Transcrições
1. Introdução: No século 21, a atenção foi roubada de nós. Tudo, desde o nosso iPhone, ao nosso Chromebook, às nossas notificações Macbook, tudo está competindo pela nossa atenção. Estar consciente sobre isso e realmente estar consciente e onde damos essa atenção. Que obtemos o maior valor e significado de volta disso importa. Então, vamos falar hoje sobre como manter essa atenção? Como manter esse foco em vez de apenas ficar à deriva dentro. Ooops, desculpe, uma notificação chegou. Eu só estou brincando. Mas, vê como isso é fácil? Isso acontece conosco constantemente. Oi, meu nome é Kevin Siskar, e eu sou o diretor administrativo do Instituto Fundador em Nova York. Ajudamos os fundadores do estágio inicial a iniciar, acelerar e construir empresas de tecnologia significativas e duradouras. Também sou o anfitrião do podcast Ambition Today. Um podcast onde entrevistamos empreendedores em série sobre como eles construíram, cresceram
e venderam seus negócios. No curso de gerenciamento de atenção de hoje, falaremos sobre entender a atenção, minimizar distrações, priorizar sua lista de tarefas do dia-a-dia. Como você constrói essas tarefas em rotinas que são repetíveis semana, mês, ano após ano ou para passar por um monte de software, dicas
e truques que você pode usar para otimizar seu gerenciamento de atenção neste curso? Mas, uma das peças mais importantes da tecnologia que você vai precisar
montar é um ótimo aplicativo de lista de tarefas. Eu pessoalmente usei e recomendo Lista de Tarefas e vamos levá-lo através da Lista de
Tarefas hoje e mostrar-lhe como usar e otimizar esse aplicativo Lista de Tarefas. Você pode encontrar ou usar qualquer aplicativo Lista de Tarefas na web ou talvez usar algo que você já construiu em sua vida. Vamos mostrar-lhe como priorizar essa lista. Há também muitas integrações e recursos poderosos para
os quais eu pessoalmente gosto da lista de tarefas e vamos mostrar-lhe alguns desses hoje. Quando você está começando uma empresa, a produtividade é importante. Normalmente, quando você está começando, é você como o fundador, talvez um co-fundador também. É realmente sua responsabilidade se responsabilizar. Se você não está avançando o negócio, então nada está fazendo o negócio avançar. Então, tomar o tempo, você está tendo a atenção e o foco para executar os objetivos certos, para levá-lo aos marcos certos para movê-lo para o próximo nível é de extrema importância. Tudo isso e muito mais na aula de gerenciamento de atenção de hoje.
2. Melhore sua atenção geral: Quando estamos falando de gerenciamento de atenção que estamos falando, como você pode usar melhor as 24 horas que você recebe todos os dias? Quando digo gestão de atenção, o que quero dizer é a sua capacidade de se concentrar. Ao longo do dia, quão bem você pode se manter apegado, focado e trabalhando nas coisas que você precisa fazer naquele dia para avançar em direção às suas metas de longo prazo e curto prazo? A gestão da atenção é um pouco diferente da gestão do tempo. O gerenciamento de tempo é que há 24 horas em um dia, como você alocar esse tempo. Agora, como todos sabemos, alocar tempo versus realmente focar e fazer coisas
no momento em que deveríamos estar fazendo isso é muito diferente para qualquer um que esteve preso no YouTube,
Wormhole, ou em qualquer outro lugar. O gerenciamento de atenção é mais, já
configuramos nosso dia, planejamos, sabemos que às 11:00
da manhãdevemos estar trabalhando nesse e-mail para Greg,
quão eficazes estamos sendo focados nesse e-mail, escrevendo-o devemos estar trabalhando nesse e-mail para Greg, bem, e enviá-lo a tempo sem ser distraído ou sem falhar
em completá-lo antes de ter que passar para o próximo horário que alocamos para o dia. gestão da atenção, na minha opinião pessoal, tornou-se uma habilidade essencial para ter sucesso em sua vida profissional, como empreendedor, e até mesmo em sua vida pessoal. Há tantas coisas pedindo nossa atenção. Posso pegar meu telefone aqui e mostrar no último minuto que tenho uma notificação
do Instagram, uma mensagem de texto,
um, dois, três, quatro, cinco, seis, sete, oito e-mails, uma notificação do YouTube, e está ficando muito difícil de focar. Sua caixa de entrada de e-mail e suas notificações push são sua lista de tarefas conforme ditado por outras pessoas. Tudo o que vem em sua caixa de entrada, cada notificação push que você recebe é algo que as pessoas querem que você faça que você não decidiu. Foi enviado a você, dado a você. E assim, certificando-se de que seu tempo de agendamento longe
disso, que você possa pensar, descobrir as coisas por si mesmo, estar presente, e saber o que você precisa fazer, e executar contra será toda a diferença, e uma enorme vantagem competitiva em comparação com todos os outros que simplesmente estão
