Dominando la productividad: crea un sistema personalizado que funcione | Thomas Frank | Skillshare
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Dominando la productividad: crea un sistema personalizado que funcione

teacher avatar Thomas Frank, YouTuber, Author, Entrepreneur

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Lecciones en esta clase

    • 1.

      Introducción

      1:48

    • 2.

      Administrar tus tareas

      10:22

    • 3.

      Configurar tu calendario

      8:23

    • 4.

      Tomar tus notas

      10:46

    • 5.

      Organizar tus archivos digitales

      10:19

    • 6.

      Organizar tus archivos físicos

      3:57

    • 7.

      Mejorar en el manejo del correo electrónico

      9:57

    • 8.

      Usar captura rápida

      4:46

    • 9.

      Programa un día de revisión

      3:32

    • 10.

      Reflexiones finales

      1:27

  • --
  • Nivel principiante
  • Nivel intermedio
  • Nivel avanzado
  • Todos los niveles

Generado por la comunidad

El nivel se determina según la opinión de la mayoría de los estudiantes que han dejado reseñas en esta clase. La recomendación del profesor o de la profesora se muestra hasta que se recopilen al menos 5 reseñas de estudiantes.

151.313

Estudiantes

228

Proyectos

Acerca de esta clase

¡Haz de 2020 tu año más productivo hasta la fecha!

Transforma tu vida personal y profesional creando un sistema de productividad simple y personalizado con el experto en productividad y YouTuber Thomas Frank.

Con más de 1,2 millones de seguidores en YouTube, Thomas se ha forjado una carrera ayudando a otros a organizarse y mejorar su flujo de trabajo con técnicas sencillas y directas. Acompaña a Thomas mientras comparte su proceso, que ha sido probado, para crear un sistema de productividad integral personalizado, que funciona independientemente de las circunstancias.

Las lecciones clave incluyen:

  • Aspectos básicos de la gestión de tareas
  • Organización de archivos físicos y digitales
  • Cómo tomar (y llevar) notas
  • Consejos y trucos para correos electrónicos
  • Mantenerse organizado a largo plazo

Ya sea si eres un freelancer que busca optimizar el proceso de su proyecto, un estudiante de posgrado que al mismo tiempo tiene un trabajo de tiempo completo o un aficionado que busca sacar tiempo para un proyecto apasionante, esta clase es tu boleto para crear la vida que deseas. ¡En solo una hora, tendrás las herramientas que necesitas para perseguir tus sueños, alcanzar tus metas y ser tu versión más exitosa hasta el momento!

PD Aumenta tu productividad con mi nueva clase: Productividad real: cómo desarrollar hábitos duraderos

___________________

¿Necesitas más inspiración? Mira aquí para descubrir más clases sobre productividad.

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Thomas Frank

YouTuber, Author, Entrepreneur

Profesor(a)

I’m an author, YouTuber, and speaker who is passionate about helping students succeed. Most of my work today is done at College Info Geek – a site I created in 2010 in order to share my experiments in becoming a more effective student.

Today, College Info Geek is one of the world’s largest and best-loved resources for students, and includes a blog, podcast, and a YouTube channel with over 1 million subscribers.

