Série de comunicação de analista de negócios Parte 2

1. Introdução à comunicação parte 2: Oi, meu nome é Teresa Bennett, e sou sua instrutora para a Comunicação de Análise de Negócios. Curso da parte dois. Neste curso, você aprenderá por que é importante reconhecer a mensagem. Como se tornar um melhor ouvinte, articulando respostas e feedback. Como você pode usar o silêncio para avançar a conversa. A maneira certa de fazer perguntas, técnicas de facilitação que você pode usar durante as sessões de solicitação de requisitos e como se comunicar efetivamente com seu público. Vou passar pelo exercício de solicitação de requisitos para mostrar-lhe especificamente como implementar essas técnicas. Também lhe darei algumas dicas sobre como melhorar suas comunicações escritas. Obrigado por assistir, e te vejo no curso. 2. Aula 1 reconhecendo a mensagem: Ok, vamos dar uma olhada no reconhecimento da mensagem. Então isso é reconhecer as palavras que a outra pessoa está dizendo. Reconhecimento Teoh significa que o ouvinte dá sinais positivos, observáveis e frequentemente audíveis para o alto-falante de que ele está ouvindo entender e apreciar o que o alto-falante diz, reconhecendo que o alto-falante se comunica aceitação do orador como uma pessoa que vale a pena. Seus gestos, sinais verbais e não verbais, tudo em valor para a conversa. Repare que eu não disse isso. Indica a aceitação do que a pessoa está dizendo. Você não está concordando com eles, mas ao reconhecer o que eles estão dizendo, você está fazendo com que eles se sintam ouvidos. Vejamos algumas maneiras pelas quais você pode reconhecer a mensagem quando alguém está falando contato visual. Inclinando-se em expressões faciais agradáveis, acenando com a cabeça, gestos de mão, comentários verbais Usando o primeiro nome do alto-falante e parafraseando. Eu gostaria de dizer que você deve parar de multitarefa, olhar para a pessoa, responder verbalmente e não verbalmente escrever. Use sua linguagem corporal também. O aceno da cabeça seria parte da linguagem corporal. Eu acho que muitas vezes quando estamos em reuniões, especialmente em reuniões pessoais, as pessoas têm seus laptops abertos. Estão a olhar para os telemóveis. São multitarefas. Precisamos parar a multitarefa e prestar atenção. Preste atenção realmente ao que a outra pessoa está dizendo e deixe que eles saibam que estamos prestando atenção nisso. Ao reconhecer a mensagem que eu contatei sobre a qual falamos anteriormente no curso, você quer olhar para eles por alguns segundos. Desviar o olhar. Olhe para trás de novo. Você não quer olhar porque olhar pode deixar alguém desconfortável. Mas você quer ter contato visual inclinado novamente. Isso está se inclinando ligeiramente, não se inclinando e entrando em seu espaço pessoal. Expressões faciais agradáveis, certo? Não queremos ser espertos. Não queremos revirar os olhos. Você pode sorrir. Chamo-lhe a tua cara de repouso. Então, quando você pode não estar franzindo a testa e você pode não estar sorrindo e você está apenas ouvindo o que a outra pessoa diz, certifique-se de que você não está fazendo nenhum gesto facial que poderia ser interpretado como fazendo a outra pessoa sentir desvalorizado, certo, como rolar os olhos ou sorrir ou arrancar o nariz ou algo ao longo dessas linhas que fará com que a pessoa pense que você não está concordando com o que eles estão dizendo, então certifique-se de que seu rosto em repouso é realmente um rosto de descanso 3. Aula 2 como se tornar um escutador melhor: Tudo bem. Nesta seção do curso, vamos olhar para nos tornarmos um melhor ouvinte. Parte de se tornar um melhor ouvinte é provavelmente bastante óbvio. É ouvir mais e falar menos, mas há outras coisas que você pode fazer para ajudar a melhorar suas habilidades auditivas. Então, para ajudá-lo a ser um melhor ouvinte, você deve manter uma postura relaxada, mas alerta. Minimize o gesto de distração. Então, se você é uma pessoa que usa suas mãos muito na conversa ou vocês dois em um lápis ou você faz esse tipo de coisas, você quer minimizar seus próprios gestos para que você preste mais atenção e fique mais focado no que está sendo dito pela outra pessoa. Reconheça a mensagem certa, reconheça a pessoa usando acenos de cabeça, sorri coisas assim novamente, certifique-se de que você não é como falamos em um capítulo anterior. Certifique-se de que você não está sorrindo quando há aprovação sendo solicitada para algo, porque um sorriso durante esse momento pode indicar que você está dando aprovação. Enfrentar a pessoa diretamente em vez de do lado sempre que possível. Às vezes, quando você está em uma situação, você está em uma sala de conferências e você está sentado em torno de uma mesa que às vezes não é possível . Mas tente fazer isso onde você pode se inclinar ligeiramente para a pessoa em vez de sentar-se rigidamente ereto ou desleixado direito. Qualquer um desses não é bom. Mas novamente, não se incline muito longe para que você não acabe no espaço pessoal deles e os faça sentir como se estivesse sendo agressivo. A outra coisa que eu quero apontar aqui é se você realmente notou que você tem problemas tipo de prestar atenção e ficar no tópico quando outras pessoas estão falando, eu acho que eu já mencionei isso anteriormente no curso. Uma das coisas que você pode fazer para ajudar com isso é tomar notas enquanto a outra pessoa está falando, então você não pode. Então, é claro, ser capaz