Transcrições
1. Introdução: Eu realmente gosto de resolver problemas. São as coisas simples lá dentro. Não é tudo sobre entrega, é sobre todos os dias se deparar esses desafios que você pode enfrentar e superá-los. Essa é a coisa que me dá muita alegria. Acordar de manhã, saber que há um problema para resolver, e terminar o dia em que fizemos progressos nessas questões. Oi. Sou Matt Corroboy. Sou diretor de projetos de software na indústria de ciências biológicas. Agora, eu tenho executado projetos nos últimos 20 anos mais ou menos, e 10 desses anos têm dirigido uma equipe de gerentes de projetos e programas. A aula de hoje vai ser destinada a pessoas que estão apenas entrando em gerenciamento de projetos ou talvez
olhando para chegar ao gerenciamento de projetos ou talvez obter esse primeiro projeto e estão procurando algumas dicas e dicas do que é preciso para ser um bom gerente de projeto. A aula de hoje vai ser uma turnê
do básico de ser um gerente de projeto. Vamos falar sobre o que é preciso para ter a mentalidade certa como gerente de projeto. Vamos falar sobre como entender o que você precisa saber sobre um projeto, vamos olhar para projetos de planejamento, vamos olhar para o gerenciamento de projetos
e, em seguida, olhar para como nos comunicar onde estamos em um projeto com as nossas principais partes interessadas. Eu comecei a trabalhar na gestão de projetos quase desde o início da minha carreira, e eu era um técnico de sistemas na época e foi dado um projeto para executar que talvez durasse um mês, envolvendo algumas partes interessadas. partir disso, eu realmente tenho a maior parte de organizar, controlar, quase ficar no topo de todas
essas atividades de uma só vez e na verdade essa comunicação e a satisfação que você obtém ao
reunir as coisas e entregando algo no final. Esse foi realmente o catalisador para o primeiro projeto, no início da minha carreira. Estou animado para as pessoas fazerem essa aula porque eu acho que há habilidades de vida nisso, isso não é apenas sobre projetos. Se você prestar atenção cuidadosamente a algumas das lições que vamos passar, elas se aplicarão não apenas ao local de trabalho, mas também à vida em geral. Temos muito o que fazer nesta aula,
então vamos começar a nossa primeira lição sobre como pensar como um grande gerente de projeto.
2. Pensar como uma ótima pessoa responsável por projetos: Os projetos raramente vão bem, se o fizessem, provavelmente não haveria necessidade de um gerente de projeto, mas isso raramente é o caso. Muitas vezes há desvios em projetos ou talvez coisas que precisam ser gerenciadas e muitas vezes liderança para reunir essas coisas. Para mim, ser um bom gerente de projeto ou até mesmo um grande gerente de projeto é mais sobre como você pensa e se comporta no papel, ao invés de táticas, as especificidades da gestão das partes interessadas, gestão de riscos, etc É mais sobre como você pensa Isso é importante. De certa forma, é realmente simples; você precisa ser organizado, você precisa ser disciplinado, você precisa ser forte quando os tempos são difíceis, você precisa ser uma influência positiva, você precisa ser ótimo em construindo relacionamentos. Aqui estão algumas áreas que compõem a razão pela qual é importante pensar como um grande gerente de projeto. Vamos falar de coragem e resiliência; quando os projetos enfrentam desafios, a mentalidade é fundamental. Agora, os projetos raramente seguem o caminho feliz, então você tem que entrar em um projeto com os olhos bem abertos, pronto para enfrentar esses desafios, pronto para ser proativo, muitas vezes levando com essa mentalidade para incentivar os outros a fazê-lo também. O problema deve ser reconhecido com certeza, mas estamos
no negócio de criar soluções como um gerente de projeto. Vamos falar sobre mentalidade de crescimento; como gerente de projeto, é realmente importante estar sempre aprendendo, sempre aprendendo com o que aconteceu e o que você precisa fazer no futuro. Essa pode ser a iniciativa atual em que você está, o que funcionou, o que não funcionou? Talvez o último projeto, o que funcionou, o que não funcionou, o que preciso para me candidatar a este projeto futuro para ser melhor? É extremamente importante de um projeto para o outro para levar essas aprendizagens adiante com essa mentalidade de crescimento que sempre
vamos melhorar porque nenhum projeto é perfeito, nenhum gerente de projeto é perfeito, mas se você entrar nele, pronto para aprender, então é aí que você pode realmente fazer a diferença. A próxima dica é que os relacionamentos são fundamentais, você precisa ter a mentalidade certa com as partes interessadas e os membros da equipe ao seu redor. Rapport e confiança é a chave. Se você vai motivar e inspirar os membros da equipe ao seu redor, então você precisa trabalhar nesses relacionamentos. Entregar um projeto a todo custo pode oferecer o valor
desse projeto específico, mas não ajudará você no próximo caso você não tenha gasto o tempo trabalhando nesses relacionamentos. A próxima dica é estar confortável e calmo dentro do caos. Potencialmente, há muitas coisas acontecendo dentro do projeto que você está executando e você precisa ser
capaz de lidar com todas essas várias atividades enquanto permanece calmo e disciplinado. Agora, gerentes de projeto que amam a gestão de projetos muitas vezes prosperam neste ambiente, se uma escolha deve ser feita sobre
quais são as prioridades em qualquer dia da semana. Mas disciplina é a chave aqui, essa é a coisa que vai fazer a diferença para você. Observe como todas essas dicas são sobre ser positivo à medida que abordamos o trabalho. Novamente, isso é vital, ter a mentalidade certa à medida que abordamos as coisas. Estar calmo dentro do caos, ser organizado, ser de mentalidade de crescimento, procurar essas oportunidades para melhorar de um projeto para o outro, e quando projetos são encontrados, ser positivo em lidar com eles no caminho certo. Tudo isso realmente ajuda à medida que avançamos para a mecânica real de executar um projeto. Mas tudo isso começa com levar adiante essa mente pensante quando se trata de gerenciar projetos. Vamos passar para nossa próxima lição, onde tudo se trata entender nosso projeto, entender o porquê e construir a base para o entendimento de nossos projetos que nos permitirá entregá-lo com muito mais sucesso.
