Transcrições
1. Apresentação: Olá, sou Matt Corroboy, diretor
de projetos de software na indústria de ciências biológicas. Lidero uma equipe de gerentes de projetos e
programas que fornecem soluções de
software e sistema no valor de bilhões
de dólares em receita. Sempre adorei
resolver problemas, criar estrutura e
remover atritos, e trabalhar com pessoas e
isso me levou a uma carreira gratificante de 20 anos no campo de gerenciamento de projetos. A aula de hoje será um mergulho profundo em algumas
das principais táticas que achei melhor para agendar e
rastrear projetos. Na maioria dos casos aqui,
vou supor que você já sabe como
reunir requisitos, como criar listas de trabalho e
trabalhar estruturas de detalhamento. Como resultado disso, vamos
entrar direto e vou
falar sobre cada tática, o que você pode precisar
fazer para aplicá-la e depois falar sobre os
benefícios que você obterá. Para agendamento,
abordaremos a escolha
do tamanho
certo da tarefa, o refinamento das tarefas certas e como construir marcos
e metas que se
alinharão e
obterão o benefício durante o curso
do projeto. Para o rastreamento, aprenderemos, como rastreamos o tamanho da
tarefa em si, como monitoramos o caminho
crítico e a importância de manter
um registro de alterações e uma
narrativa à medida que você avança. Vamos concluir tudo
isso falando sobre
agendamento e construção de planos que ajudam a manter foco e impulsionar o
marco, independentemente metodologia do projeto
que
você esteja seguindo. A lista
de prop do projeto de classe será simples. Será seu
projeto ou talvez um típico em sua
organização e eu
vou perguntar
se essas táticas
já estão sendo aplicadas
e se há uma oportunidade
para você começar usá-los agora para ter benefícios
imediatos. Como sempre, quero que você
compartilhe seu progresso
na própria galeria do projeto e faça quaisquer perguntas que você possa ter nos fóruns de discussão. Então, vamos entrar na lição
um agora em algumas
das principais táticas quando
se trata de agendamento em projetos.
2. Táticas de cronograma: Vamos entrar
direto agora para algumas táticas importantes que
descobri que permitem a criação e o uso de um plano de projeto
para torná-lo mais do que apenas um cronograma inicial que
as pessoas logo esquecem. Vou usar um
exemplo para explicar essa tática, mas quero que você pense
sobre seu próprio projeto, pense em seus horários e como eles são construídos
atualmente. Pergunte a si mesmo
se você está obtendo o volume
máximo hoje
fora desse plano. Tática Número 1 é obter o tamanho da
tarefa certo para você. Se você pensar sobre isso, qualquer
trabalho ou tarefa pode literalmente ser dividido em atividades
ao minuto, se você
realmente quisesse. Da mesma forma, você pode deixar as
tarefas em um nível super alto, por exemplo, construir casa, mas nenhuma delas
permite que você sirva o propósito certo de ter um cronograma ou plano significativo. rastreamento do dia-a-dia, por exemplo, em um
projeto de dois anos provavelmente
apenas criará sobrecarga
significativa, trabalho
ocupado e fará com
que você se sinta como se estivesse fazendo as coisas, mas não
adicionará nenhum valor. criação de um cronograma de monstros com quantidades incríveis
de detalhes nele, acabará por não servir a ninguém. Será difícil de descrever,
impossível de rastrear
e, mais importante,
acabará sendo uma daquelas coisas que está
desatualizada assim que começar. No extremo oposto disso, manter
um nível muito alto significa que você
não é capaz de acompanhar o progresso à medida que as coisas estão avançando. Você não consegue gerenciar atividades
críticas, talvez conduzir a marcos ou apenas comunicar
coisas com muita facilidade. É por isso que é realmente
importante obter o tamanho da tarefa certo para você. Pense no seu projeto, pense na duração dele, no número de pessoas envolvidas, na frequência talvez
dos principais marcos ou eventos que lhe dizem que
as coisas estão no caminho certo, e depois pense sobre
qual será o tamanho certo, a tarefa
média, para permitir que você gerencie bem
o projeto. Vamos usar alguns
exemplos aqui, usando uma ferramenta como monday.com para criar um cronograma bastante
básico. Vamos imaginar que seja um projeto de
um ano. Há 10 pessoas em seu escritório trabalhando no projeto em si, e você está lançando coisas
