La productivité avec Evernote : utiliser un seul outil pour tout

1. Introduction: Mon objectif principal est d'amener les gens à vraiment vivre leur meilleure vie. Le terme formel est la productivité, mais pour moi, c'est vraiment faire les choses. Je m'appelle Lindsey Holmes. Je possède une agence de marketing et de technologie intégrée et je suis aussi consultant en productivité. L' aspect le plus important d'un outil de productivité est d'éliminer la distraction. En ayant toute votre gestion de projet, tous vos besoins en un seul endroit, vous laissez de la place à la concentration, clarté et à la facilité de vie. J' ai découvert Evernote en 2009. J' étais juste dans la ruine de ma nouvelle entreprise et j'avais besoin d'un moyen d'organiser mon esprit. Evernote était un endroit idéal pour stocker ces pensées, idées et projections. Je ne vais pas te dire exactement ce que tu dois faire dans cette classe. Je vais vous donner quelques exemples de ce qui a fonctionné pour moi, ce qui a fonctionné pour mes clients, et je vais vous donner quelques cas d'occasion pour que vous puissiez appliquer notre système au vôtre. C' est absolument votre système, votre hub, et je veux que vous en fassiez ce que vous voulez. Après ce cours, j'espère que vous ferez le premier pas vers la création de votre propre système de productivité personnelle. Je suis tellement excité que tu aies décidé de prendre ce cours. Commençons. 2. Trouver vos problèmes: Donc, un point douloureux est vraiment simple dans l'espace de productivité. C' est quelque chose qui est ennuyeux, c'est quelque chose qui est répétitif et qui peut être automatisé, ou c'est quelque chose qui empêche de passer du temps avec votre famille, vos amis, et de faire les choses que vous voulez faire. Récupérer vos relevés bancaires et vos factures peut être un point douloureux, envoyant vos 1099 ou W-2 à votre comptable, trouvant des recettes pour cuisiner un repas pour la journée. Chaque jour peut être un point douloureux. Les gens essaient de créer des systèmes de productivité sans vraiment s'asseoir et évaluer leurs besoins. Cette approche systématique de la productivité avec laquelle je suis tout à fait en désaccord. Je pense que tu dois te connaître toi-même. Passer le temps de le faire maintenant vous fera gagner beaucoup plus de temps à long terme. Donc, il est vraiment important de le faire maintenant, puis de travailler à mettre en place les systèmes qui résoudront ces points douloureux pour vous. La première chose que vous devriez faire en essayant d'identifier et d'évaluer vos points de douleur est de sortir un morceau de papier ou de faire cet exercice numériquement. Tout ce qui fonctionne pour vous. Identifiez 10 points de douleur, 10 choses qui vous ennuient, 10 choses qui se sentent comme des petites choses, 10 choses que vous détestez faire, et notez simplement ces choses. Soyez conscient de votre journée. Vous pouvez frapper sur certains points de douleur pendant que vous passez par une journée. Commencez juste à être vraiment conscient de vos actions, des choses qui sont répétitives pour vous, même si elles semblent être quelque chose de loin récupéré, et qu'il n'y a peut-être pas de solution pour cela, écrivons simplement ces points de douleur vers le bas. Une autre chose que je fais avec mes clients est leur demander d'évaluer les outils qu'ils utilisent actuellement. Vous constaterez que vous pouvez avoir des points douloureux dans vos outils. Quels outils fonctionnent pour vous, quels outils ne fonctionnent pas, et nous allons trouver ce que nous pouvons faire pour trouver un outil qui vous servira mieux. Et puis la dernière chose que je vais dire à un client est  : « Que pouvez-vous automatiser ? Qu' est-ce qui est complètement répétitif dans votre journée ? Vous vous retrouvez sur le même site ou sur différents sites à la recherche de recettes quotidiennes, voire hebdomadaires ? Y a-t-il un moyen de faire venir ces recettes automatiquement à vous, où vous êtes, et d'empêcher cette étape de 20, 30 minutes pour trouver ce que vous allez manger pour la journée ? » Pour ce qui est de prioriser vos points de douleur, je regarde ce qui est le plus douloureux. Si vous constatez que la plupart de votre temps est passé à chercher