Mesclagem de dados no Indesign: acelere um trabalho tedioso!

1. Boas-vindas à mesclagem de dados no Indesign: Oi. Meu nome é Alzhes Sou professor do Skillshare. Sou designer gráfico, ilustrador, fotógrafo, autor e moro na Holanda Trabalho com design desde que vi a luz do dia e adoro compartilhar meu conhecimento com você. Nesta aula, vou ensinar como você pode trabalhar com a mesclagem de documentos E em vez de falar sobre isso, vou te mostrar. Selecione a fonte? E agora vamos pré-visualizar. Oi, eu sou El zits. E isso são documentos mesclados em design. Tanto arquivos de texto quanto texto e imagens. Sua própria tarefa, se você quiser participar, crie seus próprios documentos mesclados em In Design E você pode usar qualquer tipo de arquivo que tenha ou precise. Os requisitos são um computador e em design, Excel ou números. Isso é para usuários de design intermediários a avançados. Este não é realmente o lugar para iniciantes porque é um pouco complexo demais. Então, vamos começar. 2. O que é mesclagem de dados?: Então, o que é mesclagem de dados no design? Imagine que você tenha um documento design de um cartão de visita e precise criar 100 versões, cada uma com um nome diferente, um cargo e detalhes de contato. Normalmente, você teria que editar todas essas centenas manualmente, o que é demorado. É propenso a erros e, convenhamos, também é muito entediante e chato. Bem, com a imagem de dados, esse processo é automatizado. Talvez você já tenha visto isso antes no Word, por exemplo mas no design, é mais poderoso e fácil de usar. Você vincula o design a uma planilha, como um arquivo CSV ou de texto que contém todos os dados, e no design preenche automaticamente as informações certas nos lugares certos, gerando todas as versões Você pode usá-lo para cartões de visita, etiquetas de endereço, cartas personalizadas, crachás de eventos, catálogos de produtos, ingressos com códigos QR exclusivos e muito, muito mais É uma maneira rápida e eficiente de criar uma grande quantidade de designs personalizados sem entrada manual. Então, em poucas palavras, como isso funciona? Primeiro, prepare seus dados no Excel com colunas como nome, cargo, número de telefone etc Exporte essas informações para um arquivo CSV. Em design, abra um recurso chamado Data Merge. Selecione a fonte de dados, que é seu arquivo SSV Em seguida, a partir do painel, arraste os nomes dos campos para o design. Visualize o resultado da mesclagem e ajuste, se necessário, gere o documento final e exporte-o como PDF Isso é simples? Sim, isso é simples. Claro, você pode ter alguns problemas no caminho, mas não se preocupe. Vou abordá-los assim que os encontrar e vamos ver em Design and Except. 3. Processando apenas texto: Então, primeiro de tudo. Estou em design 2025 e estou trabalhando em um Mac. É sempre bom saber disso. Eu tenho uma configuração para um cartão de visita aqui e quero preenchê-la com as informações de um arquivo Excel. Vamos para o Excel. Na seção de recursos, você encontrará esse documento específico, você pode usá-lo. É chamado de Listar apenas um texto. É muito importante, se você fizer algo semelhante, que a primeira regra, a primeira linha, seja reservada para porta-quadros, espaços reservados Portanto, nesse caso, os espaços reservados são primeiro, último cargo, empresa e telefone Mas é claro que você pode fazer o que quiser, desde que continue na mesma primeira linha. Feito isso e todas as suas informações processadas, você acessa Arquivar e Salvar como. Agora, é importante salvar suas informações como um arquivo CSV Não tenho certeza sobre o termo correto em inglês aqui, então estou mostrando isso no vídeo e, se você tiver um Macintosh, escolherá o primeiro. Se você tiver um computador Windows, você pegará o segundo e salvará na mesma pasta. S. Não se preocupe com o aviso que você receberá nesta barra superior. Isso não é muito importante para nossa função até agora. Então, vamos falar sobre design. E agora vou abrir o Windows Utilities Data Mag. Em design, me perguntará: Qual é a fonte de dados que eu tenho que usar? Então, indo ao menu Hamburger, selecione a fonte de dados E vou para a mesma pasta e vou usar o arquivo CSV da Lista um, somente de texto, aberto E agora você vê aqui os espaços reservados que acabamos de criar na barra superior do arquivo Excel Aqui está meu arquivo de texto. Deixe-me ligar a moldura para que você possa ver o que estou fazendo. E vou colocar meu cursor e, em seguida, marcar as primeiras, neste caso. Não tente digitar isso. Se você digitar, não funcionará. Você precisa usar as informações do painel de mesclagem de dados Agora, vou ter um espaço e vou digitar por último. Vou adicionar uma devolução. Também é possível pegá-lo e arrastá-lo para o lugar certo. Empresa com título de trabalho. Só eu e o telefone. Parece um pouco antigo, então o que vou fazer é alinhar ao centro, e também quero que o texto seja alinhado assim Digamos que o número de telefone possa ser um pouco menor e os nomes um pouco maiores, e eu queira mais espaço, e talvez o cargo também possa ser um pouco menor. Agora, você ainda não vê nada, mas está esperando para ser processado, e você pode fazer isso tocando no botão de visualização E agora você pode ver que todos os nomes que estão disponíveis no arquivo do Excel aparecem aqui. Isso parece bom. Basta passar por isso e você verá que funciona bem. Aqui está algo que vale a pena dar uma olhada. Flurschmt com um sobrenome muito longo, use um sobrenome menor ou feche a visualização, o quadro Agora vamos fazer isso de novo. E ela ainda tem um nome muito longo. Então, vou fazer isso um pouco menor. Vamos ver o que acontece. E você pode ver que quando eu faço isso em um lugar, isso muda em todos os lugares. Se eu quiser mudar isso, é importante voltar ao arquivo CSV e alterá-lo Eu vou dizer que são dez pontos. Vamos fazer esses dez pontos também. E agora, nos tubos, parece muito melhor. Então, quando eu faço a pré-visualização, posso ver que tudo foi processado corretamente. Agora eu posso criar um documento mesclado. E eu quero que todos os registros sejam mesclados. Se você quiser fazer apenas de uma para a página dez ou de dez para a página 15, você reduz seu alcance E é importante deixar isso ligado. Se seu texto for muito longo e você obtiver texto em offset, e se estiver trabalhando com design, você sabe o que significa que você precisa aumentar ou diminuir o quadro, é importante ativar essa opção para detectar erros, se necessário Agora, vamos ver. Ligue para isso, ok, e veja o nome antes de eu tocar. Ok, este é o arquivo Indesign somente com texto do cartão de visita Basis arquivo Indesign somente E tudo bem. E isso me dá um aviso. Nenhum texto Oset foi gerado com a mesclagem de registros, e isso é bom Se eu tivesse excesso de texto, teria que pesquisar e ver o que eu poderia fazer sobre isso E você pode ver agora que o nome do arquivo é novo, bem, há um novo arquivo, apenas um texto do Bass Business Card apenas um E esse dirá ou dirá que foi gerado a partir de um arquivo Excel, de um arquivo CSV e que é um documento mesclado Então você ainda tem sua base. Se você desativar a pré-visualização, ela será a mesma, mas o arquivo gerado terá o número um por trás dele. E essa é a primeira parte, e isso é muito legal, realmente, não é? Quer dizer, se eu colocar isso no tamanho certo, esse é o tamanho real. Oh, há uma página em branco aqui. Eu tenho todos esses nomes. Oh, eu tinha uma página em branco no meu cartão de visita original. É por isso que ainda está lá. Ok. Agora, se eu quiser, esse é um bom exemplo. Não vamos salvar isso. E se eu quiser fazer isso de novo, posso simplesmente retirar a página em branco que eu tinha na minha base, e eu posso fazer a pré-visualização, e então eu posso simplesmente criar o documento mesclado Ok. E se chama Basis Business Card Text only one. Eu não salvei o outro. E olha, agora todas aquelas páginas em branco sumiram, e eu posso simplesmente ler o arquivo sem problemas. Claro, eu posso salvar isso como um PDF. Então, como você pode ver, você pode voltar ao seu documento base, fazer alterações e, bem, você me viu retirando a página em branco que não deveria estar lá. E então, quando você executa novamente o documento de mesclagem, você tem seu documento atualizado e isso funciona perfeitamente Na próxima aula, adicionaremos imagens. 4. Processamento de texto e imagens: Ok, vimos como você pode facilmente importar textos em design e mesclá-los. Mas também é possível adicionar imagens. E eu vou te mostrar nesta aula como isso funciona. Aqui está um cartão de visita ligeiramente alterado, mas com a mesma ideia, e eu quero uma foto nesta moldura superior, um logotipo da empresa nesta moldura inferior e quero que o texto esteja aqui Antes de passar para o Excel, vamos dar uma olhada no estilo do parágrafo. Se eu clicar duas vezes nesse quadro de texto, primeiro nome será selecionado automaticamente. E quando clico duas vezes nele, defino o próximo estilo para o sobrenome. E quando eu olho para o sobrenome , o próximo estilo será função, e a função terá um número de telefone e nome da empresa, etc O melhor é que, quando eu pressiono Enter, ele usa automaticamente o estilo de parágrafo correto. Então, vamos colocar isso no primeiro nome. E agora vamos para o arquivo do Excel. Aqui está um arquivo CSV que já vimos antes ou algo parecido Nome, última função, empresa e telefone, mas também adicionei uma coluna com foto e uma coluna com logotipo. É importante que, quando você quiser adicionar fotos que você usa no Ed, assine primeiro. Foto do Ed e logotipo do Ed. Não tenho certeza, mas tenho que pesquisar isso. Pode ser que, ao trabalhar no Windows, você coloque primeiro as aspas e depois adicione o sinal Ed e depois a palavra foto. Esses nomes devem ser exatamente como os nomes em seu arquivo. Tipo, aqui está Anuk Avaga, onde ela está Anuk Avaga lá? Está escrito exatamente da mesma forma. Todos esses são PNGs, mas é claro que não há problema se um deles for JPEG. Isso não importa. E aqui está a empresa Band Aid, aqui está a empresa Band Aid do PNG. Esses nomes precisam ser exatamente os mesmos. Agora, vamos para o arquivo Excel novamente e vamos salvá-lo como um CSV na mesma pasta usando o CSV apropriado para o seu sistema operacional No meu caso, esse é o Mcintoish. OK. Agora, vamos. E estamos na fusão de dados. Lembre-se do Windows, dos utilitários, da fusão de dados. Vamos carregar o arquivo. Selecione a fonte de dados. Há uma lista dois com imagens. E agora vemos novamente, primeira última função: telefone, foto e logotipo da empresa. Então, a primeira coisa que vou fazer é tocar nisso uma vez. E agora eu pressiono Enter, toque por último, eu pressiono a tecla Enter Toque na função e eu pressiono a tecla enter. Toque em empresa, eu pressiono a tecla enter e a guia. É possível arrastá-lo desse painel de mesclagem de dados para o seu documento de design, mas também é possível fazer isso como acabei de mostrar E agora deixe-me arrastar a ferramenta de seleção direta direta, usar uma foto e soltá-la na moldura para a qual eu a pretendia. E o mesmo para o logotipo. Agora, vamos dar uma olhada na prévia se tudo correr conforme o planejado. E tudo bem, vou mudar o modo de visualização para, o que é chamado na visualização em inglês. Pré-visualização? Oh, prévia. Ok, então isso parece bom. Os mordedores ávidos. E vou repassar isso. Vamos até a primeira página. E agora eu tenho um problema. A fonte de dados faz referência a uma ou mais imagens ausentes. Vamos dar uma olhada nisso mais tarde. Lembre-se de que é a página três, ok? E essa é Maria Gonzalez Adagio. OK. Eu tenho que me lembrar disso. Agora, vamos ver se há mais. Isso parece bom. Ah. E Laura Miller não tem uma foto, então deve haver uma razão pela qual isso também está acontecendo Então você vê que recebe uma mensagem e ela pode ocorrer em várias ocasiões. Ok, parece funcionar bem. E aqui está um homem com um nome muito longo, ost Williams Van Melhof, e não se esqueça de que quando eu mudo o tamanho da fonte aqui, ela muda em todos os lugares Então, isso é algo em que você precisa pensar. Você quer que os nomes sejam assim, mesmo que seja um nome muito longo? Se você quiser que o nome seja assim, ou você vai tornar tudo um pouco menor? OK. E pronto. 20 páginas. E eu tenho dois com um problema. Então, vamos ao arquivo Excel, ao arquivo CSV, e vamos dar uma olhada Agora, aqui está Laura Miller. Ela estava faltando um. Esse é o nome que apareceu. Mas eu já posso ver que algo estranho está acontecendo aqui. Não parece Muller. Quando eu toco nele, toco duas vezes nele, eu coloco o trema sobre o, o u, mas ele não sai da maneira que deveria Então, talvez seja fácil salvar isso como Ooh, Ma, mas sem o trema. E dê uma olhada na foto e troque esse aro Miller também, sem o trema Às vezes, esses símbolos podem causar alguns problemas. Então essa foi uma delas. Vamos dar uma olhada em um momento para ver se está tudo certo. E havia outro, e esse era aquele com um nome adorável e adorável Gonzalez Angelo, Isso já é muito diferente. E oh, diz Maria Gonzalez sem a segunda parte do nome Então, vou mudar o nome da foto. Você pode fazer uma das duas coisas. Você pode alterá-lo no arquivo CSV ou no nome da imagem Depende um pouco do que você achar mais apropriado. E isso funciona bem, eu acho. Então, basta salvar o arquivo, comandar S, Control S. Volte ao seu design e atualize a fonte de dados. E agora faça a pré-visualização novamente. Vamos começar com a primeira página. E aqui está Maria Gonzalez Adagio. E como você pode ver, o nome dela ainda está completo lá. A única coisa que mudou foi que o nome do arquivo em si foi adaptado para facilitar a localização. E agora vamos ver se Laura Miller chegou . E aí está a Laura Então, como você pode ver, isso funciona muito bem. Se eu passar por tudo, nós já fizemos isso. Isso pareceu bom. E agora podemos transformá-lo em um arquivo mesclado. Então, tocaremos nele, criaremos documentos mesclados e abriremos a tela de diálogo novamente. Quero que todos os registros sejam mesclados. E se houver algum texto em offset, diga-me onde eu errei, então vou deixar isso ligado E eu vou embora, ok. E agora, isso foi muito rápido, certo? Havia 20 páginas, e isso foi feito em um instante, e nenhum texto em offset foi gerado. Então isso é bom. OK. E, assim como vimos na lição anterior, há uma por trás do nome, e eu tenho um documento inteiro, se eu for até as páginas, você pode ver e fica melhor Espere aí. Ah. Vou alternar as páginas. OK. Você pode ver que eles estão todos lá, e agora eu posso salvar isso como um PDF e enviá-lo para a impressora. Na próxima lição, veremos alguns problemas em potencial. 5. Nota para usuários de Windows: Portanto, a entrada correta no Excel para usuários do Windows é apóstrofo, ADSIPhotoame ponto JPEG ou ponto PNG, e para o logotipo, apóstrofo no ponto do logotipo PNG e para o logotipo, apóstrofo no ponto do logotipo É importante que você coloque o apóstrofo na frente do 6. Resolução de problemas: A lição é sobre solução de problemas quando você se depara com o texto Oset Eu criei um documento em design e quero preenchê-lo com algum texto. Eu já preparei um arquivo do Excel. Isso é um CSV Eu já o exportei, e ele tem número e descrição como marcadores de lugar, e depois há um, 26 e a descrição está ficando cada vez mais longa. Ok. Então, aqui está meu texto, e está tudo bem. Vou importar isso ou mesclar isso no design. Vamos voltar. No painel de mesclagem de dados, selecionaremos uma fonte de dados, e eu tenho meu CSV e tenho a Eu criei um número de estilo de parágrafo e criei um estilo de parágrafo chamado texto com excesso de texto Faça. E deixe-me criar um quadro de texto primeiro. E eu estou começando com o número. Tudo bem. Ok, latas. Agora, vou adicionar o primeiro espaço reservado para o quadro, clicar em Enter e adicionar uma descrição Agora, se eu fizer a pré-visualização , a primeira página ficará boa. Dois parecem bons, mas aqui está a temida vantagem vermelha no canto E aqui está outro. Então, o que você pode fazer? A maneira mais lógica é voltar ao seu arquivo CSV e retirar tudo o que você não precisa Mas talvez você precise de todas essas informações. Então, o que você faz? Ao voltar, desative a visualização, você pode reduzir o tamanho da fonte que está usando. E eu também vou fazer um pouco menor, digamos, 11 pontos. Redefina o estilo. Ok, agora vamos dar uma prévia antiga. página seis ainda está cheia e a cinco também, a quatro está bem. Se você ainda não mesclou o documento e ainda está trabalhando em sua base, você aplicará essas alterações tamanho da fonte a cada documento que será mesclado Então, pense no que você precisa fazer. Às vezes, é bom alterá-lo um pouco no documento mesclado Suponha que você tenha um nome muito longo, esse nome não caiba em uma linha, então pode ser útil alterar esse nome somente nessa área específica da página e não em todo o documento. Algumas coisas a considerar. Você pode ter problemas com caracteres inesperados e com tudo o que não é padrão em um teclado, como um CCD em francês ou trema, como vimos na imagem, o que mais temos? Uma barra e a barra invertida. Esse tipo de coisa pode causar problemas ao exportá-lo para CSV e depois importá-lo no design Pense sobre isso. Quando você tiver problemas, lembre-se de que isso provavelmente tem a ver com o passado que não coincide com os nomes que não coincidem com as fotos e as informações no arquivo do Excel. Ou com algumas letras estranhas que não podem ser lidas corretamente. Outra coisa que pode acontecer é que o design congele ou falhe e isso geralmente tem algo a ver com a quantidade de dados que você está alimentando Se você tem uma máquina um pouco mais antiga, eu tenho um mac muito rápido. Portanto, meu mac funciona sem problemas, mas se você tem uma máquina um pouco mais antiga e tem muitos dados, suponha que tenha 1.000 registros, suponha que tenha 1.000 registros que pode fazer com que o indsign fique bem, congele e até Nesse caso, divida seu documento em partes menores em partes com as quais ele possa trabalhar Você pode usar o mesmo documento base. Novamente, o documento de mesclagem terá um nome diferente 7. Bônus do InDesign: Como bônus, mostrarei como usar a opção de layout múltiplo mesclar documentos no design Você pode usar esse recurso para colocar vários cartões de visita em uma única folha. Nesse caso, um quatro. Você pode fazer isso para combinar fotos com texto, por exemplo. É importante lembrar que o documento usado para trazer esses itens separados deve ser maior do que os componentes individuais. Como exemplo, mostrarei como configurar isso com os cartões de visita que usamos na primeira aula. Quero colocar vários cartões de visita em um A four, para poder imprimi-los todos de uma vez e cortá-los no tamanho certo imediatamente. Para fazer isso, posiciono as cartas uma ao lado da outra , sem nenhum espaçamento entre elas Isso é algo a se ter em mente. O tamanho da minha página é A quatro. O componente individual é de 85 por 55 milímetros. Eu preparei esse cartão e já escolhi a fonte de dados. É o mesmo que usamos antes. E eu formato o cartão como fiz anteriormente, vamos verificar lá. O estilo, o primeiro parágrafo será seguido pelo sobrenome, pelo cargo, pelo nome da empresa Então, posso simplesmente adicionar isso, clicar em Enter e continuar agora, não preciso da última devolução e agora meu cartão está configurado. Quando faço uma prévia, posso ver, da mesma forma que vi antes, que todos os nomes estão lá. Vamos voltar ao primeiro. Agora vou acessar esse recurso e criar o documento mesclado Aqui, você pode ver que agora existe uma opção para vários registros. Nas aulas anteriores, tínhamos um único registro e vários registros não eram possíveis porque o tamanho da página não era diferente do necessário na saída. Mas, nesse caso, é. Eu posso escolher vários registros. Vou para o layout de vários registros. Vamos clicar na pré-visualização de vários registros. Deixe-me deixar isso de lado e aqui estão todos os meus nomes. Eu posso mudar as margens aqui. Eu posso diminuir ou aumentar as margens e então tudo se moverá para cima ou para baixo. O mesmo vale para cima ou para baixo. Quando escolho o tamanho esquerdo e o direito, posso criar, por exemplo, espaço entre as colunas e entre as linhas. Vamos tornar isso um pouco maior nas colunas. Suponha que esse seja o layout que eu quero, então eu posso clicar em OK e pronto. Mas eu não quero nada entre os elementos. Eu quero que isso seja zero. Em ambos os casos. Agora está tudo bem, e eu tenho duas páginas com todos os nomes. Ainda consigo ver que Fleur Schmidt com um sobrenome muito longo está lá, mas quando eu o gerar, terei um novo documento , como vimos antes, e posso editar esse cartão em particular individualmente Então, eu posso simplesmente clicar em OK. E agora eu tenho um novo documento, baseado apenas em texto de cartão de visita, múltiplo. O primeiro é o sinal de que criamos um novo documento. Nada foi exagerado. Então, vamos dar uma olhada, colocar os pedaços de lado. E a próxima página também está boa. O melhor de trabalhar com isso em um arquivo de design, em vez de diretamente no PDF, é que eu posso simplesmente editar esse nome específico para esse item específico. OK. Agora meu documento está pronto com dez cartões de visita por folha A quatro. Agora posso criar um PDF da maneira usual ou imprimi-lo diretamente do Design, o que funcionar melhor Agora, expliquei que é possível enviar seu documento diretamente para PDF sem que você precise criar um extra no documento de design. Não sou muito fã disso porque, como vimos, às vezes é mais fácil editar um texto muito grande ou algo que realmente não se encaixa. Mas se você tem certeza de que tudo corre como você deseja e quer apenas enviá-lo para PDF , veja como fazer isso. Basta ir ao menu de hambúrguer. E clique em Exportar para PDF. Você obterá a mesma janela de criação de documentos mesclados e terá vários registros. Ligue isso. Vamos dar uma olhada, vamos pré-visualizar . É isso que eu quero ver. A parte superior pode ser importante para você editar, porque às vezes as impressoras precisam de um pouco mais de branco para pegar o papel e, às vezes , ela é muito precisa Você pode tentar lá, e eu não quero nenhum espaço entre as colunas ou as linhas. Então, vou clicar em OK. E agora eu recebo minha janela de PDF. Posso escolher as configurações desejadas e pedirei que ele mostre o PDF após a exportação e escolha um local Aí está. Duas páginas diretas para PDF com um total de 20 cartões. Agora vamos voltar. E, como você pode ver, não há nada extra no documento de design preparado ou mesclado com o que acabamos de Então eu acho que agora eu realmente terminei. Se você tiver alguma dúvida, se isso não estiver claro, acho que não está, então deixe uma nota Você pode baixar todos os arquivos de recursos, todos os arquivos de design e todos os arquivos do Excel na seção de recursos, e isso deve ser tudo por enquanto. Ok, acho que já disse o suficiente por enquanto. Te vejo na próxima vez. Cheerio. Tchau tchau. Obrigado por assistir. 8. Obrigada por assistir!: E acho que isso de alguma forma conclui o que fizemos agora. Portanto, se você tiver problemas ou dúvidas, não se esqueça de perguntar e deixar seus comentários na galeria de projetos e fazer uma captura de tela ou um PNG ou JPEG do que E bem, vamos ver o que você faz. Obrigado por assistir, e nos vemos na próxima aula de design em Here in Skillshare Cheerio. Tchau tchau.