no tamanho da tarefa diária. Isso é até 50 tarefas por semana, e você pode acabar com o
cronograma onde você tem muitas
tarefas muito detalhadas que, na verdade, muita descrição da tarefa pode não ser fácil de entender, e pode ser muito confuso quanto ao que está acontecendo onde. Como alternativa, você pode querer criar
seu nível de tarefa no nível da semana ou no
nível de duas semanas como resultado disso,
as descrições da tarefa em
si podem ser um pouco mais
compreensível, um pouco mais fácil de
compartilhar com outras pessoas, talvez partes interessadas seniores, e também manter as pessoas um
pouco mais focadas nos resultados, em vez de coisas muito
táticas dentro delas. O resultado aqui, é
que você
vai criar equipes que
provavelmente são mais autônomas. Você não vai fazer
check-in com eles cada cinco minutos
para gerenciar esse projeto. Enquanto que se você estiver
gerenciando as coisas no nível
da tarefa diária em
um projeto de um ano, você realmente quase
as atividades de alimentação de colher continuamente para essa equipe. Você não está realmente
criando autonomia no próprio grupo e vai
gastar muito tempo
gerenciando o cronograma em si, em
vez de gerenciando o cronograma em si, em realmente gerenciar outras atividades como
parte do projeto. No entanto, para outro exemplo, pode ser que
você tenha acabado de receber um plano de projeto de três semanas para implementar uma mudança de escritório
dentro do prédio. Este provavelmente será
um cronograma com muitas atividades
e partes móveis e ficar perto do progresso
no
trabalho que
está sendo feito diariamente será absolutamente fundamental. Vai ser
acelerado, vai ser dinâmico e ajustes no cronograma
provavelmente serão
necessários à medida que as coisas acontecem. Nesse caso, mantê-lo no nível
do tamanho da tarefa diária ou até mesmo um
nível de meio dia será potencialmente vital para
manter todos focados. Uma palavra de aviso aqui, apenas por causa do
que discutimos, não faça todas as suas tarefas
uma semana, por exemplo. Porque isso apenas
resulta em algumas tarefas que podem ser alguns dias
sendo atribuídas
no nível de sendo atribuídas
no uma semana e
custadas nesse nível, então pense em talvez apenas
agrupá-las, ou, no pior dos casos,
apenas
mantendo-os em dois dias. Às vezes, você não pode
forçar suas tarefas, caso contrário você arrisca tudo
apenas sem sentido,
novamente, o que definitivamente
não é o que queremos. Tática 2, concentre-se em itens
de alto risco para análises
mais detalhadas. Um dos principais benefícios
de gastar tempo criando um plano e um
cronograma para o seu projeto é ajudar a identificar
onde está o principal risco. Isso pode ser na forma
de um ponto chave de integração, ou talvez uma transferência
entre dois grupos, ou pode ser apenas uma tarefa difícil
ou desafiadora que fornece um
pouco de incerteza quando nós estão montando
o plano. Em todos esses casos, pode fazer sentido fazer um pouco
de análise posterior, para dividir ainda mais
o problema em pedaços. A razão para isso é
ajudar a identificar qual parte de qual tarefa realmente detém
a maior parte do risco. Isso permitirá que
você analise pontos de mitigação
específicos e gerenciamento
mais próximo dessa tarefa
para ser bem-sucedido. Exemplo aqui, três
tarefas, a Tarefa B nos faz sentir um
pouco mais nervosos, um pouco de risco em torno
dela, nós a quebramos, na verdade
é uma
subtarefa da Tarefa B, que realmente representa
um grande risco. Podemos então nos concentrar em mitigar
esse problema específico, nossa atividade específica à
medida que as coisas avançam. Se tomarmos nosso
projeto de TI, por exemplo, falamos sobre esse movimento de escritório de
três semanas. Pode ser que haja um risco específico que
identificamos em torno do
serviço voltar online. Mas, na verdade, dividir
essa tarefa em partes
específicas mostra que talvez
haja duas
áreas diferentes onde o risco vive. Pode ser algo
a ver com o cabeamento estar correto e conectado, e a segunda peça
pode ser algo a ver com o suporte
e o pessoal
apropriados no
local no estar correto e conectado,
e a segunda peça
pode ser algo a ver
com o suporte
e o pessoal
apropriados no
local no aponte quando você liga novamente
os servidores, a
