Cómo superar la locura de las reuniones

1. Conde la introducción de la Madness: Hola, soy Stephanie Smith con Carpenter Smith Consulting. Estoy aquí para enseñarte sobre conquistar, conocer la locura. Hemos tenido tantos clientes, digamos “No puedo hacer mi trabajo porque todo mi tiempo se pasa en reuniones inútiles”. ¿ Eso suena familiar? Se supone que las reuniones son un medio para el éxito, pero la mayoría de las personas en organizaciones y en otros lugares describen las reuniones como un chupón de tiempo que realmente les impide hacer su trabajo. Las reuniones son importantes. Facilitan la discusión, permiten compartir información, ofrecen una oportunidad para inspirar pasión y compromiso, y crean espacio para la visión y la planificación compartidas. También abren tiempo para la risa, construyendo historia, y creando un sentido de 'nosotros' y apoyando a la gente para que se alejen alineados detrás de una meta. Ahora en esta serie de videos, Conquering Meeting Madness, estaré cubriendo cuatro pasos clave a tomar que te ayudarán a asegurarte de que estás en las reuniones correctas y que esas reuniones en las que estás sean lo más dinámicas y productivas posible. En los próximos cuatro videos, te guiaré por el número 1, evaluando la necesidad. Para ayudar a la gente a descubrir cómo dejar de conocer la locura, hemos identificado los tres aspectos más importantes del desarrollo de reuniones. Deberá determinar el motivo correcto de la reunión, en el momento adecuado, para la reunión con las personas adecuadas en la reunión. Número 2, creando una agenda ganadora. Crear una agenda es fundamental para crear reuniones exitosas porque puede enfocar intencionalmente los esfuerzos del grupo. Número 3, roles clave y reglas. Asignar roles clave y establecer algunas reglas de base acordadas pueden ser tan útiles para crear reuniones que funcionen bien. Número 4, cuando las reuniones descarrilan. Hay una variedad de formas en que las reuniones descarrilan. Los participantes se atascan en un surco y no pueden seguir adelante, las emociones estallan e interrumpen el progreso. Cuando esto sucede, hay algunas cosas que puedes hacer que te pueden ayudar a volver a encarrilarte con bastante rapidez. Cuanto más eficientes sean sus reuniones, más comprometidos y colaborativos serán los participantes. Todo el mundo odia perder el tiempo. Usar su tiempo sabiamente no solo es inteligente, también es una estrategia clave de liderazgo. Ya sea que seas un gerente o un colaborador individual, estás conociendo habilidades pueden hacer o romper tu éxito. No te dejes atrapar en el encuentro de la locura. Acompáñame en este corto, pero a la clase puntual que te hablaremos a través los cuatro pasos clave para dirigir una reunión exitosa. Te veré en el siguiente video. 2. Evaluar la necesidad: Hola, soy Stephanie Smith, y esta es Evaluando la Necesidad. Como consultores, escuchamos muchas quejas sobre reuniones. Escuchamos que hay demasiados, comen la mayor parte de la semana laboral y la mayoría son ineficaces. Desde nuestra perspectiva, la única razón para conseguir de tres a cinco, o incluso de 10 o más personas en una habitación es para que cuando se vayan, sean capaces de ser más efectivos. Se van con información que crea confianza. Dejan sentir que han influido en decisiones que son importantes. Se van habiendo resuelto los temas que estaban en el camino, y se van listos para crear mayor éxito. Para ayudar a la gente a descubrir cómo dejar de conocer la locura, hemos identificado los tres aspectos más importantes del desarrollo de reuniones. Debe determinar la razón correcta, en el momento adecuado, con las personas adecuadas. En primer lugar, veamos la razón correcta. El motivo correcto significa que tienes una razón para reunirte. A veces es planear algo, otras veces es tomar una decisión, y aún así, otras veces la razón puede ser para apoyar la cultura de la organización. El motivo correcto significa que existe un propósito claro y comprensible para unir a las personas para que trabajen de manera colaborativa. El propósito podría ser táctico, como en, necesitamos revisar la primera ronda de gráficos o podría ser estratégico. Tenemos que determinar el tono para la próxima campaña. Pero en cualquier caso, el propósito es claro para los participantes y probablemente sabrán prepararse para esa reunión. Para probar si tienes una buena razón correcta, los asistentes deben poder contestar la pregunta de por qué. Deberían poder decir, necesitamos reunirnos para llenar el espacio en blanco. Desafortunadamente, demasiadas personas aún pasan horas en reuniones que son retenciones de días pasados. Si estás en una reunión que no tiene