El curso de escritura de negocios

1. ACERCA DE ESTA CLASE: Tu éxito en los negocios depende de tu capacidad para comunicarte. Si no puedes escribir con claridad, no te contratarán. Y si no puedes escribir con claridad, no durarás lo suficiente en una posición para ser considerado para la promoción. Si quieres salir adelante en tu carrera, debes aprender a escribir. Bueno. Bienvenido al curso de redacción de negocios en línea. Yo soy tu instructor, Alan sharp. Enseño a los empresarios de todo el mundo cómo escribir clara, concisa y convincente. Aterrizé mi primera asignación de escritura pagada en 1987, y enseñé mi primer taller de redacción de negocios en 1989. Desde entonces, he ayudado a cientos de individuos avanzar en sus carreras mejorando su escritura empresarial. Ahora, me gustaría ayudarte. Aquí te presentamos cuatro maneras en las que te beneficias al tomar este curso. Número 1, se mejora una habilidad de umbral. Una encuesta a 120 grandes corporaciones estadounidenses que emplean a casi 8 millones de personas concluye que en el lugar de trabajo actual, escritura es una habilidad umbral para la contratación y promoción entre empleados asalariados. La escritura empresarial efectiva es tu boleto a oportunidad profesional y la pobre escritura es tu boleto al olvido. Beneficio número dos, avanza tu carrera. La mitad de todas las empresas toman en cuenta la capacidad de escritura al tomar decisiones de promoción. No se puede subir sin habilidades de escritura. Beneficio número 3, vendes tus ideas. Tenemos hoy la bombilla eléctrica porque Thomas Edison persuadió a otros para que financiaran sus ideas y las llevaran a buen término. Todos los inventos brillantes comienzan en la cabeza de alguien, pero los únicos que llegan al mercado son los que el inventor puede comunicar por escrito a los partícipes. Cuando mejoras tus habilidades de redacción de negocios, mejoras tu capacidad para vender tus ideas y tú mismo a otros, ya sean miembros del equipo, gerencia, o inversionistas. Por último, número de beneficio para ti, impulsa tu credibilidad. Los errores gramaticales en tus correos electrónicos, reportes, y propuestas son mortales. Y así nuestros errores ortográficos y de puntuación, te hacen parecer poco profesional e ignorante. Mejorar tu gramática, ortografía y puntuación mejora tu credibilidad. El curso de redacción de negocios en línea se divide en módulos. Módulo 1 es una introducción al mundo de la escritura empresarial. Módulo 2 te enseña el primer paso en la redacción empresarial, que es cómo organizar tus pensamientos. módulo tres te enseña el segundo paso en la redacción empresarial, y eso es escribir tu primer borrador. Módulo 4 te enseña el tercer y último paso en la redacción empresarial, que es editar tu primer borrador. El estudiante ideal para el curso de redacción de negocios en línea es cualquier persona que quiera avanzar en su carrera mejorando su escritura en el trabajo. Si quieres que te contraten o si quieres que te promuevan. Y si la escritura pobre te está reteniendo, entonces este curso es para ti. El negocio online corriendo cursos, prácticos. Les paso todo lo que he aprendido sobre redacción efectiva de negocios durante mis últimas tres décadas. Como escritor, editor, y corrector de pruebas, les muestro los errores más comunes que los empresarios cometen hoy en su escritura. Y luego te muestro cómo evitar estos errores en tu escritura en el trabajo. 2. Evitar el estilo bureaucratic: en la década de 1990, pasé un día enseñando algunos burócratas que trabajaban en el gobierno federal de Canadá en Ottawa. Mi trabajo era enseñarles a escribir usando lenguaje llano. Necesitaba que mis alumnos entendieran la diferencia entre burocrática y la escritura en lenguaje llano. Por lo que puse en el retroproyector un párrafo escrito al estilo burocrático. El párrafo era pomposo, larga duración, impersonal y redundante. Se veía algo así. Ampliación de la discusión de una declaración de misión mejorada y más robusta que esté alineada con los objetivos empresariales fundamentales básicos de este departamento de gobierno requerirá de unas sesiones facilitadas claramente estructuradas realizadas plena transparencia y con la participación activa de los representantes designados de todas las dependencias, sin comillas. Después pedí a mi clase un voluntario para traducir ese párrafo burocrático a lenguaje llano. Nadie en la clase levantó la mano. Pensé que quizá no entendían el ejercicio. Párrafo explicado está escrito en burocracia. Es pomposo, de cuerda larga, impersonal, y redundante. Es difícil de entender. Necesito que uno de ustedes traduzca este párrafo sin esperanza a lenguaje llano. Una de mis alumnas levantó la mano y ella dijo, pero mis compañeros y yo todos podemos entender este párrafo. No necesita traducir. Pude ver que mi ejercicio no iba a funcionar con este público. Mis alumnos, estamos tan inmersos en el estilo de escritura burocrática que ya no podían bien, o incluso pensar en lenguaje llano. No podían traducir un párrafo de gook engullido y doblarse en lenguaje llano. Por lo que decidí divertirme un poco y revisé la asignación. De acuerdo, dije, en lugar de traducir una pieza de escritura burocrática a lenguaje llano, necesito que traduzcas un pedazo de escritura en lenguaje llano al burocrático. Aquí está su nueva asignación. Imagina que estás hablando con uno de tus hijos. Quiero que sugieran que ustedes dos vayan a ver una película mañana. Pero no digas eso de la forma en que normalmente le dirías eso a tu hijo. Dilo de la manera que lo harías si estuvieras escribiendo un memo de gobierno. Uno de mis alumnos levantó la mano de inmediato. Ah, dijo, Eso es fácil. Este escritor propone que el entretenimiento de la variedad pantalla plateada podría ser disfrutado por este escritor y la persona a quien se dirige este memo, no dentro de la ventana actual de 24 horas, sino en cambio durante el periodo de 24 horas que sigue el periodo en curso, se solicita una respuesta a esta indagación, sin cotización. Todos nos reímos bien. Mis alumnos pudieron ver lo ridículo que sonaba su colega. Algunos de ellos pudieron ver hacia dónde me dirigía con este ejercicio. De acuerdo, dije, Aquí hay otro ejercicio. Imagina que estás metiendo a uno de tus hijos en la cama por la noche. Yo quiero que digas, te quiero de la manera que lo harías si estuvieras escribiendo un informe de gobierno. Otra estudiante levantó la mano de inmediato. Ah, eso es fácil. Eso es fácil. Ella dijo sentimientos de profundo afecto o que tuve por mí hacia ti. Ahora todos nos reímos bien. Qué ridículo decir sentimientos de profundo afecto o tenido por mí hacia ti cuando simplemente quieres decir es, te amo. Esa clase fue un punto de inflexión para mí como instructor. Ese día, descubrí que algunos escritores sienten una presión abrumadora para tomar lo simple y hacerlo complejo, para tomar lo sencillo y hacer que sea complicado reemplazar palabras simples por otras complejas. En resumen, se sienten obligados a escribir en un estilo corporativo burocrático. Estos escritores están aterrorizados de la simple frase inglesa. Tienen miedo de exponer sus ideas de manera clara y concisa. Esta esfera fue mejor articulada por uno de mis alumnos que era bilingüe. Primero pienso en lo que quiero decir en francés. Ella explicó, luego lo traduzco al inglés y luego traduje a la escritura gubernamental. Por escritura gubernamental, se refería al estupido, denso mumbo jumbo que es tan típico de las burocracias, erudición y la escritura científica, e incluso alguna escritura corporativa. Te alegrará saber que durante ese taller, mis alumnos aprendieron a escribir usando palabras simples y frases simples. Pero hacerlo no vino fácilmente. Tenían que luchar contra la presión para volver a burócrata. Estas son las ocho características del estilo burocrático. Número uno, es excesivamente formal. La escritura burocrática contiene palabras que son excesivamente formales, como mientras, de ahí también aquí. Y así, estas palabras son ismos RK que son palabras fuera de estilo de otra época, probablemente la época eduardiana. Estas palabras anticuadas hacen que un documento de negocios suene teatral, un artificial. Número 2, la escritura burocrática está diseñada para impresionar al lector con la erudición de los escritores. Escritores burocráticos buscan formas complicadas , altísimas de decir lo simple. Se preocupan más por transmitir su autoimportancia que por comunicarse con sus lectores. Escritores burocráticos nunca explican nada. En cambio, ofrecen una explicación. Llaman a un conserje, a un ingeniero de saneamiento. Nunca escriben la palabra. Al parecer, cuando en su lugar pueden escribir, parecería eso. Número 3, la escritura burocrática involucra sustantivos que son verbos disfrazados. Escritores burocráticos son verbos aterrorizados, fuertes. Entonces en lugar de decirte que ajustes las proyecciones de ventas, escritores burocráticos recomiendan que hagas y ajustes. Sustituyeron la palabra considerar con tomar en consideración. Nunca actúan, toman acción. Nunca investigan cuando en su lugar pueden realizar una investigación. Número para múltiples sílabas cuando una es suficiente. Escritores burocráticos componen sus correos electrónicos, informes, y memorandos como si estuvieran siendo pagados por la sílaba. Nunca usaron una sola palabra sílaba. Cuando se puede descubrir una palabra de sílaba múltiple. Nunca te ofrecerán su ayuda. Esa es una sílaba. Cuando en su lugar pueden ofrecerte su asistencia, eso son tres sílabas. El número de sus ideas no es muchas. Es numerosa, eso son tres sílabas. Nunca empiezan nada, siempre implementan tres sílabas. La escritura burocrática es larga sinuosa al decir lo simple. Escritores burocráticos nunca dicen en una palabra lo que pueden decir en una frase. ¿Por qué escribir? Vp Smith no pudo asistir a la reunión hasta que un mecánico arregló su auto. Cuando en su lugar se puede escribir el VP referido como Smith, carecen totalmente de la capacidad de asistir a la reunión hasta momento en que visitó a un mecánico con el propósito de arreglar su automóvil. Número 6, redundancia. escritores burocráticos les aterrorizan las palabras. No confían en los sustantivos y verbos para hacer su trabajo. Tienen miedo de dejarlos solos. Por lo que los modifican con adjetivos y adverbios esperando dejar claro su significado. Pero todo lo que hacen es tapar su escritura y hacer que sus sentencias sean redundantes. Escritores burocráticos nunca planean. Planean adelante. Ahora planear por definición es para algo por delante. Nunca llegan a una conclusión. Llegan a una conclusión final y conclusiones por definición, nuestra final a ellos, las importaciones son importaciones extranjeras. El titular es el actual titular y el cielo es de color azul. ¿ Ves a lo que me refiero de que sean redundantes? Número 7, voz excesiva, pasiva. Se adoptó la política, se alcanzaron las decisiones, se cometieron errores. escritores burocráticos les encanta la voz pasiva, el refugio de sinvergüenzas que quieren ocultar lo sucedido. Disimular la identidad de quién actuó, o quitarle el énfasis a quién actuó. Nunca te dirán que la comisión votó sobre la política. En cambio dirán que la política fue votada por la comisión. Número 8. Palabras de zumbido. La escritura burocrática se caracteriza por el eufemismo y la obstracción. Las palabras de moda son particularmente populares. Sentencias como esta son comunes. Nuestra agencia ofrece una gama de productos de borde de sangrado por encima de la línea que ayudan a los CMO a aprovechar sinergias para marcas globales, permitiéndoles optimizar soluciones que recogen frutas colgantes bajas, sin cotización. Como puedes ver, escribir al estilo burocrático te hace sonar pomposo, larga cuerda, invasivo, impersonal y redundante. Si esos no son tus objetivos en la escritura de tu negocio, que evite escribir al estilo burocrático. 3. Comienza con tu lector: Tengo un cuñado que ha sido agricultor toda su vida adulta. Me asombra. Puede soldar, puede operar una retroexcavadora. Puede cambiar el motor y el atractor. No puedo hacer ninguna de esas cosas. Entonces admiro a cualquiera que pueda. Un día, le dije a mi cuñado lo que hacía para ganarme la vida. Yo soy escritor. Dije, empiezo cada día con una pantalla de computadora en blanco y para el mediodía, tengo que llenarla de palabras. Ese pensamiento aterrorizó a mi cuñado. Oh, nunca podría hacer tu trabajo. Dijo, ni siquiera sabría por dónde empezar. Si eres como mucha gente de negocios, a la hora de escribir, no sabes por dónde empezar. No sabes qué escribir ni cómo escribirlo, ni cuánto tiempo escribirlo. Si no sabes por dónde empezar, te recomiendo que empieces con tu lector. Tu lector es la única persona que determina lo que escribes, cómo lo escribes y por cuánto tiempo lo escribes. No tienes que luchar con el bloqueo del escritor una vez que sabes quién es tu lector y qué espera tu lector de ti. Recuerda, cada uno de tus lectores tiene expectativas de ti. Tu trabajo como escritor es descubrir esas expectativas y cumplirlas. Esto probablemente suena todo teórico. Entonces déjame explicar a qué me refiero a modo de ejemplo. Digamos que su empresa está consiguiendo un nuevo director ejecutivo. Se llama Sally Carruthers. Ella viene a tu firma de una competidora, ve a la primera mujer que lidera una firma de tu tipo. Ella es ingeniera y quiere matar algunos de tus productos y lanzar otros nuevos. Imagina que tu trabajo es escribir un memo interno que salga a cada departamento de tu empresa diciéndoles qué esperar en las próximas semanas. ¿ Enviarás a todos el mismo memo? ¿ Saber? Considera tu departamento jurídico, por ejemplo. ¿ Les importa que tu nuevo CEO sea ingeniero? Probablemente no. ¿ Les importa que esté viniendo de una firma competidora y que probablemente haya firmado acuerdos de no divulgación que puedan dificultar su trabajo con su empresa? Absolutamente. Eso les importa. Tu departamento legal tiene expectativas únicas de tu anuncio. Considera tu departamento de marketing. ¿ Les importa que tu nuevo CEO sea la primera mujer en liderar una empresa de tu tipo? Probablemente no. Pero, ¿les importa que ella quiera actuar algunos de sus productos en su línea de productos? Absolutamente. Te importa. ¿ Quieren saber qué es el CEO? Se van a presentar nuevos productos? Seguro que sí. ¿ Les importa que sea una ingeniera que entienda su línea de productos? Absolutamente. Tus lectores en tu departamento de marketing tienen expectativas únicas de tus anuncios. Por último, ¿qué pasa con tus departamentos de relaciones públicas? ¿ Les importa que tu nuevo CEO sea ingeniero cuando cualquier otro CEO de tu industria también sea ingeniero? Probablemente no. Pero, ¿les importa que sea la primera mujer en un papel como este? Absolutamente, lo hacen. Esa es una historia periodística que pueden presentar a los medios de comunicación. Tus lectores en tu departamento de relaciones públicas tienen expectativas únicas de tu escritura, de tu anuncio. Como puedes ver, diferentes lectores tienen diferentes expectativas de tu escritura. Entonces la primera pregunta que debes hacerte es qué información necesita tu lector de ti. Una vez que sabes quién es tu lector, sabes qué decir y qué no decir. Ya sabes lo que es relevante y lo que no es relevante. Y esa es la pregunta principal que debes responder a la hora de redactar cualquier documento comercial, ¿cómo es lo que estoy escribiendo relevante para mi lector? O puedes plantear esta pregunta como si viniera de tu lector. ¿ Por qué debería importarme lo que tengas que decir en lo que has escrito? El segundo motivo para empezar con tu lector es descubrir cuánto escribir. Algunos de tus lectores necesitan que condenses tu mensaje en una sola página. Todo lo que quieren de ti es un resumen ejecutivo. Otros lectores necesitan mucha más información de usted, como información de antecedentes y detalles. Aquí tienes un ejemplo. Considera un reporte anual típico. La mayoría de los accionistas comienzan al frente del informe con la carta de la presidencia de la junta. Contiene un resumen ejecutivo del informe. Les da todo el detalle financiero que necesitan. La mayoría de los analistas, por otro lado, necesitan mucha más información de la que encuentran en la carta de la silla o en el resumen ejecutivo. Por lo que pasan la mayor parte de su tiempo al reverso del informe anual porando los gráficos y tablas y gráficos. Una vez que sabes quién es tu lector, sabes cuánto escribir y sabes lo poco que escribir. El tercer y último motivo para empezar con tu lector es decidir qué tono usar. Diferentes lectores esperan tonos diferentes. Si estás escribiendo un memo a tu jefe, por ejemplo, y si trabajas en una firma grande y rara vez ves a tu jefe, son el tono probablemente errará del lado de ser formal. Por otro lado, si trabajas para una firma pequeña y si trabajas hombro con hombro con tu jefe todos los días, entonces tu tono probablemente estará del lado informal de lo formal. Por ejemplo. Mira estos dos ejemplos del mismo mensaje. En la columna de la izquierda, tienes la versión formal. Los ingresos de Global Business Services por $16.348 millones aumentan 2.1% en comparación con el año anterior. La compañía continúa transformando este negocio y cambiando sus prácticas a digitales, cognitivas y Cloud, sin cotización. En la columna de la derecha, tienes la versión informal. Grandes noticias Sam. Nuestros ingresos y Global Business Services crecieron en una friolera 2.1% en comparación con el año pasado, llegamos a $16.348 millones de signo de exclamación. Seguimos transformando nuestro negocio, cambiando nuestras prácticas a una nube cognitiva adicional. Observe el cambio de tono. El ejemplo formal es impersonal. El versión informal es personal. El ejemplo formal se refiere a un incremento. El ejemplo informal se refiere a un aumento friolico. En los textos formales se hace referencia a la división empresarial por nombre, Global Business Services, y se refiere a la empresa. En los textos informales se hace referencia a la división empresarial y a la empresa como nosotros. El primer ejemplo es formal, el segundo ejemplo es colegial. Tu trabajo como escritor es decidir qué tono usar. Y solo puedes hacer eso determinando quién es tu lector. Un pensamiento final. Una vez que sabes quién es tu lector, sabes lo técnico que puedes ser. Toda industria, cada negocio tiene su propio vocabulario peculiar. Usted y sus colegas tienen su propia jerga, acrónimos y abreviaturas. Ya sabes lo que significan estos, pero la gente fuera de tu círculo no. E incluso podría haber gente en su empresa que no conozca el significado de cada acrónimo o cada abreviatura. Una vez que sabes para quién estás escribiendo, sabes si puedes usar jerga, acrónimos y abreviaturas sin explicarlas. Pero en caso de duda, deletrearlos. Entender a su lector es vital en la redacción de negocios. Por lo que antes de levantar el bolígrafo o poner los dedos sobre el teclado, decide a quién le está escribiendo. ¿ Qué esperan de ti? ¿ Cuáles son sus metas y prioridades? ¿ Qué tan bien conocen a tus sujetos? Si no entiendes a tu lector, tienes mucho que perder. Se puede perder su atención. Se puede perder su respeto, se puede perder su negocio. O para ponerlo de manera positiva. Si sabes a quién estás escribiendo. Si entiendes lo que necesitan de tu escritura y si entregas lo que quieren de ti, mantienes su atención, ganas su respeto, y mantienes su negocio. 