Equipe remota: pessoas, processos e ferramentas

1. Introdução: Olá. Meu nome é Kevin Siskar. Eu sou o co-fundador e CEO da Finta, uma empresa de software onde temos empresas privadas levantando capital de risco mais rápido. Nos últimos anos, construímos uma equipe remota. Estou aqui hoje para lhe dizer como fazer o mesmo. Quando começamos a tomar minha própria empresa remota, Finta, foi um trabalho muito duro. Mas fizemos o trabalho, e para ser honesto, estamos melhor com isso. Somos mais rápidos, mais rápidos, mais fortes e, o mais importante, somos mais resistentes à mudança, à interrupção. Somos muito rápidos, rápidos e inclinados, e é incrível algumas das coisas que conseguimos realizar desde que fomos totalmente remotos como uma organização. Estou muito animado por estar aqui, e mal posso esperar para compartilhar com vocês as lições que aprendi com minha experiência em primeira mão, além de ajudar os outros. Nos últimos anos, a ascensão da Internet, bem como o novo software corporativo Cloud, permitiu o trabalho remoto em uma escala que simplesmente não era possível antes. Agora há 4,5 bilhões de pessoas online. Isso é 59% do planeta. Estou muito animado com o trabalho remoto porque ele está rapidamente se tornando a norma. Como uma organização, vai permitir que você acesse talentos globais, o que é incrível. Neste momento, estamos passando por um período de transição, onde as pessoas estão construindo hábitos totalmente novos, e muitos estão se acostumando a trabalhar em casa, e eles estão descobrindo e aprendendo que eles podem até gostar e preferir. Eu sei que eu faço. Lembre-se, os resultados são mais importantes do que a localização física. Primeiro, vamos falar sobre as pessoas de que você precisa para administrar uma organização remota forte e saudável, seguido pelos processos que devem estar em vigor para apoiar essa equipe e, finalmente, vamos falar sobre algum software e ferramentas para ajudar a habilitar e tornar realmente esses processos e essas pessoas funcionam o mais suave e eficaz possível. Embora essa aula seja ótima para líderes, mesmo que você seja membro da equipe, funcionário ou contratado, há muito aqui que você aprenderá para ajudá-lo a prosperar no ambiente de trabalho remoto também. Se em algum momento você tiver alguma dúvida durante esta aula, você pode entrar em contato comigo no meu site, siskar.co, ou você pode me enviar um SMS em 646 907-6669. Mal posso esperar para passar por essa jornada com você, e estou animado para ajudá-lo a levar sua equipe junto. 2. Visão geral do curso e do projeto: Na aula de hoje, nosso projeto irá guiá-lo e guiá-lo em cada etapa do processo de tomada remota de sua equipe. Vamos cobrir os três ingredientes principais: pessoas, processos e equipes. Portanto, certifique-se de baixar a planilha de tirar sua equipe remota da seção de projeto de classe abaixo. Conclua, acompanhe nossa turma, e faça o upload quando terminar, para que eu possa verificar, podemos olhar juntos, e ver como você fez. Concluir a planilha para este projeto de classe vai garantir que você tenha uma base sólida para tomar sua equipe remota. Ao trabalhar nesta classe, certifique-se de ter uma forte conexão com a Internet e um computador confiável, pois esses serão necessários para esta classe. Agora vamos começar. Nesta próxima lição, vamos falar sobre por que o trabalho remoto é incrivelmente vantajoso para sua organização e sua equipe. 3. Criação de trabalho remoto: Nesta lição, vamos falar sobre fazer trabalho remoto, trabalhar para você. Vamos ver o que é alcançável? O que é alcançável para uma empresa de orientação remota, porque é muito mais do que você espera, para ser honesto. Para entender por que isso é possível, vamos dar uma olhada rápida no que mudou. Em 2008, a largura de banda média da Internet era de três megabytes por segundo. Isso não é suficiente para uma reunião de Zoom com a qualidade de vídeo confiável. Agora é mais de 20 megabytes por segundo e crescendo. O advento do 5G, vamos chegar a um gigabyte por segundo. Portanto, há largura de banda mais do que suficiente para vídeo de alta qualidade. Há uma nova camada de empresas empresariais SaaS que permitem comunicação remota e isso está realmente implantado em uma base totalmente nova para o que é possível para administrar uma empresa nesta década. Novas ferramentas de colaboração como o Slack, o Microsoft Teams e o Google Suite realmente criaram e permitiram que uma nova geração de trabalhadores se comunicasse e compartilhasse maneiras que simplesmente não podiam antes. Então isso está capacitando toda essa nova orientação e ambiente de trabalho remoto. Uma pesquisa recente feita pelo aplicativo de mensagens de funcionários anônimos, Blind, descobriu que 66 por cento dos trabalhadores de Nova York, Seattle e São Francisco estariam dispostos a trabalhar remotamente daqui para frente. Embora a tendência do trabalho remoto esteja se tornando muito comum hoje em dia, na verdade, tem vindo a aumentar e a aumentar há algum tempo. Ambientes de trabalho flexíveis têm crescido 22% mais rápido do que o espaço de escritório tradicional na última década. Ambientes de trabalho remotos também podem ser econômicos. Abandonar o custo do espaço de escritório geralmente pode ser uma das maiores despesas de negócios e agora o melhor talento é global de qualquer maneira. Estudos têm demonstrado que a construção de equipes remotas leva mais frequentemente a equipes diversas. Outros estudos mostram que diversas equipes podem até mesmo levar a uma maior criatividade dentro de uma organização, bem como gerar maiores lucros a longo prazo. Estamos vendo que os millennials desejam flexibilidade para trabalhar remotamente e mais de 80% dos trabalhadores remotos sentem menos estresse do que estar no escritório em um ambiente de trabalho tradicional. Parte disso é menos tempo de deslocamento igual a mais tempo com a família. Gostaria de falar sobre alguns exemplos de empresas totalmente remotas para provar a vocês que é completamente possível e alcançável administrar organizações altamente lucrativas dessa maneira. Um exemplo de uma empresa totalmente remota, e eles foram, na verdade, um dos primeiros a fazê-lo. As pessoas chamavam-lhes um pouco malucos na época e é realmente valeu a