un propósito claro, podría ser útil indagar un poco en ella y entender el por qué de la reunión. Si tienes el control de las reuniones a las que asistes, entonces podría ser buena idea hacer un poco de clasificación y selección de reuniones. En primer lugar, anote las reuniones de las que típicamente eres parte. Entonces para cada uno de ellos, piensen en cuál es el propósito de esta reunión. Si no puedes definir el propósito, tal vez quieras repensar la reunión y o bien darle un propósito o deshacerte de ella. Si no tienes el control de las reuniones, también está bien consultar con tu gerente o con el plomo de la reunión para entender el propósito de la reunión y determinar si tu participación es apropiada. Por supuesto, quieres hacer esto respetuosamente y con sentido de liderazgo personal sobre el trabajo que podrías estar realizando si no estuvieras en tantas reuniones. Ahora, hablemos del momento adecuado. Tanto si eres líder de equipo como si eres dueño de un pequeño negocio, podrías pensar que debes reunirte con frecuencia para mostrar progreso, y a veces eso puede contraatacar. reuniones que están mal programadas a menudo se sienten como reunirse por el bien de la reunión. Vuelve a tu lista de reuniones y piensa en el momento de las reuniones. ¿ Son relevantes para las actividades cotidianas? Si te estás reuniendo sobre algo que está demasiado lejos en el futuro, podría ser prematuro conocerlo hoy. O puede que decida que puede ser imperativo reunirse hoy al respecto porque es necesario sentar las bases. Es necesario realizar la convocatoria con base en el propósito de la reunión. El momento adecuado es también acerca de la duración de la reunión. Ahora, la mayoría de nosotros probablemente podamos recortar el tiempo de cada reunión en la que estamos al menos por 30 minutos sin ningún problema real. Nosotros los humanos tenemos este problema de llenar el tiempo que nos asignan, lo necesitemos o no. Asegúrate de que tus reuniones sean tan largas como necesiten ser y si son más de una hora, deberías considerar recortarlas a una hora o menos. Por último, quiero hablar de las personas adecuadas. Buenas reuniones tienen a las personas adecuadas en la sala que necesitan estar en la sala, nadie más. Demasiadas veces vemos que hay demasiadas personas son traídas a una habitación cuando la mayoría de ellas no tienen nada que aportar. Nuevamente, vuelve a la lista de reuniones que estás creando y asegúrate de saber quién necesita ser parte de la conversación. Para tomar esa decisión, probablemente sea mejor y más útil si nos fijamos en el propósito de la reunión. Si estás hablando de ventas, podría ser muy importante tener al equipo de ventas ahí, pero podría tener más sentido tener al equipo de marketing ahí. Como puedes ver, un tema podría significar que necesitas diferentes jugadores. Por lo que determinar el propósito del tema realmente te ayudará a decidir a quién incluir. Se deben realizar reuniones cuando hay algo que comunicar y que algo se comunique mejor cuando todo el que está en la sala necesita estar ahí por lo tanto, tiene la gente adecuada. Si un participante importante no puede realizar la reunión, entonces suele ser mejor posponer la reunión. De lo contrario, las personas llenarán el tiempo con información que podría cambiar todo cuando las personas adecuadas estén en la habitación. Ahora nota rápida, cambian las necesidades de las organizaciones y proyectos. Por lo tanto, es muy importante reevaluar la necesidad sus reuniones y el éxito de su estructura cada seis a 12 meses. Las cosas pueden cambiar drásticamente en esa cantidad de tiempo y es importante que no te ocupes horas de tiempo de la gente si ya no existe la necesidad. Esto también te dará la oportunidad de considerar si hay una reunión que necesita suceder que no está programada actualmente. Las reuniones son importantes. Facilitan la discusión, te permiten compartir información, ofrecen una oportunidad para inspirar pasión y compromiso, y crean espacio para la visión y la planificación compartidas. También abren el tiempo para la risa, construyendo historia, y creando un sentido de nosotros, y apoyando a la gente para que se aleje alineado detrás de un objetivo. algún tiempo revisando las reuniones que actualmente tiene en su horario y vea lo bien que encajan con el concepto de la razón correcta, el momento adecuado, con las personas adecuadas. Te veré en el próximo video donde estaremos hablando crear una agenda ganadora para tus reuniones. 