Airtable : gestion de projet et productivité dans Airtable

1. Pourquoi Airtable change votre façon de travailler: 70 % de tous les projets échouent. Cependant, il a été démontré que le fait de disposer du bon processus de gestion réduisait ce chiffre à moins de 20 %. Maintenant, quel est le processus de gestion, demandez-vous ? Je suis sur le point de te le montrer. Et tout commence avec Airtable. Je m'appelle Adam Taylor, et après avoir créé des dizaines de systèmes réels pour des entreprises, des agences et mes propres entreprises, j'ai pu constater la puissance d'Airtable pour transformer le flux Et je vais vous apprendre exactement comment faire de même. Et ce cours partira de zéro. Vous découvrirez ce qu'est Airtable, pourquoi il est plus important que les feuilles de calcul ou les logiciels de gestion de projet traditionnels, et quel plan tarifaire répond à Nous maîtriserons ensuite les principaux éléments de base, les champs, les enregistrements, les vues et les interfaces, afin que vous puissiez passer d' globale à une organisation parfaitement claire en quelques minutes. Nous créerons ensemble votre première base en partant de zéro. Ajoutez et modifiez des champs, travaillez avec des enregistrements et apprenez à trier, filtrer, regrouper et coder par couleur vos données pour que tout ait un sens en un coup d'œil. Vous découvrirez ensuite comment collaborer sans effort, partager des bases, gérer les autorisations et les rôles, commenter et suivre l'activité, afin que toute votre équipe reste sur la même Une fois que vous serez à l'aise, nous irons plus loin. Vous allez créer de puissantes interfaces qui transformeront données brutes en magnifiques tableaux de bord interactifs Vous allez automatiser les tâches répétitives pour économiser des heures chaque semaine. Vous utiliserez Airtable AI pour analyser les données, générer des informations et optimiser vos flux de travail Enfin, vous explorerez outils avancés tels que les intégrations, les modèles, les tableaux de liens et les connexions tierces pour exploiter tout le potentiel d'Airtables Même si vous n'avez jamais utilisé Airtable ou un autre outil de base de données, ce cours vous explique chaque clic avec des vidéos étape par étape, des exemples concrets et des listes de contrôle téléchargeables Que vous soyez indépendant, propriétaire d'une petite entreprise ou que vous fassiez partie d'une équipe en pleine croissance, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour vous organiser plus intelligemment et travailler plus rapidement Airtable est l' arme secrète qui sous-tend certaines des entreprises et des créateurs les plus productifs du marché Et maintenant c'est à vous de l'exploiter. Alors, passez à l'action et inscrivez-vous au cours dès maintenant. 2. Comprendre Airtable et pour qui il est conçu: Soyons réalistes pendant une seconde. Les feuilles de calcul sont excellentes jusqu'à ce qu'elles ne le soient pas. Vous ouvrez une feuille Google pour suivre un projet et avant même de vous en rendre compte, vous avez 14 onglets à mi-chemin de la création d'un CRM DHiY avec un chaos codé par couleur et vous tirez la main Et c'est là qu' Airtable entre en jeu. Et dans cette leçon, nous allons expliquer ce qu'est Airtable Qu'est-ce qui le différencie d'une feuille de calcul ou d'une base de données traditionnelle, et surtout, qui devrait l'utiliser et pourquoi À la fin de cette vidéo, vous saurez si Air Table est la pièce manquante de votre flux de travail, de votre équipe ou de votre entreprise. Qu'est-ce qu'Air Table ? Eh bien, Air Table se définit comme un hybride de base de données tableur Mais cela n'aide pas vraiment tant que vous ne le voyez pas en action. Voici donc une meilleure façon d'y penser. Airtable est ce qui se passe lorsqu'une feuille de calcul et une application sans code Bilter ont un bébé très organisé À première vue, cela ressemble à une feuille de calcul colorée. colonnes roses, des onglets, mais en dessous, vous créez une base de données complète qui peut alimenter tout, des calendriers de contenu aux CRM, en passant par les systèmes d'inventaire, les pipelines éditoriaux et même la liste des invités de mariage Oui, c'est vrai, voici le point fort. Contrairement à Excel ou à Google Sheets, Air Table vous permet de faire certaines choses. Vous pouvez lier les données entre les tables d'une véritable base de données relationnelle Vous pouvez consulter vos informations de différentes manières. Vous pouvez automatiser des choses sans code. Vous pouvez collaborer en temps réel avec votre équipe et personnaliser les flux de travail sans casser les formules ou votre cerveau. Ainsi, même si cela semble simple, comme une feuille de calcul, il fonctionne comme un back-end pour votre entreprise Cela revient donc essentiellement à combiner votre tableur préféré avec votre logiciel de gestion de projet préféré Votre logiciel d' automatisation de code ML préféré. Maintenant, pour un exemple rapide, supposons que vous dirigiez une agence de contenu. Vous avez des rédacteurs, des clients, des délais, des révisions, des présentations et des calendriers pour les réseaux sociaux Une feuille de calcul normale pourrait en suivre une partie. Mais air table, vous auriez une table pour le client, une table pour les projets et une table pour les rédacteurs. Vous pourriez associer chaque rédacteur à ses projets et chaque projet à son client. Consultez les articles à venir dans une vue calendrier et vous pouvez filtrer les tâches qui vous sont assignées à l'aide d'une vue personnalisée. Et lorsqu'un brouillon est marqué comme prêt à être révisé, Airtable peut envoyer automatiquement un e-mail à l'éditeur tout dans une seule base, une seule plateforme, pas de codage, pas de changement d'application. Maintenant, retenez vos chevaux. Ce n'est pas juste pour les techniciens. Maintenant, vous vous demandez peut-être : OK, mais dois-je connaître la théorie des bases de données ou Python ou être le prochain prodige de la Silicon Valley à l'utiliser Heureusement pour vous, la réponse est absolument négative. Air Table est l'une des plateformes les plus conviviales pour les débutants dans le domaine de la productivité. A été adopté par les propriétaires de petites entreprises, les enseignants et les directeurs d'organisations à but non lucratif, les indépendants, équipes marketing d'entreprise, les startups, les organisateurs d'événements, les services des ressources humaines, les créateurs de contenu, les photographes de mariage, etc. Et bien sûr, quelques développeurs ringards aussi. Mais ce qui est beau, c'est que vous contrôlez la complexité. Vous pouvez donc utiliser Airtable, comme une super liste de tâches, ou en faire ou en faire le backend de l' ensemble de votre organisation Passons maintenant aux comparaisons, car Air Table n'est pas là pour remplacer vos feuilles de calcul Il est là pour les faire évoluer. abord, laissez-moi vous parler de toutes les fonctionnalités d'Air Table et des feuilles de calcul classiques, puis nous parlerons de celles qui sont simplement natives d'Airtable Et après cela, nous verrons quand utiliser quoi ? D'accord, donc ceux qu'ils partagent tous les deux alors qu'ils ont tous deux des lignes et des colonnes, des formules et une collaboration en temps réel. Mais ceux qui sont simplement natifs d'Airtable peuvent lier des enregistrements entre des tables Vous avez plusieurs vues, comme les vues de votre calendrier Canban et de la chronologie Vous pouvez glisser-déposer des pièces jointes. Vous pouvez intégrer des automatisations, et il existe un générateur d'applications sans code Enfin, Airtable peut s' adapter à des tableaux de bord de projet complets Alors, quand ne devriez-vous pas utiliser Airtable ? Si vous avez besoin d'un calcul de chiffres ultra précis, tableaux croisés dynamiques complexes ou d'une modélisation financière robuste, Excel est toujours gagnant Alors, à qui s'adresse Airtable ? Maintenant, soyons précis. Voici quelques types de personnes qui devraient sérieusement envisager de gérer leurs projets sur Airtable Le premier concerne les propriétaires de petites entreprises. Vous en avez assez d' associer cinq applications différentes pour suivre l'inventaire des clients ? Eh bien, si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, Air Table devient votre centre de contrôle personnalisé tout en un seul endroit, et c'est bien moins cher que les logiciels d'entreprise. Viennent ensuite les freelances. Vous pouvez suivre les factures, les prospects, calendrier de contenu et les livrables de vos clients dans Airtable Il vous aide à organiser l'ensemble de votre entreprise sans ressembler à un désordre d'onglets et de dossiers. Les suivants sont le marketing des thés. Vous avez des calendriers de campagnes, le suivi des influenceurs, des pipelines de contenu , le lead scoring, etc. Grâce à tout cela, vous pouvez tout créer visuellement et adapter au fur et à mesure de l'évolution de votre stratégie Ensuite, nous avons les chefs de projet. Vous pouvez ainsi remplacer les outils de gestion de projet encombrants par un espace de travail flexible qui s'adapte à vos projets Graphiques GAM, consultez le tableau d'état. Vérifiez. Tableaux de bord des révisions hebdomadaires. Vérifiez. Passons maintenant aux opérations et au sida. Ainsi, qu'il s'agisse de la liste de contrôle d'intégration des ressources humaines ou du suivi de l'équipement, créez des systèmes que les gens aiment vraiment utiliser Et oui, vous pouvez même transformer votre Airtable en portail client Et enfin, tous ceux qui en ont assez des feuilles de calcul. Donc, si vous avez déjà dit, attendez, quelle feuille contient cet infogan, alors vous êtes prêt pour Airtable Passons maintenant à quelques cas d'utilisation courants qui ne sont pas ennuyeux. Pour susciter quelques idées avant de passer à la construction proprement dite, voici ce que les gens ont réellement construit dans Airtable Un pipeline de production de films pour un studio indépendant, un CRM pour les photographes de mariage, un gestionnaire de tâches pour une équipe de rédaction de subventions à but non lucratif, un annuaire des étudiants et un calendrier pour un club universitaire, un outil interne pour une start-up qui suit les actualités des investisseurs, une bibliothèque d'actifs de marque et de fichiers vidéo avec gestion des versions et un outil complet de planification d' événements pour plusieurs villes conférences. Et ils ont tout fait sans coder. Maintenant, faisons un zoom arrière pendant une seconde. Le mouvement du « No code » est en train d'exploser. De plus en plus d'entreprises, de Solo Preurs à Fortune 500, abandonnent les outils rigides et créent des systèmes personnalisés avec des plateformes comme Airtable Maintenant, pourquoi demandez-vous cela ? C'est parce que la flexibilité est la nouvelle vitesse. Un Airtable vous permet de créer exactement ce dont vous avez besoin sans avoir à faire appel au service informatique, sans engager d'équipe et sans vous contenter d'outils qui ne sont pas faits pour vous En d'autres termes, Airtable vous donne le pouvoir d'un développeur grâce à l' interface d'une feuille de calcul Je pense que cette image est meilleure que celle d'un bébé organisé. C'est l'un des outils les plus polyvalents de la gamme de productivité moderne. Et une fois que vous aurez appris à l'utiliser correctement, vous ne vous contenterez pas d'organiser votre travail, vous transformerez votre façon de concevoir les systèmes des bâtiments. Bien, maintenant que vous savez ce est Airtable et à qui il est destiné, nous allons nous retrousser les manches et apprendre à l'utiliser réellement Nous allons commencer par configurer votre première base, comprendre les tables et les champs, et créer votre tout premier flux de travail sans écrire une seule ligne de code. Que vous soyez ici pour rationaliser votre entreprise ou enfin pour organiser vos projets personnels, ce cours vous montrera exactement comment procéder étape par étape. Maintenant, plongeons-nous dans le vif du sujet. 3. Choisir la tarification Airtable adaptée à vos besoins: Avant de nous lancer dans la construction de l'intérieur de la table à air, nous devons répondre à une question simple mais importante. Quel plan tarifaire devriez-vous choisir ? Désormais, aTable propose plusieurs niveaux que nous pouvons voir ici, d' un plan entièrement gratuit à des solutions d'entreprise avancées. Et le bon choix dépendra vraiment de ce que vous construisez, du nombre de personnes avec lesquelles vous travaillez et de la puissance d'automatisation ou d' intelligence artificielle dont vous aurez besoin. Dans cette leçon, nous allons donc passer en revue chaque plan, ce qu'il inclut et à qui il convient le mieux. Ainsi, à la fin, vous saurez exactement lequel correspond à vos besoins. Vous pouvez donc commencer sans payer trop cher ni vous limiter en choisissant la mauvaise option. Une chose à savoir au fur et à mesure que nous poursuivons cette leçon est que vous ne connaissez peut-être pas toutes les fonctionnalités ne connaissez peut-être pas toutes les fonctionnalités que nous allons voir ici, qui sont incluses dans chacun de ces plans, car vous débutez peut-être avec Airtable, sans même avoir ouvert le logiciel, si c'est le cas, ne vous inquiétez pas Toutes les choses que vous n' allez pas complètement ignorer seront abordées tout au long de ce cours. À la fin de ce cours, vous aurez une compréhension complète du cours. Et si vous souhaitez prendre une décision plus éclairée à la fin de ce cours, vous pouvez le faire. Dans cette leçon, je vais plutôt parler de chacun de ces plans en fonction personne qui convient le mieux à chacun de ces plans. Donc, si quelque chose vous ressemble, ressemble à votre entreprise ou ressemble à votre équipe, alors le plan que je suis décrire est peut-être le meilleur pour vous. Alors allons-y et commençons par cela gratuitement. Et oui, gratuit veut dire gratuit. Vous n'avez pas à saisir de carte de crédit et vous pouvez l'utiliser aussi longtemps que vous le souhaitez. La première chose que je veux noter ici, c'est que vous obtenez 1 000 enregistrements par base. Donc, si vous utilisez Excel, vous pouvez comparer cela à 1 000 lignes d'informations. Maintenant, la prochaine chose importante sera 1 gigaoctet de pièces jointes par base. Une base est donc essentiellement projet ou une base de données au sein d'Airtable. Et dans chacune de ces bases, vous pouvez stocker 1 gigaoctet de fichiers, images ou de documents joints à vos dossiers Nous avons 100 cycles d'automatisation. C'est donc vous qui allez configurer une automatisation de base. Donc, si vous comptez les utiliser et que vous comptez beaucoup sur eux, vous atteindrez rapidement cette limite en un mois. Et puis nous avons également 500 crédits d'IA, ce qui est suffisant pour tester les fonctionnalités de l'IA, mais pas vraiment pour exécuter des flux de travail d'IA lourds. Alors, à qui s'adresse ce forfait gratuit ? Eh bien, si vous voulez expérimenter avec Airtable, travailler sur des projets personnels ou créer un petit outil pour vous-même ou pour une petite équipe, le plan gratuit sera parfait pour vous C'est également un excellent moyen de découvrir une plateforme sans avoir à payer un centime ni à engager dans quoi que ce soit. Gardez simplement à l'esprit que vous engager dans quoi que ce soit. Gardez simplement à l'esprit que le forfait gratuit sera probablement dépassé si votre base augmente , si vous avez besoin de plus d'automatisations ou si vous souhaitez des fonctionnalités telles autorisations avancées ou des vues différentes Ensuite, nous avons le plan d'équipe, et ce plan d'équipe sera plan payant le plus populaire d' Air table. Maintenant, il est très populaire car il nous offre un peu plus de fonctionnalités que ce que nous avons dans le plan gratuit. Nous pouvons le constater immédiatement ici avec nos records par base. Avec le forfait gratuit, nous avons 1 000 enregistrements. Mais avec notre plan d'équipe, cela augmente 50 fois et nous donne 50 000 enregistrements par base. Encore une fois, si vous ne connaissez pas les enregistrements par base, vous pouvez penser aux lignes dans Excel ou dans une feuille de calcul Et avec le plan d'équipe, nous passons du nombre d' éditeurs par espace de travail de cinq ici à un nombre illimité. Et puis le nombre de commentateurs par espace de travail est passé de 50, encore une fois, à un nombre illimité Vous pouvez donc constater immédiatement que ce plan d' équipe fonctionnera bien mieux pour les équipes, pour les personnes qui vont avoir plusieurs personnes travaillant sur leur table à air au lieu de se contenter de travailler seules sur ce site gratuit. Maintenant, une autre mise à niveau importante que nous avons ici est que nous passons de 100 cycles d'automatisation à 25 000 cycles d'automatisation. Et puis nous assistons également à une amélioration importante de notre crédit d'IA. Nous passons donc de 500 crédits d'IA avec notre forfait gratuit à 15 000 crédits d'IA pour notre équipe. Une autre chose à noter à propos de ce plan d'équipe est que nous disposons d'un historique des révisions d'un an, ce qui signifie que nous serons en mesure d'annuler les modifications apportées à tout moment au cours des 12 derniers mois. Et cela vient également de notre concepteur d'interface qui nous offre plus de personnalisation, extensions, de tables de synchronisation et de vues personnelles ou verrouillées. Voici donc les points de vue que j'ai mentionnés plus tôt à propos ce plan gratuit que nous n' obtenons pas , mais que nous intégrons dans notre plan d'équipe. À qui s'adresse donc cette équipe ? Si vous travaillez avec une petite ou moyenne équipe, que vous avez besoin de plus d'espace pour vos données et que vous souhaitez automatiser et évoluer sans heurter à des limites tous les jours, alors celui-ci sera le plan qu'il vous faut. Il convient également de mentionner que c' est là qu'Air Table commence à ressembler à un véritable outil commercial plutôt qu' une simple base de données que à une simple base de données que vous allez modifier . OK, maintenant allons-y et parlons de notre plan d'affaires que nous pouvons voir ici Nous passons de 20$ ou 24$ si la facture est facturée mensuellement à 45$ ou 54$ Maintenant, une autre chose à mentionner à propos de ces plans tarifaires est que vous devriez voir que ce sera le prix indiqué , vous voyez 20$. Ce sera par siège et par mois. Sachez donc que si vous avez plusieurs sièges occupés plusieurs membres de l'équipe sont présents, vous devrez les payer individuellement. ne paierez pas seulement Vous ne paierez pas seulement 20 dollars, mais en fait, ces sièges décrivent simplement une personne autorisée à modifier au sein de votre espace de travail. Donc, si trois personnes peuvent créer ou modifier des enregistrements, cela représente trois sièges, et les trois vous seront facturés Donc, si vous payez sur une base mensuelle et que vous avez ce plan d'équipe, par exemple, ces trois personnes seront facturées 24$ trois fois Cela vous portera donc à 72$ que vous paierez par mois. Une autre chose à savoir est que seuls les collaborateurs consultables ne sont pas pris en compte dans vos places payantes. Ce ne sont que ceux qui ont l'autorisation de modifier. Ainsi, vous pouvez partager vos données grande échelle sans payer pour personne. OK, alors maintenant que nous abordons ce plan d'affaires, les plus grands changements que nous puissions observer seront deux. Et ceux que je tiens à souligner, le premier étant nos gigaoctets, ici, l' espace de connexion par base. Nous voyons qu'avec un compte professionnel, nous obtenons 100 gigaoctets au lieu de 20 nous obtenons cinq fois plus plan d'affaires, nous obtenons cinq fois plus d' espace d' attachement. Encore une fois, si nous concevons une base comme un projet, si vous voulez être quelqu'un dont vous savez que vos projets prennent beaucoup de place et qu'ils contiennent beaucoup de fichiers, alors un plan d'affaires sera peut-être un peu plus intéressant. Maintenant, une autre chose à savoir est que nous voyons nous passer d' un espace de travail unique à un nombre illimité d' espaces de travail dans une entreprise Si vous ne savez pas ce qu'est un espace de travail, vous pouvez essentiellement le considérer comme un ensemble de bases. Donc, si nous considérons un espace de travail comme la plus grande unité de notre table gonflable, nous pouvons alors regarder vers le bas d'une marche, et ce seront les bases. Les bases constituent donc les espaces de travail et les espaces de travail, nous pouvons, encore une fois, considérer comme la plus grande unité de notre logiciel Airtable Donc, si plusieurs équipes de votre entreprise doivent travailler sur plusieurs projets différents dans plusieurs bases différentes, cela vous convient peut-être mieux, mais vous pouvez disposer de plusieurs espaces de travail pour mais vous pouvez disposer de plusieurs vous en occuper Maintenant que nous parcourons les comparaisons vers le bas , une autre chose à noter ici, lorsque nous discutons des plans d'affaires, c'est que nous constatons que nos contrôles administratifs, notre sécurité et notre conformité seront réellement visibles qu'avec le plan commercial et le plan d'entreprise. Ce plan d'affaires, comparé à notre plan d'équipe, nous permet de bénéficier de fonctionnalités d'administration et de sécurité améliorées. Il s'agira donc d'une connexion unique SAML, de formulaires restreints par domaine, d'autorisations avancées et d'un panneau d'administration pour gérer plusieurs espaces de travail Maintenant, si tout cela vous est un peu inconnu et peut-être un peu effrayant pour vous, alors le plan d'affaires n'en vaudra probablement pas la peine pour vous, et vous pourriez probablement rester dans l'équipe informatique. Maintenant, pour qui fonctionne réellement ce plan d'affaires ? À qui convient-il ? Eh bien, si vous utilisez Air Table en tant qu' outil opérationnel de base au sein d'un service ou d'une équipe chargée de gros volumes de données, et que vous avez besoin de fonctionnalités avancées de gouvernance en matière de sécurité et de synchronisation, alors c'est là que vous devriez être. Oui, il est plus cher, mais il est conçu pour prendre en charge des flux de travail complexes à grande échelle. OK, enfin, nous avons le plan à l'échelle de l'entreprise. Il s'agit d'Air tables haut de gamme, et il est conçu pour les très grandes entreprises dont les flux de travail critiques sont complexes. Maintenant, comme vous pouvez le constater, il n'y a pas de prix public fixe. Vous devrez donc contacter l' équipe commerciale d'Air tables pour Cust Po Mais voici ce qui le distingue. Tout d'abord, ce plan dispose d'une capacité énorme. Nous avons 500 000 enregistrements par base. Avec cela, nous avons également 500 000 cycles d'automatisation. Et nous passons de 100 gigaoctets de pièces jointes par base à 1 000 gigaoctets, Comme nous en avons discuté avec le plan d'affaires, nous avons pu bénéficier de contrôles administratifs de sécurité plus avancés. Le plan à l'échelle de l'entreprise prend cela en compte et nous offre littéralement tout ce qu'Airtable peut offrir en termes de sécurité et de contrôle administratif Alors, à qui s'adresse le plan à l'échelle de l'entreprise ? Eh bien, vous l'avez probablement deviné. Ce sera pour les plus grandes entreprises du marché. Si Air Table doit être l' épine dorsale opérationnelle centrale centaines ou de milliers d' utilisateurs de votre entreprise et que vous devez respecter des exigences strictes en matière de sécurité, de conformité et d'administration, le plan à l'échelle de l'entreprise est la solution idéale. Aujourd'hui, c'est exagéré pour la plupart des petites entreprises ou des projets personnels, mais pour les grandes entreprises, il offre l'évolutivité, la sécurité et le support dont elles ont besoin pour faire fonctionner Air table au cœur de leurs opérations OK, maintenant vous avez vu les quatre niveaux. Du forfait gratuit à notre plan d'entreprise. Donc, pour résumer, notre plan gratuit sera idéal pour les particuliers ou les très petits projets Aucun coût, mais la capacité est limitée. L'équipe sera l'endroit idéal pour la plupart des petites et moyennes équipes disposant de suffisamment de dossiers, stockage et d'automatisation pour exécuter de véritables flux de travail commerciaux. Désormais, les activités se concentreront sur nos équipes ou départements plus importants qui ont besoin d'une gouvernance de sécurité avancée et de puissantes options de synchronisation. Enfin, nous avons notre plan d'échelle d'entreprise, destiné aux grandes entreprises soumises à une stricte conformité qui ont besoin d'énormes exigences en matière de données. N'oubliez pas que tous les forfaits payants sont par siège et par mois, ce qui signifie que vous allez payer chaque personne ayant un accès Eta. Donc, si seuls vos collaborateurs sont libres, vous pouvez toujours partager largement sans payer pour chaque personne qui regarde votre Daybell Donc, si vous débutez et vous voulez juste vous faire une idée d'Airtable, il va sans dire que vous devriez opter pour il va sans dire que vous devriez opter ce plan gratuit, car il est parfait pour apprendre la plateforme et créer vos premiers projets Et une fois que vous avez atteint les limites ou que vous souhaitez plus de puissance d'automatisation, vous pouvez passer à Team, ce qui est généralement la prochaine étape naturelle. fois notre plan choisi, nous pouvons maintenant nous lancer dans la construction d'une table gonflable. Ainsi, vous pouvez voir la vraie magie opérer. 4. Maîtriser les éléments de base d'Airtable: Bienvenue à notre toute première leçon Inside of Airtable. Maintenant, avant de commencer à cliquer, je voudrais décrire ce que nous faisons ici. Aujourd'hui, l'une des principales raisons pour lesquelles les gens sont enthousiasmés par Airtable est ses capacités d'IA Des choses comme la génération de texte, la synthèse d'informations ou, plus célèbre encore, création de vos propres flux de travail ou applications Maintenant, nous allons absolument aborder tout cela plus tard dans le cours. Mais voilà le truc. La qualité de l'IA dans Airtable dépend de la structure que vous lui donnez Donc, si vous comprenez comment Airtable est construit, vous saurez comment organiser vos données afin que l'IA puisse vous fournir les résultats les plus utiles, précis et pertinents Dans cette première leçon de logiciel, nous allons donc nous concentrer sur les éléments de base de la table Air. Ce seront les composants de base sur lesquels tout le reste, y compris les fonctionnalités de l'IA, sera construit. Commençons donc ici, sur la page d'accueil. Maintenant, vous pouvez considérer cela comme le contrôle de mission d'Air Table. À partir de là, vous verrez tous vos espaces de travail, toutes vos bases et vous pourrez même accéder aux modèles si vous voulez un point de départ rapide Donc, ici, sur le côté gauche, vous verrez notre section espace de travail. Désormais, un espace de travail est comme une grande étagère dans votre bureau C'est l'endroit où vous stockez plusieurs bases appartenant à un certain domaine de votre travail. Vous pouvez aborder la création de ces espaces de travail de différentes manières À plus petite échelle, vous avez peut-être un espace de travail pour les projets personnels, un autre pour les entreprises et un autre pour un projet client. Désormais, les espaces de travail sont également essentiels pour la collaboration, car vous pouvez inviter certaines personnes dans un espace de travail sans leur donner accès aux autres espaces de travail dont vous disposez Maintenant, dans chaque espace de travail, vous allez pouvoir trouver vos bases. Allons-y et cliquons sur Créer ici, et nous pouvons créer une application vous-même, ou vous pouvez également cliquer sur cette option ici. Allons-y donc et faisons-le. Maintenant que nous sommes là pour construire notre base, ce sera notre premier élément de base . Parce que si nous considérons l' espace de travail comme une étagère, alors une base sera l'un des classeurs placés sur cette Allons-y et nommons ce projet notre premier projet. Comme vous pouvez le voir, nous pouvons également choisir une couleur de thème ici. Mais pour l'instant, je vais m'en tenir à ce bleu de base, et je vais cliquer sur Ignorer la configuration afin que nous puissions réellement voir ces éléments de base, car nous reviendrons création d'une base plus détaillée dans le futur. Au fur et à mesure que cette base se charge, nous constatons que chaque base contient toutes les informations relatives à un seul sujet de projet ou à un seul flux de travail. Et comme nous l'avons vu, nous sommes en mesure de personnaliser le classeur. Nous pouvons personnaliser sa couverture, lui donner un nom et même changer l'icône. Maintenant que nous sommes dans notre base, c'est comme si nous ouvrions notre classeur. C'est donc à l'intérieur que nous trouverons le reste des éléments constitutifs de la table pneumatique, nos tables, nos champs et notre dossier. La première chose sur laquelle je voudrais attirer votre attention est cette table ici, car elle nous amènera à notre deuxième élément de base, à savoir les tables. Donc, si la base elle-même est notre classeur, nous pouvons considérer un tableau comme un séparateur à l'intérieur de ce classeur, car chaque tableau se concentrera sur un type d'information spécifique Ainsi, par exemple, si vous gérez une entreprise, vous pouvez avoir un tableau pour vos produits, puis un autre, lorsque nous cliquons sur Ajouter ici, nous pouvons repartir de zéro. Nous pouvons en avoir un autre pour vos clients, un autre pour les commandes. Mais comme vous pouvez le constater, nous avons plusieurs tables que nous pouvons ajouter ici. Les tableaux peuvent donc faire en sorte que chaque catégorie de votre base soit organisée et séparée. Mais la magie de la table à air réside dans le fait que ces tables peuvent également être connectées les unes aux autres ultérieurement. Ainsi, comme vous pouvez le voir, dans ce tableau, nous pouvons voir le bloc de construction suivant, qui est un champ. Donc, ici même, notre champ est nommé. Maintenant, nous sommes également en mesure d'ajouter d'autres champs. Alors allons-y et faisons-le, et nous pourrons fixer cette date. Nous voyons maintenant que nous avons deux champs distincts ici. Les champs d'une table aérienne ne sont littéralement que des colonnes dans nos tables. Ainsi, dans notre analogie avec les classeurs, les champs seront les colonnes individuelles de votre section où vous déciderez du type d' informations à y placer. Maintenant, vous pouvez voir, au fur et à mesure que j'ajoute un champ, qu'il en existe un tas de types différents. Encore une fois, ce sont des choses qui seront abordées plus tard, mais je tiens à les porter à votre attention maintenant. Chaque champ possède donc un type. Il peut s'agir d'un texte brut, d'un chiffre, d'une date, d'une liste déroulante, d'une case à cocher ou même d'une pièce jointe, telle qu'une photo ou un PDF Le type que vous choisissez va contrôler la façon dont Air Table stocke et affiche ces informations. Maintenant, cela va nous permettre de passer à notre quatrième élément de base, à savoir nos records. Donc, si les champs sont des colonnes, nos enregistrements seront des lignes. Ainsi, dans notre classeur, un enregistrement correspondrait à une page complète dans cette section. Ainsi, par exemple, si ce tableau était destiné au suivi des tâches, un enregistrement peut être une seule tâche avec son nom et sa date d'échéance. Ensuite, bien sûr, nous pourrions ajouter d'autres champs pour répertorier des éléments tels que des notes. Maintenant, allons-y et récapitulons cette hiérarchie. L'espace de travail sera notre étagère, et notre base sera un classeur sur cette étagère La table est une section à l'intérieur de ce classeur. Les champs sont les colonnes de cette section, et les enregistrements sont les pages d'informations individuelles. Ainsi, une fois que vous commencez à comprendre cette structure, la table à air devient beaucoup moins intimidante Et vous pouvez commencer à voir à quel point c'est puissant lorsque nous commençons à relier ces éléments de base entre eux. Ce seront les fondements de tout ce que nous allons aborder dans ce cours. Maintenant que ces principes fondamentaux sont en place, vous serez prêt à tirer pleinement parti de tout ce qu'Airtable a à offrir. Je te verrai dans la prochaine leçon. 