3. Entendendo seu projeto: Esta lição é toda sobre entender seu projeto
no início e entender seu projeto durante todo o trabalho, e isso é realmente importante. Você pode ser um pouco de um bom gerente de projeto apenas seguindo sistemas, seguindo quase roboticamente se isso, em seguida, fazendo que declarações de tipo. Mas dentro de um projeto, há decisões a serem tomadas. Há pontos críticos, há engajamento das partes interessadas, onde as pessoas estão procurando informações e realmente vale a pena entender os fundamentos do que você está tentando fazer para que você possa transmitir essas informações, você pode motivar e liderar quando necessário fazer. Você também pode tomar decisões à medida que você percorre o curso do projeto muito melhor se você entender seus projetos na profundidade certa. Aqui as dicas que ajudarão você a entender seu projeto do início ao fim. O primeiro passo é entender o porquê do seu projeto. Isto é vital, especialmente no início, para entender por que me deram este trabalho? O que isso significa? Por que é importante para o negócio do qual faço parte? Você pode usar várias técnicas lá: você pode usar uma
técnica de cinco porquês onde você vai se perguntar: por que eu estou fazendo este projeto? Por que é importante para o negócio? Por que ele se alinha com a estratégia? Por que esse erro de mercado é importante? Isso realmente deve ser capaz de conectar seu projeto para talvez a estratégia de negócios ou talvez até mesmo sua visão e propósito, o que é extremamente importante. Agora eu realmente acredito que para ser um grande gerente de projeto, você precisa entender o porquê e entender o projeto com sua cabeça e seu coração. Isso é extremamente importante. Você pode, como eu disse, ser aquele robô passando pelo projeto. Mas eu acho que se você entender apaixonadamente o porquê por trás do que você faz, você pode transmitir isso aos outros e isso realmente trará sucesso em seu projeto. O próximo passo é entender seu projeto ao longo de sua duração. Agora, você não está apenas sendo feito um gerente de projeto apenas para entregar os resultados no final, é que para representar o controle através do curso do próprio trabalho, você precisa ter técnicas e estratégias no lugar que permitem que você olhe para a totalidade do projeto, todas as atividades que você deve estar considerando na sua frente em qualquer momento. Pode haver gestão de riscos, gestão de
mudanças, partes interessadas para lidar. Pode haver um caso de negócios, pode
haver rastreamento de projetos, pode haver relatórios. Pode haver uma lista completa de atividades que precisam ser impulsionadas em qualquer momento. Às vezes, pode ser
esmagador como gerente de projeto ter todas essas coisas na sua frente. A chave para mim é ter um mecanismo simples para ser capaz de dar um passo atrás,
olhar para o seu projeto, olhar para todos os vários elementos diferentes em uma visão simples, como um mapa mental, por exemplo, e fazer perguntas a si mesmo dado dia; tenho essas coisas sob controle? Eu acho que colocar essa disciplina e compreensão onde as coisas precisam estar, vai realmente ajudá-lo à medida que você avançar em seu projeto. O próximo passo é estar sempre pronto para o campo do elevador. Agora, esta é uma dica que muitas vezes compartilho com meus gerentes de projeto e peço a eles que pensem sobre isso. Imagine que você foi parado em um corredor pelo CEO ou talvez um acionista sênior, e eles vão te perguntar sobre, o que está acontecendo no projeto atualmente? Como você vai resumir isso? Como você vai resumir os altos e baixos, os desafios, e qual é a chave que você quer que este indivíduo tenha quando falar com você? Você deveria ter um tempo e pensar sobre isso. Isto vai compor em que a mensagem por que em torno do projeto, vai permitir que você se comunique muito mais claro se você entender o que está acontecendo naquele nível de intervalo de um minuto que você pode resumi-lo de forma tão condensada. Tire um tempo para pensar em si mesmo e isso vai realmente pagar dividendos no futuro. Se você tem um projeto que está executando no momento, faça uma pausa nesse momento e pense em algumas dessas dicas. Pense em entender o porquê do projeto. Pense em como você está gerenciando o trabalho e seu nível de visibilidade, e pense em como resumi-lo de forma condensada. Compreender o porquê do seu projeto e tudo o que está
acontecendo é realmente o alicerce para o seu sucesso futuro. Isso é em qualquer fase desde o início e todo o caminho, então tome o tempo agora, pense sobre isso.