fim de mitigar quaisquer
riscos com a entrada online. Somente dividindo a tarefa nessas áreas específicas, você
pode realmente ver onde está
algum desse risco. Outro bom exemplo pode ser uma mudança organizacional
dentro de sua empresa onde você tem essa tarefa
de alto nível, que é comunicar
a mudança
organizacional chave. Pode haver subtarefas
associadas a isso,
mas, na verdade, quebrando isso, você realmente vê que há uma comunicação de
grupo específica sensível ao tempo que realmente se decompõe ainda mais longe para uma pessoa
específica, uma parte interessada específica em sua organização,
onde você deseja colocar a mitigação de riscos
muito clara e o gerenciamento de tarefas em torno dessa pessoa. Somente dividindo-o ainda mais em pedaços muito
menores, seríamos capazes de entender as especificidades do
gerenciamento desse risco. Tática Número 3, colocando eventos, metas ou marcos
em seu plano que ajudará a alinhar o
projeto a seguir em frente. Vamos voltar a um exemplo
monday.com aqui. Pense em um cronograma em
que você tem tarefas
intermináveis
até o final do projeto. Isso pode representar problemas em nossa compreensão
e sucesso à medida que avançamos, mas também em alinhar as pessoas torno do propósito do
que estamos fazendo e por quê. Ao criar sua
agenda, seu trabalho hoje, pense
em colocar em marcos importantes ou eventos que vão acontecer
à sua frente que significará algo significativo acontecendo. Isso pode ser apenas que tenhamos mudado as fases do projeto, talvez da ideação
para a implementação, ou talvez tenhamos atingido uma meta inicial aqui, a meta inicial alcançada. Isso nos dá algum
alinhamento com as partes interessadas em uma
ideia criativa, por exemplo. Ao colocá-los
como marcos ou metas com base no
trabalho anterior, você tem algo tangível ou baseado em resultados que pode ajudar a
impulsionar o trabalho adiante. Nas equipes de projeto, isso realmente
ajudará as pessoas a ter um
alinhamento de curto prazo em uma meta. Em seguida, incentivos, recompensas e até celebrações podem ser vinculados a essas
metas para ajudar
a manter o foco na tarefa em mãos para uma
vitória posterior em um projeto. Você também pode vincular essas metas e os principais eventos em áreas
onde há desafios, coisas que normalmente não seriam um evento importante para
o projeto alcançar. Vamos usar um exemplo aqui
de como podemos transformar um evento em algo que impulsiona esse comportamento positivo. Vamos imaginar que seja
um projeto de dois anos no mundo do
desenvolvimento de produtos, e tem muitas atividades
iniciais em torno da definição do
que está sendo feito. É complicado, há
muitas partes envolvidas, há risco, e há
muitas opiniões. O resultado de tudo isso é um
plano e escopo de implementação acordados. Agora, normalmente, essas aprovações
formais no meio do projeto nos passarão e estamos todos
aliviados
por seguir em frente. Mas esses eventos são significativos e significam algo em
que devemos nos concentrar. Fazer algo como
requisitos sendo acordados, um marco fundamental
destacando-o como algo
a ser dirigido. Como resultado, ajudamos a manter mais foco e energia
nesse objetivo à nossa frente, e um alvo claramente digno também. Isso significa que
ele pode ter seu próprio rastreamento associado a ele, e depois de atingir
esse marco, celebramos esse evento. Isso pode ser tão simples
quanto apenas pausar, trazer alguns bolos ou guloseimas, talvez comunicar a
vitória, agradecer a todos
e, finalmente, definir o tom de como
o projeto deve corre de um
sucesso positivo para outro, criando impulso,
criando alinhamento e mantendo os níveis de
energia altos. Portanto, existem três táticas
simples que podem fazer uma
diferença significativa em seu agendamento. Antes de passarmos para o rastreamento, quero que você passe o tempo agora absorvendo o que
acabamos de passar. Dê uma olhada em seus próprios
projetos e horários. Eles estão lançados para
o nível certo? Eles são acessíveis? Você pode
se comunicar bem com eles? Eles descrevem o projeto
e seus objetivos facilmente? Reserve um tempo para pensar
sobre as mudanças que você pode querer fazer antes de
avançarmos para a próxima lição, onde veremos
algumas das principais táticas quando se trata de
acompanhar nosso progresso.
