Maîtriser la productivité : créer un système personnalisé qui fonctionne

1. Introduction: Je pense que le plus grand malentendu au sujet de la productivité est qu'il s'agit de faire plus de travail ou de consacrer plus d'heures. Ce n'est pas de ça qu'il s'agit. Il s'agit de ce que vous voulez faire de votre vie et de la façon dont vous pouvez le faire. Hé tout le monde. Je m'appelle Thomas Frank. Je suis un YouTuber. Je suis aussi le fondateur d'un site web appelé collegeinfogeek.com qui aide les étudiants du collège et du secondaire à faire mieux à l'école. Je suis aussi l'hôte du Podcast College Info Geek. Je suis ce que vous pourriez décrire comme un nerd de productivité. Dans la classe d'aujourd'hui, nous allons construire ce que j'aime appeler un système de productivité. Essentiellement, un système de productivité est une collection d'applications et d'outils qui vous aident à obtenir, faute d'un meilleur terme, idées hors de votre tête et dans un système externe auquel vous avez confiance et qui vous rappellera d'utiliser ces idées quand vous avez besoin de les utiliser. qui est génial, c'est qu'une fois que vous aurez configuré ce système, vous pourrez commencer à l'utiliser immédiatement. C' est quelque chose que vous pouvez mettre en action tout de suite. Donc, au cours de cette classe, nous allons voir comment configurer et gérer une liste de tâches, un calendrier, un système de prise de notes, aussi un système de gestion de fichiers, fois numériquement et physiquement, et nous allons couvrir un quelques méta compétences y compris ce que j'aime appeler Quick Capture, et aussi l'idée d'une journée de révision qui aide à réduire ce que j'aime appeler l'entropie ou le chaos dans votre système. Donc, que vous soyez un pigiste ou un professionnel travaillant dans une grande entreprise, ou que vous soyez toujours étudiant, les principes fondamentaux dont nous allons parler s'appliquent à vous, peu importe qui vous êtes. Au fur et à mesure que vous configurez ce système et que vous continuez à le modifier en fonction de vos besoins personnels, vous constaterez qu'il vous suffit de faire petits changements pour que les choses fonctionnent pour vous. voulons tous avoir une vie multiforme où nous avons des objectifs sportifs et des objectifs professionnels, nous avons des objectifs personnels, et la gestion de ces objectifs nécessite un système de productivité bien pensé. Je suis vraiment excité que tu aies décidé de suivre ce cours. Allons-y. 2. Gérez vos tâches: Cette section du cours porte sur la gestion des tâches. Maintenant, qu'est-ce que la gestion des tâches exactement ? Ça semble être une question assez évidente, mais elle a un peu de nuance. Donc, une tâche est fondamentalement juste quelque chose que vous devez faire, et généralement la tâche a une date d'échéance. Mais je fais une délimitation entre les tâches et les événements, car beaucoup de gens aiment mettre la tâche sur leur calendrier. Je considère le calendrier comme réservé aux choses qui vont se produire à un moment très précis, et pas avant ce moment, alors qu'une tâche est quelque chose que vous avez la possibilité de se faire à tout moment entre maintenant et quand elle est due. La partie géniale de la gestion des tâches est qu'elle ne diffère vraiment pas beaucoup, selon que vous êtes un étudiant, un pigiste, un propriétaire d'entreprise ou un professionnel. Vraiment, vous entrez simplement les détails de ce que vous devez faire dans votre système, puis vous assurez-vous de le faire à temps. Si vous commencez peut-être en tant qu'étudiant, et que vous entrez dans le monde professionnel quelques années, vous constaterez que votre processus ne change pas beaucoup. Donc, en ce qui concerne la gestion des tâches, il y a quelques problèmes courants que les gens ont tendance à éprouver, qui les font tomber en quelque sorte du train et cessent d'utiliser leur système. Le principal dans mon esprit n'est pas de faire confiance au système à 100 %. Donc, peut-être que vous mettez quelques tâches ici et là, et vous utilisez le système pour cela, mais ensuite vous essayez de vous souvenir d'autres tâches, juste dans votre cerveau, ou vous les écrivez sur une note collante et vous les jetez sur votre frigo. Cela peut fonctionner pendant un certain temps, mais au fil du temps si vous ne faites pas confiance à ce système à 100 %, alors vous n'utilisez pas ce système, et vous allez probablement cesser de l'utiliser complètement, ce qui conduit à cela contenant des tâches que vous oubliez et ne vous en faites pas. Le prochain problème que je vois est la lente désintégration du système due à ce que j'aime appeler l'entropie ou le chaos. Chaque système de productivité que n'importe qui a jamais construit peut devenir victime du chaos s'il n'est pas correctement entretenu. Vous allez avoir des tâches qui n'ont tout simplement pas été effectuées mais qui n'ont jamais été cochées, ou leurs mises à jour de tâches que vous n'avez jamais réellement intégrées et reflétées dans votre système, et finalement vous vous rendez compte que votre système de gestion des tâches n'est pas plus un reflet de ce que vous devez faire dans votre vie, qui ramène tout droit au problème numéro un, ne pas faire confiance au système et l'abandonner. Enfin, à moins qu'il ne soit correctement conçu, votre todoist dans votre système de gestion des tâches peut commencer à se sentir très écrasant. Vous vous réveillez le matin, vous vous connectez à todoist ou n'importe quel outil que vous utilisez, et vous voyez toutes ces tâches auxquelles vous êtes confronté, puis que la paralysie de l'analyse frappe, vous ne savez pas quoi faire, ou vous vous sentez submergé et votre corps veut juste fermer. Donc, j'ai en fait un hack intéressant pour faire face à ça. J' utilise todoist comme gestionnaire de tâches principal, mais j'ai aussi ce que j'aime appeler une liste de tâches quotidiennes, et je fais cela tous les jours, soit dans Evernote. J' ai un cahier de tâches précis où je vais simplement faire une liste de vérification quotidienne ou dans un cahier papier, et c'est ce que je regarde quand je passe ma journée, et je vérifie les choses, puis une fois ma journée terminée. Ce morceau de papier ou cette note est fondamentalement mort pour moi, parce qu'une fois la journée terminée, j'ai utilisé cela pour entrer et faire changements correspondants dans le maître pour faire le système dans todoist, pour m'assurer que c'est toujours un bon reflet de ce que j'ai besoin de se faire. Mais je veux aussi passer en revue quelques éléments clés, ce qui, à mon avis, rend un système de gestion des tâches génial au lieu de tout simplement correct. Principalement, il doit être facile d'entrer des tâches. Plus il est [inaudible] d'entrer dans une tâche, plus vous devez cliquer sur un tas de menus et de listes déroulantes, et toutes sortes de choses pour définir les dates et les rappels, et les projets, plus il y a de frictions et moins vous aurez envie de le faire. De plus, il doit également être facilement divisée en différentes sections, car nous avons tous des vies multiples. Si vous êtes étudiant, vous avez des classes différentes, probablement cinq ou six d'entre elles. Si vous êtes un professionnel, vous avez probablement différents projets sur lesquels vous travaillez à tout moment, et nous avons tous des listes d'épicerie et des courses, et toutes sortes de choses personnelles dont nous devons nous occuper. Nous ne voulons pas que toutes ces choses soient mélangées, parce que parfois nous voulons aller regarder, dire ce qui est dû dans une classe particulière pour le reste du semestre, ou à quoi ressemble un projet particulier. Mais enfin, il faut aussi avoir des points de vue pour voir ce qui se passe aujourd'hui, ce qui se passe cette semaine, et peut-être ce qui se passe dans les deux prochaines semaines dans le monde entier, tout au long de votre vie. Donc, maintenant, voyons à quoi cela ressemble réellement dans la pratique. Je vais utiliser todoist comme ma démo ici, car c'est l'application que j'utilise, mais quelle que soit l'application que vous avez choisi d'utiliser, beaucoup de cela va ressembler très similaire. Donc, commençons à passer par le processus de configuration réelle de cette application. J' utilise mon propre compte todoist personnel ici. Donc, il y a déjà des choses que j'ai mises en place, mais à titre d'exemple, j'ai créé plusieurs projets différents pour les cours que j'ai suivis quand j'étais étudiant à l'université. Donc, j'ai HD FS 276, Management 370, et ce que je vais faire est, je veux créer un projet appelé juste classes, parce que je ne veux pas voir tout cela sur ma barre latérale. Je veux être un peu plus organisé. Donc, je peux juste faire glisser des classes ici, puis en utilisant ce petit six.icon à côté de chaque classe, je peux juste les faire glisser, et les denteler, et cela les mettra dans le dossier des classes. Ce que cela vous permet de faire, c'est de cliquer à travers vos cours et voir que c'est ce que j'ai à venir dans le MIS 432. C' est ce que j'ai à venir dans Magic 210, qui était définitivement un cours que j'ai suivi à la fac. C' est ce que j'ai eu à venir dans Nunchuks 403. Aussi un cours que j'ai pris à la fac. Ma fac était génial. Ça me permet juste de compartimenter les choses dans ma tête. Mais nous avons aussi les vues d'aujourd'hui et de sept jours à venir. Donc, ces projets individuels sont parfaits pour la planification globale, mais quand vous essayez de voir ce que j'ai à venir aujourd'hui ? Qu' est-ce que j'ai à venir dans les sept prochains jours ? Qu' est-ce que je dois faire en ce moment, c'est là que les vues d'aujourd'hui et les sept prochains jours deviennent très utiles. Donc, je vois aujourd'hui, je dois maîtriser la danse dentaire et j'ai appris la boule de feu. C' est tout ce que j'ai à faire aujourd'hui. Maintenant, je pourrais aller à Evernote ou un bout de papier, écrire ça sur ma liste quotidienne, et je suis prêt à y aller. Je peux sortir de todoist pour la journée. Maintenant, une chose que je veux ajouter quand il s'agit du sujet de ces points de vue ici est, pour répondre à la question, si vous voulez voir ce qui se passe peut-être dans les 14 prochains jours ? Parce que les sept prochains jours, c'est utile. Mais si tu veux vraiment être debout, et que se passe-t-il dans deux semaines