Transcription
1. Introduction: Si vous êtes quelque chose comme moi, vous avez probablement dû faire face à une sorte de burnout en étant dans des réunions
Zoom toute la journée ou en ayant beaucoup trop de notifications Slack. La réalité est que communiquer dans une équipe distante, ce n'est pas nécessairement de cette façon. Il y a un moyen de communiquer à distance qui se sent calme, recueilli, et non frénétique et partout. Dans la classe d'aujourd'hui, je vais vous montrer exactement comment. Bonjour, je suis Claire Lew, et je suis PDG de Know Your Team, logiciel qui vous donne les outils, formation et les ressources pour vous aider à devenir un meilleur manager. La partie la plus difficile de bien communiquer au sein d'une équipe distante, c'est de
laisser tomber un grand nombre de nos hypothèses sur la façon dont nous pensons avoir besoin de communiquer. Dans ce cours, je couvrirai les cinq meilleures pratiques les plus essentielles pour bien communiquer au sein d'une équipe distante, de la meilleure façon de gérer vos réunions d'équipe à distance aux meilleurs canaux de communication à l'écriture de manière asynchrone. Si vous êtes un PDG d'une entreprise distante
ou hybride , un contributeur individuel ou un gestionnaire d'une entreprise distante
, cette classe sera très pertinente pour vous. Vous vous éloignez de cette classe pour savoir quel est le meilleur processus pour communiquer efficacement au sein de votre équipe distante. Je suis heureux que vous preniez ce cours aujourd'hui parce que la communication dans une équipe distante peut se sentir simplifiée et vous permettre de faire votre meilleur travail. J' aimerais que vous vous joigniez à moi dans la section discussion et posiez toutes les questions que vous avez. Je suis tellement excité que tu te joins à nous aujourd'hui, et plongons dedans.
2. Optez pour l'écriture asynchrone: Le locataire central de bien communiquer dans une équipe distante commence
vraiment par l'écriture asynchrone par défaut. Ce que je veux dire par là, c'est, au lieu de simplement ponner un message et d'attendre une réponse dans cette seconde, c'
est en fait de l'écrire à long terme et de
savoir ensuite que la réponse pourrait prendre quelques heures, peut-être que c'est le lendemain ou peut-être que c'est deux jours à partir de ce moment. Les avantages de faire cela sont vraiment nombreux. D' abord et avant tout, vous permettez à votre équipe de procéder à un triage. Ils peuvent comprendre, oh,
c' est le plus important et ensuite c'est le deuxième plus important,
et avoir cette priorité les aide vraiment à ne pas se sentir si dépassés. Le deuxième avantage est le fait que vous êtes en mesure de gagner du temps à votre équipe et de lui donner peu de temps pour réfléchir aux problèmes et comprendre, eh bien, quelle sera la meilleure approche pour une certaine situation ? Ensuite, le troisième avantage est que vous allez être en mesure partager les informations que vous essayez de communiquer beaucoup plus facilement. Gardez à l'esprit que vous fabriquez essentiellement des artefacts
écrits autour de réunions, de décisions, idées qui n'existaient pas auparavant, et l'écriture asynchrone permet cela. Maintenant, si vous êtes nouveau dans l'écriture asynchrone dans votre équipe distante, n'ayez pas peur. Vous pouvez tout à fait commencer petit. En fait, c'est vraiment la meilleure façon d'aborder cela. Donc, cela signifie que vous pouvez littéralement prendre une seule question ou demander à votre équipe, hey, pour toutes les questions en général qu'ils pourraient poser au lieu de simplement la poser dans Slack et attendre une réponse immédiate, mais placez-la dans un projet logiciel de collaboration. Donc, peut-être que c'est un Basecamp, peut-être que c'est Asana, et l'attente est que quelqu'un n'a pas à y répondre avant peut-être le lendemain. C' est un exemple. Un deuxième exemple serait dire autour d'une réunion, une réunion de lancement pour un projet, au lieu d'avoir effectivement cette réunion avoir lieu,