4. Planejando seu projeto: Esta próxima lição é sobre como planejar seu projeto. É divertido ir em uma viagem onde você não tem destino. Mas, na verdade, no local de trabalho, raramente é o caso. Normalmente há um resultado ou um material de entrega ou uma expectativa de que seu projeto se destina a entregar, e para chegar a esse destino, você precisa saber quais são os passos que vão levá-lo de onde você são hoje para esse ponto final, e esse é apenas o plano. Essa é a coisa que precisamos criar que vai
representar o nosso A a B pelo trabalho que estamos tentando fazer. Sem ter um plano, passar tempo em uma planta ou criar um plano, e não estamos realmente gerenciando um projeto. São apenas uma sequência de coisas que estão acontecendo. Agora, ter um plano nos dá algo para nos
centrar, para centrar seus companheiros de equipe em torno suas partes interessadas para se alinharem com o que você está tentando alcançar, não apenas a saída no final, mas na verdade o que estamos tentando fazer hoje, amanhã e semana que vem. Um plano é algo que representa as atividades e tarefas que precisam ser tomadas ao longo do projeto para entregar os resultados que você foi solicitado para gerenciar o projeto. Essas atividades podem depender umas das outras, o que pode significar que há uma sequência de trabalho que precisa ocorrer. Muitas vezes, você ouvirá termos como caminho crítico mencionados aqui, que realmente mostra como essas tarefas se
conectam para chegar ao endpoint do projeto que você está executando. Vamos falar sobre como criar o plano de tópicos e que muitas vezes começa com algo chamado estrutura de detalhamento de trabalho ou WBS, que você pode ouvir nos círculos de gerenciamento de projetos. Vamos imaginar que temos isso, a tarefa de nível superior, que é o projeto em si. Agora, o projeto é obviamente muito alto nível para ter um plano associado a
ele, então precisamos dividi-lo nos principais pedaços de trabalho que viverão dentro dele. Então vamos imaginar para este exemplo que nós dividimos isso em três segmentos de A, B e C. Agora novamente, na maioria das circunstâncias isso não é detalhe
suficiente para nós realmente entender quem está fazendo o quê. Então, para este exemplo simples, vamos quebrar alguns destes para um nível abaixo deste também. Novamente, para simplificar, vamos rotular este A_1, A_2 e A_3 e para esta tarefa B vamos fazer um B_1 e um B_2. Agora, vamos fazer mais três em C; então C_1, C_2 e C_3. Então, o que isso nos permite fazer, o que é realmente importante na gestão de projetos, é fazer-nos algumas perguntas simples aqui. O que sabemos sobre essas tarefas? Já fizemos algo assim antes? Poderíamos estimar quanto tempo levaria para fazer isso? Qual é a duração do esforço envolvido? Então, se nós passamos por isso e olhamos para ele e pensamos, “Espere um segundo, nós já fizemos essas coisas antes. Eu posso dimensionar isso, eu entendo o risco associado a ele”, então isso é ótimo. Talvez este também seja o caso. A_3, não realmente. Isso é algo que talvez haja um pouco de incerteza em torno de então vamos interrogar contra essa. Depois passamos pelas tarefas B. Isto parece bem, isto é bom, isto é bom, isto é bom e, novamente, temos outra tarefa com um pouco de interrogação contra ele. O que estamos tentando fazer quando fazemos o planejamento de projetos
neste nível é descobrir onde está o risco em nosso projeto. Não estamos definindo cada tarefa que está em nosso projeto. Acho que seria loucura fazer isso. Temos que fazer no nível certo que nos diga onde está o risco. Então o que fizemos aqui foi identificar algumas áreas onde há algum fluxo sendo levantado. O que podemos fazer como resultado disso é cavar um pouco mais abaixo sobre estas tarefas abaixo deles e quando fazemos isso,
o que podemos acabar descobrindo é que estamos bem com isso, já