ou trois semaines ? C' est là que quelque chose appelé filtres est utile. Donc, essentiellement les filtres vous permettent de faire une recherche personnalisée ou une requête personnalisée en utilisant n'importe quel type de données, d'étiquettes ou de projets que vous voulez avec le todoist pour créer une liste personnalisée pour vous-même. Donc, je suis arrivé ici, et j'en ai créé un appelé dans les deux prochaines semaines, et je peux vous montrer comment j'ai fait ça. Donc, disons que nous voulons voir ce qui se passe dans trois semaines au lieu de deux semaines. Je vais aller de l'avant et appeler ce filtre, « Due dans les trois semaines », et pour la requête, nous allons juste mettre 21 jours. Maintenant, j'ai un filtre où je peux voir tout ce qui va arriver dans les trois prochaines semaines. Que faire si vous avez une tâche que vous faites assez souvent, qui a beaucoup d'étapes différentes ? Ce n'est pas très amusant de recréer une liste de contrôle pour vous-même à chaque fois, mais si vous mettez juste comme un élément de ligne, et que vous essayez de vous souvenir de chaque étape, vous allez probablement oublier au moins quelque chose. Par exemple, chaque semaine, je dois la mettre sur une vidéo YouTube et le téléchargement de cette vidéo a beaucoup d'étapes différentes. J' ai besoin de définir un titre, j'ai besoin de faire de la recherche de mots clés pour la description, définir des balises. Si j'essayais de tout faire de mémoire, j'oublierais quelque chose chaque semaine. Donc, j'ai créé un dossier de modèles, et dans la création de contenu, j'ai un flux de travail de montage vidéo, et un projet de workflow de publication vidéo que je peux juste parcourir à chaque fois, et si je veux, je peux cliquer sur ce petit trois points , cliquez sur « Exporter en tant que modèle » et enregistrez-le en tant que modèle. Donc, je vais juste l'appeler flux de travail vidéo. Mais je ne veux pas seulement enregistrer ce modèle sur mon bureau, car c'est un mauvais emplacement. Donc, je vais aller dans les applications ici, et je vais faire un dossier appelé Todoist, et puis peut-être que je vais même y faire un dossier appelé templates, juste pour être organisé en plus. Je vais appeler ce flux de travail de montage vidéo là-dedans, et je peux l'enregistrer. Donc maintenant, si je viens dans le contenu peut-être, parce que j'aime créer ces catégories pour mes projets, je viens dans les vidéos et je vais faire un nouveau projet. Je vais l'appeler Skillshare Video. Nous allons catégoriser ça, juste pour être organisé. Maintenant, je n'ai pas de tâches ici, et je pourrais juste commencer à ajouter des tâches manuellement, mais je pourrais aussi aller à importer le modèle, le sélectionner à partir de mon ordinateur, trouver nos applications todoist et templates, et apporter cela directement, et toutes les tâches que je dois faire sont automatiquement importées. Donc, pour tout processus très complexe où vous voulez vous assurer que vous avez tout fait mais que vous ne voulez pas créer manuellement votre liste de contrôle, c'est une fonctionnalité vraiment agréable. Maintenant, une fonctionnalité plus rapide sur todoist avant passer à la section action de cette vidéo, je veux parler des tâches récurrentes. Donc, c'est génial pour des choses comme payer vos impôts, choses qui viennent une fois par an, ou peut-être des choses que vous devez faire une fois par semaine, comme nettoyer votre appartement. Donc, au sein de notre todoist, ma copine et moi avons un projet commun appelé corvées, et il y a des tâches récurrentes pour presque tous les aspects du nettoyage de notre appartement dans ce projet. Donc, on n'oublie pas de dire aspirateur sous le canapé. On n'oublie pas de changer la litière. Donc, assez sur les caractéristiques particulières de cette application. Il est temps de mettre en œuvre cette partie du cours. Quelle que soit l'application que vous avez choisi d'utiliser, soit todoist, ou si c'est quelque chose d'autre, aussi simple qu'un système de stylo et de papier ou Bullet Journal ou Microsoft pour faire Wonder List, aller et mettre ce système en place, commencer à construire certains pour représenter les différents domaines de votre vie et vous familiariser avec la méthode dans laquelle vous allez devoir entrer des tâches. Si vous utilisez todoist, vous pouvez vous familiariser avec certaines de leurs options de traitement du langage naturel, et en fait, il y a une page sur leur site Web où vous pouvez voir exactement quels symboles vous pourriez vouloir utiliser, ou quels petits raccourcis vous pouvez utiliser pour obtenir des tâches dans votre système avec autant de détails que vous le souhaitez, très rapidement et avec très peu de friction. Une fois que vous avez fait cela, la partie suivante est simplement de faire une partie de votre routine quotidienne pour regarder cette section d'aujourd'hui, pour regarder la section des sept prochains jours, ou tout type de période que vous voulez regarder en termes de la planification. Ainsi, chaque jour, quand vous vous réveillez, vous savez ce que vous devez faire aujourd'hui et ce qui se passe à l'avenir, donc rien ne vous aveugle. Donc, maintenant que votre système de gestion des tâches est configuré à votre goût. Il est temps pour nous de passer à l'étape suivante du système, qui est votre calendrier. 3. Configurez votre calendrier: D' accord. Nous passons maintenant à la deuxième partie de la construction de notre système, qui consiste à établir un calendrier. Comme je l'ai mentionné dans notre vidéo précédente, calendriers diffèrent des systèmes de gestion des tâches parce qu'ils sont un enregistrement d'événements spécifiques qui arrivent dans votre vie, qui ont des moments précis où ils commencent et s'arrêtent. Un calendrier pourrait être utile pour entrer dans votre programme de cours si vous êtes un étudiant peut-être, ou peut-être des examens à venir. Ou si vous êtes professionnel, peut-être votre horaire de travail. Vous pouvez aussi avoir des choses comme votre horaire d'entraînement ou des moments où vous allez vous retrouver avec des amis, essentiellement tout ce que vous voulez vous souvenir quand et où cela se passe, qui va vouloir figurer sur votre calendrier. Donc, il y a en fait beaucoup d'interaction entre votre système de gestion des tâches et votre système de calendrier. Comment cela fonctionne pour moi, c'est que je me réveille tous les matins et que je vais passer temps à créer ma liste de tâches quotidiennes et Evernote ou sur papier. Lorsque je fais cela, je fais référence à la fois à Todoist, mon système de gestion des tâches, mais je fais également référence à mon calendrier, et j'écrirai les événements que je dois faire en haut de ce document, en haut de cette liste. Ensuite, compte tenu de ces événements, je peux commencer à construire le reste de ma journée, et je peux prendre des décisions intelligentes sur le temps dont je dispose et tâches que je pourrai accomplir dans les écarts entre les événements. Maintenant, personnellement, mon calendrier semble un peu plus clairsemé ces jours-ci, parce que la plupart de mon travail est fait quand je veux le faire tant que j'atteindrai les échéances. Mais il y aura beaucoup d'entre vous là-bas qui ont peut-être un horaire de cours de tâches ou vous êtes un professionnel indépendant qui a beaucoup de réunions de clients différentes que vous devez obtenir. Donc, pour vous, il va être beaucoup plus important de s' assurer que vous pouvez adapter votre travail entre les événements de votre calendrier. Un conseil que je peux vous donner et qui sera très utile est de chercher de longues périodes où vous n'avez rien à faire et de consacrer ces périodes à votre travail très approfondi et pénible mentalement. Ensuite, si vous avez peut-être des périodes de temps plus courtes, c'est là que vous pouvez mettre de petites tâches de cinq minutes, et vous pouvez essayer de les regrouper. Il s'agit de laisser de longues périodes de temps ouvert pour le travail vraiment important, puis d'essayer de tout croquer ensemble, et aussi efficace que possible peu de temps. Maintenant, c'est à ce stade du cours que je vais introduire un concept que j'aime appeler des seaux de vie. Encore une fois, c'est un autre mot bizarre que j'aime utiliser. Vous pouvez utiliser le mot que vous voulez. Mais essentiellement, ce que nous essayons de représenter ici, c'est l'idée que votre vie a beaucoup de facettes différentes ou de projets différents auxquels vous participez si vous voulez. Il y a vos cours, il y a votre travail, il y a vos événements que vous faites avec des amis, il y a peut-être des rendez-vous et des courses chez le médecin, il y a des vacances. Dans mon calendrier, j'aime représenter ces différents seaux avec des calendriers de couleurs différentes. Donc, je peux regarder mon calendrier et voir une représentation visuelle de ce qui se passe dans ma vie dans tous ces seaux. La façon dont j'y suis parvenu avec Google Agenda, qui est mon application de choix, est de créer plusieurs calendriers dans mon compte, leur donner des noms descriptifs comme les classes, les événements sur le campus, examens et le travail, puis de m'assurer que chacun des ces calendriers ont une couleur spécifique. L' autre avantage d'utiliser des calendriers différents pour chacun de ces seaux de vie est que, si vous le voulez, vous pouvez éteindre certains d'entre eux, et vous pouvez juste voir comme si je pouvais désactiver le travail, je pourrais désactiver les examens, je peux désactiver les événements sur le campus, et je peux voir ici à quoi ressemble mon programme de cours ce semestre, et vous pourriez l'utiliser à des fins de planification. Peut-être que cela semble beaucoup trop chaotique et beaucoup trop occupé à votre goût, et vous voulez commencer à le rendre un peu plus compact ou un peu plus léger le semestre prochain. J' aime vraiment la flexibilité de pouvoir éteindre et allumer les choses. Donc, nous allons plonger dans quelques conseils différents que j'ai pour réellement ajouter des événements à votre calendrier. Tout d'abord, si vous avez des événements qui vont se produire souvent, alors vous allez vouloir utiliser la fonction d'événement récurrent. Donc, par exemple, je vais mettre un autre cours ici, juste comme une démonstration. Disons que nous avons un cours de 16h, et nous allons l'appeler COM SCI 101, qui est un cours que j'ai suivi à l'université. Donc, les cours, mais je veux aller à plus d'options parce que ça ne se passe pas seulement de 16h à 17h, le lundi 5 novembre. Donc, si vous allez à cette option de répétition ici, vous pouvez aller à Custom, et au moins dans mon université, j'ai eu des cours de lundi , mercredi, vendredi, puis mardi, jeudi. Donc, je vais vouloir faire une réoccurrence personnalisée, et sélectionner les dates sur lesquelles cela va se produire, puis sélectionner une date de fin, qui pour moi serait la fin du semestre. Donc, disons juste le 24 mai. Appuyez sur Terminé, et pendant que nous sommes ici, pendant que nous sommes en fait dans la section Détails de l'événement, ajoutons quelques détails utiles pour notre avenir. Je ne sais pas pour toi, mais quand j'étais à la fac, je ne me souvenais pas toujours où étaient mes cours, la classe exacte, peut-être pour la première semaine d'école. Donc, je mettrais peut être un endroit. Disons que c'est dans Gerdin 101, qui est un bâtiment que j'avais à la fac. Dans la section description, une chose que j'ai trouvé très utile à faire, et je ne vais pas être en mesure de le démontrer ici parce que je n'ai pas de lien pratique, mais je suis allé sur le site Web de mon collège et j'ai trouvé le PDF documents des plans de chaque bâtiment dans lequel je devais aller. Donc, je mettrais un lien vers ce PDF dans la description ici. Peut-être aussi mettre le nom du professeur, Professeur Johnson, juste pour que j' détails pertinents avec mon calendrier à portée de main. Donc, quand j'essaie d'aller en classe ou que j'essaie de me rappeler qui enseigne la classe, j'ai toutes les informations disponibles, et cela peut être beaucoup moins stressé et passé beaucoup moins de temps à essayer de le déterrer à partir d'e-mails ou de mon système de fichiers ou de mon système de prise de notes. Tout est là dans un contexte qui me semble logique et c'est très pratique pour moi en ce moment. Maintenant, une autre chose avancée que j'aimerais faire est de créer des calendriers cachés pour choses que je n'ai pas toujours besoin de voir mais que je veux parfois faire référence. Donc, par exemple, j'avais une salle de gym avec un terrain de basket qui n'était pas toujours disponible, et j'aime aller jouer au basket pendant l'hiver, donc je voulais savoir quand étaient les heures de terrain. Je ne pouvais pas aller sur le site de ce gymnase à chaque fois et voir si le terrain est disponible ou non, mais ça me semble gênant. Donc, au lieu de cela, je viens de créer un calendrier. J' ai appelé ça les heures d'audience, et maintenant je peux y aller et créer ce planning de basket ici. Donc, je ne vais pas faire tous les événements parce que ça perdrait ton temps et le mien. Je vais juste en faire un. On appellera ça les heures de la Cour ou l'ouverture de la Cour, et je vais mettre ça à mon calendrier des heures de cour. Maintenant, habituellement, je vais avoir ce calendrier éteint, parce que ce n'est pas quelque chose que je dois faire activement mercredi à 11h00 du matin. Mais si je veux aller jouer au basket-ball et que je veux voir si les terrains s'ouvrent, alors je peux essentiellement rendre ce calendrier visible pendant quelques secondes, vérifier s'il est actuellement ouvert, puis le désactiver. Maintenant, une autre chose que vous pouvez également faire avec votre calendrier est de configurer des rappels automatiques pour les événements. Donc, au lieu d'avoir à vérifier votre calendrier tout le temps pour vous assurer que vous allez être à l'heure pour les choses, dans Google Calendar, et encore une fois cela fonctionne pour toutes les applications de calendrier, via Apple Calendars ou Outlook Calendars. Ça ne marchera pas pour un calendrier papier. Donc, désolé pour ceux d'entre vous utilisant un système analogique, mais pour tout calendrier numérique, vous pouvez très facilement configurer des rappels, et dans Google Calendar, vous pouvez faire des notifications sur l'application, ce soit en utilisant iPhone ou Android ou même Windows Phone, ou vous pouvez faire des notifications par e-mail. Ceux-ci sont un peu moins utiles, mais je trouve des notifications par e-mail utiles parfois quand on dit, j'ai un voyage à venir et je veux obtenir comme une notification 24 heures au lieu d'une notification de 30 minutes. Maintenant, un dernier conseil que je veux partager avant d'entrer dans la partie action de cette vidéo est juste pour vous faire savoir que si vous utilisez Gmail avec Google Calendar, quelque chose d'assez cool se produit où si vous recevez un e-mail contenant un événement, dire que vous réservez un vol, il ajoutera automatiquement les heures de ce vol à votre calendrier, et c'est quelque chose que je trouve très pratique. Chaque fois que je réservez un vol pour un voyage, je vais regarder mon calendrier et il est déjà là, je n'ai pas eu à le saisir, c'est une fonctionnalité assez intelligente. Donc, il est maintenant temps pour vous de construire cette partie du système et le processus est assez simple ici. Tout ce que vous devez faire est de choisir l'application de calendrier de votre choix, que ce soit un calendrier Google ou iCal ou tout ce que vous voulez utiliser, puis commencer à créer des calendriers séparés dans l'application pour représenter vos seaux de vie. À partir de là, vous pouvez utiliser des événements récurrents pour élaborer votre calendrier, assurez-vous d'ajouter de nouveaux événements à mesure qu'ils viennent à votre attention, puis assurez-vous de vérifier votre calendrier tous les jours, ou d'utiliser cette Les rappels fonctionnent pour vous assurer que vous ne laissez rien glisser dans les fissures. Maintenant que votre calendrier est entièrement configuré et fonctionnel, il est temps de passer à la troisième partie de notre système, qui est votre système de prise de notes. 4. Prenez vos notes: D' accord. Nous faisons des progrès. Ok, votre système de gestion des tâches est tout mis en place, vous préparez votre calendrier. Nous passons maintenant au système de prise de notes, et je sais ce que certains d'entre vous pensent déjà. Ai-je vraiment besoin d'un système de prise de notes ? Je ne suis plus étudiante. Je suis un professionnel. Je n'ai pas besoin d'un cahier. C' est pour les élèves de troisième année. Je pense que tout le monde a besoin d'un système de prise de notes parce que, encore une fois, comme David Allen l'a dit si éloquemment, « Votre cerveau est pour avoir des idées et non pour les tenir ». Vous avez besoin d'un endroit externe, sécurisé, sûr, et bien organisé pour stocker la clé de licence logicielle de ce logiciel que vous allez devoir mettre à jour dans quelques années, ou instructions pour cette table basse bricolage que votre petite amie veut vraiment que vous construisiez, ou ces paroles de mauvais rap que je sais que vous avez écrit dans votre temps libre, ou peut-être tous les détails du système pour le nouveau travail informatique pour lequel vous venez d'être embauché. Vous ne voulez pas oublier ceux-ci, vos mots de passe, tous vos identifiants et chemins d'accès aux fichiers. Vous avez besoin d'un endroit où tout cela peut être stocké. Bien que votre cerveau puisse techniquement contenir toutes ces informations, surtout si vous maîtrisez des techniques de mémoire folles, comme le Mind Palace de Sherlock, il ne devrait pas le faire. Laissez tout ça au système de prise de notes. Je le vois comme ça. Tu n'as pas à tout savoir. Il y a certaines choses que vous devriez savoir, mais avec beaucoup d'autres choses, vous avez juste besoin de connaître le chemin que vous devez suivre pour apprendre rapidement cette information ou la référencer. Pour moi, au moins, un système de prise de notes bien conçu et bien organisé me donne ces chemins rapides vers tous les détails de ma vie, tout ce que je pourrais avoir besoin de rappeler à l'avenir. Maintenant, avant de creuser dans tous les détails amusants, l'application que je vais partager avec vous aujourd'hui, parlons de quelques pièges communs que les gens rencontrent habituellement quand il s'agit de construire leur système de prise de notes. D' abord et avant tout, qui est un manque d'organisation. Lorsqu' un système de prise de notes n'a rien à classer ou à délimiter vos notes, il devient très difficile de trouver des choses lorsque vous devez les référencer plus tard. Donc, vous allez vouloir vous assurer que les choses sont bien organisées. Un autre problème que les gens rencontrent est un problème très similaire à ce que j'ai mentionné dans la vidéo de gestion des tâches quand il devient difficile ou plein de friction d'entrer une note dans votre système, alors il est probable que vous ne le ferez pas ou que vous allez le faire dans un système plus facile, comme une note collante sur votre bureau ou tout simplement jeter des morceaux de papier partout sur votre bureau, ce que ma mère aime faire, et cela fonctionne pour elle, mais il ne va probablement pas fonctionner pour vous. Donc, nous allons nous assurer que nous avons mis en place cela d'une manière aussi simple que possible, mais aussi bien organisée, de sorte qu'il est facile de trouver tout ce que vous cherchez rapidement. L' application que je choisis d'utiliser pour mon système de prise de notes et que j' utilise depuis environ 10 ans à ce stade, peut-être un peu moins de 10, mais assez longtemps est Evernote. Il y a beaucoup d'alternatives à Evernote là-bas. Je veux être très clair, donc vous n'avez pas à utiliser Evernote. Il existe Microsoft OneNote qui est assez similaire et plus libre. Evernote a une option gratuite. Microsoft OneNote est très gratuit. Il y a aussi Notion. Il y a Apple Notes, toutes sortes de systèmes différents là-bas, et beaucoup d'entre eux ont beaucoup des mêmes fonctionnalités. Donc, vraiment ma recommandation d' Evernote vient de mon expérience personnelle et du fait que cela fonctionne comme mon cerveau veut qu'il fonctionne mieux que n'importe quel système que j'ai testé. Donc, cela étant dit, nous allons commencer à construire ce système une manière très similaire à la façon dont nous avons construit notre système de calendrier, et c'est en utilisant le concept de seaux de vie. Encore une fois, votre vie est multiforme. Vous avez des cours si vous êtes étudiant. Vous avez des projets, si vous êtes