e outros seguirão. Lembre-se que o estresse geralmente ocorre quando nos sentimos fora de controle e tudo o que está acontecendo está acontecendo conosco quando estamos ficando sem tempo e tudo está desmoronando ao nosso redor. Ser calmo e à frente do núcleo em suas atividades manterá esses momentos ao mínimo. Você também terá uma maneira clara de operar quando surgirem pontos de pressão. Em terceiro lugar, sua carreira florescerá. Se você quer ser gerente de projeto, se você quer uma carreira nessa disciplina, se quiser melhorar, ganhar promoções e fazer coisas boas, sua reputação será fundamental. Ser organizado, eficiente e produtivo fará com que você seja notado. Sua reputação será amplificada e o tornará ainda mais eficaz. Você aumentará a capacidade de resposta daqueles ao seu redor e isso acabará por torná-lo ainda mais bem-sucedido em sua carreira e no que você faz. Antes de passarmos para o mais detalhado e tático das lições desta aula, quero que você passe um pouco de tempo agora pensando no projeto em que está agora, pense no tipo de gerente de projeto que você quer ser e o que ser organizado, disciplinado e produtivo significaria para você. Vou pedir que você use esse projeto em toda essa classe, pois agora criamos um sistema, um calendário e uma abordagem que você pode usar para ser mais eficiente e produtivo possível avançar. 3. Como gerenciar as tarefas das outras pessoas: Ser gerente de projetos é o duplo-whammy do gerenciamento de tarefas, pois não só preciso ser muito bom em gerenciar meu próprio tempo e minha própria carga de trabalho e foco, mas também tenho que fazer o mesmo para os outros e para aqueles do projeto em si em geral. Vamos voltar ao projeto de exemplo da lição anterior. Os projetos que assumi já têm um cronograma de origem em vigor. Mas estamos no caminho certo? Todo mundo está fazendo o que deveriam? O que precisa acontecer hoje, esta semana e talvez no próximo? Temos que ter mecanismos em vigor aqui que nos permitam ter sucesso. Faz parte do nosso trabalho. Acompanhar o trabalho e garantir que todos saibam o que é necessário, quem está fazendo o quê e quando, será fundamental. Em todas as lições a seguir, estaremos focados em sua própria carga de trabalho como gerente de projeto. Mas antes de fazermos isso, quero ter certeza de que passamos algum tempo pelo menos analisando como mantemos contato e no controle com as tarefas que foram realizadas por outros. Como garantimos que as coisas estejam sempre avançando quando não estamos lá e onde devemos manter nosso foco? Aqui estão algumas táticas simples que podem realmente ajudar a mostrar essa confiança e controle de que falamos anteriormente. Essas são táticas que manterão os outros focados em cumprir as tarefas que eles mesmos têm. Número 1, horário de comunicação excessiva. Uma das queixas mais comuns que ainda ouço até hoje de que as pessoas não sabem o que está acontecendo. O que estamos fazendo de novo? Por quê? Qual é o ponto? O que está acontecendo a seguir? Comunicar um plano ou um cronograma de origem, algum roteiro talvez com metas e resultados, não precisa ser complicado. Na verdade, quanto mais simples, melhor. Pode ser uma postagem regular por e-mail ou bate-papo, um slide do PowerPoint ou talvez até mesmo apenas uma imagem de quadro branco. Mas fazer isso é fundamental, pois ajudará as pessoas a entender melhor o contexto das tarefas que estão realizando agora e para tarefas posteriores. A lei era então algo para apontar e você ajudará a remover algumas das desculpas mais básicas para as coisas que não estão sendo feitas ou priorizadas quando você não está lá. Número 2, faça check-in regularmente com todos que devem ter algo avançando. É fácil dizer isso, mas qualquer mecanismo que usamos é importante para ficar de olho em todas as tarefas e pessoas possuem essas tarefas que estão atualmente em jogo, modo formal e informal progresso regularmente e manter um diálogo aberto. Há muitas maneiras pelas quais isso pode ser realizado dependendo do projeto em si. Pode ser caminhar até alguém no escritório, seus convites para uma reunião formal, ou apenas um café, talvez uma vez por semana. Cada projeto com certeza será diferente aqui, mas a chave é manter contato. Número 3, facilite o rastreamento, tenha regras em vigor para acompanhar o progresso das tarefas com mais facilidade. Isso pode ser tão simples quanto não ter tarefas maiores do que dois períodos de relatório. Por exemplo, digamos que você se encontre semanalmente com sua equipe , mantendo as tarefas em torno do tamanho da semana, as coisas não são iniciadas, elas estão em andamento ou terminadas. Qualquer coisa que permaneça em andamento por dois períodos de relatório será apenas uma bandeira vermelha para algo olhar com mais detalhes, então pode haver problemas lá, talvez a pessoa precise de ajuda ou haja um novo risco que está lá dentro que precisa ser analisado. Número 4, defina expectativas claras e o que você quer ver e ouvir de volta. Reuniões longas de status e atualização certamente devem ser uma coisa no passado. Se eu estiver colocando uma revisão de progresso de 15 minutos no calendário, tentarei fazer isso em 10. Para fazer isso, as pessoas que comparecem a essa reunião ou a essa atualização devem saber o que serão solicitadas e devem estar preparadas para isso. Se você está presidindo uma reunião de atualização e percorrendo o conteúdo e a agenda em si sem ser totalmente claro sobre as entradas, saídas e expectativas e as razões pelas quais você está lá, então imediatamente, seu controle estará em questão. Leva tempo para fazer essas coisas corretamente, e abordaremos um pouco disso em lições posteriores. Número 5, preste especial atenção ao caminho crítico. O caminho crítico é a série de tarefas que em última análise, ditam a data de término do seu projeto. Se uma tarefa for atrasada ou não há configurações para iniciar corretamente com os recursos corretos atribuídos, isso provavelmente afetará sua data de término. Se você vai se concentrar em qualquer coisa com qualquer intensidade, então faça isso aqui. Certamente, também certifique-se de que todos que têm uma tarefa ou atividade no caminho crítico também estejam cientes disso. Você certamente não pode culpar ninguém por dizer que vou terminar isso amanhã se eles não estiverem cientes do impacto e das consequências de uma mente tão fria. Portanto, possua a comunicação aqui e mantenha todos focados. Seis, não sobrecarregue as pessoas com perguntas, só porque você pode, não significa que você deveria. As pessoas vão jantar atrás das mesas, fingir estar em um telefonema, andar na direção oposta, ou pior ainda se ressentirão de vir a qualquer reunião de atualização que você possa realizar. Faça qualquer pergunta que você fez sobre o progresso da tarefa em tempo hábil e justificável. Todos têm trabalhos a fazer, e se você definir as expectativas certas no início, eles realmente virão até você com qualquer informação que você possa precisar, não o contrário. Finalmente, peça feedback e mantenha a porta aberta. Seja sempre acolhedor ao feedback sobre os projetos e seu próprio desempenho como gerente de projeto. Seja vulnerável e incentive a honestidade. Estamos todos juntos nisso, e mostrar seu lado humano dá aos outros a permissão para fazê-lo da mesma forma. O feedback da equipe e de suas partes interessadas e colegas é exatamente isso, é feedback. É algo para ouvir, aprender e ajustar. É fundamental não apenas para os projetos, mas com tudo o que você fará na vida. Foram algumas táticas rápidas que ajudarão a tornar o gerenciamento das tarefas dos projetos e o progresso em si um pouco mais bem-sucedido. Antes de seguirmos em frente as próximas lições, que vamos olhar mais para o seu próprio tempo e focar, quero que você tire um minuto para considerar o que passamos. Você poderia aplicar qualquer um deles ao seu projeto agora? Quais você está fazendo hoje que talvez ajudaria a manter as coisas em movimento melhor? Reserve um tempo agora para pensar em como você pode aplicar pelo menos uma dessas coisas ao seu trabalho. Em seguida, passaremos para a próxima lição à medida que começamos a priorizar suas próprias atividades. 4. Como priorizar suas próprias atividades: Gerenciar as tarefas do projeto é, na verdade apenas uma pequena parte de ser um gerente de projeto bem-sucedido. Nós lidamos com isso separadamente, pois é fundamental. Mas se você não conseguir o resto de seus deveres claramente afastado , corre o risco de ficar completamente fora de controle. Queremos ser eficientes e organizados, mas a realidade de ser um gerente de projeto é raramente horas suficientes em um dia para poder fazer tudo nos níveis máximos que desejaríamos. Sempre haverá compromissos ao longo do caminho. Existem escolhas e isso é algo que precisamos olhar à medida que passamos por esta lição. Para esta lição, vamos usar nossos projetos de exemplo e passar por todas as atividades que preciso estar ciente na minha nova posição de gerente de projeto, aquelas coisas que