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Transcripciones

1. Introducción: Creo que el mayor malentendido sobre productividad es que se trata de hacer más trabajo, o de poner más horas. De eso no se trata. Se trata de lo que quieres hacer con tu vida y lo bien que puedes hacerlo. Oigan a todos. Mi nombre es Thomas Frank. Yo soy un YouTuber. También soy el fundador de un sitio web llamado collegeinfogeek.com que ayuda tanto a estudiantes universitarios como de bachillerato a hacerlo mejor en la escuela. También soy el anfitrión del College Info Geek Podcast. Yo soy lo que podrías describir como un nerd de productividad. En la clase de hoy vamos a estar construyendo lo que me gusta llamar un sistema de productividad. Esencialmente, un sistema de productividad es una colección de apps y herramientas que te ayudan a obtener, por falta de un mejor término, ideas fuera de tu cabeza y en un sistema externo que confías y que te recordará usar esas ideas cuando necesites usarlas. Lo grandioso es que una vez que tengas configurado este sistema, vas a poder empezar a usarlo de inmediato. Esto es algo que puedes poner en acción de inmediato. Entonces, en el transcurso de esta clase, vamos a repasar cómo configurar y gestionar listas de tareas pendientes, un calendario, un sistema de toma de notas, también un sistema de administración de archivos, tanto digital como físicamente, y vamos a cubrir un par de metahabilidades incluyendo lo que me gusta llamar Captura Rápida, y también la idea de un día de revisión que ayude a recortar lo que me gusta llamar entropía o caos en tu sistema. Entonces, si eres un freelancer o eres un profesional que trabaja en una gran corporación, o sigues siendo estudiante, los fundamentos de los que vamos a hablar te son aplicables sin importar quién seas. Al configurar este sistema y seguir ajustándolo para sus propias necesidades personales, vas a encontrar que sólo hay que hacer pequeños cambios para que las cosas funcionen para ti. Todos queremos tener una vida polifacética donde tengamos metas atléticas, y metas profesionales, tenemos metas personales, y manejarlas requiere un sistema de productividad bien pensado. Estoy muy emocionado de que hayas decidido tomar esta clase. Vamos a meternos en ello. 2. Administrar tus tareas: Esta sección del curso se trata de la gestión de tareas. Ahora bien, ¿qué es exactamente la gestión de tareas? Parece una pregunta bastante obvia, pero sí tiene un poco de matiz. Entonces, una tarea es básicamente algo que necesitas hacer, y normalmente la tarea tiene una fecha de vencimiento. Pero sí hago una delineación entre tareas y eventos, porque a mucha gente le gusta poner tarea en su calendario. Veo el calendario como reservado para cosas que van a suceder en un momento muy específico, y no antes de ese momento, mientras que una tarea es algo que tienes la opción de hacerse en cualquier momento entre ahora y cuando sea debido. La parte impresionante de la gestión de tareas es, realmente no difiere mucho, en función de si eres estudiante, o independiente, o dueño de un negocio, o profesional. De verdad, solo estás ingresando los detalles de lo que necesitas para hacer en tu sistema, y luego te estás asegurando de que lo hagas a tiempo. Si comienzas como estudiante quizás, y te mudas al mundo profesional un par de años, vas a encontrar que tu proceso no cambia mucho. Entonces, cuando se trata de gestión de tareas hay algunos problemas comunes que la gente tiende a experimentar, que hacen que se caigan del carro, y dejen de usar su sistema. El primario en mi mente no es confiar en el sistema 100 por ciento. Entonces, tal vez pones algunas tareas aquí y allá, y usas el sistema para esas, pero luego tratas de recordar otras tareas, solo en tu cerebro, o las anotas en una nota pegajosa y las tiras a tu nevera. Esto puede funcionar por un tiempo, pero con el tiempo si no estás confiando en ese sistema 100 por ciento, entonces no estás usando ese sistema, y probablemente vas a dejar de usarlo por completo, lo que lleva a que contenga tareas de las que te olvidas y no se hagan. El siguiente problema que veo es la lenta decadencia del sistema por lo que me gusta llamar entropía o caos. Todo sistema de productividad que cualquiera haya construido puede convertirse en víctima del caos si no se mantiene adecuadamente. Vas a tener tareas que simplemente no se hicieron pero nunca se revisaron, o sus actualizaciones a tareas que nunca has entrado y reflejado en tu sistema, y eventualmente te das cuenta de que tu sistema de administración de tareas no es ya un reflejo de lo que necesitas hacer en tu vida, lo que lleva de vuelta al problema número uno, no confiar en el sistema y abandonarlo. Por último, a menos que esté adecuadamente diseñado, su todoist en su sistema de gestión de tareas puede comenzar a sentirse muy abrumador. Te despiertas por la mañana, inicias sesión en todoist o cualquier herramienta que estés usando, y ves todas estas tareas enfrentándote, y luego esa parálisis de análisis golpea, no sabes qué hacer, o te sientes abrumado y tu cuerpo solo quiere apagar. Entonces, en realidad tengo un truco interesante para lidiar con esto. Utilizo todoist como mi principal gestor de tareas, pero también tengo lo que me gusta llamar lista de tareas diarias, y hago esto todos los días, ya sea en Evernote. Tengo un cuaderno específico de tareas donde solo haré una lista de chequeo diaria o en un cuaderno de papel, y eso es lo que miro cuando estoy pasando por mi día, y reviso las cosas, y luego una vez que mi día ha terminado. Ese pedazo de papel o esa nota está básicamente muerto para mí, porque una vez que se acaba el día he usado eso para entrar y hacer los cambios correspondientes dentro del maestro para hacer sistema dentro de todoist, para asegurarme de que eso sigue siendo un buen reflejo de lo que necesito hazte. Pero también quiero pasar por algunos elementos clave, lo que creo hace que un sistema de gestión de tareas sea genial en lugar de simplemente bien. Principalmente, tiene que ser fácil entrar en tareas. Cuanto más [inaudible] es entrar a una tarea, más hay que hacer clic en un montón de menús y menús desplegables, y todo tipo de cosas para establecer las fechas y recordatorios , y proyectos, más fricción hay y menos vas a querer hacerlo. Adicionalmente, también necesita ser fácilmente dividible en diferentes secciones, porque todos tenemos vidas multifacéticas. Si eres estudiante, tienes clases diferentes, probablemente cinco o seis de ellas. Si eres un profesional, probablemente tengas diferentes proyectos en los que estás trabajando en un momento dado, y todos nosotros tenemos listas de abarrotes y mandados, y todo tipo de cosas personales que necesitamos cuidar. No queremos que todas esas cosas se mezclen, porque a veces queremos ir a mirar, decir lo que se debe en una clase en particular para el resto del semestre, o cómo se ve un proyecto en particular. Pero, por último, también necesita haber puntos de vista para ver lo que viene hoy, lo que viene esta semana, y posiblemente lo que viene en las próximas dos semanas a nivel mundial, todo el lapso de tu vida. Entonces, ahora veamos cómo se ve esto en realidad en la práctica. Voy a usar todoist como mi demo aquí, ya que es la app que uso, pero cualquiera que sea la app que hayas elegido para usar, mucho de esto va a parecer muy similar. Entonces, empecemos a pasar por el proceso de establecer realmente esta aplicación. En realidad estoy usando mi propia cuenta personal de todoist aquí. Entonces, ya hay algunas cosas que he configurado, pero como ejemplo, he creado varios proyectos diferentes para cursos que tomé cuando era estudiante universitario. Entonces, tengo HD FS 276, Management 370, y lo que voy a hacer es, quiero crear un proyecto que acaba de llamar clases, porque no quiero ver todo esto en mi barra lateral. Yo quiero ser un poco más organizado. Entonces, solo puedo arrastrar clases hasta aquí, y luego esto usando este pequeño icono de seis.junto a cada clase, puedo simplemente arrastrarlas, y abollarlas, y eso las pondrá dentro de la carpeta de clases. Lo que esto te permite hacer es, dar click a través de tus clases y ver esto es lo que tengo viniendo en decir MIS 432. Esto es lo que tengo por venir en Magic 210, que definitivamente fue una clase que tomé en la universidad. Esto es lo que obtuve viniendo en Nunchuks 403. También una clase que tomé totalmente en la universidad. Mi universidad fue impresionante. Esto sólo me permite compartimentalizar las cosas en mi cabeza. Pero también tenemos las vistas de hoy y los próximos siete días. Entonces, estos proyectos individuales son geniales para la planeación general, pero cuando estás tratando de ver ¿qué tengo por venir hoy? ¿ Qué tengo por venir en los próximos siete días? ¿ Qué es lo que realmente tengo que hacer ahora mismo, ahí es donde las vistas de hoy y los próximos siete días se vuelven muy útiles. Entonces, puedo ver hoy, llegué a dominar el baile del hilo dental y llegué a aprender bola de fuego. Eso es todo lo que tengo que hacer hoy. Ahora, podría ir a Evernote o a un trozo de papel, anotar eso en mi lista diaria, y estoy listo para ir. Puedo salir de todoist por el día. Ahora bien, una cosa que quiero agregar cuando se trata del tema de estas vistas aquí es, para contestar la pregunta, ¿y si quieres ver qué viene tal vez en los próximos 14 días? Porque los próximos siete días, eso es útil. Pero ¿y si realmente quieres estar arriba y arriba, y qué viene en dos semanas o tres semanas? Ahí es donde algo llamado filtros viene muy bien. Entonces, esencialmente los filtros te permiten hacer una búsqueda personalizada o una consulta personalizada utilizando cualquier tipo de datos o etiquetas o proyectos que quieras con el todoist para crear una lista personalizada para ti mismo. Entonces, he llegado aquí, y creé uno llamado debido en las próximas dos semanas, y en realidad puedo mostrarles cómo hice eso. Entonces, digamos que queremos ver qué viene en tres semanas en lugar de dos semanas. Voy a seguir adelante y llamar a este filtro, “Due Dentro de Tres Semanas”, y para la consulta sólo vamos a poner 21 días. Ahora, tengo un filtro donde puedo ver todo lo que se acerca en las próximas tres semanas. ¿ Y si tienes una tarea que haces con bastante frecuencia, que tiene muchos pasos diferentes? No es muy divertido volver a crear una lista de comprobación para ti cada vez, pero si solo pones como una línea de pedido, y tratas de recordar cada paso, probablemente vas a olvidar al menos algo. Por ejemplo, cada semana tengo que ponerlo en un video de YouTube y subir ese video tiene muchos pasos diferentes. Necesito establecer un título, necesito hacer investigación de palabras clave para la descripción, establecer etiquetas. Si intentara hacer todo desde la memoria olvidaría algo cada semana. Entonces, he hecho una carpeta de plantillas, y dentro de la creación de contenido tengo un flujo de trabajo de edición de video, y un proyecto de flujo de trabajo de publicación de video por el que solo puedo pasar cada vez, y si quiero, puedo hacer clic en este pequeño punto de tres por aquí, pulsa “Exportar como plantilla”, y guárdelo como plantilla. Entonces, solo lo llamaré Video workflow. Pero no sólo quiero guardar esta plantilla en mi escritorio, porque esa es una mala ubicación. Entonces, voy a entrar en aplicaciones aquí, y voy a hacer una carpeta llamada Todoist, y entonces tal vez incluso