Transcripciones
1. Introducción: Hola. Yo soy Brett Harned. Soy Consultora de Administración de Proyectos Digitales de Filadelfia, Pensilvania. En mi papel, trabajo con muchos equipos ya sean de agencias, empresas
startups, equipos internos,
o corporaciones, y les ayudo a resolver sus retos de gestión de proyectos. En esta clase vamos a cubrir los fundamentos de la gestión de proyectos. Hablaremos de las características y principios de la gestión de proyectos. Te llevaré a través de una demo usando la herramienta de planificación de proyectos llamada TeamGantt, y luego hablaremos de lo que se necesita para establecer y gestionar las expectativas y ser un gran comunicador. En caso de que no hayas oído hablar de un diagrama de gantt, es una herramienta que usan los gerentes de proyecto para representar cómo se harán los proyectos. Esencialmente, se trata de un plan de proyecto que utiliza líneas horizontales para representar tareas. TeamGantt es una herramienta de planificación de proyectos en línea que te permite agregar tareas a proyectos, asignar personas, realizar un seguimiento del tiempo y gestionar realmente tu proyecto en su conjunto. Puedes crear un diagrama de Gantt, puedes crear una vista de lista, puedes comunicarte sobre tareas y hacer todo lo que necesites para gestionar tus proyectos. Ningún proyecto es perfecto, pero si quieres saber que está bien gestionado, mira atrás la línea de tiempo. ¿ Cumplió la gente con plazos? ¿ La gente está contenta con el desenlace? ¿ Se han cumplido los objetivos? ¿ Sigue intacto el presupuesto? gestión de proyectos es la práctica de mantener los proyectos en línea de tiempo y en presupuesto. Por lo general, hay una persona que está detrás de bambalinas configurando para hacer listas, administrando planes de proyectos, echando un vistazo a los presupuestos y asegurando que las personas se estén comunicando. Espero que saquen mucho de esta clase. El intento aquí es realmente compartir algunos de los valores que te harán bueno en la gestión de proyectos. No se trata de usar una herramienta o de ser realmente genial en una cosa, se trata de una experiencia colectiva y aplicar algunos principios al trabajo que estás haciendo. Entonces, al mismo tiempo debes tener algunas comidas para llevar y cosas que realmente puedes empezar a implementar justo cuando vuelvas a tu trabajo.
2. Principios de gestión de proyectos: Gestión de proyectos significa muchas cosas diferentes para mucha gente diferente. Entonces, no importa si eres un gerente de proyecto real in situ en una obra de construcción, si estás trabajando con una agencia y un cliente, trabajando en una página web o si solo eres parte de un equipo que realmente tiene
que hacer un proyecto sin un gerente de proyecto formal en su lugar, los principios de la gestión de proyectos son importantes. En esta sección, vamos a hablar de lo que se necesita para hacer un buen gerente de proyecto y hablaré a través de algunas de las habilidades que puedes afilar para llegar allí. A lo largo de mi carrera, he manejado muchos gestores de proyectos. También he trabajado con muchos clientes diferentes
como gerente de proyecto y he encontrado que hay cierto conjunto de habilidades o principios que realmente ayudan a identificar lo que es un buen jefe de proyecto. Entonces, voy a pasar por esos ahora. El primero es tener ojo de águila para temas de proyecto. Entonces, los proyectos son difíciles. Las cosas cambian todo el tiempo, gente entra y sale de los proyectos y tienes que ser la persona que se encargue de ese cambio y ese cambio traerá algunos temas. Entonces, lo mejor que puedes hacer como gerente de proyecto es
tener un ojo de águila para las cosas que podrían entrar y arruinar el proyecto, ya sea un alcance adicional, si se trata de un nuevo Stakeholder o una opinión que podría llegar al mesa. Tienes que ser responsable de mantener al corriente de lo que podría salir mal en tu proyecto. Siguiente es ser un comunicador claro y tranquilo. Las comunicaciones son el 90 por ciento de la gestión de proyectos. Al ser un buen PM, hay que ser directo y transparente en todas las comunicaciones. Tienes que asegurarte de que no estás ocultando ninguna información o preocuparte de lo que sucederá si compartes alguna información sensible con el equipo. El punto es siempre hacer el proyecto y
hacerlo a tiempo y dentro de tu presupuesto. También necesitas ser un poco flexible en la forma en que te comunicas. Las personas tienden a comunicarse de manera diferente y reaccionarán a la forma en que te comunicas y haces su trabajo. Entonces, cuando estés trabajando con alguien, piensa en cómo se comunican. Si alguien tiene sus audífonos puestos, ¿necesitas molestar? Probablemente no. Si estás en una reunión, ¿qué necesitas hacer para facilitar bien esa reunión y sacar lo que necesitas del equipo e impulsar el proyecto hacia adelante? Al mismo tiempo, nunca tengas miedo de ser tú mismo. Vas a construir más confianza con las personas a medida que ven tu personalidad y a medida que ajustas la forma en que te comunicas con ellas podrás mover las cosas mucho más rápido y las conversaciones difíciles serán mucho más fáciles. Tienes que ser empático como gerente de proyecto y lo que eso significa es
pensar en las personas de tu equipo y en cómo se sienten sobre el trabajo que realmente estás manejando. Ponte en sus zapatos. Si estás trabajando con un diseñador, ¿cómo se siente tener que idear un diseño dentro de una línea de tiempo realmente ajustada? Piensa en los plazos y cómo eso los hará sentir. Cuanto más empatía muestres, mejores relaciones construirás con esas personas y mejor podrás completar proyectos a tiempo. Siguiente es ser adaptable y flexible. Entonces, lo que pasa con la gestión de proyectos es que la
gente piensa que se basa en una plantilla o una herramienta. Como gerente de proyecto, hay
que saber que las plantillas y las herramientas no son la única forma en que puedes gestionar proyectos porque la gente está involucrada. Cuando los proyectos se ponen difíciles, hay que ser flexible y ajustarse al cambio y en ese momento, hay
que llegar a nuevos alcances, hay
que estimar nuevos trabajos, hay que
encontrar nuevos caminos para completar proyectos. Ser adaptable ayuda porque siempre estás buscando un cambio y eres capaz de hacer ese cambio rápidamente. Es importante tener curiosidad como gerente de proyecto. Las cosas cambian todo el tiempo sin importar
en qué industria estés trabajando y nunca eres realmente el experto en materia de nada, eres la persona que tiene que manejarlo todo. Entonces, es mejor hablar con la gente entendiendo la forma en que trabajan. Si encontraron nuevas formas de entregar cosas o nuevos métodos o procesos que quieran probar. Cuanto más aprendas de las personas de tu equipo y de las personas de tu industria, mejor posición estarás para liderar proyectos con éxito. Como gerente de proyecto, realmente hay que invertirte en el trabajo que estás haciendo. A lo que quiero decir con eso es que no se puede ser un corrector de cajas, no se
puede sólo ser la persona que está tratando empujar un proceso y asegurarse de que la gente haga sus tareas. Haz todo lo que puedas para prestar mucha atención a tu proyecto y a todos los detalles dentro de él. Siéntate con tu equipo, entiende lo que está pasando, contribuye a la lluvia de ideas, forma parte de generar ideas, participa en presentaciones y reuniones. No seas el secretario del equipo, la persona que está ahí para liderar y motivar y gestionar a la gente. Las cualidades de la gestión de proyectos son características individuales que cualquier persona puede asumir para decidir si es o no buena en gestión de
proyectos o si es una carrera o camino que quieren seguir. Como PM en mi carrera, empecé a encontrar que realmente
no había estándares de cómo funcionaba la gestión de proyectos específicamente dentro de lo digital. Ahora está el PMP y hay Agile y
hay certificaciones y cursos y libros y metodologías
formales que honestamente para mí en digital fueron de ayuda porque me