fizemos isso antes, mas Na verdade, esta tarefa A_3 2 que temos aqui agora é a que tem uma pergunta sobre nossa capacidade de entregar este projeto. Então isso pode ser suficiente, isso pode ser descanso suficiente, nós entendemos o suficiente para realmente seguir em frente. Então, para este exemplo simples, vamos fingir que esse é o caso. A outra coisa que temos que fazer quando passamos
pela estrutura de divisão de trabalho é olhar para o tamanho dessas tarefas. Portanto, há muitas maneiras diferentes em diferentes escolas de pensamento fora do trabalho da empresa em realmente restringe a pensar onde você tem que ser realmente específico, mas uma maneira muito simples quando você está jogando que projetos juntos para o A primeira vez é a camiseta dimensionar essas coisas. Então, dê esses rótulos, para que você tenha pequeno, extra pequeno, pequeno, médio, grande, extra grande, talvez XXL lá e associe esses tamanhos a dias potenciais; então extra pequeno pode ser um dia, pequeno dois dias, médio três, grande cinco, etc O que permite que você faça é olhar para suas tarefas agora e começar a colocar o tamanho como camisetas contra estes, isso é um pequeno, este é um meio, este é um extra grande. Trabalhe seu caminho para as áreas onde há risco no plano, você pode querer colocar uma variedade de tamanhos contra eles talvez seja um médio a grande e nós vamos usá-lo mais tarde quando juntarmos os pontos no projeto. Então nós temos um tamanho lá, nós entendemos as tarefas, a próxima coisa a fazer é desenhar dependências como parte deste plano. Então talvez A_2 precisa ocorrer somente depois de A_1 estiver completa, talvez C_1 só tenha que começar uma vez que este A_3, 2 esteja completo, desenhe essas dependências e então você tem essa visão completa que estamos realmente onde você entende neste à medida que você entende sua quebra de tarefa, você entende algum tamanho, você identificou algum risco e conhece as dependências. Essa é a sua primeira passagem de uma estrutura de trabalho. Com essas etapas anteriores agora concluídas, é hora de mapear isso. Agora há muitas maneiras de fazer isso. Você pode ter notas post-it, você poderia fazê-lo em um pedaço de papel, você pode usar e projeto MS ou uma planilha do Excel. As dependências são fundamentais aqui porque, obviamente, isso determina quais tarefas só podem ser iniciadas depois de concluídas. Agora uma breve palavra sobre nivelamento nisso. O que tentamos fazer neste exemplo simples, você apenas assume que tudo é uma duração vez de um FL em projetos com várias pessoas, você pode ter várias tarefas em execução paralela, você pode ter a capacidade de reduzir um tamanho de tarefa, colocando mais pessoas estão agora. Mas para este exemplo simples, vamos supor que podemos mapear essas coisas apenas em durações. Então faça isso, mapeie-os em um quadro para seu projeto específico e se você olhar para o lado direito quando fizer isso, você verá esse endpoint. Agora esse endpoint é o seu primeiro planejador central quando o fim do projeto é devido à terra. Agora, o que é importante nesta fase é rever essa data. O que isso nos diz? Isso atende às restrições que talvez no projeto, talvez alguém precise ajustar, talvez mais recursos precisem fazer parte do projeto, ou talvez algum outro escopo precise mudar? De qualquer forma, este é o teu plano. Certifique-se de revisar isso com suas partes interessadas e, em seguida, seguiremos em frente. Como você pode ver, há muito o que pensar quando se trata planejar seu projeto e o que eu quero que você faça agora é pensar sobre seus próprios projetos e pensar sobre sua estrutura de projeto e como isso foi criado. Talvez seja muito detalhado, talvez precise refinar um pouco mais, talvez você não tenha identificado o risco lá dentro. Mas este é um ótimo começo para nos mover e isso nos leva para a próxima parte da turma, que é sobre gerenciar seus projetos.