3. Crear una agenda Creating: Hola, soy Stephanie Smith, y esto es crear una agenda ganadora. Ninguna discusión de las reuniones estaría completa sin revisar la importancia de crear y utilizar una agenda. Una agenda es a una reunión como nuestro esqueleto es a nuestro cuerpo, proporciona la estructura que permite que la reunión cobre vida con éxito. Ahora, la investigación sobre las reuniones ha demostrado que lo que sea que el grupo empiece a discutir primero es en lo que es probable que se centren más tiempo y energía, aunque ese algo esté completamente fuera de tema. Por lo tanto, crear una agenda es fundamental para crear reuniones exitosas porque puede enfocar intencionalmente los esfuerzos del grupo. Una agenda debe incluir secciones para, número 1, temas candentes, cosas que deben abordarse y responderse hoy. Número 2, esfuerzos en curso enmarcados como preguntas a responder. Estos incluyen un resumen de dónde se encuentran actualmente los esfuerzos y qué es necesario discutir para seguir avanzando en el movimiento. El cambio a un formato de pregunta puede ayudar drásticamente a enfocar la discusión. Piense en la diferencia entre estos dos temas, declaraciones, personal y ¿cómo incrementamos la retención en ingeniería? El interrogante enfoca la discusión e identifica la solución que se necesita. Número 3, estacionamiento. Este es un gran espacio para poner ideas o temas que surjan en la reunión que no estén en la agenda. Al considerar usar el estacionamiento para una reunión, puede ser útil aconsejar de frente a los asistentes a la reunión que lo van a estar haciendo. Por ejemplo, se puede decir algo así como, tenemos una cantidad de tiempo establecida para esta reunión y mi objetivo es asegurarnos de que nos apegemos a la agenda. Si siento que te vas fuera de tema, agregaré tus comentarios al estacionamiento para que lo revisen en otro momento. Número 4, ideas e innovaciones. Es momento de considerar las ideas que están surgiendo a medida que se despliega el trabajo e identificar si y cómo se abordarán en el futuro. Esto es más que un estacionamiento. Cuando agregas este enfoque a una reunión, creas compromisos acordados para dar seguimiento en un marco de tiempo específico aunque eso sea de 6-12 meses, o no hagas nada, si eso realmente tiene sentido. Dentro de cada tema, también quieres tener un par de cosas. Número 1, meta y proceso. Es importante de frente identificar qué temas están en la agenda para brindar información que necesita discusión y exploración y cuáles necesitan una decisión. También es poderosamente útil nombrar el proceso que se utilizará para obtener esos resultados. Número 2, tenga en cuenta los acuerdos y los rubros de acción. Cada reunión, cada vez. Es increíble el número de veces que los equipos tienen grandes discusiones, toman decisiones reflexivas y planean acciones para avanzar y, sin embargo no encuentran la manera de rastrear y utilizar su éxito. Es importante captar el pensamiento a medida que se despliega para que la gente salga de la reunión con un plan de acción claro para avanzar. Crear reuniones exitosas lleva tiempo y preparación por delante, pero hay tremendo beneficio para ti y tu equipo cuando lo haces. Cuando las reuniones van bien, cada individuo se va sintiendo que ha sido tiempo bien gastado y que tienen lo que necesitan para avanzar eficazmente en sus trabajos. Tómate un tiempo para comprometerte a crear agendas útiles y relevantes que saquen lo mejor que tu equipo tiene para ofrecer. Te veré en el próximo video donde cubriremos los papeles y reglas clave para derrotar al encuentro de la locura. 4. Roles y reglas clave: Hola, soy Stephanie Smith, y esto son papeles y reglas clave. Asignar algunos roles clave a una reunión es una gran manera de involucrar a otros en el equipo y de mantener las cosas funcionando sin problemas y según lo programado. Tenemos cuatro roles clave para que te ayuden a llevar a cabo una reunión efectiva para que tu equipo se mantenga comprometido, tus reuniones se mantengan en el camino y la gente conozca los siguientes pasos. En primer lugar, tenemos al líder. Esta persona dirige la reunión y asume la responsabilidad del contenido entregado. El dirigente podrá abandonar toda la reunión o pedir a otros que dirijan una parte o la totalidad de la reunión. Esta puede o no ser la persona de más alto rango en la reunión. El líder también suele ser el responsable de fijar las expectativas y el orden del día de la reunión. Una de las mayores pérdidas de tiempo es reunir a personas que no han tenido oportunidad de prepararse para una discusión. Tomar tiempo fuera de la reunión para poner al día a la gente debe utilizarse únicamente para emergencias. Un uso mucho mejor del tiempo de las personas es que cada individuo lea con antelación materiales, resúmenes y análisis en preparación para la reunión. Siguiente es el tomador