eu preciso ser rotineiramente manutenção. Vou passar por uma série de etapas com o objetivo de ter uma clara prioridade e avaliação de esforço em vigor sobre como vou gastar meu tempo e onde meu foco estará no trabalho . Vou usar uma ferramenta de colaboração simples chamada espelho para isso, que você pode usar gratuitamente. Mas você também pode usar qualquer outra ferramenta de mapeamento mental, talvez Excel ou apenas uma caneta e papel. A chave é que queremos ser capazes de mover as coisas facilmente quando estivermos listando nossos trabalhos ou notas publicadas em uma mesa ficarão bem. O que vamos fazer é começar aqui listando todas as coisas que preciso fazer no meu trabalho de gerente de projeto. Agora, o jeito que eu gosto de pensar sobre isso é tentar listar todas as tarefas que talvez eu precise fazer em um período de duas semanas. Essas são tarefas rotineiras que eu preciso para garantir que eu atenda continuamente. Começo apenas fazendo um brainstorming dessas atividades. Talvez eu precise [NOISE] considerar o rastreamento no projeto. Talvez eu precise olhar para o gerenciamento de riscos, [RUÍDO] o que é importante. [RUÍDO] Talvez eu precise lidar com as partes interessadas. [RUÍDO] Talvez eu precise olhar para os relatórios sobre o projeto como uma atividade chave que seguimos. Talvez eu precise [NOISE] garantir que o custo de financiamento do projeto seja tratado também. Essas são todas as atividades que conheço para o meu projeto que preciso fazer regularmente. Acabei de listá-los, brainstorming quais são esses itens. O que eu também posso precisar fazer é realmente começar a listar alguns elementos do que esse tempo e nossos esforços serão enquanto eu estou fazendo esse trabalho para rastrear, por exemplo, isso pode implica [NOISE] reunião de atualização regular. Pode incluir catch-ups ad-hoc [NOISE ] com várias pessoas diferentes do projeto. Talvez eu precise monitorar o caminho crítico para o projeto. [RUÍDO] Só estou tentando expandir um pouco onde minhas atividades e onde meu tempo será gasto no projeto. Você trabalhou em sua lista da melhor forma possível, então o que você faz, e eu mostrarei um exemplo que fiz aqui anteriormente. Depois de fazer isso, o que eu quero você faça é pensar sobre o tempo que vai levar para ir e gastar em cada uma dessas tarefas. Qual é o esforço que será necessário de você como gerente de projeto para fazê-los bem? Não estou preocupado neste momento com quanto tempo levará como um total. Tudo o que eu quero que você pense é se eu vou fazer esse elemento de trabalho que eu preciso fazer dentro de uma janela de duas semanas, se eu vou fazer isso nos níveis certos , então quanto tempo isso vai levar? Como você pode ver aqui no que criei anteriormente, tenho todos os meus vários trabalhos diferentes atribuídos e listados. Posso olhar e ver quanto tempo coloquei contra cada um. Vou fazer uma reunião de atualização, estes serão 30 minutos de preparação envolvidos com isso, e provavelmente uma reunião de uma hora vou fazer a cada duas semanas. Talvez eu precise passar algumas horas fazendo catch-ups ad-hoc com pessoas certificando-se de que as coisas estão acompanhando e vou deixar uma hora de lado para o foco puro no caminho crítico do projeto. A outra coisa que eu quero que você faça depois de colocar o tempo contra eles, é priorizar as atividades e é aqui que é realmente útil poder usar uma ferramenta onde você pode mova as coisas ao redor. Novamente, as notas postadas perfeitamente em uma mesa, mas a capacidade olhar para baixo na lista e priorizar suas atividades será fundamental para o que se segue. Isso pode ser simples, independentemente da forma como você o estruturou. Posso começar com o topo da lista e ir para a direita. O rastreamento é atualmente o número 1, métricas e KPIs, ou seja, a revisão de dados e os principais indicadores de desempenho no projeto é uma prioridade alta do que o tempo posso gastar rastreando o estado do projeto. Neste caso, vou sair como está. Mas e quanto ao risco? Talvez o gerenciamento de riscos no projeto seja realmente preciso ser realmente fundamental porque o projeto havia falhado anteriormente e há desafios nisso. O que eu quero fazer é mover isso diretamente para o topo da lista e mover os outros bits mais para baixo. Desça na lista, ajustando a priorização dos elementos dentro do seu plano para chegar a um endpoint. Vamos resumir onde chegamos aqui. Temos uma lista de todas as atividades que preciso para ser atendida em um período de duas