Masterclass em gerenciamento de projetos — pratos giratórios: um dia na vida de um gerente de projetos

1. Uma introdução na dia na vida de um gerente de projetos: Oi, sou Matt Corroboy. Eu sou um diretor e escritor de projetos de software sobre todas as coisas de produtividade e liderança e projetos relacionados. No meu trabalho diário, eu dirijo uma equipe incrível de 12 projetos e gerentes de programas que executam um total combinado de dezenas de milhões de dólares em projetos no ramo de ciências da vida. Ao contratar novas pessoas, introduzi-las no negócio ou tentar fazer com que os gerentes de projeto pensem um pouco diferente sobre o seu papel que eu tenho este conceito de placas giratórias por dia na vida do projeto para realmente ajudar um gerente de projeto a pensar muito cuidadosamente sobre o que eles precisam estar considerando no dia-a-dia. O que eu descobri é que não importa com quem eu tenha falado quando eu entrevistei pessoas, não importa qual seja o seu passado e que tipo de projetos eles executaram de onde quer que eles venham, todos nós concordamos que alguns desses conceitos básicos são fundamental para qualquer tipo de projeto. Todos temos um terreno comum ou um conjunto de tópicos fundamentais. Este curso de hoje vai passar por esses conceitos que um gerente de projeto bem-sucedido precisa estar pensando. Para o projeto de classe, vou pedir que você faça uma pausa rotineiramente após cada classe para considerar o tipo de pergunta que está sendo feita e como isso pode se aplicar ao seu próprio projeto ou seus próprios projetos futuros potenciais que você pode funcionar em. A intenção aqui é criar o seu próprio dia no modelo de vida. Se você é novo na gestão de projetos e esta é uma carreira futura para você, então esta é uma maneira infalível de rastreá-lo rapidamente naquele negócio e realmente se destacar desde o primeiro dia no trabalho. Uma palavra de nota, não se trata de metodologia. Trata-se de ter um modelo ou uma lista de verificação ou uma referência de coisas que você precisa fazer todos os dias para entregar projetos bem-sucedidos. Trata-se de estar à frente da curva e não reagir às coisas à medida que elas surgem. No final desta classe, você terá seu próprio mapa mental ou sua própria lista de verificação que você poderá usar como referência que irá ajudá-lo a se destacar como gerente de projetos no dia-a-dia. Você será capaz de começar cada dia em seu trabalho com uma perspectiva clara sobre o que você deve estar focando naquele dia, amanhã, na próxima semana, e onde as áreas de risco para o projeto podem estar. Eu também vou estar olhando para dar-lhe algumas dicas sobre como refinar continuamente este modelo e avaliar a eficácia dele enquanto você avança e nós vamos lidar com isso no final do curso. Então vamos indo e vamos começar a colocar nossa cabeça na mentalidade certa do que queremos dizer com o dia na vida de um gerente de projeto. 2. Isso não é sobre metodologia!: Se você está em qualquer tipo de carreira que lida com projetos, então você não precisa ir muito longe antes que toda a conversa seja sobre metodologia. Temos PMP, PMI, Scaled Agile, Kanban, Cachoeira, Agile PM e MSP, uma série de metodologias diferentes, ou pode ser apenas um mashup de todas elas. Eu não vou falar sobre o bom, o ruim, os prós e contras de qualquer uma dessas metodologias, todas elas têm seus méritos, nem vou falar sobre quaisquer ferramentas específicas que você possa estar usando para cumprir seu como gerente de projeto. Estes também têm o seu lugar, então nenhuma conversa de projeto MS, Jira, Atlassian, Trello, Asana, acampamento base ou qualquer outra ferramenta. Estas são todas as ferramentas em um armário ou gerente de projeto e as equipes de projeto, a fim de fazer seu trabalho de forma eficaz, e é ótimo. Você pode acabar gastando todo o seu tempo nesses tipos de ferramentas dia após dia, porque essa é a ferramenta escolhida para o negócio em que você está. Eu quero afastar-me um pouco do que, e do como um mais para o porquê, para realmente entender por que fazemos o que fazemos. Por que estamos interessados em ter um cronograma e rastrear contra ele? Por que razão quereríamos saber qual é o orçamento ou o caso empresarial dos projectos? Quem são as partes interessadas e por que devemos nos preocupar em ser um grande gerente de projeto, você precisa ser capaz de transcender alguns desses conceitos e começar a pensar de forma diferente. Dessa forma, você pode enfrentar qualquer tipo de projeto com uma compreensão mais profunda do que alguns desses fundamentos são. Metodologias às vezes podem forçar as pessoas através de uma maneira muito fixa de pensar; uma espécie de máquina de estado, onde não há; se isso, então faça essa abordagem, para o trabalho que lhe foi dado. Essas coisas dizem respeito a ser útil e eu tenho certeza que você vai usá-las em qualquer um dos negócios em que você está operando. Mas quero que pensemos um pouco mais fundamentalmente do que isso. Eu quero que você como um gerente de projeto excepcional, para ser capaz de falar apaixonadamente sobre por que você faz o que você faz, e não precisa olhar para o manual de referência para decidir sobre quais os próximos passos do projeto e eles têm que ser. Falo muito quando entrevisto pessoas sobre entender o trabalho com a cabeça e o coração. E é por isso que é fundamental, realmente entender o que você deve estar fazendo no dia-a-dia. Esta classe não é sobre metodologias em torno de gerenciamento de projetos. Isto é sobre o que você, como gerente de projeto profissional, deve se preocupar todos os dias no trabalho. 3. Quais são placas de fiação: Quer se trate de um projeto de curto prazo com apenas alguns membros do projeto ou um grande, extenso, projeto global com muitos muitos aspectos diferentes ao longo de muitos anos, então eu gosto de pensar sobre o trabalho como um gerente de projeto, como como placas giratórias em um circo ou em um palco. O conceito aqui é pensar sobre cada aspecto crítico do projeto sendo uma dessas placas giratórias, e o trabalho de um gerente de projeto é certificar-se de que todas essas placas continuam girando o tempo todo, com cada aspecto crítico do projeto sendo uma placa giratória. Seu trabalho como gerente de projeto é garantir e é responsável por garantir que nenhuma dessas placas caia no chão. Você tem que lembrar que o trabalho de um gerente de projeto é gerenciar projetos com sucesso. Infelizmente, nem todos os projetos são bem sucedidos e há uma distinção clara entre os dois. Como gerenciamos projetos com sucesso? Bem, temos que pensar em todos os aspectos dos projetos o tempo todo. Temos de nos certificar de que as coisas estão em ordem e estão ser tratadas de forma contínua. Temos de saber que as coisas estão a ser geridas e estão sempre à mão. É importante notar que a analogia de placas giratórias não significa que você como gerente de projeto é a única pessoa girando todas as placas de um projeto. Você é responsável por todas as placas para estar girando e pode ser que todas as pessoas no projeto estão girando essas placas para você. Você pode realmente não estar girando qualquer ou você pode estar girando algum, mas seu trabalho é garantir que essas placas estão girando. Isso pode significar que você manteve o poder ocasionalmente em várias áreas diferentes ou você pode realmente ser responsável por uma placa específica e manter isso girando, mas como um PM, é sobre ser responsável por todos eles girando, e às vezes ajudando, e a outra vez mostrando liderança para garantir que todos eles permaneçam no ar. Quais são as placas giratórias que um gerente de projeto precisa estar considerando no dia-a-dia? Bem, neste curso, vamos passar por cada um desses itens em uma lista do dia-a-dia. Agora isso não afirma ser uma lista exaustiva de cada coisa que um gerente de projeto precisa estar ciente. Certamente pode haver coisas que você está considerando que não estão nesta lista, que é perfeitamente bom, mas estes são fundamentalmente os conceitos básicos que devem ser considerados independentemente do projeto em que você está envolvido. Vamos falar sobre riscos. Vamos falar sobre gestão de riscos e o que realmente queremos dizer com isso. Vamos falar sobre gerenciamento de mudanças e como é tão importante como gerente de projeto ser proativo em nossa gestão de mudanças de negócios. Vamos falar sobre R e R, papéis e responsabilidades, responsabilidade sobre como você pode levar a equipe mais longa e tirar o melhor proveito deles. Vamos falar sobre gestão de horários, mapas de estrada e rastreamento que muitas vezes é uma faixa para gerentes de projeto onde em uma analogia placas de fiação, você pode gastar muito foco lá e se você fez micro gerenciar o dia- hoje e não criando bons sistemas, então outras placas cairão. Vamos discutir o gerenciamento de escalonamento e como apenas levantar sinalizadores para a gerência sênior não é bom o suficiente. Vamos falar sobre a gestão das partes interessadas e o que queremos dizer isso e o que você deve considerar no dia-a-dia. Vamos falar sobre gerenciamento de processos algo que muitas vezes é negligenciado, mas se você está em qualquer tipo de indústria, o que eu estou, onde há uma enorme supervisão regulatória e exigência, então isso é algo que você realmente tem que prestar atenção para. Eu também vou tocar em ser um líder e o que queremos dizer com isso. Falaremos sobre finanças, o caso de negócios e o orçamento. Analisaremos métricas, KPIs e como medimos o sucesso e, naturalmente, cobriremos relatórios porque isso é praticamente tudo o que fazemos. Finalmente, vamos falar sobre o ciclo de vida do projeto estendido, que é se você é um gerente de projeto cuidando de programas de trabalho ou mesmo fluxos de valor, então essas são algumas das coisas que você precisa considerar. Vamos avançar e enfrentar cada um deles por sua vez. É fundamental que um gerente de projeto tenha estes em sua cabeça e seja capaz de abordar cada um deles. Se você está trabalhando em projetos agora ou apenas prestes a começar em um projeto e eu quero que você realmente pense como nós passamos por isso sobre o que alguns desses conceitos significam para seus projetos hoje, as perguntas como eu faço como vamos passar por isso para o seu projeto. Espero que você veja o benefício de algumas dessas perguntas estarem lá no dia-a-dia. Vamos começar com o primeiro tópico, vamos começar com o risco. 