fazendo o que lhes é dito através de uma caixa de entrada ou através de notificações push. Tornou-se muito importante ser
capaz de focar o mesmo trabalho que tem que ser feito há 30 anos, como há 5 anos. E assim, construir essas habilidades agora só vai caber a você no futuro
à medida que essas coisas aceleram e torna-se cada vez mais difícil de se concentrar. Há dois aspectos para a atenção que eu realmente quero falar e destacar, e é priorização e foco. Priorização é descobrir para quais tarefas você deve alocar seu tempo. O que importa? O que precisa ser feito? E então o foco é sua habilidade de executar essas tarefas. A capacidade de estar no presente dá tudo o que você tem, zerando sobre ele, e obtê-lo feito de uma maneira significativa que você pode riscar uma lista de tarefas, ser feliz, ser animado e passar para a próxima tarefa. Vamos aprofundar a forma como você pode otimizar suas estratégias de priorização e seu foco ao longo do dia. Antes de entrarmos nisso, há algumas dicas, truques
e coisas de alto nível que eu faço no meu tempo que acho que você pode achar valiosas, e eu gosto de compartilhar com vocês agora. Uma das primeiras maneiras que você pode otimizar o tempo todo é a meditação. Eu sou um grande fã de tomar o tempo para estar presente não apenas em nossa própria mente, mas em seu próprio corpo e realmente entender o que você está sentindo e o que precisa ser feito. Há alguns ótimos aplicativos lá fora. Eu recomendo o Headspace. É um aplicativo de meditação guiada que leva você através de 10 dias imediatamente. Outro grande é Calm realmente deixa você ser tranquilo. Até ajuda você a dormir se
estiver estressado e precisar de ajuda para dormir à noite. Existem algumas histórias e sons guiados que podem deixá-lo à vontade. Outra maneira de agendar o horário hoje para manter sua mente limpa é apenas começar a desligar e desligar antes de ir para a cama. Você pode manter seu telefone na outra sala e você poderia pegar um livro ou uma revista e apenas ter um tempo para ler algo em uma impressão digital. Prometo que você vai se sentir muito melhor por isso e vai se sentir muito mais intencional do que apenas fechar notificações e alternar aplicativos. Você vai começar a relaxar e depois de um Capítulo 2 ou algumas páginas você vai começar a realmente ficar sonolento e você vai desligar as luzes e ir para a cama. Mesmo antes disso, outra coisa que você pode fazer é ativar o modo de turno noturno no iPhone. Se você tem um android você também pode baixar um aplicativo chamado Flux, que também está disponível para o seu computador, bem como se você está fazendo e-mail ou você executar seu desktop tarde da noite. Trabalhar fora também é super importante para agendar o tempo no seu dia para manter sua mente clara. Bombear endorfinas em sua corrente sanguínea é uma das melhores maneiras se
manter feliz e manter seus níveis de estresse baixos. Trabalhar fora reduz o nível de cortisol em sua corrente sanguínea, que é o produto químico que impulsiona o estresse em seu corpo. E assim, exercitar diariamente, talvez tirar um ou dois dias de folga por semana, mas consistentemente exercitar e manter seu corpo em boa forma realmente ajudará você a manter seus níveis de estresse baixos, ser capaz de se concentrar melhor quando precisar para. Uma maneira fácil de ganhar uma vitória imediatamente é simplesmente fazer a sua cama de manhã. Na verdade, há um pouco de ciência apoiando isso, e também é uma grande técnica no exército. Mas fazer sua cama de manhã, tomar o tempo para fazer intencionalmente isso todos os dias é uma pequena vitória e você fica um pouco à frente da dopamina para esmagar esse objetivo e tirá-lo de sua lista de afazeres e de lá você pode carregar esse impulso com você durante todo o dia. Isso se você tiver um pouco de tempo. Se você tem um pouco mais de tempo, uma das minhas histórias favoritas vem de Dennis Mortensen é o fundador do x.ai. Todos os domingos Dennis vive em Wall Street e ele pega o trem 6 até a 125th Street, 125 quadras ao norte de seu apartamento, e sem fones de ouvido, sem iPhone, sem distrações tecnológicas, Ele volta para seu apartamento e leva algumas horas, mas ele pega tudo em seu cérebro e coloca mentalmente nas caixas. Aquela reunião que ele tem na quinta-feira com sua equipe executiva que eles querem discutir a nova IA que eles vão lançar. Já está, e ele pensa sobre isso e compartimentaliza. Então, o que Dennis me disse é que quando ele chegar na reunião na quinta-feira não há “Oh, eu preciso voltar e pensar sobre isso.” Já foi feito. Então, ele diz a sua equipe o que fazer, eles vão e executam nele, e eles esmagam. Então, essas são algumas coisas que você pode fazer para otimizar sua atenção geral. Em seguida, vamos mergulhar em algumas maneiras que você pode minimizar as distrações ao longo do dia.