3. Como monitorar o cronograma do seu projeto: Depois de ter seu tamanho
personalizado, útil e significativo
cronograma de projeto em vigor, então você estará fora de impulsionar
seu projeto. Mas, como discutimos, ele não pára por aí, o rastreamento é fundamental. Mas, mais uma vez, só se ele estiver dizendo o que você
realmente precisa saber. Vou passar por
alguns exemplos aqui aplicáveis a cada
tática que está sendo discutida. Mas eu quero que você, enquanto
passamos por isso,
pense em seu próprio rastreamento
em seus próprios projetos. À medida que passamos por isso,
o que você pode mudar hoje que o tornará
mais eficiente? As informações
às quais você reage mais relevantes e
ajudam a manter todos focados
em torno de você no que importa. Número 1, acerte o período
de rastreamento de relatórios, não valha a pena. Essa tática é a gêmea ou aquela que discutimos durante a
obtenção do tamanho da tarefa correta quando estávamos falando sobre a
criação de um cronograma. Quando você pensa em
rastrear seu projeto, você quer criar
um sistema que funcione especificamente para você e para
a equipe ao seu redor, que faça sentido
para o projeto. Atualizações de status repetidas, como
temos aqui no calendário, onde tenho atualizações de status de segunda-feira de
manhã, atualizações de status terça-feira de manhã, atualizações status de
quarta-feira de manhã e tarde atualizações também, tudo o que você
vai fazer é gastar tempo interrompendo as pessoas, ajustando os horários
com a porcentagem de progresso sendo feito,
simplesmente não funcionará. Minha dica principal aqui é tornar os períodos de atualização de
tarefas e relatórios relevantes para o tamanho médio do
teste do seu projeto. Regra
muito simples lá que
realmente me ajudou é
que nenhuma tarefa deve estar em andamento por mais de dois
períodos de relatório ou check-ins. Por exemplo, se você
definir seu projeto com tarefas diárias, em média, tarefas durante o dia,
pense no rastreamento diário. O que isso pareceria? As tarefas são
agendadas para serem feitas
na lista de pendências por meio trabalho
em andamento no momento
ou terminadas. Se houver uma tarefa, por exemplo, que permaneça em andamento
além de dois check-ins, então uma bandeira deve
ser levantada aqui que talvez não estejamos
fazendo o nível certo de progresso que devemos ser e então podemos
gerenciar de acordo. Se o tamanho da tarefa for que o
nível de semana ou duas semanas é médio
, mude seus ciclos
para esses horários. Defina a expectativa do que você vai
verificar neles, siga o mesmo na regra formal. Você pode, claro, ainda
definir a expectativa lá. Qualquer ponto que um risco ou proporção
ocorre em qualquer tarefa específica, mas que é
comunicado imediatamente. Mas pelo menos você
não está gastando todo o seu tempo verificando progresso todos os dias,
exceto a equipe do projeto. Basta continuar com o trabalho que
eles sabem que precisam fazer. A chave aqui é que você define sua barraca cedo e explica o raciocínio para o projeto. As equipes do projeto
entram na rotina. Eles entendem o
fluxo e o propósito e quaisquer reuniões formais de
status do projeto que você possa ter
em seu calendário, eles são claros sobre o que servem e o que
estão medindo. Como resultado, eles podem
ser curtos e mais focados, e as pessoas chegaram
sabendo o que ele provavelmente será perguntado e quais
informações você está procurando. A principal vantagem
aqui é rastrear o nível que faz
sentido para o seu projeto. Não trabalhe para si mesmo e não seja
o gerente de projetos. Sempre há
enxaqueca para atualizações. Crie um sistema que se adapte aos projetos e vá a partir daí. Tática número 2, não sue as coisas pequenas. linha com o último tópico, é importante não
reagir exageradamente a pequenos
desvios
para o plano. Um plano de linha de base é exatamente isso. É o que dissemos que os
esforços e durações seriam naquele momento. Mas projetos são
projetos por um motivo, há todos conhecidos. Novos riscos, desvios e
problemas que ocorrerão. Pequenos turnos que ocorrem
em um plano e se
expandem na atração e na tarefa já que, como foram
definidos originalmente, tudo apenas parte e parte
