O método de pilha: como entrar em caixa zero Master

1. Apresentação: Você está sendo esmagado por e-mail. Esta série de vídeos é para você. Se você quiser se tornar um usuário avançado de e-mail, isso é para você. Se você quiser que sua equipe seja Excel, então a pilha é para todos vocês. Vamos falar sobre concentração. A concentração é a moeda da produtividade. E nada mata a produtividade em ambientes corporativos tanto quanto o e-mail porque ele destrói ou se concentra. Agora mantenha esse pensamento por um momento. Muitas pessoas e organizações estão preocupadas com a velocidade do compartilhamento de informações porque acham que isso aumenta o valor. Mas a velocidade da criação de valor não está ligada à velocidade da informação. A velocidade da criação de valor é baseada em sua capacidade de entregar, entregar melhor, entregar mais rápido ou oferecer inovação. E isso requer concentração. e-mail, a maneira como a maioria das pessoas o gerencia, diminui severamente nossa capacidade de entregá-lo. Fragmentos estão pensando quais fragmentos ou trabalho e fragmenta nossas vidas. Ele cria ansiedade, come um tempo de trabalho valioso e limita nossa criatividade. Se você é o trabalhador de escritório médio, você gasta 500 horas por ano em e-mail, isso é cerca de 30% do seu ano. Isso é loucura. Se você estiver comandando uma equipe de dez ou 100 ou 1000, você está jogando fora quase um terço do orçamento de recursos por e-mail. E a pior parte é que está impactando negativamente os outros 70% do que você faz. Alguém lhe ensinou a usar o e-mail de forma eficaz? Caso contrário, você provavelmente está apenas sobrevivendo com suas técnicas de e-mail atuais. Você pode ser estratégico com e-mail. É possível. Você pode usar o e-mail para se destacar. Sua equipe ou organização pode usar e-mail para se destacar. O método de pilha transformará você, sua equipe e sua organização nos usuários avançados de e-mail. Em sua essência, é um conjunto simples de técnicas para gerenciar seu e-mail que o ajudará a organizar e processar seu e-mail mais rapidamente e ficar por dentro de tudo com facilidade. Não precisa de software e funciona com qualquer programa de e-mail que você já usa. O método estático também é uma abordagem para gerenciar seu tempo em relação ao e-mail e uma filosofia de que todos podem ser mais produtivos em todo o seu trabalho, envolvendo-se com o e-mail por conta própria termos, dominar o e-mail é digno do seu tempo. A pessoa comum que domina o método de pilha me diz que eles recebem de volta mais de 250 horas por ano. E que é um divisor de águas para todo o trabalho deles. Em termos reais, com apenas algumas horas de prática, você receberá um mês do seu tempo todos os anos e tudo o que precisa para aprender o método de pilha está incluído nesta série de vídeos. Então, por que estou fazendo isso? Porque o e-mail tem um efeito prejudicial na produtividade individual e corporativa. Porque ninguém mais alcançou nossas técnicas e parece egoísta sentar-se na solução. E o mais importante, porque isso o tornará mais produtivo. E porque acredito que pessoas produtivas fazem coisas melhores para si mesmas, suas organizações, suas comunidades e para o mundo em geral. É hora de você mergulhar na série e ganhar sanidade, confiança, criatividade e tempo. Meu nome é Jonathan ire. Sou o CEO da dupla Gemini e estarei lá com você a cada passo do caminho. Aqui vamos nós. 2. O segredo para enviar e-mail: Acontece que há um segredo para gerenciar seu e-mail. Um segredo tão simples, mas profundo, porque muda tudo. A maneira como você pensa sobre o processo organizado da forma como prioriza o e-mail. Aqui está o segredo. A maioria das pessoas olha para a caixa de entrada e vê mensagens. Eles veem uma lista de mensagens. Mas quando abri minha caixa de entrada, vejo algo diferente. Vejo um conjunto de ações. Ações que estão me dizendo para fazer coisas como responder, revisar, fazer e conhecer. E esse é o segredo. E-mails não são mensagens, suas ações. Sei que parece simples, mas às vezes as coisas mais óbvias que são negligenciadas. Quando esse conceito de e-mails sendo ações em vez de mensagens me atingiu pela primeira vez. Eu sabia que era importante, mas não sabia o quão importante. Quanto mais tempo eu passava brincando com ele, mais eu percebi que isso mudava tudo. Mais importante ainda, resolveu os maiores problemas que encontrei ao tentar dominar meu e-mail. O primeiro grande problema que esse conceito resolve é como priorizar o e-mail. Antes de mostrar como isso funciona, a primeira coisa chave que eu quero que você saiba se você ainda não sabe, é que com a maioria dos softwares de e-mail, não é fácil priorizar o uso da caixa de entrada. A maioria das caixas de entrada, por padrão, prioriza por dia do mais novo para o mais antigo. Então, se você tiver vários e-mails prioritários, eles aparecerão em lugares aleatórios em sua caixa de entrada com apenas um pequeno sinalizador ou uma mudança de cor se você os definir. O problema é que eles são difíceis de ver e não são muito organizados. Seus olhos têm que pular por todo o lugar só para descobri-los. Se você decidir classificar sua caixa de entrada por qualquer esquema de prioridade que você usa, ele cria um problema totalmente novo. Quando novas mensagens entrarem, elas aparecerão abaixo da lista de prioridades, como as mensagens Marcar novo nesta página. Agora, isso pode não parecer grande coisa, mas o que geralmente acontece é que as pessoas acabam com tantos e-mails prioritários que é difícil ver novas mensagens. E em pouco tempo, eles acabam voltando a classificar e-mails por data, o que novamente dificulta a visualização de e-mails prioritários. As caixas de entrada simplesmente não são boas em priorizar e-mails, é por isso que precisamos de pastas para priorizar nosso e-mail. Agora, neste caso, estamos priorizando o uso de duas pastas, uma chamada importante e a outra chamada de tudo o resto. Agora só para ficar claro, essa não é a nossa técnica. Só estou usando isso como exemplo. No próximo capítulo, mostrarei como isso funciona com pastas de ação, que é a técnica que eu recomendo. Mas primeiro, vamos ver alguns exemplos de como as pessoas usam pastas para priorizar. Aqui cinco maneiras diferentes de priorizar o uso de pastas. O primeiro é o que usamos aqui, duplo Gemini, e os quatro restantes são os mais comuns que eu vi pessoas usarem além de deixar tudo em sua caixa de entrada, priorizando por data, Vou começar com os esquemas comuns de priorização, começando com a pessoa e depois voltarei a como faço as coisas. Vejo que muitas pessoas priorizam por pessoa, o que significa colocar e-mails em pastas com base nas pessoas ou grupos aos quais você precisa responder e, em seguida, escolher quais pessoas são as mais importantes para responder e trabalhe a partir daí. Vi pessoas priorizarem por projeto. Eles configuram pastas para cada um de seus projetos e colocam e-mails nelas e respondem com base na prioridade do projeto. Também vi pessoas organizarem e-mails por urgência. Por exemplo, urgente, alto, médio, baixo. E outra técnica que vi pessoas usarem é fazer as coisas ou a técnica de GTD, que é um processo desenvolvido por David Allen. E, finalmente, ensinei as pessoas a organizar e-mails por ação. Agora, é claro, há a abordagem de priorização que eu recomendo por vários motivos. A primeira é porque é mais fácil priorizar e-mails por ação que qualquer outro método. Vamos primeiro ver o que a maioria das pessoas faz para priorizar. Imagine que você tinha alguns e-mails que envolvem agendar reuniões. É fácil dizer qual reunião deve acontecer primeiro, segundo, terceiro, com base na disponibilidade do calendário, é muito mais difícil quando você começa a colocar outras ações na mistura. Tente priorizar uma reunião um e-mail que precisa que você faça uma tarefa contra outro e-mail separado que você precisa responder. É difícil porque não estamos mais comparando as mesmas coisas. E-mails que contêm reuniões, e-mails que contêm tarefas e e-mails aos quais você só precisa responder, não maçãs para maçãs. É como tentar priorizar entre um conjunto de meias e em vez de canecas, posso dizer quais meias eu gosto em comparação com outras meias. E escolha minha favorita entre as diferentes canecas que tenho na casa. Posso até dizer que me preocupo meias mais do que me importo com mux. Mas jogue-os todos na mesma pilha e me pediu para priorizar entre eles e eu poderia fazê-lo. Mas isso realmente me atrasaria porque meus critérios para escolher um SOC ou caneca em particular sobre o outro se torna mais complicado. É preciso muita força cerebral para descobrir isso. Todas as outras abordagens para priorizar e-mails ou dolorosas pelo mesmo motivo. Porque eles visualizam e-mails como mensagens em vez de ações. Isso é o que os torna tão tediosos. E é aí que entra o método de pilha. O método de pilha permite que você faça seus trade-offs de priorização em um nível mais alto e mais racional, no nível das ações em si. Mas essa não é a única razão pela qual o método de pilha é melhor. Outra grande vantagem é que a pilha requer menos esforço do que essas outras abordagens. O método sack, você terá um conjunto finito de pastas de ação. Se você priorizar por pessoa ou projeto, sua lista de pastas será longa, crescendo continuamente e exigirá muito esforço para se manter organizada e manter-se priorizada. O método de pilha exige menos esforço do que gerenciar por urgência também. Agora sei que muitas pessoas gostam de priorizar por urgência, mas a urgência tem uma falha crítica, que é que o nível de urgência um e-mail muitas vezes muda diariamente. Hoje, um e-mail específico pode ser de alta prioridade. Por exemplo, imagine que um e-mail esteja pedindo que você crie um relatório. Mas amanhã, uma nova solicitação de prioridade mais alta pode vir tornar seu e-mail anterior para criar um relatório muito menos urgente, o que significa que, se você não chegou a ele hoje, você tem que embaralhá-lo em um nova pasta amanhã. Agora, esse tipo de embaralhamento ocorre diariamente quando você organiza por urgência porque você muda de urgência o tempo todo. Posso dizer-lhe por experiência própria que depois de alguns dias fazendo isso, foi muito trabalho. Então, as coisas acabaram ficando na primeira pasta em que as coloquei até chegar até elas, que derrotou o propósito de organizar por urgência em primeiro lugar. Em contraste, se eu organizei por ação, priorizei minhas pastas de ação uma vez e nunca mais preciso embaralhar um e-mail novamente. Nesse caso, estou usando cinco pastas de ação. Responder para aplicar, fazer tarefas, reunir-se para reuniões, encaminhar e-mails que preciso delegar e revisar e-mails que contenham boletins informativos ou outras coisas que sejam menos importantes. Mas eu deveria escanear. Nesse caso, priorizo isso na ordem que você está vendo se um e-mail entrar na minha pasta do e eu decidi não agir de acordo com isso hoje. Nunca mais preciso movê-lo amanhã. Eu posso apenas avaliar se é mais ou menos importante do que o do meu outro e tirá-lo de lá. Mas não preciso avaliá-lo em relação às minhas respostas, que já decidi serem mais importantes. Isso me economiza esforço, poder cerebral, tempo e elimina a frustração ao mesmo tempo. E o GTD não é tão elegante por vários motivos diferentes. A regra de dois minutos fragmentou meu tempo. Algumas pastas, como a próxima pasta de ação, ficaram sobrecarregadas com e-mails e ela tem os mesmos problemas de priorização que as outras pastas. Usar o GTD para gerenciar meu e-mail exigiu muito esforço me deu ansiedade e matou minha produtividade. Além de facilitar a priorização e exigir menos esforço para gerenciar meu e-mail. O método de pilha tem outra grande vantagem sobre essas técnicas. É mais rápido, não por um pouco, por um tiro no escuro. A primeira razão pela qual o método de pilha é mais rápido é porque você pode processar em lote um conjunto de ações semelhantes muito rápido. Vamos voltar para Sachs e canecas, mas leve um nível para lavanderia e pratos. Imagem dobrando uma peça de roupa do que lavar um prato e voltar e dobrar outra peça de roupa, lavar e outro prato e fazer isso até seus pratos e sua roupa ou feito, levaria uma eternidade. A razão pela qual as pessoas racionais enchem roupas e fazem pratos e lotes é porque é mais rápido. Da mesma forma, é mais rápido manter apenas suas respostas, depois suas reuniões, depois suas dívidas e assim por diante. Quando você estiver no modo de resposta, você pode passar por todas as suas respostas. Quando você está no modo Agendar para reuniões, você verifica seu calendário e sente o horário de abertura, então você pode lidar rapidamente com todos os seus horários de uma só vez. Com todas as outras técnicas, você estaria abrindo, fechando seu calendário várias vezes apenas para fazer todas elas. E o mesmo se aplica a todas as demais pastas. A pergunta que recebo com mais frequência sobre o método de pilha é: é mais lento classificar seus e-mails em pastas de ação primeiro. Achei que seria mais lento quando comecei a fazer isso. Mas acontece que posso digitalizar e mover um e-mail para uma pasta em cerca de três segundos. Posso classificar cerca de 20 e-mails por minuto e, essencialmente, limpar 100 e-mails da minha caixa de entrada em cerca de cinco minutos. E eu faço isso usando teclas de atalho, o que o torna muito mais rápido. Agora vou mostrar como configurar e usar teclas de atalho e a série de vídeos de instruções que suporta isso. Até voltei de férias e limpei cerca de 700 e-mails em aproximadamente 30 minutos. Então, a parte legal é que, com o método de pilha, você pode até se recuperar de férias foram ausências prolongadas muito rapidamente, o que é uma mudança de jogo. Sim. Demora alguns minutos para classificar antes de começar a responder. Mas se isso fosse uma corrida, se você classificar primeiro, você faria, não só quando você ganharia por um deslizamento de terra, é como escolher levar alguns minutos para colocar um jetpack antes de uma maratona, você vai estar em outras coisas enquanto todos os outros ainda estão tramando junto. Mas há outro motivo mais interessante para o motivo pelo qual a pilha é mais rápida. E isso porque não podemos responder todos os nossos e-mails todos os dias. Agora segure esse pensamento porque vou explicar por que isso torna o empilhamento mais rápido. Agora isso foi complicado de descobrir e é um pouco complicado de explicar. Então escute, feche. Imagine isso. Toda vez que você abre um e-mail, você precisa passar por quatro etapas para entendê-lo e agir de acordo com ele. Você tem que abri-lo, digitalizá-lo, decidir o que fazer e depois agir sobre ele. Se você optar por não agir de acordo com isso ou simplesmente não pode agir sobre ele naquele momento. que será o caso de um grande número de e-mails, se não a maioria esmagadora de seus e-mails, então você voltará a abri-lo novamente para descobrir o que fazer com ele. Agora isso não fará diferença se você tiver apenas um ou um punhado de e-mails, mas se você está falando de 30 ou 50 ou 100 e-mails do que de repente se torna um dreno. Já vi a mesma pessoa abrir o mesmo e-mail inconsequente mais 36 vezes com nosso software de rastreamento de e-mails. No mínimo, isso é mais de meio minuto de tempo que eles desperdiçaram em apenas um e-mail. Em vez disso. Imagine, depois que eles abriram, digitalizaram e decidiram o que fazer, eles o colocaram em uma pasta de ação. Neste ponto. Eles nunca precisam passar pelos três primeiros passos novamente, sempre que trabalham em suas pastas de ação, eles podem simplesmente pular direto para agir sobre isso. Quando você pensa sobre isso com as centenas de e-mails que recebe a cada semana e os milhares, se não dezenas de milhares que você recebe todos os anos. É coletivamente uma enorme economia de tempo. Imagine se você tivesse que pagar impostos toda vez que abrir um e-mail e tivesse que descobrir o que fazer com ele. Ao classificar primeiro, você está pagando o imposto uma vez. Por que você gostaria de pagar o mesmo imposto duas ou três ou quatro vezes? Com o método de pilha, você economiza tempo processando seus e-mails em lote e economiza tempo classificando-os primeiro. Mas melhor ainda é que você simplificou e acelerou sua tomada de decisão. Este é o meu espaço que você pode usar de forma mais eficaz para entregar o próximo grande projeto. Ou costumava ser mais criativo para todas as coisas em que você está trabalhando hoje. Gerenciar seus e-mails por ação em sua vida será melhor. Você poderá priorizar facilmente, trabalhar com seu e-mail mais rapidamente e gastar menos poder cerebral fazendo isso. Em seguida, mostrarei regras simples, mas poderosas, para criar pastas de ação que manterão seu e-mail organizado e otimizado para funcionar para você. 3. Personalize suas pastas de ação: Eu tive esse avanço que descrevi no último vídeo, onde percebi que os e-mails não são mensagens, suas ações, ações como responder, fazer, encaminhamento de reuniões e assim por diante. Com essa realização, surgiu o entendimento de que classificar e priorizar meus e-mails em pastas de ação e , em seguida, agir sobre eles em lotes por pasta era mais rápido e exigir menos esforço do que lidar com eles fora da minha caixa de entrada e isso foi ótimo. O que acabou sendo muito mais difícil do que eu esperava originalmente foi descobrir a melhor maneira de configurar essas pastas para organizar meu e-mail. Se você já seguiu o caminho de tentar obter e-mails da sua caixa de entrada e organizado em pastas. Você saberá exatamente do que estou falando. Mas acontece que descobrir um sistema que funcionava para mim não foi suficiente. Eu precisava de um sistema que funcionasse para todos. O que aprendi ao ensinar esta aula há mais de dez anos é que o fluxo de trabalho de e-mail de todos é um pouco diferente. Não vou apenas mostrar como organizo essas pastas, mas explique por que fazer isso para que você possa personalizar suas pastas para se adequarem à maneira como você trabalha e realmente da maneira que você pensa. No nível base, uso três tipos de pastas para organizar meu e-mail. Eu chamo esses arquivos de ação e pastas ativas. Neste vídeo, vou me concentrar nas pastas de ação. No próximo vídeo, falarei sobre arquivamento e pastas ativas. No nível base, recomendo essas cinco pastas de ação. Responda, conheça, revise CC e faça. A pasta de respostas são e-mails aos quais preciso responder diretamente. A pasta de encaminhamento é para ações que eu preciso delegar a outras pessoas ou descarregar para outros sistemas. Por exemplo, se eu receber uma tarefa por e-mail, mas precisar de outra pessoa para fazer isso, eu a colocaria na pasta de encaminhamento. Ou se eu receber um e-mail e eu quiser baixá-lo e armazená-lo, ou uma foto que eu quero armazenar na minha biblioteca de fotos onde algo que eu fui adiante, eu colocaria na minha pasta de encaminhamento. A pasta de carne é para reuniões ou eventos que preciso agendar, confirmar ou aceitar no meu calendário. E deixe-me ser específico aqui. Se você vir um e-mail nesta pasta, é um convite para reunião que você precisa verificar seu calendário antes de aceitar ou uma reunião que exige que você agende uma reunião com outra pessoa. Se for esse o caso, coloque-o nessa pasta. Eu uso a pasta de revisão CC de algumas maneiras. Coloquei meus boletins aqui. Coloquei e-mails que sou cc 'd aqui, basicamente qualquer coisa que eu não seja obrigado a responder. E essa é uma das pastas mais importantes porque mantém o número de e-mails na minha pasta de respostas, especialmente no mínimo. Finalmente, tenho a pasta do, que é para tarefas que tenho que fazer. Essas são apenas tarefas de outras pessoas. Às vezes, até enviei um lembrete por e-mail para fazer uma tarefa e colocá-la nessa pasta. Agora, essa estrutura em particular não aconteceu por acidente. Eu literalmente passei por centenas de iterações para criar um conjunto de pastas. Mesmo considerando isso, você acha que esse conjunto de pastas funcionará para todos? Definitivamente não. Você provavelmente poderá usar esse conjunto de pastas como está. Mas em algum momento, agora ou no futuro, você precisará mudá-lo ou ficará frustrado. Vou mostrar o que aprendi sobre como criar pastas e compartilhar algumas regras para que você possa criar e gerenciar um conjunto de pastas perfeito para você. A primeira chave é manter apenas as pastas relevantes para você. Por exemplo, se você nunca acabar usando a pasta de encaminhamento, então se livre dela e use os quatro restantes. Se você passar para uma função diferente e acabar precisando dela no futuro, sempre poderá adicioná-la de volta. Claro, adicione pastas conforme necessário com base em suas necessidades específicas. Mas tenha em mente que você não quer tantas pastas que seja irritante clicar em todas elas. Se você tiver poucas pastas, você pode acabar com muitos e-mails em qualquer uma delas, o que torna complicado passar por uma pasta. Nesse caso, levaria uma eternidade para passar pela pasta de respostas, o que muitas vezes faz com que as pessoas parassem ao usar a técnica. Você quer que o número certo de pastas crie separação suficiente para que não haja muitas mensagens em nenhuma pasta. E então você não está clicando muitas pastas para passar pela pilha. E se você estiver adicionando ou alterando qualquer uma dessas pastas, é importante que você as nomeie corretamente. Os nomes devem ser curtos e orientados para a ação. Aqui estão alguns exemplos de bons nomes de pastas. Fatura, negociação, compra, arquivo e varredura são exemplos de nomes de ação curtos. Eles informam qual ação é necessária antes de abrir a pasta. Quando você o abre, você está imediatamente pronto para mover os e-mails dentro. Você notará que as pastas com as quais recomendo começar já atendem a esses critérios. Eles são curtos e são orientados para a ação. Quero martelar esta casa um pouco mais porque é importante. Imagine por um segundo que em vez de nomear a última pasta, eu a nomeei para fazer? Então, aqui estão eles lado a lado. Observe a diferença. O da esquerda é mais limpo, mais simples e mais motivador. Faça significa fazer isso. Tarefas significa fazer isso mais tarde. Você vai olhar para sua caixa de entrada de e-mail milhares de vezes por ano. Por que não se colocar em um espaço de cabeça melhor toda vez que você olha para sua caixa de entrada usando uma instrução ativa em vez de uma passiva. Muitas vezes acho que apenas sentar para enviar meu e-mail é uma batalha psicológica. É por isso que todas as pequenas coisas em todo o método de pilha, que incluem coisas como nomear pastas são tão importantes. Eles preparam sua mente para superar a corcunda e fazer seu e-mail. Obviamente, a ordem em que você trabalha com essas pastas é importante, ela define sua prioridade para como você estará lidando com seu e-mail. Aqui está a ordem que funciona melhor para mim. Aqui ele é sequenciado para maior clareza. Pergunta para você. Você acha que esse pedido funcionará para todos? Definitivamente não. Você precisará personalizá-lo para se adequar à maneira como você trabalha. Mas é importante ter um pedido. Vou compartilhar a ordem que uso caso você queira adotar minha lógica. Coloquei meus e-mails em ordem de ansiedade. Estou muito mais nervoso por não responder a algo do que por não fazer algo, não conhecer alguém, não descarregar e não encaminhar. Começo com alta ansiedade. E assim que terminei minhas respostas, me sinto muito melhor. Cerca de metade da minha ansiedade cai nesse balde quando eu terminar minhas pastas du and meet, cerca de 90% da minha ansiedade desapareceu e cerca de 80% do trabalho pesado está feito. O resto das pastas não é apenas fácil, mas rápido de trabalhar porque não são tão exigentes mentalmente. Uma última nota antes de terminar com o pedido. Eu literalmente uso esses números nos nomes de pastas reais. A maioria dos programas de e-mail classifica alfa numericamente usando os números nos nomes das pastas. Ele os flutua para o topo da minha lista de pastas e os mantém em ordem. Quando você escolhe suas pastas e escolhe suas sequências, certifique-se de incluir os números no nome da pasta. Quando eu o coloquei completamente, é um conjunto de regras muito simples. Mantenha apenas as pastas que você precisa. Cria separação com o número certo de pastas, para que você não tenha muitos e-mails em uma pasta. Você curtos nomes de pastas orientadas a ação. Eles não são apenas mais limpos do que mais motivadores. Priorize suas pastas na sequência que funciona melhor para você e use números nos nomes das pastas. É isso para esta lição, mostrei a você como personalizar, organizar e priorizar suas pastas de ação. No próximo vídeo, vou abordar os outros dois tipos de pasta, arquivamento e ativo. 