un fichier sur votre bureau, cela vous indique que vous devez placer un système autour du stockage, et organiser le contenu que vous possédez et où il vit. Certaines personnes privilégient le travail plutôt que le personnel, mais pour moi, il s'agit de maximiser le temps dont vous disposez. Donc, je priorise mes points de douleur autour de ce qui prend le plus de temps. Une autre façon de prioriser votre point de douleur est juste vraiment dans les choses que vous pouvez être complètement mains avec, des choses qui peuvent être automatisées. Par exemple, lors de la récupération de mes relevés bancaires et de mes factures, il existe des systèmes que je peux utiliser qui récupéreront automatiquement ce contenu pour moi, et parce que j'utilise Evernote, les livrer à un ordinateur portable Evernote. J' ai complètement automatisé ce système, et une fois qu'il est configuré, je n'ai rien à faire d'autre. Donc, ces choses, des choses que je n'ai plus jamais à toucher, sont typiquement des points douloureux que je ciblerais en premier aussi. 3. Créer votre base centrale: Je pense que l'utilisation d'un seul outil ou aussi peu que possible est vraiment la hauteur de la productivité. Je ne suis pas la personne la plus productive. Donc la productivité pour moi doit être insouciante. Si j'ai une tâche, si j'en ai besoin, savoir où aller, résout 80 % de mes problèmes. Donc, avoir ce hub de base qui peut faire beaucoup de choses que je devais faire, de la gestion des clients à l'organisation de ma liste de tâches, passant par la possibilité de mettre en place un rappel autour d'un événement, rend vraiment très productif outil pour moi. Cela élimine cette distraction et cela rend vraiment ce processus très inconscient, ce qui, je pense, est correct. Je pense que nous devrions utiliser nos cerveaux là où nous devons faire preuve de créativité,c' est-à-dire avoir un leadership réfléchi,et non pas récupérer les relevés bancaires et chercher un endroit où nos impôts seraient c' est-à-dire avoir un leadership réfléchi, logés. Evernote vous permet de faire toutes ces choses assez facilement avec un niveau d'automatisation qui sauve votre cerveau pour les choses qui sont les plus importantes. Donc on va sauter dans Evernote. Je vais vous donner un aperçu, puis nous commencerons à travailler et à construire votre hub. Donc, si vous êtes nouveau à Evernote, lorsque vous l'ouvrez, vous voyez différents niveaux de catégorisation. Les niveaux de base sont vos cahiers et vos notes. Evernote est généralement considéré comme un outil de prise de notes, mais un peu plus robuste que votre outil de prise de notes standard. Il s'agit vraiment de votre propre flux de travail. Donc, si vous êtes quelqu'un qui aime noter des notes de formulaire rapides, vous pouvez le faire ici. Si vous êtes quelqu'un qui voit des choses et des listes numérotées ou avec des cases à cocher, vous avez également cette possibilité. Si vous aimez les feuilles de calcul, vous disposez d'une fonction de table dans Evernote. Donc les gens aiment parler, donc, enregistrer de l'audio dans Evernote est vraiment facile de cette façon. Donc, la beauté d'Evernote est vraiment que vous pouvez catégoriser votre contenu d'une manière qui vous plaît. Ainsi, les ordinateurs portables sont un moyen de catégoriser votre contenu, mais vous pouvez explorer vers le bas et inclure également des balises. Ce que les balises me permettent de faire est de catégoriser les choses sur plusieurs verticales. Je voudrais peut-être catégoriser quelque chose comme une facture, si elle date de 2018, il peut être utile de le faire aussi. Un autre point de catégorisation serait même de regarder vos raccourcis. Dites que j'ai juste besoin d'un accès rapide à une note ou un bloc-notes, je peux simplement les faire glisser sur mes raccourcis et ils vivent là et je peux y accéder quand j'en ai besoin. Je vais aussi vous dire, je rencontre beaucoup de clients qui vont rejeter complètement les cahiers et les tags. Ils trouvent plus facile d'utiliser les capacités de recherche vraiment robustes d'Evernote. Vous pouvez rechercher une image, vous pouvez rechercher un document en tapant simplement un mot, je peux trouver le mot facture dans tout ce qu'il s'applique à. Donc, d'être