5. Apprendre comment fonctionnent les champs standard dans Airtable: Maintenant que nous avons parlé des tables Air, des éléments de base, il est temps de se concentrer sur l'un des éléments les plus importants , à savoir le terrain. Maintenant, allons-y et ouvrons ce premier projet afin que nous puissions voir de quoi je parle. Les champs seront donc les colonnes de nos cassettes. C'est comme nous en avons discuté dans la dernière leçon. Mais Airtable, ce sont bien plus que colonnes, car chaque champ a un type, et le type que vous choisissez indiquera à Airtable à quel type de données appartiennent Nos champs seront donc tous accessibles ici. Si jamais nous voulons ajouter un champ, celui-ci est là. Et nous pouvons voir ici, sous son nom, il s'agit d'un domaine en soi. Juste ici, nous pouvons voir ce A ici, et nous pouvons voir qu'il s'agit d'un champ standard de texte d'une seule ligne. Les champs définissent donc essentiellement les règles relatives à vos informations. C'est donc un texto ? Est-ce que ce sera un chiffre ? Est-ce que ce sera un rendez-vous ou peut-être autre chose ? Maintenant, c'est important car le type que vous choisissez affecte la façon dont Airtable va traiter les données Ainsi, les données stockées sous forme de champ de texte ne sont que des lettres sur une page. Airtable ne peut pas trier cela dans une chronologie ou vous rappeler la date d'échéance, mais une date stockée sous forme de champ de date peut déclencher des automatisations Je peux me synchroniser avec votre calendrier, ou cela peut même aider l'IA à mieux comprendre. Dans cette leçon, nous allons aborder les différents types de champs standard. Il s'agira donc de solutions simples, comme le nom, ou de solutions plus avancées qui transformeront table Air en une véritable base de données. Maintenant, comme vous pouvez le constater, nous avons également des agents de terrain ici. Et les agents de terrain sont essentiellement des agents de terrain alimentés par l'IA. Passons maintenant aux types de champs que vous allez utiliser le plus souvent. Ce sera donc le pain et le beurre de l'IA. premier, comme nous l'avons déjà vu, sera un test sur une seule ligne. Donc, ici, nous pouvons voir que celui-ci est nommé, et vous pouvez voir qu'il s'agit d'un texte d'une seule ligne, et nous allons simplement le classer avec le nom que nous lui donnerons Le nom que nous lui attribuons ne sera pas obligatoire pour Airtable Ce ne sera pas comme choisir les types de champs eux-mêmes. Ce nom est vraiment juste pour nous et savoir ce que nous voulons avoir dans cette colonne ne sert à rien. Les textes d'une seule ligne sont donc essentiellement destinés à vos courtes informations. Il s'agira donc de noms, de titres, étiquettes, de tout ce qui sera rapide et simple. Maintenant que nous sommes ici, nous pouvons également voir la valeur par défaut ici. Cela va entrer une valeur par défaut, et nous pouvons voir que c'est facultatif. Donc, en gros, si vous créez un nouvel enregistrement dans cette colonne, il aura la valeur que vous avez indiquée ici. Ainsi, une valeur par défaut pour le poste pourrait peut-être être employé. Et puis en dessous, nous avons une description. Donc celui-ci le sera aussi. Pour votre bien, Airtable ne va pas vraiment prendre en compte ces informations Allons-y et cliquons sur Créer un champ. Nous voyons maintenant qu'il y a quatre enregistrements distincts sous notre position. Maintenant, nous avons le numéro. Donc, si nous faisons défiler vers le bas, nous voyons le numéro juste ici, et celui-ci va être assez simple. Il gère donc les nombres entiers, les décimaux ou même les devises, si vous souhaitez le configurer de cette façon Mais il existe également un autre champ de type quatre. Pour des raisons de formatage, nous avons beaucoup de choses à voir ici, mais pour l' essentiel, cela va aller de soi. s'agit donc de choisir le nombre décimales que vous souhaitez y avoir, et c'est ainsi que vous voulez que les nombres soient formatés en termes de virgules et de points, en fonction de la façon dont vous allez les utiliser Nous avons également des abréviations ici, et encore une fois, nous avons notre option par défaut Tout cela va s'expliquer d'eux-mêmes. Allons-y maintenant et ajoutons un champ. Et comme vous l'avez déjà vu, nous avons également une devise. Nous voyons donc ici que le formatage va essentiellement nous offrir les mêmes options. Mais si vous souhaitez définir une devise spécifique, vous pouvez utiliser ce champ de données. Et puis, dans le même ordre d'idées, nous avons également le pourcentage. Encore une fois, le même formatage ici aussi. Maintenant, un autre champ que vous utiliserez probablement T sera un champ de date. Donc, contrairement à la saisie d'une date dans un champ de texte, celui-ci va réellement comprendre les dates et les cravates. Cela signifie donc qu'Airtable peut ensuite les trier par ordre chronologique, calculer les délais ou même déclencher des automatisations en fonction des dates que vous avez Avec le formatage ici, nous voyons une autre chose similaire qui va être simple. Nous pouvons inclure l' heure de la journée ici. Nous pouvons afficher le fuseau horaire, et nous pouvons également utiliser l' option par défaut pour définir la date actuelle ici. Donc, si nous créons le champ et que j'en ajoute, nous verrons que toutes ces nouvelles lignes auront notre date actuelle. Ensuite, pour les supprimer, il suffit de les sélectionner puis de cliquer sur Supprimer. Ensuite, nous avons notre champ de sélection. Ainsi, une seule sélection vous permettra essentiellement de choisir une option dans une liste déroulante, quelque chose comme faire en cours est fait Maintenant, si vous devez plutôt étiqueter quelque chose avec plus d'une étiquette, vous pouvez venir ici et effectuer une sélection multiple. Maintenant, après celui-ci, nous en avons un autre simple mais très puissant, et ce sera notre case à cocher ici Donc, la case à cocher sera vraiment parfaite pour les situations par oui ou par non Ainsi complété ou non, approuvé ou non, vrai ou faux. Ici, nous sommes en mesure de changer le style, et nous pourrions définir une option par défaut comme style. Enfin, celui qui distingue vraiment Airtable sera notre champ de pièce jointe Celui-ci vous permet donc de télécharger des fichiers directement dans un enregistrement. Donc, des images, des PDF, des documents, tout ce dont vous avez besoin. Ainsi, vos données et vos fichiers restent connectés en un seul endroit au sein de votre application. Maintenant, si nous cliquons sur Créer un champ, et nous pouvons voir avec chacun d'entre eux que nous pouvons simplement déposer nos fichiers ici ou cliquer sur Ajouter une pièce jointe, et nous pouvons les extraire de notre ordinateur à l'aide d'une fonction de navigation. Désormais, au-delà des éléments de base, Airtable nous propose également des types de champs spéciaux qui sont particulièrement utiles lorsque vous travaillez équipe ou que vous stockez des informations structurées Maintenant, l'un des plus importants sera le champ collaborateur, mais ici, il est également appelé champ utilisateur Celui-ci vous permet donc essentiellement d'attribuer un enregistrement, tel qu'une tâche ou un projet, à une personne spécifique de votre équipe. Celui-ci est vraiment parfait pour gérer les responsabilités car, comme vous le savez probablement, il d' une affectation sans utilisateur associé. Celui-ci est donc vraiment parfait pour gérer les responsabilités, car une mission à laquelle aucune personne spécifique n' est attachée est une mission qui demande vraiment qu'elle ne soit pas terminée. Ainsi, avec cette fonction que nous voyons ici, nous sommes en mesure d'avertir les utilisateurs avec l'axe de base lorsqu'ils sont ajoutés. Donc, si jamais nous voulons leur en attribuer une, ils seront immédiatement informés que c'est le cas. Et nous avons également la possibilité d'autoriser l'ajout de plusieurs utilisateurs. Nous pouvons donc ajouter autant de personnes que nous le souhaitons, et si celle-ci est également activée, elles seront informées lorsqu' elles seront ajoutées à la base. Maintenant, nous avons des champs qui seront conçus pour les informations de contact. Donc, celui-ci sera principalement composé d'e-mails, téléphone et de liens URL. Les champs de courrier électronique peuvent donc garantir que les données sont correctement formatées en tant qu'adresse e-mail, afin que vous ne vous retrouviez pas avec des fautes de frappe qui finiraient par déformer vos mots Et les champs des numéros de téléphone vont également stocker les numéros de téléphone de manière cohérente afin, encore une fois, de ne pas interrompre votre flux de travail. Ensuite, les champs d'URL font de même pour les liens de sites Web. Airtable sait donc qu'il s'agit d' une adresse Web cliquable. Un autre champ amusant que nous avons ici sera un champ de notation. Celui-ci affiche donc des étoiles sur lesquelles vous pouvez cliquer. C'est donc un bon moyen visuel de classer des éléments tels que la priorité, la qualité ou la satisfaction. Tout cela peut donc être déterminé par le nom que vous lui donnez. Ainsi, par exemple, si vous souhaitez suivre rapidement les commentaires des clients, vous pouvez ajouter un champ d'évaluation pour saisir les scores sur cinq. Mais bien sûr, vous pouvez également le modifier pour obtenir jusqu'à dix étoiles. Disons-le donc à cinq heures. Nous pouvons créer notre champ, et nous pouvons voir, en le survolant, que nous pouvons sélectionner la note que nous voulons simplement en cliquant sur un bouton. C'est donc super facile. Nous avons également quelques champs d'utilité. Ceux-ci porteront sur la durée des champs ici, ce seront des champs comme des cases à cocher. Ils seront essentiellement pratiques pour enregistrer les heures ou le temps consacré à quelque chose en termes de durée. case à cocher, dont nous avons déjà parlé plus tôt, est souvent utilisée à côté de ces champs pour le suivi de l'état L'élément essentiel à noter à propos ce groupe de champs est qu' ils vous aident à structurer et à clarifier vos données. C'est la chose la plus importante et le plus grand cas d'utilisation. Il ne s'agit pas uniquement de stocker des informations. Ils facilitent l'utilisation, le filtrage et la fiabilité des informations, en particulier dans les environnements collaboratifs. OK, jusqu'à présent, nous avons examiné types de champs qui stockent directement des informations Donc du texte, des chiffres, des dates, etc. Mais Airtable nous fournit également un ensemble de types de champs avancés qui transforment votre base en quelque chose beaucoup plus proche d'une vraie base de données Le premier et probablement le plus important d'entre eux sera donc lié à un autre champ d'enregistrement. Donc, celui-ci vous permet essentiellement de connecter deux tables ensemble. Ainsi, par exemple, si vous avez une base de gestion de projet, vous pouvez avoir une table pour les tâches, puis une autre pour les clients. Et à l'aide d'un champ d'enregistrement lié, vous pouvez ensuite connecter chaque tâche au client auquel elle appartient. Cela crée donc une relation au sein de votre base, et c'est vraiment là qu' Airtable commence à briller. Une fois que vous avez deux tables et un enregistrement vers lesquels vous souhaitez réellement créer un lien, vous pouvez utiliser le champ de recherche. Donc, en ce moment, nous sommes dans le tableau 1, et nous avons également un nouveau tableau. Je vais donc sélectionner Nouvelle table, et je vais cliquer sur Créer un champ, et maintenant je peux ajouter des champs Loup. Cela va donc essentiellement extraire ces informations de la table connectée que vous venez de lier. Nous pouvons donc voir que dans ce nouveau tableau, il n'y a que trois champs de données ici. Et tous seront des tables de nom de texte sur une seule ligne, une ou deux. Donc, si vous effectuez cette opération avec une tâche liée à un client, vous pouvez utiliser un champ de recherche pour afficher automatiquement l' adresse e-mail du client dans l'enregistrement de la tâche, sorte qu'aucune nouvelle saisie n'est requise Maintenant, nous avons les champs déroulables. Maintenant, ceux-ci vont encore plus loin car ils vous permettent non seulement d' extraire des données, mais aussi de calculer avec celles-ci. Allons-y et passons ici à nos données cumulatives. À présent, nous pouvons sélectionner une source de compilation et un nouveau champ de table que vous souhaitez cumuler. Donc, encore une fois, ce nouveau champ de table se trouvera ici. Voici le nouveau tableau. La connexion de ces deux tables, et ils vont effectuer type de calcul que nous voulons. Par exemple, si vous avez plusieurs commandes liées à un seul client, vous pouvez utiliser un cumul pour calculer la valeur totale de toutes ces commandes. Maintenant, passons à autre chose, une autre option puissante sera le champ de formule. Donc, celui-ci se trouve juste à côté de Roll Up, et ce n'est pas pour rien. Et c'est parce que celui-ci vous permet de faire des calculs ou de faire de la logique directement à l'intérieur de la table gonflable. Vous pouvez donc ajouter des nombres, combiner des textes, formater des dates ou même créer des déclarations conditionnelles ici. Ainsi, par exemple, vous souhaiterez peut-être créer une formule qui calcule le nombre de jours restant avant la date d'échéance Ou un système qui indique automatiquement «   en retard » si une date d'échéance est dépassée Enfin, nous avons également des champs générés par du son. Ceux-ci peuvent donc simplement vous aider à suivre l'activité pour vous. Alors que nous faisons défiler la page vers le bas, nous avons créé l'heure, qui vous indiquera quand un enregistrement a été créé pour la première fois. Nous avons modifié l'heure de la dernière fois, ce qui va de soi, sera mise à jour chaque fois que quelque chose changera. Ensuite, nous avons créé par et modifié pour la dernière fois par, ce qui, bien sûr, indiquera qui a créé un enregistrement, et celui-ci indiquera automatiquement qui a été modifié pour la dernière fois. Lorsque nous faisons défiler la page vers le bas, nous avons également un numéro automatique. Celui-ci va donc faire partie du domaine des services publics. Donc, celui-ci va donner un identifiant unique à un enregistrement. Et puis nous avons également l'option du bouton ici, le champ du bouton. Celui-ci vous aide à configurer pour ouvrir des liens, exécuter des scripts ou déclencher une automatisation. Maintenant, l'important à retenir de ces champs avancés est qu' ils ne se contentent pas de stocker des données. Ils vous aident à établir des relations, à exécuter des calculs et à automatiser la logique. Ce sont donc les principales catégories de champs que vous trouverez dans Air Table, qu'il s'agisse de simples champs de texte et de nombres, de champs de collaboration tels que l'affectation d'utilisateurs ou de champs avancés qui relient des tables et exécutent des formules Le principal point à retenir ici est que le type de champ vous choisissez déterminera ce que vous pouvez faire avec les données Choisissez donc le bon type et l'Airtable, vous pouvez le trier, le filtrer, calculer avec lui et même l'utiliser dans les automatisations ou Mais si vous choisissez le mauvais type, vos données resteront là comme du texte brut. C'est bon, c'est tout pour cette leçon. Je te verrai bientôt. 6. Explorer les vues Airtable et quand les utiliser: Maintenant que nous savons comment structurer nos données à l'aide de champs, parlons de l'une des fonctionnalités les plus puissantes de la table Air . Et ce sera notre point de vue. Vous devriez donc considérer les points de vue comme un objectif que vous pouvez mettre sur votre table. Les données sous-jacentes resteront exactement les mêmes, mais la façon dont vous les voyez changera en fonction de l' objectif que vous choisissez. Cela fait donc partie du principal argument de vente d'Air Table , à savoir sa flexibilité. Ainsi, différents membres de votre équipe peuvent consulter le même tableau de manière complètement différente sans jamais changer le cœur sous-jacent. Par exemple, une personne peut préférer un affichage sous forme de feuille de calcul pour modifier un grand nombre d' enregistrements, tandis qu'une autre souhaite voir les délais définis sur un calendrier ou tâches organisées visuellement comme notes autocollantes sur le tableau Kanban Heureusement pour nous, Airtable, tout cela est possible en utilisant les différentes vues Dans cette leçon, nous allons donc explorer les types de vues les plus courants dans Airtable Voici donc notre grille, notre calendrier, notre galerie, notre Kanban et nos vues de formulaires Vous découvrirez donc en quoi chacune d'entre elles vous permet de travailler différemment avec vos données et comment vous pouvez enregistrer plusieurs vues à des fins différentes sans jamais dupliquer vos tables Et croyez-moi, une fois que vous aurez commencé à utiliser ces vues, vous vous rendrez compte qu'il ne s'agit pas simplement de rendre les données jolies. Ils sont vraiment très fonctionnels et ils améliorent vraiment votre flux de travail. Nous sommes donc actuellement dans notre vue en grille par défaut. Maintenant, c'est ce sur quoi nous avons travaillé, et ce sera probablement celui qui vous sera le plus familier. Il s'agit donc d'un affichage de style feuille de calcul Air Tables, et c'est le meilleur pour saisir et modifier un grand nombre d'enregistrements sur Ici, vous pouvez filtrer , trier et regrouper un tas de colonnes ici. C'est donc généralement la vue laquelle vous passerez le plus de temps. Maintenant, si nous voulons changer de vue en grille et peut-être en regarder une autre, nous pouvons le faire ici. Donc, ici, si nous avons ces trois lignes, nous pouvons voir normalement si elles vont s'effondrer, nous n'allons pas les voir. Mais pour ajouter une nouvelle vue, nous pouvons revenir ici et ouvrir cette vue latérale. Et si nous voulons en créer un nouveau, bien sûr, il suffit de cliquer sur Créer un nouveau. Ensuite, nous allons voir première vue que nous allons aborder dans cette leçon, qui sera notre calendrier Maintenant, nous devons organiser la façon dont cette vue, cette vue du calendrier, va apparaître, et maintenant nous allons configurer en fonction de notre champ de date, celui que nous avons dans notre tableau. Nous pouvons donc cliquer sur Terminé, puis tous les enregistrements basés sur la date apparaîtront ici. Mais pour le moment, si nous revenons à notre vue en grille, nous devons voir qu'aucune de ces informations n'a été remplie. Si nous y retournons , nous pourrons tous les voir ici. Et si nous le voulons, nous pouvons les faire glisser d' ici et commencer à les placer de manière à ce ici et commencer à les placer de manière qu'ils aient leurs propres dates d'échéance. Donc, pour le moment, il n'y a même aucune donnée saisie ici, donc nous ne pouvons même rien voir. Ce ne sont que des cellules vides. Mais comme vous pouvez le constater, nous pouvons fixer des dates d'échéance assez facilement en les cliquant et en les faisant glisser ici Maintenant, si nous revenons à notre vue en grille, nous pouvons voir que toutes ces dates ont été renseignées dans la vue. Maintenant, si nous revenons au calendrier, vous pouvez voir que nous pouvons les mettre ici pour qu'ils prennent fin à n'importe quelle date, nous pouvons les déplacer très facilement. Vous pouvez déjà imaginer que si vous devez travailler avec des dates d'échéance et définir des dates, il sera beaucoup plus facile d'accéder à cette vue calendrier et de simplement glisser-déposer des éléments au lieu de passer cette vue calendrier et de simplement glisser-déposer ici dans la vue en grille et d'accéder à chacune d'elles, double-cliquer dessus, puis de définir une date ici. Je peux simplement être beaucoup plus fonctionnel en étant en mesure de voir toutes nos dates d'échéance ici dans un seul calendrier, une vue qui nous semble tout à fait logique , car nous pouvons voir quelle est la date du jour et voir dans combien de jours le projet de date d' échéance nous a été assigné. Il est maintenant temps de passer à la vue suivante que nous allons aborder. Allons-y, créons de nouvelles choses et nous pourrons venir ici pour notre CamBan Encore une fois, nous pouvons choisir l'oreille collaborative et créer une nouvelle vision. CBN transforme donc essentiellement vos enregistrements en cartes que vous pouvez faire glisser entre les colonnes Vous pouvez donc considérer ce point de vue comme étant essentiellement le mode de fonctionnement de Trella Allons-y donc et créons un nouveau champ de sélection unique. Et je peux appeler celui-ci un statut. Maintenant, je peux appuyer sur OK. Et ici, ce que nous pouvons faire, c'est définir toutes nos options de statut. Allons-y, cliquons sur ce plus et ajoutons-en quelques-uns dès maintenant. Cette première peut être nommée « do ». Ensuite, il ne me reste plus qu'à appuyer sur Entrée, et maintenant nous voyons que c'est ici. Pour ce faire, il se peut que celui-ci soit en cours de réalisation. Encore une fois, appuyez sur Entrée pour l'enregistrer, puis sur ce dernier, nous pouvons appeler Terminé. Nous avons maintenant ces trois options à effectuer en cours et D. Et comme auparavant, comme nous le faisions auparavant dans la vue calendrier, nous pouvons récupérer nos enregistrements et les faire glisser pour les placer dans certaines vues, comme ceci. Maintenant, si nous revenons ici dans notre vue en grille, nous devrions alors voir cette nouvelle colonne d'état. OK, donc ici, nous pouvons voir notre colonne de statut et nous pouvons voir les trois options que nous avons créées. Il en va de même pour progresser et c'est fait. Je peux m'adresser à n'importe qui ici et je peux le changer. Nous voyons maintenant que le type d' avantage de cette vue CBN est que nous sommes en mesure de voir, visualiser l'état de nos différents projets Donc, essentiellement, celui-ci sera parfait pour les flux de travail et les pipelines. Maintenant, ce que nous aurons sera la vue de notre galerie. Encore une fois, nous allons simplement créer celui-ci ici. Et ici, nous pouvons voir tous nos documents contenant des pièces jointes. Donc, si nous revenons à notre vue en grille, nous constatons que nous avons des pièces jointes ici, n'est-ce pas ? Il existe cinq enregistrements distincts, mais aucun d'entre eux ne comporte de pièce jointe. Eux. Mais allons-y et ajoutons quelques images. Alors maintenant, nous pouvons passer à notre point de vue ici et entrer dans la galerie. Donc, à l'heure actuelle, nous voyons que les images ne sont pas chargées, mais elles ne l'ont pas réellement été. Ce que nous devons faire, c'est venir ici pour personnaliser les cartes, puis nous pouvons choisir une pièce jointe pour notre champ d'image. Et si nous voulons simplement que les pièces jointes apparaissent, nous pouvons supprimer ces autres champs de la vue, et nous pouvons simplement voir notre. Cela sera très utile si, par exemple, vous aviez un tableau des fichiers de produits ou de design. Cette vue de la galerie vous aidera donc à les parcourir visuellement au lieu de scanner une grille où vous pourrez voir que les pièces jointes seront très petites Mais bien sûr, vous avez un peu plus de fonctionnalités avec cette vue de galerie car, comme je vous l'ai déjà montré, nous sommes en mesure de rendre n'importe lequel de nos champs consultable Vous, nous pourrions vous le montrer, mais comme vous pouvez l'imaginer, ce qui en fait la solution la plus simple et la plus évidente, c'est lorsque nous aurons ce champ d'image défini lors de la pièce jointe, où nous pourrons voir nos pièces jointes d'une manière très large et claire. À partir de là, nous pouvons continuer et cliquer sur créer une vue de formulaire , puis sur créer une nouvelle vue. Maintenant, celui-ci est unique car il n'est pas juste pour vous. C'est un moyen de collecter des données auprès d'autres personnes. Ce qui se passe ici, c'est qu'Airtable transforme automatiquement vos champs en questions de formulaire Ainsi, lorsque quelqu'un soumet son formulaire, ses réponses sont directement enregistrées dans votre tableau. Celui-ci est tout simplement incroyable. Il est si facile pour vous partager ce formulaire et d'obtenir toutes les informations dont vous avez besoin, à partir de votre grille dans un endroit où , dans un endroit où les gens peuvent simplement répondre eux-mêmes à ces questions . Vous n'avez pas collecter ces données, puis vous, en tant qu' intermédiaire, les saisir dans votre formulaire En étant capable de partager cela, vous pouvez partager le formulaire. Vous pouvez ensuite copier ce lien et l' envoyer à qui vous voulez pour le compléter. Et à partir de cette vue de formulaire, vous pouvez ajouter et couvrir des images. Vous pouvez ajouter un logo et vous pouvez modifier pratiquement tout. Si vous voulez retirer des éléments, si vous voulez les réorganiser, vous pouvez le faire de manière extrêmement intuitive. Dans le meilleur des cas, vous pouvez enregistrer autant de vues que vous le Donc un pour les délais, un pour chaque membre de l'équipe ou un pour une phase spécifique du projet. Tout cela sans avoir à dupliquer vos données. Cela signifie que vous pouvez concevoir des vues qui vous conviennent , tandis que vos collègues peuvent configurer des vues qui leur conviennent. Une fois que vous serez à l'aise pour passer d'une vue à l'autre, vous pourrez voir vos données sous un tout nouveau jour et votre flux de travail sous un tout nouvel angle d'efficacité. 7. Créer une base Airtable à partir de zéro: Jusqu'à présent, nous en avons appris davantage sur la structure et les éléments constitutifs d'Airtable, mais il est maintenant temps de mettre ces connaissances en pratique. Créez notre première véritable base à partir de zéro. Maintenant, bien sûr, nous pouvons simplement continuer et commencer avec un modèle ici. Maintenant, c'est ce que beaucoup d'entre vous pourraient tout aussi bien faire lorsque vous passez à Airtable Mais ce n'est pas le but de ce cours. Ce que nous voulons faire, c'est avoir une idée complète d'Airtable et tout comprendre Ainsi, lorsque nous partons de zéro au lieu de créer un modèle, nous sommes en mesure de voir exactement comment toutes les pièces d' Airtable s'assemblent Cela vous donne la confiance nécessaire pour concevoir une base pour tout projet que vous souhaitez réaliser à l'avenir. Dans cette section, nous allons donc créer un outil de suivi de projet. Et c'est l'une des manières les plus courantes et les plus pratiques d' utiliser Airtable Il est donc assez simple à configurer rapidement, mais il est également suffisamment puissant pour mettre en valeur presque tout ce que Airtable peut faire Maintenant, allons-y et assurons-nous que nous sommes tous sur la même longueur d'onde. Nous sommes tous sur notre page d'accueil et nous allons cliquer sur créer une application par nous-mêmes. OK ? Nous sommes donc maintenant dans notre base. La première étape consiste à le renommer en outil de renommer suivi de projet, car c'est ce que nous sommes en train de créer ici Nous l'avons nommé comme outil de suivi de projet, nous pouvons également modifier l'apparence ici. Maintenant, tout cela vous sera familier grâce à ce que nous avons fait au début de ce cours. Ici, nous pouvons simplement continuer et sélectionner une icône. Bon, maintenant nous avons notre icône, notre jeu de couleurs, et le nom de notre base a été créé. Maintenant, juste comme ça, cette base va apparaître ici dans notre maison et dans notre espace de travail. Alors maintenant allons-y et allons-y directement. Ainsi, par défaut, Airtable commence par une table appelée Table one Maintenant, le nom n'est pas très utile, alors allons-y et changeons-le en quelque chose d' un peu plus descriptif. Et comme cette base est destinée au suivi des projets et des tâches, je vais simplement la renommer en tâches Donc, pour le renommer, il suffit de cliquer ici dans le menu déroulant, puis je peux cliquer sur Renommer la table, puis nous allons taper Maintenant que j'ai nommé une tâche, nous voyons ce champ automatique ici et comment doit être appelé chaque enregistrement ? Nous lui avons défini une tâche. Mais comme vous pouvez le voir ici, il existe également de nombreux autres noms que nous pourrions implémenter ici pour tous nos dossiers. Maintenant, si nous regardons en haut, nous voyons qu'Airtable nous a fourni quelques champs de départ, et c'est principalement ce que vous allez voir lorsque vous créerez une nouvelle base Nous avons un nom ici, des notes, un cessionnaire, un statut, et nous avons également un résumé des pièces jointes Maintenant, bien sûr, ce ne sont que des espaces réservés. Vous pouvez donc les supprimer, les renommer ou changer complètement leur type de champ Alors maintenant, allons-y et commençons donc ici avec notre premier champ. Comme vous pouvez le voir, cela s'appelle name. Maintenant, pour être un peu plus précis, ce que je peux faire, c'est venir ici. Je peux modifier ce champ, et je peux changer le nom ici, et je peux le changer en nom de tâche. Ensuite, nous pouvons appuyer sur Enregistrer. Maintenant, alors que nous nous déplaçons ici, nous voyons des notes. Maintenant, tout comme le nom ou le nom de la tâche auparavant, il s'agissait simplement d'un titre arbitraire ajouté à ce champ, car ici, nous voyons qu'il s'agit d'un texte d'une seule ligne. Ça va être pareil pour les notes. Le type de champ réel sera un texte long, comme vous pouvez le voir ici. Mais au lieu de me contenter de notes, je veux que ce soit quelque chose qui soit un peu plus descriptif. Je souhaite remplir un champ pour obtenir des informations plus détaillées sur chaque tâche. Donc, au lieu de notes, je vais le renommer en description Encore une fois, c'est exactement le même processus. En cliquant sur ce travail, puis sur Modifier le champ, et maintenant, au lieu de notes, je vais le remplacer par une description. Ensuite, nous pouvons continuer et appuyer sur Enregistrer. Maintenant, au fur et à mesure que nous passons à autre chose, nous avons un cessionnaire. Donc, avec le cessionnaire, nous pouvons voir qu'il y a une petite icône juste ici C'est une sonnette de notification. Et c'est parce que chaque fois que quelqu'un sera affecté à ce champ, il sera informé que ce sera le cas, qu'il a été affecté à cet enregistrement. Maintenant que nous déménageons ici, nous avons un statut. Maintenant, le statut sera, en fait, un statut que je souhaite conserver ici dans notre base car il sera important pour projet. En cliquant ici, nous pourrons voir ce qui est actuellement disponible dans le champ de statut. Nous voyons donc que nous avons trois options ici. Nous devons le faire, progresser et c'est fait. Et maintenant, une chose que je veux ajouter ici est la révision. Cela peut donc essentiellement signifier que nous avons besoin de quelqu'un pour examiner cette tâche spécifique. Je peux donc ajouter cela, et passer à la révision juste avant de terminer. Une autre chose que nous pouvons également ajouter sera l'option par défaut. Donc, ce que je veux que cela soit là dans ce cas, c'est faire. Cela signifie donc que lorsqu'une nouvelle tâche ou un nouvel enregistrement doit être ajouté, cette option sera sélectionnée par défaut , ce qui signifie que nous n'avons pas à ajouter quelque chose de nouveau, puis à passer au statut, puis à sélectionner ce qu'il faut faire. Tout se fera automatiquement. Donc, si je sauvegarde ceci, maintenant nous pouvons voir que lorsque j' ajoute une nouvelle ligne ici, une nouvelle tâche, nous devons voir à ce qu'il faut faire est là, j'y ajoute encore une fois, et encore une fois, nous voyons que notre étiquette à faire est attribuée à ces trois tâches. Maintenant, si nous voulons nous en débarrasser, nous pouvons faire un clic droit et je peux cliquer sur Supprimer tout le pass sélectionné. Et maintenant, enfin, ce que je veux faire pour simplifier les choses, c'est me débarrasser à la fois des pièces jointes et de nos champs de résumé des pièces jointes. Pour ce faire, je peux simplement venir ici. Je peux maintenir la touche Maj enfoncée sur mon clavier et sélectionner à la fois les pièces jointes ici et le résumé des pièces jointes. Maintenant que les deux sont sélectionnés, je peux cliquer avec le bouton droit de la souris, puis cliquer sur Supprimer deux champs. Nous avons donc maintenant une configuration très, très simple. Nous avons le nom de notre tâche, notre description, notre responsable et notre statut Maintenant, ce qui est important ici ne sont pas seulement les champs eux-mêmes, car Airtable possède des dizaines de champs que nous pouvons utiliser pour créer les bases de notre choix Au lieu de cela, c'est juste pour vous montrer à quel point il est facile et simple de configurer une application simple. Maintenant, ce n'est que la base, mais c'est déjà un système fonctionnel pour le suivi des tâches. Et à partir de là, vous verrez comment nous pouvons continuer à l' étendre pour en faire quelque chose d' encore plus puissant. 8. Ajouter et modifier les champs de manière efficace: Maintenant que nous avons créé notre première base et configuré ces champs principaux, nom de notre tâche, notre description, statut de la personne assignée, il est temps d'aller encore plus loin Maintenant, comme nous le savons, les champs de la table gonflable ne sont pas statiques. Vous pouvez en ajouter de nouvelles, modifier des versions existantes et personnaliser leurs paramètres afin que votre base fonctionne exactement comme vous en avez besoin. Maintenant, c'est vraiment là que votre base commence à vous appartenir , car vous la façonnez en fonction des informations qui comptent le plus pour vous ou pour votre équipe. Dans cette leçon, nous allons donc développer notre outil de suivi de projets en ajoutant quelques champs plus utiles, tels qu'un jour de travail et un niveau de priorité. En cours de route, je vais vous montrer quelques aspects plus importants que vous devriez surveiller. Maintenant, le premier de ces aspects va être une vue élargie. Ainsi, une vue étendue signifie essentiellement que vous pouvez enregistrer n'importe quel enregistrement. Dans ce cas, comme nous faisons un suivi de projet, nous avons nos tâches et nous sommes essentiellement en mesure de voir toutes les informations associées à une tâche donnée. Maintenant, disons que nous avons ici notre premier enregistrement, qui est notre première tâche, nous pouvons cliquer sur Expand. Et ici, on nous donne tous les champs que nous avons ajoutés. Nous avons donc le nom de notre tâche, notre description , notre affectation, notre statut, qui, bien entendu, correspondront aux quatre champs que nous avons ici Ce sera donc quelque chose qui sera particulièrement utile dans la prochaine leçon où nous allons compléter et fournir des informations et des données dans cette base. Mais pour l'instant, allons-y développons cela et passons de quelque chose de simple à quelque chose qui ajoutera un peu plus de contexte et un peu plus d'informations et sera donc plus utile pour nous en tant que suivi de projet ou application. La première d'entre elles sera donc la date d'échéance. Donc, pour ajouter une date d'échéance, il va falloir ajouter un champ. Et pour ce champ, ce que nous voulons sélectionner sera une date. Et nous pouvons l' appeler date d'échéance. Maintenant, dans l'aperçu de ces champs, j'ai expliqué comment nous pouvons changer de format. Ici, avec notre format, nous avons notre format local. Ce sera ainsi que la plupart des dates seront formatées, du moins aux États-Unis Mais comme vous pouvez le constater, si vous voulez le remplacer, par exemple, un modèle européen où le jour viendra avant le mois, vous pouvez le faire. Et nous avons également la possibilité de fixer la date complète ici avec ce format convivial, le 5 septembre 2025. C'est le format que je veux utiliser. Allons-y et sélectionnons-le. Maintenant, en plus de cela, comme nous l'avons déjà vu, nous pouvons également ajouter une heure. Supposons donc que vous définissiez des dates d' échéance pour la fin du jour ouvrable. Si vous voulez que ce soit fin de journée ouvrable ou en milieu de journée ouvrable, il peut être utile d'inclure du temps . Et bien sûr, tout comme notre format de date, nous avons également un format d'heure. Nous pouvons donc l'avoir sur un horaire de 12 heures ou sur un format de 24 heures. Au cas où, je vais juste continuer et m'en tenir au format de 12 heures. Et, bien sûr, nous avons notre option par défaut ici, qui sera la date actuelle par défaut , mais nous ne voulons pas le faire parce que ce sera une date d'échéance, et nous ne voulons pas simplement créer quelque chose et le faire arriver le jour même Nous pouvons donc maintenant continuer et cliquer sur Créer un champ. Maintenant, si je veux ajouter des informations, je peux double-cliquer ici et je peux fixer une date d'échéance. Mais maintenant, nous pouvons constater qu'il est un peu difficile de vous adapter à toutes les informations de ce champ. Maintenant, bien sûr, nous pouvons également passer à une vue différente en plus d'une vue en grille, mais ce que je veux faire maintenant, c'est débarrasser de cette fois. Alors, comment s'y prendre ? Eh bien, pour gagner du temps, nous pouvons venir ici et cliquer sur Modifier le champ. Donc, ici, je peux venir désactiver, puis appuyer sur Enregistrer. Donc, pour ce qui est de la modification de n'importe quel type de champ, le processus sera exactement le même. Nous allons passer juste à côté, le menu déroulant, nous pouvons modifier le champ. Et comme nous l'avons fait auparavant et en ajoutant une critique, nous pouvons le modifier de la même manière que tout le reste. Maintenant allons-y et ajoutons l'amour prioritaire. Maintenant, ce sera le même type de champ que nous avons ici dans le statut, et cela étant, il s'agit d'un champ à sélection unique. Allons-y et ajoutons-le, et nous pourrons revenir ici en une seule sélection, et le nom de cela sera prioritaire. Alors maintenant, en priorité, allons-y et ajoutons trois options différentes pour la sélection unique. Nous pouvons les avoir élevés, moyens et faibles. Je vais donc aller de l'avant et le faire tout de suite. Pour en ajouter une, il suffit de cliquer sur Ajouter une option, et maintenant nous pouvons la saisir. Et lorsque j'appuie sur Entrée, nous voyons une nouvelle option apparaître ici. Et encore une fois, j'appuie sur Entrée, nous voyons une autre option. Ici, les options de code couleur sont activées. Si je le voulais, je pourrais les désactiver, nous ne les aurions pas, mais dans l'ensemble, les options de code couleur seront utiles car vous pourrez voir ce qui se passe dans n'importe laquelle de vos applications en un coup d'œil grâce à ces options de code couleur, surtout s'il s'agit d' un surtout s'il s'agit d' code couleur universellement compris des options comme celles-ci. Parce que si je vous demandais quelle serait la couleur d' un article hautement prioritaire, la plupart d'entre vous répondraient de la même manière, et vous direz que ce sera certainement une couleur rouge. Il en va de même pour les deux autres. La plupart d'entre vous diront probablement que quelque chose qui est de priorité moyenne sera probablement quelque chose comme une couleur orange, et que nous pouvons avoir une priorité faible , comme du bleu ou du vert. Pour l'instant, je vais juste le garder au vert pour qu' il y ait un petit feu de signalisation allumé ici. Maintenant, selon le cas d' utilisation, vous souhaiterez peut-être définir une valeur par défaut comme suit : lorsque vous ajoutez une nouvelle tâche, le niveau de priorité sera immédiatement faible. En général, lorsque j'utilise Airtable et que je crée mes propres applications, ce n'est pas une configuration que je dois avoir, car lorsque je fais le suivi de mes projets, c'est très bien d'ajouter un projet qui a une priorité très élevée Pour l'instant, nous allons simplement laisser ce champ vide par défaut. Et maintenant, nous pouvons cliquer sur Créer un champ. Maintenant, une chose dont je me suis débarrassé dans la dernière leçon et que je souhaite ajouter à nouveau ici, c'est un champ de pièce jointe. Maintenant, les pièces jointes ne seront absolument nécessaires lorsque vous créez un outil de suivi de projet simple, car vous n'allez probablement rien télécharger dans ce suivi de projet si ce ne sont que les éléments de base, mais dans notre cas, nous sommes en train de l'étendre pour pouvoir contenir plus d'informations et si vous êtes en mesure de faire plus de choses pour nous, alors vous ajoutez un champ de pièce jointe aura du sens. Donc, ici, je ne vais rien nommer. Nous pouvons simplement l'avoir en pièce jointe, et je peux cliquer sur Créer un champ. Et comme vous pouvez le voir, il se remplit automatiquement avec son type de champ Pendant que nous sommes ici, je tiens à souligner que tous ces domaines sont flexibles. n'est pas parce que j'ai ajouté une pièce jointe en dernier ici que je dois la conserver en dernier. Si je le voulais, je pourrais le faire glisser ici, et maintenant c'est le troisième en ligne. Mais pour l' essentiel, je vais garder les pièces jointes ici. Je voudrais peut-être modifier la date d'échéance pour qu'elle soit un peu avant la priorité. Comme vous pouvez le constater, c'est très simple et rapide à faire. En parlant de cela, allons-y et définissons une valeur par défaut, car pour le moment, aucune valeur par défaut n'est associée à aucune des choses que nous avons définies . Une chose qui peut être très facile à faire est notre valeur par défaut de statut. Mais maintenant, en mentionnant la flexibilité de ces types de champs, revenons en arrière et discutons de la valeur par défaut. heure actuelle, alors que j'ajoute une nouvelle tâche ici, nous constatons que nous n'avons qu'une seule chose qui apparaît lorsque je le fais, c'est de le faire ici. Et cela est dû au fait que ce sont notre valeur par défaut et notre champ de statut. Donc, si je viens ici et que je modifie le champ, nous verrons que la valeur par défaut est de faire, ce qui sera le début de ce type d'échelle de statut. Comme vous pouvez l'imaginer, cela a du sens. Donc, chaque fois que quelque chose sera ajouté, ce sera une tâche qui devra être accomplie à un moment donné. Il est donc logique d'avoir cette valeur par défaut ici, alors que pour les autres, quelque chose ne sera pas aussi clair. Mais vous gérez peut-être un outil de suivi de projet qui sera réparti entre plusieurs départements. Vous êtes peut-être un cadre ou un responsable qui va assigner des projets à plusieurs équipes Eh bien, ce que vous pouvez faire alors, c'est avoir plusieurs tables ici, toutes divisées par département. Ensuite, ce que vous pouvez faire, c'est avoir votre champ assigné, puis le configurer par défaut pour ajouter membre spécifique, ce Supposons que vous occupiez table réservée à votre équipe marketing. Ensuite, dans ce tableau, vous pouvez avoir votre responsable ici et vous pouvez venir modifier le champ Et ce que vous pouvez faire, c'est autoriser l' ajout de plusieurs utilisateurs, puis vous pouvez ajouter toute l'équipe marketing. Et cela peut être l'option par défaut ici. Ils seront donc instantanément avertis de toute nouvelle tâche que vous venez de leur attribuer. Potentiellement, vous allez peut-être simplement désigner automatiquement le responsable de l'équipe marketing. Ils savent donc qu'ils doivent confier cette tâche à la bonne personne. Enfin, ce que je veux vous montrer dans cette leçon sera une fonction très importante du travail avec les champs de notre base. Et ce sera la fonction de masquer nos champs. Maintenant, cela va en quelque sorte fonctionner en tandem avec ce que je vous ai montré au début de cette leçon, qui va étendre n'importe quelle tâche donnée. Maintenant, c'est parce que si nous sommes en mesure de masquer un champ, cela ne se contente de le supprimer complètement et de supprimer toutes les informations, cela masque simplement le champ de notre vue ici. Mais nous pouvons y accéder si nous nous développons. Et ici, avec notre vue élargie, nous pouvons ensuite accéder à cette liste déroulante et voir les informations supplémentaires que nous avons maintenant masquées. Eh bien, pourquoi cela peut-il être utile ? Pourquoi voudrions-nous masquer un champ donné ? Eh bien, c'est parce que les informations que nous verrons directement ne seront pas aussi importantes pour et c'est pourquoi j'ai déjà masqué notre champ de description. Parce que si nous voulons voir la description d'une tâche, il serait probablement plus logique de développer la tâche puis de la lire. Parce qu'une description va être mise en forme dans un texte long, n'est-ce pas ? Il s'agira de phrases après phrases, et une telle vue dans notre vue en grille ne lui rendra pas justice en termes de capacité à obtenir des informations. Cela ne fera que créer du bruit dans notre outil de suivi de projet. Donc, cacher cela, par exemple, sera quelque chose qui peut être utile. Dans le même ordre d'idées, ce que nous pouvons également masquer peut être un champ de pièce jointe. Parce qu'avec un outil de suivi de projet, si nous voulons ajouter des pièces jointes à certaines tâches, allons probablement uniquement nous allons probablement uniquement étendre la tâche pour accéder à ces fichiers parce que nous voulons avoir plus d' informations sur cette tâche et sur cette pièce jointe. Et où trouverons-nous plus d'informations concernant cette pièce jointe ? Eh bien, ce sera probablement conforme à la description de cette tâche. Vous pouvez donc simplement voir comment tout cela fonctionne ensemble pour créer quelque chose qui sera un peu plus efficace et plus organisé visuellement, du moins pour ce qui est efficace et plus organisé visuellement, de l'utiliser pour créer un outil de suivi de projet. OK, alors maintenant, comme vous pouvez le voir, nous avons deux champs cachés. Maintenant, sur la même note concernant la création d'une sorte de cohérence visuelle et la diminution du bruit, une autre chose que nous pouvons faire est réorganiser la façon dont tout cela apparaît dans notre vue en grille Eh bien, nous pouvons le faire en regardant juste entre deux champs donnés. Nous pouvons alors voir notre souris se transformer en cette image, qui nous permet ensuite d'agrandir ou de réduire la taille de cette vue spécifique. Vous pouvez donc imaginer que pour quelque chose comme le statut, nous n'avons pas besoin de beaucoup d' espace ici, n'est-ce pas ? Nous n'aurons besoin que d'autant d'espace pour quelque chose qui va être répertorié que pour ce qui est en cours. Hein ? Donc, si nous le faisons et que nous cliquons dessus, nous pouvons voir que cela pourrait être à peu près de cette taille et que nous n'aurons jamais besoin qu'il soit plus grand, car il n'y aura aucune situation où fait qu'il soit plus grand nous permettra de voir plus d'informations. Et on peut dire la même chose en matière de priorité, d'accord, parce que nous aurons le médium comme étant le plus gros, donc nous pouvons en quelque sorte l' écraser ici pour obtenir parce que nous aurons le médium comme étant le plus gros, donc nous pouvons en quelque sorte l' écraser ici à peu près la taille exacte dont nous avons besoin Nous n'ajoutons donc aucune information supplémentaire. Nous sommes capables de voir ce qui compte vraiment. Non, dans ce cas, vous souhaitez peut-être avoir une description dans cette vue. Peut-être que ce que vous voudriez faire dans ce cas, c' est aller jusqu'au bout et développer la description. Donc, si vous avez une phrase ou deux, vous pourrez voir tout cela dans cette vue ici. Encore une fois, dans mon utilisation personnelle d'Airtable, je n'aurais jamais de description à montrer Ce sera toujours un champ caché pour moi. Mais bon, peut-être que vous allez être différent, vos descriptions seront un peu plus courtes et qu'elles seront utiles pour être consultées aussi facilement que cela. D'accord, maintenant, il est facile d'ajouter des champs personnalisables dans la table Air. Nous avons donc élargi notre outil de suivi des projets avec une date d'échéance, un niveau de priorité et des champs de pièces jointes. En cours de route, nous avons pu constater à quel point les champs sont réellement flexibles. Et vous pouvez toujours les modifier au fur et à mesure que votre projet évolue. Ne vous inquiétez donc pas de l'obtenir parfait du premier coup. présent, dans la leçon suivante, nous allons ajouter des enregistrements à notre outil de suivi de projets. Dans ce cas, il va ajouter des tâches. Donc, pour que nous puissions nous y préparer, permettez-moi de vous montrer une touche utile. Si vous souhaitez effacer l'intégralité de votre base en quelques clics, voici comment procéder. d'abord, je vais sélectionner cette tâche principale ici. Ensuite, ce que je vais faire, c'est descendre au numéro quatre, qui sera mon numéro le plus bas, et je vais maintenir la touche Maj enfoncée, et je vais sélectionner celui-ci également. Alors maintenant, vous pouvez voir qu'il a sélectionné celui-ci et tout le reste. Maintenant, il ne nous reste plus qu' à répondre, et maintenant nous avons déjà un outil de suivi de projet validé et prêt pour notre prochaine leçon. Alors je t'y verrai. 9. Travailler avec vos enregistrements et les gérer: Jusqu'à présent, nous avons créé notre base, et nous avons configuré les champs qui définissent les informations que nous voulons suivre par tâche. Mais pour le moment, notre table est toujours vide, et notre table prend vraiment vie. Quelles sont donc les informations que nous détenons dans nos tables ? Eh bien, maintenant, tu devrais le savoir. ce qu'on appelle des enregistrements, et un enregistrement n'est qu' un élément de votre table. Désormais, dans notre gestionnaire de projet, chaque enregistrement représente une tâche individuelle. Dans cette leçon, nous allons donc ajouter nos premiers enregistrements, et nous allons voir ce que nous pouvons en faire et comment nous pouvons travailler avec eux. OK, alors allons-y et commençons. Maintenant, le moyen le plus simple d'ajouter des enregistrements est de simplement cliquer sur enregistrement ou la tâche dans ce cas, puis de commencer à taper. Ainsi, par exemple, je vais simplement ajouter une ébauche de proposition de projet comme première tâche ici. Il suffit donc de le sélectionner, puis simplement taper une ébauche de proposition de projet. C'est aussi simple que cela, j'appuie maintenant sur Entrée, et cette tâche est maintenant remplie. Maintenant, comme vous pouvez le voir, lorsque j'appuie sur Entrée, nous passons à la ligne suivante. Je peux donc saisir une nouvelle tâche ici. Mais maintenant, si je veux revenir à cette quatrième cellule, ce que je peux faire ici, c'est taper une tâche de plus, puis voyons ce qui se passe lorsque j'appuie sur Entrée. OK, alors je suis allée de l'avant et j'ai tapé préparer les diapositives de présentation Mais maintenant, si j'appuie sur Entrée, alors vous voyez, rien ne se passe réellement. Ce que nous faisons, c'est que nous recevons ce petit message qui dit : pour ajouter une nouvelle ligne, appuyez sur Shift. Donc, si je veux continuer et ajouter d'autres tâches, il me suffit de maintenir la touche Maj enfoncée, puis d'appuyer sur Entrée, et vous pouvez voir que de nouvelles tâches sont ajoutées. Maintenant, une autre chose que vous remarquez est que le statut de todo est apparu C'est parce que notre valeur et notre statut par défaut sont de faire. Ainsi, à chaque nouvelle cellule, à chaque nouvelle tâche ajoutée, cet enregistrement de tâches sera attribué. Maintenant, si je veux supprimer cette cellule, il me suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris, puis de cliquer sur Supprimer la tâche. Allons-y maintenant et descendons le long de la ligne. Ainsi, à partir de la version préliminaire de la proposition de projet, nous pouvons accéder à notre statut, et si je double-clique sur le statut, je suis en mesure de sélectionner l' une des options que nous avons précréées. Encore une fois, pour créer quelque chose nouveau ici et nous donner plus d'options, je peux cliquer avec le bouton droit sur le statut. Je peux cliquer sur Modifier le champ, puis nous pouvons ajouter d'autres options s'il nous plaît. Maintenant, si nous passons à la date d'échéance, ce sera pareil. Nous allons double-cliquer dessus, puis nous pouvons sélectionner une date dans le calendrier ici pour indiquer la date d'échéance d'un article. Priorité, encore une fois, vous l'avez deviné, c'est exactement la même chose Nous double-cliquons, puis nous sélectionnons la priorité. Ici, avec le cessionnaire, cela impliquera d'avoir d'autres personnes au sein de notre base aérodynamique Maintenant, c'est quelque chose que vous pouvez attendre avec impatience et comment nous pouvons inviter des gens ici. Mais pour l'instant, allons-y et recommençons à travailler avec ces disques. Avec tout cela, vous avez vu comment j'ai pu les ajouter directement à partir de cette vue en grille, mais nous avons également une autre option pour le faire. Et pour ce faire, nous utiliserons notre vision élargie de nos tâches. Donc, ici, nous avons examiné les commentaires des clients. Ce que je peux faire, c'est cliquer maintenant. J'ai tout ce qui a trait à cette tâche dans un seul espace et une carte sur laquelle je peux effectuer toutes mes modifications Donc ici, pour le statut, je peux choisir ici. Avec notre date d'échéance, ce sera pareil. Mais ici, il n'y a pas de double-clic. Je suis capable de tout sélectionner très rapidement, et l'un des avantages de cela est que j'ai également accès à nos champs cachés car, comme vous pouvez le voir, ici, nous avons deux champs cachés. Cela signifie qu'ils n' apparaissent pas dans notre vue en grille. Donc, pour y accéder, nous devons accéder à notre vue agrandie, puis cliquer sur les champs cachés. Et puis, ici même, nous avons nos champs cachés sur lesquels nous pouvons continuer et prendre des notes. Ici, par exemple, avec la description, nous pouvons saisir quelque chose de petit pour que tout le monde puisse le noter. Donc, aussi simple que cela, nous avons saisi une description ici Nous pouvons cliquer sur Enter , puis continuer, laisser cette option et savoir que si jamais vous voulez développer, c'est ici. Nous pouvons aller de l'avant et le dévoiler ici, et nous pourrons voir la description ici Alors maintenant allons-y et cachons-nous à nouveau. Maintenant, ce sont les deux principales méthodes que nous pouvons utiliser modifier notre outil de suivi de projet dans une bonne vue. Mais bien sûr, il existe un moyen de le modifier dans toutes les autres vues. Donc, si nous appuyons sur Créer un nouveau, en fonction de l'apparence de nos tâches, nous pouvons sélectionner une vue qui s' alignera le mieux possible sur notre base. Exemple, allons de l'avant et créons cette vue BN, puis nous pourrons l' avoir par statut. Donc, comme vous pouvez le voir ici, nous l'avons rempli automatiquement par statut. Nous pouvons donc voir toutes les tâches organisées en fonction de leur statut. Nous avons donc une tâche à accomplir, une tâche en cours. Ou je pourrais sélectionner la priorité. Nous pouvons maintenant voir qu'ils sont organisés par priorité, une en moyenne, une en faible, zéro en haute. Comme vous pouvez le constater, il existe différentes manières d' attaquer ce problème en fonction vue dans laquelle nous allons opérer. Allons-y et revenons à notre vue en grille pour voir une autre façon d'ajouter des enregistrements. Bien sûr, nous avons vu que si nous voulons taper directement ici, nous pouvons simplement appuyer sur Shift et Enter pour ajouter une nouvelle ligne, mais il existe également un autre moyen de le faire. Maintenant, le plus évident, bien sûr, sera ce signe positif ici. Si nous appuyons sur Plus, vous verrez que plusieurs lignes pourront être ajoutées simplement en cliquant sur ce bouton. Mais une méthode un peu plus subtile et peut-être moins simple consiste à ajouter un enregistrement en fonction d'une pièce jointe. Allons-y donc et supprimons-les. Je peux sélectionner celui du haut ici, maintenir la touche Maj enfoncée, puis sélectionner celle du bas. Ensuite, je peux cliquer avec le bouton droit de la souris et cliquer sur Supprimer toutes les tâches sélectionnées. Maintenant, si je viens ici dans Ajouter une tâche, ce que je peux faire, c'est qu'au lieu de simplement ajouter une tâche comme je l'ai fait ici, je peux créer une tâche à partir de pièces jointes. Eh bien, si je clique sur Créer une tâche à partir de pièces jointes, nous pouvons télécharger des fichiers spécifiques depuis notre ordinateur, et si ces fichiers en eux-mêmes sont des tâches, ou s'il existe un fichier spécifique dont votre équipe sait automatiquement quoi faire. Eh bien, vous pouvez parcourir ce fichier et le télécharger directement, et il sera téléchargé en tant que tâche. Allons-y donc. Donc, ici, je viens de sélectionner un PDF sur mon ordinateur, et ce que je peux faire, c'est télécharger ce fichier. Et ensuite, si nous étendons cela, nous serons en mesure d'accéder au fichier PDF immédiatement. OK, maintenant passons à autre chose, quels sont les autres moyens de gérer les records ? Eh bien, une chose sur laquelle je voudrais attirer votre attention ici est notre fonction de clic droit sur nos tâches. Donc, si je clique dessus avec le bouton droit de la souris ici, nous voyons que nous avons deux façons d'ajouter des enregistrements. Je peux insérer une tâche ci-dessus ou je peux en insérer une. Celles-ci seront simples et selon la mise en page, cela pourra peut-être vous être particulièrement utile. Maintenant, une autre chose que nous pouvons faire avec cette fonction de clic droit est de dupliquer des tâches. Donc, bien sûr, vous pouvez supposer ce que cela signifie. Il va dupliquer tout ce qui se trouve dans cette ligne. Alors allons-y et faisons-le. Nous constatons que notre statut est dupliqué, que nos dates d' échéance et notre priorité sont dupliqués. Tout est dupliqué. Maintenant, une autre chose que nous pouvons faire avec ce clic droit est d' ajouter un commentaire. Cela peut donc être quelque chose de similaire à une description, sauf qu'elle sera vue un peu différemment. Allons-y et ajoutons un commentaire. Comme vous pouvez le voir, lorsque nous cliquons sur un commentaire, nous sommes amenés ici dans section des commentaires de cette tâche spécifique. Donc, si vous n'avez pas de section de description, cette section de commentaires peut essentiellement fonctionner comme le même type de fonction. Peut-être avez-vous des questions à poser à votre équipe ou des commentaires supplémentaires que vous ne voudriez pas laisser dans la description. C'est exactement là que vous pouvez le faire, et c'est quelque chose auquel votre profil d'utilisateur de table gonflable sera attaché. Ce sera donc beaucoup plus clair si vous voulez avoir une conversation entre plusieurs de vos coéquipiers qui est en train de dire que la dernière chose à noter en ce qui concerne le traitement de ces dossiers sera la manière dont nous pouvons les partager. Nous sommes donc en mesure de copier l'URL de la cellule et d'envoyer ces tâches par e-mail. Donc, qu'il s'agisse d' envoyer une tâche par e-mail ou d'extraire l'URL de cette cellule spécifique, peut-être que si vous avez une conversation avec un coéquipier qui dit « Bonjour, je ne l'ai pas vue », vous pourriez copier l'URL de la cellule envoyer directement et lui dire : «   Hé, voilà, c'est comme un jour Si vous souhaitez envoyer une tâche, vous disposez peut-être de nombreuses informations concernant une tâche spécifique. Vous avez une pièce jointe là-dedans. Vous avez une description complète de la manière dont votre équipe doit procéder pour mener à bien cette tâche. Ensuite, vous pouvez continuer et utiliser la fonction Envoyer une tâche. Vous pouvez saisir un e-mail, un objet et un message, et vous pouvez l'envoyer clairement comme un jour. Maintenant, pour ce qui est de l' ajout d'enregistrements dans Airtable, ce que nous pouvons faire au lieu d'ajouter des enregistrements comme je viens de vous le montrer, il existe une autre méthode qui pourrait s' avérer très efficace pour vous Et c'est le cas, si vous avez un autre document Excel ou Google Sheet, lequel vous avez peut-être suivi de vos projets ou que vous l'avez utilisé pour remplacer Airtable, vous pouvez copier toutes les cellules de ce document Google Sheet ou Microsoft Excel, puis vous pouvez les coller directement dans votre Airtable, et elles se rempliront toutes automatiquement dans leurs propres lignées cellulaires. Ainsi, nous avons transformé ce que nous utilisions comme cadre d'application en quelque chose de réellement utile. Nous voyons cela être vivant avec véritables informations réelles dedans , qui transmettent des informations Maintenant, le principal point à retenir est qu' Airtable va vous donner de la flexibilité Vous pouvez donc ajouter des enregistrements un par un, coller dans une liste complète ou même les transformer en fiches lorsque vous souhaitez plus de détails. Donc, quelle que soit la manière dont vous choisissez de les ajouter, ces records seront la pierre angulaire de votre base Ils donnent vie à toute cette structure que nous avons construite. 10. Trier et filtrer efficacement vos données Airtable: Depuis la dernière leçon jusqu'à maintenant, j'ai en quelque sorte développé notre outil de suivi de projets. Vous pouvez voir maintenant que c'est beaucoup plus renseigné et j'ai même ajouté quelques champs. Vous pouvez voir que le premier d'entre eux ici sera le terrain d'équipe que j'ai ajouté. Il s'agit donc d'un champ de sélection unique qui sera basé sur l'équipe à laquelle j'assigne chaque tâche Et puis en plus de cela, j'ai également ajouté un champ de sélection unique pour le client. Il s'agira donc du client associé à la tâche à accomplir. Maintenant, cela prend vraiment de l' ampleur et ressemble à quelque chose de plus complet et qui ressemble davantage à ce qu'une équipe utiliserait réellement. Mais en faisant cela, vous pouvez probablement voir comment les choses peuvent commencer à se compliquer une fois que la liste s'allonge C'est là qu'entrent en jeu les outils de tri et de filtrage des tables Air . Dans cette leçon, nous allons passer revue ces outils en particulier, les outils de tri et de filtrage, et dans la leçon suivante, nous aborderons le regroupement. Allons-y et allons-y, en commençant par notre option de filtrage. Notre option de filtrage nous permet donc essentiellement de créer des instructions conditionnelles auxquelles si rien n'apparaît ici, nous pouvons ajouter une condition. Vous pouvez donc voir ici comment fonctionne essentiellement cette déclaration conditionnelle. La première partie de la déclaration portera donc sur l'endroit où. Où se trouve donc un domaine spécifique. Nous avons donc le nom de notre tâche, statut de l'équipe, la date d'échéance, la priorité , tout cela, le moment où la priorité est fixée, puis nous pouvons sélectionner une option. Ainsi, lorsque la priorité est faible, cela ne filtrera que la tâche pour laquelle cette instruction conditionnelle est vraie. Ou au contraire, ce que nous pouvons faire, c'est que si la priorité est faible, cela ne va pas être important, alors nous pouvons aller de l' avant et dire que ce n'est pas une faible priorité. Cela signifie donc que cela va filtrer tout ce qui est peu prioritaire et ne nous laisser que les tâches de priorité élevée et moyenne. Bien entendu, nous pouvons le faire dans de nombreux domaines différents. Allons-y et définissons cela comme un terrain d'équipe. Supposons que nous fassions partie de l'équipe marketing et que nous voulions uniquement voir les tâches marketing. Donc, ce que nous pouvons faire, c'est faire équipe, puis nous pouvons changer cela , puis « marketing », puis nous ne pouvons voir que les éléments assignés à l'équipe marketing. Maintenant, en plus de cela, nous pouvons passer en revue et examiner de nombreux autres domaines. Mais l'une des manières les plus efficaces d'y parvenir est de combiner les conditions les unes sur les Allons-y donc et clarifions-le cette première déclaration conditionnelle. Supposons que nous voulions filtrer en fonction d'un client spécifique avec lequel nous travaillons, et que nous voulions voir ce qu'il y a à faire. Maintenant, bien sûr, avec cette liste de 13 seulement, c'est assez facile de le voir dès le début, n'est-ce pas ? En regardant simplement cela, nous pouvons voir tous nos clients ici et nous pouvons voir leur statut. Nous avions une liste plus longue, alors ce serait quelque chose d'un peu plus difficile à faire. Allons-y, filtrons, et nous pouvons ajouter une condition. Nous pouvons donc dire où se trouve notre client. Donc, si nous faisons défiler la page vers le bas, où se trouve le client, puis que nous pouvons sélectionner Orion, nous pouvons ajouter une autre condition où le statut doit être défini Nous n'avons donc ici qu'une seule tâche qui correspond exactement à cette déclaration conditionnelle. Nous avons donc implémenté ici l'authentification de connexion. Essentiellement, les limites du filtrage sont infinies, car nous pouvons ajouter davantage d'instructions conditionnelles à conditionnelles. Donc, si je voulais le faire, nous pouvons simplement suivre cet exemple ici, afin que je puisse sélectionner et travailler en équipe pour le développement. Ensuite, nous voyons qu'il s'agit également de l'équipe de développement. Nous pourrions également indiquer les cas où la priorité est faible, là où cela serait également vrai dans ce cas. Maintenant, si je devais mettre une condition où la priorité est élevée, nous pouvons voir que rien n' apparaît car il ne s'agit plus d'une déclaration qui s'applique à aucune des tâches de notre tableau. Maintenant, si je supprime cette question, où la priorité est élevée, nous verrons que cela revient parce qu'il n'y a plus d'énoncé excluant cette tâche spécifique dans notre tableau. Maintenant, pour en revenir au filtrage, il y a également quelques points à mentionner ici parce que nous voulons nous puissions désigner un champ spécifique et désigner une partie spécifique de ce champ. Ici, nous avons travaillé avec nous et nous ne l'avons pas fait. Mais nous pouvons aussi faire n'importe quoi. Cela nous permet donc de sélectionner plusieurs options, même s'il s'agit d'un seul champ de sélection comme notre champ d'équipe ici. Et de même, on peut y aller c'est rien, donc on s'assure d'en exclure plusieurs ici. Et puis, si nous voulons qu'il soit vide ou non, alors celui-ci ne sera rien de ce qui précède. Maintenant, si nous revenons ici, alors, en connaissant cette liste, je peux ajouter une condition dans laquelle nous sélectionnons notre client, puis celui-ci est vide. Vous voyez donc que nous n'avons rien d'autre à ajouter ici, car il s'agit d'une déclaration conditionnelle complète en soi. Notre client est vide, et nous voyons qu'il y a un champ ici indiquant que le client est vide. Donc, si nous revenons ici retirons, nous pouvons voir que oui, c'est, en fait, qu'il n'y a qu'un seul champ où le client est vide. toutes les autres tâches Un client est associé à toutes les autres tâches . Passons maintenant au prochain outil organisationnel à notre disposition. Et ce sera l'outil de tri. Donc, en ce moment, nous voyons que presque tout est en désordre, non ? Nos équipes sont toutes superposées. Nous avons tous nos clients les uns sur les autres. La seule chose qui est réellement triée ici est le Dodig. Alors maintenant, allons-y et disons que nous voulons trier en fonction de nos équipes, n'est-ce pas ? Nous avons donc ce qui est attribué à chaque équipe dans une vue très organisée et fluide. Donc, si nous faisons le tri, nous pouvons ensuite former une équipe, puis nous pouvons voir combien de tâches sont très facilement combien de tâches sont associées à chaque équipe, n'est-ce pas ? Notre équipe marketing est là. Ils en ont deux pour le développement, deux pour le design, support client, deux opérations et deux pour les ventes. Il s'agit donc d'une vue utile à trier par notre équipe. Mais disons que nous voulons également trier par niveau de priorité au sein de l'équipe. Eh bien, nous pouvons le faire tout comme nous pouvons empiler des filtres, nous pouvons empiler des types. Donc, si j'en ajoute un autre, alors je peux en venir ici pour définir les priorités, et maintenant nous pouvons voir si toutes les priorités sont en ordre. Bien, nous en avons deux juste ici. Ils sont tous les deux identiques, donc ils ne vont pas changer d'ordre ici, mais avec le développement, nous constatons qu'il y a un faible et un moyen. Maintenant, en ce qui concerne le design, nous voyons que c'est dans le même ordre. Cela va de moyen à élevé et élevé. Encore une fois, le taux de réussite des clients, faible ou moyen. Vous pouvez donc le voir là-bas. Maintenant, si nous voulons changer cela, nous pouvons le faire. Ici, je peux d'abord passer en dernier, puis les ordres seront inversés. Ainsi, pour chaque équipe au sommet de chaque équipe, nous pouvons voir quelle est la priorité absolue. Donc, en ce qui concerne le développement, nous avons une tâche moyenne plutôt qu'une tâche de faible envergure. Nous pouvons voir ici quel est le nom de cette tâche spécifique. Maintenant, quelle est une autre façon de les utiliser ensemble ? Eh bien, je vais vous montrer. Tout d'abord, ce que je veux faire, c'est aller de l'avant et me débarrasser des deux, n'est-ce pas ? Alors maintenant, ce que je veux faire, c'est procéder au tri en fonction de notre date d'échéance, car à l'heure actuelle, nous avons tout partout. Certaines choses sont attendues en septembre, d'autres sont attendues en novembre, mais il y a aussi septembre qui arrive , alors mettons de l'ordre dans celle-ci. Nous pouvons le faire en triant simplement par date d'échéance. Combinons maintenant ce tri par date avec un filtre sur priorité élevée. Donc, si nous ajoutons ici une condition où la priorité est élevée, nous pouvons maintenant voir une liste de toutes les tâches hautement prioritaires dans l'ordre de leur date d'échéance. Et, bien entendu, si nous voulons le filtrer encore plus loin, nous pouvons continuer et le faire. Je peux donc ajouter une autre condition ici où je peux dire « et », puis je peux avoir un client. Et allons-y et disons que ce n'est pas Acme. Donc ici, j' ai exclu Acme, et maintenant j' ai juste trois clients ici, trois tâches distinctes C'est donc clair. Si vous avez une table très chargée, il sera extrêmement impératif d'utiliser ces outils organisationnels sera extrêmement pour bien comprendre comment aborder chaque tâche et chaque chose que vous avez à chaque tâche et chaque chose que vous avez Bien entendu, cela explique clairement pourquoi cela a du sens avec un outil de suivi de projet. Mais ce n'est pas uniquement dans les outils de suivi de projets que vous souhaitez que tous vos enregistrements soient organisés Ainsi, quelle que soit la raison pour laquelle vous utilisez Airtable, ces techniques de tri seront extrêmement importantes Et ce sera probablement une leçon à laquelle vous repenserez constamment lorsque vous utiliserez Airtable 11. Regrouper des fichiers pour structurer les données: Dans la dernière leçon, nous avons vu comment le tri et filtrage peuvent nous aider à organiser et à affiner nos enregistrements. Mais parfois, au lieu de cacher des documents ou simplement de les réorganiser, vous voulez vraiment que tout soit regroupé par catégorie spécifique. Heureusement pour nous, c'est ce que la méthode de regroupement d'Air table nous permet de faire. Le regroupement consiste donc essentiellement à prendre tous vos enregistrements et à les empiler dans des compartiments basés sur un champ que vous avez choisi Il peut donc s'agir d'une équipe, statut, d'une priorité ou d'un client Quel que soit le champ que vous souhaitez choisir, contrairement au filtrage, rien ne disparaît. Et contrairement au tri, il ne s'agit pas d'une seule liste. Avec le regroupement, vous obtenez en fait sections claires qui mettent en évidence les modèles. Alors, allons-y et voyons cela en action en choisissant un champ à regrouper ici. Ainsi, comme vous pouvez le voir ici, les options qu'il nous offre sont notre champ de sélection unique. Maintenant, c'est parce que c'est là les regroupements les plus clairs peuvent être effectués car allons-y et voyons un exemple de notre capacité à regrouper en fonction de notre statut Donc, ici même, nous voyons nos groupements en action. Nous pouvons voir le titre de chaque groupe ici. Nous devons donc le faire. Nous constatons qu'il y a quatre tâches ici. Il s'agit à la fois de pouvoir être vu ici avec ce numéro et simplement en le regardant. Maintenant, nous avons également un statut en cours. Cela montre que trois choses sont en cours. Nous avons fait un examen et c'est fait, chacune ayant deux et quatre tâches respectives dans ce compartiment. La façon dont j'aime décrire cette fonction de regroupement consiste fait à faire un tri encore plus loin. Maintenant, tout ce que vous triez ne sera pas nécessairement mieux fait en groupant. Parce que permettez-moi de vous montrer un exemple de la raison pour laquelle c'est le cas. Si nous allons de l'avant et nous débarrassons de ce groupe, choisissons maintenant un champ qui ne fait pas partie de nos seuls champs sélectionnés à regrouper. Donc, si nous choisissons do date, par exemple, nous verrons que tout sera regroupé par dates spécifiques. Maintenant, comme vous pouvez le voir ici, aucun mec ne contient deux tâches distinctes Chaque gars aura son propre lot ici, car il n'y a qu'une seule tâche à une date donnée Donc, en utilisant la fonction de regroupement ici, cela ne nous aide pas vraiment. Donc, oui, nous pouvons voir que cela est au moins regroupé par ordre chronologique Donc, la date d'échéance la plus proche est ici, et la tâche la plus longue à accomplir dans le futur se situe au bas de l'échelle Mais dans ce cas, il sera beaucoup plus facile de gérer et de voir toutes les tâches dans un ordre chronologique si, au lieu de les regrouper, nous les trions par date d'échéance. C'est donc juste une vision beaucoup plus claire de tout ce qui se passe. Encore une fois, cela dépend de ce que vous essayez de faire en utilisant les outils organisationnels que nous permet Air Table. Donc, une excellente façon d'utiliser cette fonction de regroupement dans ce outil de suivi de projet que nous sommes train de créer est probablement de pouvoir l'utiliser pour le regroupement par clients. Parce que dans cet exemple, nous avons beaucoup de clients différents, et il y a plusieurs tâches par client. Ainsi, le fait de pouvoir voir toutes les tâches d'un client donné dans son propre compartiment plutôt que de se limiter à une seule section d'une grande grille, comme nous l'utilisons dans une fonction de tri, nous donne une idée plus claire ce qui doit être effectué pour chaque client. Bien entendu, nous pouvons encore aller plus loin, car tout comme dans la leçon précédente, sur la façon dont nous utilisons le filtre et trions ensemble, nous pouvons également ajouter des groupes au Mnxt Allons-y, groupons, en gardant le même regroupement par client, et ajoutons un filtre. Nous allons donc ici regrouper par clients, mais nous voulons uniquement voir ce qui est le plus prioritaire pour chaque groupe de clients. Donc, si nous venons ici pour filtrer, nous pouvons ensuite ajouter une condition dans laquelle nous pouvons dire que la priorité est élevée. Donc, à l'heure actuelle, nous voyons cette liste divisée en tous nos groupes de clients, et nous sommes les seuls à voir les choses les plus prioritaires par client Encore une fois, cela nous permet de tout voir d'une manière très claire. Nous constatons que nous en avons deux pour notre principal client ici, et que nous avons une tâche pour les trois autres. Maintenant, si nous devions nous débarrasser de la fonction du groupe B et que nous devions simplement trier par client, alors ici, ce n'est pas nécessairement aussi clair parce que sur le côté gauche, nous voyons les noms de nos tâches, et nous n'en voyons que cinq ici, mais nous devons regarder tout le long du côté droit pour voir quelles tâches appartiennent réellement à un client spécifique. Ce n'est donc tout simplement pas aussi clair. Vos yeux doivent constamment se tourner vers la gauche et vers la droite pour voir exactement ce qui se passe. Mais si au lieu de trier, nous nous contentons de regrouper par client, c'est beaucoup plus facile. Nous pouvons donc voir le nom de notre client ici. Nous pouvons voir les deux tâches associées. Encore une fois, nous voyons le nom de notre client ici, et nous voyons la tâche juste là. Alors voilà. C'est ainsi que fonctionne le regroupement dans Airtable. Ainsi, au lieu de parcourir l'ensemble de votre longue liste de tâches, regroupement vous permet d'organiser vos enregistrements en catégories claires Donc, en repensant à notre analogie avec le classeur, cela revient essentiellement à disposer les pages de votre classeur en piles très nettes afin de pouvoir identifier rapidement les modèles, charges de travail ou les goulots d'étranglement qui est important de se rappeler que le regroupement ne masque rien et ne modifie aucune de vos données. Il vous donne simplement une vue structurée qui facilite visualisation de vos informations en un coup d'œil. Et en prime, ces outils d'organisation ne fonctionnent pas uniquement dans notre vue en grille. Nous pouvons les amener à n'importe quelle autre vue que nous voulons créer et les y appliquer également. Très bien, c'est tout pour cette leçon. Je te verrai bientôt. 12. Organiser avec le codage des couleurs et les couleurs: Notre outil de suivi des projets s'agrandit, notre table peut commencer à être chargée. C'est là tout le but de cette section, n'est-ce pas ? Il y a tellement d'informations, et notre travail a consisté à déterminer ce qui compte vraiment et à être en mesure de les organiser de manière à ce qu'elles soient réellement digestes Maintenant, dans ce tracker, nous avons un tas de choses. Nous avons les tâches, l'équipe, le statut, les échéances et les priorités. Bien que toutes ces informations soient utiles, vous souhaitez parfois que les éléments importants ressortent immédiatement sans avoir à les parcourir ligne par ligne. Et c'est exactement là que se trouvent les tables gonflables, codage couleur et les points forts des enregistrements. Je l'ai fait en autorisant le codage couleur sur notre champ de sélection unique. Nous l'avons notamment fait avec notre priorité. Allons-y, ouvrons-le et modifions-le dans le champ pour voir exactement de quoi il s'agit. Comme vous pouvez le voir ici, nos options de code couleur sont activées ici. Si je devais les désactiver et les enregistrer, nous verrions immédiatement que la couleur de notre champ de priorité a maintenant disparu. Et tout de suite, vous pouvez constater l'importance de ces options de codage couleur, car en y regardant cela, aucune information directe n'est transmise en un coup d'œil quant au nombre de choses hautement prioritaires, nombre de choses à faible priorité ou à priorité moyenne. Oui, bien sûr, nous pouvons simplement parcourir ligne par ligne et voir ce qui est moyen, voir si celui-ci est faible. Nous constatons que ces questions sont prioritaires ici, mais ce n'est pas aussi simple. Ce n'est pas aussi simple que d' activer ces options de code couleur et de les enregistrer ici. Et puis, sans avoir à lire le moindre mot directement, en brouillant un peu nos yeux, nous pouvons constater que ces trois mots ne sont pas prioritaires Nous constatons que ces cinq priorités sont élevées, les autres sont toutes des priorités moyennes. Maintenant, en général, en particulier avec ces champs à sélection unique, activation du code couleur peut fournir beaucoup d'informations de manière beaucoup plus efficace. Mais une chose dont nous n'avons pas vraiment parlé est la coloration conditionnelle. Passons donc à l'option couleur en haut de notre écran. Nous pouvons voir que nous pouvons colorier en fonction deux éléments en fonction d'un champ et de conditions sélectionnés. Maintenant, sélectionner le champ est exactement ce que je viens de vous montrer. Donc, si nous arrivons ici en priorité, nous pouvons constater que nous avons trois options prioritaires, la plus nous pouvons constater que nous avons élevée. Ensuite, nous pouvons modifier et prévisualiser leur apparence avec ces couleurs ici. Et bien sûr, nous pouvons le faire avec n'importe lequel de nos champs à sélection unique. Mais ce qui est un peu plus intéressant, c'est que nous pouvons également le faire avec les déclarations conditionnelles. Maintenant, les déclarations conditionnelles sont des choses que nous avons déjà abordées dans ce cours dans les leçons précédentes. Par exemple, nous pouvons le faire en filtrant. Nous pouvons ajouter des déclarations conditionnelles. la même manière que nous pouvons utiliser une instruction conditionnelle pour filtrer, nous pouvons également utiliser cette instruction conditionnelle pour ajouter une couleur. Quel est donc le meilleur cas d'utilisation de ces colorations conditionnelles ? À mon avis, la meilleure façon de l'utiliser, du moins en termes de suivi de projet, consiste à utiliser des instructions conditionnelles à utiliser des instructions conditionnelles à colorier en fonction de la date d'échéance. Alors, qu'est-ce que je veux dire par allons-y et ouvrons cette section de coloration conditionnelle. Alors, où, et allons-y et passons à la date d'échéance. Et puis nous avons quelques options supplémentaires ici. Maintenant, ce que je veux faire avec cette déclaration conditionnelle, c'est créer une couleur basée sur la distance entre une date d'échéance et le jour présent. Supposons donc qu'une date d'échéance soit dans plus de deux semaines. Eh bien, dans ce cas, nous pouvons régler sur une couleur verte. Cela va donc essentiellement correspondre à notre niveau de priorité. Alors allons-y et faisons-le dès maintenant. Disons dans quelques jours. Nous pouvons donc ensuite saisir les jours. On peut dire 14 jours. Nous pouvons ensuite ajouter ici la couleur que nous voulons que cela reflète. Allons-y et mettons ce vert comme déclaration conditionnelle ici. Maintenant, ce que nous devons également faire ici c'est modifier un peu cette déclaration conditionnelle. Donc pour le moment, il est écrit : « Notre date d'échéance est dans 14 jours, cette couleur verte y sera associée ». Nous allons voir ces couleurs apparaître ici, sur le côté gauche de notre grille d'affichage de notre tâche. Celui-ci ne reflète pas exactement ce dont j'ai besoin, car il n' affichera une étiquette verte affichera une étiquette verte que dans exactement 14 jours. Mais ce que je veux changer, c'est au lieu de dire « c'est juste ici », je voulais dire « après ». Alors maintenant, comme vous pouvez le constater en apportant cette seule modification, nous pouvons en voir trois ici, trois ici et un ici. Au total, sept tâches correspondent donc désormais à cette description. Alors pourquoi voudrais-je dire « c'est après » plutôt qu'une autre de ces options ? Si je dis que quelque chose est prévu dans les 14 jours, cela peut signifier que quelque chose peut être dû demain, et il y aura ce lien vert. Mais ce que nous voulons que ce code couleur exprime réellement, c'est qu'il indique : « Hé, c'est quelque chose qui est loin ». Cela se produira très loin dans le futur, donc ce n'est pas aussi pertinent que ce qui pourrait se produire à l'avenir. Une autre option, par opposition à « après », je peux dire « activer » ou « après » également. Celui-ci va essentiellement faire la même chose ici et il ne gâchera pas notre déclaration conditionnelle. Alors maintenant, allons-y et ajoutons une autre déclaration conditionnelle. Et pour celui-ci, nous pouvons dire que nous voulons avoir couleur jaune pour quelque chose qui doit être livré dans un délai d'une semaine. Donc, en cliquant sur Ajouter une couleur, nous obtenons maintenant cette fenêtre contextuelle. Je peux donc dire où se trouve la date d'échéance, puis je peux la sélectionner ici. Ensuite, nous avons le nombre de jours, donc je peux en mettre sept ici. Et vous pouvez également consulter ici les autres options que nous avons ici. Donc, la semaine dernière, passez Mont Pass au lieu de dire les sept prochains jours, je peux aussi dire la semaine prochaine, mais nous avons beaucoup d'options ici. Mais comme vous pouvez le voir, avec cette simple déclaration, nous voyons que nous avons encore deux tâches de couleur jaune. Cela nous indique donc que ces deux tâches seront dues dans la semaine. Allons-y et ajoutons une dernière couleur. Et puis celui-ci sera de couleur rouge. Cela concernera les tâches qui seront dues dans les trois prochains jours. Je peux donc sélectionner une date d'échéance qui, selon moi, se situe dans les trois prochains jours Cette couleur rouge y sera associée. Maintenant, comme vous pouvez le constater, rien ne porte cette étiquette rouge, car rien n'est attendu dans les trois prochains jours. Mais une autre chose à noter ici est que nous voyons qu'il y en a un, deux, trois, quatre. Ces quatre tâches auxquelles aucune couleur n'est associée. Pourquoi est-ce le cas ? Eh bien, à l'heure actuelle, selon nos conditions, rien ne sera comptabilisé dans 7 à 14 jours Donc, tout ce qui se situe entre cela, disons huit jours et 13 jours, aucune couleur n'est associée à cela. Alors, comment voulons-nous résoudre ce problème ? Eh bien, au lieu que ce soit 14 jours, nous pouvons changer. Au lieu de dire 14, nous pouvons maintenant l'avoir répertorié. Ainsi, nous pouvons maintenant voir que toutes nos tâches ont en fait une couleur qui leur est associée. Mais maintenant, allons-y et changeons une date d'échéance. Ici, celui-ci est attendu le 21 septembre, alors qu'aujourd'hui c'est le 8 septembre. Alors marquons cela comme étant le 10 septembre. Ce faisant, nous pouvons voir que cela est dû dans deux jours, mais nous pouvons voir que c'est toujours jaune. Pour une raison ou une autre, il n'est pas rouge. Alors pourquoi est-ce le cas ? Eh bien, si nous examinons nos conditions de couleur, nous pouvons comprendre pourquoi c' est parce que nous avons ici notre rouge au bas de notre liste, ce qui signifie que sa priorité est la plus faible de ces trois conditions. En même temps, chaque tâche ne peut être associée qu'à une seule couleur. Alors, que se passe-t-il si je place cette tâche rouge au-dessus du jaune ? Eh bien, nous voyons qu' il y a deux tâches ici. Maintenant, celui-ci dure encore deux jours, comme celui-ci. Maintenant, nous pouvons voir que, parce qu'ils ont la priorité sur celui-ci, ils sont désormais rouges au lieu d'être jaunes, ce qui fait quelque chose de jaune si la date d'échéance est dans les sept prochains jours. Ce sera toujours quelque chose que vous devrez garder à l'esprit. Maintenant, bien sûr, nous n'avons pas vraiment à nous soucier de la commande ici si nous voulons entrer dans l'une d' entre elles et les rendre un peu plus spécifiques. Voyons donc, ici, par exemple, au lieu de simplement prioriser cela et de le placer au niveau de priorité le plus bas, afin que le rouge prenne la priorité afin que le rouge prenne la Au lieu de cela, nous pourrions le rendre obsolète en trois jours. Ce faisant, si nous ajoutons une condition, et nous pouvons dire, nous pouvons alors atteindre la date d'échéance. Ensuite, au lieu de dire « oui », nous pouvons changer cette valeur de 12 jours après, et nous pouvons changer la date exacte à un certain nombre de jours, puis la fixer à quatre jours. Maintenant, ce que nous faisons avec cette déclaration conditionnelle, c'est n'avoir quelque chose jaune que si cela se situe entre ce délai de sept ou quatre jours. Alors maintenant, si je change ce jaune et que je le place juste au-dessus du rouge, nous verrons que rien ne se passe. Ces rouges ne redeviennent donc pas jaunes, même si la priorité ici est supérieure à la rouge Il y a donc beaucoup de choses que vous pouvez faire avec les déclarations conditionnelles. Et je sais qu'à première vue, ils peuvent sembler un peu confus. C'est pourquoi n' hésitez pas à poser toutes vos questions sur cette fonction ou sur toute autre fonction de la table gonflable dans notre section de questions-réponses Et encore une fois, mon équipe et moi serons là pour répondre à toutes vos questions afin que vous n'ayez pas à le faire. Avant de conclure, je voudrais faire un commentaire ici. Maintenant, nos conditions de couleur. Encore une fois, nos déclarations conditionnelles qui s'appliquent à une couleur ne ne s'appliqueront que dans la vue dans laquelle vous les avez créées. Cela signifie donc que les conditions de couleur que nous avons créées sur la base de ddy ne s' appliqueront et n'apparaîtront que dans notre vue en grille, car notre bonne vue est celle dans laquelle nous les avons créées. Donc, si nous accédons à notre affichage Kanban calendrier, à notre gant ou à notre galerie, nous ne les verrons Mais si nous revenons ici, encore une fois, nous sommes dans notre galerie. Si j'en viens à colorier et à définir une déclaration conditionnelle, vous verrez que ces couleurs apparaissent ici. Bien entendu, vous pouvez créer à nouveau la condition pour chaque vue que vous utilisez. Cela sera surtout utile car dans chaque vue que vous utilisez, vous les utiliserez pour différentes raisons. Ainsi, le fait que les configurations de couleurs conditionnelles par vue ne s'appliquent qu'à la vue dans laquelle vous les avez créées est vraiment là pour vous aider , vous et votre équipe, à ne pas vous laisser embrouiller par toutes ces différentes déclarations conditionnelles, car il est vrai que les membres des équipes et pour des tâches spécifiques toutes ces différentes déclarations conditionnelles, car il est vrai que les membres des équipes et pour des tâches spécifiques utiliseront des vues différentes dédiées Chaque vue aura probablement son propre objectif dans votre table gonflable. Par conséquent, il est vraiment logique que ces instructions conditionnelles ne s'appliquent qu'à la vue que vous les avez créées s'appliquent qu'à la vue que vous les avez créées. En résumé, en définissant ces règles simples, telles que définissant ces règles simples la coloration des tâches par priorité, statut ou date d'échéance, vous simplifiez grandement le scan de votre base et vous voyez immédiatement ce qui compte le plus Maintenant, il est important de se rappeler que la coloration ne modifie en rien vos données. Cela change simplement la façon dont vous voyez vos données. Ainsi, vous pouvez transformer une table bondée en une table claire, visuelle et facile à comprendre. Ainsi, une fois les bons points saillants en place, vous et votre équipe pouvez identifier les délais, les priorités et les progrès en un coup d'œil sans avoir à parcourir des lignes de texte. 13. Partagez vos bases avec les autres sans difficulté: L'avantage d'Airtable, c'est qu'il n'est pas juste pour vous. Maintenant, c'est possible. Vous pouvez l'utiliser pour vos propres projets personnels, mais il est principalement conçu pour la collaboration. Vous pouvez donc inviter des collègues, des clients ou des partenaires dans vos espaces de travail et vos bases Ainsi, vous pouvez tous travailler ensemble en temps réel. Maintenant, vous pouvez partager un Airtable de deux manières principales vous pouvez partager un Airtable Au plus petit niveau, vous pouvez partager au niveau de base. allons donc partager notre application, notre outil de suivi de projets avec d'autres personnes. Il s'agit donc essentiellement de l' endroit où vous les invitez un seul projet sans leur donner visibilité sur tout ce sur quoi vous travaillez. maintenant au niveau suivant Passons maintenant au niveau suivant : inviter des personnes dans nos espaces de travail Ainsi, lorsque vous invitez quelqu'un dans votre espace de travail, il a accès à toutes les bases de cet espace de travail. Donc, ici, nous sommes au niveau de notre espace de travail. Il s'agit donc de l'espace de travail que nous avons créé au début du cours, et nous avons les deux bases dans lesquelles nous avons travaillé. Mais avant inviter quelqu'un dans cet espace de travail, donnons-lui une vue un peu plus limitée et invitons-le simplement à rejoindre notre outil de simplement à suivi de projets que nous sommes en train de créer. Alors, comment s'y prendre ? Maintenant que nous sommes sur notre outil de suivi de projets, pour faire participer quelqu'un c'est d'accéder à notre bouton de partage, puis nous avons quelques options pour partager réellement cette base. Donc, la première chose sur laquelle je veux attirer votre attention est que nous pouvons choisir de partager notre base ou simplement le point de vue dans lequel nous opérons. Alors, qu'est-ce que cela signifie ? Eh bien, si nous partageons notre base, et cela permettra à la personne que nous invitons d'accéder à tout, cette vue et à toutes nos autres vues ici. Sinon, si nous voulons simplement partager cette vue en grille sur laquelle nous nous trouvons actuellement, nous pouvons le faire. Nous pouvons l'activer ici, puis nous pouvons obtenir notre lien d'invitation et ajuster quelques autorisations ici. Maintenant, si nous voulons le remplacer par une autre vue , nous n'avons pas besoin de quitter pour passer au partage. Nous pouvons simplement le faire ici. Nous pouvons donc choisir n'importe laquelle des vues que nous avons ajoutées à notre base pour continuer à partager via ce lien. Donc, si quelqu'un a ce lien, il ne verra que notre bonne vue, et il sera autorisé à copier les données de Let's Allez-y et à voir ce que les gens verront lorsque nous leur enverrons le lien. Nous pouvons copier ce lien sur notre clavier. Vous pouvez aller ici dans un Newtab, puis je peux coller notre lien Airtable C'est exactement ce qu'ils vont voir. Comme vous pouvez le constater, ils n' ont pas besoin de créer un compte. Si vous leur donnez simplement ce lien, ils pourront voir tout ce qui se cette base dans cette vue de base. De plus, ils ne sont pas en mesure de modifier ce qu'ils voient. Ce sera juste un point de vue partagé. Mais maintenant, allons-y et allons encore plus loin. Et faisons venir quelqu'un ici pour qu'il puisse voir l'intégralité de la base et apporter toutes les modifications qu'il souhaite Parce que, bien sûr, c'est ce que beaucoup d'entre vous vont rechercher. Vous voulez réunir vos collaborateurs et les membres de votre équipe afin que vous puissiez tous travailler et consulter les mêmes informations. Vous pouvez voir qu'il existe plusieurs façons de le faire. Tout d'abord, nous pouvons inviter par e-mail. Donc, si vous avez des e-mails aux membres de votre équipe, vous pouvez simplement les mettre ici un par un et envoyer ces liens d'invitation. Sinon, nous pouvons créer un lien d'invitation. Et ici, nous devons définir certaines choses. Tout d'abord, nous devons définir l'autorisation. Seront-ils donc créateurs, éditeurs, commentateurs ou simplement membres uniquement consultables ? Nous expliquerons ces autorisations dans la prochaine leçon. Mais pour l'instant, vous pouvez simplement penser que celui-ci est le niveau d' autorisation le plus élevé et que celui-ci est le plus bas. Dans l'ensemble, c'est assez simple. Alors allons-y et disons que nous allons avoir un créateur. Donc, quelqu' un qui est essentiellement d'un niveau égal à nous donnera toutes les autorisations que nous pouvons donner. Ensuite, ci-dessous, nous pouvons autoriser des accessibilités spécifiques Donc, ici, nous pouvons autoriser l'entrée de n'importe quelle adresse e-mail. Donc, s'ils ont le lien, ils pourront rejoindre notre base. Mais ici, si nous sélectionnons celui-ci, pouvons autoriser que les e-mails provenant d'un domaine spécifique. Ainsi, par exemple, si vous travaillez dans une entreprise et que vous avez tous le même domaine de messagerie, par exemple, s'il s'agit de Nike, et que tout le monde aura des e-mails sur nike.com, vous pouvez les saisir ici Nous pouvons donc utiliser nike.com, et maintenant les seules personnes qui pourront rejoindre notre base sont pourront rejoindre notre base sont le nom de domaine est nike.com dans leur e-mail Il est maintenant temps de passer à notre dernier moyen de partager notre base, à savoir la partager publiquement. Le partager publiquement est donc essentiellement la même chose que le lien de visualisation. Mais au lieu de ne voir qu' une seule vue, ils pourront voir l'ensemble de notre base. Allons-y et copions ce lien. Nous pouvons revenir ici avec cette vue, puis je peux coller ceci, et ensuite nous pourrons voir à quoi cela ressemblera pour quiconque aurait ce point de vue. Encore une fois, vous pouvez voir qu'en collant ce lien, aucun signe n'est nécessaire pour le faire, ils peuvent voir toutes les vues ici Ils peuvent s'étendre. Mais bien sûr, ils ne peuvent rien changer. Il s'agit d'un lien en mode affichage uniquement. OK, mais maintenant que nous avons tout examiné, faisons venir quelqu'un ici. Et ce que je vais utiliser, c'est la fonctionnalité d'invitation par e-mail. Et en fait, j'ai déjà créé un e-mail que nous allons utiliser pour cela. Notre ami que nous allons inviter dans notre base s'appelle Art Airtable Alors allons-y et envoyons-lui cette invitation. Bien, nous pouvons donc maintenant aller de l' avant et vérifier le point de vue d'Art. Ici, nous pouvons voir Adam Taylor invité à construire une base dans Airtable Et nous pouvons continuer et cliquer sur Excepter Inviter ici. Maintenant, je vais devoir autoriser cette fenêtre contextuelle, et cela va les obliger à créer un compte, ce qui va bien se passer. S'ils veulent avoir un accès aux modifications, vous voulez évidemment qu'ils aient un compte afin qu'ils puissent rester en contact avec nous. Je vais créer ce compte et nous allons passer à autre chose. Nous avons donc maintenant créé notre compte avec la table RDR. La table RDR peut donc aller de l'avant et vérifier que tout ce que nous avons ici dans notre base peut examiner toutes les vues, mais surtout, ARD peut apporter ses propres modifications Maintenant que nous avons RD dans notre base, nous pouvons voir exactement ce qu'il fait si nous allons de avant et revenons à notre point de vue principal ici. Alors maintenant, allons-y et changeons cela d'un niveau de priorité élevé à un niveau de priorité faible. Si nous voulons emménager ici, nous pouvons constater de notre point de vue principal qu'un changement a été apporté. Et comme vous avez pu le voir il y a tout juste une seconde, il y avait la photo de profil d'ArD juste là. C'était un A violet. Maintenant, nous pouvons voir qu'il est différent de notre A parce que le nôtre est bleu. Donc, si je fais un changement maintenant, allons-y et ramenons-le à un niveau de priorité élevé, puis nous pourrons revenir et Ard pourra voir que moi, j'ai laissé une modification juste là. Mais si nous sommes ici dans le compte d'Ard et que nous revenons dans notre maison gonflable et que nous examinons nos espaces de travail, nous pouvons constater que nous n'avons rien C'est donc parce que nous avons uniquement invité Ardi dans cette base. Donc, si nous voulons inviter Ardi dans notre espace de travail que nous avons ici, nous pouvons y aller. Encore une fois, c'est juste depuis notre page d'accueil. Nous pouvons venir ici dans notre espace de travail. Et ce que je peux faire, c'est partager mon premier espace de travail avec Ardi lui-même. Je peux donc simplement le taper puis lui envoyer le lien d'invitation. Je vais donc le faire tout de suite. Alors ici, j'ai saisi l'adresse e-mail d'Ardi Maintenant, je peux simplement appuyer sur Entrée, puis nous aurons une vue plus étendue de cela. Je peux donc voir quel niveau d'autorisations je veux lui accorder. Ou si je le souhaite, je peux également ajouter d'autres personnes ici, afin de pouvoir envoyer ces invitations en masse. Mais pour l'instant, je vais simplement inviter Ardi à participer, et maintenant nous pouvons voir que plusieurs personnes ont accès à notre espace de travail Airtable Il y a donc moi, Adam Taylor, et puis nous avons Ardi Airtable ici Maintenant, allons-y et revenons à la vision qu'Art a des choses. Donc, juste comme ça, nous pouvons voir que mon premier espace de travail est rempli. Nous pouvons accéder à nos notifications, et nous pouvons voir qu'il y a 28 secondes, Adam Taylor vous a invité à collaborer sur leur espace de travail, mon premier espace de travail. Tout est donc là. Nous pouvons le sélectionner, et nous pouvons voir le premier projet au début du cours Ce que nous avons initialement créé se trouve ici, et nous pouvons voir ce que nous avons travaillé avec notre outil de suivi de projets ici. C'est bon, alors c'est tout. C'est ainsi que fonctionne le partage dans Air Table. Vous pouvez donc inviter des collaborateurs au niveau de l'espace de travail si vous voulez qu'ils puissent tout voir à l'intérieur ou vous pouvez les inviter au niveau de base si vous souhaitez les impliquer dans un seul projet. Maintenant, si vous voulez rendre quelque chose visible sans inviter de collaborateurs, vous pouvez le faire de deux manières. Vous pouvez envoyer VWLink ou partager votre base publiquement. Le principal point à retenir ici est qu' Airtable vous offre Ainsi, que vous travailliez avec une petite équipe, des clients externes ou un public plus large, vous pouvez partager le bon niveau d' accès avec les bonnes personnes. 14. Gérer les autorisations et les rôles des utilisateurs correctement: Commencez à partager une table gonflable L'une des choses les plus importantes à comprendre concerne les autorisations et les règles. Ils contrôlent exactement ce que quelqu'un est capable de voir et de faire. Donc, qu'il s'agisse simplement de visualiser les données, apporter des modifications ou même de repenser l'ensemble de la base elle-même Maintenant, tout comme les invitations, il existe en fait deux niveaux de rôles dans Airtable. Nous avons les rôles d' une base individuelle, et nous avons le niveau des rôles au niveau de l'espace de travail. Allons-y donc et allons-y directement. Maintenant, le moyen le plus simple de procéder et d'accéder à ces rôles est de se trouver au même endroit où nous avons pu partager et inviter des personnes à rejoindre notre table Air. Nous sommes donc ici dans notre base. Pour examiner nos rôles de base, nous pouvons venir ici et partager. Maintenant, il existe plusieurs façons de le faire, mais celle-ci est la plus simple. Nous entrons donc pour partager, puis nous allons ignorer tout cela et passer directement à ce petit bouton qui dit gérer l'accès. Ici, nous pouvons voir toutes les personnes figurant dans notre table Air et les autorisations dont elles disposent. Maintenant, comme vous pouvez le voir, notre ami Rd Airtable est divisé en deux rangées distinctes ici Et c'est parce que chacun contrôle un niveau de rôle différent. Nous avons en haut son rôle dans l'espace de travail, et juste en dessous, son rôle dans cet espace spécifique. Passons maintenant à l' examen de tous ces rôles et de toutes les autorisations qui vous sont accordées pour chacun d'entre eux. Donc, à partir de ce que nous avons sélectionné au niveau des créateurs, les créateurs peuvent créer et personnaliser la base. Cela leur donne donc essentiellement un maximum d'autorisations au sein de cette base. Ils peuvent ainsi ajouter ou supprimer des tables, des champs, des vues et des automatisations, ainsi que modifier des enregistrements Au fur et à mesure que nous parcourons la liste, nous avons un éditeur. Les éditeurs sont donc essentiellement capables de faire les choses de base. Ils peuvent ajouter et mettre à jour des enregistrements, mais ils ne peuvent pas modifier la structure de la base. Ils fonctionnent donc dans le cadre du système déjà construit. Maintenant, en dessous, il y a des commentateurs. Désormais, les commentateurs ne peuvent pas modifier les données ou la structure, mais ils peuvent toujours laisser des commentaires sur les enregistrements C'est donc idéal pour les parties prenantes qui ont besoin de donner leur avis sans apporter de modifications réelles. Et puis, au bas de l'échelle des autorisations, nous avons uniquement lu. Les collaborateurs en lecture seule peuvent uniquement consulter la base. Ils peuvent donc modifier ou commenter. Il s'agit d'un mode purement visuel. C'est essentiellement la même chose que de simplement venir ici, de partager et de partager publiquement. Donc maintenant, si nous allons de l' avant et que nous revenons, que arrivons dans notre espace de travail A ici, mon premier espace de travail, nous pouvons ensuite cliquer ici sur RD Airtable, et nous pouvons ensuite modifier ses autorisations pour l'espace Donc, si nous examinons cela, nous constatons qu' il y a une autre autorisation ajoutée ici, et c'est l'autorisation du propriétaire. Désormais, le rôle du propriétaire est essentiellement le plus haut niveau de contrôle. Les propriétaires peuvent ainsi tout gérer le lieu de travail, y compris la facturation, les autorisations et la gestion des membres Alors considérez-les comme des administrateurs. Bien que ces rôles portent le même titre qu' au niveau de base, ils sont tout de même différents ici au niveau de l'espace de travail et ce que vous pouvez réellement utiliser. C'est parce que nous opérons ici à un niveau supérieur. Ainsi, avec un créateur, vous disposez essentiellement de tout ce qu'un propriétaire peut faire, l'exception d'un grand nombre de ces contrôles d'administration. Vous ne pouvez donc pas modifier la facturation associée à un espace de travail, ni modifier les rôles. Vous ne pouvez pas gérer les membres d' autres personnes au sein de votre espace de travail ou de votre base. En descendant, nous avons des éditeurs. Désormais, les éditeurs peuvent travailler dans les bases auxquelles ils ont accès. Ils sont donc capables de tout faire dans ces bases. Ils peuvent modifier des enregistrements, ils peuvent les mettre à jour, mais ils ne peuvent pas créer ou supprimer des bases comme une caméra de créateur. Désormais, les commentateurs et Read Only fonctionnent exactement de la même manière que dans les bases Si une personne obtient privilèges de commentateur au niveau de l'espace de travail, elle peut y laisser des commentaires sur toutes les bases auxquelles elle a accès peut y laisser des commentaires sur toutes les bases auxquelles Et Read Only fonctionne essentiellement comme toutes les bases auxquelles ils ont accès. C'est la même chose que de leur donner un lien public. Ils ne peuvent donc pas vraiment faire quoi que ce soit, mais ils peuvent toujours regarder. Maintenant, il y a autre chose à mentionner ici, car nous avons deux niveaux de rôles, et les noms des rôles sont essentiellement les mêmes au niveau de l'espace de travail et au niveau de base. Allons-y et entrons ici, gérons l'accès. Regardons ce qui se passe lorsque notre ami Ardi est ici. Il est défini comme créateur dans l'espace de travail ici, nous pouvons modifier ses autorisations à ce niveau de base, et nous pouvons le passer du statut de créateur à celui de lecture seule. Nous lui retirons donc tous ses privilèges au sein de notre base. Mais est-ce vraiment ce qui se passe ? Allons-y et examinons le point de vue d' Ardi ici même. Dans le compte d'Art, nous pouvons modifier n'importe quoi. Nous pouvons changer ce que nous voulons. Nous pouvons changer le nom ici, changer les désignations des équipes Tout ça. Même si nous l'avons simplement défini comme niveau d'autorisation en lecture seule dans cette base. Tout cela est la même base. Alors, qu'est-ce que cela nous apprend ? Eh bien, cela nous indique que le rôle au niveau de l'espace de travail a priorité sur le rôle au niveau de base. Mais uniquement si, au niveau de l' espace de travail, ils ont un rôle d' autorisation supérieur celui qu'ils occupent au niveau de base. Alors, qu'est-ce que je veux dire par là ? Eh bien, si je change son rôle dans l'espace de travail en lecture seule, et que celui-ci est défini en lecture seule, vous pouvez maintenant voir que rd n'est pas capable de faire. Les autorisations d'Ard ont été supprimées. Mais si nous revenons ici même au niveau de base, nous lui donnons des privilèges de créateur, alors nous pouvons revenir ici. Et maintenant, nous pouvons voir que nous pouvons modifier tout ce que nous voulons, même si au niveau de l' espace de travail, son autorisation est en lecture seule. Maintenant, vous vous demandez peut-être comment pourriez-vous réellement l'utiliser dans la pratique ? Pourquoi définiriez-vous quelqu'un en lecture seule au niveau de l' espace de travail, puis lui donneriez-vous l'accès créateur au sein d'une base donnée ? Eh bien, au niveau de l'espace de travail, comme nous le savons, lecture seule les empêche de créer, supprimer ou de gérer des bases dans l'ensemble de l'espace de travail. C'est très important si votre espace de travail comporte plusieurs projets, car certains d'entre eux peuvent être sensibles, comme les ressources humaines ou les finances, lesquels vous ne voulez pas que quelqu'un apporte des modifications structurelles à tout. Mais au niveau de base, pour un projet spécifique dont ils sont responsables, vous souhaiterez peut-être qu'ils aient un contrôle créatif total. Tout en étant en mesure de voir tout ce qui se passe au sein de l'entreprise ou quoi que ce soit d'autre. OK. C'est ainsi que fonctionnent les autorisations et les rôles dans Airtable. Au niveau de l'espace de travail, les rôles déterminent ce que chacun peut faire dans toutes les bases de cet espace de travail. Et au niveau de base, les rôles déterminent ce qu'ils peuvent faire dans le cadre d' un projet spécifique. Ainsi, en combinant les deux, vous pouvez donner à quelqu'un une large visibilité tout en gardant un contrôle plus strict sur ce qu'il peut réellement changer l'ensemble, les règles de l'espace Dans l'ensemble, les règles de l'espace de travail contrôlent l'accès à toutes les bases d'un espace de travail, tandis que les règles de base contrôlent l'accès au sein d'un même projet. Le choix des bonnes règles assure donc la sécurité de vos données et garantit que chacun dispose exactement de l'accès dont il a besoin. Ni plus ni moins. 15. Suivi des commentaires, de l'activité et attribuer des tâches: Jusqu'à présent, nous nous sommes concentrés sur la construction et l' organisation de notre base. Mais la collaboration ne se limite pas au partage de données. Il s'agit également de communiquer autour de ces données. Maintenant, Airtable dispose de deux fonctionnalités simples mais puissantes qui rendent cela possible. Et c'est ce qu'on appelle les commentaires et le suivi des activités. Les commentaires sont donc l'endroit où vous pouvez essentiellement entrer dans une tâche et parler de cette tâche juste à côté de cette tâche. Et grâce au suivi des activités, Airtable enregistre automatiquement chaque modification Alors, qui a mis à jour quoi et quand ? Cela vous donne donc de la transparence et la responsabilité sans aucun effort supplémentaire. OK, alors allons-y et entrons directement dans le vif du sujet. Ce sera une leçon plus rapide. Alors, allons-y et abordons n'importe laquelle de ces tâches. Nous pouvons aller de l'avant et faire le suivi de Let. Maintenant, en plus d'ici, nous avons notre section de commentaires. Et la chose la plus importante à noter ici n'est pas seulement que vous pouvez laisser commentaires vous-même et que ces commentaires indiquent clairement qu'ils viennent de vous. Mais vous pouvez également mentionner d'autres personnes au sein de votre base. Alors maintenant, allons-y et disons que nous voulons que notre ami RD nous fasse le point sur cette tâche spécifique. Pour ce faire, je peux simplement aller de l'avant et taper à. Ensuite, nous pouvons voir tous ceux qui se trouvent dans cet espace. Et je peux juste m'asseoir à la table Ardi, juste ici. Quel est le statut à ce sujet ? Nous pourrions donc continuer et appuyer sur Envoyer. Passons maintenant au point de vue d' Ardi à ce sujet. Du point de vue d'Art, nous voyons qu'il y a un commentaire sur cette tâche. Mais surtout, nous constatons qu'il y a de nouvelles notifications ici . Alors allons-y et cliquons. Eh bien, en bas à droite, que nous n'avons pas encore lu, c'est essentiellement moi qui invite notre ami ARD Air Table dans notre base. Je peux donc simplement marquer celui-ci en rouge. Mais maintenant, nous voyons que celui-ci est nouveau. Celui-ci date d'il y a 52 secondes. Et nous voyons qu'Adam Taylor vous a mentionné dans un commentaire sur le suivi avec Lead et Task dans la base de données Project Tracker. Nous pouvons donc continuer et cliquer dessus, puis cela nous amène directement à cette tâche. Alors maintenant, du point de vue d'Ard, nous pouvons simplement laisser une réponse. Donc, ici, nous avons simplement répondu, puis nous pourrons voir si nous revenons à notre point de vue selon lequel RD Airtable commente ici Maintenant, en plus, nous pouvons revenir dans nos notifications, et nous pouvons également voir qu' il a commenté ici. Maintenant, allons-y et passons au suivi des activités. Maintenant, si nous revenons ici dans cette tâche, ici même, nous pouvons voir que nous avons notre section de commentaires ici. Mais nous pouvons venir ici et voir toutes les activités ici ou nous pouvons voir l'historique des révisions. Allons-y et vérifions l'historique des révisions. Nous pouvons donc constater que beaucoup a été fait pour accomplir cette tâche. Le statut « à faire » a été ajouté. Nous avons changé le nom, ajouté une équipe, changé le client, ajouté une date d'échéance, une priorité, des changements de statut, des changements de priorité et d'autres changements de priorité. Nous sommes donc en mesure de voir exactement qui fait quoi. Nous pouvons voir que tout cela a été fait par moi, mais nous voyons ici que c'est RD Airtable qui l'a édité Et puis nous pouvons voir que je l'édite à nouveau. Maintenant, si nous passons de l'historique des révisions à, disons, toutes les activités, nous pouvons voir un mélange de tout. Nous voyons donc que j'ai apporté des modifications à cette tâche, et si je clique dessus, nous voyons qu'il s'agit d'une longue liste. Donc, au lieu de me montrer tout cela, ça commence par Art's Edits Ensuite, il passe au mien, et puis nous avons nos inconvénients ici. Nous pouvons donc tout voir au même endroit. Maintenant, nous pouvons développer celle-ci ici, et nous pouvons voir que, même s'il s'agit d' une tâche différente, notre sélection ici et l'affichage toutes les activités sont restées inchangées. Si l'activité d'une tâche ou d'un enregistrement donné au sein de votre base, vous voulez toujours pouvoir la voir en un coup d'œil et vous assurer que toutes les activités sont définies et vérifiées. Ce sera donc quelque chose qui pourra s'appliquer à tous les enregistrements de votre base. Il y a encore une chose que je voudrais vous montrer dans cette leçon, car nous parlons de collaboration et travail en équipe dans cette section du cours. Maintenant que nous avons un ami au sein de notre base et de RD Airtable, je voudrais vous montrer comment nous pouvons procéder et affecter personnes à des tâches spécifiques et à quoi cela ressemble de leur côté Donc, pour le moment, nous pouvons passer à la vue RD Airtables, et nous voyons qu'il n'a aucune notification, et pour le moment, la base essentiellement la même que pour moi Maintenant, ce que je veux faire, c'est assigner une tâche à Rd Airtable ici Nous constatons que le champ de genoux qui nous a été assigné complètement vide jusqu'à ce stade du cours. Allons-y et confions à Ardi l'une de ces tâches. Pour ce faire, c'est super simple, super direct. Je peux me rendre ici pour n'importe quelle tâche. Je peux maintenant le sélectionner puis accéder à ce bouton publicitaire. Et maintenant, à partir de là, je peux choisir parmi tous les membres de la base. Et maintenant, ce que je veux faire, c'est affecter Ard Airtable à cette tâche Maintenant, nous voyons qu' il est assigné ici. Et si nous passons à son point de vue, nous pouvons voir non seulement que je l'ai modifié, que je l'ai ajouté, mais qu'Ard a une nouvelle notification ici, et nous voyons qu'Adam Taylor l'a ajouté au champ assigné de la nouvelle maquette et de la nouvelle tâche sur la page Maintenant, en plus de cela, si vous souhaitez modifier les notifications lorsque vous allez être personnellement affecté à quelque chose, vous pouvez venir ici. Maintenant, nous savons que la table RDR allait être notifiée car non seulement il s' agit simplement d'un champ assigné, mais nous le savons aussi parce qu'il y a une petite cloche de notification juste à côté Cela signifie donc que si quelqu'un est affecté, il recevra une notification lorsqu'il sera là. Par exemple, vous ne voulez pas que les personnes que vous affectez à ces tâches soient informées à leur sujet. Ensuite, dans les paramètres du champ de l' assigné vous pouvez cliquer avec le bouton droit Vous pouvez cliquer sur Modifier le champ, puis vous pouvez simplement désactiver cette notification ici. Et puis, au fur et à mesure que nous économisons , nous constatons que la cloche de notification n' est plus là. Mais pour moi, je vais activer celui-ci. C'est bon. Et c' est tout ce qu'il faut pour commenter, suivre les activités et attribuer des tâches à l'aide d'une table Air Toutes ces fonctionnalités sont peut-être simples, mais ensemble, elles rendent la collaboration au sein d'Air table plus fluide, plus claire et beaucoup plus fiable. Je te verrai bientôt. 16. Comprendre les interfaces et pourquoi elles sont importantes: Jusqu'à présent, nous travaillions directement dans des tables et des vues, mais Air Table peut aller bien au-delà de l' apparence d'une feuille de calcul C'est là qu'intervient l'interface, et c'est l'un des moyens les plus puissants de donner vie à vos données. Une interface est une interface interactive personnalisée pour votre base. Au lieu de montrer à vos clients tous les champs et tous les tableaux bruts, vous pouvez désormais leur offrir une expérience claire et ciblée qui ressemble à celle d'un professionnel. Que vous partagiez un tableau de bord de haut niveau avec le responsable, lisiez une tâche simplifiée pour votre équipe ou que vous créiez un hub de projet destiné aux clients. Les interfaces rendent vos projets airtables plus clairs, plus soignés et plus utilisables. Dans cette leçon, nous expliquerons ce que sont les interfaces, pourquoi elles sont si importantes pour collaboration et la présentation, et nous examinerons quelques exemples de la manière dont elles peuvent complètement transformer la façon dont vos données sont utilisées. Alors, qu'est-ce qu'une interface dans Airtable exactement ? Eh bien, vous pouvez considérer l'interface comme le front-end de votre base, une fenêtre personnalisée sur vos données. Au lieu de remettre à quelqu'un l'intégralité de votre feuille de calcul avec chaque champ et chaque enregistrement brut, vous pouvez concevoir une interface qui affiche uniquement ce qui est pertinent, organisé dans une mise en page claire et interactive Et les interfaces ne modifient pas les données sous-jacentes. Ils le présentent simplement différemment. Vous pouvez donc utiliser une interface de liste ou de Cam Ban pour afficher les tâches par statut, une interface de tableau de bord pour afficher des graphiques et des résumés ou une mise en page de révision des enregistrements pour parcourir les enregistrements détaillés un par un La séparation entre les données et la présentation est ce qui fait qu' Air Table ressemble moins une base de données qu'à une application personnalisée. Cela signifie que vos collègues ou clients n'ont pas besoin de comprendre tous les détails techniques. Ils ont simplement accès à une expérience facile à utiliser et adaptée au flux de travail qui leur tient à cœur. Pourquoi les interfaces sont-elles si importantes ? Eh bien, la première raison est la clarté. Lorsqu'une base s' agrandit ou se complique, il peut être difficile de voir tous les champs en même temps. Les interfaces vous permettent d'éliminer le bruit, sorte que les collaborateurs se concentrent uniquement sur ce qui est important, comme les échéances et les priorités pour un responsable ou une simple liste de contrôle pour un client Le deuxième est le professionnalisme. Une interface soignée ressemble à une application personnalisée, et non à une simple feuille de calcul Ainsi, que vous partagiez les mises à jour du projet avec les parties prenantes ou que vous créiez un portail pour les clients, interface claire donne à votre travail apparence intentionnelle et facile à comprendre. Le troisième est l'efficacité. Les interfaces permettent aux membres de l'équipe de trouver plus rapidement des informations et de mettre à jour les dossiers sans toucher accidentellement les champs qu'ils ont fermés. Cela permet de réduire les erreurs et de gagner du temps au sein de notre équipe. Enfin, nous avons la polyvalence. Les interfaces ne sont pas uniquement destinées aux tableaux de bord. Vous pouvez créer des formulaires, créer des tableaux Kanban, configurer des pages de révision des enregistrements ou combiner des graphiques et des filtres pour créer des rapports Ils s'adaptent à presque tous les flux de travail ou à tous les publics. En bref, les interfaces transforment vos données brutes en quelque chose d'accessible, engageant et d'actionnable, ce qui distingue Airtable Examinons quelques exemples de la façon dont les interfaces peuvent transformer vos bases en outils du monde réel. Le premier sera quelque chose de familier, à tableaux de bord de suivi de projets Imaginez donc que vous gérez plusieurs projets. Au lieu de fournir à votre responsable un tableau brut avec chaque champ, vous créez une interface de tableau de bord de projet. Il indique donc les indicateurs clés, tâche basée sur le statut, délais en retard en rouge et un tableau rapide des travaux achevés Ainsi, en un coup d'œil, les dirigeants peuvent voir les progrès réalisés sans passer au crible les détails Ensuite, il y a un centre de campagnes marketing. Ainsi, votre équipe marketing pourrait créer une interface qui combine les tâches de campagne, les délais et les graphiques de performance en un seul endroit. Au lieu de parcourir les différents points de vue, chacun voit exactement ce qui compte pour le prochain lancement. La prochaine étape sera celle des portails de vente ou des portails clients. Pour le travail en contact avec le client, vous pouvez créer une interface claire qui indique étapes ou les livrables du projet sans exposer d'informations internes sensibles Les clients peuvent ainsi se connecter, consulter les mises à jour, et cela ressemble à un portail professionnel, non à une simple feuille de calcul aléatoire Ensuite, c'est pour les équipes opérationnelles. Les équipes opérationnelles peuvent utiliser les interfaces comme tableau de bord interne. C'est le cas, par exemple, de la liste de contrôle des stocks, des flux d'intégration ou du suivi de la conformité Et en masquant les champs inutiles et en ne faisant apparaître que les éléments d'action, vous réduisez les erreurs et garantissez le bon déroulement des processus Ces exemples montrent que les interfaces ne sont pas uniquement cosmétiques. Ils modifient la façon dont les utilisateurs perçoivent et interagissent avec vos données, faisant d'Airtable un outil puissant pour les équipes, clients et les responsables. C'est pourquoi les interfaces sont si importantes dans Airtable. Ils prennent vos données brutes et les transforment en une expérience claire, professionnelle et ciblée. Qu'il s'agisse d'un tableau de bord de projet pour votre équipe, d'un portail destiné aux clients ou d'un outil interne pour les opérations, interfaces comblent le fossé entre les feuilles de calcul et les applications personnalisées, rendant vos données non seulement stockées, mais également réellement utilisables N'oubliez pas qu'ils ne modifient pas les enregistrements sous-jacents. Ils façonnent simplement la façon dont les gens voient et interagissent avec votre base. Alors, lorsque vous commencez à créer le vôtre, réfléchissez au public et aux informations dont il a réellement besoin. Une interface bien conçue facilite la collaboration et donne à votre travail une apparence soignée et intentionnelle. Maintenant, dans la leçon suivante, nous allons en créer un ensemble. Vous pouvez donc voir à quel point cette fonctionnalité peut être puissante et flexible. 17. Plongée dans les interfaces Airtable faces: Jusqu'à présent, nous travaillions à l'intérieur de tables et de vues, mais Air Table peut faire quelque chose d'encore plus puissant. Elle peut transformer vos données en une interface personnalisée, peu comme sa propre application Lightweight. Maintenant, comme vous le savez, les interfaces vous permettent de présenter ou interagir avec vos données de manière claire et ciblée. Ainsi, au lieu de parcourir tous les champs d'une grande grille, vous pouvez créer des tableaux de bord, vous pouvez créer des tableaux formulaires ou des mises en page simplifiées adaptés à des collègues ou à des parties prenantes spécifiques Allons-y donc et commençons réellement à le créer. La première étape sera donc d'arriver ici, en haut de la page où nous avons fonctionné et opéré dans le cadre de nos données pendant tout ce temps . Au lieu de cela, nous allons maintenant passer à l'interface. Lorsque nous arrivons ici, n'ayant jamais créé d'interface, deux options différentes nous sont présentées. Essayez de construire avec l'IA ou créez-le vous-même. Choisir d'utiliser l'IA signifie qu' Air Table analysera votre base et générera automatiquement une interface adaptée à vos données. C'est donc un excellent raccourci si vous avez vraiment besoin d'un démarrage rapide. Mais pour cette leçon, nous allons commencer par le construire vous-même. Ainsi, vous apprendrez à choisir une mise en page, connecter à vos données et à en personnaliser chaque partie. Ce sont des compétences qui vous rendront beaucoup plus confiant lorsque vous déciderez laisser l'IA vous aider plus tard. Allons-y donc et allons-y directement. Construisez-le vous-même, et nous allons cliquer sur Créer une interface. Maintenant, c'est à nous de le nommer. Nous pouvons simplement nommer ce tableau de bord de projet. Maintenant, nous avons également la possibilité de choisir une icône ici. Donc, si vous le souhaitez, vous pouvez continuer Maintenant, allons-y et cliquez sur Suivant. Nous arrivons maintenant à notre écran de mise en page. Ce sera donc essentiellement la base et le début de notre interface. Comme vous pouvez le constater, nous avons ici un tas d'options différentes, dont la plupart vous seront familières à ce stade, car ce sont les vue que nous avons adoptés. Nous avons donc notre vue de liste, notre galerie, Canban, notre calendrier et notre chronologie Maintenant, en plus de celles-ci, nous avons quelques options supplémentaires ici. Nous avons donc la personnalisation, nous avons un formulaire, tableau de bord, une vue d'ensemble et une vue d'enregistrement. Vous pouvez continuer, cliquer dessus pour voir les différentes mises en page et leur apparence Mais ce que nous allons faire dans cette leçon, c'est commencer par la mise en page de notre tableau de bord. Et c'est parce que c'est la mise en page qui nous donnera le plus d'informations et plus de flexibilité pour l' éditer et l'adapter à nos besoins spécifiques Allons-y et cliquons sur Suivant sur ce tableau de bord. Il nous est maintenant demandé de le connecter à une table. Dans notre cas, nous n' avons qu'une seule table, c'est donc une option facile. Maintenant, nous pouvons continuer et cliquer sur Terminer, et nous sommes redirigés vers notre interface, notre outil de suivi de projet. Maintenant que nous sommes ici, nous pouvons essentiellement voir que cette interface est composée de blocs différents. Ainsi, lorsque vous survolez chacune d'elles, vous pouvez les voir, cliquer et obtenir plus d'informations sur la manière de modifier chaque information Alors maintenant, ce que je veux faire dans cette leçon, c'est créer cette interface en fonction de ce que nous voyons ici. Il s' agira d'une interface détaillée complète basée sur nos niveaux de priorité. Ce que je veux faire dans cette leçon, c'est commencer à créer ce tableau de bord et en faire un endroit unique où nous pouvons visualiser toutes nos données et voir comment nous pouvons en quelque sorte aller de l'avant. Donc, au lieu de simplement avoir nos données ici et les lignes d'une manière qui ne soit pas la plus digeste possible, je vais utiliser cette interface et créer quelque chose dans lequel les données et ces informations prennent et créer quelque chose dans lequel les données et ces informations vie sous forme de métriques significatives Allons-y donc et commençons ici par le haut. Donc, ici, nous avons le titre. Et ici, ce que je veux faire, c'est le rendre un peu plus descriptif. Ainsi, au lieu de simplement avoir des tâches, nous allons leur donner des informations. Maintenant, juste en dessous, nous voyons qu'il y a un décompte 13. Alors allons-y et cliquons dessus. Nous pouvons voir de quoi il s'agit. À présent, ce nombre de 13 représente total de nos 13 tâches dans notre outil de suivi de projets. Allons-y donc et rendons les choses un peu plus précises. Donc, au lieu de simplement compter 13, disons le nombre total de tâches. Maintenant, en plus, ce que nous pouvons faire avec n'importe lequel de ces blocs, c'est lui donner un peu de vie avec un peu de couleur. Donc ici, si nous le voulons, nous pouvons changer la couleur du texte, mais si nous ajoutons celui-ci, nous pouvons également obtenir une couleur de fond qui accompagne cette couleur de texte. Nous voyons maintenant que nous avons 13 tâches au total. Ce que nous voulons faire maintenant, c'est ajouter des informations supplémentaires sur ces tâches. Allons-y maintenant et passons notre souris en bas jusqu'à l' endroit où nous voyons un signe plus Nous pouvons donc cliquer dessus. Nous pouvons ajouter plus d'informations ici. Maintenant, nous voyons qu'ici, le total de tâches est un nombre. C'est ainsi que nous savons ce que c'est. Donc, ce que nous pouvons faire, c'est ajouter des chiffres. Nous voyons maintenant que c'est essentiellement la même chose qui a été copiée. Ici, nous avons l'ensemble de notre tâche. Donc, ce que nous pouvons faire pour rendre cela un peu plus précis c'est ajouter une condition à ce qu'est ce nombre. Allons-y et filtrons cela en fonction des tâches qui seront dues aujourd'hui. Donc, si je viens ici et que je filtre, je peux ensuite ajouter une condition. C'est donc quelque chose que nous connaissons bien. Alors, où je peux dire où se trouve la date d'échéance, puis je peux faire défiler la page et dire aujourd'hui. Nous voyons donc maintenant que nous avons une tâche à accomplir aujourd'hui. Nous pouvons donc continuer et garder cela ici, puis je pourrai venir ici et changer la couleur, en faire un rouge et activer la couleur d'arrière-plan pour rendre un peu plus marquant. Et maintenant, pour faire comprendre à tous ceux qui voient cela que cette tâche est due aujourd'hui, allons-y et donnons-lui un titre. OK, alors allons-y. Nous voyons que cela porte maintenant son nom. Maintenant, permettez-moi d'ajouter deux autres vues numériques. Vous pouvez voir ici que si nous passons notre souris sur le bord droit de l'un d'entre eux, nous avons également le même signe plus que celui que nous aurions ici Maintenant, il en va de même si nous voulons également l' ajouter en haut. Mais ici, je vais juste ajouter un autre chiffre. Maintenant, voici, ce que je peux faire pour celui-ci, c'est terminer cette tâche. Le filtre sera donc activé lorsque le statut sera terminé. Là, nous avons terminé les tâches, donc maintenant je peux en changer le nom. Et, bien sûr, ajoutez une belle couleur pour le rendre un peu plus joli Enfin, ce que nous pouvons faire pour celui-ci, c'est en faire des tâches hautement prioritaires. Nous pouvons donc filtrer ici les conditions où la priorité est puis élevée. Et maintenant, nous constatons qu' il y a également quatre tâches hautement prioritaires ici. Je peux donc nommer ces tâches hautement prioritaires. Et puis nous pouvons également ajouter une autre couleur ici. Eh bien, je peux, disons, faire en sorte que ce un peu différent des tâches à accomplir aujourd'hui. Au fur et à mesure que nous descendons, nous pouvons voir quelques graphiques. Donc, celui-ci, bien que nous n'en voyions pas de titre, nous pouvons clairement savoir que celui-ci sera notre tâche en fonction de leur niveau de priorité. Maintenant, nous devons le savoir, car nous avons créé nos données et il n'y avait qu'un seul champ de sélection où nous avions un niveau faible, moyen et élevé. Mais si nous allons de l'avant et que nous cliquons dessus, nos hypothèses peuvent maintenant être confirmées, car nous voyons ici, sur l'axe X, que nos priorités sont répertoriées. Allons-y et nommons ces tâches par priorité. Maintenant, nous pouvons également modifier ce type de graphique. Donc, le type ici, nous l'avons sous forme de graphique à barres, mais nous pouvons le remplacer par un graphique circulaire. Pour l'instant, nous voyons la distribution des pourcentages selon le nombre de tâches correspondant à chaque niveau de priorité Allons-y maintenant et ajoutons un autre graphique. Nous pouvons donc venir ici vers la droite et ajouter, disons, un graphique à barres ici. Maintenant, en outre, si vous souhaitez ajouter une description supplémentaire de ce que ces graphiques montrent réellement, vous pouvez également accéder à l'onglet Description pour saisir quelque chose rapidement. Mais revenons maintenant à notre nouveau graphique. Maintenant, celui-ci est prioritaire. C'est donc le même ici sauf que celui-ci est un graphique à barres. Mais ce que je veux faire ici, c'est changer cela. Je ne veux pas que ce soit une priorité, mais plutôt un statut. Vous pouvez donc voir ici, que nous pouvons entrer ici dans l' axe X parce que c'est là toutes nos variables indépendantes vont aller. Ensuite, nous pourrons venir ici pour changer d'autres choses. Maintenant que nous avons un statut, nous pouvons voir que cela se reflète désormais ici. Nous avons un tas de choses à faire. Nous avons également un tas de D et quelques éléments en cours de révision. Nous pouvons modifier la façon dont nous voulons trier cela. Il serait préférable de l'avoir sur la valeur X Access pour le statut, au moins, car ce que nous voulons voir, c'est l'ordre des champs par défaut Nous voulons donc savoir au début de la phase d'une tâche ici, laquelle est à accomplir, nous voulons ensuite voir quelle est la phase suivante, qui est en cours, puis passer en revue et combien de tâches sont effectuées. Si nous le visualisons d'une autre manière ici, disons la valeur de l'axe y, alors il ne sera pas nécessairement aussi clair de voir ces choses de manière systématique Il est donc préférable de garder celui-ci à la valeur X, et nous pouvons l'avoir dans l'ordre des champs par défaut. Bien entendu, il existe également d'autres moyens de changer ces choses. Nous pouvons modifier l' apparence ici. Nous pouvons changer l' orientation de la légende, la taille. Mais ce sont toutes des pièces plus petites que vous pouvez toutes jouer avec vous-même. Maintenant, allons-y et créons un autre graphique. Celui-ci peut être basé sur nos clients. Allons-y et créons un autre graphique à barres ici. Et au lieu que l'axe X soit prioritaire comme c'est le cas par défaut, nous pouvons changer celui-ci en client. Nous pouvons donc voir combien de tâches sont assignées ici à chaque client spécifique. Maintenant, ce que je peux faire, c'est venir ici, trouver le titre et le nommer. Maintenant, nous avons le titre ici, et je devrais également faire la même chose pour celui-ci. Donc, tâche par statut. Maintenant allons-y et descendons. Maintenant que nous avons créé tous nos graphiques ici, nous pouvons passer à la création de tables basées sur une relation entre deux champs. Nous pouvons donc voir que cela est déjà en action ici même dans ce tableau croisé dynamique car nous pouvons voir une relation entre deux champs, la priorité et le statut. Ainsi, pour chaque niveau de priorité donné ici, nous pouvons voir combien de tâches ont leur statut respectif. Ici, nous voyons peu de choses à faire, et nous en avons une ici. Cela signifie qu'une tâche est considérée comme peu prioritaire et qu' elle a le statut « à faire ». Vous pouvez donc aller de l'avant et voir comment tout cela fonctionne. Donc, au total, cela signifie qu'il y a trois tâches qui sont faibles et moyennes, il y en a six, quatre et élevées. Il y a 13 tâches au total. Nous le savons. Et puis, ici même, nous voyons que cela fonctionne dans la direction opposée en ce qui concerne nos statuts Mais maintenant, modifions-le ce tableau et utilisons-le réellement pour voir comment se portent nos équipes et combien de tâches elles accomplissent à un moment donné. Allons-y et cliquons sur ce tableau croisé dynamique, et pour l'instant, nous l'avons sur la priorité et le statut. Maintenant, le statut est bon. Je veux le garder ici, ce haut tel qu'il est. Mais ce que je veux changer ici, ce sont nos lignes prioritaires. Au lieu d'être une priorité, ce que je veux faire de ce domaine, c'est notre terrain d'équipe. Vous pouvez donc voir que tout cela est divisé en lignes et en colonnes divisé en lignes et en colonnes. Voici notre statut, et voici notre équipe. Maintenant, ce que nous pouvons faire, c'est renommer cette table pour qu'elle soit une représentation un peu plus précise Vous pouvez désormais utiliser un tableau comme celui-ci pour voir où en sont vos équipes. Maintenant, en regardant les données exactement comme celles-ci, nous pouvons voir quelque chose qui se démarque. Et c'est en ce moment que notre équipe de développement est en quelque sorte à la traîne. Ils ont deux tâches à accomplir, aucune n'est en cours, aucune n'est en cours de révision et aucune n'est terminée. autre côté, notre équipe marketing est là, qui n'a rien à faire, aucune en cours, mais une en cours de révision et une autre, c'est fait. Cela signifie donc qu'ils s' en sortent plutôt bien. Vous pouvez donc commencer à imaginer toutes les manières dont vous pouvez examiner les relations entre différentes variables, différents types de champs qui peuvent vous fournir plus d'informations sur vos données. Maintenant, bien sûr, alors que nous continuons à créer cette interface, nous pouvons simplement venir ici et ajouter d'autres choses. Donc, si nous voulons avoir dans notre liste ici quelque chose de très similaire, nous pouvons le faire. À partir de là, nous pouvons ajouter uniquement les types de champs que nous voulons. Donc, si nous voulons nous débarrasser de Dudate, nous pouvons continuer et cliquer dessus Nous pouvons cliquer sur les trois points ici et masquer ce champ. Ou bien, si nous voulons ajouter un autre champ, disons client, alors nous pouvons le faire. Comme vous pouvez le constater, lorsque nous avons des graphiques comme celui-ci et tableaux croisés dynamiques qui peuvent examiner une relation entre deux champs différents, c'est généralement une meilleure façon de visualiser nos données que de les avoir dans notre liste. Nous ne nous limitons pas uniquement à ajouter des vues à notre liste, car ce que nous pouvons faire, c'est d'entrer ici. Nous pouvons ajouter des vues chronologiques, afin que nous puissions voir toutes ces informations ici. Nous pouvons aller de l'avant et ajouter des vues de galerie, et nous avons toutes ces informations visualisées pour nous Par souci de concision et de clarté de l'introduction, je vais simplement me débarrasser de ces points de vue, car ils ne nous aident pas autant que la visualisation de ces graphiques et de ces chiffres. Donc, pour le moment, nous avons une interface assez décente car nous avons toutes les informations dont nous avons besoin. Nous pouvons le voir d'une manière différente en communiquant quelque chose d'un peu plus précis, car nous l'avons adapté pour qu' un peu plus précis, car nous l'avons il en soit ainsi, au-delà du simple fait de regarder notre avion. Une autre chose que nous pouvons faire est d'ajouter de nouvelles choses ici même avec ces boutons Plus, nous pouvons même ajouter un groupe ici. Donc, si nous ajoutons un groupe et que nous sélectionnons des tâches, cela nous montrera essentiellement exactement la même chose que celle que nous avons ici sur notre tableau de bord, sauf que nous recommençons à zéro. La raison pour laquelle vous souhaiteriez le faire est que vous avez plusieurs tables avec lesquelles travailler. Donc, ici, vous voyez que lorsque je clique sur Ajouter un groupe, cela nous donne toutes nos tables. Dans notre cas, étant donné que nous ne travaillons qu' avec une seule table et des tâches, cela ne sera pas nécessairement bénéfique. Et je veux juste supprimer ceci, mais je veux vous faire savoir que cela existe, et que c'est là. Maintenant, la prochaine chose à noter ici est que dans toutes nos interfaces, nous pouvons ajouter plus de mises en qu'une seule dans une interface donnée heure actuelle, cette interface s' intitule Tableau de bord du projet, ici, et vous pouvez voir que nous sommes dans notre vue de tableau de bord, la même chose que vous pouvez voir ici. Mais ce que je peux faire, c'est ajouter une interface de page, et nous pouvons revenir à nos mises en page Ici, nous pouvons mettre essentiellement tout ce que nous voulons faire. Ce que nous pouvons faire, c'est ajouter une revue des dossiers ici. Voici donc cet aperçu qui montre tous les enregistrements en tant qu'employés. que vous êtes essentiellement en mesure d'obtenir un tas d' informations différentes sur n'importe lequel de vos champs Je dois dire que vous êtes essentiellement en mesure d'obtenir un tas d' informations différentes sur n'importe lequel de vos champs ou enregistrements. Allons-y, ajoutons-le et appuyons sur Suivant. Donc, en ce moment, nous l'avons défini dans notre tableau des tâches. C'est notre seule option. Et ici, nous sommes en mesure de définir les conditions relatives aux tâches qui vont apparaître. Nous pouvons le faire ici. Nous pouvons utiliser nos fonctions de tri et de regroupement. Ils vous sont tous très familiers à ce stade. Nous pouvons donc maintenant cliquer sur Suivant, et nous pouvons également choisir les éléments qui apparaîtront dans notre petit résumé juste à droite de nos tâches. Allons-y et activons simplement tout pour notre bien. Alors maintenant, nous pouvons continuer et cliquer sur Suivant, et nous pouvons garder celui-ci nom sans titre pour le moment Maintenant, si je l'ai fait, c' est parce que ce ne sera pas nécessairement quelque chose qui nous fournira des informations bénéfiques. Avec ce type de configuration de données que nous avons dans notre base, l'examen des dossiers à ce sujet, la mise en page, ne seront pas très utiles car il ne s'agit que de tâches individuelles. Maintenant, si j'avais une table séparée basée sur nos clients, puis ce champ client, que soit rempli ici et que chacun d'entre eux soit considéré comme un de nos clients, alors vous pouvez voir en quoi cette utilisation de cette mise en page d'enregistrement est plus utile. Mais c'est juste pour vous montrer que chaque fois que nous ajoutons une nouvelle mise en page, nous pouvons y accéder ici. C'est donc le premier que nous avons créé, et voici le nouveau. Et si jamais nous voulons supprimer quelqu'un, nous pouvons venir ici, choisir les trois points. Ensuite, je peux le supprimer et simplement le mettre dans la corbeille. OK, maintenant nous avons presque tout couvert. Vous êtes essentiellement un pro lorsqu'il s'agit d'utiliser ces interfaces et de comprendre leur fonctionnement. Il ne vous reste plus qu'à venir ici et à cliquer sur Publier. Nous allons donc publier ceci, et maintenant ce que nous pouvons faire, c'est partager cette nouvelle interface avec tous les membres de notre espace de travail, tous les membres de notre base, ceux qui vont l'utiliser et ceux qui peuvent trouver cette aide. Nous pouvons donc continuer et cliquer sur Partager ici, puis nous avons quelques options ici. Nous pouvons donc inviter nos collaborateurs. Nous pouvons les inviter par e-mail. Nous pouvons inviter des utilisateurs invités, et nous pouvons les inviter par lien. Encore une fois, il s'agit des mêmes options de partage que celles dont nous disposions lorsque nous invitions des personnes dans notre espace de travail ou notre base. Mais comme il s'agit d'une interface, cela va être un peu différent, vous devez donc toujours envoyer ces invitations. OK, mais maintenant que nous sortons, nous pouvons en quelque sorte voir l'intégralité de notre outil de suivi de projet ici. Maintenant, une chose à noter est que ces informations ne sont pas vraiment cliquables Ici, si je clique sur les tâches terminées, je ne suis pas redirigé vers les tâches terminées. Priorité élevée, c'est pareil, tâche totale, comme c'est le cas aujourd'hui pour les tâches. C'est pareil. Ici, nous pouvons passer la souris dessus et voir quelques informations supplémentaires Mais que se passerait-il si nous voulions les rendre cliquables ? Eh bien, ce que nous pouvons faire, c'est venir ici, nous pouvons revenir dans les pages d'édition, puis si je double-clique dessus, nous pouvons voir, voulez-vous autoriser les utilisateurs à voir les enregistrements sous-jacents ? Ici, je peux cliquer sur Autoriser. Ensuite, nous pourrons publier ces modifications. Je peux le publier. Et maintenant, nous en sommes au nombre total de nos tâches, et nous sommes en mesure de constater qu'ils ont toutes les tâches pertinentes pour ces 13 tâches au total. Maintenant, si vous voulez le faire, tous les champs numériques que vous avez. Donc, si je reviens ici, je pourrai me consacrer à des tâches hautement prioritaires. Je peux double-cliquer dessus et sur Autoriser puis sortir d'ici, faire de même ici. Et encore une fois, juste ici. Et maintenant, chaque fois que nous apportons un changement, nous devons nous assurer de le publier. Maintenant que je publie, nous intégrons ici notre application qui contient toutes les informations. Vous pouvez prendre vos données, qui sont simplement stagnantes. Ce ne sont que des chiffres et des lettres pour décrire quelque chose qui est réellement vivant. Voilà ce que vous avez compris dans cette leçon. Je te verrai bientôt. 18. Introduction aux automatisations Airtable, étape par étape: Jusqu'à présent, tout au long de ce cours, nous avons découvert de nombreuses facettes d'Airtable Mais l'une des pierres que nous avons laissées découvert est celle des automatismes. Maintenant, les automatisations sont très utiles car elles permettent Airtable de surveiller quelque chose de spécifique Qu'il s'agisse d'un changement de statut, d'une date d'échéance ou d'un nouvel enregistrement, ils prennent automatiquement une mesure pour vous. peut donc s'agir d'envoyer un e-mail à un coéquipier, créer une tâche de suivi ou même de publier un message sur Slack . L'objectif est donc simple. Au lieu de mettre à jour manuellement les utilisateurs ou de dupliquer le travail entre vos outils, vous pouvez définir des règles qui permettent de tout faire avancer en arrière-plan Dans cette leçon, nous allons faire un rapide tour de l'onglet Automatisations situé ici, examiner le fonctionnement déclencheurs et des actions et passer en revue quelques exemples afin que vous puissiez commencer à imaginer comment les automatisations peuvent commencer à imaginer comment les automatisations vous faire gagner du temps et éviter les erreurs Allons-y et cliquons sur cet onglet d'automatisations. C'est donc là que réside toute la magie de l' automatisation des tables Air. Sur la gauche, vous verrez une liste des automatisations suggérées et leur catalogue d'automatismes Sur la droite, nous pouvons voir si nous voulons créer une automatisation à partir de zéro. Donc, avant de parcourir le catalogue et de voir tout ce que nous pouvons faire, examinons comment cela fonctionne Désormais, les automatisations suivent toujours le même type de schéma, le même type de formule Il y a un déclencheur, puis ce déclencheur va comme son nom l'indique, se déclencher en action. Ces déclencheurs sont essentiellement ce qu'Air Table écoute Par exemple, lorsqu'un enregistrement répond à n'importe quelle condition ici ou lorsqu'un formulaire est soumis, ici même. Alors, allons-y et commençons cette automatisation ici même. Nous allons lancer le déclencheur lorsqu' un enregistrement répond à ces certaines conditions. Maintenant, c'est à nous de définir de quelles conditions il s'agit. Désormais, chaque fois que vous sélectionnez un déclencheur, vous aurez toujours certaines options ou propriétés de ce déclencheur ici, sur le côté droit de votre écran. Ce qui suivra ces déclencheurs sera notre action. C'est donc ce que Airtable va faire en réponse. Il s'agira donc d' envoyer un e-mail, créer un nouvel enregistrement ou de publier sur Slack Comme vous pouvez le voir ici, nous avons plusieurs options différentes. Nous avons des intégrations avec lesquelles nous pouvons travailler. Nous avons des actions Airtable qui peuvent être exécutées. Nous avons une logique avancée et nous avons quelques intégrations supplémentaires auxquelles nous pouvons accéder avec un abonnement amélioré Allons-y et examinons ces actions Airtable ici Nous avons envoyé une action par e-mail. Nous avons un outil de création d'enregistrement, de mise à jour d'enregistrement, de recherche d'enregistrements, liste de tri, d'exécution de script et, le plus amusant de tous, de générer des textes avec l'IA. Nous n'allons pas trop approfondir tout cela pour le moment dans cette leçon. Mais comme vous pouvez le constater, nous avons également toutes ces intégrations. Ainsi, pour chacune d'elles, nous pouvons les survoler et voir quelle action Airtable nous permet essentiellement de faire avec Avec Slack ici, nous pouvons envoyer un message ou envoyer un message exploitable avec Microsoft Teams. Un message avec Gmail, c'est un e-mail Nous avons quelques événements pour Google Calendars. Nous pouvons créer des formulaires de réponse. Nous pouvons ajouter une Rome, alors changez-en une dans nos feuilles Google Sheets Avec Google Docs, nous pouvons créer un document ou le mettre à jour. Et nous avons également toutes ces autres intégrations. Alors maintenant, par exemple, allons-y et sélectionnons cette action ici. Une chose à noter ici est que chaque déclencheur ne doit pas nécessairement déclencher une seule action. Nous pouvons ajouter plusieurs actions ici, et nous pouvons même les réorganiser. Donc, si nous voulons que l'un se produise avant l'autre, nous pouvons le faire. Ainsi, chaque fois que nous en créons un nouveau, il apparaît simplement dans cette liste. Maintenant, il convient de noter que pour chaque automatisation que vous créez, vous devez la nommer à 100 % car il est facile de créer des automatisations, de vous améliorer avec Air Table, familiariser avec tout et de trouver autres tâches que vous pouvez automatiser. Parfois, vous avez envie de revenir en arrière et apporter quelques ajustements Donc, le simple fait d'avoir un titre qui le résume en quelques mots pour chaque automatisation sera quelque chose que vous rechercherez par la suite. Mais maintenant, allons-y et tournons notre attention sur notre onglet de propriétés ici. Tout ce qui impliquera chacune de ces pièces de notre puzzle d'automatisation. Ici, pour notre déclencheur, notre type de déclencheur est lorsque enregistrement répond à certaines conditions. Donc, tout d'abord, ce que nous devons faire ici, c'est définir la table dans laquelle nous voulons que cela fonctionne, et nous avons notre table des tâches car si l'enregistrement doit répondre à certaines conditions, nous devons nous assurer qu'il contient la table dans laquelle ces conditions vont s'appliquer. Nous pouvons maintenant définir nos conditions spécifiques dans lesquelles, encore une fois, ces déclarations vous seront familières. À ce jour, nous avons beaucoup travaillé avec eux. Ici, nous pouvons tout régler. Allons-y et inscrivons simplement la date d'échéance aujourd'hui. Voilà, le déclencheur complet est maintenant terminé. la même manière que nous avons des propriétés ici, nos actions peuvent également avoir le même effet. Donc, pour chaque action, nous devons choisir la table dans laquelle elle va s'exécuter. Et encore une fois, nous pouvons choisir nos champs ici. Ce seront donc essentiellement les champs qui seront impliqués dans cet enregistrement que vous créez. Et toutes nos options sont les champs de notre base. Vous pouvez donc créer un enregistrement qui ne contient que quelques champs, ou vous pouvez en créer un qui les contient tous, mais vous ne pouvez pas créer un enregistrement contenant champs qui ne figurent pas déjà dans votre base. Allons-y, débarrassons-nous de cela, créons un enregistrement et examinons Mettre à jour l'enregistrement. Maintenant, l'enregistrement des mises à jour va être un peu plus précis. Et c'est parce que nous avons ce qu'on appelle un identifiant d'enregistrement. Parce qu'en ce qui concerne l'identifiant de l'enregistrement, ce que nous devons faire et nous assurer, c'est que cet enregistrement de mise à jour sera le résultat de l'enregistrement correspondant à cette condition que nous avons définie ici. C'est donc en fait assez facile à faire, mais c'est quand même quelque chose d' important à savoir. Nous allons donc aborder ce signe positif. Nous allons cliquer dessus, et nous voulons nous assurer que nous allons utiliser les données indiquant lorsqu'un enregistrement répond aux conditions de notre déclencheur. Et ça va se passer juste ici. Nous voulons insérer la valeur du champ Airtable record ID Cet enregistrement peut donc être mis à jour par cette action. Maintenant, il ne nous reste plus qu'à sélectionner les modifications que nous voulons apporter à cet enregistrement. Ce que nous pouvons faire, c'est aller de l'avant et choisir la priorité, et nous pouvons en faire une tâche hautement prioritaire. Donc, ici, cette petite automatisation de base est que lorsqu' un enregistrement correspond aux conditions d'échéance, c'est aujourd'hui, la priorité de l'enregistrement sera mise à jour à une priorité élevée. Mais il convient de noter que cette automatisation ne tient pas compte des dossiers attendus aujourd'hui, mais qu'ils sont déjà complets car nous ne voulons pas donner la priorité aux dossiers déjà terminés, n'est-ce pas ? Surtout si nous voulons utiliser notre interface et regarder ces tableaux de bord, nous pouvons donc revenir ici sur le déclencheur, puis modifier cette condition. Donc ici, on peut garder celui-ci. Ainsi, lorsque l'échéance est aujourd'hui, nous pouvons ajouter une condition, puis nous pouvons la modifier et dire que le statut ne l'est pas, puis c' est fait. Maintenant, cette automatisation fait que si carte est due aujourd'hui et que ce n'est pas fait , la priorité passe désormais à une priorité élevée. D'accord, cela nous amène maintenant à la prochaine étape de l'automatisation, qui va consister à tester. Donc, ici, nous pouvons simplement utiliser l'enregistrement suggéré, et vous pouvez voir que cela ne fonctionne pas vraiment car rien ne correspond réellement à ce déclencheur ici. Rien n'est dû aujourd'hui et le statut ne l'est pas. Dans ce cas, c'est bien parce que ce n'est pas ce que nous cherchons. Et ces tests seront principalement utilisés lorsque certaines automatisations seront beaucoup plus complexes Ici, parce que nous savons que toutes ces conditions sont bonnes et que cela peut effectivement fonctionner. Si nous voulons l' activer, nous pouvons venir ici et maintenant cette automatisation est activée, et maintenant nous pouvons changer ce nom en priorité élevée si ce n'est pas fait. n'est donc qu'une façon de résumer cela de manière très simple. Allons-y et créons une nouvelle automatisation ici. Et allons-y et parcourons ce catalogue. Comme vous pouvez le constater, il existe un tas d' automatisations différentes dans ce catalogue, n'est-ce pas ? Certains contiennent de l'IA, que nous aborderons plus loin dans ce cours. Alors, ne le fais pas. Nous avons des informations spécifiques à notre cas d'utilisation ici. Nous avons donc les opérations marketing, les opérations relatives aux produits, les opérations de vente et de CRM, les ressources humaines et le recrutement. Comme vous pouvez le constater, chacun possède ses propres automatisations qui sont généralement présentes ici Nous avons géré les tâches. Nous avons donc tout cela ici avec des réunions coordonnées. Nous avons tout cela. Ainsi, en fonction de votre cas d' utilisation de la table pneumatique, vous pouvez probablement accéder à ce catalogue d'automatisations Trouvez quelque chose qui, au minimum, vous inspire pour certaines automatisations que vous pouvez créer vous-même et qui peuvent améliorer votre flux Alors voilà. C'est votre premier aperçu des automatisations Airtable Même sans vraiment en créer une qui s'applique à notre cas d'utilisation, vous pouvez voir à quel point cette fonctionnalité est puissante. Il s'agit d'un simple déclencheur, et l'action peut vous faire gagner du temps, tenir votre équipe informée et éviter que les choses ne passent entre les mailles du filet Maintenant, le principal point à retenir est que les automatisations transforment Airtable d'un simple endroit où stocker des données en un assistant actif capable de faire avancer automatiquement vos flux de travail. Au cours de la prochaine leçon, nous allons créer des automatisations qui peuvent s'appliquer à Vous pouvez donc avoir une idée de la façon dont vous pouvez aller de l'avant et les créer vous-même. 19. Créer et lancer votre première automatisation: Maintenant que nous avons une introduction aux automatisations et que nous avons au moins une idée générale de leur fonctionnement, allons-y et créons des automatisations pour notre outil de suivi de projets ici afin de mieux comprendre comment elles fonctionnent et comment vous pouvez les appliquer à votre propre base Allons-y et commençons ici par créer une nouvelle automatisation. Je vais donc créer une automatisation ici. Et je veux que le déclencheur soit le même que lors de la dernière leçon, lorsqu' un record répond à certaines conditions. C'est donc parce que ce que je veux faire dans le cadre de cette automatisation, lorsqu'un enregistrement est défini comme terminé, je veux continuer et effacer sa valeur de priorité. C'est parce que dans l'interface que nous avons créée, nous avions des informations concernant la priorité d'une tâche, n'est-ce pas ? Et la priorité ne devrait pas être quelque chose qui existe si la tâche elle-même est déjà terminée. Cette automatisation va donc nous permettre d' atteindre ce niveau de priorité lorsque le statut passera à terminé. Donc, tout d'abord, ce que nous devons faire, c'est nous assurer que ce déclencheur est sélectionné. Pour arriver à la table, sélectionnez notre tâche, et maintenant nous allons ajouter une condition. Donc, ce que nous voulons définir ici, c'est que lorsque le statut est défini sur Terminé, nous voulons qu'une action soit entreprise. Donc, celui-ci est parfait ici. Notre déclencheur est correctement réglé. Le déclencheur se produit lorsqu'un statut est défini sur Terminé. Ensuite, nous pouvons entrer dans notre action, puis nous pouvons entrer ici dans le dossier des mises à jour. Donc, tout d'abord, nous devons sélectionner notre table ici et la tâche, puis, comme nous l'avons fait auparavant, nous allons arriver à ce signe plus. Ensuite, lorsqu'un enregistrement répond à ces conditions, si le statut est défini sur Terminé, nous voulons alors insérer la valeur de ce champ, donc l'identifiant de l'enregistrement de la table aérienne , afin de pouvoir modifier ce champ ici. Nous allons donc passer au champ ici, puis nous allons passer à la priorité, puis nous allons sélectionner cette option vide de priorité. Je vais donc le sélectionner ici. Et maintenant, ce qu'il doit faire, c'est supprimer le champ de priorité sur un certain enregistrement lorsqu' il est défini sur Terminé. Alors maintenant, pour tester cela, nous pouvons générer un aperçu pour nous assurer que c'est bon, afin de pouvoir exécuter ce test. Maintenant, ce qu'il a fait ici, étant donné que cet enregistrement est sur le point d'être terminé, nous constatons qu'il a retiré cette étiquette hautement prioritaire. Alors maintenant, ce que nous pouvons faire, c'est en sortir, puis nous pouvons exécuter comme configuré. Alors maintenant, encore une fois, exécutons simplement ce test et nous verrons à nouveau que ce statut est terminé, que cette étiquette de priorité a été supprimée. Nous pouvons donc maintenant activer cette automatisation, et elle fonctionnera pour tous. Si nous allons de l'avant et examinons nos données, nous devrions voir à ce que toutes les étiquettes de priorité «   terminé » soient désormais supprimées. Et ce que nous pouvons faire ici également comme autre test, celui-ci est sur le point de passer en revue. Si nous réglons celui-ci sur terminé, nous constatons alors que cette automatisation a maintenant eu lieu. Maintenant, la priorité n'est plus là. OK, donc notre première automatisation est bonne. Cela fonctionne. Maintenant, allons-y et revenons à l'automatisation pour en créer une autre. Encore une fois, comme avant, nous allons venir ici et cliquer sur Créer une automatisation. Donc, pour le prochain, nous allons faire la même chose qu'auparavant en ayant le déclencheur B lorsqu' un enregistrement répond à certaines conditions. Et maintenant, ce que je veux qu'il se passe ici, c'est que lorsqu'une personne est affectée à un enregistrement, cela signifie qu'elle reçoit un e-mail pour cet enregistrement. heure actuelle, dans nos données, si quelqu'un est assigné, nous voyons qu'il y a des notifications. Mais il ne s'agit que de notifications dans Airtable. Ce ne sera pas un e-mail qu'ils recevront. Je veux donc revenir ici dans le domaine de l'automatisation et faire en sorte que ce soit le cas. Nous allons donc d'abord définir les tâches de notre table, puis nous allons ajouter une condition ici. Nous allons donc dire que lorsque le responsable n'est pas vide, ce déclencheur démarre Cela signifie donc essentiellement que lorsque quelqu'un est affecté à quelque chose, ce déclencheur se produira. Maintenant, ce que nous pouvons faire, c'est entrer dans nos actions, puis sélectionner Envoyer un e-mail. Maintenant, il y a certaines choses auxquelles nous allons vouloir prêter attention ici lors de l' envoi d'un e-mail. Ce seront des fonctionnalités de la table Air que nous n'avons pas vraiment abordées mais qui seront assez amusantes une fois que vous l' aurez maîtrisée. Et ce seront des variables. Les variables sont donc essentiellement des moyens par lesquels Airtable peut remplir automatiquement les informations en fonction des conditions que nous avons définies Donc, les premiers seront les nôtres. Ici, nous voulons nous assurer que cet e-mail sera envoyé au cessionnaire à partir de cet enregistrement ici Donc, pour ce faire , nous allons simplement venir ici et cliquer sur le bouton Plus. Nous allons nous assurer que nous allons utiliser les données de ce déclencheur, puis nous pourrons accéder au destinataire, puis nous pourrons passer au courrier électronique du cessionnaire puis nous pourrons passer au courrier électronique du Donc, ici, cela va être envoyé à l'adresse e-mail du destinataire. Maintenant, pour ce qui est de notre sujet, celui-ci n'a pas besoin d'être aussi compliqué ici. Nous pouvons simplement dire que vous avez une nouvelle tâche dans Airtable. Nous en sommes maintenant à notre message. Et puis c'est ici que nous pouvons utiliser nos variables dans Airtable. À une échelle assez amusante ici. Le plus important, du moins en ce qui concerne cette automatisation, sera donc moins en ce qui concerne cette automatisation, le nom de la tâche à laquelle une personne sera affectée. Alors allons-y et tapons un message rapide. Donc ici, je viens de dire : vous avez été affecté à, et ce que nous voulons saisir ici dans cet espace sera le nom de la tâche provenant de ce déclencheur. Allons-y, assurons-nous que les données proviendront à nouveau de cet enregistrement, puis sélectionnez le nom de la tâche. Vous avez donc été assigné à une tâche. Nous voulons ajouter un message d'accueil, nous pouvons également utiliser des variables pour le faire. Donc, si nous faisons cela, je peux taper Bonjour. Ensuite, ce que je peux faire, c'est venir ici et ensuite nous pourrons avoir le nom de la personne assignée Nous avons donc le nom du destinataire bonjour, vous avez été assigné au nom de la tâche Alors maintenant, allons-y et lançons un aperçu de cela. Nous pouvons donc le voir ici. Il est écrit « Bonjour, table Rd Air », vous avez été affecté à une nouvelle maquette de page d'accueil Nous voyons que l'e-mail de Rd Airtables s'est rempli automatiquement ici, et nous voyons notre objet Vous avez une nouvelle tâche ici, alors allons-y, activons-la et renommons cette automatisation pour qu'elle reflète ce qu'elle est Et ce que je vais faire, c'est l'appeler automatisation des notifications. Maintenant, une autre chose à noter ici est que ces automatisations ne fonctionneront pas rétroactivement Cela signifie qu'au moins dans ce scénario, aucun enregistrement répondant à ces conditions, cette automatisation ne sera pas exécutée et n' enverra pas cet e-mail. Mais ce que cela fera, c' est que chaque fois que vous affecterez quelqu'un à un enregistrement à partir de maintenant, c'est à ce moment-là que cette automatisation sera exécutée. Encore une fois, ils ne fonctionnent pas rétroactivement. Ce qui se passera, c'est que si vous passez au test et que vous cliquez sur Exécuter comme configuré, puis que vous lancez le test, nous verrons que cet e-mail de prévisualisation est en fait envoyé à Ardi Airtable Il ne s'agit pas simplement d'un aperçu inventé qu'il exécute pour nous. Donc, si nous consultons l' e-mail d'Ardi dès maintenant, nous pouvons voir qu'Ardi l'a effectivement reçu, même si cette tâche lui a été confiée il y a quelques jours. Maintenant, une autre chose que nous pouvons faire est de revenir ici dans nos données, assurer que cette automatisation est activée, et nous pourrons effectuer un autre test à ce sujet. Donc, ici, nous avons, disons, répondre au blog des tickets de support. Nous pouvons l'attribuer Ardi et voir s' il reçoit un e-mail. Maintenant, il a été assigné, et si nous revenons à son e-mail, nous devrions être en mesure de voir ici la table Hello Arty Air, vous avez été chargé de répondre au blog des tickets d'assistance Nous y voilà donc. Nous avons cette automatisation à part entière et opérationnelle. OK, alors voilà. C'est ainsi que nous avons pu créer quelques automatisations qui fonctionnent directement avec ce outil de suivi de projet que nous sommes en train de créer Maintenant, ne t'inquiète pas. Ce ne sera pas la dernière fois que nous verrons parler d'automatisation. Nous allons donc revenir et voir. 20. Découvrez ce que l’IA d’Airtable peut faire: À ce stade du cours, nous avons déjà vu comment Air Table peut organiser, afficher et même automatiser nos données. Mais l'une des fonctionnalités les plus récentes et les plus intéressantes est Airtable AI, qui est alimentée par Omni Et Omni est le super puissant moteur d'IA d'Air Table. Désormais, il ne s'agit pas simplement d'une aide de plus qui se trouve dans un coin de l'application, car Omni est capable d' influencer votre expérience sur Airtable, plus que presque n'importe quel assistant d'intelligence artificielle intégré à un logiciel La toute première étape de création de votre base pour concevoir interfaces et même optimiser votre flux de travail grâce à des automatisations, Omni peut intervenir littéralement à chaque étape du processus pour vous faire gagner du temps, suggérer des améliorations et même générer Ainsi, au lieu de jongler avec plusieurs outils ou de perdre du temps à rédiger et à nettoyer les données, Omni conserve tout au même endroit Bien entendu, il ne s'agit pas de remplacer votre créativité ou votre jugement. Il s'agit d'avoir un partenaire puissant au sein d' Air table pour accélérer travail répétitif et ouvrir de nouvelles possibilités. Dans cette leçon, nous allons donc explorer les différentes manières dont Air Table AI peut vous aider, qu'il s'agisse de générer