haga una carpeta ahí dentro llamada plantillas, solo para estar extra organizada. Llamaré a ese flujo de trabajo de edición de video ahí dentro, y puedo guardarlo. Entonces ahora, si entro en tal vez contenido, porque me gusta crear estas categorías para mis proyectos, entro en videos y voy a hacer un nuevo proyecto. Yo lo voy a llamar Skillshare Video. Categoricemos eso, sólo para ser organizados. Ahora, no tengo ninguna tarea aquí, y solo podría empezar a agregar tareas manualmente, pero también podría ir a importar plantilla, seleccionarla desde mi computadora, encontrar nuestras aplicaciones todoist y plantillas, y traer eso justo, y todas las tareas que necesito hacer se importan automáticamente. Entonces, para cualquier proceso muy complejo donde quieras asegurarte de que lo hagas todo pero no quieres crear manualmente tu lista de comprobación, esta es una característica realmente bonita. Ahora, una característica más rápida sobre todoist antes pasar a la sección de acción de este video, quiero hablar de tareas recurrentes. Entonces, esto es genial para cosas como pagar tus impuestos, cosas que vienen una vez al año, o tal vez cosas que necesitas hacer una vez a la semana, como limpiar tu departamento. Entonces, dentro de nuestro todoist, mi novia y yo tenemos un proyecto compartido llamado quehaceres, y hay tareas recurrentes para básicamente cada aspecto de limpiar nuestro departamento dentro de ese proyecto. Entonces, no olvidamos decir vacío bajo el sofá. No olvidamos cambiar la caja de arena. Entonces, suficiente sobre las características particulares de esta app. Es hora de poner en acción esta parte del curso. Cualquiera que sea la aplicación que hayas elegido para usar, ya sea todoist, o si es otra cosa, tan simple como un sistema de bolígrafos y papel o Bullet Journal o Microsoft para hacer Wonder List, ve y configura ese sistema, empieza a construir algunos proyectos para representar las diferentes áreas de tu vida, y familiarizarte con el método en el que vas a tener que entrar en tareas. Si estás usando todoist, posible que quieras familiarizarte con algunas de sus opciones de procesamiento de lenguaje natural, y de hecho hay una página en su página web donde puedes ver exactamente qué símbolos podrías querer usar, o qué pequeños atajos puedes usar para meter tareas tu sistema con tantos detalles como quieras, muy rápidamente y con muy poca fricción. Una vez que lo hayas hecho, la siguiente parte es simplemente hacer que sea parte de tu rutina diaria mirar esa sección de hoy, mirar esa sección de los próximos siete días, o cualquier tipo de periodo de tiempo que quieras mirar en términos de planeación. De esa manera, todos los días cuando te despiertas, sabes lo que tienes que hacer hoy y lo que viene en el futuro, así que nada te ciega. Entonces, ahora que tu sistema de gestión de tareas está configurado a tu gusto. Es hora de que pasemos al siguiente paso en el sistema, que es tu calendario. 3. Configurar tu calendario: Está bien. Pasamos ahora a la segunda parte de construir nuestro sistema que está configurando un calendario. Como ya hablé en nuestro video anterior, calendarios difieren de los sistemas de gestión de tareas porque son un registro de eventos específicos que se están acercando en tu vida, que tienen tiempos específicos en los que comienzan y se detienen. Un calendario podría ser bueno para entrar en tu horario de clase si eres estudiante quizás, o tal vez exámenes cuando se acerquen. O si eres profesional, tal vez tu horario laboral. También podrías tener cosas como tu horario de entrenamiento o horarios en los que vas a pasar el rato con amigos, básicamente cualquier cosa que quieras recordar cuándo y dónde está pasando, eso va a querer ir en tu calendario. Entonces, en realidad hay mucha interacción entre tu sistema de gestión de tareas y tu sistema de calendario. Cómo funciona para mí es que me despertaré cada mañana y pasaré tiempo creando mi lista de tareas diarias y Evernote o en papel. Cuando estoy haciendo eso, estoy haciendo referencia tanto a Todoist, mi sistema de gestión de tareas, pero también estoy haciendo referencia a mi calendario, y anotaré los eventos que tengo que hacer en la parte superior de ese documento, encima de esa lista. Entonces, dados esos eventos, puedo empezar a construir el resto de mi día, y puedo tomar decisiones inteligentes sobre cuánto tiempo tengo y qué tareas podré hacer dentro de las brechas entre eventos. Ahora, personalmente, mi calendario se ve un poco más escaso en estos días de lo que solía, porque la mayor parte de mi trabajo se hace cuando quiero hacerlo siempre y cuando llegue a los plazos. Pero va a haber muchos de ustedes por ahí que tengan tal vez un horario de clases de tareas o eres un profesional independiente que tiene un montón de reuniones de clientes diferentes a las que tienes que llegar. Entonces, para ti, va a haber mucho más énfasis en asegurarte de que puedas encajar tu trabajo entre eventos en tu calendario. Un consejo que te puedo dar que va a ser muy útil es buscar largos periodos de tiempo donde no tengas nada que hacer y dedicar esos periodos de tiempo a tu muy profundo trabajo enfocado y mentalmente gravador. Entonces si tienes periodos de tiempo quizá más cortos, ahí es donde puedes poner pequeñas tareas de cinco minutos, y puedes intentar agruparlas. Todo se trata de dejar largos tramos de tiempo abiertos para el trabajo realmente importante, y luego simplemente tratar de crujir todo lo demás juntos, y tan eficiente poco bloque de tiempo como sea posible. Ahora, es en este punto del curso que voy a introducir un concepto que me gusta llamar cubos de vida. De nuevo, es otra palabra inventada rara que me gusta usar. Puedes usar cualquier palabra para ello que quieras. Pero esencialmente, lo que estamos tratando de representar aquí es la idea de que tu vida tiene muchas facetas diferentes o proyectos diferentes de los que eres parte si quieres. Ahí están tus clases, ahí está tu trabajo, ahí están tus eventos que haces con amigos, ahí tal vez citas con el doctor y recados, hay vacaciones. Dentro de mi calendario, me gusta representar estos diferentes cubos con calendarios de diferentes colores. Entonces, en realidad puedo mirar mi calendario y ver una representación visual de lo que está pasando en mi vida dentro de todos esos cubos. El modo en que logré esto con Google Calendar, que es mi aplicación preferida, es haciendo múltiples calendarios dentro de mi cuenta, dándoles nombres descriptivos como clases, eventos del campus, exámenes, y trabajo, y luego asegurándome de que cada uno de esos calendarios tiene un color específico. La otra ventaja de usar diferentes calendarios para cada uno de estos cubos de vida es que, si quieres, puedes apagar algunos de ellos, y solo puedes ver como si pudiera apagar el trabajo, podría apagar exámenes, puedo apagar eventos del campus, y puedo ver aquí es cómo se ve mi horario de clases este semestre, y eso se podría usar con fines de planeación. A lo mejor esto parece demasiado caótico y demasiado ocupado para tu gusto, y quieres empezar a hacerlo un poco más compacto o un poco más ligero el próximo semestre. Simplemente me gusta mucho la flexibilidad de poder apagar y encender las cosas. Entonces, vamos a indagar en un par de consejos diferentes que tengo para realmente agregar eventos a tu calendario. En primer lugar, si tienes eventos que van a suceder con frecuencia, entonces vas a querer usar la función de evento recurrente. Entonces, por ejemplo, voy a poner otra clase aquí, justo como demostración. Digamos que tenemos una clase de 4.00 pm, y lo vamos a llamar COM SCI 101, que es una clase que tomé en la universidad. Entonces, las clases, pero quiero ir a más opciones porque no sólo está pasando de las 4:00 a las 5:00, lunes, cinco de noviembre. Entonces, si vas a esta opción de repetición aquí, puedes ir a Custom, y al menos en mi universidad, tuve clases de lunes, miércoles, viernes, y luego martes, jueves. Entonces, voy a querer hacer una reocurrencia personalizada, y seleccionar las fechas en las que va a suceder y luego seleccionar una fecha de fin, que para mí sería el final del semestre. Entonces, digamos sólo el 24 de mayo. Hit Done, y mientras estamos aquí, mientras que en realidad estamos en la sección de detalles del evento, agreguemos algunos detalles útiles para nuestro yo futuro. Ahora bien, no sé ustedes, pero cuando estaba en la universidad, no siempre recordaba dónde estaban mis clases, el aula exacta, tal vez para la primera semana de escuela. Entonces, yo pondría puede ser un lugar. Digamos que esto está en Gerdin 101, que es un edificio que tenía en la universidad. Abajo en la sección de descripción, una cosa que me pareció muy útil hacer, y no voy a poder demostrarlo aquí porque no tengo un enlace a mano, pero en realidad fui a la página web de mi universidad y encontré el PDF documentos de los mapas de piso de cada edificio en el que tenía que entrar. Entonces, pondría un enlace a ese PDF dentro de la descripción aquí. A lo mejor también poner el nombre del profesor, profesor Johnson, solo para tener los detalles relevantes justo con mi calendario justo al alcance de mi mano. Entonces, cuando estoy tratando de llegar a clase o estoy tratando de recordar quién imparte la clase, tengo toda la información disponible, y eso puede estar mucho menos estresado y pasó mucho menos tiempo tratando de desenterrarlo de correos electrónicos o de mi sistema de archivos o de mi sistema de toma de notas. Está todo ahí en un contexto que tiene sentido para mí y es muy conveniente para mí en este momento. Ahora, otra cosa avanzada que me gustaría hacer es crear unos calendarios ocultos para cosas que no siempre necesito ver pero de vez en cuando quiero hacer referencia. Entonces, por ejemplo, tenía un gimnasio con una cancha de basquetbol que no siempre estaba disponible, y me gusta ir a jugar basquetbol durante el invierno, así que quería saber cuándo son horas de cancha. No podía ir a la página web de ese gimnasio cada vez y buscar si la cancha está disponible o no, pero eso me parece inconveniente. Entonces, en cambio, acabo de ir y crear un calendario. Yo lo llamé Court Hours, y ahora puedo entrar y crear ese horario de basquetbol aquí. Entonces, no voy a hacer cada evento porque perdería tu tiempo y el mío. Yo sólo voy a hacer uno. Lo llamaremos Horario de Corte o Abierto de Corte, y voy a poner eso en mi calendario de horas de corte. Ahora, por lo general, voy a tener este calendario apagado, porque no es algo que activamente tenga que ir a hacer el miércoles a las 11:00 AM. Pero si quiero ir a jugar basquetbol y quiero ver si esas canchas se abren, entonces básicamente puedo hacer visible ese calendario por un par de segundos, comprobar si actualmente está abierto y luego volver a apagarlo. Ahora, una cosa más que quizá también quieras hacer con tu calendario es configurar recordatorios automáticos para eventos. Entonces, en lugar de tener que revisar tu calendario todo el tiempo para asegurarte que vas a estar a tiempo para las cosas, dentro de Google Calendar, y de nuevo esto funciona para básicamente cualquier aplicación de calendario, a través de Calendarios de Apple o Calendarios de Outlook. No va a funcionar para un calendario en papel. Entonces, lo siento por aquellos de ustedes usando un sistema analógico, pero para cualquier calendario digital, puedes configurar muy fácilmente recordatorios, y dentro