ce que vous pourriez faire est, vous pourriez avoir un long mémo que vous écririez et vraiment esquisse, quels sont les objectifs ? Quelles sont les idées avec lesquelles vous voulez que les gens viennent à la table ? Peut-être que vous serez en mesure d'éliminer complètement cette réunion, ou cela raccourcit cette réunion de lancement. De toute façon, vous pouvez voir comment écrire de manière asynchrone simplement gagner ce temps et permet aux gens d'avoir le temps réfléchir
à cette réunion de lancement au lieu de simplement se
présenter et de s'attendre à ce que l'information soit absorbée d'une manière ou d'une autre. Un autre exemple serait la communication d'une décision. Souvent, nous faisons cela sous forme de réunions, mais cela n'a pas besoin de l'être dans une équipe distante, et vous pouvez vraiment rationaliser beaucoup de communication si vous passez cela à l'écriture asynchrone. Au lieu de simplement avoir cette réunion où vous annoncez cette décision, vous pourriez en fait prendre le temps et écrire quelque chose qui
détaille vraiment les raisons de cette réunion et partage votre vision de façon dont cette décision pourrait être utile. Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez commencer de façon tangible petit, prendre différents éléments de communication dans votre organisation et trouver un moyen de transférer cela en écriture asynchrone. Maintenant, gardez à l'esprit que lorsque vous travaillez lentement sur votre chemin pour écrire asynchrone de plus en plus dans votre équipe, vous n'avez pas à tout faire en même temps. Que peu à
peu, au fil du temps, vous pouvez essayer de déplacer un seul canal de communication puis le suivant pour écrire de manière asynchrone, et ce n'est pas nécessairement le seul coup d'essayer de s'attaquer à tout cela. chose la plus importante est que vous essayez chaque semaine d'écrire de plus en plus de manière asynchrone dans votre équipe distante. Ensuite, je vais parler de, eh bien,
que devriez-vous faire si l'écriture asynchrone ne correspond pas vraiment au contexte donné ? Qu' il s'agisse d'une décision qui doit être prise ou d'une idée certaine qui doit être abordée, c'est quand, eh bien, organiser une réunion à distance est la clé, et la leçon suivante est tout à ce sujet.
3. Comment diriger une réunion à distance: Lorsqu' il s'agit d'organiser des réunions à distance, il existe généralement six types de
réunions différents que nous organisons le plus souvent dans nos équipes distantes. Il y a des réunions de résolution de problèmes, des réunions prise de décisions, des réunions d'innovation. Ce ne sont que quelques-unes des réunions. Maintenant, de ces réunions, il y en a en fait, certaines d'entre elles qui se sentent comme, vous savez quoi ? Ceux-ci sont assez difficiles à remplacer par d'autres moyens. Il s'agit généralement de réunions de résolution de problèmes, de réunions de formation d'équipe et de réunions d'innovation. Cependant, pour les mises à jour d'état, pour le partage d'informations, pour la prise de décisions, il s'agit en fait de réunions que vous pouvez passer à l'écriture asynchrone. Les réunions de mise à jour d'état en particulier sont un outil vraiment puissant en fait, lorsque vous le déplacez vers un système d'écriture asynchrone. Par exemple, dans votre équipe, chaque semaine ou chaque jour, vous pourriez poser la question : sur
quoi travaillez-vous ? Ou sur quoi avez-vous travaillé hier et sur quoi allez-vous travailler aujourd'hui ? Ou quelle est votre priorité numéro un ? Ensuite, vous pouvez partager toutes ces réponses avec tous les membres de l'équipe régulièrement. Il existe des systèmes qui automatisent cela pour vous, comme Know Your Team, mais vous pouvez également le faire manuellement par e-mail. Ce que vous remarquerez cependant, c'est que vous n'
