Dominando a produtividade: crie um sistema personalizado que funciona

1. Introdução: Eu acho que o maior mal-entendido sobre a produtividade é que é sobre fazer mais trabalho, ou colocar em mais horas. Não é disso que se trata. É sobre o que você quer fazer com sua vida e quão bem você pode fazer isso. Ei, todo mundo. Meu nome é Thomas Frank. Eu sou um YouTuber. Eu também sou o fundador de um site chamado collegeinfogeek.com que ajuda os alunos da faculdade e do ensino médio a fazer melhor na escola. Também sou o anfitrião do Podcast do Colégio Info Geek. Eu sou o que você pode descrever como um nerd de produtividade. Na aula de hoje, vamos construir o que eu gosto de chamar de sistema de produtividade. Essencialmente, um sistema de produtividade é uma coleção de aplicativos e ferramentas que ajudam você a obter, por falta de um termo melhor, ideias fora de sua cabeça e em um sistema externo em que você confia e que irá lembrá-lo de usar essas ideias quando você precisar usá-las. A grande coisa é, uma vez que você tem este sistema configurado, você vai ser capaz de começar a usá-lo imediatamente. Isso é algo que você pode colocar em ação imediatamente. Então, ao longo desta classe, vamos passar por cima de como configurar e gerenciar listas de tarefas, um calendário, um sistema de anotações, também um sistema de gerenciamento de arquivos, tanto digital como fisicamente, e vamos cobrir um par de habilidades meta incluindo o que eu gosto de chamar de Captura Rápida, e também a idéia de um dia de revisão que ajuda a reduzir o que eu gosto de chamar de entropia ou caos em seu sistema. Então, se você é um freelancer ou um profissional trabalhando em uma grande corporação, ou você ainda é um estudante, os fundamentos sobre os quais vamos falar são aplicáveis a você, não importa quem você é. Conforme você configura este sistema e continua a ajustá-lo para suas próprias necessidades pessoais, você vai descobrir que você só precisa fazer pequenas mudanças para fazer as coisas funcionarem para você. Todos nós queremos ter uma vida multifacetada onde temos objetivos atléticos, e objetivos profissionais, temos objetivos pessoais, e gerenciá-los requer um sistema de produtividade bem pensado. Estou muito entusiasmada por teres decidido fazer esta aula. Vamos entrar nisso. 2. Gerencie suas tarefas: Esta seção do curso é sobre gerenciamento de tarefas. Agora, o que é exatamente o gerenciamento de tarefas? Parece uma pergunta óbvia, mas tem um pouco de nuance. Então, uma tarefa é basicamente apenas algo que você precisa fazer, e geralmente tarefa tem uma data de vencimento. Mas eu faço uma delimitação entre tarefas e eventos, porque muitas pessoas gostam de colocar tarefas em seu calendário. Eu vejo o calendário como reservado para coisas que vão acontecer em um momento muito específico, e não antes desse momento, enquanto uma tarefa é algo que você tem a opção de fazer a qualquer momento entre agora e quando for devido. A parte incrível sobre o gerenciamento de tarefas é que ele realmente não difere muito, com base em se você é um estudante, ou um freelancer, ou um empresário, ou um profissional. Realmente, você está apenas inserindo os detalhes do que você precisa fazer em seu sistema, e então você está se certificando de que você faz isso na hora certa. Se você começar como um estudante, talvez, e você se mudar para o mundo profissional alguns anos, você vai descobrir que seu processo não muda muito. Então, quando se trata de gerenciamento de tarefas, há alguns problemas comuns que as pessoas tendem a experimentar, que as fazem cair da onda, e parar de usar seu sistema. O principal em minha mente é não confiar 100% no sistema. Então, talvez você coloque algumas tarefas aqui e ali, e você usa o sistema para elas, mas então você tenta se lembrar de outras tarefas, apenas no seu cérebro, ou você as escreve em uma nota pegajosa e as joga na geladeira. Isso pode funcionar por um tempo, mas com o tempo, se você não estiver confiando nesse sistema 100%, então você não está usando esse sistema, e você provavelmente vai parar de usá-lo completamente, que leva a ele contendo tarefas que você esquece e não termine. O próximo problema que vejo é a lenta decadência do sistema devido ao que gosto de chamar de entropia ou caos. Cada sistema de produtividade que alguém já construiu pode se tornar uma vítima do caos se não for devidamente mantido. Você vai ter tarefas que simplesmente não foram feitas, mas nunca foram marcadas, ou suas atualizações para tarefas que você nunca realmente entrou e refletiu em seu sistema, e eventualmente você percebe que seu sistema de gerenciamento de tarefas não é mais um reflexo do que você precisa fazer em sua vida, que leva de volta ao problema número um, não confiar no sistema e abandoná-lo. Finalmente, a menos que seja projetado corretamente, seu todoist em seu sistema de gerenciamento de tarefas pode começar a se sentir muito esmagador. Você acorda de manhã, você faz login no todoist ou qualquer ferramenta que você está usando, e você vê todas essas tarefas que você enfrenta, e então a paralisia de análise atinge, você não sabe o que fazer, ou você se sente sobrecarregado e seu O corpo só quer desligar. Então, eu realmente tenho um hack interessante para lidar com isso. Eu uso todoist como meu principal gerente de tarefas, mas eu também tenho o que eu gosto de chamar uma lista de tarefas diárias, e eu faço isso todos os dias, seja no Evernote. Eu tenho um caderno de tarefas específico onde eu vou apenas fazer uma lista de verificação diária ou em um caderno de papel, e é isso que eu olho quando eu estou passando o meu dia, e eu marcar as coisas, e então quando meu dia acabar. Esse pedaço de papel ou aquela nota está basicamente morto para mim, porque uma vez que o dia acabou eu usei isso para entrar e fazer mudanças correspondentes dentro do mestre para fazer o sistema dentro do todoist, para ter certeza de que ainda é um bom reflexo do que eu preciso ser feito. Mas eu também quero passar por alguns elementos-chave, o que eu acho que torna um sistema de gerenciamento de tarefas ótimo em vez de apenas ok. Principalmente, precisa ser fácil inserir tarefas. Quanto mais [inaudível] for inserir uma tarefa, mais você tem que clicar em um monte de menus e menus suspensos, e todos os tipos de coisas para definir as datas e lembretes , e projetos, mais atrito há e menos você vai querer fazê-lo. Além disso, ele também precisa ser facilmente dividido em diferentes seções, porque todos nós temos vidas multifacetadas. Se você é um estudante, você tem classes diferentes, provavelmente cinco ou seis delas. Se você é um profissional, você provavelmente tem diferentes projetos em que está trabalhando a qualquer momento, e todos nós temos listas de compras e tarefas, e todo tipo de coisas pessoais que precisamos cuidar. Nós não queremos todas essas coisas misturadas, porque às vezes nós queremos ir e olhar, dizer o que é devido em uma aula em particular para o resto do semestre, ou como um projeto em particular se parece. Mas, finalmente, também precisa haver pontos de vista para ver o que está por vir hoje, o que está por vir esta semana, e possivelmente o que está por vir nas próximas duas semanas globalmente, de toda a sua vida. Então, agora vamos ver como isso realmente se parece na prática. Eu vou usar todoist como minha demo aqui, uma vez que é o aplicativo que eu uso, mas qualquer aplicativo que você escolheu para usar, muito disso vai parecer muito semelhante. Então, vamos começar a percorrer o processo de realmente definir este aplicativo. Na verdade, estou usando minha conta pessoal de todoist aqui. Então, já há algumas coisas que criei, mas como exemplo, criei vários projetos diferentes para cursos que fiz quando era estudante universitário. Então, eu tenho HD FS 276, Management 370, e o que eu vou fazer é, eu quero criar um projeto chamado classes, porque eu não quero ver tudo isso na minha barra lateral. Quero ser um pouco mais organizado. Então, eu posso apenas arrastar classes aqui, e então ele usando este pequeno six.icon ao lado de cada classe, eu posso apenas arrastá-los, e amassá-los, e isso irá colocá-los dentro da pasta classes. O que isso permite que você faça é, clique em suas aulas e veja isso é o que eu tenho chegando em digamos MIS 432. Isto é o que eu tenho chegando em Magic 210, que foi definitivamente uma aula que eu fiz na faculdade. Isto é o que eu tenho chegando em Nunchuks 403. E também uma aula que fiz na faculdade. Minha faculdade foi incrível. Isso só me permite compartimentar as coisas na minha cabeça. Mas também temos a visão de hoje e próximos sete dias. Então, esses projetos individuais são ótimos para o planejamento geral, mas quando você está tentando ver o que eu tenho por vir hoje? O que eu tenho nos próximos sete dias? O que eu realmente tenho que fazer agora, é onde as visualizações de hoje e próximos sete dias se tornam muito úteis. Então, eu posso ver hoje, eu tenho que dominar a dança do fio dental e eu tenho que aprender bola de fogo. É tudo o que preciso fazer hoje. Agora, eu poderia ir até o Evernote ou um pedaço de papel, anotar isso na minha lista diária, e eu estou pronto para ir. Posso sair do Todoist por hoje. Agora, uma coisa que eu quero acrescentar quando se trata do tópico dessas opiniões aqui é, responder à pergunta, se você quiser ver o que está por vir talvez nos próximos 14 dias? Porque nos próximos sete dias, isso é útil. Mas e se você realmente quiser estar acordado, e o que vai acontecer em duas semanas ou três semanas? É aí que algo chamado filtros vem a calhar. Então, essencialmente filtros permite que você faça uma pesquisa personalizada ou uma consulta personalizada usando qualquer tipo de dados ou rótulos ou projetos que você deseja com o todoist para criar uma lista personalizada para você mesmo. Então, eu cheguei aqui, e eu criei uma chamada vencida nas próximas duas semanas, e eu posso realmente mostrar a vocês como eu fiz isso. Então, digamos que queremos ver o que está por vir daqui a três semanas em vez de duas semanas. Eu vou ir em frente e chamar este filtro, “Due dentro de três semanas”, e para a consulta vamos colocar apenas 21 dias. Agora, eu tenho um filtro onde eu posso ver tudo o que está chegando nas próximas três semanas. E se você tem uma tarefa que você faz com bastante frequência, que tem um monte de passos diferentes? Não é muito divertido recriar uma lista de verificação para si mesmo todas as vezes, mas se você apenas colocar como um item de linha, e você tentar lembrar cada passo, você provavelmente vai esquecer pelo menos alguma coisa. Por exemplo, toda semana eu tenho que colocá-lo em um vídeo do YouTube e fazer upload desse vídeo tem um monte de passos diferentes. Eu preciso definir um título, eu preciso fazer pesquisa de palavra-chave para a descrição, definir tags. Se eu tentasse fazer tudo de memória, esqueceria algo toda semana. Então, eu criei uma pasta de modelos, e dentro da criação de conteúdo eu tenho um fluxo de trabalho de edição de vídeo, e um projeto de fluxo de trabalho de publicação de vídeo que eu posso passar toda vez, e se eu quiser, eu posso clicar neste pequeno três pontos , clique em “Exportar como um modelo” e salve-o como um modelo. Então, vou chamá-lo de fluxo de trabalho de vídeo. Mas eu não quero apenas salvar esse modelo na minha área de trabalho, porque esse é um local ruim. Então, eu vou entrar em aplicativos aqui, e eu vou fazer uma pasta chamada Todoist, e então talvez eu até faça uma pasta lá chamada templates, apenas para ser extra organizado. Vou ligar para o fluxo de trabalho de edição de vídeo, e posso salvá-lo. Então, agora, se eu entrar em talvez conteúdo, porque eu gosto de criar essas categorias para meus projetos, eu entro em vídeos e vou fazer um novo projeto. Vou chamar-lhe Skillshare Video. Vamos categorizar isso, só para sermos organizados. Agora, eu não tenho nenhuma tarefa aqui, e eu poderia apenas começar a adicionar tarefas manualmente, mas eu também poderia ir para importar modelo, selecioná-lo do meu computador, encontrar nossos aplicativos todoist e modelos, e trazer isso diretamente, e todas as tarefas que preciso fazer são importadas automaticamente. Então, para qualquer processo muito complexo onde você quer ter certeza de que você começa tudo feito, mas você não quer criar manualmente sua lista de verificação, este é um recurso muito agradável. Agora, mais uma característica rápida sobre o todoist antes passar para a seção de ação deste vídeo, eu quero falar sobre tarefas recorrentes. Então, isso é ótimo para coisas como pagar seus impostos, coisas que vêm uma vez por ano, ou talvez coisas que você precisa fazer uma vez por semana, como limpar seu apartamento. Então, dentro do nosso todoísta, minha namorada e eu temos um projeto compartilhado chamado tarefas, e há tarefas recorrentes para basicamente todos os aspectos de limpar nosso apartamento dentro desse projeto. Então, não nos esquecemos de dizer “aspirador debaixo do sofá”. Não nos esquecemos de trocar a caixa de areia. Então, o suficiente sobre as características particulares deste aplicativo. É tempo de colocar esta parte do curso em ação. Seja qual for o aplicativo que você escolheu para usar, seja todoist, ou se é outra coisa, tão simples como um sistema de caneta e papel ou Bullet Journal ou Microsoft para fazer Wonder List, vá e obter esse sistema configurado, comece a construir alguns para representar as diferentes áreas da sua vida, e familiarizar-se com o método no qual você terá que inserir tarefas. Se você estiver usando todoist, você pode querer se familiarizar com algumas de suas opções de processamento de linguagem natural, e na verdade há uma página em seu site onde você pode ver exatamente quais símbolos você pode querer usar, ou quais pequenos atalhos você pode usar para colocar tarefas em seu sistema com o máximo de detalhes que você quiser, muito rapidamente e com muito pouco atrito. Uma vez que você tem isso feito, a próxima parte é simplesmente torná-lo uma parte de sua rotina diária para olhar para essa seção de hoje, para olhar para a seção de sete dias seguintes, ou qualquer tipo de período de tempo que você deseja olhar para fora em termos de planejamento. Assim, todos os dias quando você acorda, você sabe o que você tem que fazer hoje e o que está por vir no futuro, então nada surpreende você. Então, agora que seu sistema de gerenciamento de tarefas está configurado ao seu gosto. É hora de passarmos para o próximo passo no sistema, que é o seu calendário. 3. Configure seu calendário: Está bem. Passamos agora para a segunda parte da construção do nosso sistema, que é a criação de um calendário. Como eu falei em nosso vídeo anterior, os calendários diferem dos sistemas de gerenciamento de tarefas porque eles são um registro de eventos específicos que estão chegando em sua vida, que têm momentos específicos em que eles começam e param. Um calendário pode ser bom para entrar em sua agenda de aula se você é um estudante, talvez, ou talvez exames quando eles estão chegando. Ou se você for profissional, talvez seu horário de trabalho. Você também pode ter coisas como sua agenda de exercícios ou horários em que você vai sair com amigos, basicamente qualquer coisa que você queira lembrar quando e onde está acontecendo, que vai querer ir no seu calendário. Então, há realmente um monte de interação entre seu sistema de gerenciamento de tarefas e seu sistema de calendário. Como funciona para mim é que eu vou acordar todas as manhãs e eu vou gastar tempo criando minha lista de tarefas diárias e Evernote ou no papel. Quando estou fazendo isso, estou fazendo referência a ambos Todoist, meu sistema de gerenciamento de tarefas, mas também estou referindo meu calendário, e vou anotar os eventos que eu tenho que fazer no topo desse papel, no topo dessa lista. Então, dados esses eventos, eu posso começar a construir o resto do meu dia, e eu posso tomar decisões inteligentes sobre quanto tempo eu tenho e quais tarefas eu serei capaz de realizar dentro das lacunas entre os eventos. Agora, pessoalmente, meu calendário parece um pouco mais escasso hoje em dia do que costumava, porque a maior parte do meu trabalho é feito quando eu quero fazê-lo, desde que eu atinja os prazos. Mas haverá muitos de vocês lá fora que talvez tenham um horário de aulas de tarefas ou você é um profissional freelancer que tem muitas reuniões de clientes diferentes que você tem que ir. Então, para você, haverá muito mais ênfase em certificar-se de que você pode ajustar seu trabalho entre eventos em seu calendário. Uma dica que eu posso dar a vocês que vai ser muito útil é procurar por longos períodos de tempo onde você não tem nada para fazer e dedicar esses períodos de tempo ao seu trabalho muito detalhado e mentalmente tributável. Então, se você tiver períodos de tempo mais curtos, é aí que você pode colocar pequenas tarefas de cinco minutos, e você pode tentar agrupá-las juntas. É tudo sobre deixar longos períodos de tempo abertos para o trabalho realmente importante, e, em seguida, apenas tentar triturar tudo o resto juntos, e tão eficiente pouco tempo quanto possível. Agora, é neste ponto do curso que eu vou introduzir um conceito que eu gosto de chamar de baldes de vida. Mais uma vez, é outra palavra estranha inventada que eu gosto de usar. Pode usar a palavra que quiser. Mas essencialmente, o que estamos tentando representar aqui é a idéia de que sua vida tem muitas facetas diferentes ou projetos diferentes dos quais você faz parte, se quiser. Há suas aulas, há seu trabalho, há seus eventos que você faz com amigos, talvez consultas médicas e recados, há férias. Dentro do meu calendário, eu gosto de representar esses diferentes baldes com diferentes calendários coloridos. Então, eu posso realmente olhar para o meu calendário e ver uma representação visual do que está acontecendo na minha vida dentro de todos esses baldes. A maneira como consegui isso com o Google Calendar, que é o meu aplicativo preferido, é fazendo vários calendários dentro da minha conta, dando-lhes nomes descritivos, como aulas, eventos do campus, exames e trabalho, e, em seguida, certificando-se de que cada um dos esses calendários têm uma cor específica. A outra vantagem de usar calendários diferentes para cada um desses baldes de vida é que, se você quiser, você pode desligar alguns deles, e você pode ver como eu posso desligar o trabalho, eu poderia desligar os exames, eu posso desligar os eventos do campus, e eu posso ver aqui é como minha agenda de aulas se parece neste semestre, e você poderia usar isso para fins de planejamento. Talvez isso pareça muito caótico e muito ocupado para o seu gosto, e você quer começar a torná-lo um pouco mais compacto ou um pouco mais leve no próximo semestre. Eu realmente gosto da flexibilidade de ser capaz de desligar e ligar as coisas. Então, vamos investigar algumas dicas diferentes que eu tenho para realmente adicionar eventos ao seu calendário. Em primeiro lugar, se você tem eventos que vão acontecer com frequência, então você vai querer usar a função de evento recorrente. Então, por exemplo, eu vou colocar outra aula aqui, apenas como uma demonstração. Digamos que temos uma aula às 16h, e vamos chamá-la de COM SCI 101, que é uma aula que eu fiz na faculdade. Então, as aulas, mas eu quero ir para mais opções porque não está acontecendo apenas das 4:00 às 17:00, segunda-feira, dia 5 de novembro. Então, se você for para essa opção de repetição aqui, você pode ir para o Custom, e pelo menos na minha faculdade, eu tinha aulas de segunda, quarta, sexta-feira, e então terça, quinta-feira. Então, eu vou querer fazer uma recorrência personalizada, e selecionar as datas em que ela vai acontecer e, em seguida, selecionar uma data de término, que para mim seria o fim do semestre. Então, digamos apenas 24 de maio. Hit Done, e enquanto estamos aqui, enquanto estamos realmente na seção de detalhes do evento, vamos adicionar alguns detalhes úteis para nosso eu futuro. Agora, eu não sei quanto a você, mas quando eu estava na faculdade, eu nem sempre me lembrava onde minhas aulas eram, a sala de aula exata, talvez na primeira semana de escola. Então, eu diria que pode ser um local. Digamos que isso é em Gerdin 101, que é um prédio que eu tinha na faculdade. Abaixo na seção de descrição, uma coisa que eu achei muito útil para fazer, e eu não vou ser capaz de demonstrá-lo aqui porque eu não tenho um link acessível, mas eu realmente fui para o site da minha faculdade e eu encontrei o PDF documentos dos mapas de todos os edifícios em que tive de entrar. Então, eu colocaria um link para esse PDF dentro da descrição aqui. Talvez também coloque o nome do professor, Professor Johnson, só para que eu tenha detalhes relevantes com o meu calendário na ponta dos dedos. Então, quando eu estou tentando ir para a aula ou eu estou tentando lembrar quem ensina a classe, eu tenho todas as informações disponíveis, e isso pode ser muito menos estressado e gastar muito menos tempo tentando desenterrá-lo de e-mails ou do meu sistema de arquivos ou de Meu sistema de anotações. Está tudo lá em um contexto que faz sentido para mim e é muito conveniente para mim agora. Agora, outra coisa avançada que eu gostaria de fazer é criar calendários ocultos para coisas que eu nem sempre preciso ver, mas ocasionalmente quero fazer referência. Então, por exemplo, eu tinha um ginásio com uma quadra de basquete que nem sempre estava disponível, e eu gosto de jogar basquete durante o inverno, então eu queria saber quando são horas de quadra. Eu não poderia ir ao site da academia toda vez e olhar se o tribunal está disponível ou não, mas isso parece inconveniente para mim. Então, em vez disso, eu só fui e criei um calendário. Chamei de Court Hours, e agora posso entrar e criar o horário de basquete aqui. Então, eu não vou fazer todos os eventos porque iria desperdiçar o seu tempo e o meu. Eu só vou fazer um. Chamaremos de “Horário do Tribunal” ou “Court Open”, e eu vou definir isso para o meu calendário de horas do tribunal. Agora, geralmente, eu vou tirar esse calendário, porque não é algo que eu tenho que fazer ativamente na quarta-feira às 11:00 da manhã. Mas se eu quiser ir jogar basquete e eu quero ver se as quadras se abrem, então eu posso basicamente tornar esse calendário visível por alguns segundos, verificar se ele está aberto no momento e depois desligá-lo novamente. Agora, mais uma coisa que você também pode querer fazer com seu calendário é configurar lembretes automáticos para eventos. Então, em vez de ter que verificar seu calendário o tempo todo para ter certeza que você está indo para ser pontual para as coisas, dentro do Google Agenda, e novamente isso funciona para basicamente qualquer aplicativo de calendário, através de Calendários da Apple ou Calendários do Outlook. Não vai funcionar para um calendário de papel. Então, desculpe por aqueles de vocês que usam um sistema analógico, mas para qualquer calendário digital, você pode facilmente configurar lembretes, e dentro do Google Calendar, você pode fazer notificações no aplicativo, seja usando iPhone ou Android ou até mesmo Windows phone, ou você pode fazer notificações por email. Esses são um pouco menos úteis, mas eu acho notificações por e-mail útil às vezes quando digo, eu tenho uma viagem chegando e eu quero receber como uma notificação de 24 horas em vez de como 30 minutos de notificação. Agora, uma última dica que eu quero compartilhar antes de entrar na parte de ação deste vídeo é apenas para que você saiba que se você usar o Gmail junto com o Google Agenda, algo muito legal acontece onde se você receber um e-mail que contenha um evento, dizer que você reservar um voo, ele irá adicionar automaticamente os horários para esse voo para o seu calendário, e isso é algo que eu acho muito conveniente. Toda vez que eu reservar um voo para viajar, eu vou olhar para o meu calendário e ele já está lá, eu não tive que entrar em, isso é um recurso muito inteligente. Então, agora é hora de você construir esta parte do sistema e o processo é bem simples aqui. Tudo o que você precisa fazer é escolher seu aplicativo de calendário de escolha, seja um calendário do Google ou iCal ou qualquer coisa que você queira usar e, em seguida, começar a criar calendários separados dentro do aplicativo para representar seus baldes de vida. A partir daí, você pode querer usar eventos recorrentes para construir sua agenda, certifique-se de que você está adicionando novos eventos à medida que eles chegam à sua atenção e, em seguida, certifique-se de que você está verificando seu calendário todos os dias, ou usando esse Lembretes funcionam para garantir que você não está deixando nada escapar pelas rachaduras. Agora, que o seu calendário está totalmente configurado e funcional, é hora de passar para a terceira parte do nosso sistema, que é o seu sistema de anotações. 4. Faça suas anotações: Tudo bem. Estamos a progredir. Ok, seu sistema de gerenciamento de tarefas está configurado, você tem seu calendário pronto para ir. Passamos agora ao sistema de anotações, e sei o que alguns de vós já estão a pensar. Preciso mesmo de um sistema de anotações? Já não sou estudante. Eu sou um profissional. Não preciso de um caderno. Isso é para alunos da terceira série. Acho que todos precisam de um sistema de anotações porque, de novo, como David Allen disse tão eloquentemente, “Seu cérebro é para ter idéias e não para segurá-las”. Você precisa de um lugar externo, seguro, seguro e bem organizado para você armazenar a chave de licença de software para esse pedaço de software que você terá que atualizar em alguns anos, ou o instruções para que mesa de café DIY que sua namorada realmente quer que você construa, ou aquelas letras de rap ruim que eu sei que você tem escrito em seu tempo livre, ou talvez todos os detalhes do sistema para o novo trabalho de TI que você acabou de ser contratado para. Você não quer esquecer essas, suas senhas, todos os seus logins e caminhos de arquivos. Você precisa de um lugar onde tudo isso possa ser armazenado. Embora seu cérebro tecnicamente pudesse conter toda essa informação, especialmente se você dominasse técnicas loucas de memória, como o Palácio da Mente de Sherlock, não deveria fazer isso. Deixe tudo isso para o sistema de anotações. Eu vejo desta forma. Você não tem que saber tudo. Há certas coisas que você deve saber, mas com muitas outras coisas, você só precisa saber o caminho que você precisa seguir para aprender rapidamente essa informação ou referenciá-la. Para mim, pelo menos, um sistema de anotações bem projetado e bem organizado me dá esses caminhos rápidos para todos os detalhes da minha vida, tudo o que eu possa precisar lembrar no futuro. Agora, antes de cavar em todos os detalhes divertidos, o aplicativo que eu vou estar compartilhando com vocês hoje, vamos falar sobre algumas armadilhas comuns que as pessoas costumam encontrar quando se trata de construir seu sistema de anotações. Em primeiro lugar, que é uma falta de organização. Quando um sistema de anotações não tem nada para categorizar ou delinear suas notas, então torna-se muito difícil encontrar coisas quando você precisa fazer referência a elas mais tarde. Então, você vai querer ter certeza que as coisas estão bem organizadas. Outro problema que as pessoas enfrentam é um problema muito semelhante ao que eu mencionei no vídeo de gerenciamento de tarefas quando fica difícil ou cheio de atrito inserir uma nota em seu sistema, então é provável que você não vai fazer isso ou você vai fazê-lo no sistema mais fácil, como uma nota pegajosa em seu desktop ou apenas jogando pedaços de papel em todo o lugar em sua mesa, que minha mãe gosta de fazer, e que funciona para ela, mas provavelmente não vai funcionar para você. Então, vamos nos certificar de que configuramos isso de uma maneira que seja o mais sem atrito possível, mas também bem organizada, para que seja fácil encontrar qualquer coisa que você esteja procurando rapidamente. O aplicativo que eu escolho usar para o meu sistema de anotações e eu tenho usado por cerca de 10 anos neste momento, talvez um pouco menos de 10, mas muito tempo é Evernote. Há muitas alternativas para o Evernote lá fora. Quero deixar isso bem claro, para que você não precise usar o Evernote. Há o Microsoft OneNote que é bastante semelhante e mais livre. Evernote tem uma opção gratuita. O Microsoft OneNote é muito gratuito. Há também o Notion. Há o Apple Notes, todos os tipos de sistemas diferentes por aí, e muitos deles têm muitos dos mesmos recursos. Então, realmente minha recomendação do Evernote vem da minha experiência pessoal e do fato de que ele funciona da maneira que meu cérebro quer que ele funcione melhor do que qualquer sistema que eu testei. Então, com isso sendo dito, vamos começar a construir este sistema uma maneira muito semelhante à forma como construímos nosso sistema de calendário, e isso é usando o conceito de baldes de vida. Mais uma vez, sua vida é multifacetada. Você tem aulas se for estudante. Você tem projetos, se você é um profissional e você também tem muitos pensamentos individuais e idéias que você provavelmente quer entrar em um sistema externo concreto, como letras ou detalhes de exercícios. Então, dentro do Evernote, eu basicamente construí um sistema que estabelece todos os meus baldes de vida e torna as coisas muito fáceis de encontrar quando preciso encontrá-los. Dentro do Evernote, eu realmente usei um de seus recursos chamados Pilhas de Notebook para tornar isso ainda mais organizado do que seria se fosse apenas uma grande lista de cadernos. Então, eu vou mostrar a vocês minhas pilhas de cadernos aqui. Nós temos um chamado Pessoal onde eu tenho coisas como meu diário de realizações, minha escrita diária, que é apenas como uma nota diária de como eu tenho construído, notas sobre comprar uma casa no futuro, talvez letras que eu não fiz Escrever-me. Eu não os escrevi, você os escreveu, você os colocou, como eles chegaram lá? Receitas, todo tipo de coisas assim, e também temos aulas. Então, o que eu fiz aqui, eu terminei com a faculdade, mas eu entrei e recriei uma parte do sistema que eu uso quando estava na faculdade só para vocês fazerem referência se estiverem na faculdade ou no colegial. Eu tinha um caderno de aulas onde todas as classes dos semestres anteriores foram colocadas, então eu ainda poderia fazer referência a essas notas se eu precisasse, mas eu também tinha uma pilha de cadernos para as classes atuais, modo que a carga do curso do semestre atual foi mantida aqui, e dessa forma, eu poderia facilmente chegar a ele e ter certeza de que tudo estava organizado, e eu sabia onde tudo estava para as aulas que eu realmente estava indo. Agora, Evernote é basicamente projetado como Outlook ou como um programa de e-mail. Você tem seus cadernos e suas pilhas de cadernos com tags e notas recentes e atalhos no lado esquerdo da interface do usuário, você tem suas notas em uma coluna do meio, e na coluna da direita é totalmente dedicada ao editor de notas. Esta é uma das razões pelas quais eu amo tanto o Evernote. Ele me permite ver exatamente onde estou atualmente dentro da hierarquia geral do meu sistema de anotações. Algumas pessoas trabalham muito bem com o Google Docs ou com o Microsoft Word ou o sistema de anotações onde eles têm um sistema de arquivos muito separado e um editor separado, mas eu amo ter tudo apenas colocado fora na minha frente. Adoro ser capaz de saltar para a barra de pesquisa, ou usar minha árvore de navegação para chegar a outra coisa muito, muito rapidamente, abri-lo, colocá-lo lado a lado. Eu adoro esse tipo de coisa. Então, obviamente, a principal coisa que você vai fazer com seu sistema de anotações é tomar notas, mas você não precisa limitá-lo a notas que você toma fisicamente, especialmente se você estiver usando um aplicativo como o Evernote que tem várias capacidades. Por exemplo, Evernote tem uma extensão WebClipper para Google Chrome onde você pode realmente salvar o conteúdo de uma página da web, ou algo que eu faço muitas vezes é, eu vou literalmente copiar e colar o conteúdo de e-mails que eu recebo, para dizer detalhes de viagem, e eu vou colocá-los diretamente no Evernote. Então, por exemplo, aqui eu tenho todos os detalhes para o hotel que eu reservei para esta mesma viagem para Nova York em Evernote. Dessa forma, posso referi-lo muito facilmente, se for preciso. Que você também pode encontrar casos em que é muito útil voltar a uma nota anterior e adicionar mais detalhes. Para vos dar um exemplo disso, vou mostrar-vos as minhas notas do After Effects aqui. Uma coisa que eu faço muito é animar meus vídeos no After Effects, mas After Effects é um programa incrivelmente detalhado e complicado com muitos atalhos de teclado e fórmulas de programação literal que você pode colocar em camadas para fazer eles fazem certas coisas. Meu cérebro não é bom o suficiente para lembrar todas essas coisas facilmente o suficiente para eu não ter que fazer referência a elas uma e outra vez e outra vez. Toda vez que me deparo com algo como o atalho para centralizar um ponto de ancoragem ou o atalho para cortar uma camada para baixo, como você faria em um programa de edição de vídeo. Acabo de anotar essas coisas. Ao longo do tempo, eu memorizei muitos deles através de uso repetido, mas muitas dessas coisas eu não uso frequentemente o suficiente para realmente memorizar. Outra coisa boa a prestar atenção é a forma como você nomeia suas notas. Isso pode não ser algo absolutamente crucial, mas sempre que eu estou intitulando uma nota, eu estou tentando pensar no futuro, e eu estou tentando pensar sobre o que eu futuro pode acabar usando como um termo de pesquisa para encontrar essa nota no futuro. Agora, com um bom sistema organizacional, isso pode não ser um problema porque você terá uma boa árvore lógica para ir até lá para encontrá-lo, e você não deve ter muitas opções depois de chegar ao fundo dessa árvore. No caso de você precisar de uma busca por algo, como por exemplo, este e-mail informativo do seguro de saúde que eu recebi. Eu postei isso no Evernote e eu me lembro de intitular isso como Kaiser Permanente, que é minha companhia de seguro de saúde, mas eu também coloquei, “Health Information Email de Info de Boas-Vindas de Seguro de Saúde”, porque eu sabia que eu poderia apenas procurar por e-mail de seguro de saúde no futuro . Então, eu estou tentando pensar no futuro e apenas pensar em alguns dos termos comuns muito genéricos que o futuro eu pode ter usado quando ele não está completamente atualizado sobre todos os detalhes do assunto. Outra coisa que pode ser útil para fazer que vamos fazer referência em um dos vídeos posteriores deste curso é ter uma pasta de caixa de entrada ou caixa de entrada e caderno. Este seria apenas um caderno onde é como sua posição padrão para colocar qualquer coisa e tudo. Isso vai voltar à ideia de reduzir atrito quando se trata de inserir notas em seu sistema. Se você está em movimento e você realmente precisa inserir algo rapidamente, você não quer ter que puxar o aplicativo para cima, e então encontrar exatamente o caderno que você quer colocar algo, e então dar-lhe um título e tudo mais. Você pode apenas vaguear pelo que quer que esteja na sua cabeça agora e seguir em frente com sua vida. Então, colocando-o na caixa de entrada e tornando a caixa de entrada seu caderno padrão no Evernote, ou qualquer sistema que você esteja usando, você pode fazer isso e depois ter um tempo mais tarde em que você se senta, e você processa tudo nessa caixa de entrada. Talvez você não, talvez você apenas use a função de busca para definir coisas aleatórias lá dentro. Você também pode ser diligente e você pode categorizar tudo o que você quer categorizar mais tarde. Uma dica extra sobre a criação de notas que eu gostaria de compartilhar com vocês aqui é uma dica sobre templação. Então, você pode nem sempre precisar de um modelo de nota. Às vezes você só precisa de um pedaço de papel em branco ou de um cursor piscando em branco com o qual você pode começar a escrever, mas às vezes você pode se beneficiar de um pouco de estrutura em suas notas. Então, o que eu fiz é que eu realmente fiz um caderno para modelos e um bom exemplo de modelo aqui é um modelo de pesquisa de vídeo que eu gosto de usar quando estou criando novos tópicos de vídeo para o meu canal do YouTube. Eu posso ter idéias de título que eu quero tirar para baixo. Posso ter ideias de palavra-chave que quero escrever aqui. Tenho muitas notas, pesquisas e links, e também detalhes sobre quaisquer patrocinadores que possam estar patrocinando meus vídeos. Eu gosto de ter todas essas informações separadas e categorizadas e fáceis de encontrar, então eu só tenho este modelo aqui. Tudo o que faço é copiá-lo e depois colá-lo em uma nova nota que me dá um ponto de partida para ser muito mais organizado no meu processo de pesquisa e escrita. Então, isso nos leva às ações que eu vou querer que vocês tomem para essa parte do seu sistema seja construída e pronta para funcionar. Primeiro é simplesmente inscrever-se em qualquer aplicativo ou serviço de tomada de notas que você deseja usar, seja Evernote ou OneNote ou Notion, ou se ele está recebendo um bloco de notas de papel e configurando como um diário de bala ou configurando algum sistema que funciona bem para você. A partir daí, você vai querer criar essa categorização. Crie esses baldes de vida, que você tenha um caminho rápido organizado para todas as diferentes facetas da sua vida. Por último, mas não menos importante, comece a tomar notas e, se você optar por usar esse método de caixa de entrada, certifique-se de que você também tem um processo configurado para ir mais tarde e processar essas notas, dando-lhes suas categorizações, dando-lhes suas etiquetas e detalhes e títulos, para que seu sistema de anotações, como seu sistema de gerenciamento de tarefas, não seja vítima desse problema de entropia que falamos anteriormente. Agora, que você tem seu segundo cérebro, como eu gosto de chamá-lo configurado, nós vamos passar para, eu acho que você pode chamá-lo de seu terceiro cérebro, que é seu sistema de organização de arquivos. 5. Organize seus arquivos digitais: A construção do seu segundo cérebro está completa, mas por que parar por aí, três cérebros são melhores do que dois e vamos construir agora um terceiro na forma de um sistema de gerenciamento de arquivos bem organizado. Isto vai ser dividido em dois vídeos diferentes. O primeiro deles um vídeo de organização de arquivos digitais que vamos passar agora e então vamos acompanhar isso com um vídeo de organização de arquivos físicos também. Agora, a coisa mais importante em minha mente quando se trata da organização de seus arquivos digitais é que você tem acesso a eles onde quer que esteja. Quando eu estava no colegial isso era inconveniente para basicamente significar salvar os arquivos que eu estava trabalhando em uma unidade flash e, em seguida, lembrando de colocar qualquer mídia removível que eu tinha guardado meus arquivos em minha mochila que eu inevitavelmente eu esqueci às vezes, o que significa que, às vezes, o papel que eu preciso para entregar ou imprimir estava no meu computador em casa completamente preso e fora do meu alcance. Mas, felizmente hoje, isso não precisa ser o caso porque existem sistemas de armazenamento em nuvem que permitem que você tenha acesso aos seus arquivos basicamente onde quer que esteja, seja em seu laptop ou celular ou em um navegador de computador se você fizer login no sua interface web. Isso é importante por razões além de apenas ter acesso conveniente aos seus arquivos. Isso também é uma questão de garantir que você tenha acesso aos seus arquivos para o resto de sua vida e não os tenha destruído porque, digamos que seu laptop quebrou ou sua casa queimou ou ou algo mais horrível aconteceu. Se você tiver todos os seus arquivos apenas em um dispositivo, então a segurança desses arquivos que poderiam ser um produto de centenas ou milhares de horas de seu trabalho é a segurança deste único dispositivo físico e isso pode ser facilmente descartado janela ou eu poderia facilmente sentar em ou algo estúpido como isso. Mas, como tudo é feito em backup no Google Drive, se essa coisa sair pela janela ou derreter ou o que quer que aconteça com ele, isso realmente não importa. Estou fora do hardware e isso é terrível, mas não é o fim do mundo porque ainda terei acesso a todos esses arquivos. Agora, deixe-me tirar um breve momento apenas para explicar o que exatamente a sincronização de nuvem e o backup em nuvem significam. Ao instalar o programa Dropbox em seu computador ou no programa Google Drive ou seja lá o que for, você sincronizará pastas e arquivos salvos localmente em seu computador com a nuvem e com qualquer outro dispositivo que você tenha seu software instalado e você poderá acessar esses arquivos novamente através de seus servidores de nuvem com seu dispositivo móvel. Então, você pode ver que todos os meus arquivos são realmente salvos no meu laptop aqui. Então, eles estão literalmente no disco rígido, mas se eu for até o navegador do Dropbox e clicar na mesma pasta exata, é que eu vou encontrar exatamente os mesmos arquivos. Eles são essencialmente copiados em todos os lugares e o software sabe que sempre que você faz uma alteração em um arquivo em algum lugar, ele precisa atualizar esse arquivo em todos os lugares em que esse arquivo é salvo. Então, só para deixar isso claro, quando eu estou olhando para este arquivo aqui na minha área de trabalho, eu posso ver que ele está salvo no meu computador local aqui. Mas, se eu for até o navegador da Web, eu posso encontrar exatamente o mesmo arquivo e ele está bem aqui e eu posso realmente vê-lo diretamente no navegador do Dropbox também. Então, nos exemplos que você vai ver neste vídeo, eu vou usar o Dropbox porque isso é o que eu usei como estudante, esse foi o meu primeiro serviço de backup em nuvem que eu já me inscrevi, mas eu realmente recomendo o Google Drive atualmente simplesmente porque seus preços são melhores. Por dois dólares por mês, você pode obter 100 gigabytes mais com drive, enquanto a única opção após o nível gratuito de dois gigabytes no Dropbox é pagar US $10 por mês por um terabyte e eu não acho que um monte de pessoas precisa de mais de 100 gigabytes. Então, eu só acho que é melhor preço. O que eu acho que é o conceito mais fundamental na organização de arquivos é configurá-lo como uma árvore. Essencialmente, estou falando de uma estrutura de pastas que imita uma árvore como uma árvore genealógica ou uma árvore de biologia evolutiva, você vai ter um tronco e desse tronco você vai ter ramos saindo. Vamos voltar a esse conceito de baldes de vida. Então, o tronco da árvore será a pasta raiz do seu sistema de gerenciamento de nuvem. Então, se for Dropbox, será a pasta do Dropbox ou que o Dropbox coloca no seu computador ou se for o Google Drive, será a pasta raiz do Google Drive e você deve se esforçar para manter tudo o que importa para você dentro dessa pasta, nada deve existir fora dela. Dessa forma, tudo é sincronizado com a nuvem e está disponível onde quer que você esteja. Então, dentro da raiz da árvore aqui meu Dropbox, você pode ver que eu tenho várias pastas. Eu tenho uma pasta para a faculdade e dentro disso eu tenho pastas para todos os anos que eu estive na faculdade. Eu tenho uma pasta para “College Info Geek” que é tudo o que tem a ver com o meu blog, há pastas para aprender, qualquer coisa que eu estava em, quero dizer uma pasta para isso. Podemos ver aqui como estamos construindo essa estrutura de árvore. Então, a faculdade é um ramo principal fora dessa raiz lá e então a partir daí começamos a ramificar para baixo e ficar ainda mais específicos. Então, digamos que temos júnior aqui, dentro do júnior em sua pasta eu tenho uma pasta específica para cada classe que eu fiz, como MIS 432 como um exemplo. Aqui dentro, qualquer coisa que fosse uma marca geral que precisasse de um arquivo como não notas, mas como uma imagem que carregamos ou uma planilha que criamos, estava tudo nessa pasta. Mas, fomos ainda mais fundo quando se tratava de grandes projetos. Então, nós tivemos um projeto de grupo final nessa classe e nós nos certificamos de criar uma pasta específica para esse projeto. Quero mostrar mais um exemplo de como organizo meus documentos de trabalho agora como YouTuber e acho que isso pode ser um pouco mais relevante para aqueles de vocês que estão tentando aplicar isso a um contexto mais profissional. Então, estamos mudando para o Google Drive aqui, que é onde eu guardo todas as minhas pastas profissionais atuais. Eu tenho uma pasta chamada conteúdo no Google Drive e , em seguida, eu tenho uma pasta chamada “Gráficos”. Então, todas as miniaturas, todos os podcasts imagens compartilhadas, todos os artigos apresentados imagens, que precisam ir em gráficos. Então, vamos para gráficos e então podemos ir para imagens de compartilhamento de vídeo e eu dou a cada vídeo um número baseado na ordem em que ele foi lançado no meu canal do YouTube. Este tipo de vai para um sistema organizacional que eu uso para planejamento de vídeo. Então, nós temos todos esses vídeos compartilhar pastas de imagens e o vídeo mais recente que eu fiz foi um sobre auto-disciplina. Então, aqui dentro, eu posso encontrar a miniatura que eu criei para esse vídeo e o documento do Photoshop que eu criei também no caso de eu entrar lá e fazer alterações nele. Agora, a razão pela qual eu dividi tudo em gráficos, vídeos e scripts, você pode estar pensando como, por que não ter apenas uma pasta para cada projeto de vídeo e manter o script e todos os gráficos e todos os arquivos e tudo lá dentro. Isso faria sentido se você fosse um prenuer solo, você está fazendo tudo sozinho. Eu trabalho com uma equipe, o que significa que eu tenho que compartilhar pastas com muitas pessoas diferentes e meu designer gráfico não tem necessidade de seu computador para ficar cheio de toneladas de arquivos de projeto de vídeo e arquivos proxy. Então, criamos um sistema que funciona para nós, onde fizemos a raiz da pasta de conteúdo ser baseada no tipo de conteúdo e na pessoa da equipe que trabalharia com esse conteúdo. Então, a estrutura de compartilhamento faz sentido. Dito isto, eu tenho uma pequena dica extra para você quando se trata de facilitar a navegação esses sistemas de arquivos e é usar o que é chamado de nomes diferentes em muitos sistemas diferentes, mas enquanto ele foi chamado de atalhos. Mas basicamente, sempre que você tem uma pasta acessada com muita frequência, é apenas perda de tempo navegando pela árvore para chegar a ela. Então, use esse sistema favorito. Por exemplo, aqui, digamos que, estou usando essa pasta MIS 435 com bastante frequência. Eu só vou ir em frente e arrastar essa pasta para os meus favoritos aqui. Então, agora eu posso apenas clicar nele e eu estou instantaneamente nele. Mesmo com o Windows, se você estiver usando um computador Windows você pode facilmente arrastar uma pasta para essa barra lateral que é chamado de acesso rápido lá e se você estiver usando a interface web do Google Drive, você pode ir em frente e clique com o botão direito em uma pasta e, em seguida, basta bater estrela. O que isso vai fazer é adicionar essa pasta a esta seção estrelada aqui que é basicamente exatamente as mesmas coisas seu acesso rápido. Outra pergunta que pode surgir para vocês é: “Qual é a diferença entre meu sistema de anotações e meu sistema de organização de arquivos digitais?” A resposta realmente não é clara. Isso meio que se resume a preferência pessoal. O que você quer manter em pastas e o que você quer manter em um sistema como o Evernote? Então, na maior parte, se estou escrevendo coisas, se estou tomando notas, se estou inserindo dados em meu sistema, geralmente estou usando um sistema de tomada de notas como o Evernote, mas se eu precisar baixar uma planilha ou se preciso baixar um documento que alguém me enviou um e-mail, geralmente eu estou mantendo que o meu sistema de organização de arquivos. A outra coisa a observar é que, se você estiver usando um sistema como o Evernote, não há muitos níveis que você possa aprofundar se estiver usando o sistema de notebook, enquanto que com seu sistema de organização de arquivos, você pode ir como muitos níveis profundos quanto você quiser e você pode iniciar com sucesso alguém com esses níveis. Você não pode fazer isso no Evernote. Então, isso nos leva às ações para este vídeo em particular que são bastante simples. Número um, saia e inscreva-se para qualquer serviço de backup na nuvem que você deseja usar, seja o Google Drive, que é o que eu recomendo porque seu preço é melhor do que qualquer outra pessoa que eu tenha visto ou seja Box ou Dropbox ou SpiderOak ou o que você quer usar, certifique-se de que você está inscrito para ele, certifique-se de que, a pasta é sincronizada com o seu computador e, em seguida, começar a construir essa hierarquia baseada em árvore dentro daquela pasta raiz lá. Você não quer salvar coisas fora dessa pasta raiz. Lembre-se, se você salvar algo fora dele, você não terá acesso em nenhum lugar, exceto aquele dispositivo local. Com essa nota, tenho uma última dica para você aqui. Esta é uma espécie de dica avançada e isso não é algo que eu acho que você deve colocar em ação imediatamente, mas é uma pequena semente que eu quero plantar em sua mente para o pensamento posterior que é que, você pode querer olhar para ter um serviço de backup remoto secundário para todos os seus arquivos. Isto é algo que me ajuda a dormir à noite. Digamos que, por algum motivo, você exclui todos os seus arquivos no Google Drive e, em seguida, sua mão escorrega e você vai para o lixo e esvazie o lixo também, tudo se foi. Se você tem um sistema de backup secundário, você ainda tem acesso a todos esses arquivos e pastas, mas se você não o tinha então, eles se foram para sempre. Pessoalmente, eu uso outro serviço de backup em nuvem chamado backblaze e eu pago por eles porque eles têm serviço de backup em nuvem ilimitado, o que significa, eu posso fazer backup de todas as minhas filmagens de vídeo para vídeos do YouTube que nunca caberiam no Google Drive. Mas, eu também tenho paz de espírito sabendo que meus arquivos são copiados no drive e eles também são copiados para aquele lugar. Chama-se redundância dupla e acho que é muito útil. Agora, que já passamos por tudo isso, você tem tudo o que precisa para construir seu sistema digital e agora vamos passar para o lado físico. 6. Organize seus arquivos físicos: Então, nós cobrimos a organização de arquivos digitais, e isso deixa apenas mais uma parte do quebra-cabeça da organização de arquivos para ser montado, que é a parte física dele. Agora, quando se trata de organização de arquivos físicos, a armadilha que eu vejo as pessoas correndo para cima é, como em muitas outras coisas, falta de organização. Eles têm pilhas de papéis empurrados por todo o lado, eles estão em gavetas. As pessoas realmente não sabem onde seus documentos físicos são guardados. Enquanto podemos falar sobre a solução para esse problema, que eu vou aludir apontando para essa coisa aqui, antes de entrarmos nisso, eu quero fazer a pergunta ou colocá-la para você, o que realmente precisa ser físico em sua vida? Para mim, a resposta não é muita coisa. Quero dizer, talvez sua certidão de nascimento, ou aquele recorte de jornal em que você estava no 11º ano, ou talvez sua cópia menta condição dos quadrinhos de ação número um. Sim, você quer mantê-los em um mundo real, mas para todo o resto, você só precisa acessar as informações nessas folhas de papel. Então, o que eu vou sugerir é digitalizar o que você puder e se livrar das versões em papel. Assim, não é ficar sentado em sua casa bagunçando as coisas. Agora, quando se trata de digitalização, você tem algumas opções, incluindo o uso de um aplicativo como o Evernote, que tem um scanner de documentos embutido para digitalizar seus documentos diretamente nele, ou você também pode usar um aplicativo como o Scanbot para envie automaticamente seus arquivos para o Google Drive ou Dropbox, para que eles estejam digitalmente em seu sistema de organização de arquivos em vez de seu sistema de anotações. Mas, para os documentos e quadrinhos condição hortelã que precisam permanecer no mundo real, como você organizá-los? Para mim, a resposta é dupla. Primeiro, você quer um sistema de organização de arquivos estacionário em casa, e então para complementar isso, você quer um portátil também. Então, para o seu sistema estacionário em casa, eu vou recomendar uma simples gaveta de pastas penduradas. Você compra isso em qualquer loja de departamento, Walmart, Target, qualquer coisa semelhante a isso. É basicamente como um cubo. Pode ser de plástico. Pode ser tecido como este. Eles muitas vezes se encaixam em gavetas que você pode construir, e então eles têm pastas penduradas. Então, todos os seus documentos podem ir para uma pasta como esta. Você pode usar os rótulos que vêm com eles se você quiser rotular as coisas, então você sabe exatamente para onde elas vão, ou você pode simplesmente memorizar as posições delas, se você não tem muitos documentos como eu tenho. Então, para complementar este sistema estacionário, você também vai querer algum sistema portátil para organizar qualquer coisa que você chegar onde você está em movimento. Tenho duas opções diferentes para você. Se você não receber um monte de papéis como você é um profissional, ou um freelancer, e quase tudo vem até você via e-mail ou eletronicamente, então basta manter uma única pasta em sua mochila, ou sua pasta, sua bolsa de trabalho. Este é o que eu uso, e eu tenho muito poucos documentos lá agora. Mas, se você é um estudante, especialmente se você está no ensino médio, ou na faculdade, você está recebendo um monte de folhetos de papel, o que eu recomendo é obter uma pasta de acordeão. Estes, bem como esta coisa, você pode obter um praticamente qualquer loja de departamento, e ele apenas abre, e fãs para fora, e dá-lhe vários bolsos diferentes, juntamente com pequenas guias rotuladas que você pode facilmente usar para organizar todos os seus arquivos diferentes. Quando você chegar em casa todos os dias, você pode descobrir que há papéis aqui que você realmente não precisa ter acesso em qualquer lugar, então talvez você vai digitalizá-los, ou talvez você vai transferi-los para sua casa sistema. Agora, uma coisa que você pode estar se perguntando é, “Tom, se eu tenho essa pasta de acordeão com todas essas divisões legais aqui, por que eu preciso disso? Eu poderia levar isso para onde eu quisesse ir.” Se você quer viver uma vida de perigo, intriga e mistério, então vá em frente e fique à vontade. Mas, eu não estaria mantendo minha certidão de nascimento e algo na minha mochila que poderia ser facilmente roubado ou deixado em um café por causa de minha própria cabeça de osso. Então, qualquer coisa realmente importante que eu queira manter fisicamente que eu não precise se eu estiver indo para algum lugar, eu quero manter em casa em um sistema de armazenamento de arquivos estacionário. Tudo bem. Então, isso cuida de tudo relacionado à organização de arquivos que precisamos falar, então agora, vamos passar para a próxima seção do curso, que é gerenciar seus sistemas de comunicação. 7. Melhore nos e-mails: Tudo bem. Estamos agora a entrar na parte de trás do percurso. Criamos nossos sistemas de gerenciamento de tarefas e calendário, ficamos claros sobre anotações e agora você tem um sistema de arquivos bem organizado nos espaços digitais e físicos. Então, agora, é hora de falar sobre como otimizar seus sistemas de comunicação ou colocar isso em termos mais simples, para melhorar no e-mail. Agora, por que falar sobre e-mail? Ninguém gosta de e-mail. E-mail como uma hidra terrível que nunca acaba e você nunca para de lutar, mas é exatamente por isso que temos que falar sobre isso. e-mail é uma das principais maneiras pelas quais as pessoas se comunicam umas com as outras, especialmente no mundo profissional, e também é uma maneira que as pessoas geralmente enviam documentos para frente e para trás. Portanto, ter uma caixa de entrada bem organizada e cheia de 1.000 mensagens não lidas é muito importante para ter um sistema de produtividade onde nada desliza através das rachaduras. Isso nos leva à principal armadilha em que as pessoas caem quando se trata de gerenciar seus e-mails, que é que elas não gerenciam muito bem, não arquivam coisas, deixam coisas na caixa de entrada e acabam com essa bagunça gigante que eles não conseguem encontrar nada, e cada vez que eles a abrem parecia tão esmagadora, eles querem fechá-la imediatamente. É por isso que há coisas como o dia do perdão por e-mail, onde as pessoas literalmente tirar um dia do ano para dizer que sinto muito por não responder a você por três meses, mas eu simplesmente não consegui me trazer para abrir aquela caixa de entrada de e-mail. Bem, o que queremos fazer é fazer com que você nunca sinta que não consegue abrir sua caixa de entrada de e-mail. Deve ser fácil. Deve estar bem limpo quase o tempo todo. Então, uma regra que eu tento viver e eu acho que é muito útil para você viver por ela também é, não toque em uma mensagem a menos que você pretenda fazer algo com ela. Ao fazer algo com ele, eu quero dizer respondê-lo ou transformá-lo em uma tarefa, ou arquivá-lo para mais tarde, ou excluí-lo. Não abra, leia casualmente, e diga a si mesmo que vou voltar a isso. É assim que você começa a caixa de entrada cheia de um monte de não lidas, um monte de leituras, mas muito estresse. Tudo bem. Então, quando se trata de processar e-mail, você tem várias opções diferentes aqui. Um dos que mencionei anteriormente foi o arquivamento. Eu acho que qualquer coisa que você não precisa manter como spam, boletins informativos, que deve ser excluído. Na verdade, ele deve ser excluído, e também deve ser potencialmente filtrado ou cancelar a assinatura se for um boletim informativo que você não se importa. Mas se é algo que você pode precisar acessar no futuro, então você vai querer arquivá-lo. Com o Gmail, você obtém 15 gigabytes de espaço livre, o que é suficiente para quase todos os e-mails que você receberá a partir de agora até os 100 anos de idade. Então, não se sinta mal por arquivar e-mails, eles realmente não ocupam muito espaço. Você quer ter certeza de que você tem acesso às informações dentro deles apenas no caso de você precisar delas. Tudo bem. Então, o próximo conceito sobre o qual vamos falar e o que eu acho que tenho levado é algo que é chamado de caixa de entrada zero. Isso é algo que eu definitivamente não inventei. Muita produtividade que as pessoas adoram falar sobre a caixa de entrada zero. Basicamente, a idéia aqui é que quando você entra em processo de e-mail, você deve ter uma ação para cada um deles. Então, primeiro passo, quando você entra em seu e-mail, não deve ser enquanto você está no elevador esperando para chegar ao seu escritório e você só tem 30 segundos. Deve haver uma hora específica do dia em que você se senta e você deliberadamente diz a si mesmo que estou processando e-mails. Não é para esperar no táxi, não é para o elevador, não é para apenas ir aleatoriamente, você deveria estar vivendo sua vida naqueles momentos. Então, se você fez isso, e deliberadamente configurou um período de tempo decente para processar seu e-mail, você deve ser capaz de tomar alguma forma de ação em tudo em sua caixa de entrada. Se você fizer isso regularmente, você não deve ter muito em sua caixa de entrada para começar. Agora, uma última dica que eu quero deixar aqui e isso é mais uma dica como você se comporta em respostas do que em processar e-mails em si. Mas quando você estiver se candidatando a um e-mail, tente antecipar as perguntas de acompanhamento que a outra pessoa pode fazer. Então, por exemplo, se alguém lhe enviar um e-mail e disser: “Ei, eu quero marcar uma reunião, você tem tempo disponível esta semana?” Pode-se dizer que sim. Mas se tudo o que você diz é sim, então você está apenas criando um monte de trabalho para eles, porque agora eles têm que dizer, “Ok. Em que dias você está disponível? Que horas você está disponível?” Isso pode gerar uma cadeia de e-mail que tem uma milha de comprimento. Então, em vez disso, antecipe o que eles podem pedir com base em suas respostas originais. Você poderia dizer: “Sim. Estou disponível na segunda-feira das 10 às 16h e estou disponível na quinta-feira, das oito às 13h. Mas você pode ir mais longe do que isso, se você sugerisse a hora da reunião? Então, diga: “Estou disponível nestes tempos.” Por padrão, vou sugerir segunda-feira às 13h mas outras vezes funcionam para mim dentro dessas janelas também. Agora, você deu a outra pessoa a capacidade de marcar a reunião com apenas uma resposta final, ou sim, seu tempo sugerido funciona, ou isso não funciona para mim, vamos fazer quinta-feira às oito da manhã, você disse que tinha que está disponível. Então você está feito, esse tópico está feito, a reunião está no seu calendário, e você pode ir fazer o que quiser. Agora, eu fui em frente e criei uma nova conta de e-mail, encaminhei para mim um monte de mensagens para dar um exemplo aqui. A primeira coisa que você vai notar aqui é que eu estou usando o Gmail. Então, como eu falei anteriormente no curso, eu recomendo o Google Agenda como seu calendário e isso porque ele sincroniza muito bem com o Gmail, e ambos são gratuitos. Mas, novamente, você pode usar qualquer sistema de e-mail que você quiser. Na verdade, eu executo meu Gmail por meio de um aplicativo chamado Front porque estou gerenciando uma equipe, e isso realmente permite que meus colegas respondam e-mails para mim, e eles podem ter conversas comigo para me perguntar como lidar com certas coisas. Mas se você é uma pessoa solo, você não precisa de algo assim, Gmail é perfeitamente adequado e na verdade muito poderoso. Então, aqui está um exemplo de e-mail aqui. Isso é algo que eu vou arquivar, mas eu percebi que isso é alguém me procurando porque eu acho que eles querem me entrevistar para um documentário político, exceto que eles não querem me entrevistar, eles querem entrevistar o outros Thomas Frank que é famoso por escrever livros políticos, e geralmente as pessoas ficam confusas. Eu tento ser legal e tento responder a eles e dizer : “Ei, é para o outro Thomas Frank.” Então, novamente, toque nele apenas uma vez e tire-o da sua caixa de entrada. Então, este eu poderia responder muito facilmente, mas digamos que eu não quero. O que eu quero compartilhar com vocês aqui é algo chamado de lista de tarefas para a extensão do Gmail. Então, se você estiver usando a lista de tarefas, este é realmente um recurso muito bom, porque você pode adicioná-lo ao Google Chrome que eu vou fazer agora. Então, se eu apertar este botão aqui em cima que é adicionado à minha interface do Gmail, eu sou capaz de adicionar este e-mail como uma tarefa na lista de tarefas tarefas. Esta janela é basicamente apenas uma versão mini da lista To-Do. Então, é bastante completo recurso quando se trata de adicionar sua tarefa. Agora, ele vai pegar a linha de assunto do e-mail, e esse será o nome padrão da tarefa, mas isso não é muito descritivo. Quando estou adicionando tarefas ao meu sistema de gerenciamento de tarefas, quero ser descritivo e quero ser deliberado sobre anotar a ação que preciso tomar. Então, eu vou ir em frente e apenas mudar o nome para responder ao Greg sobre a mistura de Thomas Frank, e vamos colocá-lo para amanhã. Podemos usar esse processamento de linguagem natural para facilmente colocar o amanhã lá em vez de ir aqui e clicar e muitas coisas adicionar tarefa. Agora, está lá na minha lista de tarefas, e agora eu posso arquivar isso facilmente se eu quiser, e nós cuidamos disso. Agora, se eu quiser voltar mais tarde e terminar essa tarefa, tudo que eu tenho que procurar é Greg, lá está ele e eu posso responder muito facilmente, mas eu tirei da minha caixa de entrada na primeira vez que eu toquei nela. Então, a próxima coisa que eu quero falar é rotular. Quando eu estava na faculdade, eu pensei que era crucial rotular cada mensagem. Mas, especialmente se você estiver usando o Gmail, isso realmente não é necessário porque o Gmail tem a Pesquisa Google integrada. Então, o mecanismo de busca é muito poderoso e você vai ser capaz de encontrar quase qualquer coisa que você arquivou, e eu acho que rotular tudo é uma perda de tempo. Dito isto, penso que os rótulos são úteis para certos casos como este. Tenho aqui uma factura de alguém que trabalha para mim. Isso é algo que eu quero dar um rótulo para porque eu quero ter uma pasta bem organizada de cada fatura e recibo que eu recebi para o meu negócio, apenas no caso de eu precisar fazer referência a tudo como um grupo no futuro. Então, eu vou verificar isso e eu vou dar-lhe um rótulo. Ainda não temos rótulos que não sejam os padrões, vou criar um novo, vou chamá-lo de recibos, e agora tenho recibos aqui. Se eu entrar em recibos, posso ver aquele e-mail lá. Isso é muito útil para certas coleções de e-mails que você pode querer ter acesso no futuro como um grupo, mas novamente não faça isso para cada e-mail, porque a pesquisa geralmente é boa o suficiente. A outra coisa sobre a qual eu quero falar é sobre a criação de filtros. Então, às vezes você pode receber e-mails que tenham uma sensação muito semelhante a eles ou informações semelhantes, e você pode querer configurar uma regra automatizada que fará algo com esses e-mails sempre. Então, por exemplo, temos um recibo aqui da Grace Street. Este é um restaurante que eu fui em uma viagem de negócios, então eu quero ter certeza que isso recebe a etiqueta do recibo. Agora, eu poderia dar a etiqueta do recibo, mas e se eu for a este restaurante de novo? É em Nova Iorque, vou muito a Nova Iorque a negócios. Isso pode vir para minha caixa de entrada no futuro, e eu vou ter que repetir essa ação, e eu não quero fazer isso. Então, o que eu vou fazer é pegar essa linha de assunto ou eu poderia pegar o endereço de e-mail de quem ele é, ou qualquer tipo de informação que eu acho que vai ser relevante e repetido, e eu posso passar por cima e clicar em mensagens de filtro como estas. Então, eu vou remover o de, e o que eu vou fazer é apenas ter o assunto ser este. Eu vou procurar por ele, nós temos isso, legal. Então, nós podemos ver que a pesquisa funciona, então agora eu vou ir em frente e certificar-me de que eu crio esse filtro. Então, vamos colar esse assunto lá, criar filtro. Eu quero sempre aplicar o recibo da etiqueta, e eu nem preciso vê-lo. Então, eu também vou pular automaticamente a caixa de entrada e arquivá-la, criar esse filtro. Agora, sempre que uma mensagem como essa vier no futuro, eu não vou vê-la novamente, mas posso ter certeza de que ela estará na minha caixa de entrada para que eu possa fazer referência mais tarde se precisar. Então, quando se trata de ações específicas para esta parte do curso, eu estou supondo que você já tem um endereço de e-mail. Então, realmente, basta começar a criar alguns rótulos inteligentes para coisas que não são facilmente pesquisadas ou coisas que você deseja que tenham empacotado bem juntos se você precisar olhar para eles como um grupo. Além disso, trabalhe para chegar à caixa de entrada zero e ficar lá. Lembre-se, toque apenas em cada e-mail uma vez. Crie uma tarefa fora dela, exclua-a, filtre-a, arquive-a ou responda. Então, agora que falamos sobre como otimizar seu e-mail, vamos passar para a próxima parte do curso que é algo que eu gosto de chamar de Captura Rápida. 8. Use o Quick Capture: Neste ponto, o esqueleto do seu sistema de produtividade está agora configurado, e você pode começar a usá-lo e basicamente terminar o curso aqui. Mas, eu quero que você fique por perto para mais alguns vídeos, porque nós temos algumas habilidades meta que eu acho que são importantes para dominar se você quiser continuar usando seu sistema de produtividade de forma eficiente a longo prazo. O primeiro conceito que vamos falar aqui é algo que eu gosto de chamar de Captura Rápida. É a ideia de reduzir o atrito envolvido na obtenção de informações em seu sistema. Porque um sistema de produtividade, com todas as suas pastas e árvores hierárquicas, rótulos e projetos, cria esta espada de dois gumes. Uma vez que a informação está nela, é muito fácil encontrar essa informação, é muito fácil manter as coisas organizadas e navegar pelo sistema. Mas, isso faz com que seja uma dor inserir essa informação em primeiro lugar. Se você está fugindo e um cliente lhe envia um e-mail e você tem que colocá-lo em seu sistema, você não quer estar lidando com o processo de percorrer todas essas pastas e encontrar o caderno exato certo ou o rótulo branco exato para aplicar. Então, a captura rápida é apenas um conjunto de práticas para o momento, reduzindo esse atrito e depois voltando mais tarde e talvez processando essas informações um pouco mais e organizando-as quando você tiver mais tempo. Agora, este é um conceito em que eu posso dar-lhe alguns exemplos, mas o que eu quero fazer é desafiá-lo a começar a pensar em outras maneiras que você poderia reduzir o atrito envolvido ao obter informações em seu sistema com relação a seu sistema particular e seu trabalho particular. Mas, o primeiro exemplo que quero mostrar a vocês é um conceito que eu gosto de chamar de Nota Diária. Esta é basicamente a idéia de ter uma nota em seu sistema de anotações onde você grava todos os eventos do dia, basicamente tudo o que acontece. Dessa forma, você pode abrir o Evernote ou qualquer aplicativo que estiver usando diretamente nele. Eu gosto de colocar notas diárias diretamente na caixa de entrada porque a caixa de entrada é o caderno padrão no Evernote. Então, eu poderia escrever as coisas e poderia ser literalmente qualquer coisa. Eu poderia estar fazendo listas de balas com um monte de personagens aleatórios lá dentro. Eu poderia estar fazendo basicamente o que eu quiser e poderia haver todos os tipos de diferentes notas e diferentes tipos de informação dentro dessa nota diária. A chave é, quando você termina o dia, você termina demorando cinco minutos para apenas copiar todas as coisas do bilhete e colocá-lo onde deveria ir. Isso não é algo que você tem que fazer, mas eu achei útil em momentos em que eu estou realmente estressado, talvez quando eu estou viajando e eu realmente não quero ter tempo para navegar em todas as minhas pastas e cadernos porque eu estou em um táxi ou em um avião ou andar pela rua tentando colocar coisas no meu sistema. Outra aplicação deste conceito é encontrar maneiras de digitalizar documentos físicos em seu sistema digital mais rapidamente. Agora, se você estiver usando o Evernote como eu estou, há uma ferramenta de digitalização digital diretamente dentro do aplicativo. Mas eu gosto de usar um aplicativo chamado Scanbot um pouco mais. A razão pela qual eu uso o Scanbot é que você pode definir um notebook padrão para o qual todas as verificações serão acessadas. Pessoalmente, eu só uso o Scanbot para recibos de negócios. Então, eu posso facilmente digitalizar um documento, e na verdade, o aplicativo vai realmente encontrar os contornos do documento e tirar a foto automaticamente. Uma vez que eu aperte “Ok”, ele vai enviar esse recibo para o Evernote e eu nunca tive que fazer nada e é super rápido e super automatizado. Só para dar mais um exemplo divertido, em casa, eu tenho um Amazon Echo e, como se vê, Amazon Echo tem um recurso de lista de tarefas diretamente dentro de seu aplicativo. Mas, você também pode conectar isso até vários serviços de tarefas externas, incluindo lista de tarefas. Então, minha namorada e eu temos uma lista compartilhada em listas de afazeres chamada nossa lista de compras. Temos essa lista ligada ao nosso aplicativo eco, que basicamente significa que quando estamos na cozinha e ficamos sem algo como se estivéssemos sem ovos ou algo assim, podemos dizer ao eco hey colocar isso na minha lista de compras e não só é que indo para o eco shopping dentro desse aplicativo, ele também vai para a nossa lista de tarefas que é compartilhada, que significa que qualquer um de nós vai para a loja, ambos são capazes de abrir esse aplicativo, ver o que está na lista, verificar as coisas fora, Estamos sempre em sincronia. Só por diversão extra, vou compartilhar uma dica final aqui. Eu tenho um monte de idéias no chuveiro e é meio difícil escrever essas idéias no chuveiro e eu acho que você poderia talvez gritar com a Siri se você pode gritar seu telefone alto o suficiente. Mas, eles também vendem esses cadernos de chuveiro impermeáveis que apenas ventosa para a parede do seu chuveiro e em mais de uma ocasião, eu tive uma idéia ou talvez todo o roteiro ou esboço de um vídeo aparece na minha cabeça enquanto eu estou no chuveiro, e eu rabisquei freneticamente esse contorno debaixo do caderno do chuveiro. Então, ele me salvou mais de uma vez, e é bem barato. De qualquer forma, em termos de passos de ação para este vídeo, há uma tonelada inteira. Primeiro, comece a pensar em maneiras de remover etapas e os processos que você passa para colocar coisas em seu sistema de produtividade e talvez começar a experimentar aplicativos como o Scanbot também. Agora, que você tem essas idéias chutando em sua cabeça, vamos passar para o conceito final neste curso que é a idéia do dia da revisão. 9. Programe um dia da revisão: Tudo bem. Chegamos ao conceito final que quero compartilhar com vocês neste curso, que é a idéia de fazer um dia de revisão. Isso está levando essencialmente um dia por semana, ou talvez uma vez por mês, se você quiser, para redefinir seu sistema de volta ao estado pretendido, modo que você está confiando em 100% e você está realmente usando ele. Como mencionado algumas vezes durante este curso, agora todos os sistemas de produtividade tendem a ser vítimas do que eu gosto de chamar de entropia ou caos. Você tem tarefas que você nunca marcou, ou você tem coisas em seu acesso rápido que você não precisa mais acessar, você tem todos os documentos que estão nos lugares errados. Um dia de revisão basicamente mantém a Hidra longe. Isso evita que a entropia fique louca demais, assim você continua usando seu sistema de produtividade a longo prazo. Sério, não precisa levar tanto tempo. Agora, eu recomendo fazer um dia de revisão no domingo. Isso lhe dá a capacidade de, número um, redefinir seu sistema de produtividade de volta ao estado pretendido, mas também olhar para a próxima semana e ver o que está por vir. É um bom dia de planejamento e um bom dia de planejamento também é um bom dia de revisão. Então, em termos de coisas que você pode realmente fazer no dia da revisão, número um, você pode querer olhar para o seu sistema de gerenciamento de tarefas e ver se há algo lá que não foi verificado ou que precisa ser atualizado. Então, por exemplo, eu tenho uma tarefa atrasada para trazer a Flor Azul para o topo da Montanha, para o templo lá em cima. Eu fiz isso, mas eu estava tão exausta depois de fazer isso e encontrar Ross como Google e todos os ninjas, que eu não marquei na minha lista de gerenciamento de tarefas. Então eu vou apenas ir em frente e verificar isso fora e agora tudo está de volta a como deveria ser, ou por outro exemplo, no meu acesso rápido, eu tenho essa pasta MIS 435, mas esse projeto está realmente feito e eu não quero que o acesso rápido a ser agrupado por um monte de pastas. Eu realmente não preciso estar usando isso muitas vezes, então eu vou ir em frente e remover isso também. Depois, voltando ao meu sistema de gerenciamento de tarefas que talvez eu realmente tenha listas que eu não preciso inteiramente. Então eu vou ir em frente e olhar todas as minhas listas aqui, e eu percebi, você sabe o quê? Na verdade, já fui para Iowa. Então, essa lista de viagem de Iowa, não preciso mais disso. Vou em frente e apagar isso. Basicamente você quer olhar através de seu sistema de gerenciamento de tarefas, seu calendário talvez em menor grau, seu sistema de anotações, e seu sistema de gerenciamento de arquivos, e apenas ter certeza de que estou aderindo à minha estrutura organizacional? Eu adicionei os rótulos que precisam ser adicionados a tudo? Eu marquei todas as tarefas que estão realmente feitas ou atualizei se elas tiverem novas informações sobre datas de vencimento? Depois que você praticou fazer isso por algumas semanas, ele vai se tornar basicamente automático e usando esse processo regularmente, você vai garantir que seu sistema de produtividade permaneça uma representação externa praticamente um-para-um de sua mente, assim sua mente pode confiar nele. Em termos de passos de ação para este vídeo, realmente a única coisa que eu pediria para você fazer é, colocar algo em seu calendário possivelmente para os domingos, mas realmente poderia ser qualquer dia da semana que você deseja rever seu sistema. Certifique-se de que tudo está do jeito que deveria ser. Agora, se você está fazendo isso toda semana, realmente não vai levar muito tempo, mas a vida é imperfeita, nós somos imperfeitos, coisas acontecem, e inevitavelmente haverá momentos em que você não revisou seu sistema por algumas semanas ou possivelmente alguns meses. Nesses casos, eu gosto de enquadrá-lo como, não fazer um dia de revisão, mas fazer um reset, e talvez fazer um reset leva a melhor parte de um dia porque você tem que passar por um monte de coisas que estão cheias de entropia. Isso não é muito divertido, mas lembre-se, uma vez que você tem que voltar a ser como deveria ser, ele vai remover o estresse de sua vida diariamente no futuro. Então, se acontecer de você cair do cavalo por um tempo, se as coisas ficarem bagunçadas, apenas garra seus dentes e faça o reset porque vai ser super benéfico daqui para a frente. 10. Considerações finais: Bem, é isso. Você chegou ao fim do curso. Passamos agora por todas as etapas do processo envolvido na construção do seu sistema de produtividade e superamos essas duas habilidades meta muito importantes no dia da captura rápida e da revisão. O que eu quero deixar para vocês agora é algo que eu digo às pessoas quando se trata qualquer tipo de implementação sobre produtividade, sobre sistemas, sobre realmente qualquer coisa, e que em todas as coisas começam pequenas. Se você se sentir sobrecarregado pelo fato de que há basicamente sete ou oito itens de ação diferentes aqui, comece com um. Na verdade, há uma boa razão pela qual eu comecei o curso com o vídeo de gerenciamento de tarefas, e isso é porque você pode ir, inscrever-se no seu sistema de gerenciamento de tarefas de escolha, e então apenas fazer uma lista de todos os outros itens de ação para fazer possivelmente mais tarde, talvez um dia, nos próximos sete dias. Assim, você está mantendo as coisas leves e exequíveis. Além disso, eu só quero dizer obrigado por fazer este curso e ficar comigo até o fim, e espero que realmente ajude você a construir esse sistema de produtividade forte e bem organizado. Se você quiser, você pode fazer capturas de tela de certos elementos do seu sistema, dos quais você está particularmente orgulhoso e compartilhá-los na seção de projetos abaixo, e ir ao fórum de discussão também. Se você tem perguntas, definitivamente pergunte-lhes. Se você tem dicas para mim ou dicas para outras pessoas fazendo este curso, e como elas podem melhorar seus próprios sistemas, talvez você tenha uma idéia que eu não pensei, compartilhe isso abaixo e ajude as pessoas a melhorar a maneira como processam suas vidas. Obrigado novamente por assistir, e eu vou embora agora.