4. Armazenar com arquivos e pastas ativas: O arquivamento é um dos tópicos mais populares na minha oficina de gado. Pergunta para você. Como você lida com o arquivamento de e-mails? Você é uma daquelas pessoas que armazena cada e-mail em um enorme conjunto de pastas? Ou você simplesmente deixa tudo na sua caixa de entrada porque não pode incomodar ou desistir. Eu costumava ser uma daquelas pessoas que arquivam como um ratinho. Eu colocaria tudo em pastas separadas por cliente, tópico do projeto, seja lá o que for. Eu tinha pastas dentro de pastas. Sim. Foi doloroso de manter, mas me fez sentir bem sabendo que eu estava em cima disso. Claro. Sempre achei que talvez precisasse desse e-mail um dia. Você nunca sabe certo? Errado. Na maior parte, arquivar todos os e-mails em pastas separadas é um enorme desperdício de tempo. Se você tiver que arquivar 100 e-mails por dia e levar três segundos por e-mail para arrastar para uma pasta de arquivamento. Você gastará 20 horas por ano apenas arquivando e-mails. São 2,5 dias da sua vida, você nunca voltará. Esse número não tem um multiplicador para a frustração que você terá ao longo do caminho. Se o fizesse, provavelmente estaria mais perto de 40 ou 50 horas. Em contraste, se você arquivar tudo em uma única pasta, pode levar cinco minutos para encontrar cada um dos cinco e-mails necessários. Foram arquivados ao longo do ano, o que resulta em menos de 30 minutos de esforço para realizar exatamente a mesma coisa. Agora eu sei que isso vai assustar alguns de vocês, mas confie em mim, você encontrará esse e-mail e ficará feliz por ter parado de usar um método complexo e extremamente complicado para arquivar em mais de um década desde que venho fazendo isso, nunca consegui encontrar um e-mail em todos os anos ensinando isso. Nunca tive uma única pessoa voltar para mim que colocou isso em jogo no arrependido. Não tenha medo de dar o salto. Dito isso, se você absolutamente não pode viver sem arquivamento, vou mostrar outra técnica que funciona ainda melhor usando pastas ativas e aplicando algo que eu chamo de truque de vento. Se você precisar arquivar algo, coloque a palavra na frente dela e rotule a pasta completando a frase. Agora, obviamente, o último exemplo aqui é uma piada. Se você não puder usar a palavra quando, para todos eles, o nome da pasta no momento em que estiver decidindo arquivar um e-mail, basta colocá-lo em sua pasta de nível superior e chamá-lo um dia. Você provavelmente nunca mais precisará fazer referência a esse e-mail. Uma das maneiras que acho quando as pastas são úteis é para coisas como a quarta pasta criando apresentações. Usei uma pasta como essa recentemente, pedi a uma grande equipe de projeto o que eles queriam incluir uma apresentação executiva e armazenei todos os e-mails que me enviaram para essa pasta. Quando eu estava pronto para me sentar para fazer a apresentação, tudo estava convenientemente sentado em um lugar nesta pasta e pronto para eu usar. Este sistema de arquivamento salvará você em dois dias todos os anos, não o frustrará e o ajudará a identificar e encontrar exatamente o que você precisa quando precisar. Só para recapitular. No método de pilha. No total, existem três tipos gerais de pastas. Pastas de ação, que eu abordei no último vídeo. Pastas arquivadas que são para armazenamento de longo prazo e pastas ativas, que é a categoria ampla que eu uso para descrever as pastas de vento. Eles estão ativos porque você está planejando proativamente usar os e-mails nessas pastas. Atenha-se a esses três tipos de pastas. E será fácil para você agir, organizar, armazenar e encontrar os e-mails importantes que você precisa a qualquer momento. Agora que você tem a abordagem certa para organizar e armazenar e-mails, é hora de aprender a juntar isso e processar seus e-mails de forma mais inteligente. Espero que você tenha gostado deste clipe. Confira o próximo vídeo. Empilhamento feliz. 5. A maneira inteligente para processar e-mails: Até agora, nesta série de vídeos, eu cobri o segredo por trás do e-mail de Mastering. Como personalizar e priorizar suas pastas de ação e como armazenar com pastas ativas e arquivadas. Neste vídeo, vou mostrar como colocá-lo completamente e processar seus e-mails de forma mais inteligente. Vou começar com uma visão geral de alto nível do processo do que trabalhar com a mecânica mais detalhes para garantir que você seja 100% claro sobre como isso funciona. O processo começa com a caixa de entrada e não importa o embarque para usar o Outlook, o Gmail, o Apple Mail, o Lotus, você pode usar qualquer coisa. O que estou explicando isso, só para não te confundir, vou usar ilustrações em vez de uma caixa de entrada real. Primeiro, quero lhe dar uma visão de alto nível do processo. Começo abrindo minha caixa de entrada e usando Quick Keys, que vou mostrar como usar mais tarde, IMT tudo em minhas pastas de ação. Se eu tiver 100 e-mails, geralmente não demora mais do que cinco minutos. Depois que minha caixa de entrada estiver limpa, eu pauso por um minuto e respiro o quão bom é ter 0 e-mails na minha caixa de entrada. Em seguida, trabalhei em minhas pastas de ação em sequência. Começo abrindo minha primeira pasta, que para mim é a pasta de respostas. Em seguida, sinalizo os e-mails aos quais vou responder durante o dia, responder a eles e arquivar ou lixar do que quando terminar. E então eu passo para a próxima pasta e repito o processo. Sinalizei os e-mails aos quais vou responder. Eu respondo a eles e, em seguida, arquivo ou lixo-os quando terminar. E então eu passo para a próxima pasta e continuo fazendo isso até terminar de trabalhar todas as minhas pastas de ação. Neste ponto, eu faço uma pausa porque algo super importante aconteceu. Tenho encerramento de todos os e-mails que chegaram antes desta manhã. Não consigo enfatizar o quanto esse momento é importante. O que esse momento significa é que estou todo preso com meu e-mail antigo. O único e-mail com o qual tenho que lidar agora são os que estão chegando hoje. Tudo no passado está coberto e posso estar 100% certo de que não perdi nada. Isso cria tanto alívio mental e praticamente elimina qualquer estresse que tenho em relação ao e-mail. É importante prestar atenção como você se sente neste momento. Porque esse sentimento é uma das principais recompensas do empilhamento. Lock-in nesse sentimento e você pode construir o hábito da noite para o dia. Deve parecer um daqueles momentos em que você está em um avião ou trem ou no chuveiro, quando sua mente está completamente livre para pensar claramente. Deste ponto em diante. Troquei as coisas e trabalhei fora da minha caixa de entrada pelo resto do dia. As pessoas muitas vezes ficam surpresas com isso. Eles estão confusos por eu não colocar tudo de volta nas pastas de ação e trabalhar com elas novamente. É por isso que eu fico na minha caixa de entrada pelo resto do dia. O principal motivo é porque é muito complicado repetir todo o processo repetidas vezes no mesmo dia, especialmente porque conversas ativas envolvem várias respostas. Eu acabaria de mover um e-mail para uma pasta de ação apenas para que a próxima resposta o colocasse de volta na minha caixa de entrada. Eu lido com e-mails que entram durante o dia fora da minha caixa de entrada. Se eu terminar com um e-mail, arquivo ou lixar. Se eu souber que não vou lidar com um e-mail naquele dia. Acabei de movê-lo para uma pasta de ação e vou empilhar amanhã. Continuo isso até o final do dia. Tudo o que resta se torna parte do meu ciclo de empilhamento para o dia seguinte, o que geralmente não é muitos e-mails. Então é isso para o alto nível no processo. É muito simples, certo? Agora. Vou percorrer o processo mais uma vez um pouco mais de detalhes e apontar mais algumas coisas para ajudar a manter o processo. Esta é uma caixa de entrada típica. Você tem suas pastas à esquerda, suas mensagens na parte superior e sua mensagem abaixo disso. Agora sei que as configurações de algumas pessoas são diferentes, mas isso lhe dá uma imagem de alto nível do que está acontecendo. Então eu começo esvaziando minha caixa de entrada. Eu clico em cada e-mail para descobrir para onde ele vai. Se eu não precisar, arquivo ou lixo-o. Caso contrário, ele entrará em uma pasta de ação específica. Agora, quando eu terminar de trabalhar com todos esses e-mails, vou para minha pasta de respostas, que é minha primeira pasta, os e-mails que eu movo da minha caixa de entrada hoje ou agora nesta pasta bem como o e-⸺- e-mails que eu tinha sobras do dia anterior, você descobrirá que muitas vezes não consegue responder a tudo nesta pasta naquele dia. Geralmente porque você está aguardando informações antes responder ou está apenas triturado por tempo. Achei que a melhor estratégia quando abro uma pasta é sinalizar os e-mails aos quais quero responder. E já estou familiarizado com todos esses e-mails, então é rápido. Em seguida, eu respondo. Lixo de arquivador como eu acabei. Então eu passo para a próxima pasta e faço exatamente a mesma coisa. Sinalizei os e-mails aos quais fui responder, depois respondo e arquivo ou lixei-os quando terminar. E enxaguei e repito para cada pasta. Quando sinalizei e-mails, estou fazendo algo realmente poderoso. Estou tomando uma decisão consciente sobre o que vou trabalhar. Mas o mais importante, o que eu não vou trabalhar porque olhei para esses e-mails e decidi que eles não eram importantes, torna-se algo que eu posso ignorar com segurança, o que elimina qualquer ansiedade que tenho sobre eles escorregarem pelas rachaduras. Quando terminar de trabalhar em todas as minhas pastas, posso ter certeza de que qualquer coisa com a qual eu não lidei naquele dia foi importante. Ao fazer isso, esclareço qualquer ansiedade de esquecer de lidar com um e-mail. E por outro lado, isso libera uma tonelada de headspace. Isso está trazendo poder que posso aplicar ao meu trabalho. Se você seguir esse processo uma vez e prestar atenção quanto foco e concentração você tem para o restante do dia. Vai sentir, como mencionei anteriormente, exatamente como aqueles momentos em que você está em um trem ou avião ou está de férias, e não há nada naquele momento que possa distraí-lo da tarefa em mão. Por causa disso, quando eu quero ser meu mais criativo, eu empilho primeiro. E eu faço a mesma coisa pela minha pasta me, para minha pasta de encaminhamento, para minha pasta de revisão. Finalmente, chego à minha última pasta, a pasta. Eu me certifico de fazer um passe rápido só para ter certeza de que não estou perdendo nada. Agora eu acabei com minha pilha, mas a essa altura, provavelmente tenho mais e-mails na minha caixa de entrada. E aqui está a parte que expliquei anteriormente. Deste ponto em diante para o resto do meu dia de trabalho, vou processar e-mails diretamente da minha caixa de entrada. Por quê? Porque esses e-mails geralmente envolvem conversas ativas. Você responderá a alguns e-mails, outra pessoa responderá, você receberá novas conversas e outros e-mails entrarão. Se eu colocá-los em pastas primeiro, isso se torna realmente inconveniente. É muito mais fácil lidar com conversas e atividades ativas fora da minha caixa de entrada. Você processará esses e-mails respondendo, delegando, agendando, revisando ou encaminhando. E, à medida que você processa cada um, você arquiva ou lixará. Se houver algum e-mail com o qual eu saiba que não estou lidando até amanhã, acabei de despejá-los na minha pasta de ações para que eu esteja pronto para empilhar no dia seguinte. No dia seguinte, entrarei e receberei novos e-mails que eu os esvaziar da minha caixa de entrada para minhas pastas de ação e, em seguida, repetir o processo. Agora que passei por isso, você deve ter uma compreensão clara do processo. Você começará esvaziando sua caixa de entrada. Em seguida, você processará a primeira pasta abrindo-a, sinalizando os e-mails em que você vai agir, agindo sobre eles e, em seguida, o arquivamento está destruindo-os. Você repetirá isso para a segunda pasta e fará o mesmo para as pastas restantes. Em seguida, você trabalhará fora da sua caixa de entrada pelo resto do dia tomando medidas e arquivando ou lixando e-mails. No dia seguinte, você iniciará o processo novamente. Quando você está fazendo isso. Preste atenção ao que é ter uma caixa de entrada vazia e como é ter fechamento em seu e-mail. É fundamental reconhecer emocionalmente esses pontos no tempo porque eles têm duas das maiores recompensas que vêm do empilhamento. E muitas vezes são pouco apreciados. Agora que você tem o básico de como processar seu e-mail, confira a próxima lição para aprender a gerenciar melhor o tempo gasto por e-mail. 6. Possui seu tempo de e-mail: No último segmento, mostrei o processo de pilha. Neste segmento, vou mostrar minha estratégia de gerenciamento de tempo de e-mail. O que vou mostrar a vocês um simples, mas crucial, porque isso lhe dará o que constitui o método de pilha de nível base. Você precisa do processo que mostrei no último segmento e precisa dessa estratégia de gerenciamento de tempo de e-mail para retirar o método de pilha. Começarei com a forma como o processo se relaciona ao meu calendário. Apenas para atualizar você, o processo começa com você abrindo sua caixa de entrada e usando Chaves rápidas para classificar e-mails em suas pastas de ação. Em seguida, você abre sua primeira pasta, sinaliza com o que vai lidar naquele dia e responde do que arquivar ou lixar quando terminar, então você faz exatamente a mesma coisa com sua próxima pasta. E repita o processo até terminar todas as suas pastas. A partir daí, você lida com e-mails diretamente da sua caixa de entrada. Se eu terminar com um e-mail, arquivo ou lixe-o. E se eu souber que não vou lidar com um e-mail naquele dia. Acabei de movê-lo para uma pasta de ação e vou empilhar amanhã. E continuo fazendo isso até o final do dia. Tudo o que resta, torna-se parte do meu ciclo de empilhamento para o dia seguinte. Existem basicamente três etapas principais aqui. Um, N15, que faremos em um conjunto, e depois passo dois, que é feito para o resto do dia. Veja como ele fica no meu calendário. E quero dizer, isso literalmente eu reservar tempo para processar meu e-mail no meu calendário e parece assim. Uma das entradas do calendário diz que as pastas de pilha e a outra para dizer que a caixa de entrada da pilha 11 b são feitas juntas em um bloco de horas no início do dia. Então eu tenho mais dois blocos de meia hora para trabalhar pelo meu e-mail pelo resto do dia. Eu entro e esvazio minha caixa de entrada e trabalho nas minhas pastas de ação de nove a dez. Normalmente, não me leva a hora inteira. Então eu endereço todos os e-mails que chegam durante o resto da manhã de uma a cento e trinta e novamente das cinco às 17h30. Antes de ir para casa, sei que alguns de vocês estão pensando que não há como responder seus e-mails três vezes ao dia. Segure esse pensamento. Vou te mostrar como é possível em apenas alguns minutos. Mas eu quero terminar esse pensamento primeiro. Se você é alguém que precisa responder a e-mails como parte de seu trabalho durante todo o dia. Como se você trabalha no atendimento ao cliente ou faz parte de um help desk, então você só usa o dia inteiro para a segunda parte. Nesse caso, você ainda bloquearia o tempo em seu calendário para pilha em sua pasta na primeira parte em vermelho aqui. Você simplesmente não bloquearia o tempo para a segunda parte. Isso seria apenas parte do seu dia de trabalho. Nada disso tem que ser estático. Movo meu e-mail dia a dia. E às vezes até significa fazer isso fora de ordem ou deixar cair uma sessão. Olhe para terça e quinta-feira. Não tenho tempo para empilhar minhas pastas nesses dias esta semana. Tudo bem. Sei que vou me atualizar. Passei uma semana, onde só posso empilhar minhas pastas quando isso acontecer. Quando isso acontecer com você, não surte. Basta focar na próxima sessão de empilhamento agendada e voltar aos trilhos. Mais uma coisa, não se sinta culpado por fazer isso quando estiver agendando, especialmente agendando esses horários recorrentes em seus calendários, o e-mail está funcionando. Você precisa dar sua permissão para trabalhar nisso. Se você não fizer isso, você não terá uma agenda realista e estará trabalhando noites e fins de semana apenas para ficar por dentro de tudo. Em qualquer dia. Trabalhei durante os horários de trabalho, um e-mail durante os horários de e-mail sem a ansiedade mental ou o pânico que maioria das pessoas tem em relação ao e-mail. Sou dono do meu tempo de e-mail, estou no controle. Ainda me lembro da primeira vez que coloquei isso em jogo anos atrás naquela semana eu estava literalmente duas vezes mais produtivo porque estava me concentrando muito melhor no meu trabalho. É uma das coisas que me levou a colocar isso em uma aula para que eu pudesse compartilhá-lo com todos vocês. Tenho mais uma peça relacionada agendada para mostrar antes de mostrar a você como fazer isso com facilidade. Então, algumas pessoas gostam de mim, como empilhar suas pastas pela manhã e trabalhar fora da caixa de entrada pelo resto do dia. Mas muitas pessoas acham mais fácil virar o cronograma na cabeça. Eles empilham suas pastas no final do dia e, no dia seguinte, entram e trabalham fora da caixa de entrada o dia todo. Não importa qual desses padrões você usa ou se você usa outro padrão completamente. É importante que você faça isso. Agora que eu cobri a base de como agendo, quero mostrar exatamente como isso funciona em um determinado dia. A primeira coisa é que meu tempo de empilhamento já está reservado no meu calendário. Sou proativo em gerenciar esse tempo para que eu seja responsável pelo meu e-mail e minhas reuniões geralmente sejam reservadas com alguns dias de antecedência. Eu entro e esvazio minha caixa de entrada e começo a trabalhar na minha pilha de pastas. E geralmente isso me leva menos de uma hora. Você descobrirá que, se você empilhar diariamente, esse e-mail levará cada dia cada dia, então eu trabalho, depois verifico um e-mail, depois faço um pouco mais de trabalho do que verifico meu e-mail novamente. Então vou almoçar. Quando volto do almoço, estou dando uma olhada rápida no meu e-mail antes de ir para minha próxima reunião. Então eu chego ao meu tempo de pilha. Empilhei minha caixa de entrada para todos aqueles e-mails que vieram pela manhã. Então eu faço algum trabalho, verifico meu e-mail novamente às duas PM, mas percebi que algo urgente surgiu. Então, levo alguns minutos extras para responder a esse e-mail naquele momento. Então volto ao trabalho, verifico meu e-mail antes da minha longa reunião da tarde, faço minha reunião e termino meu dia empilhando minha caixa de entrada. Então, mesmo verificando meu e-mail durante todo o dia, apenas uma vez durante o dia às 02:00. Eu deixei fragmentar minha agenda? O resto do dia fiquei focado. Acho que você descobrirá que com 99% dos e-mails, você pode esperar uma ou duas horas para responder sem afetar nada. Se alguém realmente precisa de algo com