4. Gestão de riscos: Vamos começar com um componente muitas vezes negligenciado de muitos projetos e que é a gestão de riscos. Na verdade, se você só faz uma coisa em um projeto, se você só tirou um conceito desta classe e levou para seus próprios projetos, então ele deve ser gerenciamento de risco. Risco é na verdade o pai de todos os outros elementos dentro do dia no modelo de vida. Se você pensou por tempo suficiente sobre o sucesso ou os resultados de um projeto em que você está, então todos os outros elementos do dia em um modelo de vida se materializariam. Se houver risco de que o projeto não seja entregue a tempo, então podemos querer rastreá-lo. Se houver riscos de que os clientes ou partes interessadas não aceitem o produto, talvez seja necessário considerar o gerenciamento e o engajamento das partes interessadas. Se há um risco de que talvez o fundo não tenha sido puxado no meio do projeto, então talvez precisemos ter cuidado e atenção ao orçamento. Sobre o que falamos quando falamos em considerar riscos? Gestão de riscos não é gestão de problemas, não se destina a ser sobre reagir às coisas que aconteceram, é sobre ficar à frente da curva e colocar planos em para garantir que essas coisas não aconteçam, e são atenuados ou, nas circunstâncias em que possam ocorrer, você já tem um plano em vigor para responder. Toda vez que olho para o dia em um modelo de vida, provavelmente há três perguntas que eu deveria estar me perguntando sobre gestão de risco. Em primeiro lugar, eu coloco sistemas de gestão de risco em vigor? O segundo, há algum risco que precisa ser gerenciado hoje ou amanhã, alguma ação que precise ser seguida? Em terceiro lugar, existe o potencial para qualquer novo risco que se materializou desde a última vez que abordei essa questão. Você pode estar trabalhando em um projeto muito extenso em um ambiente muito controlado com processos de gerenciamento de risco muito claros no lugar, ou o gerenciamento de riscos pode ser um artefato que ocasionalmente é falado e não é realmente dado justiça. De qualquer forma, todos os dias, dê a si mesmo o prompt. O que devo considerar em torno do risco hoje? Normalmente, também gosto de associar a gestão de riscos ao conceito de gestão de questões. Se você tiver muita sorte, veja também o gerenciamento de oportunidades, mas os mesmos conceitos só se aplicam a problemas. Que questões surgiram? Quais questões eu preciso agir? Quais problemas eu preciso acompanhar? Há alguma coisa que eu precise fazer hoje, amanhã, próxima semana, etc, em relação a essas questões? Que medidas de risco você tem em vigor hoje? Você está à frente da curva? Você está no pé da frente? Ou você está sempre reagindo aos problemas à medida que ocorrem, não se sentindo como se estivesse no controle? Lembrem-se, todos nós podemos ser bombeiros, todos nós podemos ser heróis, correndo por aí, acalmando uma crise. Mas, na verdade, os realmente bons gerentes de projeto, aqueles que realmente fazem a diferença são aqueles que mantêm um papel mesmo chave, tudo é muito calmo e por causa da estrutura de gerenciamento de risco em vigor, algumas dessas questões, algumas das Esses incêndios nunca acontecem de fato. Uma boa analogia que eu gosto de pensar é o filme, o 'Relatório Minoritário 'com Tom Cruise, onde você tem essa habilidade de ver as coisas acontecendo antes que realmente ocorram, onde você realmente quer tentar e chegar é ser que Tom Cruise personagem, onde você tem a capacidade de ver os problemas antes que eles aconteçam, capturá-los como risco, colocar planos de gestão no lugar para mitigá-los, e então você nunca precisa apagar esses incêndios. Quero que pause o vídeo agora. Pense na gestão de riscos, pense no que você pode precisar fazer em seus projetos para ser melhor nesta área e quais mecanismos você precisa colocar em prática para considerar esses conceitos todos os dias. 5. Gestão de mudanças: Como um primo distante da gestão de riscos, há também uma gestão de mudanças e gestão de mudanças é um campo alargado com muitos conceitos diferentes em torno de como devemos abordá-lo. Agora, o que estamos falando hoje não é gestão de mudanças. Em um sentido técnico, estamos falando sobre a gestão da mudança de negócios. Talvez na sua organização havido uma estrutura organizacional, uma mudança nos orçamentos, uma mudança na prioridade ou uma mudança muito grande nos objetivos, talvez processos comerciais de mudança. Talvez alguém tenha saído, talvez alguém tenha entrado ou talvez estejamos nos movendo em uma equipe inteira para projetos diferentes. Estas são todas as alterações do status quo e do ambiente atual porque a mudança acontece o tempo todo. Mas é absolutamente vital como gerente de projeto que sejamos proativos em termos da maneira como gerenciamos e abordamos a mudança, precisamos pensar profundamente sobre quaisquer mudanças que possam estar acontecendo e nos fazer uma série de perguntas simples. mudança pode acontecer durante a noite, pode acontecer debaixo dos nossos narizes sem qualquer comunicação prévia. A chave para ser um gerente de projeto, porém, é reagir a essa mudança proativamente. Não fique do lado da curva onde você está empurrando contra essa mudança. Você quer estar no controle gerenciando a mudança. Alguns deles você não tem escolha, mas você tem que liderar nesta área. Muitas vezes, a mudança falha nas organizações porque os impactos da mudança não são totalmente considerados. Os funcionários resistem ou empurram para trás na mudança ou até mesmo rebelam completamente contra ela porque eles não entendem o porquê. Seu trabalho como gerente de projeto é fazer muito melhor aqui e assumir a responsabilidade por essa mudança. Não importa se as mudanças vêm de você como gerente de projeto ou vêm do próprio negócio, é extremamente importante que você as gerencie de forma proativa. Você tem que pensar cuidadosamente sobre isso, que mudança aconteceu, e por que, quem é impactado pela mudança? Isso pode ser explicado em detalhes? Quem precisa estar envolvido para ajudar a gerenciar essa mudança? Como devemos nos comunicar? Como é o sucesso no final do ciclo de mudança. Dê às pessoas a chance de expressar suas preocupações, se comunicar muito bem. Na verdade, excesso de comunicação a este respeito, e sempre certifique-se de que você pode explicar o porquê. Se a mudança é feita pelas razões certas, Se você é sincero na mensagem em torno da mudança, mesmo que isso impacte as pessoas, eu acho que você já está no meio do caminho. Para o seu projeto, esteja preparado quando você rever seu dia no modelo de vida, pergunte a si mesmo houve alguma mudança nova que chegou? Existe alguma mudança atualmente em curso que precise ser gerenciada hoje? Há alguma ação a seguir? Não ignore a mudança e espere o melhor. Assuma a mudança de qualquer coisa que esteja dentro de seus projetos e faça a coisa certa. Faça uma pausa novamente, pense no projeto no qual você está engajado no momento ou você pode estar começando e pense em como você pode querer gerenciar a mudança. Como você vai ver a mudança quando ela ocorrer e que tipo de perguntas você vai se colocar para que todos os dias quando você olhar para o seu dia no modelo de vida, você vai ser capaz de avaliar se você precisa ou não agir com base em o que está acontecendo ao seu redor. Pause o vídeo agora e pense nisso antes de passar para a próxima seção. 6. Papéis e responsabilidades: A maioria dos projetos envolverá mais do que apenas você mesmo. Agora, mesmo que seja só você e seu parceiro, é realmente importante que você entenda quem é responsável por qual parte do projeto? Todos os dias, quando você pensa sobre a modelagem da vida diária, você fala sobre papéis e responsabilidades, você precisa se perguntar se todos na equipe do projeto núcleo entende que o papel que eles têm atualmente, você fala sobre papéis e responsabilidades, você precisa se perguntar se todos na equipe do projeto núcleo entende que o papel que eles têm atualmente, Eles entendem pelo que são responsáveis? Alguém não está fazendo o que você ou o negócio esperam deles? Trabalhar com as equipes de projeto no início e a fase inicial do projeto de qualquer projeto é absolutamente vital para realmente estabelecer as expectativas que todos os outros têm sobre os papéis de todos os outros. Agora, eu não sou fã de diagramas rígidos onde você olha para quem é responsável, responsável, quem vai ser consultado ou informado sobre qualquer aspecto específico do projeto, porque eu acho que na realidade é muito mais amassado do que isso. Especialmente, se você é um projeto pequeno onde todos fazendo as funções de todos os outros ou até mesmo em um projeto extensivo, onde você queria ser um pouco mais ad hoc e livre em algumas de suas decisões no momento certo. A realidade é que essas coisas raramente funcionam. Invariavelmente, trabalhar em um projeto envolverá muito mais discussões ad hoc e tomadas de decisão às vezes e mesmo que ter adesão muito rigorosa a uma ousadia possa ajudar em certas circunstâncias. O oposto e que queremos evitar é o, “Esse não é o meu papel ou por que eu não fui informado? É o que diz neste pedaço de papel.” Invariavelmente em um projeto, discussões e desafios, e decisões muitas vezes acontecem fora dessas imagens de diagramas rígidas e elas se tornam muito mais ad hoc. O perigo com nossa abordagem atrevida é que você acaba com pessoas dizendo: “Esse não é o meu trabalho ou eles não estavam nesta lista. Portanto, eu não falei com eles.” e para mim promove extremidades opostas de um espectro onde você pode ter total renegação de uma questão ou o oposto onde não, eu sou a pessoa responsável por tomar essa decisão e, portanto, eu vou agir, quando na verdade, é normalmente um pouco mais sutil disso e temos que jogar às vezes dentro do cinza. O que é realmente importante aqui é que estamos fundamentalmente conscientes de quem é responsável por cada fiação de plaquetas. Se você acha que alguém não está fazendo esse trabalho ao nível que você espera para ter certeza de que o projeto é bem sucedido, então o que você não deve fazer é que você não deve estar tomando o controle da placa você mesmo. Eu vi muitos gerentes de projeto realmente falharem em projetos e falharem na liderança porque eles tomaram o controle desse jogo giratório. Há potencialmente duas armadilhas aqui que, como gerente de projeto, você pode cair em. A primeira é a pista onde você acaba girando aquele prato para eles e a segunda armadilha é onde você então culpa outra pessoa por não fazer o trabalho que você espera e ser melhor no fato de que você tem que girar essa placa para eles. Tome sua própria responsabilidade como gerente de projeto para esta peça de trabalho. Eu amo toda a filosofia que vem de Jocko Willink, o líder da Marinha dos EUA, onde ele fala sobre se apropriar e não culpar ninguém lá dentro. Então pergunte a si mesmo, se temos esse problema em que alguém não está fazendo o trabalho que você esperava, mas pergunte a si mesmo, o que você fez para explicar melhor suas expectativas com esse indivíduo? Assumir esse desafio. Você se apropria do problema com nossas expectativas individuais de redefinição alinhar-se novamente e, em seguida, seguir em frente. Agora, há sempre exceções à regra. Há sempre momentos em que todos têm um chip dentro e ajudar outra pessoa, ou é extremamente importante que você enrole as mangas e se envolva profundamente em um problema específico no projeto. Isso acontece, mas não caia na armadilha de que isso é a norma, especialmente se você está em um grande projeto com muitas pessoas já nessas funções, não faça esse trabalho por eles. Essa é uma maneira infalível de perder motivação e apoio desse indivíduo quando uma conversa simples para redefinir e alinhar expectativas pode ser tudo o que precisa para começar e seguir em frente novamente. Tão simples quanto isso, seja claro quanto a quem está envolvido nos projetos e as expectativas que você e todos os outros têm sobre esses indivíduos. Que está girando alguns desses pratos com você. Se o seu projeto agora, quero que você pare e pense sobre isso. Quem são as pessoas-chave envolvidas em fazer as coisas acontecerem diariamente? Isso poderia ser uma pequena equipe de núcleo em um grande projeto alastrando. Poderia ser apenas uma pequena equipe em um pequeno projeto ou você poderia estar considerando todos os aspectos em um projeto de 150 pessoas. Mas pare agora e pense se está claro sobre quais são as expectativas sobre os indivíduos e se pode haver algo que você precisa fazer amanhã sobre isso para resolver essas preocupações, e o que perguntas você faria todos os dias para garantir que você fique em cima disso? 7. Rastreamento de projetos: Este é o mais fundamental. O trabalho de gerente de projeto é ter um plano, gerenciar um plano, e relatórios contra esse plano. Naturalmente, é muito importante que você entenda onde você está contra esse plano a qualquer momento. Presumo que neste momento você tenha um plano e talvez haja outra aula em um momento futuro onde falarei sobre algumas dessas táticas, mas por enquanto assumiremos que seu projeto tem um plano. Esperei software ao longo de muitos anos onde as estratégias táticas do dia-a-dia para gerenciar o progresso, status, rastreamento, pontos de história e gráficos de queima são vastas e pode ser muito fácil nessas circunstâncias obter uber focado nos detalhes, tentando obter a ferramenta perfeita que vai lhe dar a resposta perfeita. Em alguns casos é, talvez a coisa certa a fazer, mas certamente em outros pode não ser. Se você está gerenciando um contrato de defesa de US$3 bilhões ou gerenciando a extensão da casa de seus vizinhos, então você realmente precisa estar ciente de onde você está contra esse plano. É realmente importante, portanto, estabelecer o seu mecanismo para acompanhar o progresso à medida que você inicia o projeto. O que você vai olhar que vai te dizer como você está indo? O que vai dizer como você está progredindo? Você tem uma estrutura de trabalho que você está rastreando? Você está fazendo uma análise completa do valor ganho ou você está contando bilhetes de joias assumindo o valor comercial entregue? Queime downs, burn ups, rastreamento de road-map e progresso percentual de gráfico de Gantt, todos terão seus valores no momento certo. Só não vá gastar todo o seu tempo. O pior cenário é você ir de carvão para carvão, mesa para mesa recebendo atualizações de status e um loop infinito olhando para tarefas individuais. O que você tem que fazer é lembrar o princípio 80/20, Lei de Pareto. Porque se você não for cuidadoso como um PM, então você vai acabar gastando todo o seu tempo aqui. Você pode facilmente se perder atualização e planos e progresso percentual em repouso, pensando que este pode ser o seu trabalho, mas como é a analogia com o modelo Blaze girando, outros aspectos dos projetos falharão se você fizer isso. Crie a responsabilidade em outras pessoas, defina os intervalos de status, meça e ajuste. Eu pessoalmente tive que falar com muitos gerentes de projeto que passaram semanas, se não meses, movendo coisas em um quadro, rastreando a minúcia de cada detalhe, então passa por cima agora. É fundamentalmente que você tem que ter uma maneira de acompanhar o progresso no projeto, sendo capaz de entender o status para que você possa agir de acordo com isso. Só porque você pode desencadear esta questão todos os dias em termos de qual é o status deste projeto, isso não significa que você tem que agir todos os dias. Se o seu último período de relatório ou última atualização de status foi há apenas três dias, então você não precisa fazer nada hoje, mas esse mento sabe onde você estava, quando é meu próximo intervalo, e então você prossegue com alguns dos suas tarefas. A questão fundamental, porém, é saberemos onde estamos contra esse plano? Preciso agir em alguma coisa hoje? Estamos à frente? Estamos atrasados? Todas as partes interessadas estão cientes de onde estão esses projetos? Se as rodas dos projetos não caíram desde a última atualização, então você não precisa fazer nada hoje e você pode continuar olhando para algumas das outras placas giratórias. Para o seu projeto agora, para o projeto de classe, eu só quero que você pare novamente e pense um pouco com cuidado sobre seu projeto específico. De que maneiras você pode medir como você está prosseguindo através do projeto? Sua vinda é realmente rigorosa do que o que eles querem ver e talvez haja alguma discussão que precisa ocorrer para entender se há uma maneira mais fácil de fazer isso. Mas realmente pense cuidadosamente sobre seus intervalos de status, quais medidas você tem em vigor, o que você pode querer adotar para poder, novamente, o que você está tentando fazer aqui, é ficar à frente da curva, ser capaz de entender onde você está e colocar planos no lugar que irá torná-lo melhor em frente. O que você não deveria fazer é reagir porque você acabou de perceber porque os intervalos eram muito grandes que você está a quilômetros de distância nos projetos desde o último relatório. Pense no seu projeto. Agora pausar o vídeo e refletir sobre a pergunta sobre, você entende onde você está no projeto? Que medidas de rastreamento você tem em vigor, e se há algo que você precisa fazer especificamente para o seu projeto que vai levá-lo melhor e controle sobre isso. Mais uma vez, lembrando que 80/20 princípio e não fazendo muito trabalho lá e não recebendo valor de volta no final dele. Pause o vídeo agora, dê uma olhada nisso e te vejo na próxima seção. 8. Gestão de Escalação: Você está executando um projeto, tudo está funcionando bem e então boom, algo acontece, as rodas balançam, tudo treme e há um grande problema que ele realmente vai colocar os projetos em si em exceção de algum tipo, e você pode ter que levantar uma bandeira e pedir alguma ajuda ou uma decisão ou um reconhecimento de onde você está. Agora, se você está buscando conselhos de um conselho de decisão ou projeto, ou se você precisa de mais dinheiro ou algum outro aspecto do projeto que está sendo discutido, então você precisa gerenciar isso. Você precisa gerenciar essa mensagem. Em projetos complexos, você pode realmente ter a circunstância em que há muitos aspectos diferentes do projeto que são uma exceção em qualquer ponto no tempo. Primeiro de tudo, por favor, não se esconda da verdade nisso, não varra esses problemas na estrada esperando que eles sejam lidados, você tem que gerenciar proativamente isso. Patrocinadores de negócios, quadros de projetos e proprietários de empresas geralmente são pessoas muito ocupadas fazendo muitas atividades diferentes, e só porque você ergueu uma bandeira e passou sobre alguma propriedade não significa que eles estão realmente lidando com nossa problema. Você realmente tem que gerenciar esse relacionamento e gerenciar esse escalonamento de forma contínua, mesmo que a decisão ou o pedido seja com outra pessoa. A realidade é que a escalada permanece e é seu trabalho em uma base contínua perseguir essa perseguição escalada ou gestão disso, certificando-se de que