Melhore suas habilidades de organização no local de trabalho

1. Introdução: Olá e bem-vindo às habilidades organizacionais no local de trabalho. Meu nome é Leah Chase Dinner, e eu estou feliz em vê-lo a bordo neste curso Eu gostaria de compartilhar com vocês meu conhecimento em habilidades organizacionais como boas habilidades organizacionais podem ser benéficas em muitas áreas fora da vida, incluindo áreas pessoais e de negócios. organização pode aumentar o gerenciamento geral do projeto de produtividade de uma pessoa e pode até afetar suas habilidades de memória e retenção. Essas habilidades não são adquiridas durante a noite. Vai levar muito trabalho duro e prática. Mas com um pouco de orientação e as ferramentas certas, qualquer um pode aprender a parar de procurar coisas que faltam e se organizar melhor. Então, neste curso, quem examinará hábitos e rotinas atuais que não são organizadas? Aprenda a priorizar seu cronograma de tempo e tarefas diárias determinam maneiras de tirar informações e suprimentos da história . Aprenda a organizar o espaço pessoal e de trabalho. Aprenda a resistir à procrastinação, faça plantas para se manterem organizadas no futuro. Eu também sou um treinador de negócios, e a gestão do tempo não estava funcionando para mim até que eu descobri meu próprio método de organizar meu trabalho. Então eu espero que você aproveite o curso, e eu lhe desejo uma aprendizagem feliz 2. Remova a calha: removeu o barulho. Uma das partes mais difíceis de se organizar é livrar-se das coisas que causam destruições e ocupam espaço. Quando você se encontra entre as pilhas e pilhas de coisas e itens, pode parecer esmagador. Mas, dando um passo de cada vez e lembrando de respirar, você pode começar a declarar sua vida e começar o caminho para uma organização bem-sucedida. Então, faça isso. Às vezes podemos nos sentir sobrecarregados por assumir a tarefa fora, remover nosso barulho, e tendem a inventar desculpas sobre remover nosso barulho, por que isso não é feito. Podemos afirmar que não temos tempo ou que há muito a fazer ao mesmo tempo. Mas, como diz a Nike, temos de o fazer. Temos que jogar fora as nossas desculpas e mergulhar. Então faça um plano sobre como você pode começar, como fazer um calendário de limpeza ou escolher uma área para começar. Mantenha-se com o seu plano até que o trabalho esteja completo. Não deixe que as mesmas desculpas atrapalhem seu sucesso. Aqui estão algumas dicas úteis. Faça um calendário com tempo para limpar. Dividir as áreas que precisam ser conquistadas. Faça uma lista de tarefas. Decida para onde os itens vão de antemão. Lembre-se, você não tem que manter tudo o que sabe quem você é, a pessoa que exclama. Tenho que ficar com isso porque talvez precise mais tarde. Na realidade, podemos jogar fora mais da metade do nosso cofre para documentos ou itens sem sentir uma sensação de retirada ou conseqüência. A decisão de manter tudo pode nos levar a fazer escolhas inadequadas com organização e contribui para mais barulho. Podemos quebrar esse tipo de pensamento examinando o que estamos segurando e percebendo que não podemos sair com os “e se”. Então passe por sua influência e esclareça como isso é útil para você agora e livre-se qualquer coisa que não tenha um propósito claro. Depois de remover os itens que você não precisa ou não usou, você não está mais desperdiçando tempo em desordem inútil, mas está desenvolvendo uma organização melhor para as coisas que você manteve. Então, pergunte a si mesmo, eu vou usar o de em um futuro próximo? Quando foi a última vez que precisei disto? Se eu ficar com isso, o que será organizado em seguida? Pense em três caixas. Continue doando e lixo. A abordagem mais comum para limpar a desordem é usar este método de três caixas. Este método força uma decisão a ser tomada sobre cada item que você toca enquanto você passa por seu barulho. Você não pode colocá-lo de lado ou voltar para ele mais tarde. Pegue um item um de cada vez e pense em quais livros ele deve entrar. Tente não liberar o item até que uma decisão seja tomada, então os livros um são itens para manter. Esta caixa é para itens que você gostaria de manter em sua área, ou talvez até mesmo guardar por segurança, como teares de cabelo ou presente especial. Então isso não deve ser confundido com as coisas que eu possa precisar. Mais tarde tipo de pensamento nesta caixa em Lee. Mantenha itens que tenham valor e significado para seus livros. Dois itens para doar esses livros são para itens que você percebe que não precisa mais ou quer. Os itens nesta caixa podem ser doados ou vendidos em uma venda de reviravoltas, desde que saia do barulho. Livros. Três. Lixo Esta caixa é para coisas que você não precisa ou quer. Andi não pode ser doada ou doada. Isso geralmente inclui papéis ou documentos antigos, itens masculinos ou quebrados. Uma vez que esta caixa esteja cheia ou completa, retire-a da área imediatamente. E não dê uma segunda olhada a seguir, um lugar para tudo e tudo em seu lugar. Um fator que contribui para o nosso barulho é onde decidimos mantê-lo ou deixá-lo repousar. Quando algo não está em seu lugar apropriado, tudo o resto pode parecer caótico e desorganizado. Enquanto estamos pensando sobre onde as coisas precisam ir, pense sobre o que o item ou itens são e onde ele seria adequado. Isso pode exigir que você refresque sua mente e procure em seu escritório todos os espaços abertos disponíveis que podem ser usados. Mas não importa a quantidade de coisas que você planeja manter uma vez que ele é encontrado seu lugar apropriado em seu escritório, ele não vai ficar no caminho fora. Você está se tornando mais organizado, então pergunte a si mesmo, o que eu preciso colocar aqui ou ali? Onde é que isto seria? Por adequado, vai ficar no meu caminho? Contribuirá para o relógio para lá. Agora vamos olhar para este estudo de caso. Stacy decidiu que passaria sua tarde de sábado, limpando o turno do relógio que se acumulou na família. Feito, ela sabia que tinha adiado por muito tempo, decidiu que este seria o melhor momento. Ela pegou suas três caixas marcadas Keep to Nate and Trash, e começou a pegar itens um por um quando ela pegou papéis velhos e brinquedos quebrados. Ela sabia que era uma decisão fácil jogar essas coisas fora. Mas então Stacy começou a encontrar lembranças antigas em deitado por aí, incluindo roupas antigas de seus filhos e álbuns de fotos. Seu pensamento imediato era colocá-los fora até que ela se lembrasse de que não é necessário manter tudo sobre o que Ela pode e terá que se separar de alguma coisa. No final da tarde, Stacy tinha conseguido sentir uma caixa de doação com itens que ela sabia que não precisava mais ou queria. Ela também jogou fora várias caixas do lixo. Quando ela foi deixada com apenas os itens que ela queria manter, ela não teve problemas em organizar tudo, encontrando um lugar permanente para tudo isso. Que fora do curso não inclui o chão 3. Prioriza o prêmio: priorizar organização não se refere apenas aos nossos itens físicos e posses físicas. Também pode incluir a organização do nosso tempo e atividades. Levar tempo para rotular o que queremos e o que precisamos realizar nos permite classificar tudo em nosso prato e descobrir como enfrentá-lo. Anote ao organizar suas prioridades. É importante anotá-los todos para baixo e fazer-se algum tipo de mostarda menos porque ele ajuda você a lembrar tudo o que você quer realizar ou completar mais tarde. Isto dá-lhe, pelo menos, uma ajuda visual para utilizar ao tomar decisões organizacionais. Você não tem que alugar os itens em qualquer ordem particular, mas apenas qualquer coisa que venha à mente. Depois de sentir que completou o mínimo por enquanto, então você pode voltar e atribuir sua ordem de prioridade. Código comum, como ABC ou 123, pode ser usado para determinar cada listagem. Prioridade sobre como você irá proceder com cada um, use métricas urgentes e importantes. Às vezes confundimos nossas prioridades urgentes com as nossas importantes, que pode nos fazer confundir sobre o que cuidar Primeiro, A urgente, métrica importante é uma ferramenta que podemos usar para pensar sobre nossas prioridades e como lidar com eles. Antes de podermos usar as métricas, devemos anotar tudo o que queremos realizar em um determinado período de tempo, como diariamente, semanalmente ou ainda mais, e atribuir sua prioridade na qual queremos fazê-los. A matriz é dividida em quatro quadrantes, cada um variando em importância, e permite que atividades e projetos sejam plotados em cada um com base em sua necessidade. Usando o mínimo que você criou com sangue cada trabalho no quadrante correspondente. Depois de todas as tarefas terem sido inchadas, podemos ver como são urgentes ou importantes para nós. Isso nos leva a fazer melhores escolhas em relação à nossa gestão de tempo e organização geral . Existem muitas versões fora da matriz urgente e importante e que podem ser usadas para várias coisas. Incluímos uma versão comum que pode ser usada com atividades diárias para esses exercícios. Estas são tarefas de divisão. Agora que você fez pelo menos e categorizou todas as coisas que deseja realizar, pode parecer esmagador ou até mesmo intimidante começar. Mas dividindo suas tarefas em grupos menores, fora do que fazer, podemos nos sentir mais capacitados para realizá-las. As tarefas podem ser divididas de qualquer maneira. Isso é conveniente, como coisas para fazer para um projeto em particular ou talvez até mesmo coisas para fazer que envolvam passar por papéis. A chave é descobrir qual combinação funciona para você. Aqui estão algumas dicas úteis. Soar testes por cada projeto específico. Decida quais tarefas podem ser feitas. O mais rápido. Determine quais tarefas precisarão de mais tempo. E, finalmente, vamos olhar para a regra 80 20. Simplificando, a regra 80 20 enfatiza a necessidade de se concentrar no que é importante para nós e ignorando o resto. Na maioria dos casos, 20% de desconto nas coisas são importantes para pedir, enquanto os outros 80% são geralmente triviais. Se eles são 20% é tratado primeiro e focado no restante 80% particularmente cuida de si mesmo. Por exemplo, usando a regra 80 20, você pode sentar-se com você diariamente para fazer o mínimo e identificar os três ou quatro projetos principais de presas que precisam ser feitos lá. 20% então delinearam as coisas menos importantes ou mundanas que podem ser feitas em seguida ou mesmo em um momento posterior. O 80%, concentrando-se no que é o mais importante urgente? Em primeiro lugar, estamos mais focados e prontos para enfrentá-los. Uma vez concluídas, o resto das tarefas parecem menos assustadoras e podem ser feitas com facilidade. A regra 80 20 é sobre ser organizado enquanto faz o que você quer em sua vida cotidiana e não apenas mais organizar. Então, agora vamos olhar para este estudo de caso. Joseph quer se tornar mais organizado e perceber que ele tem algum tempo livre para fazê-lo. Quando ele olhou ao redor para o que precisava ser feito, ele começou a se sentir sobrecarregado e desencorajado. Mas ele sentou-se e escreveu, pelo menos, tudo o que queria realizar. Uma vez que ele tinha uma longa lista, ele decidiu marcar quais tinham maior prioridade do que outros. Ainda se sentindo atolado, Joseph passou o mínimo novamente e dividiu-os pelos diferentes projetos em que estava trabalhando e o que precisaria ser feito em cada um. Finalmente, ele marcou quais presas. Ele queria tomar cuidado em primeiro lugar e classificou-se mais alto para ele e colocar o resto deles de lado. Agora que Joseph tinha alinhado o que ele queria fazer e em que ordem ele estava pronto para lidar com seus empregos menos favorecidos e se organizar 4. Agendando seu tempo: agendar o seu tempo. Seu tempo é valioso, então você deve tratá-lo assim. Sua agenda pode ficar ocupada, e às vezes pode parecer que não há horas suficientes no dia. Mas quando isso acontece, só precisamos dar um passo atrás e gerenciar nosso tempo de forma eficaz. Quando programamos nosso tempo e recursos de uma forma que nos beneficie e nos ajude a nos tornarmos mais bem organizados, há nada que não possamos realizar, então você deve ter um calendário mestre. Pode parecer uma boa idéia ter vários calendários para cada área fora da vida, mas quando você usa mais de um de cada vez, é fácil confundi-los. Com vários calendários, você pode correr o risco de eventos de reserva dupla ou perder compromissos importantes. Em vez disso, pegue um calendário e coloque-o em algum lugar. Você pode vê-lo todos os dias, como na geladeira ou pendurado na porta da frente, certo, todos os seus lembretes pessoais e de trabalho sobre ele, incluindo datas limite, compromissos, eventos e lembretes. Quando você usa um calendário para tudo o que você faz, você não está em Lee capaz de gerenciar seu tempo melhor, mas você pode se livrar dos lembretes de papel que você postou em todos os lugares. Em seguida, vamos falar sobre a definição de prazos Ao agendar nosso tempo. Os prazos proporcionam uma sensação de estrutura e equilíbrio para nós. Embora cada pessoa responda aos prazos de forma diferente, eles são uma ferramenta fundamental para uma melhor gestão do tempo. Ao estabelecer prazos, você está colocando uma necessidade concreta no seu escândalo, e isso ajuda a evitar que ele seja esquecido ou perdido em um futuro próximo. Eles nos dão uma sensação de responsabilidade. Quando se trata de coisas, ou nós palavras ou precisamos terminar. Então, se você escrevê-los em um calendário fora, programá-los em um dispositivo móvel. Da próxima vez que você planeja fazer algo, defina um prazo primeiro e cumpra isso. Você vai descobrir que quando você tomar um tempo para agendá-los, você vai ter tempo para outras coisas. Agora vamos ver essas fitas ao definir prazos, mantenha seus prazos ao alcance. Anote onde você vai vê-los definir lembretes periódicos. Dê a si mesmo lembretes de que um prazo se aproxima Parcher. Prazo de verdade um pouco. Dê a si mesmo um pouco de espaço extra. Seguimos em frente. Limite os desperdícios de tempo. O desperdício de tempo é algo que pode destruí-lo ou tirar da tarefa em Hunt, eles podem uma curá-lo em casa ou no trabalho. Remover ou até mesmo limitar alguns desses desperdiçadores pode melhorar a sua concentração em ajudá-lo a manter o foco no que você quer ou precisa fazer. Eles podem incluir desperdícios de tempo pessoais, como verificar mensagens ou parar para falar, ou pode até ser um simples como perder tempo extra para ir Procure por esse arquivo extra. Dê a si mesmo um tempo definido que você não vai deixar as coisas destruí-lo ou tirar de seu dever atual. Você vai se surpreender como dar esses pequenos passos irá melhorar sua gestão de tempo. Alguns desperdícios de tempo comuns e destruições. Verificando excessivamente mensagens de e-mail, texto ou telefone. Tédio e sonhos diurnos. Tempo extra gasto longe da sua área de trabalho. Tempo extra gasto à procura de coisas. Assumindo projetos extras. Em seguida, lidar com as coisas fora do seu controle. Há muitas coisas na vida que não podemos controlar, como uma doença, pessoas grosseiras ou más, especialmente o clima. Mas aprendemos a lidar com eles todos os dias e nos adotar para eles. Você pode controlar como reage a certas circunstâncias e contratempos quando nos deparamos com algo que percebemos que não podemos mudar ou controlar. A chave para lidar com isso é aceite pela primeira vez. Uma vez que você tenha aceite que você não pode mudar o fato de que choveu em seu dia de mudança ou que alguém quase raro entrou em você no trânsito, podemos aprender a lidar com eles lembrando o que podemos controlar Você pode controlar, mas plano alternativo que você tem para o dia de mudança, e você pode controlar como você pode optar por responder ao driver raiz. Concentrando-se no que você pode controlar e não no que você não pode irá ajudá-lo a se sentir mais capacitado e menos propenso a deixar outros obstáculos superá-lo. 5. Para fazer listas: para fazer listas, já que muitas vezes podemos nos sentir sobrecarregados com a quantidade de trabalho que precisamos fazer um fora. A maneira mais fácil de fazer as coisas é criar listas para fazer que você não precisa usar um típico para fazer leasing, desde que você possa gerenciar as tarefas que você anotou e priorizá-las é necessário. Portanto, recomendamos que você use um planejador de dias. Um planejador de dias é uma ótima ferramenta para ajudá-lo a gerenciar seu tempo e ficar no topo de projetos e listas de queda. Ele é entregue para levar com você e manter ao alcance do braço ao fazer o seu centro para fazer menos o seu planejador de dia pode ser usado para manter todos os seus lembretes e nariz em um só lugar , que pode torná-lo sua fonte central. Para sua informação, a chave é atualizá-lo regularmente para usá-lo todos os dias. Aqui estão algumas fitas para ter um planejador de dias. Coloque as informações de contato na frente dele, atualizadas regularmente e faça referência a elas todos os dias. Utilize a seção de notas. Em seguida, termine o que você começa Quando concluímos uma tarefa ou projeto, temos uma sensação de conclusão e realizações, que pode nos fazer sentir bem sobre nós mesmos. Mas quando desistimos de um projeto ou falhamos em completá-lo, ele pode nos fazer sentir deprimidos e sombrios. Completar algo que você fez o esforço para começar também ajuda você a se tornar mais produtivo e garante que as coisas sejam feitas a tempo, não importa se é o seu prazo ou outra pessoa. Além disso, quando você completa algo durante toda a primeira vez, isso evita que você tenha que voltar mais tarde e tentar terminá-lo. Concentre-se no importante. Agora você está mantendo vários para fazer listas e Talese infinito em seu coração ou até mesmo escrevendo algum idiota. Mesmo que você tenha estabelecido uma prioridade de projetos, às vezes podemos perder de vista o panorama geral e nos afastaremos do caminho principal. É essencial manter o foco nos aspectos importantes fora do seu para fazer menos se ele está terminando algo a tempo ou garantindo que você obtenha os dados certos para o relatório. Se você se deparar com uma tarefa que não coordena com você metas maiores, coloque-a de lado por enquanto e mantenha o foco no que você precisa fazer para fazer suas coisas. Se você tem que se limitar a algumas tarefas importantes para se concentrar primeiro antes de passar para o resto. Reconheça quais tarefas são importantes o suficiente para se concentrar agora em quais podem esperar até mais tarde. Lembre-se, qualquer um pode fazer uma lista com muitas marcas de seleção e balas fora, mas fazer as coisas vai parecer infinito. Se você gosta de foco e determinação e lembre-se de fazer tarefas rápidas imediatamente quando fazemos o nosso ao