dieron antecedentes de cómo se pueden y deben hacer las cosas dentro de las organizaciones. Pero encontré que dentro de lo digital, las cosas son muy diferentes. Hay un ritmo más rápido. El cultivo es diferente. Hay muchas necesidades diferentes de las que tienes que dar cuenta cuando estás trabajando con clientes en una agencia o con un equipo digital cuando la tecnología está cambiando constantemente y innovación es parte de algo en lo que tienes que construir proyectos. Entonces, para mí sentí que no había estándares y quería crear algunos principios o guías de cómo deberíamos operar como gerentes de proyectos digitales. Los gerentes de proyecto son adictos al caos. Nosotros prosperamos en los problemas porque sabemos que podemos resolverlos. Ahora quizá no seamos la persona en la mesa que siempre tiene respuesta pero sabemos cuándo traer a la persona adecuada. Entonces, si estoy en una llamada con un cliente y me están preguntando sobre cosas de tecnología
profunda en las que realmente no tengo antecedentes, sé que puedo decir: “Lo siento, te
puedo dar esa respuesta ahora pero voy a dar seguimiento con mi desarrollador principal y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible”. Esa es una situación en la que podemos estar tranquilos ante el caos. También rompemos procesos para arreglarlos o crear otros nuevos. Sabemos que no todo proceso o metodología que sea rígida funcionará para todos
nuestros escenarios de proyecto por lo que tomamos en cuenta muchas cosas
diferentes incluyendo a nuestro equipo, nuestro cliente, metas del proyecto y otros procesos que podríamos haber utilizado en proyectos pasados o similares. Por último, manejamos con nuestra mente no nuestras herramientas. Entonces, hay muchas herramientas en el mercado de las que a las PMs les encanta hablar y usar pero ninguna de esas herramientas realmente resuelve todos nuestros problemas. Mucha gestión de proyectos tiene que ver con lidiar con el caos y
averiguar personalmente cómo puedes resolver problemas rápidamente y volver a poner tu proyecto en marcha o mantener tu proyecto en marcha. Los gestores de proyectos son comunicadores multilingües y con eso me refiero a que
hablamos muchos idiomas diferentes dentro de nuestros negocios y dentro de nuestros proyectos. Entonces, como PM, sé un poco de marketing, puedo hablarle, sé de TI,
sé de finanzas, también
sé de UX diseño, diseño
gráfico, un poco de código, estrategia de contenido como se puede decir la lista sigue y sigue. Tener un poco de conocimiento y poder hablar con esas cosas, ayuda en muchos escenarios de proyectos diferentes. Construir confianza es algo que es realmente importante como gerente de proyecto y hablaré un poco de eso pronto pero realmente cuando puedes hablar todos esos idiomas diferentes, de inmediato
comienzas a construir confianza con tus equipos y con tus clientes. Al mismo tiempo, también
hablamos con empatía y consistencia y como OMP con experiencia. Tomamos en cuenta a nuestros equipos. Tomamos en cuenta a nuestros grupos de interés y podemos hablar con ellos en un nivel que nos ayude a mover un proyecto a lo largo o al menos a entender retos o mejor pasado para trasladar un proyecto a su plazo. El modo en que llegamos a una buena comunicación es a través de comunicaciones rutinarias. Hacemos cheques de estado regulares, sí
levantamos reuniones, hacemos uno-a-uno, nos comunicamos a través de herramientas como campamento base y campamento de equipo y Trello y hacemos todo lo que podamos para asegurar que las cosas sean documentado y compartido con el equipo. Los gerentes de proyecto son amables culos duros. Eso significa que tienen que caminar la línea entre ser amigo
del equipo y ser el maestro de tareas y eso no es fácil. Se necesita un trabajo muy duro para construir confianza y conseguir que un equipo entienda que estás mirando hacia fuera los objetivos del proyecto tanto como tú eres ellos. Parte de hacer eso es ser un miembro activo en el equipo. Como dije antes, realmente mostrando un interés por el proyecto y cómo se puede hacer con éxito y contribuyendo a sus ideas. Al mismo tiempo recordando que no eres la secretaria del equipo. Eres la persona que está ahí para mantener el control de muchos de los detalles del proyecto pero no tienes que hacerte
responsable de administrar los calendarios personales de las personas o de configurar reuniones para las personas. Asegúrate de que estés enfocado en lo que es importante que es el proyecto, son metas, y moverlo hacia adelante. Los gerentes de proyecto son alumnos consumados y maestros y con eso quiero decir que somos personas que siempre tienen curiosidad por lo que está pasando en nuestra industria y en nuestras empresas. Entonces, siempre es bueno como PM tener un lugar al que ir donde puedas aprender continuamente sobre tu oficio. Hay muchos sitios en línea. Son muchos los libros que se han publicado y lugares donde se
puede aprender más sobre ser un gestor de proyectos realmente bueno. También hay conferencias y encuentros y lugares donde puedes aprender sobre la gestión de proyectos y establecer redes con personas dentro de tu comunidad. Al mismo tiempo, es realmente bueno asumir los roles de un profesor en tus proyectos y con eso me refiero
realmente a trabajar con un cliente o un Stakeholder para
asegurarse de que entiendan cómo opera tu equipo, qué el nivel de esfuerzo es que va a construir o diseñar algo. Los clientes nunca fueron capacitados para ser clientes mismos así que, necesitan a alguien que los ayude a través de ello. Entonces, cuanto más les puedas enseñar, más pueden entrar a su organización y enseñar otras personas sobre el proyecto y el tipo de trabajo que estás haciendo y eso crea una situación de ganar-ganar porque terminan buscando bueno en su organización y terminas luciendo bien porque les estás enseñando. Los gerentes de proyecto están enfocados con láser en metas. Es importante a medida que empiece un proyecto que tenga en cuenta sus objetivos. Va a haber puntos en tu proyecto donde las cosas son complicadas y típicamente eso involucra a las personas porque las personas tienden a complicar los proyectos. Entonces, cada vez que entre en juego un nuevo tema o pregunta o creep de alcance, mantén el ojo en los objetivos, asegúrate de que siempre estás cuestionando esos cambios y te estás cuestionando si ese cambio realmente cumplirá con los objetivos. Al mismo tiempo, asegúrate de que estás teniendo en cuenta tus objetivos profesionales. Es bueno sentarse y documentar de tres a cinco metas a corto y largo plazo para asegurarte que estás progresando en tu carrera y te estás moviendo en una dirección que va a funcionar para ti. Los gerentes de proyecto siempre son honestos porque
pueden ocurrir tantos problemas en los proyectos y somos responsables de esos detalles. Es importante que desarrollemos una reputación para hablar directo. Entonces, cada vez que veas que surge un problema, tienes que abordarlo de inmediato y eso podría significar que tienes que manejar una conversación difícil. Podría significar que tienes que comunicarte con alguien muy rápidamente y meterlo en una sala de conferencias. No puedes tener miedo de hacer eso. Tienes que ser honesto porque sabes que cuando eres honesto, resuelves problemas y mantienes el proyecto en movimiento de manera positiva en todo momento. Una buena manera de ser honesto sobre la forma en que estás trabajando es realizar reuniones retrospectivas. Como práctica, como un proyecto termina, siéntate con tu equipo y ten
una conversación abierta y honesta sobre lo que funcionó y lo que no. No se trata de apuntar con los dedos y meter a alguien en problemas. Se trata de resolver problemas o identificar problemas y elaborar un plan para cómo solucionarlos en futuros proyectos similares. Por último, los gestores de proyectos son pathfinders. No sólo nos centramos en una hoja de cálculo o en una línea de tiempo o en un presupuesto. Nos enfocamos en el camino estratégico para el proyecto y tomamos en consideración a nuestro equipo, nuestras herramientas,
nuestro proceso y todo lo que en él hay para crear un camino que logre que nuestro proyecto concluya con éxito. Entonces, la gestión de proyectos formalizada podría parecer aterradora para algunas personas. Se siente rígido y realmente formalizado pero está realmente incrustado en todo lo que hacemos a diario igual que los humanos. Piensa en tu vida y las cosas que haces que requieren planificación y gestión, cosas como hacer la cena, invitar a amigos a una fiesta, planear unas vacaciones. Esas son todas las actividades que haces que realmente estás gestionando de alguna manera. Entonces, mucho de lo que hemos discutido aquí se puede aplicar a escenarios de la vida real así como a tu trabajo.
3. Métodos de gestión de proyectos: Hasta ahora, he hablado mucho de habilidades blandas en gestión de
proyectos y esas habilidades son realmente importantes. Pero también es importante tener una base y una comprensión de procesos o metodologías
formalizados que están ahí fuera. Hay una tonelada de procesos documentados, todo lo que tienes que hacer es una búsqueda rápida en Google en el proceso PM y encontrarás muchos nombres locos
diferentes para procesos que puedes implementar en una variedad de diferentes tipos de proyectos. Para efectos de este curso, vamos a cubrir tres metodologías principales. Y son una especie de la metodología que más he experimentado en mi carrera en digital. Esos son: cascada, ágil, e híbrido. El primero es cascada. Cascada es probablemente la que la gente está usando cada vez menos hoy, porque es un poco más larga, requiere muchas entregas y firmas, hay menos colaboración y más silos dentro de un equipo. Realmente se utiliza mucho en el desarrollo de
productos y configuraciones de construcción y muchos entornos de gestión de proyectos más tradicionales también. Al pensar en la metodología de la cascada, intenta visualizar una cascada real. Se inicia con una tarea en la parte superior que se completa y se entrega a una persona, que luego se completa y se entrega a la siguiente persona. Entonces, hay muchos puntos que esencialmente son dependencias. Entonces, una tarea no puede suceder sin que el predecesor complete. El método de cascada puede ser genial para muchos tipos de proyectos diferentes, sobre todo si tienes un alcance fijo o una línea de tiempo fija y requisitos para que sepas que algo se debe hacer dentro de una cierta cantidad de tiempo, con un cierto cantidad de recursos. También puede ser realmente bueno cuando estás en entornos que requieren mucha retroalimentación de clientes o partes interesadas y firma, y hay personas que son dueños de productos que realmente no pueden estar involucradas en el desarrollo de un producto día a día. Las cascadas se utilizan cada vez menos en la industria digital porque la gente se está enfocando más en ser Agile y colaborar y trabajar juntos para producir productos más rápidamente. Las herramientas que se utilizan para administrar proyectos de cascada son típicamente planes de proyecto línea por línea o obtener gráficos que pueden ayudarte a navegar por los pasos de un proceso y las dependencias allí dentro. El proceso casi opuesto de cascada es ágil. Encontrarás ágil siendo utilizado mayormente con equipos
internos que realmente se están centrando en la construcción de productos. De hecho, primero se inició y documentó para equipos de productos que podían autoorganizarse, tomar decisiones, y realmente prototipos e iterar rápidamente sobre productos. Entonces, Agile viene con un marco bastante formulaico para cómo deben operar los equipos. Esencialmente, los equipos operan en sprints. En primer lugar, se organizan alrededor de roles. Entonces, en cada equipo ágil hay un propietario de producto que determina la dirección del producto, hay un equipo de desarrollo que trabaja en el producto, y hay un master scrum, que esencialmente actúa como el proyecto gestor y elimina cualquier bloqueante de las placas de los equipos de desarrollo. En Agile, los equipos se reunirán para planear un sprint, sprints son básicamente tiempo de trabajo. Entonces, sprint podría ser una iteración de dos semanas donde un equipo se dedica específicamente a historias de usuarios o características dentro del proyecto. Entonces, se reunirán al principio para planear lo que van a hacer en el sprint, y luego se reunirán al final para demo del trabajo que se hizo en el sprint. Verás muchos equipos ágiles trabajando con tableros Kanban, y por tablero Kanban me refiero esencialmente a un tablero que enumerará características o historias en la parte superior y están como en carriles de natación que se pueden mover de un carril a otro. Podría estar familiarizado con herramientas como Trello, Pivotal, Tracker o Jira. El lugar donde agile se descompone es cuando un equipo no es capaz realmente de operar y completar el producto o proyecto por su cuenta. Cuando tal vez un interesado en una empresa entra y quiere dar su opinión sobre la dirección o la forma en que se está formando un producto. Ha habido un cambio reciente en la forma en trabajan
los equipos y están siendo más ágiles y encuentras que sucede más dentro de las empresas de productos y startups donde los equipos realmente pueden ser dueños de su trabajo y tomar decisiones por su cuenta. No funciona tan bien cuando estás en una agencia trabajando con un cliente por el aspecto de toma de decisiones. Pero hay formas de combinar ágil y cascada para hacer un proceso que sea un poco más rápido o menos dependiente de las entregas y más colaborativo. La metodología híbrida toma los mejores aspectos de cascada y ágil y crea un proceso que es flexible y adaptable a tus proyectos, a tu equipo, y a los clientes con los que estés trabajando, sin importar el escenario en el que estés trabajando en. Podrías estar trabajando en una empresa de productos, podrías estar trabajando en una agencia, podrías estar trabajando para un equipo interno en una corporación, y puedes desarrollar un método híbrido que te va a funcionar. Con eso, quiero decir que puede haber aspectos
del proyecto donde haya trasbordos explícitos porque
hay decisiones que se necesitan tomar tal vez eso es
alrededor del diseño o mirar y sentir de algo o contenido, pero luego puede haber sprints o iteraciones
rápidas sobre las cosas y eso podría entrar cuando estás en desarrollo. El mejor parte del método de cascada es que te
permite detenerte y hacer un chequeo de tripa en el trabajo que estás produciendo. Entonces, si necesitas obtener retroalimentación o hacer cambios o rumbo correcto en el camino, cascada funciona para ti. El mejor parte de Agile es que llegas a agrupar tareas y te mueves un poco más rápido después de que algunas de esas decisiones como cascada están fuera del camino. El método híbrido funciona cuando ágil o cascada se están descomponiendo en lugares. Esos podrían ser cuando tienes que realizar investigaciones o descubrimientos en un proyecto y no puedes trabajar en sprints, o cuando estás desarrollando diseño de UX y diseño gráfico y necesitas la aportación de las partes interesadas o clientes. Hay muchas maneras diferentes en las que puedes acercarte al método híbrido, puedes comenzar el desarrollo antes, puedes combinar desarrollo y diseño. Existen diferentes formas de estratificar en las tareas dependiendo de las personas con las que estés trabajando. Entonces, ahí es donde entra la flexibilidad y adaptabilidad. Se llega a probar nuevos métodos dentro
del método híbrido que te ayudará a hacer tu proyecto más rápido. Voy a usar el método híbrido mientras hago una demo de un plan de proyecto en equipo de nuevo. El motivo por el que quiero usar el método híbrido es porque podrás recoger fundamentos
tanto de cascada como ágiles y averiguar cómo
podrías poder adaptar ambos para hacer tu propio método híbrido. Cuando intentes decidir qué método usar o qué proceso seguir, piensa en estas cosas: Tu proyecto, ¿cuáles son las metas? El plazo? ¿El alcance? ¿ Cómo va a impactar tu proceso en eso? Su equipo, ¿cuál es su pericia? ¿ Cómo prefieren trabajar? ¿ Y cómo funcionará realmente la metodología para ellos? Entonces tu cliente, ¿a qué están acostumbrados? ¿ Con qué se sienten cómodos? ¿ Pueden asumir el papel de propiedad del producto? ¿ Trabajan en una metodología más ágil como en sus equipos internos o internos? ¿A qué están acostumbrados?
4. Colaborar como gestor de proyectos: El demo por el que te voy a guiar es para un típico rediseño de página web. Entonces, algo que va desde las primeras etapas de hacer investigación y entender a los stakeholders y sus necesidades y metas de
negocio así como a los usuarios y sus necesidades y metas para un sitio web, todo a través del diseño y desarrollo el sitio web también. Entonces, esa es la caja creando un sitio web. Antes de saltar a TeamGantt, es importante pensar en las cosas que
contribuirán a construir un buen plan de proyecto, uno que considere todo incluyendo sus metas y plazos de proyecto y presupuesto así como su equipo y su experiencia, y sus clientes y su disponibilidad, y insumo o asociación dentro del proyecto. Es importante no sólo saltar a la derecha en una herramienta porque nuevo los gerentes de proyecto piensan con sus mentes no con las herramientas. Entonces, lo que voy a hacer es compartir un proceso colaborativo que te llevará desde la comprensión de tu proyecto hasta la gestión del plan del proyecto. En primer lugar, me gustaría empezar con la investigación. Entonces, si eres un PM que está en un equipo que está llevando a cabo algún descubrimiento, intenta sentarte en sus entrevistas con las partes interesadas. Descubre las intenciones de las personas en tu equipo cliente, entiende cómo van a interactuar con el proyecto y cómo quieren involucrarse. Eso te va a dar información de antecedentes desde tu planeación para que puedas dar
cuenta de las reuniones de tiempo libre que el cliente pudiera tener, formas en que podrían interactuar con los proyectos o no interactuar con él, para que puedas entender quiénes van a ser los tomadores de decisiones, que los estés jalando o al menos impulsando tus clientes a que metan a esas personas en el momento adecuado. Después de entender todo sobre un proyecto, me siento y solo pienso en ello, y hago un poco de boceto sobre cómo creo que se verá el plan. En ocasiones eso se convierte en, yo dibujando una vista de calendario y donde van a caer los plazos. A veces es sólo la lista de tareas. No importa lo que sea, la idea es comenzar con una idea que luego pueda llevar a mi equipo. Al ser PM, no quieres dictar proceso o entregables, quieres trabajar y colaborar con el equipo para que estén invertidos en el proceso y te ayudará a gestionar mejor el proyecto. Entonces, comenzando con una idea, acude al equipo, presenta esas ideas, y habla de formas en las que podrías adaptarla o son diferentes formas que podrías entregar en el proyecto. Eso te ayudará a idear un plan que va a funcionar bien para todos. Después de sentarme con el equipo, inevitablemente, algo va a cambiar y tendré que hacer ese cambio en un plan de proyecto real. Entonces, ahí es cuando me voy a sentar con TeamGantt, empezar a enchufar tareas, a encontrar plazos, y a asegurarme de que todo esté jugando de la manera que el equipo pretende hacerlo, pero también está cumpliendo con el plazo. Nueve veces de cada 10, después de que obtengo cada tarea en el plan del proyecto, el plazo es de dos semanas más y termino teniendo que
hacer cambios para encajar dentro del plazo. Entonces, después de que se haga el plan completo, luego
volveré al equipo y les contaré sobre las suposiciones que hice, las cosas que se han cambiado, y me aseguraré de que se sientan cómodos
dedicándose a la forma en que vamos a ejecutar el proyecto. A partir de ahí, todo se trata de comunicarse con el cliente y ayudarles a entender lo que significa el plan del proyecto, señalando cosas como grupos y tareas y cuándo están sucediendo
las cosas y cómo se presenta el plan del proyecto es realmente importante. Es bueno sentarse y hacer un paseo línea por línea, pero también recuerda que nadie nunca va a recordar los detalles del proyecto planeado de la forma en que estás. Entonces, volver atrás, tal vez al inicio de una fase o al inicio de una tarea y recordar en los informes de estado cómo funciona el proceso, cómo sucederán las cosas y cómo
pretendes que otras personas se involucren es realmente importante. Entonces cuando el proyecto está en juego, realidad
se trata solo de gestionar y actualizar. En cualquier momento algo cambia tienes que hacer una actualización a tu plan. Ese cambio podría significar que hay un cambio en el plazo o un cambio en el proceso y hay que rendir cuentas de comunicar a todos sobre esos cambios. Puedes adoptar ese proceso de la forma que quieras, de una manera que realmente funcionará para ti y para tu equipo. Pero lo más importante es entender tu proyecto, tus clientes, tu equipo, tus stakeholders, y asegurarte de que estás tomando en cuenta todas
las cosas que van a guiar el proyecto en la dirección correcta. Ahora, que tenemos toda esa información estamos listos para
saltar a TeamGantt y empezar a formalizar nuestro plan.
