Transcrições
1. Introdução: Oi. Sou Sabrina Kiefer e sou a vice-presidente de operações aqui na Skillshare. Um plano estratégico é realmente crítico para qualquer tipo de empresa, seja uma grande empresa estabelecida ou uma startup ou uma nova empresa. Os planos estratégicos realmente permitem que as organizações garantam que todos estejam trabalhando em direção a um objetivo comum. Eu acho que a idéia de executar um plano estratégico muitas vezes se perde porque eu acho que todos estão muito focados em realmente criar um plano. Então, hoje, eu quero falar sobre como podemos operacionalizar esse plano estratégico e dar-lhe táticas para fazê-lo. Hoje, nesta aula, vamos nos concentrar em como você configura seu plano estratégico, como você cria seus planos departamentais de baixo para cima, como você executa contra esses planos e como você acompanha o progresso contra esses planos para realmente garantir que que você está fazendo tudo acontecer. As coisas mais importantes que eu quero que você lembre desta aula são começar cedo,
certifique-se de que você está alinhado com suas partes interessadas no plano e certifique-se de que as pessoas entendam o plano e que você está se comunicando sobre ele com frequência. Estou animado hoje para ensinar algumas táticas sobre como você pode realmente fazer seu plano estratégico ganhar vida. Vamos começar.
2. O que gera um ótimo plano estratégico?: Nesta seção, vamos falar sobre o que um plano estratégico realmente é e por que ele é importante para sua organização. O planejamento estratégico é absolutamente crucial para qualquer organização. Planejamento estratégico é uma atividade organizacional que é usado para definir prioridades, concentrar energia e recursos, fortalecer as operações, garantir que os funcionários e outras partes interessadas estão trabalhando para objetivos comuns. Um plano estratégico deve incluir as seguintes seções: visão,
missão e valores de uma empresa, plano financeiro e metas, uma demonstração ou público-alvo, oportunidade de
mercado, cenário competitivo, recapitulação das principais aprendizagens dos anos anteriores, as
principais iniciativas do ano e como você medirá o sucesso ou as metas. Normalmente, o plano estratégico inicial é definido no nível de CEO ou equipe executiva. Dependendo do tamanho da empresa e se você tem ou não um conselho ou uma entidade corporativa para quem você está trabalhando, muitas vezes, esse plano original ou projeções financeiras pode descer do topo, mas na maior parte estratégica são iniciados com o topo da organização. Este processo dependerá muito da sua organização. Quando eu estava no Vimeo, éramos propriedade de uma entidade corporativa IC, que na verdade fixava as metas financeiras para nós e então teríamos que voltar e criar um plano que atendesse a essas metas. Na Skillshare, é um pouco diferente. Somos gerenciados por um conselho e é um processo muito mais colaborativo no qual trabalhamos juntos para descobrir quais são
esses alvos e, em seguida, criar os planos como vamos executar e cumprir esses objetivos. Eu acho que um plano estratégico é especialmente crítico para startups e empresas menores porque os recursos são tão apertados que você realmente precisa garantir que todos estejam na mesma página sobre quais são as prioridades e metas. Uma estratégia pode ser super agressiva ou abordar um crescimento mais lento. O que quero dizer com isso é que uma estratégia não tem que ser feita de aposta após aposta. Eu acho que suas empresas podem ser muito bem sucedidas por ter uma série de iniciativas
menores que podem não gerar tanto impacto quanto uma grande aposta faria. Se você realmente quer entender se o seu processo de planejamento estratégico foi eficaz e você tem um plano estratégico poderoso, ouça como as pessoas na organização estão falando sobre isso. Certifique-se de que está de acordo com o que você esperava e enquete as pessoas sobre se eles realmente entendem o que significa e o que todo o conteúdo significa. Se está funcionando e você tem um processo de planejamento estratégico eficaz e um plano estratégico eficaz, então ótimo. Continue fazendo o que está fazendo. Se não, então vamos
falar sobre algumas táticas hoje de como você pode melhorar isso.