urgência, eles virão me pegar. Pense nisso dessa forma. Se alguém precisa de algo com urgência, é responsabilidade deles rastreá-lo. Eles podem me enviar uma mensagem, podem me ligar, podem até vir à minha mesa. Não vou matar minha produtividade só para ser responsivo. A chave aqui é ser proativo e controlar em termos de como você permite que o e-mail influencie seu dia. Experimente isso mesmo por um dia e você descobrirá que pode retirá-lo e que é uma maneira melhor de trabalhar. A última coisa que eu queria fazer neste vídeo é mostrar uma fórmula rápida para estimar quanto tempo você precisará para trabalhar seu e-mail todos os dias. Comece pelo número de e-mails recebidos diariamente. Você tem esse número na sua cabeça. Acho que cerca de metade dos seus e-mails são lixo ou e-mails que você pode lixar ou não precisa responder ou agir. Pegue o número que você acabou de criar e multiplique-o por 50% e você receberá o número de e-mails de ação. Esse é o número de e-mails nos quais você precisa agir. Se você receber 200 e-mails por dia, terá cerca de 100 e-mails nos quais você precisa agir. Agora pegue esse número, por exemplo, um 100, e multiplique-o por 1,5 minutos e você terá um aproximado de quanto tempo gasta em e-mail diariamente. Agora alguns e-mails levam mais tempo e alguns levam menos tempo dependendo do seu trabalho, esses números podem mudar, mas isso lhe dará uma boa estimativa para usar. Aqui está uma tabela para ajudá-lo a descobrir isso. Se você receber 100 e-mails, precisará de pouco mais de uma hora para lidar com seu e-mail. E eu até recomendaria arredondar para cima para começar. É melhor superestimar aqui e depois recuar. Sei que agendar seu tempo para empilhar e fluir pelo processo vem naturalmente para algumas pessoas. Se você é algo parecido comigo, você pode ser mais difícil de conseguir. E isso não tem nada a ver com você. É porque construir novos hábitos é difícil. Tenho um segmento na construção de hábitos que definitivamente vai querer assistir. Mas antes disso, nos próximos dois vídeos, vou ensinar duas das minhas técnicas favoritas de método de pilha. Faça cinco mais e a técnica Remind, você está quase lá. Vamos fazer isso. 7. Como gerenciar tarefas com a pasta DO: No último vídeo, analisei minha estratégia de gerenciamento de tempo de e-mail. Isso funciona na maior parte, mas às vezes seus e-mails exigem uma ação que pode levar algum tempo todo ou até mais que aloquei para empilhamento em um determinado dia. Quero te mostrar como eu lido com isso. Muitas pessoas que ensinei na aula dizem que essa é a técnica de pilha favorita deles. Você já sabe que todos os e-mails não são criados mesma forma apenas com base na ação necessária para processá-los. Mas há outra dimensão para os e-mails também, e esse é o tempo que leva para completá-los. Vou mostrar a você como isso entra em sua estratégia de gerenciamento de tempo de e-mail e , em seguida, como isso se relaciona com sua pasta do. Aqui está meu tempo de empilhamento. Minha sessão matinal é esvaziar minha caixa de entrada em minhas pastas de ação e depois trabalhar nessas pastas e depois lidar com quaisquer e-mails acionáveis que vieram no passado. Então meus dois slots da tarde estão lá para lidar com os e-mails que entram na minha caixa de entrada durante o dia. Imagine se eu recebi um e-mail que exigisse uma hora para lidar e outro os 30 minutos necessários para lidar com o dia anterior. Eles chegaram durante minha primeira sessão de empilhamento. Então, outro e-mail de 30 minutos chegou pela manhã e alguns e-mails de 15 minutos chegaram à tarde. Se eu respondesse a todos esses e-mails no tempo de empilhamento do meu bloco, ficaria com uma tonelada de e-mails que não cheguei naquele dia. O que eu descobri é que existem essencialmente duas categorias amplas de e-mails baseadas em tempo. O que eu chamo de e-mails fáceis e e-mails de esforço. E-mails fáceis. Basta levar alguns minutos para responder a um esforço. Os e-mails demoram muito mais para lidar. Se você se lembra de um vídeo anterior, toda vez que recebo um e-mail, tenho que passar por quatro etapas. Tenho que abri-lo. Tenho que digitalizá-lo, ou lê-lo se for longo, tenho que decidir o que fazer com ele e agir de acordo com isso. Se eu dissecar o processo de agir em um e-mail, fica claro que ele realmente tem duas partes, preparando e respondendo. Tenho que descobrir o que vou dizer. Na verdade, estamos fazendo alguma coisa. Então eu realmente tenho que escrever o e-mail e clicar em Enviar. Deixe-me quebrar isso um pouco mais para que você fique claro sobre o que estou falando. Às vezes, preparar é apenas um pensamento simples que leva apenas alguns segundos. E eu posso criar a mensagem em apenas um minuto e terminar com ela. Por exemplo, alguém me pediu para tomar uma decisão. Penso nisso por alguns segundos, depois respondo. Esses são os e-mails fáceis que eu estava falando. Às vezes eu tenho que fazer trabalho mais sério antes de poder responder, como escrever um relatório ou pesquisar algo e isso pode levar 15 minutos ou uma hora ou até várias horas antes que eu possa responda. Esses são os e-mails de esforço que eu estava falando. É bem claro aqui que e-mails fáceis precisam ser trabalhados de forma diferente dos e-mails de esforço. Então, vou mostrar como eu lido com isso e é aí que a pasta do entra em jogo. Quando estou trabalhando meu e-mail, presto especial atenção aos e-mails de esforço à medida que passar pelo processo. E só para ficar claro aqui, um e-mail de esforço para mim é qualquer e-mail que me levará mais de cinco minutos. O que eu descobri é que se eu acho vai demorar mais de cinco minutos, provavelmente vai demorar 15 minutos ou mais para responder. Aqui está minha caixa de entrada. E vamos supor que esta é minha sessão de empilhamento no início do dia. O primeiro e-mail entra e decidi que ele pertence à minha pasta de carne. Então cheguei ao segundo e percebi que levaria mais de cinco minutos para responder. Isso significa para mim que é um e-mail de esforço e vai demorar 15 minutos ou mais para fazer. Em vez de colocá-lo na minha pasta de respostas, vou colocá-lo na minha pasta do. E para me ajudar a lembrar, em vez de apenas chamá-lo para fazer pasta, eu chamo de pasta do five plus. Onde o cinco plus é um lembrete para eu colocar e-mail aqui que eu acho que vai demorar mais de cinco minutos. E continuo por esse processo, colocando e-mails nas respectivas pastas. A menos que eu me depare com outro e-mail que exija mais de cinco minutos de tempo. Abri minha pasta do five plus e passei pelo meu processo de empilhamento típico de sinalização de e-mails. Mas desta vez eu faço algo um pouco diferente. Abri meu calendário e crio entradas de calendário usando a linha de assunto e meus e-mails sinalizados usando a palavra fazer cinco plus para indicar que esta é minha pasta du e a linha de assunto para que eu possa encontrar o e- correio. E quando faço isso, eu me certifico de alocar a quantidade certa de tempo para realizar a tarefa. Agora, em vez de arquivar ou destruir o e-mail original, eu o marquei como agendado aplicando uma categoria ou rótulo colorido a ele. Dessa forma, sei que foi agendado, mas não concluído. E repito o mesmo processo com meus outros e-mails sinalizados. Agora, quando esse horário aparecer no meu calendário durante o meu dia de trabalho, sei que posso encontrar facilmente o e-mail pode fazer cinco mais pasta porque tem a palavra fazer cinco mais na entrada do calendário nome, que me diz que está na minha pasta du, que é rápida de encontrar. Depois de agir de acordo com isso, posso arquivar ou lixá-lo. E eu faço exatamente o mesmo com o próximo e-mail quando esse horário aparecer. Agora, neste exemplo, coloquei os lembretes de e-mail no meu calendário no mesmo dia, mas você pode agendá-los para qualquer momento no futuro. Eu costumo agendá-lo para dias, semanas ou até meses no futuro com base no que é a linha do tempo de ação, quero ter certeza de que você entenda exatamente o que está acontecendo aqui. Primeiro, você identificará que o e-mail está levando mais de cinco minutos e o colocará em sua pasta do five plus. Em seguida, você verificará seu calendário para abertura no horário do livro para o e-mail em seu calendário. Certifique-se de que quando você alterar a cor do e-mail para indicar que ele foi agendado? Você voltará para esta pasta no horário agendado e responderá ao e-mail que arquiva ou lixará e terminará. É um processo muito simples, quase não leva tempo e tem o benefício adicional de ajudá-lo a estimar melhor sua carga de trabalho. A técnica do folder lida com um dos maiores casos de borda com e-mail. E-mails que têm tarefas associadas a eles. No próximo vídeo, vou mostrar como lidar com o outro grande caso de borda que vem com e-mail, que é como rastrear solicitações com e-mail usando e-mail. Aqui vamos nós. 8. A maneira fácil de acompanhar: Pergunta para você. Como você rastreia uma solicitação que você envia por e-mail? Por exemplo, digamos que você enviou um e-mail a um colega de trabalho solicitando um arquivo ou enviou um e-mail a um fornecedor ou um cliente solicitando que uma tarefa fosse feita. Como você rastrearia essas solicitações? Você faz anotações adesivas, configura, acompanha lembretes, anote em uma lista de tarefas, reza para que você se lembre. Contanto que envolva gravação, está em algum lugar. Tenho certeza de que o que você usar funcionará. Dito isto, desenvolvi um pequeno truque para fazer isso que eu quero mostrar a vocês. Digamos que você esteja enviando um e-mail para o qual precisa de uma resposta. Depois de redigir a mensagem e clicar em enviar, esse e-mail vai para o destinatário. E, ao mesmo tempo, uma cópia é colocada na pasta enviada. Há realmente duas cópias, uma que eles recebem e outra que você tem como registro. Agora, se você precisar desse e-mail, você terá que investigar seu e-mail enviado para encontrá-lo entre todas as outras mensagens que você enviou. Não é tão difícil, mas pode ser complicado, especialmente quando há uma maneira mais fácil. Eu faço isso de forma um pouco diferente. Em vez de apenas clicar em enviar depois de digitar o e-mail, eu mesmo BCC, o que cria uma cópia duplicada que entra na minha caixa de entrada. Então pego esta cópia e coloquei em uma pasta que chamo de lembrar. Eu sei que eu poderia pegar a cópia do meu Send Mail, mas isso é muito doloroso e é evitável. Se ele atingir minha caixa de entrada, não há como ignorá-la, o que me solicita a colocá-la na minha pasta restante. Depois de mover o e-mail para a minha pasta de lembranças, é muito mais fácil encontrar e responder do que seria se estivesse incorporado ao restante do meu e-mail enviado. Acabei de receber alguns e-mails na minha pasta de lembranças para rastrear e acompanhar. Se você der uma olhada na pasta de lembrete, que eu adicionei aqui como uma nova pasta na minha pilha. E para mim é minha quarta pasta. Você verá que há várias vantagens nessa abordagem. Primeiro, o e-mail em que eu bcc e eu mesmo é data e carimbo de data e hora. Quando olho para a lista de mensagens, posso ver exatamente quando minha solicitação foi feita originalmente. Segundo, também é muito conveniente ver todas as minhas solicitações pendentes em um só lugar. Posso digitalizá-los rapidamente e ver se preciso acompanhar algum e-mail específico. Terceiro, se eu precisar acompanhá-lo novamente, acabo adicionando à mensagem de e-mail original que contém minhas solicitações ou solicitações anteriores. Eu tive casos em que tive que acompanhar as pessoas seis ou sete vezes para obter uma resposta. E fica muito claro para eles que eles não podem me sacudir. Isso é realmente útil quando a situação exige que você fique por dentro de um tópico de e-mail ou envie várias mensagens para obter uma resposta. O processo geral é simples e vou mostrar o que quero dizer. Você identifica um e-mail para acompanhamento e isso pode ser de qualquer pasta. Você mesmo BCC. Uma cópia vai para a caixa de entrada. Você o move para sua pasta de lembranças. E é aí que o e-mail é definido. Se você precisar fazer o acompanhamento novamente, enviará um e-mail da pasta Lembrar no BCC novamente e repetirá o processo até obter sua resposta. Quando você o divide, são apenas duas etapas, que é fazer o BCC em qualquer coisa que você queira acompanhar e colocá-lo em sua pasta de lembranças para rastreá-lo. Agora que você precisa lembrar a pasta, você tem o conjunto completo de pastas de pilha que uso para gerenciar minha caixa de entrada. A técnica Lembrd que acabei de compartilhar com você junto com a técnica do five plus que abordei no último vídeo, tornam o sistema de pilha completo. Cubra as caixas de borda para que você saiba que está completamente coberto e nada escorregará pelas rachaduras. Eles lhe darão confiança, o que é importante porque é um dos principais fatores necessários para tornar o empilhamento um hábito. Vou abordar todos os outros fatores-chave necessários para tornar o empilhamento um hábito no último vídeo. E definitivamente preste muita atenção porque isso ajudará você a evitar as armadilhas e entrar no ritmo de empilhamento muito mais rápido. Vamos terminar isso. 9. Um conto de dois hábitos: A última coisa que preciso mostrar é como tornar o empilhamento um hábito. Você está pensando, ok, isso é fácil, apenas faça isso por você. Esse pode ser o caso. Agora, descobri que construir qualquer novo hábito pode ser complicado e construir um novo hábito de e-mail pode até ser mais difícil porque há tantas armadilhas que podem levá-lo de volta à sua antiga maneira de trabalhar . E eles são sutis. Por um dia você está empilhando e depois passa uma semana e você percebe que não está mais. Como uma equipe da dupla Gemini, aprendemos muito sobre a construção de hábitos porque temos que ensinar as pessoas são técnicas de produtividade em torno de gerenciamento de e-mail, gerenciamento de reuniões, projeto gestão e outras coisas. E temos que fazê-lo de uma forma que os faça ficar no nível individual e em equipe. Vou mostrar o que sei sobre a construção um novo hábito de e-mail trabalhando com clientes na última década. Você tem seu hábito de e-mail atual. Vou chamá-lo de seu hábito de e-mail de fato. É o que você está fazendo agora. Não tenho certeza sobre você, mas para a maioria das pessoas que observei Há dois grandes problemas com seu hábito de e-mail de fato. A primeira é que eles não têm um processo bem definido para lidar com seus e-mails. O problema com isso é que as coisas passam pelas rachaduras ou precisam verificar constantemente para certificar de que nada foi perdido. E o resultado é que o e-mail ocupa muito espaço da mina e cria ansiedade. A segunda questão é que eles estão enviando e-mails intermitentemente ao longo do dia. E tenho certeza que você vai se relacionar com isso ou conhecer pessoas que fazem isso. Está bem documentado que leva 15 minutos para entrar na zona e pelo menos dez minutos de trabalho contínuo para produzir resultados significativos. Vocês provavelmente já experimentaram isso antes. O que estou mostrando aqui é a anatomia de uma tarefa de uma hora completada com concentração. Bem, o que acontece quando você é interrompido por um e-mail durante o aquecimento, ele redefine o relógio e você tem um aquecimento novamente antes de começar a trabalhar. Cada interrupção significa que você passa pelo ciclo novamente, uma interrupção mais longa e quanto mais tempo você precisa gastar aquecendo. E, de repente, uma tarefa que deveria levar uma hora se estendeu para mais de duas horas. Isso soa familiar? O hábito de fato é uma maneira terrível de trabalhar. Ele fragmenta sua atenção, que mata a produtividade, limita o espaço mental disponível e cria ansiedade. Não é por acaso que o trabalhador médio gasta de seis a oito horas adicionais fora do trabalho apenas para ser pego. Se você empilhar, você não precisa fazer parte dessa estatística. empilhamento é melhor de muitas maneiras. Para começar, o processo está completo e eficiente. Estou confiante de que, quando terminar o e-mail em um determinado dia, nada escorregou pelas rachaduras. Essa confiança me dá a capacidade de enviar e-mails quando é hora de enviar e-mails e trabalhar quando for hora eu fazer meu outro trabalho com pilha, sou um e-mail produtivo e sou produtivo durante meu outro trabalho. Estou no controle e a diferença é libertadora. Tenha em mente que seu hábito de e-mail de fato sempre estará lá. Isso porque você nunca pode realmente se livrar de um antigo hábito. Você só pode substituí-lo por um novo. Isso é o que a pesquisa diz e é isso que eu experimentei também. Para conseguir seu novo hábito, ele tem que ser melhor em todos os sentidos e você tem que evitar as armadilhas que estão tentando puxá-lo volta à sua maneira antiga de fazer as coisas. Vou te mostrar as principais coisas que você precisa fazer para mudar para o empilhamento como hábito. Mas tenha em mente que há muitas armadilhas. Se eu mostrasse todos eles, seria esmagador. Na verdade, na primeira passagem incluíam todos eles neste vídeo, mas era muita informação. Se você ainda luta, estenda a mão e eu vou ajudá-lo a superar a corcunda. Os hábitos são iniciados por gatilhos. São as coisas que te puxam para o hábito. Muitas vezes, quer você pretenda fazer a ação ou não, o legal é que você pode enterrar gatilhos para impedi-lo de executar um hábito e colocar em prática novos gatilhos para puxá-lo para dentro do novo hábito que você está tentando construir. O que você acha que o maior gatilho é que puxa as pessoas para o hábito de e-mail de fato. Vou deixar você pensar sobre isso por um segundo. O tempo acabou. São notificações. Estou falando de notificações para computadores e dispositivos móveis. Você tem que desligá-los. É ousado e pode ser assustador para alguns de vocês, mas você precisa ditar os termos de como você se envolve com seu e-mail. Você não pode deixar um programa cujos alertas estão definidos por padrão estar no banco do motorista aqui. Agora isso pode parecer dramático, mas cada notificação pop-up que você verifica está perdendo um pouco de si mesmo. Agora, mesmo que você desative os alertas, você ainda verificará seu e-mail. Apenas um pouco menos frequentemente, o que fará uma grande diferença na sua concentração. Para o método de pilha, os gatilhos estão no seu calendário e estão definidos para repetir dia após dia. Você pode ter mais ou menos tempo que eu segmentei aqui. Ou você está empilhando sessões podem ser agendadas em horários diferentes. Tudo bem. Essas entradas de calendário estão lá para lembrar que é mais eficiente fazer seu e-mail em lotes do que seus pontuais. Lembre-se de que você pode receber o e-mail ocasional que você precisa descartar coisas para responder, mas essa é a exceção, não a regra. 99% dos seus e-mails podem ser manipulados durante o tempo da pilha. Mesmo com esses gatilhos, as alterações podem não acontecer no primeiro dia ou na primeira semana em que você está empilhando. Tudo bem. Fique com ele e seus padrões de trabalho mudarão e você estará no controle. As recompensas são a próxima peça sobre construção de hábitos que eu quero cobrir lá, as coisas que tornam o hábito pegajoso. O impulso você a fazer o hábito repetidas vezes. Então, a pepsina sai com pasta de dente no início dos anos 1900, quando muitas pessoas estavam escovando sua pasta de dente tinha uma recompensa embutida. A receita incluía ácido cítrico, óleo de hortelã e outros produtos químicos que criariam uma sensação de formigamento na boca. Essa recompensa foi tão convincente que dentro uma década metade da população dos EUA estava escovando os dentes. As recompensas tornam os hábitos pegajosos e os bons hábitos são transformacionais. Acontece que já existe uma recompensa com hábitos de e-mail de fato e é biológico. Como humanos, estamos literalmente conectados para obter um impulso de dopamina toda vez que obtemos novas informações. Não importa se são informações úteis, só importa que sejam novas. Isso torna realmente atraente verificar seu e-mail o tempo todo porque toda vez que você faz, você recebe essa pequena recompensa, você usa o método estático. Você terá a adrenalina da dopamina porque isso é biológico e incorporado. E você receberá outra recompensa que é ainda melhor. Você sentirá uma sensação de clareza depois de empilhar. O tipo de clareza que encontro geralmente é reservado para férias ou chuveiros estão usando quando você está em um carro ou trem ou avião, quando você pode pensar livre e livre de distrações, você obtém isso porque, com o método de pilha, depois de limpar sua caixa de entrada e trabalhar em suas pastas de ação, você terá encerramento de seus e-mails anteriores. Você sabe, com 100% de confiança que nada no passado foi descartado, você está em cima de tudo. A única coisa que você tem que lidar, que é muito mais gerenciável ou os e-mails chegando hoje, posso dizer por experiência pessoal que é libertador. É incrível estar nesse estado. Na verdade, eu empilho antes de precisar fazer qualquer coisa criativa ou complexa. Eu empilho antes de cada sessão de escrita de roteiro para esta série de vídeos e isso fez uma grande diferença. Eu poderia abordar o trabalho com mais espaço mental porque, porque eu me sentia no controle total sobre todo o meu outro trabalho, especialmente minhas comunicações por e-mail. Quando você estiver fazendo isso sozinho, preste muita atenção em como você se sente depois de esvaziar sua caixa de entrada e terminar de trabalhar em suas pastas de ação. Lembre-se, isso é antes de começar a lidar com e-mails que entram na sua caixa de entrada para o dia. Aquele pequeno momento entre o passado e o futuro é meu presente para você. Há mais uma peça que eu quero cobrir com você que o ajudará a travar o empilhamento como um novo hábito. E essa é a motivação para fazê-lo. Para as pessoas com quem trabalhei. A principal motivação que impulsiona seu hábito de e-mail de fato é a capacidade de resposta. Isso pode vir da pressão social, das expectativas de um gerente ou cliente ou colegas de trabalho para responder por e-mail e/ou pressão interna. Eu ensinei muitas pessoas que sentem que não estão respondendo rápido o suficiente para que isso diminua seus colegas de trabalho ou diminua seus clientes. Eu entendo. Eu também estive lá. Eu deixo às pessoas saber se algo está queimando e elas precisam de mim imediatamente para me ligar ou mandar uma mensagem. Não sou alguém que verifica meu e-mail cada cinco minutos porque estou trabalhando. E também ajuda a lembrar que a maioria das pessoas dispara um e-mail para você e, em seguida, sua intenção vai para outro lugar. Eles não estão sentados lá olhando o computador esperando por uma resposta. As chances são de que, se você estivesse em uma reunião ou fora nos médicos, eles poderiam esperar um pouco pela resposta e nada desmoronaria. As pessoas que acumulam valorizam a produtividade em detrimento da capacidade de resposta, valorizam a realização. Uma vez que comecei a empilhar, descobri que as pessoas me valorizavam muito mais porque consegui dobrar minha produção semanalmente. E isso não é um exagero. A parte irônica é que meus clientes muitas vezes me veem como mais responsivo do que todos outros, porque com o método da pilha, nada passa pelas rachaduras. Se eles me enviarem um e-mail, eu sou confiável. Sou 100% confiável sobre responder. O segredo para se trancar, ancorar essa motivação é relacionar o empilhamento com a forma como você se identifica. Tenho um amigo que trabalha todos os dias e trabalha todos os dias há mais de 30 anos, literalmente nunca perdeu um dia. Perguntei a ele como ele conseguiu. resposta dele foi que é só quem ele é. Ele é alguém que se exercita todos os dias, faz parte da sua identidade que você está organizado. Organize pessoas, empilhe todos os dias. Se não for você, é sua identidade que você entrega? Pessoas que entregam pilha ou você é alguém confiável? Pessoas confiáveis empilham seus e-mails? O ponto aqui é fazer isso parte da sua identidade. Diga isso comigo na sua cabeça. Sou alguém que empilha diariamente. Sou alguém que está no controle total do meu e-mail diariamente. Sou alguém que foi bem-sucedido, é por isso que eu empilhei diariamente. Torne parte da sua identidade, será muito mais fácil de se manter, especialmente a longo prazo. É muito mais fácil manter qualquer hábito quando você faz parte de quem você é. Agora você já passou por toda a série de vídeos. Você tem todo o conhecimento necessário para que isso aconteça. Dito isso, existem alguns detalhes específicos sobre colocar tudo isso em prática. E esses detalhes estão nos vídeos de instruções para esvaziar sua caixa de entrada para 0 para começar com como configurar e usar atalhos de teclado, como desativar as notificações e assim por diante. Definitivamente preste atenção a eles, especialmente aquele em atalhos de teclado. 