há uma resolução, essa resolução pode ser que você acabou de receber alguns mais dinheiro no projeto, pode ser que as extensões do projeto foram acordadas ou talvez uma decisão crítica em torno do escopo versus tempo ou qualidade precisa ser empurrada, e você precisa ser capaz de alcançar essa informação para que você possa prosseguir com o resto do projeto. Pode ser que você só precise se compor nessa mensagem em torno dessa escalada. Em uma base diária realmente auto a pergunta aqui, há coisas que eu fui escalado que eu preciso gerenciar? Há coisas que precisam ser empurradas para a frente? Preciso seguir o e-mail de novo ou pegar telefone e falar com o patrocinador do negócio? Pense cuidadosamente sobre isso e certifique-se de que cada dia você está abordando os escalonamentos que estão flutuando ao redor do projeto. Como uma palavra de conselho de alguém que está soando o outro lado desses escalonamentos em uma base contínua, por favor, não levante um escalonamento de tal forma que seja arrependido, estamos com excesso de orçamento, ou desculpe, vamos nos atrasar em um projeto, apenas informando você sem realmente falar sobre como você como uma equipe de projeto e você como um gerente de projeto ou olhando oportunidades de gerenciar lá para o benefício do projeto para que não tenhamos que reagir ou apenas Aceite isso pelo que é. É muito importante que você, como gerente de projeto, fale sobre o que você vai fazer sobre isso, qual é a sua parte do negócio? Como você vai aprender com as lições que podem ser de uma razão para chegar a essa escalada? O que vai mudar no projeto para garantir que ele é melhor gerenciar em frente? Mais uma vez, vi muitos projetos pedindo mais dinheiro, pedindo prorrogações no tempo sem justificação real do porquê e das lições aprendidas e como vamos mitigar os riscos futuros do projeto. Tenha cuidado, mostre que seu projeto precisa de dinheiro hoje. Mas por que não vai acontecer de novo? O que você está fazendo sobre isso? É diferente. É muito importante que você assuma aqui. Agora, se você está executando um projeto muito pequeno, então você pode olhar para isso e pensar, bem, eu não sou escalada para ninguém, eu realmente não preciso me preocupar com isso, mas na verdade, projetos raramente são entregues em tempo, na íntegra, no orçamento. Mesmo projeto de gerenciamento de sua extensão de nomes entrará em questões e desafios que você precisa para se comunicar no início, levantar bandeiras e discutir cedo, a fim de tomar decisões em torno do orçamento, cronogramas, etc Eu quero você deve fazer uma pausa neste momento e pensar cuidadosamente sobre seus projetos em que você está operando no momento, e existe um sistema para gerenciar escalonamentos? Se não, então talvez você possa olhar para criar um desses. Há algum escalonamento que você fez? Você espera que eles sejam resolvidos por conta própria ou você está gerenciando-os ativamente? Pense cuidadosamente sobre essa pergunta. Ele precisa estar no seu modelo de vida diária, eu acho que se você entender isso errado, então ele pode ter grandes consequências, onde há um monte de suposições feitas do seu lado que as coisas estão sendo feitas, eu acho que se você entender isso errado, então ele pode ter grandes consequências, onde há um monte de suposições feitas do seu lado que as coisas estão sendo feitas, partes interessadas não agindo em escaladas porque eles estão sob a impressão de que ele foi tratado pelo projeto. Certifique-se de gerenciar essas coisas pausar o vídeo agora, pensar no que você está fazendo no dia-a-dia, e vejo você na próxima aula. 9. Interessados: Em qualquer projeto dado, há pessoas que estão realmente interessadas nos resultados ou os ongoings dentro do projeto, eles têm uma participação no projeto, daí o nome da parte interessada. O dia em uma tarefa de vida aqui de um gerente de projeto, é pensar sobre quem são essas partes interessadas e se perguntar se você está se comunicando com eles de forma eficaz, eles estão envolvidos no projeto em uma base diária? Você está informando sobre o progresso no nível certo de intervalos? Alguma coisa mudou no projeto que precisa ser compartilhada com essas partes interessadas? Está feliz com o envolvimento deles? voz deles está sendo ouvida e há alguém que eu não estou considerando no projeto que possa ter um impacto negativo no sucesso que estamos tentando alcançar? Novamente, eu não vou falar sobre táticas muito específicas em torno de gestão de partes interessadas aqui, mas, muitas vezes eu sou apresentado com apenas uma lista de nomes de partes interessadas, pessoas que estão dentro e ao redor do projeto com potencialmente, se você é realmente Sortudo, uma lista de como você eles vão ser comunicados, mas isso é realmente apenas a ponta de um iceberg em torno da gestão de partes interessadas. O que eu realmente estou interessado é, análise de partes interessadas, começando no início do projeto e brainstorming, quem está envolvido neste projeto e não apenas seu nível de envolvimento mas qual é o seu nível de interesse e também seu nível de influência nas atividades do dia-a-dia. Fazer uma verdadeira análise das partes interessadas pode realmente enriquecer o projeto em que você está e lhe dará muito mais foco e muito mais resolução sobre quais partes interessadas podem precisar mais envolvimento do que outros e quais projetos precisam ser cuidados. Ser um gerente de projeto muitas vezes envolve você fazer algumas das coisas desconfortáveis e, às vezes, fazer coisas com as quais você não vai concordar. Uma vez me lembro de trabalhar com um gerente de projeto onde nos identificamos como principais partes interessadas, se eles não estivessem envolvidos da maneira certa, ele poderia realmente ter um impacto negativo no projeto e discutimos a maneira como para frente com este gerente de projeto como como lidar com essa parte interessada e variavelmente terminou com o gerente de projeto tendo um semanalmente um para um com este indivíduo apenas para mantê-los felizes e se sentindo envolvidos no que estava acontecendo no dia a dia. Agora, isso pode ter sido 20 minutos, meia hora, uma semana do tempo do gerente de projeto e eles podem ter ficado frustrados com isso até certo ponto. Mas, na verdade, o benefício que surgiu disso, de impedir que isso seja um potencial aumento do problema durante o projeto mais tarde. Foi inestimável na verdade, mas muito difícil de medir, mas é aquela coisa difícil que temos que fazer ocasionalmente. A análise das partes interessadas geralmente leva a um plano de comunicação e como você planeja se envolver com essas partes interessadas em uma base regular, incluindo de que forma, em que mídia. O que você precisa fazer, não é apenas pensar sobre o plano de comunicação e análise das partes interessadas como algo que acontece no início do projeto e, em seguida, fica preso muitas coisas mudam no curso de um projeto, no decorrer de um projeto de 18 meses, muitas coisas poderiam mudar, as partes interessadas podem ir e vir, essa posição quando a organização e seus interesses podem mudar, por isso é realmente importante que tanto as partes interessadas os planos de comunicação relacionados com essas partes interessadas são analisados regularmente. Também é realmente importante que você trabalhe com essas partes interessadas para entender o que elas sentem sobre esse plano de comunicação por si mesmas Eles estão satisfeitos com seu nível de engajamento? Eles estão procurando mais ou menos? Eles são consumidos pela informação que você está dando a eles? Então você pode precisar fazer alguns ajustes. De um dia a dia, esta é uma questão fundamental realmente, que quando olhamos para a gestão de partes interessadas, que realmente, realmente, realmente, paramos e pensamos se estamos realmente gerenciando isso com o melhor de nossa capacidade porque é uma dessas placas novamente que, se não for bem gerenciada, pode descarrilar completamente a oportunidade de entregar um projeto de sucesso. Novamente, hora do projeto da aula, quero que você pare por um segundo e pense cuidadosamente sobre o projeto que você executa hoje e se pergunte honestamente, você tem análise das partes interessadas no lugar? Você se envolve bem com essas partes interessadas? Pede feedback a essas partes interessadas? Pense no que você está fazendo no dia-a-dia lá e quase avalie-se como você está indo sobre o seu envolvimento com as partes interessadas. Agora, o que é realmente importante aqui é tirar isso, que isso é fundamental, se você entender isso errado, então o mundo inteiro pode estar contra você e você realmente tem uma batalha quando você está tentando lançar um projetar ou liberar um produto e as pessoas estão discordando só porque eles não estavam envolvidos desde o primeiro dia e você não estava trabalhando com eles, então pause o vídeo agora, pense sobre isso em seu próprio dia e seu modelo de vida e eu vou te ver na próxima aula. 10. Gerenciamento de processos: Existem alguns mundos onde você pode concluir um projeto sem ter um arquivo de histórico de design ou alguma rastreabilidade para requisitos ou conformidade com um processo específico. Regulamentos e padrões são a norma na maioria das organizações profissionais se isso estiver no seu mundo do que você certamente pode pular para o próximo vídeo, mas a realidade é que, como um gerente de projeto, você não vai realmente ir muito longe se você estiver não estão cientes deste assunto. Então, para a maioria de vocês, você terá processos e procedimentos que você tem que seguir enquanto você percorre o curso de seu projeto. Você terá documentos e artefatos que podem precisar de produção à medida que você passar por vários ciclos. Seu projeto pode ter entregas em diferentes portões com total rastreabilidade de ser necessário desde requisitos para atividades