3. 7 fases para criar um ótimo plano: Então, como você realmente vai começar a definir seu plano anual? O que eu gosto de fazer, é realmente começar no terceiro trimestre do ano anterior. Realize realmente coisas como as principais aprendizagens do ano anterior, bem
como retros de como determinados produtos ou iniciativas foram, bem
como realmente analisar os dados para entender seus padrões de negócios. Acho que é muito importante começar cedo. Então, novamente, no final do terceiro trimestre, planeje encerrar seu processo até o final do ano, que você possa começar a socializar seu plano no início do ano e as pessoas realmente saibam, e entender o que eles estão trabalhando o que eles estão trabalhando para o resto do ano. Acho que é uma boa ideia reunir a equipa de gestão. Em seguida, primeiro realmente brainstorm e alinhe sobre o
que a estratégia deve ser e quais os temas do ano devem ser, antes de cavar em seu processo de planejamento estratégico. Eu realmente gosto de fazer isso sob a forma de uma gestão externa, onde você pode gastar tempo fugindo do escritório e realmente apenas formulando pensando em torno de quais os temas do plano estratégico devem ser. Eu acho que você precisa entender quais são as metas financeiras, ou projeções com as quais você está trabalhando, deseja entender as melhores práticas ou as principais aprendizagens do ano anterior e quaisquer dados para apoiar como as pessoas estão usando seu produto ou quaisquer tendências - tendências gerais no mercado. Eu acho que algumas dicas para uma gestão eficaz fora do local, são realmente para ser aberto a idéias e sugestões de outras pessoas. Eu também acho que ter o CEO definir o tom no fato de que nenhuma pergunta é uma pergunta ruim e que realmente ser claro sobre o que você quer que o resultado da reunião seja. Então, seu objetivo de um local fora do local seria
sair com o que os temas e o plano estratégico devem ser. Eu acho que é sempre bom sair de um local fora com perguntas, mas você realmente precisa estar alinhado em torno dos temas gerais
do plano estratégico e o que você finalmente está tentando alcançar como um negócio no próximo ano. Após o fora do local, tipicamente o CEO ou a equipe executiva irão embora e começar a elaborar os vários componentes do plano estratégico. Eles criarão um rascunho e compartilharão isso com a equipe executiva para continuar a fornecer feedback e alinhá-los. Eu realmente acho que cabe à equipe executiva decidir quais são os temas críticos, do plano estratégico. Como os dados que temos suportam esses temas e o que eles finalmente querem ser as métricas de sucesso para a organização. Eu acho que outro componente crítico, é garantir que você realmente tem proprietários de todos esses temas e que eles serão responsáveis por
garantir que estamos fazendo tudo o que
podemos para ter nossas iniciativas alinhadas contra esses temas, e que estamos progredindo contra eles. Eu acho que um grande exemplo de um tema é a internacionalização. Isso é uma grande coisa que está chegando para muitas organizações hoje em dia. Que eu acho que você pode decidir como uma equipe de gestão se você quer que a internacionalização seja um tema do plano estratégico. Mas realmente deixar isso para departamentos
específicos para vir acima com o que o plano tático real, é como você está indo para implementar contra internacionalizar seu produto. Os melhores planos estratégicos que vi são de cima para baixo e de baixo para cima. O que quero dizer com isso, é de cima para baixo, no sentido de que você precisa da equipe executiva ou de um grupo menor de pessoas para realmente definir qual é a estratégia geral da empresa. Mas você precisa que as pessoas que vão estar realmente fazendo o trabalho para chegar com o plano de baixo para cima, que vai ser realista e que eles se sentem bem, e que eles podem executar contra. Então, como eu vejo isso funcionando? É a equipe de gestão, uma vez que todos eles estão alinhados em qual é o plano estratégico geral da empresa, eles compartilham isso com os chefes de departamento e realmente garantem que esse grupo de pessoas tem uma compreensão profunda do que o plano estratégico da empresa é. Minha entrega favorita do plano departamental é uma apresentação do PowerPoint ou Keynote, que as pessoas podem digerir, e que inclui novamente, componentes como os dados para apoiar por que alguém está recomendando uma determinada iniciativa ou a oportunidade de mercado para sugerir por que
devemos ir atrás desta iniciativa ou plano em particular. Eu acho que os planos precisam ser concisos, que qualquer pessoa olhando para eles possa realmente tirar o que esse departamento em particular está tentando alcançar nesse período de tempo específico. Eu acho que este é um dos problemas às vezes também, é que se você não fizer caixa de tempo, planos
departamentais eles podem continuar e continuar. Então, eu acho que você realmente quer dar a uma equipe não mais do que duas semanas, para realmente criar esses planos departamentais ou eles vão continuar para sempre e ser irrealistas. Qualquer pessoa que realmente tenha os mesmos KPIs ou semelhantes aos que seriam parte de seu plano departamental, precisa ser consultada cedo e muitas vezes durante o processo de planejamento. É um custo enorme para o negócio se você não estiver alinhando com as partes interessadas no início, porque as pessoas podem ir em uma direção que outra pessoa pode não concordar com. Então, em última análise, você decide não prosseguir e é apenas um monte de esforço
desperdiçado e também é desmoralizante para as equipes que realmente trabalham nisso. Então, o alinhamento é fundamental nessas peças para evitar que algo assim aconteça. Uma vez que você tenha criado seu plano departamental, acho que é uma boa idéia socializar esse plano com as pessoas da sua equipe. Depois de receber qualquer feedback deles, leve-o para a equipe de gerenciamento para aprovação final. Então, eu acho que você pode considerá-lo aprovado e finalizar, e começar a socializá-lo com o resto da organização. A saída para as etapas são, um que você quer ter um documento que descreva o plano estratégico da empresa, bem
como um documento que descreve o que o plano estratégico departamental e as iniciativas são. Bem como um modelo financeiro que descreve onde você quer estar a partir de uma perspectiva financeira para essa organização. Eu acho que você sabe quando seu plano é um sucesso e seu processo foi um sucesso. Quando toda a equipe de gestão está alinhada com a estratégia geral da empresa. Qualquer departamento está alinhado com o plano estratégico deles. Em seguida, quando tanto o departamento e equipe
de gestão estão alinhados com o que cada um dos planos de departamento individual deve ser. Na próxima seção, falaremos sobre como você se comunica com o resto da empresa sobre seu plano e como você continua alinhado com o plano estratégico geral da empresa.