do curso do gerenciamento de um projeto. A dica principal aqui é não reagir exageradamente ao
primeiro deslizamento que ocorre ou à primeira tarefa que não foi concluída no
período de relatório. É natural que essas
coisas aconteçam. Como gerentes de projeto,
estamos sempre aprendendo. Estamos reunindo feedback sobre se o plano ainda é sólido, ou pode precisar ser ajustado, reagindo a tudo
como se fosse uma crise, realmente
não define a
barraca para o aprendizado, para resolução de problemas e,
finalmente, para o sucesso. Permitir que as coisas aconteçam durante um período de tempo
em relação ao projeto. Crie uma imagem
do que
está acontecendo idealmente com
sua equipe de projeto principal, se você tiver um, e depois faça
um pouco de análise. O que aprendemos? Como nos ajustamos ao plano e mudanças que
acabaram de acontecer? Mais uma vez, dependendo
do tamanho do projeto, então a revisão e a análise podem ser algo
que acontece semanalmente, pode ser mensal
ou trimestral. Lembre-se, a liderança
positiva não está reagindo o tempo todo. Foi medido, realista e claro na abordagem, e essa é a mentalidade
que beneficiará tanto o projeto quanto a equipe com a qual você pode estar trabalhando. Tática número 3, a única coisa, monitoramento de
caminho crítico. Apesar de tudo o que
acabamos de dizer, há uma área em que podemos
querer manter um olho muito mais próximo e ser mais reativo se
for encontrado pelo usuário, essa área é o caminho crítico. Agora, existem muitos
sabores e teorias sobre o monitoramento de
caminhos críticos. Mas, como um breve resumo, o caminho crítico é
uma sequência de tarefas que dependem umas das
outras de alguma forma e última análise, dita
a conclusão ou o
ponto final do projeto
ou talvez um marco. Isso pode ser incorporado essas atividades para
gerenciar elementos de risco. Mas, fundamentalmente, se alguma
dessas datas mudar, isso
terá um impacto direto no ponto final ou
na data
de término do projeto em si. Existem alguns
pontos-chave em torno monitoramento de caminhos
críticos que definitivamente valem a pena compartilhar. Número 1, certifique-se de
que todos saibam o que e quem está
no caminho crítico. Comunique-se
tanto aqui que haja um
foco claro do dia-a-dia no
que está acontecendo lá. Dois, rastreie ou crie linhas
diretas de comunicação diferentes
do resto do projeto. Por exemplo,
talvez você queira criar um período de
atualização mais frequente para a tarefa atual
no caminho crítico. Isso pode ser uma linha direta com o indivíduo ou
grupo trabalhando nele. Isso também é que quaisquer alterações em contabilização são
comunicadas imediatamente. Número 3, tem
planos de mitigação em vigor. Seja super proativo aqui. Não seja o gerente de projeto
que relata um deslizamento para os caminhos críticos sem nenhum plano ou opções para responder. Certifique-se de colocar planos em
prática antes de surgirem problemas. Isso precisa ser sobre
como qualquer deslizamento para
o caminho crítico
será gerenciado com antecedência. Essa pode ser uma
abordagem de todas as mãos em que as pessoas do grupo podem
enxergar uma tarefa para fazê-lo. Bem, talvez haja um
filme especial que precise ser criado para lidar com alguns
desses desafios. Tática número 4, mantenha um registro conforme você avança de qualquer mudança de plano e qualquer
narrativa em torno deles. Você gasta todo o seu tempo
desenvolvendo um plano, definindo sistemas abertos
e depois vai embora. Mas, de uma forma depois,
algo acontece e as coisas mudam e
o plano evolui. Para ser um bom gerente de projetos, você precisa ser realista. Você precisa saber que o
inevitável acontecerá, mas também sabe que qualquer momento
alguém possa perguntar, o que aconteceu com fulano
e quem decidiu isso? Portanto, é importante
manter um registro de quaisquer alterações que possam
ocorrer no cronograma. Isso pode ser
entregue cedo, tarefa entregue com atraso
talvez, alterações de escopo , alterações de
recursos, talvez o movimento de uma
meta para o projeto, ou pode ser um
problema de contrato com o fornecedor. Basta fazer uma nota simples
e algo assim, capturar a mudança, ajustar o plano de
acordo e seguir em frente. Isso não