de Google Calendar, puedes hacer notificaciones en la app, ya sea usando iPhone o Android o incluso Windows phone, o puedes hacer notificaciones por correo electrónico. Esas son un poco menos útiles, pero sí encuentro las notificaciones por email útiles a veces cuando digo, tengo un viaje que viene y quiero conseguir como una notificación de 24 horas en lugar de como notificación de 30 minutos. Ahora, un último consejo que quiero compartir antes de entrar en la parte de acción de este video es solo para que sepas que si sí usas Gmail junto con Google Calendar, pasa algo bastante genial donde si recibes un email que contiene un evento, diga que reserva un vuelo, automáticamente agregará los horarios para ese vuelo a su calendario, y esto es algo que me parece muy conveniente. Cada vez que reservo un vuelo para viajar, miraré mi calendario y ya está ahí, no tuve que entrar eso, esa es una característica bastante inteligente. Entonces, ahora es el momento de que construyas esta parte del sistema y el proceso es bastante sencillo aquí. Todo lo que necesitas hacer es elegir tu aplicación de calendario de elección, ya sea un calendario de Google o iCal o lo que quieras usar, y luego empezar a construir calendarios separados dentro de la app para representar tus cubos de vida. A partir de ahí es posible que desee usar eventos recurrentes para construir su horario, asegúrese de que está agregando nuevos eventos en a medida que lleguen a su atención, y luego, de manera fundamental, asegúrese de que está revisando su calendario todos los días, o usando ese Función de recordatorios para asegurarte de que no estás dejando que nada se escurra por las grietas. Ahora, que tu calendario esté totalmente configurado y funcional, es hora de pasar a la tercera parte de nuestro sistema, que es tu sistema de toma de notas. 4. Tomar tus notas: Está bien. Estamos avanzando. De acuerdo, tu sistema de gestión de tareas todo configurado, tienes tu calendario listo para salir. Ahora estamos pasando al sistema de toma de notas, y sé lo que algunos de ustedes ya están pensando. ¿ En realidad necesito un sistema de toma de notas? Ya no soy estudiante. Yo soy un profesional. No necesito un cuaderno. Eso es para los de tercer grado. Creo que todo el mundo necesita un sistema de toma de notas porque, de nuevo, como dijo tan elocuentemente David Allen, “Tu cerebro es para tener ideas no para sostenerlas”. Necesitas un lugar que sea externo, que sea seguro, que sea seguro, y que esté bien organizado para que guardes la clave de licencia de software de esa pieza de software que vas a tener que actualizar en un par de años, o el instrucciones para esa mesa de café DIY que tu novia realmente quiere que construyas, o esas malas letras de rap que sé que has estado escribiendo en tu tiempo libre, o tal vez todos los detalles del sistema para el nuevo trabajo de TI para el que acabas de contratar. No quieres olvidar esas, tus contraseñas, todos tus inicios de sesión y rutas de archivos. Necesitas un lugar donde se puedan almacenar todos estos. Si bien tu cerebro técnicamente podría contener toda esta información, sobre todo si dominas técnicas de memoria loca, como el Palacio de la mente de Sherlock, no debería hacer eso. Deja todo eso al sistema de toma de notas. Yo lo veo de esta manera. No tienes que saberlo todo. Hay ciertas cosas que debes saber, pero con muchas otras cosas, solo necesitas conocer el camino que debes tomar para aprender rápidamente esa información o referirla. Para mí, al menos, un sistema de toma de notas bien diseñado y bien organizado me da esos caminos rápidos hacia todos los detalles de mi vida, todo lo que pueda necesitar recordar en el futuro. Ahora, antes de cavar en todos los detalles divertidos, la app que voy a compartir con ustedes hoy, hablemos de algunas trampas comunes con las que suele encontrarse la gente a la hora de construir su sistema de toma de notas. En primer lugar, lo cual es una falta de organización. Cuando un sistema de toma de notas no tiene nada que categorizar o delinear tus notas, entonces se vuelve muy difícil encontrar cosas cuando necesitas referirlas más adelante. Entonces, vas a querer asegurarte de que las cosas estén bien organizadas. Otro problema con el que se encuentran las personas es un problema muy similar a lo que mencioné en el video de gestión de tareas cuando se vuelve difícil o lleno de fricción ingresar una nota en tu sistema, entonces es probable que no lo vayas a hacer o vas a hazlo en sistema más fácil, como una nota pegajosa en tu escritorio o simplemente tirando pedazos de papel por todo el lugar de tu escritorio, cual a mi mamá le encanta hacer, y eso funciona para ella, pero probablemente no va a funcionar para ti. Entonces, asegurémonos de que configuramos esto de una manera que sea lo más menos fricción posible, pero también bien organizada, por lo que es fácil encontrar rápidamente cualquier cosa que estés buscando. El app que elijo usar para mi sistema de toma de notas y llevo usando unos 10 años en este punto, tal vez un poco menos de 10, pero bastante tiempo es Evernote. Hay muchas alternativas a Evernote por ahí. Yo sí quiero dejar eso muy claro, para que no tengas que usar Evernote. Ahí está Microsoft OneNote el cual es bastante similar y más libre. Evernote sí tiene opción gratuita. Microsoft OneNote es muy gratuito. También está Noción. Ahí está Apple Notes, todo tipo de sistemas diferentes por ahí, y muchos de ellos tienen muchas de las mismas características. Entonces, realmente mi recomendación de Evernote viene de mi experiencia personal y del hecho de que sucede que funciona de la manera en que mi cerebro quiere que funcione mejor que cualquier sistema que he probado. Entonces, con eso dicho, vamos a empezar a construir este sistema de una manera muy similar a cómo construimos nuestro sistema de calendario, y eso es mediante el uso del concepto de cubos de vida. Nuevamente, tu vida es multifacética. Tienes clases si eres estudiante. Tienes proyectos, si eres un profesional y también tienes muchos pensamientos e ideas individuales que probablemente quieras meterte en un sistema externo concreto, como letras o detalles de entrenamiento. Entonces, dentro de Evernote, básicamente he construido un sistema que establece todos los cubos de mi vida y hace que las cosas sean muy fáciles de encontrar cuando necesito encontrarlas. Dentro de Evernote, en realidad he usado una de sus características llamadas pilas Notebook para hacer esto aún más organizado de lo que sería de otra manera si solo fuera una gran lista de cuadernos. Entonces, les voy a mostrar aquí mis pilas de Cuaderno. Tenemos una llamada Personal donde tengo cosas como mi diario de logro, mi escritura diaria, que es igual que una nota diaria tipo de cómo he estado construyendo, notas sobre comprar una casa en el futuro, tal vez letras que no hice escribirme a mí mismo. Yo no escribí esos, tú los escribiste, tú los pusiste, ¿cómo llegaron ahí? Recetas, todo tipo de cosas así, y también tenemos clases. Entonces, lo que he hecho aquí, ya he terminado con la universidad, pero he entrado y recreado una parte del sistema que uso cuando estaba en la universidad sólo para que ustedes tipos de referencia si están en la universidad ustedes mismos o en la preparatoria. Tenía un cuaderno de clases donde se ponían todas las clases de semestres anteriores, así que aún podía hacer referencia a esas notas si era necesario, pero también tenía una pila de cuadernos para las clases actuales, pero también tenía una pila de cuadernos para las clases actuales, por lo que la carga del curso del semestre actual se guardaba aquí, y de esa manera, pude llegar muy fácilmente a ella y asegurarme de que todo estuviera organizado, y sabía dónde estaba todo para las clases a las que iba realmente. Ahora, Evernote está básicamente diseñado como Outlook o como un programa de correo electrónico. Tienes tus cuadernos y tu cuaderno pilas con etiquetas y notas recientes y atajos en el lado izquierdo de la IU, tienes tus notas en una columna media, y en la columna derecha está totalmente dedicada al editor de notas. Esta es una de las razones por las que tanto amo a Evernote. Me permite ver exactamente dónde estoy actualmente dentro de la jerarquía general de mi sistema de toma de notas. Algunas personas trabajan muy bien con Google Docs o con Microsoft Word o el sistema de toma de notas donde tienen un sistema de archivos muy separado y un editor separado, pero me encanta tener todo justo delante de mí. Me encanta poder saltar a la barra de búsqueda, o usar mi árbol de navegación para llegar a otra cosa realmente, realmente rápidamente, abrirlo, ponerlo lado a lado. me encanta ese tipo de cosas. Entonces, obviamente, lo principal que vas a estar haciendo con tu sistema de toma de notas es tomar notas, pero no tienes que limitarlo a notas que tomas físicamente, sobre todo si estás usando una app como Evernote que tiene múltiples capacidades. Por ejemplo, Evernote tiene una extensión WebClipper para Google Chrome donde en realidad se puede guardar el contenido de una página web, o algo que hago bastante a menudo es, literalmente copiaré y pegaré el contenido de los correos electrónicos que recibo, para decir detalles de viaje, y los pondré justo en Evernote. Entonces, por ejemplo, aquí tengo todos los detalles del hotel que reservé para este mismo viaje a la ciudad de Nueva York en Evernote. De esa manera, puedo referirlo muy fácilmente si es necesario. Eso también podría encontrar instancias en las que es muy útil volver a una nota anterior y agregar más detalle. Para darles un ejemplo de eso, voy a mostrar aquí mis notas de After Effects. Algo que hago mucho es animar mis videos en After Effects, pero After Effects es programa increíblemente detallado y complicado con un montón de atajos de teclado y fórmulas de programación literal que puedes poner en capas para hacer ellos hacen ciertas cosas. Mi cerebro no es lo suficientemente bueno para recordar todas esas cosas con la suficiente facilidad para que no tenga que referirme a ellas una y otra vez. Cada vez que me encuentro con algo así como el atajo para centrar un punto de anclaje o el atajo para recortar una capa hacia abajo, como lo harías en un programa de edición de video. Acabo de anotarlas. Con el tiempo, he memorizado muchos de ellos a través del uso repetido, pero muchas de estas cosas no uso con la suficiente frecuencia para memorizar realmente. Otra buena cosa a la que prestar atención es la forma en que titula tus notas. Puede que esto no sea algo absolutamente crucial, pero cada vez que estoy titulando una nota, estoy tratando de pensar con anticipación en el tiempo, y estoy tratando de pensar en qué futuro podría terminar usando como término de búsqueda para encontrar esa nota en el futuro. Ahora, con un buen sistema organizacional, esto puede no ser un problema porque tendrás un bonito árbol lógico al que bajar para encontrarlo, y no deberías tener demasiadas opciones una vez que llegues al fondo de ese árbol. En el caso de que sí necesites una búsqueda de algo, como digamos, este correo electrónico informativo de seguro médico que me dieron. Publica esto en Evernote y recuerdo titular esto como Kaiser Permanente, esa es mi compañía de seguros médicos, pero también puse, “Health Insurance Welcome Info Email”, porque sabía que solo podría buscar correo electrónico de seguro médico en el futuro . Entonces, estoy tratando de pensar en