4. Conoce tu objetivo: Earl Nightingale, el locutor y autor de la radio estadounidense, dijo una vez, las personas con goles lo logran porque saben a dónde van. Lo mismo puede decirse de los escritores de negocios. Los escritores de negocios con metas tienen éxito porque saben a dónde van. Lo que significa que los escritores de negocios fallan cuando no tienen un objetivo, cuando no saben a dónde van. Todo documento que lo escribes funciona debe tener un objetivo. Debe tener un objetivo o propósito y resultados previstos. Este objetivo es algo que tiene lugar en la vida de tu lector, no la tuya. Si quieres cambiar de comportamiento, si quieres cambiar de opinión, si quieres transmitir conocimientos, debes darte una meta con cada documento que escribas, no trabajar. Hay cuatro goles para elegir. El primer objetivo es informar. Elige este objetivo si tu objetivo es simplemente transmitir información, elige este objetivo si sabes algo que tu lector o lectores no sepan. Ejemplo de este objetivo es un memo que establece tus últimas cifras de ventas o un correo electrónico que describe un cambio a una política o procedimiento. Por ejemplo, podrías elaborar un memo que indique las ventas para el tercer trimestre, somos 1.3 millones de dólares. Ahí está, esto representa un incremento de 1.3% sobre el T2 y un incremento de 3.8% respecto al mismo trimestre del año pasado. Aquí hay otro ejemplo. Hemos cambiado la forma en que se presentan las hojas de tiempo. Al 15 de abril. Todas las hojas de tiempo deben presentarse a su gerente, no a recursos humanos. Sabrás que tu documento ha logrado su objetivo cuando tus lectores entiendan lo que les has dicho. El segundo objetivo que puedes dar tu escritura es persuadir. Este es el objetivo que eliges cuando quieres hacer más que simplemente informar a tu lector, quieres cambiar su comportamiento. No solo quieres que tu lector sepa algo nuevo. Quieres que hagan algo nuevo. Se ve este tipo de redacción todo el tiempo en cartas de ventas, folletos de ventas, anuncios, y comerciales. El escritor tiene un objetivo persuadirte para que compres los productos o servicios de la empresa. Propuestas y comunicados de prensa también son ejemplos de escritura que está diseñada para persuadir. En tu papel de escritor en el trabajo, elige este objetivo cuando quieras persuadir a un colega o a un gerente, a un proveedor, incluso a un inversor, para que cambie de opinión o de su comportamiento. Sabrás que tu documento ha tenido éxito cuando veas cambio de actitudes o un comportamiento. El tercer objetivo que puedes dar tu escritura es instruir o educar. Ejemplo de este objetivo son los manuales de usuario que describen cómo utilizar una pieza de maquinaria. La principal diferencia entre este objetivo y el objetivo número uno es que el lector desempeñará de manera diferente. Por ejemplo, usando nuestro primer objetivo de informar, puedes escribir una hoja informativa que informe a un trabajador sobre por qué es importante el servicio al cliente. O bien puede escribir un documento que instruya al trabajador sobre cómo saludar a los clientes, atender a los clientes y responder a las consultas de los clientes. El primer documento informa, instruye el segundo. Sabrás que tu documento ha logrado su objetivo cuando el lector siga tus instrucciones. El cuarto y último objetivo que puedes tener para la redacción de tu negocio es grabar o documentar. Ejemplo de ello es el acta de reunión. Es posible que se te pida que tomes notas durante una reunión y que las escriba después de la reunión como acta oficial de la reunión. Tu objetivo no es informar o persuadir o instruir, sino simplemente grabar y documentar lo que ocurrió durante la reunión, como lo que se discutió, qué mociones se hicieron, qué se votó, y así sucesivamente. Sabrás que has logrado tu objetivo cuando tu documento captura completa y con precisión todo lo que necesitaba ser grabado o documentado durante la reunión. Permítanme mostrarles un ejemplo de estos cuatro goles en el trabajo. Imagínese que una empresa ha lanzado un nuevo producto, una pieza de maquinaria agrícola. Un escritor crea una hoja de datos que describe la especificación del producto, como su longitud, su ancho, su altura, caballos de fuerza y torque. Este documento en formas. Otro escritor elabora un folleto de producto que describe las características y beneficios de este nuevo producto y describe por qué es mejor que los productos de la competencia. Este documento persuade. Otro escritor, cae un manual de usuario que enseña a los nuevos propietarios tenían una configuración, operar, y mantener el equipo. Este documento instruye cada trimestre el equipo de ventas se sienta con el equipo de ingeniería y discute qué tan bien le va este nuevo producto en el mercado, qué tan bien se está vendiendo. Y también discuten cómo se puede mejorar el producto. Un escritor se sienta en una de estas reuniones y toma notas para luego convertir estas notas en actas de reunión. Este documento registra ahora que tú y yo hemos mirado metas que puedes escoger para tu escritura. Llegamos a la parte más difícil de este proceso, y eso es escoger sólo un objetivo. Ni tres goles, ni demasiado goles, solo un gol. Esto es difícil porque elegir un objetivo para tu escritura es lo mismo que decidir por qué estás escribiendo. Entonces en lugar de preguntarte, ¿cuál es mi objetivo, pregúntate, ¿por qué estoy escribiendo? ¿ Qué quiero que sepa mi lector o crea o comprenda o haga después de leer mi documento, conteste estas preguntas y sabrá cuál es su objetivo. Como observó Earl Nightingale, fallarás si no tienes un gol, pero también fallarás si tienes demasiados goles. Así que elige solo un objetivo por cada documento que escribas. Tu escritura será mejor para ello, y tus lectores también lo apreciarán. No se perderán. 5. Escribe tu contorno: Imagina que estás sentado en la sala de salidas internacionales de un aeropuerto. Estás a punto de abordar un vuelo que te llevará a mitad del mundo a un país que nunca habías visitado antes. El mayordomo de su puerta viene en el sistema de megafonía y hace el siguiente anuncio inusual. Señoras y señores, estamos a punto de empezar a abordar. Perdón por el retraso. O Capitán no pudo encontrar su mapa y su brújula a bordo está rota, pero no importa. Capitán tiene una bastante buena idea de dónde está nuestro destino. Y a pesar de que estaremos volando por la noche por 15 horas, piensa que puede llevarte a tu destino sin mapa y sin brújula. Y sin GPS, por favor prepárense para el embarque. ¿ Te embarcarías en ese avión? Por supuesto, no. Todo piloto necesita un mapa. Todo avión necesita una brújula que funcione. Nadie debe volar sin ellos. En el mundo de la escritura empresarial, cada documento whew right, necesita un esquema. Aquí. Esquema te ayuda a organizar tus pensamientos antes de empezar a escribir. Te ayuda a descubrir a dónde vas y te mantiene en el camino hasta llegar a tu destino. Comience con un trozo de papel en blanco o con documentos de palabra vacíos. Escribe tu mensaje clave. ¿ Qué quieres que tu lector entienda o crea o haga después de leer tu documento? Anote eso. Una buena práctica es escribir tus mensajes clave. Una frase. Después de leer este documento, mi lector será ex. Escribir tu mensaje clave te ayuda a mantenerte concentrado. Tu mensaje clave te impide de Drift. Te impide deambular por temas que no son relevantes para tu objetivo. Todo lo que escribas debe ser compatible con tu mensaje clave. Identifica siempre tu propósito para escribir antes de empezar a escribir. Declarar tu mensaje clave te ahorra mucho tiempo y agonía reescribiendo más tarde, y evita que una falta de dirección se arrastre a tus contenidos. Enumere sus puntos principales. Crea una lista de todos los puntos principales que quieras hacer en tu documento. Haz esto como un ejercicio de lluvia de ideas como piensas en un punto, escríbelo. No te preocupes por el orden de tus puntos. Precisamente todavía. No gastes en cualquier momento organizando tus pensamientos. Sólo tienes que bajarlos en papel o en tu pantalla. Un ejercicio útil es actuar como reportero. Y te preguntaste los cinco Ws y 1 H. Pregúntate quién, qué, dónde, cuándo, por qué, y cómo, ¿a quién estás escribiendo? ¿ Sobre qué estás escribiendo? ¿ Por qué escribes? ¿ Dónde es aplicable esto? ¿ Cuándo se está llevando a cabo esto? ¿ Cómo va a suceder? ¿ Si estás abordando algún problema? ¿ Cómo debe describirlo? ¿ Cómo pretendes resolverlo? Si está elaborando un informe, ¿cuáles son los antecedentes? ¿ Qué pasos se tomaron? ¿ Cuáles son sus hallazgos? ¿ Cuáles son sus recomendaciones? ¿ Cuál es su conclusión? No te preocupes en esta etapa por ser gramatical o por escribir en oraciones completas. Simplemente escribe tus pensamientos en forma de puntos. Explanarás estos pensamientos. Posteriormente. A medida que continúes, descubrirás que el esbozo no es solo una forma de organizar tus ideas existentes. esbozo te ayuda a descubrir nuevas ideas. A medida que captas tus pensamientos. En tu esquema, tu mente piensa otras ideas y puntos que deseas incluir en tus documentos. Organiza tus pensamientos. Organiza tus pensamientos en el orden en que vas a escribirlos. Cuando encuentres un punto abajo en tu lista que pertenece en la parte superior, muévelo a la parte superior. De igual forma, si encuentras un punto al inicio de tu esquema que realmente pertenece a otro lugar de tu documento, entonces muévelo hacia abajo en tu esquema. Utilizo la herramienta de esbozo en Microsoft Word para esto, notarás que Microsoft Word te permite asignar estilos de encabezamiento a tus puntos, encabezamiento 1, encabezamiento al encabezamiento tres, y así sucesivamente. Esto te permite darle a tu documento una jerarquía que puedes ver fácilmente de un vistazo. Establece tus puntos principales como encabezamiento uno. Establecer subpuntos se dirige a la rúbrica tres y así sucesivamente. Recuerda, al anotar tus puntos y al escribir tus subpuntos, no empieces a escribir todavía. Poner todo en forma puntual. Sólo. Tu único objetivo en delinear es decidir qué quieres decir y en qué orden quieres decirlo. Cómo dices que viene más tarde. Durante el proceso de redacción. A medida que organices tus pensamientos, comprueba que cada punto pertenece donde está. A medida que revises tu esquema varias veces, descubrirás que algunos puntos necesitan ser revisados, reformulados para decir con precisión lo que quieres decir. También lo descubrirás. Es necesario mover algunos puntos a otras partes de su esquema, otras partes de su documento. Haz esto tantas veces como necesites hasta que tu esquema refleje lo que quieres decir. Tus contornos no deberían tener mucho detalle, pero tampoco debería faltar nada. Debería, debe contener todos los puntos principales y puntos menores que desee hacer en su documento escrito en forma de puntos. No debe tener ningún vacío que pretendas llenar más adelante una vez que empieces a escribir. Una tentación con delinear es decirse a ti mismo, oh, sé lo que voy a decir en esta sección del esbozo. Conozco cada punto que quiero hacer, así que no me molestaré en completar esta parte del esbozo. Simplemente escribiré el punto 1, punto 2, punto 3 o bla, bla, bla, bla, bla, bla, como positor para el contenido que voy a escribir más tarde. No hagas esto. Todo el motivo para hacer un esquema es dar a tu documento orden y lógica, este orden y lógica que tus lectores van a apreciar. Entonces si algo es lo suficientemente importante como para incluirlo en tu documento, inclúyalo en tu esquema aunque sólo en forma de punto. Aquí te presentamos tres reglas para ayudarte a crear un esbozado exitoso. Regla. Número uno, siempre conoce tu mensaje clave. Decide siempre por qué estás escribiendo tu documento. Conoce siempre lo que estás necesitando para comunicarte. Este es tu mensaje clave. Escríbelo. Regla número 2. Exponga su mensaje clave. De inmediato. Ponga la información más importante al inicio de su documento. No hagas que tu lector lea página tras página o párrafo tras párrafo sin saber el punto que estás tratando de hacer. Si está haciendo una recomendación, por ejemplo, indique que las recomendaciones al inicio de sus documentos. Si su documento es largo, escriba una introducción o resumen ejecutivo, exponga la recomendación y resuma cómo justifica esa recomendación más adelante. En sus documentos. La regla número 3 solo incluye puntos que respalden tu mensaje clave. En el cuerpo de tu documento. Dar los hechos, los hallazgos, las explicaciones que los datos, y los ejemplos que respaldan su mensaje clave sólo incluyen aquellas cosas que son relevantes para su mensaje clave. No se desvíen. No introduzcas nuevos temas ni mensajes nuevos en tu documento. Una vez que por fin te cuelgues de delinear, descubrirás que crear un esquema te ayuda a decidir lo que quieres decir. Un buen esquema le da a su documento orden y lógica. Te mantiene enfocado. Y relevancia. contornos te ayudan a que tu escritura sea más clara y más convincente. Y por extraño que esto parezca, esbozos aceleran el proceso de escritura. Es un poco extraño, pero agregar un paso extra a tu escritura al delinear en realidad acorta tu tiempo total de ejecución. Esto se debe a que, contrariamente a la opinión popular, delinear es en realidad parte del proceso de composición. Una vez que hayas analizado a tu audiencia y seleccionado un medio apropiado, estás listo para comenzar a escribir tu esquema. Tu contorno es como un plano o es como un mapa. Para su borrador. Se trata de un diseño que te dice cómo organizarás tu mensaje, cómo secuenciarás tus ideas clave, y cómo apoyarás esas ideas. En contraste con un borrador, usted es el público de su esquema. Empezando delineado creando una lista de información que crees que tus lectores necesitan o esperan. Por ejemplo, si está elaborando un documento sobre el papel de la Agencia de Protección Ambiental en el flúor en el agua potable. Tu lista podría verse así. Explicar qué está haciendo la EPA sobre el flúor en el agua potable. Definir qué es el flúor. Explica cómo el Fluoruro se mete en el agua potable. Enumera algunos de los efectos del flúor incluye datos específicos, se refiere al hacha potable de agua segura. A continuación, organice la lista en un mapa que guíe a su lector de punto a punto. Crea una introducción, cuerpo y conclusión, y luego decide cómo dividirás cada tema en subtemas. Tu contorno podría verse así. La primera parte es la introducción. Definir flúor. Segunda parte. El cuerpo Explica cómo el Fluoruro se mete en el agua potable. Enumera algunos de los efectos del flúor. Explicar cómo se regula el flúor, a saber, la Ley de 1970 para el Agua Potable Segura, MCL, GS, los niveles máximos de contaminantes. la parte 3, conclusión, se describen las normas de la EPA. Por un documento largo y complejo. Usa un formato que incluya números romanos como este para indicar las tres secciones principales de introducción, cuerpo y conclusión. Utilice letras mayúsculas sangradas como esta para indicar el primer nivel de subtemas. Después usa números arábigos sangrados como este para indicar el siguiente nivel de subtemas. Por último, utilice letras minúsculas sangradas como esta para indicar el tercer nivel de subtemas. Esta estrategia de esbozo se conoce como notación alfanumérica. Otros tipos de contornos, incluidos contornos de oraciones completas y contornos decimales, también te ayudarán a componer un diseño efectivo para tu borrador. Después de completar tu esquema, estás listo para escribir tu borrador. 6. Estructurar tu mensaje: Toda pieza de la escritura empresarial necesita una estructura. Ya sea que estés escribiendo un correo electrónico corto o una propuesta larga, si estás elaborando un informe detallado o un breve memo simple que estás escribiendo necesita una estructura. La estructura de la escritura de tu negocio es su diseño básico o arquitectura. Es la base sobre la que se construyen tus palabras para mezclar mis metáforas, tu estructura da a tus frases y párrafos un sentido de dirección. Los une y ayuda a tu lector a darle sentido a lo que has escrito. Una buena estructura en tu negocio la escritura guía a tu lector por un camino lógico, dando orden a la información que estás proporcionando, dándoles un, un mapa para guiarlos mientras leen tu documento. Elige tu estructura antes de empezar a escribir. Después de haber reunido todas sus notas, hechos, datos, y otra información. Y durante esta etapa donde delineas lo que vas a escribir, elige tu estructura. A menudo, la información que desea transmitir sugiere la estructura que debe elegir. Si estás escribiendo una biografía ejecutiva, por ejemplo, la estructura obvia es cronológica. Empiezas con tus asignaturas, temprana vida y carrera, y describes eventos e hitos y posiciones hasta nuestros días. Lo mismo vale para escribir propuestas de negocios. Por lo general, cuando estás respondiendo a una solicitud de propuestas, el cliente decide la estructura de tu documento que te da una plantilla para dar seguimiento a un documento que describe la estructura que vas a utilizar para responder a su solicitud de propuestas, tales como descripción de la empresa, descripción del proyecto, alcance del proyecto, cronogramas del proyecto, presupuesto y evaluación. Pero cuando la información con la que estás trabajando no sugiere una estructura natural a seguir, debes escoger tu propia estructura. Aquí te presentamos siete estructuras para elegir. El número 1 es la pirámide invertida. Esta es la estructura que utilizan los periodistas. Presenta primero la información más importante y relevante, y trabaja su camino por la pirámide hasta la información menos importante y material menos relevante. La estructura piramidal invertida fue desarrollada por periodistas que trabajaban para periódicos diarios manera, mucho atrás en el día de los periódicos diarios. Los editores tomaron sus decisiones editoriales justo hasta el momento en que el periódico salió a la prensa. A menudo, una historia tenía que acortarse para dejar espacio otra historia o porque no había suficiente espacio en la página para la historia en su totalidad. Por lo que los periodistas comenzaron a escribir sus historias utilizando la estructura piramidal invertida. Y aún así lo hacen. El día de hoy. Recoge cualquier periódico o lee cualquier periódico en línea. Y verás que cada historia comienza con los hechos más importantes. El quién, el, qué, el por qué, el dónde, el cuándo, y el cómo. Entonces se desarrolla la historia. Esos puntos. Pasar del material más convincente y periodístico hacia abajo en el artículo al material menos convincente y menos periodístico. De esta forma, si un editor tiene que acortar su historia, el editor corta desde abajo, párrafo, párrafo por párrafo o frase por frase, hasta que el texto encaje en el espacio disponible. Debe seguir esta estructura siempre que sea posible, sobre todo con documentos largos. Cuando escribes una propuesta larga o un informe largo, debes darle a tu lector la información más importante desde el principio. No les pidas que vadeen página tras página de tu documento hasta que finalmente lleguen al grano o a la recomendación o la conclusión que estás haciendo porque algunos de tus lectores no lo harán. Si tienes un punto que hacer, hazlo al inicio de tu documento, la forma en que lo hacen los periodistas. La estructura número 2 es cronología. Tú y yo experimentamos la vida cronológicamente moviendo una dirección a través del tiempo. Y así tiene sentido a veces estructurar nuestro negocio escribiendo de esta manera. Los lectores de negocios son lectores ocupados y quieren los hechos rápidamente. Pero hay ocasiones en las que la estructura cronológica es adecuada. Ejemplo de eso sería cuando estás escribiendo un currículum o redactando una biografía de uno de tus ejecutivos. El estructura cronológica también es perfecto para cómo artículos o manuales y guías de otros tipos de escritura que te enseñan a hacer algo paso a paso. El número tres es la estructura del bloque de construcción. Si necesita explicar un tema complejo, debe comenzar con los temas más simples y avanzar hacia los más complejos. Por ejemplo, digamos que tienes que escribir un manual que explique cómo actualizar tu blog de empresa. Usando WordPress. Empezarás con conceptos simples como lo que es un blog, lo que es WordPress, y con qué frecuencia publicas contenido de blog. Pasarás a temas más complejos como cómo crear páginas y publicaciones y cómo optimizar imágenes para los motores de búsqueda. Por último, discutirás los temas más complejos como cómo instalar widgets y plugins. No tienes que preocuparte por lo que son. Y un retoque Hojas de Estilo en Cascada. El número 4 es la clasificación. En ocasiones escribirás un