un professionnel et vous avez aussi beaucoup de pensées et d'idées individuelles que vous voulez probablement entrer dans un système externe concret, comme des paroles ou des détails d'entraînement. Donc, au sein d'Evernote, j'ai fondamentalement construit un système qui installe tous mes seaux de vie et rend les choses très faciles à trouver quand j'ai besoin de les trouver. Au sein d'Evernote, j'ai effectivement utilisé l'une de leurs fonctionnalités appelées piles de Notebook pour rendre cela encore plus organisé qu'il ne le serait autrement si c'était juste une grande liste de cahiers. Donc, je vais vous montrer mes piles de bloc-notes ici. On en a un qui s'appelle Personal où j'ai des choses comme mon journal d'accomplissement, mon écriture quotidienne, qui est juste comme une note quotidienne de la façon dont j'ai construit, notes sur l'achat d'une maison dans le futur, peut-être des paroles que je n'ai pas faites écrivez-moi. Je n'ai pas écrit ça, tu les as écrit, tu les as mis, comment ils sont arrivés là ? Recettes, toutes sortes de trucs comme ça, et nous avons aussi des cours. Donc, ce que j'ai fait ici, j'en ai fini avec la fac, mais j'ai recréé une partie du système que j'utilise quand j'étais à la fac juste pour que vous puissiez vous référer si vous êtes à la fac vous-même ou au lycée. J' avais un bloc-notes de classes où toutes les classes des semestres précédents étaient mises, donc je pouvais toujours référencer ces notes si j'en avais besoin, mais j'avais aussi une pile de bloc-notes pour les classes actuelles, sorte que la charge de cours du semestre actuel était tout gardée ici, et de cette façon, je pouvais très facilement y arriver et m'assurer que tout était organisé, et je savais où tout était pour les cours que j'allais vraiment aller. Maintenant, Evernote est essentiellement conçu comme Outlook ou comme un programme de messagerie électronique. Vous avez vos blocs-notes et vos blocs-notes avec des balises et des notes récentes et des raccourcis sur le côté gauche de l'interface utilisateur, vous avez vos notes dans une colonne du milieu, et dans la colonne de droite est totalement dédiée à l'éditeur de notes. C' est l'une des raisons pour lesquelles j'aime autant Evernote. Cela me permet de voir exactement où je suis actuellement dans la hiérarchie globale de mon système de prise de notes. Certaines personnes travaillent très bien avec Google Docs ou avec Microsoft Word ou le système de prise de notes où elles ont un système de fichiers très séparé et un éditeur séparé, mais j'aime avoir tout juste mis en place devant moi. J' aime pouvoir sauter à la barre de recherche, ou utiliser mon arbre de navigation pour arriver à quelque chose d'autre vraiment, vraiment rapidement, l'ouvrir, le mettre côte à côte. J' adore ce genre de trucs. Donc, évidemment, la principale chose que vous allez faire avec votre système de prise de notes est de prendre des notes, mais vous n'avez pas à le limiter aux notes que vous prenez physiquement, surtout si vous utilisez une application comme Evernote qui a plusieurs fonctionnalités. Par exemple, Evernote a une extension WebClipper pour Google Chrome où vous pouvez réellement enregistrer le contenu d'une page Web, ou quelque chose que je fais assez souvent est, je vais littéralement copier et coller le contenu des e-mails que je reçois, pour dire des détails de voyage, et je vais les mettre directement dans Evernote. Donc, par exemple, ici j'ai tous les détails pour l'hôtel que j'ai réservé pour ce voyage à New York City à Evernote. De cette façon, je peux le référencer très facilement si j'en ai besoin. Que vous pouvez également trouver des instances où il est très utile de revenir à une note précédente et d'ajouter plus de détails. Pour vous donner un exemple, je vais vous montrer mes notes d'After Effects ici. Une chose que je fais beaucoup est d'animer mes vidéos dans After Effects, mais After Effects est un programme incroyablement détaillé et compliqué avec beaucoup de raccourcis clavier et de formules de programmation littérale que vous pouvez mettre en couches pour faire ils font certaines choses. Mon cerveau n'est pas assez bon pour me souvenir toutes ces choses assez facilement pour que je n'aie pas à les faire référence encore et encore. Chaque fois que je rencontre quelque chose comme le raccourci pour centrer un point d'ancrage ou le raccourci pour couper un calque vers le bas, comme vous le feriez dans un programme de montage vidéo. Je viens de les écrire. Au fil du temps, j'en ai mémorisé beaucoup à travers une utilisation répétée, mais beaucoup de ces choses que je n'utilise pas assez fréquemment pour réellement mémoriser. Une autre bonne chose à faire est la façon dont vous tirez vos notes. Ce n'est peut-être pas quelque chose qui est absolument crucial, mais chaque fois que je tire une note, j'essaie de penser à l'avance dans le temps, et j'essaie de réfléchir à ce que je pourrais utiliser comme terme de recherche pour trouver cette note dans le futur. Maintenant, avec un bon système d'organisation, cela peut ne pas être un problème parce que vous aurez une belle arborescence logique pour le trouver, et vous ne devriez pas avoir trop d'options une fois que vous avez atteint le bas de cet arbre. Dans le cas où vous avez besoin d'une recherche pour quelque chose, comme disons, cet e-mail d'information d'assurance maladie que j'ai reçu. J' ai posté ceci dans Evernote et je me souviens avoir intitulé ceci comme Kaiser Permanente, c'est ma compagnie d'assurance maladie, mais j'ai aussi mis, « Email d'information de bienvenue sur l'assurance maladie », parce que je savais que je pourrais simplement chercher des courriels d'assurance maladie à l'avenir . Donc, j'essaie de penser à l'avance et juste un remue-méninges certains des termes communs très génériques que j'ai pu utiliser quand il n'est pas complètement rafraîchi sur tous les détails du sujet. Une autre chose qui pourrait être utile à faire que nous allons faire référence dans l'une des vidéos ultérieures de ce cours est d'avoir un dossier de boîte de réception ou une boîte de réception et un bloc-notes. Ce serait juste un bloc-notes où c'est comme votre position par défaut pour mettre n'importe quoi et tout. Cela revient à l'idée de réduire frottement lorsqu'il s'agit de saisir des notes dans votre système. Si vous êtes en déplacement et que vous avez vraiment besoin d'entrer quelque chose rapidement, vous ne voulez pas avoir à tirer l'application vers le haut, puis trouver exactement le bloc-notes dans lequel vous voulez mettre quelque chose, puis lui donner un titre et tout cela. Vous pouvez juste errer tout ce qui est dans votre tête en ce moment et ensuite passer à votre vie. Donc, en le mettant dans la boîte de réception et en faisant de la boîte de réception votre ordinateur portable par défaut dans Evernote, ou quel que soit le système que vous utilisez, vous pouvez le faire et avoir un moment plus tard où vous vous asseyez, et vous traitez tout dans cette boîte de réception. Peut-être que vous ne le faites pas, peut-être que vous utilisez simplement la fonction de recherche pour définir des choses aléatoires là-dedans. Vous pouvez également être diligent et vous pouvez catégoriser tout ce que vous voulez catégoriser plus tard. Un conseil supplémentaire sur la création de notes que je voudrais partager avec vous ici est un conseil sur le modelage. Par conséquent, vous n'avez peut-être pas toujours besoin d'un modèle de note. Parfois, vous avez juste besoin d'un morceau de papier vierge ou d'un curseur clignotant vide avec lequel vous pouvez commencer à écrire, mais parfois vous pouvez profiter d'un peu de structure dans vos notes. Donc, ce que j'ai fait, c'est que j'ai fait un bloc-notes pour les modèles et un très bon exemple d' un modèle ici est un modèle de recherche vidéo que j'aime utiliser lorsque je crée de nouveaux sujets vidéo pour ma chaîne YouTube. J' ai peut-être des idées de titre que je veux descendre. Je peux avoir des idées de mots-clés que je veux écrire ici. J' ai beaucoup de notes, de recherches et de liens, ainsi que des détails sur les sponsors qui sponsorisent mes vidéos. J' aime avoir toutes ces informations séparées et catégorisées et faciles à trouver, donc j'ai juste ce modèle ici. Tout ce que je fais, c'est que je le copie, puis je le colle dans une nouvelle note, ce qui me donne un point de départ pour être beaucoup plus organisé dans mon processus de recherche et d'écriture. Donc, cela nous amène aux actions que je vais vouloir que vous preniez pour cette partie de votre système soit construite et prête à l'emploi. Tout d'abord, vous devez simplement vous inscrire à n' importe quelle application ou service de prise de notes que vous souhaitez utiliser, qu'il s'agisse d'Evernote, de OneNote ou de Notion , ou d'obtenir un carnet papier et de configurer comme un journal à puce ou de configurer un système qui fonctionne bien pour vous. À partir de là, vous allez vouloir créer cette catégorisation. Créez ces seaux de vie, sorte que vous ayez un chemin rapide organisé vers toutes les différentes facettes de votre vie. Enfin, mais non des moindres, commencez à prendre des notes et si vous choisissez d'utiliser cette méthode de boîte de réception, assurez-vous que vous avez également un processus configuré pour aller plus tard et traiter ces notes, en leur donnant leurs catégories, leur donnant leurs étiquettes et leurs détails et les titres, sorte que votre système de prise de notes comme votre système de gestion des tâches ne pas victime de ce problème d'entropie dont nous avons parlé plus tôt. Maintenant, que vous avez votre deuxième cerveau, comme j'aime l'appeler mis en place, nous allons passer à, je suppose que vous pouvez l'appeler votre troisième cerveau, qui est votre système d'organisation de fichiers. 5. Organisez vos fichiers numériques: La construction de votre deuxième cerveau est terminée, mais pourquoi arrêter là, trois cerveaux valent mieux que deux et nous allons construire maintenant un troisième sous la forme d'un système de gestion de fichiers bien organisé. Cela va être divisé en deux vidéos différentes. La première étant une vidéo d' organisation de fichiers numériques que nous allons passer en revue maintenant et ensuite nous allons suivre cela avec une vidéo d'organisation de fichiers physique aussi. Maintenant, la chose la plus importante dans mon esprit quand il s'agit de l'organisation de vos fichiers numériques, c'est que vous avez accès à eux où que vous soyez. époque où j'étais au lycée, c'était gênant de sauvegarder les fichiers sur lesquels je travaillais sur un lecteur flash, puis me rappeler de mettre tout support amovible sur lequel j'avais enregistré mes fichiers dans mon sac à dos que j'ai inévitablement oublié à faire parfois ce qui signifie que, parfois le papier que j'ai besoin de retourner ou d'imprimer était sur mon ordinateur à la maison complètement coincé et hors de ma portée. Mais, heureusement aujourd'hui, cela n'a pas besoin d'être le cas parce qu'il existe des systèmes de stockage en nuage qui vous permettent d'avoir accès à vos fichiers pratiquement où que vous soyez, que ce soit sur votre ordinateur portable ou votre téléphone cellulaire ou à partir d'un navigateur informatique si vous vous connectez à leur interface web. Ceci est important pour des raisons autres que simplement avoir un accès pratique à vos fichiers. C' est aussi une question de s'assurer que vous avez accès à vos fichiers pour le reste de votre vie et que vous ne les avez pas détruits parce que, disons que votre ordinateur portable est cassé, votre maison brûlée ou quelque chose d'horrible s'est passé. Si vous avez tous vos fichiers sur un seul appareil, alors la sécurité de ces fichiers qui pourraient être un produit de centaines ou de milliers d'heures de travail est la sécurité de cet appareil physique et cela peut facilement être jeté hors de la fenêtre ou je pourrais facilement m'asseoir sur ou quelque chose de stupide comme ça. Mais, parce que tout est sauvegardé dans Google Drive, si cette chose sort par la fenêtre ou fond ou quoi qu'il arrive, cela n'a pas vraiment d'importance. Je suis sur le matériel et c'est terrible, mais ce n'est pas la fin du monde parce que j'aurai toujours accès à tous ces fichiers. Maintenant, permettez-moi de prendre quelques instants juste pour expliquer ce que signifient exactement la synchronisation Cloud et la sauvegarde cloud. En installant le programme Dropbox sur votre ordinateur ou le programme Google Drive ou quoi que ce soit, vous allez synchroniser les dossiers et fichiers enregistrés localement sur votre ordinateur avec le cloud et tout autre appareil dont vous disposez leur logiciel installé sur et vous allez pouvoir accéder à nouveau à ces fichiers via leurs serveurs cloud avec votre appareil mobile. Donc, vous pouvez voir que tous mes fichiers sont réellement enregistrés sur mon ordinateur portable ici. Donc, ils sont littéralement sur le disque dur, mais si je vais sur le navigateur Web Dropbox et je clique dans le même dossier exact, je vais trouver ces mêmes fichiers exacts. Ils sont essentiellement sauvegardés partout et le logiciel sait que chaque fois que vous apportez une modification à un fichier quelque part, il doit mettre à jour ce fichier partout où ce fichier est enregistré. Donc, juste pour être clair, quand je regarde ce fichier ici sur mon bureau, je peux voir qu'il est enregistré sur mon ordinateur local ici. Mais, si je passe sur le navigateur Web, je peux trouver exactement ce même fichier et c'est juste ici et je peux réellement le voir directement dans le navigateur Web Dropbox aussi. Donc, dans les exemples que vous allez voir dans cette vidéo, je vais utiliser Dropbox parce que c'est ce que j'ai utilisé en tant qu'étudiant, c'était mon premier service de sauvegarde cloud auquel j'ai jamais souscrit, mais je recommande en fait Google Drive ces jours-ci simplement parce que leur prix est meilleur. Pour deux dollars par mois, vous pouvez obtenir 100 gigaoctets de plus avec le lecteur tandis que la seule option au-delà du niveau gratuit de deux gigaoctets sur Dropbox est de payer 10$ par mois pour un téraoctet et je ne pense pas que beaucoup de gens ont besoin de plus de 100 gigaoctets. Donc, je pense juste que c'est meilleur prix. Ce que je pense est le concept le plus fondamental dans l'organisation de fichiers est de le configurer comme un arbre. Essentiellement, je parle d'une structure de dossiers qui imite un arbre comme un arbre généalogique ou un arbre de biologie évolutionnaire, vous allez avoir un tronc et de ce tronc vous allez avoir des branches sortant. Nous allons revenir à ce concept de seaux de vie. Ainsi, le tronc de l'arborescence sera le dossier racine de votre système de gestion du cloud. Donc, si c'est Dropbox, ce sera le dossier Dropbox ou que Dropbox met sur votre ordinateur ou si c'est Google Drive, sera le dossier racine de Google Drive et vous devriez vous efforcer garder tout ce qui compte pour vous dans ce dossier, rien ne devrait exister en dehors de cela. De cette façon, tout est synchronisé avec le cloud et tout est disponible où que vous soyez. Donc, dans la racine de l'arbre ici mon Dropbox, vous pouvez voir que j'ai plusieurs dossiers. J' ai un dossier pour la fac et j'ai dossiers pour toutes les années où j'étais à la fac. J' ai un dossier pour « College Info Geek » qui est tout à voir avec mon blog, il y a des dossiers pour apprendre, tout ce que j'étais dans, je veux dire un dossier pour ça. On peut voir ici comment on construit cette structure arborescente. Donc, l'université est une branche principale de cette racine là-bas et à partir de là nous commençons à ramifier et à devenir encore plus précis. Donc, disons que nous avons junior ici, dans le junior dans votre dossier, j'ai un dossier spécifique pour chaque classe que j'ai prise, comme MIS 432 comme exemple. Ici, tout ce qui était une caractéristique générale qui avait besoin d'un fichier comme pas des notes, mais comme une image que nous avons téléchargée ou une feuille de calcul que nous avons créée, c'était tout dans ce dossier. Mais nous sommes allés encore plus loin quand il s'agissait de grands projets. Donc, nous avons eu un projet de groupe final dans cette classe et nous avons veillé à créer un dossier spécifique pour ce projet. Je veux vous montrer un autre exemple de la façon dont j'organise mes documents de travail maintenant en tant que YouTuber et je pense que cela peut être un peu plus pertinent pour ceux d'entre vous qui essaient appliquer cela à un contexte plus professionnel. Donc, nous passons à Google Drive ici où je garde tous mes dossiers professionnels actuels. J' ai un dossier appelé contenu dans Google Drive, puis j'ai un dossier appelé « Graphics ». Donc, toutes les vignettes, tous les podcasts images partagées, tous les articles en vedette images, qui doit aller sur les graphiques. Alors, allons aux graphismes et ensuite nous pouvons aller à partager des images vidéo et je donne à chaque vidéo un numéro basé sur l'ordre dans lequel elle est sortie sur ma chaîne YouTube. Ce genre de va à un système d'organisation que j'utilise pour la planification vidéo. Donc, nous avons toutes ces vidéos partager des dossiers d'images et la vidéo la plus récente que j'ai faite était une sur la discipline personnelle. Donc, ici, je peux trouver la miniature que j'ai créée pour cette vidéo et le document Photoshop que j'ai créé aussi au cas où j'y trouverais des modifications. Maintenant, la raison pour laquelle j'ai tout divisé en graphiques, vidéos et scripts, vous pourriez penser comme, pourquoi ne pas avoir juste un dossier pour chaque projet vidéo et garder le script et tous les graphiques et tous les fichiers et tout ce qui est dedans. Ça aurait du sens si tu disais un prenuer solo, tu fais tout toi-même. Je travaille avec une équipe, ce qui signifie que je dois partager des dossiers avec beaucoup de personnes différentes et ma graphiste n'a pas besoin que son ordinateur soit rempli de tonnes de fichiers de projet vidéo et de fichiers proxy. Donc, nous avons créé un système qui fonctionne pour nous, où nous avons fait en sorte que la racine du dossier de contenu soit basée sur le type de contenu et la personne de l'équipe qui travaillerait avec ce contenu. Donc, la structure de partage a du sens. Cela dit, j'ai un petit conseil supplémentaire pour vous quand il s'agit de faciliter la navigation ces systèmes de fichiers et c'est d'utiliser ce qu'on appelle un nom différent sur de nombreux systèmes différents, mais alors qu'il était appelé raccourcis. Mais fondamentalement, chaque fois que vous avez un dossier très fréquemment consulté, c'est juste perdu du temps à naviguer dans l'arbre pour y accéder. Alors, utilisez ce système préféré. Par exemple ici, disons que, j'utilise ce dossier MIS 435 assez souvent. Je vais juste aller de l'avant et faire glisser ce dossier dans mes favoris ici. Donc, maintenant je peux juste cliquer dessus et je suis instantanément dedans. Même avec Windows, si vous utilisez un ordinateur Windows, vous pouvez facilement faire glisser un dossier vers cette barre latérale qui est appelé accès rapide là-bas et si vous utilisez l'interface Web Google Drive, vous pouvez aller de l'avant et faire un clic droit sur un dossier, puis appuyez simplement sur l'étoile. Ce que cela va faire est d'ajouter ce dossier à cette section étoilée ici qui est fondamentalement exactement les mêmes choses que votre accès rapide. Maintenant, une autre question qui pourrait vous poser est : « Quelle est la différence entre mon système de prise de notes et mon système d'organisation de fichiers numériques ? » La réponse n'est vraiment pas claire. Ça se résume en quelque sorte à des préférences personnelles. Que voulez-vous garder dans les dossiers et que voulez-vous garder dans un système comme Evernote ? Donc, pour la plupart, si j'écris des choses, si je prends des notes, si j'entre des données dans mon système, j'utilise généralement un système de prise de notes comme Evernote, mais si j'ai besoin de télécharger une feuille de calcul ou si j'ai besoin de télécharger un document que quelqu'un m'a envoyé par e-mail, généralement je garde ce système d'organisation de fichiers. L' autre chose à noter est que, si vous utilisez un système comme Evernote, il n'y a pas beaucoup de niveaux dans lesquels vous pouvez explorer si vous utilisez le système de bloc-notes, alors qu'avec votre système d'organisation de fichiers, vous pouvez aller jusqu'à autant de niveaux que vous le souhaitez et vous pouvez réussir à créer quelqu'un avec ces niveaux. Tu ne peux pas faire ça dans Evernote. Donc, cela nous amène aux actions de cette vidéo particulière qui sont assez simples. Numéro un, sortez et inscrivez-vous pour n'importe quel service de sauvegarde Cloud que vous souhaitez utiliser, ce soit Google Drive, ce que je recommande parce que leur prix est meilleur que celui que j'ai vu ou que ce soit Box ou Dropbox ou SpiderOak ou tout ce que vous voulez utiliser, assurez-vous que vous y êtes inscrit, assurez-vous que ce dossier est synchronisé avec votre ordinateur, puis commencez à créer cette hiérarchie basée sur l'arborescence dans ce dossier racine. Vous ne voulez pas enregistrer des choses en dehors de ce dossier racine. N' oubliez pas que si vous enregistrez quelque chose en dehors de celui-ci, vous n'avez accès nulle part, mais à cet appareil local. Sur cette note, j'ai un dernier conseil pour vous. C' est une sorte de pointe avancée et ce n'est pas quelque chose que je pense que vous devriez mettre en action tout de suite, mais c'est une petite graine que je veux planter dans votre esprit pour la pensée plus tard qui est que, vous pouvez vouloir regarder dans avoir un service de sauvegarde à distance secondaire pour tous vos fichiers. C' est quelque chose qui m'aide à dormir la nuit. Dites, pour une raison quelconque, vous supprimez tous vos fichiers dans Google Drive, puis votre main glisse et vous allez dans la poubelle et videz la poubelle ainsi, tout est parti. Si vous avez un système de sauvegarde secondaire, vous avez toujours accès à tous ces fichiers et dossiers, mais si vous ne l'avez pas, ils sont tous partis pour de bon. Personnellement, j'utilise un autre service de sauvegarde en nuage appelé backblaze et je paie pour eux parce qu'ils ont un service de sauvegarde en nuage illimité, ce qui signifie je peux sauvegarder tous mes séquences vidéo pour des vidéos YouTube qui ne rentreraient jamais dans Google Drive. Mais, j'ai aussi la tranquillité d'esprit sachant que mes fichiers sont sauvegardés dans le lecteur et qu'ils sont également sauvegardés dans cet endroit. Cela s'appelle la double redondance et je pense que c'est assez utile. Maintenant que nous avons traversé tout cela, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour construire votre système numérique et nous allons maintenant passer au côté physique. 6. Organisez vos fichiers physiques: Donc, nous avons couvert l'organisation des fichiers numériques, et cela ne laisse qu'une autre pièce du puzzle de l'organisation des fichiers à assembler, qui est la partie physique de celui-ci. Maintenant, en ce qui concerne l'organisation des fichiers physiques, le piège que je vois les gens courir le plus est, comme avec beaucoup d'autres choses, un manque d'organisation. Ils ont des tas de papiers empilés partout, ils sont dans des tiroirs. Les gens ne savent pas vraiment où sont conservés leurs documents physiques. Alors que nous pouvons parler de la solution à ce problème, à laquelle je vais faire allusion en pointant cette chose ici, avant d'entrer dans ce domaine, je veux vous poser la question ou vous la poser, ce qui doit réellement être physique dans votre vie ? Pour moi, la réponse n'est pas beaucoup. Je veux dire, peut-être votre certificat de naissance, ou cette coupure de journal dans laquelle vous étiez en 11e année, ou peut-être votre copie de la BD d'action numéro un. Oui, tu veux les garder dans un monde réel, mais pour tout le reste, tu as juste besoin d'avoir accès aux informations sur ces feuilles de papier. Donc, ce que je vais suggérer est de numériser ce que vous pouvez et de se débarrasser des versions papier. Comme ça, ce n'est pas assis autour de ta maison encombrer les choses. Maintenant, quand il s'agit de numérisation, vous avez plusieurs options, y compris l'utilisation d'une application comme Evernote, qui dispose d'un scanner de documents intégré pour numériser vos documents directement dedans, ou vous pouvez également utiliser une application comme Scanbot pour envoient automatiquement vos fichiers vers Google Drive ou Dropbox, afin qu'ils soient dans votre système d'organisation de fichiers numériquement au lieu de votre système de prise de notes. Mais, pour les documents et les bandes dessinées qui doivent rester dans le monde réel, comment les organisez-vous ? Pour moi, la réponse est double. Premièrement, vous voulez un système d'organisation de fichiers stationnaire à la maison, et pour compléter cela, vous voulez aussi un système portable. Donc, pour votre système stationnaire à la maison, je vais recommander un simple tiroir à dossier suspendu. Vous obtenez ça dans n'importe quel grand magasin, Walmart, Target, quelque chose de semblable à ça. C' est comme un cube. Ça pourrait être en plastique. Ça peut être un tissu comme ça. Ils s'intègrent souvent dans des tiroirs que vous pouvez construire, puis ils ont des dossiers suspendus. Donc, tous vos documents peuvent aller dans un dossier comme celui-ci. Vous pouvez utiliser les étiquettes qui les accompagnent si vous voulez étiqueter les choses, sorte que vous savez exactement où elles vont, ou vous pouvez simplement mémoriser leurs positions, si vous n'avez pas beaucoup de documents comme moi. Ensuite, pour compléter ce système stationnaire, vous allez également vouloir un système portable pour organiser tout ce que vous obtenez là où vous êtes en déplacement. J' ai deux options différentes pour vous. Si vous n'obtenez pas beaucoup de documents comme vous êtes un professionnel, ou un freelance, et que presque tout vous est envoyé par e-mail ou électroniquement, alors gardez simplement un seul dossier dans votre sac à dos, ou votre mallette, votre sac de travail. C' est celui que j'utilise, et j'ai très peu de documents là-dedans en ce moment. Mais, si vous êtes étudiant, surtout si vous êtes au lycée, ou à l'université, vous recevez beaucoup de documents papier, ce que je recommande d'obtenir, c'est un dossier accordéon. Ceux-ci ainsi que cette chose, vous pouvez obtenir un à peu près n'importe quel grand magasin, et il s'ouvre juste, et les fans sur, et vous donne plusieurs poches différentes avec onglets peu étiquetés que vous pouvez facilement utiliser pour organiser tous vos fichiers différents. Quand vous rendez à la maison chaque jour, vous constaterez peut-être qu'il y a des papiers ici auxquels vous n' avez plus vraiment besoin d'avoir accès en déplacement, alors peut-être que vous allez les numériser, ou peut-être que vous allez les transférer à votre maison système. Maintenant, une chose que vous pourriez vous demander est : « Tom, si j'ai ce dossier d'accordéon avec toutes ces belles divisions ici, pourquoi ai-je besoin de ça ? Je pourrais juste emmener ça partout où je veux aller. » Si vous voulez vivre une vie de danger, d'intrigue et de mystère, alors allez-y et soyez mon invité. Mais je ne garderais pas mon certificat de naissance et quelque chose dans mon sac à dos qui pourrait être facilement volé ou laissé un café à cause de ma propre tête d'os. Donc, tout ce qui est vraiment important que je veux garder physiquement et dont je n'ai pas vraiment besoin si je vais quelque part, je veux garder à la maison dans un système de stockage de fichiers stationnaire. D'accord. Donc, cela prend soin de tout ce qui concerne l'organisation des fichiers dont nous devons parler, donc maintenant, nous allons passer à la section suivante du cours, qui est la gestion de vos systèmes de communication. 7. Obtenez de meilleurs résultats avec vos mails: D' accord. Nous entrons maintenant dans la moitié arrière du cours. Nous avons créé nos systèmes de gestion des tâches et de calendrier, nous avons été clairs sur la prise de notes, et vous disposez maintenant d'un système de fichiers bien organisé dans les espaces numériques et physiques. Donc, maintenant, il est temps de parler d'optimisation vos systèmes de communication ou de dire cela en termes plus simples, pour améliorer votre messagerie électronique. Pourquoi parler d'email ? Personne n'aime les e-mails. Email comme une hydre terrible qui ne finit jamais et vous n'arrêtez jamais de vous battre, mais c'est exactement pourquoi nous devons en parler. courrier électronique est l'un des principaux moyens pour les gens de communiquer entre eux, en particulier dans le monde professionnel, et c'est aussi un moyen que les gens envoient souvent des documents d'aller-retour. Donc, avoir une boîte de réception bien organisée et plein de 1 000 messages non lus est très important pour avoir un système de productivité où rien ne glisse dans les fissures. Cela nous amène au principal piège dans lequel les gens se heurtent lorsqu'il s'agit de gérer leur courrier électronique, c'est-à-dire qu'ils ne le gèrent pas très bien, qu'ils n'archivent pas les choses, qu'ils laissent des choses dans la boîte de réception, et ils finissent avec ce gâchis géant qu'ils ne trouvent rien, et chaque fois qu'ils l'ouvrent, il semblait tellement accablant qu'ils veulent le fermer immédiatement. C' est pourquoi il y a des choses comme le jour de pardon par e-mail, où les gens prennent littéralement un jour de l'année pour dire que je suis désolé de ne pas vous répondre pendant trois mois, mais je ne pouvais pas m'amener à ouvrir cette boîte de réception. Eh bien, ce que nous voulons faire est de faire en sorte que vous ne sentiez jamais que vous ne pouvez pas vous amener à ouvrir votre boîte de réception e-mail. Ça devrait être facile. Il devrait être assez propre presque tout le temps. Donc, une règle que j'essaie de vivre et que je pense est très utile pour vous d'y vivre aussi est, ne touchez pas un message à moins que vous n'ayez l'intention d'en faire quelque chose. En faisant quelque chose avec, je veux dire répondre ou le transformer en une tâche, ou l'archiver pour plus tard, ou le supprimer. Ne l'ouvre pas, ne le lis pas de façon décontractée, et dis-toi que je vais y revenir. C' est ainsi que vous obtenez cette boîte de réception pleine d'un tas de lectures non lues, mais beaucoup de stress. D'accord. Donc, quand il s'agit de traiter le courrier électronique, vous avez plusieurs options différentes ici. L' un de ceux que j'ai mentionnés plus tôt était l'archivage. Je pense que tout ce que vous n'avez pas besoin de garder comme spam, newsletters, qui devrait être supprimé. En fait, il devrait être supprimé, et il devrait également être potentiellement filtré ou désabonné si c'est une lettre d'information dont vous ne vous souciez pas. Mais si c'est quelque chose que vous pourriez avoir besoin d'accéder à l'avenir, alors vous allez vouloir l'archiver. Avec Gmail, vous obtenez 15 gigaoctets d'espace libre, ce qui est suffisant pour presque tous les e-mails que vous allez recevoir à partir de maintenant jusqu'à ce que vous ayez 100 ans. Donc, ne vous sentez pas mal à propos de l'archivage des e-mails, ils ne prennent vraiment pas beaucoup de place. Vous voulez vous assurer d'avoir accès aux informations ils contiennent juste au cas où vous en auriez besoin. D'accord. Donc, le prochain concept dont nous allons parler et celui que je pense avoir mené est quelque chose qui s'appelle boîte de réception zéro. C' est quelque chose que je n'ai pas inventé. Beaucoup de gens de productivité aiment parler de boîte de réception zéro. Fondamentalement, l'idée ici est que lorsque vous allez dans l'e-mail de processus, vous devriez avoir une action pour chacun d'eux. Donc, première étape, quand vous entrez dans votre email, ça ne devrait pas être pendant que vous êtes dans l'ascenseur attendant de vous rendre à votre bureau et que vous n'avez que 30 secondes. Il devrait y avoir un moment précis de la journée où vous vous asseyez et que vous vous dites délibérément que je suis en train de traiter le courrier électronique. Ce n'est pas pour attendre dans le taxi, ce n'est pas pour l'ascenseur, ce n'est pas pour aller au hasard, vous devriez vivre votre vie à ces moments. Donc, si vous avez fait cela, et que vous avez délibérément mis en place une période de temps décente pour traiter votre e-mail, vous devriez pouvoir prendre une forme d'action sur tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception. Si vous le faites régulièrement, vous ne devriez pas en avoir trop dans votre boîte de réception pour commencer. Maintenant, un dernier conseil que je veux vous laisser ici et c'est plus un conseil dans la façon dont vous vous conduisez dans les réponses que sur le traitement du courrier électronique lui-même. Mais lorsque vous postulez à un courriel, essayez d'anticiper les questions de suivi que l'autre personne pourrait poser. Donc, par exemple, si quelqu'un vous envoie un e-mail et qu'il dit, « Hé, je veux organiser une réunion, avez-vous du temps disponible cette semaine ? » Vous pourriez dire, oui. Mais si tout ce que vous dites est oui, alors vous créez juste un tas de travail pour eux, parce que maintenant ils doivent dire, « Ok. Quels jours êtes-vous disponible ? À quelles heures vous êtes disponible ? » Cela pourrait engendrer une chaîne de courrier électronique d'un kilomètre de long. Alors, au lieu de cela, anticipez ce qu'ils peuvent demander en fonction de vos réponses originales. Vous pourriez dire : « Oui. Je suis disponible lundi de 22h à 16h et je suis disponible jeudi de 20h à 13h. Mais vous pouvez aller plus loin, si vous suggérez vous-même l'heure de la réunion ? Dis : « Je suis disponible ces fois. » Par défaut, je vais suggérer lundi à 13 heures mais d'autres fois fonctionnent pour moi aussi dans ces fenêtres. Maintenant, vous avez donné à l'autre personne la possibilité de configurer cette réunion avec une seule réponse finale, soit oui, votre temps suggéré fonctionne, soit ça ne marche pas pour moi, faisons-le jeudi à 8 heures, vous avez dit que vous aviez que disponible. Ensuite, vous avez terminé, ce fil est fait, la réunion est sur votre calendrier, et vous pouvez aller faire ce que vous voulez. Maintenant, je suis allé de l'avant et j'ai créé un tout nouveau compte de messagerie, ai envoyé en moi-même un tas de messages pour vous donner un exemple ici. La première chose que vous allez remarquer ici est que j'utilise Gmail. Donc, comme je l'ai dit plus tôt dans le cours, je recommande Google Calendar comme calendrier et c'est parce qu'il se synchronise si bien avec Gmail, et ils sont tous les deux gratuits. Mais encore une fois, vous pouvez utiliser n'importe quel système de messagerie que vous voulez. En fait, je dirige mon Gmail via une application appelée Front parce que je gère une équipe, ce qui permet à mes coéquipiers de répondre aux e-mails pour moi, et ils peuvent avoir des conversations avec moi pour me demander comment gérer certaines choses. Mais si vous êtes une personne solo, vous n'avez pas besoin de quelque chose comme ça, Gmail est parfaitement adéquat et en fait très puissant. Donc, voici un exemple d'e-mail ici. C' est quelque chose que je vais archiver, mais j'ai réalisé que c'est quelqu'un qui me tend parce que je pense qu'ils veulent m'interviewer pour un documentaire politique, sauf qu'ils ne veulent pas m'interviewer, ils veulent interviewer le autre Thomas Frank qui est célèbre pour écrire des livres politiques, et généralement les gens se confondent. J' essaie d'être gentil et j'essaie de leur répondre et de leur dire  : « C'est pour l'autre Thomas Frank. » Encore une fois, touchez-le une seule fois, puis sortez-le de votre boîte de réception. Donc, celui-ci auquel je pourrais répondre très facilement, mais disons que je ne veux pas. Ce que je veux partager avec vous ici est quelque chose appelé la liste des tâches pour l'extension Gmail. Donc, si vous utilisez la liste des tâches, c'est en fait une fonctionnalité vraiment agréable parce que vous pouvez l'ajouter à Google Chrome que je vais faire maintenant. Ensuite, si j'appuie sur ce bouton ici qui est ajouté à mon interface Gmail, je suis capable d'ajouter cet e-mail comme une tâche dans la liste des tâches. Cette fenêtre est fondamentalement juste une version mini de la liste des tâches à faire. Donc, il est à peu près complet quand il s'agit d'ajouter votre tâche. Maintenant, il va récupérer la ligne d'objet de l'e-mail, et ce sera le nom par défaut de la tâche, mais ce n'est pas très descriptif. Lorsque j'ajoute des tâches à mon système de gestion des tâches, je veux être descriptif et je veux être délibéré pour écrire l'action que je dois prendre. Donc, je vais aller de l'avant et juste renommer ça pour répondre à Greg sur le mélange de Thomas Frank, et nous allons le mettre pour demain. Nous pouvons utiliser ce traitement du langage naturel pour facilement mettre demain là au lieu de passer ici et de cliquer et beaucoup de choses ajoutent tâche. Maintenant, il est là sur ma liste de choses à faire, et maintenant je peux facilement archiver ceci si je le veux, et nous avons pris soin de celui-là. Maintenant, si je veux revenir plus tard et terminer cette tâche, tout ce que je dois chercher c'est Greg, le voilà et je peux y répondre très facilement, mais je l'ai sorti de ma boîte de réception la première fois que je l'ai touchée. Donc, la prochaine chose dont je veux parler est l'étiquetage. Quand j'étais à la fac, j'ai pensé qu'il était crucial d'étiqueter chaque message. Mais surtout si vous utilisez Gmail, ce n'est vraiment pas si nécessaire car Gmail a Google Search intégré. Donc, le moteur de recherche est assez puissant et vous allez pouvoir trouver presque tout ce que vous avez archivé, et je pense que tout étiqueter est une perte de temps. Cela dit, je pense que les étiquettes sont utiles dans certains cas comme celui-ci. J' ai une facture de quelqu'un qui travaille pour moi. C' est quelque chose que je veux donner une étiquette parce que je veux avoir un joli dossier organisé de chaque facture et reçu que j'ai reçu pour mon entreprise, juste au cas où j'aurais besoin de tout référencer en tant que groupe à l'avenir. Donc, je vais vérifier ça et je vais lui donner une étiquette. Nous n'avons pas encore d'étiquettes qui ne sont pas celles par défaut, je vais aller en créer une nouvelle, vais juste appeler les reçus, et maintenant j'ai des reçus ici. Si je passe sous les reçus, je peux voir cet e-mail là. C' est assez utile pour certaines collections d' e-mails que vous voudrez peut-être avoir accès à l'avenir en tant que groupe, mais encore une fois ne le faites pas pour chaque e-mail car la recherche est généralement suffisante. L' autre chose dont je veux parler est de créer des filtres. Par conséquent, vous pouvez parfois recevoir des e-mails qui ont une impression très similaire à eux ou des informations similaires, et vous pouvez définir une règle automatisée qui fera quelque chose avec ces e-mails à chaque fois. Par exemple, nous avons un reçu de Grace Street. C' est un restaurant où je suis allé en voyage d'affaires, donc je veux m'assurer que cela reçoive l'étiquette de reçu. Je pourrais lui donner l'étiquette du reçu, mais si j'allais à nouveau dans ce restaurant. C' est à New York, je vais à New York pour affaires beaucoup. Cela peut arriver dans ma boîte de réception à l'avenir, et je vais devoir répéter cette action, et je ne veux pas le faire. Donc, ce que je vais faire est de saisir cette ligne d'objet ou je pourrais saisir l'adresse e-mail de qui il vient, ou tout type d'information qui, je pense, sera pertinente et répétée, et je peux aller plus loin et cliquer sur des messages de filtrage comme ceux-ci. Donc, je vais supprimer le de, et ce que je vais faire c'est juste que le sujet soit ceci. Je vais le chercher, on a ça, cool. Donc, nous pouvons voir que la recherche fonctionne, donc maintenant je vais aller de l'avant et m'assurer de créer ce filtre. Donc, nous allons coller ce sujet là, créer un filtre. Je veux toujours appliquer le reçu de l'étiquette, et je n'ai même pas besoin de le voir. Donc, je vais également sauter automatiquement la boîte de réception et l'archiver, créer ce filtre. Maintenant, chaque fois qu'un message comme celui-ci arrive dans le futur, je ne le reverrai plus, mais je peux être assuré qu'il sera dans ma boîte de réception pour que je puisse le consulter plus tard si j'en ai besoin. Donc, quand il s'agit d'actions spécifiques pour cette partie du cours, je suppose que vous avez déjà une adresse e-mail. Donc, vraiment, commencez juste à créer quelques étiquettes intelligentes pour des choses qui ne sont pas facilement recherchées ou des choses que vous voulez avoir joliment regroupées si vous avez besoin de les regarder comme un groupe. Au-delà de cela, travaillez à descendre à la boîte de réception zéro et à y rester. N' oubliez pas de toucher chaque e-mail une seule fois. Créez une tâche à partir de celle-ci, supprimez-la, filtrez-la, archivez-la ou répondez-la. Donc, maintenant que nous avons parlé de la façon d'optimiser votre email, nous passons à la prochaine partie du cours que j'aime appeler Quick Capture. 