pena é Automattic. Eles fazem WordPress, que você provavelmente já viu na Internet. Wordpress alimenta mais de 20 por cento de todos os sites na Internet. Eles têm 1.245 Automatticians, como eles os chamam, em todo o mundo em 77 países que falam 93 línguas. Outro bom exemplo é Zapier, uma das minhas empresas favoritas. Eles automatizam as integrações de API com o que chamam de zaps. Zapier construiu uma empresa totalmente remota. Eles só tiveram que angariar fundos uma vez, e eles têm 250 funcionários em 24 países. Portanto, é realmente possível construir uma organização forte e altamente lucrativa dessa forma. O Twitter acaba de anunciar no ano passado que eles vão levar todos os 5.000 funcionários, dando-lhes a opção de se deslocar remotamente. O Facebook anunciou o mesmo para seus 48.000 funcionários. Estamos vendo Google, Apple, Microsoft e Amazon todos seguindo o exemplo. Na minha própria experiência pessoal, construir remotamente para uma organização não só reduz custos, mas também otimiza sua empresa para resiliência e longevidade permitindo que você trabalhe com algumas das melhores pessoas e melhores talentos do mundo. É realmente um ganha-ganha em todos os lados e é o futuro do trabalho. Então eu quero que você se pergunte, você está deixando a oportunidade em cima da mesa por não construir sua equipe remotamente? Em nossa próxima lição, vamos falar sobre o primeiro aspecto da construção de uma equipe remota forte, as pessoas. Então, vamos indo. 4. As pessoas certas para trabalho remoto: Bem-vindo ao primeiro núcleo do seu ambiente de trabalho remoto. Pessoas. É importante perceber que o trabalho remoto não é fácil, é trabalho. Compreender que grandes pessoas de escritório nem sempre fazem grandes pessoas de trabalho remoto é uma lição importante para entender antecipadamente. Se você está fazendo a transição de uma equipe totalmente presencial para a construção remota, então você precisa entender que você pode esperar que uma pequena porcentagem dessa equipe se entregue um pouco. Você precisa colocar pessoas em sua equipe em quem você possa confiar. Eles devem ter forte auto-responsabilização e eles devem ter alguma confusão pessoal. Você quer ter certeza de que eles estarão atingindo seus objetivos, tendo sucesso neste ambiente, e realizando todas as tarefas e tudo o que precisa ser feito. Um aspecto disso é garantir que você encontre pessoas que são grandes comunicadores. Muito trabalho remoto é habilitado por serviços de software como Slack, Microsoft Teams, Google Suite. Muitas das comunicações estão escritas. Você quer ter certeza de que você tem escritores fortes em sua equipe. Pessoas que talvez se comuniquem um pouco e podem compartilhar suas vitórias e suas dificuldades quando precisam de ajuda. Portanto, bons escritores são essenciais para o sucesso da sua equipe como uma organização remota. Certifique-se de que os membros da sua equipe remota estejam confortáveis sem uma configuração de escritório social em pessoa. É um pouco diferente trabalhar em casa, a comunicação é mais escrita, é mais mensagens diretas. Eles podem pular na chamada Zoom, mas às vezes parece um pouco diferente do que estar no escritório, estar no refrigerador de água, estar na mesa de almoço, e ter essas interações presenciais. Certificar-se de que você tem pessoas em sua equipe que estão de acordo com um ambiente social, e que eles estão configurados em outros aspectos de sua vida para atender e obter essas necessidades sociais. Quer seja tempo em família, amigos, etc. Algo que eu quero destacar e se você está fazendo uma equipe presencial ou equipe remota, você sempre quer ter certeza de que há oportunidades de crescimento pessoal individual. Muitas pessoas queimam quando param de aprender. Garantir que você esteja sempre permitindo que as pessoas da sua equipe tenham espaço para crescer, que esteja criando oportunidades para deixá-las subir até um teto mais alto, subam a escada. Você não quer que ninguém se sinta preso onde está, e eles não podem alcançar além do que estão atualmente. Certificar-se de que é o semanalmente um em um ou outras coisas que você está verificando com sua equipe, que eles estão se sentindo realizados, que eles estão aprendendo e que eles estão crescendo como indivíduos. Fazer isso irá atrasar anos para manter sua equipe feliz e torná-lo um gerente de sucesso. Conversamos um pouco sobre como as pessoas da sua equipe devem ter essa agitação inata, elas devem ser praticantes e algo que eu gosto de encorajar membros da minha equipe a fazer é automatizar tudo. Ninguém deveria trabalhar para apenas preencher tempo e preencher horas. Se houver uma oportunidade de automatizar algo e a pessoa descobrir como fazer isso, deixe-os. Uma das minhas ferramentas favoritas para isso é Zapier. Eles são uma empresa totalmente remota, mas eles conectam APIs de diferentes plataformas de tecnologia e software em toda a web. Eles pegam muito do que você sabe ou talvez fazendo em planilhas, apresentações do PowerPoint, etc, e automatizam a interconexão de todos eles. É realmente incrível, você pode começar a extrair insights no Slack automaticamente fazendo isso com integrações. Incentive realmente sua equipe a assumir responsabilidade e autonomia para suas tarefas e sua carga de trabalho. Se eles querem automatizar um pouco disso, deixe-os. Isso é incrível e isso vai libertá-los para fazer outras coisas, para encontrar mais ideias criativas e espaços para crescer e melhorar a organização em geral. Por último, do ponto de vista organizacional, você quer entender se as pessoas da sua equipe vão ser principalmente funcionários, que significa que eles são W2 aqui nos Estados Unidos, ou se eles são empreiteiros, que significa que eles são 1099 aqui nos Estados Unidos. É uma diferença importante de entender. Isso vai fazer a diferença na forma como as pessoas pensam sobre si mesmas como membros da equipe e assim, para mim, eu sempre quero que as pessoas sintam independentemente do seu status, que elas são parte integrante da equipe, que elas estão aqui , eles são puxados para dentro e eles não estão apenas do lado de fora, olhando para a janela. Eles trouxeram para a organização e eles se sentem um com todos na equipe. Encorajo você a fazer um balanço da sua equipe, da sua organização, encontrar as pessoas certas. Ouça, isso é uma habilidade, algumas pessoas podem não ser boas em trabalhar em casa e serem remotas imediatamente, mas podem ficar boas. Isso leva tempo e, portanto, certifique-se de que você dá às pessoas o tempo e a energia para ter esse crescimento. Mas certifique-se de que você está honestamente se perguntando quem se encaixa neste ambiente de trabalho e quem é ideal para nossa organização a longo prazo. Agora que falamos sobre quem são as melhores pessoas para a nossa organização, vamos falar sobre como juntá-las. Como começamos a construí-los em um conjunto de indivíduos de equipe? Na nossa próxima lição, vamos fazer exatamente isso. Vamos ensinar a você como pegar essa equipe e realmente otimizá-la e construí-la para uma comunicação forte em equipe. 