de desenvolvimento e projetos, até atividades de verificação e validação para levá-lo a um lançamento. Se você tiver muita sorte, então um monte desses materiais de entrega de processo pode vir de graça como um artefato naturalmente fora dos ciclos de engenharia, mas também alguns podem não e você precisa estar ciente de quais artefatos foram criados por quem e que são propriedade de você e acompanhar aqueles. Agora, onde eu vi projetos realmente falharem no passado é onde alguns desses resultados críticos não são gerenciados de forma contínua. Eles não recebem a atenção que merecem para ficar em cima deles. Invariavelmente, você chega ao back-end de uma fase ou do próprio projeto, e há uma percepção de que você precisa criar todos esses artefatos, essa rastreabilidade e este arquivo de histórico de design no back-end do projeto, e torna-se uma pressa louca para fazer essas coisas. A realidade é que isso não é bom o suficiente.Há muito risco e muito gerenciamento de problemas que vem ao redor com isso. Uma coisa que falamos sobre ele ter disciplina aqui. A realidade em tudo isso é que você pode acabar entregando um projeto bem-sucedido, mas você não gerenciou com sucesso o projeto. Portanto, a realidade para o dia no modelo de vida aqui é estar ciente do que você precisa estar fazendo em uma base contínua em torno do gerenciamento de processos. Esteja ciente de onde você está contra alguns desses materiais de entrega e certifique-se de estar à frente da curva e da criação deles onde isso for possível. Então, pergunte a si mesmo perguntas simples como, qual é a saúde da documentação? O que eu preciso fazer hoje para aumentar essa saúde, para torná-la verde em vez de âmbar. Torná-lo âmbar em vez de vermelho. Portanto, apenas pausar por um minuto por dia para fazer uma pergunta sobre o que você está fazendo em relação ao gerenciamento de processos pode realmente ter um grande impacto. Isso pode resultar em mim apenas dizer em cinco minutos me encarregando de então ir, estes são os artefatos que eu preciso criar esta semana, estas são as ações, isso é o que eu vou seguir com, estes são os proprietários. Jogue fora algumas reuniões, uma com qualidade, outra com uma parte interessada sênior, e comece a conduzir algumas ações. Mas o fato de eu ter sido acionado em apenas pausar e refletir em uma base regular em torno disso foi realmente o catalisador para eu estar no controle e fazer as coisas acontecerem. Você não precisa ir muito fundo nisso, isso é literalmente um cheque mental, 60 segundos sabendo onde você está. Eu ajo? Eu não tenho? e começar a se sentir no controle como resultado disso. Então, o tempo do projeto de classe novamente, vamos pausar o vídeo e pensar sobre seus projetos específicos. Pense na documentação e artefatos que você espera criar no seu dia a dia. Como você está gerenciando isso no dia-a-dia? Há coisas que você precisa fazer hoje e amanhã para melhorar nesta área? Basta fazer uma pausa por um segundo, pensar sobre isso e depois vamos para a próxima aula. 11. Seja líder por title!: [ MÚSICA] Vamos falar sobre liderar agora, esta é a minha seção favorita no dia do modelo de vida e a parte mais agradável quando eu me sento com equipes e falo sobre PMOS e falar sobre o trabalho de um gerente de projeto e o que nós significa liderar. A realidade é que eu espero que os gerentes de projeto liderem, na verdade eu espero que todos liderem em seu dia a dia. Mas se há uma posição onde está escrito e totalmente esperado é a de um gerente de projeto. O que eu quero dizer com chumbo? Claro que todos podemos ser líderes nas nossas actividades quotidianas. Mas o que eu quero dizer quando eu falo sobre um gerente de projeto, quando eu falo sobre liderança não é por título, não por atrevido, é escrito nas regras do gerente de projeto é responsável por isso e, portanto, quando eu digo isso você faz aquilo. Não é isso que estou procurando aqui. Estou falando de liderar pelo exemplo, estou falando de liderar motivando os outros, por ser uma inspiração, por ser um motorista e uma pessoa positiva dentro do projeto para levar as coisas adiante é mostrando calma e controle, é por ser solidário com os desafios que as equipes de projeto podem encontrar. Ao ser proativo, pode fazer, patrocinador do que está acontecendo no dia-a-dia do projeto. Você tem que ter isso, vamos resolver essa atitude de problema todos os dias quando você vem trabalhar. A realidade está na liderança desta forma pode realmente ser infecciosa. Você pode ter um impacto tão grande nas pessoas ao seu redor, apenas na maneira como você age e fala todos os dias quando você entra no escritório, e você pode realmente impulsionar as coisas como resultado de como você se comporta. Eu vi equipes de projeto e engenheiros muito experientes e até mesmo engenheiros muito cínicas serem puxados ao longo do entusiasmo e conduzir um bom, forte, gerente de projeto líder pode ter apenas por essa atitude como eles se aproximam do trabalho. O outro lado desta abordagem é o gerenciador de projetos da área de transferência. Eles sabem quem eu sou? Sabe qual é o meu título? Digite gerente de projeto onde você exige uma resposta, você demanda status, você exige que as pessoas trabalhem para você porque você é o gerente de projeto. A realidade é que pode ter funcionado há 30 anos, mas raramente tem o mesmo impacto hoje em dia. Mesmo enquanto estou filmando isso no atual período de confinamento COVID-19. Ser um gerente de projeto neste ambiente é muito fácil de esconder, é muito fácil de empurrar para trás em solicitações informações até quase frustrar o projeto porque esse relacionamento não está lá. Um dos fundamentos que eu tenho para o gerente de projeto líder é construir esse relacionamento e confiar com a maneira como eles agem e se comportam, como o primeiro porto de escala em qualquer projeto, em vez de assumir o controle do projeto apenas pelo seu título. É absolutamente fundamental ter um forte quociente emocional como gerente de projeto. Na verdade, é totalmente vital e isso é um assunto para outros objetivos de treinamento, mas é muito importante ter isso na sua opinião que este tem sido um líder, não pelo título, mas pelo modo como você se comporta. Liderando pelo exemplo, liderando pela motivação, liderando pela unidade naturalmente há uma dicotomia na liderança. Você é um gerente de projeto, você é responsável pela entrega bem-sucedida e há momentos em que você tem que se afirmar. Há momentos em que você tem que dizer não nós temos que colocar esses 10% extras, e não nós vamos tomar essa decisão nós vamos virar à direita. Mas se você realmente quer que as pessoas te sigam quando você tem que tomar essas decisões, quando é necessário dividir a dicotomia para ser mais assertiva. Então é muito mais fácil fazer isso se você construiu esse crédito, se você construiu o relacionamento, ele construiu a confiança com essas equipes de projeto. Isso permitirá que você faça essa mudança acontecer de uma forma muito mais positiva por causa de tudo o que você fez anteriormente. Algumas pessoas são instintivamente realmente bons líderes e naturalmente vem a eles para construir relacionamento e ter pessoas em uma tensão no primeiro porto de escala. Algumas pessoas são completamente ignorantes e não conscientes, auto-conscientes de como eles se deparam com outras pessoas. É por isso que é extremamente importante no dia em que o modelo de vida é. Para quase diariamente você está se perguntando, como eu estou me encontrando como um líder para as pessoas terem respeito por mim? Porque devo mudar minha abordagem para obter mais valor do projeto, e também construir relacionamentos mais duradouros que serão colocados para muitos, muitos outros projetos que virão. É realmente importante e algo que eu realmente defendo é que você peça feedback de suas equipes de projeto. Que você se aproxima de suas equipes de projeto de uma maneira muito aberta. Perguntar se há algo que você possa fazer mais ou melhor que vai melhorar a estrutura do projeto em si? Eu acho que isso é realmente fundamental no ar. Para o projeto de classe aqui, eu quero que você pause o vídeo novamente e pense cuidadosamente sobre seus projetos, seu papel como gerente de projeto, ou se você está pensando em uma carreira em gerenciamento de projetos, para pensar cuidadosamente sobre quem você quer ser como líder. Como você quer se deparar? Como é que as pessoas te querem ver? Pense nos líderes que você olha para cima, que você gostaria de fiança, você gostaria de trabalhar e pensar em exibir alguns desses comportamentos porque essa é a maneira infalível de realmente obter benefícios das equipes agindo e liderando da maneira certa. Pausa o vídeo agora. Pense nas qualidades de um líder. Pense em como você mostrá-los em seus projetos, e eu vou te ver na próxima aula. 12. Financiamento e o orçamento: Dinheiro, dinheiro, dinheiro. O projeto custou dinheiro. Invariavelmente em qualquer projeto, você terá um orçamento para aderir, que será um montante fixo de gastos. Em algumas circunstâncias, isso pode ser apresentado contra os resultados esperados ou projeções de receita que virão do produto ou projeto que você está entregando. Como PM, você pode não ser solicitado a gastar muito tempo aqui ou você pode realmente receber reinados completos sobre todo o orçamento para os projetos. Já vi os dois casos disso. Você pode ser solicitado a rastrear os custos contra o tempo e uma maneira de análise do tipo de valor ganho e garantir que não alcançamos exceções ou permanecemos dentro das tolerâncias para o projeto. Mas mesmo que seu projeto não tenha esse nível de escrutínio em torno disso, eu acho que é realmente importante em um modelo do dia-a-dia para acompanhar os custos. Mesmo que isso seja apenas esforço ou tempo ou dias da semana que estão sendo gastos nesse