3. Aprimore sua concentração: Neste vídeo, vamos falar sobre como você pode minimizar distrações e realmente se concentrar na tarefa em questão. Minimizar distrações no seu dia-a-dia é muito importante. Você viu que o estudo de Irvine mostrou que, em média, leva 23 minutos e 15 segundos para voltar à tarefa em que você estava trabalhando sempre que você se distrai ou mudar de tarefas? Pensa nisso. O teu melhor amigo enviou-te aquele vídeo do YouTube. Você acabou de receber aquela notificação push. Você olha para ele. Quando o que você acha que vai ser só um segundo e então você vai voltar ao que você está fazendo, mas a ciência mostra que isso não é verdade. Você estará de volta por provavelmente 20 minutos e isso pode somar muito ao longo do dia. É por isso que é tão importante minimizar as distrações ao longo do dia, que você nunca se distraia. Uma das maiores maneiras de nos distrairmos é outras coisas em que deveríamos estar trabalhando. Isso é realmente pode ser resumido no Efeito Zeigarnick, que é a tendência de lembrar nossas tarefas inconcluídas sobre nossas tarefas concluídas. Então, uma das melhores maneiras de lutar contra distrações, coisas que aparecem na sua cabeça, é simplesmente tirá-la rapidamente. Para mim, eu apenas despejo o cérebro de tudo, vez de pesquisar no local e me distrair em algum buraco de minhoca que 23 minutos depois me traz de volta ao que eu deveria estar fazendo. Eu tenho um lugar que eu chamo de minha caixa de entrada, e ele realmente vive dentro do Todoist, e eu rapidamente apenas escrevo qualquer coisa que apareça no meu cérebro e eu deixo lá. Então, mais tarde, eu categorizo e atribuo a mim mesmo o tempo para voltar e verificá-lo então. Então nós conversamos sobre como é importante ter uma lista de tarefas eficaz, e eu quero entrar e mostrar a vocês como eu uso Todoist para o meu próprio estilo pessoal de trabalho, e algumas das dicas e truques que eu uso ao longo da semana para fazer Tenho certeza que estou efetivamente fazendo as coisas certas. Para este processo, você pode usar o que quiser. Você pode até usar papel e caneta, mas eu vou usar Todoist porque é o meu processo atual e eu já tenho algumas das ferramentas instaladas que vou mostrar a vocês hoje. Então eu vou mostrar a vocês hoje no meu aplicativo de desktop, então eu vou abrir isso e eu vou começar com minha caixa de entrada. Agora, este é um lugar onde eu posso largar qualquer coisa em que estou trabalhando. Então, digamos que eu tive uma idéia incrível para o meu podcast e eu queria fazer uma parceria com Steve na WeWork para o Podcast Studio, certo? Então, eu posso jogar isso lá e eu posso voltar para ele mais tarde. Vou mostrar-lhe como categorizá-lo um pouco. Outra ótima maneira é através do seu e-mail. Todoist oferece uma extensão do Chrome que se conecta diretamente ao Gmail. Vou abrir este e-mail do Joe aqui. Tive uma reunião com o Joe no domingo e preciso de o acompanhar. Na verdade, eu tenho um item de ação. Então eu posso realmente clicar no botão Todoist bem aqui no e-mail do Joe. Diz: “Obrigado de novo”, que é o assunto do e-mail. Mas eu vou mudar isso, eu vou dizer, “Acompanhe Joe sobre o Instituto Fundador de Mentoria, Nova York.” Vou adicionar a data. Digamos que queremos isso para quinta-feira. Vou adicionar uma
prioridade, Prioridade 2, e vou adicionar uma tarefa. Então isso soma-se à minha caixa de entrada. Então eu posso voltar aqui, eu posso pressionar Sync, nós vemos isso bem ali. Uma das melhores partes é que com um clique, posso voltar ao e-mail do Joe. Então, quando eu estiver pronto para trabalhar nisso, eu sei exatamente o que aconteceu, onde a informação está e o que eu preciso responder. Então, a combinação de colocar mentalmente tudo na minha caixa de entrada do Todoist, pegar todos os itens de ação dos meus e-mails, colocá-los na minha caixa de entrada do Todoist, e até mesmo algumas vezes alguns Slack, pegar meus itens de ação e colocar eles na minha caixa de entrada do Todoist, realmente me permite obter tudo o que precisa ser feito, tarefas
