Transcrições
1. Introdução: Sou Alexandra Samuel, escritora de tecnologia, pesquisadora e consultora. Sou o autor de “Trabalho mais inteligente com mídias sociais “da Harvard Business Review Press. Quando falo com as pessoas sobre suas vidas online, praticamente todos me perguntam sobre e-mail. Todos nós temos algum tipo de problema de e-mail, se é uma questão de tempo que sentimos que temos que gastar em e-mail, o fato de que nunca conseguimos ver a parte inferior da nossa caixa de entrada. O que vamos abordar neste curso é realmente um sistema que vai cuidar de muitos tipos diferentes de problemas de e-mail e tornar possível não só lidar com seu e-mail de
forma mais eficiente e sentir que você está no topo do que você precisa estar acima de, mas o mais importante, colocar o e-mail de volta em seu lugar, que o e-mail não esteja assumindo ou empurrando para fora o trabalho que é mais importante, e para que você não se encontre respondendo e-mails às 23h da noite quando você quer ter algum tempo para si mesmo. Se você já sentiu que o e-mail está fora de controle, se você sentiu que você não está fazendo um trabalho bom o suficiente para ficar em cima de seu e-mail, se você acha que pode fazer seu e-mail funcionar melhor para você, ou se você acha que o e-mail é eliminando a sua vida pessoal ou o seu passado profissional que são cruciais para o seu sucesso, então este curso vai ajudá-lo a obter e-mail de volta em seu lugar. Então, prepare-se para arregaçar as mangas, abrir a caixa de entrada e descobrir a beleza e a liberdade de ter e-mails que não o deixam louco.
2. Abordagem e termos fundamentais: E-mails tornam-se realmente esmagadores porque é essa combinação estranha de novo e antigo. O que é antigo sobre o e-mail é a idéia de e-mail. As pessoas têm enviado cartas por centenas e centenas de anos, e temos muitas idéias sobre o que é educado quando você recebe uma carta. Mas o e-mail é diferente de uma carta, na medida em que não custa nada para enviar e leva ainda menos esforço. Então, ao contrário do correio tradicional, onde apenas o esforço puro de colocar caneta no papel tipo de restringir o volume. Vivemos agora em um mundo onde tanto e-mail é enviado diariamente. É o método padrão de comunicação, mas ainda somos os mesmos seres humanos que
sempre fomos e simplesmente não conseguimos
acompanhar o volume de correspondência que agora se tornou rotina. No mundo da produtividade do e-mail, há um tipo de culto em torno da ideia da caixa de entrada zero, que é a idéia de que seu objetivo para e-mail deve ser deixar sua caixa de entrada completamente vazia todos os dias. Depois de deixar de lado o sonho da caixa de entrada zero, você pode iniciar seu sistema de e-mail a partir de uma pergunta diferente, que é esta. Quanto tempo eu quero dedicar ao e-mail todos os dias? Quando você olha para o escopo completo de suas prioridades profissionais, os diferentes tipos de trabalho que você faz, e também a quantidade de tempo que você quer gastar no trabalho versus a vida, quanto disso pode ser gasto dentro de sua caixa de entrada? O que vamos falar é, a
partir desse número, partir desse número, qual é o sistema que vai permitir que você mantenha o e-mail dentro, qualquer tamanho de contêiner que você decidir dar a ele? Há algumas coisas que você precisa saber sobre e-mail apenas para ser capaz de entender os termos nesta classe. A primeira é que há uma diferença entre seu cliente de e-mail e seu serviço de e-mail ou provedor de e-mail. Então, seu cliente de e-mail é o programa ou aplicativo que você usa para lidar com e-mail. Portanto, se estiver no seu computador, você pode usar algo como o Outlook ou você pode estar olhando para o Gmail em seu navegador da Web. Um serviço de e-mail, por outro lado, é a nuvem mágica
na Internet que contém todo o seu e-mail e certifique-se de que ele chega até você. Então, o Gmail não é apenas um cliente, é na verdade um provedor de e-mail, Hotmail é um provedor de e-mail. Então, entender a diferença entre um cliente de e-mail e um serviço de e-mail ou provedor de e-mail é muito importante porque só porque você usa um determinado provedor de e-mail não
significa que você está limitado a uma maneira de interagir com seu e-mail. A outra coisa que você precisa entender é a diferença entre dois protocolos diferentes para lidar com e-mails chamados POP e IMAP, e estes são realmente apenas termos que descrevem como o e-mail é enviado da nuvem mágica para o seu telefone ou computador. Em uma conta POP, o dispositivo que você está usando basicamente vai para a nuvem, puxa seu e-mail e o traz para baixo. Então, agora, ele só vive no seu dispositivo. Em uma configuração IMAP, por outro lado, a nuvem e seu telefone ou a nuvem e seu computador ficam sincronizados. Então, se você excluir algo do seu telefone, ele o exclui da nuvem e o exclui do seu computador. Vai ser muito importante fazer com que o sistema funcione para você que você tenha seu e-mail configurado como IMAP em vez de POP porque, enquanto você estiver usando email POP, você vai acabar com e-mail que está fora de sincronia entre seus dispositivos . Agora, chegamos à parte do sistema de e-mail que muitas pessoas acham difícil. Aqui está. Você não precisa responder a todos os e-mails. Vou lhe dar um momento para
aceitar esse conceito porque parece chocante. Sentimos que cada e-mail é uma obrigação; cada e-mail precisa de uma resposta. Bem, isso é como dar a alguém controle do seu calendário e dizer a eles para reservar o que eles quiserem. Você não pode organizar seu próprio trabalho e você não pode priorizar suas próprias tarefas se você tratar cada e-mail recebido como uma obrigação, se você sentir que você tem que responder a tudo o que atinge sua caixa de entrada. A realidade é que a maioria de nós não. Mesmo se você tem em sua cabeça essa idéia de que você deve estar respondendo todos os e-mails, tudo muito bom que há algumas coisas que persistem em sua caixa de entrada. Tomamos decisões o tempo todo sobre quais e-mails não receberão uma resposta. Mas nós os fazemos inconscientemente e acidentalmente quando devemos torná-los explícitos e princípios baseados em nossas prioridades reais o que importa para nosso trabalho e o que importa para nossas vidas. Então, se você pode deixar de lado essa fantasia que você vai responder a cada mensagem, você vai ser capaz de assumir o controle do seu tempo e assumir o controle de seu e-mail.
3. Ser proativo: Nesta lição, vou falar sobre algumas coisas que você pode fazer agora para mudar
imediatamente sua experiência de e-mail e torná-lo menos insano. Nesta classe, você vai configurar suas próprias regras de e-mail e filtros para
que seu e-mail realmente funcione da maneira que você deseja que ele funcione. Mas, se você ainda não está pronto para mergulhar, há um monte de serviços que irão realmente configurar filtros de e-mail ou regras de e-mail para você e fazer um bom trabalho diminuindo a confusão em sua caixa de entrada. Muitas pessoas adoram o SaneBox, que configura filtros para você. Outra grande ferramenta é OtherInbox. OtherInbox é uma espécie de diretório de ferramentas de e-mail, mas eles têm sua própria ferramenta organizadora, que irá para o seu e-mail e começar a organizar e-mail com base em recibos de envio indo em um lugar, avisos
financeiros indo em outro, notificações de mídia social indo para outro lugar. Outra maneira de reduzir drasticamente o volume de e-mails é simplificar o agendamento e o calendário. Quero dizer tanto e-mail e sejamos honestos, é como se a pior parte do e-mail fosse que infinito, tal 14h, terça-feira? Não posso fazer às 14h, terça. Que tal quarta-feira? Não posso fazer quarta-feira. Acha que podemos fazer na próxima semana? Sério, quantos desses e-mails precisamos ler diariamente? Às vezes parece metade da minha caixa de entrada. Mas existem algumas ferramentas que podem torná-lo mais fácil. Muitas pessoas já podem estar familiarizadas com o Doodle. Doodle é a resposta secreta para organizar qualquer reunião de cores com várias pessoas. Se você está tentando coordenar mais de duas pessoas, definitivamente use Doodle. Outra ferramenta, é claro, que pode realmente ajudar é se você estiver em uma organização que tem um calendário compartilhado. Você pode simplesmente reservar-se diretamente nos calendários de
outras pessoas ou deixá-los reservar diretamente no seu. Mesmo quando você está coordenando com pessoas fora de sua organização, você pode obter alguns dos benefícios desse livro DIY você mesmo no meu sistema de calendário. Há serviços como você pode me reservar e calendariamente que permitem
configurar compromissos slots quando outras pessoas podem reservar-se em seu calendário. Até agora, eu tenho falado muito sobre todas as coisas que você pode fazer para se
defender contra todos os terríveis e-mails recebidos no universo, mas, eu tenho algumas notícias para você, estamos todos criando esse problema juntos. Se você quiser ter uma experiência melhor com e-mails recebidos, você tem que pensar sobre como você lida com e-mails enviados. Seja a correspondência de e-mail que você deseja ver no mundo. E há algumas coisas para pensar a esse respeito. O primeiro, muito simples também super difícil, enviar menos e-mail. Quero dizer, é tão tentador enviar aquela mensagem rápida, “Ei, eu acabei de ver essa coisa e eu pensei que você gostaria”, ou “pensando em você” ou mesmo que, obrigado no final do tópico de e-mail, quero dizer, ele só começa a ser muito muito. Então, quando você está apenas enviando um e-mail mesmo que seja apenas por uma semana, defina a prática de pensar antes de enviar cada mensagem esta semana, esta
é a mesma mensagem que eu gostaria de receber? E, claro, quanto menos e-mails você enviar, menos e-mails voltarão. Cada e-mail que você envia para o mundo é uma resposta de e-mail em potencial. Então, se você quiser obter menos, mande menos. O outro hábito chave para praticar como correspondente de
e-mail é enviar e-mails que chegam ao ponto o mais rápido possível. Não vou advogar o envio de e-mails mais curtos. Há um culto inteiro de pessoas que dizem que nenhum e-mail deve ser maior do que três frases, e se você falar com alguém que receber e-mails de mim, você vai ouvir que eu não sigo essa regra. Eu era lendário no meu trabalho anterior por meus longos e-mails loucos. Mas eu mudei uma coisa, que é a ordem em que escrevi meus e-mails. Muitas vezes escrevo e-mails longos onde dou às pessoas um monte de contatos que elas possam realmente responder e ter tudo o que precisam, a fim de voltar para mim, porque é claro, essa é realmente uma maneira de você encurtar suas correspondências de e-mail dando às pessoas todos os contactos de que necessitam para responder. Mas o problema com isso é que muitas pessoas ficam sobrecarregadas por dois ou três parágrafos. Então, o que eu aprendi a fazer é pegar o item de ação, o pedido e colocar isso na primeira frase do meu e-mail. Então, digamos que estou trabalhando em um grande relatório para um cliente e
percebi que precisamos fazer um monte de coleta de dados adicionais, a
fim de entregar o relatório e que a coleta de dados vai envolver um pouco de despesa extra. tempo era que eu teria enviado um e-mail para meu chefe ou meu cliente dizendo: “Aqui é onde estamos, aqui está o que ainda precisamos saber, e aqui estão todos esses dados adicionais que precisamos e quanto
vai custar para obtê-lo e Poderia, por favor, aprovar esse orçamento?” Bem, tudo bem, exceto que são três parágrafos antes de chegar ao orçamento, por favor, aprove o orçamento adicional. Agora, o que eu faço é começar o e-mail com, “Querida Sarah, estou escrevendo para pedir X dólares adicionais em nosso orçamento, aqui está o porquê.” E depois vou expor o caso. Mas eu começo com o item de ação, com a coisa que eu preciso que ela diga sim ou não para direita na parte superior do e-mail para que ela saiba por que eu estou escrevendo e qual será o processo de pensamento
dela enquanto ela lê o resto da minha mensagem. Agora, você conhece alguns truques que podem tornar sua vida de e-mail mais fácil hoje. Na próxima lição, veremos como você pode configurar um sistema que
tornará sua vida de e-mail mais fácil e melhor nos próximos anos.
4. Definir seu sistema de pastas: Não há melhor maneira de garantir que você será sobrecarregado por seu e-mail, do que deixar tudo cair em sua caixa de entrada. Ter todo o seu e-mail em um só lugar, significa que quando você olha para e-mail você está olhando para uma bagunça indiferenciada. As pastas permitem que você pegue essa bagunça e organize-a. No Gmail, em vez de pastas, você tem rótulos. Mas basicamente é a mesma coisa, exceto que a vantagem dos rótulos é que um e-mail pode realmente viver em várias casas. Quando você pensa em pastas, é útil pensar em dois tipos realmente diferentes de pastas ou rótulos. Um deles é um conjunto de rótulos que organizam seu e-mail à medida que ele entra. Para que você possa olhar para diferentes e-mails em diferentes contextos ou em diferentes momentos em seu dia ou semana. O outro tipo de rótulo, existe realmente apenas para manter seus e-mails organizados para referência futura. Assim, por exemplo, uma pasta ou um rótulo onde você guarda todos os seus recibos para que quando se trata de tempo fiscal você possa ver tudo em um só lugar. Ao configurar o que eu penso como caixas de entrada alternativas, seja, pastas ou rótulos que correspondem a diferentes níveis de prioridade, ou momentos diferentes do seu dia. Você permite que sua caixa de entrada se torne o local onde você vê apenas as mensagens mais importantes e urgentes. Na próxima lição eu vou falar com você sobre como você pode configurar todas as regras ou filtros que transmitem seu e-mail para a caixa de entrada ou pasta onde você deseja vê-lo. Mas, por enquanto, vamos nos concentrar em realmente configurar a estrutura de pastas, por isso quero dizer a estrutura de rótulos que você vai usar para organizar tanto seu e-mail de entrada quanto seu e-mail de referência. O que estamos vendo aqui é, uma configuração de e-mail intocada. Não há pastas, não há regras em vigor. Então, eu vou mostrar a vocês como eu iria organizar as pastas enquanto o Gmail as chama de rótulos, que me permitirá separar e-mails em categorias diferentes. Agora, eu começo acessando minhas configurações do Gmail e você verá aqui que há uma categoria para rótulos. Agora, o primeiro conjunto de rótulos que eu vou criar, e novamente os rótulos são exatamente os mesmos que pastas, são o que eu chamo de minhas caixas de entrada alternativas. Eu sabia que queria um para e-mails que acabassem o dia. E acho que também é muito útil ter um rótulo para CCs. Coisas que foram copiadas para mim. Gostaria de ter um para agendar solicitações ou solicitações de calendário. E como eu uso principalmente e-mail para trabalho, mas eu recebo algumas mensagens pessoais também, eu gosto de colocar minhas mensagens pessoais em um lugar separado onde eu possa olhar para elas depois do expediente. Então, essas são as minhas caixas de entrada alternativas. Agora, o próximo conjunto de pastas que vou criar são as pastas de referência. Estas são as coisas que eu não quero olhar o tempo todo. E eu vou criar uma pasta de nível superior chamada referência e outra chamada boletim informativo. E, você sabe, eu não acho que eu preciso ter uma pasta separada para cada e cada newsletter que eu assino, mas os boletins informativos que eu realmente me importo muito, eu gosto de seguir todo o tópico. E assim, eu vou criar uma pasta separada apenas para a minha Associação de Pesquisadores da Internet e eu vou colocar isso embaixo da minha pasta de boletins informativos. Eu também sei que existem poucas pastas de referência que eu vou precisar em uma base bastante regular. Um deles vai ser recibos, que vai viver sob referência. Se tenho um grande projeto em que estou trabalhando, talvez queira manter todos os e-mails relacionados a esse projeto em um só lugar. Então, vou criar uma pasta Skillshare. Existem mais algumas pastas que podem ser úteis quando se
trata de realmente processar seu e-mail. Ou seja, passando e lendo e organizando seu e-mail diariamente. Gosto de ter uma pasta de e-mail para mensagens que estou acompanhando e aguardando o acompanhamento. Esse é outro que eu quero subir até o topo. Eu definitivamente quero ter uma pasta para todas as coisas que eu quero cancelar a assinatura. Eu gostaria de criar uma pasta onde eu coloco o material que
precisa ser filtrado e isso é algo que eu vou falar um pouco mais sobre na próxima lição. Lembre-se, este não é o sistema para sempre, então, não se preocupe em cometer um erro. Você definitivamente vai evoluir seu sistema à medida que você vai. Mas ajuda se você exercer um pouco de restrição em quantas pastas você configurou. Especialmente, quando se trata dessas caixas de entrada alternativas. Você não quer ter sete lugares diferentes que você tem que olhar, a
fim de rever seu e-mail. Portanto, tente criar o menor número de caixas de entrada
alternativas que refletem quando você realmente deseja verificar seu e-mail no decorrer de um dia ou uma semana. Da mesma forma, você não precisa ter uma tonelada de pastas de referência. A beleza de quase todos os sistemas de e-mail contemporâneos é que a pesquisa é realmente boa. Então, você vai depender principalmente da pesquisa para encontrar os e-mails que você está procurando. O objetivo de suas pastas de referência é reunir as coisas quando há um cenário específico no qual é útil ver seus e-mails em um só lugar. É claro que muitas pessoas já têm pastas configuradas, e se for esse o caso para você, não se
preocupe, você não precisa começar de novo do zero. Você provavelmente não tem pastas que atuam como suas caixas de entrada alternativas, provavelmente
precisará configurá-las do zero. Mas, suas pastas de cliente existentes podem fazer parte do novo sistema de pastas de referência. Agora, que cobrimos pastas ou rótulos, você sabe que há uma maneira de organizar seu e-mail para que, em vez de ver tudo em sua caixa de entrada, você possa ver e-mails diferentes em diferentes lugares em diferentes momentos do dia. E você também sabe que é possível configurar algumas pastas de referência que permitirão que você organize seu e-mail a longo prazo. Mas a verdadeira magia acontece quando essa organização começa a fluir automaticamente. E na próxima lição, vamos falar sobre como você pode fazer isso com regras de e-mail ou filtros.
5. Usar filtros automatizados: À medida que começamos esta lição, quero que vocês pensem apenas um momento e pensem sobre como se sentem sobre e-mail e como se sentem sobre a vida em geral, porque tudo isso está prestes a mudar. Como a sério, regras de correio e filtros vão mudar a sua vida. Quero dizer, cada um desses e-mails na sua caixa de entrada é uma exigência. Mesmo que seja uma exigência muito pequena, é uma exigência que diz: “Leia-me, olhe para mim, decida o que fazer comigo, decida o que fazer comigo. O impacto cumulativo de todas essas pequenas micro decisões é tirar sua força vital. Sério, estamos sendo drenados de nossa energia decisória pelo volume de decisões que temos que tomar toda vez que olhamos para nossa caixa de entrada. Mas vamos tomar esse trabalho de tomada e transformá-lo em regras que tomam as decisões por você. Essas ainda são suas decisões porque você está definindo os parâmetros, mas você não vai ter
que fazer esse trabalho cada vez que você abrir sua caixa de entrada. Diferentes sistemas de e-mail usam termos diferentes para regras de e-mail. O Gmail os chama de filtros de email, mas quase todos os clientes ou serviços de email oferecem alguma versão da regra de email. Então você só precisa descobrir o que ele é chamado em seu serviço e na medida em que você pode tentar e criar suas regras de e-mail com seu provedor de e-mail e não com seu cliente de e-mail. Portanto, se você usar o
e-mail como seu aplicativo para verificar e-mails em seu computador, mas usar o Gmail como seu provedor de serviços de e-mail, crie suas regras no Gmail para que elas se espalhem por todos os seus dispositivos. Caso contrário, você terá que recriar o mesmo conjunto de regras no seu telefone e no seu computador. Um filtro de correio consiste em duas partes, critério e uma ação. O critério ou critérios são as partes da regra que lhe dizem o que procurar. Por exemplo, ele diz procurar cada e-mail que inclui a palavra cancelar assinatura ou procurar cada e-mail que vem da Expedia e a ação diz regra de email
o que fazer quando encontrar uma mensagem que atenda aos seus critérios. Por exemplo, quando você encontrar um e-mail que contém a palavra arquivo de cancelamento de assinatura ele na pasta chamada boletins informativos. Quais regras de correio mudam sua vida? Vai depender muito do tipo de e-mail que você recebeu e como você quer vê-lo, onde você quer que ele pouse. Mas há poucas regras de correio que eu acho que são incrivelmente úteis para a grande maioria das pessoas. A primeira regra de email que recomendarei é o que chamo de regra de agendamento. Agora, muitos dos nossos e-mails nos dias de hoje consistem em convites de
calendário e é claro que você precisa ver quando você é convidado para uma reunião. Mas você realmente precisa vê-lo em seu e-mail ou você quer vê-lo em seu calendário, que é na verdade onde você vai ser
capaz de entender se você está disponível ou não? Criar sua regra de agendamento é realmente simples. Qualquer convite de calendário vem com um arquivo que contém o sufix.ics. Então, agora, para converter isso em uma regra de e-mail, eu digo criar filtro com essa pesquisa. Quando chegar uma mensagem que corresponda a essa pesquisa, ignore a caixa de entrada para que ela não apareça mais na minha caixa de entrada e aplique o agendamento de etiquetas. Agora, para ter certeza de que estou limpando minha caixa de entrada ao mesmo tempo que configurando minhas regras de email, eu marquei essa caixa que diz também aplicar filtro uma conversa correspondente. Criar filtro. Esse e-mail está agora magicamente arquivado sob agendamento e você pode ver que não é um problema que mensagem de
Becca não apareça na minha caixa de entrada, porque se eu recebi meu calendário, ele está lá como um convite de calendário. Então, enquanto eu estiver olhando para o meu calendário uma semana ou duas à frente que eu faço quase todos os dias de qualquer maneira, eu vou notar quaisquer convites que vieram em meu calendário e eu posso
aceitá-los diretamente do meu calendário sem ter que vê-los em Minha caixa de entrada. Em seguida, temos a regra das nossas cartas de notícias. Newsletters são como o kudzu do e-mail. Eles superam sua caixa de entrada e assumem até 98% do que entra em sua caixa de entrada é uma mensagem em massa de algum serviço que você se inscreveu em 2012. Então, você tem que tirar esses boletins da sua caixa de entrada. Para tornar as coisas simples, eu gosto de começar criando uma regra de captação que apenas procura a palavra cancelar assinatura. Então, criando um filtro dessa pesquisa,
posso fazer com que todas essas mensagens pulem a caixa de entrada e vá diretamente para boletins informativos. Agora tenho 209 mensagens na minha caixa de entrada. Vamos ver o que acontece quando eu arquivo tudo o que contém a palavra cancelar assinatura. Quase cortei o tráfego da minha caixa de entrada pela metade com uma regra de correio. Minha caixa de entrada é agora metade assustadora como era há cinco minutos. Digamos que há uma newsletter por e-mail que você assina que você realmente quer olhar em uma base bastante regular e talvez ele mereça sua própria pasta. Por exemplo, digamos que eu queira olhar para o Help a Reporter Out, o boletim HARO, em uma base regular porque ele tem perguntas de mídia que poderiam ser interessantes. Bem, vou fazer uma busca. Encontre todos os boletins do HARO e crie um filtro com essa pesquisa. Gmail vai reclamar aqui porque ele não gosta quando você cria pesquisas com base em um rótulo porque ele não pode executar essa pesquisa quando seu e-mail atinge sua caixa de entrada pela primeira vez. Mas neste caso, não importa porque o rótulo está sendo criado por outra regra e eu aplico o boletim informativo rótulo HARO. Aplicá-lo a 12 mensagens correspondentes e agora o boletim HARO tem sua própria pasta onde eu posso olhar apenas para essas mensagens quando eu quero encontrar uma oportunidade de mídia. Outra ótima maneira de ajustar sua caixa de entrada é com uma regra de email separada para CCs. Por definição, se alguém está te citando em uma mensagem, isso significa que não é tão importante para você vê-lo pessoalmente. Para criar uma regra de CC, você precisa procurar todas as mensagens em que seu endereço de e-mail aparece no campo CC. Sempre que um CC chegar, ignore a caixa de entrada e aplique os CCs de rótulo. Então, eu gosto de configurar uma regra de correio que captura qualquer recibo ou fatura e os arquiva em uma pasta marcada como financeira. Você provavelmente deseja procurar algumas palavras-chave como recibo de fatura OU um recibo. Tenho que manter as urgências lá dentro e agora dê uma olhada rápida. Tudo aqui conta como algo que eu não gostaria de ver? Bem, a maior parte é. Este lembrete da cidade de Vancouver que eu preciso renovar minha licença de negócios. Seria uma má falta. Então, vou criar algumas exceções. Fatura OU recibo menos renovação porque qualquer coisa que contenha a palavra renovação pode ser um lembrete de que preciso renovar uma conta. Ao colocar colchetes em torno do termo fatura OU recebimento, o que estou dizendo ao Gmail é procurar qualquer e-mail que inclua o termo fatura ou o recebimento da palavra e que não inclua a renovação da palavra. Mas você pode ver que mesmo com esse ajuste, eu ainda estou pegando alguns e-mails nesta caixa de correio que eu realmente gostaria de ver na minha caixa de entrada. Então, é aqui que você tem que experimentar um pouco. Pode levar algum ajuste fino para pensar sobre como você vai criar
a pesquisa exata que vai pegar o e-mail que você deseja pegar e enviá-lo diretamente para finanças. Eu olho no e-mail, vejo por que ele coincidiu com o termo e no final desse processo, eu geralmente posso encontrar algum pequeno ajuste para minha pesquisa ou uma frase extra para adicionar ou uma frase para excluir que obtém meu filtro ajustado apenas para o nível de Exatidão que eu preciso. Mais uma regra de correio que eu gostaria de mencionar é um pouco diferente das outras que eu falei até agora, mas há um tipo de regra que eu gosto de usar para e-mails que são tão importantes, eles não podem nem esperar até que eu tenha verificado meu e-mail. Você pode criar regras que permitem que você encaminhe mensagens para o seu celular sempre que você se encontrar compulsivamente verificando seu e-mail para uma determinada mensagem recebida. Vamos para configurações, vamos para encaminhamento e configuramos um endereço de encaminhamento. Meu endereço de encaminhamento será meu número de telefone como base para meu endereço de e-mail SMS. Mais uma vez, configurei uma pesquisa do Gmail com base nos critérios que estou procurando e criei um filtro dessa pesquisa. Exceto que desta vez, em vez de pular a caixa de entrada que é como tirá-la do meu radar, eu quero colocá-la bem na frente e no centro da minha atenção, encaminhando-a para o meu celular. Agora, assim que a Becca me enviar um e-mail, recebo uma mensagem SMS ou mensagem de texto no meu telemóvel a avisar-me que tenho um e-mail da Becca. Então, em vez de verificar compulsivamente meu e-mail cada 20 minutos para ver se Becca enviou e-mails, que é o que eu costumo fazer, eu só olho para o meu telefone se tocar e então eu sei que se eu ouvir de Becca, eu vou ser capaz de olhar em seu e-mail imediatamente. Particularmente, quando você configura seus filtros de e-mail pela primeira vez, você precisará examinar sua pasta de todos os e-mails com bastante regularidade. É aí que você pode ver todos os seus e-mails, quer sejam filtrados ou não, para garantir que suas regras não estejam pegando itens que realmente precisam entrar em sua caixa de entrada. Então, por exemplo, se eu entrasse e olhasse para todos os e-mails, eu veria que esses e-mails que foram capturados no meu filtro financeiro realmente precisam estar entrando na minha caixa de entrada e esse é o meu sinal de que eu preciso ajustar minha regra e torná-lo um pouco menos abrangente. Esse ajuste vai funcionar em ambas as direções. Você precisará ajustar suas regras para se certificar que você não está filtrando coisas que realmente precisa ver e você também precisará ajustar
suas regras para se livrar das coisas que ainda estão batendo em sua caixa de entrada. Então, não espere que isso aconteça da noite para o dia. Com as regras certas,
as regras iniciais que estou recomendando, você poderia reduzir o volume de coisas que atingem sua caixa de entrada pela metade e isso é muito bom. Mas quanto mais você colocar tempo extra para ajustar suas regras nas próximas semanas, mais rapidamente você reduzirá
o volume de e-mails que chegam à
sua caixa de entrada e passará para uma situação em que a maioria das coisas seja tratada por suas regras.
6. Sua rotina diária de e-mail: Eu adoraria dizer-lhe que uma vez que você tem todas as suas pastas configuradas, uma vez que você tem todas as suas regras de e-mail e filtros configurados, seu e-mail será apenas automaticamente magicked pela Nuvem e você nunca teria que olhar para o e-mail novamente. Em breve, tenho certeza que a Skynet nos trará esse cenário encantador, mas por enquanto, há algum requisito para intervenção humana em seu e-mail. Embora o processo de e-mail seja muito menos assustador do que costumava ser, você realmente tem que ler seu e-mail de vez em quando. Mas a maneira como você olha para o seu e-mail, a maneira como você trabalha seu caminho através de seu e-mail, a maneira como você responde ao seu e-mail, todo esse fluxo vai mudar. Então, o que vou abordar nesta lição é o que parece fazer o seu processamento diário de e-mail. Sua leitura e resposta neste belo novo mundo onde tanto do trabalho está sendo feito para você por suas regras de e-mail ou filtros. A primeira coisa que você vai notar nesta nova vida é sua caixa de entrada é um lugar muito menos assustador. Olhe para ele aqui. Temos uma pilha impressionante de e-mails que uma vez eu teria visto um dilúvio agora é um número gerenciável. Então, obviamente, a primeira coisa que é incrível sobre isso é que a mera experiência de entrar em sua caixa de entrada não é uma causa para um colapso total. Mas você ainda tem que olhar para isso. Bem, quando faço uma varredura rápida, posso ver que não tenho que abrir todos esses e-mails. Novo início de sessão a partir do chrome no Mac. Bem, eu estou usando um computador diferente hoje, então, isso não é surpresa. Eu posso deletar. Então eu posso ver que há alguns e-mails que chegaram aqui que eu ainda não precisava ver. Bem, eu poderia criar uma regra de correio agora e se eu tiver tempo, essa é a coisa a fazer. Mas eu vou ser preguiçoso e vou adiar isso até final desta semana, movendo isso para “Filtro necessário”. Agora só tenho cinco e-mails
que preciso ver neste momento no meio do meu dia. Esse processo de olhar para a minha caixa de entrada é algo que eu faço ao longo do dia. Eu posso olhar para o meu e-mail por alguns minutos no meu telefone, entre as reuniões, eu poderia abrir meu computador por 10 minutos pouco antes do almoço. Mas você precisa ter uma ou duas vezes por dia que ainda são seus momentos dedicados de e-mail. É aí que você vai ter um tempo para ler e responder às coisas que precisam de sua atenção e talvez olhar em algumas dessas caixas de entrada alternativas que configuramos. Por exemplo, se eu notei no início do dia que eu tenho um pedido de entrevista, é durante o meu horário de e-mail focado no final do dia que eu vou ler esta mensagem e decidir responder sim ou não. Esse tempo de e-mail focado sempre que isso acontece também
é quando você vai procurar em suas caixas de entrada alternativas. Então, por exemplo, vou olhar nos meus CCs e ver se há mensagens. Sim, fui copiado em algumas mensagens. Agora eu tenho que decidir o que fazer com eles do jeito que eu passei pela minha caixa de entrada. Você pode querer esvaziar seus CCs e você pode querer esvaziar suas caixas de entrada alternativas, mas suas outras pastas existem para que você possa manter o e-mail para sempre e não realmente se preocupar com isso. Eu, pessoalmente, não sou alguém que é religioso sobre a exclusão de todos os meus e-mails, com pesquisa, é sempre fácil encontrar as coisas que eu preciso, a Nuvem não está ficando sem espaço,
nem minha conta do Gmail e assim, eu acho que é mais fácil de me preocupar em ter certeza de que eu posso receber o e-mail que
eu preciso do que se preocupar em se livrar do e-mail que não é mais relevante. É importante reconhecer que o sistema que você está configurando não é uma obra de arte estática. Este é um sistema que é muito um trabalho em andamento e será sempre um trabalho em andamento. Então, você precisa reservar algum tempo cada três a seis meses para verificar se seu sistema de e-mail está funcionando. Você precisa adicionar alguns novos rótulos ou pastas? Você precisa adicionar algumas novas regras de e-mail? Você precisa alterar a hora do dia quando você olha para suas caixas de entrada alternativas ou talvez
consolidá-las para que você não tenha tantos lugares para procurar? Esses são os tipos de perguntas que você realmente só pode responder depois tentar as coisas por alguns meses e apenas certifique-se de reservar tempo. Eu realmente recomendaria uma vez a cada três a seis meses para realmente gastar algumas horas ajustando, ajuste
fino e fazendo o seu sistema funcionar melhor porque essa hora ou duas ou três que você investir uma vez a cada trimestre vai economizar horas todas as semanas. Vou fazer-lhe uma promessa que é em algum momento, você vai perder uma mensagem que não deveria ter perdido. É bom ser pego seus filtros,
você não vai olhar para todos os e-mails por dois ou três dias e quando você fizer isso, você vai perceber “Oh meu Deus, eu não vi esta mensagem.” Você vai receber uma ligação de alguém que diz: “Por que você não respondeu?” Quando isso acontece, não é um se é uma vitória sua melhor aposta é ser
transparente e pedir desculpas e corrigir seu filtro imediatamente para que isso não aconteça novamente. Na verdade, você pode até informar seus colegas e clientes que você está trabalhando em um novo sistema de e-mail para que eles pensem avisá-lo se eles não souberem de você quando esperam. Só porque comete erros
ocasionais como esse não significa que o sistema não esteja funcionando. Porque se você nunca teve que se desculpar por perder um e-mail só porque seu e-mail já estava transbordando, bem, você provavelmente passou muito tempo em e-mail. O objetivo deste sistema é garantir que você reduza tempo e se houver erros
que aconteceram por causa de suas regras, eles provavelmente acontecem com menos freqüência do que os erros que vêm da sobrecarga de e-mail de moda antiga pura.
7. CONCLUSÃO: Parabéns. Agora você deu os primeiros passos para uma vida em que o e-mail funciona para você em vez de trabalhar para e-mail. Não é fácil. Todos nós lutamos com o volume de e-mails que voa ao redor da Terra todos os dias. Mas, espero que você possa ver que o uso de regras ou filtros em conjunto com um conjunto de caixas de entrada alternativas pode realmente tornar sua relação com o e-mail muito mais fácil. Em vez de deixar o seu dia ser orientado pelo volume de coisas que chegam à sua caixa de entrada, pode fazer com que a sua caixa de entrada reflita as suas prioridades, o trabalho que lhe interessa e talvez até arranjar tempo para um trabalho que não tem nada a ver com e-mail. Agora, o que você vai fazer com todo esse tempo? Bem, você poderia ter um hobby, você poderia ter uma aula de Skillshare, mas o que quer que você faça, por favor, não me envie um e-mail para agradecer. Estou realmente ansioso para ver como você personaliza o sistema para fazê-lo funcionar para você,
você pode compartilhar sua pasta de trabalho em nossa galeria de projetos, e espero que você continue se engajando nesse processo de tornar o e-mail no sistema que o você precisa perseguir seus objetivos profissionais e ter a vida que você quer.
8. Bônus: como usar a planilha de e-mail: Agora, vou mostrar-lhe a planilha que você
vai usar para o seu projeto na classe. O objetivo desta planilha é apenas fazer você pensar um pouco sobre quais tipos de e-mails você deseja ver, quais tipos de e-mails você deseja ver imediatamente, e quais tipos de e-mails você talvez nunca precise ver em tudo. Vamos dar uma olhada na forma como a planilha vai ajudá-lo a fazer isso. Então, se você der uma olhada na planilha, você vai ver cinco colunas. A quarta e quinta colunas manterão
os campos De e Assunto de 50 exemplos de e-mails que você vai colar do seu cliente de e-mail real. Uma vez que você tem essa lista de e-mails, você vai olhar para essas três colunas. A primeira é onde você realmente está tomando suas decisões sobre: isso é algo que eu preciso ver assim que chegar na minha caixa de entrada? É algo que preciso ver no dia em que chega à minha caixa de entrada? Isso é algo que eu quero segurar para referência, nesse caso, é uma espécie de talvez um dia? Ou isso é algo que eu realmente nunca,
nunca, nunca quero receber, nesse caso, é um nunca. Depois de tomar essas decisões, usaremos a segunda coluna “Onde eu quero que isso pouse” para escolher a pasta, você preferiria que esse e-mail chegasse. Então, isso será uma pasta ou uma caixa de entrada alternativa. Em seguida, a coluna C é opcional. Se você tiver alguma ideia sobre o filtro ou regra que você vai configurar para direcionar esse tipo de e-mail, anote suas ideias nesta coluna. Então, o que você vai fazer é entrar em seu e-mail, e você só vai clicar e rolar para baixo para destacar todos os e-mails em sua exibição inicial, no Gmail, você verá 50 e-mails. Copie e, em seguida, vá para a planilha. Não vá para a planilha principal porque o que acontece quando você colar vai ser uma bagunça total, então nós temos apenas esta pequena guia em branco para você e colar. Agora, você tem todos os seus e-mails em um só lugar. Vamos apagar a coluna E, que está vazia, e agora vamos pegar essas duas colunas. Copie novamente, vá para sua planilha e cole. Agora, você tem 50 e-mails para trabalhar enquanto você pensa sobre como você vai lidar com cada um deles. Deixa-me mostrar-te como é que isso vai parecer. Bem, deixe-me começar com o primeiro. Eu só posso ver olhando para ele que este é basicamente um e-mail de spam de alguém que está tentando me vender serviços de otimização de mecanismos de pesquisa. Eu nunca quero ver esses e-mails nunca na história do mundo,
por favor, faça-os ir embora. próximo é um aviso do Gmail que eu tinha um login de um computador não autorizado. É um desses e-mails padrão que parece algo que eu não quero
ver e eu nunca vi um que eu realmente queria ver,
mas garoto, se alguém realmente tivesse entrado em um computador que eu não sabia que estava acessando meu e-mail, Eu realmente gostaria de ver isso. Então, isso na verdade é uma mensagem o mais rápido possível para mim. É algo que quero ver quando chegar,
caso alguém hackeou meu e-mail. Goldstar, este é um bom exemplo. Eu uso Goldstar para saber mais sobre ofertas de bilhetes em diferentes cidades. Eu realmente não preciso ver esses e-mails quando eles chegam, mas se eu estou indo para Seattle para o fim de semana, eu vou querer olhar e ver o que Goldstar oferece lá. Então, essa é uma que talvez eu queira ver um dia ou talvez não. Então, eu vou marcar que talvez um dia, e você pode ver como eu trabalho meu caminho para baixo na lista de e-mails que muitos deles são coisas que eu realmente não preciso ver ou não preciso ver na minha caixa de entrada. Mas aqui estão um casal que eu realmente quero ver. Esta sobre uma casa aberta numa organização com quem trabalho. Quero ver que o dia chega, mas
não é uma mensagem urgente que preciso ver assim que chegar. Então, essa é uma mensagem de hoje. Finalmente, eu tenho aqui uma mensagem sobre um plano de almoço, e sim, absolutamente, eu vou querer ver isso assim que chegar. Então, isso dá a você um pouco de uma sensação para o que você vai
fazer enquanto você passa pela primeira coluna da sua worksheet, apenas classificando as coisas com base em quão importantes elas são. Então, há uma relação muito direta entre quando você quer ver algo e onde você quer que ele pouse. Então, antes de começarmos a preencher esta coluna B com as diferentes pastas ou caixas de entrada alternativas, você
vai direcionar seu e-mail para, será muito mais fácil usar esse processo se você selecionar todos os linhas para suas mensagens diferentes e, em seguida, classificar intervalo por coluna A. Agora, você pode ver seus ASAP estão juntos, isso significa que se é algo que você precisa ver o mais rápido possível, ele vem para sua caixa de entrada principal. Em Talvez Someday vai para uma pasta de referência. Os Nevers são tudo o que você quer realmente cancelar a assinatura ou enviar para uma pasta
de cancelamento de assinatura ou apenas para o seu lixo. Na verdade, essa pode ser sua regra, então chamaremos isso de cancelar assinatura/falha e Hoje, isso significa que ele precisa ir para outra caixa de entrada. Então, vou querer que isto vá para a minha pasta de fim do dia. Agora, que eu sei onde eu quero que meus e-mails diferentes para ir, eu posso pensar sobre se há alguma palavra-chave ou outras idéias que eles têm sobre a criação de regras que vão fazer esses e-mails magicamente ir onde eu quero que eles vão. Só estou dando uma olhada aqui. Sei que recebo e-mails de pessoas da Hootsuite, de
quem quero ouvir, então não quero filtrar a Hootsuite. Mas posso ver que estou recebendo e-mails da Hootsuite e sobre “Seu relatório”, com a frase “Seu relatório” na linha de assunto. Então, eu só vou anotar esse padrão aqui e isso vai me dar algo para trabalhar quando chegar a hora de fazer minha regra de correio. Agora, você não sente que você tem que ter algo em cada uma dessas células? Basta dar uma olhada enquanto você está rolando através desta lista de mensagens que você decidiu que deseja dirigir um pouco diferente, e notar quaisquer padrões, anote-os.
9. Mais cursos de produtividade do Skillshare:
Alexandra Samuel, Tech writer and email conqueror