5. Gerenciando seu projeto: A próxima lição que vamos dar é sobre como gerenciar o projeto. Fizemos muito bem agora que criamos nosso primeiro plano e se tudo funcionou perfeitamente, ele vai até o fim sem nenhuma gestão necessária. Mas novamente, como eu disse antes, raramente
é o caso. O plano é apenas o começo e o que você realmente precisa fazer é gerenciar esse plano através de bem. Isso não é só fazer o trabalho em si. Há muitas outras atividades que você tem que considerar como um gerente de projeto. As pessoas querem saber o que está acontecendo, como você vai fazer isso? Como você vai alinhar as pessoas com o que elas precisam fazer hoje ou amanhã? Como a maioria das pessoas raramente sabe no que precisam se concentrar sem essa direção, isso é o que é preciso para gerenciar seu projeto com sucesso. O que vamos fazer hoje é entrar um pouco em algumas dessas dicas. Vamos olhar para ampliar e reduzir o zoom como um conceito, como uma forma de rastrear o projeto. Vamos olhar para a gestão de riscos. Vamos olhar para medir o sucesso à medida que passamos pelo curso do projeto, e também vamos olhar para todas as outras atividades que
talvez precisemos pensar em nosso dia-a-dia como gerente de projeto. Este primeiro passo é tudo sobre rastreamento de projetos e eu gosto de empregar uma técnica chamada zoom in e zoom out em nossos projetos, a fim de garantir que eles se concentrem, para garantir que as partes interessadas e membros da equipe são realmente claramente focado nas tarefas que estão bem na nossa frente. O que significa ampliar e reduzir o zoom? Tens o teu grande plano que acabaste de criar. Mas olhar para isso como uma imagem inteira, dia após dia pode às vezes ser esmagador. O que eu gosto de fazer é ter certeza que nós fragmentamos o trabalho em um período de tempo na nossa frente. Talvez seja um projeto de quatro semanas. Nós só vamos nos concentrar nas atividades da Semana 1 e isso nos permite reunir essas partes interessadas, trazer os membros da equipe que podem ter atividades para fazer dentro dela em uma sala, olhar para essas atividades apenas para aquela semana e focado a laser em entregar aqueles naquele período de tempo. Agora, a próxima coisa que você faz depois de fazer nosso zoom, aqui está sua retrospectiva sobre o trabalho, então você vai fazer uma pausa por um segundo. Você vai olhar para o que você disse que ia fazer
naquele período de tempo e você vai olhar para o que correu bem, que não aconteceu, o que talvez foi um pouco de luta. Talvez queiras parar de fazer as coisas avançando. Talvez tenha havido algumas atividades que demoraram um pouco mais do que deveriam ter feito. Talvez, na verdade, não tenha completado todas as atividades
que disse que ia fazer dentro desse intervalo de tempo. Agora, o que fazemos com essa informação da retrospectiva, essas lições aprendidas é diminuir o zoom. Olhamos para esse quadro geral, olhamos para o que originalmente planejamos e pegamos as lições aprendidas e ajustamos de acordo. Analisamos quais tarefas são filtradas no segundo período de tempo. Talvez tenhamos descoberto algo que significa que algo é muito maior no plano do que inicialmente pensávamos que seria. Nós ajustamos o plano de acordo, nos ajustamos, realinhamos sobre o que é o próximo pedaço de trabalho e, em seguida, zoom de volta novamente com nosso foco e este enxágüe e repetição do zoom
in, zoom out ciclos é realmente importante para manter pessoas focadas, mas sempre refletindo sobre o que estamos aprendendo e o que isso significa para esse quadro maior. Essa é uma das minhas principais dicas para o acompanhamento de projetos em um ambiente de trabalho. Nossa próxima dica é sobre identificar e gerenciar riscos. Agora, a gestão de risco é muitas vezes aspectos realmente subvalorizados da gestão de projetos com a maioria das pessoas ignorando e, como resultado disso, apenas lidando com questões ao longo do projeto, pulando de um incêndio para o outro. Muitas vezes, o problema com
a gestão de riscos é na verdade a identificação dos próprios riscos e maioria das pessoas realmente não pensa sobre isso criativamente quando eles pensam sobre o que pode dar errado no curso de um projeto. Eu gosto de empregar uma técnica chamada de uso de uma autópsia ao tentar fazer com que equipes e pessoas pensem criativamente sobre o que pode dar errado no projeto. Aqui está um exemplo. Digamos que vamos enquadrar para a equipe do projeto que o projeto foi um desastre. O que deu errado? Terminamos o trabalho e agora é o fim do projeto. Tudo está desmoronando. O que aconteceu? Por exemplo, talvez o projeto tenha perdido todas as suas metas. Por que foi esse o caso? Bem, nós não fizemos a análise de nível certo ou nós não avaliamos como nós fomos ou tomamos uma abordagem pragmática. Talvez as partes interessadas realmente odiaram o produto em última análise no final e por que foi isso? Bem, nós não nos envolvemos com eles. Nós não os ouvimos ou pedimos seus comentários, ou na verdade não atestamos as suposições à medida que andávamos ao redor do produto si ou talvez ninguém soubesse realmente o que estava acontecendo no decorrer do projeto. Talvez nossos relatórios fossem pobres e desatualizados. Talvez os nossos comunicadores fossem muito pouco frequentes e não suficientemente afiados. Mas o que fizemos aqui foi identificar o que deu errado neste futuro estado. Agora podemos começar a pensar sobre esses elementos e olhar para colocar mitigações de
risco no lugar para identificar como nos certificamos de que eles não acontecem sozinhos. Agora, para muitos projetos, isso é realmente suficiente para que nós realmente identificamos coisas que queremos abordar. Mas se você quiser ir um nível mais fundo, você pode então assumir esses riscos, potencialmente combinar com outros e realmente colocá-los em algum tipo. O que fazemos aqui, neste exemplo, é assumirmos esses riscos, digamos que identificamos cinco riscos, 1-5 e queremos pensar sobre qual a probabilidade desse risco ocorrer e qual seria o impacto se isso acontecesse. Então, novamente, individualmente ou dentro da equipe com a qual você está trabalhando, basta basicamente colocá-los nos lugares onde eles podem existir dentro do projeto. Então R2 é de alta probabilidade de impacto médio. Temos R1 aqui e mais baixo,
baixo, R5 pode ser sinalizado como sendo alto, alto e conjunto R3 ou par nesta categoria média. Agora, o que isso realmente ajuda você a fazer é identificar quais riscos você deseja colocar planos de mitigação em prática. Se dissemos que só vamos nos concentrar em altos, então temos o suporte vermelho aqui. Temos R2 e R5. São eles que vamos fazer alguma coisa. O resto do risco, nós só vamos aceitar e viver com esse ponto no tempo. Essa é uma maneira realmente boa de diminuir e onde esse foco precisa estar em torno da gestão de riscos para o projeto. Mas a gestão de riscos não pára por aí. Então você tem que lidar com esse risco que são feridos. Digamos que R2 e R5 realmente tinham planos de mitigação no lugar. Temos que ficar em cima deles como gerentes de projeto, certeza de que essas atividades estão
ocorrendo e, em seguida, somos capazes de finalmente mitigar esse risco, que é o que o plano era o tempo todo. Esse é o básico da gestão de riscos. Vamos falar sobre a próxima dica que é medir o sucesso ao longo do caminho. Agora, só porque o seu projeto está seguindo seu caminho através das tarefas que ele é colocado em seu plano, isso não significa realmente que ele foi bem sucedido. Quais KPIs ou indicadores-chave de desempenho você pode ter em seu projeto que
realmente permitirá que você veja se você acha que os resultados de seus projetos serão atendidos. Isso é muitas vezes complicado, mas talvez você esteja criando novos produtos. Como testamos esse produto em desenvolvimento no início? Que suposições estamos fazendo sobre o que o projeto vai ser? Talvez precisemos dar rascunhos iniciais de coisas a certos clientes para obter feed de volta, e definir estes como marcos ao longo do projeto. Temos que pensar cuidadosamente em nos certificarmos de que somos deliberados sobre os resultados do projeto e que estamos aprendendo à medida que avançamos. Agora, muitas vezes estes são indicadores que vão levar a esse resultado no final, mas também pode haver outros indicadores que temos no decorrer do nosso projeto. Podemos estar medindo o número de palavras dentro de um documento que
criamos, podemos estar olhando para um número de imagens criadas, podemos estar falando sobre o número de clientes que estamos falando no decorrer do nosso projeto. Estas são todas as coisas que mostrarão um certo nível de integridade para o projeto que você está executando e, novamente, mostram que você tem não apenas controle sobre as próprias tarefas, mas também uma compreensão mais profunda do os resultados que estamos tentando alcançar ao longo do projeto. A seção anterior se concentra em algumas áreas-chave de gerenciamento de projetos ou gerenciamento de um projeto em fluxo, mas há muitas outras atividades também que podemos precisar considerar ao longo
da gestão de qualquer projeto que talvez precisemos ficar por cima de cada dia da semana. Eu gostaria de explorar alguns desses muito brevemente agora só para nos manter atualizados. Eu gosto de manter um pouco de um mapa mental aqui de coisas que eu preciso pensar em qualquer dia e eu vou muitas vezes realmente usar isso como uma maneira de verificar se eu estou no caminho certo ou não, quase como um exame mental enquanto eu passar por isso e em nenhuma ordem em particular sobre isso. Risco que nos ensinam sobre isso, mas há novos riscos chegando, existem ações de risco que precisam ser acompanhadas hoje? Vamos pensar na mudança. Houve alguma alteração no projeto? Talvez eu precise colocar alguns planos específicos e mudar de planos no lugar. Talvez eu não esteja comunicando a mudança ou talvez eu precise fazer algo específico como resultado. Vamos falar sobre papéis e responsabilidades. Quem são as pessoas-chave envolvidas no projeto? Todo mundo sabe o seu papel? Está claro? Alguém não sabe o seu papel? Preciso me realinhar com alguém? Vamos pensar em rastrear como acabamos de falar. Sabemos onde estamos neste momento? Talvez eu tenha tido que encaminhar algo para algum conselho de revisão de projeto ou uma equipe de gerência sênior ou um comitê então há algum escalonamento? Preciso investigar alguma coisa sobre me comunicar apropriadamente com os comitês de revisão? E as minhas partes interessadas? Se eu sei quem eles são? Os detentores da participação mudaram? Estou me comunicando com eles no nível certo
e, mais importante, eles estão felizes com o que estão recebendo de mim? Talvez um ambiente em que você esteja operando. Há um processo. Talvez haja coisas que você precisa aderir,
documentos para criar em uma determinada ordem. O que precisa ser criado? Estamos no caminho certo com eles também? Há alguma coisa que eu precise acompanhar? Existe algum risco em particular? Vamos falar sobre liderança. Quem sou eu como líder? Estou servindo a equipe? Sou inspirador e motivador? Como eu saberia? Estou perguntando a eles? Estou recebendo feedback deles? Falamos de orçamento. Talvez você esteja encarregado das cordas da bolsa no projeto também. Você tem que ficar de olho no que está acontecendo com os custos. Como é que eu sei onde estamos a tramar? Qual é o retorno do investimento para o projeto em si? Sucesso que acabamos de falar, mas como estamos medindo isso? Quais KPIs estamos olhando todos os dias? Depois há relatos. Que mensagens estou enviando? Para quem estou enviando essas mensagens? Eles estão recebendo mensagens claras para o projeto? Então, se você tiver sorte o suficiente para executar um projeto que já foi lançado, então vamos olhar para o ciclo de vida estendido do projeto. O que aprendemos com isso? Que resultados estamos a ver como resultado e como saberemos se precisamos de fazer alguma coisa para o próximo projecto a seguir em frente? Tudo isso representa uma imagem bastante ampla das atividades que você pode precisar considerar para o projeto que você está lidando também. Agora, ficar em cima de todas essas coisas é muitas vezes muito, muito complicado, é por isso
que adoro ter representações
visuais de tudo o que está em jogo a qualquer momento. Este é o lugar onde o termo placas de fiação geralmente vem. Porque se você se concentrar puramente no aspecto de rastreamento para o projeto, por exemplo, então é muito fácil para nós perder o controle do orçamento ou talvez um aumento na escalada e então eu gasto todo o meu tempo lidando com riscos, então eu posso perder trilha desses escalonamentos e, em seguida, talvez as coisas não possam ser feitas. É muito importante ter uma representação visual e eu gosto de, talvez em cinco minutos todos os dias, dar a volta ao mapa mental e perguntar a mim mesmo se
acho que essas coisas precisam de algum trabalho enquanto passo por elas. Isso realmente permite que você fique no controle, traz essa disciplina para o projeto, e permite que você seja um gerente de projeto bem-sucedido. Antes de passarmos para a próxima lição como parte desta aula, quero que vocês façam uma pausa e pensem sobre algumas dessas dicas e técnicas que passamos por aqui. Pense em como você está gerenciando atualmente o projeto que você tem em voo. Você precisa de um mecanismo como este que vai ajudá-lo a entender onde as coisas estão até em seus projetos atuais. Reserve um tempo e pense nisso agora antes de passar para a próxima seção, que é tudo sobre a comunicação do status do nosso projeto e comunicação com nossas partes interessadas em uma base contínua.
6. Comunicando seu projeto: Nossa próxima lição será sobre comunicar seu projeto a outras pessoas. Agora você pode perguntar por que isso é importante, mas você pode estar executando o melhor projeto do mundo com a equipe mais incrível de pessoas trabalhando nele. Mas se você não está comunicando isso para as pessoas, então como eles podem saber? Se você pensar em seu relatório semanal ou em um e-mail que você envia para resumir às partes interessadas como as coisas estão indo em um projeto, então talvez essa seja a única janela que eles têm para o que está acontecendo dia após dia. Vamos nos certificar de que ele faz um serviço a todas as pessoas que trabalham duro dentro do projeto, para realmente representar onde as coisas estão à altura. Uma boa comunicação também representa o controle, que novamente é algo que você está sendo solicitado a representar como um gerente de projeto em um projeto. Você está fazendo isso da maneira que você se comunica? Vamos entrar em algumas dicas e dicas que vão nos ajudar ao longo do caminho. Nosso primeiro passo é comunicar esse status formal do projeto. Este é o relatório do seu projeto. Há algumas dicas aqui que são muito, muito importantes. Primeiro, precisa ser conciso. Precisa ser claro. Tem de ser capaz de representar em tão poucas palavras quanto possível, qual é esse estatuto. Você precisa pensar em explicar o que acabou de acontecer, que está acontecendo a seguir, qual é o quadro maior do projeto, quais os riscos que você pode estar carregando? Talvez você queira colocar algumas perguntas lá também, que você esteja pedindo ao público para considerar um certo aspecto do projeto ou para dar algum feedback. Concentre-se sempre nesses conceitos quando se trata de relatórios. Eu vi relatórios de projetos no meu tempo, spam várias páginas que são densas com palavras e isso deixa as partes interessadas não sendo realmente capaz de obter uma boa idéia do que são as tomadas. Pensa nisso. Questões-chave, resumos chave e quais são potencialmente os principais objetivos para o público. Relatório é realmente uma forma de arte. É dizer a quantidade máxima de coisas em poucas palavras possível. Procure esse feedback. Olhe para ver se suas partes interessadas estão recebendo o que precisam,