documento que tiene múltiples elementos relacionados con un solo tema. Los informes anuales entran en esta categoría. Presentan el año que fue de múltiples maneras. Hay una carta de la presidenta de la junta directiva, quizá una carta del Director General. Que hay secciones sobre hitos de la empresa, perfiles de diversas divisiones, perfiles de personas clave, logros de la empresa. Y luego al final, las finanzas. Lo que todos estos artículos tienen en común es que todos están relacionados con la empresa. Y el viejo trato con el año que fue. Puede utilizar esta misma estructura al redactar un folleto de producto o la página Acerca de nosotros en su sitio web. De hecho, los sitios web siguen esta estructura. Cada área del sitio tiene su propia clasificación. Número 5 es la estructura de lista es quizás el documento más fácil de escribir, es el que está estructurado como una lista. Y esto puede ser una lista con viñetas o una lista numerada. Simplemente introduce tu tema y luego corres a través de tu lista. Esta estructura funciona mejor para mensajes cortos, como correos electrónicos y notas. El número seis es el formato de pregunta y respuesta. En ocasiones lo que hay que escribir es información básica de fondo que no es de ninguna manera emocionante ni convincente. Pero puedes darle cierto estilo a tus mensajes, supongo, elaborándolo como Q y A. e imagina, por ejemplo, que trabajas para un grupo Nestlé y estás escribiendo la historia de la empresa. Podrías escribir. Nuestra historia comienza en 1866 con la fundación del ángulo de la compañía suiza de leche condensada. Henri Nestle desarrolla un alimento infantil de gran avance en 1867 y en 1905, la empresa que fundó se fusiona con Anglo Swiss para formar lo que ahora se conoce como el grupo Nestlé. O en su lugar, podrías elaborar esta historia como una Q y una pregunta. ¿ Cuándo se fundó el grupo Nestle y sirvió 866? Pregunta, ¿cómo se llamaba entonces la firma? Respuesta Anglo Swiss pregunta de empresa de leche condensada. ¿ Quién fue el fundador de la empresa? Y pregunta de Sir Henry Nestle, ¿cuál fue el avance de 1867? Y Sir Henry Nestle desarrolló un alimento infantil de gran avance. Creo que ves la diferencia. El Q y una estructura no funciona para la mayoría de los tipos de escritura, pero tiene su lugar, sobre todo como barra lateral o call-out en informes, folletos, y páginas web largas. Nuestro tipo final de estructura es comparar y contrastar. Aquí tomas dos o más artículos y los comparas y los contrasta. Un buen ejemplo es un documento que compara tu empresa con un competidor, o que contrasta tu producto con un producto ofrecido por un competidor. Su documento, por ejemplo, compararía su precio de venta al por menor con el precio de su competidor. O contrasta tus especificaciones con unas especificaciones de la competencia. Esta estructura se presta a las mesas. Encontrarás muchos de estos en línea, particularmente con firmas que ofrecen productos de commodities y servicios de commodities. Estas empresas te mostrarán a través de la comparación y el contraste, cómo sus productos y sus servicios son superiores a los productos y servicios que ofrecen sus competidores. Como puedes ver, hay múltiples formas de darle a tu negocio la escritura de una estructura lógica. Dar su estructura de escritura ayuda a su lector a seguir y entender su mensaje. Pero esa misma estructura también te ayuda a elaborar tu mensaje. A veces la parte más difícil de la escritura empresarial es no saber qué decir. Es saber decirlo. No construirías un auto de carreras sin un plan. No cruzarías el Sahara sin un mapa. Por lo que tampoco se debe escribir un documento comercial sin estructura. 7. Llegar a la cosa: El error más común que la gente de negocios comete en su escritura empresarial es no llegar al grano. Pronto. Veo que los nuevos contratados cometen este error, y veo que los directores ejecutivos cometen este error. No digo que estén escribiendo sea confuso necesariamente, o que esté lleno de errores gramaticales, o que esté mal pensado. En muchos casos, su escritura es clara, es lógica y es profesional. Lo que estoy diciendo es que no llegan al grano lo suficientemente pronto. Y este error le costó a sus organizaciones innumerables miles de dólares cada año en productividad perdida. Además, pierde el tiempo de todos, el tiempo del escritor, y el tiempo del lector. El reto que enfrentan con sus lectores es que están ocupados. Tus lectores no tienen tiempo suficiente en su día para leer cada documento que llega a través de su escritorio de principio a fin. Es así que desprecian leen tus primeras frases. Desprecian el resto de tu documento y probablemente leen tu conclusión o tus recomendaciones. Esto significa que a menos que llegues directo al punto en las primeras frases de tu documento, es probable que nunca hagas tus puntos. Y si nunca haces tu punto, entonces tu lector nunca obtendrá tus puntos. Lo básico de la escritura empresarial dice que para llegar al grano, necesitas comunicar tu mensaje clave de dos maneras. Temprano. Claramente. Echemos un vistazo a cada uno de estos en orden. En primer lugar, llegar al grano temprano. Si eres como la mayoría de la gente de negocios, te gustaría dar un poco de antecedentes antes de hacer una solicitud. Te gustaría aportar una justificación. Antes de hacer una recomendación. Te gustaría presentar tu investigación antes de presentar o exponer tus hallazgos. En otras palabras, si tu típico te gustaría llegar a tu punto lentamente a ti, tiene sentido llegar al punto eventualmente a ti. Tiene sentido llevar a su lector paso a paso a su conclusión. Pero a tu lector de negocios, no lo hace. Como dije, los lectores de negocios están ocupados. Necesitan que llegues al grano temprano. Necesitan que vuelvas a los conceptos básicos de la escritura empresarial. Déjame mostrarte a lo que me refiero. Este es un memo de acompañar a sus empleados memo, Arne lanza phishing. Es posible que seas vulnerable a los intentos de phishing. phishing con lanza es un intento de fraude por correo electrónico que se dirige a una organización o persona específica que busca acceso no autorizado a la información para evitar ser víctima de intentos de phishing. Por favor recuerda lo siguiente. Ten en cuenta que la mayoría de las empresas, bancos y agencias no te solicitarán información personal en un correo electrónico ni la solicitarán por teléfono. Nunca haga clic en un enlace en un correo electrónico para ir a un sitio seguro. Introduce siempre la URL tú mismo. Nunca abrieron archivos adjuntos inesperados de fuentes desconocidas. Usar contraseñas seguras. Asegúrese de que el software antivirus esté actualizado. Un gran video producido por la Oficina del Director de Inteligencia Nacional comparte información detallada respecto a la pesca submarina. Haga clic en el siguiente enlace para ver el video y después, echa un vistazo a su página de YouTube para ver otros videos perspicaces. En cuanto a seguridad. Se cuenta con un taller obligatorio sobre pesca submarina que se realiza esta semana en el auditorio principal el día habitual de entrenamiento. Se inicia a las nueve de la mañana. Se requiere asistencia. Los artistas VPs deben ser enviados a seguridad en Acme core.com. Si este memo llegara hoy a tu bandeja de entrada de correo electrónico, ¿lo leerías todo el camino? Probablemente no. Porque hace caso omiso de esos conceptos básicos de la escritura empresarial. El memo parece que contiene consejos simples sobre la prevención de la pesca submarina. Parece el tipo de MIMO que puedes archivar. El escritor no hace nada en este memo hasta el último párrafo para hacerte saber que este correo electrónico es lectura esencial para ti. Si no leíste este memo hasta el final, eso significa que no asististe al taller obligatorio que se está realizando en el auditorio principal. Dudo que acudiera alguien de su organización. Este es un ejemplo clásico de llegar al grano demasiado tarde. La parte más importante de este memo es el anuncio de que hay un taller al que tú, el lector debe asistir. Pero no sabes que al leer el titular, la línea de asunto, no lo sabes leyendo la introducción. Eso no lo sabes leyendo los puntos con bala. Entonces, ¿qué debería haber hecho el escritor? En su lugar? El escritor debió haber vuelto a los conceptos básicos de la escritura empresarial llegando al grano de inmediato. Así es como debe verse este memo. Taller obligatorio sobre pesca submarina. Este jueves. Se requiere que asistas a un taller obligatorio sobre pesca submarina. Esta semana. Debe de RSVP a este correo electrónico. Entonces sabemos que asistes ¿cuándo? Jueves 8 de mayo a partir de las nueve de la mañana, ¿dónde? Auditorio principal, RSVP envía un correo electrónico a seguridad en Acme core.com diciendo que estarás asistiendo a este taller. ¿ Por qué necesitas asistir a este taller? Es posible que seas vulnerable a los intentos de phishing. phishing con lanza es un intento de fraude por correo electrónico que se dirige a una organización o persona específica busca acceso no autorizado a la información para evitar ser víctima de intentos de phishing. Por favor recuerda lo siguiente. Ten en cuenta que la mayoría de las empresas, bancos y agencias no te solicitarán información personal en un correo electrónico ni la solicitarán por teléfono. Nunca haga clic en un enlace en un correo electrónico para ir a un sitio seguro. Introduce siempre la URL tú mismo. Nunca abra archivos adjuntos inesperados de fuentes desconocidas. Usar contraseñas seguras. Asegúrese de que el software antivirus esté actualizado. Un gran video producido por la Oficina del Director de Inteligencia Nacional, comparte información detallada respecto a la pesca submarina. Haga clic en el siguiente enlace para ver el video y después, echa un vistazo a su página de YouTube para ver otros videos perspicaces relativos a la seguridad. Ver la diferencia. El primer memo entierra la información más importante al final de los documentos. El segundo memo pone esta información donde pertenece al principio. Cualquiera que recibiera el segundo memo podría no saber nada sobre phishing con lanza, pero sabrían que esa semana se estaba realizando un taller sobre el tema de phishing con lanza, y también sabrían que se les requería asistir. Esto me lleva a mi segundo llegar al grano. Claramente. Vuelve a echar un vistazo a estos dos memoránimos, y verás que el primero es difuso y el segundo está claro. El primero es vago, el segundo es específico. Observe las diferencias. El primer memo te dice que el taller se está llevando a cabo esta semana. Eso no está claro. El segundo memo les dice que el taller se está realizando el día octavo de mayo. Eso está claro. El primer memo te dice que el taller se está llevando a cabo el, cita, el día de entrenamiento habitual, sin cita, eso no está claro. El segundo memo te dice que el taller se ha realizado el jueves. Eso está claro. El primer memo te dice que se requiere asistencia, sin cita, pero ¿por quién? No puedes estar seguro porque el escritor no está claro. El segundo memo te dice que eres el destinatario de este correo electrónico, se requiere que asistas a un taller obligatorio. Eso está claro. Como se puede ver, el primer memo es lento en llegar al grano y no está claro, inespecífico. El segundo memo llega al grano y de inmediato y es claro y específico. Aquí te explicamos cómo hacerlo. Haz tu solicitud primero, da tus motivos. Segundo, dar primero la invitación a la reunión. Dar los antecedentes para la reunión. Segundo, exponga sus recomendaciones. En primer lugar. Exponga sus hallazgos que lo llevaron a esas recomendaciones. Segundo, exponer primero la política cambió, dar la razón detrás de ella. Segundo, dar la orden primero, dar los detalles. Segundo, exponga primero sus hallazgos de investigación, describa su metodología. En segundo lugar, exponga los resultados de ventas primero descritos cómo se llega a ellos. Segundo, hacer primero el anuncio, dar el contexto. Segundo. En otras palabras, llegar al grano y molestar. 8. Escribe frases simples: Imagina que recibes en el correo una carta del fabricante de tu auto. En la carta se dice, con respecto a posibles deficiencias mecánicas, los rodamientos del eje trasero de los autos pueden deteriorarse. Continuar conduciendo con un baring fallido podría resultar en desenganche del eje y afectar negativamente el control del vehículo, sin cotización. ¿ Qué harás después de leer este mensaje? Tira la carta, archivala, dásela a tu mecánico, telefonea al fabricante de tu auto, no hagas nada. Si no haces nada, estarás en buena compañía porque un montón de gente que lee estas dos frases no entenderá lo que significan. No van a entender lo que ellos como los lectores se supone que deben hacer después de leer las frases. Y este es el reto al que te enfrentas en la escritura de tu negocio. Escribes para informar y escribes para motivar la acción. Si tus frases son complicadas, tus lectores no entenderán tu significado y no tomarán la acción que quieres que tomen. Eso se debe a que el secreto para una escritura empresarial efectiva es la simplicidad. Estas dos frases aparecieron en una carta que la Ford Motor Company envía por correo a los clientes que compraron el ego montano de mercurio de 1972. Ese modelo tenía un defecto de seguridad. Los rodamientos en el eje trasero y vamos a montar podrían fallar y el eje trasero podría alejarse del auto. Este defecto de seguridad fue tan peligroso que Ford recordó toda la carrera de producción de 1972. Mercurio Monte va 423 mil autos. Pero por su carta, no sabrías que el auto tiene un defecto de seguridad que podría matarte. Eso se debe a que las frases de la carta no son simples. Son complicados. Déjame mostrarte lo que quiero decir. En primer lugar, el escritor no te menciona, el dueño. El escritor simplemente dice que los rodamientos del eje trasero de los autos pueden deteriorarse. Lo que quiere decir el escritor es que los rodamientos del eje trasero de tu auto pueden deteriorarse. El escritor también dice, seguir conduciendo con un baring fallido podría resultar en desenganche del eje y afectar negativamente el control del vehículo. Traducido, lo que quiere decir el escritor es, si continúas conduciendo tu ego de mercurio Monte de 1972 con un rodamiento fallido, podría resultar en el desenganche del eje y afectar negativamente el control del vehículo. El escritor significa tu auto, tus rodamientos, tu eje del eje. Segundo, el escritor no es definitivo. El escritor dice con respecto a posibles deficiencias mecánicas, los rodamientos del eje trasero de los autos pueden deteriorarse. Esto no suena tan peligroso, ¿verdad? Es posible. Puede el escritor está trabajando en el mundo de posibilidades y cosas que pueden suceder. Recuerda, el tema que nos ocupa es un defecto de seguridad que hace que estos autos sean tan peligrosos para conducir que habían sido reclamados por el fabricante. Y Mitre no tiene el lujo de escribir sobre posibilidades, no cuando las vidas están en riesgo. El escritor debería haber dicho, cito, tu mercurio Monte ego de 1972 tiene un defecto mecánico. Es probable que los rodamientos del eje trasero de su automóvil se deterioren y fallen, sin cotización. Los escritores son indefinidos en su idioma por una de dos razones. O su Carolus o tienen algo que ocultar. La forma más fácil de evitar la responsabilidad es decir tal vez, posiblemente, tal vez. La forma más fácil de evitar la confusión y de asumir la responsabilidad es hacer definitivas tus aseveraciones. Tercero, el escritor es abstracto. ¿ Qué significa este escritor de Ford Motor Company? Por cotización, seguir conduciendo con un baring fallido podría resultar en desenganche del eje real y afectar negativamente el control del vehículo sin cotización. Bueno, seguir conduciendo con un rodamiento fallido es una declaración abstracta. De hecho. No implica ninguna agencia Schumann que por ejemplo, esté haciendo la conducción. El escritor no dice. Pero de lo que aquí está hablando el escritor eres tú, el dueño, el conductor, continuando conduciendo tu auto, un auto que tiene rodamientos defectuosos del eje trasero. Eso no es abstracto. El escritor describe algo llamado desenganche del eje. ¿ Qué significa esto? Exactamente? Es abstracto. Significa que el eje de tu mercurio Montenegro de 1972 podría separarse del resto de tu auto? Eso fue lo que fue. El sonido peligroso cuando lo declaras de esta manera? Seguro. ¿ Suena el desenganche del eje como algo que debes trastocar. Preocúpate. En realidad no. Es abstracto. Por último, el escritor llega al punto de la letra. Pero de manera abstracta, este posible deterioro de los rodamientos del eje trasero podría afectar negativamente el control del vehículo. Resumen. En otras palabras, podrías perder el control de tu auto. En otras palabras, tu auto podría desviarse de un acantilado o desviarse hacia el tráfico que se aproxima. Tu auto podría matarte o mutilarte a ti y a tus pasajeros. Estos son algunos de los efectos adversos del control vehicular afectado negativamente. Aquí te explicamos cómo escribes una frase simple. Como se puede imaginar. El modo de mejorar este párrafo de la Ford Motor Company es dirigirse directamente al lector. Declarar definitivamente los hechos, y advertir al propietario en términos concretos a diferencia de términos abstractos. Si yo estuviera elaborando este párrafo, si usted está elaborando este párrafo, se vería algo así. Su 1972 mercurio Monte ego tiene rodamientos defectuosos del eje trasero que probablemente se deteriorarán y fallarán. Si sigues conduciendo tu auto, el eje trasero puede cortarse y perderás el control de tu vehículo. Como se puede ver, nuestra versión utiliza el mismo número de palabras que la original, pero es más directa, más concreta, y más clara. Tu escritura será igual de clara una vez que empieces a escribir en frases simples. 