des résumés et du contenu, de créer des automatisations plus intelligentes ou même de suggérer des mises en page d' interface Vous pouvez ainsi constater à quel point Omni peut transformer votre projet Avant d'aborder tous les cas d' utilisation spécifiques, rencontrons Omni pour la première fois et voyons quelques tâches de base que je peux faire OK, nous en sommes donc à notre phase de projet, n'est-ce pas ? Ce point de vue nous est familier à tous. Maintenant, pour accéder à Omni et à toutes les fonctionnalités qui l' accompagnent , vous vous trouverez ici, dans le coin supérieur gauche Donc, ce bouton supérieur va juste nous ramener à la page d'accueil, mais juste en dessous, nous avons l'icône Omni Nous pouvons donc ouvrir Omni, ce qui nous permettra d'entrer dans une nouvelle discussion où nous pourrons faire certaines choses Ici, nous sommes essentiellement en mesure d'inciter Omi à faire vraiment tout ce que nous pouvons faire nous-mêmes dans Airtable Mais vous pouvez en quelque sorte avoir un aperçu rapide avec ces trois onglets juste ici. Nous pouvons poser des questions concernant nos données. Nous pouvons lui demander d'analyser nos données, et nous pouvons lui demander de construire des choses pour nous au sein de notre base. Allons-y et voyons ce que nous pouvons demander. Maintenant, ci-dessous, voici toutes les questions recommandées pour chacun de ces onglets. Alors allons-y et cliquons sur ce dernier point ici. Résumez les types de clients pour les tâches que vous effectuez ce mois-ci. Cela nous donne ici une sorte d'aperçu de nos données. Il indique qu'Acme apparaît le plus fréquemment avec deux tâches à accomplir ce mois-ci Horizon a également deux tâches planifiées. Blue Wave en a une ce mois-ci, et Nova en a une. Ensuite, cela se poursuit et nous donne une sorte d'aperçu de ces tâches. Maintenant, nous pouvons commencer et ouvrir une nouvelle discussion. Mais c'est uniquement à partir de ces suggestions que nous pouvons voir le genre de choses qu'Omni est capable faire pour nous, en ne lui posant que des questions Nous voyons quelles sont les priorités communes pour les tâches assignées à Adam Taylor, analyse du statut des tâches est ventilée par client et quelle tâche a la date d' échéance la plus proche ? Nous en avons d'autres ici. Belles tâches assignées à Adam Taylor qui sont en cours. Répertoriez les tâches prioritaires pour l'équipe marketing, et quelles sont les descriptions courantes des tâches destinées au client ACM plus de cela, nous sommes également en mesure d' ajouter des fichiers à donner à Omni pour qu'il puisse ensuite travailler avec Vous savez maintenant où habite Omni et où vous pouvez y accéder Passons maintenant à l'une des manières les plus courantes d' Omni d'apparaître dans Airtable, AI Field Désormais, un champ d'IA ressemble à n'importe quel autre champ de votre cassette, sauf qu'au lieu de contenir des données statiques, il génère ou transforme du contenu Voici quelques-unes des choses les plus puissantes que vous puissiez faire avec un champ d'IA. Vous pouvez résumer. Vous pouvez ainsi prendre de longues descriptions de tâches ou des notes de réunion et les condenser instantanément en un bref résumé Ils sont donc parfaits pour les mises à jour hebdomadaires ou les tableaux de bord. Ensuite, vous pouvez générer du contenu. Vous pouvez donc rédiger un e-mail à un client, créer une légende sur les réseaux sociaux ou réfléchir à une liste de tâches pour un projet, le tout en vous basant sur les autres champs du même enregistrement Ensuite, vous pouvez transformer le texte. Vous pouvez donc reformuler un texte pour lui donner un ton différent, le transformer en liste à puces ou corriger un formatage incohérent Maintenant que les champs d'IA connaissent l'enregistrement dans lequel ils se trouvent, vous pouvez demander, en fonction du nom de la tâche et de la date d'échéance, de créer un e-mail de rappel, extraira dynamiquement qui extraira dynamiquement ces détails de chaque enregistrement. Cela signifie donc que vous n'avez pas besoin de copier-coller dans un autre outil d'IA. L'intelligence est directement intégrée à votre flux de travail. Il fonctionne donc avec vos données existantes là où vous gérez déjà vos tâches. Le prochain endroit où OMShines est dans l'automatisation Airtable. Les automatisations vous font déjà gagner du temps en effectuant des actions lorsque des déclencheurs se déclenchent, par exemple en envoyant un e-mail lorsque le statut d'un enregistrement change Mais avec Omni, vous pouvez ajouter une étape d'IA au milieu de ce flux de travail pour rendre le résultat plus intelligent et plus personnalisé Par exemple, vous pouvez l'utiliser pour les mises à jour des clients. Ainsi, lorsqu'une tâche passe à l'étape terminée, vous pouvez avoir une automatisation qui utilise l'IA pour générer un résumé détaillé du travail effectué, puis vous pouvez envoyer ce résumé de liste directement par e-mail et l' utiliser également pour les suivis. Ainsi, lorsqu'un nouveau niveau est ajouté, IA peut rédiger un e-mail de sensibilisation personnalisé basé sur le nom de l'entreprise principale et les détails du projet stockés dans votre base. Vous pouvez également l'utiliser pour le nettoyage des données. Ainsi, si les données importées semblent incohérentes, IA peut reformater ou réécrire les champs avant que l'automatisation ne les envoie ailleurs. L'utilisation interne et l' automatisation sont aussi simples que d'ajouter une étape d'action de l'IA entre le déclencheur et l'action finale. Vous choisissez donc ce que l'IA doit générer ou transformer, référencez les champs de l'enregistrement, puis vous les testez avant d' activer l'automatisation. Cette combinaison d'actions déclencheurs dans IA transforme Air Table de la base de données passive en un assistant actif capable de gérer communications répétitives et la préparation des données en votre nom Le dernier point que je souhaite souligner avant de passer cas d'utilisation spécifiques est la création d' interfaces. Ainsi, lorsque vous cliquez pour créer une nouvelle interface, Air table vous donne désormais la possibilité d'utiliser IA au lieu de tout créer à partir de zéro. Maintenant, bien sûr, c'est là, encore une fois, qu'Omni intervient Il analyse donc votre base. Il comprend les champs que vous avez définis et suggère une mise en page complète. Une liste, un CVNBard ou même un tableau de bord avec des graphiques et des filtres C'est incroyablement utile si vous êtes pressé ou si vous débutez dans le domaine des interfaces et ne savez pas vraiment comment organiser les choses. Cela peut vraiment vous donner instantanément un point de départ parfait. Bien entendu, vous pouvez toujours créer manuellement si vous souhaitez contrôle total ou si vous apprenez vous-même les détails de la conception d'interfaces. Mais les suggestions d'Amy peuvent non seulement vous faire gagner du temps, mais elles peuvent également vous donner des idées ou simplement vous montrer des mises en page auxquelles vous n' auriez peut-être même pas pensé Ainsi, que vous partagiez vos données avec les parties prenantes, donniez à votre équipe une vision ciblée des tâches ou que vous créiez un tableau de bord destiné aux clients, Amy peut vous aider à atteindre la majeure partie du chemin en un seul clic. Ensuite, vous pouvez le modifier et le personnaliser comme vous le souhaitez Maintenant, résumons tout cela avec quelques exemples concrets de la quelques exemples concrets façon dont Omni peut aider différentes équipes Pour la gestion de projet, Omni peut automatiquement résumer les mises à jour des tâches pour un rapport d'état hebdomadaire ou générer des rappels de suivi lorsqu'une tâche est en retard Et au lieu de compiler des notes à la main, vous obtenez des mises à jour soignées prêtes à être partagées Pour les équipes marketing, vous pouvez demander IA de rédiger des sous-titres pour les réseaux sociaux, réfléchir à des variantes de textes publicitaires ou même de générer une courte introduction de blog basée sur les détails d'une campagne stockés dans votre base de données stockés dans C'est comme avoir un assistant créatif qui connaît déjà le contexte de votre projet. Désormais, pour les ventes ou le travail avec les clients, lorsqu'un nouveau dossier de prospects est ajouté, IA peut rédiger un e-mail de sensibilisation personnalisé faisant référence à l'entreprise de prospects et à ses besoins. Une fois le projet terminé, il peut également créer un résumé professionnel du travail terminé à envoyer au client Dans tous ces scénarios, l'IA est intégrée là où se trouvent vos données, sorte que vous n'avez pas à passer outil à l'autre ou à copier-coller Tout cela fonctionne donc directement dans Airtable, ce qui vous permet de gagner temps et de réduire la friction en général Voici donc un aperçu de ce que l' IA Airtable optimisée par Omni peut faire pour agisse de générer et de transformer du contenu à l'aide de champs d' IA, d'améliorer l'automatisation ou de suggérer des mises en page d' interface, Omni peut vous aider à chaque étape Vous créez votre première base ou optimisez un flux de travail complexe. Maintenant, le principal point à retenir est le suivant. Omni ne se contente pas d'ajouter un peu de commodité. Cela peut complètement améliorer votre façon de travailler dans Airtable, rendant vos données non seulement organisées, mais également activement utiles Traitez-le comme un partenaire , testez ses fonctionnalités et vous découvrirez rapidement comment il peut gagner temps et ouvrir de nouvelles possibilités pour vos projets. Dans la leçon suivante, nous allons approfondir la façon dont nous pouvons utiliser Omni à chaque étape notre irritable voyage. Je t'y verrai. 21. Ajouter facilement des champs d'IA et des agents de terrain ly: D'accord. Il est maintenant temps pour nous d'en apprendre un peu plus sur notre outil de suivi de projets que nous avons développé tout au long de ce cours. C'est parce qu'il est temps pour nous de commencer à appliquer un grand nombre de ces capacités d' IA via Air tables Omni à ce outil de suivi de projets que nous sommes en train de créer Ensuite, dans cette leçon, nous allons commencer par le faire avec le domaine de l'IA. Maintenant, ces domaines ou agents de terrain de l'IA, comme vous pouvez le voir ici, seront tous inclus ici. C'est donc ici, au même endroit que nous pouvons ajouter dans nos champs standard, les champs avec lesquels nous avons travaillé, pour la plupart, tout au long de ce cours. Mais ici, nous pouvons cliquer sur Parcourir le catalogue pour voir un peu plus d'extension de ce que ces champs d'IA peuvent faire. Donc, comme auparavant dans les interfaces, nous pouvons voir que certaines suggestions seront basées sur notre cas d'utilisation spécifique. Nous nous contentons donc d'un cas d'utilisation général. Nous avons les opérations marketing, les opérations relatives aux produits , les ventes et le CRM, les opérations , les ressources humaines et le recrutement , et ci-dessus, nous avons quelques suggestions qui sont basées sur notre présent, bien que nous voyions ces agents de terrain en quelque sorte répartis dans toutes leurs catégories respectives, une chose que je veux quand même que vous sachiez, c'est que ce ne sont pas nécessairement des catégories strictes, parce que ce que nous sommes capables de faire c'est de rejoindre Omni C'est ce qu'est l' Omni ici. Et nous pouvons venir ici pour discuter et nous pouvons essentiellement simplement lui parler. Nous pouvons dire, Hey, Omni, ce que je veux que vous fassiez, c'est que vous créiez un champ spécifique qui exécute certaines tâches spécifiques que nous assignons Une autre chose à noter lors de l'utilisation d'Omni pour créer des champs est que vous ne devez pas uniquement utiliser Omi pour créer des champs d'IA Ce que vous pouvez faire, c'est utiliser Omi pour faire à peu près n'importe quoi. Donc, si vous souhaitez créer plusieurs champs qui seront désignés par vos clients spécifiques et que vous voulez qu'ils soient codés par couleur, nous pouvons simplement parler à Omni, qui pourra le faire pour vous Mais l'un des avantages que vous avez à vous rendre ici et à passer sous la direction d' agents de terrain est que si vous voulez utiliser l'un d'entre eux, allons-y et passons à la section générer du contenu ici », et nous pourrons tout parcourir. Nous constatons qu' il y a beaucoup de suggestions. Non seulement vous trouvez l' inspiration en venant voir les agents de terrain et en examinant toutes ces recommandations, mais vous obtenez également des mais vous obtenez également instructions très spécifiques et personnalisées qui entrent dans Omni Allons-y, examinons et trouvons celui qui peut être applicable à notre outil de suivi de projets que nous sommes en train de créer. La meilleure utilisation de cela, du moins créer quelque chose pour un outil de suivi de projet, est examiner nos suggestions ici, car comme vous pouvez le constater avec beaucoup d'entre elles, il s'agira examiner nos suggestions ici, car comme vous pouvez le constater avec beaucoup d'entre elles, de champs qui ne seront pas nécessairement aussi applicables à notre base ici et d' être un outil de suivi de projet, car ils nécessitent beaucoup plus d'informations pour les rendre utiles. Examinons donc ces suggestions ici pour les faire ici : créer un agent de terrain pour générer un résumé détaillé des tâches à partir la description des champs de statut, créer un agent de terrain pour extraire les délais clés pièces jointes et les tâches pour mettre en évidence les éléments urgents, et voici ce dernier, créer un agent de terrain pour rédiger les e-mails de mise à jour des clients en fonction du nom de la tâche champs relatifs au statut et au client. À l'heure actuelle, nous pouvons constater que ces e-mails de mise à jour des clients sont tous en cours de traitement et qu'ils viennent juste de se terminer. Une chose à savoir est ici, nous verrons si nous étendons cela. Cela indiquera que les champs obligatoires sont vides ou indisponibles. Maintenant, c'est parce que notre champ client est vide. Donc, ici même, avec ce champ d'IA, cela n'a pas pu fonctionner. Et avec ces deux derniers, nous avons Horizon et ils n'ont pas couru. Tout ce que nous avons à faire est de cliquer dessus pour exécuter l'agent, puis nous constatons que les informations y sont désormais renseignées. Allons-y, minimisons cela et cliquons dessus, et nous pourrons développer chacune d'elles. Ici, il est écrit : «   Hi Orion Team ». Je vous écris pour vous tenir au courant la tâche d'implémentation de l'authentification de connexion, qui est actuellement en cours de planification et devrait commencer prochainement. Nous vous tiendrons informés des progrès réalisés et nous vous informerons dès que le développement sera en cours. Cordialement Maintenant, allons-y et regardons ici. Nous avons un article de blog sur un correctif récent. Juste ici, si nous allons de l'avant et l'ouvrons pour voir. C'est écrit « Hi Nova Retail Team ». J'ai le plaisir de vous informer que le bon article de blog. Aucune tâche de patch récente est maintenant terminée Faites-nous savoir si vous avez des commentaires ou si vous avez besoin d'autres ajustements. Maintenant, allons-y et regardons celui-ci ici. Il est écrit « Bonjour, équipe Horizon ». Je vous écris pour vous tenir au courant de l'ébauche de la tâche de campagne sur les réseaux sociaux, qui est actuellement en cours de révision. Nous évaluons le contenu et nous vous ferons part vos commentaires sur les prochaines étapes sous peu. Vous pouvez donc voir en quelques mots que ce qui a pu se passer, c'est tout ce domaine de l'IA a pu être créé. Maintenant, si nous revenons ici dans notre catalogue, et que nous y revenons pour générer du contenu, nous pouvons constater que cela va être très complexe. Allons-y et regardons-en un. Donc, ici, nous avons rédigé des résumés ou des descriptions pour des entrées basées sur les connaissances Maintenant, comme vous pouvez le voir, nous n'avions auparavant que trois lignes de texte. Il y en a beaucoup ici. Nous avons un paragraphe entier qui en sort pour vous aider à créer notre champ. Alors allons-y et lisons ceci. Il est dit de créer un champ. Identifiez le tableau le plus pertinent avec la colonne de texte long ou de pièces jointes la plus pertinente la base contenant des entrées basées sur les connaissances ou des descriptions de sujets à utiliser. Cela signifie essentiellement que vous devez rechercher un tableau contenant des informations, n'est-ce pas ? Mais ici, dans notre outil de suivi de projets, nous n'avons qu'une seule table, donc celle-ci sera automatiquement sélectionnée par défaut. Il indique : « Si vous ne trouvez pas colonne appropriée dans aucune des tables, créez-en une nouvelle. Ensuite , il est écrit : Ne créez pas de nouvelle colonne de saisie moins que vous ne trouviez aucune colonne appropriée existante. Donc, ici, cela crée résumés des informations dans notre tableau Mais ce qu'il recherche comme entrée sera un texte long. Donc, comme vous pouvez le voir, ce qu'il a fait pour le moment, c'est qu'il a créé uniquement le champ de résumé, qui est un champ de sortie. Mais si nous examinons notre outil de suivi de projet ici, nous ne pouvons rien voir qui sera utilisé comme champ de saisie, mais c'est parce que ce qui pourrait être utilisé comme champ de saisie est en fait masqué. Et c'est parce que nous avons notre description La description est le seul long champ de texte dont nous disposons. Et comme il a vu que nous avions ce champ de description ici, il n'a pas créé de nouveau champ de saisie pour nous puissions mettre les informations qui doivent être résumées. Et ce que nous pouvons faire, c'est l' activer et nous pouvons ensuite le réduire un peu pour voir exactement ce dont il aurait besoin pour créer ces résumés Passons donc à autre chose, il est dit qu' une fois que la colonne de saisie a été identifiée ou créée, créez un champ d'IA appelé résumé qui génère un résumé ou une description concis de l'entrée basée sur les connaissances , capturant les points clés du but . Si nous voulons voir plus d'informations sur ce domaine de l'IA, ce que nous pouvons faire, c'est de venir ici et nous pouvons cliquez sur Modifier le champ, puis nous verrons les instructions et le modèle de chat GPT qui sera utilisé pour le créer Maintenant, ils ont également d'autres IA, qui seront toutes automatiques et créeront celle qu'ils choisiront. Vous pouvez également voir des éléments qui vous sont familiers ici, car nous pouvons voir le titre du champ et le type de champ dont il s'agit, qui est un long champ de texte. Mais plus intéressant encore, nous pouvons voir des instructions personnalisées basées sur cette invite ici. Maintenant, en faisant défiler la page vers le bas, nous pouvons voir le contexte et les données utilisés pour créer la sortie. Donc, comme je vous l'ai déjà dit , il contenait le champ de description. Il va donc utiliser ce champ de description, ainsi que le champ des pièces jointes pour créer ces résumés détaillés Maintenant, les deux étaient cachés il y a un instant, mais maintenant vous pouvez voir que nous avons ces deux actes. Si nous voulions créer des résumés, il nous suffirait de remplir à la fois les champs de pièce jointe et de description, pour obtenir ces résumés. Comme vous pouvez le constater, si vous comptez utiliser votre table gonflable et saisir beaucoup d'informations, les champs d'IA vous seront de plus en plus utiles. Mais bien entendu, pour qu'ils soient utiles, ils ont besoin de beaucoup d' informations avec lesquelles ils peuvent travailler. Maintenant, en plus de cela, si nous voulons apporter des modifications à ces domaines de l'IA, nous pouvons simplement venir ici. Nous pouvons modifier les instructions personnalisées. Mais si nous ne voulons pas entrer dans le vif du sujet, nous pouvons venir ici et parler à Omni dans un langage simple pour apporter les modifications que nous langage simple pour apporter les modifications que Nous avons donc pu créer ces deux champs d'IA. Maintenant, permettez-moi de supprimer les deux, puis de créer une nouvelle discussion et Omni sera capable de créer quelque chose d' un peu plus simple un peu plus simple et un peu plus clair et plus utiliser un peu plus clair et plus pratique pour notre outil de suivi de projets Maintenant, ce que je veux faire, c'est créer un champ qui compte rebours les jours jusqu'à ce ma date d'échéance soit atteinte pour une tâche donnée, et qui indique également si les tâches sont en retard Alors maintenant, je vais aller de l'avant, le taper et je reviendrai vers vous. Voici donc le message que j'ai donné à Omni. Tout d'abord, j'ai commencé avec Create Field. Il est donc clair ce que va faire Omni. Il va créer un champ dans cette table juste ici. Alors, j'ai dit : « Regardez les tâches à accomplir aujourd'hui et celles d'aujourd'hui. Si la tâche est due aujourd'hui, dites « échéance aujourd'hui ». Si la date d'échéance est déjà dépassée, dites « retard de X jours » avec le nombre correct de jours Et si la date d'échéance est dans le futur, disons qu'il reste X jours avec le bon nombre de jours. OK. Alors maintenant, si cela fonctionne correctement, nous devrions voir l'introduction d' un domaine dont nous n'avons pas encore vraiment parlé. Allons-y et appuyons sur Entrée. Omni réfléchit maintenant, en déterminant les tables et les champs pertinents Et puis, dans un instant, nous pouvons voir ce qui est dû. Allons-y et appuyons sur Enregistrer. Et maintenant, nous pouvons voir tout cela fonctionner comme il se doit. Alors maintenant, déplaçons-le ici juste à côté de la date d'échéance pour voir cela en tandem. C'est donc aujourd'hui le 14 septembre. Nous pouvons donc voir ici que celui-ci est le 12 septembre. Celui-ci est en retard de deux jours. Mais dans deux jours, le 16 septembre, celui-ci sera attendu. Il reste donc deux jours. Il a pu créer ce champ à l'aide du champ de formule. Allons-y et modifions-le ce champ. Et nous pouvons voir que ce n'est pas comme un domaine d'IA, n'est-ce pas ? Il n'utilise aucune sorte de connaissances avancées, aucune sorte de génération de contenu. Il s'agit simplement de mettre en œuvre cette formule. Mais comme vous pouvez le constater, cela semble un peu compliqué, même si cela ne semble un peu compliqué, fait que nous indiquer essentiellement quand quelque chose est dû et le nombre de jours que cela approchera où il aurait fallu suivre au moins une formation de niveau intermédiaire sur les déclarations conditionnelles pour pouvoir le faire ici en un Quelques phrases avec le pouvoir d'Omni, il a pu créer tout cela pour nous Ainsi, comme vous pouvez le constater, l'utilisation d'Omni et nos agents de terrain nous donne beaucoup de pouvoir au sein d'Airtable Pour récapituler, en connectant Omni directement à vos dossiers, vous pouvez générer des résumés, des listes de contrôle ou même des comptes à rebours dynamiques sans quitter votre base Ainsi, vos flux de travail sont plus rapides, vos données sont plus intelligentes et votre équipe peut se concentrer sur ce qui compte le plus. Dans la leçon suivante, nous allons donc déplacer un onglet et passer des données automatisations et voir comment Omni et AI avec une table Air peuvent nous aider à les créer 22. Combiner l'IA d'Airtable à des automatisations: D'accord. Dans cette leçon, il est temps pour nous de commencer à utiliser Omni pour nos besoins d'automatisation Maintenant, le premier point que je vais aborder dans domaine des automatisations en tant qu'approche avancée de l'automatisation sera de créer une nouvelle automatisation et parcourir le catalogue dont ils disposent Encore une fois, cela vous semblera familier, car c'est exactement ce que nous traitons pour nos agents de terrain, notre IA. Ici, nous pouvons non seulement avoir de l'inspiration quant aux éléments que nous pouvons automatiser dans notre table gonflable, mais nous allons également pouvoir utiliser Omni pour littéralement tout ce que nous voyons ici Comme vous pouvez le voir, ici, il est dit : choisissez parmi des automatisations prêtes à l'emploi, l'Omni s'installera pour vous, et nous pouvons simplement avoir des instructions très détaillées, lieu de venir ici et d'entrer dans Omni et de simplement taper ce que nous entrer dans Omni et de simplement taper Maintenant, bien sûr, c'est également une bonne approche. Mais la première étape de tout cela devrait toujours être de consulter le catalogue, car non seulement nous sommes en mesure de voir tous ceux qui seront spécifiques à tous ces différents cas d'utilisation, mais nous allons également obtenir immédiatement des suggestions sur le catalogue, car non seulement nous sommes en mesure de voir tous ceux qui seront spécifiques à tous ces différents cas d'utilisation, mais nous allons également obtenir la manière dont nous pouvons créer des automatisations qui fonctionneront avec la base que nous avons déjà Tout ce que nous faisons ici impliquera l'IA à une étape du processus. Maintenant, voici une suggestion. C'est parce que l'IA a été utilisée pour créer cette suggestion, et l'IA nous aidera à créer cette automatisation, mais l'automatisation elle-même ne contient aucun aspect d'IA, car elle sera essentiellement exactement comme l'automatisation que nous avons créée ici. Si un cessionnaire est affecté à un enregistrement donné, il recevra un e-mail Alors maintenant, allons-y et trouvons une automatisation qui fonctionnera bien pour notre base. Je pense que tout de suite, une bonne automatisation à mettre en place sera d'avoir une sorte de mise à jour de l'équipe. Donc, ici, nous pouvons venir tout parcourir. Mais je pense que la meilleure façon de l'utiliser, surtout lorsque vous débutez, est de simplement envoyer un résumé hebdomadaire des mises à jour ici. Bien entendu, il existe de nombreuses manières différentes d' utiliser ces mises à jour. Au fur et à mesure que nous faisons défiler la page vers le bas, nous avons cette section entièrement cette section entièrement dédiée aux avis d'anniversaire et aux avis d'anniversaire. Comme vous pouvez le constater, les cas d'utilisation sont nombreux. Mais allons-y venons ici et cliquons sur celui-ci. Et maintenant, comme vous pouvez le constater, il s' agit d'une énorme automatisation. Cette invite contient beaucoup de choses, c' est pourquoi vous voulez pouvoir les regarder et au moins inspirer et simplement les utiliser pour inspirer vos propres instructions que vous allez recevoir à Am Une chose que vous devriez immédiatement remarquer, c'est que dans l'invite ici, il est divisé en plusieurs parties différentes. Tout d'abord, nous avons ce que nous voulons faire ici. Ce que nous voulons faire, c'est créer une automatisation, puis, juste après , nous avons le déclencheur. Nous pouvons donc voir que cela se traduit immédiatement par le déclencheur ici même Le déclencheur est l'heure planifiée, configurée pour être exécutée chaque semaine à la fin de chaque période de travail. Nous avons donc cela ici chaque semaine, le jeudi à 17 h 00. Donc, bien sûr, si nous voulons intervenir et changer cela, nous pouvons le faire Mais allons-y et examinons également les prochaines étapes. La première action ici va être de trouver des enregistrements. Donc, pour cette première action, elle est configurée pour rechercher des enregistrements. Il dit exactement ce que nous devons faire. Vous pouvez donc constater que lorsque vous le demandez, il est très utile de connaître les tenants et les aboutissants il est très utile de connaître du titre réel de tout, quels sont ces titres déclencheurs, quels sont ces titres d'action Et nous avons appris quels sont les déclencheurs et quels sont les noms des actions. peuvent donc vous aider à utiliser Omni de la manière la plus efficace possible pour cette première étape. Avant de pouvoir résumer quoi que ce soit, nous devons essentiellement trouver les enregistrements Nous devons aller récupérer les records qui ont changé cette semaine. Ensuite, la prochaine action sera de générer du texte avec l'IA. Donc, en utilisant les enregistrements, en utilisant les informations trouvées lors de la première action, c'est-à-dire les enregistrements qui ont changé cette semaine-là, ils vont générer ce texte. Donc, ici, il est dit traiter les enregistrements trouvés pour créer un résumé hebdomadaire structuré. Enfin, notre troisième action ici sera d' envoyer l'e-mail. Utilise donc le contenu généré par l'IA comme corps d'e-mail, définissez la ligne d'objet reflétant le type de résumé adaptant au contenu réel lorsque le schéma diffère de l'intention. En d'autres termes, cela signifie simplement de ne pas simplement laisser la ligne d'objet codée en dur comme activité de vente hebdomadaire, par exemple. Cela signifie que vous souhaitez mettre à jour le sujet pour qu'il corresponde à ce que vous résumez réellement Ainsi, lorsque les utilisateurs reçoivent l'e-mail, la ligne d'objet leur indique correctement le type de résumé qu'ils ouvrent. Alors maintenant, allons-y et examinons cette automatisation et voyons si elle correspond réellement à ce qui était prévu ici. Notre déclencheur est donc logique. C'est à l'heure prévue. L'intervalle est exprimé en semaines. C'est chaque semaine le jeudi à 17 h 00. Personnellement, je changerais probablement cela Au lieu d'être jeudi, je voudrais que ce soit le vendredi, donc c'est en fait à la fin du temps, si nous cherchons des records, le jour J a eu lieu il y a sept jours ou avant, et l'état d'avancement d'une révision est à faire. Cela signifie donc que tout est fait sauf le statut. Nous allons résumer cela, car la prochaine étape consiste à générer du texte avec l'IA. Il s'agit donc de créer un résumé hebdomadaire structuré des enregistrements de tâches trouvés. Enfin, cet e-mail contient une erreur, juste ici, pour une raison quelconque, il y a une valeur non valide. Maintenant que nous savons déjà comment fonctionnent ces e-mails et que nous connaissons la leçon que nous avons tirée de ces automatisations, nous pouvons résoudre ce problème Nous voulons donc que cela soit envoyé à tous les membres de notre base. Nous pouvons donc venir ici, cliquer sur cette icône plus, puis utiliser les données de l'enregistrement de recherche. Donc, tous les enregistrements pertinents ici signifient que nous allons extraire les e-mails. Cela signifie que cet e-mail sera envoyé aux personnes associées à tous les enregistrements trouvés. Allons-y, venons ici pour trouver des records. Alors on pourra venir ici. Nous pouvons créer une nouvelle liste de valeurs de champs et désigner le destinataire, puis créer une nouvelle liste d'e-mails Donc, une liste des destinataires, une liste d'e-mails, ici. Alors maintenant, ce que nous devrions être en mesure de faire, c'est descendre ici et de générer un aperçu. Les trois tests vont donc être testés ici. OK, maintenant cela a été testé, et c'est arrivé jusqu' à notre e-mail de prévisualisation. Nous pouvons donc voir ici que nous prévisualisons cet e-mail sous le nom d'Adam Taylor, car il semble qu' il n'y ait qu'un seul enregistrement correspondant réellement à ces conditions Et c'était dans le cadre d'une tâche qui m'a été confiée en tant qu'Adam Taylor. Nous constatons donc qu'il n'y avait aucune tâche terminée à signaler pour cette semaine. Ce qui nous freine, c' est qu'il existe un suivi avec le plomb pour l'ACME, qui est attendu depuis neuf jours Il reste donc encore à faire, et nous pourrions consulter la tâche ici via ce lien, et il définit les priorités Nous devrions donc immédiatement suivre l'exemple d'ACME pour régler en retard et nous assurer que les tâches de vente en suspens sont examinées et tâches de vente en suspens sont mises à jour afin d' éviter de nouveaux retards Il nous indique ensuite les prochaines étapes et les liens vers les tâches pertinentes. C'est donc un très bon début. Au moins, ici, tout ce qui est répertorié ici, les réalisations, les obstacles, les priorités et les prochaines étapes, ainsi que les liens vers l'enregistrement des tâches correspondant, sont tous excellents La seule chose que je dirais, c'est que cela ne nous donne tout simplement pas autant d'informations parce que notre action de recherche ici, notre action de recherche d'enregistrements, utilisait simplement une condition un peu trop restrictive par rapport à ce que nous avons actuellement dans nos données, dans la mesure où un seul enregistrement a été trouvé. OK, alors maintenant allons-y et créons une nouvelle automatisation ici. Donc, celui-ci, ce que je vais faire, c'est juste taper en texte brut. Ce ne sera pas aussi détaillé que les autres, mais c'est juste pour vous montrer que nous n'avons pas besoin de taper comme ça. Vous pouvez simplement taper dans un anglais simple, et Omnis sera en mesure de créer pour nous une automatisation qui effectuera la majeure partie du travail qui pourrait être effectué avec une automatisation très personnalisée Ici, mon invite à Omni dit de créer une automatisation. Envoyez une mise à jour quotidienne par e-mail à tous les responsables dont les tâches sont répertoriées comme étant dues aujourd'hui Alors maintenant, envoyons-le. OK, donc pour le moment, notre automatisation a été créée. Il indique que lorsqu'un déclencheur quotidien se produit à 9 h 00, l'automatisation trouve les enregistrements dans le tableau des tâches dont la date d' échéance est aujourd'hui , puis envoie un e-mail à tous les responsables de ces tâches avec une liste des tâches Regardons maintenant cette automatisation pour voir si elle a tout traduit correctement. Donc, à l' heure prévue, tous les jours à 9 h 00, cela semble bien. Juste ici. Cette première étape de déclenchement est bonne. Nous sommes en train de trouver des records. Nous allons donc trouver des enregistrements dans notre tableau des tâches. C'est une bonne chose, où le record est basé sur la condition. Et voici la condition où la date d'échéance est aujourd'hui. Et une autre chose que je voudrais ajouter à cette condition est une déclaration ici et un statut , puis ce n'est pas fait. Cela exclut donc tout, toutes les tâches effectuées car nous ne voulons envoyer à personne un e-mail l'informant qu'il a une tâche à accomplir alors qu'en réalité, la tâche est déjà terminée. Donc, ici même, cette condition est bonne. Nous pouvons donc tester cette action ici. Nous constatons qu'un dossier est attendu aujourd'hui et qu' il m'est attribué, et nous constatons que le statut est en cours, qu'il n'est pas terminé. OK, donc c'est bon. Passons maintenant à cette étape du courrier électronique. Donc, celui-ci n'est qu'une solution simple car il a besoin d' une liste d'entrées. Il n'y a pas vraiment de quoi envoyer cet e-mail. Donc, si nous sélectionnons la liste d'entrée, nous voulons entrer ici dans la recherche d'enregistrements. Il va donc utiliser les données de ces enregistrements qu'ils ont trouvés qui correspondent aux conditions que nous avons définies. Nous pouvons donc utiliser cette liste. Cela signifie que chaque enregistrement auquel une personne est affectée va lui envoyer cet e-mail. Mais nous ne voulons pas le faire, car si quelqu'un a plusieurs tâches à accomplir, il recevra deux fois le même e-mail. Donc, au lieu de cela, ce que je veux faire, c'est sortir cet e-mail d'envoi et le mettre ci-dessus ici. Ensuite, ce que nous pouvons faire, c'est simplement supprimer complètement ce groupe. Encore une fois, au fur et à mesure que nous étudions cette question, nous pouvons comprendre pourquoi il est important de comprendre tous ces mécanismes liés à l'automatisation. Les mécanismes nécessaires à création d'un champ, comme nous l'avons fait dans la leçon précédente, et cela s'appliquera toujours dans notre prochaine leçon au fur et à mesure que nous passerons revue et utiliserons l'IA pour les interfaces. Alors maintenant, avec cet e-mail envoyé, si nous venons ici, nous pouvons le voir, il y a des choses invalides ici. Certaines actions et valeurs ne sont pas valides. Nous voulons donc passer ici à la section « plus ». Nous voulons nous assurer que nous utilisons les données des enregistrements de recherche. Au fur et à mesure que nous faisons défiler la page vers le bas, nous voulons créer une nouvelle liste de valeurs de champs. Nous pouvons entrer ici dans les destinataires, puis nous voulons utiliser le courrier électronique des destinataires. Ensuite, pour le message ici, nous avons une autre valeur invalide dont nous pouvons nous débarrasser et nous pouvons la corriger à nouveau afin de pouvoir l'utiliser. Au fur et à mesure que nous abordons le message, nous pouvons voir qu'il y a une valeur non valide. Ce que nous pouvons faire pour simplifier les choses , c'est simplement nous débarrasser de la valeur. Maintenant que tout est en place, nous pouvons générer un aperçu. Et puis nous voyons qu'il y a un e-mail de prévisualisation envoyé à Adam. Taylor dit : « Bonjour ». Voici une liste des tâches à accomplir aujourd'hui. Le nom de la tâche est une proposition de projet préliminaire. La date d'échéance est aujourd'hui. Veuillez vous assurer de les consulter et de les compléter si nécessaire, cordialement. Encore une fois, nous avons une automatisation qui fonctionne parfaitement. Nous avons non seulement utilisé l'IA pour le créer, mais nous avons également utilisé l'IA comme étape de l' automatisation. OK, alors voilà. Encore une fois, c'est ainsi que nous pouvons utiliser Omni pour être notre meilleur ami pour optimiser et rendre notre table gonflable encore plus efficace, moins en termes d'automatisation Dans la leçon suivante, nous allons passer en revue les interfaces. Alors je te verrai alors. 