Como evitar excesso de reuniões improdutivas

1. Introdução da reunião: Oi, sou Stephanie Smith da Consultoria Carpenter Smith. Estou aqui para te ensinar sobre conquistar, conhecer a loucura. Tivemos tantos clientes que nos dizem: “Não consigo fazer o meu trabalho porque todo o meu tempo é gasto em reuniões inúteis.” Isso soa familiar? As reuniões devem ser um meio para o sucesso, mas a maioria das pessoas em organizações e em outros lugares descrevem reuniões como uma droga de tempo que realmente os impede de fazer seu trabalho. Reuniões são importantes. Eles facilitam a discussão, permitem que você compartilhe informações, oferecem uma oportunidade para inspirar paixão e compromisso e criam espaço para visão e planejamento compartilhados. Eles também abrem tempo para risos, construindo história e criando um senso de “nós” e apoiando as pessoas a afastarem-se alinhadas atrás de um objetivo. Agora, nesta série de vídeos, Conquistando a Loucura de Meeting, eu vou estar cobrindo quatro passos importantes a tomar que irão ajudá-lo a garantir que você está nas reuniões certas e que essas reuniões em que você são tão dinâmicas e produtivas quanto possível. Nos próximos quatro vídeos, vou guiá-lo através do número 1, avaliando a necessidade. Para ajudar as pessoas a descobrir como parar de encontrar a loucura, identificamos os três aspectos mais importantes do desenvolvimento do encontro. Você deve determinar o motivo certo para a reunião, no momento certo, para a reunião com as pessoas certas na reunião. Número 2, criando uma agenda vencedora. Criar uma agenda é fundamental para a criação reuniões bem-sucedidas, pois pode concentrar intencionalmente os esforços do grupo. Número 3, papéis e regras fundamentais. Atribuir papéis chave e configurar algumas regras básicas acordadas pode ser tão útil na criação de reuniões que funcionam bem. Número 4, quando as reuniões descarrilam. Há uma variedade de maneiras que as reuniões descarrilam. Os participantes ficam presos em um sulco e não podem seguir em frente, as emoções se inflamam e perturbam o progresso. Quando isso acontece, há algumas coisas que você pode fazer que podem ajudá-lo a voltar aos trilhos rapidamente. Quanto mais eficientes forem suas reuniões, mais engajados e colaborativos serão os participantes. Todos odeiam perder tempo. Usar seu tempo sabiamente não é apenas inteligente, é também uma estratégia chave de liderança. Se você é um gerente ou um colaborador individual, você está conhecendo habilidades podem fazer ou quebrar seu sucesso. Não se envolva em uma loucura de encontro. Juntem-se a mim neste curto, mas ao ponto da aula que vamos falar sobre os quatro passos chave para uma reunião bem-sucedida. Vejo você no próximo vídeo. 2. Avalie a necessidade: Olá, sou a Stephanie Smith, e esta é a Avaliação da Necessidade. Como consultores, ouvimos muitas reclamações sobre reuniões. Ouvimos dizer que há muitos, eles comem a maior parte da semana de trabalho e a maioria deles são ineficazes. Do nosso ponto de vista, a única razão para colocar três a cinco, ou mesmo 10 ou mais pessoas em uma sala é para que, quando eles saem, eles sejam capazes de ser mais eficazes. Eles saem com informações que criam confiança. Eles deixam sentindo que influenciaram decisões que são importantes. Eles saem tendo resolvido os problemas que estavam no caminho, e eles saem prontos para criar maior sucesso. Para ajudar as pessoas a descobrir como parar de encontrar a loucura, identificamos os três aspectos mais importantes do desenvolvimento de reuniões. Você deve determinar a razão certa, no momento certo, com as pessoas certas. Primeiro, vejamos o motivo certo. A razão certa significa que você tem uma razão para ficar juntos. Às vezes é planejar algo, outras vezes é tomar uma decisão, e ainda, outras vezes a razão pode ser para apoiar a cultura da organização. A razão certa significa que há um propósito claro e compreensível para reunir as pessoas para trabalhar de forma colaborativa. O propósito pode ser tático, como em, precisamos rever a primeira rodada de gráficos ou pode ser estratégico. Precisamos determinar o tom para a próxima campanha. Mas, em ambos os casos, o objetivo é claro para os participantes e eles provavelmente saberão como se preparar para essa reunião. Para testar se você tem um bom motivo certo, os participantes devem ser capazes de responder à pergunta por quê. Você deve ser capaz de dizer, precisamos nos encontrar a fim de preencher o espaço em branco. Infelizmente, muitas pessoas ainda passam horas em reuniões que são retenções de dias passados. Se você estiver em uma reunião que não tem um propósito claro, pode ser útil investigar um pouco e entender o porquê da reunião. Se você estiver no controle das reuniões que você frequenta, talvez seja uma boa idéia fazer uma pequena classificação e seleção de reuniões. Primeiro, anote as reuniões das quais você costuma fazer parte. Então, para cada um deles, pense sobre qual é o propósito desta reunião. Se você não pode definir o propósito, você pode querer repensar a reunião e dar-lhe um propósito ou se livrar dela. Se você não estiver no controle das reuniões, também é possível verificar com seu gerente ou o líder da reunião para entender o propósito da reunião e determinar se sua participação é apropriada. Claro, você quer fazer isso respeitosamente e com um senso de liderança pessoal sobre o trabalho que você poderia estar realizando se você não estivesse em tantas reuniões. Agora, vamos falar sobre a hora certa. Se você é um líder de equipe ou tem uma pequena empresa, você pode pensar que você deve se encontrar com frequência para mostrar progresso, e às vezes isso pode sair pela culatra. Reuniões que são mal cronometradas muitas vezes se sentem como reunião por causa da reunião. Volte para sua lista de reuniões e pense sobre o calendário das reuniões. São relevantes para as atividades do dia-a-dia? Se você está se encontrando sobre algo que está muito longe no futuro, pode ser prematuro conhecer isso hoje. Ou você pode decidir que pode ser imperativo reunir-se sobre isso hoje porque você precisa estabelecer as bases. Você precisa fazer a chamada com base no propósito da reunião. O momento certo é também sobre a duração da reunião. Agora, a maioria de nós provavelmente pode reduzir o tempo de cada reunião em que estamos em pelo menos 30 minutos sem quaisquer problemas reais. Nós, humanos, temos o problema de preencher o tempo que nos é atribuído, quer precisemos ou não. Certifique-se de que suas reuniões são apenas o tempo necessário e, se elas tiverem mais de uma hora, você deve considerar reduzi-las para uma hora ou menos. Por último, quero falar sobre as pessoas certas. Boas reuniões têm as pessoas certas na sala que precisam estar na sala, ninguém mais. Muitas vezes vemos que muitas pessoas são trazidas para uma sala quando a maioria deles não tem nada para contribuir. Mais uma vez, volte à lista de reuniões que está a criar e certifique-se de que sabe quem tem de fazer parte da conversa. Para tomar essa decisão, provavelmente é melhor e mais útil se você olhar para o propósito da reunião. Se você está falando sobre vendas, pode ser muito importante ter a equipe de vendas lá, mas pode fazer mais sentido ter a equipe de marketing lá. Como você pode ver, um tópico pode significar que você precisa de jogadores diferentes. Então, determinar o propósito do tópico realmente ajudará você a decidir quem incluir. As reuniões devem ser realizadas quando há algo a ser comunicado e que algo é melhor comunicado quando todos os que estão na sala precisam estar lá, portanto, você tem as pessoas certas. Se um participante importante não conseguir fazer a reunião , geralmente é melhor adiar a reunião. Caso contrário, as pessoas irão preencher o tempo com informações que podem mudar quando as pessoas certas estiverem na sala. Agora, note rápido, as necessidades das organizações e projetos mudam. Portanto, é muito importante reavaliar a necessidade de suas reuniões e o sucesso de sua estrutura a cada seis a 12 meses. As coisas podem mudar drasticamente nesse período de tempo e é importante que você não ocupe horas do tempo das pessoas se a necessidade não existir mais. Isso também lhe dará a chance de considerar se há uma reunião que precisa acontecer que não esteja agendada no momento. As reuniões são importantes. Eles facilitam a discussão, permitem que você compartilhe informações, oferecem uma oportunidade para inspirar paixão e compromisso e criam espaço para visão e planejamento compartilhados. Eles também abrem tempo para risos, construindo história e criando um senso de nós, e apoiando as pessoas a afastarem-se alinhadas atrás de um objetivo. Passe algum tempo revisando as reuniões que você tem atualmente em sua agenda e veja como elas se encaixam bem no conceito da razão certa, do momento certo, com as pessoas certas. Vejo vocês no próximo vídeo onde falaremos sobre criar uma agenda vencedora para suas reuniões. 3. Como criar uma agenda vencedora: Oi, eu sou Stephanie Smith, e isso é criar uma agenda vencedora. Nenhuma discussão das reuniões estaria completa sem rever a importância da criação e utilização de uma agenda. Uma agenda é para uma reunião como o nosso esqueleto é para o nosso corpo, ele fornece a estrutura que permite que a reunião para ganhar vida com sucesso. Pesquisas sobre reuniões mostraram que o que quer que o grupo comece a discutir primeiro é o que eles provavelmente focarão mais tempo e energia, mesmo que algo esteja completamente fora do assunto. Portanto, criar uma agenda é fundamental para a criação reuniões bem-sucedidas, pois pode intencionalmente concentrar os esforços do grupo. Uma agenda deve incluir seções para, número 1, tópicos quentes, coisas que precisam ser abordadas e respondidas hoje. Número 2, esforços em curso enquadrados como perguntas a serem respondidas. Estes incluem um resumo de onde os esforços estão atualmente e o que precisa ser discutido para continuar o movimento em frente. A mudança para um formato de pergunta pode ajudar drasticamente a focar a discussão. Pense na diferença entre esses dois tópicos, declarações, pessoal e como aumentamos a retenção na engenharia? A questão foca a discussão e identifica a solução que é necessária. Número 3, estacionamento. Este é um ótimo espaço para colocar ideias ou tópicos que surgem na reunião que não estão na agenda. Ao considerar usar o estacionamento para uma reunião, pode ser útil informar os participantes da reunião de que você vai fazer isso. Por exemplo, você pode dizer algo como, nós temos um tempo definido para esta reunião e meu objetivo é garantir que nós seguimos a agenda. Se eu achar que você está saindo do assunto, vou adicionar seus comentários ao estacionamento para revisão em outro momento. Número 4, ideias e inovações. Este é o momento de considerar ideias que estão surgindo à medida que o trabalho desenrola e de identificar se e como elas serão abordadas no futuro. Isto é mais do que um parque de estacionamento. Quando você adiciona esse foco a uma reunião, você cria compromissos acordados para acompanhar em um período de tempo específico, mesmo que seja de 6 a 12 meses, ou você não faça nada, se isso realmente faz sentido. Dentro de cada tópico, você também quer ter um par de coisas. Número 1, meta e processo. É importante, antecipadamente, identificar quais os temas que figuram na agenda para fornecer informações que necessitam de discussão e exploração e que necessitam de uma decisão. Também é poderosamente útil nomear o processo que será usado para obter esses resultados. Número 2, observe os acordos e os itens de ação. Todas as reuniões, todas as vezes. É incrível o número de vezes que as equipes têm ótimas discussões, tomam decisões atenciosas e planejam ações para avançar e, no entanto não encontram uma maneira de rastrear e utilizar seu sucesso. É importante capturar o pensamento à medida que ele se desenrola para que as pessoas saiam da reunião com um plano claro de ação para avançar. Criar reuniões bem-sucedidas leva tempo e preparação antecipadamente, mas há uma enorme recompensa para você e sua equipe quando o fizer. Quando as reuniões vão bem, cada indivíduo sai sentindo que foi tempo bem gasto e que eles têm o que precisam para avançar de forma eficaz em seus empregos. Tire algum tempo para se comprometer a criar agendas úteis e relevantes que revelem o melhor que sua equipe tem para oferecer. Vejo-te no próximo vídeo, onde vamos cobrir os papéis e regras fundamentais para derrotar a loucura da reunião. 4. Funções e regras principais: Olá, sou Stephanie Smith, e estes são papéis e regras fundamentais. Atribuir alguns papéis importantes a uma reunião é uma ótima maneira de envolver outras pessoas na equipe e manter as coisas funcionando sem problemas e dentro do cronograma. Temos quatro funções principais para você ajudar a organizar uma reunião eficaz para que sua equipe permaneça envolvida, suas reuniões permaneçam no caminho certo e as pessoas saibam os próximos passos. Primeiro, temos o líder. Essa pessoa dirige a reunião e assume a responsabilidade pelo conteúdo entregue. O líder pode deixar a reunião inteira ou pedir a outros para liderar uma parte ou a totalidade da reunião. Esta pode ou não ser a pessoa mais alta na reunião. O líder também é normalmente responsável por definir as expectativas e a agenda para a reunião. Um dos maiores desperdícios de tempo é reunir pessoas que não tiveram a chance de se preparar para uma discussão. Tirar um tempo fora da reunião para trazer as pessoas a par da velocidade deve ser usado apenas para emergências. Um uso muito melhor do tempo das pessoas é fazer com que cada indivíduo leia materiais, resumos e análises antes do tempo em preparação para a reunião. O próximo é o anotador. Essa pessoa toma notas durante a reunião e é responsável por enviá-las para a equipe após a reunião, e muitas vezes é responsável por manter todos os arquivos em um local compartilhado. Certifique-se de que o tomador de notas sabe que ele ou ela deve falar se ele ou ela perdeu uma peça chave de informação ou precisa de esclarecimentos sobre algo. Depois há o pastor. Essa pessoa se certifica de manter a discussão dentro de um tópico sobre o tópico. Pode ser muito difícil tentar realizar uma reunião de sucesso quando as pessoas se desviam. Ter alguém com o papel de pastor torna mais fácil chamar quando as pessoas saem dos trilhos ou começam a descer um buraco de coelho. Uma maneira de evitar esses buracos de coelho é criar um estacionamento. Onde os itens que não estão na agenda podem ser capturados e discutidos mais tarde. Por último, há o cronometrador. Essa pessoa se certifica de que cada seção da agenda permanece dentro de seu tempo alocado e está disposta a falar e alertar o grupo quando eles precisam voltar no horário ou quando eles estão chegando perto do final da reunião. Especialmente, se eles não cobriram os tópicos quentes. Há uma função adicional que muitas vezes é adicionada a equipes maiores ou executivas, e essa é a função do facilitador. Agora, o facilitador é responsável pelo processo geral da reunião e manter as coisas em movimento, que permite que o líder participe plenamente da reunião. Agora essa pessoa normalmente não está envolvida no conteúdo da reunião. Seu trabalho é manter os membros da equipe em diálogo e focado em criar sucesso. Agora, além de atribuir alguns papéis importantes para a reunião, descobrimos que é realmente útil colaborar em algumas regras compartilhadas no início de cada reunião. Vamos passar por essas regras. Primeiro, todos estão totalmente presentes. Literalmente, todo mundo guarda telefones celulares, laptops, tablets etc A única exceção é feita para a pessoa que toma notas. Segundo, todos concordam em ficar no assunto. Se alguém começa a descer um buraco de coelho ou fora e em uma tangente elaborada, todos concordam em refocar o tópico em questão e adicionar o novo tópico à próxima agenda ou para se reunir sobre isso offline. Lembre-se, é aqui que o papel de pastor vem muito útil. Em terceiro lugar, todos honram os papéis atribuídos. Ter papéis é inútil, a menos que as pessoas estejam dispostas a respeitar a autoridade dada a cada um desses papéis. Por fim, todas e todas as ideias são tratadas com respeito, ponto final. Estas regras são as que temos visto ser mais bem sucedidas nas organizações. Mas isso não significa que você não terá regras que se encaixem em suas necessidades particulares. Por exemplo, uma organização com a qual trabalhamos tinha uma regra de que qualquer chegasse atrasado à reunião tinha que comprar lanches para a próxima reunião. Escusado será dizer que poucas pessoas chegaram atrasadas às reuniões. Atribuir funções e configurar algumas regras básicas acordadas pode ser tão útil na criação de uma reunião que funcione bem. Mas o que acontece quando se encontra com descarrilhos? Tipo, realmente descarrila. No próximo vídeo, abordarei algumas dicas úteis sobre o que fazer quando sua reunião sair dos trilhos. Vejo-te em breve. 5. Quando reuniões de When a When quando as reuniões: Oi, eu sou Stephanie Smith, e neste vídeo vamos falar sobre o que fazer quando as reuniões descarrilarem. Agora que você parou para refletir sobre as reuniões que você está tendo, e você determinou que elas são as reuniões certas, você precisa considerar seu plano de ação para quando suas reuniões descarrilarem, e elas farão. Há uma variedade de maneiras como as reuniões descarrilarem. Os participantes ficam presos em um grupo e não podem seguir em frente, as emoções acendem e perturbam o progresso. As pessoas estão frustradas por recriar a roda em uma decisão que já foi tomada, etc. Temos certeza de que você pode pensar em várias vezes em que a reunião foi descarrilado. Quando uma reunião descarrila, há algumas coisas que você pode fazer que muito rapidamente o colocarão de volta nos trilhos. Primeiro, você pode reafirmar o motivo da reunião. Por exemplo, você poderia dizer, Lembre-se, estamos aqui hoje para tomar uma decisão sobre XYZ. Identificar o objetivo da reunião pode ser realmente poderoso. Ele pode ajudá-lo a mover a discussão ou as preocupações que descarrilaram a reunião para outro fórum específico para essa questão. Normalmente as pessoas estão trazendo à tona algo que eles consideram importante, e então capturá-lo, como em um estacionamento, é uma boa maneira para eles se sentirem vistos e ouvidos, mas permite que você volte para sua reunião, lembrar as pessoas da agenda para o dia, e criar uma lista de outras questões que precisam ser abordadas em outros lugares. Por exemplo, você poderia dizer que os tópicos que você está sugerindo não parecem estar em nossa agenda, eu gostaria de sugerir que nós capturamos esses itens e encontrar um bom momento para nos conhecermos sobre eles. É importante que as pessoas que estão pressionando para discussões que não pertencem a esta reunião em particular sintam que sua necessidade de fórum para abordar a questão como respeitada. Assim, antes do final da reunião para determinar onde essas questões serão abordadas. Se um movimento se acender, pause e, em seguida, peça a todos para abordar a discussão com curiosidade e respeito. Por exemplo, se as coisas ficarem tensas, você poderia dizer, ok, eu sei que temos algumas opiniões fortes e eu gostaria que todos parassem um momento. Nosso objetivo aqui é ter uma boa conversa que seja informativa e os avanços são a compreensão do tópico. Agora você também pode querer repetir o objetivo ou o motivo da reunião aqui também. As emoções não são problemáticas até serem usadas para manter os outros reféns de uma ideia ou resultado. Pausar geralmente é uma boa maneira de dar a outras pessoas a oportunidade de estudar suas emoções, uma breve pausa também pode difundir uma situação emocional. É muito importante que, como líder da reunião, você não permita que ninguém seja espancado por outros membros da equipe. Realmente, se a tensão é muito alta, é melhor adiar e lidar com essas emoções altas off-line e reconvocar a reunião em outro momento. Criar reuniões eficazes e colocá-las de volta no caminho certo quando elas são descarriladas é uma chave essencial para o sucesso organizacional. Se você tem 10 pessoas em quatro horas de reuniões por semana, você passou uma semana de trabalho completa em reuniões. Portanto, eles definitivamente precisam estar mais longe em sua agenda. Bem, obrigado por assistir. Espero que tenha tido algumas boas coisas que possa usar na sua próxima reunião. Por favor, sinta-se livre para entrar em contato comigo na seção de comentários se você tiver alguma dúvida ou se você gostaria compartilhar um exemplo de como você usou essa informação para conquistar a loucura da reunião. Se você gostaria de aprender sobre sessões de coaching individuais, sinta-se à vontade para nos enviar um e-mail para skillshare@carpentersmiths.com. Tchau agora. 6. Considerações finais: Oi, sou Stephanie Smith. Estes são os pensamentos finais sobre encontrar a loucura. Como mencionamos quando começamos, as pessoas hoje estão lutando para fazer seu trabalho, porque todo o seu tempo é gasto em reuniões inúteis. As reuniões devem ser um meio para o sucesso, mas as reuniões tornaram-se uma porcaria de tempo que realmente impedem as pessoas de fazer progressos na sua lista de coisas a fazer. Mas quando feito corretamente, as reuniões são importantes e podem fazer muito para facilitar a discussão, compartilhar informações, inspirar paixão e compromisso e criar uma visão e um plano compartilhados. Nesta série de vídeos, eu abordei os quatro passos principais a tomar para garantir que você esteja nas reuniões certas, e que essas reuniões sejam tão dinâmicas e produtivas quanto possível. Então, como um lembrete rápido, no primeiro vídeo, eu abordei a avaliação de quais reuniões são necessárias. Analisamos a fórmula do encontro, a razão certa, no momento certo, com as pessoas certas. No segundo vídeo, eu abordei a criação de uma agenda vencedora. As agendas percorrem um longo caminho para concentrar os esforços e, portanto, o resultado da reunião. No terceiro vídeo, eu abordei papéis e regras fundamentais. Atribuir papéis chave, e configurar algumas regras básicas acordadas, cria uma reunião que funciona de forma muito mais eficiente. No quarto vídeo, eu cobri o que fazer quando as reuniões descarrilarem. Reuniões vão descarrilar. Isso é apenas um fato da vida e é importante colocá-los de volta nos trilhos assim que você perceber que o grupo está longe da agenda pretendida. Há uma tarefa de projeto para cada um dos quatro vídeos. Espero que você complete as tarefas, e que você faça o upload delas para que eu possa ver como você está indo. Pesquisas mostram que, se você assistir a um vídeo e, em seguida, completar um pequeno exercício, a aprendizagem com o vídeo realmente fica melhor. Lembre-se, quanto melhores forem suas reuniões, mais engajados e colaborativos serão os participantes. Usar o tempo das pessoas com sabedoria não é apenas inteligente, é também uma estratégia chave de liderança. Cuide-se bem, e vejo-te em breve.