Transcrições
1. Introdução: Oi, sou Amy Stewart. Sou escritora e artista em tempo integral há 20 anos. E como qualquer outra pessoa que trabalha em um campo criativo, isso também significa que eu dirijo um pequeno negócio de uma pessoa. Mas você sabe, não importa o quão pequeno ele
é, ele vem com uma certa quantidade de papelada, registros e contabilidade. Nas últimas décadas, vi muitas mudanças e como pessoas como nós
acompanham nossas receitas, despesas e documentos importantes. Mas a maior mudança, é claro, é que agora existem maneiras realmente fáceis e acessíveis de ficar completamente sem papel. Isso significa que todos os seus registros podem ser armazenados em seu computador ou na nuvem e eles estão disponíveis para você no minuto que você precisar deles. Parece que todo mês de janeiro eu ouço tantos dos meus amigos autônomos reclamar sobre ter que cavar seus recibos obter seus registros em ordem antes do tempo de imposto. Agora, eu fui completamente sem papel alguns anos atrás, quando eu estava me preparando para mudar e apenas olhando todas aquelas caixas de arquivos cheias de papéis que eu teria que mudar para minha nova casa. Esse foi o empurrão que eu precisava para finalmente ter tudo escaneado e pesquisável. E enquanto eu fazia isso, descobri maneiras de torná-lo mais fácil, menos intimidante. E encontrei maneiras de lidar com isso um pouco de cada vez. Então eu não fiquei completamente sobrecarregado com essa tarefa enorme na minha frente. Então eu fiz essa aula para todos vocês que ainda estão lutando para
ficar sem papel sem perder o controle de todos os seus registros importantes. Vamos começar com registros domésticos simples, como o registro do carro ou o seguro dos proprietários, toda a papelada que está relacionada com a casa,
o carro, as crianças, os animais de estimação. Vamos lidar com tudo isso primeiro porque é bem
simples e direto e é uma boa maneira de facilitar o processo. Eu vou mostrar a vocês os tipos de tecnologia e equipamentos que eu uso do software para coisas como scanners e comerciantes. Porque você vai estar fazendo um monte de trituração. E assim que tivermos documentos domésticos, começaremos com documentos comerciais mais padrão. Eu vou dar exemplos dos tipos de papelada que eu quero ter digitalizado e acessível para mim o tempo todo para que eu possa administrar meu pequeno negócio e eu vou ajudá-lo a descobrir um sistema para gerenciar tudo isso. Isso incluirá um resumo rápido de como eu acompanho tudo, desde pesquisas, desde meus livros até contatos de clientes. Então você é um pequeno negócio pode ser muito diferente do meu, mas eu acho que isso pode lhe dar algumas idéias. E quando terminarmos com isso, vamos lidar com as despesas de negócios. E foi aqui que eu realmente consegui economizar uma enorme quantidade de tempo. Vou mostrar-lhe meu sistema para manter o controle de todas as minhas despesas por categoria, incluindo as despesas comerciais que eu preciso para meus impostos e também recibos que eu enviar aos clientes para reembolso. E, finalmente, vou falar um pouco sobre o outro lado da equação,
que é manter o controle da renda de uma forma que talvez seja um pouco útil para entender melhor o seu negócio. Agora, eu quero dizer na frente que eu não sou um contador e eu definitivamente não sou um especialista em impostos. Então você ainda vai querer falar com seus consultores profissionais sobre qualquer sistema que você criou. Estou aqui para mostrar as ferramentas e para mostrar como as uso. Cabe a você descobrir o que é exigido de sua empresa e a localidade onde você mora. E só para ter certeza que você está seguindo todas essas regras, o que quer que elas sejam. Gostaria também de dizer que algumas destas ideias funcionam melhor para as pessoas com empresas muito pequenas num determinado momento. Pode ser que, você sabe, software de contabilidade
profissional como QuickBooks é realmente melhor para você. E falaremos sobre como tomar essa decisão com mais detalhes. Mas de qualquer forma, esta aula é mais do que apenas rastrear receitas e despesas. Trata-se de gerir toda a sua casa e o seu escritório doméstico ou sua pequena empresa utilizando ferramentas digitais modernas. Tudo bem, vamos começar.
2. Projeto: O projeto para esta classe é dar o primeiro passo, que é fazer uma lista de categorias para os tipos de documentos que você vai precisar para acompanhar em um sistema sem papel. Vou te dar uma planilha que você pode baixar com um monte de categorias
sugeridas para casa e também home office. Mas, claro, você deve se sentir livre para adicionar o seu próprio. E se você quiser ir em frente e compartilhar aqueles na seção do projeto. Quero dizer, isso não tem que envolver compartilhar qualquer informação pessoal real, apenas as categorias gerais que você acha que pode usar. Então também dê uma olhada nos projetos de
outras pessoas, porque eles podem lhe dar algumas boas idéias também. E também lembre-se de postar perguntas na discussão. Eu vou aparecer para responder isso. E também vou incluir alguns links para algumas das ferramentas e recursos que vou falar nesta aula. Então fique de olho nesses dois.