acionáveis em um só lugar. Então qualquer um pode fazer uma descarga cerebral, você pode fazer isso e caneta, papel, ou você pode, como eu, usar Todoist, e colocar tudo da sua mente para o seu Gmail lá dentro. Então, agora, o que você faz com ele? Você tem todos os seus itens de ação em um só lugar. Agora você precisa ter um tempo para categorizá-los, adicioná-los aos projetos que fazem sentido, e realmente definir sua semana para que você possa executar isso. Como você pode ver, eu já tenho alguns projetos. Então eu não vou adicionar um novo, mas eu vou pegar minha caixa de entrada e eu vou organizá-lo em meus projetos existentes. Então vamos dar uma olhada neste. “ Convite exclusivo do Intercâmbio de Inovação da Aliança Espacial de Nova Iorque.” Então, com isso, eu vou adicionar isso ao meu projeto. Vou adicioná-lo a parcerias ali mesmo, e vou marcar a data de vencimento para a próxima semana. Então vamos fazer isso e então ele se foi e está lá, e ele vai aparecer na minha visão de hoje, que é aqui nos meus próximos sete dias que você pode ver aqui. Então vamos nos próximos sete dias. Podemos ver que ele apareceu bem aqui
no fundo e por isso está no nosso Todoist para a próxima semana. À medida que você começa a categorizar as coisas, às vezes sua lista pode ficar um pouco pesada. Posso dizer por experiência pessoal que acho que ter algumas coisas importantes que precisamos fazer todos os dias são melhores, e por uma semana, sempre que minha lista chegar acima de 45 tarefas em uma semana, é muito difícil completá-las todas, e você acaba dormindo a maioria deles. Portanto, certifique-se de que você é muito diligente sobre o que vale o seu tempo, o que você pode realmente fazer, e a quantidade de trabalho que você dá a si mesmo para a semana enquanto você categoriza isso. A outra grande coisa como você está categorizando estes, é Todoist usar uma sintaxe inteligente. Então diga que quer fazer isso amanhã. Você pode escrever amanhã e ele vai destacá-lo. Ou você poderia dizer a cada terceira terça-feira, e Todoist vai pegar sobre isso também, e criar um evento recorrente que você pode completar várias vezes. É realmente ótimo. Eu realmente quero fazer isso amanhã, então eu vou mudar isso, e eu vou adicionar isso às parcerias. Então, aqui está aquele da nossa caixa de entrada de e-mail. Eu tenho que acompanhar isso também. Então lá vamos nós. Minha caixa de entrada é categorizada e eu posso seguir em frente com o meu dia.
4. Diminua as distrações: Além do cérebro despejar tudo na lista de tarefas e manter sua mente clara dessa forma, há algumas outras coisas que você pode fazer também. Uma das coisas que me aconteceu há alguns anos, é que comprei um Apple Watch. E por algum motivo, não
consegui configurá-lo porque havia algo corrompido nos meus dados do iCloud. E isso me forçou a apagar tudo no meu telefone e reiniciar do zero. Entrando nesse processo, eu não vou mentir, eu estava um pouco irritado e eu estava muito chateado por eu ter que começar do zero. Em retrospectiva, é uma das melhores coisas que já me aconteceu. Excluir todos os aplicativos do meu telefone fez uma coisa grande e muito importante. Ele removeu uma tonelada de notificações push. Nos meses depois de limpar meu telefone, houve uma diferença dramática na quantidade de notificações que chegaram, e como me distraí. Ao longo do tempo, você baixa mais aplicativos, você meio que volta para onde estava. E então, você tem que estar consciente sobre isso. Exclua aplicativos que você não usa. Mais importante ainda, desative as notificações. Libertando minha mente desses pequenos blips, essas pequenas lâmpadas flash de vir me visitar, tem sido realmente libertador e me permite focar no que eu preciso me concentrar. Outra maneira que você pode reduzir as notificações em seu telefone é realmente incorporado diretamente no centro de controle. Chama-se, não perturbe. Também está disponível no Mac. No Mac, basta ir para a aba direita aqui e clicar em Não incomodar. E como você pode ver, as notificações são recebidas quando estão desativadas e as notificações não são exibidas quando estão ativadas. E, isso realmente permite que você fique focado
