Produtividade com Evernote: use uma ferramenta para tudo

1. Introdução: Meu principal objetivo é fazer as pessoas viverem suas melhores vidas. O termo formal é produtividade, mas para mim é realmente fazer as coisas. Meu nome é Lindsey Holmes. Tenho uma agência integrada de marketing e tecnologia e também sou consultor de produtividade. O aspecto mais importante de uma ferramenta de produtividade é eliminar a distração. Ao ter todo o seu gerenciamento de projetos, todas as suas necessidades em um só lugar, você deixa espaço para foco, clareza e apenas uma facilidade de fluxo de vida útil. Descobri o Evernote em 2009. Eu estava no auge do meu novo negócio e precisava de uma maneira de organizar minha mente. Evernote era um ótimo lugar para armazenar esses pensamentos, idéias e projeções. Eu não vou dizer exatamente o que você precisa fazer nesta aula. Vou lhe dar alguns exemplos do que funcionou para mim, o que funcionou para meus clientes, e vou lhe dar alguns casos usados para que você possa aplicar nosso sistema ao seu próprio. Este é absolutamente seu sistema, seu hub, e eu quero que você faça com ele o que quiser. Depois desta aula, espero que você dê apenas o primeiro passo para criar seu próprio sistema de produtividade pessoal. Estou tão entusiasmada por teres decidido fazer esta aula. Vamos começar. 2. Identifique seus pontos fracos: Então, um ponto de dor é realmente simples no espaço de produtividade. É algo que é irritante, é algo que é repetitivo e que pode ser automatizado, ou é algo que impede de passar tempo com sua família, seus amigos e fazer as coisas que você quer fazer. Recuperar seus extratos bancários e contas pode ser um ponto de dor, enviar seus 1099 ou W-2s para seu contador, encontrar receitas para cozinhar uma refeição para o dia. Todos os dias podem ser um ponto de dor. As pessoas tentam criar sistemas de produtividade sem realmente sentar-se e avaliar quais são suas necessidades. Aquela abordagem sistemática da produtividade da qual discordo completamente. Acho que você precisa se conhecer. Passar o tempo para fazer isso agora vai poupar muito mais tempo a longo prazo. Então, é realmente importante fazer isso agora, e então trabalhar para configurar os sistemas que irão resolver esses pontos problemáticos para você. A primeira coisa que você deve fazer ao tentar identificar e avaliar seus pontos de dor é tirar um pedaço de papel ou fazer esse exercício digitalmente. O que funciona para você. Identifique 10 pontos de dor, 10 coisas que te irritam, 10 coisas que parecem minúcias, 10 coisas que você odeia fazer, e anote essas coisas. Esteja ciente do seu dia. Você pode bater em alguns pontos de dor como você passar por um dia. Basta começar a estar realmente ciente de suas ações, as coisas que são repetitivas para você, mesmo que pareçam ser algo muito procurado, e que pode não haver uma solução para isso, vamos apenas escrever esses pontos problemáticos para baixo. Outra coisa que eu faço com meus clientes é pedir que eles avaliem as ferramentas que eles estão usando atualmente. Você vai descobrir que você pode ter alguns pontos problemáticos em suas ferramentas. Quais ferramentas funcionam para você, quais ferramentas não funcionam, e vamos encontrar o que podemos fazer para encontrar uma ferramenta que irá atendê-lo melhor. E então a última coisa que vou dizer a um cliente é : “O que você pode automatizar? O que é completamente repetitivo no seu dia? Você se encontra indo para o mesmo site ou sites diferentes procurando receitas diariamente, mesmo semanalmente? Existe uma maneira de fazermos com que essas receitas venham automaticamente até você, onde você está, e evitar que esse passo de 20 ou 30 minutos de encontrar o que você vai comer para o dia?” Em termos de priorizar seus pontos de dor, vejo o que é mais doloroso. Se você achar que a maior parte do seu tempo é gasto procurando um arquivo em sua área de trabalho, isso permite que você saiba que