3. Conceitos principais: Quero falar sobre alguns conceitos gerais antes de entrarmos nos detalhes. E a primeira é essa grande isenção de responsabilidade sobre ter certeza de
consultar seus profissionais sobre qualquer sistema sem papel que você configurou. Eu não sou um contador, eu não sou um preparador de impostos. Além disso, esses papéis mudam o tempo todo a maneira como as coisas funcionam agora enquanto estou filmando este vídeo pode ser completamente diferente quando você assiste. Assim que você tiver trabalhado um sistema que funcione para você, certifique-se de consultar um contador e contador, um especialista em impostos, com quem você precisa conversar para ter certeza de que você está seguindo as regras que se aplicam a você e ao seu tipo de negócio e na sua jurisdição. Eu também quero mencionar que eu vou estar mostrando alguns softwares, alguns aplicativos, algumas ferramentas digitais, e essas coisas também mudam o tempo todo. As melhores opções para ficar sem papel hoje, no dia em que estou filmando este vídeo poderia ter mudado quando você assistir o vídeo. E então, por essa razão, eu não vou passar passo a passo por cada menu em cada uma
dessas ferramentas porque essas coisas estão sempre sendo atualizadas. Mas vou colocar links abaixo para que você possa encontrar essas instruções e obter as informações mais atualizadas para si mesmo quando estiver pronto para se aprofundar e começar a fazer isso. Mas não importa o quanto essas ferramentas específicas possam mudar ou ser atualizadas no futuro, as ideias sobre como você realmente gerencia todas essas coisas no mundo real. É isso que estou aqui para te ensinar. E isso vai ser útil para você, não importa quais ferramentas você acabar usando. Ok, outra advertência, e esta tem a ver com segurança. Muitas dessas ferramentas envolve armazenar suas informações na nuvem. E então você provavelmente já pode adivinhar o que estou prestes a dizer. Também não sou especialista em segurança cibernética. Por isso, vou incentivá-lo a dar sempre todos os passos possíveis para garantir que as suas informações estejam seguras e protegidas e guardadas. Claro, isso inclui escolher senhas exclusivas e
fortes e usar a verificação em duas etapas sempre que for oferecida. Verificação em dois passos, caso não tenhas a certeza do que estou a falar. É uma camada extra de segurança que você pode configurar. Então, toda vez que você entrar, você recebe um código exclusivo em seu celular ou seu e-mail. E é apenas uma maneira de ter certeza absoluta de que você realmente está fazendo login. E, claro, até essas formas de segurança vão mudar com o tempo. Portanto, apenas certifique-se de que você está informado sobre a melhor maneira de proteger suas informações on-line, mesmo com os protocolos de segurança. Vou mostrar-lhe como ter certeza de que você armazena seus registros em seu próprio disco rígido de seu próprio computador, sua casa ou escritório. E então, é claro, espero que você esteja fazendo backups de seu próprio computador todos os dias usando um serviço de backup automatizado. Então o que isso significa é que seus registros que estão
na nuvem são realmente armazenados em três lugares. Eles estão armazenados na nuvem. Lá sincroniza com o seu computador em casa. Eles também podem fazer parte do seu backup regular que está sempre fazendo backup de tudo o que está no seu computador. Agora, outro conceito-chave que tem a ver com ficar sem papel é a ideia de que você vai digitalizar as coisas à medida que elas entram. Se você tem tempo para abrir o e-mail e olhar para ele, você também tem tempo para executá-lo através do seu scanner imediatamente e ali. Porque se você está deixando pilhas de papel
sentadas em diferentes pilhas esperando para serem digitalizadas, então você não tem um sistema sem papel. Você terá alguns papéis online, mas alguns deles estão sentados em uma pilha em algum lugar esperando você chegar lá. E o truque aqui é torná-lo tão fácil que você não vai colocar essas ofertas de tarefas, colocá-lo de lado para mais tarde. Então, por exemplo, o que eu recebo um recebido da locadora de carros quando eu deixei meu carro fora, eu pego meu telefone e eu digitalizo o recibo enquanto eu estou no elevador na garagem. É muito rápido e fácil de fazer. Mas acredite em mim, você será muito mais feliz com um sistema sem papel se você lidar com esses documentos quando eles
entrarem e não torná-lo mais uma tarefa para você mais tarde. Em outras palavras, não pegue um sistema simples de um passo e transforme-o em
um sistema de duas ou três etapas, deixando as coisas ao redor para serem digitalizadas mais tarde. E isso também se aplica aos e-mails. Se você tem tempo para ler esse e-mail com o recibo ou o contrato assinado ou o que quer que seja anexado a ele, então você tem tempo para salvá-lo em seu sistema sem papel, certo? Então. Este é o meu grande conselho para você, que é tocar em tudo uma vez. Certo, então um último conceito que eu espero que você realmente aceite para este processo. A chave para ficar sem papel é descobrir um sistema que funcione para você e, em seguida, começar a usá-lo no futuro. Em outras palavras, não se preocupe em escanear todo o backlog inicial. E a razão para isso é que você realmente quer experimentar essas ferramentas primeiro e ter certeza de que elas estão realmente trabalhando para você. Certifique-se de que há algo que você possa realmente ficar com. E então uma vez que eles se tornam uma parte de sua rotina regular e é realmente uma segunda natureza e você está confortável com isso. Naquele ponto. Você poderia olhar para voltar e trazer toda aquela papelada do passado,
você sabe, mesmo assim, você pode achar que realmente não é necessário digitalizar toda a sua papelada antiga. Alguns deles podem ser mais velhos e irrelevantes e você pode simplesmente jogá-lo
ou encaixotá-lo tudo e armazenado no porão por mais
alguns anos até que você realmente tenha certeza de que você não precisa mais dele. Mas eu sei por experiência,
mas a única maneira de lidar com um grande projeto como este é começar pequeno, dividi-lo em pedaços gerenciáveis, e apenas fazer um pouco de cada vez. Então, nesta aula, é exatamente assim
que vamos abordá-la.