mínimo, normalmente há uma variedade de passeios e tarefas para concluir. Alguns são mais importantes do que outros, e alguns levarão mais tempo do que outros olhavam pelo menos. Anote as coisas que você pode fazer rapidamente e não ocuparia muito do seu tempo. Faça estes testes imediatamente para que você possa rapidamente riscá-los fora do seu para fazer menos em Dê-se um tapinha nas costas. Quando você termina essas tarefas rapidamente e as executa imediatamente, deixa mais espaço para você se concentrar em tarefas e projetos mais complicados ou demorados. Aqui estão alguns exemplos de tarefas rápidas sentindo papelada, postando lembretes e avisos enviando e-mails de acompanhamento. E agora vamos olhar para este estudo de caso. David está revisando sua agenda ultimamente e percebeu que ele tem faltado a vários compromissos e reuniões importantes , enquanto também não realiza nada em sua lista para fazer. Ele pensou no que poderia fazer para ajudar a melhorar sua produtividade e habilidades de memória. A primeira coisa que ele fez foi comprar um calendário para sua casa e um pequeno planejador de dias para levar com ele. Ele passou por sua agenda semanal e mensal e escreveu tudo o que precisava ser lembrado. Ele fez uma lista de projetos que ele começou recentemente, mas nunca terminou e fez um plano sobre como concluí-los para que eles não permanecessem no seu mínimo por mais tempo. Quando ele fez o seu para fazer o mínimo para sua casa, ele marcou três coisas que precisavam ser feitas urgentemente. David, em seguida, marcou as quatro principais tarefas que ele poderia fazer imediatamente em decidiu enfrentar aqueles primeiro. Agora que ele tinha suas tarefas e projetos organizados, David sentiu que ele tinha um melhor controle. Todo o seu horário e tempo 6. Armazenamento sem papel e sem papel: papel e as pessoas um armazenamento. Teremos aqueles pedaços de papel que mantemos ao nosso redor, sejam recibos antigos, faturas, carros ou cartas antigas do outro lado da moeda estavam vivendo no papel menos idade onde tudo é feito eletronicamente, incluindo contas de serviços públicos e notificações. Felizmente, não temos que escolher entre um e outro. Um papel e pessoas de sistemas de armazenamento podem trabalhar para qualquer pessoa, desde que trabalhem em conjunto para manter as coisas organizadas. Então encontre um sistema que funcione para você ao decidir se deve ou não usar papel. Temos que decidir o que funcionaria melhor para nossas situações. Muitos de nós funcionam bem com pedaços de papel físicos em algum tipo de sistema violento. Outros dos EUA trabalham melhor no sistema de arquivamento eletrônico e mantêm arquivos sem papel em um computador ou um dispositivo portátil. Os sistemas de armazenamento de papel nos permitem manter vários documentos em papel em arquivos para fácil acesso e referência, e podem fornecer uma referência firme se necessário para apresentar uma cópia impressa. No entanto, um sistema sem papel permite que você libere mais espaço enquanto gerencia a manutenção de documentos por um longo período de tempo. Então, a fim de decidir o que funciona para você. Examine como você armazena suas informações valiosas. Faça a si mesmo algumas das seguintes perguntas para ajudar a decidir qual sistema funciona para você. Onde guardo as minhas informações? Eu mantenho coisas físicas ou versões eletrônicas? Se eu roubei menos papel para metade do excesso, em seguida, torná-lo consistente. Qual sistema de armazenamento você escolher ou se você decidir usar ambos. Mantenha seus métodos consistentes. Se você decidir escolher um método em vez do outro, certifique-se de manter esta mensagem para todos os seus documentos ou arquivos. Mantenha-os em um local central para que eles sejam facilmente acessíveis. Se você decidir usar uma combinação desses métodos, mantenha seus arquivos de papel e arquivos eletrônicos consistentes com nomes correspondentes para pastas de papel e os do computador. Se os nomes de arquivo forem diferentes e não compartilharem um nome de chave, os documentos poderão ser perdidos ou colocados na pasta ou arquivo errado. O sistema que você escolher usar deve ajudar a impulsionar sua organização, não complicado e torná-la sensível ao tempo. Cada informação armazenada está conectada a algum tipo de cronograma, como um impresso oito vezes ou horários. Quando armazenamos esses itens e mantê-los fora de vista, muitas vezes podemos esquecer para que servem e possivelmente perder prazos importantes para evitar perder ou esquecer. Desta vez, materiais sensíveis fazem um método de tempo de organização Sensível também. Grandes feijões ou pastas com datas e lembretes fazem categorias diferentes para eles , como contas pessoais, projetos de trabalho ou trabalhos, para ajudar a lembrá-lo de sua vida útil. Ao manter esses documentos, Hyundai ou em arquivos de computador do mercado, podemos manter o controle do processamento de informações sensíveis ao tempo sem marcar os prazos ou datas de vencimento. Dormir através dos nossos dedos. Aqui estão algumas dicas para organizar informações sensíveis ao tempo Marcar pastas, beans, arquivos com datas ou intervalos de datas Destaque ou enfatize prazos em cada material. Uma vez que algo tenha passado um prazo ou data de vencimento, arquive-o novamente para outra pasta. Próximo. Configurando arquivos Agora que você classificou todos os seus arquivos e pastas e decidiu o que você precisa para manter tudo jogado fora. O próximo passo é configurar vários arquivos para documentos que você precisa manter para uso futuro mas não necessariamente precisará todos os dias. Estabeleça um sistema de referência que funcione para você e possa ser facilmente classificado mais tarde quando você precisar encontrar algo. Se você estiver mantendo faltas físicas, mantenha-as em uma pasta ou que não esteja em sua área de trabalho dinâmica. Coloque-o na parte de trás de uma gaveta ou em uma prateleira mais alta do que tudo o resto. Se você decidir manter arquivos digitais, mantenha todos os documentos em pastas de arquivos e relege-os para outro computador. Se possível, não os mantenha na área de trabalho. Junto com as coisas que você usa todos os dias, no entanto, você decide histórias materiais. A configuração de arquivos ajudará você a manter o controle dos arquivos que você precisa manter enquanto os mantém fora do seu espaço de trabalho diário. Agora vamos olhar para este estudo de caso. Rhonda está passando pelo escritório dela e queria organizar suas quantias fora dos papéis. Ela percebeu que precisava de garçons melhores para tudo o que precisava manter. Primeiro, ela decidiu que poderia digitalizar e copiar vários arquivos de documentos de oferta em seu computador para facilitar o armazenamento. Assim, ela não precisava ficar com a cópia impressa. Mas para seus documentos especiais, como vários manuais, como manuais de políticas e procedimentos de funcionários, ela percebeu que precisava manter a cópia física para referência futura. Então ela dedicou um sistema de arquivos para seu armazenamento de papel e seu papel, um armazenamento que funcionava melhor para seu uso diário. Por fim, ela reservou uma pasta especial para seus documentos mais antigos e menos importantes para arquivar. Ela os colocou na parte de trás da gaveta de baixo do armário para que eles ficassem fora de seu caminho enquanto ela trabalhava, mas ela poderia alcançá-los rapidamente se precisasse. 7. Organização em sua área de trabalho: na sua área de trabalho. organização no trabalho é uma ótima ferramenta para nos ajudar a aumentar nossa produtividade e manter nossa tarefa e projetos em ordem. No entanto, tornar-se melhor organizado significa mais do que apenas manter suas calças e lápis no Drona certo . É mais importante desenvolver bons hábitos de organização e técnicas valiosas que irão mantê-lo no caminho certo em qualquer coisa que você tem que fazê-lo trabalhar. Então considere manter itens ao alcance do braço. Perdemos tanto tempo tendo que sair do nosso caminho para pegar um certo arquivo ou ficar ao lado da copiadora. Geralmente, se você tem que deixar seu espaço de trabalho para obter algo, você pode se distrair ou perder o foco, que pode interferir com seu trabalho e seu nível de produtividade. Então, quando você começa a trabalhar todos os dias antes de fazer qualquer outra coisa, reorganize sua área para que você tenha acesso imediato a tudo, como seus suprimentos de computador e até arquivos e pastas. Tomar tempo para fazer isso no início do dia não só organizará melhor seu espaço de trabalho , mas economizará tanto tempo que poderia ter sido desperdiçado ao longo do dia. Onley tem projetos atuais em sua mesa. Você pode ter uma variedade de estoques de papéis e projetos em sua mesa, mas a chave é saber o que está neles. Mantenha sua mesa mais organizada mantendo apenas os projetos com os quais você está trabalhando atualmente em sua área de trabalho. Os projetos que você concluiu devem ser arquivados no local apropriado, enquanto os projetos que você ainda não iniciou não devem estar na área de trabalho até que você o faça. Ter isso protege a visão de seus projetos atuais pode causar confusão e falta de foco em detalhes sem importância. Mantenha-se focado nos projetos atuais, mantendo-os em sua área de trabalho imediata e não permita que nada mais se intrometa. Aqui estão algumas perguntas para fazer a si mesmo ao manter projetos em sua mesa. Quando isso precisa ser concluído? É algo que pode ser completado mais tarde? Isso já foi concluído? Próximo? Organizar suas gavetas Quando você está organizando suas diferentes gavetas no trabalho, pense em como cada uma funciona em sua rotina diária. Qual é o propósito da sua gaveta de mesa? Com que frequência você usa seus armários de arquivo, gavetas, gavetas que estão ao alcance do braço, como suas gavetas de mesa devem armazenar itens que você usa com frequência, mas não necessariamente precisa . Todos os dias. Você quer garantir que você tem acesso a tudo sem um calor. Enquanto lotes deixando coisas Kalata seu espaço de trabalho mesa. Mantenha suas gavetas de arquivo organizadas por um determinado sistema de arquivo, Se é por etiquetas de cor ou classificação alfabética, no entanto, no entanto, você decide organizar e organizá-lo fora de suas gavetas. Certifique-se de encontrar um método que funcione para você ajudará a aumentar sua facilidade em encontrar qualquer coisa que você possa precisar. Em seguida organizado para corresponder ao seu fluxo de trabalho todos os dias você enfrenta uma variedade de tarefas ou projetos para concluir, então planejar o seu dia em conformidade com o plano O que você precisará ter para concluir essas tarefas. Se você sabe que não vai precisar do seu computador, organize seu espaço de trabalho para utilizar as áreas ao redor e não se preocupe em ligá-lo. Se você sabe que você vai precisar para lidar, Ear ou Scannell Dia organizou os suprimentos e espaço. Você precisará acompanhar que quando você organizar sua área de trabalho muito seu fluxo de trabalho atual menos tempo é desperdiçado tentando se mover entre diferentes áreas ou locais, passo certos suprimentos e vai aumentar sua produtividade ao longo do dia. Fitas Para ajudar a organizar seu fluxo de trabalho, decida quais ferramentas você precisará para o dia. O alemão se forem necessários suprimentos adicionais, concentre-se nesse projeto ou defina tarefas para o dia. Não tente se misturar com outras coisas. Em seguida, vejamos este estudo de caso. Sharon foi designado para trabalhar em uma pequena representação da empresa para a semana seguinte em seu escritório. Quando veio trabalhar, decidiu que precisaria reorganizar seu escritório para ajudá-lo a trabalhar melhor e completar o projeto a tempo. Primeiro, ele removeu todos os outros projetos da mesa, já que não precisaria trabalhar neles. Em seguida, ele vasculhou suas gavetas de mesa e armário de arquivos para garantir que ele não só tinha os suprimentos que precisava, mas que eles eram facilmente acessíveis para ele nos velhos tempos. Finalmente, quando ele se sentou em sua mesa para trabalhar, ele se mudou. Eles reorganizaram tudo o que ele precisaria para estar em Arm Street para que ele não tivesse que voltar para encontrar algo. Agora que tudo foi arranjado. espaço de escritório dos pais foi organizado para seu fluxo de trabalho, e agora ele sabia que poderia concluir qualquer projeto sem problemas. 8. Ferramentas para combater a Procrastination: ferramentas para combater a procrastinação. A procrastinação é uma das principais causas desta organização. Como já vimos antes, muitas vezes podemos inventar desculpas para fazê-lo mais tarde e encontrar várias razões pelas quais algo pode ser adiado para mais tarde. Mas uma vez que compilamos nosso gigante para fazer menos em, decidimos quais tarefas devem ser feitas primeiro, nosso próximo passo ou ficar passos é lutar contra a procrastinação e apenas fazê-los com as ferramentas certas sobre bons hábitos. Você será capaz de dizer adeus à procrastinação mais cedo ou mais tarde. Então aquele sapo, como Mark Twain diz, é uma pedra da vida toda manhã, e nada pior vai acontecer com você o resto do dia. Todos nós temos essa tarefa que tememos fazer, seja em casa, lavar a louça ou no trabalho. Enviando nossos relatórios por e-mail. Nosso plano de ação normal é adiá-lo enquanto conclui várias outras tarefas. Então, quando chegar a hora de completar essa tarefa desagradável, ou encontramos uma maneira de adiá-la ou não enfrentá-la com força total. Mas esse sapo é um conceito que diz que devemos comer o sapo primeiro ou melhor fazer nossas tarefas menos favoritas primeiro em completá-los completamente antes de passar para outro projeto. Quando este trabalho está fora do caminho, passamos o resto do nosso tempo completando tarefas mais favoráveis e revelamos você sabendo que você não tem que voltar para o 1º 1 Então aqui estão eles. Coma esse sapo. Diretriz número um, o sapo. Identifique sua tarefa mais importante primeiro. Em segundo lugar, conclua esta tarefa primeiro antes de seguir em frente para qualquer outra coisa e três comeram o sapo. Continue com essa tarefa até que ela seja concluída. Remova as distrações mesmo depois de ter definido sua mente para completar uma tarefa e verificá-la fora do seu para o mínimo. A menor destruição pode fazer você perder o foco e parar de trabalhar. Eles podem garantir em casa ou no trabalho, e muitas vezes nós nem sequer registrá-los como uma destruição. Quando você está se preparando para iniciar um projeto ou tarefa, olhe ao redor e avalie o que está na área que pode distraí-lo. Desligue telefones celulares ou dispositivos pessoais, ou coloque um sinal em sua porta pedindo silêncio e para não perturbar garantir que tudo o que você vai precisar é organizado com o fluxo de trabalho para reduzir a necessidade de se levantar e sair de sua área. Quando eliminarmos essas distrações que podem nos fazer perder o foco. Vamos ver um aumento na produção em gastar menos tempo tentando completar o mesmo projeto. E, claro, dê uma recompensa a si mesmo. As recompensas são uma ótima maneira de nos mantermos motivados. Afinal, quem não quer ganhar um pequeno deleite depois de um trabalho bem feito? A chave é apenas recompensar o bom comportamento, como terminar uma pequena tarefa ou projeto completamente completo. Se saltarmos para a recompensa muito cedo, estamos apenas recompensando nosso comportamento negativo e não estamos ajudando a reduzir a procrastinação. Comece com pequenas recompensas ao trabalhar em algo como fazer uma pausa ou pegar algo para comer. Podemos recompensar-nos com um preço maior quando todo o trabalho estiver concluído, como sair com amigos ou fazer algo divertido que gostamos mais. E aqui estão algumas dicas sobre Lee. Dê as palavras para o trabalho feito, não o trabalho prometido. Comece com pequenas recompensas antes de trabalhar para as grandes. Mantenha um lembrete visual fora do que você realizou Próximo. Dividir grandes tarefas. Às vezes pensamos que temos menos a fazer porque temos menos itens em nossas listas apenas para perceber que eles são maiores do que imaginamos, e isso pode se tornar esmagador. Quando nos sentimos derrotados por essas tarefas maiores, elas podem levar a uma maior procrastinação. Em vez disso, pegue essa tarefa grande e divida-a em tarefas menores e mais gerenciáveis que podem ser concluídas com mais facilidade. Se você tiver uma apresentação de slides de 20 páginas no trabalho, divida o projeto em tarefas de página separadas, concluindo uma ou duas ao mesmo tempo até que tudo esteja concluído. Se você decidiu limpar todo o seu início berrante recuperando todos os seus itens doados ou limpando itens de lixo quando uma tarefa é feita, você pode passar para a próxima até que todo o trabalho seja feito fora do curso. Não se esqueça de fazer pausas e parar para avaliar o seu progresso. 9. Como organizar sua caixa de entrada: organizando o seu na caixa. Se suas caixas de entrada de e-mail estiverem desorganizadas ou desorganizadas, pode dificultar a localização de uma mensagem de que você precisa ou notar quando você tem uma nova em espera. Muitos sistemas de e-mail têm ferramentas que você pode usar para ajudar a classificar e organizar e-mails e compromissos a fim de passá-los mais facilmente. Quando seus e-mails estão em ordem, você é mais capaz de ficar no topo de sua entrada um e-mail de saída em toda essa metade da informação que você pode precisar. Então vamos começar com a definição de regras de entrega. Muitos sistemas de e-mail agora permitem que você crie regras que podem ser aplicadas ao e-mail. Ser entregue na sua caixa de entrada pode ajudá-lo a classificar e organizar melhor as mensagens. Essas regras usam filtros que você trégua e vai sinalizar ou destacar e-mail para você ou um escreveu. Outra pasta para o seu fácil acesso. Por exemplo, qualquer e-mail do endereço do Imam de seus gerentes pode ser destacado em amarelo para atenção imediata . Ou se você tem falado com um amigo sobre a adoção de seu novo gatinho, qualquer e-mail com a palavra gatinho pode ser redirecionado para uma pasta com seu nome nele. Esses filtros e regras podem ajudá-lo a reorganizar sua longa lista de e-mails e mensagens em pastas e seções apropriadas para ajudá-lo a acessar suas informações com mais rapidez e facilidade. Agora vamos falar sobre a hierarquia de pastas e mensagens para organizar melhor as mensagens de e-mail. Uma boa estrutura de pastas deve estar no lugar e pronto para usar. Uma vez que eles são estabelecidos, um sistema de hierarquia de pastas e mensagens pode ser colocado no lugar. Esse sistema de hierarquia permite que você classifique pastas e mensagens por prioridade ou importância, e pode ser feito de várias maneiras diferentes, como usar uma camada colorida ou realocar item na parte superior da caixa de entrada para melhor visualização . Estabelecendo hierarquia entre vocês. Muitos e-mails irão ajudá-lo a identificar as mensagens mais importantes primeiro e reduz o risco seu ovário de desnatação para ler e lidar com algo menos urgente. Aqui estão algumas dicas a considerar ao estabelecer a hierarquia da caixa de entrada Center fora da mensagem. Assuntos temáticos urgentes, próximos prazos ou projetos? Não, você deve lidar com o e-mail imediatamente. Sua caixa de entrada não se destina a ser uma área de armazenamento para suas mensagens. Quando você recebe um e-mail, você não precisa necessariamente responder a ele imediatamente. Mas a mensagem deve ser arquivada em um local apropriado para recuperar mais tarde se precisar ser tratada no final da semana. Violet, outra pasta que pode ser re aberto mais tarde, se o e-mail precisa ser endereçado por outra pessoa , encaminhar para a parte apropriada e remover da sua caixa de entrada. Levando mais alguns minutos para lidar com o e-mail uma vez que você abrir, ele não só vai economizar seu tempo no longo prazo, mas também vai ajudar a manter melhor. Acompanhe e-mails que exigem sua atenção e quais não. Então, faça essas perguntas a si mesmo ao lidar com seus e-mails. Este e-mail precisa de ação imediata? Caso contrário, quando ele precisa ser abordado? Você precisará dessas informações em uma data posterior? Este e-mail pertence a mim ou ao meu departamento próximo flak e destaca itens importantes? Importantes e-mails não devem ser esquecidos ou perdidos, para que você possa atribuir este AFLAC e-mail, ou até mesmo realçá-los em uma cor diferente para chamar a atenção para eles em sua caixa de entrada ou subpastas . As bandeiras podem ser usadas para lembrá-lo muitas vezes próximo evento ou projeto, incluindo reuniões ou prazos. Vários tipos ou categorias de sinalização podem ser configurados, que você possa sinalizar alguma mensagem para um acompanhamento, enquanto alguns podem ser sinalizados como um lembrete de compromisso. Se você não quiser esvaziar cada mensagem individualmente. Os destaques também podem ser configurados para realçar mensagens de determinado centro ou que podem conter palavras-chave, como reunião ou compromisso. Por exemplo, todos os e-mails de suas bolas podem ser destacados em vermelho para urgência, mas os e-mails de seu melhor amigo podem ser coloridos em azul para mais tarde. Os pretos e os destaques podem ser usados individualmente se o Desire Tour puder ser usado em conjunto, trabalhar no dedo do pé em sincronia e organizar o seu crescimento na caixa. 10. Evite as causas da desorganização: evitar os cursos fora desta organização. Às vezes, organizar-se significa mais do que apenas ter certeza de que tudo tem um lugar ou que marcamos nossa lista de tarefas. Muitas vezes, organizar-se é principalmente sobre evitar as coisas que podem nos levar a ficar desorganizados, especialmente depois que já começamos o processo mudando nossos caminhos, mantendo tudo. Somos todos culpados por tentar dar coisas que não precisamos necessariamente. Geralmente contribui para o pensamento. Bem, eu posso precisar dele um dia quando mantivermos itens antigos ou expirados e papelada. Nós não percebemos que estes podem realmente contribuir para promover esta organização em vez de nos ajudar no futuro. Então evite construir o barulho. Também solitários segurando examinando o que você está tentando segurar para identificar seu propósito em sua área de escritório se ele não serve e propósito imediato jogou fora. Então, como você determina se ele precisa ser mantido? Quando foi a última vez que usei um “thes “necessário? Que propósito isso me serve? Se eu me livrar deles, o que vai acontecer? Vou precisar disto num futuro próximo? Se eu me livrar destes eu posso associar mais tarde em outro lugar, talvez por ter on-line ou cópia de escritório. Agora vamos falar sobre não ser consistente. reputação é a chave para a aprendizagem, e esses comportamentos repetidos e consistentes são a chave para o desenvolvimento de bons hábitos. Quando estamos no processo de nos organizarmos, nos propomos a fazer o mínimo e ações que tomamos para nos mantermos organizados quando nos tornamos inconsistentes, como esquecer de desligar nosso celular antes de iniciar um projeto ou apenas atirando os homens na nossa mesa uma manhã, estamos na sala de estar para nos desorganizarmos novamente. Para um só sono. Torna-se mais fácil esquecer o que aprendemos e começar a cair em nosso Pete normal fora desculpas ou procrastinação. Uma vez que tenhamos estabelecido bons hábitos organizacionais, é importante ficar com eles e ser consistente em nossas ações, não seguindo s chaleira. Para muitas pessoas, não aderir a algum tipo de rotina ou horário pode fazer com que eles se tornem desorganizados e procrastinar. Pergunte a si mesmo por que você precisa seguir um cronograma e o que é esse cronograma destinado a ajudá-lo a realizar s Cato pode ser simples e flexível, tais como criar-se para fazer o mínimo e aderir a ele ou Skittles pode ser mais definido e definido, como delinear tarefas e cronogramas específicos. Embora os horários não sejam definidos em pedra, eles devem fornecer um senso de estrutura ao concluir tarefas, projetos e atividades. Se os horários são ignorados ou esquecidos completamente, ele pode colocar para desperdiçar o gerenciamento de tempo ou tarefas prolongadas. Em seguida, maus hábitos sendo organizados é tudo sobre a criação de bons hábitos que podemos manter a longo prazo. Infelizmente, todos nós temos maus hábitos que podem nos afastar de entrar no caminho certo hábitos, como deixar suprimentos não utilizados em nosso desktop para mais tarde ou manter todos os boletins informativos do empregador que você recebeu para percorrer. Estes são classificados como maus hábitos. Às vezes nem reconhecemos quando desenvolvemos um mau hábito que nos impede de nos tornarmos mais organizados. Dê uma olhada em algumas de suas ações cotidianas e determine se você tem ou está desenvolvendo um hábito que o mantém desorganizado em casa ou no trabalho. Uma vez que descobrimos o problema, podemos trabalhar para corrigir nossos hábitos e mudá-los para melhor. Aqui estão algumas características de um mau hábito não oferece um benefício imediato cria mais trabalho para fazer mais tarde não nos faz sentir mais confiantes, contribui para procrastinação ou esta organização. Agora vamos olhar para este estudo de caso. Roberta decidiu ir ver seu amigo Charles em seu escritório quando ela entrou. Ela ficou espantada com o escritório de massas estava em e como isso organizou tudo. Waas. Ela perguntou como o escritório dele ficou assim, e ele exclamou que não havia problema com isso. Você é tão desorganizada. Eu aposto que você não ganha três de nada e tenta manter tudo, Roberta disse sobre Lee. As coisas que acho que preciso. Mais tarde, ele respondeu. Além disso, comecei uma nova rotina de organização, mas não consegui fazer isso todos os dias. Roberta explicou como manter tudo e não ficar com uma rotina pode causar ainda mais esta organização. Ela se ofereceu para ajudá-lo a desenvolver um plano para manter os maus hábitos e trabalhar no desenvolvimento de novos e melhores hábitos para se organizar. Uma vez que você formar hábitos melhores, mais saudáveis, você será mais organizado em nenhum momento, Roberta definir 11. Disciplina é a chave para manter o organizado.: disciplina é a chave para ficar Organizado organização não acontece durante a noite, e não é um destino fácil de chegar. Como já dissemos antes, é preciso trabalho duro, disciplina e muitos bons hábitos para manter o caminho fora da boa organização. É por isso que o processo pode parecer esmagador no início e parecia um verdadeiro desafio. Mas não precisa ser impossível. Com algumas das seguintes dicas e técnicas, podemos nos sentir mais capacitados para permanecer disciplinados em sua organização, então fique dentro de seus sistemas. Quando estabelecemos nossas mentes para se tornarem mais organizadas. O primeiro passo é encontrar o sistema certo que o ajudará a alcançar esse objetivo. Uma vez que você encontrar um dos sistemas que funciona para você, a chave é manter o ímpeto. Para manter esse sistema ao longo do tempo, é normal precisar avaliar ou duas semanas um sistema de alguma forma desenvolver um sistema mais atualizado periodicamente com base em suas prioridades, necessidades e fazer listas ao organizar sua casa ou escritório, permanecer dentro do sistema que você adotou para que os adolescentes e as ações do euro sejam consistentes e trabalhem em conjunto. Aprenda a dizer não. Muitas vezes podemos nos tornar desorganizados assumindo muitos projetos ou atividades que podem ter um pedágio em nossa gestão de tempo. É importante aprender que eles precisam dizer não quando solicitado a ajudar com um pedido. Bem, você pode sentir a necessidade ou desejo de ajudar todos que você pode perceber que você pode melhor servir os outros, aderindo com as áreas em que você tem mais a oferecer pode fazer o melhor se você exagerar e seu habilidades. Não só muitas pessoas perdem as grandes coisas que você tem para oferecer, mas evita que você se sinta mais confiante e organizado em sua vida. Aqui estão algumas frases de pata para dizer Não, não, obrigado. Desculpe. Mas já estou comprometido com outro projeto. Essa área não é um dos meus pontos fortes. Obrigado, mas sou necessário para o projeto agora. Ter organização fazer parte de sua vida organização não acontece de vez em quando ou quando a ocasião surge. É algo que é continuado e realizado todos os dias, a fim de permanecer organizado Ao longo tempo, devemos fazer a organização parte de nossa organização vida cotidiana é em tudo o que fazemos a partir de atividades diárias, tais como classificar documentos para atividades de longo prazo, como reorganizar o departamento quando praticamos os bons hábitos e dicas úteis. Todos os dias estamos fazendo organização e coisa regular em nossas vidas e deixando que isso nos ajude a construir um futuro melhor para nós mesmos. Não espere que coisas ou presas atrapalhem sua vida antes de decidir que é hora de se organizar novamente. Então planeie para amanhã. Hoje. Se você está esperando o início do dia seguinte para iniciar o plano de organização, as chances são que você já teve uma desorganização começar hoje e fazer um plano para o que você quer fazer em sua vida, incluindo em um diário, semanalmente, mensalmente e até mesmo uma base anual. Quando você determina o que deseja, como se tornar mais organizado, você pode fazer plantas hoje para atingir essas metas no futuro, fazer uma lista de tarefas e planejar um tempo para enfrentá-la. Em vez de esperar o desejo de fazê-lo vem junto. Faça planos sobre como se motivar a continuar e planejar recompensas por comportamentos produtivos . Definir prazos para si mesmo e cumpri-los quando planejamos com antecedência e gerenciar seu tempo forma eficaz, o estresse ea ansiedade fora se tornando mais organizado, com poucos muito mais leve e muito menos como um passeio. Então aqui estão algumas dicas para você. Faça listas de curto e longo prazo para fazer. Planeje maneiras de executar cada um deles. Encontre maneiras de se manter motivado para permanecer na tarefa. Não se esqueça de planejar prazos ou planta para atender aqueles que já estão em vigor. Agora vamos olhar para este estudo de caso. Eu finalmente fiz isso, exclamou Joshua. Joshua finalmente organizou seu escritório em preparação, começando em uma nova conta de cliente em poucas semanas. Ele sabia que precisaria de um trabalho limpo e organizado no dedo do pé do escritório, então ele percebeu que precisava cuidar disso mais cedo do que tarde. Uma vez que estava pronto, ele fez uma lista diária e semanal para fazer que ele deve fazer a fim de mantê-lo organizado, como organizar sua área de mesa e guardar quaisquer ferramentas ou suprimentos que ele usou. Ele decidiu ficar com seus sistemas atuais por várias semanas ou várias reuniões ou projetos e depois ver como eles trabalharam a seu favor. Então ele veria se algo precisava ser mudado ou alterado. Quando ele estava terminando, Joshua recebeu uma ligação de seu amigo Cory, perguntando se ele queria ajudá-lo a pintar seu berrante neste fim de semana. Não, obrigado, disse Joe Shaw. Eu tenho que colocar meu escritório e eu em ordem se eu vou estar pronto para tomar esta conta a tempo.