el futuro y sólo una lluvia de ideas algunos de los términos comunes muy genéricos que futuro me pudo haber usado cuando no está completamente renovado sobre todos los detalles del tema. Otra cosa que podría ser útil de hacer que vamos a hacer referencia en uno de los videos posteriores de este curso es tener una carpeta de bandeja de entrada o bandeja de entrada y cuaderno. Esto sólo sería un cuaderno donde es como tu posición predeterminada para poner cualquier cosa y todo. Esto se remonta a esa idea de reducir la fricción a la hora de introducir notas en su sistema. Si estás en movimiento y realmente necesitas ingresar algo rápidamente, no quieres tener que tirar de la app hacia arriba, y luego encontrar exactamente el cuaderno en el que quieres poner algo, y luego darle un título y todo eso. Podrás simplemente deambular justo lo que sea que tengas en tu cabeza en este momento y luego seguir adelante con tu vida. Entonces, al ponerlo en la bandeja de entrada y hacer de la bandeja de entrada tu cuaderno predeterminado dentro de Evernote, o cualquier sistema que estés usando, puedes hacer eso y luego tener un tiempo más tarde donde te sientas, y procesas todo en esa bandeja de entrada. A lo mejor no, tal vez solo uses la función de búsqueda para definir cosas aleatorias ahí dentro. También podrías ser diligente y podrías categorizar todo lo que quieras categorizar más adelante. Un consejo extra sobre la creación de notas Me gustaría compartir contigo aquí es un consejo sobre la creación de plantillas. Por lo tanto, es posible que no siempre necesites una plantilla de nota. A veces solo necesitas un trozo de papel en blanco o un cursor parpadeante en blanco con el que puedes empezar a escribir, pero a veces puedes beneficiarte de un poco de estructura en tus notas. Entonces, lo que he ido y hecho es que realmente he hecho un cuaderno para plantillas y un muy buen ejemplo de una plantilla aquí es una plantilla de video research que me gusta usar cuando estoy creando nuevos temas de video para mi canal de YouTube. Puede que tenga ideas de título que quiero bajar. Puede que tenga ideas de palabras clave que quiero escribir aquí. Tengo un montón de notas, investigación, y enlaces, y también detalles sobre cualquier patrocinador que pueda estar patrocinando mis videos. Me gusta tener toda esta información separada y categorizada y fácil de encontrar, así que solo tengo esta plantilla aquí. Todo lo que hago es copiarlo y luego lo pego en una nota nueva lo que me da un punto de partida por estar mucho más organizado en mi proceso de investigación y escritura. Entonces, eso nos lleva a las acciones que voy a querer que tomen para que esta parte de su sistema se construya y esté lista para salir. En primer lugar, simplemente inscribirse en cualquier aplicación o servicio de toma de notas que desee utilizar, ya sea Evernote o OneNote o Notion, o si se trata de obtener un bloc de notas en papel y configurarse como un diario de viñetas o configurar algún sistema que funcione bien para ti. A partir de ahí, vas a querer crear esa categorización. Crea esos cubos de vida, para que tengas un camino rápido organizado a todas las diferentes facetas de tu vida. último, pero no menos importante, empieza a tomar notas y si optas por usar ese método de bandeja de entrada, asegúrate también de tener un proceso configurado para entrar más adelante y procesar esas notas, dándoles sus categorizaciones, dándoles sus etiquetas y detalles y títulos, por lo que tu sistema de toma de notas como tu sistema de gestión de tareas no cae víctima de ese problema de entropía del que hablamos antes. Ahora, que tienes tu segundo cerebro, como me gusta llamarlo set up, vamos a pasar a, supongo que puedes llamarlo tu tercer cerebro, que es tu sistema de organización de archivos. 5. Organizar tus archivos digitales: La construcción de tu segundo cerebro está completa, pero por qué detenerse ahí, tres cerebros son mejores que dos y vamos a construir ahora un tercero en forma de un sistema de gestión de archivos bien organizado. Esto se va a dividir en dos videos diferentes. El primero de los cuales siendo un video de organización de archivos digitales que vamos a pasar ahora y después vamos a seguir eso con un video de organización de archivos físicos también. Ahora, lo más importante en mi mente cuando se trata de la organización de tus archivos digitales es que tengas acceso a ellos dondequiera que estés. Cuando estaba en la secundaria esto era inconveniente básicamente significaba guardar los archivos en los que estaba trabajando en una unidad flash y luego recordar poner cualquier medio extraíble que había guardado mis archivos en mi mochila lo cual inevitablemente me olvidé hacer a veces significando eso, a veces el papel que necesito entregar o imprimir estaba en mi computadora en casa completamente atascado y fuera de mi alcance. Pero, afortunadamente hoy en día, eso no tiene por qué ser así porque existen sistemas de almacenamiento en la nube que te permiten tener acceso a tus archivos básicamente dondequiera que estés ya sea en tu laptop o en tu celular o desde un navegador de computadora si inicias sesión su interfaz web. Esto es importante por razones más allá de tener un acceso conveniente a sus archivos. Esto también es cuestión de asegurarte de que tengas acceso a tus archivos por el resto de tu vida y que no los destruyan porque, digamos que tu laptop se rompió o tu casa se quemó o pasó algo más horrible. Si tienes todos tus archivos solo en un dispositivo, entonces la seguridad de esos archivos que podrían ser un producto de cientos o miles de horas de tu trabajo es la seguridad de este único dispositivo físico y esto se puede tirar fácilmente el ventana o fácilmente podría sentarme o algo estúpido como eso. Pero, porque todo está respaldado en Google Drive, si esta cosa sale por la ventana o se derrite o lo que sea que le pase, realmente no importa. Estoy fuera el hardware y eso es terrible, pero no es el fin del mundo porque seguiré teniendo acceso a todos esos archivos. Ahora, déjame tomarme un momento rápido solo para explicar qué significan exactamente la sincronización en la nube y la copia de seguridad en la nube. Al instalar el programa Dropbox en tu computadora o el programa Google Drive o lo que sea, vas a estar sincronizando carpetas y archivos que se guardan localmente en tu computadora a la nube y a cualquier otro dispositivo que tengas su software instalado en y vas a poder acceder de nuevo a esos archivos a través de sus servidores en la nube con tu dispositivo móvil. Entonces, puedes ver que todos mis archivos están realmente guardados en mi laptop aquí. Entonces, están literalmente en el disco duro, pero si voy al navegador web de Dropbox y hago clic en la misma carpeta exacta, es que voy a encontrar esos mismos archivos exactos. Esencialmente se les copia de seguridad en todas partes y el software sabe que cada vez que se hace un cambio a un archivo en algún lugar, se necesita actualizar ese archivo en todas partes en que se guarde ese archivo. Entonces, solo para dejar esto en claro, cuando estoy mirando este archivo aquí en mi escritorio, puedo ver que está guardado en mi computadora local aquí. Pero, si voy al navegador web, puedo encontrar exactamente ese mismo archivo y está justo aquí y en realidad lo puedo ver justo en el navegador web de Dropbox también. Entonces, en los ejemplos que vas a ver en este video, voy a estar usando Dropbox porque eso es lo que usé como estudiante, ese fue mi primer servicio de copia de seguridad en la nube al que alguna vez me inscribí, pero en realidad recomiendo Google drive estos días simplemente porque su precio es mejor. Por dos dólares al mes puedes conseguir 100 gigabytes más con unidad mientras que la única opción más allá del nivel gratis de dos gigabytes en Dropbox es pagar $10 al mes por un terabyte y no creo que mucha gente necesite más de 100 gigabytes. Entonces, solo creo que es mejor en cuanto al precio. Lo que creo que es el concepto más fundamental en la organización de archivos es configurarlo como un árbol. Esencialmente, estoy hablando de una estructura de carpetas que imita a un árbol como un árbol de genealogía o un árbol de biología evolutiva, vas a tener un tronco y de ese tronco vas a tener ramas saliendo. Vamos a volver a ese concepto de cubos de vida. Entonces, el tronco del árbol va a ser la carpeta raíz de tu sistema de administración de la nube. Entonces, si es Dropbox, va a ser la carpeta de Dropbox o que Dropbox ponga en tu computadora o si es Google Drive, va a ser esa carpeta raíz de Google Drive y debes esforzarte por mantener todo lo que te importa dentro de esa carpeta, nada debería existir fuera de ella. De esa manera, todo está sincronizado con la nube y todo está disponible dondequiera que estés. Entonces, dentro de la raíz del árbol aquí mi Dropbox, puedes ver que tengo varias carpetas. Tengo una carpeta para la universidad y dentro de eso tengo carpetas para todos los años que estuve en la universidad. Tengo una carpeta para “College Info Geek” que es todo lo que tiene que ver con mi blog, hay carpetas para aprender, cualquier cosa en la que estuviera, me refiero a una carpeta para eso. Podemos ver como aquí cómo estamos construyendo esta estructura arbórea. Entonces, la universidad es una rama principal fuera de esa raíz ahí y luego a partir de ahí empezamos a ramificarse hacia abajo y a ponernos aún más específicos. Entonces, digamos que aquí tenemos junior, dentro del junior en tu carpeta tengo una carpeta específica para cada clase que tomé, como el MIS 432 como ejemplo. Dentro de aquí, cualquier cosa que fuera un sello general que necesitara un archivo como no notas, sino como una imagen que cargamos o una hoja de cálculo que creamos, eso estaba todo en esta carpeta. Pero, fuimos aún más profundos cuando se trataba de grandes proyectos. Entonces, sí tuvimos un proyecto de grupo final en esa clase y nos aseguramos de crear una carpeta específica para ese proyecto. Sí quiero mostrarles un ejemplo más de cómo organizo mis documentos de trabajo ahora como YouTuber y creo que esto puede ser un poco más relevante para aquellos de ustedes que están tratando aplicar esto a un contexto más profesional. Entonces, estamos cambiando a Google Drive aquí que es donde guardo todas mis carpetas profesionales actuales. Tengo una carpeta llamada contenido dentro de Google Drive y luego tengo una carpeta llamada “Gráficos”. Entonces, todas las miniaturas, todos los podcasts compartieron imágenes, todos los artículos destacados imágenes, que necesita ir en gráficos. Entonces, vamos a los gráficos y luego podemos ir a video compartir imágenes y le doy a cada video un número basado el orden en que lanzó en mi canal de YouTube. Este tipo de va a un sistema organizacional que utilizo para la planeación de video. Entonces, tenemos todos estos videos compartir carpetas de imágenes y el video más reciente que hice fue uno sobre autodisciplina. Entonces, dentro de aquí, puedo encontrar la miniatura que creé para ese video y el documento de Photoshop que también creé en caso de que entrara ahí y le hiciera cambios. Ahora, la razón por la que lo he dividido todo en gráficos y videos y guiones, puede que estés pensando como, por qué no solo tener una carpeta para cada proyecto de video y mantener el guión y todos los gráficos y todos los archivos y todo ahí dentro. Eso tendría sentido si dijeras un prenuer en solitario, estás