4. Registros de casa: Ok, a primeira coisa que eu quero que você faça é descobrir todas as diferentes categorias de documentos domésticos que você precisa manter. Por exemplo, você pode ter papelada relacionada à sua casa, como registros de
hipotecas estão construindo licenças ou registros de manutenção, seguro do
proprietário, garantias de eletrodomésticos, coisas assim. A mesma coisa para o seu carro. Talvez você tenha registro do veículo, seguro de
automóveis, registros de manutenção, tudo isso. Você provavelmente tem algum tipo de papelada relacionada a contas bancárias ou planos de aposentadoria. Você provavelmente vai querer colar para armazenar cópias de suas declarações fiscais anuais. Outra categoria pode ser registros relacionados ao seu seguro de saúde ou apenas outros tipos de registros médicos. E talvez você mantenha registros escolares ou outras coisas relacionadas às atividades das crianças. Você pode ter papelada relacionada com seus animais de estimação, como registros veterinários. E também pense em qualquer outra coisa que você possui, seja uma propriedade alugada, barco, um trailer, você vai querer ter registros provavelmente para todas essas coisas. Você também pode ter alguns documentos pessoais cruciais como certidões de nascimento, certidões de
casamento, registros de adoção, testamentos, poderes de advogado, diretivas de saúde. Parte dessa papelada pode ser tão sensível que você opta por não armazená-la na nuvem e isso depende de você. Você ainda pode digitalizá-lo. Então você tem uma cópia digital salva no disco rígido do seu computador pessoal. Alguns desta papelada também é o tipo de coisa onde você vai querer manter o original, como com uma certidão de nascimento. Portanto, para essas coisas, provavelmente ainda
é útil ter esse backup digital, independentemente de você optar por armazená-lo na nuvem ou não, depende de você. Mas então você também pode pegar essa versão em papel e aproveitar esta oportunidade agora para ir em frente e colocá-lo em um recipiente à prova de fogo e à prova d'água que vai ser fácil pegar em uma emergência é apenas um bom momento para organizar tudo isso. E quero mencionar mais uma coisa sobre documentos domésticos. Você pode ter algumas despesas domésticas que você precisa manter o controle de suas declarações fiscais. Alguns deles provavelmente já se encaixam nas categorias que
falamos, como registros de imposto sobre a propriedade. Eles podem ir para uma pasta perto da sua casa. O registro do veículo pode ir para uma pasta perto do seu carro. Talvez você também tenha contribuições de caridade. Você poderia criar uma pasta para essas despesas também e apenas digitalizar os recibos. Ou você também pode usar um rastreador de despesas como phi caro, sobre o
qual eu vou falar em alguns minutos. Então fique atento. Vai ser principalmente para pessoas com despesas de negócios, mas você pode obviamente usá-lo para coisas domésticas também. Ok, por enquanto, apenas faça uma lista de quais são essas categorias. E lembre-se que você pode, naturalmente, adicionar a esta lista ou alterá-la a qualquer momento. Só para começar. O próximo passo é descobrir que tipo de plataforma você deseja usar para armazenar seus documentos. E como eu disse, você não tem que mantê-los na nuvem se você não quiser. Você poderia guardá-los no seu computador pessoal e deixar assim. E mais uma vez, eu realmente quero enfatizar, espero que você esteja fazendo um backup desse computador e assumindo que é um backup moderno baseado em nuvem como Carbonite ou algo assim. Na verdade, isso significa que esses documentos
entram na nuvem juntamente com tudo o que você faz backup. Então cabe a você como você quer lidar com isso. Se você optar por armazenar apenas seus documentos em um computador, basta criar uma pasta em seu computador para cada uma dessas categorias que acabamos de colocar em sua lista. Mas a maioria das pessoas usa um sistema baseado em nuvem para seus documentos. Torna mais fácil chegar até eles onde quer que você esteja. Por exemplo, muitas pessoas usam o Google Drive. Se você já estiver usando outros produtos do Google, este pode fazer mais sentido para você. Algumas pessoas usam o Dropbox, talvez já estejam usando o Dropbox no trabalho ou para outros projetos. Então, você pode simplesmente decidir que você quer
ficar com o Dropbox porque é o que você está acostumado. E há outro lá fora chamado Box. Não uso muito, mas é muito popular. E tenho certeza que haverá novas opções lá fora o tempo todo. A chave é que você quer ter certeza de que oferece uma segurança muito boa. Você quer ter essa senha exclusiva forte e quaisquer outras camadas de segurança que eles oferecem, como a verificação de dois fatores. Você também quer ter certeza de que há uma função que permite
sincronizar os documentos na Nuvem com seu computador doméstico. Dessa forma, sempre que você salvar algo em seu computador doméstico, ele será carregado automaticamente para a mesma pasta na nuvem e vice-versa. Nem sequer tens de pensar nessa parte. Acho que devo dizer que algumas pessoas provavelmente apenas armazenam seus documentos
na Nuvem e talvez não se preocupem em sincronizá-los com seus computadores domésticos. Mas, pessoalmente, gosto de ter o apoio extra. Ok. Assim que você escolher qual plataforma usar, o próximo passo, é claro, seria configurar uma conta e criar uma pasta para cada uma dessas categorias que você criou. provavelmente vai também precisar instalar um pequeno pedaço de software que vai permitir que você sincronize as pastas idênticas em seu computador doméstico com as pastas baseadas em nuvem no Google Drive ou Dropbox, qualquer que seja que você escolher usar, eles oferecem um pequeno pedaço de software para você baixar para fazer isso. E como eu disse antes, todas essas plataformas passam por mudanças e upgrades. Então não há muito uso em eu caminhar passo a passo sobre como configurar isso. Mas eu sou um incluir alguns links onde essas instruções podem ser encontrados e eles devem ser as instruções mais atualizadas. Devo também mencionar que a maioria desses serviços de
armazenamento de documentos também tem um aplicativo para o seu smartphone ou tablet, e isso é opcional. Claro, isso realmente depende se você acha que vai precisar de acesso a esses documentos quando estiver em movimento ou não. Certo, bem, uma vez que você tem que configurar, você também vai precisar de um scanner e um triturador. Eu tenho um pequeno triturador de papel. Meu escritório e toda a minha reciclagem de papel ou passa pelo triturador ou se não há nada sensível no papel, eu apenas deixo cair na lixeira, mas o triturador fica em cima de para um scanner, eu uso snap digitalização . É um scanner de documentos de desktop muito popular agora. Este tipo de documentos scanners geralmente custam alguns $100, e eu achei que este é um investimento realmente vale a pena. Mas se isso não é prático para você agora, há também aplicativos de scanner para o seu telefone onde você pode tirar uma foto de um documento e ele irá salvá-lo como um PDF. O truque com aqueles, como você quer se certificar de que o aplicativo pode salvar seus documentos onde você deseja que eles sejam salvos. A coisa toda de ficar sem papel é torná-lo extremamente fácil. Se envolver muitos passos, você terá menos probabilidade de acompanhá-lo. Por exemplo, se você quiser armazenar seus documentos e o Dropbox, Dropbox tem um aplicativo de scanner que colocará arquivos diretamente do seu telefone em sua pasta do Dropbox. Se você quiser armazenar seus documentos no Google Drive. Eu sei, no momento desta filmagem, que existe um aplicativo Android para digitalizar documentos diretamente no Google Drive. Eu não sei se há um aplicativo para iPhone que tem a mesma função de deixar você tirar uma foto, digitalizá-la, convertê-la em um PDF, e salvá-la no Google Drive. Mas há outros aplicativos no mercado, fazer digitalização de documentos e recolher para se conectar ao Google Drive. Agora, novamente, esses produtos podem ir e vir. Então, faça sua diligência e procure avaliações que lhe digam quais são as mais bem avaliadas e lhe forneçam os recursos que você precisa. A linha inferior é, se você não está pronto para comprar um scanner neste momento, você pode conseguir com um desses aplicativos. Se você tem alguns documentos aqui e ali que você precisa digitalizar. Quando comecei a descobrir como ficar sem papel, eu realmente peguei emprestado um scanner de documentos de um amigo meu por uma semana apenas para
experimentá-lo e ter certeza de que era algo que realmente seria útil para mim.