aurez pas à avoir la réunion de mise à jour d'état elle-même, et que cette forme d'écriture asynchrone remplace vraiment la réunion. C' est un exemple de la façon dont vous n'avez pas besoin d'avoir certaines de ces réunions. Mais pour ces autres réunions, comme je l'ai mentionné, ces trois en particulier autour de la résolution de problèmes, de l'esprit d'équipe et de l'innovation, ce sont quelques-unes des réunions où il est vraiment agréable de pouvoir parler de ces questions en direct. Comment alors exactement organisez-vous une réunion d'équipe à distance ? Surtout quand nous sommes tous tellement dépassés et fatigués par des réunions à distance la plupart du temps. Eh bien, il y a quelques tactiques qui sont vraiment utiles. D' abord et avant tout, vous voudrez commencer avec un brise-glace. Lors d'une réunion de remue-méninges en particulier, cela peut être extrêmement utile pour faire circuler les idées et ouvrir les gens. Il y a eu une étude cependant, est en fait fait fait récemment qui a montré que quand un brise-glace a été demandé au début de la réunion, 26 pour cent plus d'idées créatives intéressantes ont été générées. Si vous avez une question amusante pour lancer les choses, surtout penser à cela lors d'une réunion de team building, vous pouvez seulement imaginer à quel point les gens seront beaucoup plus énergiques et engagés. Une autre tactique autour de l'exécution d'une réunion à distance est de
donner un pré-travail à l'avance pour aider membres de
l'équipe à se sentir prêts à participer à cette réunion à distance, et de rendre cette réunion à distance beaucoup plus efficace. Bien sûr, oui, vous pouvez définir un ordre du jour et le fixer à l'avance, mais que se passe-t-il si vous donnez également un modèle où vous fournissez différents points et contours de pièces que vous vouliez que les gens pensent avant d'aller à la réunion réelle pour parler de la décision, ou poser des questions que vous voulez que les gens
réfléchissent avant de venir à cette réunion à distance ? Être en mesure d'aider votre équipe à se préparer au mieux avant la réunion vous aide, vous et votre équipe, à tirer le meilleur parti de la réunion elle-même. Essaie certainement de donner un peu de pré-travail. Une troisième tactique est de s'assurer que vous êtes vraiment conscient de votre propre langage corporel. Tant de nos expressions faciales et de nos indices corporels
dégage vraiment la communication et envoient un message au reste de notre équipe, et si nous sommes dans une vidéoconférence à distance, cela va en dire long. En fait, il y a eu deux études célèbres qui ont été faites en 1967 qui ont montré comment 55 pour cent de toute communication que nous recevons en tant qu'humains est en fait notre langage corporel. Plus on est conscients,
on regarde l' écran de notre appareil photo sur l'ordinateur ? Sourions-nous ou semblons-nous vraiment concentrés ou distraits quand on parle à nos pairs ? Cela va vraiment déterminer à quel point
cette réunion à distance sera attrayante pour votre équipe. Enfin, envisagez d'enregistrer vos réunions, ce qui donne aux membres de l'équipe la possibilité de ne pas avoir à
assister à toutes les réunions ici et là. Beaucoup d'entre nous se sentent complètement dépassés en ayant tant de réunions à distance. Vous pouvez vraiment alléger ce fardeau en donnant aux membres de
votre équipe la possibilité de regarder la réunion plus tard ou d'être en mesure d'
avancer rapidement vers les différentes parties les plus pertinentes pour eux au lieu de farcir
complètement leur calendrier avec de nombreuses réunions consécutives. Maintenant, ce ne sont que quelques bonnes pratiques pour bien exécuter des réunions à distance. Mais gardez à l'esprit que la chose la plus importante est que vous trouvez différentes façons de les rendre un peu plus efficaces, alléger un peu le fardeau et la pression de vos coéquipiers, et peut-être même de ne pas les tenir du tout au début. Ensuite, je vais parler de la communication qui se passe entre
l'écriture asynchrone et les réunions distantes. Le quotidien pose des questions et des informations qui doivent être partagées. Comment choisir le bon canal de communication ? C' est tout dans la prochaine leçon.