dans le titre, d'être un tag, voire d'être potentiellement dans mon document. Si c'est ainsi que vous voyez les choses, si c'est la façon dont vous auriez besoin de catégoriser vos notes, vous êtes plus que bienvenu. Le système de tout le monde n'est pas pour tout le monde. Un autre client avait besoin d'un outils de marketing archives. Nous avons exploré plusieurs façons de les aider à organiser leur contenu, de la convention d'attribution de noms, et c'est simplement ce que vous attribuez une note, aux balises, puis nous récapitulons leur flux de travail. Donc, pour leur convention de dénomination, nous avons intitulé The Note le titre du projet utilise un trait de soulignement, mois, point, année. Pour leurs étiquettes, ils ont deux secteurs d'activité. Donc, la société A ou la société B, puis une ligne de produits, qu'il s'agisse d'un portefeuille ou de leur groupe à domicile et ensuite quel type de document il s'agissait. Ensuite, nous venons de récapituler dans ce flux de travail. La création de ce type de document permet de garder le processus transparent pour toutes les personnes impliquées. 4. Résoudre les problèmes courants: Donc, un point de douleur que presque tout le monde a quand vous parlez de productivité est comment gérer votre liste de tâches. Une façon de gérer personnellement mes tâches dans Evernote est de créer un carnet de tâches qui montre ce que j'ai à faire cette semaine, puis j'ai quoi, c'est terminé et je déplace mes notes entre les deux. Donc, ici, je vais devoir appeler Norma Willis ou payer sa facture. Pour être aussi productif que possible, j'ai mis son numéro dans le titre ou dans le corps de ma note afin de ne pas avoir à chercher son numéro, et encore plus utile, peut-être ajouter sa facture comme référence. Quand cela sera terminé, je vais probablement juste passer à la fin. C' est une façon de gérer vos tâches dans Evernote. C' est assez simple. Une autre façon que les gens ont fait To-Do est vraiment juste en créant simplement une note quotidienne ou hebdomadaire. Donc, j'écrirais sortir la corbeille, en utilisant la fonctionnalité de case à cocher Evernote. Je tabulation, je peux ajouter une autre tâche. Je peux aussi mettre un rappel pour me rappeler, disons demain, dans quelques jours, dans une semaine, de me souvenir d'exécuter mes tâches. La dernière façon de faire des To-Do dans Evernote est d'intégrer une tierce partie. Parfois, vous trouverez que l'ensemble d'intégration a construit une interface qui se spécialise dans les To-Do, par exemple, sont juste une façon plus propre et plus agréable de voir vos To-Do. Donc, vous pouvez préférer un outil comme la liste des tâches qui gère simplement les tâches. La beauté d'un outil comme To-Do List est qu'il s'intègre à Evernote, sorte que vous n'avez pas à quitter votre hub Evernote pour ouvrir l'application Liste des tâches. Vous pouvez rester directement dans Evernote, créer votre note, il sera synchronisé avec la liste des tâches, et vous pouvez gérer vos tâches là-bas. Cela nous permettra de vivre sans distraction. Donc, comme je l'ai dit, je ne vais pas vous dire comment faire ça. C' est vraiment à propos de la façon dont vous voyez les choses. Ce sont trois façons d'aborder les tâches à faire dans Evernote. Donc, en construisant votre hub, vous constaterez qu'il y a des besoins que vous avez maintes et maintes fois. Bien que vous n'ayez pas de directives ou de restrictions dans Evernote, une chose que vous pouvez faire pour simplifier votre processus de création de notes et de hub est de créer des modèles. Voici un modèle de notes de réunion par exemple, et cela décrit simplement l'ordre du jour de la réunion, je peux cocher les choses au fur et à mesure qu'elles ont été terminées, quelques notes supplémentaires sur la réunion, puis quelques mesures à prendre. Vous trouverez que vous voudrez créer des modèles de voyage, créer une liste de contrôle de toutes les choses que vous devez prendre et ajouter votre itinéraire de voyage en bas. Il peut y avoir une image qui parle d'une campagne dont nous avons discuté, je vais juste faire glisser ça là. Il y a peut-être un livre qui aiderait, et j'allais voir cela comme un attachement. Donc, une chose dont vous allez vouloir vous souvenir lors de la