9. Escribe con párrafos: Si deseas mejorar tus habilidades de redacción empresarial, pensando en ti mismo como guía, tu lector no conoce tu destino. Tu lector no conoce la ruta. Tu lector no tiene un mapa ni una brújula, ni un GPS. Tu lector necesita una guía. Tú eres esa guía. Tu trabajo es guiar a tu lector desde tu punto de partida hasta tu destino. Orientas a tus lectores a su destino utilizando tres unidades de composición, palabras, oraciones y párrafos. Combinas palabras para formar oraciones. Y combinas oraciones para formar párrafos, y combinas párrafos para crear todos tus documentos empresariales. Si luchaste con la escritura de negocios, es probable que tengas problemas con los párrafos. Te preguntas cuáles son, cómo funcionan, y cómo debes escribirlas para ayudar a tus lectores a llegar a donde quieres que vayan. Por lo que aquí te presentamos algunas respuestas a preguntas frecuentes sobre párrafos. En la redacción de negocios. ¿ Qué es un párrafo? Un párrafo es un grupo de oraciones que desarrollan un solo tema. Si quieres mejorar tus habilidades de redacción de negocios, ¿verdad? Mejores párrafos. ¿ Por qué debo escribir usando párrafos? Todas menos las ideas más simples necesitan ser comunicadas por etapas. La mayoría de los temas que escribes al respecto funcionan, necesita dividirse en temas. Dividir tu tema en párrafos ayuda a tu lector seguir tu pensamiento a medida que pasas de una idea a la siguiente. ¿ Cuántos temas debe contener cada párrafo? ¿ Uno? ¿ Qué debo hacer? Si quiero incluir dos temas en un párrafo? Deberían dividir los temas en dos párrafos. ¿ Qué debe incluir cada párrafo? Cada párrafo debe incluir una oración temática, sentencias de apoyo, y una frase final. ¿ Cuál es la frase del tema? El tema de la oración es la primera frase de un párrafo. ¿ Cuál es el propósito de la frase temática? El propósito de su frase temática es introducir el tema del párrafo. La primera frase de cada párrafo es una señal de que ha llegado a un nuevo paso en el desarrollo del tema. Escribes estos de forma natural a medida que mejora tus habilidades de escritura empresarial. ¿ Cuáles son las sentencias de apoyo en un párrafo? Las sentencias de apoyo son oraciones entre la oración temática y la sentencia final. Explican o elaboran el tema del párrafo. ¿ Cuál es la sentencia final? La frase final es la última frase de un párrafo. Termina el tema del párrafo de manera sucinta, generalmente con una idea final. En ocasiones la frase final de un párrafo prepara al lector para el siguiente párrafo utilizando una frase conocida como frase transitoria. Por lo que probablemente te estés preguntando qué es una sentencia de transición. Te lo diré yo. Una sentencia transitoria es una frase final en un párrafo que conecta el párrafo con el que sigue. La primera oración de un párrafo también puede servir de transición con respecto al párrafo anterior. ¿ Cuál es el objetivo de una sentencia de transición? El objetivo de tu frase de transición es ayudar a tus lectores a ver cómo se relacionan tus párrafos entre sí y cómo se relacionan con el tema general de tu documento. buenas transiciones resaltan las conexiones entre párrafos colindantes. Hay una serie de palabras y frases que son perfectas para demostrar que estás transitando de una idea a otra. ¿ Cuáles son algunos ejemplos de oraciones transitorias? Bueno, la última frase que acabo de decir es un ejemplo de sentencia de transición. Esa frase te establece para esperar que el tema del siguiente párrafo, lo que ahora estoy hablando sean palabras y frases para usar en oraciones de transición. Pero, pero eso es sólo un ejemplo de cómo mejorar tus habilidades de redacción de negocios con transiciones de párrafos. ¿ Qué palabras o frases puedo usar cualquier frase de tema para mostrar que estoy en transición a un nuevo tema. Son muchas las palabras y frases que introducen una transición. Estos incluyen además, otro lado, además, por ejemplo, naturalmente, sin embargo, finalmente, y en conclusión, ¿cómo reconozco un buen párrafo? ¿ Cuándo leo uno? Un buen párrafo tiene unidad. En las oraciones del párrafo se desarrolla el tema del párrafo de manera coherente. El jinete desarrolla las ideas en el párrafo en una secuencia lógica. ¿ Cuánto tiempo deben mis párrafos B, No hay regla para cuánto tiempo debe ser un párrafo. La única regla es que tus párrafos deben ser lo suficientemente largos como para expresar adecuadamente una idea. ¿ Cuántas frases debo incluir? ¿ Algún párrafo? Nuevamente, no hay reglas para cuántas frases debes incluir cualquier párrafo, tu materia determina cuántas frases escribes. Por ejemplo, los párrafos en los memos de negocios y correos electrónicos tienden a tener sólo unas pocas oraciones. Los párrafos de los informes y estados financieros tienden a contener muchas frases. En conclusión, permítanme compartir un simple consejo para escribir párrafos para que mejore sus habilidades de redacción de negocios. Piensa en ti mismo como una guía que está llevando a tu lector del punto a al punto B, usando la palabra escrita, tu lector no conoce el destino ni la ruta que estás tomando. Comienza tu párrafo con una frase de tema. Desarrolla tu tema con hechos, ejemplos, descripciones de evidencias y explicaciones. Termina tu párrafo con una conclusión o lo que transitan frase que prepara a tu lector para el siguiente párrafo. Sigue este sencillo plan, y tus lectores llegarán a tu destino, al que quieres que lleguen. Gracias a ti. 10. Utiliza palabras simples: Cuando mis residuos eran más pequeños, cuando tenía más pelo que hoy, edité un reporte del Departamento Canadiense de Pesca y Océanos. Fue escrito por un científico que había estado estudiando cómo reaccionaba el pez ante los químicos que se introdujeron en su hábitat. El científico tenía un mal estilo de escritura de negocios. Me senté en mi escritorio con mi bolígrafo rojo en la mano marcando su borrador de informe. Mi trabajo era traducir su densa enrevesada prosa científica a un lenguaje llano que cualquier canadiense adulto entendería. En las últimas páginas del informe, me topé con esta frase, cita, la especie investigada exhibió una respuesta de mortalidad 100% positiva entre comillas. Tomé mi bolígrafo rojo y dibujé una línea a través de esa frase espantosa. Debajo de él, escribí este reemplazo. El pez murió. Cuando el autor vio el cambio que hice, se opuso. No recuerdo sus palabras exactas, pero dijo algo así. No puedo resumir mi estudio en tan solo tres palabras. Mi conclusión necesita sonar más importante, más empresarial que eso. Este científico no pudo justificar su beca de investigación y su trabajo con sólo tres palabras, el pez murió. Sentía que necesitaba usar 11 palabras para declarar su conclusión. Sentía que su estilo de escritura empresarial necesitaba ser elegante, oscuro, y un sonido científico. Este científico padeció de una dolencia común. El Diccionario Inglés de Oxford no le ha dado esta maldad y nombre, pero existe de todos modos. Es el deseo en la escritura científica, en la escritura gubernamental, en la escritura académica, e incluso en la escritura empresarial de aparecer más importante en el papel que nosotros. Es el deseo de parecer erudito y autoimportante a expensas de la claridad y la brevedad, es la escritura que hincha al escritor en lugar de ayudar al lector. Hablo del deseo de preferir la palabra multisilábica sobre la monosilábica, la palabra latina sobre la palabra anglosajona. Hablo del deseo de preferir el sustantivo pretencioso, la forma elaborada afirmando lo obvio. Estoy hablando de la tentación como William Strunk lo puso tan memorablemente a usar una palabra de 20 dólares cuando hay un centro diez listo a la mano y capaz. Entonces mi consejo es evitar palabras de fantasía. Entonces déjenme definir a qué me refiero con palabras de fantasía. Las palabras de fantasía tienen múltiples sílabas o son poco comunes o ambas. Por ejemplo, digamos que necesitas escribir un correo electrónico diciéndole a tu jefe que tu línea de atención al cliente recibió muchas quejas la semana pasada. ¿ Qué palabra debes usar? Si quieres impresionar a tu jefe con tu erudición, escribirás hubo numerosas quejas. Pero si prefieres ser breve y claro en su lugar, escribirás hubo muchas quejas. Numeroso tiene tres sílabas. Muchos sólo tiene dos. Numerosos no es una palabra que comúnmente escuches a la gente decir en la conversación cotidiana, pero muchos es una. ¿ Dónde lo hace la fantasía? La otra palabra es avión. Otra palabra de fantasía es utilizar. Nadie en el gobierno usa nunca nada. Todo se utiliza. No estoy usando este micrófono para hablar ahora mismo. Estoy utilizando un micrófono. Si quieres sonar impresionante. No pedirás a tus proveedores que utilicen tu software de gestión de la cadena de suministro. Los invitará a utilizar nuestra solución. Hay muchas otras palabras de fantasía que evitar. No escribas óptimo cuando puedas escribir mejor, no digas a tu equipo que se estrategice. Cuando simplemente puedes decirles que planeen. Nunca difundas una carta si puedes enviarla por correo. En cambio. Si ves algo que funcionó a necesidades de fijación, no ofrezcas asistencia. Ofrecer para ayudar. Si miras hacia atrás estos ejemplos, notarás que las palabras simples tienen menos sílabas que las palabras de fantasía y son más fáciles de entender de un vistazo. Optimum tiene tres sílabas, mejor, tiene sólo una y es más fácil de entender. Strategize tiene tres sílabas, plan tiene sólo una y es más fácil de entender. El mejor estilo de escritura empresarial es el más simple. A continuación, reemplace las frases palabradas por palabras simples. Necesitas tomar esta nueva forma de pensar y aplicarla a frases así como a palabras individuales. En el mundo de la escritura empresarial, hay muchas expresiones torpes, palabradas que enuncian esta sencilla, de maneras complicadas. Estas expresiones utilizan múltiples palabras cuando una palabra es suficiente, con la excepción de es un buen ejemplo. Se puede reemplazar esta frase por la palabra excepto. Entonces en lugar de escribir, cada una de nuestras divisiones impulsó los ingresos el último trimestre, con la excepción de nuestra división Winnipeg. En cambio podrías simplificar tu escritura y escribir cada una de nuestras divisiones a excepción de nuestra división Winnipeg, impulsó los ingresos el trimestre pasado. En lugar de escribir hasta el momento en que puedas. ¿ Tienes razón? Hasta que seas capaz. En lugar de escribir, le faltó totalmente la capacidad para ti, ¿verdad? No pudo. ¿Ves la diferencia? Frases largas y sinuosas te hacen sonar pomposo, autoimportante. Son sustitutos más cortos te hacen sonar modesto y humano. Ahora sí tengo una precaución para usted y para sus lectores sobre el contexto y el tono. Como puedes ver, lo que te propongo es que prefieras las palabras simples a las palabras de fantasía. Y estoy sugiriendo que evites palabras largas, usa equivalencia más corta. Pero hay excepciones. hecho de que una palabra larga tenga un sinónimo más corto no significa que siempre debas usar la palabra más corta. Por ejemplo, si estás escribiendo un documento que va a ser leído por los cirujanos, no usarás la palabra tripa. Cuando te refieres a intestino. No usarás la palabra barriga cuando te refieres a intestino. Pero si usted está escribiendo un documento que va a ser leído por los niños, entonces es probable que sea adecuado referirse a los problemas intestinales de un niño como dolor de barriga. Intestino, intestino y Tommy son sinónimos pero no intercambiables. Ahí está mi salvedad. Tu elección de palabra siempre depende de tu lector, tu contexto, y del tono que quieras lograr en tu estilo de escritura empresarial. Pero con esa salvedad fuera del camino, o tal vez debería decir, no usando la palabra caveat. Con esa precaución fuera del camino. Te recomiendo que prefieras la palabra simple sobre la elaborada. Te recomiendo que en la escritura de tu negocio, prefieras la frase humilde sobre la pretenciosa 1. Simplificar la escritura de tu negocio te dolerá al principio, pero tus lectores te lo agradecerán. Con el tiempo, tu escritura se volverá sucinta, clara y fácil de leer. Además, a pesar de que el proceso lastimará tu cerebro en ocasiones, nunca resultará en una respuesta de mortalidad 100% positiva. En otras palabras, escribir simplemente nunca te matará. 11. Usa verbos fuertes: ¿ Cómo te sentiste cuando alguien te da un apretón de manos cojo? ¿ Te llena de confianza o te arrastra? En el mundo de la escritura empresarial, el equivalente lingüístico del apretón de manos débil es el verbo de la semana. Hablo del verbo de carril que chupa la vida de tus censos. El verbo vago que pone a tus lectores a dormir, el verbo impreciso que nublan estás significando. Si quieres salir adelante en tu carrera empresarial, usa verbos fuertes en tu negocio. Corriendo. Los verbos son las palabras de acción del lenguaje. Ellos energizan tu escritura. Hacen que tu escritura sea más concisa. Y en el meollo de toda buena frase como verbo fuerte, preciso. Elegir el verbo correcto hace que tu negocio funcione más fuerte, más claro, más efectivo. Aquí te explicamos cómo lo haces. Reemplaza las combinaciones de verbo adverbio por verbos fuertes. En primer lugar, seamos claros en nuestros términos. Un verbo describe lo que sucede. Un adverbio describe cómo sucede. Por ejemplo, en la frase, la comisión miró cuidadosamente los documentos. Mirado es el verbo que muestra lo que hizo el comité y con cuidado es el adverbio que muestra cómo lo hicieron. Ahora que he demostrado lo que son los adverbios, tengo esto que decir de ellos. No los uses. Los adverbios debilitan tu escritura. Los adverbios hacen que tu escritura sea más ordenada. Los adverbios te dan cojera. apretón de manos. En lugar de adverbios, usa verbos fuertes en tu negocio corriendo. No le diga a su lector que el comité miró cuidadosamente los documentos. Simplemente escribir el comité examinó los documentos. No escribas el ingeniero sujetado firmemente a la cadena. Simplemente escribir el ingeniero agarró la cadena. No le digas a tus accionistas que el precio de las acciones de tus competidores bajó precipitadamente, diles que se desplomó. adverbios son invariablemente una semana de reemplazo de un verbo fuerte. Semana. Los escritores de negocios confían en adverbios. Los escritores de negocios fuertes confían en verbos fuertes sin adornar. Usa palabras fuertes para eliminar la palabra. Los verbos débiles hinchan tu escritura. Verbos fuertes, haz que tu escritura sea concisa. Verbos fuertes te ayudan a eliminar la palabra sustituyendo las formas del verbo a ser. Estos incluyen es, era, R, y estamos así en lugar de escribir, Capital Ventures es el dueño de una cadena de restaurantes, simplemente escribes Capital Ventures posee una cadena de restaurantes. Eliminas tres palabras en el proceso y realzas la claridad de tu sentencia. Permítanme mostrarles algunos ejemplos más de usar verbos fuertes en la escritura de su negocio. No escribas. John tuvo una discusión con su supervisor, ¿verdad? John discutió con su supervisor. No escribas Estaré presidiendo la reunión, ¿verdad? Yo presidiré la reunión. Usted verbos fuertes en su negocio escribiendo para que su escritura sea precisa. En la escritura de negocios, los verbos fuertes son más precisos que los verbos débiles. Por ejemplo, ¿ese problemático empleado suyo dejó la empresa o fue despedido? Dejar la empresa es una semana y frase imprecisa. Después de todo, cada ex empleado tuyo dejó la empresa, ¿verdad? Algunos renunciaron, algunos murieron, otros fueron despedidos. Si eres una empresa, despide a un empleado, pero escribes que el empleado dejó la empresa. Ahora estás siendo impreciso, quizá deliberadamente, así que lo admito. Pero si la forma más precisa de describir la salida es decir que el empleado fue despedido. Y si no estás apuntando al eufemismo, entonces usa el verbo más preciso, ¿verdad? Fue despedido o mejor aún, la compañía lo despidió. Los verbos que elijas hacen mucha diferencia al significado. Si quieres aclarar tu significado, deja tus verbos claros. Por ejemplo, ¿se detuvo la fotocopiadora o se atascó? ¿ Su empleado se perdió la reunión o evitó la reunión? ¿ Su proveedor mintió o habló mal? Reemplazar sustantivos que son verbos disfrazados? ¿ Qué tienen de malo las siguientes frases? El consejo de administración ha hecho las siguientes recomendaciones. El gerente de marketing llegó a la comprensión de que la publicidad impresa es obsoleta. La fusión propuesta es interesante para muchos empleados. Lo que tiene de malo estas frases es que contienen verbos disfrazados de sustantivos. Mira el primer ejemplo. ¿ Cuál es el verbo en esa frase? Es la palabra hecha. Pero, ¿qué hizo el consejo de administración? Hicieron recomendaciones. ¿ Existe una forma de verbo? Para recomendaciones? Sí, sí lo hay. Es el verbo recomiendo. El frase que hizo las siguientes recomendaciones es un verbo disfrazado de sustantivo. En lugar de escribir, el consejo de administración ha hecho las siguientes recomendaciones. El escritor debe simplemente acortar eso, usar un verbo más fuerte y decir, recomienda el Consejo de Administración. El siguiente. El vocablo recomienda es un verbo más fuerte. En la segunda frase se comete el mismo error. ¿ Cuál es el verbo? En esa sentencia? En realidad son tres palabras, lo que llamamos verbo frasal, porque expresa acción en una frase a diferencia de una palabra simple. Esas frases llegaron a la realización. Ahora escruta esa frase. La realización es un sustantivo, pero ¿no hay una forma verbo de ese sustantivo? Seguro que sí lo hay. Es el verbo darse cuenta. Entonces en lugar de escribir, el gerente de marketing llegó a la comprensión de que la publicidad impresa es obsoleta, el escritor debería simplemente decir, el gerente de marketing se dio cuenta de que la publicidad impresa es obsoleta. Ahora, estoy bastante seguro de que te estás quedando con el aguijón de esto. A estas alturas. Te puedo decir que estás aprendiendo a usar verbos fuertes en la escritura de tu negocio. No necesitas que te diga que se debe reescribir la tercera frase para decir los intereses de fusión propuestos. Mucha gente de empleados. A partir de este pequeño ejercicio, se ve que reemplazar los sustantivos que son verbos disfrazados hace dos cosas. Comunica tu significado más rápidamente y reduce tus conteos de palabras. En otras palabras, hace que tu escritura sea más clara y concisa. Pero no pienses que poner en práctica esta lección será fácil. Usar sustantivos en lugar de verbos fuertes es uno de los errores de lugar más comunes que cometen los escritores de negocios. Es uno de los favoritos de burócratas y servidores públicos porque hace que el escritor aparezca eruditos y en control. Puede que te sientas tentado a escribir así, a impresionar a tu jefe, a impresionar a tus clientes, a impresionar a tus compañeros. O puede que tenga otros titulares de participaciones para usar la frase de la semana. Por el bien de todos ellos. No hagas una discusión de nada, discuta. Nunca hagas un descubrimiento de nada. Descubrir, negarse a dedicarse a la preparación de cualquier cosa, prepararse, y nunca hacer una suposición. Supongamos que sólo mejorará la redacción de su negocio. Lo clavarás. 12. Mantener palabras relacionadas: William Strunk dijo alguna vez La posición de las palabras en una frase es el principal medio para mostrar su relación. Confusión, y ambigüedad resultan cuando las palabras están mal colocadas. Por lo tanto, el escritor debe reunir las palabras y grupos de palabras que se relacionan en el pensamiento y mantener separados los que no están tan relacionados. Permítanme mostrarles un ejemplo de lo que quiso decir. De la sentencia. El inspector entró en la habitación y notó una gran mancha en la alfombra que estaba justo en el centro. Esta frase es ambigua porque las palabras de la frase que están relacionadas no están juntas. Tú, el lector no puedes estar seguro de lo que significa el escritor. ¿ Se refiere a la mancha en medio de la alfombra o quiere decir que la alfombra con la mancha está en el medio de la habitación. El término mancha y centro están demasiado separados en la oración. Al estar muy separados, causan confusión, hacen que la sentencia sea ambigua. La forma más fácil de corregir esta frase es mover estas dos palabras juntas así. El inspector entró en la habitación y notó una gran mancha en el centro de la alfombra. Se ve la mejora inmediata. El significado es claro. Aquí hay otro ejemplo de palabra confusa. Colocaciones. Llama a nuestros socios en Singapur y diles que esperen que el jefe cierre el trato por solo $2. Recuerden nuestra regla, mantengan juntas las palabras y los grupos de palabras que estén relacionados en el pensamiento y mantengan separados los que no están tan relacionados. En este caso, la frase que cierra el acuerdo y la frase por tan solo $2 están en conjunto indicando que están relacionados. Cuando no están relacionados. El jefe no cerró el trato por 2 dólares. El costo de la llamada telefónica a Singapur es de apenas 2 dólares. Pero la sentencia es confusa porque la frase llama a nuestros socios en Singapur y la frase por sólo 2 dólares no están juntas. Están lo suficientemente separados como para confundirte. El lector. Para eliminar esta confusión, basta con poner las frases que están relacionadas juntas, juntas juntas. Esto llama a nuestros socios en Singapur por solo 2 dólares y les habla del jefe, cerrando el trato. Evitar problemas con pronombres relativos. Otra causa de considerable confusión ocurre cuando un escritor nombra a las personas en una frase y luego se refiere a una de ellas otra vez utilizando sólo un pronombre relativo. Aquí tienes un ejemplo de lo que quiero decir. promovido el Pasante de Samantha Carruthers que trabaja en ventas. Esta sentencia no está clara porque el escritor no tiene claro a quién se refiere el que. ¿ El pasante trabaja en ventas o Samantha Carruthers trabaja en ventas? No se puede estar seguro porque el pronombre relativo que no está lo suficientemente cerca de la persona a la que se refiere, que es el interno. Como probablemente puedas reunir, la mejor manera de arreglar esta frase confusa es reenunciarla para que el pronombre relativo y el interno estén más cerca. Lo escribirías algo como esto. Pasante de Samantha Carruthers que trabaja en ventas, ha sido promovido. Otra opción es simplemente nombrar al pasante. Esto elimina toda confusión. John McCracken, quien trabaja en ventas y que es pasante de Samantha Carruthers, ha sido promovido. A continuación, vas a querer poner modificadores junto a las palabras que modifican. Un modificador es una palabra o frase que agrega significado a o que modifica otra palabra o frase. Permítanme ilustrar lo que quiero decir con un ejemplo de Los elementos del estilo de Strunk y White. El director dijo que esperaba que todos los integrantes dieran generosamente al fondo en una reunión de la comisión de ayer. En esta frase, no se puede estar seguro de lo que significa el escritor por donde el escritor coloca al modificador. El modificador en esta frase es la frase, reunión de ayer de la comisión. Pero, ¿esta frase modifica lo que dijo el director o modifica dónde deben dar generosamente los integrantes? No puedes estar seguro porque el modificador y la idea de que modifica están demasiado separados. la sentencia. El modo de prevenir esta confusión es juntar ideas relacionadas en la oración así. En una reunión del comité de ayer, el director dijo que esperaba que todos los integrantes dieran generosamente al fondo. Aquí tienes un último ejemplo. El cliente sólo compró dos camisas. Ahora, ¿qué quiere decir el escritor? Que el cliente compró dos camisas y no compró ni hizo nada más. O que el número de camisas que compró el cliente era sólo 2 es el significado de la frase, lo poco que hizo el cliente o de lo poco que compró. No lo sabes. Porque el modificador, la palabra sólo no está lo suficientemente cerca de la palabra que modifica, que es la palabra a. El fallo está libre de ambigüedad. Cuando juntaste estas dos palabras así, el cliente compró sólo dos camisas. Como se puede ver en este último ejemplo, se puede transformar el significado de una oración con una sola palabra, una palabra que se pone en el lugar equivocado de su oración. Otra cosa a notar es que poner una palabra en el lugar equivocado de tu frase no necesariamente hace que tu significado sea tonto o ilógico. Simplemente le da a su frase más de un significado dependiendo de cómo su lector entienda la frase. Esto significa que en la escritura empresarial, tu enemigo es ambigüedad. Derrota a ese enemigo juntando palabras relacionadas. 