você precisa colocar um sistema em torno do armazenamento e organizar o conteúdo que você tem e onde ele mora. Algumas pessoas priorizam trabalho versus pessoal, mas para mim é apenas sobre maximizar o tempo que você tem. Então, priorizo meus pontos de dor em torno do que está levando mais tempo. Outra maneira de priorizar seu ponto de dor é apenas realmente nas coisas que você pode ser completamente mãos fora com, coisas que podem ser automatizadas. Por exemplo, ao recuperar meus extratos bancários e contas, existem sistemas que eu posso usar que irão recuperar automaticamente esse conteúdo para mim, e porque eu uso o Evernote, entregá-los a um caderno Evernote. Eu automatizei completamente esse sistema, e uma vez configurado, eu não tenho que fazer mais nada para ele. Então, essas coisas, coisas que eu nunca tenho que tocar novamente, são tipicamente pontos problemáticos que eu teria como alvo primeiro também. 3. Crie seu hub principal: Eu acho que usar uma ferramenta ou o mínimo possível é realmente o auge da produtividade. Não sou a pessoa mais produtiva. Então a produtividade para mim tem que ser irracional. Se tenho uma tarefa, se tenho uma necessidade, saber para onde ir, resolve 80 por cento dos meus problemas. Então, ter esse hub central que pode fazer muitas das coisas que eu precisava fazer, desde gerenciar clientes, organizar minha lista de tarefas, até mesmo permitir que eu defina um lembrete em torno de um evento, torna realmente muito produtivo ferramenta para mim. Elimina essa distração e realmente torna este processo muito irracional, que eu acho que está tudo bem. Eu acho que devemos usar nossos cérebros onde precisamos, que é ser criativo, que é ter liderança pensada, não para recuperar extratos bancários e procurar um lugar para abrigar nossos impostos. Evernote permite que você faça todas essas coisas de forma bastante fácil com um nível de automação que economiza seu cérebro para as coisas que são mais importantes. Então vamos saltar para o Evernote. Vou dar-lhe uma visão geral e, em seguida, começaremos a trabalhar e construir o seu hub. Então, se você é novo no Evernote, quando você abri-lo, você vê diferentes níveis de categorização. Os níveis principais são seus cadernos e suas notas. Evernote é normalmente considerado como uma ferramenta de anotação, mas um pouco mais robusto do que a sua ferramenta de anotação padrão. Isto é realmente sobre o seu próprio fluxo de trabalho. Então, se você é alguém que gosta de anotar notas rápidas, você é capaz de fazer isso aqui. Se você é alguém que vê coisas e listas numeradas ou com caixas de seleção, você também tem essa habilidade. Se você é alguém que gosta de planilhas, você tem um recurso de tabela no Evernote. Então as pessoas gostam de conversar, então, gravar áudio no Evernote é muito fácil assim. Então, a beleza no Evernote é realmente que você pode categorizar seu conteúdo de uma forma que se sinta bem para você. Portanto, notebooks é uma maneira de categorizar seu conteúdo, mas você pode detalhar e também incluir tags. O que as tags me permitem fazer é categorizar as coisas em várias verticais. Talvez eu queira categorizar algo como uma fatura, se for de 2018, pode ser útil fazer isso também. Outro ponto de categorização seria até mesmo olhar para os seus atalhos. Digamos que eu só preciso de um acesso rápido a uma nota ou um caderno, eu posso apenas arrastá-los para os meus atalhos e eles vivem lá e eu posso acessá-los quando eu preciso. Eu também vou te dizer, eu me deparo com um monte de clientes que vão rejeitar completamente os cadernos e as etiquetas. Eles acham mais fácil usar os recursos de pesquisa realmente robustos do Evernote. Você pode pesquisar uma imagem, você pode pesquisar um documento simplesmente digitando uma palavra, eu posso encontrar a palavra fatura em tudo o que ela se aplica. Então, de estar no título, ser uma tag, até mesmo estar no meu documento. Se é assim que você vê as coisas, se essa é a maneira que você precisa para categorizar suas notas, você é mais do que bem-vindo. O sistema de todos não é para todos. Outro cliente precisava de um arquivo ferramentas de marketing. Exploramos várias maneiras de ajudá-los a organizar seu conteúdo, desde a convenção de nomenclatura, e isso é simplesmente o que você dá título a uma nota, até tags, e depois recapitulamos o fluxo de trabalho deles. Então, para sua convenção de nomenclatura, nós intitulamos The Note o título do projeto usar um sublinhado, mês, ponto, ano. Para suas etiquetas, eles têm duas linhas de negócios. Então, empresa A ou empresa B, e, em seguida, uma linha de produtos, se era um portfólio ou de seu grupo em casa e, em seguida, que tipo de documento era. Depois recapitámo-nos neste fluxo de trabalho. Criar este tipo de documento mantém o processo perfeito para todos os envolvidos. 4. Resolvendo problemas comuns: Então, um Ponto Pain que quase todos têm quando você fala de produtividade é como gerenciar sua Lista de Tarefas. Uma maneira que eu gerencio pessoalmente meus To-Do no Evernote é através da criação um caderno de tarefas que mostra o que eu tenho o que fazer esta semana e então eu tenho o que, ele está concluído e eu movo minhas anotações entre os dois. Então, aqui posso ter que ligar para Norma Willis ou pagar a fatura dela. Para ser o mais produtivo possível, coloquei o número dela no título ou no corpo da minha nota para que eu não tenha que procurar o número dela, e ainda mais útil, talvez adicionando sua fatura como referência. Quando isto estiver completo, provavelmente vou mover isto para a direita para concluída. Essa é uma maneira de gerenciar seus To-Do no Evernote. Isso é bem simples. Outra maneira que as pessoas fizeram To-Do é simplesmente criando uma nota diária ou semanalmente. Então, eu escreveria para tirar o lixo, utilizando o recurso de caixa de seleção Evernote. Eu guia para baixo, eu posso adicionar outra tarefa. Eu também posso definir um lembrete para me lembrar, digamos amanhã, em alguns dias, em uma semana, de me lembrar de executar meu To-Do. A última maneira de fazer To-Do no Evernote é através de uma integração de terceiros. Às vezes, você verá que o conjunto de integração construiu uma interface especializada em To-Do, por exemplo, são apenas uma maneira mais limpa e mais agradável de ver seus To-Do. Então, você pode preferir uma ferramenta como To-Do List que apenas gerencia To-Do. A beleza em uma ferramenta como To-Do List é que ela se integra com o Evernote, então você não precisa sair do seu hub Evernote para abrir o aplicativo Lista de Tarefas. Você pode ficar no Evernote, criar sua nota, ela será sincronizada com a Lista de Tarefas, e você pode gerenciar seus To-Do lá. Isso nos permitirá viver sem distração. Então, como mencionei, não vou te dizer como fazer isso. Isso é realmente sobre como você vê as coisas. Estas são três maneiras pelas quais você pode abordar o To-Do no Evernote. Então, ao construir seu hub, você descobrirá que há necessidades que você tem uma e outra vez. Embora você não tenha quaisquer diretrizes ou restrições no Evernote, uma coisa que você pode fazer para simplificar seu processo de construção de notas e hub é criando modelos. Aqui está um modelo de notas de reunião, por exemplo, e isso apenas descreve a agenda da reunião, eu posso verificar as coisas como eles foram concluídos, algumas notas complementares sobre a reunião e, em seguida, alguns itens de ação. Você vai querer criar modelos para viajar, criar uma lista de verificação de todas as coisas que você precisa tomar e adicionar seu itinerário de viagem na parte inferior. Pode haver uma imagem que fale de uma campanha que discutimos, vou arrastar isso até lá. Pode haver um livro que ajudaria, e eu ia ver isso como um anexo. Então, uma coisa que você vai querer lembrar ao criar seus templates é deixar tudo em sua forma original e copiar seu modelo até mesmo para um caderno, que é chamado de templates, ou você pode copiar alguns para o bloco de notas em que irá utilizá-lo. Então, se você tiver um caderno de negócios, talvez você copie algumas versões para esse notebook apenas para que elas possam permanecer vazias e servir como modelos. Há também toneladas de modelos no site do Evernote, desde modelos de planejamento para 2018, à escola, à gestão de projetos, a imóveis. Você pode facilmente baixar esses modelos e salvá-los em um notebook, e isso pode resolver muitas das suas necessidades de fluxo de trabalho. Então, enquanto olhamos para esses modelos, há alguma coisa que você possa potencialmente verificar fora da sua lista de avaliação de pontos de dor? Então, como você pode adicionar qualquer tipo de mídia a uma nota do Evernote, Asset Management também é um fluxo de trabalho realmente solicitado dos meus clientes. Este é um exemplo de uma maneira de gerenciar sua arte de estoque. Evernote tem uma outra maneira de categorizar seu conteúdo que é através da maneira como você vê sua lista de notas. Então, eu posso ir a partir desta vista cartão que me dá os pequenos azulejos à esquerda ou um grande azulejo à direita. Eu posso ver esta vista de cartão completo que é chamado de uma vista de cartão expandido, e ele realmente só me dá um olhar adicional de todos os meus ativos. Então, se eu os categorizei por caderno ou etiqueta, ou eu simplesmente quero rolar e olhar para todos os ativos que tenho, eu tenho essa oportunidade. Então eu desço e tenho outros pontos de vista que realmente me ajudarão se é assim que eu vejo as coisas. Então, para voltar a essa visão expandida, essa é a maneira como a maioria das pessoas olha para seus ativos visíveis. Você vai descobrir que você ainda pode categorizá-los por nome, dependendo se você categorizá-los. Você vê que estes não são categorizados de forma alguma. No entanto, o Evernote tem algumas características principais que permitem categorizar as notas. Você pode categorizá-los por data atualizada, por data de criação, por título, pelo tamanho e por onde você baixou. Ser capaz de visualizar facilmente o seu stock art, quer você categorizá-lo ou não, pretende que eles gerenciem seus arquivos de clientes ou seus itens de tarefas, e não ter que sair de seu hub torna este processo ainda mais produtivo. Seja gerenciando suas tarefas ou encontrando modelos ou criando uma biblioteca de gerenciamento de ativos, escolha uma e inicie seu hub. 5. Expanda seu sistema: Então, enquanto você trabalha para formatar sua nota, o núcleo do seu sistema de produtividade, então podemos ir para o próximo nível, e isso é realmente o que você deve procurar em seu hub de produtividade, uma ferramenta que permite que você expanda seu núcleo necessidades. Então, o Evernote tem alguns recursos que permitem que você vá além dos fluxos de trabalho básicos que discutimos. Então, uma das minhas características favoritas do Evernote é o clipper web. Isso é muito bom para a pesquisa. Então, quando estou pesquisando para um cliente ou coloco isso no fluxo de trabalho de um cliente, eles podem tropeçar em um PDF, vamos para o nosso web clipper, eles podem salvá-lo como um PDF, como um snippet de marcador ou como um captura de tela. Então, direto da tela, eu posso organizar isso para evitar qualquer potencial de desordem. Então, vou adicioná-lo a um caderno, posso adicionar uma tag, posso até adicionar uma observação para um dos meus colegas. As opções permitem que você vá mais longe. Você pode pré-marcar ou definir o Web Clipper para salvar automaticamente suas notas com base no contexto da nota. Eu clico em Salvar e estou pronto. Um dos meus casos de uso favoritos para o clipper web é simplesmente para pesquisa. Enquanto estou passando por criar conteúdo para uma campanha, vou recortar algumas imagens relevantes, alguns artigos e outros conteúdos que me permitem realmente obter o que preciso para fazer. Outra coisa muito legal a fazer com o Evernote é utilizar