4. Choisir le bon canal: Dans cette leçon, je vais vous parler
du choix du bon canal de communication pour communiquer au sein de votre équipe distante. Parce qu'on y fait face. Parfois, nous communiquerons avec notre équipe et cela
ne va pas tomber dans le seau d'une réunion officielle, cela
ne va pas vraiment s'intégrer dans une rédaction officielle. Qu' est-ce qu'on fait alors ? C' est alors que nous employons une technique que j'appelle faire correspondre le message à la chaîne. qui signifie essentiellement que vous voulez juste savoir très clairement quels canaux de communication sont utilisés pour les messages que vous essayez de communiquer. L' une de ces questions, par exemple, que vous pouvez poser à votre équipe est, quel point le message est-il urgent,
et si c'est super urgent, quel canal devrait-il entrer ? Ou que diriez-vous, quelle devrait être la cadence et
la fréquence attendues que quelqu'un vérifie sur un canal spécifique ? Répondre à de telles questions peut vraiment aider votre équipe à comprendre
: « Oh, je suis censé faire attention à cela toutes les 15 minutes et rester super à jour ? Ou, en fait, est-ce que ça va si je regarde ça plus tard ? » Lorsque vous êtes vraiment clair sur ces attentes et que vous faites correspondre le message à la chaîne, cela aide votre équipe à ne pas sentir qu'ils ont besoin d'être partout tout le temps, mais vraiment juste sur les choses les plus importantes au moment où vous avez réellement besoin d'eux. Quand il s'agit de choisir les canaux de communication pour votre équipe distante, cela peut souvent se sentir comme beaucoup,
c'est pourquoi avoir une sorte de document sur la façon dont nous travaillons est absolument crucial. Tant d'équipes distantes et d'entreprises qui travaillent à distance depuis 10 ans ou plus feront cette meilleure pratique. Ce qui est essentiellement, ils ont un document qui décrit, hey, voici dans quels fuseaux horaires tout le monde travaille et quel est le fuseau horaire attendu pour être présent en ligne. Ou voici quel message exact va aller dans quel canal. De cette façon, tu n'as pas à te souvenir de ça du haut de ta tête, mais il y a un playbook à partir duquel tu dois partir. Maintenant, vous pensez peut-être : « Pour ma petite équipe, Claire, je ne sais pas si nous avons vraiment besoin d'avoir notre document complet sur la façon dont nous travaillons. » Ce que je comprends complètement. Dans ce cas, avoir juste une feuille de triche rapide et uniforme qui dit : « Que faire si vous voulez faire des courses pour la journée », ou « ce que sont les heures de travail attendues pendant une journée ». Juste de petits conseils pour aider votre équipe à savoir, quel est le bon canal de communication à choisir ? Quelles sont les attentes en matière de communication ? Peut être si utile. chose la plus importante à garder à l'esprit lorsque vous réfléchissez à ce qu' est
le bon canal de communication pour votre équipe est simplement d'essayer de clarifier les choses. Les choses qui sont généralement tacites et non dites dans un environnement de travail non distant, vous devez être très clair dans un environnement distant et cela inclut les canaux que vous utilisez autour de la communication. Ensuite, je vais vous parler de la façon dont vous pouvez réellement découper blocs de temps
ininterrompus pour utiliser cela à votre avantage pour bien communiquer au sein d'une équipe distante.