precisa ser complicado. Mas essas notas não pagarão dividendos quando se trata do momento certo em
seus projetos. Estive em inúmeros
projetos onde as pessoas não conseguem lembrar
o que aconteceu, o que aconteceu no ano passado e por que não lançamos
na data que planejamos originalmente? O que podemos fazer aqui é filtrar coisas como mudanças de
cronograma
no projeto e ver
imediatamente o que aconteceu naquele
momento. Podemos ver as pessoas envolvidas, podemos ver a decisão
que foi tomada e se houve uma rebase
ineficaz
do plano, tudo para a aprovação de
todos. Manter um registro enquanto você rastreia o projeto sempre
lhe dará algo para recuar quando essas perguntas
complicadas surgirem. Os resultados não são apenas
para autopreservação, ter muitas
mudanças também nos permite olhar
para trás no
final do projeto e capturar algumas
lições e inteligência realmente boas para avançar e comunique-se
para o próximo projeto. Ao manter os dados e aplicá-los ao seu
próximo trabalho, você pode ser
um planejador melhor,
ver riscos razoáveis ver riscos razoáveis e também justificar
por que você pode ter estruturado algo
de uma certa forma. Em suma, é uma
coisa realmente profissional para um PM fazer. Isso raramente é feito pela maioria. Não demora muito,
mas tome o tempo, continue registrando no diário
e veja os benefícios. Agora que passamos por
algumas táticas de rastreamento chave, é hora mais uma vez de você
dar uma olhada em sua
própria abordagem para isso. Onde você está se concentrando
ou talvez não se concentrar em tudo? Você tem
visibilidade de caminho crítico ou talvez esteja apenas empurrando os projetos
junto com duas aderência mais apertada? Dê uma olhada agora antes de unirmos tudo e
analisamos diferentes metodologias quando se
trata de gerenciamento de projetos.
4. Dando maior dinamismo ao cronograma e ao monitoramento: O mundo se move rápido. Técnicas e
metodologias mudam, assim
como a linguagem que podemos usar para descrever nosso mundo. Todos nós temos que mudar e
incorporar as melhores práticas aqui. Seja o uso
de backlogs, sprints, Kanban ou
gráfico estrangeiro de Gantt dentro de métricas de valor, todas
essas são ótimas ferramentas. Mas a experiência me diz que
a melhor solução é
tratar tudo isso como apenas não são ferramentas em sua caixa de ferramentas, para então escolher qual ferramenta
ou abordagem funciona para o trabalho que você foi solicitado a fazer para o projeto em que
você está trabalhando. Muitas vezes, a melhor solução
pode ser uma mistura ou um híbrido de muitas abordagens
diferentes. Vou falar sobre
alguns exemplos aqui
nesta lição final que
compartilharei conosco. Quero que pense à
medida que passamos. É aqui que você pode criar a mistura perfeita em nossa caixa
de ferramentas que dará a você e ao seu
projeto esse benefício antecipado. Número 1,
agenda geral versus rastreamento do
dia-a-dia. Em certas metodologias, pode
haver extremos lá, por
exemplo, tudo é intuitivo e não há planejamento de
longo prazo em vigor, enquanto a alternativa é
que tudo faz parte de um detalhado planejar e não há flexibilidade na
maneira como você aborda as coisas. A experiência me mostra que para que seus projetos
sejam bem-sucedidos, provavelmente você precisa de ambos. Aqui temos uma visualização de gráfico de
Gantt de alto nível que é mostrada em monday.com. Isso é muito bom para mostrar o fluxo de fases que representam metas
de longo prazo
e como permitimos que algo grande aconteça no final
do projeto. Mas para o
gerenciamento diário do projeto, você provavelmente quer uma abordagem um pouco
diferente. É aí que uma
visualização de estilo Kanban em uma ferramenta como essa ou talvez um Trello permite que você gerencie as coisas do
dia-a-dia, onde o foco pode estar
nas tarefas específicas que estão sendo trabalhadas em nesse
determinado momento. Você não está sendo moído agora
pela visão geral do mundo ou visualização
do gráfico de Gantt mostrando. Número 2,
abordagem de enxame Kanban versus tarefas
designadas. Nesse caso,
que temos aqui, o perigo de uma visualização de gráfico tradicional de
Gantt, é que quando há atribuições de
recursos
atribuídas a essas tarefas, você pode ter Bob atribuído à tarefa A ou Claire
atribuída à tarefa B e muitas vezes isso cria alguns silos nas atividades que você as atribuiu. Em uma abordagem Kanban como essa, então é tudo sobre
criar fluxo, poder mover
tarefas de uma área para
a outra e fazer com que a
equipe se ajude,
incentivando outras pessoas a ver o que está
acontecendo, o que está sendo trabalhado, o que fica preso e criar essa propriedade compartilhada
e espírito de equipe. Isso pode realmente ajudar as coisas a
avançar aqui. Seja qual for a abordagem que
você possa adotar, tente criar
o ambiente certo onde você está incentivando flexibilidade e a vontade de
ajudar uns aos outros nas tarefas. Isso pode ser algo
que você apenas aplica talvez em suas
tarefas de caminho crítico, se necessário. Três, sprints para criar alinhamento independentemente
do tipo de agendamento. Sou um grande fã de manter o foco no aqui
e agora do projeto. É chamado de
presença do projeto no seu melhor. Agora, na metodologia Scrum, há o conceito de sprint, onde você escolhe
apenas uma seleção de atividades para o próximo
período do seu tempo, por exemplo, nas próximas duas semanas. As equipes então se concentram apenas
nesse trabalho e
evoluem retrospectivamente, de um sprint para o outro. Agora, esta é uma
ferramenta fantástica para manter foco no que
está à sua frente. Alinhar isso a um
resultado como atingir um marco ou evento chave
significa que o foco em todos os momentos está apenas
na coisa nossa
frente e não no
panorama geral do projeto, que muitas vezes pode ser assustador
para as pessoas verem. sprints agora podem ser aplicados a quase qualquer coisa
em um projeto de maneiras diferentes. Você certamente não
precisa seguir uma metodologia
Scrum para usá-la. Neste exemplo, vamos
tomar todas as tarefas
que estão levando a um marco fundamental no
projeto, que é uma demonstração. Usaremos
o seltzer Kanban para filtrar todas as tarefas que estão em nossa visualização
Kanban naquelas
associadas a esse grupo de trabalhos. O que vamos fazer ainda
é trabalhar em demonstração, mas o que vemos agora
é que a visão Kanban, que está realmente focando puramente no próximo período
funciona, vai permitir o resultado que
estamos procurando nessa demonstração no final das coisas. Assim, podemos manter a equipe
totalmente focada nessa visão, não nos distraindo essa visão geral do gráfico
de Gantt, mas apenas manter todas as tarefas
focadas no que precisa acontecer na próxima semana ou
dois para fazer o trabalho. Use o conceito de sprint ou período de
tempo
atual para se concentrar
e, em seguida, use uma retrospectiva
no final para refletir sobre
o que você aprendeu
e, em seguida,
diminua o zoom, veja o que significa o plano maior. Conselhos para a vida aqui, não seja puxado para uma
parede de metodologias. Avalie seu projeto, seu ambiente de
trabalho e todas as ferramentas à sua
disposição para criar
formas eficientes de trabalhar para ajudar a mostrar o panorama geral e manter a motivação de
alinhamento do concentre-se no aqui e agora
do seu projeto. Antes de assinarmos, pense que acabamos de discutir no
que acabamos de discutir
e veja como você pode aplicar todo o cronograma ou em
técnicas e conceitos de rastreamento para
nivelar seus projetos ainda mais. Lembre-se,
sempre há outra maneira.
5. Considerações finais: [MÚSICA] Planejamento, agendamento e rastreamento de projetos
é o que fazemos. Faz parte do trabalho, mas há muitas
maneiras de fazer isso. Cada ambiente é diferente, cada projeto é diferente e cada organização pode
pedir coisas um pouco diferentes de nós. É importante ter a mente aberta , portanto, tentar abordagens
diferentes, e sempre procurar melhorar
escolhendo a ferramenta certa
para o trabalho certo. Espero que você tenha gostado desta
aula e seja capaz de
aplicar algumas dessas
táticas aos seus projetos. É sempre agradável
ouvir como as pessoas se dão bem com
esses conceitos. Eu encorajo você a compartilhar
seus pensamentos ou qualquer uma de suas próprias lições aprendidas
nos fóruns de discussão abaixo. Obrigado por assistir,
e verei você de novo.
Matt Corroboy, Projects, leadership, life and mindset.