4. Comunicar e definir objetivos: Agora que finalizou seu plano, quero falar sobre como socializa esse plano com o resto da empresa. Então, a primeira parte da socialização de uma estratégia é a comunicação, e a segunda parte é a definição de metas. Algumas maneiras de fazer isso são através reunir toda
a empresa através da forma de uma reunião de meio dia, reunião de dia
inteiro, retiro externo, e realmente aprofundar o plano, o que significa e ter cada um dos chefes de departamento apresentar suas várias seções. Outra maneira de socializar a estratégia da empresa é colocá-la em algum tipo de wiki ou sistema central de armazenamento de documentação, para que qualquer pessoa possa acessar esses documentos a qualquer momento. Eu acho que alguns dos desafios que um executivo pode antecipar quando socializar o plano da empresa ainda continua a ser empurrado para trás no plano, mesmo que várias partes concordaram com ele, ter assinado sobre ele, teve o oportunidade de fornecer feedback e ainda voltar, empurrando para trás, fazendo perguntas e simplesmente
não ter realmente entrado a bordo se eles discordam de alguma coisa. Se o empurrão está acontecendo, a melhor coisa a fazer é quase às vezes levar alguém de lado que está tendo uma tremenda quantidade de empurrão em uma determinada parte da estratégia para realmente explicar a essa pessoa usando dados ou pesquisar por que você chegou a essa decisão, e que embora talvez algo que eles
tinham apresentado não estivesse incluído na estratégia, por que você escolheu ir na direção que você fez. Novas idéias são difíceis, e são difíceis para as pessoas compreenderem, e então eu acho que é uma boa idéia dar às pessoas um pouco de tempo para absorver a informação para que possam fazer essas perguntas articuladas. Adquirir o que eu chamaria de nível de diretor da empresa é fundamental. Essas são as pessoas que realmente vão estar fazendo muito do trabalho ou gerenciando as pessoas que vão estar fazendo muito do trabalho e então, eu acho que ter reuniões separadas
ou oportunidades para fornecer a estratégia para esse grupo com antecedência, é realmente crítica e impactante porque eles são os únicos que vão ser capazes de cutucar os buracos na estratégia e virar de cabeça para
baixo para realmente garantir que você pensou em tudo. Eu acho que os executivos recebem pressão de seus conselhos ou entidades
corporativas para entregar um plano no início do ano, bem
como eles provavelmente sentem pressão de suas equipes para ter um plano em vigor no início do ano, então que eles sabem contra o que estão executando. Então, a maneira como você atenua alguns
desses problemas é que você só tem que começar cedo e dar-lhe tempo. Você tem que dar tempo adiantado para chegar com o que você quer, os temas da estratégia, para permitir que as pessoas absorvam isso, você tem que dar tempo para os chefes de departamento para descobrir
quais suas estratégias vão ser, e você tem que dar tempo ao resto da empresa para realmente absorvê-lo e entender como eles se encaixam e desempenham seu papel. Comunicar efetivamente sobre sua estratégia é uma oportunidade para desenvolvimento
profissional e uma ótima maneira de você crescer profissionalmente. Se comunicar sobre sua estratégia ou falar publicamente em geral não é sua força, você pode praticá-la. Há maneiras de melhorar através de obter treinadores, através de treinamento de palestras em público, através de apenas praticar casualmente com colegas, você pode melhorar nisso. Se você é um membro mais júnior da equipe e há algo sobre a estratégia que você não entende, não tenha medo de perguntar. Não assuma que é problema seu ou não sabe de nada. Sinta-se capacitado para falar com seu gerente sobre o que isso significa. Talvez você não tenha os contatos ou talvez
não esteja sendo explicado para você de uma forma compreensível. Objetivos são uma parte crítica de sua execução, porque essa é a maneira de você medir se suas iniciativas são ou não bem-sucedidas. Eu gosto de ver três camadas de metas: as metas que a empresa define, as metas que o departamento define
e, em seguida, as metas que o indivíduo define que se relaciona com as metas do departamento. Para torná-lo impactante, todos esses objetivos precisam se amarrar um ao outro. Eles realmente precisam ser quantificáveis para que haja algo contra o qual medir as pessoas. A nível da empresa, seu objetivo deve se relacionar com os temas do seu plano estratégico. Então, no nível da empresa, se o seu tema é internacionalização, seu objetivo pode ser algo como expandir sua base de usuários. Um dos objetivos do seu departamento pode ser implementar diferentes métodos de pagamento, e a maneira como você pode rastrear isso é
pelo número de vários métodos de pagamento ou opções que você implementa, bem
como o número de transações que chegando através desses métodos de pagamento ou opções. Muitas vezes eu estou bem com os objetivos individuais realmente amarrando diretamente para os objetivos do departamento dependendo de quem está trabalhando em uma iniciativa particular. Você poderia ter diretamente o objetivo desse indivíduo também ser, implementar esta opção de pagamento específica ou ser responsável apenas por esse objetivo geral do departamento. Na minha experiência, o maior desafio com o estabelecimento de metas é apenas certificar-se de que eles se
vinculam às metas gerais da empresa e aos objetivos do departamento e, em seguida, em última análise, é difícil para algumas equipes tornarem seus objetivos quantificáveis, então calculando sobre como você realmente vai medir o objetivo de alguém se ele trabalha em uma equipe como as operações de pessoas que apoiam o resto da organização. Então, realmente, eu acho que as coisas mais desafiadoras estão tentando entender como medir o objetivo para garantir que essas metas estão realmente rolando para o plano estratégico da empresa e plano departamental. Na próxima seção, vamos falar sobre métodos e maneiras que você pode acompanhar metas e progresso em relação à sua estratégia de forma eficiente.
5. Acompanhando o progresso com reuniões eficazes: É importante acompanhar o progresso para que você continue se certificando de que está atingindo seus objetivos e de que tem a estratégia certa em vigor. Uma das coisas que você vai querer fazer em algum
momento, no início do ano ou durante todo o seu tempo em uma organização, é garantir que você realmente tem a cadência certa de reunião no lugar para
garantir que você está continuamente comunicando sobre sua estratégia e acompanhando o progresso em sua estratégia. Todos podem ser diferentes em termos de como eles dirigem suas reuniões, mas uma boa amostra de uma cadência eficaz de reuniões é ter um a um regularmente com as pessoas que relatam a você para garantir que eles estão trabalhando em projetos e que se acumulam na estratégia e que, se estiverem tendo problemas em termos de priorizar o que estão trabalhando, você pode se certificar de ajudar com isso. Outra boa reunião é apenas uma reunião departamental semanal. É importante ter reuniões departamentais semanais para garantir que todos os membros da sua equipe continuem alinhados com sua estratégia
e, em seguida, você pode falar sobre o progresso em relação às suas iniciativas, bem como como você está acompanhando o suas metas ou KPIs. As reuniões departamentais devem ser apenas para você e sua equipe, para acompanhar o progresso em relação
às suas iniciativas estratégicas e progredir em relação aos seus objetivos. Como uma organização, eu acho que é uma boa idéia ter uma
reunião semanal de operações de negócios que realmente vai falar em um nível mais alto sobre a saúde do negócio, e permitir que esse nível de diretor para voltar, para realmente compartilhar progresso em suas iniciativas estratégicas, e proporcionar oportunidades para os grupos colaborarem, e para qualquer iniciativa que seja relevante para outra equipe ter consciência sobre essa iniciativa. Eu acho que também é importante ter reuniões com toda a empresa, onde em uma base semanal ou mensal, para realmente continuar a redefinir o contexto em torno da estratégia, falar sobre as iniciativas que se encaixam nesse estratégia, e como estamos progredindo contra esses objetivos,
e em seguida, finalmente, tendo o que eu vou chamar de um QBR ou Quarterly Business Review, onde cada chefe de departamento se levanta e fala sobre como eles se comportaram contra a estratégia, e, em seguida, qual será a sua estratégia para o próximo trimestre. Eu acho que é fundamental saber que as reuniões continuam a ser um fórum de comunicação sobre sua estratégia e como você está progredindo contra sua estratégia. Embora existam muitas conotações negativas sobre reuniões, elas são críticas para que as organizações continuem alinhadas e na mesma página. Eu não tenho certeza se há alguma maneira que você pode sair por aí sem ter reuniões, e a única maneira de realmente combater isso é apenas
certificar-se de que você está tendo a reunião mais produtiva e
eficaz possível, e que você não estão tendo eles com tanta frequência para que as pessoas ainda tenham a oportunidade de fazer seu trabalho. É uma boa idéia ter um componente quantitativo e qualitativo de suas reuniões. Então, do lado quantitativo, isso pode ser rastreado através de qualquer tipo de ferramentas de análise como Cartio ou Google Analytics. Do lado qualitativo, acho que é simples usar o Google Docs para criar agendas ou criar planos de projeto ou quaisquer documentos que você possa usar para colaborar com sua equipe. Eu acho que o nível de documentação para reunião realmente depende de sua equipe. No mínimo, nunca vai doer ter uma agenda que