seu endereço de e-mail personalizado do Evernote. Para encontrá-lo, você vai para o Evernote na barra de menu do arquivo, clique em informações da conta, mais configurações da conta que iniciarão o navegador da web e aqui você encontrará seu endereço de e-mail personalizado. Você pode usar isso para enviar por e-mail notas, fotos, qualquer tipo de clipes diretamente em seu caderno Evernote padrão. Então, muitas pessoas me perguntam como você faz algumas das coisas que eu explico que você pode fazer no Evernote. Eles não vêem um botão, eles não o vêem nas listas de recursos e isso é realmente porque, através do uso de integrações de terceiros, você pode ir muito mais longe com o Evernote. Se isso é um ótimo lugar para começar, estes são apenas alguns dos fluxos de trabalho de amostra que as pessoas criaram que permitem que você obtenha mais do Evernote. Um bom se isso nessa integração permite que você crie uma nota quando um evento é adicionado a um calendário específico. Então, por exemplo, se você tiver uma reunião, adicione-a a um calendário. Se isso e aquilo puderem criar uma nota que tenha um nome, um email e uma seção de anotações para você fazer anotações para essa reunião. Essa é uma maneira de automatizar seu sistema de catalogação para uma reunião. Outra integração realmente boa usando se isso e aquilo é sincronizar as novas notas em uma pasta do Google Drive com as de um caderno Evernote. O que isso faz é realmente falar com a idéia de que você pode replicar seu fluxo de trabalho em vários lugares. Você pode achar que seus colegas querem usar o Google Drive, mas seu hub é o Evernote. Assim, eles podem criar seu conteúdo em sua pasta do Google Drive, mas você pode configurá-lo para sincronizar e entrar em um bloco de notas com o mesmo nome ou nome diferente. Isso permite que você mantenha seu hub como Evernote e não tira as pessoas de seus fluxos de trabalho. Uma das coisas especialmente como proprietário de uma agência de marketing integrada que tem sido muito poderosa para mim e meu fluxo de trabalho são os recursos de compartilhamento no Evernote. Ser capaz de criar um caderno e compartilhar esse conteúdo com outra pessoa, e cada vez que eu deixo algo naquele caderno para ter acesso a ele, tem sido realmente produtivo. Faço isso com colegas de trabalho, faço isso com amigos, faço isso com clientes e isso apenas mantém meu fluxo de e-mail no mínimo e me permite maximizar o uso do Evernote. A maneira mais fácil de compartilhar um caderno é clicando nesses três pontos aqui e você apenas compartilha esse caderno. Você também pode compartilhar uma nota. A maneira mais fácil de compartilhar uma nota é clicando em compartilhar aqui, você pode enviá-la via chat de trabalho, uma mensagem automática ou simplesmente criar um link público que qualquer pessoa pode usar. Copie isto, cole e envie. Então, como você pode ver, Evernote oferece os recursos nativos, as integrações, permitem que você vá além, mas de tudo isso funciona para construir seu hub mais produtivo. Então, identificamos nossos pontos problemáticos, criamos nosso núcleo central, e agora fomos um passo adiante. O que é uma coisa que você pode adicionar ao seu fluxo de trabalho atual que permite que você vá mais longe? Ele está criando um sistema de automação e se isso então, ele está utilizando seu endereço de e-mail personalizado Evernote para importar seus recibos? Descubra o que você precisa fazer para ir mais longe. 6. Considerações finais: Então, identificamos seus pontos problemáticos, construímos seu núcleo central e fomos um pouco mais longe. Espero ter inspirado você a começar com Evernote ou pelo menos ser um pouco mais produtivo. Adoraria ouvir de você. Conte-me seus pontos problemáticos, algumas integrações que você encontrou, ou apenas me faça algumas perguntas abaixo. Muito obrigado por fazerem esta aula, mal posso esperar para ver o que vocês construíram. 7. Mais cursos de produtividade do Skillshare: