Transcripciones
1. Introducción: Hola. Soy Sabrina Kiefer y soy la VP de Operaciones aquí en Skillshare. Un plan estratégico es realmente crítico para cualquier tipo de empresa ya sea una gran empresa establecida o una startup o una empresa totalmente nueva. Los planes estratégicos realmente permiten a las organizaciones asegurar que todos trabajen hacia un objetivo común. Creo que la idea de ejecutar un plan estratégico muchas veces se pierde porque creo que todos están muy enfocados en crear realmente un plan. Entonces, hoy quiero hablar de cómo podemos operacionalizar ese plan estratégico y darles tácticas para hacerlo. hoy en esta clase, nos estaremos centrando en cómo configuras tu plan estratégico, cómo creas tus planes departamentales de fondo arriba,
cómo ejecutas contra esos planes y cómo haces un seguimiento de los avances contra esos planes para asegurarte realmente que estás haciendo que todo suceda. Las cosas más importantes que quiero que recuerdes de esta clase son comenzar temprano, asegúrate de estar alineado con tus grupos de interés en el plan y asegúrate de que la gente entienda el plan y que te estés comunicando al respecto a menudo. Hoy me emociona enseñarte algunas tácticas sobre cómo
realmente puedes hacer que tu plan estratégico cobre vida. Empecemos.
2. ¿Qué caracteriza a un buen plan estratégico?: En esta sección, vamos a hablar de lo que es realmente
un plan estratégico y por qué es importante para su organización. La planeación estratégica es absolutamente crucial para cualquier organización. La planeación estratégica es una actividad organizacional que se utiliza para establecer prioridades, enfocar energía y recursos, fortalecer las operaciones, asegurar que los empleados y otros interesados estén trabajando hacia metas comunes. Un plan estratégico debe incluir las siguientes secciones: visión,
misión y valores de una empresa , plan financiero y metas, una demo o público objetivo, oportunidad de
mercado, panorama competitivo, recapitulación de aprendizajes clave de años anteriores, iniciativas
clave para el año, y cómo medirás el éxito o las metas. Por lo general, el plan estratégico inicial se establece a nivel de CEO o equipo ejecutivo. Dependiendo del tamaño de la empresa y si tienes o no una junta directiva o una entidad corporativa para la que estás trabajando, muchas veces, ese plan original o proyecciones financieras pueden bajar desde arriba pero en su mayor parte estratégico se inician planes con la parte superior de la organización. Este proceso dependerá mucho de su organización. Cuando yo estaba en Vimeo, éramos propiedad de una entidad corporativa IC, que en realidad nos fijaría los objetivos financieros y entonces tendríamos que volver atrás y realmente crear un plan que cumpliera esos objetivos. En Skillshare, es un poco diferente. Estamos gestionados por una junta directiva y es un proceso mucho más colaborativo donde trabajamos juntos para llegar a cuáles son
esos objetivos y luego crear los planes en cuanto a cómo vamos a ejecutar y cumplir esos objetivos. Creo que un plan estratégico es especialmente crítico para las startups y las empresas más pequeñas porque los recursos son tan apretados que realmente necesitas asegurarte de que todos estén en la misma página sobre cuáles son las prioridades y metas. Una estrategia puede ser súper agresiva o abordar un crecimiento más lento. A lo que me refiero con eso es, una estrategia no tiene que estar conformada por apuesta tras apuesta. Creo que sus empresas pueden ser muy exitosas al tener una serie de iniciativas
más pequeñas que tal vez no impulsen tanto impacto como lo haría una apuesta enorme. Si realmente quieres entender si tu proceso de planeación estratégica fue efectivo y tienes un plan estratégico poderoso, escucha cómo la gente de la organización está hablando de ello. Asegúrate de que esté en línea con lo que habías esperado y sondear a la gente sobre si realmente
entienden lo que significa y lo que significan todos los contenidos. Si está funcionando y sí tienes un proceso de planeación estratégica eficaz y un plan estratégico efectivo, entonces genial. Sigue haciendo lo que estás haciendo. Si no, entonces vamos a estar hablando hoy de algunas tácticas de cómo se puede mejorar eso.
3. 7 fases para crear un gran plan: Entonces, ¿cómo realmente vas a empezar a establecer tu plan anual? Lo que me gusta hacer, es realmente empezar en el tercer trimestre del año anterior. Realmente toma cosas como aprendizajes clave del año anterior, así
como retros de cómo salieron ciertos productos o iniciativas, además de mirar realmente los datos para entender tus patrones de negocio. Creo que es realmente crítico empezar temprano. Entonces, de nuevo, al final del tercer trimestre, planea terminar tu proceso para finales de año, para
que, puedas empezar a socializar tu plan a principios de año y la gente realmente sepa, y entender lo que está trabajando en y qué están trabajando durante el resto del año. Creo que es una buena idea juntar al equipo directivo. Entonces primero realmente lluvia de ideas y alinearnos en cuál debe ser la estrategia y cuáles deben ser los temas del año, antes de indagar en su proceso de planeación estratégica. De verdad me gusta hacer esto en forma de una gestión fuera del sitio, donde se puede pasar tiempo alejándose de la oficina y realmente sólo formulando pensando en cuáles deberían ser los temas del plan estratégico. Creo que necesitas entender cuáles son los objetivos financieros, o proyecciones con las que estás trabajando, quieres entender las mejores prácticas o aprendizajes clave del año anterior y cualquier dato que apoye cómo las personas están utilizando su producto o cualquier tendencia- tendencias generales en el mercado. Creo que algunos consejos para una gestión efectiva fuera del sitio, son realmente estar abiertos a las ideas y sugerencias de otras personas. También creo que tener al CEO marcó el tono en el hecho de que ninguna pregunta es una mala pregunta y que
estar realmente claro sobre lo que quieres que sea el resultado de la reunión. Entonces, tu objetivo desde un fuera del sitio sería
alejarte con cuáles deberían ser los temas y el plan estratégico. Creo que siempre está bien alejarse de un off-site con preguntas, pero realmente necesitas estar alineado en torno a los temas generales
del plan estratégico y lo que en última instancia estás tratando lograr como negocio en el próximo año. Después del off-site, típicamente el CEO o el equipo ejecutivo desaparecerá y comenzará a redactar los diversos componentes del plan estratégico. Crearán un borrador y luego compartirán eso con el equipo ejecutivo para seguir brindando retroalimentación sobre, y alinearse. De verdad creo que corresponde al equipo ejecutivo decidir cuáles son los temas críticos, del plan estratégico. Cómo los datos que tenemos respaldan esos temas y lo que en última instancia quieren ser las métricas del éxito para la organización. Creo que otro componente crítico, es asegurar que realmente tengas dueños de todos estos temas y que en última instancia serán responsables de
asegurar que estamos haciendo todo lo posible para tener alineadas nuestras iniciativas arriba contra esos temas, y que estamos avanzando en contra de ellos. Creo que un gran ejemplo de un tema es la internacionalización. Esto es algo grande que se está acercando para muchas organizaciones hoy en día. Eso creo que puedes decidir
como equipo directivo si quieres que la internacionalización sea un tema del plan estratégico. Pero realmente dejadle a departamentos