indique o objetivo e o propósito reais da reunião em que você estará discutindo, bem
como alguém tomando notas para que todos fiquem claros sobre o que foi discutido e quais são os próximos passos da reunião. Cada vez mais a força de trabalho é remota, e então eu acho que você precisa ser constantemente responsável por isso. Certifique-se de que todas as suas salas de reuniões têm a tecnologia apropriada e certifique-se de que você tem o Google Hangouts ou números de
teleconferência configurados antes das reuniões que todos tenham a oportunidade de participar. Algo que é fundamental para o sucesso da execução da estratégia é garantir que cada iniciativa tenha um proprietário e um prazo. Você não quer que essas iniciativas continuem indefinidamente, e você quer ter certeza de que você tem alguém
nessa organização que está fazendo essa iniciativa avançar. Ter um proprietário de cada iniciativa é garantir que você terá responsabilidade e que essas iniciativas sejam feitas. Em quase todas as posições em que estive, fizemos ajustes no nosso plano estratégico a meio do ano. Os planos estratégicos mudam porque as empresas são dinâmicas e a maneira como as pessoas estão usando seu produto muda, seu público-alvo muda e mudanças de recursos. Então, eu não vejo isso como uma coisa negativa. Eu vejo isso como uma oportunidade de aprender e fazer revisões, e elaborar um plano dinâmico para garantir que você esteja realmente atendendo às necessidades do negócio. Você precisa encontrar algum equilíbrio entre ter um guia e um plano que as pessoas podem se sentir bem sobre e seguir versus causar whiplash
estratégico onde você sente que você está mudando o plano o tempo todo, e é por isso que eu como a idéia de seguir o plano não importa em
que direção suas métricas estão indo por pelo menos cerca de seis meses, e então reavaliar se as coisas realmente não estão indo bem e, em seguida, fazendo as mudanças necessárias. Gosto da ideia de reavaliar seu plano estratégico anual duas vezes por ano. Então, eu gosto de dar início ao plano em janeiro para a equipe, e em torno de junho ou julho, realmente voltar com a equipe de gerenciamento para garantir que tudo em seu plano estratégico está indo na direção que você quer que seja. Se houver alguns ajustes que você está fazendo em vários projetos, eu acho que não há problema em apenas comunicar isso ao nível do departamento, e deixar que os chefes de departamentos realmente trabalhem com suas equipes para descobrir isso. Se você está realmente girando como um negócio, e mudando completamente sua estratégia, eu acho que você realmente precisa passar por todo o processo novo, do alinhamento da equipe de liderança ao alinhamento do chefe de departamento, para o alinhamento da equipe, para o alinhamento geral da empresa. Eu sei que parece pesado, mas novamente, comunicar sobre a estratégia e garantir que todos entendam o que você está fazendo como um negócio e por que é absolutamente crítico.
6. Encerramento: Você pode fazer isso. Comunique-se sobre sua estratégia, faça reuniões, defina metas claras e KPIs, acompanhe seu progresso. As coisas mais importantes que eu quero que você se lembre desta aula são: comece cedo,
certifique-se de que você esteja alinhado com suas partes interessadas no plano, e certifique-se de que as pessoas entendam o plano e que você está se comunicando sobre ele com frequência. Use esta classe como um recurso enquanto estiver fazendo seu planejamento estratégico. Faça perguntas. Esta é uma comunidade e todos nós queremos ajudar. Muito obrigado por fazer esta aula hoje e boa sorte em criar seu plano estratégico.
7. Explore mais no Skillshare:
Sabrina Kieffer, COO, Skillshare