création vos modèles est de tout laisser dans sa forme originale et de copier votre modèle même dans un bloc-notes, appelé modèles, ou vous pouvez copier quelques sur le bloc-notes dans lequel vous allez l'utiliser. Donc, si vous avez un bloc-notes professionnel, peut-être que vous allez copier quelques versions sur ce bloc-notes juste pour qu' elles puissent rester vides et servir de modèles. Il y a aussi des tonnes de modèles sur le site d'Evernote, modèles de planification pour 2018 à l'école, à la gestion de projets, à l'immobilier. Vous pouvez facilement télécharger ces modèles et les enregistrer dans un bloc-notes, ce qui peut résoudre beaucoup de vos besoins de flux de travail. Donc, lorsque nous examinons ces modèles, y a-t-il quelque chose que vous pouvez potentiellement cocher de votre liste d'évaluation des points de douleur ? Donc, comme vous pouvez ajouter n'importe quel type de média à une note Evernote, Asset Management est également un flux de travail vraiment demandé par mes clients. Ceci est un exemple de façon de gérer votre stock art. Evernote a une autre façon de catégoriser votre contenu , c'est-à-dire par la façon dont vous voyez votre liste de notes. Donc, je peux aller de cette vue de carte qui me donne les petites tuiles sur la gauche ou une grande tuile sur la droite. Je peux voir cette vue de carte complète qui s'appelle une vue de carte étendue, et cela me donne vraiment un aperçu supplémentaire de tous mes actifs. Donc, que je les aie classés par carnet ou tag, ou que je veux simplement faire défiler et regarder tous les actifs que j'ai, j'ai cette opportunité. Ensuite, je descends et j'ai d'autres points de vue qui m'aideront vraiment si c'est comme ça que je vois les choses. Donc, pour revenir à cette vue élargie, c'est la façon dont la plupart des gens regardent leurs actifs visibles. Vous constaterez que vous pouvez toujours les classer par nom selon si vous les catégorisez. Vous voyez que ceux-ci ne sont pas catégorisés en aucune façon. Cependant, Evernote dispose de certaines fonctionnalités essentielles qui vous permettent de catégoriser les notes. Vous pouvez les classer par date de mise à jour, date de création , titre, taille et lieu de téléchargement. Être en mesure de visualiser facilement vos œuvres d'art, que vous les catégoriez ou non , de les envisager avec la gestion de vos fichiers clients ou de vos tâches, et de ne pas avoir à quitter votre hub rend ce processus d'autant plus productif. Qu' il s'agisse de gérer vos tâches, de trouver des modèles ou de créer une bibliothèque de gestion des actifs, sélectionnez-en une et démarrez votre hub. 5. Étendre votre système: Donc, alors que vous travaillez pour formater votre note, le cœur de votre système de productivité, nous pouvons passer au niveau supérieur, et c'est vraiment ce que vous devriez chercher dans votre hub de productivité, un outil qui vous permet d'étendre votre noyau besoins. Par conséquent, Evernote dispose de certaines fonctionnalités qui vous permettent d'aller au-delà des flux de travail de base dont nous avons discuté. Donc, l'une de mes fonctionnalités préférées d'Evernote est le web clipper. C' est vraiment bon pour la recherche. Donc, quand je recherche un client ou que je mets ceci dans le flux de travail d'un client, ils peuvent trébucher sur un PDF, nous allons aller sur notre web clipper, ils peuvent l'enregistrer comme un PDF, comme un extrait de signet, ou comme capture d'écran. Ensuite, à partir de l'écran, je peux organiser ceci pour éviter tout risque d'encombrement. Donc, je vais l'ajouter à un cahier, je peux ajouter une balise, je peux même ajouter une remarque pour l'un de mes collègues. Les options vous permettent d'aller plus loin. Vous pouvez pré-balayer ou configurer le Web clipper pour enregistrer automatiquement vos notes en fonction du contexte de la note. Je clique sur enregistrer et j'ai fini. L' un de mes cas d'utilisation préférés pour le web clipper est simplement pour la recherche. Alors que je suis en train de créer du contenu pour une campagne, je découpe des images pertinentes, des articles et d'autres contenus qui me permettent d'obtenir vraiment ce dont j'ai besoin pour faire. Une autre chose vraiment cool à faire avec Evernote est