no computador e, em seguida, você também pode fazer isso em seu telefone também. Agora, eu quero mostrar algumas ferramentas que você pode usar
se você realmente precisar de alguma ajuda para limitar o tempo de tela. Um deles se chama “Avante”. É uma VPN que você instala em seu telefone através do download do aplicativo e você pode definir limites. Assim, você pode limitar seu tempo nas mídias sociais ou em um jogo que você joga demais. E assim, você pode escolher as janelas durante o dia em que você quer ser capaz de jogá-lo, e bloquear-se dele durante os momentos em que você sabe que você não deve estar jogando. Outro software que usei pessoalmente que
recomendo é uma ferramenta chamada Go Fucking Work. E a razão pela qual eu amo isso é que é motivacional, tom
empreendedor, bloqueia sites que você define. Outra ferramenta que eu recomendo é chamada Escape 2. Ele realmente fica no seu computador, na aba aqui, e rastreia quantas vezes você alternar entre guias no seu computador, e assim você pode realmente acompanhar a frequência com que você se distrai. E então, ele realmente mostra estatísticas e mede ao longo de semanas. Então, você pode ver quais dias são seus dias mais distraídos, e quais dias você está mais focado. Outro software de rastreamento de tempo que você pode usar é chamado, AtimeLogger. É recomendado por um dos fundadores do Instituto Fundador,
Tom Comerota, que é o fundador e CEO da DentalStores. Quais são as principais razões pelas quais Tom usa AtimeLogger é porque se você não pode medi-lo, você não pode rastreá-lo, você não pode melhorá-lo. E assim, ele usa o AtimeLogger para registrar todas as suas coisas ao longo do dia. Tudo, desde assistir TV, até o tempo gasto em codificação, até o tempo gasto versus projetar e enviar produtos odontológicos. Uma das citações que Tom me deu sobre sua experiência com AtimeLogger é : “Você não pode cronometrar tudo. Então eu tento manter baldes gerais, menos que eu realmente ache que é um problema e eu quero dados específicos sobre a atividade X. E se isso não for motivo suficiente para usá-lo como um bônus adicional, você vai começar a se sentir realmente culpado por pressionar o relógio TV categoria, ou quando o exercício cai para o último lugar em sua lista de ações.” Então, apenas a consciência social consciente que ter um gráfico de pizza do seu tempo lhe dá, realmente permite tirar conclusões que você pode executar para se tornar melhor, mais forte e mais rápido para a próxima semana. E alguns dos melhores fundadores e CEOs que conheço, acompanham seu tempo por esse motivo, e então se esforçam para melhorar semana após semana. E então, você precisa pensar sobre isso em sua própria vida também. Como você pode criar a estrutura, esses processos que são repetíveis, e pode movê-lo em direção aos seus objetivos conforme você executa sobre eles repetidamente com novos dados, novos produtos, novas entradas. Certo? Novas entradas entram, passam por seu processo, saídas e ações saem que, esperançosamente, são executadas e levam a um crescimento a longo prazo para você ou para sua empresa. Mais algumas coisas que faço para reduzir as distrações é, eu tento manter as coisas separadas. Eu te digo antigamente, eu costumava colocar tudo na minha caixa de entrada. Eu me enviava lembretes por e-mail para o trabalho que tinha que ser feito, para os artigos que eu queria ler e eu acabaria com este agrupado, difícil de classificar através da caixa de entrada. E então, o que eu faço agora, é que eu meio que separei essas coisas e eu acho que isso realmente ajuda. Mantenho meu e-mail pessoal e meu e-mail de trabalho juntos em caixas de entrada separadas. E outra ferramenta que uso chama-se Pocket. Está em uma extensão do Chrome. Ele está no Android e iOS, e permite que você salve artigos. E isso soa simples e matizado, mas eu leio muito e aqueles artigos que aparecem e aparecem distraem. Você pode guardá-los para mais tarde.