23. Intégrer l'IA directement dans les interfaces: C'est bon. Bienvenue dans notre leçon d' IA sur les interfaces. Maintenant, l'interface que nous avons tous créée ensemble est plutôt correcte. Il contient de nombreuses informations. Il permet de visualiser un grand nombre de nos données Il prend donc ces données et les présente manière à ce que, lorsque nous les examinons d'un coup d'œil, nous puissions voir de nombreuses informations qui sont importantes pour nous Mais dans cette leçon, ce qui nous intéresse, c'est savoir comment utiliser Omni pour améliorer les choses ou même créer une nouvelle interface à partir de zéro ? Donc, maintenant que cette interface est déjà construite, allons-y, parlons à Omni et demandez-lui de regarder notre interface ici Et voyons s'il a des suggestions quant à une nouvelle interface qu' il pourrait créer pour nous. OK, alors je suis allé de l'avant et j'ai juste tapé l'invite de base ici J'ai dit que je voulais que vous examiniez interface du tableau de bord de mon projet et que vous créiez une nouvelle interface qui visualiserait mes données d'une manière différente , selon vous, adaptée à ma base Alors allons-y et envoyons-le. Alors, on y va. C' est ce qu'Omni nous a donné. Et il s'agit essentiellement d'une mise en page de liste. Nous pouvons donc tout voir ici dans un format de liste organisé à la fois par les équipes et les clients. Donc, si nous les examinons, nous constatons que l'équipe s'occupe du marketing, et à côté d'elle, elle a les chiffres, donc le nombre de tâches à accomplir nous constatons que l'équipe s'occupe du marketing, et à côté d'elle, elle a les chiffres, . Ensuite, nous pouvons voir cette répartition encore plus loin selon les clients qui sont sous leurs ordres. Nous avons donc NOVA Retail avec une seule tâche. Nous avons également notre Horizon avec une seule tâche à accomplir. Nous sommes en mesure de voir toutes ces informations et pas seulement cela, mais nous pouvons également les modifier ici même dans cette vue. Nous pouvons donc ajouter des personnes assignées, modifier la date d' échéance et modifier toutes ces informations affichées ici Maintenant, si nous voulons aller de l'avant et ajouter d'autres champs, nous pouvons le faire. Supposons donc que nous voulions ajouter le statut d'échéance ici pour voir quand celui-ci est en retard de quatre jours Il reste 58 jours. Tout cela, encore une fois, est simplement créé par cette petite invite que nous avons donnée à oh, allons-y et publions ces modifications. Nous allons maintenant voir cette interface. C'est assez utile ici parce que nous sommes en mesure d' apporter des ajustements ici, alors qu'ici, dans notre tableau de bord normal, nous ne sommes pas en mesure de le faire parce que tout ici ne fait que nous donner chiffres et informations où rien de tout cela n'est vraiment modifiable Mais ce que nous pouvons voir ici, sont les tâches elles-mêmes. Il s'agit donc d'un ajout très utile à notre interface, car nous avons la possibilité d' apporter des modifications ici. Nous n'avons donc pas à revenir en arrière dans nos données, et nous sommes en mesure de le faire directement dans notre interface. Maintenant allons-y et revenons ici sur notre table gonflable. Nous allons ouvrir cette sauvegarde. Et ce que je veux faire, c'est revenir en arrière et tout créer à partir de zéro. Alors maintenant, allons-y et ouvrons à nouveau Omni. Et ce que je veux dire à Omni, c'est de ne pas tenir compte de toute interface dont je dispose Et ce que je veux qu'il fasse, c'est créer une interface qui, selon lui , fonctionnera le mieux pour ma base de suivi de projets. Encore une fois, ici, je viens de taper une invite très basique J'ai dit de ne pas tenir compte de mes interfaces actuelles. Je veux que vous créiez une toute nouvelle interface qui , selon vous, exploitera au mieux mes données. Donc, ici, nous ne lui donnons pas vraiment beaucoup de conseils. Nous disons simplement : « Hé, créez une nouvelle interface ». Voyons donc ce qui se passe avec cela. OK, donc ici, nous avons la toute nouvelle interface. Donc, cette année est en fait assez décente. Cela ressemble donc un peu à ce que j'avais créé au début car nous pouvons voir le total de nos tâches, les tâches à accomplir cette semaine et les tâches hautement prioritaires. Mais ici, c'est un peu plus précis. Nous pouvons voir les tâches hautement prioritaires et les progrès réalisés. Et en plus de chaque titre présenté ici, nous avons également des sous-titres, ce qui les rend un peu plus descriptifs. Nos parties prenantes ou les membres de notre équipe seront donc en mesure de déchiffrer ces informations peut-être un peu plus clairement Et cela nous donne une approche différente des données que nous avons ici. Ainsi, par exemple, cette tâche se termine au cours de la suivante afin que nous puissions voir quand les choses sont dues à des jours spécifiques ici. Nous avons donc le 14 septembre, c'en est un. Le 17 septembre, c'en est une autre. Mais ce n'est pas la meilleure façon de visualiser les tâches à accomplir, car elle ne prend en compte que car elle ne prend en les jours où quelque chose est dû ici. Ce n'est pas juste une fois par jour sur cet axe. Hein ? Il y a trois jours d' écart entre ici, un jour ici, puis 12 jours d'écart ici. Ce n'est pas le meilleur type de graphique que j' utiliserais pour cela. Allons-y et changeons cela. Je viens donc de m'en débarrasser, et maintenant allons-y et discutons avec Omni de la façon dont nous pouvons ajouter un nouveau graphique spécifique pour le remplacer en quelque sorte Donc, en y regardant, nous ne voyons rien qui indique le nombre de tâches réparties par nom de client. Allons-y et demandons à Omni de le créer. Je suis donc allée de l'avant et j'ai simplement dit dans l'interface de présentation de la gestion des tâches ajouter un graphique à barres à code couleur qui montre les tâches des clients. Alors maintenant, en appuyant sur Entrée, voyons si cela apparaît correctement et comme nous le souhaitons. OK, donc ici, nous pouvons voir que nous avons, en fait, un nouveau graphique ici. C'est un graphique à barres. Nous avons donc tous nos employés ici, tous nos clients, et le nombre de tâches associées est une chose que je n'ai pas pu faire en écoutant mes instructions. Afin d'ajouter les couleurs que nous voulons et de les faire respecter le code couleur que nous avons dans nos données, nous pouvons ensuite entrer ici dans notre axe Y et descendre ici en couleur, puis pour notre palette, nous pouvons choisir d'utiliser les couleurs de base. Donc, ici, il respectera réellement ces couleurs, et nous avons la clé juste à côté. Maintenant, ce n'est pas très visible, du moins dans cette vue. Maintenant, si nous fermons les choses, nous pouvons voir les choses un peu mieux. Mais si nous voulons réorganiser les choses pour les rendre grandes et plus faciles à comprendre en un coup d'œil, nous pouvons le retirer vers le bas et je peux le faire glisser en dessous de ces deux éléments, ici même Et maintenant, tout est beaucoup plus clair. À ce stade, il devrait être clair comment OmniAI peut réellement vous aider à optimiser votre interface Au lieu de passer tout votre temps à organiser manuellement chaque mise en page et à écrire chaque étiquette, vous pouvez compter sur Omni pour suggérer des designs raffinés, générer des instructions utiles et même recommander les graphiques ou les filtres les plus utiles pour vos données C'est comme si vous aviez un partenaire créatif intégré directement dans l' interface elle-même. Mais comme vous pouvez le constater dans cette leçon, le principal point à retenir est l' équilibre, car Omni peut vous aider à accélérer la configuration et à vous donner des idées, mais cela peut également vous obliger à apporter quelques modifications Il est donc important d' avoir ces connaissances de base sur ce que tout fait et en quoi tout est important OK, c'est tout pour cette leçon. Je te verrai bientôt. 24. Associer les tableaux Airtable pour des flux de travail transparents: Tout au long de ce cours, nous avons travaillé entièrement à l'intérieur d' une seule table pour notre outil de suivi de projets. Cela fonctionne bien lorsque notre projet est de petite envergure, mais à mesure que votre flux de travail se développe, que votre entreprise se développe et que vos équipes se développent, vous devrez souvent connecter différents types d'informations. C'est là qu'intervient la liaison de tables. liaison vous permet de créer des relations entre vos tables afin que vos données restent organisées et ne soient pas dupliquées Ainsi, au lieu de saisir le même nom de client ou les mêmes informations d'équipe dans chaque tâche, vous pouvez stocker ces informations une seule fois dans leur propre tableau et simplement créer un lien. Dans notre exemple, avec notre outil de suivi de projets je vais créer un nouveau tableau qui sera basé sur nos clients ici. Je vais donc continuer et cliquer sur cet ajout ici. Et maintenant, au lieu de partir de zéro, parce que nous connaissons déjà ces champs et savons comment créer un tableau à partir de zéro, je vais le faire avec Omni Je viens donc de dire, créez une table pour stocker les détails du client. Maintenant, allons-y, répondons et voyons ce qui en ressortira. OK, alors allons-y. Il a maintenant créé cette nouvelle table nommée clients. Et au fur et à mesure que nous examinons, nous constatons qu'il y a beaucoup d'informations ici. Allons-y et examinons ces champs à sélection unique. Donc, ici même, nous avons le statut, qui est un prospect actif et notre priorité ici, élevée, moyenne et faible. Vous voyez donc qu'Omni a créé tout cela pour nous en un instant Alors maintenant, allons-y et fermons ça. Et maintenant, commençons à ajouter nos clients à partir de notre tableau des tâches. Ici. Nous avons donc cinq clients différents. Nous avons Orion, Acme, Blue Wave, Nova Retail et Horizon Je vais donc aller de l'avant et les ajouter ici. OK, donc en ce moment, nous avons cinq clients liés ici. Nous avons Acme, Orion, Nova Retail, Horizon et Blue Maintenant, ce que nous devons faire pour lier réellement ces tables, c'est revenir ici pour effectuer le lien. Il ne nous reste plus qu'à passer à notre domaine client. Nous allons cliquer dessus avec le bouton droit de , puis modifier le champ. Il ne nous reste plus qu'à passer d' une simple sélection à un lien vers un autre enregistrement. Il ne nous reste plus qu' à choisir la table dans laquelle nous voulons que le lien se produise. Ce sera donc la table des clients. Maintenant que nous avons ce lien vers les clients, il ne nous reste plus qu'à cliquer sur Enregistrer ici, puis à venir ici et à confirmer nos modifications. Cela signifie essentiellement que ce champ client était utilisé dans les automatisations et les éléments d'interface Cela signifie donc que dans nos automatisations, c'est simple. Il est utilisé dans l'une de nos automatisations ici, automatisation de nos e-mails récapitulatifs hebdomadaires et un élément d'interface Ils se trouvent donc ici juste dans nos interfaces. Nous avons un client là-bas, et cela va changer les choses. Nous pouvons donc simplement continuer et confirmer ce changement. Ici, il nous pose des questions sur les champs de recherche. Il s'agit donc essentiellement de demander si vous souhaitez intégrer l'un de vos champs du tableau de votre client dans celui-ci afin de pouvoir effectuer une recherche rapide et obtenir informations sans avoir à retourner dans cet onglet. Comme tout est vide là-bas, je vais juste sauter ça. Nous voyons maintenant que notre champ de clients est désormais mixte. Donc, si nous devions ajouter un client comme avant en une seule sélection, il nous suffirait de venir ici et de cliquer sur le plus. Et nous avons ici tous nos clients de l'autre table. Alors maintenant, au lieu d'être un champ de sélection unique, il prend une forme légèrement différente, mais c'est essentiellement exactement la même chose. Nous avons cliqué sur Plus ici, et nous avons maintenant le choix entre quelques options . Nous pouvons procéder à une sélection juste là. Alors maintenant, allons-y et revenons à la table de nos clients. Nous avons donc ces cinq clients ici, et maintenant, pour n'importe lequel de ces clients, nous pouvons désormais les ouvrir. Ensuite, si nous faisons défiler la page vers le bas, nous sommes désormais en mesure de voir toutes les tâches assignées à ces clients grâce à notre lien. Comme vous pouvez le constater, vous pouvez créer des liens sur des liens qui peuvent simplement vous fournir une multitude d'informations et faciliter vos flux de travail, en fonction du nombre d'équipes que vous avez et du type d'informations que vous priorisez. Donc, par exemple, si nous devions aller avant et remplir toutes ces informations ici, puis si nous devions créer des automatisations basées sur l'IA, donner des mises à jour à nos clients ou envoyer des e-mails personnalisés, alors nous serions désormais en mesure de le faire avec toutes ces informations maintenant, par exemple, ces informations maintenant, par exemple, ajoutez ici des notes très détaillées sur chaque client, alors vous Je peux voir qu'Omni sera capable de créer des e-mails incroyables et des formes de communication incroyables pour atteindre ces clients Encore une fois, tout est fait, complètement automatisé. Comme vous pouvez le constater, les possibilités sont infinies. Lorsqu'il s'agit d'utiliser l' IA et de lier des tableaux, chaque information ne fera que l' améliorer. Voilà, les gars. C'est tout pour cette leçon. Je te verrai bientôt. 25. Intégrez Airtable à vos applications préférées: Tout au long de ce cours, nous avons beaucoup fait avec Air table. Mais Airtable n'a pas besoin de vivre dans sa propre bulle. Il peut se connecter à d'autres outils que votre équipe utilise déjà. C'est exactement là que les intégrations peuvent entrer en jeu. Nous l'avons donc déjà vu, mais nous ne comprenons pas vraiment ce que font ces intégrations, car nous ne les avons examinées que très rapidement Allons-y et créons une nouvelle automatisation, car nos intégrations fonctionneront principalement dans le cadre d' automatisations au sein Donc ici, nous allons commencer par le basique, non ? Nous allons simplement aller de l'avant et lorsqu' un record correspond à une condition que nous avons définie ici, c'est à ce moment-là que notre déclencheur va se déclencher. Ce n'est pas aussi important pour le moment. heure actuelle, ce que nous voulons examiner , ce sont ces intégrations. Au fur et à mesure que nous entamons nos actions, nous pouvons faire défiler la page vers le bas et voir toutes nos intégrations ici Dans Slack, nous sommes donc en mesure d'envoyer des messages ou d'envoyer des messages exploitables Dans Gmail, nous pouvons envoyer un e-mail avec Google Agenda, créer ou mettre à jour des événements. Nous pouvons également créer Google Docs et mettre à jour Google Docs. Il y a beaucoup de choses que nous pouvons faire ici grâce à notre intégration. Maintenant, allons-y et commençons simplement. Passons à l'intégration de Slack. Nous pouvons envoyer un message dans Slack. Allons-y, revenons ici, lions-le à notre tableau des tâches, puis nous pourrons ajouter une condition ici. Nous pouvons donc dire que lorsque le statut est terminé, nous allons envoyer un message Slack Il est donc temps d'activer réellement cette intégration, n'est-ce pas ? Parce que ce que nous devons faire, c'est intégrer nos comptes. Allons-y, accédons à notre compte Slack et connectons un nouveau Slacun nous reste plus qu'à nous connecter à notre espace de travail. Alors allons-y et faisons-le. Maintenant, nous avons intégré notre compte Slack ici, et il ne nous reste plus qu'à sélectionner une chaîne ou un utilisateur Maintenant, j'ai déjà créé une chaîne Air Table Log dans mon Slack, donc je peux commencer à la configurer Il est maintenant temps de rédiger notre message. Nous pouvons donc simplement garder celui-ci simple. Je peux juste aller ici, appuyer sur le plus. Je peux utiliser les données de notre déclencheur, puis je peux venir ici et sélectionner notre tâche. Alors je peux simplement être quelque chose de simple. Le nom de la tâche est terminé. Nous pouvons donc maintenant générer un aperçu et exécuter nos tests. Ensuite, nous pouvons voir le message ici. Rédiger un article de blog Aucun correctif récent n'est terminé. Alors maintenant, nous devrions pouvoir retourner dans Slack et voir ce message Ici, dans Slack, nous pouvons voir que ce message est maintenant là Air Table a donc envoyé ce message, écrivez l'article de blog 0N recent Patch Allons-y et allons-y, et nous pourrons activer cette automatisation. Et maintenant, si nous revenons à nos données et que nous décidons de changer quoi que ce soit, allez-y et marquez cela comme terminé. Si nous nous déplaçons ici, nous verrons que cela a maintenant été ajouté. La campagne Jav sur les réseaux sociaux est terminée. Bien sûr, vous pouvez le faire avec pratiquement n'importe quoi, n'est-ce pas ? Vous pouvez avoir un journal Air Table dans votre slack, et peu importe ce que vous voulez enregistrer, vous pouvez le faire ici Voyons maintenant comment nous pouvons peut-être faire la même chose dans Google Doc. Allons-y et ajoutons une action ici. Et au lieu de simplement envoyer un e-mail, nous voulons nous rendre ici dans Google Doc et sélectionner Mettre à jour Google Doc. Nous devons donc maintenant connecter notre Google Doxycal. Donc, comme nous l'avons fait auparavant, nous allons venir ici et nous pouvons cliquer sur Connect Google Doc ACL. Maintenant, pour sélectionner le document, cela va également être très simple. Nous allons simplement sélectionner ce bouton ici, puis il devrait nous y emmener. Donc, ici, j'ai un journal de complétion de la table Air que je peux maintenant sélectionner. Maintenant, c'est ici. Il ne nous reste plus qu'à sélectionner ce que nous voulons mettre à jour. Je vais donc aller ici et cliquer sur Choisir un champ, puis nous allons modifier le contenu de ce champ. Maintenant, comme nous l'avons fait auparavant, nous pouvons continuer et ajouter le message ici. Tout d'abord, je veux sortir avec quelqu'un. Donc, ce que je vais faire, c'est en venir à This plus, et au lieu d'utiliser des données provenant de celui-ci, je veux utiliser des données datent d'un moment précis, et ce sera le temps d'exécution réel de celui-ci. Et puis nous pouvons choisir comment nous voulons que la date apparaisse. Et je vais juste choisir la version américaine ici, et je peux sélectionner EST, juste là, puis nous pouvons insérer. Maintenant, il y a la date. Alors je peux juste mettre un tiret ici. Et puis, en gros, exactement la même chose que celle que nous avions avec notre message Slack, qui sera notre signe positif ici Nous allons descendre ici jusqu'au nom de notre tâche, puis nous allons dire qu'elle est terminée. Nous avons donc maintenant une date, puis la tâche a été terminée. Alors maintenant, je peux aller de l'avant et tester cette action. Maintenant, si nous passons à notre document, nous pouvons constater qu'il se trouve ici. Alors maintenant, allons-y et faisons un autre test. Donc, si je reviens ici, pour m'assurer que cette automatisation est activée, j'entre dans les données, puis je marque celle-ci comme terminée. Si je reviens ici, nous devrions voir dans un instant que cela devrait être rempli. Maintenant, pour réellement appliquer cela, nous allons nous assurer que ces modifications sont publiées, puis nous pouvons entrer dans nos données, puis je peux venir et allons-y , extrayons celle-ci et sélectionnez-la comme terminée. Alors maintenant, si j'emménage ici, nous voyons juste devant nos yeux cela vient d'être peuplé. Enfin, si nous ne voulons pas que nos e-mails soient envoyés par Airtable, n'est-ce Parce que les e-mails que nous avons vus lorsque nous avons créé les automatisations pour la première fois, nous avons constaté qu'ils étaient envoyés depuis Airtable Mais si nous voulons envoyer et contacter nos prospects ou nos clients, nous voulons peut-être que les e-mails proviennent de notre propre courrier électronique. Cela a donc l'air un peu plus professionnel et il ne s' agit pas simplement d'une automatisation. Donc, ce que nous pouvons faire pour cela, c'est revenir ici, ajouter une autre action, accéder à Gmail, puis envoyer un e-mail. Maintenant, pour notre compte Gmail, nous allons faire la même chose qu' avant et connecter un nouveau compte. En quelques secondes, nous avons ajouté notre compte Gmail. Et puis, dans nos deux sections, nous allons simplement agir comme s'il s'agissait de tout autre e-mail que nous avons créé ici dans le cadre de nos automatisations Mais maintenant, au lieu de l' e-mail provenant d'Airtable, il viendra de nous Alors maintenant, allons-y et envoyons un e-mail de test pour voir à quoi cela va ressembler. OK, maintenant nous avons intégré cet e-mail, et je viens de taper un e-mail rapide que nous pouvons envoyer à notre ami Ardi Airtable Alors maintenant, exécutons-le tel que configuré, exécutons ce test. Nous voyons que cet e-mail a maintenant été envoyé à Ardi. Allons donc consulter son compte pour voir à quoi cela va ressembler de son côté afin de voir si nous pouvons identifier les affaires amusantes qui se passent. Donc, dans le courriel d'Ard, nous voyons qu'Ardi a reçu un e-mail d'Adam Taylor qui dit : «   Salut, Ardi, je viens de m'enregistrer, c'est mieux Adam ». Et nous constatons qu'il n'y a pas de marque Airtable. Rien ne peut le déchiffrer. Hé, c' est un e-mail automatique qui a été envoyé. OK. Cela couvre donc essentiellement toutes les intégrations les plus courantes que la plupart d'entre vous utiliseront probablement Nous sommes donc en mesure d' envoyer des messages Slack, mettre à jour Google Docs, de créer Google Docs, et d'envoyer des e-mails Maintenant, bien sûr, il existe également quelques autres intégrations que nous pouvons également utiliser Nous avons des formulaires et des feuilles Google où nous pouvons ajouter certaines lignes aux Google Sheets Nous avons des intégrations Microsoft Team, des calendriers Google. Et, vous savez, il y en a une poignée. Mais rien qu'en regardant ces intégrations, cela vous donnera suffisamment d'informations sur la manière dont vous pouvez vous intégrer à d'autres applications à votre guise Très bien, c'est tout pour cette séance de dédicace de leçon. 26. Créer une base plus rapidement grâce à l'IA et à des modèles avéré ates: Pour conclure ce cours, je voudrais en quelque sorte terminer par la façon dont nous avons commencé, et ce, sans rien dire, car tout au long de ce cours, nous avons essentiellement travaillé suivi de projets que nous avons créé. Mais maintenant, ce que je veux faire, c'est quitter cette base. Et je veux examiner les modèles parce que nous avons construit notre base entièrement à partir de zéro, et je veux aussi envisager de commencer par Omni allons donc utiliser l'IA pour créer notre base à partir de chacun d'eux qui a ses propres avantages. Bien entendu, nous avons commencé ce cours avec notre outil de suivi de projets que nous sommes en train ce cours avec notre de créer. C'est parce que nous voulions acquérir des connaissances de base sur tout ce qui concerne une table gonflable Mais maintenant que nous l'avons et que nous avons tout compris, nous pouvons passer à l'utilisation effective de l'IA dès le départ pour accélérer les choses et trouver l'inspiration. Maintenant, c'est exactement de la même manière que nous allons aborder les modèles, car cela peut nous aider à faire exactement les mêmes choses. Cela peut accélérer nos processus et nous inspirer quant à la manière dont nous pourrions vouloir organiser ou inclure des informations dans notre propre base. Allons-y et commençons par Omni. Et ce que nous allons faire, c'est utiliser une invite que je viens de récupérer de ChachiBT Je viens de demander à Chachi BT me donner une invite que je peux saisir ici à l'aide une capture d'écran de cet écran pour créer une base à partir de zéro avec Omni Et c'est ce que ça m'a apporté. Il dit de créer un centre de gestion de projet pour une petite agence numérique. Incluez un tableau des tâches avec des champs, nom de la tâche, le statut de la description, les dates d' échéance avec priorité, le destinataire, le client et les heures estimées Ajoutez le tableau d'un client avec les champs, nom du client, le nom du contact, l'adresse e-mail du contact et les notes, puis liez le champ client aux tâches et à la table client. Comme vous pouvez le constater, celui-ci est fortement inspiré de ce que nous avons créé avec notre outil de suivi de projets. Mais c'est aussi pour nous montrer comment nous pouvons simplement parler de ce que nous pensons en termes simples pour ensuite voir comment Omni peut aller de l'avant et le créer pour nous en un instant Allons-y et voyons comment Omni s'en sort avec tout cela. Nous pouvons maintenant le voir fonctionner en action. Il a donc simplement créé une table des tâches. Nous pouvons donc y voir le nom, la description, le statut, la date d'échéance, la priorité, les description, le statut, la date d'échéance, la priorité, heures estimées, l'image de référence en jours avant l'échéance. Maintenant, nous allons voir s'il est trop tard. Il s'agit donc d'une véritable fausse déclaration. Ensuite, nous avons vu qu'il y avait un résumé des tâches là-bas, et maintenant nous passons à la création de notre prochaine table, qui sera consacrée aux clients. Ensuite, nous pouvons également constater qu'il existe un enregistrement lié juste ici dans les tâches liées, et maintenant il passe aux interfaces, et cela nous crée une interface complète pour. Maintenant, ici, nous voyons qu'il n'y a aucune information que nous pouvons voir, mais vous pouvez continuer et revenir ici dans nos données, et nous pouvons voir tous ces exemples d' informations ici pour nous. Maintenant, si ce n'est pas impressionnant, alors je ne sais pas ce que c'est. Parce que, encore une fois, avec une seule demande que nous avons extraite de Chachi BT, il a été en mesure de créer une application complète, essentiellement Nous avons donc ceci ici. Nos tâches sont réparties en différentes vues ici, et nous avons notre répertoire de clients et une liste de clients ici. Et vous pouvez toujours parler à Omni tout au long votre processus de création pour, encore une fois, trouver plus d'inspiration , accélérer les choses et tester les limites de ce qu'Airtable est capable de faire Particulièrement utile pour créer ces interfaces, car ces interfaces sont des applications. C'est là que nous pouvons interagir avec nos données d'une manière un peu différente de celle de les regarder toutes en ligne ici. Ainsi, nous sommes immédiatement en mesure de voir à quel point Omni est puissant et de repartir de zéro Maintenant, de même, partons d'ici. Et maintenant, commençons par un modèle ici. Nous pouvons explorer d' autres modèles, afin de voir tout ce que ces modèles ont essentiellement à offrir. Donc, ils seront principalement répartis par équipes. Vous avez donc vos équipes de gestion de projet. Vous avez le marketing, les produits et design, les opérations, le support informatique, mais ce n'est pas seulement cela, car nous avons également tous ces modèles. Nous avons par secteur d'activité, éducation, organismes à but non lucratif, immobilier, médias et divertissement, particuliers, petites entreprises, entreprises en démarrage et capital-risque. Par fonctionnalité, donc comment ils fonctionneront essentiellement, et nous avons également quelques autres cas d' utilisation. Allons-y et faisons quelque chose d'un peu différent de ce que nous avons fait jusqu'à présent. Passons donc à l'année de l'éducation et des organisations à but non lucratif. Allons-y et regardons ce répertoire des anciens élèves. Et nous pouvons cliquer sur Utiliser le modèle ici, et nous allons choisir notre espace de travail pour ajouter cette base. Ici, nous pouvons maintenant voir ce modèle prendre vie dans notre propre table gonflable . Vous voyez donc combien de champs il y a. Il y a différents points de vue ici, par classe de fin d'études, par spécialité Il y a même un formulaire d'information ici que vous pouvez également envoyer aux anciens élèves Et il y a une galerie d'anciens élèves. Maintenant, ces modèles sont essentiellement infinis. Il y en a tellement. En cliquant ici, nous constatons qu'il y infinité à utiliser, et nous pouvons même voir lesquels sont alimentés par l'IA grâce à ces petits badges. Tout cela sera très spécifique à votre cas d'utilisation d'Air table. Donc, je vous recommande vivement que si vous voyez votre cas d'utilisation ici ou dans votre secteur d'activité, vous devriez y aller et l'explorer. Et même s'il ne s'agit pas de votre propre secteur d'activité, vous pouvez toujours aller de l'avant et voir comment les gens utilisent Airtable à leur manière, car Airtable et la façon dont les gens l'utilisent évoluent constamment jour après jour Sur ce, je tiens à vous remercier d' avoir suivi ce cours et l'avoir suivi jusqu'au bout. Si vous avez des questions sur Air table à tout moment, vous pouvez toujours revenir sur ce cours, les poser dans la section questions-réponses, et mon équipe et moi-même serons là pour répondre à toutes vos questions Très bien, c'est tout pour Air Table. J'ai hâte de voir ce que vous pouvez créer. Alors, préviens-moi. Je veux voir toutes tes belles créations.