específicos llegar a lo que el plan táctico real, es cómo vas a implementar contra la internacionalización de tu producto. Los mejores planes estratégicos que he visto son tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. A lo que me refiero con eso, es de arriba hacia abajo, en el sentido de que se necesita que el equipo ejecutivo o un grupo más pequeño de personas fije realmente cuál es la estrategia global de la empresa. Pero se necesita que la gente que va a estar realmente haciendo el trabajo para llegar con el plan de abajo arriba, eso va a ser realista y que se sientan bien, y que puedan ejecutar en contra. Entonces, ¿cómo veo que funciona eso? Es el equipo directivo, una vez que todos se han alineado en lo que es el plan estratégico de la empresa en general, lo
comparten con los jefes de departamento y realmente aseguran que ese grupo de personas tenga un profundo entendimiento de lo que el general plan estratégico de la empresa es. Mi entregable favorito del plan departamental es una presentación de PowerPoint o Keynote, que la gente puede digerir, y eso incluye de nuevo, componentes como los datos para apoyar por qué alguien está recomendando una determinada iniciativa o la oportunidad de mercado para sugerir por qué
deberíamos ir después de esta iniciativa o plan en particular. Creo que los planes tienen que ser concisos, entonces, que cualquiera que los mire pueda realmente quitarle lo que ese departamento en particular está tratando de lograr en ese marco de tiempo en particular. Creo que este es uno de los temas a veces también, es que si no se cronotean, planes
departamentales pueden seguir y seguir y seguir. Entonces, creo que realmente quieres darle a un equipo no más de dos semanas, para realmente crear estos planes departamentales o seguirán para siempre y serán poco realistas. Cualquiera que realmente tenga los mismos KPI o similares a los que formarían parte de su plan departamental, necesita ser consultado temprano y con frecuencia a lo largo de su proceso de planeación. Es un costo enorme para el negocio si no te estás alineando con las partes interesadas desde el principio, porque la gente puede ir en una dirección con la que alguien más puede no estar de acuerdo. Entonces, en última instancia, decides no perseguirlo y solo es mucho esfuerzo
desperdiciado y también es desmoralizante para los equipos que realmente trabajan en esto. Entonces, la alineación es clave en estas piezas para evitar que algo así suceda. Una vez, has creado tu plan departamental, creo que es una buena idea socializar ese plan con la gente de tu equipo. Entonces, una vez que hayas recibido alguna retroalimentación de ellos, llévala al equipo directivo para la firma final. Entonces, creo que puedes considerarlo aprobado y finalizarlo, y empezar a socializarlo con el resto de la organización. El resultado para las etapas son, uno se quiere tener un documento que delinee el plan estratégico de la empresa, así
como un documento que delinee cuáles son
el plan estratégico e iniciativas departamentales. Así como un modelo financiero que delinea dónde quieres estar desde una perspectiva financiera para esa organización. Creo que sabes cuando tu plan es un éxito y tu proceso fue un éxito. Cuando todo el equipo directivo está alineado en la estrategia general de la empresa. Cualquier departamento dado está alineado en cuál es su plan estratégico. Entonces, cuando tanto el departamento equipo
directivo estén alineados con lo que deben ser cada uno de los planes de departamento individuales. En el siguiente apartado, hablaremos de cómo se comunica con el resto de la empresa sobre su plan y cómo se continúa en línea con el plan estratégico general de la empresa.
4. Comunicación y fijación de objetivos: Ahora que tienes tu plan finalizado, quiero hablar de cómo socializas ese plan al resto de la empresa. Entonces, la primera parte de socializar una estrategia es la comunicación, y la segunda parte es el establecimiento de metas. Algunas formas de hacerlo son a través reunir a toda
la empresa a través de la forma de una reunión de medio día, reunión de
todo el día, retiro fuera del sitio, y realmente cavar profundamente en el plan, lo que significa y tener cada uno de los jefes de departamento presentan sus diversas secciones. Otra forma de socializar la estrategia de la empresa es poniéndola en algún tipo de wiki o sistema central de almacenamiento de documentación, para que cualquiera pueda acceder a esos documentos en cualquier momento. Creo que algunos de los retos que un Exec puede anticipar al socializar el plan de la empresa sigue siendo empujado
hacia atrás en el plan a pesar de que diversas partes lo han acordado, han firmado en él, tenían el oportunidad de brindar retroalimentación y aún así volver, empujando hacia atrás, haciendo preguntas y simplemente
no se han embarcado realmente si no están de acuerdo con algo. Si está sucediendo pushback, lo mejor que hay que hacer es casi a veces llevar a un lado a alguien que está teniendo una tremenda cantidad de pushback en cierta parte de la estrategia para explicarle realmente a esa persona usando datos o investigar por qué llegaste a esa decisión, y que aunque tal vez algo que habían
presentado no estaba incluido en la estrategia, por qué optaste por ir en la dirección que hiciste. nuevas ideas son difíciles, y son difíciles de comprender para la gente, y por eso creo que es una muy buena idea darle a la gente un poco de tiempo para absorber la información para que puedan hacer esas preguntas articuladas. Conseguir comprar desde lo que yo llamaría el nivel de director de la empresa es crítico. Estas son las personas que en realidad van a estar haciendo mucho del trabajo o gestionando las personas que van a estar haciendo mucho del trabajo y así, creo que tener reuniones separadas
o oportunidades para brindar la estrategia a ese grupo de antemano, es realmente crítica e impactante porque son los que van a poder meter agujeros en
la estrategia y darle la vuelta al
revés para realmente asegurar que has pensado en todo. Creo que los ejecutivos reciben presión de sus juntas directivas o entidades
corporativas para entregar un plan a principios de año, así
como probablemente sienten presión de sus equipos para tener un plan en su lugar a principios de año por lo que que sepan en contra de qué se están ejecutando. Entonces, la forma en que mitigas algunos de estos temas es que solo tienes que empezar temprano y darle tiempo. Tienes que dar tiempo por adelantado para llegar a lo que quieres, los temas de
la estrategia, para dejar que la gente absorba eso, hay que darle tiempo a los jefes de departamento para que lleguen con cuáles van a ser sus estrategias, y hay que darle tiempo al resto de la empresa para que realmente lo absorba y entienda cómo encajan y juegan su papel. Comunicar eficazmente sobre tu estrategia es una oportunidad para el desarrollo
profesional y una gran manera para que crezcas profesionalmente. Si comunicar sobre tu estrategia o hablar públicamente en general no es tu fuerza, puedes practicarla. Hay formas de mejorar a través de conseguir entrenadores, a través de hacer entrenamiento de habla pública, a través de practicar simplemente casualmente con colegas, puedes mejorar en ello. Si eres un miembro más junior en el equipo y solo
hay algo en la estrategia que no entiendes, no tengas miedo de preguntar. No asumas que es tu problema o no sabes algo. Siéntase facultado para hablar con su gerente sobre lo que significa. mejor no tienes los contactos o tal vez no se te está explicando de manera comprensible. Los objetivos son una parte crítica de tu ejecución porque esa es la forma en que mides si tus iniciativas son exitosas o no. Me gusta ver tres capas de metas: Las metas que establece la empresa,
las metas que establece el departamento, y luego las metas que establece el individuo que se vincula con las metas del departamento. Para que sea impactante, todos esos goles necesitan empatar unos a otros. Realmente necesitan ser cuantificables para que haya algo contra lo que medir a la gente. A nivel de empresa, su objetivo debe relacionarse con los temas de su plan estratégico. Entonces, a nivel de empresa, si tu tema es la internacionalización, tu objetivo podría ser algo así como ampliar tu base de usuarios. Uno de los objetivos de tu departamento podría ser implementar diferentes métodos de pago, y la forma en que podrías realizar un seguimiento que es ya sea por el número de diversos métodos de pago u opciones que implementa, así
como el número de transacciones que entrando a través de esos métodos u opciones de pago. Muchas veces estoy bien con las metas individuales realmente atando directamente a las metas del departamento dependiendo de quién esté trabajando en una iniciativa en particular. Podrías tener directamente la meta de ese individuo también ser, implementar esta opción de pago específica o ser responsable solo de ese objetivo general del departamento. En mi experiencia, el mayor reto al establecer metas es simplemente asegurarse de que se
vinculen con los objetivos generales de la empresa y los objetivos del departamento y luego, en última instancia, es difícil para algunos equipos hacer que sus metas sean cuantificables, por lo que figurar fuera cómo realmente vas a medir el objetivo de alguien si trabajan en un equipo como las operaciones de personas que apoyan al resto de la organización. Entonces realmente, creo que las cosas más desafiantes están tratando de entender cómo medir el objetivo para asegurar que esos objetivos realmente se estén enrollando en el plan estratégico de
la empresa y en el plan departamental. En el siguiente apartado, vamos a hablar de métodos y formas en que puedes realizar un seguimiento metas y avances contra tu estrategia de manera eficiente.
5. Seguimiento del progreso con reuniones eficaces: Es importante hacer un seguimiento de los avances para que
sigas asegurándote de que estás cumpliendo con tus objetivos, y que tengas la estrategia correcta en su lugar. Una de las cosas que querrás hacer en algún
momento, a principios de año o a lo largo de tu tiempo en una organización, es asegurarte de que realmente tengas la cadencia de reunión adecuada en su lugar para
asegurarte de que estás continuamente comunicando sobre su estrategia y rastreando los avances en su estrategia. Todo el mundo podría ser diferente en cuanto a cómo dirigen sus reuniones, pero una buena muestra de una cadencia de reunión efectiva es tener regulares de uno a con las personas que te reportan para asegurarse de que están trabajando en proyectos y iniciativas que se enrollan en la estrategia, y que si están teniendo algún tema en cuanto a priorizar en lo que están trabajando, puedes asegurarte de ayudar con eso. Otra buena reunión es sólo una reunión departamental semanal. Es importante tener reuniones departamentales semanales para asegurarte de que todos los integrantes de tu equipo sigan alineados en tu estrategia, y luego podrás hablar de avances en contra de tus iniciativas así
como de cómo estás rastreando contra tus metas o KPI. Las reuniones departamentales están pensadas para ser solo para ti y tu equipo, hacer un seguimiento de los avances en contra de tus iniciativas estratégicas, y avanzar en contra de tus metas. Como organización, creo que es una buena idea tener una
reunión semanal de operaciones empresariales que realmente hable a un nivel superior sobre la salud del negocio, y permita que ese nivel de director regrese, para compartir realmente el progreso en sus iniciativas estratégicas, y brindar oportunidades para que los grupos colaboren, y para que cualquier iniciativa que sea relevante para otro equipo tenga conciencia sobre esa iniciativa. Creo que también es importante tener reuniones con toda la empresa, donde de forma semanal o mensual, para realmente seguir restableciendo el contexto alrededor de la estrategia, hablar de las iniciativas que se enrollan en esa estrategia, y cómo estamos avanzando contra esos objetivos,
y luego en última instancia, teniendo lo que llamaré una QBR o Quarterly Business Review, donde cada jefe de departamento se levanta y
habla de cómo se desempeñaron contra la estrategia, y luego cuál será su estrategia para el próximo trimestre. Creo que es solo crítico saber que las reuniones siguen siendo un foro de comunicación sobre tu estrategia y cómo avanzas contra tu estrategia. Si bien hay muchas connotaciones negativas sobre las reuniones, son críticas para que las organizaciones sigan estando en la misma página y alineadas. No estoy seguro de que haya alguna manera de que puedas moverte por ahí no tener reuniones, y la única manera de realmente combatir eso es solo para asegurarte de que estás teniendo la reunión más productiva, efectiva como sea posible, y que tú no los están teniendo con tanta frecuencia para que gente aún tenga la oportunidad de hacer su trabajo. Es buena idea tener un componente cuantitativo y cualitativo de tus reuniones. Entonces, en el lado cuantitativo, eso se puede rastrear a través de cualquier tipo de herramientas analíticas como Chartio o Google Analytics. Por el lado cualitativo, creo que eso es simple como usar Google Docs para crear agendas o crear planes de proyecto o cualquier documento en el que puedas usar para colaborar con tu equipo. Creo que el nivel de documentación para reunión realmente depende de tu equipo. Por lo menos, nunca va a doler tener una agenda que establezca el objetivo y propósito real de la reunión en la que estarán discutiendo, así
como alguien tomando notas para que todos tengan claro lo que se discutió y cuáles son los próximos pasos de la reunión. Cada vez más de la fuerza de trabajo es remota, y por eso creo que hay que estar constantemente contabilizando eso. Asegúrate de que todas tus salas de reuniones cuenten con la tecnología adecuada, y asegúrate de tener Google Hangouts o números de llamada de
conferencia configurados antes de las reuniones que todos tengan la oportunidad de participar. Algo que es crítico para el éxito de la ejecución de la estrategia es asegurarse de que cada iniciativa tenga un propietario y un marco temporal. No quieres que estas iniciativas continúen indefinidamente, y quieres asegurarte de que tienes a alguien en esa organización que está haciendo avanzar esta iniciativa. Tener un dueño de cada iniciativa es asegurar que tendrás rendición de cuentas y que estas iniciativas se hagan. En casi todas las posiciones en las que he estado, hemos hecho retoques a nuestro plan estratégico a mitad de año. planes estratégicos cambian porque las empresas son dinámicas, y la forma en que las personas están utilizando su producto cambia, y su audiencia cambia, y los cambios en la dotación de recursos. Entonces, no veo esto como una cosa negativa. Yo lo veo como una oportunidad para aprender y hacer revisiones, y poner un plan dinámico para asegurarme de que realmente estás atendiendo las necesidades del negocio. Necesitas lograr algún equilibrio entre tener un guía y un plan que la gente pueda sentirse bien y seguir frente a causar latigazo
estratégico donde sientes que estás cambiando el plan todo el tiempo, y por eso yo como la idea de seguir con el plan sin importar en
qué dirección vayan tus métricas durante al menos unos seis meses,
para luego reevaluar si las cosas realmente no van bien y luego hacer los cambios necesarios. A mí me gusta la idea de reevaluar su plan estratégico anual dos veces al año. Entonces, me gusta patear el plan en enero para el equipo, y luego alrededor de junio o julio, realmente volver junto con el equipo directivo para asegurar que todo en tu plan estratégico vaya en la dirección que quieres que sea. Si hay algunos ajustes que estás haciendo a varios proyectos, creo que está bien simplemente comunicar eso en el departamento a nivel, y dejar que los jefes de departamentos trabajen realmente con sus equipos para averiguarlo. Si realmente estás girando como negocio, y cambiando por completo tu estrategia, creo que realmente necesitas pasar por todo el proceso de
nuevo desde la alineación del equipo de liderazgo hasta la alineación del jefe de departamento, al alineamiento de equipos, al alineamiento global de la empresa. Sé que suena pesado, pero de nuevo, comunicándose sobre la estrategia y asegurándose de que todo el mundo entienda lo que estás haciendo como negocio y por qué es absolutamente crítico.
6. Cierre: se puede hacer. Comuníquese sobre su estrategia, tenga reuniones, establezca metas claras y KPI, realice un seguimiento de su progreso. Las cosas más importantes que quiero que recuerden de esta clase son, empiece temprano, asegúrese de que esté alineado con sus grupos de interés en el plan, y asegúrese de que la gente entienda el plan y que se está comunicando al respecto con frecuencia. Usa esta clase como recurso ya que estás haciendo tu planeación estratégica. Hacer preguntas. Esta es una comunidad y todos queremos ayudar. Muchas gracias por tomar esta clase hoy y mejor de las suertes en crear tu plan estratégico.
7. Explora más en Skillshare:
Sabrina Kieffer, COO, Skillshare