5. Priorize as tarefas certas: Até agora, falamos sobre entender a atenção e minimizar a distração. Agora que você tem uma mente clara, você tem tudo fora do seu cérebro e na lista de ferramentas em algum lugar, eu quero falar sobre como podemos priorizar isso, como podemos ter certeza de que estamos fazendo o trabalho mais importante primeiro, seguido pelo trabalho secundário, e, em seguida, o material de menor prioridade. Uma vez que você tem tudo em sua lista de tarefas, tomar o tempo para organizá-lo e priorizá-lo é muito importante. Se você não fizer isso, você vai acabar apenas fazendo tarefas e verificá-las, e você estará super ocupado. Parabéns. Mas estar ocupado não é o mesmo que ser produtivo. Garantir que você esteja fazendo as tarefas certas no momento certo para levar sua vida adiante ou sua empresa adiante é muito importante. Shana Lebowitz da LearnVest aponta que há três tipos diferentes de atenção. Há atenção proativa, atenção inativa e atenção ativa. Atenção proativa é o tipo de foco
sustentado que você precisa para fazer o trabalho mais importante, escrever essa proposta de negócios, criar esse e-mail, resolver esse problema e realmente se concentrar para fazer algo. atenção ativa é mais necessária para as atividades menores do dia-a-dia, talvez escrevendo ou compilando sua lista de tarefas, colocando tudo na sua caixa de entrada. Então, a atenção inativa é mais adequada para as coisas automáticas, preencher papelada, excluir seu spam ou seus e-mails promocionais, coisas que realmente são apenas clique, feito. Você pode facilmente obtê-los feito. Quando penso em priorizar tarefas que exigem minha atenção proativa, elas provavelmente são muito importantes. Eu provavelmente vou dar-lhes pelo menos meia hora, provavelmente uma hora de tempo para fazer. Vou me certificar de que é uma boa hora do dia, em algum lugar onde eu esteja mais focada, mais fresca. Eu provavelmente vou pegar uma xícara de café, colocar em alguns fones de ouvido, uma ótima lista de reprodução, e apenas focar em fazer essa tarefa. Tarefas que exigem minha atenção inativa, normalmente eu poderia programá-lo em uma hora do dia em que eu talvez não estou no meu jogo A, mas as coisas ainda precisam ser feitas. Ter essa autoconsciência realmente garante que você ainda progrida através desses momentos. Por fim, a atenção ativa é uma espécie de no espaço intermediário entre pró-ativo e inativo. Essas são coisas como reuniões, geralmente
são uma prioridade duas para mim, mas sempre me certifico de que as tarefas ativas e inativas nunca se distraem das minhas tarefas proativas, das minhas tarefas prioritárias. Eles são separados. Eles são mantidos afastados. Você realmente tem que proteger o seu tempo para que você possa realmente executar
nesses itens prioritários que estão realmente indo para mover as coisas para a frente para você. Trazendo os tipos de atenção de volta à minha lista de afazeres, aqui está uma maneira de pensar sobre isso. Hoje, tenho que gravar a aula de Skillshare. Isso vai exigir toda a minha atenção, meu foco. É uma prioridade máxima. Não posso fazer mais nada enquanto faço isso. Isso, para mim, vai ser uma bandeira de prioridade 1 aqui na lista de afazeres. Agora, a seguir, tenho que submeter Alta Claro para o Sindicato. Isso também vai exigir toda a minha atenção quando eu precisar fazer isso mais tarde hoje, e então, isso também vai ser uma prioridade. Digamos que estou fazendo uma entrada de dados. Isso é meio passivo. Deve ser atenção inativa. Vou dar a isso uma prioridade três. Então, por fim, tenho que procurar o Projeto de Esportes VC de Nova York. Isso é em algum lugar no meio, provavelmente atenção ativa. Vou dar a isso uma prioridade dois. O que eu gostaria que você fizesse é pegar sua lista de afazeres, passar por ela, e começar a pensar sobre o que vai chamar toda a sua atenção, o que vai ser inativo, proativo e ativo. É realmente importante começar a pensar sobre quando a atenção que eles precisam se encaixa com a atenção que você pode dar a eles em seu estilo de vida diário. Talvez você seja uma pessoa matinal, talvez você seja uma coruja noturna. Comece a pensar nos momentos do dia em que você é mais eficaz e certifique-se de alinhar a atenção proativa que requer tarefas com os momentos produtivos mais eficientes do seu dia. Agora que você priorizou suas tarefas e as coloca
contra a quantidade de foco, tempo e energia que eles vão levar, onde você as coloca no seu dia real? Então, para isso, vamos olhar para o Método de Eisenhower, que consiste em Fazer It, Despeje, Delegar ou Adiar. O que cada um desses significam? Faça isso significa que você vai completar a tarefa. Você vai executar nele e fazer isso. Delegar isso significa que você vai dá-lo a outra pessoa da sua equipe, e eles vão executá-lo. Adiar significa que vamos soneca. Você vai adiar para uma data posterior, quando precisar ser feito. Despejar isso significa que você vai deletá-lo. Não vale o seu tempo, não