5. Réserver des blocs de temps ininterrompus: Dans cette leçon, je vais vous parler de la façon dont découper des blocs de
temps ininterrompus est si essentiel pour aider votre équipe à bien communiquer. Après tout, comment faire le travail si vous n'avez pas le temps de le faire ? Maintenant, nous nous trompons souvent de communiquer pour faire du travail, mais nous savons tous que si nous sommes assis à des réunions toute la journée, nous n'avons pas le temps de faire ce vrai travail. Que vous soyez un contributeur individuel ou un manager, nous avons tous besoin de ce temps. Beaucoup des meilleurs leaders distants le reconnaissent vraiment. Une de mes citations préférées et des témoignages à ce sujet est de Know Know Your Team client, l'
un des fondateurs d'une société appelée Litmus, qui a parlé de la façon dont vraiment excellent travail est possible seulement lorsque vous êtes en mesure de créer calme, et c'est plus important que tout type d'espace de bureau ou d'avantage que vous allez pouvoir donner à quelqu'un. Nous avons trouvé cela si vrai en observant, travaillant avec et en étant une organisation distante nous-mêmes. Comment découper exactement ces blocs
de temps ininterrompus alors que nous sommes si peu de temps, pour commencer ? Eh bien, d'abord et avant tout, vous pouvez en fait rendre les réunions illégales, pour
ainsi dire, un jour par semaine en votre compagnie. Par exemple, il y a des entreprises distantes qui auront No
Meeting lundi ou No Meeting mercredi pour créer essentiellement une fonction forçante pour vraiment protéger ce temps, le
bloquer et permettre à leur équipe de faire un vrai travail. Une deuxième tactique est vraiment utilisée par une entreprise distante appelée GitLab qui a été distante depuis au moins une décennie. Elle compte plus de 700 employés
et, dans leur manifeste à distance, ils encouragent les membres de leur équipe à demander : « Est-ce que ça peut attendre ? » Ça peut attendre ? Pouvez-vous en fait ne pas interrompre l'un des membres de votre équipe et laisser quelque chose bref un peu pour protéger ce temps tranquille et donner ce temps pour faire ce travail ? C' est une question à laquelle vous, en tant que leader distant ou en
tant que contributeur individuel, pouvez penser vous-même et pour vos pairs. Ça peut attendre ? Enfin, une troisième tactique autour de découper ce bloc de temps ininterrompu est autour
de l'heure par défaut que vous définissez pour les réunions. Souvent, nos réunions, comme nous le savons, traînent un peu trop longtemps ou vous essayez d'
augmenter la quantité d'informations pour combler le temps. Pour arrêter cela, vous pouvez planifier vos réunions pour 30 minutes par défaut au lieu d'une heure, ou peut-être même 15 minutes. Quoi qu'il en soit, vous voulez vraiment essayer de
conserver le temps consacré aux réunions et à la
communication et plus en donnant à votre équipe le temps nécessaire pour accomplir le travail important. De toute mon expérience de travail avec des gestionnaires distants et des employés au fil des ans, j'ai remarqué que cette pratique consistant à découper blocs de temps
ininterrompus est en fait l'une des plus difficiles à mettre en œuvre. Donc, je vous encourage, si cela se sent aussi un peu difficile ou peut-être même impossible dans votre équipe de commencer petit, choisissez qu'un jour peut-être de ne pas avoir de réunions ou peut-être que c'est juste un seul matin. Je pense que vous serez agréablement surpris même par cette petite action de découper même un peu de temps, combien cela sera utile pour vous et votre équipe pour faire ce vrai travail. Ensuite, je vais parler partie
la plus négligée de la communication dans une équipe distante, et cela a à voir avec l'empathie.