5. Reunir o equipe: Agora que falamos sobre as pessoas que estavam formando sua organização, vamos falar sobre a equipe. Como é que juntamos todos? Um dos conceitos mais importantes a entender ao fazê-lo, é a ideia de um stand-up. Um stand-up é um tipo único de reunião que recebeu seu nome pelo desconforto de ter o stand durante uma reunião. Mas isso é intencional. Reuniões stand-up não devem realmente durar mais de 15 minutos. Você pode executá-los no estilo que os gerentes de desenvolvimento de produtos chamaram scrum. Você quer limitá-los a 15 minutos. Você quer ter essas reuniões de stand-up, talvez uma vez por dia. Algumas pessoas fazem isso uma vez por semana, mas limitam a 15 minutos, dão a cada membro da equipe um minuto, e nesse minuto eles vão responder a três perguntas. Número um, o que eu fiz ontem para atingir o objetivo que estamos tentando alcançar agora? O que farei hoje para alcançar o objetivo que nossa equipe está tentando alcançar? Vejo algum impedimento? Agora, com a reunião de stand-up estilo scrum, é importante saber que você não entra em discussão durante esta reunião sobre qualquer um dos impedimentos que podem estar atrasando alguém. Isso pode facilmente levar este stand-up de 15 minutos e arrastá-lo para uma reunião de duas horas. Esse não é o objetivo deste exercício. O objetivo é promover a comunicação para todos na equipe saibam onde todos estão e o que precisa ser feito. Mais tarde, você pode trabalhar construindo e rompendo esses impedimentos, mas esse é o stand-up. Eu encorajaria você a pensar sobre com sua equipe como você pode agendar isso diariamente. Talvez seja durante o café, 8-9 da manhã, e mantenha a comunicação nos canais abertos. Quando falamos de stand-ups, você pode querer gravar reuniões individuais com seu relatório direto aos supervisores, mas também recomendo agendar stand-ups semanais com toda a equipe. É ótimo saber no que todos os outros estão trabalhando, especialmente em um ambiente remoto. Essa comunicação extra assíncrona faz com que todos saibam o que está acontecendo dentro da organização. Sempre que possível, eu sempre encorajo você a tentar fazer chamadas de vídeo. A interação cara a cara pode percorrer um longo caminho na construção relações entre as pessoas quando há distância entre elas. Todas as sextas-feiras, você pode fazer seu stand-up semanal, você pode fazer com que os membros da equipe postem o que eles trabalharam durante a semana passada, e incentivar as pessoas a mostrar seu trabalho. Quanto menos silêncio, mais difícil será. Mas faça com que as pessoas avancem, definam o formato, definam a agenda antes do tempo, todos saibam quais são as expectativas de se comunicar indo para a reunião. Outro aspecto sobre o qual quero falar são os Indicadores Chave de Desempenho ou KPIs. Agora você provavelmente já usou KPIs em sua organização presencial, mas usá-los em uma configuração remota é muito crítico. Ele permite que todos entendam onde estão, quais são suas expectativas e como seu desempenho está indo. É algo que eu gosto de encorajar todos a fazer, e realmente ter certeza de que você aproveitar, é ter cada pessoa tem seu próprio KPI. Mas não só tem seu próprio KPI, tê-lo de uma forma que é facilmente medido, e talvez haja até mesmo um painel de administração, ou uma vez por semana há uma página onde vocês dois podem saltar juntos, e todos podem ver exatamente onde eles estão no funil deles realizando esses objetivos. Você pode usar algo como Todoist ou Asana se for baseado em projeto, ou se for um vendedor, você pode usar algo como um Objetivo de Vendas e Salesforce. Outro aspecto importante da execução de uma equipe remota é realmente reunir a equipe pessoalmente. Uma vez, talvez duas vezes por ano, você vai querer reunir todos para uma equipe fora do local. Aqui é onde você pode pegar um pouco do orçamento que você economizou em não ter um escritório, orçamentá-lo para fora, e começar a usá-lo para reunir todos, talvez você tenha que voar algumas pessoas para fora, juntá-los, e escolher um local onde todos podem participar. Esta equipe fora do local provavelmente vai levar um dia, dois, três, quatro dias, e definir uma agenda onde você pode fazer com que todos não só tenham algum horário de reunião da empresa, mas também se divirtam. Ir jantar, jogar alguns jogos, fazer com que todos se conheçam um pouco mais pessoalmente. Isso realmente vai compensar a cultura de sua empresa a longo prazo, e realmente ajuda a fortalecer os laços quando você voltar para aquela configuração remota, onde todos têm que conversar uns com os outros on-line. Agora que falamos sobre pessoas e equipe, em nossa próxima lição vamos falar sobre como otimizar o ambiente remoto real. Todos os seus funcionários, todos na sua equipe estão configurados para melhor sucesso. 