5. Configurar tus proyectos en TeamGantt: Entonces, ahora que tengo mis ideas sobre cómo va a funcionar el proyecto y he tenido mi conversación con el equipo, estoy listo para saltar a TeamGantt. De mi lado, tengo mis notas que llevé al equipo, y básicamente lo que he expuesto aquí es esencialmente cómo me imagino que funciona el proceso. Entonces, he notado quiénes son las personas en el equipo, cuáles serán los pasos o grupos en los proyectos, y cuáles serán los entregables, y cuánto tiempo tardarán esas cosas. Entonces, básicamente puedo llevarme esta versión
de notas de scratch descuidadas de lo que imagino el plan
del proyecto para ser al equipo y tener una conversación sobre lo que creo que va a funcionar, y pueden aportar ideas y esencialmente se nos ocurrirá un proceso conjunto. Entonces, esencialmente, tomaré estas notas y las usaré para ayudarme a formalizar cómo creo que se va a ver el plan del proyecto en TeamGantt. Entonces primero, voy a abrir TeamGantt y crear un nuevo plan de proyecto. Entonces, como puedes ver, puedes importar un CSV o duplicar un proyecto existente. Entonces si has hecho algo similar, TeamGantt creará una plantilla para ti que es realmente genial. Definitivamente le hago saber a la gente que deben tener cuidado con el uso de plantillas porque esas vienen con pasos pasados y gente por lo que hay que tener cuidado. A mí me gusta empezar con planes frescos, así que vamos a crear un nuevo proyecto. Entonces, éste va a ser nuestro Rediseño de Sitio Web. A ver. Hagámosla versión uno. Vamos a utilizar la plantilla básica que viene con TeamGantt y vamos a fijar el horario. Esto es realmente importante considerando el tiempo de trabajo en el que está trabajando tu equipo. Entonces, estoy acostumbrado a trabajar de 9:00 a 5:00, 8:00 a 6:00, de lunes a viernes, pero algunos equipos trabajan sábados y domingos. Por lo que al usar esta funcionalidad, puedes bloquear los días que no usarás. Entonces, haga clic en guardar nuevo proyecto, y nos llevará a nuestro plan de proyecto de rediseño de sitio web fresco y limpio. Entonces, como puedes ver, TeamGantt comenzará con algunos grupos básicos de tareas y tareas incluidas. Como dije, voy a empezar de nuevo por lo que es fácil entrar y borrar esas tareas. O si lo deseas, puedes entrar y solo tienes que hacer clic en la tarea para cambiarles el nombre. Entonces, con eso vamos a empezar. Entonces, en mis notas, tengo que vamos a empezar con nuestra fase de investigación. Entonces, esencialmente, lo que haré es empezar por entrar en lo que van a estar los grupos de tareas más grandes en general en el proyecto. Entonces, empezando por la investigación, puede clavar eso en, simple, y luego como está la tarea,
entonces sólo puedo empezar a entrar en ellos. Entonces, esencialmente, estoy pensando en mis notas, ¿cuáles son las cosas que va a hacer nuestro equipo? Entonces primero, vamos a empezar con entrevistas a las partes interesadas, así que voy a teclear eso. este momento, realmente me estoy centrando en tareas, no
me estoy centrando en el tiempo que esas tareas van a tomar, realmente sólo
estoy tratando de conseguir todos los pasos para
que sepa que estoy contabilizando todo. Entonces, voy a agregar entrevistas a usuarios, y luego voy a hacer un análisis competitivo, y estos pasos van a ser esencialmente adaptados a la forma en que trabaja tu equipo. Es posible que no des todos estos pasos en un proceso de investigación, posible que ni siquiera hagas un proceso de investigación y eso está bien, pero estos son todos los pasos que mi equipo normalmente tomaría en la investigación. Entonces, probablemente escribiríamos un breve creativo, y luego revisión del cliente de breves creativos, y luego aprobación de breves creativos. Entonces cuando reviso mis notas y me aseguro de que
lo conseguí todo y ya sé que me perdí algo, así que una de las cosas que haríamos es una reunión de inicio. Entonces, voy a añadir aquí la reunión de lanzamiento, y eso típicamente no sucede al final. Normalmente lo haríamos en algún lugar justo
después de que se hagan los análisis antes de que se escriba el breve, así que fácilmente puedo arrastrar
y soltar esto ahí arriba y se mueve la reunión de lanzamiento a donde quiero que esté en la secuencia de eventos. Entonces, es realmente sencillo, como pueden ver, agregar una tarea de alto nivel o una fase, por lo que esta fase de mi proyecto es la fase de investigación que estoy sumando todas las tareas y debajo de eso, y seguiré haciendo eso para el resto del proyecto. Entonces ahora, tengo todas mis tareas y luego me deja correr a través de ellas a un realmente alto nivel. Entonces, las fases generales o grupos de tareas que tengo en mi plan de proyecto actualmente comienzan con descubrimiento, por lo que todo desde entrevistas a partes interesadas e investigación hasta la aprobación de un cliente en un breve. Entonces, estamos obteniendo consenso esencialmente sobre cuál será el proyecto y cómo lo ejecutaremos. Entonces directamente, nos movemos directamente a nuestra fase UX. Entonces, esencialmente, estamos creando un sitemap y
entregándolo y obteniendo algunos comentarios de los clientes al respecto. Nuevamente, aquí es donde entra en juego la versión más parecida a una cascada de un proyecto. Estamos contabilizando la creación, entrega, probablemente dentro de esa entrega, va a
haber una reunión que tendré que programar, y luego algunos comentarios de los clientes. En los supuestos en mis notas, pongo una revisión de tres días para los clientes. Entonces, ese es un paso que definitivamente necesitaré tomar en cuenta cuando estoy planeando y en realidad usando las fechas de inicio y fin de la funcionalidad del diagrama de Gantt en TeamGantt. Pero por ahora, tengo todas mis tareas dentro. Después de la fase UX, esencialmente
tenemos una aprobación de estructura alámbar. Nuevamente, esta es la versión más parecida a una cascada del proyecto. No puedo entrar en el diseño sin una aprobación en los wireframes. Podría tratar de jugar un poco con las fechas si mi plazo se va por encima sabiendo que
probablemente podría empezar a trabajar en un tablero de humor antes
de tener aprobado todo mi sitemap y mi wireframe. Entonces ven aquí, tengo una pizarra de humor, comentarios de clientes, de nuevo, una revisión a eso, y luego esencialmente algún diseño de páginas y elementos. Entonces, la idea aquí es que estamos estableciendo un diseño de alto nivel para que luego podamos pasar directamente al desarrollo y tener diseñadores trabajando con nuestros desarrolladores para construir la funcionalidad del sitio. Entonces, aquí es donde las cosas se vuelven un poco más híbridas, un poco más rápidas, y estamos apilando algunas tareas de una manera que hace sentir que podemos movernos un poco más rápido. Entonces, aquí es donde nos metemos en la parte más ágil del proyecto. Entonces, estoy pensando que empezamos con lo que estoy llamando un sprint 0. Entonces, este sprint 0 es donde nuestros desarrolladores están haciendo toda la configuración de gestión de contenidos y tecnología. Entonces, este es un trabajo que probablemente puedan hacer antes de que haya una mano formal de diseño, pero es algo que no quiero olvidar. Entonces, salto a sprints. Entonces, la gente no suele usar gráficos de Gantt para administrar sprints, y yo tampoco usaría sólo el diagrama de Gantt para administrar los sprints, aunque, hay una gran funcionalidad dentro de esta herramienta para poder
enumerar los elementos potenciales que podrías incluir en un sprint. El idea con ágil es que hay que ser un poco flexible. Tienes que estimar lo que se podría hacer dentro de un sprint, y es posible que no siempre completes todo ese trabajo. Pero debido a que este es un proyecto híbrido y mi cliente sí tiene un plazo, sé que hay un límite a cuántos sprints puedo hacer en base al plazo que tenemos para el proyecto. Entonces como ven aquí, empecé a burlarme y a sprints. Esencialmente, lo que voy a hacer es simplemente crear un plazo de dos semanas para cada sprint, y en eso son esencialmente tareas que creo que van a suceder dentro de esos sprints. Ahora, digamos, por ejemplo, llegamos al final del sprint 1 y la página de inicio no ha sido codificada, está bien. Todo lo que necesito hacer es moverlo hacia abajo a sprint 2, probablemente actualice mi título de sprint 2 aquí, y proceda. Realmente necesita ser fácil y flexible, de
nuevo, con una metodología más ágil. Te preocupa más iterar y estimar el trabajo y tratar de hacer lo mismo dentro de ese sprint de dos semanas. Si no se hace, entonces se empuja hacia fuera. Ahí es donde tienes que prestar atención a tu alcance y tiempo porque si las cosas empiezan a empujar, podrías chocar con un cuello de botella. Entonces como pueden ver, lo que he hecho aquí es que he construido en una Beta. A mí me gusta fijar un plazo para cuando algo podría ser lanzable. Entonces después de sprint 3, tengo una Beta donde estamos haciendo algo de QA y luego un lanzamiento esencialmente toda la funcionalidad que hemos construido desde sprint 1 hasta sprint 3. Entonces, tal vez nuestro sitio no está realmente vivo, pero estamos lanzando algo y demostrando que tenemos al
menos un producto tangible casi completo. Después de ese sprint Beta, entonces estamos saltando justo al sprint 4 para continuar parte del trabajo de integración y desarrollo adicional, y luego vamos a hacer sprint 5 como esencialmente todas las pruebas. Entonces, en esta metodología, estoy construyendo en algunas pruebas de usuario. Entonces, esencialmente, esto es un poco de un proceso de cascada dentro un sprint que definitivamente me burlaré cuando estoy construyendo la línea de tiempo. Pero esencialmente, eso nos lleva a un sprint final, sprint 6, donde se puede ver que estamos trabajando en cambios finales y luego trabajando en QA y un eventual lanzamiento. Entonces, esa es la visión general de cómo se ve
el proyecto y los pasos que estamos dando en el proceso híbrido. Nuevamente, puedes cambiar estos sprints la forma en que operan, la forma en que funcionan, el ritmo de los mismos, todo eso depende realmente de ti diseñar en términos de proceso con tu equipo. Tienes que hacer lo que es cómodo para ti y lo que crees que va a funcionar.
6. Usa tu sistema: Entonces, ahora que me siento cómodo con todas las tareas y el ritmo de esas tareas en la vista del plan del proyecto, voy a empezar a pensar en las personas que están involucradas en el proyecto y quién está asumiendo cada tarea. Entonces, en TeamGantt, puedo echar un vistazo mis tareas e ir y asignar gente al proyecto. Entonces, actualmente, tengo a mi equipo de proyecto en, y sé que Nathan va a liderar la investigación. Entonces, simplemente puedo hacer clic en el nombre de Nathan, podría poner en las horas diarias que trabaja y las estimaciones de lo que debería estar trabajando aquí en ese proyecto. Pero por ahora, sólo voy a asignar a Nathan, que sepa quién es el responsable de la tarea. Simple así, aparece el nombre de Nathan, y también se mostrará en la vista de diagrama de Gantt. La otra cosa que puedo hacer aquí que realmente me encanta es establecer expectativas sobre lo que va a suceder dentro de cada tarea, por lo que esencialmente estableciendo expectativas alrededor del alcance. Entonces, aquí, hay una sección de comentarios en TeamGantt. Entonces, puedo ir y agregar una nota y probablemente añadiría una nota pegajosa aquí que diga “entrevistas a las partes interesadas: 12 total, 8 mínimo”. Entonces, esencialmente, lo que estoy haciendo aquí es decirle a alguien “Esto es cuanto tiempo tenemos alcance para esto. No agendamos más de 12 pero tenemos que hacer al menos ocho”. Entonces, eso solo establece la expectativa. No hay preguntas sobre cuántas estamos haciendo. A mí me gusta hacer esto cuando se trata de diseño también. Entonces, si hay expectativas que establecer sobre cuánto diseñaremos o cuántos conceptos se diseñarán, esas notas entrarán. A mí me gusta que el equipo y los clientes vean esas notas, que sea realmente, de nuevo, transparente sobre todos los detalles relativos al proyecto. Entonces, entonces, una vez que tenga todos mis recursos asignados a todas las tareas en base a la conversación que tuve con el equipo, entonces
entraré y empezaré a programar el tiempo que creo que debería tardar en hacer las cosas. Entonces, en esta primera tarea para entrevistas a partes interesadas que Nathan está asumiendo, y una de las características que me gusta mucho de TeamGantt es que, verás esta barra, color ha cambiado porque le he asignado a Nathan. Entonces, hay una bonita pista visual para Nathan cuando entra a mirar el plan para ver qué tareas son suyas. Puede escanear el diagrama de Gantt, buscar ese color verde, y saber de qué es responsable. Entonces, esencialmente puedo empezar a agregar líneas
en nuestro diagrama de Gantt para ilustrar fechas de inicio, que se pueden ver aquí en la parte superior, y fechas de finalización también. Esto es realmente importante cuando se trata de
planeación de proyectos porque todo se trata de calendarios. Entonces, puedes ver que he empezado a sumar unos cuantos aquí. Otra cosa a señalar que es realmente importante es que, dentro de TeamGantt, puedes establecer parámetros sobre cuáles son tus líneas de pedido o tareas. Entonces, se puede ver que esta reunión de inicio es un hito. ¿Qué es un hito? Un hito es esencialmente un punto en el proyecto donde se va a tomar una decisión o entrega importante. Entonces, una reunión de inicio está esencialmente en nuestro plan más parecido a una cascada, un punto en el que todas las tareas precedentes deben estar completas. Tenemos este hito una vez que se completen los hitos. Es un punto importante en el proyecto donde podemos seguir adelante. Ese es un gran punto en el proceso de cascada. Entonces, puedes ver que he agregado más tareas aquí. Esencialmente, he agregado una aprobación de cliente el 26 aquí, pero lo que quiero hacer es que eso también es un hito importante. Voy a convertir esa tarea en un hito. Entonces, de nuevo, hay una bonita pista visual que señala esencialmente, el final de una sección en un proyecto. Entonces, a medida que paso a crear el mapa del sitio, sé que en esta porción de cascada de los proyectos, esencialmente
voy a programar tareas después de esa fecha de hito. Entonces, mi creación de sitemap va a comenzar el día 27, y en base a lo que mi equipo y yo hemos discutido, va a tardar una semana en completarlo, por lo que estará terminado ese viernes. Todavía no he agregado el recurso aquí, así que puedo ir y hacer eso ahora. JSON va a hacer el mapa del sitio. Eso es básicamente todo lo que necesitamos para compartir ahí, y se creó nuestra fecha de inicio y fin. Es realmente sencillo agregar tareas y arrastrarlas. Como mencioné antes, si escribiste algo incorrectamente en cuanto al orden de las cosas, es realmente sencillo arrastrar y soltar cosas de un lugar a otro. Porque hemos estado hablando un poco de metodología y proceso, quiero hablar de cómo configuré sprints dentro de este proceso híbrido. Entonces, la forma en que voy a usar sprints dentro de un diagrama de Gantt, que no es necesariamente una forma típica de hacer las cosas. Como mencioné antes, la metodología sprint se presta muy bien a herramientas como Trello,
y Jira, y Pivotal Tracker. TeamGantt también funciona muy bien para darte una imagen de alto nivel de cómo se pueden mapear los sprints en un proyecto, y luego puedes usar un tablero de estilo más kanbunn para gestionar realmente las tareas dentro de un sprint. Entonces, lo que he marcado aquí son algunas ideas de lo que pasaría en ese sprint, y estoy nombrando a los sprints basados en esas ideas, que para mí, tiene
sentido porque sé que estoy pensando a través de todas las cosas que tendrá nuestro equipo para construir. Se puede ver, no estoy dictando necesariamente que cualquier tarea específica tome varios días. Simplemente estoy demostrando que estas son las tareas que tengo integradas en nuestro sprint, y esto es cuanto tiempo va a tomar. Porque he discutido con el equipo cómo vamos a manejar los sprints, y sabemos que van a durar dos semanas. Entonces, cada sprint esencialmente debería depender del último final de sprint, y los planeamos para dos semanas. Entonces, después de que hayas agregado a toda tu gente a
tu proyecto y a tus fechas de inicio y fin y tienes tu diagrama de Gantt parcialmente construido, es una buena idea volver y pensar en cuáles son las dependencias. Entonces, cuando hablo de dependencias, me refiero a las cosas que deben pasar para que ocurra una tarea de seguimiento. Entonces, un ejemplo de eso es justo aquí con nuestra reunión inicial en nuestro resumen de estrategia. Entonces, como mencioné antes, en cuanto a proceso, mi equipo no va a estar cómodo escribiendo un breve hasta que hayamos tenido una reunión de inicio con el cliente para discutir todos
los hallazgos que nosotros han hecho en los pasos iniciales del proyecto. Entonces, esencialmente, lo que voy a hacer es simplemente agregar un poco de cue visual en TeamGantt para demostrar que hay una dependencia. Agregar una dependencia en TeamGantt es realmente simple. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic y arrastrar una tarea