10. Como Gmail: Guia de configuração: Oi, Bem-vindo. Nos vídeos a seguir, demonstrarei algumas de nossas melhores práticas recomendadas para usar o método stack de forma eficaz e fácil. Queremos ajudar a aliviar o estresse associado ao e-mail e colocar sua caixa de entrada em 0. É importante observar que essas são recomendações. Não são regras rígidas e rápidas. Queremos que o processo seja confortável e fácil de manter. Portanto, sinta-se à vontade para personalizá-lo para se adequar a você. O método stack é projetado para devolver mais do seu tempo e é completamente não destrutivo. Você não perderá nenhum e-mail importante. Nós prometemos. Empilhamento feliz. Ok, então vamos fazer pilha para o Gmail. Agora, a primeira coisa que vamos querer fazer é mudar as configurações para que estejamos todos configurados e prontos para começar. Então, clicaríamos no botão Configurações, vá para C, Todas as configurações. E então eu vou mostrar a vocês alguns deles. Tudo isso será uma preferência pessoal, então, independentemente de como você quiser configurá-los, tudo bem. O que eu quero mostrar a você, no entanto, é que se você rolar para baixo, verá a visualização Conversa e poderá ver até mesmo dizer que define se os e-mails do mesmo tópico estão agrupados. Então, se você tiver um monte de tópicos, todos eles serão selecionados e o pequeno grupo junto. E dessa forma, toda vez que algo novo aparece, você pode ver todo o tópico abaixo. Por isso, gosto de selecionar a visualização da conversa ativada por esse motivo. A próxima coisa que você pode fazer, e isso é muito importante como notificações na área de trabalho e seleção de notificações masculinas desativadas. Agora eu sei que é um pouco assustador. Algumas pessoas acham que vão perder alguma coisa. Mas eu prometo que você não vai porque você ainda vai verificar seu e-mail. Mas o que isso permite que você faça é não se distrair toda vez que você recebe um ping enquanto tenta se concentrar em outra coisa. Então você quer selecionar off. A próxima coisa que vamos fazer, nossas estrelas. Você pode usar quantos quiser. Acho que com o propósito de torná-lo simples e eficaz, uma estrela é geralmente a melhor. Você pode arrastá-los para dentro ou para fora. Vou fazer uma estrela. E você pode literalmente escolher cor que quiser e simplesmente arrastá-la para dentro e para fora. Então, para o propósito disso, eu vou usar uma estrela vermelha porque eu prefiro isso e vou colocar isso lá. E então o próximo é o mais importante que você selecionará. E esses são os atalhos de teclado além. Na verdade, você não conseguirá fazer nenhum dos atalhos que vou mostrar sem isso selecionado. E se você não conseguir nada além dos atalhos de teclado deste workshop, você economizará uma quantidade enorme de tempo. Portanto, certifique-se de que está selecionado. Quando terminar, você descerá até o final e clicará em Salvar alterações. O meu está esmaecido porque eu já selecionei essas opções. Depois de clicar em Salvar alterações, você está pronto e pode simplesmente voltar para sua caixa de entrada. Ok, então vamos fazer o método stack para o Gmail. Agora estou aqui na minha caixa de entrada. E antes de começarmos, quero chamar sua atenção na barra de tarefas à esquerda aqui para essas pastas, que no Gmail são chamadas de rótulos. Então, vou me referir a eles como rótulos. E escolhemos nomes curtos orientados para a ação para todos esses. E você também notará que coloquei o número da etiqueta ao lado do nome. E eu fiz isso deliberadamente porque eu quero manter isso na ordem de prioridade em que eu realmente gosto de trabalhar. Então, prefiro responder a algo antes de fazer algo, conhecer alguém, etc. Agora, se você se lembrar do método stack, ao receber um e-mail, você passa por quatro etapas. Você tem que abri-lo, você tem que escanear, você tem que decidir o que fazer e então você tem que agir sobre isso. A ideia desses rótulos aqui é que isso eliminará algumas das suposições. Depois de colocá-los nos rótulos apropriados, você notará que tudo na resposta é algo que você precisa responder. Tudo na pasta ou rótulo do é algo que você precisa agendar para si mesmo, como uma tarefa, etc. Então, vamos prosseguir e trabalhar com isso agora mesmo. Vou voltar à minha caixa de entrada e digitalizar a mensagem e decidir com qual desses rótulos de ação ela se relacionará. Então, eu vou dizer que este é um dueto. Agora vou usar meus atalhos de teclado em vez de arrastá-los com o mouse , porque isso economizará muito tempo. Então eu pressionaria x, então isso realmente selecionaria a mensagem. E então eu acertava V como em Victor. E o que isso permite que você faça é movê-lo para uma pasta. E então tudo que eu precisaria fazer é digitar o número da pasta ou começar a digitar o nome da pasta e ela a puxaria para cima. Então eu decidi que esse é um problema. Vou colocar o número dois. Aí está. Vou apertar Return e vamos verificar se está lá. Aí está. Então, vou passar pela minha caixa de entrada fazendo exatamente isso. Eu vou dizer que este também é bom. Então, novamente, eu vou apertar X V para voltar. Este é um pedido de reunião e eu vou fazer isso com cada um dos que eu tenho. Vamos garantir que a solicitação de reunião esteja lá. Aí está. Está na minha gravadora. Então eu vou continuar passando por tudo isso e da mesma maneira e eu estou fazendo isso um pouco mais devagar do que eu normalmente faria, só para que você realmente me veja fazer isso, eu vou dizer esta provavelmente é uma resposta. Então eu vou fazer isso. Então você está vendo como eu estou fazendo isso. Então essa é uma resposta. Este é para revisão e eu vou apenas trabalhar nisso de uma forma rápida e normal que eu iria trabalhar nele agora, este é provavelmente um pedido de reagendamento, então eu vou dizer isso um pode ser um encontro, este provavelmente é uma resposta. Este é um “faça”, esse é um barulho. Este é um boletim informativo. Então, eu vou dizer que este é um comentário. Direi que essa é uma resposta, e direi que essa também é uma resposta. E agora vou respirar fundo e suspirar de alívio, porque adivinha? Minha caixa de entrada está vazia. Então, agora, depois de fazer isso, vou até esses rótulos. E vou trabalhar com cada um desses rótulos na ordem em que os priorizo. Então, primeiro eu vou para as respostas. E então o que vou fazer aqui é dentro desses rótulos que você criou, depois de mover os e-mails para eles, você provavelmente examinará e perceberá que alguns deles vão aceitar um pouco mais de tempo e algumas delas são coisas com as quais você pode lidar em tempo real e arquivar ou excluir. Novamente, sempre recomendamos arquivar para que não seja destrutivo, para que você ainda possa procurá-lo e encontrá-lo mais tarde. Então eu vou decidir que este é rápido. E o que vou fazer é usar as teclas de seta para cima e para baixo. Vou armazenar todos os e-mails que sinto que posso responder em tempo real agora. Então, essa é uma que eu posso responder agora, então vou armazená-la. E como eu fiz isso foi usar o atalho de teclado, eu uso a letra S como em Sam. E eu vou continuar descendo. Eu vou dizer que esse vai levar tempo. Eu definitivamente posso fazer isso agora. Preciso gastar algum tempo nisso. Sim, eu acho que esses dois são bons para agora. Na verdade, eu provavelmente poderia fazer isso também, este aqui. Então, vou dizer que vou responder a isso também. Então eu vou voltar ao topo da lista aqui. E eu vou apertar R, que é o atalho do teclado de resposta. E eu vou apenas responder em tempo real. E então eu vou em frente e clicar em Enviar. Agora eu já lidei com isso e você verá que também foi em frente e rotulou isso como prioridade porque essa é uma regra que eu configurei que qualquer coisa de Prashant surge dessa maneira e Falaremos sobre isso em um minuto. Mas como eu já fiz isso, eu não preciso disso agora. Então eu vou em frente e acertar Y. que arquiva isso? E o arquivo está aqui embaixo. Se você clicar em Mais, ele entrará nessa pasta de todos os e-mails, que é o arquivo morto. E você sempre pode fazer uma pesquisa lá. Eu vou fazer isso para cada um desses. Este também é um que eu vou responder em tempo real. Eu vou enviar esse. Eu já fiz isso, então vou em frente. Você também pode pressionar isso, mas vou pressionar Y para arquivar. E então eu faria o último que eu selecionei. Eu vou em frente e responder a isso. Mande isso. Mais uma vez, eu fiz isso. Agora. Eu só tenho duas coisas restantes na minha pasta de respostas, e ambas são algumas coisas que eu preciso abordar mais tarde. Então, isso é algo que eu vou voltar e eu faria a mesma coisa. Eu passaria por coisas de programação. Se eu fizesse a mesma coisa que eu estrelaria o que eu precisava fazer agora. Eu tenho que fazer isso e este eu vou fazer mais tarde porque vai levar mais tempo. E eu faria isso em tempo real. E depois que eles terminarem, arquive ou exclua-os. Então é assim que você faria o método stack. Você acessava sua caixa de entrada, examinava todos os seus rótulos de ação e depois voltava para sua caixa de entrada, dava um suspiro profundo de alívio porque não tinha nada lá. E então, pelo resto do dia, você trabalharia na sua caixa de entrada. Então, qualquer coisa nova que chegue em você lidaria com isso em tempo real. E então, qualquer coisa que você acha pode levar um pouco mais de tempo, você colocaria um desses rótulos de ação. Ok, então vamos falar sobre como criar suas pastas de ação na barra de tarefas esquerda. Agora, como lembrete, no Gmail, eles são chamados de rótulos e não de pastas. Então, o que vamos fazer é configurá-los. Você verá agora que eu já tenho todos os que normalmente uso a configuração, então eu tenho uma a sete respostas para atender e assim por diante. Então, o que faríamos é para os propósitos desta demonstração, eu vou deletar esta para que eu possa criar uma nova. Então eu vou entrar aqui. Vou remover esse rótulo e vou criar um novo. Então você vê como fazer isso. Então, o que eu faria é descer até onde esta flecha está ao lado da palavra Mais. Clique aqui. E se você rolar até o final, você notará que diz criar um novo rótulo na parte inferior. Vou clicar nisso. E eu vou em frente e digitar três carnes. Então, eu deletei isso há um segundo. Então eu vou em frente e adicionar isso de volta. Agora, se eu quisesse torná-lo um subnível, eu poderia fazer isso. E não vamos fazer isso para este em particular porque queremos que este seja um rótulo principal. Vou clicar em Criar. E então, se rolarmos para cima, aqui está, foi criado. E você pode ajustar a cor do rótulo. Você pode ocultá-lo ou mostrá-lo na lista de rótulos aqui clicando nesses três pontos. Então você iria em frente e faria isso para cada uma de suas pastas principais. E depois por sete, quando você o criaria. E falaremos sobre como expandir isso em um segundo. Agora sabemos que de um a seis serão ações que você realiza regularmente. Outra maneira de gerenciar isso é entrar em Configurações, entrar em ver todas as configurações. E onde diz Labels. Isso permite que você mostre, oculte e faça escolhas diferentes sobre preferências se quiser mostrar uma leitura divertida, etc. Portanto, essa é uma maneira de gerenciá-la por meio de configurações. Eu realmente gosto de fazer isso na barra de tarefas esquerda. Então, vamos falar também sobre a pasta wind. Então, essas são suas pastas de ação, como você viu anteriormente, vamos mover e-mails para esses rótulos específicos para que saibamos o que fazer com eles quando trabalharmos com nossos rótulos. Quando a pasta é um pouco diferente. Então você pode ver aqui que se eu clicar nessa seta, ela desmoronou assim e a expande. E você verá que pode realmente criar todas essas pastas abaixo dela. Agora, para que a pasta wind é usada é que a usamos para projetos ativos. Então, digamos que você esteja trabalhando na criação uma apresentação de outubro como esta primeira gravadora. Qualquer coisa que você, que entra na sua caixa de entrada, você pode criar uma regra para que ela vá direto essa pasta, para que não precise sobrecarregar sua caixa de entrada. Você também pode pegar todos os e-mails que receber e movê-los para lá. Digamos que eu tenha esse na minha caixa de entrada porque ainda não configurei a regra. E eu quero que isso vá em frente e mova isso para a criação da apresentação de outubro. Eu faço da mesma forma que você me viu mover os e-mails mais cedo. Eu teria x, v, eu começaria a digitar a palavra criando. Você pode ver que ele puxa para cima bem aqui, aperte Return. E então vamos ver, está lá? É isso. Então, essa seria uma ótima maneira de você economizar tempo também. E, novamente, você não quer ter muitas pastas que isso vai ser realmente opressor. Mas isso é para projetos ativos, apresentações, coisas assim em que você está trabalhando agora. E quando terminar, você pode ir em frente e ocultar a pasta. Quando você terminar. Se você removê-lo, ele o excluirá, então eu recomendo escondê-lo. E depois de ocultá-lo, você não precisará vê-lo ativamente em uma pasta. E novamente, assim como quando arquivamos nossos e-mails mais cedo, quando você entra nessa área masculina bem aqui, é onde a pasta apareceria. Então é isso que eu recomendaria. E você pode criá-los facilmente. E então você também pode renomeá-los ou movê-los, ou fazer o que preferir. Novamente, essa é a ordem em que eu gosto de trabalhar. É assim que eu gosto de dar um nome a eles. Você pode querer ligar para uma dessas negociações ou faturas, seja qual for o seu fluxo de trabalho. Isso é o que você quer fazer. Ok, então uma das coisas mais importantes sobre como tornar o stack um hábito que você pode manter é reservar o tempo no seu calendário. E vou mostrar como criar tempo em seu calendário para que ambos trabalhem no processo de empilhamento em que empilham sua caixa de entrada, colocam coisas em seus rótulos de ação e trabalham. através desses. E também trabalhe na sua caixa de entrada durante o dia. Então, vamos pensar nisso como duas coisas diferentes que estamos agendando. Então, a primeira coisa que vamos fazer é clicar em um horário para o qual queremos disponibilizar. E vou fazer com que isso seja uma tarefa. Então, vou clicar nisso. Então, o que eu vou fazer é entrar, digamos nove da manhã. E eu literalmente entraria em uma pilha. Vou chamar esse de pastas. A razão pela qual estou chamando essa pasta é que quero passar o tempo vasculhando minha caixa de entrada, colocando-as em minhas pastas de ação ou rótulos como são chamados e no Gmail. E trabalhando com tudo isso e vou me dar uma hora de tempo, o que é uma boa parte do tempo para fazer tudo isso e tentar colocar minha caixa de entrada em 0. Agora, o que eu vou fazer é entrar em mais opções. E eu vou fazer algumas coisas que eu quero que isso repita todos os dias. Então, eu vou dizer que eu realmente quero que isso se repita todos os dias da semana neste momento. E vou marcar isso como ocupado. E a razão pela qual vou fazer isso é que preciso desse tempo para ter certeza de que estou trabalhando na minha caixa de entrada e, em seguida, trabalhando nos meus rótulos de ação. Agora as pessoas costumam perguntar enquanto você vai se dar uma hora inteira de trabalho para fazer isso? Sim. Quero que você pense em quanto tempo você gasta lendo seus e-mails diariamente, verificando-os, se distraindo com eles. Isso permitirá que você tenha um bom tempo para trabalhar em seus e-mails, resolvê-los e, em seguida, você pode trabalhar no que quer que apareça na sua caixa de entrada durante o dia. Então, vou clicar em Salvar. E eu vou escolher isso. Cor vermelha para isso. E você notará que ele foi criado e se repete. Você pode ver que isso se repete aqui também. Então eu vou criar duas vezes menores. O primeiro será às 13h. E vou chamar isso de caixa de entrada de uma pilha. E isso vai ser exatamente sobre o que falamos, como trabalhar na sua caixa de entrada. Então, vou entrar em mais opções. Eu só vou fazer isso por meia hora, e vou repetir isso também todos os dias da semana. Mude a cor para que ela corresponda. E vou marcar que este é de graça. Estou marcando isso como gratuito porque sou eu verificando minha caixa de entrada e coisas podem surgir durante o dia. Eu quero que as pessoas possam agendar sobre isso, etc. Então, vou clicar em Salvar e você verá que está lá. Vou fazer mais uma vaga de meia hora só para lidar com minha caixa de entrada. E eu vou fazer isso em, digamos que eu realmente vou fazer isso em 430. Então, vamos fazer isso às 430. E também vou chamar essa caixa de entrada de uma pilha. Eu vou entrar aqui e marcar que este também é gratuito. Altere também a cor para combinar com os outros tempos de empilhamento. Clique em Salvar o quê? Esse fez com que fosse muito longo, fácil de editar. Só podemos fazer isso em meia hora. Clique em Salvar. Lá vamos nós. Agora você notará que eu esqueci fazer algo importante aqui. Eu não tornei isso recorrente, então vou voltar aqui, certificar-me de que todos os dias da semana estão selecionados e, em certificar-me de que todos os dias da semana seguida, clicar em Salvar e aí está. Então, por que os dois diferentes? Novamente, estamos usando esse tempo marcado como ocupado para acessar nossa caixa de entrada e, em seguida, nossas pastas ou rótulos de ação, como são chamados, e o Gmail. E isso é literalmente para lidar com e-mails que chegam durante o dia. Agora, você ainda verificará seu e-mail em vários pontos? Sim, você vai, e tudo bem. Mas isso permite que você realmente se sente, dê a si mesmo 30 minutos para lidar com e-mails que você pode responder rapidamente ao longo do dia. O bom disso é que podemos movê-los, digamos, você sabe o que, hoje, eu realmente não tenho tempo para gastar uma hora nisso e eu vou ter que me atualizar amanhã. Eu posso facilmente deletar isso. Também posso ir em frente e dizer que gostaria começar com minha caixa de entrada logo pela manhã. E eu posso mover isso para cima. E eu posso mover tudo isso quando eu precisar. Algo que outras pessoas gostam de fazer, que é um processo que funciona bem para algumas pessoas, é fazer as pastas empilhadas no final do dia e, em seguida, lidar com o e-mail logo na caixa de entrada, e depois novamente na hora do almoço. E assim você pode fazer isso como quiser, mas você quer tornar o processo algo que você vai manter para colocar esses slots e um local que funcione melhor para você. Vamos falar sobre como agendar o trabalho usando o rótulo do. E é uma ferramenta muito útil porque permite que você coloque tarefas que você recebeu ou tarefas que deseja atribuir a si mesmo em seu calendário. E é assim que é diferente da pasta de carne, porque a carne é para convites de calendário e a pasta do é para tarefas. Então, o que eu faria é dizer que já trabalhei na minha caixa de entrada. Eu coloquei tudo nas etiquetas apropriadas. Aqui estou no rótulo do e quero agendar essa tarefa para