Transcripciones
1. Introducción: Soy Alexandra Samuel, y soy escritora de tecnología, investigadora, y consultora. Soy el autor de Work Smarter With Social Media de Harvard Business Review Prensa. Cuando hablo con la gente sobre sus vidas en línea, casi todo el mundo me pregunta por el correo electrónico. Todos tenemos algún tipo de dolor por correo electrónico, ya sea cuestión de la cantidad de tiempo que sentimos que tenemos que gastar en el correo electrónico, el hecho de que nunca lleguemos a ver el fondo de nuestra bandeja de entrada. Lo que vamos a cubrir en este curso es realmente un sistema que se
encargará de muchos tipos diferentes de dolor de correo electrónico y hará posible no solo manejar tu email de
manera más eficiente y sentir que estás encima de lo que necesitas estar en top of, pero lo más importante, poner el correo electrónico de vuelta en su lugar, para que el correo electrónico no esté tomando el control o empujando fuera el trabajo que es más importante, y para que no te encuentres contestando correos electrónicos a las 11:00 p.m. de la noche cuando quieras tener algún tiempo para ti mismo. Si alguna vez has sentido que el correo electrónico está fuera de control, si sentiste que no estás haciendo un buen trabajo de mantenerte encima de tu correo electrónico, si sientes que podrías estar haciendo que tu email funcione mejor para ti, o si sientes que el correo es apiñando tu vida personal o tu pasado profesional que son cruciales para tu éxito, entonces este curso te va a ayudar a recuperar el correo electrónico en su lugar. Entonces, prepárate para enrollarte las mangas, abre tu bandeja y descubre la belleza y libertad de tener un correo electrónico que no te enloquece.
2. Términos clave y enfoque: Los correos electrónicos se vuelven realmente abrumadores porque es esta combinación incómoda de lo nuevo y lo viejo. Lo viejo del correo electrónico es la idea del correo. La gente lleva cientos y cientos de años enviando cartas, y tenemos muchas ideas sobre lo que es educado cuando recibes una carta. Pero el correo electrónico es diferente de una carta, en que no cuesta nada enviar y se necesita aún menos esfuerzo. Entonces, a diferencia del correo tradicional, donde sólo el puro esfuerzo de poner pluma a papel tipo de frenar el volumen. Ahora vivimos en un mundo donde se envía tanto correo electrónico a diario. Es una especie de método predeterminado de comunicación pero seguimos siendo los mismos seres humanos que
siempre fuimos y simplemente no podemos estar con el volumen de correspondencia que ahora se ha convertido en rutina. En el mundo de la productividad del correo electrónico, hay una especie de culto en torno a la idea de inbox zero, que es la idea de que tu objetivo para el correo electrónico debe ser
conseguir que tu bandeja de entrada esté completamente vacía todos los días. Una vez que sueltes el sueño de la bandeja de entrada cero, puedes iniciar tu sistema de correo electrónico desde una pregunta diferente, que es ésta. ¿ Cuánto tiempo quiero dedicar al email todos los días? Cuando miras todo el alcance de tus prioridades profesionales, los diferentes tipos de trabajo que haces, y también la cantidad de tiempo que quieres dedicar al trabajo versus a la vida,
¿cuánto de eso se puede gastar dentro de tu bandeja de entrada? De lo que vamos a hablar es, partiendo de ese número, ¿cuál es el sistema que te va a dejar mantener el correo electrónico dentro, sea el tamaño de contenedor que decidas darle? Hay un par de cosas que debes saber sobre correo electrónico solo para poder darle sentido a los términos en esta clase. El primero es que hay una diferencia entre su cliente de correo electrónico y su servicio de correo electrónico o proveedor de correo electrónico. Entonces, tu cliente de correo electrónico es el programa o app que utilizas para tratar con el correo electrónico. Entonces, si está en tu computadora, podrías usar algo como Outlook o quizás
estés mirando gmail en tu navegador web. Un servicio de correo electrónico por otro lado es la nube mágica en Internet que guarda todo tu correo electrónico y asegúrate de que llegue a ti. Entonces, Gmail no es solo un cliente, realidad
es un proveedor de correo electrónico, Hotmail es un proveedor de correo electrónico. Entonces, entender la diferencia entre un cliente de correo electrónico y un servicio de correo electrónico o proveedor de correo electrónico es bastante importante porque el solo hecho de que uses un determinado proveedor de correo electrónico no
significa que estés limitado a una forma de interactuar con tu correo electrónico. Otra cosa que debes entender es la diferencia entre dos protocolos diferentes para manejar el correo electrónico que se llaman POP e IMAP, y estos son realmente solo términos que describen cómo el correo se pone de la nube mágica a tu teléfono o computadora. En una cuenta POP, el dispositivo que estás usando básicamente va a la nube, saca tu correo electrónico y lo baja. Por lo que ahora, solo vive en tu dispositivo. En una configuracion IMAP,
por otro lado, la nube y tu teléfono o la nube y tu computadora se mantienen sincronizados. Entonces, si eliminas algo de tu teléfono, lo elimina de la nube y lo elimina de tu computadora. Va a ser muy importante que el sistema funcione para ti que tengas tu email configurado como IMAP en lugar de POP porque, siempre y cuando estés usando POP mail, vas a terminar con correo electrónico que está fuera de sincronización entre tus dispositivos . Ahora, llegamos a la parte del sistema de correo electrónico que a mucha gente le resulta difícil. Aquí está. No es necesario responder a cada correo electrónico. Te voy a dar un momento para que solo llegues a acuerdo con ese concepto porque parece impactante. Sentimos que cada correo electrónico es una obligación; cada correo electrónico necesita una respuesta. Bueno, eso es como darle a alguien más control de tu calendario y decirle que reserve en él lo que quiera. No puedes organizar tu propio trabajo y no puedes priorizar tus propias tareas si tratas cada correo entrante como una obligación, si sientes que tienes que responder a todo lo que golpea tu bandeja de entrada. La realidad es que la mayoría de nosotros no. Aunque tengas en la cabeza esta idea de que deberías estar contestando cada correo electrónico, todo demasiado bueno que haya algunas cosas que persisten en tu bandeja de entrada. Tomamos decisiones todo el tiempo sobre qué correos electrónicos no van a obtener respuesta. Pero los hacemos inconsciente y accidentalmente cuando deberíamos estar haciéndolos explícitos y principios basados en nuestras prioridades reales lo que importa a nuestro trabajo y lo que importa a nuestras vidas. Entonces, si puedes dejar ir esta fantasía que vas a contestar a cada mensaje, vas a poder hacerte cargo de tu tiempo y hacerte cargo de tu correo electrónico.
3. Ser proactivos: En esta lección, voy a hablar de algunas cosas que puedes hacer en este momento para cambiar de
inmediato tu experiencia de correo electrónico y hacerlo menos loco. En esta clase, vas a configurar tus propias reglas y filtros de correo para que tu email realmente funcione de la manera que quieres que funcione. Pero, si aún no estás listo para sumergirte,
hay un montón de servicios que en realidad configurarán filtros de correo o reglas de correo para ti y harán un trabajo bastante bueno de adelgazar el desorden en tu bandeja de entrada. A mucha gente le encanta SaneBox, que configura filtros para ti. Otra gran herramienta es OtherInBox. OtherInBox es una especie de directorio de herramientas de correo electrónico pero tienen su propia herramienta organizadora, cual irá a tu correo electrónico y empezará a organizar correo electrónico basado en recibos de envío yendo en un lugar, avisos
financieros yendo en otro, notificaciones de redes sociales yendo a otro lugar. Otra forma de reducir drásticamente el volumen del correo electrónico es simplificar la programación y el calendario. Me refiero a tanto correo electrónico y seamos honestos, es como la peor parte del email es esa interminable, ¿qué tal las 2:00 p.m, martes? No puedo hacer 2:00 p.m., martes. ¿ Qué tal el miércoles? No puedo hacer el miércoles. ¿ Crees que podríamos hacer la próxima semana en su lugar? Quiero decir en serio, ¿cuántos de esos correos electrónicos realmente necesitamos leer a diario? A veces se siente como la mitad de mi bandeja de entrada. Pero hay algunas herramientas que pueden hacerlo más fácil. Es posible que mucha gente ya esté familiarizada con el Doodle. Doodle es la respuesta secreta para configurar cualquier reunión de color con múltiples personas. Si estás tratando de coordinar a más de dos personas, definitivamente usa Doodle. Otra herramienta por supuesto que realmente puede ayudar es si estás en una organización que tiene un calendario compartido. Simplemente puedes reservarte directamente en calendarios de
otras personas o dejarles reservar directamente en los tuyos. Incluso cuando estás coordinando con personas ajenas a tu organización, puedes conseguir algunos de los beneficios de ese libro DIY tú mismo en mi sistema de calendario. Hay servicios como tú puedes reservarme y calendariamente que te permiten
configurar ranuras de citas cuando otras personas pueden reservarse en tu calendario. Hasta ahora, he estado hablando mucho de todas las cosas que puedes hacer para defenderte de todo el terrible correo entrante en el universo pero, tengo algunas noticias para ti, todos
estamos creando este problema juntos. Si quieres tener una mejor experiencia con el correo entrante, tienes que pensar en cómo manejas el correo saliente. Sé la correspondencia de correo electrónico que deseas ver en el mundo. Y hay un par de cosas en las que pensar al respecto. El primero, muy simple también súper difícil, enviar menos correo electrónico. Es decir que es tan tentador mandar ese mensaje rápido, “Oye, acabo de ver esta cosa y pensé que te gustaría”, o “pensando en ti” o incluso eso, gracias al final del hilo de correo, quiero decir que sólo llega a ser demasiado mucho. Entonces, cuando solo estás enviando un email aunque sea solo por una semana, prepárate la práctica de pensar antes de enviar cada mensaje esta semana, ¿ es este mismo mensaje que quisiera recibir? Y por supuesto, cuanto menos correo electrónico envíes, menos correo vuelve. Cada correo electrónico que pusiste en el mundo es una respuesta potencial por correo electrónico. Entonces, si quieres conseguir menos, manda menos. El otro hábito clave para practicar como corresponsal de
correo electrónico es enviar correos electrónicos que lleguen al grano lo más rápido posible. No voy a abogar por el envío de correos electrónicos más cortos. Hay como todo un culto de gente que te dice que ningún email debería ser nunca más de tres frases, y si hablas con alguien recibes correo de mí, oirás que no sigo esa regla. Fui legendaria en mi anterior trabajo por mis largos y locos correos electrónicos. Pero sí cambié una cosa, que es el orden en el que escribí mis correos electrónicos. A menudo escribo correos largos donde le doy a la gente muchos contactos para que realmente puedan responder y tener todo lo que necesitan para poder volver a mí,
porque claro, en realidad esa es una forma de acortar
tus correspondencias de email por dando a las personas todos los contactos que necesitan para poder responder. Pero el problema con eso es que mucha gente se ve abrumada por hasta dos o tres párrafos. Entonces, lo que he aprendido a hacer es tomar el elemento de acción, la solicitud y poner eso en la primera frase de mi correo electrónico. Entonces, digamos que estoy trabajando en un gran reporte para un cliente y me di cuenta de que necesitamos hacer un montón de recolección de datos adicionales, fin de entregar el informe y que la recolección de datos va a implicar un poco de gasto extra. El tiempo era que hubiera enviado un correo electrónico a mi jefe o a mi cliente diciendo: “
Aquí es donde estamos, esto es lo que aún necesitamos saber, y aquí están todos estos datos adicionales que necesitamos y cuánto
va a costar conseguirlo y ¿podrían por favor aprobar ese presupuesto?” Bueno, eso está bien, excepto que son tres párrafos antes de que lleguen al favor de aprobar presupuesto adicional. Ahora, lo que hago es iniciar el correo con, “Querida Sarah, escribo para pedirte X dólares adicionales en nuestro presupuesto, aquí tienes el porqué”. Y luego voy a poner el caso. Pero empiezo con el elemento de acción, con lo que necesito que diga sí o no a la derecha en la parte superior del correo para que sepa por qué estoy escribiendo y cuál va a tener que ser
su proceso de pensamiento mientras lee el resto de mi mensaje. Ahora, ya conoces algunos trucos que pueden hacer tu vida de correo electrónico más fácil hoy. En la siguiente lección, vamos a ver cómo puedes configurar un sistema que vaya a hacer tu vida de correo electrónico más fácil y mejor en los próximos años.
4. Configura tu sistema de carpetas: No hay mejor manera de garantizar que quedarás abrumado por tu correo electrónico, que dejar que todo aterrice en tu bandeja de entrada. Tener todo tu correo electrónico en un solo lugar, significa que cuando miras el correo estás mirando un lío indiferenciado. Carpetas te permiten tomar ese lío y organizarlo. En Gmail, en lugar de carpetas, tienes etiquetas. Pero básicamente es lo mismo, excepto que la ventaja de las etiquetas es que un e-mail realmente puede vivir en múltiples hogares. Cuando piensas en carpetas, es útil pensar en dos tipos realmente diferentes de carpetas o etiquetas. Una es un conjunto de etiquetas que organizan tu correo electrónico a medida que entra. Para que puedas mirar diferentes correos electrónicos en diferentes contextos o en diferentes momentos de tu día o semana. El otro tipo de etiqueta, existe realmente solo para mantener tus correos electrónicos organizados para futuras referencias. Entonces, por ejemplo, una carpeta o una etiqueta donde guardes todos tus recibos para que cuando se trata de tiempo de impuestos puedas ver todo en un solo lugar. Al configurar lo que pienso como bandejas de entrada alternas, por lo que me refiero a carpetas o etiquetas que corresponden a diferentes niveles de prioridad, o diferentes momentos de tu día. Permites que tu bandeja de entrada se convierta en el lugar donde solo
ves los mensajes más importantes y urgentes. En la siguiente lección voy a hablar contigo sobre cómo
puedes configurar todas las reglas o filtros que transmiten tu correo electrónico a la bandeja de entrada o carpeta donde quieras verlo. Pero por ahora, nos vamos a centrar en realmente configurar la estructura de carpetas, por lo que me refiero a la estructura de etiquetas que vas a usar para organizar tanto tu correo entrante como tu correo electrónico de referencia. Lo que estamos viendo aquí es, una configuración de correo electrónico intacta. No hay carpetas, no hay reglas en su lugar. Entonces, les voy a mostrar cómo iría organizar las carpetas como Gmail les llama etiquetas, eso me permitirá separar el correo electrónico en diferentes categorías. Ahora, empiezo por entrar en mi configuración de Gmail y verás aquí que hay una categoría para etiquetas. Ahora, el primer conjunto de etiquetas que voy a crear, y nuevamente las etiquetas son igual que las carpetas, son lo que llamo mis bandejas de entrada alternas. Sabía que quería uno para e-mails que son fin del día. Y me parece que también es muy útil tener una etiqueta para CCs. Cosas que me han copiado. Me gustaría tener uno para programar solicitudes o solicitudes de calendario. Y como principalmente uso el correo electrónico para el trabajo, pero también recibo algunos mensajes personales, me gusta poner mis mensajes personales en un lugar separado donde pueda mirarlos después de horas. Entonces, esas son las que pienso como mis bandejas de entrada alternas. Ahora, el siguiente conjunto de carpetas que voy a crear son las carpetas de referencia. Estas son las cosas que no quiero mirar todo el tiempo. Y voy a crear una carpeta de nivel superior llamada referencia y otra llamada newsletter. Y, ya sabes, no encuentro necesito tener una carpeta separada para todos y cada uno de los boletines a los que me suscribo, pero los boletines que realmente me importan mucho, me gusta seguir todo el hilo. Y así, voy a crear una carpeta separada sólo para mi Asociación de Investigadores de Internet y voy a poner eso debajo de mi carpeta de boletines. También sé que hay pocas carpetas de referencia que voy a necesitar de manera bastante regular. Uno va a ser recibos, eso va a vivir bajo referencia. Si tengo un proyecto importante en el que estoy trabajando, quizá quiera guardar todos los correos electrónicos relacionados con ese proyecto en un solo lugar. Entonces, voy a crear una carpeta de Skillshare. Hay algunas carpetas más que pueden ser útiles a la
hora de procesar realmente su correo electrónico. Es decir pasar y leer y organizar diariamente su correo electrónico. A mí me gusta tener una carpeta de correo electrónico para los mensajes que estoy haciendo un seguimiento y esperando el seguimiento. Esa es otra que quiero tener subida a la cima. Definitivamente quiero tener una carpeta para todas las cosas a las que quiero dar de baja. Me gustaría crear una carpeta donde ponga las cosas que hay que filtrar y eso es algo de lo que hablaré un poco más en la siguiente lección. Recuerda, este no es el sistema para siempre así que, no te
preocupes por cometer un error. Definitivamente vas a evolucionar tu sistema a medida que avanzas. Pero sí ayuda si ejercitas un poco de moderación en cuántas carpetas configuras. Especialmente, cuando se trata de esas bandejas de entrada alternas. No quieres tener siete lugares diferentes tienes que buscar, con el fin de revisar tu correo electrónico. Así que intenta crear el menor número de entrada
alternas que reflejen cuando
realmente quieres revisar tu correo electrónico en el transcurso de un día o una semana. De igual manera, no es necesario tener una tonelada de carpetas de referencia. La belleza de casi todos los sistemas contemporáneos de correo electrónico es que la búsqueda es realmente buena. Entonces, en su mayoría vas a confiar en la búsqueda para encontrar los e-mails que estás buscando. El punto de sus carpetas de referencia es juntar las cosas cuando hay un escenario específico en el que es útil ver todos sus correos electrónicos en un solo lugar. Por supuesto, mucha gente ya tiene carpetas configuradas, y si ese es el caso para ti, no te preocupes no necesitas volver a empezar desde cero. Probablemente no tengas carpetas que actúen como tus bandejas de entrada alternas, probablemente necesitarás configurarlas desde cero. Pero, sus carpetas de clientes existentes pueden ser parte de su nuevo sistema de carpetas de referencia. Ahora, que hemos cubierto carpetas o etiquetas, sabes que hay una forma de organizar tu correo electrónico para que en lugar de ver todo en tu bandeja de entrada, puedas mirar diferentes correos electrónicos en diferentes lugares en diferentes momentos del día. Y también sabes que es posible configurar algunas carpetas de referencia que te permitirán organizar tu correo electrónico a la larga. Pero la verdadera magia sucede cuando esa organización comienza a fluir automáticamente. Y en la siguiente lección, vamos a hablar de cómo se puede hacer eso con reglas de correo o filtros.
5. Uso de filtros automatizados: Al comenzar esta lección, quiero que solo te tomes un momento y pienses en cómo te sientes sobre correo electrónico y cómo te sientes sobre la vida en general porque todo eso está a punto de cambiar. Al igual que en serio, las reglas de correo y los filtros van a cambiar tu vida. Me refiero a todos y cada uno de esos correos electrónicos en tu bandeja de entrada es una demanda. Aunque sea una demanda realmente diminuta, es una demanda que dice leerme, mírame, decidir qué hacer conmigo, decidir qué hacer conmigo. El impacto acumulativo de todas esas diminutas micro decisiones está restando fuerza de tu vida. Al igual que en serio, estamos siendo drenados de nuestra energía de toma por el puro volumen de decisiones que tenemos que tomar cada vez que miramos nuestra bandeja de entrada. Pero vamos a tomar ese trabajo de toma de decisiones y convertirlo en reglas que tomen las decisiones por ti. Esas siguen siendo tus decisiones porque estás configurando los parámetros pero no vas a tener
que hacer ese trabajo cada vez que abras tu bandeja de entrada. Diferentes sistemas de correo electrónico utilizan diferentes términos para las reglas de correo. Gmail les llama filtros de correo pero casi cada cliente de correo o servicio ofrece alguna versión de regla de correo. Por lo que solo necesitas averiguar cómo se llama en tu servicio y en la medida en que puedes intentar crear tus reglas de correo con tu proveedor de email no con tu cliente de email. Entonces si utilizas el correo como tu aplicación para revisar el
correo electrónico en tu computadora pero utilizas Gmail como tu proveedor de servicios de correo electrónico, crea tus reglas en Gmail para que se extiendan por todos tus dispositivos. De lo contrario, vas a tener que recrear el mismo conjunto de reglas en tu teléfono y en tu computadora. Un filtro de correo consta de dos piezas, criterio y una acción. El criterio o criterios son las partes de la regla que le dicen qué buscar. Por ejemplo, dice buscar cada correo electrónico que incluya la palabra darse de baja o buscar cada correo que venga de Expedia y la acción le dice la regla de correo qué hacer una vez que encuentre un mensaje que cumpla con sus criterios. Por ejemplo, cuando encuentres un correo electrónico que contiene la palabra darse de baja archivarlo en la carpeta denominada boletines informativos. ¿ Qué reglas de correo cambian tu vida? Va a depender mucho del tipo de correo electrónico que recibas y cómo lo quieres ver, dónde quieres que aterrice. Pero hay pocas reglas de correo que me parecen increíblemente
útiles para la gran mayoría de la gente. La primera regla de correo que recomendaré es lo que llamo la regla de programación. Ahora, muchos de nuestros correos electrónicos en estos días consisten en invitaciones de
calendario y por supuesto necesitas ver cuándo te invitan a una reunión. Pero, ¿realmente necesitas verlo en tu correo electrónico o quieres verlo en tu calendario que es en realidad donde vas a
poder darle sentido si estás disponible o no? Crear tu regla de programación es realmente simple. Cualquier invitación de calendario viene con un archivo que contiene el sufijo.ics. Entonces, ahora, para convertir eso en una regla de correo electrónico, digo crear filtro con esta búsqueda. Cuando llegue un mensaje que coincida con esta búsqueda, omita la bandeja de entrada, para que ya no aterrice en mi bandeja de entrada, y aplique la programación de etiquetas. Ahora, para asegurarme de que estoy despejando mi bandeja de entrada al mismo tiempo que configuro mis reglas de correo, marco esta casilla que dice también aplicar filtro una conversación coincidente. Crear filtro. Ese correo electrónico ahora está archivado por arte de magia bajo programación y puedes ver que no es un problema que mensaje de
Becca no caiga en mi bandeja de entrada porque si tengo mi calendario, está ahí mismo como invitación de calendario. Entonces, mientras esté mirando mi calendario una semana o dos adelante lo cual hago casi todos los días de todos modos, notaré cualquier invitación que haya entrado en mi calendario y puedo
aceptarlas directamente de mi calendario sin tener que verlas en mi bandeja de entrada. A continuación, tenemos la regla de nuestros boletines. Los boletines son como el kudzu del correo electrónico. Ellos crecen en exceso tu bandeja de entrada y toma de control hasta que el 98 por ciento de lo que entra en tu bandeja de entrada es algún mensaje masivo de algún servicio que registraste en 2012. Entonces, tienes que sacar esos boletines de tu bandeja de entrada. Para que las cosas sean sencillas, me gusta empezar por crear una regla de catchall que solo busque la palabra darse de baja. Entonces, al crear un filtro a partir de esa búsqueda, puedo hacer que todos esos mensajes salten la bandeja de entrada e ir directamente a los boletines. Ahora mismo tengo 209 mensajes en mi bandeja de entrada. Veamos qué pasa cuando archivo todo lo que contiene la palabra darse de baja. Casi he cortado a la mitad el tráfico de mi bandeja de entrada con una regla de correo. Mi bandeja de entrada ahora es la mitad de aterrador que hace cinco minutos. Digamos que hay un boletín de correo electrónico al que te suscribes realmente quieres mirar de forma bastante regular y tal vez merece su propia carpeta. Por ejemplo, digamos que quiero mirar el boletín Help a Reporter Out, el boletín HARO, de manera regular porque tiene indagaciones de medios que podrían ser interesantes. Bueno, haré una búsqueda. Encuentra todos los boletines de HARO y crea un filtro con esa búsqueda. Gmail se va a quejar aquí
porque no le gusta cuando creas búsquedas basadas en una etiqueta porque no puede ejecutar esa búsqueda cuando tu email primero golpea tu bandeja de entrada. Pero en este caso, no importa porque la etiqueta está siendo creada por otra regla y aplico el boletín de etiquetas HARO. Aplícalo a 12 mensajes coincidentes y ahora el boletín HARO tiene su propia carpeta donde puedo mirar sólo esos mensajes cuando quiero encontrarme una oportunidad mediática. Otra gran forma de equipar tu bandeja de entrada es con una regla de correo separada para CCs. Por definición, si alguien te está citando en un mensaje, eso significa que no es tan importante para ti verlo personalmente. Para crear una regla de CC, debes buscar todos los mensajes en los que aparezca tu dirección de correo electrónico en el campo CC. Siempre que llegue un CC, omita la bandeja de entrada y aplique los CCs de etiqueta. Entonces, me gusta configurar una regla de correo que atrapa cualquier recibo o factura y los archiva en una carpeta marcada como financiera. Probablemente quieras buscar algunas palabras clave como recibo de factura O un recibo. Tienes que mantener ahí esos ORs y ahora echa un vistazo rápido. ¿ Todo aquí cuenta como algo que no quisiera ver? Bueno, la mayor parte lo es. Este recordatorio de la ciudad de Vancouver de que necesito renovar mi licencia comercial. Eso sería malo perderse. Entonces, voy a crear algunas excepciones. Factura O recibo menos renovación porque cualquier cosa que contenga la palabra renovación podría ser un recordatorio de que necesito renovar una cuenta. Al poner corchetes alrededor del término factura O recibo, lo que le estoy diciendo a Gmail es buscar cualquier correo electrónico que incluya ya sea el término factura o el recibo de palabra y que no incluya la palabra renovación. Pero se puede ver que incluso con ese retoque, sigo captando algunos correos electrónicos en este buzón que realmente idealmente vería en mi bandeja de entrada. Entonces, aquí es donde hay que experimentar un poco. Puede tomar algo de afinación para pensar en cómo vas a crear la búsqueda exacta que
captará el correo que quieres atrapar y enviarlo directamente a finanzas. Yo miro en el email, veo por qué coincidió con el término y al final de ese proceso, por lo general
puedo encontrar algún pequeño retoque a mi búsqueda ya sea una frase extra para agregar o una frase para excluir que consiga que mi filtro afine solo al nivel de exactness que necesito. Una regla más de correo que me gustaría mencionar es
un poco diferente a las demás de las que hablé hasta ahora pero hay un tipo de regla que me gusta usar para los correos electrónicos que son tan importantes, ni siquiera
pueden esperar hasta que haya comprobado mi correo. Puedes crear reglas que te permitan reenviar mensajes a tu celular cada vez que te encuentres revisando
compulsivamente tu correo electrónico para detectar cierto mensaje entrante. Vamos a la configuración, vamos al reenvío y configuramos una dirección de reenvío. Mi dirección de reenvío va a ser mi número de teléfono como base para mi dirección de correo electrónico SMS. Nuevamente configuré una búsqueda de Gmail basada en los criterios que busco y creo un filtro a partir de esa búsqueda. Excepto esta vez, en lugar de saltarse la bandeja de entrada que es como sacarla de mi radar, quiero ponerla justo al frente y al centro de mi atención reenviándola a mi celular. Ahora, al segundo que la Becca me envíe un correo electrónico, obtendré un mensaje SMS o mensaje de texto en mi teléfono haciéndome saber que tengo un correo de Becca. Entonces en lugar de revisar compulsivamente mi correo electrónico cada 20 minutos para ver si Becca ha enviado un correo electrónico, que es lo que suelo hacer, solo miro mi teléfono si hace pings y luego sé si escucho de Becca, podré mirar en su correo electrónico de inmediato. Particularmente, cuando configuras por primera vez tus filtros de correo electrónico, vas a necesitar mirar tu carpeta de todo correo con bastante regularidad. Ahí es donde puedes ver todo tu correo electrónico, ya sea filtrado o no, para asegurarte de que tus reglas no estén atrapando cosas que realmente necesitan aterrizar en tu bandeja de entrada. Entonces, por ejemplo, si entrara y mirara todo el correo, vería que esos correos electrónicos que quedaron atrapados en mi filtro financiero realmente necesitan estar entrando en mi bandeja de entrada y esa es mi señal de que necesito modificar mi regla y que sea un poco menos integral. Ese ajuste va a funcionar en ambos sentidos. Vas a necesitar modificar tus reglas para asegurarte que no estás filtrando cosas que realmente necesitas ver y también vas a necesitar modificar tus reglas para poder deshacerte de las cosas que aún golpean tu bandeja de entrada. Entonces, no esperes que esto suceda de la noche a la mañana. Con las reglas correctas,
las reglas iniciales que estoy recomendando, bien
podrías reducir a la mitad el volumen de cosas que golpea tu bandeja de entrada y eso es bastante bueno. Pero cuanto más pongas tiempo extra en retocar tus reglas durante las próximas semanas, más rápidamente vas a reducir
el volumen de correo electrónico golpeando
tu bandeja de entrada y pasar a una situación en la que la mayoría de las cosas se manejan por tus reglas.
6. Tu rutina diaria de correo electrónico: Me encantaría decirte que una vez que tengas todas tus carpetas configuradas,
una vez que tengas configuradas todas tus reglas y filtros de correo, tu correo electrónico solo será automáticamente magullado por la Nube y nunca tendrías que volver a mirar el correo electrónico. Pronto estoy seguro de que Skynet nos traerá ese escenario precioso pero por ahora, hay algún requisito de intervención humana en tu correo electrónico. A pesar de que el proceso de correo electrónico será mucho menos desalentador de lo que solía ser, en realidad sí
tienes que leer tu correo electrónico de vez en cuando. Pero la forma en que miras tu correo electrónico, la forma en que trabajas tu camino a través de tu correo electrónico, la forma en que respondes a tu correo electrónico, todo ese flujo cambiará. Entonces, lo que voy a cubrir en esta lección es lo que parece hacer tu día
a día procesamiento de correo electrónico. Tu lectura y respuesta en este hermoso mundo nuevo donde tanto del trabajo se está haciendo por ti por tus reglas de correo o filtros. Lo primero que vas a notar en esta nueva vida es tu bandeja de entrada es un lugar mucho menos aterrador. Míralo aquí. Tenemos un asombroso montón de e-mails que donde una vez hubiera visto un diluvio ahora es un número manejable. Entonces, obviamente, lo primero que es impresionante de esto es que la mera experiencia de entrar en tu bandeja de entrada no es causa de un colapso total. Pero aún hay que mirar estos. Bueno, cuando tomo un escaneo rápido hacia abajo, puedo ver que en realidad no tengo que abrir cada uno de estos correos electrónicos. Nuevo inicio de sesión desde chrome en Mac. Bueno, hoy estoy usando una computadora diferente así que, eso no es ninguna sorpresa. Sólo puedo borrarlo. Entonces puedo ver que hay algunos e-mails que aterrizaron aquí que aún no necesitaba ver. Bueno, podría crear una regla de correo ahora mismo y si tengo el tiempo, eso es lo que hay que hacer. Pero voy a ser perezoso y voy a empujar eso hasta finales de esta semana moviendo eso a “Filtro necesario”. Ahora sólo estoy abajo de los cinco e-mails que realmente necesito ver en este momento a mitad de mi día. Ese proceso de mirar mi bandeja de entrada es algo que hago a lo largo del día. Puedo mirar mi correo electrónico por un par de minutos en mi teléfono, en medio de reuniones, podría abrir mi computadora por 10 minutos justo antes del almuerzo. Pero sí necesitas tener una o dos veces día que siguen siendo tus momentos dedicados de correo electrónico. Ahí es cuando te vas a tomar el tiempo para leer y responder a las cosas que necesita tu atención y tal vez mirar en algunas de esas bandejas de entrada alternas que configuramos. Por ejemplo, si me di cuenta antes del día de que tengo una solicitud de entrevista, es durante mi hora enfocada de correo electrónico al final del día que voy a leer este mensaje y decidir responder sí o no. Ese tiempo de correo electrónico enfocado siempre que suceda es también cuando vas a buscar en tus bandejas de entrada alternas. Entonces, por ejemplo, buscaré en mis CCs y veré si hay mensajes. Sí, me copiaron en un par de mensajes. Ahora tengo que decidir qué hacer con esos justo como pasé por mi bandeja de entrada. Quizás quieras vaciar tus CCs y quizá quieras vaciar tus bandejas de entrada alternas pero tus otras carpetas existen para que puedas conservar el correo para siempre y no te preocupes realmente por ello. Yo personalmente no soy alguien que sea religioso sobre borrar todo mi e-mail, con búsqueda, siempre es fácil encontrar las cosas que necesito, la Nube no se está quedando sin espacio,
tampoco mi cuenta de Gmail y así, me parece que es más fácil preocuparme por asegurarme de que pueda recibir el email que
necesito que preocuparme por deshacerme del email que ya no es relevante. Es importante reconocer que el sistema que estás configurando no es una obra de arte estática. Se trata de un sistema que es en gran medida una obra en curso y siempre será una obra en curso. Entonces, debes reservar algún tiempo cada tres o seis meses para ver si tu sistema de correo electrónico está funcionando. ¿ Necesitas agregar algunas etiquetas o carpetas nuevas? ¿ Necesitas agregar algunas nuevas reglas de correo? ¿ Necesitas cambiar la hora del día cuando miras
tus bandejas de entrada alternas o tal vez
consolidarlas para que no tengas tantos lugares donde buscar? Ese es el tipo de preguntas que realmente solo puedes contestar después de haber probado las cosas durante unos meses y solo asegúrate de reservar tiempo. De verdad recomendaría una vez cada tres a seis meses para realmente pasar unas horas ajustando, afinando
bien y haciendo que tu sistema funcione mejor porque esa hora o dos o tres que inviertes una vez cada trimestre te va a ahorrar horas cada semana. Te voy a hacer una promesa que es en algún momento, te vas a perder un mensaje que no debiste perder. Es bueno que
te atrapen tus filtros, no mirarás todo el correo por dos o tres días y cuando lo hagas
te vas a dar cuenta “Oh Dios mío, no
vi este mensaje”. Vas a recibir una llamada de alguien que diga “¿Por qué no has respondido?” Cuando eso sucede, no es un if si es una victoria tu mejor apuesta es ser transparente y disculparte y arreglar tu filtro de inmediato para que no vuelva a suceder. De hecho, incluso podrías dejar que tus compañeros y clientes sepan que estás trabajando en un nuevo sistema de correo electrónico para que piensen hacerte
saber si no han sabido de ti cuando esperan hacerlo. El caso es que cometas errores
ocasionales como ese no significa que el sistema no esté funcionando. Porque si nunca has tenido que disculparte por faltar un e-mail sólo porque tu correo electrónico ya estaba desbordado, bueno, probablemente has estado gastando demasiado tiempo en el correo electrónico. Todo el punto de este sistema es asegurarte de
que reduzcas ese tiempo y si hay errores que sucedieron a causa de tus reglas, probablemente
sucedan con menos frecuencia que los errores
que provienen de la pura sobrecarga de correo electrónico de la vieja moda.
7. Conclusión: Enhorabuena. Ahora has dado los primeros pasos hacia una vida en la que el correo electrónico funcione para ti en lugar de que trabajes para el correo electrónico. No es fácil. Todos luchamos con el volumen de correo electrónico que vuela alrededor de esta tierra todos los días. Pero, espero que puedas ver que usar reglas o filtros en conjunto con
un conjunto de bandejas de entrada alternas realmente puede hacer mucho más fácil tu relación con el correo electrónico. En lugar de dejar que tu día sea impulsado por el volumen de cosas que aterriza en tu bandeja de entrada, puedes hacer que tu bandeja de entrada refleje tus prioridades, el trabajo que te importa, y tal vez incluso hacer tiempo para un trabajo que no tiene nada que ver con el correo electrónico. Ahora, ¿qué vas a hacer con todo ese tiempo? Bueno, podrías tomar un pasatiempo, podrías tomar una clase de Skillshare, pero hagas lo que hagas, por favor no me envíes un correo electrónico para decir gracias. Tengo muchas ganas de ver cómo personalices el sistema para que funcione para ti, puedes compartir tu libro de trabajo en nuestra galería de proyectos, y espero que sigas involucrándote en este proceso de convertir el correo electrónico en el sistema que necesitas perseguir tus metas profesionales y tener la vida que deseas.
8. Extra: recorrido por la hoja de trabajo del correo electrónico: Ahora, te voy a mostrar la hoja de trabajo que
vas a usar para tu proyecto en la clase. El punto de esta hoja de trabajo es solo para que pienses un poco en qué tipo de correos quieres ver, qué tipo de correos electrónicos quieres ver de inmediato, y qué tipo de correos electrónicos tal vez nunca necesites ver en absoluto. Echemos un vistazo a la forma en que la hoja de trabajo te va a ayudar a hacer eso. Entonces, si le echas un vistazo a la hoja de trabajo, vas a ver cinco columnas. En la cuarta y quinta columnas se van a contener los campos De y Asunto de 50 correos electrónicos de muestra que vas a pegar desde tu cliente de correo real. Una vez que tengas esa lista de correos electrónicos, vas a mirar estas tres columnas. El primero es donde realmente estás tomando tus decisiones sobre: ¿Es esto algo que necesito ver en cuanto llegue a mi bandeja de entrada? ¿ Es esto algo que necesito ver el día en que llegue a mi bandeja de entrada? ¿ Es esto algo a lo que quiero aferrarme para referencia, en cuyo caso, es una especie de tal vez algún día? O es esto algo que realmente nunca, nunca quiero recibir, en cuyo caso, es un nunca. Una vez que hayas tomado esas decisiones, vamos a utilizar la segunda columna “¿Dónde quiero que esto aterrice” para elegir la carpeta, idealmente
tendrías que llegar ese correo electrónico. Entonces, esa será una carpeta o una bandeja de entrada alternativa. Entonces, la columna C es opcional. Si tienes alguna idea sobre el filtro o regla que vas a configurar para dirigir ese tipo de correo electrónico, puedes anotar tus ideas en esta columna. Entonces, lo que vas a hacer es que vas a entrar en tu correo electrónico, y solo vas a hacer clic y desplazarte hacia abajo para resaltar todos los correos electrónicos en tu vista inicial, en Gmail, verás 50 correos electrónicos. Copia y luego entra en la hoja de trabajo. No entres en la hoja de trabajo principal porque lo que pase cuando pegues va a ser un desastre total, así que acabamos de tener esta útil pestaña en blanco para ti y pegarla. Ahora, tienes todos tus correos electrónicos en un solo lugar. Vamos a eliminar la columna E, que está vacía, y ahora sólo vamos a tomar estas dos columnas. Copia de nuevo, entra en tu hoja de trabajo y pega. Ahora, tienes 50 correos electrónicos
por los que trabajar mientras piensas en cómo vas a manejar cada uno. Déjame mostrarte cómo se va a ver eso. Bueno, déjame empezar con el primero. Apenas puedo ver por mirarlo que este es básicamente un correo spam de alguien que está tratando de venderme servicios de optimización de motores de búsqueda. Nunca quiero ver estos correos electrónicos en la historia del mundo, por favor hazlos desaparecer. siguiente es una advertencia de Gmail de que tenía un registro de entrada desde una computadora no autorizada. Es uno de esos correos electrónicos estándar que parece algo que no quiero
ver y nunca he visto uno que realmente sí quería ver,
pero chico, si alguien realmente hubiera iniciado sesión en una computadora que no sabía estaba accediendo a mi email, De verdad me gustaría ver eso. Entonces, eso en realidad es un mensaje ASAP para mí. Es algo que quiero ver cuando entra, si alguien hackeó mi correo electrónico. Goldstar, este es un buen ejemplo. Utilizo Goldstar para enterarme de las ofertas de boletos en diferentes ciudades. En realidad no necesito ver esos correos a medida que entran, pero si me dirijo a Seattle para el fin de semana, voy a querer mirar y ver qué ofrece Goldstar que hay. Entonces, esa es una que voy a querer ver tal vez algún día o tal vez no. Entonces, voy a marcar eso tal vez algún día, y se puede ver como trabajo a mi paso por la lista de correos electrónicos que muchos de ellos son cosas que realmente no necesito ver ni en absoluto o no necesito ver en mi bandeja de entrada. Pero aquí hay una pareja que en realidad sí quiero ver. Este sobre este open house en una organización con la que trabajo. Yo quiero ver que entra el día pero
no es un mensaje urgente que necesitaré ver en cuanto entre. Entonces, ese es un mensaje de hoy. Por último, tengo aquí un mensaje sobre un plan de almuerzo, y sí, absolutamente, voy a querer ver eso en cuanto entre. Entonces, eso te da un poco de sensación de lo que vas a hacer mientras pasas por esa primera columna de tu hoja de trabajo, solo clasificando las cosas en función de lo importantes que son. Entonces, hay una relación bastante directa entre cuándo quieres ver algo y dónde quieres que aterrice. Entonces, antes de empezar a rellenar esta columna B con las diferentes carpetas o bandejas de entrada alternas, vas a dirigir tu correo electrónico a, va a ser mucho más fácil azotar a través de este proceso
si seleccionas todos los filas para tus diferentes mensajes, y luego ordenar rango por columna A. Ahora, puedes ver que tus ASAP están juntos, eso significa que si es algo que necesitas ver lo antes posible, se trata de tu bandeja de entrada principal. En Tal vez Algún día va a ir a una carpeta de referencia. Los Nevers son todas las cosas que o bien quieres darse
de baja en realidad o enviar a una carpeta para darse de baja o simplemente a tu basura. De hecho, esa podría ser tu regla, así que llamaremos a eso darse de baja/crash, y Hoy, significa que necesita ir a otra bandeja de entrada. Entonces, voy a querer que esto vaya a mi carpeta de fin de día. Ahora, que sé a dónde quiero que vayan mis diferentes correos electrónicos, puedo pensar si hay alguna palabra clave u otras ideas que
tengan sobre crear reglas que van a hacer estos emails vayan mágicamente a donde yo quiera. Sólo estoy echando un vistazo aquí. Bueno, sé que recibo correos de gente de Hootsuite, de
quien quiero escuchar, así que no quiero filtrar Hootsuite. Pero puedo ver que estoy recibiendo correos electrónicos de Hootsuite y sobre “Tu reporte”, con la frase “Tu reporte” en la línea de asunto. Entonces, solo voy a notar ese patrón aquí y eso me va a dar algo para trabajar a partir de cuando llegue el momento de hacer mi regla de correo. Ahora bien, ¿no sientes que tienes que tener algo en cada una de estas células? Simplemente echa un vistazo mientras te desplazas por esta lista de mensajes que ahora has decidido que quieres dirigir un poco diferente, y nota cualquier patrón, anota hacia abajo.
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Alexandra Samuel, Tech writer and email conqueror