haciendo todo tú mismo. Trabajo con un equipo lo que significa que tengo que compartir carpetas con mucha gente diferente y mi diseñadora gráfica no tiene necesidad de que su computadora se llene con toneladas de archivos de proyecto de video y archivos proxy. Entonces, hemos creado un sistema que funciona para nosotros donde hemos hecho que la raíz de la carpeta de contenido se base en el tipo de contenido y la persona en el equipo que trabajaría con ese contenido. Entonces, la estructura de compartir tiene sentido. Dicho esto, sí tengo un pequeño consejo extra para ti cuando se trata de hacer más fácil navegar por estos sistemas de archivos y es usar lo que se llama un nombre diferente en muchos sistemas diferentes, pero mientras se llamaba atajos. Pero básicamente, cada vez que se tiene una carpeta a la que se accede con mucha frecuencia, solo se pierde el tiempo navegando por el árbol para llegar a ella. Entonces, usa ese sistema favorito. Por ejemplo aquí, digamos que, estoy usando esta carpeta MIS 435 con bastante frecuencia. Sólo voy a seguir adelante y arrastrar esa carpeta a mis favoritos aquí. Entonces, ahora solo puedo hacer clic en él y al instante me meto en ello. Igual que con Windows, si utilizas una computadora con Windows puedes arrastrar fácilmente una carpeta a esa barra lateral que se llama acceso rápido allí y si estás usando la interfaz web de Google Drive, puedes seguir adelante y hacer clic derecho en una carpeta y luego simplemente golpear estrella. Lo que eso va a hacer es agregar esa carpeta a esta sección protagonizada aquí que básicamente es exactamente las mismas cosas de tu rápido acceso. Ahora, otra pregunta que podría surgir para usted es : “¿Cuál es la diferencia entre mi sistema de toma de notas y mi sistema de organización de archivos digitales?” La respuesta realmente no es clara corte. Es como que se reduce a la preferencia personal. ¿ Qué quieres mantener en carpetas y qué quieres conservar en un sistema como Evernote? Entonces, en su mayor parte, si estoy anotando cosas, si estoy tomando notas, si estoy ingresando datos en mi sistema, usualmente estoy usando un sistema de toma de notas como Evernote, pero si necesito descargar una hoja de cálculo o si necesito descargar una documento que alguien me mandó por correo electrónico, generalmente me quedo con ese sistema de organización de archivos. El otro punto a tener en cuenta es que, si estás usando un sistema como Evernote, si estás usando un sistema como Evernote, no hay muchos niveles en los que puedas perforar si estás usando el sistema de notebook, mientras que con tu sistema de organización de archivos, puedes ir tantos niveles profundos como quieras y puedes iniciar exitosamente a alguien con esos niveles. No se puede hacer eso en Evernote. Entonces, eso nos lleva a las acciones para este video en particular los cuales son bastante simples. Número uno, sal y regístrate en cualquier servicio de copia de seguridad Cloud que quieras usar, ya sea Google Drive, que es lo que te recomiendo porque su precio es mejor que el de cualquier otra persona que he visto o si es Box o Dropbox o SpideRoak o lo que quieras usar, asegúrate de que estás inscrito en ella, asegúrate de que, esa carpeta esté sincronizada con tu computadora y luego empieza a construir esa jerarquía basada en árbol dentro de esa carpeta raíz de ahí. No quieres estar guardando cosas fuera de esa carpeta raíz. Recuerda, si guardas algo fuera de él, no tienes acceso a ninguna parte, sino a ese dispositivo local. En esa nota sí tengo un último consejo para ustedes aquí. Esta es una especie de punta avanzada y esto no es algo que creo que debas poner en acción enseguida, pero es una pequeña semilla que quiero plantar en tu mente para un pensamiento posterior cual es eso, tal vez quieras buscar en tener un servicio secundario de copia de seguridad remota para todos sus archivos. Esto es algo que me ayuda a dormir por la noche. Diga, por alguna razón, borras todos tus archivos en Google Drive y luego tu mano resbala y te metes en la basura y vacías la basura también, todo se ha ido. Si tienes un sistema de copia de seguridad secundario, aún tienes acceso a todos esos archivos y carpetas, pero si no lo tenías entonces, todos se han ido para siempre. Personalmente, uso otro servicio de copia de seguridad en la nube llamado backblaze y los pago porque tienen servicio ilimitado de copia de seguridad en la nube lo que significa, puedo hacer copias de seguridad de todas mis secuencias de video para videos de YouTube que nunca cabrían en Google Drive. Pero, también tengo la tranquilidad de saber que mis archivos están respaldados en unidad y también están respaldados en ese lugar. Se llama doble redundancia y creo que es bastante útil. Ahora, que hemos superado todo eso, tienes todo lo que necesitas para construir tu sistema digital y ahora vamos a pasar al lado físico. 6. Organizar tus archivos físicos: Entonces, hemos cubierto la organización de archivos digitales, y eso deja sólo una pieza más del rompecabezas de la organización de archivos para armar, que es la parte física del mismo. Ahora, cuando se trata de organización física de archivos, el escollo con el que más veo a la gente es, como con muchas otras cosas, una falta de organización. Tienen montones de papeles simplemente empujados por todas partes, están en cajones. La gente realmente no sabe dónde se guardan sus documentos físicos. Si bien podemos hablar de la solución a ese problema, que voy a aludir señalando esto aquí mismo, antes de que nos metamos en eso, quiero hacerle la pregunta o plantártela, ¿ qué realmente necesita ser físico en tu vida? Para mí, la respuesta no es mucho. Quiero decir, tal vez tu acta de nacimiento, o ese recorte de periódico en el que estabas en 11º grado, o tal vez tu estado de menta copia de los cómics de acción número uno. Sí, quieres mantenerlos en un mundo real, pero para todo lo demás, solo necesitas acceder a la información de esas hojas de papel. Entonces, lo que voy a sugerir es digitalizar lo que puedas y deshacerte de las versiones en papel. De esa manera, no es estar sentado alrededor de tu casa abarrotando las cosas. Ahora, cuando se trata de digitalización, tienes bastantes opciones como usar una aplicación como Evernote, que cuenta con un escáner de documentos integrado para simplemente escanear tus documentos justo en él, o también podrías usar una aplicación como Scanbot para envía automáticamente tus archivos a Google Drive, o Dropbox, para que estén en tu sistema de organización de archivos digitalmente en lugar de tu sistema de toma de notas. Pero, para los documentos y los cómics de menta condicionan que sí necesitan permanecer en el mundo real, ¿cómo los organiza? Para mí, la respuesta es doble. Uno, quieres un sistema estacionario de organización de archivos en casa, y luego para complementar eso, quieres uno portátil también. Entonces, para tu sistema estacionario en casa, te voy a recomendar un sencillo cajón de carpetas colgantes. Se obtiene esto en básicamente cualquier tienda departamental, Walmart, Target, cualquier cosa similar a eso. Básicamente es como un cubo. Podría ser de plástico. Puede ser tela como esta. A menudo caben en cajones que puedes construir, y luego tienen carpetas colgantes. Entonces, todos tus documentos pueden entrar en una carpeta como esta. Puedes usar las etiquetas que vienen con ellas si quieres etiquetar cosas, que sepas exactamente a dónde van, o simplemente puedes memorizar las posiciones de ellas, si no tienes muchos documentos como yo. Entonces, para complementar este sistema estacionario, también vas a querer algún sistema portátil para organizar cualquier cosa que llegues donde estás en movimiento. Tengo dos opciones diferentes para ti. Si por casualidad no consigues muchos papeles como si fueras un profesional, o un freelancer, y casi todo te llega vía correo electrónico o electrónicamente, entonces solo tienes que guardar una sola carpeta en tu mochila, o tu maletín, tu bolsa de trabajo. Este es el que uso, y tengo muy pocos documentos ahí en este momento. Pero, si eres estudiante, sobre todo si estás en la preparatoria, o en la universidad, estás recibiendo montones y montones de documentos en papel, lo que recomiendo conseguir es una carpeta de acordeón. Estas así como esta cosa, puedes conseguir una tienda departamental prácticamente cualquier, y simplemente se abre, y te da ventiladores, y te da varios bolsillos diferentes junto con pequeñas pestañas etiquetadas que puedes usar fácilmente para organizar toda tu diferentes archivos. Cuando llegues a casa cada día, posible que encuentres que aquí hay papeles a los que realmente ya no necesitas tener acceso sobre la marcha, así que tal vez los vas a digitalizar, o tal vez los vas a transferir a tu casa sistema. Ahora, una cosa que podrías estar preguntándote es: “Tom, Si tengo esta carpeta de acordeón con todas estas lindas divisiones aquí, ¿por qué necesito esto? Podría simplemente llevar esto a donde quiera ir”. Si quieres vivir una vida de peligro e intriga y misterio, entonces adelante y sé mi invitado. Pero, yo no estaría guardando mi acta de nacimiento y algo en mi mochila que podría ser fácilmente robado o dejado en una cafetería por mi propia desazón huesosa. Entonces, cualquier cosa realmente importante que quiera mantener físicamente que realmente no necesito si me voy a algún lado, quiero mantenerme en casa en un sistema de almacenamiento de archivos estacionario. Está bien. Entonces, eso se ocupa de todo lo relacionado con la organización de archivos de la que necesitamos hablar, por lo que ahora, vamos a pasar a la siguiente sección del curso, que es la gestión de sus sistemas de comunicación. 7. Mejorar en el manejo del correo electrónico: Está bien. Ahora estamos entrando a la mitad de atrás del curso. Hemos creado nuestros sistemas de gestión de tareas y calendario, hemos quedado claros en la toma de notas, y ahora tienes un sistema de archivos bien organizado tanto en el espacio digital como en el físico. Entonces, ahora, es el momento de hablar de optimizar tus sistemas de comunicación o de ponerlo en términos más sencillos, para mejorar en el correo electrónico. Ahora, ¿por qué hablar de correo electrónico? A nadie le gusta el correo electrónico. correo electrónico como una hidra terrible que nunca termina y nunca dejas de pelear, pero es exactamente por eso que tenemos que hablar de ello. correo electrónico es una de las principales formas en que las personas se comunican entre sí, especialmente en el mundo profesional, y también es una forma en que la gente suele enviar documentos de ida y vuelta. Entonces, tener unas bandejas de entrada bien organizadas y llenas de 1,000 mensajes no leídos es muy importante para tener un sistema de productividad donde nada se desliza por las grietas. Eso nos lleva al principal escollo en el que cae la gente a la hora de administrar su correo electrónico, que es que no lo manejan muy bien, no archivan cosas, dejan cosas en la bandeja de entrada, y terminan con este lío gigante que no pueden encontrar nada, y cada vez que lo abren simplemente parecía tan abrumador, quieren cerrarlo de inmediato. Es por eso que hay cosas como el día del perdón por correo electrónico, donde la gente literalmente se toma un día fuera del año para decir que lo siento por no responderte durante tres meses, pero simplemente no pude traerme a abrir esa bandeja de entrada de correo. Bueno, lo que queremos hacer es hacerlo para que nunca sientas que no puedes traerte a abrir tu bandeja de entrada de correo. Debería ser fácil. Debería estar bastante limpio casi todo el tiempo. Entonces, una regla por la que trato de vivir y creo que es muy útil para que vivas por ella también lo es, no toques un mensaje a menos que pretendas hacer algo con él. Por hacer algo con él, o bien quiero decir responderlo o convertirlo en una tarea, o archivarlo para más adelante, o eliminarlo. No lo abras, lo leas casualmente, y te digo que voy a volver a eso. Es así como sacas esa bandeja de entrada llena de un montón de lecturas no leídas, manojo de lecturas pero mucho estrés. Está bien. Entonces, cuando se trata de procesar correo electrónico, tienes varias opciones diferentes aquí. Uno de los que mencioné antes fue el archivo. Creo que cualquier cosa que no necesites mantener como spam, boletines, eso debería ser borrado. De hecho, se debe eliminar, y también potencialmente debería filtrarse o darse de baja si se trata de un boletín que no te importa. Pero si es algo a lo que es posible que necesites acceder en el futuro, entonces vas a querer archivarlo. Con Gmail, obtienes 15 gigabytes de espacio libre lo cual es suficiente para casi todos los correos que vas a recibir a partir de ahora hasta que tengas 100 años. Entonces, no te sientas mal por archivar correos electrónicos, realmente no ocupan mucho espacio. Quieres asegurarte de tener acceso a la información dentro de ellos por si acaso la necesitas. Está bien. Entonces, el siguiente concepto del que vamos a hablar y el que creo que he estado llevando es algo que se llama inbox cero. Esto es algo que definitivamente no inventé. A mucha productividad a la gente le encanta hablar de inbox cero. Básicamente, la idea aquí es que cuando ingresas al correo electrónico de proceso, debes tener una acción para cada uno. Entonces, primer paso, cuando entras a tu correo electrónico, no debería ser mientras estás en el elevador esperando para levantarte a tu oficina y solo tienes 30 segundos. Debería haber como una hora específica del día en la que te sientas y te dices deliberadamente que ahora estoy procesando correo electrónico. No es por esperar en la cabina, no es por el elevador, no es por solo ir al azar, deberías estar viviendo tu vida en esos momentos. Entonces, si has hecho eso, y has configurado deliberadamente un periodo de tiempo decente para procesar tu correo electrónico, deberías poder tomar alguna forma de acción sobre todo en tu bandeja de entrada. Si haces esto regularmente, no deberías tener demasiado en tu bandeja de entrada para empezar. Ahora, un último consejo con el que quiero dejarte aquí y esto es más un consejo en cómo te conduces en las respuestas que en el procesamiento del correo electrónico en sí. Pero cuando estés solicitando a un correo electrónico, intenta anticipar las preguntas de seguimiento que la otra persona podría hacer. Entonces, por ejemplo, si alguien te envía un correo electrónico y te están diciendo: “Oye quiero armar una reunión, ¿tienes tiempo disponible esta semana?” Se podría decir, sí. Pero si todo lo que dices es sí, entonces solo estás creando un montón de trabajo para ellos, porque ahora tienen que decir: “Está bien. ¿ En qué días estás disponible? ¿ Qué horarios tienes disponible?” Esto podría engendrar una cadena de correo electrónico de una milla de largo. Entonces, en cambio, anticipa lo que puedan pedir en base a tus respuestas originales. Se podría decir: “Sí. Estoy disponible el lunes de 10 a cuatro de la tarde y estoy disponible el jueves, de las ocho a una de la tarde Pero puedes ir más allá que eso, ¿y si sugieras tú mismo la hora de la reunión? Entonces, di “estoy disponible en estos tiempos”. Por defecto, voy a sugerir el lunes a la una de la tarde pero otras veces funcionan para mí dentro de esas ventanas también. Ahora, le has dado a la otra persona la capacidad de configurar esa reunión con solo una respuesta final, o sí, tu tiempo sugerido funciona, o eso no funciona para mí, hagámoslo el jueves a las ocho de la mañana, dijiste que tenías que disponible. Entonces ya terminas, ese hilo está hecho, la reunión está en tu calendario, y puedes ir a hacer lo que quieras. Ahora, he ido adelante y he configurado una nueva cuenta de correo electrónico, reenvié en mí mismo un montón de mensajes para darte un ejemplo aquí. Lo primero que vas a notar aquí es que estoy usando Gmail. Entonces, como ya hablé antes en el curso, recomiendo Google Calendar como tu calendario y eso es porque se sincroniza tan bien con Gmail, y ambos son gratuitos. Pero de nuevo, podrías usar cualquier sistema de correo electrónico que desees. De hecho, en realidad ejecuto mi Gmail a través de una aplicación llamada Front porque estoy gestionando un equipo, y eso en realidad permite a mis compañeros contestar correos electrónicos por mí, y pueden tener conversaciones conmigo para preguntarme cómo manejar ciertas cosas. Pero si eres una persona en solitario, no necesitas algo así, Gmail es perfectamente adecuado y de hecho muy poderoso. Entonces, aquí hay un ejemplo de correo electrónico aquí. Esto es algo que voy a archivar, pero me di cuenta de que se trata de alguien poniéndome mano porque creo que me quieren entrevistar para un documental político, excepto que no quieren entrevistarme, quieren entrevistar a la otro Thomas Frank que es famoso por escribir libros políticos, y por lo general la gente se confunde. Trato de ser amable y trato de responderles y decirles : “Oye, es para el otro Thomas Frank”. Entonces de nuevo, tócalo solo una vez y luego sacarlo de tu bandeja de entrada. Entonces, éste a quien podría responder muy fácilmente, pero digamos que no quiero. Lo que quiero compartir contigo aquí es algo llamado la lista de tareas pendientes para la extensión de Gmail. Entonces, si estás usando lista de tareas pendientes, esta es en realidad una característica muy agradable porque puedes agregarla a Google Chrome lo cual voy a hacer ahora. Entonces, si presiono este botón aquí arriba el cual se agrega a mi interfaz de Gmail, soy capaz de agregar este correo como tarea a la lista de Tareas pendientes. Esta ventana es básicamente sólo una mini versión de lista To-Do. Entonces, es más o menos característica completa a la hora de agregar tu tarea. Ahora, va a agarrar la línea de asunto del correo electrónico, y ese va a ser el nombre predeterminado de la tarea, pero esto no es muy descriptivo. Cuando estoy agregando tareas a mi sistema de gestión de tareas, quiero ser descriptivo, y quiero ser deliberado sobre anotar la acción que necesito tomar. Entonces, voy a seguir adelante y simplemente renombrar esto para responder a Greg sobre Thomas Frank mix up, y lo pondremos para mañana. Podemos usar ese procesamiento de lenguaje natural para fácilmente simplemente poner mañana allí en lugar de ir por aquí y hacer clic y muchas de las cosas agregan tarea. Ahora, está ahí en mi lista de cosas que hacer, y ahora puedo archivar fácilmente esto si quiero, y nos hemos encargado de esa. Ahora bien, si quiero volver más tarde y terminar esa tarea, todo lo que tengo que buscar es a Greg, ahí está y puedo responderle muy fácilmente, pero lo he sacado de mi bandeja de entrada la primera vez que lo toqué. Entonces, lo siguiente de lo que quiero hablar es de etiquetar. Cuando estaba en la universidad, pensé que era crucial etiquetar cada mensaje. Pero sobre todo si estás usando Gmail, esto realmente no es tan necesario porque Gmail tiene Google Search integrado en él. Entonces, el buscador es bastante jodidamente poderoso y vas a poder encontrar casi cualquier cosa que hayas archivado, y creo que etiquetar todo es una pérdida de tiempo. Dicho esto, sí creo que las etiquetas son útiles para ciertas instancias como ésta. Tengo una factura aquí de alguien que trabaja para mí. Esto es algo a lo que quiero darle una etiqueta porque quiero tener una bonita carpeta organizada de cada factura y recibo que recibí para mi negocio, si acaso alguna vez necesito referirme a todo como grupo en el futuro. Entonces, voy a revisar esto y le voy a dar una etiqueta. Todavía no tenemos etiquetas que no sean las predeterminadas, voy a ir a crear una nueva, sólo voy a llamarla recibos, y ahora tengo recibos aquí. Si voy bajo recibos, puedo ver ese correo ahí. Eso es bastante útil para ciertas colecciones de correos electrónicos a los que quizá quieras tener acceso en el futuro como grupo, pero de nuevo no lo hagas por cada correo electrónico porque la búsqueda suele ser lo suficientemente buena. lo otro de lo que quiero hablar es de crear filtros. Entonces, a veces puedes recibir correos electrónicos que tengan una sensación muy similar a ellos o información similar, y quizá quieras configurar una regla automatizada que hará algo con esos correos cada vez. Entonces, por ejemplo, tenemos un recibo aquí de Grace Street. Este es un restaurante al que fui en un viaje de negocios, así que quiero asegurarme de que esto consiga la etiqueta de recibo. Ahora, podría darle la etiqueta de recibo, pero y si voy de nuevo a este restaurante. Es en la ciudad de Nueva York, voy mucho a Nueva York por negocios. Esto puede entrar en mi bandeja de entrada en el futuro, y voy a tener que repetir esta acción, y no quiero hacer eso. Entonces, lo que voy a hacer es agarrar esta línea de asunto o podría agarrar la dirección de correo electrónico de quién es, o cualquier tipo de información que creo que va a ser relevante y repetida, y puedo ir y golpear mensajes de filtro como estos. Entonces, voy a quitar el de, y lo que voy a hacer es sólo que el tema sea este. Yo lo voy a buscar, tenemos eso, cool. Entonces, podemos ver que la búsqueda funciona, así que ahora voy a seguir adelante y asegurarme de crear ese filtro. Entonces, peguemos ese tema ahí, creemos filtro. Yo quiero aplicar siempre el recibo de etiqueta, y ni siquiera necesito verlo. Entonces, también voy a omitir automáticamente la bandeja de entrada y archivarla, crear ese filtro. Ahora, en cualquier momento llegue un mensaje así en el futuro, no lo volveré a ver, pero puedo estar seguro de que va a estar en mi bandeja de entrada para poder referirme más adelante si es necesario. Entonces, cuando se trata de acciones específicas para esta parte del curso, creo que ya tienes una dirección de correo electrónico. Entonces, en realidad, solo comienza a crear algunas etiquetas inteligentes para cosas que no se buscan fácilmente o cosas que quieres tener bien agrupadas juntas si necesitas mirarlas como un grupo. Más allá de eso, trabaje en bajar a la bandeja de entrada cero y permanecer ahí. Recuerda, solo toca cada correo una vez. Crear una tarea fuera de ella, eliminarla, filtrarla, archivarla o responderla. Entonces, ahora que hemos hablado de cómo optimizar tu email, vamos a pasar a la siguiente parte del curso que es algo que me gusta llamar Quick Capture. 