6. Otimizando seu espaço: Uma grande parte dos ambientes de trabalho remotos são aquelas pessoas que trabalham em casa. Queremos garantir que essas pessoas tenham sucesso e que seu ambiente seja otimizado. Para aqueles de nós que trabalham em casa, precisamos ter cuidado sobre como construímos nossas rotinas. Você realmente quer pensar sobre priorização, que é como você empilha, classifica e ordena as coisas que precisam ser feitas, bem como foco, que indica separadamente quanta atenção você dá a uma tarefa de cada vez. foco pode ser muito difícil, especialmente quando sua lista de tarefas cresce e cresce e tem muito o que fazer. Ter certeza de que você não salvou em algum lugar e você pode realmente se concentrar no que você está fazendo no momento é realmente importante, há realmente uma coisa chamada o efeito Zeigarnic, que faz com que as pessoas saltem para fora de suas tarefas mentais em que estão trabalhando e voltar para sua lista. É uma parte complicada de trabalhar em casa, mas quanto mais organizado você for, menos provável que isso aconteça. Você quer assumir o controle das distrações e do seu ambiente. Uma média, um estudo da UC Berkeley mostra que cada vez você se distrai leva mais de 20 minutos para voltar à tarefa em questão. Então realmente eliminar distrações, comprar alguns bons fones de ouvido, entrar na música, encontrar coisas que podem trazer um fluxo próximo de trabalho são realmente importantes quando se trabalha em casa. Se puder, recomendo desligar as notificações telefônicas ou tirar proveito do modo não perturbar no seu laptop ou em outros dispositivos. Quando você está tentando se concentrar em uma tarefa, você pode usar algo chamado temporizador pomodoro para ajudá-lo, literalmente colocar um copo de areia na mesa e mantê-lo focado nessa tarefa por um determinado período de tempo. Mas há outros aplicativos como Toggl ou Forest, que podem certificar-se de que você parte o seu tempo e você não se distrair, você não pode pegar seu telefone até que essa tarefa ou limite de tempo seja feito. Assim como estar no escritório, criar uma rotina realmente forte é fundamental para o seu sucesso diário, certificando-se de que você está cumprindo seus KPIs e marcos, seja acordar, ir a academia, pegar aquela xícara de café, sentar, repassar seu e-mail, fazer o que você tem que fazer para entrar nesse fluxo, para entrar naquele estado sólido de trabalho onde você vai realizar o que você precisa realizar para o dia. Eu recomendo tirar seu calendário algumas semanas e criar blocos de tempo, começar a estruturar essa rotina em seu calendário digital, então quando chegar o dia, você não tem reuniões interferindo com o que você espera fazer, quando e tudo pode manter essa rotina, começar a criar isso, esse total primeiro [inaudível] Quanto mais consistência você pode construir em sua rotina diária, mais sucesso você vai encontrar a longo prazo, certifique-se você defender o seu tempo e ficar com esses blocos. Eu sei porque você pode estar trabalhando remotamente, é fácil querer mudar algo de última hora ou fazer outra coisa, ou alguma outra distração surgiu, mas você realmente quer manter esses blocos de tempo o melhor que puder, E se eles não estão funcionando, tudo bem. Quanto mais cedo você puder admitir para si mesmo que o cronograma como você tem definido, não está funcionando, mais cedo você pode corrigi-lo e começar a otimizar e melhorar esse cronograma para a próxima semana e daqui para frente. Além dessas otimizações mentais, vamos falar sobre algumas otimizações físicas que você pode fazer em seu ambiente de trabalho remoto. Tem uma mesa, eu sei que pode parecer um pouco óbvio e pode ser interessante ou gosta de trabalho do sofá ou da mesa do lado de fora, mas tem um lugar que você pode consistentemente chamar de ambiente de trabalho. Então você pode ir para criar essa rotina, criar essa estrutura em sua vida. Agora que estamos todos na era das reuniões digitais, eu recomendo pegar uma câmera agradável, talvez alguma iluminação agradável para este espaço, há um aplicativo chamado EpocCam, que pode transformar seu iPhone em uma webcam como a maioria computadores não têm câmeras HD neles, isso realmente pode ajudar com a qualidade e a credibilidade que as pessoas dão em chamadas digitais ou reuniões Zoom. Se você está em uma sala com uma janela, tente colocar essa luz natural na sua frente para que a luz natural possa vir em seu rosto vez de atrás de você e criar um brilho louco. Eu recomendo fortemente pegar um microfone, o que ajudará com sua qualidade de áudio e pode ir para recomendação, por um segundo monitor. Ter um segundo monitor além do laptop ou tela principal é uma mudança de jogo quando se trabalha em casa ou no escritório. Se você não tem uma janela natural e você precisa de uma luz artificial, Elgato fabrica um produto chamado a luz chave, que é excelente. Há muitas outras variações na Amazon que você pode encontrar. Minha maior recomendação para trabalhar em casa é conseguir um segundo monitor. Ter uma segunda tela ajudará você a copiar dados, trabalhar mais rápido, trabalhar com mais eficiência e, o mais importante, me ajuda a sentir que esse é o lugar onde meu trabalho é feito. Sim, eu ainda posso fazer reuniões em outro lugar ou passear até o sofá ou fora do pátio de vez em quando, mas esse é o lugar onde quando eu preciso trabalhar, eu estou sentado na minha mesa, eu tenho minha segunda tela e eu posso realmente ser produtivo nessa própria área. Outro ponto técnico importante, mas o ponto de software, para trabalhar em casa, é garantir que todos os remotos tenham os aplicativos baixados. Eu sei que pode ser fácil apenas abrir o navegador e querer abrir folga lá e depois fechá-lo, mas realmente faz a diferença certificando-se de que seu e-mail, sua folga, sua equipe, tudo é baixado em seu telefone ou dispositivo, para que, quando as notificações forem recebidas, todos possam estar atualizados em tempo real. Vai muito longe em manter a equipe se comunicando de forma assíncrona e em tempo real. Se você está trabalhando em casa ou você é um gerente gerenciando sua equipe remota, certificando-se de que aqueles que estão trabalhando em casa têm seus ambientes de trabalho otimizados, se você pode suportar isso como uma empresa financeiramente, ele pode percorrem um longo caminho para melhorar a produtividade e a eficiência dessa equipe. Em nossa próxima lição, vamos falar sobre o processo, que pode ser aplicado às pessoas, ao espaço e à equipe que acabamos de construir. 7. Processo, Processo!: Neste vídeo, vamos falar sobre o processo, uma das partes mais importantes de qualquer organização. Uma vez ouvi um mentor me dizer : “A empresa não passa de uma coleção de acordos, de contratos.” Quanto mais você puder fornecer documentação para sua própria empresa, mais vida você poderá respirar nela e resiliência para o futuro. Qualquer pessoa pode voltar e ler e ver esses documentos para saber como fazer o trabalho que sua empresa precisa. Fato engraçado, passei oito anos como bombeiro voluntário entre 2004-2012. Uma das partes mais importantes de ser um bombeiro foi seguir SOPs, procedimentos operacionais padrão. Na época, eu pensei, ok, há muita documentação, um monte de registros aqui, mas fez um trabalho incrível em manter todos seguros, mantendo todos na mesma página, todos sabendo o que precisava ser feito. Avançar para a minha carreira nos negócios e na vida, é tudo a mesma coisa. É comunicação e é humana e inata, e quanto melhor você puder ser na comunicação, melhor sua organização será no geral. Criar procedimentos operacionais padrão ou documentos de processo, com que as pessoas escrevam instruções detalhadas sobre como eles fazem seu trabalho, como eles fazem uma tarefa é fundamental e imperativo para a próxima pessoa ser capaz de pegar a tocha e onde Eles pararam. Escrever documentos de processo corretamente é muito importante. Você quer ter certeza de que eles são facilmente compreendidos, eles não pulam nenhum passo. Portanto, certificando-se de que se o mouse está se movendo e clicando em um botão, isso está incluído. Não tome nada como garantido. Quanto mais específico você puder escrever esses documentos de processo, melhor eles serão para todos na equipe. Não tenha medo de ser excessivamente detalhado. Eles podem até ser um pouco monótonos em detalhes. Quanto mais claras estiverem, melhor. Você também vai querer evitar o jargão. Você não quer que ninguém leia um documento de processo no futuro e não saiba o que significa um termo. A grande parte do Google Docs ou qualquer outro formato é que você pode até mesmo vincular a algo, se houver um pouco de jargão. Assim, qualquer um sabe e pode entender a explicação e o que precisa ser feito. Escrever esses documentos de processo fortes, detalhados e claros, economizará inúmeras horas para sua organização, especialmente quando houver qualquer forma de rotatividade. Você vai agradecer a si mesmo mais tarde por ter documentos de processo saudáveis e fortes armazenados para sua empresa. Agora que você tem todos esses documentos de processo, o que você faz com eles? Você precisa armazená-los em algum lugar que qualquer um possa acessar e revisar. Google Drive é ótimo, Noção ou Quip, são todos ótimos lugares para armazenar a documentação. A noção é até mesmo como a página da Wikipédia de uma empresa, se você construí-la corretamente. Garantir que qualquer pessoa possa acessá-los para lê-los a qualquer momento, a qualquer momento, de qualquer lugar da empresa é imperativo. Em seguida, certifique-se de que as pessoas podem melhorar sobre isso. Os processos mudam ao longo do tempo, portanto, certifique-se de que eles podem ser facilmente comentados ou revisados pela equipe, para que a próxima pessoa veja o documento que é sempre o mais atualizado possível. Você quer ter certeza de que a comunicação de sua equipe é de alta fidelidade, que significa que é rica e completa. Você não quer que ninguém tenha que entrar em contato uma pergunta porque sua comunicação é tão clara, mas você quer ter certeza de que todos se sintam completamente confortáveis para entrar em contato com a pergunta, se houver alguma incerteza em tudo. É uma dicotomia, mas fazer ambas as coisas irá garantir que a sua operação continue a funcionar sem problemas. Portanto, certifique-se de que todos na sua organização estão capacitados para ler e digerir a documentação existente, e certifique-se de que eles estão capacitados para revisar, criar e melhorar a documentação para o futuro. Certifique-se de que os canais de comunicação estão sempre abertos, então, se alguém tiver uma pergunta, eles podem chegar até você e obter essa pergunta respondida, e certificar-se de que tudo está o mais claro possível. Agora que falamos sobre pessoas e processos, vamos falar sobre o terceiro ingrediente mágico que une tudo, ferramentas. 8. Seu escritório virtual: É hora de falar sobre o ingrediente final para tornar o ambiente de trabalho remoto forte e bem-sucedido, e isso é ferramentas. As ferramentas foram o que mudaram nos últimos 15 anos. Como mencionamos anteriormente, largura de banda da Internet aumentou e as empresas de vendas empresariais criaram uma infinidade de opções para você usar para administrar sua empresa. ambiente de trabalho remoto precisa de um lugar para reunir todos. Este é o seu escritório virtual. Este é o núcleo da sua empresa que vai promover toda a comunicação. Quando as pessoas estão aqui, estão no escritório. Há algumas opções para você escolher para alimentar seu ambiente de trabalho virtual. Você pode usar o Slack, que é o meu favorito pessoal e o que usaremos para o resto desta classe, mas se você for um usuário pesado do Microsoft Office, também poderá usar o Microsoft Teams. Se gosta muito do Google, pode utilizar a plataforma Google Suite ou pode estar a utilizar o Workplace by Facebook. Qualquer um desses será suficiente e a maioria deles tem funcionalidade semelhante. Mas para o propósito desta aula, vamos usar o Slack como é o que eu prefiro e estou mais confortável com isso. Vamos falar sobre por que isso é melhor do que e-mail. Há muito mais funcionalidade. Você pode fazer mensagens de grupo ou mensagens diretas, para que você possa enviar mensagens para toda a equipe por meio canal ou apenas falar com a pessoa que você precisa. Você pode fazer chamadas de voz e vídeo. Há compartilhamento fácil de arquivos, o que é fundamental. Uma imagem fala mil palavras e, portanto a capacidade de apenas capturas de tela algo, comentar sobre ele, e carregar um arquivo pode muitas vezes substituir uma chamada telefônica, substituir uma mensagem mais longa. Além disso, segurança. Essas plataformas oferecem uma grande quantidade de segurança. Você pode voltar atrás, você pode olhar para o histórico da visão se você precisar citar algo, e com e-mail, você não tem isso. Uma vez enviado um e-mail, ele é enviado e está lá fora. Por último, integrações de aplicativos. Esta é a minha parte favorita, porque há tantos programas que você pode se conectar automaticamente a essas plataformas, ter atualizações em tempo real, coisas como vendas que estão fechando, pessoas que se inscrevem no seu boletins, tudo. Normalmente, você pode encontrar um bot e entrar diretamente em seus centros de comando, que todos na equipe, sejam eles da equipe de produtos, da equipe de marketing, das vendas, do RH, possam ver o que está acontecendo dentro do organização em tempo real. Depois de configurar o hub central do qual tudo vai ser executado, este é o seu escritório virtual. Quando as pessoas estão aqui, estão no trabalho. Novamente, independentemente da plataforma que você escolher e escolher, use a ferramenta com a qual você está mais familiarizado , pois isso é o que vai ser melhor para a organização. Nesta próxima lição, vou mostrar-lhe um pouco como você Slack e algumas das minhas integrações favoritas e maneiras de configurar Slack para a melhor maneira de otimizar seu ambiente de trabalho. Se você estiver usando o Slack, vou mostrar-lhe nesta próxima lição como eu gosto de definir o meu ambiente de trabalho e o que eu recomendaria. Se você não estiver usando o Slack, você pode pular o próximo vídeo e ir em frente para ver outras ferramentas incríveis que usaremos para configurar nossa empresa online. 9. Como usar o falante: Nesta lição, vamos falar sobre como configurar o Slack, minha plataforma favorita para gerenciar equipes e lidar com a comunicação. Então, vamos rapidamente analisar como montar uma equipe no Slack. Nós vamos para slack.com, vamos nos inscrever, vamos criar um espaço de trabalho, vamos verificar nosso e-mail em busca de um código, vamos nomear nossa empresa. Vou chamar essa de Stark Enterprises, e vamos adicionar companheiros de equipe ou você pode ter um link compartilhável, então qualquer um que clicar no link pode entrar para a equipe. Ótimo. Acabamos de configurar o Slack em menos de um minuto e enviamos nossa primeira mensagem para nossa equipe. Algo que eu recomendo é que você exija que todos usem seu nome completo ao configurar o Slack. Em seguida, você pode ir para Configurações e ir para Configurações do Workspace. Há algumas mudanças que eu recomendaria aqui. Depois de criar os canais desejados, talvez você queira criar um canal de vendas, então você pode começar a voltar para Configurações e criar canais padrão que as pessoas precisam participar. Sempre que eles criarem uma nova conta, eles serão automaticamente membros de todos esses canais. É uma ótima maneira de manter todos em sincronia adquirindo talvez cinco, seis, alguns canais que todos devem estar em sintonia. Em seguida, você pode ir para Diretrizes de Nome de Exibição e pode exigir que todos configurem seu nome completo. Se você tiver alguma outra nomenclatura, você pode incluir isso também, mostrar o nome completo como seus nomes para exibição. Você pode definir as horas Não Perturbe para sua empresa ou não, ou pode desativá-las. Você também pode ir para a página personalizada, e eu gostaria de adicionar alguns emojis personalizados também. Você pode carregar uma imagem com um determinado tamanho de arquivo. Outra grande ferramenta no Slack é status. Você pode definir os status padrão aqui, ou qualquer pessoa aqui pode definir um status também. Qualquer pessoa no Slack pode definir o status como ativo está ou ausente, ou pode até mesmo escrever uma pequena mensagem para o resto da equipe ver. Slack oferece muitas versões de seu aplicativo que você pode baixar para o seu telefone, computador, Microsoft, PC, Mac, qualquer coisa. Uma das melhores partes do Slack são suas integrações. Slack tem uma loja de aplicativos inteira, um aplicativo gratuito que você pode integrar com o Slack, para que você receba notificações em tempo real quando algo é concluído. Uma das integrações mais divertidas para o Slack é Giphy, que conecta e permite que qualquer pessoa importe GIFs divertidos diretamente em suas conversas diárias. A inclinação de um botão que você pode escrever /giphy, e você poderia dizer, OLÁ. Giphy vai nos dar algumas sugestões e podemos enviar isso para a equipe. Giphy é um ótimo aplicativo para se conectar a folga apenas por diversão. Também gosto de Barempetrics. Baremetrics, bem como Stripe podem me deixar ver minha receita chegando em tempo real diretamente no Slack sem eu ter que ir fazer login para essas outras plataformas. Eu também sou um fã do Mailchimp, que eu uso para meus boletins informativos. Sempre que alguém se inscreve ou vejo uma explosão sair, sei em tempo real que está acontecendo, bem no Slack. Nós também usamos muito Typeform em nosso produto e nossos leads de vendas. Isso é ótimo ver não só que alguém enviou uma resposta, mas também quais foram suas respostas, permitindo que um vendedor a pegue diretamente do Slack e execute com ela em seu trabalho diário. Finalmente, se algo está faltando na loja de aplicativos Slack, Zapier tem um aplicativo para Slack. O que isso significa é que você pode conectar Zapier ao Slack, e que qualquer um dos milhares de integrações que Zapier tem, você também pode colocar no Slack através deles. Então eu amo Slack por sua versatilidade, como é incrível apenas conectar tudo e ter tudo em um só lugar. Para nós com a Finta, eu tenho canais para nossos clientes quando eles se inscrevem, eu tenho um canal de feedback, e mesmo quando alguém envia feedback para a empresa, temos geral para mensagens, temos marketing para cada vez que alguém assina a nossa newsletter, e temos outros canais como notícias ou elemento proativo onde nós mesmos falamos sobre o que está acontecendo dentro da empresa. Temos redes sociais. Toda vez que alguém nos menciona no Twitter, automaticamente vai no Slack, e temos um canal de stand up. Todos os dias as pessoas postam o que estão trabalhando para o dia. Então, se você está configurando o Slack, essas são minhas mudanças favoritas para fazer logo fora do portão. Eventualmente, você vai descobrir que ter tudo em um só lugar vai manter todos atualizados e manter todos na equipe sabendo o que está acontecendo em tempo real de forma assíncrona. Então, já falamos sobre como configurar seu escritório virtual e se você escolheu o Slack, Microsoft Teams, o Google Suite ou outro. Agora vamos falar sobre algum outro software que eu acho que pode ser fundamental para ajudar sua organização remota a funcionar sem problemas. 10. Ferramentas essenciais: Agora que temos um escritório virtual configurado, vamos falar sobre algum outro software que será importante para você administrar sua empresa remota. Além do Slack ou do Microsoft Teams, ou qualquer plataforma que você escolheu para ser um escritório virtual, há alguns outros tipos de software que você precisará padronizar. A primeira é a comunicação. Então, você precisará escolher Zoom, Google Meet, GoToWebinar ou alguma outra plataforma, onde sua empresa levará e fornecerá todas as reuniões. Padronização sob ferramenta de comunicação, permite que todos na sua equipe internamente sejam capazes de se comunicar e se ver cara a cara, que pode percorrer um longo caminho na criação de uma forte cultura de trabalho remoto, e também importante, obviamente, para comunicações externas, sons, reuniões, etc. Uma funcionalidade principal do seu aplicativo de comunicação, seja qual for a escolha, deve ser que o compartilhamento de tela esteja habilitado. compartilhamento de tela vai muito longe e muitas vezes uma foto ou compartilhamento de um videoclipe ou mostrando o que alguém está vendo, pode salvar 1.000 palavras de um e-mail. Portanto, certifique-se de que seja o que você escolher, compartilhamento de tela é fácil e qualquer pessoa na equipe pode descobrir como fazê-lo. Conversamos um pouco mais cedo sobre o Google Drive, Notion ou Quip. Você precisará escolher uma plataforma de armazenamento em nuvem para garantir que tudo em sua empresa seja feito backup. Estou em um ótimo lugar para não só armazenar documentos de processo, mas todo o resto. A terceira peça de software que eu recomendo é algo para gerenciar o gerenciamento de projetos. Se você usa os lembretes Todoist, Asana, Apple ou Google Keep, algo para garantir que todos na sua equipe possam ter uma plataforma compartilhada, onde as tarefas podem ser marcadas e os recursos podem ser compartilhados. Eu pessoalmente gosto do Todoist, e se você quiser, você pode ir conferir minha outra aula, onde eu falei extensivamente sobre a melhor forma de usar Todoist, e como eu usá-lo em meu próprio trabalho. Vou colocar um link para isso abaixo. O quarto software que você vai querer pensar sobre este gerenciamento de senhas. Todos na sua organização provavelmente compartilharão contas, precisando fazer login em diferentes softwares, plataformas diferentes, e então você pode simplesmente criar uma Planilha do Google, e depois compartilhar isso, mas isso é facilmente filmado. Essas senhas podem ser facilmente vazadas. O que eu recomendo fazer em vez disso é usar uma plataforma como 1Pass ou LastPass, para dar a todos na sua empresa acesso a essas senhas sem que eles realmente vejam as senhas. Elas são ótimas para usar e compartilhar senhas dentro uma organização e algumas delas até têm planos gratuitos que você pode começar. Quinto, vamos falar sobre gerenciamento de código. Se você é uma empresa de software, você está indo para a sua equipe para colaborar no produto no código de escrita. O recurso go-to para isso é Git e GitHub. O GitHub permite que você veja alterações de revisão e controle de versão para todas as alterações que estão sendo feitas na base de código. Então, se este é você e você está construindo uma empresa de software, eu recomendo vivamente que você configure o GitHub. Finalmente, se você estiver executando uma organização remota, então ele pode ser complicado, é RH. Gerenciar funcionários e membros da equipe em diferentes linhas de estado e até mesmo diferentes fronteiras nacionais pode causar complicações, e assim usando uma plataforma como Justworks, ou Rippling, ou Gusto, ou Zenefits, essas plataformas pode tornar realmente fácil lidar com coisas como folha de pagamento, benefícios, integração, independentemente de onde os membros da equipe do empregador localizados e certificando-se de que você ainda cumpre, e permaneça dentro dos regulamentos legais da casa dessa pessoa. Então, adicionando essas ferramentas ao seu pacote de software principal do Slack of Microsoft Teams, você agora tem a base sólida para permitir que todos, todas as pessoas em sua organização executem esses processos e mantenham tudo em movimento sem problemas. Embora você tenha coberto as principais ferramentas de que cada organização precisa para executar uma equipe remota forte, há algumas coisas divertidas sobre as quais eu quero falar. Na próxima lição, estas serão ferramentas de software opcionais, mas eu gosto delas. Eu acho que eles podem adicionar um monte de valor à organização e nós vamos discutir e cobri-los a seguir. 11. Ferramentas de bônus!: A última lição, falamos sobre alguns dos softwares necessários para executar uma empresa remota bem-sucedida. Nesta lição, vamos falar sobre software que é divertido, mas também pode adicionar muito valor à sua organização se você optar por usá-lo. Vou guiar-te por alguns destes programas agora mesmo. Já falei um pouco sobre isso, mas um dos meus programas favoritos é Zapier. Gosto do Zapier porque é incrivelmente versátil. Qualquer programa que não fale com outro programa que você usa, você provavelmente pode se conectar com Zapier. É incrivelmente potente e permite automatizar fluxos de trabalho. É provavelmente a minha característica favorita secundária. Você não só pode conectar esses programas de software, mas também pode automatizar as etapas e interações entre eles. Isso poderia poupar incontáveis horas à sua empresa e às pessoas da sua equipe de realizar tarefas repetitivas que podem ser facilmente automatizadas. Meu próximo programa favorito é Skitch. Enquanto a maioria dos computadores, Macs e PCs vêm no botão de captura de tela padrão que você pode pressionar. Eu gosto do Skitch porque ele permite que você anote de forma rápida e fácil em cima da captura de tela, uma imagem vale mil palavras e às vezes apenas adicionando uma seta ou circulando uma caixa em uma página que você está olhando ou digitando uma anotação em no topo de uma captura de tela pode tornar muito rápido e fácil comunicar o que está acontecendo com o resto da sua equipe. Agora que você está tendo muitas reuniões sobre Zoom, eu gosto de instalar algo chamado Lontra. Com Otter.ai, você pode baixar isso gratuitamente e você pode conectá-lo à sua conta Zoom. O que Otter faz é gravar todas as suas reuniões e automaticamente escreve uma transcrição e notas para elas. Ele é