de fazer algumas dessas outras coisas porque você está olhando para o seu jornal. Mas você também quer ter certeza de que você está freqüentemente olhando para cima do seu artigo, fazendo contato visual com a pessoa, informando que você não está apenas sentado lá escrevendo coisas aleatoriamente. Você está tomando notas porque você está prestando atenção à conversa que está acontecendo naquele momento, 4. Aula 3 articulando respostas e feedback: tudo bem neste capítulo, vamos olhar para a resposta e feedback. Quer dizer, o que você diz para responder ao que outra pessoa disse? Resposta ou feedback refere-se às técnicas que você vai usar para confirmar compreensão da mensagem que alguém falou. O tipo certo de feedback pode melhorar significativamente o processo de comunicação, e o tipo errado pode parar uma conversa. O feedback frio assume muitas formas para um analista, os mais poderosos são parafrasear, espelhar questões abertas e declarações de empatia. Então vamos dar uma olhada em cada um desses. Parafrasear envolve reafirmar ao orador em suas próprias palavras o que você acredita ser a essência do que acaba de ser dito, ocasionalmente verificando sua interpretação com o orador, você pode realizar várias coisas. Primeiro, parafrasear demonstra que você está ativamente interessado no orador e no que eles estão dizendo. Em segundo lugar, você se protege contra quaisquer mal-entendidos graves, e por último, a qualidade da comunicação é aumentada porque você está mostrando ao orador quais informações estão recebendo um custo para você e o que não é. Então vamos olhar para técnicas de parafraseamento. Você pode usar declarações como então o quê? Eu ouvi Waas. Se eu entendi bem, precisamos ver se eu tenho isso. Procurem os alto-falantes. Reação à sua parafraseação. Continue pedindo esclarecimentos até que a mensagem seja clara. Agora vamos olhar para o espelhamento. Espelhamento requer que você o ouvinte, para repetir textualmente o que o alto-falante acabou de definir. Então você não está repetindo para eles com suas próprias palavras, você está repetindo de volta para eles. Em suas palavras, Essa técnica é útil por várias razões. Primeiro, se eles estão ficando frustrados, ajuda a acalmá-los porque você está repetindo para eles exatamente o que eles disseram. Traz verdadeiros esclarecimentos. Também ajuda os alunos auditivos. É bom para cálculos, definições e instruções exatas. Assim, algumas técnicas que você quer ter certeza que você usa é sempre manter sua voz calma e aceitar e sempre seguir espelhamento com parafraseando. Então, primeiro você está dizendo de volta a eles literalmente o que eles disseram e depois diga. Se eu estou entendendo você corretamente, o que você quer dizer é, ou deixe-me ter certeza que eu entendi isso corretamente. E então parafraseando em suas próprias palavras, está tudo bem. Perguntas encerradas abertas. Uma pergunta final aberta é aquela que as pessoas têm uma resposta mais longa do que um sim ou não, o que é considerado uma pergunta fechada. Questões abertas amplas têm grande poder como técnica de questionamento, e você deve sempre usar isso em suas necessidades. Sessões de solicitação. Mostra interesse na situação da outra pessoa. Encoraja mais diálogo e as perguntas de acompanhamento vão sair da resposta que lhes dão. Se você está em uma sessão de requerimentos e você diz a alguém, há mais alguma coisa sobre isso? Eu preciso saber? Eles provavelmente vão dizer não. O cérebro deles desligou sobre esse assunto. Acabaste de lhes fazer uma pergunta de sim ou não. Você basicamente deu a saída fácil para as mentes deles tomarem. Não que eles estejam tentando ser preguiçosos ou eles estão tentando tomar o caminho mais fácil, mas seu cérebro agora está focado em sim ou não onde, se você disser a eles, o que mais eu preciso saber? Faz com que o cérebro deles comece a procurar o que mais você precisa saber. É quase como se fosse um computador baseado na pergunta que você faz, está dando sua resposta, então perguntar como uma pergunta aberta força o cérebro deles a passar pelo processo de procurar o que mais eles precisam dizer a você. Aqui estão alguns exemplos de perguntas abertas. Qual é a sua opinião Off? Quais são algumas soluções possíveis para quais tarefas adicionais são necessárias? Então, em vez de dizer, existem outras tarefas necessárias? Basta mudar esse dedo do pé quais tarefas adicionais são necessárias, e se não houver nenhuma, então eles podem dizer-lhe que não há nenhuma. Mas você quer que eles passem pelo processo de pensamento de descobrir isso em vez de apenas saltar para esses exemplos de perguntas fechadas ou coisas como Será que todos concordam? Alguém tem algum problema com isso? Estas são todas as tarefas? Então algumas técnicas de perguntas abertas são coisas como manter as perguntas simples? Não se envolva muito. Não os deixe muito tempo ouvindo palavras operativas na resposta do orador para que você possa criar perguntas de acompanhamento e usar a técnica do funil para criar perguntas mais específicas e detalhadas enquanto você avança. Então comece. Pense em como é um funil. É mais aberto no início e se resume a ficar mais fechado. Então você quer começar com algumas declarações amplas. No início, algumas questões amplas e de alto nível. E então, à medida que você continua fazendo perguntas, você está ficando mais focado em uma área específica. Declarações de empatia podem