de notas. Esta persona toma notas durante la reunión y es responsable de enviarlas al equipo después de la reunión, y a menudo es responsable de mantener todos los archivos en una ubicación compartida. Asegúrese de que el tomador de notas sepa que él o ella debe hablar si se ha perdido una pieza clave de información o necesita una aclaración sobre algo. Después está el pastores. Esta persona se asegura de mantener la discusión dentro de un tema sobre tema. Puede ser realmente difícil intentar llevar a cabo una reunión exitosa cuando la gente se desvía. Tener a alguien con el papel de pastores hace que sea un poco más fácil llamar cuando la gente se desvía o empieza a bajar por un hoyo de conejo. Una forma de evitar estos agujeros de conejo es crear un estacionamiento. Donde los puntos que no están en el orden del día pueden ser capturados y discutidos posteriormente. Por último, está el cronometrador. Esta persona se asegura de que cada sección de la agenda se mantenga dentro de su tiempo asignado y está dispuesta a hablar y alertar al grupo cuando necesite volver a previsto o cuando se estén acercando al final de la reunión. Especialmente, si no han cubierto los temas candentes. Hay un papel adicional que a menudo se agrega a equipos más grandes o equipos ejecutivos, y ese es el papel del facilitador. Ahora el facilitador se encarga del proceso general de la reunión y de mantener las cosas en movimiento, lo que permite al líder participar plenamente en la reunión. Ahora esta persona no suele estar involucrada en el contenido de la reunión. Su trabajo es mantener a los integrantes del equipo en diálogo y enfocados en crear éxito. Ahora además de asignar algunos roles clave para la reunión, nos pareció realmente útil colaborar en unas cuantas reglas compartidas al inicio de cada reunión. Repasemos esas reglas. En primer lugar, todos están plenamente presentes. Literalmente, todo el mundo guarda teléfonos celulares, laptops, tabletas etc. La única excepción se hace para la persona que toma notas. Segundo, todos acceden a permanecer en el tema. Si alguien empieza a bajar por un hoyo de conejo o apagado y en una elaborada tangente, todos acceden a reenfocarse en el tema en cuestión y a agregar el nuevo tema a la siguiente agenda o a reunirse al respecto fuera de línea. Recuerda, aquí es donde el rol de pastores viene muy útil. En tercer lugar, todos honran los roles asignados. Tener roles es inútil a menos que la gente esté dispuesta a acatar la autoridad dada cada uno de estos roles. Por último, todos y cada idea se tratan con respeto, punto. Estas reglas son las que hemos visto más exitosas en las organizaciones. Pero eso no significa que no tengas reglas que se ajusten a tus necesidades particulares. Por ejemplo, una organización con la que trabajamos tenía una regla de que cualquiera que llegara tarde a la reunión tenía que comprar bocadillos para la siguiente reunión. Bueno, no hace falta decir que muy pocas personas llegaron tarde a las reuniones. Asignar roles y establecer algunas reglas básicas convenidas puede ser tan útil para crear una reunión que funcione bien. Pero, ¿qué pasa cuando te encuentras con descarrilamientos? Al igual, realmente descarrila. En el siguiente video, cubriré algunos consejos útiles sobre qué hacer cuando tu reunión se descarrile. Nos vemos pronto. 5. Cuando se Meetings: Hola, soy Stephanie Smith, y en este video vamos a hablar de qué hacer cuando las reuniones se descarrilan. Ahora que tienes una pausa para reflexionar sobre las reuniones que estás teniendo, y has determinado que son las reuniones correctas, necesitas entonces considerar tu plan de acción para cuando tus reuniones se descarrilen, y lo harán. Hay una variedad de formas en que las reuniones descarrilan. Los participantes se quedan atrapados en un grupo y no pueden seguir adelante, las emociones estallan e interrumpen el progreso. La gente se siente frustrada por estar recreando la rueda en una decisión que ya se tomó, etc. Estamos seguros de que se puede pensar en una serie de veces donde la reunión se ha descarrilado. Cuando una reunión descarrila, hay algunas cosas que puedes hacer que con bastante rapidez te harán volver a encarrilar. En primer lugar, se puede reafirmar el motivo de la reunión. Por ejemplo, se podría decir, Recuerda, estamos hoy aquí para tomar una decisión sobre XYZ. Identificar el objetivo de la reunión puede realmente ser poderoso. Te puede ayudar a trasladar la discusión o preocupaciones que descarrilaron la reunión a otro foro que es específico de ese tema. Por lo general la gente está trayendo algo que ven como importante, y así capturarlo, como en un estacionamiento, Es una