vale a sua energia, e é uma distração. Voltando para a minha lista de afazeres aqui, vou mostrar-vos um pouco sobre como é o Método Eisenhower em ação. primeiro é fazê-lo. Gravar classe Skillshare, isso é algo que precisa ser feito. Vou deixar isso aí. É a minha prioridade, e preciso fazê-lo. O próximo é despejá-lo. Digamos que há uma tarefa que eu precisava deletar. Idealmente, se você fez um bom trabalho filtrando, isso nem chegou tão longe no processo. Digamos que você tenha outra pessoa em sua equipe, lhe atribui uma tarefa que aparece na sua lista de tarefas, e você não precisa fazer isso. Puxe manualmente um relatório do banco de dados, eu vou dizer, vou deixar um comentário que diz, “Pode ser puxado automaticamente.” Na verdade, vou apenas excluir essa tarefa porque ela não precisa ser feita. Ou, você pode arquivá-lo ou marcar como concluído. Na verdade, vou marcá-lo como concluído porque então ele fica no banco de dados, e alguém pode encontrá-lo mais tarde. O próximo é delegá-lo. Tenho aqui uma tarefa para a entrada de dados. Vou pedir ao Yusuke para fazer isso, meu sócio. Vou mudar essa categoria de caixa de entrada para associado. Então, vou atribuir isso ao Yusuke. Defina a data de vencimento como hoje, e então isso irá até a lista de afazeres dele, e desaparecerá da minha. Eu delegei isso. Então, por último, vamos adiar. Eu realmente preciso procurar essa coisa de VC de Nova York para o projeto esportivo, mas eu provavelmente não vou chegar a isso hoje. Já tenho duas tarefas prioritárias. Eles vão exigir muito do meu tempo, então eu vou para a lista de afazeres aqui. Vou dormir. Eu posso escolher a data sugerida de sua IA. Eu posso escolher amanhã automaticamente ou eu posso escolher manualmente uma data aqui e escolher amanhã também. Depois que você pensou sobre os tipos de atenção suas tarefas exigem e você passou pelo Método Eisenhower, o que você realmente tem é uma lista básica de tarefas, um conjunto real de coisas que precisam ser feitas que são importantes, que exigem sua atenção, e isso realmente fará com que seu negócio avance.
6. Crie uma rotina: Uma das lições mais importantes que ensinamos, se entendida, é a exigência de construir processos escaláveis e repetíveis. Você não pode criar um negócio globalmente escalável se não tiver processos que sejam repetíveis e confiáveis semana após semana. É a única maneira de você crescer para ser um negócio de um milhão, um bilhão de dólares. Agora, eu vou te guiar um pouco pela minha rotina e o que faço todas as semanas e,
lembre-se, eu tenho um pouco mais de flexibilidade do que a maioria. Verá o que quero dizer em um minuto. Tenha em mente que você ainda tem flexibilidade, talvez dentro das restrições de sua própria vida, seu próprio trabalho. Você pode, na maior parte, tentar forçar e fazer as coisas da maneira,
maneira, fluxo de trabalho que funciona para você. Eu dedico segundas-feiras a se organizar e obter a caixa de entrada zero. Caixa de entrada zero significa que eu respondi a todos os e-mails na minha caixa de entrada e há literalmente zero e-mails no final do dia. Isso é realmente importante porque ele me permite fazer aquele despejo cerebral, realmente limpar tudo da minha caixa de entrada e colocá-lo na minha lista de tarefas e realmente me permite obter tudo de onde ele veio para onde ele precisa ir, a fim de executar
em e obtê-lo feito. O próximo é terças. Terças-feiras, tipicamente reservei para as minhas reuniões. As reuniões acontecem durante toda a semana, mas, na maior parte, tento fazê-las acontecer às terças-feiras. Assim como segundas-feiras, eu tenho um objetivo semelhante. Meu objetivo é ter uma reunião, sair com itens de ação. Coloquei esses itens na minha lista de afazeres. A partir daí, quarta, quinta e sexta-feira são todos sobre executar nessas listas de tarefas. Eu penso através dos tipos de atenção e foco que os itens na minha lista de afazeres vão exigir. Você pode então passar pelo método de Eisenhower. Você pode começar a descobrir se você deve fazê-lo, despejá-lo, adiá-lo, ou delegá-lo. Uma vez que você tenha feito isso, você terá uma lista muito forte do que você precisa fazer na quarta, quinta e sexta-feira, e você terá o tempo reservado para executar nele. Agora, obviamente, sim, e-mails são respondidos na quinta-feira, e reuniões acontecem na segunda-feira às vezes, mas não é o fim do mundo. Este é um objetivo pelo qual você deve se esforçar. Isso pode não ser 100% atingível semana após semana, e tudo bem. Mas se você está chegando lá 98 por cento lá, 99 por cento lá, é sobre trabalhar em direção ao objetivo que mais importa. Uma das minhas outras dicas principais para ter, executando um sistema de e-mail bem-sucedido da caixa de entrada, é não jogar ping pong de e-mail. Isso envolve os e-mails redundantes repetidos que apenas sugam seu tempo. Predominantemente, isso significa marcar uma