mim mesmo. Então, vou estrelar porque é algo que estou fazendo em tempo real agora. E então eu vou chegar a esses três pontos aqui no topo. E vou selecionar Criar evento, que me coloca no meu calendário. Eu digitaria no espaço do cólon. Então, quando eu olho para o meu calendário, eu sei que essa é uma tarefa que eu preciso realizar. E então eu vou até aqui e deletar todos os convidados. Isso é muito importante porque está pegando os convidados do e-mail. Mas você não quer ir em frente e enviar um convite de calendário para algo que você está agendando como uma tarefa para si mesmo em seu calendário. Portanto, exclua os convidados e encontre um horário para a reunião. Então eu vou dizer isso. Vou agendar um horário para mim mesmo entre 1112 na quinta-feira para fazer essa tarefa. E então eu vou clicar em Salvar. E você verá que eu marquei esse horário para mim mesmo. Está na minha agenda. E o mais legal é que, se eu abrir, você verá que os e-mails realmente estão anexados. E isso é ótimo porque, quando vou trabalhar nisso, tenho todas as informações de que preciso na entrada real do calendário aqui. E eu sei exatamente no que preciso trabalhar. Então, isso é agendar tarefas a partir do rótulo do. Então isso é chamado de rastreamento com atenção. Às vezes, enviamos um e-mail e queremos ter um registro que seja facilmente acessível. Então você quer fazer o acompanhamento com um cliente. Você quer ter certeza de que está se lembrando de algo importante que precisa fazer. Agora, você pode entrar em seu e-mail enviado e fazer uma pesquisa aqui e pesquisar e-mails. Mas é muito complicado e há uma maneira mais fácil de acompanhar os poucos e-mails que você realmente deseja acompanhar. Isso é usando o rastreamento com suas mentes. Então, deixe-me mostrar como fazer isso. Então, vou escrever um novo e-mail e vou em frente e digamos que o assunto seja por favor. Arquivo de revisão. E então, na verdade, vou fazer isso apropriadamente. Por favor, revise o arquivo, digamos F, G, H. E eu vou em frente e colocar algo no corpo do e-mail. Só vou fazer alguns pontos. Agora, o que eu quero fazer antes de enviar isso para ter certeza de que posso manter um registro dele e movê-lo facilmente para minha pasta de lembretes é que eu mesmo quero fazer o BCC. E isso é muito fácil de fazer. Em um Mac, você faria Shift Command B que abre seu campo BCC. E eu mesmo vou em frente e BCC, que é esse método de pilha no gmail.com. E então eu vou enviá-la. Agora você verá imediatamente que ele aparece na minha caixa de entrada. E agora eu tenho uma cópia desse e-mail importante que enviei para um cliente. Então, o que vou fazer é colocar isso na minha pasta de lembretes usando os atalhos que mostrei antes. Então X, V, e eu vou colocar isso na minha pasta de lembretes, clique em retornar. E aí está. Então, em vez de ter que pesquisar meu e-mail enviado e passar por tantas coisas para encontrá-lo. Está bem aqui, pronto para ir. E à medida que trabalho com meus rótulos de ação, vou chegar a isso e isso me lembrará de seguir em frente e acompanhar isso. Então, vamos falar sobre arquivamento e o Gmail. Agora, há algumas coisas que precisamos discutir. A primeira coisa é, se você for para essa área mais aqui com uma seta para baixo na barra de tarefas esquerda e clicar nela. Você notará no meio que diz All Mail, toda fiança é o arquivo do Gmail. Tudo o que você arquivou aparecerá lá e, se você precisar fazer uma pesquisa, poderá fazer isso aqui. A próxima coisa que eu quero falar é que você provavelmente me viu fazendo isso em um vídeo anterior. Mas quando você quer apenas arquivar algo, você pode pressionar X e então você pode pressionar a letra Y e isso arquiva. Agora vou para uma pasta e um atalho para ir para uma pasta é, digamos que eu só queira abrir a pasta de resposta. Eu faria g, um. E isso abre e eu vou apertar Return. E agora estou na minha pasta de respostas. Acho que G, L significa rótulo go, talvez. Aqui estou eu. Agora você notará que posso arquivar quando estou em uma gravadora porque ela está acinzentada. E assim, usar a letra Y permite que você vá em frente e arquive. A próxima coisa sobre a qual quero falar é quando iniciamos o processo do método stack, é muito comum que as pessoas tenham mil, dez mil, vinte mil e-mails em suas caixas de entrada. E precisamos limpá-los e arquivar qualquer coisa que tenha mais de três semanas a partir da data de hoje. Provavelmente, se tiver três semanas ou mais, você não vai olhar para isso ou já lidou com isso. Como faríamos isso é que chegaríamos até aqui no e-mail de busca e digitaríamos algo assim. Depois do cólon, colocamos o ano primeiro, o mês e o dia, e depois antes do cólon, o ano, o mês e o dia. Agora, eu costumo fazer isso em intervalos de seis meses. Eu fiz três aqui porque acabamos de trabalhar com alguém que tinha milhares e milhares. Se você fizer um intervalo de tempo muito grande, ele não arquivará tudo e travará o sistema. Se você é uma pessoa que tem dez mil, vinte mil e-mails em sua caixa de entrada, faça isso em incrementos de três meses a meses. Então eu digitava isso e então eu iria para este pequeno quadrado aqui e clicava nele, e isso selecionaria cada mensagem nesse período de tempo. Em seguida, vou selecionar todas as conversas que correspondem à pesquisa e selecioná-las. E o que isso faz é impedir essa paginação. Veja como diz um a 20 de muitos. Dessa forma, tudo nesse intervalo de tempo é selecionado. E então eu vou clicar em Arquivo ou apenas fazer Y. E isso vai em frente. Vou confirmar essa ação em massa. Eu quero ir em frente e colocar isso no meu arquivo, dizer Ok, e vai fazer isso em partes. Então é isso que vai acontecer. E se eu for para o meu próprio correio, todas essas coisas estarão lá. Portanto, uma ótima maneira de gerenciar sua caixa de entrada é criar filtros, que em outros aplicativos de e-mail são chamados de regras. E no Gmail são chamados de filtros. Agora eu quero chamar sua atenção primeiro, e isso é, se você for até a guia de configurações, você sempre pode gerenciar os filtros que você cria acessando C Todas as configurações, em seguida, entrar em filtros e endereço bloqueado. E você pode ver que eu já criei esses filtros, mas você sempre pode editá-los ou excluí-los conforme necessário. Então, se eu voltar para a caixa de entrada, o que vou fazer é mostrar como criar um filtro. Então, digamos que eu queira criar um filtro em que qualquer coisa que seja um boletim informativo não entre na minha caixa de entrada, mas vá direto para um rótulo aqui na barra de tarefas esquerda. Então, vou passar o mouse sobre o e-mail para o qual quero criar um filtro. Depois, vou clicar aqui na faixa de opções do Google e filtrar mensagens como essas. Uma janela aparecerá e você poderá torná-la tão específica quanto quiser. No momento, vou dizer que qualquer coisa que tenha a palavra boletim informativo será algo para o qual eu quero criar esse filtro. E você vai notar que eu coloquei um asterix depois dele. E isso existe para que, sempre que a palavra newsletter apareça em qualquer lugar do e-mail, ela a pegue. Vou selecionar Criar filtro. E então uma nova janela vai aparecer e isso me permite personalizá-la. Então, vou decidir que quero criar um filtro para pular a caixa de entrada. Vou pedir que a marca seja vermelha. Então, em vez de ir para a caixa de entrada, vou pedir para aplicar o rótulo. Então, ele vai pular a caixa de entrada e ir direto para minha pasta de revisão. E agora a próxima coisa que é realmente importante é que eu quero aplicar esse filtro a uma conversa correspondente. O que isso faz é qualquer coisa que já esteja na sua caixa de entrada. Ele será puxado para essa pasta de revisão para que você já possa tê-lo lá. E quando você receber um novo e-mail com a palavra boletim informativo, ele pulará sua caixa de entrada e os filtros serão aplicados. Se houver mais conversas correspondentes que tenham a palavra boletim informativo, esse número seria maior. E vou clicar em Criar filtro. Você pode ver aqui, ele já foi em frente e o destacou. Se eu entrar na minha caixa de entrada, é realmente puxado para fora da caixa de entrada. E se eu entrar na minha pasta de revisão, lá está ela. Portanto, esse é um truque legal que você pode usar quando estiver empilhando em sua caixa de entrada e quiser abrir vários e-mails ao mesmo tempo. Estou no Gmail agora e também estou usando o Chrome como meu navegador. Isso também funciona bem no Safari. Então, o que eu faria é ir em frente e apenas destacar o e-mail com o qual quero começar. E então eu pressionava a tecla de comando. E então, ao mesmo tempo, eu clicava no meu mouse pad. E você verá que uma nova janela aparece e sua própria guia, o que é muito legal. E eu posso fazer quantos deles couberem. Então eu vou em frente e fazer a mesma coisa aqui. E volte e faça a mesma coisa aqui. E então você verá que eu tenho vários deles abrindo todos os e-mails diferentes. Então, dessa forma, eu posso ir em frente e eliminá-los e apenas responder a eles em tempo real. E quando eu terminar, posso fechar a guia e depois ir em frente e fazer isso com cada um deles. Digamos que eu respondi a cada um deles e eles terminaram. E então eu poderia ir em frente e arquivar isso direto da minha caixa de entrada e eu terminei com eles por um dia. 11. Como Outlook Mac: Guia de configuração: Olá, bem-vindo. Nos vídeos a seguir, demonstrarei algumas de nossas melhores práticas recomendadas para usar o método de pilha de forma eficaz e fácil. Queremos ajudar a aliviar o estresse associado ao e-mail e colocar sua caixa de entrada para 0. É importante notar que essas são recomendações. Não são regras duras e rápidas. Queremos que o processo seja confortável e sem esforço de manter. Então, sinta-se à vontade para personalizá-lo para se adequar a você. O método de pilha foi projetado para devolver mais do seu tempo e é completamente não destrutivo. Você não perderá nenhum e-mail importante que prometemos empilhamento feliz. Ok, então vamos falar sobre como configurar suas pastas de método de pilha para o Outlook Mac. O que vamos fazer é rever as pastas na barra de tarefas à esquerda. Como vamos configurá-los é que vamos clicar com o botão direito mouse e caixa de entrada e fazer uma nova pasta. Agora, a razão pela qual eu os coloquei aqui embaixo da caixa de entrada é para evitar que pareça desordenada. E então isso me permite também entrar em colapso e expandi-los. Dessa forma, se eu não quiser ver as pastas, tenho uma barra de tarefas à esquerda arrumada. Se eu quiser ver as pastas, posso expandi-las clicando na seta para baixo. Agora, esta pasta sem título, eu gostaria de ir em frente e nomear. A razão pela qual eu nomeei essas pastas dessa maneira é porque essas são palavras orientadas à ação que me lembram exatamente o que preciso fazer com cada um dos e-mails quando os coloco na pasta. Então, uma resposta para fazer três carnes, etc O que isso me avisa é que essa é uma prioridade na qual eu gosto de fazer meu fluxo de trabalho. E isso pode ser diferente para você, então você pode querer personalizá-lo para você. Digamos que eu não tenha isso, eu nomearia esta pasta uma resposta e assim por diante. Colocar o número no nome da pasta real flutuará isso na ordem em que você gosta de trabalhar. Ok, então vamos falar sobre o método de pilha para o Outlook no Mac. O que vamos fazer é primeiro me deixar chamar sua atenção aqui para nossas pastas de ação que criamos. Você verá que há aninhados sob a caixa de entrada. E que os criamos usando palavras curtas orientadas para ação que nos informam imediatamente o que precisamos fazer com o e-mail. Preciso responder a um e-mail? Preciso agendar um e-mail, etc. Você também notará que os números da prioridade de como eu gosto de trabalhar estão no nome real da pasta. Eu gosto de responder a algo, depois fazer algo, depois carne, etc Novamente, você pode personalizar isso para a ordem em que você gosta de trabalhar. O que faríamos é olhar nosso e-mail. E se você se lembrar, há quatro etapas para olhar e decidir o que fazer com um e-mail. Você vai abri-la. Você vai digitalizá-lo em uma decidir o que fazer, e então você vai agir sobre isso. Ter essas pastas de ação prontas para uso que têm os nomes da ação que você precisará fazer economiza muito tempo. O que vou fazer é ir em frente e entrar no e-mail. E vou tomar essa decisão. Que tipo de ação é essa? Agora vou dizer que este é uma resposta, digamos. E vou mostrar um atalho de teclado para economizar tempo para mover seus e-mails da caixa de entrada para as pastas apropriadas. Você pode pegar o mouse e arrastá-lo para dentro, mas isso leva muito tempo em mas isso leva muito tempo comparação com o Command Shift M, que abre uma caixa. E então você pode literalmente digitar o número ou o nome da pasta real para a qual você deseja mover o e-mail. E isso acontece magicamente. Então vou dizer que esta é uma resposta, e depois vou voltar. E então vamos verificar. E aí está, ele moveu-o para lá. Vamos fazer isso para cada um deles. Vou dizer que este é para revisão. Novamente, Command Shift M. E este vai movê-lo para a pasta de revisão. Vamos verificar. Lá está para revisão. E vamos fazer isso com cada um deles e eu vou tomar uma decisão. Então vou dizer que este é um fazer. Este é, eu vou realmente selecionar esse tópico inteiro. Este é um fazer. Este é, digamos que este também seja devido. Novamente, Command Shift M, deixe-me abrir a janela. Vou dizer que este é um boletim informativo, então diremos que este é realmente uma revisão, e assim por diante. Você fará isso todo o caminho através de todos os seus e-mails. E vou seguir em frente e fazer isso rapidamente agora. Então, dessa forma, você pode ver que estamos trabalhando com isso muito rápido. E então eu não preciso usar meu mouse e estou economizando muito tempo. Vou dizer que esta é uma resposta. E, novamente, posso tomar rapidamente uma decisão sobre o tipo de e-mail que isso realmente é. Vou dizer que esta é uma resposta. Este vai ser um avançado. Digamos. Vamos apenas, estou quase acabando com minha caixa de entrada, o que é muito incrível, digamos que as ilhas ou revisem. Este é um comentário. Este é um pedido de reunião. Vamos verificar se isso foi lá. Aqui está. Perfeito. E depois vamos continuar. Este é um fazer. Este aqui também é um fazer. Este é um comentário. E este finalmente é um fazer. Agora vou respirar fundo porque minha caixa de entrada está vazia e vou me sentir bem com isso. Então vou trabalhar nas minhas pastas. A primeira pasta de prioridade é responder. O que vou fazer aqui é avaliar o que posso sinalizar e lidar agora em tempo real. Em seguida, arquive ou exclua. E então alguns e-mails aqui podem ser algo que leva um pouco mais de tempo e um pouco mais de esforço. E vou deixá-los aqui por enquanto. E, novamente, não os coloque na minha caixa de entrada na pasta de respostas real. Então eu sei que mesmo que eu não consiga fazer isso agora em tempo real, é uma resposta e sei o que preciso fazer com ela quando vou trabalhar nela mais tarde. Para sinalizar e Outlook para Mac, você precisa controlar um. E esse é o atalho de teclado que economiza tempo. Se você quiser tirá-lo, você pode clicar com o botão direito do mouse, ir para acompanhamento, limpar o sinalizador e isso o tira. Se você fizer isso com rapidez suficiente, você pode fazer o Command Z para desfazer, mas isso depende. Então vou avançar e sinalizar e depois usar as teclas de seta para cima e para baixo. Só vou sinalizar algumas coisas eu quero lidar agora. E você passaria por todas as suas respostas e faria isso. Para os propósitos da demonstração, vou fazer alguns. E eu literalmente faria isso. Eu trabalharia em tempo real e diria: Ok, isso é uma resposta. Vou dizer, ótimo. Obrigado. Vou enviá-lo. E então o que vou fazer é ir em frente e arquivar isso. Agora você pode fazer isso de duas maneiras. Você pode arquivá-lo com um botão usando o mouse. Ou vamos fazer outro. Deixe-me sinalizar outro que não é de mim, então ele não aparece na minha caixa de entrada. Então controle um para sinalizar. Vou ir em frente e responder a este. O comando R é um atalho para responder. E vou dizer, sim, eu sei. Ótimo, vou enviá-lo. E então eu vou em frente e arquivar agora é outra maneira de arquivar além de pressionar o botão é fazer o Control E. E se eu entrar no meu arquivo, lá está. Essa é outra maneira que você pode fazer isso também. Vou fazer isso para cada uma das minhas pastas. Digamos que eu trabalhei com todas as respostas sinalizadas e as arquivei ou excluí. Eu passaria para a pasta do e faria a mesma coisa. A pasta de carne e faça a mesma coisa. Eu faria isso para cada um deles até que eu tivesse trabalhado nas pastas e as únicas coisas que restavam lá eram um punhado de e-mails que eu posso voltar para você mais tarde. E eu voltaria para minha caixa de entrada e me sentia aliviada porque eu não tenho nada lá dentro. E então, pelo resto do dia, eu trabalharia apenas na minha caixa de entrada. Então, qualquer coisa que chegasse, eu tentaria lidar em tempo real a partir da minha caixa de entrada. Ok, então uma dica útil é quando falamos sobre e-mails com tópicos, é garantir que sua visualização de conversa esteja selecionada para que você esteja agrupando todos os e-mails semelhantes que estão no mesmo tópico juntos. Então, se eu for para esta seta aqui e eu expandi-la, você verá que todos os e-mails relacionados a este e-mail agora estão agrupados. Então, como fazemos isso? Enquanto está no lado direito deste pequeno bar aqui. Você verá isso por conversas e há uma seta para baixo. Se eu clicar nisso, é assim que você os agruparia. Você gostaria de verificar as conversas. Clique em mais novo no topo. Então, qualquer coisa que vier que seja a mais recente estará no topo. E, em seguida, você deseja clicar em Mostrar e grupos. Quando você faz isso, isso permite que você mantenha todos os segmentos agrupados. E isso só torna muito mais útil para acompanhar as conversas. Portanto, manter o método de pilha consistente é fundamental. Você quer criar um hábito para estar constantemente no topo da sua caixa de entrada e levar sua caixa de entrada para 01 das melhores maneiras fazer isso é criando entradas em seu calendário. Isso lembra que você tem tempo de bloqueio para lidar com seus e-mails. Se você olhar para a entrada do calendário que tenho aqui, você notará que há três vezes que tenho uma hora no início do dia às nove da manhã, nove da manhã a dez da manhã. Isso diz empilhar caixas de entrada vazias e pastas de processo. E então eu tenho dois tempos mais curtos de meia hora de 1230 para um. Essa é a caixa de entrada de trabalho de pilha dele. E outro de quatro a 430 que diz Stack caixa de entrada de trabalho. Então, o primeiro que me dei uma hora e marquei isso como ocupado. E isso me permite fazer o método de pilha real, passar pela caixa de entrada, colocar as coisas nas pastas de ação apropriadas, trabalhar nas pastas de ação. Agora, muitas vezes as pessoas perguntam enquanto você está se dando uma hora inteira de tempo de trabalho para ir em frente e fazer isso? Sim, estou fazendo isso porque se você pensar em quanto tempo gasta em e-mail e quanto tempo isso descarrila sua capacidade de trabalhar em seus projetos ou ir a reuniões. Este é o tempo que preciso passar todos os dias para limpar minha caixa de entrada, me dar paz de espírito e estar pronto para o dia. Então eu marquei isso como ocupado, já que agora você pode chegar a um ponto em que. Você está fazendo isso com tanta frequência e está tão confortável com isso, leva apenas meia hora e você pode personalizar isso conforme necessário. As outras entradas no calendário aqui que são meia hora, a caixa de entrada de trabalho de pilha que marquei como grátis. Se alguém precisar agendar um tempo sobre isso, ou eu tiver outra coisa para fazer, é fácil seguir em frente e trabalhar além disso. Agora, o mais importante é que tem que ser algo em que você vai trabalhar e achar fácil de manter. Como nós nos contornamos é que decidimos que eu atribui arbitrariamente estes aqui, mas você pode colocá-los em uma sessão que funcionará melhor para você. Então, vamos dizer isso. Não tenho tempo para fazer isso de nove a dez. Mas hoje eu tenho uma abertura de dois a três. Vou esvaziar minhas pastas, então eu posso trabalhar na minha caixa de entrada por meia hora esta manhã. Então, vou mover isso por aí. Sabe, hoje eu realmente não tenho tempo para fazer isso. Vou seguir em frente e apagar isso e , na verdade, deixe-me movê-lo para cima para que você possa vê-lo. Digamos que eu não tive tempo para fazer isso hoje. Vou seguir em frente e excluí-lo, apenas esta ocorrência e, dessa forma não posso me preocupar com isso hoje, mas pegue-o de volta amanhã. Você pode movê-los, personalizá-los como quiser, etc. Algo que algumas pessoas gostam de fazer é às vezes começar com a caixa de entrada muito cedo e fazer uma verificação da caixa de entrada na hora do almoço. Então, no final do dia, eles gostaram de ir em frente e fazer a caixa de entrada e processar as pastas. Você vai personalizar isso para. No entanto, funciona melhor para você, de modo que você realmente mantenha o hábito. Ok, então vamos falar sobre o uso da pasta do e o Outlook Mac. Agora, a pasta do é uma ferramenta incrivelmente útil, porque o que você pode fazer é agendar tarefas para si mesmo ou executar tarefas que as pessoas enviaram e colocá-las em seu calendário. E seu calendário terá o e-mail anexado. E você também o notará em seu e-mail real, então você saberá que ele foi agendado. Então deixe-me ir em frente e mostrar-lhe como fazer isso. Já entrei na minha pasta do e sinalizei esse e-mail porque isso é algo que vou agendar agora. A primeira coisa que eu gostaria de fazer com o e-mail selecionado é subir para categorizar e depois clicar em agendado, que é uma categoria que eu criei. Agora, como