semanas. Eu tenho uma lista expandida de outras atividades em torno dessas e tenho a quantidade de tempo que me levará para fazer o trabalho adequadamente e todas elas estão em ordem prioritária. O que vamos fazer agora é movê-los para um formato de planilha para que eu possa realmente somar esse tempo e esforço em um número total. Aqui você pode ver um resumo muito simples de onde esse tempo gasto no projeto de exemplo que estou olhando aqui, e que soma 44,5 horas. Agora, isso é realmente importante. Falei sobre o período de trabalho de duas semanas. Digamos que isso equivale a cerca de 80 horas de esforço ou tempo que você tem em suas mãos. Agora, eu poderia preencher essas 80 horas com reuniões depois volta, mas preciso ter cuidado lá. Preciso ter certeza de que há tempo e espaço no calendário para lidar com coisas que podem surgir ao longo da semana, preciso ter certeza de que há tempo para pausas, preciso certifique-se de que haja espaço para fazer o projeto real, onde talvez eu precise fazer sozinho. Talvez possa ser alguma redação de documentos que precisa ser feita ou talvez algo tenha surgido e eu preciso colocar algumas reuniões extras no calendário. Agora, você pode economizar 10% de tempo para 20% de tempo para isso. Mas a realidade é, e através da experiência que você precisa trazer esse número para baixo. Minha regra geral aqui é provavelmente olhar para 40 horas de esforço que eu tenho disponível para mim naquele período de duas semanas. Queremos levar esse 44,5 para 40 horas realmente e então eu ficarei confortável por ter um plano que é realmente utilizável avançando. Como fazemos isso? Isso é tudo sobre fazer compromissos e avaliar quais partes do seu foco podem ser restringidas um pouco, mas ainda assim entregar. Agora, é aqui que é realmente importante priorizar o trabalho porque não queremos começar no topo e começar a raspar o tempo que é a maior prioridade da lista. Começamos pelo fundo e olhamos para o que dissemos que faríamos nessas áreas e podemos avaliar se essas atividades podem ser restringidas de alguma forma. Podemos começar com uma peça de liderança, onde quero comunicar informações importantes para a equipe do projeto e quero falar sobre vitórias e perdas agora, mesmo que isso esteja baixo na lista de prioridades, também é algo que é realmente importante para ser feito, então vou deixar isso como está. Mas depois analisamos os relatórios e tenho duas horas listadas lá e me certifiquei de que estou atualizando os dados necessários para o relatório e, em seguida, uma hora construindo o relatório em si. Isso me faz pensar em como eu poderia potencialmente restringir isso. Acho que provavelmente posso restringir isso a uma hora e meia. imediato, vou reduzir isso para baixo. Vou encontrar quatro horas agora. Mais uma vez, trabalhamos do nosso jeito analisando como podemos comprometer a quantidade de esforço que você se comprometerá a fazer contra cada uma dessas tarefas. Vou reduzir uma hora do engajamento das partes interessadas. Vou ficar muito nítido no momento em que gasto fazendo documentação do processo e documentação do projeto. Vou raspar algumas horas disso também. Vou reduzir a quantidade de foco e tempo no gerenciamento de escalonamento em torno de 40 horas de trabalho. Fiz alguns compromissos, mas ainda estou gastando um tempo significativo no projeto. Agora, esta próxima etapa aqui é realmente bastante fundamental porque eu fiz alguns compromissos, talvez existam algumas partes interessadas que tenham expectativas ligeiramente diferentes que você não será capaz de cumprir. É realmente importante, nesta fase, falar sobre a atividade de lidar com talvez seu chefe, talvez seus colegas e a equipe principal e falar sobre algumas das áreas onde talvez você esteja não é capaz gastar tanto tempo porque esse número poderia realmente ser muito menor para você à medida que você passa pelo seu projeto. É por isso que é muito importante usar um conceito que aprendi com um empreendedor chamado Rob Moore. É chamado de alavancagem gerenciada, então LMD. Isso é tudo sobre olhar sua carga de trabalho, onde você gasta seu tempo e olhando para quais elementos que funcionam você está fazendo sozinho? Essa é a parte do que faz. Quais partes você está gerenciando as atividades de outras pessoas, por exemplo, em status, reuniões e atualizações? Quais partes existem oportunidades para você alavancar outras pessoas? Para recapitular, fizemos muito aqui. Listamos nosso trabalho, priorizamos, colocamos tempo contra ele, restringimos onde precisávamos e fizemos compromissos onde fazia sentido. Também estabelecemos expectativas com algumas de nossas partes interessadas sobre quais são nossas intenções em torno da gestão do projeto. Antes de passarmos para a próxima lição e realmente implementarmos isso a partir de uma perspectiva do calendário, eu quero que você passe o tempo olhando para seus próprios projetos e siga as etapas. Claro, não precisa ser as mesmas atividades que listei aqui. Você precisa usar aqueles que fazem sentido para você, mas é importante passar por isso. Isso pode levar um tempo melhor, mas eu realmente acho que vale a pena sentar e listar o esforço e as áreas de foco que você precisa estar olhando no projeto que você está trabalhando agora e isso estabelece as bases para o que fazemos seguir na lição do calendário. 5. Como criar um calendário de tarefas e sistema: Agora que temos todas as nossas atividades listadas em ordem com horários contra elas, então o próximo passo é descobrir como agendamos isso. Agendar algo em seu calendário e bloquear o tempo limite é o primeiro passo para garantir que essas coisas realmente aconteçam. Se você não fizer isso, risco de outras coisas surgirem e você ignorar facilmente algumas atividades importantes e áreas de foco. A filosofia aqui é agendá-la, fazer isso. Vamos voltar à minha nova posição de gerenciamento de projetos, trabalhando neste lançamento do produto em seis meses, é hora de me organizar. Para este exemplo, vamos usar um simples Google Calendar , um Google Calendar em branco para criar nossas duas semanas de trabalho, mas qualquer cliente de calendário funcionará, incluindo apenas caneta e papel. Minha abordagem geral aqui é trabalhar em ordem prioritária, há sempre o risco de que algo importante aconteça ao longo de qualquer período de tempo, então sabendo que você inicia cada um de seus blocos de duas semanas itens de alta prioridade significa que você está se concentrando apenas nas coisas certas. Por exemplo, o gerenciamento de riscos pode ser o número um na minha lista de prioridades, então é importante para isso, que eu agende [NOISE] no topo da lista em uma segunda-feira de manhã. Não podemos, no entanto, passar cegamente por isso, isso requer algum pensamento, há atividades que você faz por conta própria e há atividades para as quais você precisará de outras pessoas. Se todos eles estiverem envolvidos nas atividades de alguém, certifique-se de que o tempo se encaixa com eles. Agora, essa é muitas vezes a parte mais difícil, se você estiver no início do projeto, muitas vezes é mais fácil, pois você pode definir como deseja que o projeto funcione, mais tarde, no entanto, muitas vezes é difícil como outras reuniões e atividades já podem dominar seus calendários. Outra dica muito boa aqui é colocar as atividades de dominó principal no calendário no início da semana, por exemplo, rastreamento de projetos. Podemos ter uma reunião de rastreamento no início da semana. Isso é realmente importante porque pode haver coisas que surgem que exigem atenção especial e podemos precisar reuniões futuras no calendário para resolvê-las, o fato de que nós capturar isso logo no início é realmente útil. A outra dica aqui é dividir as reuniões, se necessário, em vez de reunir cada pessoa para uma única reunião de status para o projeto e, em seguida, dividir as atividades. Tenha uma atualização de status um e, em seguida, talvez uma atualização de status duas no final da semana com diferentes partes interessadas convidadas para elas. Há uma hora e um lugar para quando todos precisam estar presentes, mas se sua semana estiver configurada, onde todos precisam estar na sala para cada atualização e cada reunião que você agendou, então você provavelmente estará desperdiçando muito tempo de pessoas. Há outras maneiras de se comunicar, para mim isso pode significar que eu me encontro com engenharia em uma segunda-feira e uma atualização de status lá e talvez comercialização em uma terça, finanças em uma quinta-feira, etc, para entender como as coisas estão rastreando, você pode aplicar isso a qualquer tipo de reunião. Geralmente, com a exceção estranha, menor a reunião, melhor. No ponto de reuniões mais curtas, o tamanho padrão da reunião do calendário será a morte de todos. Cada conjunto de reuniões é uma hora resulta em um resultado da Lei de Parkinson. A reunião leva uma hora e as coisas são desenhadas como resultado. Em vez disso, faça algumas coisas e aproveite o poder de Parkinson. As reuniões