ajudar a reproduzir os sentimentos não ditos dos alto-falantes que foram expressos com tom de voz e linguagem corporal. Então, uma resposta de empatia reconhece emoções não ditas como analista. Sessões de coleta de informações e reuniões de equipe de projeto às vezes pode ser muito cheio emoção e alto-falantes emocionais não fazem bons ouvintes. Então, quando alguém está começando a ficar emotivo, eles não estão mais ouvindo, e você quer tentar reduzir a emoção. Então, para reduzir a emoção na conversa, você tem que abordar e reconhecer essa emoção. Não pode fingir que não está lá. Algumas afirmações dizem que você pode fazer coisas como eu estou sentindo que você não está confortável com essa opção. Parece-me que pode haver algumas preocupações com isso você quer usar declarações I, não você. Então não diga que a pessoa que você é diz algo que começa com Eu faço isso sobre você em vez de sobre ela, responda com empatia. Eu posso apreciar suas frustrações que parece que você está sobrecarregado. Como posso ajudar? Coisas assim ajudarão a reduzir a emoção do lado deles, o que ajudará a abri-los ouvindo mais 5. Aula 4 usando o silêncio para se comunicar: Tudo bem nesta seção, vamos falar sobre silêncio, modo que pode parecer estranho dizer que vamos usar o silêncio durante a comunicação. Mas o silêncio pode ser uma ferramenta de comunicação muito poderosa. Ele permite que você organize seus pensamentos, e incentiva a outra pessoa a expandir ideias, reações ou sentimentos. Como é que ele faz isso? Porque as pessoas ficam francamente desconfortáveis com o silêncio. Se você ficar quieto, eles vão continuar falando. Se eles pararem de falar e você não começar a falar em alguns segundos, eles provavelmente vão dizer mais. É por isso que o silêncio encoraja a outra pessoa a expandir o que está dizendo . Tente usar o silêncio durante esses momentos em que você está sendo feita uma pergunta. Tire um momento, fique em silêncio e pense em sua resposta quando pontos importantes foram feitos e você precisa digeri-los e analisá-los e pensar sobre eles. Um. As emoções estão em alta, e quando você está recebendo grandes quantidades de informações ao mesmo tempo, como quando você está em uma sessão de exigência, há momentos em que a conversa é prejudicial e em que o silêncio é o começo da sabedoria. Eu amo essa citação, e eu acho que é algo que você deve praticar o uso do silêncio porque, como eu disse antes dela, as pessoas estão desconfortáveis com o silêncio. Isso significa que você provavelmente está desconfortável com o silêncio para, e se você não se sentir confortável com ele, então você não vai ser capaz de usar isso como uma técnica porque você não vai se sentir confortável usá-lo. Então comece a praticá-lo, mesmo em sua vida pessoal, com seus filhos, seu cônjuge, seu parceiro, seus amigos. Tente não responder imediatamente. Quando as pessoas dizem algo, tente ficar em silêncio por alguns segundos e apenas veja o que acontece e comece a praticar isso e fique confortável com o silêncio. 6. Aula 5 a maneira certa de fazer perguntas: nesta seção, vamos olhar para fazer perguntas e não apenas perguntas, mas fazer as perguntas certas. Como parte dos requisitos de escuta, você é responsável por se opor a perguntas claras e concisas e ouvir uma resposta. Uma vez que a resposta é dada, você tem que digerir essas informações e, em seguida, determinar se as perguntas de acompanhamento são necessárias antes de continuar para o próximo tópico. Para definir completamente os requisitos, você deve identificar fontes de informação que estão saindo da conversa e seguida, enquadrar as perguntas corretamente. Seu trabalho principal como analista de negócios, certo? A coisa que você vai fazer mais e que, francamente, francamente, é o mais importante para o seu trabalho é ouvir e analisar informações. A maioria das informações será recolhida através de diferentes técnicas de questionamento de diferentes atores, diferentes especialistas no assunto, diferentes partes interessadas, agentes externos, que podem ser fornecedores, clientes, pessoas assim. Assim, algumas fontes potenciais de informação nosso executivo patrocina os especialistas assunto , que podem vir de alta gerência, gestão intermediária, profissionais de negócios, clerical. Se você estiver trabalhando em um projeto relacionado a um call center do que as pessoas que trabalham nas equipes de tecnologia de call center, o fornecedor externo, fornecedores e clientes e, em seguida, o pessoal que suporta software de interface. Então, outro software que está trabalhando com o aplicativo em que você está trabalhando você quer ter certeza de que você identifica as pessoas que representam cada área de seu escopo para que você esteja se certificando de que você está tendo conversas com representantes de cada diferentes áreas. Então, vamos olhar para enquadrar perguntas sobre o processo de negócios quando você está sondando para obter informações adicionais relacionadas a um processo. Alguns dos tipos de perguntas que você pode fazer são coisas como, Por que é feito? O que isso envolve? Quem faz isso, quando é feito? Onde é que é feito? Como é feito atualmente? Porque pode haver mais de uma maneira de fazerem uma tarefa agora. Como pode ser feito no futuro? Quais restrições estão afetando o processo? Onde estão seus problemas agora? E se você sentir que você está dizendo por que muito, você pode tentar coisas como por que razão você pode mudar um pouco para cima. Você nem sempre tem que usar a palavra porquê, quando você está enquadrando perguntas em torno de dados, certo, porque você tem duas coisas diferentes que você está fazendo. Você está identificando processos, mas também está identificando dados. Então, quando você está tentando descobrir quais dados são necessários, alguns dos tipos de perguntas que você pode fazer ou coisas como quem usa os dados? De onde os dados se originam? Por que precisamos desses dados? Quais são os dados? Como os dados devem ser encontrados? Quais são as restrições sobre os dados? Por exemplo, se você tivesse um projeto, todo o treinamento, projeto de agendamento e o objetivo do projeto era aumentar o número de classes que poderiam ser programadas pelo número existente de pessoal da administração, algumas possíveis perguntas que você pode fazer ao nosso que agende as aulas de treinamento. Quais atividades ocorrem para agendar aula? Onde é realizada a atividade de agendamento de aulas? Uma é uma aula agendada. Por que você agenda aulas? Outras perguntas possíveis são Como as aulas estão agendadas no momento? Como minhas aulas serão agendadas no futuro. Quais restrições existem no agendamento de classes? Quem usa as informações de agendamento de classe? Quais informações são necessárias para agendar a aula? Quais informações o agendamento de uma classe gera? Onde são geradas as informações de agendamento? Por que precisamos de cada informação? Qual é a definição de cada pedaço de dados. Quais são as restrições sobre os dados? Então você vê como temos uma declaração simples para o projeto e todas essas perguntas surgiram. Então, ah, muitas vezes, as pessoas não tomam um momento para pensar em todas as coisas diferentes que precisam perguntar, e eles olham para uma declaração e dizem, Bem, Bem, isso é bem simples e eles perguntam a um casal perguntas e eles seguem em frente. Tire algum tempo para realmente cavar e descobrir todos os diferentes tipos de perguntas que você precisa fazer, a fim de obter todos os diferentes tipos de informações que você precisa saber. Agora vamos olhar para parecer sem noção, a fim de promover uma discussão. Então, às vezes, você deve fazer perguntas bobas ou frívolas, e você está fazendo isso pessoalmente. Coloque-se na posição de ser ignorante sobre o processo que você está discutindo para que outros o corrijam e expliquem as opções, a verdadeira natureza dessas opções e por que escolheram a direção que fizeram. Isso ajuda as equipes a examinar seus motoristas para uma decisão, e muitas vezes os ajuda a procurar abordagens mais simples que choca seu sistema nervoso em reconsideração, certo? Então os tira da norma e os faz pensar sobre isso. Em vez de ter uma resposta automática às coisas. No entanto, você precisa de pele grossa e auto-confiança para tomar essa abordagem, porque as pessoas podem olhar para você como se estivessem pensando, Ei, você deve saber a resposta para isso. Ou essa é uma pergunta idiota. Por que está perguntando isso? E tudo bem se olharem para você assim, não importa. No final do dia, é sua responsabilidade obter as informações que você precisa ter para garantir que você está dando a eles o que eles precisam ter. Então, se requer que você use essa técnica do que usá-la, e não se preocupe com o que outras pessoas estão pensando fazendo declarações discutíveis, isso é uma espécie de variação na abordagem da pergunta boba. Então, em vez de uma pergunta boba, você pode estar fazendo uma declaração que fará com que um dedo do pé de debate aconteça. Então deixe-me dar-lhe um exemplo no seu negócio. Conformidade do domínio Sox. Ele pode ser um critério importante em uma sessão de planejamento de requisitos. Você pode afirmar que você viu pouca ou nenhuma informação sobre meias, conformidade e testes, sabendo que realmente existe um nível razoável. Você está procurando a equipe para responder com o fax, e você também está procurando obter por toda a equipe qualquer falha de conformidade ou teste que ainda possa existir. Então, mesmo sabendo que ele está lá, você vai fazer esse tipo de declaração para que você faça com que eles pensem um pouco mais sobre isso. Então ainda funciona da mesma forma que parecer ignorante. É só uma pequena variação nisso. Então, novamente pele grossa. Quando você está usando essa técnica de escuta ativa quando você está ouvindo ativamente, você está se concentrando no topo. Então, se sua mente está vagando e você está pensando sobre o que cozinhar para o jantar ou o que você precisa pegar no caminho para casa do trabalho coisas como essa, então você não está ouvindo ativamente, então você precisa se concentrar no tópico. Precisamos responder de uma maneira profissional ao que a pessoa está dizendo, não o que você acredita que ela está dizendo direito, que remonta à audição verdadeira, parafraseando de volta para ela, repetindo de volta para ela. para isca. Hum, você quer ter certeza que você está respondendo ao que eles estão dizendo. Todos nós ouvimos informações processam de forma diferente. Como a primeira parte da sua resposta. Quer repetir o que os ouviu dizer. Então é aí que você usa a parafraseando Thean ou o verbatim, certo? Porque isso vai garantir que você está realmente respondendo ao comentário ou pergunta correta . Porque se você diz, se eu ouvi você direito, você disse ou eu acho que eu ouvi você dizer ou me ajudar a ter certeza que eu entendo você corretamente e você está parafraseando de volta para eles e eles dizem, não, isso não foi Na verdade, o que conheci. Agora você está realmente ficando no caminho certo, certo? Onde? Se você não disser isso a eles e continuar no caminho de pensar que você os entendeu corretamente, você pode estar respondendo completamente à declaração errada. Então você quer usar essa técnica parafraseada ou textual espelhamento ou preparar a elevação para ter certeza de que sua compreensão o que eles estão dizendo corretamente 7. Aula 6 Técnicas de facilitação: vamos olhar para alguns requisitos. Facilitação, técnicas de questionamento. Nem sempre é fácil obter as informações de que você precisa das partes interessadas. Às vezes eles estão relutantes em falar. Às vezes eles são multitarefas, eles não estão prestando atenção. E há algumas técnicas que você pode usar para fazer com que essas partes interessadas falem. Então, se você quiser analisar algo que está sendo discutido do que você pode dizer, você poderia por favor quebrar isso para mim? Então eu posso entender se você quiser verificar algo para ter certeza de que não há mal-entendidos, então você pode usar uma pergunta que, como, você vai compartilhar comigo sua compreensão do que acabamos de discutir. Se você quiser classificar algo, você pode dizer, certamente me ajudaria a organizar meu pensamento. Por favor, classifique esses pontos. Se você quiser fazer uma comparação do que você pode dizer, podemos comparar essa declaração com a que revisamos anteriormente? Por favor. Isto é especialmente útil se você estiver em uma situação em que você acha que pode ter acabado receber um requisito conflitante. Então, se você tem um requisito antes, alguém lhe dá outro, e você acha que esse requisito número sete entra em conflito com o requisito número dois . Então você quer voltar e dizer: “ Ei, Ei, podemos comparar essa declaração com o que discutimos anteriormente sobre a exigência número dois? E você pode precisar que Teoh fale um pouco sobre o número dois, certo, como trazê-los de volta ou o que esperar para que você possa ter essa conversa. Se quiser definir algo que possa dizer para me ajudar a entender, pode definir esse termo para nós? Descrevendo, o que significa selecionar Eu sou definido características que caracterizam uma condição, situação ou processo, você pode dizer, Você pode descrever uma situação típica à qual isso pode se aplicar? Se você quiser discutir algo que você possa dizer, vamos explorar as implicações e ramificações disso. Se você quiser explicar ou quer que eles expliquem, você pode dizer, você pode nos dizer como você chegou a essa conclusão? Se você quiser ilustrar um exemplo certo, você quer que alguém ilustre algo que você possa dizer. Alguém pode me dar um exemplo ou dois de como isso funcionaria? E então, se você quiser alertá-los, lembre-se antes que dissemos, não faça perguntas encerradas. Então, em vez de dizer, há mais alguma coisa que possa dizer? O que mais? Se você quiser sondar para obter mais informações sobre um tópico específico, você pode dizer algo como, Como você quer dizer? Se você está tentando redirecionar, você pode dizer um bom ponto. Podemos colocar isso na lista de problemas? Em outras palavras, vamos voltar para a conversa em mãos. Vai tirar isso. Você foi ouvido. Você quer ter certeza que a pessoa sempre sente que foi ouvida. Mas você quer redirecionar a conversa de volta para onde deveria estar, então você pode usar isso como uma declaração para fazer isso. Reafirmar é a mesma coisa, sério? É parafraseando, certo? Então você pode dizer em outras palavras, ou o que eu ouvi você dizer é me dizer se eu entendi isso direito. Qualquer um desses tipos de coisas vai funcionar para essa revisão significa que você está fazendo uma recapitulação, certo? Podemos, por favor, rever os pontos que cobrimos até agora é uma boa maneira de começar isso e verificar. Como podemos verificar se é realmente esse o caso? Então alguém diz, eu acho que é assim que isso é feito, ou eu acredito que é assim que isso é feito. Eles estão usando palavras que não soam como sua 100% certeza de que é assim que algumas coisas fazem . Então você pode dizer, como podemos verificar se esse é realmente o caso lá. E então eles podem até dizer, Oh, é. Pode ser que eles usem a linguagem errada em seu estado, ou eles dirão como podemos verificar isso. Então essas são algumas técnicas de questionamento, alguns exemplos de perguntas que você pode fazer quando você está procurando obter algo de uma certa maneira. 8. Aula 7 de forma eficaz com seu público: nesta seção, vamos olhar para um exercício de sessão de exigência. Então você é o B A que acaba de ser atribuído a um novo projeto. Você sabe que sua empresa vai criar um site para alguém que vende materiais de treinamento e produtos de coaching on-line. Isso é basicamente tudo o que você sabe. Você não recebeu uma visão geral do projeto. Você foi meio que jogado nele e disse, “ Ei, precisamos de Ei, um B A Para este projeto, você precisa obter alguns antecedentes primeiro, então certifique-se de entender o negócio deles sobre o que eles fazem hoje. Antes que vocês dois comecem a discutir requisitos para mudanças ou adições, então suas primeiras sessões de exigência devem ser sempre sobre Ei, o que você está fazendo agora? Certo? Seu estado atual é sua primeira sessão de requisitos. Então vamos ter uma conversa. O Bacon começar para a discussão de requisitos iniciais Pergunta que o B A pediria. Conte-me sobre o seu negócio. Eu sei que você vende materiais de treinamento e produtos de treinamento, mas me diga sobre o que esses produtos são. Então a resposta das PME pode ser algo como, eu tenho três pacotes de coaching diferentes que eu vendo. Um é uma sessão de treinamento de uma vez. Um é um pacote mensal. Então, a pessoa está basicamente pagando por sessões ruins por mês. E quando eles fazem isso, eles recebem algumas vantagens extras, como suporte por e-mail entre sessões. Eu também tenho um pacote de treinamento personalizado. Conte-me mais sobre o pacote de treinamento personalizado. Como Maney Sessions é que a resposta das PME seria. É um conjunto de seis sessões de treinamento em áreas em que cada cliente precisa se concentrar. Então eu quero salientar aqui que quando este eu disse, eu também tenho um pacote de treinamento personalizado que foi uma espécie de ding ding que explodiu na cabeça do B A para dizer, hey, me diga mais sobre isso porque isso é vago, Certo? Um pacote de treinamento personalizado significa que pode ser qualquer coisa. Então agora você quer que eles lhe dêem um pouco mais de detalhes ao redor. O que isso significa? Próximo a ser um poderia perguntar, Como você sabe quais áreas que o cliente precisa para se concentrar fora das PME? A resposta seria, eu não tenho avaliação. Convoque com eles para discutir seus objetivos de fundo e as áreas que eles precisam melhorar em suas habilidades. Como é que acabas por ter esta chamada com isso? Tenho um link para o meu site. Faça uma solicitação de contador e as pessoas podem agendar chamadas de avaliação comigo. Seu site é o único lugar onde você tem essa vida? Não, também está no meu boletim informativo sobre alongar e no Facebook. Thebe A perguntaria então quais materiais de treinamento você vende? E a resposta seria? Eu tenho três produtos de treinamento, habilidades essenciais do analista I T Ah, habilidades básicas da classe de analista I T e um manual de treinamento de habilidades de comunicação. Ok, vamos falar um minuto sobre como você vende seus produtos de treinamento hoje. Como você está vendendo esses materiais de treinamento atualmente? Quando falei com alguém interessado em comprar meus materiais de treinamento, enviei os materiais para ele ou enviarei um e-mail para ele. Presumo que você receba o pagamento antes do envio ou envio por e-mail. Como é que estás a fazer isso? Tenho uma conta PayPal para a qual as pessoas fazem pagamentos. Então, o que é agora? Você continuaria fazendo perguntas até entender as funções atuais do negócio. Seu próximo passo seria entrar na conversa sobre os desafios atuais e o que eles querem adicionar ou alterar. Então é aí que você começa a discutir os novos requisitos. Então, normalmente, dependendo de quanto tempo você tem. Isso pode não acontecer. Ou provavelmente não acontecerá até a próxima sessão. Certo? Normalmente vamos tentar obter para baixo o estado atual na primeira sessão e, em seguida, ter outra sessão sobre os requisitos quais seus desafios são hoje, o que eles estão procurando no futuro para que você não está tentando colocar tudo em um sessão a menos que você tenha tempo suficiente, certo? Se você tem um dia bloqueado com a pessoa do que ótimo, faça isso. Mas se você tiver uma sessão de uma hora, você não vai chegar a tudo isso em uma hora. E se você tentar, você vai cortar os cantos e você não vai fazer todas as perguntas que você deve, então não tente colocar tudo em uma sessão se você tem muito para isso. 9. Aula 8 requerimentos Exercício de solicitação: Vamos analisar a comunicação eficaz com o seu público. Reconhecimento do público. Você nunca vai falar direito no vácuo. Quando você cria uma sessão de requisitos de líder de documento, faça uma apresentação, comunique-se com especialistas no assunto. Você precisa considerar as seguintes perguntas. Quem é o seu público? O que eles sabem? O que eles não sabem? E o que você precisa dizer ou escrever para seu público? Para entender o seu ponto de vista? Como você se comunica com um público de vários níveis? Qual é a posição de cada pessoa em relação ao seu cargo? Está falando com Piers, seu empresário? A equipe executiva? Qual é a atitude do público em relação ao tema? Você tem PMEs que não estão interessadas no projeto? Apenas as PME que já compreendem a visão e que estão morrendo de vontade de saltar para a direita . Eles estão entusiasmados por estarem no projeto. Quais questões de diversidade você precisa considerar o gênero cultural? Localização. Onde é que estás pessoalmente? No telefone. Você está em países diferentes? Existem diferentes fusos horários envolvidos? Certifique-se de que sua mensagem não inclui jargões ou acrônimos que alguns do público podem não entender. Tens de te lembrar que estás a falar com toda a sala, não apenas com uma pessoa específica. Para se comunicar com sucesso, você precisa ser capaz de reconhecer seu nível de compreensão do público. Você também precisa considerar que seu público é uma personalidade e características únicas que podem afetar o sucesso de suas comunicações. O que seu público sabe sobre o assunto? Isso é outra coisa que precisamos olhar, certo? Então, primeiro pensamos sobre o nosso público e o que suas personalidades, seu nível de conhecimento temos que levar em consideração. O que é que eles sabem sobre o assunto, certo? Assim, algumas pessoas podem ser muito conhecedoras, e algumas podem ser novas nessa área. Então pense sobre o que eles sabem em uma sessão de requisitos. Dê às PME que não diferentes áreas do negócio em vez de uma vez me que conhece todo o processo de negócios de ponta a ponta. O público trabalha em estreita colaboração com o assunto em questão? Eles seriam um especialista direito sobre o assunto, ou o público tem conhecimento geral do assunto? Mas eles realmente têm uma área de especialização diferente. Eles não estão envolvidos com o assunto? Você provavelmente vai ter uma mistura de todas essas três meias quando você está em uma sessão de requisitos, mas você precisa saber qual pessoa é qual, certo, que você esteja fazendo as perguntas certas às pessoas certas. As PME compreenderão o jargão relacionado com o assunto empresarial que está a ser discutido provavelmente ainda melhor do que imagina que as PME serão capazes de explicar os pormenores relativos aos procedimentos normalizados, aos processos empresariais, etcetera. A parte do seu público que não é um Smee provavelmente estão um pouco familiarizados com o assunto, mas suas responsabilidades no trabalho podem ser apenas periféricas para o assunto. Eles podem trabalhar em chá ou outro departamento, ou podem até mesmo trabalhar fora da sua empresa. Certo? Pode haver um fornecedor envolvido no projeto porque essa parte do público está familiarizada com o assunto. Eles entendem alguns dos jargões, mas definitivamente não todos. Então você ainda precisa evitar acrônimos e outros jargões, tanto quanto possível, para que você não os perca na conversa. Você também pode precisar fornecer mais informações básicas para essa parte do seu público para que ele tenha uma melhor compreensão do assunto. Então, novamente, se eles não são PMEs que estão realmente envolvidos no processo, então você pode precisar dar informações adicionais quando você está falando para que eles tenham uma compreensão clara. Você também pode ter membros do público que não têm nenhum conhecimento do assunto. Pode haver um desenvolvedor na reunião que não tenha funcionado neste aplicativo antes. Você poderia ter um gerente de projeto assinado o projeto que é novo para a empresa que pode ser perdido, uma razão diferente para você acabar com alguém em seu projeto que não sabe nada sobre ele. Esses membros do público não estarão familiarizados com o assunto, e eles estarão completamente perdidos se você entrar e começar com os requisitos. Então você tem que se lembrar de dar algum direito de fundo. Fazer isso é apenas um Zim Porton, e você precisa se lembrar de falar em termos claros e simples. Você precisa explicar o tópico claramente através do uso preciso da palavra, profundidade de detalhes e talvez até mesmo usado alguns gráficos simples para aplicativos existentes. Uma apresentação de power point com algumas capturas de tela do aplicativo e uma visão geral de como ele funciona é um ótimo lugar para começar. Se você sabe que tem pessoas na sala que talvez não estejam tão familiarizadas com o assunto como algumas das outras pessoas estão, considere os trens da personalidade do público. Ao fazer isso, você pode falar usando o tom apropriado, visual, ajudas e estilo de escrita para sua documentação. Ao reconhecer os traços de personalidade do público, você pode obter com mais eficiência a resposta desejada que você está procurando do público . Obviamente, você nem sempre pode conhecer os traços de personalidade de todos em seu público. Na maior parte do tempo, você estará falando com pelo menos algumas das pessoas que você nunca. Eles terão estado em um projeto anterior com você antes de você trabalhar com eles em alguma capacidade. A menos que você seja novo na empresa, você provavelmente terá algumas pessoas com quem você já trabalhou anteriormente, e você é capaz de considerar e saber um pouco sobre sua personalidade para promover comunicação eficaz. Você quer um fator em seu conhecimento de suas personalidades, suas atitudes e suas preferências. Eles são lentos para agir? Eles estão ansiosos? Eles estão interrogando? Eles são organizados? Eles estão desorganizados? Eles são opositivos? O que é uma boa maneira de dizer, eles são argumentativos? Eles são negativos ou positivos? Escritor? Eles o copo está meio cheio ou o copo é meio vazio tipo de pessoa. Eles não são comprometidos? Eles preferem que você seja encurtado ao ponto em que você tem alguém na sala que você sabe prefere que você seja encurtado até o ponto? Então, quando estiver dirigindo e questionando, não dê a ele um monte de antecedentes. Apenas faça a pergunta a ele. Deixe-os perguntar se precisam de mais informações. O que você espera do seu público? Você está esperando que eles lhe forneçam requisitos de negócios? Você quer que eles considerem uma idéia e façam sugestões? Você quer que eles rejeitem algumas opções? Em outras palavras, faça uma escolha entre várias sugestões que você faz. Você está apenas esperando eles dedos, ouvir ou ler e arquivar as informações para uso futuro. Saber o que é que você está esperando deles vai ajudá-lo a descobrir como você precisa se comunicar com eles. Junto com, é claro, esses traços de personalidade. Linguagem tendenciosa. Vejamos algumas questões de diversidade que seu público nunca compôs de pessoas como você, e quero deixar claro aqui que a diversidade inclui gênero, raça, religião, idade, orientação sexual, classe, características físicas mentais, linguagem, questões familiares e diversidade de departamentos. Seus colaboradores terão muitos interesses diferentes. Níveis de conhecimento, antecedentes e experiências de vida. Uma força de trabalho diversificada mantém as empresas competitivas. O talento não vem em uma cor, nacionalidade ou sistema de crença. Se você tem todo mundo lá, é exatamente a mesma coisa. Você vai ter exatamente o mesmo todas as vezes. Certo. Você precisa de pessoas que tenham opiniões diferentes e pontos de vista diferentes, a fim de promover ideias de comunicação e criatividade. As coisas a ter em mente quando você está trabalhando em um projeto com uma equipe multicultural que abrange diferentes países são coisas como normas de comunicação verbal e não verbal para esses países e culturas. Estilos de gestão, procedimentos de tomada de decisão, senso de tempo e lugar, valores locais, crenças e atitudes. Você precisa se certificar de que está escrevendo. Você está falando Andrew. As comunicações não verbais acomodam barreiras linguísticas e costumes culturais. Então não suponha que todos são como você. Na verdade, você deve assumir que todos não são como você. Eu quero dar-lhe um exemplo de tempo em que a diversidade pode ter Causton questão, porque as pessoas realmente não pensar sobre a diferença na linguagem. Portanto, este é um exemplo clássico do fracasso de uma empresa em reconhecer a importância das preocupações de tradução. Havia um carro chamado Nova, que em inglês é definido como uma estrela que explode espetacularmente. Mas em espanhol, esse nome traduzido para Nova, que se traduziu para não ir, que é um anúncio muito ruim para um automóvel, certo? Você não quer dizer que você tem um automóvel que não vai, então isso é apenas um exemplo cômico de quando você não leva em consideração as diferenças entre culturas. 10. Aula 9 Comunicação escrita: Vamos dar uma olhada nas habilidades de comunicação escrita. Excelentes habilidades de escrita são necessárias para ser bem sucedido em seu papel. É um analistas de negócios essencial habilidades de comunicação escrita necessárias são coisas como excelente gramática. Se você luta nesta área, certifique-se de usar as ferramentas disponíveis para você. Você tem verificação ortográfica em todos os aplicativos de processamento de texto, claro dicionários. Você pode considerar que alguém revise suas comunicações antes de enviá-las até suas habilidades sejam suficientes nessa área. Então, se você sabe que você tem problemas com a estrutura de frases gramaticais, coisas como essa fina. Peça para alguém fazer um cheque. Mande-os revisar antes de enviá-lo. Não fomenta a confiança. Se suas comunicações escritas estiverem mal escritas ou gramaticalmente incorretas, minutos de reunião quando você estiver tomando as atas da reunião, há duas coisas que você deve se lembrar. Sempre documentar, capturar itens de ação e acompanhar itens e capturar o nome da pessoa que fala. A razão pela qual você quer fazer isso é porque você quer ser capaz de voltar para eles para obter mais informações. Se precisar do Teoh. Então, quando eu estou tomando notas, mesmo em uma sessão de requisitos, então não necessariamente reunião minutos. Mas a minha documentação, os requisitos que estão saindo de uma sessão tudo bem, para baixo em nome da pessoa que me deu o requisito para que se eu tiver que voltar mais tarde e pedir um ponto de esclarecimento ou pedir mais informações, Eu posso dizer que ele Jane, na reunião, você me disse blá, blá , blá, e eu preciso, você sabe, é mais informação sobre isso. Assim, você sabe que Jane lhe deu esse requisito, você sabe, para voltar. Obviamente, se você está tendo apenas um em uma sessão, então você sabe que não precisa anotar o nome deles por cada exigência porque, você sabe, eles são os únicos que deram a você. Mas se você tem mais de uma pessoa na sala, certo, certo, o nome para baixo e e-mails, memorandos e relatórios de status. Depois de escrever a comunicação, você deve revisá-la e retirar qualquer informação desnecessária. Use marcadores quando possível, evite parágrafos longos. As pessoas não gostam de ler, e quando vêem muito em um parágrafo, geralmente tendem a ignorá-lo ou ignorar a maior parte dele. Eles podem ler a primeira frase e depois pular o resto. Atenha-se aos fatos. Não injete opinião a menos que seja realmente requerida no documento. Além disso, certifique-se de que você está mantendo a emoção fora disso em Lee. Atenha-se aos fatos, dessa forma, você terá menos tendência para agitar emoções quando eles estiverem revisando sua documentação. Se for um tipo de documentação que pode causar isso, por exemplo, se você estava fazendo algum teste de software como parte de sua função, se você estiver revisando as alterações feitas e estiver verificando se elas são as mesmas como o que você pede nos requisitos e você encontra um defeito quando você está relatando esse defeito, você quer manter os fatos. Você não quer ser emocional com isso. Você não quer que o desenvolvedor que escreveu o código seja emocional sobre isso. Eu sempre digo que o código é para um desenvolvedor o que um bebê é para sua mãe. Eles não querem seus bebês chamados feios, e os desenvolvedores não querem seu código chamado feio, certo, então você quer ter certeza de que você está mantendo a emoção fora disso e aderindo aos fatos