você muda isso? Você pode literalmente ir para Editar categorias. E você pode ver que eles lhe dão cores e você pode adicionar qualquer categoria que quiser e escolher uma cor, etc. Então é assim que você faria isso. Então, se eu tiver ido em frente e categorizar isso e escolhi agendado. Você notará que duas coisas acontecem. A primeira coisa é que recebo uma barra verde que aparece que me mostra que esse e-mail foi agendado. E então, no próprio e-mail, agora há algo que diz que agendou essa tela. Agora eu quero ir em frente e colocar isso no meu calendário. Vou pegar este e-mail e literalmente arrastá-lo até o ícone do calendário e colocá-lo lá. Em seguida, aparece uma janela de compromisso. A primeira coisa que vou fazer é voltar a essa opção de categorização e vou selecionar agendado. E você verá que esse agendado verde aparece. E então a próxima coisa que vou fazer, o que é importante, é digitar a palavra fazer com dois pontos e um espaço. Isso me deixa saber que isso é algo que vou fazer que foi agendado. Então eu vou clicar em Salvar e fechar. Quando eu fizer isso, se eu alternar de volta para o meu calendário, você verá que ele aparece no meu calendário. É verde como no e-mail e a palavra fazer está lá, esse compromisso está lá. Se eu clicar duas vezes para abri-lo, você verá que a outra coisa boa é que o e-mail que está referenciando está anexado. Então é assim que você iria em frente e faria isso na pasta do e é uma ferramenta incrivelmente útil. Vamos falar sobre rastreamento com lembrança. No decorrer do dia, enviaremos toneladas de e-mails. Às vezes, precisamos acompanhar um e-mail específico que vamos acompanhar com um cliente ou é algo que queremos nos lembrar mais tarde. Você poderia aguardar suas mensagens enviadas? Sim, você certamente poderia, mas pode levar muito tempo para encontrá-lo e pode ser complicado para o punhado de e-mails que você quer acompanhar, eu vou te mostrar um atalho para ajudá-lo a colocá-lo em sua pasta mental e, em seguida, ele está lá para que você possa acompanhar sem ter fazer uma pesquisa enorme e receber mensagens enviadas. Então, o que vamos fazer é para os propósitos disso, vamos criar um novo e-mail. E então vou seguir em frente e enviar isso para fora. Eu mesmo vou para o BCC. Este é meu endereço de e-mail aqui. E eu vou em frente e o BCC eu mesmo. Então BC me vendo quando eu envio a mensagem, permite que isso entre na minha caixa de entrada. Portanto, o cliente receberá a mensagem e, em seguida, receberei minha mensagem como um BCC. Aqui está na minha caixa de entrada, você pode ver que está. Então eu apenas faria minha mudança de comando M. Hit F4 e colocava isso direito na minha pasta de lembranças. E lá está ele. Aqui está o e-mail que acabei de enviar para lá. E então, quando eu estiver trabalhando nas minhas pastas, ele estará lá como um lembrete. Você também pode fazer isso como resposta também. Então, digamos que eu esteja na caixa de entrada e quero responder a isso, mas quero acompanhar a resposta. Vou selecionar isso. Vou ir em frente e responder a ele. E eu mesmo vou BCC, assim como fiz no último. Então vou enviá-lo. E então a mesma coisa, isso vai aparecer na minha caixa de entrada. E então, como aparece na minha caixa de entrada, será algo que eu possa mover para minha pasta de lembretes. Então aqui está, o IPCC eu mesmo. E literalmente eu faria exatamente a mesma coisa. Eu abriria. Eu o moveria diretamente para minha pasta de lembranças. E se eu entrar na minha pasta de lembranças, aqui está. Dessa forma, posso acompanhar isso, mas não preciso manter tudo o que estou enviando dos meus centavos de homens porque você provavelmente não vai olhar para todas essas coisas que você envia. Apenas um punhado que você quer se lembrar de acompanhar. Vamos falar sobre a única pasta. A única pasta está aqui, embora esteja em sequência com algumas das outras pastas de ação que temos, a única pasta funciona de forma um pouco diferente. Vamos usar a única pasta para projetos ativos nos quais estamos trabalhando agora, ou pastas ativas que precisamos acessar. O que eu usaria a única pasta aqui é, por exemplo, isso é algo em que estou trabalhando agora. Aqui está um projeto que estou montando. Então o que eu faria é configurar isso. Então, sempre que algo chegasse, eu iria em frente e movê-lo para uma dessas pastas. E assim quando fui trabalhar no projeto X, por exemplo, tudo o que preciso para o projeto X estará na mesma pasta sem ter que retirá-lo de outras fontes. Então é assim que usaríamos a pasta len. Uma das coisas mais importantes que podemos fazer é desativar as notificações e nosso e-mail. Agora, a princípio, isso parece um pouco assustador, mas garanto que você ainda vai verificar seu e-mail um monte, muito fácil. Você iria até onde ele diz outlook, ia para Preferências, iria para notificações e sons e, em seguida, desmarcaria todas essas opções em sons. Então, assim, sempre que você receber um e-mail, você ainda o receberá e ainda o verificará, mas não será bombardeado por notificações. Ok, então isso estava usando regras no Outlook para Mac, e é um pouco diferente do outlook para PC. Mas basicamente vou seguir em frente e passar o mouse sobre um e-mail para o qual eu quero criar uma regra. Vou passar o mouse sobre essa equipe radial. E então eu vou realmente entrar nas regras aqui em cima, Criar regra. Em seguida, você pode ver o nome da função que eles aplicaram automaticamente aqui é recebido da equipe radial. Eu posso chamá-lo de equipe radial. Não preciso ter recebido de. Se eu me livrar disso , também posso alterar todas as especificações para isso. Então eu posso ter um b de enviado para assunto. E esses sinais de mais e menos permitem que você adicione escolhas às regras para que você possa ir em frente e expandir cada uma delas. E você pode ter o estado de anexos recebido, e você pode digitar que quiser para que você possa personalizar a regra para ser tão específica quanto quiser. Então você tem que escolher uma ação. A ação que vou escolher aqui é mover para a pasta. Vou seguir em frente e mudar essa revisão, na verdade , duas, porque isso vai ser um boletim informativo. E, na verdade, vou tirar alguns desses caras porque não preciso deles. Lá vamos nós. Então, se eu quiser mover isso para uma pasta, posso decidir se quero aplicar isso a outras regras, a mensagens que atendam às mesmas condições. Agora, eu provavelmente quero aplicar essas outras regras às mensagens e atender às mesmas condições. Se for algo como um boletim informativo. Nesse caso, vou dizer que não quero fazer isso. Eu queria habilitado e vou clicar em Ok, a propósito, a pasta que estou movendo para a revisão dele e posso alterar a pasta usando este menu ou clicando em Escolher pasta e digitando o número ou o nome da pasta e, em seguida, ela a selecionará. Vou clicar em OK. E você pode ver que ele salva as regras no servidor. Agora, se eu for para regras que dizem Mover mensagens da equipe radial. Agora, se eu fizer isso, o que ele vai fazer é me perguntar para qual pasta eu quero movê-la. Vou fazer seis análises. Vou apertar Enter e isso vai salvar essas regras e movê-las. Agora, se eu for revisar, lá está. E sempre que a equipe renal me enviar um novo e-mail, ele entrará automaticamente na minha pasta de revisão e não vai desordenar minha caixa de entrada. Às vezes, você quer abrir um monte de e-mails ao mesmo tempo enquanto está empilhando sua caixa de entrada para economizar tempo enquanto responde a todos os e-mails. Você está fazendo isso em tempo real e, em seguida, você pode fechar a guia, ir em frente e arquivá-la fora da sua caixa de entrada e terminar com ela durante o dia. Estou no Outlook para Mac. E é muito fácil. Você simplesmente pressionaria Shift e selecionaria uma variedade de e-mails que deseja abrir em novas guias. E, em seguida, se você clicar com o botão direito do mouse, você receberá mensagens abertas como uma opção. E se você clicar nisso, você quer dizer sim. E você verá que todos eles se abrem em janelas separadas e você pode ir em frente e responder em tempo real, fechar a janela quando terminar. Então, uma vez terminado com todos esses e-mails, eu fiz 11 deles. Então, digamos que respondi a todos eles em tempo real e lidei com isso em tempo real. Então eu poderia voltar e simplesmente ir em frente e modificar toda essa área selecionada. E eu acabaria com todos esses e-mails para o dia. 12. Como Outlook PC: Guia de configuração: Olá, bem-vindo. Nos vídeos a seguir, demonstrarei algumas de nossas melhores práticas recomendadas para usar o método de pilha de forma eficaz e fácil. Queremos ajudar a aliviar o estresse associado ao e-mail e colocar sua caixa de entrada para 0. É importante notar que essas são recomendações. Não são regras duras e rápidas. Queremos que o processo seja confortável e sem esforço de manter. Então, sinta-se à vontade para personalizá-lo para se adequar a você. O método de pilha foi projetado para devolver mais do seu tempo e é completamente não destrutivo. Você não perderá nenhum e-mail importante que prometemos empilhamento feliz. Estamos no Outlook para PC. Vamos falar sobre como criar suas pastas de ação. Agora você notará aqui à esquerda que aninhei todos eles sob a caixa de entrada. A razão pela qual fazemos isso é que, se eu o colapso, não preciso olhar para essas pastas o tempo todo e isso cria uma aparência incrivelmente simplificada e não confusa. Mas, por enquanto, vou descolapsá-los. Você notará que nós lhes demos nomes curtos orientados à ação, respondemos, fazemos, conhecemos, lembramos, revisamos e assim por diante. Você também notará que coloquei os números ao lado do nome real da pasta. A razão pela qual fazemos isso é para que essa seja a ordem em que eu gostaria priorizar meu fluxo de trabalho colocando o número à esquerda do nome real. Ele o mantém flutuado na ordem em que eu gosto de trabalhar. Prefiro responder a alguém antes de fazer algo ou agendar reuniões. Você vai querer personalizar isso para melhor se adequar a você. Você pode querer mover isso ao redor. A melhor maneira de criar essas pastas é clicar com o botão direito do mouse na caixa de entrada, ir para Nova pasta. E então você pode ir em frente e digitar o nome da pasta. Mais uma vez, escolha nomes curtos orientados para a ação. Você provavelmente notou anteriormente quando estávamos falando sobre a criação nossas pastas de ação, que também havia uma pasta na parte inferior chamada sete. Quando você verá que seguimos em frente e continuamos a sequência de números. Mas a pasta de vento funciona um pouco diferente. Às vezes, você precisará acessar uma pasta que contenha itens nos quais você está trabalhando ativamente. Por exemplo, se você estiver criando uma apresentação, estamos chamando essas pastas ativas e um e-mail. É aqui que a pasta de vento entraria. Eu aninharia todas as pastas para projetos ativos aqui. Por exemplo, se eu descolapsar isso, você verá que aninhei algumas pastas aqui que são coisas em que estou trabalhando atualmente. Então, um bom exemplo é trabalhar no Projeto X. Posso ir em frente e configurar isso no meu e-mail. Então, toda vez que vejo um e-mail relacionado ao trabalho no Projeto X, ele vai direto para a pasta Project X e podemos movê-lo, e eu posso até movê-lo dessa maneira também usando atalhos de teclado, o qual falaremos em um momento. Mas dessa forma, quando você vai se sentar e trabalhar no projeto X, tudo o que você poderia precisar está tudo nessa pasta pronto para ser usado quando terminar. Digamos, por exemplo, viajar de setembro de 2021 já aconteceu. Você pode ir em frente e arquivar essa pasta. Certo, aqui vamos nós. Este será o processo de empilhamento para o Outlook PC. A primeira coisa que quero chamar sua atenção é esta barra de passos rápidos localizada bem no meio da fita aqui. E se eu clicar nisso, você verá que as etapas rápidas gerenciadas são exibidas. Você notará que há etapas rápidas que correspondem e nomeiam essas pastas de ação criamos na parte da tarefa à esquerda. Vamos voltar a isso em um vídeo diferente. Vou te mostrar como configurar isso. Mas eu queria chamar sua atenção para isso porque você vai perguntar por que e como estou movendo esses e-mails da Caixa de entrada tão rapidamente para as pastas de ação. E é assim que me deixe sair de lá e vamos falar sobre exatamente como vamos empilhar. Se eu entrar na caixa de entrada aqui, você se lembra dos vídeos originais da pilha que você precisa fazer várias coisas quando você abre um e-mail pela primeira vez, você tem que abri-lo. Você tem que digitalizá-lo, depois decidir o que fazer e depois agir sobre ele. Então, vou seguir em frente e já criei essas pastas de ação aqui. E vou atribuir uma ação a cada um desses e-mails. Isso vai me poupar muito tempo , porque então vou saber exatamente quando estou na minha pasta de respostas que tudo lá precisa ser respondido. Um deles eu faço pasta, saberei que são coisas que preciso agendar ou suas tarefas que as pessoas me enviaram que eu preciso colocar no meu calendário. Então eu vou em frente e olhando isso rapidamente, vou decidir, tudo bem, este é uma resposta. Vou seguir em frente e mover isso para a pasta de aplicação deles. Agora, se eu entrar na pasta de respostas, lá está. Ele foi movido tão rapidamente. E vamos fazer isso com cada um dos nossos e-mails até que não tenhamos mais nada na caixa de entrada. Então eu vou decidir que este é, este é devido. Então, vou dizer que este é o que fazer. Este é um fazer este para revisão. Então, novamente, se eu entrar na minha pasta de revisão, você verá que este é o último e-mail que selecionei. Aí está. continuar movendo toda a caixa de entrada. E vou usar minhas setas para cima e para baixo. Então, a mesma coisa, só vou em frente. Vou dizer que este é devido. Esta é uma resposta em algum pedido de reunião. Este é um lembrete. Digamos que isso ou se aplique. Este é uma resposta. Este vai ser, uh, fazer, definitivamente um fazer. Eu faço. Isso diz, por favor, faça isso saberemos que é e diremos que esta é uma resposta, este é um lembrete, e esta é uma resposta. Se eu entrar em minhas pastas aqui, antes de tudo, antes de fazer isso, vou respirar fundo e suspiro de alívio. Porque não tenho nada na minha caixa de entrada. Está em 0. Isso é incrível. E então vou entrar em minhas pastas e continuar o processo de empilhamento trabalhando nas pastas na ordem em que eu gosto de fazer meu fluxo de trabalho. Então lembre-se que coloquei um próximo para responder porque eu gosto de responder às coisas primeiro, depois gosto de fazer coisas, etc. Então vou seguir em frente e vou sinalizar os e-mails em tempo real que eu quer ir em frente e responder agora mesmo. Alguns deles vão levar mais tempo e posso deixá-los na pasta de respostas por enquanto. Mas na maioria dos casos, poderei cuidar da maioria deles muito rapidamente. Então, será muito fácil. Vou sinalizá-lo. Então vou em frente e sinalizarei. Vou usar as setas para cima e para baixo. Esse vai levar mais tempo. Vou voltar a ele. E então eu acho que para este talvez eu também sinalize este na parte inferior. Então eu vou em frente e em tempo real, e estou de volta aqui e vou responder a isso agora. Então vou em frente e abrir a resposta e responderei a ela. E depois vou enviá-lo. Agora eu lidei com isso agora, então não preciso deixar isso na pasta de respostas mais. Posso ir em frente e apenas arquivá-lo. E está fora da minha pasta de respostas e está pronto. Eu também faria isso com o outro e-mail que sinalizei e, em seguida, aplicaria a pasta, responderia em tempo real. Certo. Vou voltar para você. Então vou enviá-lo. E então eu já lidei com isso. Então eu posso ir em frente e posso arquivá-lo. E acabei. Eu faria isso em cada uma das minhas pastas de ação. Então, vou decidir aqueles que vou voltar mais tarde. Vou fazer e vou seguir frente e agendá-los. Farei isso em um vídeo posterior porque com o fazer, a pasta do funciona um pouco diferente. Vamos entrar na carne. A mesma coisa. Eu seria capaz de puxar isso para cima, colocá-lo no meu calendário e terminar, e depois arquivá-lo. Lembre-se, já li isso. Sei o que quero fazer com isso. Vou seguir em frente e arquivar isso porque já fiz isso. Então eu trabalhei em cada uma das minhas pastas de ação dessa maneira. E então eu voltava para minha caixa de entrada, um profundo suspiro de alívio novamente porque não há nada aqui. E então qualquer outra coisa que eu recebi durante o dia seriam e-mails que entram diretamente na minha caixa de entrada e eu trabalhava na minha caixa de entrada pelo resto do dia. Vamos falar sobre arquivamento e Outlook PC. Agora é importante observar que arquivamento e a exclusão não são a mesma coisa. Excluir significa que você está realmente se livrando disso. E às vezes você pode excluir e-mails de que não precisa mais, mas geralmente recomendamos arquivá-los. O arquivamento é um processo não destrutivo que permite que você continue procurando esse e-mail real, mesmo que ele não esteja na sua caixa de entrada, enchendo sua caixa de entrada. E também é, você pode fazer isso com pastas também, para que elas não estejam bagunçando sua barra de tarefas esquerda. Vou te mostrar algumas maneiras que você pode fazer isso. Para começar, você vai querer ir para isso onde diz por data e esta pequena seta para baixo e você vai clicar nisso e você quer classificar com os e-mails mais antigos no topo. Então você vai querer clicar nisso. Agora é importante notar que muitas pessoas armazenam dez mil, vinte mil, trinta mil e mais e-mails apenas vivendo em sua caixa de entrada. Você vai querer fazer isso em grupos de 500 a 1000 e-mails para não travar o sistema. Agora, isso vai levar um pouco de tempo na primeira vez que você fizer isso? Sim. Mas então você nunca mais terá que fazer isso porque você estará em cima disso com o processo de estocagem. A outra coisa importante a observar é que você deseja arquivar até três semanas atrás a partir da data de hoje. A razão pela qual dizemos que são os e-mails que você recebe entre agora e três semanas atrás podem ser coisas ativas com as quais você precisa lidar. Geralmente, qualquer coisa que é há três semanas ou mais. Ou você lidou com isso. Você não precisa olhar para o e-mail e não vai fazer nada com ele. Então, novamente, não é descartado, é apenas arquivado. Depois de fazer isso, você selecionará um grupo de e-mails e 500 a 1000 e-mails e, em seguida, você irá apenas arquivá-los. Eu quero mostrar a você se eu entrar no meu arquivo, lá ele não está excluído. Eles estão lá. E novamente, eu sempre pude fazer uma busca por eles. Vou voltar para minha caixa de entrada. Agora você se lembra dessa pequena barra de passos rápidos aqui. Também fomos em frente e criamos um para arquivamento. E vou mostrar a vocês como configurar isso quando falarmos sobre como configurar etapas rápidas. Mas basta pegar um e-mail para dar um exemplo. A maneira que eu faria isso é o controle shift nove. E então, se formos aqui para arquivar, você pode ver que o e-mail está lá novamente, não jogado fora, mas não sentado na minha caixa de entrada. O bom também é que você pode fazer isso com pastas com as quais você terminou. Se eu decidir que não preciso viajar setembro de 2021, isso já está feito. Posso literalmente selecionar a pasta e, em seguida, posso fazer um atalho. E falarei com você sobre como fazer isso. Eu fiz Control Shift V. O que isso permite que você faça é que você mova um item. Quando você faz isso, tudo o que preciso fazer é começar digitar o nome da pasta para a qual eu quero movê-la. Você pode ver que o arquivo já está selecionado porque comecei a digitar em AR. Vou dizer, Ok, quando eu fizer isso, ele vai mover a pasta para esse arquivo real. Aqui. Ele não vai selecionar isso, digamos, ok. E então aqui está, você pode ver que ele é puxado para cima logo abaixo do arquivo. E então, se eu decidir, Uau, eu realmente preciso dessa pasta. Vou precisar dele para adicionar algumas coisas a ele porque surgiu outra coisa. Sempre pode arrastá-lo de volta para a única pasta. Vai me perguntar, eu digo sim e está de volta. Então, essa é uma maneira arquivar pastas que você não precisa mais. Ok, então isso é sobre visualização de conversas ou e-mails com tópicos para Alec PC. Agora, recebemos muitas perguntas sobre como garantir que os tópicos de e-mail permaneçam agrupados. Então você não está recebendo um monte de e-mails que estão soltos, que devem estar conectados porque eles fazem parte da mesma conversa. Isso permite que você mantenha todos os tópicos de conversa agrupados. Então você iria até esta fita Home aqui e se certifica de que ela foi expandida para que você possa ver o que está aqui. Em seguida, você iria para Exibir e ver como ele diz mostrar como conversas. O que você vai querer fazer é ter certeza de mostrar à medida que as conversas são clicadas. Então, a outra coisa que você quer fazer é onde diz configurações de conversa. Você quer clicar em, Mostrar mensagens de outras pastas, mostrar centros acima do assunto. Isso só torna mais fácil para você vê-lo. E então, sempre que você tiver uma conversa que entra e há um tópico que vai para frente e para trás, você verá que ela surgirá como um tópico agrupado. E você provavelmente viu que em alguns dos meus e-mails como este, você terá uma pequena flecha. E se eu clicar para expandi-lo, você verá que esses dois e-mails estão realmente no tópico com isso como assunto. Tudo bem, então uma das partes mais importantes do processo do método de pilha é garantir que você se dê tempos definidos para empilhar. Por horários definidos. Quero dizer, há flexibilidade com isso. Enquanto você olha para o meu calendário aqui, você pode ver que eu coloquei três vezes no meu calendário. Tenho um tempo de nove a dez, então uma hora. E este realmente diz pasta de pilha, caixa de entrada vazia e processo. Se eu clicar nisso, você