d'utiliser votre adresse e-mail Evernote personnalisée. Pour le trouver, vous allez à Evernote dans la barre de menu du fichier, cliquez sur les informations du compte, plus de paramètres de compte qui lancera le navigateur Web et ici vous trouverez votre adresse e-mail personnalisée. Vous pouvez l'utiliser pour envoyer des notes, des images ou tout type de clips directement dans votre bloc-notes Evernote par défaut. Donc, beaucoup de gens me demandent comment vous faites certaines des choses que j'explique que vous pouvez faire dans Evernote. Ils ne voient pas de bouton, ils ne le voient pas dans les listes de fonctionnalités et c'est vraiment parce que, grâce à l'utilisation d'intégrations tierces, vous pouvez aller beaucoup plus loin avec Evernote. Si c'est alors un excellent endroit pour commencer, ne sont que quelques-uns des exemples de workflows créés par les gens qui vous permettent de tirer le meilleur parti d'Evernote. Un bon si cela dans cette intégration vous permet de créer une note lorsqu'un événement est ajouté à un calendrier spécifique. Par exemple, si vous avez une réunion, ajoutez-la à un calendrier. Si cela et cela peut créer une note qui a un nom, un e-mail et une section de note pour que vous puissiez prendre des notes pour cette réunion. C' est une façon d'automatiser votre système de catalogage pour une réunion. Une autre très bonne intégration en utilisant si ceci et cela est de synchroniser les nouvelles notes dans un dossier Google Drive avec ceux d'un bloc-notes Evernote. Ce que cela fait, c'est vraiment parler de l'idée que vous pouvez répliquer votre flux de travail à plusieurs endroits. Vous constaterez peut-être que vos collègues souhaitent utiliser Google Drive, mais votre hub est Evernote. Ainsi, ils peuvent créer leur contenu dans leur dossier Google Drive, mais vous pouvez le configurer pour synchroniser et aller dans un bloc-notes du même nom ou d'un autre nom. Cela vous permet de conserver votre hub comme Evernote et n'enlève pas les gens de leurs flux de travail. L' une des choses en particulier en tant que propriétaire d'une agence de marketing intégrée qui a été vraiment puissante pour moi et mon flux de travail sont les fonctionnalités de partage d'Evernote. Être capable de créer un bloc-notes et de partager ce contenu avec quelqu'un d'autre, et chaque fois que je dépose quelque chose dans ce cahier pour qu'il y ait accès, a été vraiment productif. Je le fais avec des collègues, je le fais avec des amis, je le fais avec des clients et cela garde juste mon flux de messagerie au minimum et me permet de vraiment maximiser l'utilisation d'Evernote. La façon la plus simple de partager un bloc-notes est de cliquer sur ces trois points ici et vous partagez simplement ce bloc-notes. Vous pouvez également partager une note. La façon la plus simple de partager une note est de cliquer sur Partager ici, vous pouvez l'envoyer via le chat de travail, un message automatique ou simplement créer un lien public que n'importe qui peut utiliser. Vous copiez ceci, collez-le et envoyez. Ainsi, comme vous pouvez le voir, Evernote vous donne les fonctionnalités natives, les intégrations, vous permettent d'aller au-delà, mais de tout cela fonctionne pour construire votre hub le plus productif. Donc, nous avons identifié nos points douloureux, nous avons créé notre noyau central, et maintenant nous sommes allés un pas plus loin. Quelle est une chose que vous pouvez ajouter à votre flux de travail actuel qui vous permet d'aller plus loin ? Est-ce que cela crée un système d'automatisation et si cela, utilise-t-il votre adresse e-mail Evernote personnalisée pour importer vos reçus ? Déterminez ce que vous devez faire pour aller plus loin. 6. Réflexions finales: Donc, nous avons identifié vos points de douleur, construit votre noyau central, et sommes allés un peu plus loin. J' espère que je vous ai inspiré à commencer avec Evernote ou au moins être un peu plus productif. J' adorerais entendre parler de toi. Dites-moi vos points de douleur, certaines intégrations que vous avez trouvées, ou posez-moi quelques questions ci-dessous. Merci beaucoup d'avoir pris ce cours, j'ai vraiment hâte de voir ce que vous avez construit. 7. Autres cours liés à la productivité sur Skillshare: