Comunicação eficaz: cinco práticas recomendadas para equipes remotas

1. Introdução: Se você é como eu, você provavelmente já enfrentou algum tipo de esgotamento de apenas estar em reuniões Zoom o dia todo ou ter muitas notificações Slack. A realidade é que comunicar em uma equipe remota, não precisa ser assim. Há uma maneira de se comunicar remotamente que se sente calmo, recolhido, e não frenético e em todo o lugar. Na aula de hoje, vou te mostrar exatamente como. Oi, eu sou Claire Lew, e eu sou o CEO da Know Your Team, software que lhe dá as ferramentas, treinamento e recursos para ajudá-lo a se tornar um gerente melhor. A parte mais difícil de se comunicar bem em uma equipe remota é simplesmente deixar de lado muitas de nossas suposições sobre a maneira que achamos que precisamos nos comunicar. Nesta aula, abordarei as cinco práticas recomendadas mais essenciais para se comunicar bem em uma equipe remota, tudo, desde a melhor forma de executar suas reuniões de equipe remota até os melhores canais de comunicação até escrever de forma assíncrona. Se você é um CEO de uma empresa remota remota ou híbrida ou um colaborador individual ou um gerente de uma empresa remota, então essa classe será tão relevante para você. Você se afastará dessa classe para descobrir qual é o melhor processo para se comunicar de forma eficaz em sua equipe remota. Estou entusiasmado com você para assistir a esta aula hoje, porque a comunicação em uma equipe remota pode se sentir simplificada e permitir que você seja capaz de realizar seu melhor trabalho. Eu adoraria que você se juntasse a mim na seção de discussão e fizesse qualquer pergunta que tenha. Estou tão animada por você se juntar a nós hoje, e vamos mergulhar. 2. Padrão para escrever de forma assíncrona: O locatário central de se comunicar bem em uma equipe remota realmente começa com o padrão para escrever de forma assíncrona. O que eu quero dizer com isso é, em vez de apenas enviar uma mensagem e esperar uma resposta dentro desse segundo, é realmente escrever em forma longa e então saber que a resposta realmente pode levar algumas horas, talvez seja no dia seguinte ou talvez seja dois dias a partir desse ponto. As vantagens de fazer isso são realmente muitas. Primeiro e acima de tudo, você permite que sua equipe realmente faça a triagem. Eles podem descobrir, oh, isso é o mais importante e, em seguida, este é o segundo mais importante, e ter essa prioridade realmente os ajuda a não se sentir tão sobrecarregado. A segunda vantagem é o fato de que você é capaz de economizar algum tempo para sua equipe e dar-lhes algum tempo para realmente pensar sobre problemas e descobrir, bem, qual será a melhor abordagem para uma determinada situação? Então a terceira vantagem é que você vai ser capaz compartilhar as informações que você está tentando comunicar muito mais facilmente. Tenha em mente que você está essencialmente criando artefatos escritos em torno de reuniões, decisões, ideias que não existiam antes, e escrever de forma assíncrona permite isso. Agora, se você é novo a escrever de forma assíncrona em sua equipe remota, não tenha medo. Você pode começar totalmente pequeno. Na verdade, é a melhor maneira de abordar isso. Então isso significa que você pode literalmente pegar uma única pergunta ou perguntar à sua equipe, hey, para quaisquer perguntas em geral que eles possam perguntar em vez de apenas fazer um ping sobre o Slack e esperar uma resposta imediata, mas colocá-lo em um projeto software de colaboração. Então isso pode ser talvez um Basecamp, talvez seja Asana, e a expectativa é que alguém não tenha que responder até talvez no dia seguinte. Esse é um exemplo. Um segundo exemplo seria dizer em torno de uma reunião, uma reunião inicial para um projeto, em vez de ter realmente essa reunião ocorrendo, o que você poderia fazer é, você poderia ter um memorando de forma longa que você iria escrever e realmente delinear, quais são os objetivos? Quais são as idéias que você quer que as pessoas venham para a mesa com? Talvez você seja capaz de eliminar essa reunião completamente, ou isso encurta a reunião inicial. De qualquer forma, você pode ver como escrever de forma assíncrona apenas economiza esse tempo e permite que as pessoas realmente tenham tempo para pensar sobre a reunião inicial em vez de apenas aparecer e esperar que a informação de alguma forma seja absorvida. Outro exemplo seria em torno de comunicar uma decisão. Muitas vezes, fazemos isso na forma de reuniões, mas realmente não precisa ser assim em uma equipe remota, e você pode realmente agilizar muita comunicação se você mover isso para escrita assíncrona. Em vez de apenas ter aquela reunião onde você anuncia essa decisão, você poderia realmente tomar o tempo e escrever algo que realmente detalhe as razões por trás dessa reunião e compartilhe sua visão como essa decisão poderia ser útil. Esses são alguns exemplos de como você pode começar de forma tangível, pegar diferentes partes de comunicação em sua organização e descobrir uma maneira de realmente transferir isso para escrita assíncrona. Agora, lembre-se de que, à medida que você está trabalhando lentamente para escrever de forma assíncrona cada vez mais em sua equipe, você não precisa fazer tudo de uma vez. Que gradualmente ao longo do tempo você pode tentar mover apenas um canal de comunicação, em seguida, o próximo a escrever de forma assíncrona, e não tem que ser este único golpe de tentar lidar com tudo isso. O mais importante é que você está apenas tentando escrever cada vez mais de forma assíncrona em sua equipe remota. Em seguida, eu vou falar sobre, bem, o que você deve fazer se escrever de forma assíncrona realmente não se encaixa no contexto dado? Seja uma decisão que precisa ser tomada ou uma ideia certa que precisa ser discutida, é quando, bem, executar uma reunião remota é fundamental, e a próxima lição é tudo sobre isso. 3. Como executar uma reunião remota: Quando se trata de executar reuniões remotas, normalmente há seis tipos diferentes de reuniões que realizamos mais comumente em nossas equipes remotas. Há reuniões de resolução de problemas, reuniões tomada de decisão, reuniões de inovação. Estas são apenas algumas das reuniões. Agora, dessas reuniões, há de fato, algumas delas que parecem, sabe o que mais? Estes são muito difíceis de substituir por qualquer outro meio. Estas tendem a ser reuniões de resolução de problemas, reuniões de formação de equipas e reuniões de inovação. No entanto, para atualizações de status, para compartilhamento de informações, para tomada de decisões, essas são realmente reuniões que você pode mover para escrever de forma assíncrona. As reuniões de atualização de status em particular são uma ferramenta realmente poderosa, na verdade, quando você movê-lo para algum sistema de escrita assíncrona. Por exemplo, em sua equipe, todas as semanas ou todos os dias, você poderia fazer a pergunta, que você está trabalhando? Ou no que você trabalhou ontem e no que você vai trabalhar hoje? Ou qual é a sua prioridade número um? Então você pode ter todas essas respostas compartilhadas com todos regularmente na equipe. Existem sistemas que automatizam isso para você, como Know Your Team, mas você também pode fazer isso manualmente por e-mail. O que você vai notar é que você realmente não precisa ter a reunião de atualização de status em si, e que essa forma de escrita assíncrona realmente substitui a reunião. Esse é um exemplo de como algumas dessas reuniões você não precisa ter. Mas para essas outras reuniões, como eu mencionei, essas três em particular em torno de resolução de problemas, construção de equipes e inovação, essas são algumas das reuniões em que é realmente bom poder falar sobre essas questões ao vivo. Como, então, exatamente, você executa uma reunião de equipe remota bem? Especialmente quando todos nós estamos tão sobrecarregados e cansados por reuniões remotas a maior parte do tempo. Bem, há algumas táticas que são realmente úteis. Primeiro e acima de tudo, você vai querer começar com algum quebra-gelo. Em uma reunião de brainstorming em particular, isso pode ser extremamente útil para fazer com que as ideias fluam e as pessoas se abram. Houve um estudo, porém, feito recentemente que mostrou que quando um quebra-gelo foi perguntado no início da reunião, 26 por cento mais interessantes idéias criativas foram geradas. Se você tem uma pergunta divertida para começar as coisas, especialmente pense sobre isso em uma reunião de construção de equipe, você só pode imaginar o quanto as pessoas mais enérgicas e engajadas vão ser. Outra tática em torno de executar bem uma reunião remota é dar algum pré-trabalho antes do tempo para ajudar os membros da equipe a se sentirem preparados para entrar nessa reunião remota e tornar essa reunião remota muito mais eficiente. Claro, sim, você pode definir uma agenda e defini-la antes do tempo, mas e se você também deu um modelo onde você fornece diferentes pontos e contornos de peças que você queria que as pessoas pensassem antes de ir para a reunião real para falar sobre a decisão, ou você faz perguntas sobre as quais quer que as pessoas pensem e considerem antes de chegarem à reunião remota? Ser capaz de ajudar a apoiar sua equipe para estar mais preparada antes da reunião ajuda você e sua equipe a tirar o máximo proveito da reunião em si. Definitivamente tente dar algum pré-trabalho. Uma terceira tática é ter certeza de que você está realmente consciente de sua própria linguagem corporal. Muitas de nossas expressões faciais e dicas corporais realmente emitem comunicação e enviam alguma mensagem para o resto da nossa equipe, e se estamos em uma videoconferência remota isso vai falar muito. Na verdade, houve dois estudos famosos que foram feitos em 1967 que mostraram como 55 por cento de qualquer comunicação que recebemos como humanos é, na verdade, a nossa linguagem corporal. Quanto mais conscientes somos, estamos olhando para a tela da câmera no computador? Estamos sorrindo ou parecendo realmente focados ou distraídos quando falamos com nossos colegas? Isso vai realmente determinar o quão envolvente essa reunião remota será para a sua equipe. Então, por fim, considere gravar suas reuniões, e por isso dá aos membros da equipe a opção de não ter que participar de todas as reuniões aqui e ali. Muitos de nós se sentem completamente sobrecarregados por ter tantas reuniões remotas. Você pode realmente diminuir esse fardo dando aos membros da sua equipe uma opção para talvez assistir a reunião mais tarde ou ser capaz de avançar rapidamente para diferentes partes que são mais relevantes para eles, em vez de encher completamente seu calendário muitas reuniões de volta para trás. Agora, estas são apenas algumas práticas recomendadas para executar bem reuniões remotas. Mas lembre-se de que o mais importante é que você está encontrando maneiras diferentes de torná-los um pouco mais eficientes, tirar o fardo e a pressão de seus companheiros de equipe um pouco, e talvez nem mesmo segurá-los para começar. A seguir, vou falar sobre a comunicação que acontece entre a escrita assíncrona e as reuniões remotas. O dia-a-dia faz perguntas e informações que precisam ser compartilhadas. Como você realmente escolhe o canal de comunicação certo? Isso é tudo na próxima lição. 4. Escolha o meio certo: Nesta lição, vou falar sobre como escolher o canal de comunicação certo para se comunicar em sua equipe remota. Porque vamos encarar. Às vezes estaremos nos comunicando com nossa equipe e isso não vai cair no balde de uma reunião formal, nem vai realmente se encaixar em alguma escrita formal. O que faremos então? É quando empregamos uma técnica que chamo de correspondência da mensagem com o canal. O que significa essencialmente que você só quer ficar super claro sobre quais canais de comunicação estão sendo usados para as mensagens que você está tentando comunicar. Uma dessas perguntas, por exemplo, que você pode fazer à sua equipe é, quão urgente é a mensagem, e se é super urgente, em que canal deve estar indo? Ou que tal, qual deve ser a cadência e frequência esperadas que alguém está verificando em um canal específico? Responder a perguntas como essas pode realmente ajudar sua equipe a entender : “Oh, eu deveria estar prestando atenção a isso a cada 15 minutos e me manter super atualizado? Ou, na verdade, tudo bem se eu olhar para isso mais tarde?” Quando você é realmente claro sobre essas expectativas e combinar a mensagem com o canal, isso ajuda sua equipe a não sentir que precisa estar em todos os lugares o tempo todo, mas realmente apenas sobre as coisas mais importantes nos momentos em que você realmente Preciso deles. Quando se trata de escolher canais de comunicação para sua equipe remota, muitas vezes pode parecer muito, é por isso que ter algum tipo de documento como trabalhamos é completamente crucial. Muitas equipes remotas e empresas que trabalham remotamente há 10 anos ou mais farão essa prática recomendada. O que é essencialmente, eles têm um documento que descreve, hey, aqui está o que fusos horários em que todos estão trabalhando e qual é o fuso horário esperado para estar presente online. Ou aqui está qual mensagem exata vai entrar em qual canal. Assim você não terá que se lembrar disso do topo da sua cabeça, mas tem um livro de jogadas para fora. Agora você pode estar pensando: “Para minha pequena equipe, Claire, eu não sei se ter nosso documento completo como trabalhamos é realmente necessário.” O que eu entendo completamente. Nesse caso, ter apenas uma folha de truques de comunicação rápida que diz: “O que você deve fazer se você for fazer tarefas para o dia”, ou “quais são as horas de trabalho esperadas durante um dia”. Apenas pequenas dicas para ajudar sua equipe a saber qual é o canal certo de comunicação para escolher? Quais são as expectativas em relação à comunicação? Pode ser tão útil. A coisa mais crítica a ter em mente ao pensar sobre qual é o canal certo de comunicação para sua equipe está apenas tentando deixar as coisas claras. As coisas que normalmente não são ditas e não ditas em um ambiente de trabalho não remoto, você tem que deixar bem claro em um ambiente remoto e que inclui os canais que você está usando em torno da comunicação. Em seguida, eu vou falar sobre como você pode realmente esculpir blocos de tempo ininterruptos para usar isso sua vantagem em se comunicar bem em uma equipe remota. 5. Reserva de blocos de tempo ininterruptos: Nesta lição, vou falar sobre como esculpir blocos de tempo ininterruptos é tão essencial para ajudar sua equipe a se comunicar bem. Afinal, como você faz o trabalho se você não tem tempo para fazê-lo? Agora, muitas vezes confundimos a comunicação com o trabalho feito, mas todos sabemos que, se estivermos sentados em reuniões o dia todo, então não temos tempo para fazer esse trabalho de verdade. Se você é um colaborador individual ou um gerente, todos nós precisamos desse tempo. Muitos dos melhores líderes remotos realmente reconhecem isso. Uma das minhas citações favoritas e testamentos para isso é de Know Know Your Team cliente, um dos fundadores de uma empresa chamada Litmus, que falou sobre como realmente grande trabalho feito só é possível quando você é capaz de criar silêncio, e isso é mais importante do que qualquer tipo de espaço de escritório ou benefício que você vai ser capaz de dar a alguém. Descobrimos isso tão verdadeiro em observar, trabalhar com e ser uma organização remota. Como você esculpir exatamente esses blocos ininterruptos de tempo quando estamos tão pouco tempo, para começar? Bem, primeiro e acima de tudo, você pode de fato tornar as reuniões ilegais, por assim dizer, em um dia por semana na sua empresa. Por exemplo, existem empresas remotas que terão Segundas Sem Reunião ou Quartas-feiras Sem Reunião para essencialmente criar uma função forçante para realmente proteger esse tempo, bloqueá-lo e permitir que sua equipe realize um trabalho real. Uma segunda tática é aquela que é realmente empregada por uma empresa remota chamada GitLab que tem sido remota há pelo menos uma década. Ele tem mais de 700 funcionários, e em seu manifesto remoto, eles incentivam os membros da equipe a perguntarem : “Isso pode esperar?” Pode esperar? Você pode realmente não interromper um dos membros da sua equipe e deixar algo breve por um pouco para proteger esse tempo de silêncio e dar esse tempo para fazer esse trabalho? É uma questão que você mesmo, como líder remoto ou como colaborador individual, pode pensar por si mesmo e pelos seus colegas. Pode esperar? Por último, uma terceira tática em torno de esculpir esse bloco de tempo ininterrupto é em torno do horário padrão definido para reuniões. Muitas vezes, nossas reuniões, como sabemos, elas se arrastam por um tempo demais ou você tenta realmente expandir a quantidade de informações para preencher o tempo. Para parar com isso, você pode agendar suas reuniões por um padrão de 30 minutos em vez de uma hora, ou talvez até 15 minutos. De qualquer forma, você realmente quer tentar conservar a quantidade de tempo que é gasto em reuniões e comunicação e mais em torno de dar a sua equipe tempo para fazer o trabalho importante. De toda minha experiência trabalhando com gerentes remotos e funcionários ao longo dos anos, notei como essa prática de esculpir blocos de tempo ininterruptos é, na verdade, uma das mais difíceis de implementar. Então eu encorajo você, se isso também se sentir um pouco difícil ou talvez até impossível em sua equipe para começar pequeno, escolher que um dia talvez não ter reuniões ou talvez seja apenas uma única manhã. Eu acho que você vai ficar agradavelmente surpreendido mesmo essa pequena ação de esculpir até mesmo um pouco de tempo, quão útil isso será para você e sua equipe para obter esse trabalho real feito. Em seguida, vou falar sobre a parte mais negligenciada da comunicação em uma equipe remota, e isso tem a ver com empatia. 6. Enfatize a empatia: Nesta lição, eu vou falar sobre uma área de comunicação em uma equipe remota que muitas vezes simplesmente não pensamos completamente, eu incluído, e isso é sobre a empatia. É tão difícil quando você está trabalhando remotamente, quando você não tem expressões faciais para sair ou você não ouve tom de voz de alguém para ser capaz de interpretar algo que você realmente interpreta mal. Eu vou falar sobre táticas específicas para evitar esses sinais perdidos, ou realmente ter certeza de que estamos liderando de um lugar de empatia quando nos comunicamos em uma equipe remota. Especificamente, uma das coisas a pensar é o fato de que em um estudo que fizemos recentemente aqui na Know Your Team em 2019, descobrimos que cerca de 15% dos gerentes e funcionários disseram que a comunicação sem aqueles presenciais dicas é a parte mais difícil de se comunicar em uma equipe remota. Uma tática para enfatizar a empatia ao se comunicar com sua equipe remota é realmente cultivar tantas oportunidades quanto possível para você e sua equipe receberem essas dicas pessoalmente. Naturalmente, quando você está pessoalmente, é claro, é fácil fazer isso em reuniões quando você vê pessoas no corredor, mas quando você está trabalhando remotamente, isso realmente não acontece. Por causa disso, é definitivamente uma consideração para padrão de videochamadas com a maior freqüência possível quando você tem a reunião. Uma segunda tática em torno de realmente infundir e enfatizar a empatia na comunicação remota é o fato de que podemos dar mais graça e generosidade ao trabalhar e comunicar remotamente. É tão fácil assumir o pior quando estamos nos comunicando remotamente, que a mensagem rápida de alguém para você foi um pouco dura, ou que alguém tem más intenções, e realmente, o que estamos fazendo é ler entre as linhas. Então, em vez de fazer isso, podemos, em vez disso, assumir uma intenção positiva do outro lado. Podemos ter em mente que talvez haja circunstâncias externas. Eles têm coisas acontecendo em casa, coisas com as crianças, coisas que estão fora do nosso controle que nós não sabemos sobre que não estão sendo comunicadas. Também podemos ter em mente que talvez estejamos interpretar mal a forma como algo nos está a passar. Isso foi realmente destacado para mim, na verdade, em uma entrevista que eu fiz em nosso podcast chamado The Heartbeat com Wade Foster, que é o CEO da Zapier. Eles são uma empresa remota com 200 funcionários, e ele me disse como para ele como CEO, é algo que ele tem que se lembrar constantemente de que quando ele escreve suas mensagens no Slack, em e-mails, ele muitas vezes volta e verifica duas vezes com a equipe para perguntar: “Ei, isso saiu errado ou posso apenas esclarecer de onde estou vindo?” Porque quando somos sarcástico ou talvez quando dizemos algo em um certo tom, esse tom nem sempre se transfere. É mais uma vez tão importante, se estamos compartilhando mensagens, recebendo mensagens, apenas para manter essa idéia de empatia em mente. Embora seja fácil ignorar, saiba que realmente investir em empatia em sua comunicação vai ser um longo caminho. Vai tornar a sua comunicação na sua equipa remota muito mais suave. Certifique-se de experimentar algumas dessas táticas e, se você estiver procurando por mais dicas, você pode definitivamente olhar para a nossa classe sobre como gerenciar equipes remotas também. 7. Considerações finais: A partir da aula de hoje, espero que vocês se sintam muito mais encorajados a se comunicar bem em uma equipe remota e saibam que a maneira como você está se comunicando atualmente não precisa ser dessa maneira. Que há uma maneira de se comunicar em uma equipe remota que parece fácil e não esgotante. Sinta-se inspirado para jogar fora qualquer coisa que eu falei hoje que não tenha ressoado com você, mas também para tentar investir em algumas dessas práticas e técnicas de comunicação bem em sua própria equipe remota. Estou especialmente animado para ouvir como está tudo indo para você. Por favor, não se esqueça de me fazer quaisquer perguntas na seção de discussão aqui no Skillshare, e acima de tudo, muito obrigado pelo seu tempo hoje, gastá-lo comigo e estou ansioso para ouvir como você continua comunicar bem em sua própria equipe remota.