pode ver que marquei esse tempo como ocupado. Eu me dei uma hora para passar pelo processo de método estático, que está passando pela caixa de entrada, colocando os e-mails nas pastas de ação apropriadas e, em seguida, trabalhando através da ação acho que uma hora é tempo suficiente para fazer isso, e às vezes até preciso de menos do que isso. Você pode se mover desta vez? Com certeza. Você não tem tempo para fazer isso das nove às dez da manhã na segunda-feira e você sabe, você terá tempo para fazê-lo no final do dia, você pode movê-lo para cá. Então, cabe completamente a você. Você tem o poder de mover isso. Agora, uma pergunta que recebo muito é, mas como vou reservar uma hora do dia de trabalho para fazer isso? Quero que pense por um minuto quanto tempo você está gastando trabalhando em seu e-mail ao longo do dia, e quantas vezes você se distrai com os e-mails que entram. Enquanto que se você deixar de lado uma hora, você poderia trabalhar com isso em um bloco concentrado e fazê-lo. Você notará que também há duas outras vezes mais curtas que coloquei no meu calendário. Esta caixa de entrada de trabalho de empilhamento e esta também no final do dia, ambas são meia hora. E se clicarmos lá, você pode ver que na verdade marcamos que o tempo é gratuito para este. Dessa forma, se alguém precisar agendar uma reunião sobre isso, tudo bem. Você também pode movê-los ao redor também. Às vezes eu os movo até o final do dia. O realmente bom é que você também pode trocar isso muito. Algumas pessoas gostam de fazer lá meia hora primeira coisa pela manhã, outra na hora do almoço. E então eles realmente gostam de fazer o processo de empilhamento no final do dia para limpar tudo antes de partirem para o dia. No entanto, você quer fazer isso depende de você. Novamente, você pode movê-los conforme necessário com sua agenda. Mas a parte importante é que você está literalmente reservando tempo para passar pelas pastas do processador da caixa de entrada. E então, pelos períodos de tempo mais curtos, você está literalmente trabalhando na sua caixa de entrada. Ok, então você me ouviu mencionar passos rápidos e muitos dos outros vídeos. E isso seria para o Outlook PC. O que você faria é ir para a fita Home aqui e você verá passos rápidos bem no meio. Então esta barra aqui vai ser, você pressiona essa seta e verá etapas rápidas gerenciadas aparecendo. Agora, o que vamos fazer é criar etapas rápidas que moverão e-mails da sua caixa de entrada para as pastas de ação. Você me viu movendo-os tão rapidamente e é assim que você vai fazer isso. Deixe-me mostrar como vamos fazer isso. Para tornar este um exemplo que adere, vou seguir em frente e excluir esses primeiros passos rápidos que eu possa mostrar como fazer isso sozinho. Então, vou excluir isso. Então, o que você faria é ir para novo na parte inferior aqui. Então você desceria para o costume. Então você digitaria o que você quer chamá-lo. Então vou chamar essa resposta porque estou substituindo a que acabei de excluir. E depois vou escolher uma ação. A ação será que vou movê-lo para uma pasta. E a pasta que vou escolher dois neste caso é uma resposta. Para que a etapa rápida corresponda em nome à pasta para a qual eu quero movê-la. Vou adicionar uma ação aqui. E para mim isso vai ser marcá-lo como lido, mas você pode não querer fazer isso e isso depende inteiramente de você. Agora esta é a parte realmente crucial aqui em baixo. Você precisa escolher uma tecla de atalho. Portanto, ele reconhece que sempre que você tiver esse passo rápido e movê-lo para a pasta, o atalho que vou escolher é o controle shift um. Agora você poderia chamá-lo de uma coisa diferente? Sim. Mas eu gosto de fazer o número corresponder à prioridade. Então, tudo é um aqui e é fácil de lembrar. E então você vai dizer Finish. Então você verá que agora foi salvo e você vai dizer, ok, então agora vamos fazer um teste. Digamos que eu decidi que este é uma resposta. Vou seguir em frente e selecionar este. Então eu vou fazer o Control shift 1. E vamos ver se ele entrou lá. Sim, sim. Então, sabemos que esse passo rápido funcionou. É assim que você criaria etapas rápidas e faria isso para cada um. Então, se eu voltar e expandir isso, você notará que temos uma resposta para fazer três carne e assim por diante. Então você faria exatamente da mesma maneira. Agora, para arquivamento, você faria isso um pouco diferente. Agora Archive é Control Shift Nine, e vou mostrar como fazer Control Shift oito e um vídeo diferente. É importante notar que as etapas rápidas só vão até o número nove. Então, infelizmente, você não pode fazer 101112, etc. No entanto, você descobrirá que você tem principalmente sete pastas principais. E você vai ter o Control Shift oito será abrir uma janela. E vou te mostrar como fazer isso em um vídeo diferente. E a mudança de controle nove será como fazemos o arquivo. Vou seguir em frente e excluir esta etapa de arquivamento. Então eu vou fazer da mesma forma. Vá para Novo Personalizado. Vou chamar este arquivo. A ação que vou escolher é que quero movê-la para a pasta e a pasta será arquivada. Não vou adicionar uma ação a esta por enquanto. E, em seguida, o atalho que vou escolher para arquivamento é o deslocamento de controle nove. Então vou dizer terminar. E você verá que o arquivo está aqui. Ele mostra qual é a tecla de atalho. E então vou bater em OK. Vamos voltar para nossa caixa de entrada e dizer, vamos tentar isso e dizer que quero ir em frente e arquivar este e-mail. Vou fazer o Control Shift Nine. E vamos verificar nosso arquivo. E lá está ele. É assim que você faria etapas rápidas e gostaria configurar isso para todas as suas pastas de ação. Então, quando você está na sua caixa de entrada, você pode simplesmente fazer Control Shift mais o número que corresponde ao número da sua pasta de ação e ela se move para lá sem que você precise arrastá-la com o mouse. Uma das coisas mais importantes sobre sentir sua ansiedade cair fora é não ter 1000 pastas na barra de tarefas esquerda. Vou falar com você sobre limpar a barra de tarefas esquerda um pouco. Agora falamos sobre isso um pouco antes. Quer uma dica importante é colocar suas pastas de ação em sua caixa de entrada para que você possa colapsá-las. Você não precisa ver 1000 pastas abaixo dela. Este não é muito ruim porque eu literalmente só tenho pastas aninhadas dentro da caixa de entrada e pastas aninhadas dentro quando, infelizmente, um Outlook, esses são itens nativos dos quais não consigo me livrar. Eu gostaria de poder. Mas o que eu queria fazer é ir em frente e criar uma separação visual. Então, eu não precisava ter essa mistura com minhas pastas de ação. Você pode achar isso divertido, mas o mais fácil de fazer aqui é isso é literalmente uma pasta que foi nomeada dessa maneira para criar a Separação visual. O que você vai fazer literalmente é entrar em uma nova pasta. E então você vai segurar o shift para baixo e fazer linhas pontilhadas, o que cria uma linha sólida como esta. E você vai dizer, ok, quando você disser ok, isso cria a linha. E você pode colocar isso em qualquer lugar que quiser, digamos que eu queria colocá-lo em arquivo. Ele o moveria para lá e, dessa forma, o arquivo ficaria aqui com minhas outras pastas que eu gosto de olhar. Dessa forma, ele cria separação visual, parece limpo e, se você não precisar mais dela, você pode simplesmente excluí-la e voltar a como estava. Então, eu gosto de usar isso apenas para separar se eu tiver projetos, vou separá-lo dessa maneira. Vamos falar sobre o uso de regras para alloc PC. Agora, as regras serão uma das coisas mais úteis para você usar, pois isso permitirá que você mantenha tudo o que não precisa ver em sua caixa de entrada, fora da sua caixa de entrada. Normalmente, você quer que esses e-mails acessem a pasta de revisão. No caso de coisas como boletins informativos, por exemplo, ou a pasta de vento. Se eu expandir isso, por exemplo, eu poderia configurar isso para que qualquer coisa que entra na minha caixa de entrada vá para a pasta trabalhando no Project X, vez de ficar na minha caixa de entrada e bagunçá-la. Como fazemos isso à medida que você acessa a faixa Home, vá para Funções, vá para Criar regra. Você vai clicar no que quiser escolher. Então você poderia fazer da equipe renal, o assunto contém, eu vou dizer qualquer coisa da equipe radial. Quero entrar em uma pasta. A maneira que vou fazer isso é selecionar Mover o item para a pasta. Neste caso, escolhi a revisão da CC porque é um boletim informativo. Mas se você clicar em Selecionar pasta, poderá escolher o que quiser. Depois de fazer isso, você vai bater Ok? E então você também pode adicionar mais regras indo para Opções Avançadas e clicando em qualquer uma delas , você pode ver que é um menu bastante expansivo que aparece. Você pode fazer isso. Depois de selecionar o que deseja, você deseja clicar em Avançar. Agora eu escolhi apenas uma regra, então ela seguirá em frente e parou de processar mais regras lá. E vou clicar em Concluir. Então ele vai me chutar de volta para aquela janela. E você viu na parte inferior da tela que ele enviou, recebeu. Agora, se eu for para essas regras, posso clicar em sempre mover mensagens da equipe radial, clicar nisso. E vai saber que eu quero colocá-lo em revisão. E se eu entrar em revisão, veja como ele acabou de ser retirado. Se eu entrar em revisão. Aí está. Agora, sempre que algo me enviado por essa equipe radial, ele vai direto para a pasta de revisão. E não entrará na minha caixa de entrada. As notificações são algo que geralmente tendemos a ter ativado. E não é bom fazer isso porque é muito avassalador quando você está tentando se concentrar em fazer um pedaço de trabalho ou você está tentando ir a uma reunião e continua sendo pingado por e-mails. Recomendamos que você desative suas notificações e o Outlook. Agora você ainda vai verificar seu e-mail. Isso não significa que você não vai verificar, mas o que isso significa é que você não ficará tão distraído enquanto estiver realmente tentando realizar algum trabalho. Muito fácil. Isso é para o Outlook PC. Você iria até onde ele diz File. Então, aqui em baixo, onde diz opções, você selecionaria que o pop-up aparecerá. E quando isso acontecer, você vai clicar no e-mail aqui. Então você vai para a chegada da mensagem aqui na parte inferior e ver como eu tenho algumas coisas verificadas aqui. Você vai desmarcar tudo e então você vai bater, ok. Então, não receberei mais notificações. E posso me concentrar no meu trabalho. Novamente, isso não significa que você não vai verificar seu e-mail, mas você não vai se distrair com ele quando realmente precisar se concentrar em outra coisa. Será assim que usamos a pasta do para nos permitir agendar facilmente tarefas vinculadas ao nosso calendário. O que vou fazer primeiro é criar um passo rápido que nos ajudará nesse processo. Então você se lembra que o passo rápido está localizado bem no meio da fita. Clique na seta para expandir. Então, para os propósitos deste exemplo, vou excluir isso porque vou criar um novo passo rápido para você que você usará. Vamos fazer isso como fizemos os outros. Você vai para New, nós vamos para Custom. E então vamos chamar isso de um cronograma. Porque é isso que queremos fazer. Queremos agendar coisas em nosso calendário. Então. Isso é muito importante para ver onde diz escolher uma ação. Você quer rolar para baixo até selecionar, criar um compromisso com um anexo. Esse é o que você gostaria de selecionar. Crie um compromisso com um anexo. Em seguida, vou selecionar Adicionar ação. Em seguida, vou selecionar que quero categorizar a mensagem. A categoria que vou escolher é essa categoria agendada. Agora você pode sempre criar uma nova categoria você mesmo sob categorizar e você pode fazer a cor que quiser. Então vou escolher agendado neste caso. Então vou seguir em frente e escolher um atalho para isso. O atalho que vou escolher para isso é Control Shift oito, porque se você se lembrar, temos sete pastas. Ainda não usamos o Control Shift oito. E o Control Shift Nine é para arquivamento. Então Control Shift, vou dizer Finish. Então, aqui estou eu. E você pode ver que agora há uma categoria aqui que diz o cronograma e o que você salvou pela última vez como um passo rápido é o que está no topo. E então eu vou dizer, ok, agora vou vir para a visualização do calendário. Em seguida, vou clicar em ver aqui e depois Exibir configurações. É aqui que vamos adicionar a formatação condicional que ela se vincule ao calendário e seja codificada por cores. Portanto, é realmente uma ferramenta útil. Enquanto estou aqui. Vou selecionar Formatação Condicional. E, em seguida, vou selecionar Adicionar. Agora, neste caso, eu já selecionei anúncio e liguei para fazê-lo , então vou seguir em frente e vou excluir este. Digamos que eu selecionei adicionar, eu criei o nome. Você pode chamar isso que quiser, mas vou selecionar, sugerir que chamemos isso de fazer para essa regra específica para o seu calendário. E você pode escolher a cor que quiser. Vou escolher verde. Então você pode ir para onde diz condição. A condição para mim que eu adicionei é procurar a palavra fazer e você pode fazer o que quiser aqui, você pode adicionar mais. Mas este é um exemplo simples, então vamos procurar a palavra fazer. Vou dizer OK. Então vou dizer tudo bem novamente. Diga OK novamente. E estamos preparados. Agora, se eu alternar de volta para minha caixa de entrada e vou dizer que já passei pela minha caixa de entrada para o dia e estou começando a trabalhar nas minhas pastas e estou priorizando o que quero fazer. Vou fazer este, vou sinalizar, digamos que vamos fazer este. E vou sinalizar este na parte inferior. O que eu faria aqui é que já estou pairando aqui. Vou fazer meu atalho Control Shift oito. Vou digitar as palavras que fazem ou a palavra faz na frente disso. Lembre-se de que digitar a palavra do permite que uma formatação condicional aconteça. Então eu posso ir em frente e mudar isso para o tempo que eu quiser. E vou dizer, ok, vou salvar, fechar. Você notará que algo aconteceu aqui. Tenho uma caixa verde. A caixa verde me diz que eu a agendei e você verá que a caixa verde aparece no e-mail real e diz agendado. Agora, uma coisa ainda melhor é, se eu for para o meu calendário real, você verá o mesmo devido, por favor, prepare a folha de pagamento aparece no meu calendário, agendada e pronta para ir e é codificada por cores verde porque configurei a formatação condicional. Veja como há um clipe de papel aqui. Se você clicar duas vezes nele, o e-mail será anexado à entrada do calendário. Se eu precisasse referenciá-lo, ele estaria lá. E você pode fazer isso com qualquer entrada de calendário de sua escolha. Vamos falar sobre rastreamento com lembrança no Outlook PC, às vezes você quer manter um registro de um e-mail que você enviou. E enquanto ele entra em sua pasta enviada, acontece com todo o resto que você envia. É provável que você realmente queira fazer referência a um punhado de e-mails que você envia. Então, eu tenho uma maneira um pouco mais fácil de acompanhar isso. E isso é criando o e-mail BC, vendo a si mesmo e colocando-o na pasta Lembrar. Deixe-me ir em frente e mostrar o que eu faria. Digamos que eu tenha esse e-mail aqui. Eu abri e queria responder a ele. O que eu faria é responder a ele. Digamos que eu queria salvar isso. Então, em vez de apenas clicar em enviar, eu iria para o campo BCC e o BCC eu mesmo. Então eu enviaria. Então, uma vez que eu o enviei, eu conseguiria entrar na minha caixa de entrada e agora o Outlook demora um segundo para aparecer. Então, temos que ser um pouco pacientes com isso. Mas assim que aparecer na minha caixa de entrada, você verá que eu sou BCC dt. Eu vejo isso como um novo e-mail e posso simplesmente mover esse e-mail específico para minha pasta de lembranças. Aqui ele agora levou um minuto, mas aqui vamos nós. Aqui está. Então, vou fechar isso e rolar para o topo. Aqui está meu novo e-mail em vermelho. Então, o que vou fazer é abri-la. Eu mesmo BCC nele e, em seguida, uso o Control Shift quatro, que é nosso passo rápido para colocá-lo na pasta Lembrar. Vou colocar isso lá, lembre a pasta. E depois, quando estou trabalhando nas minhas pastas, eu tenho isso lá como um lembrete, isso é ótimo para e-mails onde você precisará acompanhar alguém. Você quer se lembrar de fazer algo, etc. Queremos uma maneira fácil de mover nossos e-mails para a pasta de vento. E lembre-se de que as pastas dentro da referência de uma pasta são projetos ativos são pastas ativas com as quais estamos trabalhando agora. Em vez de arrastá-lo com um mouse, na verdade, há uma maneira mais fácil. O que você pode fazer é selecionar um e-mail. Você pode fazer Control Shift V, V como em Victor. Quando você faz isso, ele abre esta janela. E então tudo o que preciso fazer é começar digitar o nome real da pasta. E se isso tiver entrado em colapso, talvez seja necessário expandi-lo. Então, digamos que eu queira que este e-mail vá para a viagem de setembro de 2021. Eu comecei a digitar TR e ele imediatamente o encontrou. E então eu vou apertar Enter. E então, se formos viajar e setembro, lá está. Essa é uma maneira muito fácil de fazer isso. Farei isso mais uma vez. Nós literalmente entramos no Control Shift V abre uma caixa para movê-la para uma pasta. Vou selecionar, digamos que desta vez eu quero colocá-lo em trabalhar no Projeto X. Vou bater retorno. E então, se eu entrar em trabalho no Projeto X, lá está. É muito fácil de fazer e economiza um tremendo tempo. Às vezes, você quer abrir vários e-mails ao mesmo tempo em que está empilhando em sua caixa de entrada. Esta é uma maneira muito boa também para você sentir um verdadeiro senso de realização, porque você pode fechar cada janela assim que terminar. Uma perspectiva para PC, é muito fácil. Você pressionaria a tecla Shift e a seta para baixo e apenas selecionaria uma variedade de e-mails. Então, farei alguns deles aqui. Em seguida, você clicaria com o botão direito do mouse e você pode ver onde ele diz aberto. Então você pressionaria isso e você pode ver cada um deles se abrir em sua própria janela. E eu poderia ir em frente e apenas apertar Reply, lidar com isso em tempo real. E então eu faria isso para cada uma dessas janelas que estão abertas e eu as fecharia ao terminá-las. Então você tem o intervalo selecionado e pode arquivar todos esses e-mails porque eles estão fora da sua caixa de entrada para o dia. 13. Como usar o Apple Mail: Guia para configurar: Oi, Bem-vindo. Nos vídeos a seguir, demonstrarei algumas de nossas melhores práticas recomendadas para usar o método stack de forma eficaz e fácil. Queremos ajudar a aliviar o estresse associado ao e-mail e colocar sua caixa de entrada em 0. É importante observar que essas são recomendações. Não são regras rígidas e rápidas. Queremos que o processo seja confortável e fácil de manter. Portanto, sinta-se à vontade para personalizá-lo para se adequar a você. O método stack é projetado para devolver mais do seu tempo e é completamente não destrutivo. Você não perderá nenhum e-mail importante. Prometemos empilhamento feliz. Esse é o método padrão do Apple Mail. Então, o que eu vou fazer é orientá-lo através do processo do método stack e como você faria isso. E então eu vou te mostrar onde tudo está localizado. Então, nos vídeos subsequentes, mostraremos configurações específicas, mas você saberá onde elas estão. Então, o que você faria é entrar no início do dia e entrar em sua caixa de entrada e o objetivo seria abri-la, olhar para o e-mail, digitalizá-lo e decidir qual ação está associado a ele e mova-o para a pasta de ações correspondente. Agora você verá que eu os configurei aqui à esquerda. E, novamente, eles têm nomes curtos orientados para a ação. E há um número à esquerda do nome. Então eu sei exatamente que essa é a ordem em que eu gosto de trabalhar. Então eu literalmente decidia, ok, este é um du e o colocaria na pasta do. Esta é uma revisão e coloca-a na pasta de revisão e assim por diante. Antes de mostrar como empilhar, quero mostrar algo importante no correio da Apple. Se você for para a mensagem aqui no topo, você notará que, se clicar nela, ela realmente fornecerá todos os atalhos de teclado em cinza aqui à direita do comando. Se você não consegue se lembrar, você sempre pode clicar nele e ele lhe diz. A outra coisa que eu quero mostrar é se você for para mover para, você notará que aqui nós seguimos em frente e configuramos atalhos de teclado que correspondem ao número da pasta de ação. Agora vou mostrar como fazer isso em um vídeo diferente, mas isso vai economizar muito tempo. Dessa forma, você não o arrasta com o mouse, o que leva alguns segundos por e-mail. E também torna provável que você o coloque na pasta errada por acidente. Então, se você está se perguntando como vou fazer isso tão rápido, é assim que eu vou te mostrar como fazer isso em breve. Então, o que eu vou fazer é ir em frente, olhar para minha caixa de entrada, começar a mover isso para minhas pastas de ação aqui na barra de tarefas esquerda. Eu vou dizer que este é um problema, então vou colocá-lo lá. Vamos apenas verificar se ele se moveu. Ainda. Aí está. Vou voltar para minha caixa de entrada. Este é um comentário. Esta é uma crítica. Esse é um barulho. Vamos fazer disso uma resposta, então eu tenho algumas coisas para pegar. Vou fazer disso uma resposta. Essa é uma carne que alguém responde. E faremos com que esses últimos sejam revelados. Agora, o que preciso fazer, já que minha caixa de entrada está boa e vazia e posso dar um grande suspiro de alívio. Vou começar a trabalhar nas minhas pastas de ações. Então, vou entrar na pasta de respostas primeiro. Então o que eu vou fazer é selecionar todos os e-mails nesta pasta. E vou clicar com o botão direito do mouse e abrir. Agora você notará que todos eles se abrem em uma bela janela. Então, em vez de ter um e-mail