13. Sé específico en lugar de general: Si deseas hacer que la redacción de tu negocio sea más efectiva, Sé específico, ya sea que estés escribiendo un correo electrónico, una propuesta, o un informe, o un memo. Aquí te presentamos cinco formas de hacer que la escritura de tu negocio sea más específica. Número uno, haga que sus líneas de asunto de correo electrónico sean específicas. Una vez trabajé en una organización que estuvo sin un director general durante varios meses. Un montón de empleados estaban ansiosos por saber quién sería su nuevo director general. Por último, llegó el día en que los poderes que se anuncian que teníamos un nuevo CEO, enviaron un correo electrónico a todos los empleados. El asunto del correo electrónico fue estos anuncios. Esa línea de asunto que estarás de acuerdo es general. No da ninguna indicación de qué se trata el correo electrónico excepto que el correo electrónico tiene algunas noticias en él. Pero qué tipo de noticias y noticias que son relevantes para quién exactamente. No se puede decir porque la línea de asunto es general y no específica. Si estuvieras escribiendo esa línea de asunto del correo electrónico, ¿cómo la mejorarías para que sea específica? Yo sé lo que harías. Usted indicaría de qué se trata el anuncio e indicaría por qué debe importarle a su lector. Aquí te dejamos algunas maneras en que harías eso. Tenemos un nuevo CEO. Presentamos a nuestro nuevo CEO, Maggi, Sanjay Jiu. Anuncio, nuevo CEO se une a nosotros En marzo primero, se obtiene la idea. Es más probable que se abra y lea un correo electrónico con una línea de asunto específica que un correo electrónico con una línea de asunto general. Tú, por supuesto, eres el juez de cuánto detalle incluir en un espacio tan pequeño como una línea de asunto del correo electrónico. Por lo menos, debes incluir suficiente detalle para que tus lectores sepan de qué se trata tu correo electrónico y por qué deben importarlo y leerlo. Número 2, haz que tus verbos sean específicos. Si te pido que te pongas en contacto con nuestro proveedor, ¿qué harás? Telefonearlos, escribir un correo electrónico, escribir una carta, enviarles un mensaje de texto, enviar un fax, enviar un mensaje instantáneo, llamarlos por Skype, visitar su oficina. Puedes hacer cualquiera de estas cosas y estarías contactando a nuestro proveedor. Pero, ¿qué quiero que hagas específicamente? No lo sabes porque no he sido específico. Si quiero que llames a nuestro proveedor, debo decirlo. Si quiero que conozcas a nuestro proveedor en persona, debo decirlo. Debería decirte qué hacer con verbos específicos. Si digo telefonear a nuestro proveedor, ya sabes exactamente lo que quiero que hagas. Necesitas hacer lo mismo en la redacción de tu negocio. Haz específico tu verbo. Cuando eres específico más que general, tus lectores entienden tu reunión de inmediato. No pierden tu tiempo y el suyo pidiéndote aclaraciones, esa es la belleza de hacer que la escritura de tu negocio sea más específica. Número 3, haz que tus números sean específicos. ¿ Alguna vez has conducido más allá de un nuevo desarrollo de condominio y viendo un cartel que dice condominios de dos dormitorios comenzando a mediados de los 300000. Ese es un buen número para un letrero. Pero cuando te sientas con tu carrete o para comprar tu unidad, necesitas una cifra específica de dólar, ¿verdad? Debes aplicar ese mismo nivel de especificidad a la redacción de tu negocio. Cuán específico eres con tus números depende de tu audiencia. Por supuesto. A veces necesitas suministrar números hasta dos decimales como este. El cambio petrolero cuesta 2999. Otras veces puedes redondear tus números así. Por un cambio de petróleo, espere pagar 30 dólares. El clave con números es conocer a tu público y cuánto detalle necesitan de ti. Si no estás seguro, errar por el lado de ser exacto más que general. Por ejemplo, podría salirse con la suya diciendo errores y seguro de emisiones para este proyecto es del 12 por ciento del costo total del proyecto. Eso podría satisfacer a algunos de sus lectores, pero a otros lectores. Para ellos, hay que ser más específico como este, los seguros de errores y emisiones para este proyecto es de $8,898.63, 12 por ciento del costo total del proyecto. Número cuatro, sé específico sobre el tiempo. Si te digo necesito tu reporte en mi escritorio lo antes posible, ¿a qué me refiero? Usted puede pensar que quiero decir, lo que digo, es decir, que necesito el informe lo antes posible para que usted consiga el informe en mi escritorio. Para ti. Eso podría significar dentro de tres semanas. Pero cuando digo lo antes posible, quiero decir inmediatamente, pero eso no sirve. ¿ Lo es? Lo que estoy diciendo y lo que estoy significando son dos cosas diferentes. Yo debería ser específico. En lugar de decir necesito el informe lo antes posible, que es general y vago. Yo debería decir. Necesito su reporte en mi escritorio para las cinco de hoy. Número 5, haz tus sustantivos Pacífico. ¿ Cuál es la diferencia entre un ascensor y un ascensor? Nada. Esas palabras significan lo mismo. En el Reino Unido. Es un ascensor. En Norteamérica, Es un elevador. Las palabras son sinónimos. Pero si estás escribiendo a un público en el Reino Unido, lo llamas un ascensor. Si tu lector está en Norteamérica, lo llamas elevador. Haces que la escritura de tu negocio sea más específica por tu público, quiénes son, y dónde viven. ¿ Cuál es la diferencia entre un automóvil y un vehículo? Mucho, tal vez un auto, por ejemplo, es un vehículo, pero las dos palabras no son sinónimos. Un auto es un vehículo, pero un vehículo no es necesariamente un automóvil. Una camioneta es un vehículo, una camioneta de reparto es un vehículo. Un autobús urbano es un vehículo. El sustantivo que usas hace la diferencia. Nunca leerás que Donald Trump a través de su Fiscal General bajo un vehículo. Pero leerás que Donald Trump a través de su Procurador General bajo el autobús. Aquí te dejamos un ejemplo del lugar de trabajo. Por favor, mantenga los artículos personales fuera de su escritorio. ¿ Qué significa esto? ¿ Cuáles son los artículos personales? Exactamente. ¿ Y cuál es la razón de esta política? ¿ No lo sabes? Porque la política es general, no específica. Mira esta misma política reredactada. Por favor, mantenga fuera de su escritorio fotos familiares , bálsamo labial, revistas de consumo , bálsamo labial, revistas de consumo, teléfonos celulares y otros artículos personales. Esa es una clara declaración de política porque da ejemplos específicos e insinúa una justificación de la política. Si les digo que el personal de las aerolíneas está en huelga, quién me refiero, los pilotos, la tripulación de cabina, la tripulación de tierra, no lo saben. Pero la diferencia es probablemente importante. Para dejar claro mi significado, debo ser específico. Un último ejemplo, ¿cuál de estos tres signos es más útil para usted? Cuidado con nuestras mascotas, cuidado con nuestro perro, o cuidado con nuestro Rottweiler. número tres es el signo más útil porque es la advertencia más específica. Tu escritura de negocios será igual de útil cuando no fueras específico más que general. Este último ejemplo me lleva a mi punto final sobre por qué debes hacer que la escritura de tu negocio sea más específica. Existen tres niveles de especificidad, general, más específico y exacto. Cuidado con nuestra mascota es una declaración general. El animal doméstico podría ser un erizo o un padre de familia. Cuidado con nuestro perro es más específico. Ahora hemos reducido nuestro enfoque a las mascotas que son caninos. Cuidado con nuestro Rottweiler es exacto. Ya no estamos hablando de mascotas en general ni de perros de mascotas en particular, sino de una raza particular de perro, un Rottweiler. Tu reto como escritor de negocios es ser tan específico como sea necesario. Tu oficial local de reglamentos, por ejemplo, probablemente quiera saber que eres dueño de un perro, la Raza podría ser inmaterial. Pero si quieres disuadir a los ladrones, probablemente quieras que sepan que eres dueño de un Rottweiler. Cuidado con nuestra mascota, no va a asustar a ningún ladrón. Tu reto entonces es ser específico cuando necesitas ser específico, lo cual es la mayoría de las veces. Y para ser general, sólo cuando se necesita ser general, que rara vez es pero cuando está en duda. Sé específico. Siento que no pueda ser más específico que eso. 14. Sé concreto en lugar de abstracto: En 1997, la revista académica filosofía y literatura llevó a cabo un concurso de mal estilo. El objetivo del concurso fue encontrar el mejor ejemplo de la peor escritura del mundo. Aquí está la pieza de escritura que ganó el primer lugar en el concurso y abróchate el cinturón de seguridad y prepárate para el despegue. El paso de una cuenta estructuralista en la que se entiende que el capital estructura las relaciones sociales manera relativamente homogénea a una visión de hegemonía en la que las relaciones de poder están sujetas a repetición, convergencia y re- la articulación llevó la cuestión de temporalidad al pensamiento de la estructura y marcó un cambio de una forma de teoría alfa2 siria que toma las totalidades estructurales como objetos teóricos a una en la que los insights sobre la posibilidad contingente de estructura inauguran una concepción renovada de la hegemonía como ligada los sitios contingentes y estrategias de la rearticulación del poder. Ese es un pasaje bastante aterrador. Sospecho que aunque supiera de qué hablaba esta escritora, no sabría de qué hablaba. Esta frase es una lección objetiva en el arte de la abstracción. O para decirlo con mayor precisión, el arte de escribir usando sustantivos abstractos en lugar de sustantivos concretos, es poco probable que te encuentres con una pieza de escritura tan impenetrable en el trabajo, pero podrías acercarte. Algunos empresarios se sienten obligados a escribir en abstracciones, a tomar los nombres para la gente común, lugares y cosas, y a abstraerlos en sustantivos que nublan su significado y desconcierten a sus lectores. El problema del que hablo es la diferencia entre sustantivos abstractos y sustantivos concretos. Hablo de la diferencia entre escribir que es abstracto y escribir que es concreto. La diferencia entre el lenguaje que es oscuro y el que es vívido. En primer lugar, definamos nuestros términos. Un sustantivo concreto, describe algo que tus sentidos pueden detectar, algo con lo que puedes interactuar. Se pueden ver, escuchar, probar, tocar, etcétera. Personas, animales, objetos, y lugares son todos sustantivos concretos. Un sustantivo abstracto describe algo que tus sentidos no pueden detectar. Los sustantivos abstractos no pueden ser vistos, escuchados, ni saboreados, tocados, etcétera. Y sustantivo abstracto existe sólo en tu mente y en la mente de tu lector. Eventos, ideas, emociones, cualidades y condiciones son todos sustantivos abstractos. Estos son algunos ejemplos para mostrarte a lo que me refiero. Supervisor es un sustantivo concreto. Se puede ver aquí y tocar a un supervisor. Pero la supervisión es un sustantivo abstracto. La supervisión no tiene tamaño, olor o sabor, sonido o textura. No lo puedes ver, olerlo, probarlo, oírlo o tocarlo. Canadá es un término concreto. Puedes verlo, tocarlo, probarlo, olerlo, etcétera. La historia canadiense es un sustantivo abstracto. No lo puedes ver ni tocarlo. La historia no tiene tamaño, sonido ni textura. Hablemos del poder de los sustantivos concretos en la escritura de tu negocio. La diferencia entre sustantivos concretos y sustantivos abstractos es que puedes imaginar un sustantivo concreto en tu mente, pero no puedes imaginar sustantivos abstractos. Y esto demuestra el poder de ser concreto. En tu redacción de negocios. Cuando usas sustantivos concretos, usas sustantivos que tus lectores pueden ver. Permítanme mostrarles esta diferencia vital con algunos ejemplos. Si te digo que obtengas algo de educación superior, no puedes imaginarlo en tu mente. La educación superior es una abstracción. Pero si te digo que estudies en la Universidad de Harvard, probablemente puedas imaginarlo en tu mente. Piensa ladrillo rojo IV, batas profesionales, muerte por PowerPoint. Harvard es concreto. Si te digo que tu línea de montaje necesita impulsar la productividad, no puedes imaginarlo en tu mente. La productividad es una abstracción. Pero si les digo que sus trabajadores de la línea de montaje necesitan producir un widget más por hora. Eso se puede imaginarlo en tu mente. Si te digo que lleves tus ventas al siguiente nivel, ¿a qué me refiero? No puedes estar seguro porque estoy siendo abstracto. El siguiente nivel es una abstracción. Sólo existe en la mente y tal vez ni siquiera ahí. Nadie sabe cómo es el siguiente nivel ni dónde se encuentra. Entonces si quiero que aumenten las ventas, debería decirlo de manera concreta, debería decirles algo como esto. Necesito que impulsen las ventas adquiriendo tres nuevos clientes el próximo trimestre. Eso es concreto, como probablemente puedas reunir ya, los sustantivos abstractos son el enemigo de la claridad. Los sustantivos abstractos hacen que tu escritura sea difusa, vaga y abstracta. Si quieres que la escritura de tu negocio sea clara, ¿verdad? Usando sustantivos de concreto claro. No adviertas a tu comité social que el picnic de la empresa se realiza durante los días de perro del verano. Eso es una abstracción. Dígales que los pronósticos meteorológicos para el día del picnic de la empresa están llamando a chubascos de truenos. Eso es algo concreto. Y ver y escuchar. Los truenos serán concretos. Necesitas ser concreto en la escritura de tu negocio porque abstracción confunde a tus lectores. O peor aún, si eres abstracto en tu escritura, tus lectores piensan que no tienes nada de importancia que decir. Y así ignoran tu mensaje. Permítanme darles un ejemplo de dos oraciones, una llena de sustantivos abstractos y la otra llena de sustantivos concretos. Aquí está la versión abstracta. Si tienes suficiente ancho de banda, consulta con nuestros grupos de interés para ver si recibieron nuestro entregable, y luego dame tus hallazgos para que pueda decidir si entienden nuestros nuevos resultados de precios. Aquí está la versión concreta de esa frase. Si tienes una hora de sobra hoy, consulta con nuestros representantes de ventas y personal de call center para ver si recibieron nuestra última hoja de precios. Y luego escríbeme un memo de 200 palabras de sus reacciones para que pueda decidir si entienden nuestros precios aumentados. La versión abstracta puede parecer exagerar mi punto. Pero si llevas leyendo documentos empresariales tanto tiempo como yo he estado leyendo documentos empresariales y eso es más de tres décadas. Ya sabes que algunos empresarios escriben de esta manera. Están escribiendo está infectado con sustantivos difusos, opacos, oscuros, abstractos que hacen que su escritura sea imposible de entender sin un traductor. Como se puede ver, la versión abstracta una vez traducida, transforma la frase del buzz abstracto hablar al inglés concreto llano. ancho de banda suficiente significa una hora de sobra hoy. Los titulares de estaca significan los reps de ventas y el personal de call center Entregable significa última hoja de precios y hallazgos significa un memorándum de 200 palabras. Los resultados de precios significan que nuestros precios aumentados no son abstractos si puedes ser concreto. La lección que necesito que te quites de este ejercicio es ser concreta siempre que sea posible. Los sustantivos abstractos son enemigos de la claridad sólo cuando sustituyen a un sustantivo concreto. O para decirlo de manera positiva, debes reemplazar los sustantivos abstractos por sustantivos concretos siempre que sea posible. Los sustantivos abstractos no son intrínsecamente impropios. Hay muchas veces en las que necesitas usar sustantivos abstractos porque no hay sustitutos concretos disponibles. Algunos temas por su misma naturaleza son abstractos. tiempo, por ejemplo, es un concepto abstracto como su valor, retorno de la inversión, calidad, servicio, y branding. Si estás escribiendo sobre temas abstractos, necesitas usar sustantivos abstractos. Pero si estás escribiendo sobre tema concreto, correcto, usando sustantivos concretos, no me digas que estás experimentando dificultades para fotocopiar. Cuando te refieres a que la fotocopiadora está rota. No hables de que el cliente se enfrente a los recursos humanos cuando te refieres a tus recepcionistas para llamar a esto lo que estoy haciendo ahora, salida lingüística. Cuando soy yo hablando. Te encantará saber que ser concreto es más fácil y más rápido que ser abstracto. Los sustantivos concretos son más fáciles de encontrar que sus reemplazos abstractos. Estos son algunos ejemplos más de lenguaje abstracto versus lenguaje concreto. Evita escribir como la columna de la izquierda. Practica la escritura como la columna de la derecha. Tu escritura mejorará de inmediato. 15. Sé definido en lugar de ambiguous: Robert Thornton, profesor de economía de la Universidad Lehigh en Belén, Pensilvania, tuvo un problema. Regularmente se le pidió que escribiera cartas de recomendación para estudiantes y exalumnos. Particularmente aquellos cuyos hábitos y calificaciones laborales eran espantosos. No quiso mentir y arriesgar su carrera, pero tampoco quiere decir la verdad y arruinar una relación con un estudiante. Por lo que Thornton creó la solución perfecta. Elaboró una colección de recomendaciones que podían leerse de una de dos maneras. Llamó a su colección el léxico de recomendaciones discretamente ambiguas mentirosas para abreviar. Publicó su colección y la hizo pública. Entonces si alguna vez tienes que escribir una carta para un ex empleado que era perezoso, Esto es lo que escribes. En mi opinión, serás muy afortunado de conseguir que esta persona trabaje para ti. O imaginemos que trabajaste con alguien que era tóxico para trabajar y que todos en tu oficina pensaran. Entonces, ¿qué escribes? Esto es lo que recomienda el profesor. Me complace decir que este candidato es un ex colega mío. O imaginemos que trabajaste con alguien que no era digno de confianza. Aquí te explicamos cómo podrías describirlos. Creo que encontrarán a este candidato un muy prometedor individualmente. Aquí tienes un último ejemplo. Un ex empleado te pide carta de recomendación. Esta persona fue despedido por incompetencia. Entonces esto es lo que todos tus derechos en absoluto. No puedo decir suficientes cosas buenas de este candidato ni recomendarlo a alto. Ahora creo que estarás de acuerdo. Estas recomendaciones son divertidas porque son ambiguas, pero también son efectivas porque protegen al escritor. La ambigüedad hace eso, te permite escribir una declaración que se entiende de múltiples maneras dependiendo de tu lector. ambigüedad es la herramienta perfecta en tu negocio ejecutando caja de herramientas. Si no puedes decir la verdad y si no puedes mentir. Pero como te puedes imaginar, la ambigüedad no ayuda a tu negocio a escribir de ninguna otra manera. Por ejemplo, si un contrato, usted escribe una cláusula que puede ser interpretada de más de una manera, la otra parte en el contrato puede demandarlo. Y cuándo. Otro ejemplo, si fabricas un dispositivo que se utiliza para difusar explosivos, y si escribes instrucciones de operación que sean ambiguas, la gente puede morir. Y como se puede ver por el trabajo del profesor Thornton quien creó esta increíble colección de formas de ser ambiguos. Si accidentalmente eres ambiguo en la escritura de tu negocio, tus lectores pueden reírse de ti. La ambigüedad en la escritura de tu negocio sólo puede lastimarte. La ambigüedad, por supuesto, ocurre cuando una palabra o una frase o una declaración tiene más de un significado. Palabras ambiguas. Y las declaraciones hacen que su negocio funcione vago y confuso. Si eres un lector puede interpretar tu reunión de más de una manera, estás escribiendo es ambiguo. A continuación te explicamos cómo evitar la ambigüedad en la escritura de tu negocio. Número 1, monta tus palabras en el orden correcto. El modo en que ordenas las palabras y frases en tus oraciones puede crear ambigüedad. Considera este ejemplo. El abogado peleó el caso con su equipo legal. Ahora como el caso entre la abogada y el equipo legal de la abogada, o como la abogada con su equipo legal peleando el caso. El fallo tiene más de una interpretación porque las palabras están en el orden incorrecto. El modo correcto de armar estas palabras es acercando a la abogada y a su equipo legal. En la sentencia así, la abogada y su equipo legal lucharon contra el caso. Aquí hay otro ejemplo. El encargado de la propiedad llenará los baches con su tripulación. Debes de creer que este escritor claramente no quiere decir que el encargado de la propiedad vaya a meter los cadáveres de su tripulación en los baches. Pero te faltarían mis puntos porque el escritor es ambiguo. Eso es exactamente lo que está diciendo el escritor tal como lo interpretan algunos lectores. Nuevamente, para evitar esta ambigüedad, el escritor debe reorganizar las palabras, algo así. El encargado de la propiedad y su tripulación llenarán los charcos. Aquí tienes un último ejemplo. El gobernador de California, Pat Brown, mientras discutía una inundación local, comentó, este es el peor desastre en California desde que fui elegido. Dejaré que descubras cómo arreglarlo. Uno. Número dos. Eliminar palabras ambiguas. En ocasiones, la ambigüedad no es causada por cómo se organizan las palabras en una oración, sino por las propias palabras. El inglés es notorio por tener cientos de palabras que tienen más de un significado. Considera estos ejemplos. Tenía que someter, el sujeto a una serie de pruebas sobre diversos temas. Se utilizó la finca para producir, producir. El seguro fue inválido para el inválido. Como puede ver, algunas palabras en inglés son a la vez sustantivos y verbos. Produce es un sustantivo que significa productos de granjas y huertos, especialmente frutas y verduras. Pero producir es también un verbo que significa hacer o ceder algo para producir algo. El significado pretendido de la palabra depende en gran medida de su contexto. Esto se debe a que algunas palabras en inglés son a la vez adjetivos y sustantivos. válido es un adjetivo que significa no jurídicamente vinculante o exigible, pero inválido también es un sustantivo, es decir, alguien que tiene una enfermedad debilitante o condición médica. Nuevamente, el significado pretendido de la palabra depende de su contexto en el documento, en el párrafo, y en la frase. La regla a seguir es simple. El contexto de tu frase deja claro el significado de tu palabra. Usa la palabra. Pero si el contexto de tu frase no aclara el significado de tu palabra, entonces o bien agrega algunos contextos o usa otra palabra. Por ejemplo, en esta frase, vi su pato. El significado de pato es ambiguo porque la frase carece de contextos. Quiero decir que la vi doblarse rápidamente en la cintura, es decir, es el verbo a pato o me refiero a que vi el pato, decir, el ave de agua común que le pertenece, su pato. Si esta frase aparecía en un párrafo que se trata un peligro que la mujer evitó al esquivar, entonces el significado es claro. Vi su pato para evitar el peligro o para evitar el peligro. De igual manera, si la frase está en un párrafo sobre la mujer visita un área de conservación de humedales con su pato mascota, entonces el significado es claro. Vi su pato, vi su pato mascota. Pero si la frase aparece en un párrafo sobre una mujer que lleva a su pato de mascota para darse un baño En un peligro de agua en un campo de golf local. Y si durante esa visita, veo a la mujer mover la cabeza rápidamente para evitar ser golpeada por una pelota de golf que la palabra pato no es la palabra correcta para usar en este contexto. Vi que su pato es ambiguo. Debo usar otra palabra en lugar de pato. Debería escribir. Yo la vi de repente la entrepierna o la vi agacharse repentinamente. Número 3, puntuar adecuadamente. Una causa principal de ambigüedad son los sustantivos compuestos y los modificadores compuestos. Si, por ejemplo, les digo que mi primo está saliendo con un librero usado sueco. ¿ Con quién crees que está saliendo mi primo? Un vendedor de libros de uso cuya nacionalidad es sueca o un vendedor de libros usados suecos? No puedes estar seguro porque mi significado es ambiguo y mi encuentro es ambiguo porque he usado un sustantivo compuesto con un modificador, pero no he usado ninguna puntuación para decirte cuál es el sustantivo compuesto y cuál es el modificador. La forma más fácil para mí de aclarar mi significado y de eliminar cualquier ambigüedad es emplear el humilde guión. Mi primo está saliendo con un vendedor de libros usados cuya nacionalidad es sueca, luego lo describo como vendedor de libros usados sueco. Si está saliendo con un vendedor de libros de uso sueco, los describo como un sueco vendedor de libros usados. Número cuatro, sé apropiado con pronombres. Los pronombres pueden referirse a más de una persona u objeto en una frase que cause ambigüedad. Un pronombre, por supuesto, se refiere a un sustantivo usado anteriormente, típicamente una persona u objeto. Ese sustantivo se llama el antecedente. Tus pronombres son ambiguos cuando sus antecedentes no están claros. Considera esta frase a partir de un contrato. Acme Corporation es filial de wildly Inc. la cual ejecutará la garantía. ¿ Quién ejecuta una garantía? Acme Corp, o la tinta salvajemente, no lo sabes porque el escritor usa el pronombre ambiguo que, y no sabes a qué empresa se refiere ese pronombre. El modo de evitar esta ambigüedad es dejar claro a qué antecedente se refiere su pronombre. En este caso, esto implica reescribir la frase así. Acme Corporation es filial de wildly Inc. Acme Corp ejecutará la garantía. Aquí hay otro ejemplo. Después de que el CEO informe a la Vicepresidenta, ella o él informará a los demás directivos. Quién informa a los demás directivos, al director general o al vicepresidente. Crees que el vicepresidente sí, pero no puedes estar seguro porque los pronombres él o ella son ambiguos. No se puede estar seguro de qué antecedente en la sentencia a la que se refieren, si se refieren al director general o al vicepresidente. El modo de evitar esta ambigüedad es dejar claro el antecedente, así. Después de que el CEO informe al Vicepresidente, el Vicepresidente informará a los demás directivos. En conclusión, aprende una lección de Groucho Marx. En una famosa obra, dice Groucho, una vez le disparé a un elefante en mi pijama. Cómo se metió en mi pijama. Nunca lo sabré. Esa broma es graciosa porque la configuración es ambigua. Si quieres que la escritura de tu negocio consiga risas así, sé ambiguo. Pero si quieres evitar risas, si quieres evitar malentendidos en tu negocio corriendo y pleitos, no seas ambiguo. Eso es. 16. Usa la voz activa: En su libro, Escribiendo a ambos lados del cerebro, Henry, dice y más cerca, la voz pasiva invariablemente se encuentra como pontificante, condescendiente, hablando. Suena insincero, hasta deshonesto, y hace incómodo al lector. No confiar aunque por lo general la lectora no puede poner el dedo en por qué. Si eres como mucha gente de negocios, no sabes cuál es la voz pasiva, o si sí sabes qué es, no entiendes cómo la voz pasiva daña tu escritura. Closer dice que tus correos electrónicos de negocios, notas, informes y propuestas suenan condescendiente, poco sincero y deshonesto cuando escribes en la voz pasiva, eso no es bueno. Entonces, ¿qué hace la voz pasiva y por qué debe evitarla en la escritura de su negocio? El voz pasiva es una de dos voces en inglés. La otra voz es la voz activa. Para entender cuál es la voz pasiva, primero definamos la voz activa. El voz activa es cuando un sujeto hace una acción a un objeto, se puede detectar una frase inglesa escrita en la voz activa cuando las partes de la oración aparecen en este orden, sujeto, verbo, objeto. Por ejemplo, la comisión adoptó la política. El comité como asunto, adoptado como verbo. La política es el objeto, objeto verbo objeto. La voz pasiva reorganiza este orden y pone el énfasis en el objeto. El orden se convierte en objeto, verbo, sujeto. dice que el verbo en este caso está en la voz pasiva. Entonces en lugar de decir que la comisión adoptó la política, dirías que la política fue adoptada por la comisión. Aquí te presentamos tres razones por las que debes usar la voz activa en contraposición a la voz pasiva. Número uno, la voz activa es más directa, decir que la comisión adoptó la política es más directa que decir que la política fue adoptada por la comisión. Esto se debe a que el sujeto de la sentencia, la persona o personas que hacen la acción viene primero, luego viene la acción, el verbo, y luego viene el objeto, la persona o cosa. Escribir, mi equipo de ventas cumplió con nuestra cuota para este trimestre es más directa que escribir. Nuestra cuota para este trimestre la cumplió mi equipo de ventas, que sería la forma pasiva de decir que escribir, John está abriendo nuestra nueva oficina en Singapur en 2021, es más directo que escribir. Nuestra nueva oficina en Singapur siendo abierta por John en 2021. Motivo número dos, la voz activa es más concisa. Notarás de estos ejemplos que escribir en la voz activa es más conciso. O para decirlo al revés, escribir en la voz pasiva usa más palabras. Redacción. John abre nuestra nueva oficina en Singapur en 2021, toma 10 palabras. Redacción. Nuestra nueva oficina en Singapur está siendo abierta por John en 2021 toma 12 palabras o 20 por ciento más palabras. Si la brevedad es uno de tus objetivos y tu escritura empresarial, entonces adopta la voz activa siempre que sea posible. La razón número tres para usar la voz activa es que la voz activa es más definida. Una de las mayores desventajas de la voz pasiva es que quita el énfasis quién está haciendo la acción y la pone en el objeto de esa acción. Si escribes la política fue adoptada por la comisión, eso pone el énfasis en la política ya que viene primero en la frase y le quita el énfasis a la comisión, ya que vienen últimos en la frase. Algunos escritores, particularmente aquellos que tienen algo que ocultar, eliminan por completo al sujeto de sus sentencias. Nunca les dirán que la política fue adoptada por la comisión. Simplemente te dirán que la política fue adoptada. No sabes por quién, o te dirán, se alcanzaron decisiones, se cometieron errores. El voz pasiva es el refugio de sinvergüenzas y villanos. En mi opinión. Personas que quieren ocultar lo sucedido o disfrazar la identidad de quién actuó o quitarle el énfasis a quién actuó. Si escribes errores se cometieron, estás escondiendo algo o estás escondiendo a alguien para ser preciso, que cometió los errores. No estás diciendo, y estás usando la voz pasiva para no decirlo. tu sentencia le falta un sujeto. El sujeto es quien cometió los errores. Estás siendo poco claro e impreciso. Si este es su objetivo, proceda sin demora. Pero si tu objetivo es claridad y precisión, usa la voz activa. Dicho todo esto, hay momentos en que querrás o necesitarás emplear la voz pasiva. Una de estas veces es cuando no conoces el tema de la sentencia o cuando el sujeto de la sentencia no es importante. En otras palabras, cuando no sabes o no te importa quién hizo la acción. Por ejemplo, si está escribiendo el acta de su asamblea general anual, tiene perfectamente derecho a escribir. Se declara abierta la sesión a las nueve de la mañana. Quien convocó a la reunión al orden no es importante. Lo importante es que la reunión fue convocada al orden y esto ocurrió a las nueve de la mañana. Para que puedas dejar al sujeto fuera de tu sentencia. Y tu lector de tu sentencia apreciará la voz pasiva. No hay penalización por eso. Otro momento para usar la voz pasiva es cuando el sujeto de la sentencia no pertenece a la sentencia. Dado el tema. Por ejemplo, si estás escribiendo la historia de tu empresa y si tu empresa fue creada por la fusión de dos empresas, probablemente querrías expresarlo en la voz pasiva así. Acme Company fue fundada en 2015 con la fusión de la firma Simpson e hijos y telas United. Entonces, ¿cuándo debería ser utilizada por usted la voz activa? Casi siempre. Recuerda a Henrietta y más cerca, autor de la escritura a ambos lados del cerebro. Ella dice, la voz pasiva invariablemente se encuentra como pontificante, condescendiente, hablando abajo. Si no le crees, toma una famosa cita de una película y renderíala en la voz pasiva para ver con qué rapidez cambias el tono de tu escritura. Se le va a hacer una oferta por mí que no puede ser rechazada por él. Eso es de El Padrino. Aquí tienes una cita de la película Tibulones. Nos va a necesitar un barco más grande. De todas las ginebras y todos los pueblos y todo el mundo menos entraron por ella. Eso es de Casablanca. La verdad no puede ser manejada por usted. Eso es de la película. Unos cuantos buenos hombres. Francamente, querida mía, no me da una presa. Eso es de Gone With the Wind. Aquí está el ejemplo final. Cada vez que tú escuchas un timbre, significa que las alas acaban de ser conseguidas por algún ángel. Eso es de, Es una Vida Maravillosa. Ceo girando una cita de la voz activa a la voz pasiva hace que el orador suene inmediatamente condescendiente, indirecto, palabrero e impreciso. 17. Omitar palabras innecesarias: William Strunk en su libro clásico, remarcaron los Elementos de Estilo, escritura vigorosa es concisa. Una oración no debe contener palabras innecesarias, un párrafo, sin oraciones innecesarias por la misma razón que un dibujo no debe tener líneas innecesarias y una máquina no hay partes innecesarias. Esto requiere no que el escritor haga que todas las oraciones sean cortas, o que evite todos los detalles y trate a los temas sólo de esbozo. Pero que cada palabra diga. Esto aplica a la redacción de su negocio. Si quieres que tus e-mails, notas, informes, propuestas, y planes sean enérgicos y concisos. Omitir palabras inútiles. Aquí te explicamos cómo lo haces. Omita palabras que repitan su significado. Algunos escritores le temen a las palabras. No confían en los sustantivos y verbos para hacer lo que se supone que deben hacer. Tienen miedo de dejarlos solos. Por lo que modifican sustantivos con adjetivos, y modifican verbos con adverbios, esperando dejar claro su significado, pero todo lo que hacen es inflar su escritura y hacerse redundantes. Permítanme darles un ejemplo. El nuevo logo de la empresa es de color verde. ¿ Qué tiene de malo esta sentencia? El escritor no confía en su adjetivo, el verde, por definición, es un color, pero este escritor no confía en su adjetivo para comunicar su significado por sí mismo. Por lo que agrega las palabras en color. Dice en ocho palabras, lo que debe decir son seis, y se hace redundante. Todo lo que tiene que decir es que el nuevo logotipo de la empresa es verde. Otras palabras que repiten tu significado y hacen que tu redundante o las palabras primero sean diferentes y completas. Por ejemplo, puede que te sientas tentado a escribir, cuando empecé a trabajar por primera vez en ABC Corp, porque no confías en la palabra iniciada. No confías en la palabra para expresar lo que significa. Por lo que agrega primero la palabra. Pero a menos que trabajaras en ABC Corporation antes y renunciaras y comenzaras a trabajar allí una segunda vez que el día en que empezaste a trabajar en la empresa es por definición, tu primera vez. Simplemente puedes confiar en que la palabra comenzó a significar lo que dice. No tiene que decir primero comenzó, simplemente decir cuando empecé a trabajar en ABC Corporation. Entonces está la palabra diferencia. Muchos escritores de negocios utilizan este adjetivo para modificar sustantivos que por su propia naturaleza son diferentes. Por ejemplo, los escritores no confían en la palabra países para salir por sí solos. Deben escribir 10 países diferentes. Cuando todo lo que tienen que escribir es 10 países. Los países por definición son diferentes, ¿no? Tienen diferentes jefes de Estado, fronteras diferentes, banderas diferentes. Eso es lo que les hace plural a los países. Si estás escribiendo sobre dos o más países, entonces por definición, estás hablando de países que son diferencia. Por lo que no hay que modificar los países sustantivos con la diferencia adjetiva. Siempre que te sientas obligado a usar la palabra diferente, examinó el sustantivo que estás a punto de modificar, probable que descubras que este modificador es innecesario porque el sustantivo ya comunica esta idea de ser diferente. Para diferentes colores significa cuatro colores. Tres personas diferentes significan tres personas. Nueve opciones diferentes significan nueve opciones. Cinco sabores diferentes significa cinco sabores. Seis proveedores diferentes significan seis proveedores. Siete goles diferentes significan siete goles. Dos años diferentes significan dos años. Tres alternativas diferentes significan tres alternativas. Ocho patentes diferentes significan ocho patentes. Cinco razones diferentes significan cinco razones para diferentes planes medios para planes. El término completo y sus sinónimos también es culpable de modificar muchos sustantivos y verbos que por definición no necesitan modificar. El camino quedó completamente bloqueado al tráfico. El barco estaba totalmente sumergido. La casa quedó completamente destruida. Ahora, ¿cuál es la diferencia entre bloqueado y completamente bloqueado? Nada. No hay diferencia entre los dos excepto la redundancia. Si la autopista está bloqueada al tráfico, el no tráfico puede atravesar. Está bloqueado. Ya no tienes que decir, confía en la palabra bloqueada. Para hacer su trabajo, simplemente escribir la carretera fue bloqueada al tráfico. Si un barco está sumergido, la ninguna parte del barco está por encima del agua. Toda la nave está bajo el agua. Eso es lo que significa sumergido. Entonces no tienes que modificar la palabra sumergida para significar lo que ya significa. No tienes que decirle a tu lector que el barco estaba totalmente sumergido. Simplemente escribir la nave estaba sumergida. Lo mismo vale para la casa. Si la casa es destruida, entonces la destrucción está completa. De lo contrario no puedes decirnos que se destruye. Destruido significa destruido. Simplemente dinos que la casa está destruida. Consejo número 2, omita palabras y frases que no agregan nada a tu significado. Otra clase de palabras que debes eliminar de tu negocio la escritura son las palabras de relleno y frases que rellenan tu escritura, pero no agregan nada a tu reunión. Algunos administradores, por ejemplo, comienzan cada anuncio de correo electrónico con la frase, Por favor tenga en cuenta, como en, por favor tenga en cuenta. Belinda está compensada hoy. El frase, Por favor tenga en cuenta que es relleno. No agrega nada al significado de los anuncios. Simplemente escribe, Melinda está enferma hoy. Otro culpable es la frase, me gustaría aprovechar esta oportunidad para luego aprovecharla. Aproveche la oportunidad. No nos lo digas, vas a aprovechar la oportunidad. Simplemente aprovecha la oportunidad. Entonces en lugar de escribir, me gustaría aprovechar esta oportunidad para presentar a nuestro nuevo CEO, justo a la derecha. Me gustaría presentar a nuestro nuevo CEO o más simple aún. Simplemente escribe, déjame presentarte a nuestro nuevo CEO. Punta número 3. Omitir múltiples palabras cuando una sola palabra servirá. Entonces. ¿Qué tiene de malo esta sentencia? Quiero llamar su atención sobre el hecho de que no puedo encontrarme con ustedes en las inmediaciones del garaje en este momento debido a que todos y cada uno de los taxis están completamente llenos. Lo que tiene de malo esta frase es que utiliza múltiples frases cuando las palabras simples servirán. Yo quisiera llamar su atención sobre el hecho de que simplemente significa nota en las proximidades de simplemente significa cerca en este punto en el tiempo significa ahora, debido a que eso significa porque todos y cada uno significan lo mismo, todos usan uno o el otro. Medios completamente completos, completos. Reemplaza estas frases palabradas por palabras simples y expresas tu significado de manera más clara y económica. Ten en cuenta que no puedo encontrarte cerca del garaje ahora porque cada taxi está lleno, esa frase de revisión contiene sólo 15 palabras. El original contiene 39 palabras y molesto. 18. Evitar errores gramaticales comunes: ¿ Qué tiene de malo esta sentencia? Mi gerente le dio el documento a Carl y a I. Esta frase usa incorrectamente el pronombre personal yo. En la escritura de negocios y en conversaciones en el lugar de trabajo, a menudo serás testigo de los dos pronombres personales, yo y yo usamos incorrectamente. Este error gramatical es uno de los muchos que comete la gente de negocios. Los errores gramaticales en la escritura de tu negocio dañan tu reputación en el trabajo. Estos son los errores gramaticales más comunes y cómo evitarlos. Número uno, yo contra mí. La forma más fácil de recordar cuál de estos dos pronombres personales usar es ampliar tu sentencia para incluir más plenamente a ambas partes. Si, por ejemplo, escribes, mi gerente nos dio el documento a Carl y a mí y algo en tu cabeza te dice que esto no suena correcto, entonces expande tu frase así. Mi gerente le dio el documento a Carol y mi gerente le dio el documento a i u aquí de inmediato. Que esto es incorrecto. Lo que suena correcto es que mi gerente le dio el documento a Carol y mi gerente me dio el documento. Por lo que ahora acortas tu sentencia una vez más usando el pronombre correcto. Mi gerente nos dio un documento a Carol y a mí. Incorrecto. Tú y yo merecemos ser promovidos. ¿ Correcto? Tú y yo merecemos ser promovidos. Y esto es porque mereces ser promovido y yo merezco ser promovido. Por lo tanto, usted y yo merecemos ser promovidos. Error número 2, yo contra mí. Yo, yo mismo. Y puedo referirme a la misma persona, pero no son sinónimos. A menudo se oye a alguien refiriéndose a sí mismo como yo correctamente. Se están diciendo a mí mismo cuando deberían estar diciéndome. Entonces, ¿cómo sabes cuándo usarme y cuándo usarme a mí mismo? Simple. Yo es un objeto, pronombre es un pronombre que siempre se refiere a la persona a la que se hace una acción o a quien se refiere una preposición. Por ejemplo, en la sentencia Bill, por favor deme el informe. Bill es el sujeto, dar es el verbo y yo es el objeto. Yo mismo, por otro lado, es un pronombre reflexivo. Se utiliza en conjunto con el pronombre sujeto y nunca se debe usar en lugar del objeto pronombre me. En esta frase, ya que tenía la autoridad, contraté yo mismo a Sally. Yo soy el sujeto, contratado es el verbo, Sally es el objeto, y yo mismo es el pronombre reflexivo. Yo mismo se refiere a que contraté a Sally. Eso es algo que hice. Yo nunca debería aparecer por sí solo en una frase. Siempre debe referirse a un pronombre personal en otra parte de la frase. Por ejemplo, nunca se debe escribir algo como el CEO quiere reunirse con John y yo mismo. En cambio deberías escribir, el CEO quiere reunirse con John y conmigo. Incorrecto. Me dijo a mí mismo que realizara la reunión. ¿ Correcto? Me dijo que realizara la reunión. Correcto. Me dijo que realizara la reunión yo mismo. El tercer error que comete la gente es confundir menos, con menos. Te encontrarás en inglés escrito y hablado esta confusión sobre cada vez menos. Leerás un reporte, por ejemplo, en el que dice el escritor, tenemos menos dólares para gastar en mejoras. Lo que quiere decir el escritor es que tenemos menos dólares para gastar en mejoras. Si alguna vez te preguntas cuál de estas dos palabras debes usar en una frase. Recuerda esta sencilla regla. Si se puede contar el sustantivo de la oración, utilice la palabra menos. Si no se puede contar el sustantivo de la sentencia. Usa la palabra menos. Se pueden contar dólares. Entonces o tienes más dólares que yo o tienes menos dólares que yo. ahorro, en cambio, no se puede contar. Entonces ¿o tienes más en ahorro que yo o tienes menos en ahorro que yo? Incorrecto. ¿ Hay 28 vendedores menos? ¿ Correcto? Hay 28 vendedores menos. Incorrecto. Hicimos menos ventas que el año pasado, ¿correcto? Hicimos menos ventas que el año pasado. Incorrecto. En cuanto a la acción de huelga, vimos menos de lo esperado. ¿ Correcto? En cuanto a la acción de huelga, vimos menos de lo esperado. Incorrecto. Mi agente quiere reservar menos compromisos, ¿correcto? Mi agente quiere reservar menos compromisos. El cuarto error que la gente comete con la gramática es confuso, es versus son. Un sujeto singular toma un verbo singular, un sujeto plural toma un verbo plural. Las palabras es y nuestros verbos AR es, es un verbo singular, R es un verbo plural. uso de los escritores no es nuestro incorrectamente cuando confunden cuál es el tema de una sentencia. En esta frase, el montón de órdenes de compra están en mi escritorio. El tema es pila. Eso es pila singular, no pilas plural. Por lo que esta frase es incorrecta. Dado que tiene un tema singular, debe tener un verbo singular. Debería leer el montón de órdenes de compra está en mi escritorio. Si hubiera montones de órdenes de compra en mi escritorio, entonces usaría un verbo plural como las pilas de órdenes de compra están en mi escritorio. Muchos escritores confundirían es con están en esta situación porque el tema de la sentencia parece ser plural. Las órdenes de compra es plural después de todo. Pero mira de nuevo y descubres que el tema de la frase es la pila singular. Incorrecto. El grupo de auditores se espera al mediodía, ¿correcto? Se espera a los auditores del grupo al mediodía. Incorrecto. horas dedicadas a la preparación siempre valen la pena. ¿ Correcto? Las horas que se dedican a la preparación siempre valen la pena. Número cinco, el error gramatical más común que veo en la escritura empresarial es la palabra, es I-T apóstrofo S siendo confundido con su, ITS, si quieres evitar este frecuente error, recuerda dos reglas simples. Regla número uno, cuando quieras decir que lo es, usa un apóstrofo. Por ejemplo. Si quieres escribir, es el inicio de nuestro tercer trimestre que derecho. Es apóstrofo S, el inicio de nuestro tercer trimestre. Regla número dos, cuando la estés usando como posesivo, no uses apóstrofo. Por ejemplo, si quiere escribir, nuestra división perdió dinero en su tercer trimestre, no escriba nuestra división perdió dinero en el apóstrofo I-T S tercer trimestre. De lo contrario estarás diciendo que nuestra división perdió dinero en. Es el tercer trimestre porque apóstrofe TI S es siempre una contracción de, it. Es. Recuerda que el apóstrofe TI S es siempre una contracción de dos palabras. Es y es. Nunca es un posesivo. Incorrecto. La empresa debe a sus proveedores 1 millón, ¿correcto? La empresa debe a sus proveedores 1 millón. Incorrecto. La puerta receptora está atascada en su pista. ¿ Correcto? La puerta receptora está atascada en su pista. Si eliminas estos cinco errores gramaticales de la escritura de tu negocio, mejorarás tu reputación en el trabajo. Y recuerda, lo escuchaste de mí, de mí, de mí y de mí. 19. Evitar errores comunes cuando realice frases: alto que te metas en la escalera corporativa depende de tu capacidad para comunicarte en frases. Si quieres que te promuevan, aprende a escribir frases claras y concisas. El modo más rápido de aprender el oficio es evitar los cinco primeros errores al escribir oraciones en el trabajo. Aquí están. Error número 1, apegarse a un tenso. En la escritura de tu negocio, tienes tres tiempos para elegir, pasado, presente y futuro. Elige el tenso que se adapte a tu propósito, 1 décima, y apégate a él. Esto es lo que quiero decir. En el siguiente ejemplo, el escritor cambia tiempos dentro de una frase. A ver si puedes ver cómo si Margaret cuidaría mejor sus cuentas, puede ser una mejor gerente de cuentas. El escritor utiliza dos tiempos, pasado y presente. Tomaría es tiempo pasado, puede ser presente es presente. El escritor debe en cambio elegir un tenso y quedarse con él así. Si Margaret cuida mejor sus cuentas, puede ser una mejor gerente de cuentas. A continuación te presentamos algunos ejemplos más. Incorrecto. En 2018, el Vicepresidente dijo estar contento con los objetivos de producción. ¿ Correcto? En 2018, el Vicepresidente dijo estar contento con los objetivos de producción? Incorrecto. Revisé las finanzas del segundo trimestre y estoy encontrando muchas discrepancias, ¿correcto? Revisé las finanzas del segundo trimestre y encontré muchas discrepancias. Número para expresar ideas coordinadas en construcción paralela. William Strunk y su libro, Los elementos del estilo, dice que el principio de la construcción paralela requiere que la expresión similar en contenido y función sea externamente similar. El parecido de la forma permite al lector reconocer más fácilmente la semejanza de contenido y función. Strunk ilustra su punto citando las Bienaventuranzas de la Biblia. Bienaventurados los pobres de espíritu porque de ellos es el reino de los cielos. ¿ Bendito? Son los que lloran por ellos serán consolados. Bienaventurados los mansos porque heredarán la tierra. Como se puede ver, estas frases siguen el principio de construcción paralela. La frase que sigue al colon utiliza la misma construcción que la frase que precede al colon. Algunos empresarios tienen miedo de usar la construcción paralela por la misma razón que tienen miedo de usar la misma palabra dos veces en una frase. Creen erróneamente en el valor de variar constantemente su forma de expresión. Aquí hay dos versiones del mismo pensamiento. Uno expresado sin construcción paralela, y otro expresado con construcción paralela. Solíamos comprar nuestras materias primas a Simpson y compañía, mientras que ahora se compran a Apple ser limitados. Utilizamos para comprar nuestras materias primas a Simpson y empresa. Ahora los compramos a Apple ser limitados. En el ejemplo de izquierda, el escritor parece indeciso o demasiado tímido para elegir una forma de expresión y atenerse a ella. En el ejemplo correcto, el escritor utiliza la construcción paralela. El escritor elige una forma de expresión y se adhiere a ella. Número 3, evite frases de run-on. Una carrera sobre sentencia contiene demasiadas ideas para una frase. A veces estas ideas están encortadas y a veces están separadas por una simple coma. error, podría agregar de cualquier manera, frases run-on son un error porque una frase debe contener sólo una idea. A continuación te mostramos un ejemplo de sentencia run-on. Adoptar Sistemas Móviles de Gestión de Inventarios es imperativo. No se puede dejar atrás a la empresa. Como puede ver, esta frase contiene dos ideas. Uno de ellos se trata de tecnología y el otro es de la empresa. El modo de corregir una corrida en sentencia como ésta es dar a cada idea su propia frase. Esta adopción de Sistemas de Gestión de Inventarios Móviles es imperativo, punto, la empresa no puede quedarse atrás. Periodo. Número 4, asegúrate de que la frase de participio al principio de tu frase se refiere a tu sujeto gramatical. ¿ Qué tiene de malo esta sentencia? Caminando por el almacén, vimos al conserje. Lo que tiene de malo esta frase es que caminar se refiere al tema de la sentencia nos pone no al conserje, sino a los conserjes, a la persona que estaba haciendo la caminata. Por lo que esta frase es gramaticalmente incorrecta. La regla a recordar con frases de participio es que la acción ante la coma siempre la está haciendo la primera persona que se menciona después de la coma en el ejemplo anterior. Eso significa que nosotros somos los que hacemos la caminata, lo cual es incorrecto. El modo de corregir este error es reorganizar la sentencia. Vimos al conserje paseando por el almacén. ¿ Ves la diferencia? A continuación te presentamos algunos ejemplos más. Incorrecto. Al llegar al Aeropuerto Internacional de Dulles, nuestro equipo se reunió con el consultor, ¿correcto? Nuestro equipo conoció al consultor cuando llegó al Aeropuerto Internacional de Dulles. Incorrecto. Ejecutivo senior durante tres décadas, le otorgaron un reloj de oro. Se puede escuchar un poco que eso es incorrecto. Aquí está la versión correcta. Ejecutivo senior durante tres décadas, fue galardonado con un reloj de oro. Incorrecto. Estar en un estado en ruinas. La empresa compró el edificio para las empresas en un estado ruinoso, claramente incorrecto, la versión correcta. La empresa compró el edificio para una ganga debido a que el edificio en un estado en ruinas. Número 5, no uses nunca dobles negativos. Un doble negativo en una oración forma un positivo. Y por esta razón, nunca debes usar un doble negativo a menos que tu objetivo sea Schumer. Por ejemplo, si publicas un letrero en tu comedor que lee, no dejes nunca platos sucios en el fregadero. Entonces le estás diciendo a los empleados que pueden dejar platos sucios en el fregadero. A primera vista, este doble negativo parece meramente afirmar su caso enfáticamente, pero el doble negativo en realidad forma un positivo. Esto se puede ver analizando. la sentencia. No dejes platos sucios en el fregadero, está claro. Eso es un negativo. No puedes malentenderte. Esta prohibición. Nunca dejar platos sucios en el fregadero está claro. Eso es un negativo. No se puede malentender esta prohibición. Pero en cuanto digas que no, nunca. Tan pronto como se introduce un doble negativo, se invierte el significado de la prohibición. Dice lo contrario de lo que quiere decir. De repente nunca dejar platos sucios en el fregadero es algo que no debes hacer. Lo que significa dejar platos sucios en el fregadero es algo que se te permite hacer, que claramente no es el no el punto. No es la verdad. Permítanme darles otro ejemplo o dos. Aquí está el número 1. Todos los testigos aseguraron que no vieron nada. Eso significa que todos los testigos aseguraron que vieron algo. No tengo tiempo para esta reunión significa que tengo algo de tiempo para esta reunión. El señor Jones no era competente. Significa que el señor Jones era competente. El hospital no permitirá más visitantes, significa que el hospital permitirá más visitantes. Cuán alto te metas en la escalera corporativa depende de tu capacidad para comunicarte. En frases. Si quieres que te promuevan, aprende a escribir frases claras y concisas. La forma más rápida de aprender el oficio es evitar estos cinco primeros errores en tu escritura. 20. Evitar errores con comas y apostrophes: Los errores y puntuaciones se encuentran entre los errores más comunes en la escritura empresarial. Hacen tus cartas, correos electrónicos, informes, y propuestas poco profesionales. Estos son los errores de puntuación más comunes en la redacción de negocios y cómo evitarlos. Número 1, el empalme de coma. Un error que la gente de negocios comete con la coma para crear corrida sobre sentencias. Una carrera sobre sentencia también llamada empalme de coma ocurre cuando un cometa se une a dos cláusulas independientes. Una cláusula independiente, como recordará de primaria, es una declaración independiente o un solo pensamiento. Se detecta una carrera en sentencia determinando si ambas partes de su sentencia tienen sentido por su cuenta. Si lo hacen, no los separen con una coma, ya sea úselos con punto y coma, deje la coma pero agregue una conjunción o tres, rompa las dos ideas en dos oraciones. Aquí tienes un ejemplo de lo que quiero decir. Este año, hicimos grandes avances acelerando la innovación para ahorrar a los clientes tanto dinero como tiempo en nuestras tiendas fueron digitalizando experiencias para facilitar que los clientes compraran. Ahora aquí está esa sentencia corregida. Malamente, podría agregar con punto y coma. Este año hicimos grandes avances acelerando la innovación para ahorrar dinero y tiempo a los clientes. coma en nuestras tiendas fueron digitalizando experiencias para facilitar a los clientes la compra. Ahora aquí se corrige con una conjunción. Este año hicimos grandes avances acelerando la innovación para ahorrar dinero y tiempo a los clientes. Y en nuestras tiendas estaban digitalizando experiencias para hacer más fácil que los clientes compraran. Ahora aquí se corrige. Con un punto. Este año, hicimos grandes avances acelerando la innovación para ahorrar a los clientes tanto dinero como periodo de tiempo. En nuestras tiendas estaban digitalizando experiencias para hacer más fácil que los clientes compraran. El siguiente error es la coma faltante. Otro error que la gente de negocios comete con comas es no usarlos en absoluto. Esto es común en mensajes de texto y comentarios en publicaciones de redes sociales. Pero también se ve este error en los correos electrónicos y otras formas de comunicación informal. Como puede ver, cuando falta la coma, incluso la declaración más bien intencionada puede convertirse en un campo minado de significado no deseado. Este error común corre desenfrenado en la mensajería de texto, comentarios de Facebook, tweets y actualizaciones de redes sociales. Pero dejar comentarios fuera de tu escritura tiene consecuencias no deseadas. Puedes causales después o épicos malentendidos. Considera la sentencia: Vamos a comer, señor. Le falta una coma, cambiando el significado pretendido, comamos. Señor, recupera el significado pretendido con una coma bien colocada. El error final que veremos es la coma innecesaria. Cuando no hay regla que requiera una coma. Y cuando el significado de tu sentencia sea claro, sin coma, déjalo fuera. Incorrecto. ¿Los conductores de carretillas elevadoras que manejan demasiado rápido ponen en peligro a otros empleados de almacén? Correcto. ¿ Los conductores de carretillas elevadoras que manejan demasiado rápido ponen en peligro a otros empleados de almacén? Incorrecto. Estamos buscando un consultor de mercadotecnia que nos ayude con la prospección, ¿correcto? Estamos buscando un consultor de mercadotecnia que nos ayude con la prospección. Ahora veamos los apóstrofos, es decir, la pluralidad versus la propiedad. Uno de los errores de puntuación más comunes que las personas cometen en escritura de su negocio es