reunião. Você vai marcar uma reunião, você concordou em se encontrar. Então você tem cerca de sete ou oito e-mails em média que exigem definir um local, é um café, é um telefonema, que dia da semana, a que horas, e, normalmente, oito a nove e-mails depois, Você tem isso no calendário. Agora, se você fizer cinco reuniões por semana, este é um monte de e-mails que você está gerando, e um monte de distrações e tempo de chupar atenção de quarta a sexta. Você realmente precisa reduzir isso, se possível. Existem algumas soluções gratuitas lá fora para você reduzir o ping pong de e-mail em sua vida. X.ai usa um bot de inteligência artificial chamado Amy que você pode CC em qualquer um dos seus e-mails. Amy responderá, lidará com todo o ping pong de e-mail para frente e para trás, e automaticamente receberá a reunião em seu calendário em sua cafeteria favorita ou em qualquer lugar que você gostaria de definir. Outra alternativa é chamada Claralabs. Claralabs é mais um assistente de IA B2B. Não é grátis, mas é outra alternativa. No meio da estrada entre x.ai e Claralabs, está Rivly, uma empresa assistente virtual onde você pode proteger seu próprio assistente virtual que não é um bot AI, mas é realmente uma pessoa real que pode ajudá-lo a conhecê-lo um pouco um pouco mais e realmente tirar proveito de ter um relacionamento um a um, onde eles conhecem você, eles sabem suas informações, e eles podem configurar reuniões para você, fazer compras para você, e tipo de automatizar um pouco de sua vida. Reduzir o agendamento de e-mails tem sido o impacto número um na recuperação do meu tempo. As distrações do ping pong de e-mail ao longo da semana desaparecerão. Provavelmente é mais acessível do que você pensa. Você provavelmente pode obter, usando x.ai, Rivly ou Claralabs, todos os agendamentos removidos de sua vida de algum lugar entre livre para US $150. Eu recomendo vivamente descobrir um processo para automatizar o agendamento de e-mails, removê-lo do seu processo diário e realmente recuperar esse tempo e evitar essas distrações. Outra maneira de usar rotinas para gerenciar sua atenção foi recentemente
dito por Peter Shankman no meu podcast, Ambition Today. Peter é notoriamente famoso por ter TDAH e encontrar ótimas maneiras de ter sucesso em sua vida e usar o TDAH como uma vantagem. No meu podcast, Peter me disse que todas as manhãs, ele acorda com suas roupas de ginástica. Na noite anterior, ele coloca suas roupas de ginástica, ele vai dormir neles, e quando ele acorda, ele está pronto para ir, e ele vai para a academia. Ele descobriu que as manhãs são difíceis. Ele descobriu e construiu um processo que é repetível, uma rotina, que protege seu tempo, sua energia, seu foco. Colocando suas roupas de ginástica à noite, ele pode acordar de manhã, ir ao ginásio e fazer isso. As rotinas nem sempre têm de ser grandes. Nem sempre têm de ser dias ou semanas. Às vezes, eles podem ser apenas 10, 15, 25 minutos. Uma das maneiras que você pode fazer isso é simplesmente usar um temporizador. Há uma abundância de aplicativos lá fora que podem permitir que você tempo ou se você quiser
obter real fantasia você pode comprar um temporizador de cozinha velha escola. Coloque-o em sua mesa, pressione iniciar por um temporizador de 25 minutos, e saiba que quando chegar a zero, você vai fazer uma pausa. Mas por esses 25 minutos, você vai trabalhar e ser o mais proativo possível com sua atenção. Algo tão simples como definir um temporizador todos os dias por apenas 20 minutos pode ser a sua rotina. Isso não é rotina dentro e fora de si mesmo. Com o tempo, isso vai ser um gatilho para você que realmente vai permitir que você
construa essas rotinas a longo prazo. Vinte minutos por dia com um temporizador se tornarão uma rotina diária. É um trampolim e um começo para construir rotinas de
longo prazo que vão mantê-lo indo para onde você precisa ir.
7. Considerações finais: Se você tomar o tempo para construir esses processos, faça a auto-reflexão e realmente pense sobre onde você quer ir a longo prazo. Prometo que verá um impacto significativo na sua vida. Hoje, ouvimos empresários,
mas não ouvimos o que eles fazem hoje,
ouvimos como eles começaram, o que fizeram no ensino médio, na
faculdade, nos gramados que cortaram, e mais tempo os processos que eles construíram que lhes permitiram ter sucesso ,
crescer, mudar e transformar-se nos sucessos que são hoje. Prometo que todos começam do início e todos têm que ir a algum lugar. Então, colocar no trabalho vai fazer a diferença. Mesmo se você está apenas no início, você pode chegar onde você está indo em um curto período de tempo apenas fazendo o trabalho. Muito obrigado por fazer esta aula. Espero que tenha sido útil. Mal posso esperar para ver onde você vai daqui. Entre em contato se você tiver algum feedback ou precisar de ajuda. Fiquem curiosos e eu os vejo na próxima vez.
8. Mais cursos sobre produtividade:
Kevin Siskar, CEO, Finta