5. Como fazer o feito: Certo, assim que você configurar todos esses sistemas, é hora de começar a usá-los. Comece hoje. E a seguir em frente. Sempre que um desses tipos de documentos domésticos aparecer, vá em frente e digitalize-o e salve-o em seu novo sistema. Vou te mostrar um vídeo rápido que mostra como esse processo se parece para mim. Ok, isso vai ser uma cinematografia de ação portátil aqui. Quando preciso escanear algo, abri o scanner e ele começa logo. Você não tem que ligá-lo. Vamos fingir que este é o meu documento muito importante. É uma impressão digital de um calendário de 1919. Esse tipo de coisa que aparece na minha linha de trabalho. Certo, então eu aperto o botão e ele passa pelo scanner. A próxima coisa que acontece é que aqui no meu computador, há o documento. Eu posso mexer com isso aqui se eu precisar,
mas a configuração é que eu tenho ele está sempre ajustado para a direita. Eu poderia escolher uma pasta diferente para ela entrar aqui, se eu quisesse. Eu não preciso. Vamos chamar isso de pastas chamadas banco e aposentadoria. Vamos fingir que é isso que é. Vamos chamá-lo de Kal 1919 e chamar isso de bom. E então tudo o que tenho que fazer é dizer isso e está feito. Então você também pode ter algumas coisas que aparecem regularmente por e-mail. Talvez a renovação do seguro dos proprietários aconteça online. Você recebe um e-mail informando que seus novos documentos estão disponíveis. Para coisas assim. O que eu faço é entrar e pegar o documento. Normalmente, sabe, minha companhia de seguros ou quem quer que
seja, terá um documento que você pode baixar em PDF. E guardo isso do site da companhia de seguros para a pasta do meu computador. Então, se esses documentos estão chegando até você como um pedaço de papel real ou um e-mail com um anexo ou algo que você precisa baixar. A idéia é que você vai começar a colocar todos os seus documentos neste novo sistema à medida que eles entrarem. Dê algumas semanas ou até um mês ou dois, e certifique-se de que está realmente funcionando para você. Uma vez que você tem sua cabeça em torno disso, você realmente entende como tudo funciona e tudo faz sentido para você. Então talvez você volte e comece a escanear esses registros mais antigos. E eu sugiro fazer isso em pequenos pedaços. Talvez você decida que vai reservar uma hora por semana. Quando eu fiz isso para meus registros domésticos, eu fui por categoria e eu comecei com as categorias mais fáceis primeiro, então eu poderia apenas tirar algumas coisas da lista. Por exemplo, verifiquei todos os registos relacionados com o meu carro. Isso foi fácil. E de fato, para alguns desses registros mais antigos, eu nem sequer digitalizei cada registro individualmente e dei a eles nomes diferentes. Em vez disso, eu só digitalizei grandes lotes dele porque eu pensei que se eu realmente precisar desses documentos novamente, eu posso ter tempo para olhar através de um lote de registros. Então, como eu acho que eu tinha um lote chamado Honda manutenção registros 2010 2018 e era apenas um PDF longo com 30 ou 40 registros de manutenção nele. E lembre-se do que eu disse sobre discos antigos. Você sabe, você pode querer falar com seu contador ou seu profissional fiscal e descobrir por quanto tempo você realmente precisa manter diferentes tipos de registros. Pode haver algumas coisas que você pode simplesmente ir em frente e rasgar e jogar agora mesmo. E pode haver outras coisas que tecnicamente você precisa manter, mas você tem 99% de certeza que nunca vai precisar delas. E talvez faça sentido selá-los em uma caixa, escondê-lo no porão com um encontro do lado fora e quando eles tiverem idade suficiente, então você pode ir embora. Está bem. Agora eu quero falar sobre como nomear esses registros enquanto você digitalizá-los, você vai colocar esses registros em pastas. Só de saber que todos os registros do seu carro, você está indo para a pasta do seu carro. Torna mais fácil encontrar coisas. Mas você sabe, literalmente não há limite de quanto tempo um nome de arquivo pode ser. Então eu tentei colocar todas as palavras úteis que eu poderia procurar mais tarde se eu estivesse procurando por esse documento. Então eu poderia chamar um documento 20-20 renovação do seguro automóvel, Honda. Basta pensar em quaisquer palavras que você provavelmente usaria para procurar essa coisa se você precisar mais tarde e colocar essas palavras no título. Além disso, em alguns casos você provavelmente vai criar subpastas dentro de pastas como, digamos que você tem uma pasta para seus impostos de renda. Provavelmente dentro dessa pasta, você criará uma nova pasta para cada ano fiscal. Mas eu ainda geralmente dou nomes de arquivos realmente completos. Vou chamar algo 20-20 imposto de renda estadual. Mas saber que eu tenho uma pasta diferente apenas para todas as minhas coisas 20-20 faz com que seja um pouco mais fácil apenas navegar e encontrar o que você precisa. Então isso é apenas organização básica e mutilação de todos esses arquivos. Agora, mais uma coisa, eu quero mencionar algumas maneiras diferentes de lidar com coisas como fotos de
família ou outros tipos de documentos frágeis de família. Agora, um scanner de documentos pode ser usado para digitalizar fotografias. Geralmente, você pode simplesmente alterar a configuração e dizer-lhe que você deseja digitalizar cada imagem como um JPEG individual e apenas alimentá-los através. E isso funciona para o tipo mais recente de fotografias modernas. Milhares e milhares de fotos. Ou se você tem antigos slides Kodachrome, você pode querer enviá-los para um serviço que digitaliza fotografias. Normalmente, a maneira como isso funciona é que você encaixotar tudo e enviá-lo fora e o que você recebe suas fotos de volta. Mas então você também obtém os arquivos digitais. Agora também há serviços lá fora que podem converter filmes antigos Super oito ou fitas cassetes. Então, se você tem coisas assim, eu recomendo que eles sejam convertidos em arquivos digitais enquanto você ainda pode. Porque algumas dessas tecnologias antigas, como filmes antigos, slides e cassetes, elas realmente se deterioram. E pode chegar a um ponto em que eles simplesmente não podem mais ser lidos. Além disso, para qualquer coisa que seja muito frágil ou preciosa, como fotografias muito antigas, cartas, recomendo fortemente que você, pelo menos, tire fotos delas com seu celular e guarde essas imagens com seus outros documentos importantes de família . Sabe, como autor, faço muitas pesquisas históricas e não posso dizer quantas vezes rastreei a localização de alguns documentos importantes só para descobrir que foram perdidos num incêndio ou numa inundação. Então, se você não fizer mais nada é resultado de ter essa aula. Espero que encontre uma maneira de tirar fotos rapidamente e arquivar suas memórias familiares mais importantes. Claro, muitos desses tesouros da família, você não vai colocá-los no triturador depois de digitalizá-los, você vai querer agarrá-lo assim como você vai querer segurar em documentos cruciais como nascimento certificados. Então, como eu disse, parte deste processo será arredondar essas coisas, certificar-se de que estão armazenadas em algum tipo de caixa de armazenamento à prova de fogo
e à prova d'água e colocá-lo em um lugar seguro que é fácil de pegar em caso de emergência.