el uso de apóstrofos donde no son necesarios. Esto tiende a suceder cuando una persona de negocios confunde la pluralidad, Que es más que uno de algo, con la posesión, que es propiedad de algo. Permítanme darles un ejemplo de lo que quiero decir. El word managers es plural. Significa más de un gerente. Gestor apóstrofo S es un posesivo singular. Significa pertenecer a un directivo. Gerentes. apóstrofo es un plural posesivo. Significa pertenecer a un grupo de directivos a dos o más. El error más común ocurre cuando la gente usa el apóstrofo de manager S, que es un posesivo singular en lugar de gerentes, que es plural. Para evitar este error, mira tu sentencia y pregúntate, ¿me refiero a más de uno o quiero transmitir la propiedad? Correcto. Nuestra división cuenta con cinco gerentes. Incorrecto. Nuestra división tiene cinco manager apóstrofo S. Ahora veamos las contracciones. apóstrofos se utilizan para unir dos palabras para formar una contracción. El apóstrofo y R-E es una contracción de ellos se forman dejando caer la a en R y agregando un apóstrofo. Pero hay otras palabras en el idioma inglés con el mismo sonido, es decir ahí y allá. Antes de agregar un apóstrofo, decide si la palabra que estás agregando dos es una contracción. Incorrecto. Conocimos al equipo de software y entramos a su oficina. ¿ Correcto? Conocimos al equipo de software y entramos a su oficina. Incorrecto. Eres bienvenido. ¿ Correcto? Usted es bienvenido. Incorrecto. Eso es lo que busco. ¿ Correcto? Eso es lo que busco. Incorrecto. Estamos abiertos el domingo. Apóstrofo S. ¿ Correcto? Estamos abiertos los domingos. Estos errores en puntuación se encuentran entre los errores más comunes en la escritura empresarial. Hacen tus cartas, correos electrónicos, informes, y propuestas poco profesionales, así que evita usarlas. Está bien. 21. Se categorías de palabras para eliminar: Lee este párrafo y dime qué significa. Nuestra agencia ofrece una gama de soluciones de borde de sangrado por encima de la línea que ayudan a CMOS a optimizar sinergias para las marcas de fabricación globales, permitiéndoles aprovechar soluciones inteligentes y no terminar dormidos al volante. No me puedes decir qué significa este párrafo porque carece de sentido. Y no tiene sentido porque contiene las seis categorías de palabras que destrozan la escritura de negocios. A saber, buzzwords, jerga, ismos iniciales, abreviaturas, acrónimos, y clichés. Si quieres dejar claro tu significado en la escritura de tu negocio, elimina a los seis asesinos de claridad. El número uno son palabras de moda. Una palabra de moda es una palabra o frase que está moda en un momento determinado o en un contexto particular. El problema es que las palabras de moda pronto se sobreaprovechan y se vuelven sin sentido. ¿ Qué, por ejemplo, incentiva la media o el borde sangrante? ¿ Cómo optimiza exactamente alguien las sinergias? ¿ Podrías reconocer un paradigma si vieras uno? Y por qué seguimos tratando de pensar fuera la caja más de dos décadas después de que se acuñara esa expresión. El problema con estas palabras de moda es que son vagas. Hacen vago tu significado. Es posible que pienses que usar las últimas palabras de moda en la escritura de tu negocio te hace parecer competente o en el saber o a la moda. Pero no lo hace. Las palabras de zumbido simplemente hacen que tu significado sea más difícil de discernir. La regla a seguir con palabras de moda es simple. Si todos los demás lo están usando, no lo hagas. El número dos es jerga. La jerga es palabras o expresiones especiales que son utilizadas por una profesión o grupo en particular y suelen ser difíciles de entender para los forasteros. Tiene su lugar la jerga. En nuestro ejemplo que acabamos de utilizar. El expresión por encima de la línea es la jerga publicitaria para el marketing que utiliza medios masivos, como la televisión, la radio, los periódicos y las vallas publicitarias. No confundas la jerga con palabras de zumbido. Las palabras de zumbido son vagas y vienen y van. Pero la jerga es bien entendida por los iniciados de la industria y permanece. Escoge cualquier profesión, medicina, contabilidad, ingeniería, trabajo social. Y descubrirás que su jerga sirve para un propósito útil y lo ha hecho desde hace décadas. La regla a seguir con jerga es sencilla. Si su lector está en su industria y si está seguro, su lector entiende su jerga. Usa la jerga. Pero si tu lector está fuera de tu industria o si estás incierto, si tu lector entiende tu jerga, no la uses. Número 3, viene el inicialismo. Y el inicialismo es una abreviatura de una frase que consiste en letras iniciales pronunciadas por separado. En nuestro ejemplo, la CMO es un inicialismo. Consta de la primera inicial del término Oficial Jefe de Mercadotecnia. No confundas el inicialismo con acrónimos. Con ismos iniciales. Pronuncias cada letra. No dices un inicialismo, lo suenas, letra por letra. Su jefe de mercadotecnia es su c, m, o.La Organización del Tratado del Atlántico Norte, otro lado, es la OTAN. Pronuncia nombre TO como una palabra, no como una ATO, como cuatro letras. El inicialismo son como jerga. Sólo son entendidos por los iniciados de la industria. Entonces, a menos que seas positivo, tus lectores entienden tus ismos iniciales en la escritura de tu negocio. No los uses, deletrearlos. En cambio. La cuarta clase son las abreviaturas. Una abreviatura es una forma abreviada de una palabra o frase. En nuestro ejemplo, MSG dot es una abreviatura para la fabricación. La mayoría de las abreviaturas utilizadas en la redacción de negocios son comunes, como Ltd. para limitada y I-N-C para incorporada. Estas abreviaturas se pueden utilizar libremente, pero la mayoría de las demás abreviaturas son específicas de la industria y menos conocidas. Nuevamente, el uso depende de tus lectores. Si saben que p.ball forward slash E significa relación precio a ganancias, entonces use la abreviatura. Pero si no lo hacen, entonces deletrearlo. Número 5. Siglas. Y acrónimo es una abreviatura formada a partir de las letras iniciales de otras palabras pronunciadas como palabra. En nuestro ejemplo, soluciones inteligentes significa soluciones que son específicas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas. Sma ART. No confundas acrónimos con los ismos iniciales. Pronuncias acrónimos como palabra. Con el inicialismo, pronuncias cada letra. La NASA, por ejemplo, es la abreviatura de la Administración Espacial de América del Norte. Se pronuncia como una palabra, nasa, no suena. Y ASA, la regla para usar acrónimos y la escritura de tu negocio es la misma regla que aplica a la jerga, inicialismo y a las abreviaturas en caso de duda. Explícalo. Número 6, clichés. Un cliché es una frase que se sobreusa y traiciona una falta de pensamiento original. En nuestro ejemplo, dormir al volante es un cliché. Los clichés incluyen sólo el tiempo lo dirá, leerá entre líneas y golpeará el suelo corriendo. Cuando usas un cliché en tu escritura, le dices a tu lector que eres perezoso, aburrido y carece de originalidad. Haces que quieran dejar de leer. El otro problema con los clichés es que son vagos porque están tan sobreutilizados. Así se convierten en clichés. Han perdido su significado. Sirven sólo como relleno poco original. El resultado es que tus lectores no confiarán en tus hallazgos ni en tus recomendaciones ni en ti. Por lo que en cualquier momento estás tentado a usar un cliché, resistir la tentación, escribir algo original. En cambio. Al final del día, el uso estas mejores prácticas te ayudará a empujar el sobre en adelante. Este impactante enfoque integrado optimizará su salida y llevará escritura de su negocio al siguiente nivel lo antes posible de una manera que sea ganar-ganar 24, 7, ejecutarlo hasta el asta de la bandera y ver quién lo soluciona. Nos vemos más tarde. 22. Cinco pasos para que los correos electrónicos sean efectivos: Hablemos de cómo escribir correos electrónicos comerciales efectivos. A medida que profundizamos en este tema, recuerde que dominar la comunicación por correo electrónico es crucial para la eficiencia y claridad en cualquier entorno profesional En primer lugar, piense la longitud apropiada de un correo electrónico. Idalmente su correo electrónico de negocios debe estar en algún lugar 100-200 palabras Mantener el correo electrónico breve asegura que su mensaje sea digerible y al grano, lo cual es muy valorado en entornos empresariales de ritmo rápido Pero, ¿por qué es tan importante la brevedad? Bueno, respeta el tiempo de tu destinatario. Aumenta la probabilidad de que realmente lean tu mensaje en su totalidad y respondan con prontitud. A continuación, consideremos cómo organizar un correo electrónico para maximizar su efectividad. La línea de asunto es su primer punto de contacto y debe reflejar con precisión el contenido de su correo electrónico. Una línea de asunto clara y específica prepara el escenario para el resto del correo electrónico. Bien. Digamos, por ejemplo, que estás escribiendo un correo electrónico para solicitar la aprobación del presupuesto para tu campaña de marketing. No cometas el clásico error que comete tanta gente de negocios Escriben una línea de asunto con solo la palabra presupuesto o escriben aprobación de presupuesto. Estas líneas de asunto son demasiado vagas y no comunican que el escritor realmente quiere que el destinatario apruebe un presupuesto de marketing En cambio, el escritor debería escribir una línea de asunto como esta. Solicitud de aprobación de presupuesto, la campaña de mercadotecnia. Esta línea de asunto le dice al destinatario exactamente de qué se trata el correo electrónico, lo que facilita que prioricen su respuesta Al pasar al cuerpo del correo electrónico, su sentencia de apertura deberá informar inmediatamente al destinatario del propósito de su correo electrónico. Debes captar su atención y establecer la expectativa desde el principio. Por ejemplo, si usted está escribiendo para preguntar sobre el estado de un reporte, comience con yo escribo para verificar el avance del reporte financiero que vence este viernes. El tercer paso en la elaboración de su correo electrónico es priorizar la ubicación de la información clave Colocar las cosas más críticas en el primer párrafo. De esta manera, si tu lector solo roza tu correo electrónico, capturan tus puntos esenciales Por ejemplo, si necesita que el lector tome una decisión, exponga este requisito y su urgencia por adelantado A continuación, poner detalles adicionales e información de antecedentes en párrafos subsiguientes. Esta es una regla vital a seguir. Siempre, siempre, siempre exponga primero su solicitud, luego justifíquelo o explíquelo. No empieces con antecedentes y explicaciones y descripciones y fundamentos Y luego finalmente, al final de tu correo electrónico, algún lugar de aquí abajo, haz tu pregunta, o haz tu solicitud. Siempre, siempre, siempre exponga primero sus peticiones o haga su pregunta primero, y luego justifíquelo o explique o describa. Este pequeño cambio por sí solo mejorará drásticamente la efectividad de sus comunicaciones por correo electrónico. Y esto nos lleva al paso número cuatro, que es mantener un tono profesional pero accesible Es crucial equilibrar la formalidad con un toque de conexión personal Frases como Espero que este mensaje te encuentre bien o Gracias por tu continua cooperación, sean profesionales pero cálidas. Estas pequeñas adiciones fomentan una relación positiva con la persona a la que le estás escribiendo. Quinto, toquemos también la importancia del cierre de tus correos electrónicos. Firme su correo electrónico con un cierre cortés y apropiado que refleje el tono de su comunicación Puedes escribir tus cordiales saludos sinceramente o gracias. Todas son opciones profesionales que dejan una buena impresión. Incluyendo tu nombre completo y cargo, si no es ya parte de tu firma de correo electrónico también es bueno. Ayuda a colocar tu mensaje en contexto. La persona sabe quién le está escribiendo. Veamos un ejemplo. Imagina que estás enviando un correo electrónico a un colega para solicitar la participación en un proyecto Así es como podrías estructurar tu correo electrónico. La línea de asunto invitación para unirse al Equipo de Planeación del Proyecto X. Hola, Janet. Espero que este mensaje te encuentre bien. A medida que iniciamos la planificación para el Proyecto X. Creo que su experiencia en marketing digital sería increíblemente valiosa para nuestro equipo. Buscamos insights sobre la estrategia digital y el engagement de la audiencia, áreas donde tu trabajo reciente ha sobresalido. ¿Podría unirse a nosotros para una breve reunión el próximo jueves a las 2:00 P.M. Para discutir esto más a fondo? Sería genial tenerte a bordo para asegurar el éxito de este proyecto. Gracias por considerar esta oportunidad. Espero con interés su respuesta saludos cordiales, y luego ponga su nombre y su posición. Observe cómo este correo electrónico está estructurado para transmitir toda la información necesaria manera sucinta a la vez que atractivo y directo sobre la necesidad de una respuesta Por cierto, para seguir los consejos que acabo de darte sobre hacer preguntas y solicitudes el principio, este correo electrónico podría mejorarse haciendo la pregunta desde el principio. Entonces comenzaría el correo electrónico, querida Janet. ¿Podría unirse a nosotros para una breve reunión el próximo jueves a las 2:00 P.M. Signo de interrogación Entonces el correo electrónico daría la explicación, la razón de ser para la reunión La petición primero, la pregunta primero, luego la justificación, después la conclusión, y así sucesivamente. Se te da la idea. La única vez que realmente no necesitas poner la pregunta primero es si tu correo electrónico es realmente corto y estás absolutamente seguro de que tu lector leerá la primera oración o dos y llegará a tu pregunta o solicitud de inmediato. En caso de duda, sobre todo si el correo electrónico es un poco más largo que un par de cientos de palabras, siempre ponga siempre su solicitud primero. Tu pregunta primero, luego explica. En conclusión. Al mantener su correo electrónico breve y bien organizado con un claro llamado a la acción y un tono profesional, mejora significativamente su capacidad para comunicarse de manera efectiva. Practique estos consejos en sus comunicaciones diarias por correo electrónico y observe cómo mejoran no solo las respuestas que recibe sino también sus relaciones profesionales en general. 23. Edición de lista de verificación: En 1989, solicité mi primer trabajo como escritor y editor freelance. En el último párrafo de mi carta de presentación, escribí, lo único que disfruto haciendo más que nada es ayudar a la gente a comunicar sus ideas de manera efectiva. Excepto que mi carta de presentación tenía un error tipográfico en ella que nadie se dio cuenta. Me lo perdí y también lo hizo mi futuro empleador. Por lo que me contrató años después, me encontré con esa carta de presentación en mis archivos y noté un error tipográfico que todo el mundo había perdido. En mi último párrafo. Había olvidado poner un yo en la palabra haciendo. Entonces mi sentencia en realidad decía, la única cosa, disfruto Dong, más que cualquier otra cosa. Mostré mi carta a mi jefa, la que tuvo duro MIS años antes y ella dijo, Alan, si me hubiera dado cuenta de ese error tipográfico, nunca te habría contratado. El moraleja de mi historia es que los errores en tus cartas y otros negocios de escritura pueden costarte un trabajo. Literalmente. En mi caso, nadie detectó mi error, pero en tu caso, alguien podría. Por lo que mi consejo para ti es dirigir tu negocio escribiendo a través de una lista de comprobación antes de enviarlo. Estas son las cosas que hay que tener en cuenta además de los errores de ortografía. Organización. ¿Tiene su documento un objetivo claro o resultado previsto establecido con claridad? ¿ Tienes derecho al grano? ¿ Ha expuesto su propósito de escribir en las primeras frases de sus documentos? ¿ Has cumplido con las necesidades y expectativas de tu lector? ¿ Es adecuada la longitud de su documento para su propósito? ¿ Has dicho demasiado poco, demasiado o simplemente suficiente? ¿ Tiene su escritura una estructura lógica que ayude a su lector a seguir su lógica y entender su mensaje. Pida que coloque la información más importante, como un hallazgo clave, una recomendación vital, o una solicitud de reunión al inicio de su documento y no enterrado profundamente en los documentos. Párrafos. ¿ Ha comunicado sus ideas en párrafos a diferencia de una serie suelta de oraciones? ¿ Afecta cada párrafo sólo un tema como debería? ¿ Introduce la primera frase de cada párrafo el tema del párrafo? ¿ Desarrollas cada tema suficientemente en cada párrafo? ¿ Termina cada párrafo con un resumen o conclusión lógica? ¿ Ayudas a tus lectores a ver cómo se relacionan tus párrafos entre sí? Al conectarlos con frases de transición. ¿ Has variado las longitudes de tus párrafos para evitar la monotonía? Echemos un vistazo a las palabras. ¿ Has reemplazado palabras por múltiples sílabas por sus equivalentes más simples? ¿ Ha sustituido utilizado, por ejemplo, por la palabra usada? ¿ Has reemplazado frases palabradas por palabras simples? Haber reemplazado falta la capacidad de con no podía. Por ejemplo. ¿ Has reemplazado palabras oscuras por otras más comunes? ¿ Has reemplazado la palabra mejorar por la palabra mejorar? Por ejemplo, las combinaciones de verbos adverbios pesados reemplazaron con verbos fuertes. ¿ Has reemplazado, mirado cuidadosamente con examinado? Por ejemplo, ¿has sustituido los verbos débiles por los fuertes para que tu reunión sea precisa? Aquí tienes un ejemplo. El transportador se detuvo. Con el transportador atascado. ¿ Has reemplazado sustantivos que son verbos y disfrazados? Por ejemplo, ¿has reemplazado, llegado a la conclusión de que con la palabra realizada, ¿tus palabras son concretas más que abstractas? ¿ Has reemplazado el sistema de frases meteorológicas por la palabra ventisca? Por ejemplo? ¿ Has quitado todas las palabras de moda como incentivar y Paradigma? ¿ Has limitado tu jerga a sólo aquellas palabras que estás seguro tus lectores entienden o has definido lo que significan esas palabras? Si has usado el inicialismo o acrónimos, ¿ estás seguro de que tus lectores los entenderán? Si no, ¿deletrearlos? Si ha utilizado abreviaturas en su documento, abreviaturas que son particulares de su industria. entenderán todos sus lectores? Si no, ¿deletrearlos? Echemos un vistazo a las oraciones. ¿ Has mantenido juntas las palabras relacionadas? Es decir, ¿has puesto adjetivos junto a sustantivos que modifican? ¿ Has variado la duración de tus sentencias para evitar la monotonía? ¿ Tus pronombres relativos tienen antecedentes claros? En otras palabras, cuando usas el pronombre él, ella, o ellos, otros pronombres relativos. ¿ Tienes claro a quién se refieren? ¿ Cada frase de tu documento contenía una idea importante? ¿ Y no más? ¿Tus sentencias son específicas más que generales? Por ejemplo, en lugar de decir que las ventas para el Q2 son diferentes a las de Q1 a ti en lugar de decir algo específico, como las ventas para el Q2 son mayores que para el Q1. ¿ Tus sentencias son definitivas más que ambiguas? En otras palabras, ¿sólo hay una forma en que sus lectores puedan interpretar su significado? ¿ Has utilizado tanto como sea posible la voz activa? ¿ Has reemplazado? Las decisiones fueron tomadas por la comisión. Con la voz activa, decidió el comité, ¿ha eliminado palabras inútiles? Por ejemplo, ¿ha reemplazado si simplemente con la palabra, si ha eliminado palabras y frases redundantes? Este es mi peeve de mascota, mi pasatiempo caballo del año. ¿ Has reemplazado completamente lleno con la palabra full? Por ejemplo, ¿está Europa el documento libre de errores gramaticales? ¿ Tu puntuación es perfecta? ¿ Su documento está libre de ortografía? ¿ Errores? Si deseas evitar errores vergonzosos y costosos en la redacción de tu negocio, ejecuta tu escritura a través de esta lista de comprobación antes imprimirla o antes de enviarla como archivo adjunto de correo electrónico.