buena manera de que se sientan vistos y escuchados, pero te permite volver a tu reunión, recordar a la gente la agenda del día, y crear una lista de otros temas que deben ser cubiertos en otro lugar. Por ejemplo, podría decirse que los temas que está sugiriendo no parecen estar en nuestra agenda, me gustaría sugerir que hayamos capturado esos temas y encontrar un buen momento para conocerlos. Es importante que las personas que están presionando por discusiones que no pertenecen a esta reunión en particular sientan que su necesidad de foro para abordar el tema como respetado. Por lo que antes de que concluya la reunión para determinar dónde se abordarán esos temas. Si una mociones estallan, pausa, y luego pide a todos que se acerquen a la discusión con curiosidad y respeto. Por ejemplo, si las cosas se ponen tensas se podría decir, vale, sé que tenemos algunas opiniones fuertes y me gustaría que todos se tomaran un momento para hacer una pausa. Nuestro objetivo aquí es tener una buena conversación que sea informativa y los avances son comprensión del tema. Ahora quizá también quieras repetir la meta o la razón de la reunión aquí también. Las emociones no son problemáticas hasta que se utilizan para mantener a otros como rehenes de una idea o desenlace. Pausar suele ser una buena manera de dar a otras personas la oportunidad de estudiar sus emociones, un breve descanso también puede difundir una situación emocional. Es muy importante que como líder del encuentro, no permitas que nadie sea golpeado por otros integrantes del equipo. En realidad, si la tensión es demasiado alta, es mejor levantar la sesión y lidiar con esas altas emociones fuera de línea y volver a convocar la reunión en otro momento. Crear reuniones efectivas y volver a encarrilarlas cuando se descarrilan es una clave crítica para el éxito organizacional. Si tienes 10 personas en cuatro horas de reuniones cada semana, pasaste una semana laboral completa de tiempo en reuniones. Por lo tanto, definitivamente necesitan estar más lejos en su agenda. Bueno, gracias por mirar. Espero que hayas conseguido algunos buenos para llevar que puedas usar en tu próxima reunión. Por favor siéntete libre de contactarme en la sección de comentarios si tienes alguna pregunta o si quieres compartir un ejemplo de cómo has utilizado esta información para conquistar la locura del encuentro. Si quieres conocer las sesiones de coaching individuales, siéntete libre de enviarnos un correo electrónico a skillshare@carpentersmiths.com. Adiós ahora. 6. Reflexiones finales: Hola, soy Stephanie Smith. Estos son pensamientos finales sobre conocer la locura. Como mencionamos cuando empezamos por primera vez, gente de hoy está luchando por hacer su trabajo, porque todo su tiempo se gasta en reuniones inútiles. Se supone que las reuniones son un medio para el éxito, pero las reuniones se han convertido en un chupón de tiempo que en realidad impiden la gente avanza en su lista de cosas que hacer. Pero cuando se hacen correctamente, las reuniones son importantes y pueden hacer mucho para facilitar la discusión, compartir información, inspirar pasión y compromiso, y crear una visión y un plan compartidos. En esta serie de videos, cubrí los cuatro pasos clave a seguir para asegurarme de que estás en las reuniones correctas, y que esas reuniones sean lo más dinámicas, y productivas posible. Entonces como recordatorio rápido, en el primer video, cubrí evaluar qué reuniones se necesitan. Miramos la fórmula de reunión, la razón correcta, en el momento adecuado, con las personas adecuadas. En el segundo video, cubrí crear una agenda ganadora. Las agendas van mucho para enfocar los esfuerzos, y por ende el resultado de la reunión. En el tercer video, cubrí roles y reglas clave. Asignar roles clave, y establecer algunas reglas de terreno acordadas, crea una reunión que se ejecuta de manera mucho más eficiente. En el cuarto video, cubrí qué hacer cuando las reuniones descarrilan. descarrilarán las reuniones. Eso es solo un hecho de la vida y es importante que vuelvan a encarrilarlos en cuanto te des cuenta de que el grupo está lejos de la agenda prevista. Se cuenta con una asignación de proyecto para cada uno de los cuatro videos. Espero que concluya las tareas, y que las subas para que pueda ver cómo te va. Las investigaciones muestran que si ves un video, y luego completas un breve ejercicio, el aprendizaje del video en realidad se pega mejor. Recuerda, cuanto mejores sean tus reuniones, más comprometidos y colaborativos serán los participantes. Usar los tiempos de las personas sabiamente no solo es inteligente, también es una estrategia clave de liderazgo. Cuídate bien, y te veré pronto.