6. Documentos de negócios: A razão pela qual sugeri que começasses com teus documentos domésticos é que provavelmente
são mais fáceis de contornar a tua cabeça. Sabe, eles não mudam muito de ano para ano. Há um pouco de registro que você pode ter que pensar em termos de suas finanças pessoais ou seus impostos domésticos. Mas, você sabe, no geral, para documentos domésticos, você está ficando sem papel para tornar a vida mais fácil para si mesmo e você provavelmente não é. Você provavelmente não tem como
muitos contabilidade diferente em requisitos fiscais para pensar. Mas agora vamos olhar, você sabe, escritório
em casa, pessoas independentes, pequenas empresas. Agora, só para documentos, vou sugerir que comece com o mesmo processo que usamos para documentos domésticos. Não se preocupe com as receitas e despesas ainda. Vamos chegar a isso em um minuto. Mas, por enquanto, vejamos todos os outros tipos de documentos que você pode precisar para
administrar sua empresa e descobrir como
colocá-los em categorias e armazená-los na nuvem. Então aqui estão apenas alguns exemplos dos tipos de documentos que se aplicam a mim no meu negócio como escritor freelance e artista. Uma coisa é que sempre que uma organização quer me pagar, eles me pediram para preencher um W9, que é um formulário de texto que apenas tem minhas informações básicas de pagamento. Não preencho um novo destes toda vez que alguém me pede. Em vez disso, tenho uma versão digitalizada guardada
na nuvem e acabo de enviá-la por email toda vez que alguém solicita uma. E também isso é apenas um aparte. Mas eu quero mencionar que se você é um negócio muito pequeno como um trabalhador independente, você ainda pode obter um número de identificação de empregador federal de graça pela internet em questão de minutos. E isso permite que você distribua um número diferente do seu número de segurança social privado. Toda vez que alguém pede
isso, não muda nada sobre como você arquiva seus impostos. Como sempre, verifique com seu consultor fiscal sobre isso. Mas é apenas uma maneira de não ter que enviar seu número de segurança social para as pessoas o tempo todo. Eu também mantenho uma cópia em branco do meu contrato padrão armazenada na Nuvem para que eu possa preenchê-lo rapidamente, enviá-lo para quem quiser me contratar. E quando os contratos de assinatura voltarem, tenho uma pasta na nuvem onde guardo todos os meus contratos de assinatura. Para contratos importantes muito grandes, você pode decidir que deseja manter uma cópia em papel apenas no caso de isso ser com você. Outra coisa que eu mantenho na nuvem é um modelo em branco para faturas. Vamos falar de mais com faturas em um minuto. Mas isso é algo que eu uso. Eu também falo muito em público, então eu tenho uma planilha na nuvem que é apenas para rastrear informações
básicas de contato para todas as pessoas que estão fazendo o pedido de mim como um palestrante. Porque recebo muitos e-mails pedindo as mesmas coisas uma e outra vez. Mantenho um documento na nuvem apenas com respostas padrão, mas posso copiar e colar e enviar rapidamente. Mantenho as minhas declarações de impostos. Claro, se você tiver licenças ou licenças de negócios, você pode mantê-las. Mas como podem ver, não tenho muitos outros documentos para gerir o meu negócio. Isto vai ser diferente para todos. Então, mais uma vez, faça uma lista dessas categorias e comece a trabalhar na digitalização ou no upload desses documentos para a nuvem usando qualquer sistema que você escolheu usar. Aqui novamente, assim como com a sua casa, eu recomendo começar hoje, usar este sistema para a frente. Não se preocupe muito em voltar e digitalizar documentos
antigos até ter certeza de que o sistema que você colocou está funcionando para você. E como acontece com as coisas domésticas, verifique com
seu contador, seu consultor fiscal, quantos anos você precisa para manter todos os seus registros em primeiro lugar. Também quero mencionar que, como escritor,
faço uma tonelada de pesquisas e entrevistas e faço muitas anotações sobre ideias para o meu próximo projeto. Também mantenho tudo isso online. Tudo isso é sem papel, bem como e armazená-lo em meus computadores domésticos backup, eu uso um produto chamado Evernote para isso. E não vou entrar no Evernote durante esta aula. É outra coisa, mas dou aulas especificamente sobre o uso do Evernote. Se você estiver interessado nisso, vou colocar um link para isso também e você pode conferir.
7. Despesas de negócios: Ok, agora vamos olhar para o rastreamento de despesas de negócios na nuvem. Sei que organizar uma caixa de sapatos cheia de recibos é muitas vezes a principal razão pela qual as pessoas querem ficar sem papel. Então, antes de entrarmos nisso, vou enfatizar, mas algumas pequenas empresas realmente precisam de um sistema como QuickBooks ou FreshBooks. Isso é mais uma plataforma de contabilidade completa e robusta. Isso pode ser verdade para uma empresa que tem que fazer uma tonelada de faturamento de clientes. Talvez um negócio que tenha funcionários ou empreiteiros, ou apenas um negócio que tem um monte de pequenas transações durante todo o dia, como uma loja de tijolos e argamassa. Então, se você estiver em qualquer uma dessas categorias, provavelmente já sabe que precisa de um sistema como bugs rápidos. E se você não tem certeza, mais uma vez, eu diria para falar com seu contador ou seu consultor fiscal. Lembre-se que há muitas opções diferentes lá fora e algumas delas são projetadas para empresas muito, muito pequenas. Por exemplo, QuickBooks tem um tipo de produto novo que é apenas para pessoas independentes. É um pouco mais leve e magro do que a versão completa e é apenas uma assinatura que custa alguns dólares por mês. Então eu não vou estar cobrindo opções como essa nesta seção. Esta seção é para pessoas independentes que têm uma operação
tão pequena que eles ainda não precisam de um sistema de contabilidade completo como esse. Então o que eu faço para rastrear minhas despesas é que eu uso phi caro. Isto é algo que me foi recomendado pelo meu preparador de impostos. Também é usado por muitas grandes empresas. E há outros produtos similares como este. Então, definitivamente não é o único rastreador de despesas lá fora. Mas deixa-me dizer-te o que faz. Primeiro de tudo, phi caro é um site no qual você faz login. É também uma aplicação para o seu telemóvel ou tablet. E você pode usar phi caro para rastrear outras coisas, além de despesas
como a quantidade de tempo que você gasta em um trabalho ou para rastrear sua quilometragem. E isso pode ser útil se você tem que fazer um monte de cliente faturamento dessas coisas. Mas eu principalmente uso caro AT fide rastrear minhas despesas. E há algumas maneiras diferentes que permitem que você faça isso. Então, se você tiver um recibo em papel em sua mão, você pode abrir o aplicativo em seu telefone e tirar uma foto. Ele escaneia o recibo, um bom agarra a quantidade, a data, o nome de uma empresa ou lugar que você estava, e ele vai colocar isso em uma categoria para você. Então, vou mostrar-te rápido como isto funciona. Tudo o que faço é abrir o aplicativo de phi caro. E se esse pedaço de papel eu fosse um recibo e então eu tiraria uma foto dele de dentro do aplicativo. E vai escanear automaticamente o Matt. Não há mais nada que eu precise fazer. Vai ler o valor do dólar e
de quem é o recibo , a data e todas as informações importantes. Mas se eu quisesse inserir essa informação por algum motivo, talvez haja algo mais que eu precise adicionar a ela, então eu posso ir em frente e fazer isso direito no local enquanto está fresco na minha mente, eu posso preencher qualquer detalhes sobre isso. Eu quase nunca preciso usar esse recurso, mas é bom saber que você pode. E depois atirei o
recibo e terminei. E, em seguida, você também pode enviar recibos ou registros
de pagamento por e-mail para um endereço de e-mail especial que eles fornecem a você. E essas também serão vermelhas e estão categorizadas para você. Finalmente, você também pode conectar contas bancárias e cartões de crédito à sua conta de despesas. E vai puxar todos os registros de transações com a data, o valor e quem você pagou. Então, se você tem cartões de crédito separados são contas bancárias separadas apenas para o seu negócio, você pode anexar aqueles muito caro. Se você usar o mesmo cartão de crédito ou conta bancária para despesas comerciais e pessoais, você ainda pode conectá-los, mas você terá que passar e excluir todos os seus gastos pessoais, o
que não é difícil de fazer. É só um passo que você precisa dar. Agora, geralmente falando, quando phi caro puxa e despesa fora seu cartão de crédito ou registro bancário em gera um recibo digital. E, em alguns casos, você pode ser capaz de usá-lo como seu único recebido para fins fiscais. Geralmente há um limite de dólar para isso, que
significa que todos os recibos digitais sob digamos, $75 podem ser documentação aceitável dessa despesa. E novamente, verifique com o especialista em impostos sobre isso porque essas regras realmente mudam o tempo todo. Mas deixe-me dar-lhe um exemplo de como isso tem sido útil para mim. Quando saio em turnê do livro, tenho que acompanhar meus recibos e enviá-los para minha editora para reembolso. Então falei com meu editor e perguntei se eles realmente precisavam eu enviasse o recibo real de cada refeição que comi. Ou se aceitassem o recibo digital que PHI
caro vai criar com base nas transações do meu cartão de crédito. E o meu editor disse que sim, departamento de contabilidade tem, exceto os recibos digitais, que significa que eu não tenho que obter um recibo físico cada vez que eu como um sanduíche. Mas se você não tem certeza, você sempre pode tirar uma foto desses recibos com o aplicativo e phi caro irá combinar a transação do cartão de crédito com o papel que você vê, geralmente eles só vão fazer isso automaticamente. Então isso é muito útil para mim quando estou viajando. Se eu decidir que preciso digitalizar um
recibo, faço-o imediatamente. Alguém me dá esse recibo e eu jogo o recibo fora. Então, como se eu estou check-out do hotel ou como eu estou devolvendo o carro enigma, eu apenas tirar uma foto do recibo no local e jogá-lo enquanto eu sair. Você pode ter um monte de contas que você paga on-line. Talvez coisas que você deduziu automaticamente da sua conta bancária ou coisas que são cobradas no seu cartão de crédito. E essas contas geralmente vêm com um e-mail de confirmação quando o pagamento é feito. Então eu vou encaminhar essas confirmações por e-mail muito caro. Agora, assim como qualquer outro tipo de software de contabilidade, você pode criar regras que permitirão caro categorizar automaticamente suas despesas. Vai tentar fazer isso por você. Na verdade, geralmente fica bem certo. Então, por exemplo, ele sabe que os correios são uma despesa postal ou de
envio e geralmente sabe quais de suas despesas são restaurantes, são postos de gasolina, e vai codificá-los como refeições ou combustível. Mas você pode definir regras que são diferentes disso. E é claro que você vai precisar ir e rever tudo o que eu tentaria fazer automaticamente para você. Phi caro também vai deixar você dividir e gastar. Então, digamos que você aloque uma parte da sua conta de telefone para o seu negócio, você pode entrar e dividir essa despesa diretamente na tela e anotar por que você fez isso. E deixe-me falar sobre como os relatórios funcionam phi de baixo custo, você pode criar tantos relatórios diferentes quanto precisar por períodos de tempo diferentes para clientes diferentes, o que faz sentido para o seu negócio. Então, como se eu tivesse um relatório de todas as minhas despesas de negócios para aquele ano fiscal. Se tiver de submeter as minhas despesas a outra pessoa para reembolso, faço um relatório separado para cada uma delas. E esses relatórios. Você pode baixá-los e salvá-lo e , em seguida, enviá-los para o seu cliente como um PDF. Ao baixar esses relatórios como PDF, você pode escolher se deseja ou não incluir todos
os recibos digitalizados ou digitais no PDF. Então, por exemplo, vou baixar o relatório completo com todos os recibos anexados uma vez por ano e salvar esse PDF com meus outros documentos fiscais importantes. Mas o meu preparador de impostos não quer ver centenas de páginas de recibos. Eles só querem ver os números. Eles não precisam de todos os apegos. Então, para eles, eu posso baixar uma versão que não inclui todas essas páginas e páginas de recibos anexadas. O ponto é que com esses relatórios, eu estou fazendo um backup dessa informação importante e eu estou armazenando fora do aplicativo intensify como em pdf. Oh, meu computador. Além disso, se você precisa faturar uma grande empresa, pode ser que eles também usam phi caro e você pode enviar seu relatório para eles diretamente dentro do aplicativo. Na verdade, é para isso que foi feito. Finalmente, eu só quero mencionar que phi caro também tem um recurso onde ele vai manter o controle de seus itinerários de viagem, como suas reservas de avião e hotel. Agora, eu uso um aplicativo diferente para acompanhar meus planos de viagem. Chama-se Trip it. Eu gosto porque torna muito fácil compartilhar seus itinerários com outras pessoas. E ele só tem uma tonelada de recursos úteis para quem viaja muito. Então isso está fora do escopo desta classe realmente. Mas eu só queria sugerir o aplicativo de trigêmeos se você está procurando uma maneira de organizar sua viagem. Mas para mencionar que phi caro também tem algumas pequenas características sobre itinerários de viagem também. E, finalmente, lembre-se, há muitos
outros aplicativos de rastreamento de despesas e varredura de VCD por aí. Então eu encorajo você a fazer sua própria pesquisa ou falar com seu contador ou seu Planejador Fiscal e apenas perguntar a eles o que eles recomendam.
8. Renda de negócios: Falamos sobre rastrear despesas, que significa que deve estar pensando em rastrear renda. Agora, mais uma vez, vou lembrá-lo quando você chegar a um certo tamanho ou complexidade, você pode realmente precisar de algo mais como dinheiro rápido. Isso é especialmente importante se você fizer muito um faturamento e você realmente precisa ser
capaz de executar um relatório para que você possa lidar com suas faturas vencidas. Mas para uma operação muito pequena de uma pessoa, você pode conseguir sobreviver com uma planilha simples. Você pode criar uma planilha como esta no Google Drive ou em
outro sistema de documentos baseado em nuvem para que você possa acessá-la em qualquer lugar, mesmo em um aplicativo em seu telefone ou tablet. Vou dar-lhe exemplos dos tipos de categorias de renda que são úteis para mim e rastreando de onde vem a minha renda. Por exemplo, aqui no lado esquerdo da planilha, vou anotar quem me pagou. E então eu vou colocar esse pagamento em uma
dessas outras colunas dependendo do tipo de renda que era. Talvez eu tenha sido pago para dar uma aula ou dar uma palestra ou escrever um artigo. Parte do dinheiro que pode vir pode ser reembolsos dos relatórios de despesas que eu enviei. E eu preciso manter o controle disso separadamente porque, claro, se eu tiver dinheiro vindo como renda, eu vou precisar desse relatório de despesas para equilibrar a renda e as despesas quando eu fizer meus impostos. Você pode ter certas formas de renda que são pequenas e acontecem uma e outra vez. Como, eu não sei, talvez você tenha uma loja Etsy ou você escreveu um eBook que é vendido on-line. Nesse caso, pode fazer sentido para você agrupar aqueles como renda
mensal em vez de registrar cada transação individual. Então, como eu estou assumindo, se você tem uma loja Etsy que você pode baixar um relatório fora do NC que mostra cada transação individual. Então você tem isso como um backup. Mas talvez você tenha colocado em sua planilha April nas vendas marítimas, e você só tem um desses para cada mês. Você pode até ter algum tipo de renda tão pequena que só vale a pena gravar uma vez por ano. Digamos que você tem um link de afiliado em seu site e você apenas ganha alguns dólares por mês a partir dele, mas você deve manter o controle dele e relatá-lo. Então, talvez nesse caso você apenas manter uma linha no topo de sua planilha que diz algo como renda anual de afiliados da Amazon ou o que quer que seja. E é só para lembrá-lo que no final do ano, você quer ter certeza de ir pegar a declaração de urina e colocar o valor do ano em sua planilha. E, claro, você quer baixar e salvar qualquer registro que você precisa que defina todas essas transações individuais. Agora, tudo isso é o tipo de coisa que acontece de uma forma muito mais automatizada. Se você tem como um sistema de contabilidade completo como QuickBooks. Então, novamente, isso é apenas para aquelas empresas extremamente pequenas que talvez você não esteja pronto para dar esse passo. Qualquer registro que você tem de pagamentos que você recebe, como cheques ou confirmações por e-mail. Você pode digitalizá-los e salvá-lo em uma pasta de renda com seus outros documentos de negócios. E, claro, no final do ano, muitas pessoas que pagaram a você enviarão 1099 ou dependendo de onde no mundo você mora, algum outro tipo de documento fiscal que reflete quanto você foi pago pelo ano. E você vai querer salvar todos esses tipos de documentos
fiscais em uma pasta em seu sistema sem papel também. Então eu só quero mencionar algumas outras questões que têm a ver com ser sem papel e ser pago. Muitos deles ainda são pagos por cheques de papel. Quando isso acontece, uso
o aplicativo móvel do meu banco para depositar cheques. Basta tirar uma foto do cheque com o aplicativo. E geralmente faço isso assim que recebo o cheque. É especialmente útil quando estou viajando e não quero me preocupar que perdi meu salário. Bem, eu estava na estrada. Então eu depositei através do aplicativo móvel e eu vou em frente e gravo essa renda, toda a minha planilha quando eu faço o depósito, eu guardo os cheques e um pequeno envelope que Mark depositou. E cerca de uma vez por mês eu verifiquei com o banco e certifique-se que esses depósitos passaram antes de um fragmento que cheques de papel. Eu também quero mencionar que quando eu envio uma fatura, eu coloco na fatura que eu aceito pagamentos através do PayPal, Zell e build.com, bem como por cheque em papel. Você sabe, cada vez mais eu estou achando que os clientes maiores estão felizes em me pagar através de um sistema de pagamento on-line. Bill.com em particular, é usado pela maioria das grandes empresas, e Zell é usado muito pelos bancos para pagamentos on-line e você provavelmente já ouviu falar do PayPal. Portanto, se você ainda não está aceitando pagamentos através de sistemas de pagamento on-line como este, pode ser algo para investigar, especialmente se você souber quais sistemas seus clientes usam. Normalmente, é muito fácil configurar uma conta e, em seguida, as pessoas só têm que pagar através do endereço de e-mail que você associou a essa conta. Está bem. Isto leva-me ao meu último ponto, que diz respeito às facturas. E novamente, se você é um negócio maior, você envia uma tonelada de faturas. Provavelmente já está a utilizar um sistema de facturação online. Há um monte de sistemas de faturamento autônomos
lá fora que você pode usar como uma pequena empresa. Mas se você está apenas enviando um de cada vez, basta usar um modelo de fatura e preenchê-lo. Quando eu faço isso, sempre que eu tenho que enviar uma fatura para alguém, eu apenas enviar-lhes uma que eu faço fora do meu modelo e eu faço uma pequena nota na minha planilha de renda fora para o lado que apenas testar o valor, a data em que eu enviei. E assim eu posso olhar para lá de vez em quando, apenas ter certeza que eu não tenho quaisquer faturas pendentes que eu preciso tentar cobrar. E assim, quando o pagamento chegar, eu apenas movê-lo como renda. Agora, eu só estou enviando uma dúzia de faturas por ano. Então eu realmente não preciso de um sistema mais robusto do que esse. Vai depender de você e do tipo de negócio que você dirige.
9. Resumo: Sei que cobrimos várias abordagens diferentes para ficar sem papel para a sua casa e para o seu escritório. E eu espero que você possa ver os benefícios de fazer isso. Isso significa que você tem tudo na ponta dos dedos, totalmente pesquisável e acessível para você, não importa onde você esteja no mundo. Isso também significa que seus registros, você está seguro do risco de incêndio ou inundação ou algum tipo de outro desastre. E espero que poupe tempo a longo prazo. Mas você provavelmente também viu que nenhum sistema é perfeito. E eu posso dizer que se você está esperando pelo sistema perfeito, você vai esperar muito tempo. Há compensações para qualquer uma das ferramentas que você escolher usar. Você vai ter que pensar sobre segurança de senha e fazer backups e como você vai armazenar esses backups. Você vai precisar pensar em criar um sistema que é simples o suficiente para que você realmente vai usá-lo todos os dias. Porque se parece muito complicado e você
acaba com um grande atraso de papel que você não tem lidado, então você realmente não tem um sistema sem papel. Agora a tecnologia está sempre mudando e algumas dessas ferramentas estão indo e vindo. E essa é uma das razões pelas quais eu realmente enfatizo fazer backups, baixar coisas como PDFs, armazená-las em algum lugar fora do aplicativo que você está usando. As ferramentas que falei sobre isso nesta aula são as que tenho usado há anos. Eu não acho que eles vão a lugar algum tão cedo, mas a coisa é que você nunca sabe. E finalmente, eu sei que eu disse isso várias vezes, mas qualquer sistema que você criar, ele vai ter que passar com qualquer exigência comercial e fiscal que você tem que cumprir onde quer que você vive. Então você vai precisar ter certeza de obter conselhos bons e confiáveis sobre isso. Mas é muito mais fácil obter esse conselho uma vez que você já tem um sistema em mente sobre o qual você pode perguntar. Então eu sei que você provavelmente está deixando esta aula com uma longa lista do que você vai ter que fazer para sair completamente do sistema sem papel. E lembre-se, começar pequeno com algumas categorias fáceis que você está confiante de que você sabe como enfrentar pode ser Veterinary Records
do gato são o lugar para começar e não se preocupe em voltar e lidar com o seu atraso até que você Estou usando esse novo sistema por um tempo e você tem certeza que vai funcionar para você. Quando eu decidi resolver o meu atraso de papéis antigos, coloquei um limite de tempo real sobre o quanto eu ia
gastar no que temos que admitir que é um trabalho muito chato. Então, você sabe, talvez seja uma hora por semana ou uma hora duas vezes por semana. Apenas algo que não vai parecer muito esmagador. Porque, você sabe, em geral, não há pressa para lidar com seus registros antigos. Então você pode tomar o seu tempo e você pode ir uma categoria de cada vez. Então você pode riscar essa da lista e sentir alguma realização. É ótimo saber isso. Ok, agora todos os registros de impostos estão lidados e eu posso esquecer isso. Finalmente, eu quero encorajá-lo a por favor também conversou com outras pessoas que têm um negócio semelhante ao seu porque eles provavelmente têm outras idéias e outras dicas e recursos que eu só não tenho coberto. Espero que eles, eles podem até estar dispostos a mostrar-lhe como seu sistema funciona e até mesmo deixá-lo levá-lo para um pequeno test drive antes de tomar sua própria decisão. O que quer que você se lembre, o objetivo é ter algo que seja fácil, confiável, flexível e que realmente economize seu tempo. Tudo bem? Se você tiver dúvidas ou comentários, sinta-se à vontade para postar todos. Tente aparecer e responder sempre que puder. E também, por favor, mantenha-se em contacto comigo. Eu dou muitas outras aulas, Mozi sobre escrita e arte. E eu sou fácil de encontrar online. Tenho um site, estou nas redes sociais, envio um boletim informativo e adoraria ficar em contato com você. Então, muito obrigado e boa sorte indo sem papel.
Amy Stewart, Writer & artist