6. Mettre l'accent sur l'empathie: Dans cette leçon, je vais parler d'un domaine de communication dans une équipe distante que nous ne pensons pas souvent complètement,
moi-même inclus, et c'est autour de l'empathie. C' est si difficile lorsque vous travaillez à distance, lorsque vous n'avez pas d'expressions faciales ou que vous n'entendez pas ton de la voix de
quelqu'un pour être capable d'interpréter quelque chose que vous l'interprétez mal. Je vais parler de tactiques spécifiques pour éviter ces signaux manqués, ou vraiment m'assurer que nous menons depuis un lieu d'empathie lorsque nous communiquons dans une équipe distante. Plus précisément, l'une des choses à considérer est le fait que dans une étude que nous avons faite récemment ici à Know Your Team en 2019, nous avons constaté qu'environ 15 % des gestionnaires et des employés ont déclaré que communiquer
sans les personnes en personne les indices sont la partie la plus difficile de communiquer dans une équipe distante. Une tactique pour mettre l'accent sur l'empathie lorsque communiquez avec votre équipe
distante consiste à cultiver autant d'occasions que possible pour vous et votre équipe de recevoir ces indices en personne. Naturellement, lorsque vous êtes en personne, bien sûr, il est facile de le faire en réunion lorsque vous voyez des gens dans le couloir, mais quand vous travaillez à distance, cela n'arrive pas vraiment. cette raison, c'est certainement une considération pour les réunions vidéo
par défaut aussi souvent que vous le pouvez lorsque vous avez la réunion. Une deuxième tactique autour de vraiment infuser et mettre l'empathie dans la communication à distance est le fait que nous pouvons donner plus de grâce et générosité lorsque nous travaillons et communiquons à distance. Il est si facile de supposer souvent le pire lorsque nous communiquons à distance, que le message rapide de quelqu'un vous a été un peu dur, ou que quelqu'un a de mauvaises intentions, et en fait, ce que nous faisons est de lire entre les lignes. Donc, au lieu de le faire, nous pouvons à la place supposer une intention positive de l'autre côté. Nous pouvons garder à l'esprit qu'il y a peut-être des circonstances extérieures. Ils ont des trucs qui se passent à la maison, des
trucs avec les enfants, choses qui échappent à notre contrôle que nous ignorons et qui ne sont pas communiqués. Nous pouvons aussi garder à l'esprit que nous avons peut-être mal compris la façon dont quelque chose nous arrive. Cela a été vraiment mis en évidence pour moi, en fait, dans une interview que j'ai faite sur notre podcast appelé The Heartbeat avec Wade Foster, qui est le PDG de Zapier. C' est une entreprise distante avec 200 employés, et il m'a dit comment, pour lui en tant que PDG, c'est quelque chose qu'il doit constamment se rappeler que lorsqu' il écrit ses messages dans Slack, dans des e-mails, il
fait souvent le tour en arrière et double-vérifie avec l'équipe pour demander, « Hé, est-ce que ça s'est mal passé ou puis-je juste clarifier d'où je viens ? » Parce que quand on est sarcastiques ou peut-être quand on dit quelque chose d'un certain ton, ce ton ne se transfère pas toujours. C' est encore une fois
si important, que nous partagions des messages, recevions des messages, juste pour garder cette idée d'empathie à l'esprit. Bien qu'il soit facile d'ignorer, sachez que vraiment investir
dans l'empathie dans votre communication va aller si loin. Cela va rendre votre communication au sein de votre équipe distante beaucoup plus fluide. Assurez-vous certainement d'essayer certaines de ces tactiques et si vous cherchez plus de conseils, vous pouvez certainement regarder notre classe sur la façon de gérer les équipes distantes aussi.
7. Réflexions finales: Depuis la classe d'aujourd'hui, j'espère que vous êtes en mesure de vous sentir beaucoup plus encouragé à bien communiquer au sein d'une équipe distante et que vous savez que la façon dont vous communiquez
actuellement ne doit pas nécessairement être ainsi. Qu' il y a un moyen de communiquer au sein d'une équipe distante qui se sent facile et qui n'est pas drainant. Sentez-vous inspiré de jeter tout ce dont j'ai parlé aujourd'hui qui ne vous a pas résonné, mais aussi d'essayer d'investir dans certaines de ces pratiques et techniques de communication au sein de votre propre équipe distante. Je suis particulièrement excité d'entendre comment ça se passe pour toi. S' il vous plaît assurez-vous de me poser des questions dans la section de discussion ici sur Skillshare, et surtout, merci beaucoup pour votre temps aujourd'hui, passant avec moi et j'ai hâte d'entendre comment vous continuez à communiquer bien au sein de votre propre équipe distante.
Claire Lew, CEO of Know Your Team