e moldar e refinar essa mensagem para que ela seja clara e concisa, porque é isso que vai ser importante transmitir essa mensagem. O próximo passo é manter as comunicações informais também, não se concentrar apenas no relatório formal do projeto, mas olhar para a oportunidade com coisas como Slack, ou MS Teams, ou outras maneiras de falar com as pessoas. Talvez seja um stand up diário ou um stand up semanal com um grupo mais amplo de pessoas. Seja aquele comunicador positivo, compartilhe os sucessos no projeto. Você vai motivar as equipes com as quais você está trabalhando como resultado disso, pois eles verão que você está dizendo isso também e que você está compartilhando isso com as partes interessadas que podem ser apenas ter pequenos vislumbres do que aconteceu dia após dia para fora. Concentrem-se nessas comunicações informais e, novamente, vocês serão melhores equipes como resultado disso. O próximo passo é não apressar e manter as coisas atualizadas. Não há nada pior como uma das principais partes interessadas na abertura de um relatório digital que está desatualizado, que não foi atendido. Talvez na verdade esteja em um local central que é feito para ser em tempo real e eles estão recebendo informações que estão claramente desatualizadas. Tenha sempre cuidado com o que está a enviar, o que está a partilhar com as partes interessadas e que são novas informações. Certifique-se de que o relatório de cadência em que para corresponde ao tamanho e escala do projeto em execução. A segunda dica dentro disso é usar seu alter ego, enquanto você cria a primeira passagem do seu relatório de projeto e apenas pausar, ligar esse alter ego e fazer perguntas a si mesmo, sobre o que este relatório está me dizendo. Que coisas podem ficar sem resposta? Se eu estivesse lendo isso pela primeira vez, que perguntas eu poderia ter? Apenas arrume o relatório usando o alter ego e talvez até como uma terceira dica, passe o relatório de cima para baixo como se estivesse apresentando. Será que acerta em todos os marcadores chave? Eu acho que isso é realmente importante para se concentrar nisso e manter as partes interessadas felizes enquanto você passa por isso. Para obter concisão, pense nas três coisas que você quer que alguém tire da leitura do seu relatório. Eles devem ser muito fáceis de identificar quando você lê seu material. Agora lembre-se, se você colocar um escalonamento na página 4, parágrafo 3, então as pessoas não vão ler isso como um escalonamento. Então pense cuidadosamente sobre a informação que você está transmitindo. O próximo passo é entender que a comunicação não é apenas falar consigo mesmo. Digamos que você tem uma reunião com as partes interessadas e
trouxe pessoas para uma sala para transmitir o status do projeto. Falar por 20 minutos no controle total de tudo o que está acontecendo, talvez não seja a coisa certa a se fazer. A comunicação também está ouvindo. Você tem uma oportunidade ao reunir essas partes interessadas para perguntar a essas pessoas o que elas pensam do projeto. Eles acham que estamos no caminho certo? Que riscos eles vêem? Com que coisas eles precisam de ajuda também? Eu acho que quanto você estiver quieto nessas reuniões, deixando os outros falarem, mais valor você vai obter com isso. Com certeza, você precisará fazer isso antecipadamente definindo o ritmo da cena. Você vai explicar para as pessoas onde está, mas mantenha isso menos do que você pensa que precisa ser. Como resultado disso, você construirá equipes colaborativas melhores. As pessoas vão querer trabalhar porque sentem que estão sendo ouvidas e se você ajustar o plano com base nesse feedback, elas serão incentivadas a transmitir suas próprias opiniões
pessoais se este projeto está no caminho certo ou se Qualquer coisa precisa mudar. Antes de terminarmos nesta aula, quero que você pare e pense um lado de comunicação das coisas em seu próprio projeto. O que está funcionando? O que não é? As partes interessadas estão felizes? Seus relatórios são longos demais para serem mais concisos? Você tem as reuniões certas e está transmitindo a mensagem certa nelas? Tire um tempo para pensar nisso. Mais uma vez, se você conseguir a comunicação junto com as outras coisas, então você realmente vai fazer um projeto de sucesso.
7. Considerações finais: Obrigado por assistir a aula hoje. Lembre-se, não é preciso muito para ser um bom gerente de projeto, apenas um pouco de disciplina, e alguma organização, e a mentalidade certa. O que eu quero que você faça agora é pensar sobre o seu projeto de classe enquanto você passou por isso, quais dicas e dicas realmente ressoaram com você, sua agenda agora parece, quais coisas você vai começar a usar no seu próprio dia-a-dia Dia? Quero que você os compartilhe na seção de projetos da classe, se possível. Se tiver alguma dúvida, por favor
, deixe-as no quadro de discussão. Obrigado novamente por assistir e eu vou te ver em breve.
Matt Corroboy, Projects, leadership, life and mindset.