projeto. Eu acho que é muito importante ter algum jeito de saber onde você deve estar contra onde você está. Então, mesmo que isso seja apenas trabalho de parto, então ele não precisa realmente representar dólares, pode ser apenas dias da semana. De qualquer forma, manter o controle de visibilidade sobre onde seu projeto está é realmente importante, como todas as coisas no dia do modelo de vida, isso pode ser algo pelo qual outra pessoa é responsável. Você pode ter um departamento financeiro que rastreia esse tipo de informação, mas o nível de consciência que um gerente de projeto precisa ter em seus projetos em torno de orçamentos, torno de finanças é realmente importante. Se você quer se comportar como um profissional, se você quer manter o controle sobre essas coisas e sua consciência do que custa para executar seus projetos, mesmo que isso não seja uma métrica crítica que as partes interessadas ou sênior gerenciamento pode estar interessado em, então ele realmente faz novamente definir você em par, sua consciência de por que você está fazendo o que você está fazendo, o que você espera como um resultado disso e o que você considera ser sucesso no projeto realmente fica mais rico como resultado do rastreamento desse tipo de informação. Naturalmente, se você está sendo solicitado para rastrear esse nível de informação, então você tem alguns fundamentos aqui que você realmente precisa se certificar de que você se concentra. Temos dinheiro suficiente para terminar o projeto? Há escalas que precisam ser feitas aqui? Por que é que nos custa mais dinheiro para concluir esta fase do projecto do que o inicialmente previsto? A expectativa de receita ainda é válida considerando que vamos entregar este projeto mais tarde do que o planejado com escopo talvez um pouco diferente? Há tantas perguntas aqui que precisam ser consideradas. Mas se você manter sua cabeça no jogo sobre isso no dia-a-dia, então não parece realmente tão assustador. Estas são todas perguntas profissionais que você deve estar ciente e como eu disse, se isso não é sequer ser perguntado em seu projeto, apenas o fato de que você pode falar a este nível realmente o colocou como um profissional em comparação com outros Pessoas ao seu redor. Novamente, hora do projeto da classe. Vamos fazer uma pausa por um segundo e pensar em como seu projeto rastreia o orçamento. Quais são as expectativas de você como gerente de projeto e o que você precisa fazer no dia-a-dia para ficar no topo dessas coisas? O que é esperado que você produza ou monitore de forma contínua? Você está fazendo essas atividades e está ciente disso? Você ao menos sabe quais são as recompensas financeiras pretendidas para concluir este projeto? Você é capaz de explicar isso livremente para outra pessoa, alguém em uma equipe de projeto? uma pausa por um segundo e pense nessas coisas. Estes são aspectos realmente importantes para um gerente de projeto, quer você acompanhe a esse nível ou não. Então, pare a aula aqui, pense em sua vida diária em um modelo quando se trata de finanças, orçamentos e casos de negócios. Pausar e refletir sobre isso. Pergunte a si mesmo o que você vai fazer amanhã, e como você vai olhar para isso em seus projetos. Vejo você na próxima aula. 13. Gestão de sucesso: ... Temos requisitos, temos um plano. Vamos, ou em muitos casos, vamos e então vamos descobrir os requisitos e talvez em algum lugar abaixo da linha, nós também vamos montar planos juntos. Os projetos geralmente podem estar a todo vapor antes mesmo de você ter a chance de conhecer sua bebida matinal. A maioria dos projetos será tão focada diretamente para os gays em obter recursos completos e obter produtos para fora da porta e alcançar metas em vez realmente pensar sobre se o projeto está sendo bem sucedido agora, então tentar fazer as coisas aqui. O que tornaria este projeto bem sucedido agora e o que procuraríamos medir para nos dizer se ele é bem sucedido enquanto estamos passando por ele? Naturalmente, isso pode ser o básico de orçamento, escopo e tempo. Poderíamos tratá-los como alguns dos principais indicadores de desempenho ou KPIs, mas também podem ser outras coisas. Eles poderiam ser coisas realmente técnicas como o número de defeitos ou uma série de problemas encontrados pela equipe do projeto. Pode ser uma medida de envolvimento das partes interessadas ou revisão da aceitação da comunidade local de um projeto de fechamento de estrada. Pode ser a contagem de riscos em um projeto ou se o projeto está realmente cumprindo seus marcos internos, ou mesmo alguma medida do número de pessoas que estão saindo ao longo do projeto. Na minha opinião, é realmente ótimo no início de um projeto, reunir essa equipe do projeto principal ou um grupo mais amplo de membros do projeto e realmente fazer a pergunta sobre como vamos medir o sucesso deste projeto à medida que passamos por isso? Em primeiro lugar, como é o sucesso no final? O que esperamos alcançar e que coisas ao longo do caminho nos dirão à medida que avançarmos com esse projeto, se estamos no caminho certo para atingir esses objetivos? KPIs certamente não são o ser e o fim de tudo para cada projeto, mas certamente nos permite refletir e pausar sobre se esse indicador chave de desempenho está nos dizendo algo que talvez seja necessário agir. Se fizemos alguma dessa gestão de sucesso quando estávamos olhando para essas medidas de sucesso no início do projeto, então talvez isso nos ajude de alguma forma. Talvez haja alguns sinais de alerta aqui que talvez este projeto não seja aceito a um nível que esperamos ou talvez o orçamento possa estar em risco de ultrapassar o topo. Talvez a qualidade não seja correta e, finalmente, podemos falhar. Então, a menos que você trabalhe em um ambiente muito controlado, esse tipo de tópico pode ser semelhante a alguns outros, pode ser completamente estranho para você, mas esta é realmente uma oportunidade para você liderar. Eu vi gerentes de projeto fazer a pergunta sobre como você está medindo o sucesso nesses projetos para um público totalmente vazio, pessoas que nunca sequer foram feitas essa pergunta antes e seria esclarecedor para as pessoas apenas pensar cuidadosamente sobre o que essa questão realmente significa, porque invariavelmente, muitos projetos são realmente focados apenas no ponto final e não na verdade nos estágios dentro dela. Uma palavra de aviso, porém aqui, não enlouqueça com isso. KPIs são KPIs; indicadores-chave de desempenho porque eles são os principais indicadores de desempenho, isso é realmente um número pequeno. Eles tendem a perder seu significado se eles são afogados sob cargas de outras métricas dentro dos projetos. Portanto, tenha cuidado com as coisas que você mede e certifique-se de que elas são realmente valiosas para o seu projeto. Como é realmente, muito importante ser capaz de ver causa e efeito em alguns destes. Então aqui estamos novamente tempo do projeto da classe. Quero que faça uma pausa e reflita sobre isso até certo ponto. Eu quero que você pense sobre o seu projeto ou como você como um gerente de projeto vai abordar o seu trabalho no dia do modelo de vida e se fazer uma pergunta simples. Como vamos medir o sucesso deste projeto? Há coisas específicas que estamos olhando hoje, amanhã ou na próxima semana que vão nos dizer se estamos no caminho certo ou não? Naturalmente, pode ser o básico, escopo, orçamento, tempo, etc. Mas realmente pense cuidadosamente sobre o que vemos no dia-a-dia que são indicadores sobre se estamos indo na direção certa a esse respeito. Então pausar o vídeo agora, pensar sobre isso para você. É um componente-chave novamente do dia na vida moral, por isso vale a pena prestar atenção. Vejo você na próxima aula. 14. Reportagem de projetos: Relatando, então uma vez eu entrevistei alguém para uma transferência interna como um trabalho de um gerente de projeto e aconteceu perguntar-lhes como a primeira pergunta porque eu estava intrigado. O que eles sentiram que o trabalho do gerente de projeto estava aqui, e sua resposta imediata foi : “Está relatando, não é?” Nesse momento, meus ombros caíram e minha voz interna na minha cabeça já sentia que falhávamos nessa conversa, e essa pessoa provavelmente não estava apta para o trabalho que eu procurava. Mas é certamente compreensível por que alguém fora da equipe de projeto pode olhar para o trabalho como um gerente de projeto tudo ou ser sobre relatórios. Muito do que você vê e obtém de um gerente de projeto é comunicação, seja formal ou informal. Relatórios agora são essenciais em qualquer projeto. Encontrar maneiras de comunicar informalmente e formalmente na forma de um relatório escrito é uma ótima maneira de representar o controle que você tem sobre um projeto. Ele ajuda a fornecer clareza para as partes interessadas do que está acontecendo dentro do projeto, onde as coisas estão à altura, o que está acontecendo a seguir, quaisquer sucessos, quaisquer falhas, quaisquer riscos extras e o que você está fazendo sobre isso e realmente dá você uma oportunidade realmente mostrar a janela para o projeto para pessoas que podem não estar conectadas a ele no dia-a-dia. Em uma base contínua como parte do dia no modelo de vida, você precisa estar pensando sobre relatórios. As pessoas sabem o que está acontecendo? Quando foi a última vez que me comuniquei? O que posso ou devo fazer hoje? O que foi comunicado na semana passada e o que mudou desde então? Preciso fazer algo específico hoje? Apesar de muitos relatos muitas vezes não serem lidos por todas as partes interessadas, para mim, há um fundamental em torno de relatórios. Na verdade, há dois fundamentos sobre por que fazemos relatórios. O primeiro como gerente de projeto, um modelo de relatório bom e bem escrito desencadeia muito do nosso pensamento em torno do dia no modelo de vida. Eles tendem a falar sobre onde