sincronizado com sua conta do Zoom, vê suas reuniões que você disse ter gravado na Nuvem. Em seguida, cerca de alguns minutos após a reunião terminar, entrega-lhe uma transcrição e notas dessa reunião salvando as pessoas na reunião incontáveis tempo de ter que digitar, se distrair, entrar e sair da conversa e deixar todos estejam presentes e no momento em que a reunião está realmente acontecendo. Notion é uma nova empresa e o que eles construíram é essencialmente uma Wikipédia para empresas privadas. Você pode criar tudo realmente perfeito e muito fácil em páginas da Web privadas que podem ser facilmente compartilhadas entre sua equipe. Esse é um ótimo lugar para incluir esses documentos de processo, reunir toda a documentação e garantir que você tenha tudo em um só lugar para sua organização. Recentemente, me recomendaram uma empresa chamada Krisp. O Krisp é instalado no seu computador e filtra automaticamente tudo o que vem através do seu microfone em termos de ruído de fundo. Krisp é tão poderoso que até tive cães a ladrar retirados do fundo das minhas conversas. Ele pode percorrer um longo caminho para manter todos nos momentos durante uma reunião e remover distrações irritantes do fundo. Outra nova peça de software que permite ambientes de trabalho remotos é a Tandem. Tandem instala no seu computador e permite que você e todos no seu escritório entrem como você faria se estivesse no escritório perto do refrigerador de água. É muito poderoso e é algo que eu recomendo que as pessoas usem se você quiser adicionar um pequeno passo extra de como criar essa cultura remota e sentimento de personalidade como parte de um ambiente de trabalho remoto. No início deste ano eu tinha Taylor Jacobson no meu podcast Ambition Today. Sua empresa, Focusmate, está permitindo que as pessoas, independentemente de onde estejam trabalhando, tenham amigos de responsabilidade, pessoas que possam garantir por uma hora, por 45 minutos, que ambas alcancem os objetivos que se propuseram alcançar. Isso é como usar Toggl ou Forest, mas é pessoalmente. O que realmente acontece é que duas pessoas fazem uma chamada do Skype juntas. No início da chamada, eles dizem um ao outro o que eles querem realizar nos próximos 45 minutos. Eles então trabalham silenciosamente juntos e nos últimos 15 minutos, eles perguntam se eles atingiram seus objetivos, como eles poderiam fazer melhor. Este fomento da comunicação humana estar no momento com outra pessoa, realmente adiciona uma camada de responsabilidade que nós realmente não vimos outros lugares. Focusmate é incrível. Você pode conferir, você pode experimentá-lo gratuitamente e você pode começar a ter um amigo de responsabilidade ou outra pessoa com quem trabalhar se você não quiser apenas trabalhar sozinho em casa o tempo todo. Miro é um aplicativo de whiteboard que permite que qualquer pessoa de qualquer lugar entre em um quadro branco entre a equipe e compartilhe notas adesivas, recursos, basta postar o que quiser. vez, outra ótima maneira de criar essa sensação presencial de escritório, mas em um ambiente remoto. Finalmente, Donut. Donut é uma integração que você pode adicionar à sua equipe Slack. Uma vez por semana ou seja qual for a frequência que você definir, ele irá combinar as pessoas da sua equipe Slack e da sua empresa e fazer com que eles se apresentem marquem uma reunião juntos. Então é preciso a espontaneidade que costumava ter no escritório. Mistura-se no Slack e tem pessoas em sua equipe, talvez de vários departamentos, conhecer uns aos outros e começar a construir relacionamentos um a um. Agora você tem a base tecnológica completa para configurar um ambiente de trabalho remoto forte e incrível, pessoas, processos e ferramentas. 12. Conclusão de curso: Cobrimos tudo, desde descobrir quem são as pessoas certas para o seu ambiente de trabalho remoto, criar e iniciar os processos certos, bem como configurar a base e software necessário para executar um organização de trabalho remota forte. Quero que se lembre que dirigir uma equipe remota é um trabalho árduo, mas é completamente alcançável e ao seu alcance. É algo que, se você fizer agora, vai configurar sua organização para ser mais resiliente e forte indo para esta próxima geração de empresas. Independentemente de você estar realmente construindo uma equipe remota ou uma empresa presencial, essas ferramentas, etapas e processos também serão vantajosos para uma empresa presencial. Realmente garantindo a posição da empresa, adicionando resiliência e certificando-se de que ela é melhor configurada para o futuro. Se você quiser continuar aprendendo e continuar, há alguns recursos adicionais que eu gostaria de recomendar para você. Holloway é uma empresa que publicou um guia abrangente para construir, gerenciar e explorar as regras de ambientes de trabalho remotos. O livro é chamado de Guia para Trabalho Remoto, e eu recomendo vivamente verificar isso. Outro livro que eu recomendaria é Remote: Office Not Required by Jason Fried. Ele é o fundador da BaseCamp, que construiu uma empresa totalmente remota em todo o mundo com cerca de 50 funcionários em 32 cidades em todo o mundo. Finalmente, eu já disse isso um milhão de vezes, mas Zapier. A equipe Zapier é uma organização totalmente remota, e ao fazê-lo, eles publicaram um guia sobre a criação e o gerenciamento de equipes remotas. Vou ligar isso abaixo e você pode verificar isso também. São cerca de 15 capítulos mergulhando cada vez mais nessas regras, nesses processos e como otimizar suas ferramentas de processamento de pessoas. Se você está acompanhando e trabalhando em seu projeto de classe, agora é a hora de fazer o upload para o projeto na guia Recursos abaixo. Mal posso esperar para ver o que você fez e o que você inventou, e comentar e dar algum feedback. Eu adoraria se você contasse comigo pessoalmente como essa aula te ajudou. Você pode me enviar um SMS em (646) 907-6669, você pode visitar o meu site siskar.co, ou você pode me enviar uma mensagem em qualquer canal de mídia social @thesiskar. Se você quiser fazer meu outro curso, Produtividade Hoje: Como gerenciar sua atenção e foco na era digital, vou vincular isso abaixo. Muito obrigado por estar aqui. Espero que tenhas gostado desta aula e mal posso esperar para te ver da próxima vez.