a otra para mostrar un identificador realmente rápido. Entonces, una manera realmente, realmente simple y funcionalidad simple para una parte realmente importante de su plan de proyecto e identificar cómo sucedieron las cosas y el ritmo de cómo suceden las cosas. Entonces, reconocí que esta demo no te da todo lo que necesitas para crear un plan de proyecto en TeamGantt, pero te da los fundamentos: agregar tareas y grupos, hacer legible el plan del proyecto, agregar personas a esas tareas para que puedan identificar de qué tareas son responsables, agregando notas y aclaraciones en torno a dependencias, y también alcances en tu sección de comentarios son todas las cosas que pueden ayudarte a crear un gran proyecto plan sin importar la herramienta que estés usando. Sí te recomiendo que revises TeamGantt. Hay mucha funcionalidad que hoy no hemos explorado aquí en términos de seguimiento de tiempo, recursos, y como dije, están agregando la funcionalidad del tablero konbun, que va a ser realmente genial. Entonces, porque esta demo es una demo en vivo, quiero mostrarles un plan de proyecto totalmente horneado que construí en el pasado. Entonces, este es un plan que construí para ir junto con la guía de TeamGantt para la planeación de proyectos. Es, de nuevo, un proyecto falso, pero te da una sensación de todas las cosas que podrían estar sucediendo en un proyecto y es algo a lo que puedes acceder en línea a través de la página web de TeamGantt. De nuevo, esto te muestra grupos, por lo que tenemos investigación y descubrimiento de proyectos, un resumen de proyecto y una creación de plan de proyecto. Tenemos aún más desgloses en entregables reales, por lo que puedes ver un mapa del sitio, marcos de
alambre, estrategia de contenido. Si estás construyendo un sitio web, esta podría ser una plantilla bastante buena para que lo recojas. También notarás que aquí hay significantes. En ocasiones, cuando estoy creando planes, me gusta sumar las iniciales de la empresa o de la persona que es responsable de cada tarea. Nuevamente, solo para hacer un plan como este un poco más legible. También puedes echar un vistazo a la vista de Gantt y a todos los hermosos colores que produce. Puedes seleccionar esos colores en TeamGantt, y de nuevo, te ayuda a significar quién está haciendo qué y cuándo. Entonces, creo que este es un buen ejemplo de, otra vez, otro enfoque híbrido. No es lo mismo que usar sprints, pero es similar en cuanto a cómo se está haciendo el diseño y cómo se está haciendo el desarrollo, por lo que los lotes aquí son simplemente sprints, solo un uso diferente de la terminología. Pero es bastante completo, y muestra todos los pasos que podrías necesitar tomar para realmente
completar o lanzar un proyecto de sitio web. Entonces, una vez que hayas terminado, tu plan de proyecto en TeamGantt, no necesariamente significa que hayas terminado con él. Los planes del proyecto son documentos vivos y respirados que siempre hay que vigilar como PM. Entonces, lo que me gusta hacer es, hacer un check-in semanal en mi plan y asegurarme de estar al día con todas las tareas que están sucediendo y recordarle a la gente apropiadamente. Algo importante a tener en cuenta cuando estás haciendo actualizaciones es esta columna por ciento completa. Puedes ver aquí, he marcado todas las cosas en mi proyecto de investigación y descubrimiento como completas. Al estar gestionando el proyecto y sé lo que está pasando en el proyecto, me estoy registrando con el equipo para tener un sentido de lo largo que está el trabajo. Entonces, en cualquier momento, puedo entrar de forma sencilla y simplemente marcar una estimación de lo lejos que creo que es algo. Me encanta esta funcionalidad porque entonces, puedo usar esa funcionalidad para meterme en mi informe de estado del proyecto para tener muy claro las actualizaciones y el progreso de un proyecto. Otra cosa a tener realmente en cuenta como PM es que, administrar y actualizar tu plan no termina contigo. Tienes que ser un comunicador realmente bueno. Entonces, a medida que algo cambia, medida que mueves una tarea , al completar una tarea, eliminar una tarea, no importa lo que pase en tu plan y las actualizaciones que estés haciendo, tienes que ser transparente
sobre comunicar esos cambios y cuáles son los riesgos o cuestiones que vienen junto con completar esos cambios. Como mencioné, hay muchas formas diferentes de hacer esto. Tiendo a usar TeamGantt, tiendo a usar una Vista de Lista. Muchos gestores de proyectos usan listas de tareas pendientes con el fin de mantener las tareas en el buen camino. Hay otras formas de hacer esto que no están tan formalizadas. Algunas personas usan pizarras blancas. Algunas personas usan notas y tableros pegajosos que solo están en una pared de su oficina. En realidad solo depende de tu enfoque, y de tu personalidad, y de tu estilo, y de lo que tu equipo quiera de ti y del plan. Lo más importante es, pensar en las cosas de las que hablamos aquí al mostrar la demo. Entonces, en general, tareas y grupos, rendición de cuentas y suposiciones que estás haciendo sobre tiempos de entrega, sprints y cómo se gestionan es un tema totalmente diferente en el que debes pensar, y realmente solo asegurarte de que estás todas esas cosas a medida que creas un plan, no importa cómo se vea.
7. Comunica como gestor de proyectos: Entonces, hemos hablado algunas características y principios de bastante alto nivel para la gestión de proyectos. Te he mostrado cómo construir un plan de proyecto usando una herramienta y un proceso, o creando un proceso alrededor de la construcción de ese plan. Ahora, quiero hablar de las cosas que realmente
redondearán tus habilidades como gerente de proyecto, y te harán dirigir proyectos un poco mejor. Eso todo vuelve a las comunicaciones. Como gerente de proyecto, hay muchos puntos en tu proyecto o en tu proceso, donde puedes establecer expectativas y luego manejarlas. Cuando te sientas para iniciar un nuevo proyecto, es importante que realmente saques todo sobre la mesa. Asegúrese de que todos en su equipo incluyendo a sus clientes, entiendan el alcance, el plazo, y los objetivos del proyecto. Podría ser una buena idea sentarse y discutir un contrato si estás trabajando desde un contrato o un breve creativo. Cualquiera que sea ese documento que esté guiando la forma que debe ser un proyecto y lo que significa el éxito, es algo que debes salir sobre la mesa y discutir de inmediato. También se quiere hablar de los roles del proyecto. Entonces, cuando me siento con mi equipo y tengo varias personas en el equipo produciendo múltiples entregables diferentes, quiero sentarme y definir realmente qué cada entregable y quién es el responsable de ello. Una herramienta que podría interesarte buscar o usar es una matriz raci. Entonces, es R-A-C-I, y esencialmente una matriz raci es una herramienta que puede ayudarte a realmente ordenar tareas y
entregables y responsabilidad dentro de esos entregables dentro de un proyecto. Entonces, esencialmente enumeras a todas las personas en tu proyecto, enumeras todos los entregables o tareas, y luego anotas a cada uno dependiente de quién es el responsable, quién es el responsable, quién es consultado, y quién es informado. Es una herramienta realmente útil para ayudar realmente a establecer expectativas sobre quién va a hacer qué. También quieres sentarte y hablar de cómo te comunicarás en equipo. No todos los equipos del proyecto se comunican de la misma manera porque las personas tienden a comunicarse de diferentes maneras y diferentes equipos colaboran y trabajan de diferentes maneras. Entonces, establece tus mejores prácticas en cuanto a las herramientas que estás usando para ayudarte a comunicarte. Establece las mejores prácticas en cuanto a cómo vas a reunirte diariamente, cómo vas a comprobar el progreso y cómo tú como PM vas a disputar al equipo y ayudarles a comunicarse mejor. Otra herramienta que es realmente útil en el manejo de las expectativas es un informe de estado regular. Normalmente recomiendo a los jefes de proyecto escribir un informe de estado semanalmente. Tu informe de estado debe incluir estas cosas: Debería dar una visión general de alto nivel de lo que está sucediendo en el proyecto. Entonces, lo que pasó la semana pasada, lo que está pasando esta semana, y lo que está pasando la próxima semana. Entonces, esencialmente estás tirando de elementos de tu plan de proyecto que te están mostrando las tareas que se están haciendo. Entonces quieres echarle un vistazo a tus cosas que hacer. Entonces, para hacer no tiene que estar necesariamente todo relacionado con tareas simples en tu plan, pero podrían ser cosas que necesitas de tus clientes, o decisiones que hay que tomar o horarios que hay que poner en calendarios. Una tabla sencilla que enumere una tarea por hacer y una fecha de vencimiento y una persona que es responsable de eso hacer puede ser realmente útil en la organización de esos pensamientos. Después de eso, quieres enumerar una actualización de tu presupuesto y tu cronología. Entonces, simplemente sacando del equipo de nuevo, tu porcentaje completo en base a tus actualizaciones que estás haciendo a tu plan, puedes dar una lectura bastante rápida sobre lo que está sucediendo fase por fase o en un porcentaje de alto nivel completo sobre lo que es ocurriendo en tu proyecto. Entonces, si quieres ser realmente transparente con respecto a tu presupuesto, puedes dejar que tu equipo y tus clientes sepan
cuánto de tu presupuesto has gastado y cómo lo estás rastreando. El último apartado de un reporte de estado es posiblemente el más importante,
esa es tu sección de riesgos. En esa sección, quieres tener una lista sencilla de cualquier posible cuestión que pudiera estar surgiendo en tu proyecto. Este es el arduo trabajo que tienes que hacer como PM. Es una especie de pensar a través de los próximos pasos y lo que podría pasar en un proyecto y lo que podría salir mal. Es importante a la hora de comunicarse, como dije antes, ser muy claro y transparente sobre temas. Entonces, cuanto más estés pensando en ellos y los estás poniendo por escrito y discutiendo, menos apta van a suceder en el futuro. Entonces, solo ten muy claro cuáles son esos riesgos, cuáles podrían ser los resultados si no se resuelven, y manténganlos un seguimiento semana tras semana. Y eso realmente resume un informe de estado bastante bueno. Es importante mantener el dedo en el pulso sobre lo que está sucediendo en tus proyectos en todo momento. Una buena táctica para entender y conocer lo que está pasando con tu equipo a diario, es realizar una reunión de estatus regular. Entonces, se puede realizar una reunión de 15 minutos, 10 minutos de duración donde todos se reúnan y hablen de lo que están haciendo. la vuelta a la habitación, y que todos digan lo que hice ayer, lo que estoy haciendo hoy, y cualquier bloqueadores o problema que pudiera estar en mi camino. Esta es una manera realmente buena sólo de sacar información a la luz y a la intemperie. Es una buena manera de establecer mejores prácticas de comunicación y colaboración porque una persona podría plantear un tema o un problema que alguien más podría ser capaz de entrar y resolver. Es solo que en general, una manera realmente buena de conseguir que tu equipo esté en la misma página y se comunique y tipo de construir un ambiente realmente bueno en términos de solo trabajo en equipo. Un paso adicional que podría querer dar para mantener las comunicaciones fluidas y abiertas y transparentes, es también realizar reuniones una a una. No tienen que ser reuniones formalmente programadas. Pueden ser una especie de pararse y chatear situaciones solo
estás consultando con tu equipo para ver cómo van las cosas. También recomiendo muy a menudo que la gente se siente ya sea para un almuerzo o en el almuerzo y aprenda tipo de situaciones con su equipo, solo para registrarse para ver cómo lo están haciendo, proyectar información a un lado, justo cómo lo están haciendo personalmente, lo que está pasando en su vida. En realidad todo se trata de construir relaciones con las personas, entender lo que las hace ticular, lo que las motiva, y realmente ayudarles a cumplir metas, no siempre poner primero el proyecto sino entender que un proyecto no puede conseguir hecho sin que esas valiosas personas realmente participen y dárselo todo. A mí me ha parecido realmente valioso sentarme con alguien y simplemente preguntarle qué se necesita para hacer su trabajo,
qué les gusta de su trabajo, qué les gusta de los proyectos, qué tipo de proyectos les gusta trabajar. Ese tipo de motivadores, dame tipo de señales o formas de
comunicarme con alguien o saber en qué va a estar interesado, cual creo que puede ser realmente valioso en situaciones en las que sé
que tengo que preguntarles para hacer algo difícil que probablemente no van a querer hacer. No se usa como una forma negativa o como una forma retrógrada, es solo una forma de adaptar
mi estilo de comunicación a los suyos y realmente justo como construir esa relación para que me sienta cómodo al pedirles algunas de esas cosas difíciles y sentirnos bien por el trabajo que estamos haciendo juntos.
8. Estudios de caso de comunicación: Hay muchas oportunidades para que las cosas salgan mal en los proyectos y como mencioné antes, prosperamos en el caos. En esas situaciones, no siempre es fácil saber qué hacer. Entonces, pensé que podría compartir algunos escenarios de la vida real que he experimentado en proyectos, probablemente cosas que podrías experimentar también en proyectos, así
como algunos resultados y formas de manejar esos temas. El primero de esos temas es manejar o administrar surep o cambio de alcance en tu proyecto. Entonces, cliente viene a ti, has entregado. Digamos que has entregado un sitio web y una característica que crees que es genial. El cliente lo revisa, vuelven a ti y te dicen: “Eso no es lo que esperaba que entregaras”. Eso puede ser un problema pero siempre puedes resolver ese problema sobre todo si
tienes algo así como un contrato o un documento de requisito en tu bolsillo trasero. Piensa en esa primera reunión y cómo estableces expectativas para lo que se haría en el proyecto. ¿ Tienes documento de requerimiento? ¿ Revisaste algún alcance? ¿ Hay alguna manera de que puedas apuntar a lo que entregarías? Si no lo hay, es probable que tengas que ceder y hacer ese cambio sin cambiar el alcance de tu proyecto. A pesar de que podría tener que considerar la fecha límite porque cuando hay que volver a trabajar, las líneas de tiempo cambian. Otra cosa en la que quieres pensar cuando el cambio entra en juego son los objetivos del proyecto. Entonces, si están pidiendo un cambio, ¿ese cambio realmente cumple con la meta? ¿ Hay alguna razón para aceptar ese cambio si no cumple con la meta? Esa es una conversación que puedes tener con tus clientes, sobre todo si algo siente que definitivamente está fuera de alcance. Lo último que puedes hacer es sentarte, pensar en lo que es el futuro, y lo que se va a necesitar para cambiarlo. Entonces, sentarse, hacer una estimación rápida, entender cuál es el nivel de esfuerzo, te va a decir si puedes o no permitirte hacer ese cambio sin una solicitud de cambio o si necesitas agregarlo. Si sí necesitas agregarlo, puedes tener una conversación fácil y transparente muy rápida con tu cliente o partes interesadas sobre el alcance adicional o presupuesto que se necesita y el tiempo extra que va a llevar. Diré esto, cuando subas esas cosas, gente tiende a decir que está bien, no lo
cambiemos porque no quieren perder tiempo ni dinero. El segundo escenario tiene que ver con trabajar con miembros del equipo. Muchas veces podemos acercarnos realmente a la gente y convertirnos en amigos fuera del trabajo y amigos dentro del trabajo también. Pero cuando alguien en el que realmente te gusta y confías y has invertido mucho tiempo, empieza a arrastrar hacia abajo un proyecto, ¿qué haces? Entonces, he estado en escenarios donde la gente mi equipo empieza a desinvertir realmente en el proyecto, no interesa lo que está pasando y tal vez simplemente no quieren hacer el trabajo. Eso tiende a derribar al resto del equipo y yo he sido la persona que está en medio y tiene que manejar todo eso. Entonces, estoy escuchando comentarios de otros miembros del equipo sobre cosas
negativas que alguien está diciendo o haciendo y tengo que abordarlo. Entonces, ¿cómo se hace eso? Nuevamente, otra conversación difícil no siempre
fácil de abordar pero tengo un poco de fórmula para cómo lo manejo. Entonces primero, pensando en las características y principios, siempre
me gusta ser empático y pensar en lo que esa persona podría tener pasando en su vida. Entonces, antes de dirigirme a cualquier conversación, sé que no lo sé todo sobre la situación. Conozco quejas de un lado, tengo mi propio punto de vista y tengo que mantenerme neutral al respecto. Entonces, definitivamente me gusta pensar en lo que podría estar pasando. No es que esté haciendo conjeturas, sólo
me estoy poniendo en sus zapatos. Entonces lo que trato de hacer es pensar, vale, ¿qué podría pasar en esta reunión? ¿ Cuáles podrían ser los resultados? ¿ Esta persona va a empezar a llorar? ¿ Se van a levantar y se van? ¿ Se van a reír de mí? Es algo raro, es una conversación difícil y solo
tienes que prepararte para la gama de emociones o respuestas que podrían venir junto con mencionar algo que es un poco polémico. Entonces, en lugar de formalizar realmente una reunión como esta, me gusta mantenerla informal y tal vez simplemente acercarme a alguien en su escritorio y decir “Oye, ¿ podemos salir a tomar un café? ¿ Tienes tiempo para almorzar? ¿ Qué podemos hacer para que sólo nos guste tener una buena conversación?” Entonces, normalmente me encanta sacar a alguien a tomar café. Se retira de la configuración de trabajo. Hay un poco menos de estrés. Hay otras personas alrededor. Entonces, no se va a poner realmente incómodo ni polémico. Entonces cuando nos sentamos, de verdad solo digo: “Entonces, quería tener una conversación contigo sobre esa cosa”. Entonces, cualquiera que sea esa cosa. Ser realmente directo y honesto sobre lo que es esa cosa, es lo que trato de hacer en este escenario. Entonces, no colorearlo de ninguna manera determinada, no ponerle ningún juicio ni culpa sino simplemente decir: “Esto es algo que está pasando, hablemos de ello”. Entonces me gustaría simplemente sentarme y escuchar. Sin juicio, sólo entender de dónde viene la persona, escuchar su lado de la historia y realmente hablar a través de ella. Realmente no hay mucha dirección que pueda darte para esa parte de la conversación pero lo que voy a decir es que cuando estés terminando, necesitas irte con una resolución o próximos pasos. Entonces, si resuelves el tema genial, aún
necesitas revisarlo y asegurarte de que
todo el mundo se sienta bien con esa resolución. En muchos casos, es posible que no tengas una resolución de
inmediato y necesitas solo tomarte un descanso y volver a ella más tarde. Tienes que asegurarte de que eres la persona que da seguimiento eso porque no quieres ningún tipo de contención entre tú y esa persona en el equipo o cualquier otra persona que realmente vaya a afectar el proyecto. Entonces, esos son los pasos que doy para manejar conversaciones difíciles. Esperemos que eso sea útil para ti. Otro escenario que es común particularmente en mi mundo de diseño de sitios web es recopilar comentarios, y asegurarnos de que la retroalimentación tenga sentido y sea 'realmente accionable. Muchas veces los clientes regresarán y dirán, a
John de marketing realmente le encantó, Sally de TI lo odiaba, y hay cuatro personas que ni siquiera respondieron con comentarios”. Eso manda una enorme bandera roja como gerente de proyecto porque el minuto en que tienes indecisión por parte de un cliente, es el minuto en que las líneas de tiempo empiezan a
estirarse y tu presupuesto empieza a desperdiciarse. Entonces, ¿cómo manejas esa situación cuando la retroalimentación es inconsistente y tu línea de tiempo realmente está empezando a chocar? Lo primero que hago es establecer expectativas sobre cómo recolectas feedback y qué buena retroalimentación es. Entonces, al inicio de un proyecto o después de haber presentado un entregable explicando a tus clientes cómo recolectas comentarios. Esencialmente, la mejor manera de recolectar comentarios es por escrito en un solo tono de voz. Entonces, no quieres que todos los comentarios de Sally y John en un documento entren en conflicto sobre los mismos diseños. Quieres que alguien pase por sus comentarios y lo ponga en una sola voz, en un punto de vista que te dé pasos realmente procesables sobre los cambios que quieren que se hagan. Ese es el primer consejo. En segundo lugar, ser realmente claro acerca de tus planes de iteración. Entonces, dentro del plan de proyecto que has construido y en el que he construido para esta demo, tuve dos iteraciones sobre el diseño. Significa que, recolectaríamos retroalimentación dos veces y realizaríamos revisiones de
diseño dos veces y luego las finalizaríamos para una aprobación. Ser realmente claro acerca de ese plan realmente establece parámetros para que los clientes o las partes interesadas se aseguren de que entiendan
cuánto tiempo tienen para seguir ajustando el trabajo en el que estás trabajando. Si no estableces esa expectativa, terminarás con 18 revisiones y diferentes comentarios o comentarios conflictivos entrando desde el campo izquierdo en el último minuto. También es importante ser muy claro sobre el tiempo. El tiempo lo es todo cuando eres gerente de proyecto. Si alguien de tu equipo cliente no entiende que solo tiene tres días para obtener retroalimentación, será mejor
que elabore un plan sobre cómo pueden obtenerte esa retroalimentación. Porque un día de retraso en su extremo, no siempre equivale a un retraso de día en tu extremo cuando estás haciendo malabares con múltiples proyectos y múltiples personas diferentes trabajando en esos proyectos. Tengo algunos consejos adicionales para recopilar comentarios sobre proyectos también. Si eres un PM y eres parte de presentaciones que creo absolutamente que deberías ser, puedes jugar un papel realmente valioso a tu equipo. En primer lugar, estableciendo expectativas para lo que se
presentará y lo emocionado que está tu equipo al presentarlo. Al ser el PM, hay muchas oportunidades para que marques el tono para el proyecto y cómo podrían ir las cosas. Entonces, simplemente diciendo: “Oye, el miércoles cuando vengamos a presentarte diseño, van a
haber tres comps que presentamos y dos diseñadores crearon esas comps y están realmente entusiasmados por mostrarte sus ideas”. Eso solo marca el tono de cómo podría ir una reunión y establece un tono positivo para cómo deben ser las interacciones en esa reunión. Entonces, cuando estás en esa reunión y tu diseñador está presentando conceptos o lo que sea, tú como PM deberías sentarte y tomar nota de lo que la gente de la sala está haciendo. Mira el lenguaje corporal, ve cómo la gente está reaccionando. ¿ Están siendo positivos? ¿ Se cruzan los brazos que ser negativos? Tomar nota de ese lenguaje corporal puede ayudarte a averiguar a quién le falta retroalimentación, quién necesitas hablar o ganarte en la próxima reunión o qué retroalimentación podrías refutar y en realidad salirte con la tuya. Entonces, sólo entender lo que está pasando en la habitación puede ser realmente útil. También en esa reunión, quieres asegurarte de que estás tomando notas. Ahora, esas notas no van a ser su retroalimentación final de sus clientes pero esas notas podrían ayudar a sus clientes a pasar por sus propios comentarios y hablar a través de puntos de contención. Cualquier cosa que puedas hacer para ayudar a empujarlos y su proceso a lo largo puede ser realmente útil. Entonces, las notas de reunión pueden ser útiles en ese caso. Entonces, después de que en realidad se haya presentado el trabajo y estás listo para tomar comentarios de las personas de la sala, es bueno presentar algunas preguntas direccionales que puedan guiar a la gente en el camino correcto para dar retroalimentación. Entonces, ¿el diseño cumple con los objetivos? ¿ Está representada apropiadamente la marca? Tu diseñador puede ayudarte a llegar con todas las preguntas que necesitan para obtener la retroalimentación correcta de los clientes. Pero sólo darles ese taco establece una expectativa de qué tipo de retroalimentación es adecuada en ese caso. En ocasiones en esas reuniones las conversaciones pueden ponerse tensas. Si fuera diseñadora y pasara 40 horas creando un simulacro y alguien lo triturara en una reunión, probablemente no
estaría contento por ello. Entonces, lo entiendo y tengo empatía por la persona que está haciendo esa presentación y realmente poniendo su trabajo ahí fuera para la crítica. No es fácil. Pero como PM, es mi trabajo mantener todo
positivo y mantener las conversaciones moviéndose en una dirección positiva. Entonces, asegurarte de que estás manteniendo ambas partes a raya con sus comentarios y sus respuestas y asegurarte de que estás conduciendo a todos hacia una decisión es lo mejor que puedes hacer en esa situación. El último que puedes hacer para establecer grandes expectativas para recolectar comentarios es al final de la presentación, hablar de los próximos pasos. De nuevo, habla del plan de iteración, habla de cómo recolectas comentarios y siempre pones una fecha por ahí. ¿ Cuándo es el día en que están entregando retroalimentación? ¿ Cuál es tu siguiente paso después de eso? Cerrar cada reunión con los siguientes pasos y temas de acción es el camino a seguir.
9. Cierre: Está bien. Entonces, hemos hablado mucho sobre la gestión de proyectos. Hemos hablado de características y principios y herramientas y
procesos y formas de implementar algunas tácticas que te ayudarán a mantener los proyectos en movimiento. Hemos tocado muchas cosas que deberían ayudarte a ser un gestor de proyectos exitoso, ya sea que estés formalmente en el rol o que solo estás asumiendo el papel porque tienes que hacer proyectos. No importa lo que hayas aprendido, espero que una clave para llevar sea que la gestión de proyectos no sea una herramienta o un proceso. Se trata de ser tú mismo y hacer todo lo que puedas para ser un gran comunicador que esté mirando hacia fuera a la gente y buscando metas. Si seguiste la demo y quieres compartir tus ideas o planes de proyecto de ejemplo, favor siéntete libre de compartirlas en la galería de proyectos. Gracias por tomar esta clase.
10. ¿Qué sigue?:
Brett Harned, Director of Education, TeamGantt