8. Usar captura rápida: En este punto, ahora está configurado el esqueleto de tu sistema de productividad, y podrías ostensiblemente empezar a usarlo y básicamente terminar el curso aquí. Pero, quiero que te quedes por un par de videos más, porque tenemos un par de metahabilidades que creo que son importantes para dominar si quieres seguir usando tu sistema de productividad de manera eficiente a largo plazo. El primer concepto del que vamos a hablar aquí es algo que me gusta llamar Captura Rápida. Es la idea de reducir la fricción que implica introducir información en su sistema. Debido a que un sistema de productividad, con todas sus carpetas y árboles jerárquicos y etiquetas y proyectos, crea esta espada de doble filo. Una vez que la información está en ella, es muy fácil encontrar esa información, es muy fácil mantener las cosas organizadas y navegar por el sistema. Pero, eso hace que sea un dolor ingresar esa información en primer lugar. Si estás huyendo y un cliente te envía algo por correo electrónico y tienes que ponerlo en tu sistema, no quieres estar lidiando con el proceso de pasar por todas estas carpetas y encontrar el cuaderno exacto correcto o la etiqueta blanca exacta para aplicar. Entonces, la captura rápida es solo un conjunto de prácticas para en el momento, reduciendo esa fricción y luego regresando más tarde y tal vez procesando esa información un poco más allá y poniéndola realmente organizada cuando tienes más tiempo. Ahora bien, este es un concepto donde les puedo dar un par de ejemplos, pero lo que quiero hacer es retar a que empiece a pensar en otras formas en las que podría reducir la fricción que implica al meter información en su sistema con respecto a su sistema en particular y su trabajo en particular. Pero, el primer ejemplo que quiero mostrarles es un concepto al que me gusta llamar la Nota Diaria. Esta es básicamente la idea de tener una nota en tu sistema de toma de notas donde registras todos los eventos del día, básicamente todo lo que sucede. De esa forma, puedes abrir Evernote o cualquier aplicación que estés usando directamente a ella. Me gusta poner notas diarias justo en la bandeja de entrada porque la bandeja de entrada es el cuaderno predeterminado en Evernote. Entonces, podría escribir cosas y podría ser literalmente cualquier cosa. Podría estar haciendo listas de balas con un montón de personajes aleatorios ahí dentro. Podría estar haciendo básicamente lo que quiera y podría haber todo tipo de diferentes notas dispares y diferentes tipos de información dispares dentro de esa nota diaria. El clave es, cuando terminas el día, lo terminas tomando cinco minutos para simplemente copiar todas las cosas de esa nota y ponerlo a donde se supone que debe ir. Esto no es algo que tengas que hacer, pero me pareció útil en momentos en que estoy realmente estresado, tal vez cuando estoy viajando y realmente simplemente no quiero tomarme el tiempo para navegar todas mis carpetas y cuadernos porque estoy en taxi o en un avión o caminando por la calle tratando de meter cosas en mi sistema. Otra aplicación de este concepto es encontrar formas de escanear documentos físicos en tu sistema digital más rápido. Ahora, si estás usando Evernote como yo, hay una herramienta de escaneo digital justo dentro de la app. Pero me gusta usar una app llamada Scanbot un poco más. El motivo por el que uso Scanbot es que puedes definir un cuaderno predeterminado al que van a ir todos los escaneos. lo personal, solo uso Scanbot para recibos de negocios. Entonces, puedo escanear fácilmente un documento, y de hecho, la aplicación realmente encontrará los contornos del documento y tomará la foto automáticamente. Una vez que golpee “Ok”, le va a mandar ese recibo a Evernote y nunca había tenido que hacer nada y es súper rápido y súper automatizado. Solo para darte un ejemplo divertido más, en casa, tengo un Amazon Echo y como resulta, Amazon Echo tiene una función de lista de tareas pendientes justo dentro de su aplicación. Pero, también puedes enganchar eso hasta varios servicios de tareas pendientes externos incluyendo lista de tareas pendientes. Entonces, mi novia y yo tenemos una lista compartida en listas de tareas llamadas nuestra lista de compras. Tenemos esa lista vinculada a nuestra app de eco, lo que básicamente significa que cuando estamos en la cocina y nos quedamos sin algo así como nos hemos quedado sin huevos o algo así, podemos decirle al eco hey poner esto en mi lista de compras y no sólo es eso va a ir al eco shopping dentro de esa app, también va a ir a nuestra lista de tareas que se comparte, lo que significa que cualquiera de nosotros va a la tienda, ambos somos capaces de abrir esa app, ver qué hay en la lista, revisar las cosas, siempre estamos sincronizados. Sólo por diversión extra, voy a compartir un último consejo aquí. Tengo muchas ideas en la ducha y es un poco difícil apuntar esas ideas en la ducha y supongo que tal vez podrías gritar a siri si puedes gritar tu teléfono lo suficientemente fuerte. Pero, también venden estos cuadernos de ducha impermeables que solo ventosa a la pared de tu ducha y en más de una ocasión, he tenido una idea o tal vez todo el guión o esquema para un video aparece en mi cabeza mientras estoy en la ducha, y yo frenéticamente garabateé ese contorno debajo del cuaderno de ducha. Entonces, me ha salvado más de una vez, y es bastante barato. fin, en cuanto a pasos de acción para este video, hay toda una tonelada. Número uno, empieza a pensar en formas en las que puedes eliminar pasos y los procesos por los que pasas para meter cosas en tu sistema de productividad y tal vez empieces a experimentar con apps como Scanbot también. Ahora, que tienes esas ideas pateando en la cabeza, vamos a pasar al concepto final en este curso que es la idea del día de revisión. 9. Programa un día de revisión: Está bien. Hemos llegado al concepto final que quiero compartir con ustedes en este curso, que es la idea de hacer un día de revisión. Esto es esencialmente tomar un día a la semana, o tal vez una vez al mes si lo desea, para restablecer su sistema a su estado previsto, manera que de esa manera usted está confiando al 100 por ciento y realmente lo está usando. Como se mencionó bastantes veces durante este curso, ahora todos los sistemas de productividad tienden a caer víctimas de lo que me gusta llamar entropía o caos. Tienes tareas que nunca comprobaste, o tienes cosas sentadas en tu acceso rápido a las que ya no necesitas acceder, tienes todos los no documentos que están en los lugares equivocados. Un día de revisión básicamente mantiene a raya la hidra. Evita que esa entropía se vuelva demasiado loca para que así en realidad sigas usando tu sistema de productividad a largo plazo. De verdad, no tiene por qué tardar tanto. Ahora, recomiendo hacer un día de revisión el domingo. Esto te da la capacidad de, número uno, restablecer tu sistema de productividad a su estado previsto, pero también mirar la próxima semana y ver lo que viene por delante. Es un buen día de planificación y un buen día de planificación también es un buen día de revisión. Entonces, en cuanto a cosas que quizá quieras hacer realmente el día de revisión, número uno, quizá quieras mirar tu sistema de gestión de tareas y ver si hay algo ahí dentro que no se revisen o que necesite actualizarse. Entonces, por ejemplo, tengo una tarea atrasada para llevar la Flor Azul a la cima de la Montaña, al templo allá arriba. Yo sí hice eso pero estaba tan agotado después de hacer eso y encontrar a Ross cómo Google y todos los ninjas, no lo revisé en mi lista de gestión de tareas. Entonces solo voy a seguir adelante y comprobarlo y ahora todo está de vuelta a cómo debería ser, o por otro ejemplo, en mi rápido acceso, tengo esa carpeta MIS 435 pero ese proyecto en realidad está hecho y no quiero ese acceso rápido para ser agrupado por un montón de carpetas. Realmente no necesito estar usando eso a menudo, así que voy a seguir adelante y quitar eso también. Entonces, volviendo a mi sistema de gestión de tareas que tal vez en realidad tengo listas que no necesito del todo. Entonces voy a seguir adelante y mirar por todas mis listas aquí, y me di cuenta, ¿sabes qué? En realidad ya fui a Iowa. Entonces, esta lista de viajes de Iowa, en realidad ya no necesito eso. Voy a seguir adelante y borrar eso. Básicamente quieres mirar a través de tu sistema de gestión de tareas, tu calendario tal vez en menor grado, tu sistema de toma de notas, y tu sistema de administración de archivos, y solo asegúrate de que me estoy apegando a mi estructura organizacional? ¿ He añadido las etiquetas que hay que agregar a todo? ¿ He comprobado todas las tareas que realmente se realizan o las he actualizado si tienen nueva información en fechas de vencimiento? Después de haber practicado hacer esto por unas semanas, va a convertir básicamente automático y al usar este proceso regularmente, vas a asegurarte de que tu sistema de productividad siga siendo una representación externa casi uno-a-uno de tu mente, para que así tu mente pueda confiar en él. En cuanto a pasos de acción para este video, realmente lo único que te pediría que hagas es, poner algo en tu calendario posiblemente para domingos pero realmente podría ser cualquier día de la semana que quieras revisar tu sistema. Asegúrate de que todo sea la forma en que debería ser. Ahora bien, si estás haciendo esto cada semana, realmente no va a tomar mucho tiempo, pero la vida es imperfecta, somos imperfectos, pasan cosas, e inevitablemente van a haber momentos en los que no has revisado tu sistema para unas semanas o posiblemente unos meses. En esos casos, me gusta enmarcarlo como, no hacer un día de revisión, sino hacer un reinicio, y tal vez hacer un reinicio toma la mejor parte de un día porque hay que pasar por todo un montón de cosas que están llenas de entropía. Eso no es muy divertido, pero recuerda, una vez que lo tengas retrocedido a la forma en que se pretende que sea, va a eliminar el estrés de tu vida a diario en el futuro. Entonces, si sucede que te caes del caballo por un rato, si las cosas se ensucian, solo agita los dientes y haz ese reinicio porque va a ser súper beneficioso en el futuro. 10. Reflexiones finales: Bueno, eso es todo. Has llegado al final del curso. Ahora hemos pasado por cada paso del proceso involucrado en la construcción de tu sistema de productividad y superamos esas dos metahabilidades muy importantes en la captura rápida y el día de revisión. Con lo que quiero dejarte ahora es algo que le digo a la gente cuando se trata de cualquier tipo de implementación sobre productividad, sobre sistemas, sobre realmente cualquier cosa, y eso es en todas las cosas empezar poco. Si te sientes abrumado por el hecho de que aquí básicamente hay siete u ocho elementos de acción diferentes, empieza con uno. De hecho, hay una muy buena razón por la que empecé el curso con el video de gestión de tareas, y eso es porque puedes ir, inscribirte en tu sistema de gestión de tareas de elección, y luego simplemente hacer una lista de todos los demás elementos de acción a hacer posiblemente más adelante, tal vez uno o día, para los próximos siete días. De esa manera, estás manteniendo las cosas ligeras y realizables. Más allá de eso, solo quiero darte las gracias por tomar este curso y quedarte conmigo hasta el final, y ojalá realmente te ayude a construir ese fuerte sistema de productividad bien organizado. Si lo desea, puede ir a tomar capturas de pantalla de ciertos elementos de su sistema, de los que está particularmente orgulloso y compartirlos hasta la sección de proyectos a continuación, y bajar también al foro de discusión. Si tienes preguntas, definitivamente hazlas. Si tienes consejos para mí o consejos para otras personas que toman este curso, y cómo pueden mejorar sus propios sistemas, tal vez tengas una idea en la que no pensé, compartirlo a continuación, y ayudar a las personas a mejorar la forma en que procesan sus vidas. Gracias de nuevo por mirar, y ahora me voy a ir.