go por e-mail, eu posso trabalhar neles em tempo real aqui mesmo nesta janela e depois arquivá-los quando terminar. Então, vou usar o Comando R, que é o atalho para responder. E então eu vou dizer, Oi, como você está? Então, vou dar uma pequena resposta aqui. Então eu vou enviá-la. Eu já enviei isso. Então, o que vou fazer a seguir é trabalhar no próximo. É a mesma coisa. Faça meu atalho para responder, que é Command são ótimos. Então eu vou enviar este. E então este é o último aqui. Vou em frente e enviar este. Esses estão prontos. Então, eu posso literalmente ir em frente e arquivá-los porque está concluído. E adivinha? pasta Eu respondo está vazia. E que sensação ótima é porque agora minha caixa de entrada está vazia, uma das minhas pastas está vazia. E então eu passava para a pasta do e fazia a mesma coisa até que eu tivesse lido todas as minhas pastas. Então esse é o método estático no Apple Mail. Configurando pastas de ação e o Apple Mail. Estou aqui e estou na minha caixa de entrada. E você se lembrará de que configuramos pastas de ação para que, em vez de deixar e-mails em sua caixa de entrada e depois ter que reabri-los e lembrar a si mesmo o que você precisa fazer com isso. Você literalmente move cada um dos e-mails para as pastas. E assim você saberá que isso é uma resposta. Isso é algo que eu preciso fazer. E então vou agendar um trabalho, o que significa que vou colocar as tarefas no meu calendário. Esta é uma reunião e assim por diante. Muito simples de configurar. O que você vai fazer é clicar com o botão direito do mouse e sua caixa de entrada, ir para a nova caixa de correio e depois ir em frente e colocar o nome da caixa de correio aqui. Agora você notará que coloquei números à esquerda da caixa de correio. E a razão pela qual eu fiz isso é a ordem em que eu gosto de trabalhar. Eu quero fazer minhas respostas primeiro, depois vou em frente e agendar o trabalho. Então vou analisar meus pedidos de reunião e assim por diante. A outra coisa é quando configuramos seus atalhos de teclado e alguns minutos em um vídeo diferente. Será útil ter números que correspondam aos atalhos. Então, falaremos sobre isso em um momento. Você notará que eu também os coloquei na caixa de entrada e isso é apenas para mantê-los organizados. E é assim que você configuraria pastas de ação para o Apple Mail. Configurando atalhos e o Apple Mail. Você vai se lembrar quando eu mostrei o primeiro vídeo sobre como fazer o processo do método stack, você me viu movendo todos os e-mails muito rapidamente da minha caixa de entrada para minhas pastas de ação. E eu não estava usando o mouse para arrastá-los até lá. Isso leva alguns segundos. E isso também aumenta o risco de colocar um e-mail na pasta errada. Portanto, há uma maneira melhor e mais fácil, usando atalhos de teclado. Você também se lembrará de que mostrei que, se você for para onde diz mensagem na barra de tarefas superior, já existem alguns atalhos nativos para adicionar ao masculino. Então você verá que a resposta é o comando R e assim por diante. Mas o que não está configurado são esses atalhos de teclado para mover esses e-mails para pastas de ação específicas. Portanto, você só precisa configurá-los uma vez, a menos que queira alterar o nome e depois modificá-los. Como você vai fazer isso ao acessar o ícone da Apple no canto superior esquerdo. Teclado de preferências do sistema. Vá para onde diz atalhos. Então você quer pegar atalhos. E agora, para configurá-lo, você precisa selecionar o sinal de mais. E agora ele diz todos os aplicativos, mas você tem que selecionar masculino, para ele saiba onde que ele saiba onde o atalho de teclado será aplicado. E então, para o título do menu, você vai digitá-lo exatamente como esta mensagem, traço maior que sinal, mover espaço para traço maior que sinal. E agora eu quero colocar o nome exato da pasta de ação correspondente. Vou fazer um para a pasta de uma resposta. Agora você notará que, na verdade, o parece aqui é que as respostas rápidas estão entre parênteses. Se eu não o nomear exatamente como aparece na barra de tarefas esquerda, ele não conseguirá encontrar a pasta de ações correta. Então, vou colocar respostas rápidas entre parênteses e, em seguida, preciso dar um atalho de teclado. E eu vou escolher o controle um. Agora eu escolhi um para combinar deliberadamente com o número da pasta de ação. Portanto, é incrivelmente fácil de lembrar. E depois vou clicar em Adicionar. E aí está. Eu também, vou seguir em frente e fazer outro e apenas criar uma pasta para um atalho de teclado mais uma pasta. Então a mesma coisa que os homens já selecionaram. Vou digitar um traço de mensagem maior que o sinal. Mova o espaço para traço maior que o sinal. E desta vez eu vou fazer o que fazer. E você notará que isso também tem algo entre parênteses. Então, novamente, queremos fazer essa combinação. Então vou colocar horário, trabalho e parênteses. E o atalho do teclado será controlado dois. Então, duas partidas com o que fazer. E depois vou clicar em Adicionar. E, novamente, lá está. Quando terminar, você pode fechar pela janela. Agora vamos testar para ter certeza de que funciona. Então este diz para escrever nele, É uma carne. Então, vou fazer o Controle três. Agora você verá que ele foi retirado da Caixa de entrada e vamos verificar se ele está lá. Sim, aí está. Novamente, agora, se eu for para a mensagem no topo, estou na minha caixa de entrada e vou para a mensagem no topo. Você notará que, se eu rolar para baixo e for para mover para, você verá que todos esses atalhos de teclado aparecem ao lado das pastas de ações apropriadas. Então, vamos fazer alguns juntos só para garantir que isso funcione. Vamos apenas dizer isso como uma resposta. Digamos que esta seja uma resposta, esta seja uma resposta e esta seja um barulho. Vamos verificar. Eles estão lá? Eles são. Então, isso é ótimo. E o que você pode fazer é apenas segurar o sinal de Controle e vamos fazer os números apropriados. Super-rápido move tudo para a pasta de ações apropriada. É assim que você configuraria atalhos de teclado e o Apple Mail. Configurando o tempo de empilhamento no seu Apple Calendar. Você se lembrará de quando falamos sobre o processo do método stack. É um método baseado em hábitos, certo? Então você precisa entrar e ir em frente e esvaziar sua caixa de entrada e trabalhar suas pastas de ação e torná-lo um padrão que você possa manter todos os dias ou não funcionará para você. Uma maneira fácil e simples de fazer isso é colocar a hora no seu calendário. E você notará que, olhando para o meu calendário agora, tenho alguns horários diferentes. Eu tenho um que dura uma hora que diz empilhar caixa de entrada vazia e empilhar pastas. E eu tenho dois menores que duram meia hora que dizem apenas caixa de entrada de pilha. Agora, como eles são diferentes é que este no início do dia, você pode ver repetições todos os dias da semana. É por uma hora e marquei que o tempo está ocupado. E o que vou fazer neste momento é examinar os e-mails existentes na minha caixa de entrada e colocá-los nas pastas de ação e trabalhar nas pastas de ação. A coisa mais importante aqui é que eu marquei como ocupado para que eu não tenha alguém agendando uma reunião sobre ele. E eu aproveito esse tempo para ler esses e-mails e essas pastas. Então, estou começando do zero para o dia. Escolha um horário que você saiba, você pode seguir. Se você levar seus filhos para a escola entre 89 da manhã, não é um bom momento para escolher algo que você geralmente possa seguir. E, novamente, você pode não se ater a isso todos os dias. E isso é simples. Digamos que você tenha passado por tudo na segunda-feira, mas então você chega na terça e tem uma reunião às nove horas, você pode movê-la para outra hora. Não tem problema. Você também pode excluí-lo se não conseguir acessá-lo naquele dia, tudo bem. O objetivo é tentar acessá-lo diariamente ou com a maior frequência possível. Agora você notará que os compromissos menores aqui por meia hora dizem apenas caixa de entrada de pilha. E se abrirmos esses, eles duram literalmente meia hora e você notará que eles estão marcados como gratuitos. Porque eles são apenas para você trabalhar em sua caixa de entrada, ou seja, e-mails que chegaram ao longo daquele dia. Você ainda verificará seu e-mail? Você tem certeza. Bem, mas se você perceber que tem essa meia hora em seu calendário, você saberá que é capaz de verificar rapidamente, ver se algo é importante e você terá uma parte de meia hora para trabalhar em tudo desses e-mails. Em vez de fazer uma troca de e-mail para uma tarefa, fazer uma mudança de e-mail para uma tarefa. Portanto, é muito mais eficaz dessa forma. Algumas pessoas têm que fazer isso, algumas pessoas fazem isso mais uma hora, então faça o que funciona para você. E, novamente, isso também está definido para ocorrer novamente todos os dias da semana. Portanto, certifique-se de colocar o tempo de empilhamento em seu calendário é uma das melhores coisas que você pode fazer para criar uma abordagem baseada em hábitos que diminuirá seu estresse ao lidar com e-mail. Usando a nova pasta e o Apple Mail. Portanto, a pasta Do é diferente da pasta de resposta porque a pasta du é para você realizar tarefas que você precisa agendar para si mesmo ou tarefas que alguém lhe enviou para fazer e coloque esse tempo no seu calendário para fazê-las. O que acaba acontecendo frequentemente quando alguém lhe envia um e-mail com algo que eles querem que você faça e isso vai ficar na sua caixa de entrada e, de repente, você vê e percebe, eu não tenho tempo para fazer isso esta semana. Portanto, essa é uma maneira que você trabalha com suas pastas de ação e começa a trabalhar com a pasta. Você coloca todas essas tarefas em seu calendário em tempo real. E você pode ver que o que eu fiz aqui é que eu tenho uma tela dividida. Eu tenho meu calendário aberto à direita e tenho a pasta aberta à esquerda . Agora, o que Apple Mail? É muito simples. Eu posso simplesmente pegar isso e literalmente arrastá-lo para o calendário quando eu quiser. Então eu posso modificá-lo. Digamos que eu queira mais tempo do que uma hora. Então a primeira coisa que vou fazer é mudar onde diz R E para D maiúsculo, O maiúsculo E então eu vou dar a ele uma cor que se destaca Isso é um pouco diferente do que as outras tarefas que tenho no meu calendário. Então eu sei que essas são coisas que eu preciso fazer e não é uma reunião, e não é outra coisa. São literalmente tarefas que precisam ser feitas por mim. E então eu posso mudar a hora se eu quiser. Digamos que eu queira que isso seja uma hora e meia. Ótimo. E então você notará que também aparece, mostrado em masculino. Então, o que é ótimo nisso é que eu fui em frente e coloquei isso no meu calendário. E se eu abrir e clicar em mostrar masculino, ele apenas puxará o e-mail real associado a ele. Então, quando estou trabalhando no meu calendário, não preciso voltar para a caixa de entrada para verificar o que isso estava em relação. Agora, a próxima coisa que posso fazer é me informar que fui em frente e agendar isso. A última coisa que você quer fazer é voltar ao e-mail, clicar com o botão direito e dar a ele uma bandeira que realmente corresponda à cor que você escolheu aqui. E assim eu sei que o agendei no meu calendário e já o tenho lá. E depois de concluir a tarefa, posso arquivar o e-mail. Isso é rastreamento com lembrete para o Apple Mail. Por isso, enviamos toneladas de e-mails por dia e muitos deles são apenas respostas rápidas. Alguém volta para você e tudo bem. Mas geralmente há um punhado de e-mails que estavam esperando alguém responder ou, você sabe, você vai querer fazer o acompanhamento. E então você quer se lembrar de fazer isso. O que costumamos fazer agora é entrar em nosso e-mail enviado, fazer uma pesquisa, mas há tantos e-mails lá e é demorado encontrar o que você realmente precisa. Existe uma maneira mais fácil e eficiente. E isso é usando o campo CCO para rastrear e colocá-lo em sua pasta mental. Então, se eu vou criar um novo e-mail, o que eu faria é eu mesmo ser CC. Dessa forma. Receberei uma cópia que vai para minha caixa de entrada e posso colocá-la para lembrar a pasta quando estou empilhando e ela me lembrará de fazer o acompanhamento. Vou criar um e-mail rápido aqui. Agora você vai notar que eu sou semente BC aqui, então eu vou enviar isso para fora. O que vai acontecer é que eu vou conseguir uma cópia na minha caixa de entrada. Então eu posso ir em frente e usar meu atalho de teclado, colocá-lo lá, lembrar pasta. E então, quando eu estiver empilhando, vou ver que está lá. Aqui está, na verdade, e vai me lembrar de fazer o acompanhamento. Agora esse era um novo e-mail e você pode até fazer isso na pasta de resposta, qualquer e-mail existente. Então, digamos que eu esteja na minha pasta de respostas e percebi que quero acompanhar essa solicitação de delegação. Posso abrir o e-mail e a mesma coisa. Posso ir em frente e clicar em Responder e dizer digite meu e-mail. E então eu quero fazer o BCC aqui. E então eu vou em frente e enviá-la. E então você notará que, embora essa não seja uma pasta de resposta, novamente, vou receber uma cópia na minha caixa de entrada e posso movê-la para minha pasta de lembretes. E aqui está. Então, enquanto eu percorro minha pasta de lembretes em frascos, minha memória para ir em frente e acompanhá-la. Então, isso é rastreamento com o remind e o Apple Mail. Usando a pasta da web no Apple Mail. Muitas vezes nos perguntam, bem, tenho todos esses projetos ativos em que estou trabalhando e quero manter esses e-mails agrupados. Então, se for esse o caso, é aí que a pasta when entraria. Agora você notará que eu o tenho aqui na minha barra de tarefas esquerda, e agora ele está colapsado. Mas se eu apertar a seta para baixo, você verá que posso expandi-la e tenho um monte de pastas de projetos ativas aqui. Eles são especialmente úteis para algo como este criando a apresentação de outubro. E o que eu poderia fazer é ter todos os e-mails relacionados a isso, filtrados de tal forma usando regras para que todos eles entrem nessa pasta. Eu também poderia arrastá-los quando estou empilhando. E o que isso permite que você faça é, digamos que eu vou sentar e trabalhar nisso. Eu teria todos os e-mails em um só lugar, em vez de somar na minha caixa de entrada, alguns em várias pastas. Portanto, é uma ferramenta muito boa de usar. E, novamente, você os criaria exatamente como fez com a caixa de entrada. Você clicaria com o botão direito do mouse, iria para a caixa de correio do meio-dia e digitaria o nome da pasta que deseja adicionar e, em seguida, pressionar, Ok. Outra coisa legal é quando você terminar com esta pasta, Digamos que eu terminei de criar a apresentação de outubro e não preciso mais dela. Em vez de excluir a pasta porque talvez eu precise referenciá-la mais tarde, posso simplesmente ir em frente e arrastá-la para o arquivo. E então o que ele faz é criar uma maneira de você encontrá-lo facilmente apenas no arquivo e eu posso colapsar e expandir isso. Então, se eu precisar novamente, digamos que isso se tornou ativo e eu precisava criá-lo novamente. Eu posso simplesmente colocá-lo de volta onde estava antes. E aí está. É uma ótima maneira de manter a barra de tarefas esquerda limpa e realmente focar apenas projetos ativos que você precisa referenciar. Arquivamento e Apple Mail. Como regra geral, queremos arquivar qualquer coisa que tenha mais três semanas a partir da data de hoje. Então, se foi três semanas e esse e-mail ainda está na sua caixa de entrada, provável que você já tenha lidado com isso. Você não vai lidar com isso ou é apenas algo que você não precisa. Então essa é a nossa regra geral. Qualquer coisa com mais de três semanas atrás da data de hoje, você provavelmente não precisa ficar na sua caixa de entrada. De um modo geral, quando você abre sua caixa de entrada e quando passamos por essa aula com os participantes dos workshops, eles abrirão e terão, digamos, 90 mil e-mails em seus caixa de entrada. Muito rápido. Eles descobrem que pelo menos 88 mil deles ou mais são velhos e não precisam mais deles. Alguns deles de anos atrás. Isso pode realmente diminuir um pouco o estresse. Se você deixar cair mais de 80 mil e-mails de uma só vez, basta arquivá-los. Novamente, não vamos jogá-los fora. Você não está excluindo-os. O arquivamento não é destrutivo. Então, se eu for ao meu arquivo aqui, você pode ver que ainda há coisas no arquivo, e eu não as excluí. Eles estão meio que armazenados em outro lugar. Portanto, não preciso vê-los na minha caixa de entrada. Então, entrando na minha caixa de entrada, o que eu vou fazer é classificar isso do mais antigo para o mais novo. Então eu vou até onde diz “View”. Vou classificar por e depois clicar na mensagem mais antiga na parte superior. E você pode ver que alguns deles são de vários anos atrás, e eu definitivamente não preciso mais deles na minha caixa de entrada. Então, vou pegar a tecla Shift e seta para baixo, selecionar um grupo de e-mails. E você pode fazer geralmente cerca de 500 a mil antes de surtar, mas eu diria que tente mantê-lo nessa faixa. E então você pode clicar com o botão direito do mouse e selecionar arquivo ou você pode ir até onde diz mensagem. E você se lembrará de que pode ver os atalhos destacados. Nesse caso, o atalho de arquivamento é Comando de Controle a. E se eu tocar nisso, na verdade, ele vai arquivar o e-mail. Então eu fiz isso. E eles não estão mais lá. E agora, em vez dos 25 e-mails que eu tinha lá, eu diminuí para três. Portanto, um passo muito importante manter sua sanidade é arquivar e-mails antigos. Novamente, se eu entrar no meu arquivo, eles estarão lá. Eu não joguei fora. Eles estão aqui. Este é o que estava por cima, mas eles não foram jogados fora, mas eu não preciso deles agora. Portanto, é um passo muito importante manter sua caixa de entrada limpa e clara. E, novamente, parede, parecerá assustador da primeira vez. Faça isso, especialmente se você não uma pessoa lá regularmente arquivada. Depois de fazer isso, limpar e começar a ficar no topo da sua caixa de entrada, será muito fácil de gerenciar. Então isso é arquivamento e Apple Mail. Configurando regras e o Apple Mail. Ao longo do dia, você recebe uma tonelada de e-mails e muitos deles tendem a ser coisas como boletins informativos, não e-mails acionáveis da empresa, que são e-mails que você deseja ler, mas não precisa procurar de forma urgente. Então, em vez de deixá-los em sua caixa de entrada, você pode usar regras para que elas sejam filtradas para ir direto para uma pasta e nem mesmo cheguem à sua caixa de entrada no caminho em algo que você possa ler no seu tempo livre. Então, vou sugerir que qualquer coisa que seja um boletim informativo ou algo que não seja urgente vá para a pasta de revisão, porque é para isso que serve. Como faríamos isso se você passasse o mouse sobre um e-mail para o qual deseja criar uma regra. Agora você pode ver que eu tenho um monte desses, como fazer boletins informativos geek e aqui, e eu realmente não preciso deles na minha caixa de entrada. Então, o que eu posso fazer é ir para as preferências masculinas. Então você verá que as regras já estão em azul aqui e eu vou adicionar uma regra. Agora você quer nomear as regras de algo que seja bem parecido com o que você está tentando filtrar. Dessa forma, você sabe exatamente qual é a regra. E isso lhe dá opções. Você pode selecionar uma ou todas as seguintes condições que estão sendo atendidas. Novamente, há uma grande lista suspensa aqui das condições. A mesma coisa com isso. E você pode adicionar ou remover condições usando o sinal de mais e menos. E você obtém o mesmo menu suspenso. Isso permite que você torne isso tão complexo ou simples quanto você quiser. A mesma coisa com as ações. Há várias opções. Então, vou fazer disso uma regra bem simples. Quero que qualquer coisa do boletim informativo e como o geek.com seja movido para uma pasta diferente, então não quero que ele chegue à minha caixa de entrada. Então, novamente, eu vou ter movido a mensagem. E o importante é que você deseja ter certeza de selecionar a pasta correta para a qual deseja que ela entre. Então, vou selecionar a pasta de revisão e depois vou dizer, ok, agora veja como eu não selecionei a caixa de correio. Então ele me disse que eu não poderia fazer isso. Então agora eu tenho que selecionar, Revisar e depois dizer, Ok, e ele vai me perguntar, você quer aplicar suas regras às mensagens e caixas de correio selecionadas? Eu sei. Porque o que isso vai fazer é pegar qualquer um dos e-mails do How-To Geek que já estão na minha caixa de entrada e colocá-los na pasta de revisão. Eu vou dizer Aplicar. Você provavelmente viu movimento atrás da tela aqui. E o que isso fez foi extrair todo o jeito de homens nerds e colocá-los nesta pasta de revisão. Então, lá estão eles. Eu posso lê-las no meu tempo livre. E também sempre que um novo e-mail chegar, ele vai direto para a pasta de revisão em vez de ficar na minha caixa de entrada. Essa é uma ótima maneira de usar regras para ajudar a gerenciar sua caixa de entrada. 14. Empilhamento feliz!: Eu construo tudo o que você precisa para ter sucesso nesses vídeos de instruções adicionais e com os folhetos que estão no duplo Gemini, digamos, se você precisar de ajuda adicional , temos a classe de gado que podemos oferecer a você. E talvez ainda mais importante, se você quiser isso para sua equipe ou organização, podemos entrar com nossa configuração de escritório de gerenciamento de e-mail de pilha superior e mudar fundamentalmente a cultura da sua organização com relação ao e-mail. E lembre-se, quanto mais produtivo você for, melhores coisas você pode fazer por si mesmo, sua organização, sua família e o mundo em geral. Meu nome é Prashant denier. Sou o CEO da dupla Gemini. Espero que você tenha gostado desta série. Boa sorte e empilhamento feliz.