Organizado digital

1. Introducción: En este curso, vamos a desorganizar. El desorden puede tener efectos compuestos en muchas partes de tu vida. Para mí, ahorra tiempo de múltiples maneras. Paso menos tiempo buscando cosas. Pasaré más tiempo y enfocaré más en lo que realmente importa. Piénsalo, si pareces organizado, tus amigos y compañeros de trabajo, gente simplemente te vería de una mejor manera. Si tu jefe te ve como una persona organizada y capaz, te da más autoestima y motivación y la confianza para desempeñarte mejor en tu trabajo. Todo esto se convierte en un bucle de retroalimentación positiva. Pero lo más importante, descubrí que el desorden me ayuda a realinearme con mi trabajo, mi vida y mi felicidad general. Para mí, un espacio de trabajo organizado me motiva a hacer más trabajo y me inspira a disfrutar del proceso. En este video, voy a estar repasando un método que utilizo para ayudarme a desorganizar mi espacio de trabajo digital y físico. Vamos a estar limpiando nuestras computadoras, laptops, teléfonos, calendarios de correo electrónico, para hacer listas de escritorio, oficina, prácticamente hacer un cambio de imagen completo. Lo haremos aún más conveniente al sincronizar todos nuestros archivos y datos en todos nuestros espacios de trabajo. Empecemos. 2. Decreto digital: A lo largo de los años, he probado muchos métodos de productividad diferentes. Pedí prestadas mis partes y piezas favoritas de algunos de mis autores favoritos. He remezclado estos ingredientes en un método que me funciona y pondré enlaces a sus recursos para una lectura adicional si te interesa. Más o menos hay dos frameworks que utilizo para guiar mi sistema. Para la organización, utilizo algo que me gusta llamar el método RIP, que significa registros, bandeja de entrada y proyectos. Los registros contienen la mayoría de mis archivos. Inbox es donde volco todos mis archivos nuevos, que luego puedo categorizar más tarde, y luego los proyectos son los actuales en los que estoy trabajando en este momento. Tengo subcarpetas en mis registros para todas las áreas de mi vida, por ejemplo, tengo una carpeta para escuela, una carpeta para medicina, finanzas, familia, etc. Siempre que estoy trabajando en un proyecto específico dentro de una de estas áreas, muevo ese proyecto a la carpeta de proyectos. Cuando termine con eso, lo muevo de nuevo a los registros. Siempre que nuevos archivos entran en mi sistema, inmediatamente los pongo en la bandeja de entrada, ya sean descargas o archivos de mis compañeros de trabajo o fotos familiares, cualquier cosa que entre va directo a la bandeja de entrada. Como pueden ver, me gusta usar mi bandeja de entrada como portero de todo mi sistema. Porque no quiero distraerme constantemente archivos aleatorios que llegan en todo momento del día. Lo que hago es programar tiempo ya sea al final del día o incluso a veces al final de la semana donde específicamente dedico ese tiempo a pasar y limpiar mi bandeja de entrada ya sea categorizándola en registros o poniéndola en proyectos o simplemente poniéndola en la basura. El objetivo al final de este curso es tener las mismas tres carpetas, la R, I y P. Dentro de tus carpetas de registros, tendrás las mismas subcarpetas en todos tus dispositivos. El segundo framework que utilizo es para procesar mi bandeja de entrada. Este marco me ayuda a decidir lo que necesito y no necesito conservarlo. Cuando estoy tratando de decidir si debo o no guardar o tirar un artículo o un archivo, me haré estas tres preguntas. Primero, ¿esto me ayudará a hacer mi trabajo? Trabajo que significa trabajo profesional. Segundo, ¿esto me hará la vida más fácil? Esto incluye amigos de la vida no laboral, familia, comunidad, metas de vida, ambiciones, ese tipo de cosas. Por último, ¿esto me hará feliz? Observe cómo todas las preguntas usan la palabra voluntad, como ¿esto me hará feliz? La pregunta no es, ¿ esto me hizo feliz? Yo uso la palabra voluntad porque algunos de mis artículos pueden haberme hecho feliz en el pasado, pero en el futuro, ¿ esto todavía me hará feliz? Si no puedo responder sí a alguna de esas tres preguntas, entonces tiro ese ítem. La forma en que me gusta recordar estas tres preguntas es la frase trabajo, vida, felicidad. Esa fue una visión general de mi método para el desagrupamiento digital. Pongámoslos a la acción en el siguiente capítulo, empezando por nuestras computadoras. 3. Proyecto de clase: Al final de este curso, habremos desagrupado nuestro espacio de trabajo digital y lo habremos transformado en un ecosistema acogedor que nos motiva e inspira. medida que pasamos por cada una de las fases, toma una foto de tu antes y después y colócalas aquí para inspirar a tus compañeros de clase. 4. Decluttering de tu computadora: [MÚSICA] En este capítulo, vamos a comenzar por ordenar nuestras computadoras o laptops o cualquiera que sea su dispositivo electrónico principal. Si no usas una computadora entonces siéntete libre de saltarte este capítulo y seguir adelante con el siguiente. Para este curso voy a estar usando Canva para demostrar los pasos. En la vida real, uso una Mac pero para evitar confusiones con aquellos de ustedes que usan Windows o Android o Linux o cualquier otro sistema operativo solo voy a mantenerlo simple y usar estos gráficos para representar todo. Aquí hay un recordatorio del método RIP que usaremos para organizar todos nuestros espacios de trabajo. Primero toma una captura de pantalla o una foto de tu escritorio en su estado actual para que podamos compararlo como un antes y un después al final del capítulo. Para iniciar el método RIP puedes hacer una carpeta completamente nueva para cada uno de estos tres justo aquí mismo en tu escritorio. Ahora voy a abrir la carpeta de registros y crear mis subcarpetas. Estas son mis subcarpetas. Puedes pedir prestado lo que uso si quieres o siéntete libre de hacer el tuyo personalizado para ti. Recuerda que el objetivo al final de este curso es que tengas las mismas subcarpetas en todos tus dispositivos. Ahora que eso está hecho empecemos por ordenar el escritorio. Lo que vamos a hacer es arrastrar todo lo que vemos en el escritorio y ponerlo en la carpeta de la bandeja de entrada. Ahí lo tenemos. Tu escritorio está completamente desorganizado y ya terminamos y te veré en el siguiente capítulo. Es broma. Pero ahora viene la parte difícil. Vamos a usar las tres grandes preguntas para procesar nuestra bandeja de entrada. Voy a revisar cada uno de estos expedientes uno por uno y me pregunto, me ayudará esto con el trabajo? ¿Esto me hará la vida más fácil? ¿O esto me hará feliz? Empecemos con este documento de pretensiones. Digamos que es un registro médico de todas las vacunas que he recibido. Sigamos adelante y hagamos las tres grandes preguntas. ¿Esto me ayudará a hacer mejor mi trabajo? Probablemente no. ¿Esto me hará la vida más fácil? Probablemente porque es agradable tener tus registros médicos a mano en caso de que lo necesites para tu médico o cualquier otra solicitud de empleo. Entonces finalmente, ¿esto me hará feliz? Probablemente no. Pero de inmediato vemos que ya respondí sí a una de las tres preguntas y eso significa que voy a estar guardando estos documentos. Vamos a moverlo a la subcarpeta apropiada dentro de la carpeta de registros. Vamos a hacer una lluvia de ideas más aquí. Esto es un contrato de trabajo ¿me ayudará con el trabajo? Sí. Entonces lo pondré en mi subcarpeta de trabajo. Estas son fotos que tomamos en nuestras últimas vacaciones, ¿me ayudará con el trabajo? Probablemente no. ¿Me ayudará con la vida? No sé tal vez no pero mirándolo, me hace feliz así que lo pondré en la subcarpeta de mi familia. Entonces este es un manual de instrucciones para una estantería. No responde a ninguna de las tres preguntas así que eso va a ir a la basura. No sé cuán abarrotado está tu escritorio, puede que te lleve unos minutos hacerlo, puede que te lleve unos días, pero ve a tu propio ritmo pero por ahora sigamos adelante. Voy a mover la carpeta de registros y guardarla en mis documentos. Básicamente solo quiero sacarlo del escritorio. Como su nombre lo indica son registros así que probablemente no voy a estar accediendo a ellos con tanta frecuencia. Las dos carpetas que me gusta mantener mi escritorio son la bandeja de entrada y la carpeta de proyectos. La carpeta de proyectos contendrá todos los proyectos en los que estoy trabajando en este momento. Digamos que actualmente estoy editando este video para mi canal de YouTube. Es agradable tenerlo a mano pero cuando termine con él moveré este proyecto a su subcarpeta apropiada en los registros. Actualmente estoy trabajando en este curso de video así que sería bueno tenerlo fácilmente accesible también en mi escritorio. El flujo va así. Cada vez que un nuevo archivo o documento entra mi computadora va directo a la bandeja de entrada, esa manera sé dónde está y no tengo ocuparme de inmediato con él en ese mismo momento. Puedo hacer algún tiempo al final del día o al final de la semana para procesar mi bandeja de entrada y poner todo donde pertenece. Si pasé un poco de tiempo aquí y allá a lo largo del día a medida que entran las cosas para reorganizar mi bandeja de entrada es simplemente muy distrayente. Un consejo rápido que me pareció útil es que cambié la ubicación de mis descargas de Internet a mi carpeta de bandeja de entrada. Puedes hacer esto yendo a la configuración en tu navegador y cambiando el destino de la carpeta. De esa manera, no tienes una carpeta de descargas que solo se está construyendo a la masa crítica con el tiempo sin que lo sepas. Otro consejo que me ha resultado útil es tener almacenamiento en la nube. Edito videos, así que necesito mucho espacio de almacenamiento especialmente para metraje 4K. Maddie y yo usamos G Suite para nuestro negocio. Obtenemos almacenamiento ilimitado y la mejor parte es que nuestros archivos están en la nube y se pueden sumar en todos nuestros dispositivos. Nuestros iPads, teléfonos, laptops todos tienen las mismas tres carpetas, registros, proyectos de bandeja de entrada, y tener todo parecía simplemente lo hace mucho más conveniente. Acabamos de terminar de ordenar nuestras computadoras. Cuando termines, toma una foto de tu escritorio y publica fotos de antes y después para que otros estudiantes puedan maravillarse con tu increíble trabajo y en el siguiente capítulo pasaremos a desconcertar nuestro correo electrónico. 5. Decluttering de tu correo electrónico: En este capítulo se va a desordenar nuestro correo electrónico y no importa cuántas direcciones de correo electrónico tenga, porque tengo bastantes. Puedes usar el mismo sistema en todos los correos electrónicos. Voy a hacer de nuevo las tres carpetas según el método RIP. Pero ten en cuenta que en realidad no necesito hacer una carpeta para la bandeja de entrada porque todos los correos vienen con una bandeja de entrada incorporada. Nuevamente, dentro de mi carpeta de registros, verás que tengo las mismas subcarpetas que tenía de mi computadora y también tengo mi carpeta de proyectos. Cualquier cosa que requiera una acción, o una respuesta pronto, pondré en mi carpeta de proyectos. Además, cualquier cosa que esté esperando de otra persona, o cualquier confirmación de pedido, o recibos de cosas que aún no he recibido, todos estarán en la carpeta de proyectos y una vez que haya terminado con ellos, o los haré basura, o los moveré a registros. No uso mi bandeja de entrada para espacio de almacenamiento, puedes mezclar fácilmente tu correo electrónico de esa manera así que te insto a que revises correos electrónicos en tu bandeja de entrada y las tres preguntas y las resuelvas todas. Pero antes de comenzar a hacer eso, simplemente tome una foto rápidamente de cuántos correos electrónicos ha construido en su bandeja de entrada. Algunos de ustedes pueden tener miles de correos electrónicos y puede llevar días, o incluso semanas. Si te sientes abrumado por la idea de organizar todos tus correos electrónicos, lo que puedes hacer es crear una nueva carpeta y simplemente llamarla bandeja de entrada vieja, y luego mover todo ahí y luego lentamente simplemente chip en esa carpeta con el tiempo. Si necesitas algo, siempre puedes buscar en tu bandeja de entrada anterior también, pero limpia tu bandeja de entrada actual y comenzar una nueva. Un consejo rápido es que mientras estás ordenando tu bandeja de entrada, podrías notar que estás suscrito a muchos boletines diferentes, o listas de correo de la empresa, o promociones así que hazte las tres preguntas sobre todas las listas de correo a las que estás suscrito y baja de todas las que ya no cumplen con las tres preguntas. Otro consejo que me pareció útil es que solo revises tu correo una vez, o dos veces al día a menos que estés esperando algún correo electrónico importante súper urgente, o algo así, la mayoría de los días no necesitas revisar tu correo electrónico más que eso. Como mencioné antes, me gusta bloquear algún tiempo al final del día, a veces al final de la semana, procesar mi bandeja de entrada de correo electrónico y categorizar todos mis correos electrónicos. Acabamos de terminar de ordenar nuestros correos electrónicos, una vez que hayas bajado tu bandeja de entrada a cero, sigue adelante y toma una foto y muestra todos los demás estudiantes cuánto a todos los demás estudiantes cuánto tiempo tardó en organizarlo. Definitivamente puede ser motivador ver. En el siguiente capítulo se estará desordenando nuestro calendario así, nos vemos ahí. 6. Decluttering de tu calendario: En este capítulo, vamos a desorganizar nuestros calendarios. La foto para esta es opcional, no tienes que mostrar a otros alumnos lo que tienes planeado en tu calendario. Al igual que cómo puedes perder mucho tiempo en el correo electrónico y las redes sociales, definitivamente puedes perder mucho tiempo en reuniones y eventos. Es posible que descubres que estás atendiendo constantemente las necesidades de los demás o tratando de hacer tiempo para los demás, pero realmente organizar tu calendario se trata de hacer tiempo para ti mismo. Para todos tus eventos actuales del calendario y todos los eventos en el futuro, siempre quieres hacer las tres grandes preguntas antes de ponerlas en tu calendario. Si un evento no responde a ninguna de las tres preguntas y puedes salir de él, entonces sal de él. Cancele el evento, pero yo no iría por ahí cancelando de izquierda a derecha y retomando promesas que ya le hiciste a otras personas, eso probablemente no va a ir muy bien. Un consejo rápido, descubrí que cuando apenas estaba comenzando con algo, tenía que decir automáticamente sí a literalmente todo porque quería abrir tantas puertas como fuera posible en la vida, pero una vez que descubrí qué puertas quería tomar, tuve que cambiar mi forma de pensar para decir automáticamente no a todo. Si es realmente tan importante entonces la otra persona volverá a ti una y otra vez y luego podrás decidir en ese momento si quieres o no decir sí o no a sus peticiones. Pero ahora entrar en la mentalidad de simplemente decir que inicialmente no a todos los demás es realmente solo decir que sí a todo lo que quieres hacer. De aquí en adelante, siempre que alguien o algo haga una demanda en tu calendario, hazte las tres preguntas, trabajo, vida, felicidad, y mira si merece un espacio en tu calendario. Si merece un espacio para estar en tu calendario, entonces o ponlo directamente en tu calendario si conoces la fecha y hora o si no lo haces y aún necesitas elaborar la programación, entonces puedes ponerlo en tu lista de tareas pendientes, que no olvides programarlo más tarde. Dicho esto, sigamos adelante y terminemos este capítulo y en el siguiente capítulo, hablaremos de desorganizar nuestra lista de tareas pendientes. 7. Decluttering de tu lista: En este capítulo, vamos a ordenar nuestras listas de tareas pendientes. Antes de comenzar, tome una foto de sus listas de tareas diarias actuales. Veamos de nuevo el método RIP. Tengo una lista llamada inbox, y tengo una lista llamada projects, pero mi lista de registros es realmente solo una combinación de mi lista diaria y mi calendario. Las listas de tareas pendientes de muchas maneras son una extensión de tu calendario. Lo que sea que tengas en tu calendario para ese día va a tu lista de tareas diarias, pero hay muchas tareas y proyectos que no tienen una fecha y hora exactas. Por ejemplo, si estás esperando una respuesta de otro miembro del equipo para un proyecto actual, o si tu amigo te envió al azar un video o algo así y le dijiste que verías en tu tiempo libre, estas son las tareas que se pueden poner en la lista de tu proyecto. Entonces puedes revisarlos al final del día. Me parece que una lista de bandeja de entrada es realmente útil para eliminar los pensamientos que distraen. Por ejemplo, cuando estoy trabajando y tengo un pensamiento que me distrae como, Oh porquería, se acerca el cumpleaños de mi mamá y necesito conseguirle un regalo, o un pensamiento como una idea nueva para un video de YouTube o una entrada de blog y no quiero olvidarlo, inmediatamente lo escribiré en mi lista de bandeja de entrada. Si un pensamiento me viene a la cabeza, nunca lo recordaré, si no lo anoto. He perdido tantas buenas ideas antes de solo tratar de aferrarme a los pensamientos en mi memoria, pero cuando hago esto, básicamente estoy ocupando el espacio en mi memoria. Esto me impide centrarme realmente en la tarea justo frente a mí. La lista de la bandeja de entrada es ideal para almacenar ideas fugaces. Siempre puedo pasar por mi lista de bandeja de entrada al final del día o al final de la semana. En ese momento, haré las tres grandes preguntas, el trabajo, la vida, la felicidad, por cada una de las cosas de mi lista de bandeja de entrada. Si cumple alguna de las tres preguntas, entonces es digno de estar programado en mi calendario. Ahora hemos terminado de ordenar nuestras listas de tareas pendientes, tomadas tras foto. Adelante y pútalo para ver como han cambiado tu antes y despues. En el siguiente capítulo, estaremos desordenando nuestros teléfonos. 8. Decluttering de tu teléfono: En este capítulo, vamos a estar ordenando nuestros teléfonos, que posiblemente sea el espacio de trabajo que está lleno de más distracciones en comparación con más distracciones en comparación todos los otros espacios de trabajo anteriores. Para comenzar, puedes tomar una captura de pantalla de la pantalla de inicio de tu teléfono para la foto anterior. Vamos a llegar a ello. Mi teléfono es solo una bomba de tictac llena de notificaciones y mensajes y correos electrónicos, listo para apagarse en cualquier momento. Cuantas más aplicaciones tenga instaladas, más notificaciones voy a recibir. Lo primero que vamos a hacer es pasar por todas y cada una de nuestras aplicaciones y hacer las tres grandes preguntas. Si la app pasa la prueba, entonces la mantienes. De no ser así, bórrela. El método RIP realmente no se aplica bien aquí, pero si quieres, puedes organizar tus aplicaciones en grupos que reflejen tus subcarpetas de registros. Consejo tan rápido; si quieres ahorrar tiempo y eres lo suficientemente valiente para hacer esto, podrías intentar eliminar todas las aplicaciones de tu teléfono de una vez, como desde el principio. Entonces solo reinstalas las que uses. Muchos de nosotros todavía tenemos aplicaciones en nuestros teléfonos que no se han tocado desde hace años y simplemente están ahí sentados recogiendo polvo y ocupando almacenamiento. Otro consejo rápido es cada vez que descargas una nueva aplicación y la has usado durante aproximadamente una semana más o menos, después de esa semana, hazte las tres grandes preguntas para ver si vale la pena guardarla. Yo solo digo una semana, podría ser un mes. Lo que quiero decir es usar la aplicación hasta que se acabe la prueba gratuita, y después de eso, reevaluar el valor de esa aplicación haciendo tres preguntas. Ahora que has declarado tu teléfono, toma una foto de cómo se ve después y muéstranos el antes y el después. Similar a nuestro escritorio de computadora, pantalla de inicio de nuestro teléfono puede ser uno de los primeros espacios de trabajo que vemos por la mañana. Tener un fondo de pantalla motivacional o diseños organizados realmente puede marcar la diferencia. En el siguiente capítulo, vamos a abordar el espacio de trabajo final, que está desordenando nuestro escritorio. 9. Decluttering de tu escritorio: [MÚSICA] En este capítulo, vamos a estar ordenando nuestro escritorio y nuestra oficina. El espacio de trabajo físico está conectado a nuestro espacio de trabajo digital porque cualquier desorden que tengas en un área puede desbordarse fácilmente en la otra y viceversa. Las fotos de antes y después de esta fase van a ser muy divertidas de ver, así que asegúrate de tomar una buena foto de la configuración de tu escritorio mientras aún esté realmente desordenada. El método RIP puede y debe aplicarse a su escritorio y su oficina. Tu bandeja de entrada debe ser una bandeja de entrada física real. mí me gusta tener una bandeja en mi escritorio y a algunas personas también les gusta tener una bandeja en la puerta de su oficina para recibir correo y documentos cuando la puerta está cerrada. Para tus registros y proyectos, te recomendaría conseguir un organizador o hacer más espacio en tus cajones. Algunas personas también tienen estanterías para llevar registros de libros. Empecemos primero con todos los libros y documentos. Adelante, reúne todos los libros y papeles, y uno por uno, repasa cada uno de ellos y haz las tres grandes preguntas. Si un documento no hace el corte, entonces reciclarlo. Si un libro no hace el corte, entonces considera regalarlo a otra persona que pueda encontrarlo útil o donarlo o reciclarlo. Básicamente solo debes quedarte con los libros y documentos que necesites. Siga adelante y organice sus libros en una estantería y organice sus documentos en subcarpetas. Puedes seguir adelante y etiquetar esas subcarpetas similares a las que hiciste en todos tus dispositivos electrónicos. consejo rápido aquí es que ahora puede tomarse el tiempo para tomar fotos de todos sus documentos para guardarlos electrónicamente. siguiente es la parte del proceso que más tiempo consume. Vamos a pasar por y ordenar todas las cosas. Estoy hablando de suministros de oficina, productos de cuidado personal, alimentos, herramientas y artículos sentimentales. Adelante, recoge todos tus artículos y uno por uno repasa y haz las tres grandes preguntas. Mientras haces esto, tus cajones y gabinetes van a ser limpiados. Aprovecha esta oportunidad para reevaluar cómo los vas a utilizar? Por ejemplo, tenía un cajón lleno de paquetes de ketchup y servilletas, y nunca los usé realmente, así que pude reutilizarlo para guardar cables y cargadores prácticos. Un consejo rápido aquí, las cosas sentimentales pueden ser muy difíciles de dejar ir, incluso cuando sabes que es hora de que se vayan. A veces nos aferramos a cosas que sí nos trajeron felicidad en algún momento del pasado pero desde entonces han perdido algo de ese poder. Puedes tomar una foto de tu artículo y guardarlo en tu teléfono o tu computadora, y esto puede hacer que sea más fácil soltarlo. Otro consejo que encontré útil para Marie Kondo para ayudar a dejar ir las cosas sentimentales es mostrando gratitud. No quieres simplemente estar tirando artículos al azar y a la izquierda y a la derecha, quieres tomarte un tiempo y agradecer al artículo por servirte bien hasta este punto de tu vida, luego después de eso puedes dejarlo ir. Al final, los ítems que te quedan son solo los que reflejan claramente los valores que ahora son importantes para ti. Una vez que haya terminado de ordenar su escritorio y su oficina, continúe y tome una foto posterior. fotos de antes y después este capítulo van a ser muy divertidas de ver y algunas de ellas pueden ser drásticamente diferentes, así que no tengas miedo de compartirlas. Únete a mí en el siguiente capítulo, vamos a estar terminando con algunas reflexiones finales. [MÚSICA] 10. Conclusión: Felicidades por llegar al final de este curso. El desagrupamiento puede ser un proceso que consume mucho tiempo, pero también puede crear más tiempo libre para ti futuro ahora que has organizado tu vida. En este punto, ojalá hayas aplicado el método RIP en todos tus espacios de trabajo y tengas todo sincronizado. Con el tiempo, puedes ajustar tus subcarpetas a la estación de la vida en la que te encuentres y siempre podrás modificar tu sistema actual con cualquier cosa nueva que hayas aprendido. Si aprendes cosas nuevas, tómate un momento para compartirlo también con nosotros, porque siempre estamos buscando formas de mejorar nuestro sistema. Si quieres leer más sobre todas las personas que inspiraron mi proceso de desorganización, te dejaré una lista de referencias en los recursos de la clase. Gracias por mirar y mantenerse productivo.