estamos no projeto? Qual o risco por transporte? Qual é o compromisso atual com as partes interessadas? O que estamos fazendo em torno da comercialização no orçamento em um caso de negócios? Isso nos ajuda como gerentes de projeto a pensar sobre essas coisas. O segundo aspecto que um relatório apresenta é a visibilidade do projeto. Novamente, nem todos vão ler todos os relatórios, mas a capacidade de algumas dessas partes interessadas colocarem suas mãos no relatório quando necessário para poder visualizar essas informações importantes. Quando eles exigem, é massivamente importante, a fim de gerar confiança. Se esse relatório não estiver lá, se o relatório foi há vários meses, nunca se sabe quando surgem as circunstâncias em que alguém está procurando certas informações sobre o status do nosso projeto e ele simplesmente não está disponível. Como eu disse, é um modelo de relatório muito bem estruturado e é basicamente outra maneira de olhar um dia em um modelo de vida. entanto, existem algumas regras importantes em torno de relatórios. Eles têm que ser claros e concisos. Se houver escalonamentos lá dentro, eles precisam ser muito bem definidos e explicados. Se as decisões foram tomadas dentro do projeto, então precisa haver uma narrativa clara de por que essa decisão foi tomada para se certificar de que todos são colocados e alinhados o motivo por trás de certa mudança de direção pode ser. No passado, eu vi muitos relatórios de várias páginas densos com texto, que deixam o leitor não raramente tirar nada deles, apenas sendo sobrecarregado com palavras sem realmente ser capaz de tirar a mensagem chave que o relatório pode precisar para dar. É muito importante que você fique com o básico aqui. O que acabamos de fazer? O que planeamos fazer a seguir? Qual é o quadro geral do projeto? Qual é a saúde do ponto de vista do processo? Onde estão os riscos, e se houver alguma pergunta específica para as pessoas lendo o relatório, então certifique-se de que está lá também. Os relatórios são essenciais para os projetos. Uma das coisas que muitas vezes é negligenciado é se você tem partes interessadas sênior em um negócio onde sua única maneira de realmente visualizar informações em um projeto é por meio de arquivo de um relatório. Então eles não têm noção das atividades do dia-a-dia que estão ocorrendo nesses projetos, e estas poderiam ser equipes de projeto com centenas de pessoas envolvidas, todas trabalhando incrivelmente duro, atividades do dia-a-dia que estão ocorrendo nesses projetos, e estas poderiam ser equipes de projeto com centenas de pessoas envolvidas, todas trabalhando incrivelmente duro, as partes interessadas não vêem nada dessa informação. Eu realmente vejo o relatório como muitas vezes uma janela para o projeto e se às vezes você é convidado para fazer um relatório e você novamente ombros cair suspiro, eu tenho que escrever relatório novamente, você realmente deve estar pensando sobre isso de forma diferente, e pensar sobre relatórios de projetos é um privilégio. Você é muitas vezes visto como o chefe da figura, o porta-voz do projeto, e você quer fazer possuir essas pessoas que estão fazendo um trabalho incrível atrás de você, as pessoas reais que estão segurando. Faremos justiça a essas pessoas olhando para o seu relatório para entender onde as coisas estão acontecendo, porque essa pode ser a única maneira de ver o progresso que está sendo feito. Da próxima vez que você for solicitado a produzir um relatório, basta pensar em uma janela e pensar em como você quer as coisas para realmente mostrar o grande trabalho que invariavelmente está acontecendo no dia-a-dia dentro do equipes de projeto que você estava com. Tempo de projeto de classe novamente, basta pausar por um segundo e pensar cuidadosamente sobre isso, então quais estruturas de relatórios você tem em vigor hoje? Será que modelo de relatório tal em todos os aspectos de projetos que precisam ser discutidos? Será que ele faz de uma maneira realmente concisa? Se você fosse uma terceira pessoa lendo esse relatório, você poderia fugir disso com uma imagem clara na sua cabeça de onde as coisas estão? Qual era a verdadeira informação chave que estou tentando transmitir? É a frequência do relatório certa. Porque, na verdade, muitas vezes, vejo relatórios com muita frequência que as coisas raramente mudam dentro deles e é uma cópia e cola entre todos eles. Pense cuidadosamente em todos esses aspectos, e pense em suas partes interessadas nisso também, porque eles são, obviamente, há pessoas que muitas vezes estão lendo esses relatórios. Pausar o vídeo agora, pense em relatórios e novamente, é outro massivamente fundamental no dia do modelo de vida, então pausar agora, e eu vou vê-lo na última seção principal do dia no modelo de vida. 15. O ciclo de vida estendida: Estamos quase terminando o dia no modelo de vida e este é provavelmente o último na lista de coisas a considerar. Naturalmente, provavelmente há mais coisas que você precisa considerar em seu trabalho ou deseja mudar um pouco de tato agora e realmente se concentrar no ciclo de vida estendido do projeto. Isso não é apenas fazer projetos até o lançamento e, em seguida, passar para o próximo. Isto é sobre olhar sobre a realização de benefícios. O que acontece no campo, pós-lançamento, pós-abertura do blog de carros novos ou do novo sistema rodoviário, do que esse produto está fazendo no mercado, com base em quais eram nossas expectativas quando iniciamos o projeto. Realização de benefícios, novamente é algo que muitas vezes é negligenciado em projetos e especialmente onde há essa fome de passar para o próximo o tempo todo. Mas, na verdade, vejo que a realização de benefícios tem sido um pouco de uma roda de mosca que pode ajudar a motivar os projetos futuros. Se você sabe que o projeto em que você trabalhou anteriormente trouxe sucesso, que trouxe receita, que as pessoas estão felizes com a saída, então isso não só alimenta mais motivação no projeto atual em que você está trabalhando, que você está fazendo as coisas certas e que você está aprendendo como você vai e ficando melhor projeto após projeto. Se você iniciar o seu projeto corretamente e você tinha um plano de projeto adequado no lugar, então um dos conceitos que teria sido falado sobre a última etapa teria sido como o sucesso parece no final deste para o cliente? Quais são os benefícios que esperamos obter no final disso? Então, como parte disso, pergunte a si mesmo, como vamos medir isso? Novamente, isso poderia ser receita pura, poderia ser feedback do próprio cliente, ou poderia estar apenas minimizando o fluxo de tráfego através de uma determinada rede rodoviária. Mas certifique-se de que a conversa ocorre, certifique-se de que você tem o intervalo para a realização do benefício no lugar e monitoramento. O modelo do dia na vida aqui, é certificar-se de que você como gerente de projeto, novamente, lembrar-se no dia-a-dia, como estamos lidando com essas atividades pós-lançamento, se preferir. Se isso poderia ser realização de benefícios, poderia treinar em campo com engenheiros ou instalações, pode ser um número de clientes ela descobriu que queremos que ele seja menor do que o produto anterior, e você pode ter maneiras de medir isso. Mais uma vez, realmente importante que enfrentemos menos se estamos lidando com programas ou projetos estendidos a esse respeito. Se você é acusado disso no seu dia a dia, se você é responsável por um produto pós-lançamento ou por um projeto no mercado ou conclusão de um projeto que está sendo usado pela comunidade ou por um consumidor, então como estamos analisando isso? O que estamos olhando, que vai nos dizer se é ser bem-sucedido e entregar benefícios que esperávamos alcançar quando começamos esse projeto? Se você está encarregado de fazer esse tipo de coisas, então pause o vídeo agora, novamente, pense no seu próprio mapa mental no dia no modelo de vida que você está olhando aqui e tente descobrir quais perguntas e o que coisas que você precisa estar fazendo, a fim de avançar melhor a partir de amanhã, quando você olhar para essas coisas. Isso captura praticamente a maior parte das coisas que eu queria falar sobre o dia das placas de fiação no modelo de vida. A próxima aula é realmente uma seção de bônus sobre como nós realmente olhamos todo o modelo de forma holística e olhamos para maneiras de melhorar isso e gerenciá-lo em uma base contínua. Vamos passar para a seção final onde falaremos sobre dicas para gerenciar este dia no modelo de vida em uma base contínua. 16. Dicas para ficar em cima de tudo: Quando eu passo por induções e treinamento para os membros do projeto ou eu estou treinando PMOs inteiros e eu sou muitas vezes recebido com duas reações diferentes quando eu passo por este modelo de placa giratória, eu recebo o ou, “Uau, Isto é absolutamente incrível. Há muito para sair e isso é realmente emocionante e mal posso esperar para sair.” Então há o lado oposto que é, “Uau, isso é muito trabalho. Eu não estava ciente de nada disso e, na verdade, quase um pouco de medo de que haja muita coisa acontecendo.” Minhas expectativas ou aqui em cima e eles não estavam esperando isso em tudo. Muitas vezes, isso é um pouco de uma verificação de realidade para os gerentes de projeto onde estão as expectativas do que eu quero deles em seu dia-a-dia e como eles precisam pensar se eles vão trabalhar para mim. Uma coisa é realmente fundamental no modelo de placas de fiação, que é por isso que eu falo sobre não necessariamente girar todas as placas você mesmo é, você não deve necessariamente ser sobrecarregado por todos esses tópicos. Seu trabalho é garantir que eles estão sendo executados. A maioria das pessoas trabalha em organizações onde você tem uma série de pessoas que estão executando isso e realmente o trabalho envolvido em garantir que eles estão girando é longe de ser tão intenso e tão louco quanto parece quando nós passamos por isso tão rápido quanto nós fazemos Hoje. Mas a realidade aqui é por isso que a analogia com o conceito de placas giratórias é tão importante. Se você não o fez regularmente, dê um passo para trás e olhe para todas essas placas giratórias e pergunte a si mesmo “ Quais estão girando e quais estão em risco?” Então você está em perigo de perder a noção de quem está fazendo o que e as placas vão cair e o projeto não será um sucesso como resultado. Como eu disse antes, sei por experiência própria que você será arrastado para certas áreas. Talvez suas áreas favoritas, talvez caminhões, talvez casos de negócios, você pode realmente gostar de trabalhar com as partes interessadas. Mas se você não controlar seu nível de engajamento, seu nível de gerenciamento de todas as placas giratórias, então você vai invariavelmente acabar em apuros como gerente de projeto. Então você tem que ser muito cuidadoso e é por isso que o dia em um modelo de vida é super importante para ser capaz de olhar para isso no dia-a-dia. Porque eu sei de novo por experiência própria que caí nessas armadilhas onde você vai ajudar em um desses pratos giratórios e os dias se transformam em semanas e se transformam em meses. Então, se você não tem este modelo de olhar e refletir sobre o quadro geral em uma base contínua e você pode perder controle de realmente onde esses outros aspectos estão. Eu nunca disse que ser um gerente de projeto profissional seria fácil e para este trabalho acelerado você tem que realmente estar pronto para o desafio descobrir como dentro de sua cooperação, dentro de seu projeto você está vai gerenciar todos esses aspectos com sucesso. Esta é a parte criativa do trabalho. É aqui que você pode pensar criativamente sobre como você resolve alguns desses problemas. Quais sistemas você vai colocar em prática que vão permitir que você prospere e gerencie com sucesso projetos, sejam eles grandes, pequenos ou gigantescos? Mas eu tenho algumas dicas que vão ajudá-lo a ficar em cima de tudo aqui. Vamos começar com o princípio de Pareto e olhar para a decisão 80-20 que é, se você está interessado em produtividade, um fundamental que você precisa estar ciente. Então vamos jogar fora o cenário. São 9h da manhã e sua notificação de calendário acabou de sair para lembrá-lo que é hora de fazer sua revisão de cinco minutos do dia no modelo de vida. Primeiro, são cinco minutos. Você precisa ser rigoroso aqui. Esta é uma varredura através de todos os aspectos que você precisa considerar. Esta é uma brecha através das questões-chave sobre as quais temos estado a falar e apenas para refrescar a sua mente sobre o que as coisas estão a fazer. A realidade aqui é que isso irá destacar imediatamente áreas críticas que você sabe instintivamente precisam ser abordadas. Cinco minutos por dia ou em dias alternados é perfeitamente bom, mas, por favor, não pule estes. Você precisa ser honesto quando você passar por isso como pular isso é o equivalente a se esconder sob o edredom, apenas esperando que algumas dessas coisas vão embora. Então a maneira que eu gosto de pensar sobre isso é imaginando seu em um centro de controle de missão da NASA e você está olhando para todos os painéis, luzes, mostradores e gráficos e gráficos que vão dar a você indicadores sobre o que precisa trabalhar e o que não acontece, e realmente você quer ser capaz de olhar para isso e ser capaz de tomar algumas decisões muito rapidamente sobre onde sua atenção precisa estar. Então, se esta é a primeira vez que passar por este projeto, meu conselho aqui é tomar uma abordagem em camadas. Então é seu primeiro dia em um projeto. Talvez a coisa certa a fazer aqui é olhar para cada um desses elementos e gastar provavelmente não mais do que 30 minutos em cada, timebox você mesmo para realmente brainstorm para orçamentos, para gestão de partes interessadas, para rastreamento, et cetera, quais serão seus próximos passos. Provavelmente não está demorando um dia inteiro para passar por todos os aspectos do projeto lá. Então você combate executar no dia seguinte e você começa a tomar algumas dessas ações e algumas coisas já estão em andamento e , portanto, você só precisa de 20 minutos e, em seguida, dez minutos e cinco minutos, e, em seguida, provavelmente, um par de semanas em o projeto que você provavelmente está na visualização tipo cinco minutos por dia que estamos obviamente olhando para aspirar. A intenção aqui é que você esteja criando sistemas que permitem que você gerencie nesse nível. Então, se você sabe que algo é demorado, então você precisa pensar mais criativamente sobre como isso deve ser gerenciado. Então digamos que você está no meio de um projeto e na verdade você está se afogando agora em todo esse trabalho que está acontecendo. Eu tenho uma dica bastante irritante para você, que eu quero que você pense cuidadosamente sobre o seu projeto específico. Então vamos dar um exemplo de rastreamento de projetos. Se isso é atualmente totalmente demorado e você gasta 12, 14, 16 horas de qualquer semana dentro e em torno desse trabalho. Quero que faça a pergunta de si mesmo. O que isso teria de parecer se você gastasse apenas 30 minutos por semana trabalhando nessa parte do projeto? Então, se você só tem 30 minutos de uma semana para girar o prato, o que você estaria procurando? Que informação você estaria recebendo de quem? Que nível de detalhe você precisa estar recebendo para poder gerenciar o projeto nesse nível. Invariavelmente o que isso faz é ensinar você a ser um pouco mais criativo ao resolver alguns desses problemas. Invariavelmente, você não precisa ir tão fundo quanto você pensou que iria. Invariavelmente, existem outras pessoas que estão fazendo atividades semelhantes que podem dar informações para você gratuitamente. Então, força você a pensar um pouco de criatividade. Se você é um completo extremista, novamente, você pode dar um passo ainda mais alto para trás e dizer : “Quer saber, este projeto em sua totalidade está tomando muito do meu tempo. O que eu teria que fazer para metade ou até mesmo um quarto do tempo que eu gasto neste projeto e ainda ser bem sucedido, que novos sistemas eu precisaria introduzir?” Quais novos níveis de responsabilidade e as equipes e indivíduos ao seu redor, você precisa trabalhar com? Pense cuidadosamente sobre isso. Trata-se de aprender a ser cada vez mais eficiente. É muito fácil passar o dia todo, todos os dias no [inaudível], nos detalhes e não ser capaz de assumir qualquer outra coisa. Você como gerente de projeto, precisa crescer. Você precisa aprender essas coisas para que você possa assumir outro trabalho dentro do negócio. Se você conseguir fazer isso, você começa a ter uma influência mais ampla no dia-a-dia, bem como na totalidade da organização em que você está operando. É uma ótima sensação para começar a elevar ao longo de sua carreira enquanto você descobre essas coisas. Então esta é a peça final do projeto de classe agora e eu quero que você apenas pause o vídeo enquanto nós terminamos esta peça e apenas pense cuidadosamente novamente. Isso pode parecer realmente assustador com muitos aspectos diferentes e que você precisa considerar no dia-a-dia. Mas, na verdade, se você colocar sistemas no lugar e se você colocar medidas no lugar, pode ser muito mais fácil. Então olhe para o que você criou ou você está passando por isso e apenas pensando em como você gerenciaria todas essas atividades se você tivesse menos tempo do que realmente tem hoje. Quais bits permanecem, quais bits vão, quais bits precisam ser refinados, e quais bits você precisa procurar outras pessoas para ajudar a gastar esses pratos para você? Então dê um passo para trás e olhe para tudo isso agora. Recapitule o que você escreveu e como você vai pensar sobre isso. Que tipo de gerente de projeto você quer ser? 17. O de embrulhos - aula descartado: Isso é girar placas o dia na vida de um gerente de projeto, espero que este tenha sido um benefício. Agora lembre-se, isso não inclui tudo o que você pode precisar considerar em seu trabalho e seu projeto, é realmente apenas o básico, as linhas de base, o essencial do trabalho que você precisa considerar. Também não te diz como fazer algumas dessas coisas. Embora eu tenha falado sobre vários elementos diferentes, há obviamente profundidade escondida abaixo de todos esses aspectos, mas o que ele faz é uma referência rápida de coisas que você precisa considerar para ser um gerente de projeto profissional em um base contínua. Estas são as coisas que você precisa se preocupar todos os dias. Coisas que você precisa se importar. Tenho o hábito de encorajar pessoalmente as pessoas a rever o seu próprio modelo desta situação de forma contínua. Às vezes isso pode ser difícil e você pode precisar organizar para se afastar do local de trabalho, dar a si mesmo meio dia e realmente dar uma grande olhada sobre como você está atuando como um gerente de projeto e onde você está gastando seu tempo. Este modelo está capturando tudo o que eu preciso me preocupar? Como é que estou a conseguir manter-me a par destas coisas? e preciso passar algum tempo abordando os sistemas que configurei. O trabalho de um gerente de projeto pode ser tão frustrante, desafiador e complexo quanto é gratificante. Mas é fundamental, entenda o porquê por trás das coisas que você faz. Sorria, dirija com paixão, admita seus erros e sempre procure melhorar. Este tem sido girando placas, o dia na vida de um gerente de projeto. Agora lembre-se, você não precisa gastar todos eles, e se você tiver sorte de ter uma grande equipe ao seu redor, então espero que você possa inspirá-los ainda mais com alguns dos ensinamentos de hoje. Obrigado por se juntar a mim nesta aula hoje, e espero vê-lo em uma aula futura em breve.