devem, por padrão ser definidas como um mínimo em seu cliente, por exemplo, 15 minutos. Além disso, ao organizar as coisas em seu calendário, certifique-se de que você está definindo uma agenda clara nas notas com expectativas claras sobre o que você esperaria ver, discursar e ouvir daquelas pessoas que são atendido. Se houver um resultado específico que você está esperando , então seja explícito em áreas para o que isso vai ser. Sabendo que você tem pouco tempo com uma agenda clara leva você a chegar direto ao ponto, você será absolutamente visto como resultado de ser ultra eficiente se fizer isso. Escusado será dizer que você também não deveria estar colocando as coisas totalmente de costas, você tem que dar amortecimento entre as reuniões. Não seja muito otimista, permita ultrapassagens e o desconhecido, você também precisa de pausas também. Há estudos muito bons que dizem que trabalhamos melhor em blocos de 40 minutos com lacunas de 20 minutos, e isso soa plausível para mim por experiência, então vou tentar aqui quando estiver construindo o calendário . Mas, assim como a lista usual de trabalho, preciso ter certeza de que arranjo tempo para espaço livre para a papelada ou outras atividades que não responderam anteriormente, lembre-se, bem como apenas estas atividades, você tem sua própria lista contínua de trabalho em cima dessas coisas, você pode realmente ser restringido ainda mais pelo tempo. Seu calendário não é sua única lista de trabalho, então use uma ferramenta como o Trello para manter um backlog do trabalho que você precisa prestar atenção e siga técnicas semelhantes para priorizar e revise regularmente essas entradas no calendário, se necessário. Esta é outra coisa ótima a se fazer no início da semana ou melhor ainda, última coisa de uma sexta-feira para traçar o trabalho da próxima semana. Isso é especialmente importante se for necessário um trabalho profundo em qualquer uma dessas tarefas. Considero o trabalho profundo onde me levará mais de duas horas de foco intenso para terminar. Eu trabalho com minha lista de prioridades sistematicamente, vou quebrar as coisas, dar espaço para respirar onde necessário, vou colocar um trabalho profundo e continuarei refinando o esforço necessário à medida que passar esse processo para garantir que as coisas não tenham mudado a partir de quando fiz minha avaliação original. Eu terminei meu primeiro passo um ponto em tudo e, como você pode ver aqui agora neste exemplo, eu tenho minhas principais atividades quinzenais bloqueadas. Eu também tenho algumas sessões de trabalho profundo que você pode ver aqui em uma quarta e uma quinta-feira e que abrange as duas semanas. Você também pode ver que tenho um amplo espaço aqui para outras reuniões em potencial que possam surgir, então há lacunas de ar efetivamente no calendário se eu quiser organizar reuniões extras que possam vir até o curso do projeto em si. Você pode ver que eu não tentei fazer muitas coisas de volta para trás, há alguns casos, mas também coloquei pausas para o almoço lá porque definitivamente vou precisar disso. Todas essas coisas podem ser alteradas em qualquer dia à medida que passamos a semana e falaremos sobre isso na próxima lição. Mas você pode ver como eu consegui priorizar as principais atividades que eu quero liderar essas atividades de efeitos dominó como rastreamento que estão ocorrendo em uma segunda-feira, estou lidando com as métricas em o projeto no final da tarde e, em seguida começar a fazer sessões de planejamento, e eu dividi isso. Você pode ver que estou comunicando um dos dois lá, o que ocorre em uma segunda-feira à tarde, e haverá uma sessão separada onde vamos fazer isso um pouco mais tarde. Os riscos são divididos em várias seções diferentes, você pode ver nas tardes de sexta-feira aqui, que eu tenho todos os meus elementos de relatório, todos marcados, então estou atualizando dados para o relatório. Estou construindo o relatório, então isso é meia hora para cada propagação por lá. Em última análise, conseguimos criar uma imagem aqui de como vou gastar meu tempo em qualquer período de duas semanas, estou confortável que agora há lacunas que eu poderia usar se algo surgir, Eu tenho esses blocos de trabalho profundos, embora pareçam assustadores no calendário, pois preencheram algum espaço. Na verdade, eles são para eu trabalhar em minhas tarefas específicas, e o que posso fazer quando estou fazendo minhas avaliações semanais é ver quais tarefas específicas serão feitas nesse tempo e na verdade, coloque entradas de calendário em conformidade. Fizemos grandes avanços aqui para nos organizarmos e planejar nosso tempo limite para ser o mais eficaz possível em nosso trabalho, de olhar para as coisas que agora me sinto otimista sobre como eu vou gerenciar meu trabalho e tempo. Sinto que estou focando nas coisas certas no momento certo e estou pronto para começar. Claro, permanecerei analítico aqui para mudanças que possam ser necessárias e abordaremos um pouco disso na próxima lição. Mas antes de o fazermos, quero que agora dê uma olhada no seu próprio projeto e na sua própria agenda, quero que você pense quais atividades realmente se beneficiariam em quais atividades realmente se beneficiariam se você as agendasse, Isso me ajudaria a fazê-los? Isso me ajudaria a me manter mais focado? Dê uma olhada agora antes de passarmos para a lição final desta aula. 6. Como manter a agilidade: Agora que você implementou um sistema que o manterá focado, eficiente e produtivo, isso certamente não significa que seja sempre a coisa certa a se fazer. Os gerentes de projeto às vezes recebem o rap por serem muito organizados e disciplinados demais e muito estruturados. Há um ditado sobre os planos mais bem estabelecidos. É importante, portanto, quando olhamos para o calendário regularmente e analisamos o feedback, que sejamos ágeis e flexíveis em nossa abordagem quando necessário. Vamos usar um exemplo aqui. Vamos imaginar que eu tive alguns comentários e aplausos de que estou gastando muito tempo em reuniões de status. Em paralelo, talvez eu não esteja gastando tempo suficiente comunicando com as partes interessadas, sendo claro em termos do que estamos trabalhando e por quê. Esse tipo de informação de feedback é realmente importante. Mas a chave aqui é que estou disposto a mudar e adaptar minha abordagem com base no que é necessário naquele momento. Aqui estão algumas dicas para estar ciente das que estavam operando dentro do nosso sistema. Em primeiro lugar, o que era certo quando criamos esse sistema, nem sempre é o que está certo hoje. O que farei periodicamente, dependendo da duração do projeto, é passar por esse mesmo exercício de listar meu trabalho e meus esforços necessários, colocando-os em ordem prioritária e, em seguida, atualizando meu calendário. Além disso, também faço uma revisão semanal. Como você pode ver aqui, isso é em uma sexta-feira à tarde, e é às quatro horas, e é onde eu vou me fazer uma série de perguntas. Vou dizer, como foi a semana passada? O que funcionou? O que não aconteceu? Como é a próxima semana? O que precisa mudar? O que precisa ser adicionado? Se eu fizer isso toda semana, então o que ele me permite fazer é fazer ajustes para ajustar minha agenda e focar continuamente. É muito simples agendar isso e uma ótima maneira de limpar o final da semana e terminar com um plano para a próxima semana avançando. Isso não precisa ser um exercício pesado, mas garante que eu esteja sempre olhando para o que foi configurado, e estou sempre disposto a ajustar com base no que é necessário na minha frente. Outra coisa que pode ser muito importante aqui, é manter um registro de onde seu tempo vai. Se você estiver sempre faltando reuniões, ou as reuniões estão em excesso, ou há muitas outras coisas que entram na sua agenda que você realmente não planejou, mantendo um registro desses como parte de sua análise semanal, você pode configurá-las como parte de sua priorização no futuro e colocá-las em seu calendário que você não esteja reagindo a elas, mas você está gerenciando eles como eles aparecem. Em segundo lugar, a outra coisa que é importante reconhecer, é que os projetos muitas vezes têm fases as atividades e áreas de foco podem estar em coisas diferentes, onde você prioriza seu o tempo e todo o seu calendário podem mudar de uma fase para a próxima. Não continue repetindo cegamente seu sistema, esteja preparado para pular atividades se fizer sentido fazê-lo. Em terceiro lugar, devemos avaliá-los diariamente, se suas áreas de foco, atividades e cronograma fizerem sentido. Ainda é importante hoje que eu me concentre nessas coisas? Esteja preparado para sucatear tudo. Um grande problema poderia ter sido identificado o que eliminou os planos de lançamento. Preciso reunir a equipe, preciso fazer um brainstorming e navegar uma maneira de sair disso. Isso será uma prioridade. Mesmo que seja uma olhada de dois minutos na sua agenda no início do dia, faça isso. Tudo isso se resume a construir bons hábitos e disciplina para permanecer flexível e ágil no que você faz. Nosso objetivo é sempre evitar ter que estar apenas reagindo às informações e voando pelo assento de nossas calças. O projeto não deveria estar acontecendo com você, seu trabalho é gerenciar e coordenar. Você é pago para ficar por dentro das coisas. Essas táticas, como agendamento, são fundamentais para habilitá-las, torná-las um hábito. Em quarto lugar, só porque nosso equipamento de reunião de análise de risco caiu em 30 minutos, isso nem sempre significa que isso é corrigido. Assim como os meios eficientes óbvios antes se concluídos, também é importante estar preparado para estender esta reunião no momento se os resultados não tiverem sido atendidos e talvez seja nosso prioridade para fazer isso. Se o benefício de cumprir o resultado supera o custo de estendê-lo, faça isso acontecer. Explique por que seguimos os presentes e mantemos o foco no que estamos tentando alcançar. Em quinto lugar, sempre peça feedback. Você pode ter o que acha que é o projeto focado em execução mais eficiente do mundo, mas outros podem vê-lo de forma diferente. Seja vulnerável e honesto com as pessoas. Peça feedback e mostre vontade de mudar o que você faz, e você terá ainda mais sucesso. Novamente, como parte do gerenciamento e do engajamento das partes interessadas , certifique-se de que você esteja perguntando se eles estão recebendo o que querem do projeto de forma contínua. O que eles gostariam de ver mais ou menos? Finalmente, esteja sempre procurando tornar cada área do seu foco mais eficiente. Só porque você define a reunião para 45 minutos ou a entrada do calendário por 90 minutos para o relatório semanal, isso não significa que tenha que ser assim o tempo todo. Você sempre deve estar com o objetivo economizar tempo em sua agenda. Durante suas revisões semanais e avaliações periódicas , veja se você pode sobrecarregar esse número ainda mais. O que isso seria se você tivesse apenas metade do tempo? Obviamente, você pode ir a extremos e cortar para 1/10, ou algo assim. Mas começar pela metade do tempo é realmente útil para nós. Vejamos as atualizações de relatórios. Aqui, tenho 60 minutos todo fim de semana. O que teria que ser verdade para eu passar por isso em 30 minutos? Preciso ser analítico aqui. Quais seções do meu relatório mudam? Quais são fixos? Posso alterar o modelo? De onde vem as informações? Posso interromper a atualização ao longo da semana? Quanta informação vem de graça? Posso fazer uma competição para mim fazer isso na metade do tempo? Como gerente de projeto, você sempre deve estar procurando maneiras de subir de nível para melhorar, melhorar suas habilidades. Há um punhado de táticas que você pode aplicar imediatamente ao seu próprio trabalho. Mesmo que você não esteja executando um projeto agora, esses hábitos e táticas eram aplicáveis a todos os tipos de trabalho. Configure alguns lembretes regulares para verificar se seu sistema está operando, seu calendário e quaisquer abordagens que você possa precisar mudar. Antes de encerrarmos esta aula, reserve alguns minutos agora para ver sua própria agenda para hoje e para esta semana. Existe alguma coisa que você possa precisar mudar? Existem atividades regulares que precisam ser ajustadas que você queira restringir ainda mais, que você deseja tentar se concentrar e entregar melhor? Aproveite o tempo agora para olhar para o seu próprio trabalho, e eu te vejo no encerramento. 7. Considerações finais: [MÚSICA] Nós passamos por muita coisa aqui, e lembre-se de que existem muitas facetas para ser um bom ou mesmo ótimo gerente de projetos. Mas está claro que você tem que ter disciplina. Você precisa ser organizado, produtivo e ter estruturado em como você trabalha. Com certeza, você ainda precisará se concentrar e cortar alguma outra procrastinação. Mas há um espelho entre a forma como seu projeto é executado e como você gerencia seu próprio trabalho e seu próprio tempo. Então pense nisso. Se você não consegue gerenciar sua própria agenda, suas próprias tarefas, então como você espera gerenciá-las em todo o projeto? Então, aproveite o tempo para acertar, agendá-lo e torná-lo um hábito. Espero que você tenha gostado desta aula e seja capaz de aplicar algumas dessas táticas. Seu projeto é sempre agradável ouvir e as pessoas entram nesses conceitos. Então, eu encorajo você certamente a compartilhar seus pensamentos. Muitas de suas próprias lições aprendidas nos fóruns de discussão. Então, obrigado por assistir a aula, e eu vou vê-lo novamente. [MÚSICA]