8. Utilisez Quick Capture: À ce stade, le squelette de votre système de productivité est maintenant mis en place, et vous pourriez apparemment commencer à l'utiliser et terminer le cours ici. Mais, je veux que vous restiez quelques vidéos supplémentaires, parce que nous avons quelques méta compétences que je pense qu'il est important de maîtriser si vous voulez continuer à utiliser votre système de productivité efficacement sur le long terme. Le premier concept dont nous allons parler ici est quelque chose que j'aime appeler Quick Capture. C' est l'idée de réduire les frottements liés à l'introduction d'informations dans votre système. Parce qu'un système de productivité, avec tous ses dossiers et arbres hiérarchiques, étiquettes et projets, il crée cette épée à double tranchant. Une fois que l'information est dedans, il est très facile de trouver cette information, il est très facile de garder les choses organisées et de naviguer dans le système. Mais, cela fait qu'il est difficile d'entrer cette information en premier lieu. Si vous êtes en fuite et qu'un client vous envoie quelque chose et que vous devez le mettre dans votre système, vous ne voulez pas être en train de parcourir tous ces dossiers et trouver le bon cahier ou l'étiquette blanche exacte à appliquer. Donc, la capture rapide n'est qu'un ensemble de pratiques pour le moment, réduisant cette friction, puis revenant plus tard et peut-être traiter cette information un peu plus loin et rendre vraiment organisée quand vous avez plus de temps. Maintenant, c'est un concept où je peux vous donner quelques exemples, mais ce que je veux faire est de vous mettre au défi de commencer à penser d'autres façons de réduire le frottement impliqué lors de l'entrée d'informations dans votre système en ce qui concerne votre système particulier et votre travail particulier. Mais, le premier exemple que je veux vous montrer est un concept que j'aime appeler le Daily Note. C' est essentiellement l'idée d'avoir une note dans votre système de prise de notes où vous enregistrez tous les événements de la journée, essentiellement tout ce qui se passe. De cette façon, vous pouvez ouvrir Evernote ou n'importe quelle application que vous utilisez directement. J' aime mettre des notes quotidiennes directement dans la boîte de réception parce que la boîte de réception est le bloc-notes par défaut dans Evernote. Donc, je pourrais écrire des choses et ça pourrait être littéralement n'importe quoi. Je pourrais faire des listes de puces avec un tas de caractères aléatoires là-dedans. Je pourrais faire essentiellement ce que je veux et il pourrait y avoir toutes sortes de notes différentes et différents types d'informations disparates dans cette note quotidienne. La clé, c'est que quand tu finis la journée, tu finis par prendre cinq minutes pour copier toutes les choses de cette note et les mettre là où elles sont censées aller. Ce n'est pas quelque chose que vous avez à faire, mais je l'ai trouvé utile à des moments où je suis vraiment stressé, peut-être quand je voyage et je ne veux pas vraiment prendre le temps de naviguer dans tous mes dossiers et carnets parce que je suis en taxi ou sur un avion ou marcher dans la rue en essayant de mettre des choses dans mon système. Une autre application de ce concept consiste à trouver des moyens de numériser plus rapidement les documents physiques dans votre système numérique. Maintenant, si vous utilisez Evernote comme moi, il y a un outil de numérisation numérique directement dans l'application. Mais j'aime utiliser une application appelée Scanbot un peu plus. La raison pour laquelle j'utilise Scanbot est que vous pouvez définir un bloc-notes par défaut vers lequel toutes les analyses vont aller. Personnellement, j'utilise simplement Scanbot pour les reçus d'entreprise. Donc, je peux facilement numériser un document, et en fait, l'application va effectivement trouver les contours du document et prendre la photo automatiquement. Une fois que j'ai frappé « Ok », il va envoyer ce reçu à Evernote et je n'ai jamais eu à faire quoi que ce soit et c'est super rapide et super automatisé. Juste pour vous donner un exemple de plus amusant, à la maison, j'ai un Amazon Echo et comme il s'avère, Amazon Echo a une fonctionnalité de liste de choses à faire directement dans leur application. Mais, vous pouvez également connecter cela à plusieurs services de tâches externes, y compris la liste de tâches. Donc, ma copine et moi avons une liste partagée dans des listes de choses à faire appelées notre liste de courses. Nous avons cette liste liée à notre application d'écho, ce qui signifie essentiellement que lorsque nous sommes dans la cuisine et que nous sommes court de quelque chose comme si nous étions à court d'œufs ou autre chose, nous pouvons dire à l'écho hey mettre ceci sur ma liste de courses et pas seulement que aller sur l'écho shopping dans cette application, il va également aller sur notre liste de choses à faire qui est partagée, ce qui signifie que celui d'entre nous va au magasin, sommes tous les deux en mesure d'ouvrir cette application, voir ce qui est sur la liste, vérifier les choses, nous sommes toujours synchronisés. Juste pour le plaisir supplémentaire, je vais partager un dernier conseil ici. J' ai beaucoup d'idées dans la douche et c'est difficile d'écrire ces idées dans la douche et je suppose que tu pourrais peut-être crier sur Siri si tu peux crier ton téléphone assez fort. Mais, ils vendent aussi ces cahiers de douche étanches qui juste ventouse au mur de votre douche et à plus d'une occasion, j'ai eu une idée ou peut-être le script entier ou le contour d'une vidéo apparaît dans ma tête pendant que je suis sous la douche, et j'ai frénétiquement raclé ce contour sous le cahier de douche. Donc, ça m'a sauvé plus d'une fois, et c'est assez bon marché. Quoi qu'il en soit, en termes d'étapes d'action pour cette vidéo, il y a une tonne entière. d'abord, commencez à penser à des façons de supprimer les étapes et les processus que vous traversez pour obtenir des choses dans votre système de productivité et peut-être commencer à expérimenter avec des applications comme Scanbot aussi. Maintenant que vous avez ces idées dans votre tête, nous allons passer au concept final de ce cours qui est l'idée de la journée de révision. 9. Planifiez une journée de passage en revue: D' accord. Nous sommes arrivés au concept final que je veux partager avec vous dans ce cours, savoir l'idée de faire une journée de révision. Cela prend essentiellement un jour par semaine, ou peut-être une fois par mois si vous le souhaitez, pour réinitialiser votre système à son état prévu, sorte que vous faites confiance à 100 % et que vous l'utilisez réellement. Comme mentionné plusieurs fois au cours de ce cours, maintenant tous les systèmes de productivité ont tendance à tomber victimes de ce que j'aime appeler l'entropie ou le chaos. Vous avez des tâches que vous n'avez jamais cochées, ou vous avez des choses qui se trouvent dans votre accès rapide que vous n'avez plus besoin d'accéder, vous avez tous les documents qui ne se trouvent pas aux mauvais endroits. Une journée de révision garde essentiellement l'hydre à distance. Cela empêche cette entropie de devenir trop folle, de sorte que vous continuez à utiliser votre système de productivité sur le long terme. Vraiment, ça n'a pas besoin de prendre autant de temps. Maintenant, je recommande de faire un jour de révision le dimanche. Cela vous donne la possibilité, numéro un, réinitialiser votre système de productivité à l'état prévu, mais aussi de regarder la semaine à venir et de voir ce qui nous attend. C' est une bonne journée de planification et une bonne journée de planification est aussi une bonne journée de révision. Par conséquent, en ce qui concerne les choses que vous pouvez réellement faire le jour de la révision, numéro un, vous pouvez regarder votre système de gestion des tâches et voir s'il y a quelque chose qui n'a pas été coché ou qui doit être mis à jour. Donc, par exemple, j'ai une tâche en retard pour amener la Fleur Bleue au sommet de la Montagne, au temple là-haut. Je l'ai fait mais j'étais tellement épuisé après avoir fait ça et trouvé Ross comment Google et tous les ninjas, je ne l'ai pas coché sur ma liste de gestion des tâches. Donc, je vais juste aller de l'avant et vérifier cela et maintenant tout revient à ce que ça devrait être, ou pour un autre exemple, dans mon accès rapide, j'ai ce dossier MIS 435 mais ce projet est fait et je ne veux pas cet accès rapide pour être bloqué par un tas de dossiers. Je n'ai pas vraiment besoin de l'utiliser souvent, donc je vais aller de l'avant et supprimer cela aussi. Ensuite, revenons à mon système de gestion des tâches que j'ai peut-être en fait des listes dont je n'ai pas besoin entièrement. Donc je vais aller de l'avant et regarder toutes mes listes ici, et j'ai réalisé, vous savez quoi ? En fait, je suis déjà allé en Iowa. Donc, cette liste de voyages de l'Iowa, je n'en ai plus besoin. Je vais aller de l'avant et supprimer ça. Fondamentalement, vous voulez examiner votre système de gestion des tâches, votre calendrier peut-être dans une moindre mesure, votre système de prise de notes et votre système de gestion des fichiers, et vous assurer que je respecte ma structure organisationnelle ? Ai-je ajouté les étiquettes qui doivent être ajoutées à tout ? Ai-je coché toutes les tâches réellement effectuées ou ai-je mises à jour s'ils ont de nouvelles informations sur les dates d'échéance ? Après avoir pratiqué cela pendant quelques semaines, il va devenir essentiellement automatique et en utilisant ce processus régulièrement, vous allez vous assurer que votre système de productivité reste une représentation externe à peu près un à un de votre esprit, sorte que votre esprit puisse lui faire confiance. En ce qui concerne les étapes d'action pour cette vidéo, la seule chose que je vous demande de faire est de mettre quelque chose sur votre calendrier éventuellement pour le dimanche, mais en fait, ce pourrait être n'importe quel jour de la semaine que vous voulez revoir votre système. Assurez-vous que tout est comme il devrait être. Maintenant, si vous faites ça toutes les semaines, ça ne va vraiment pas prendre beaucoup de temps, mais la vie est imparfaite, nous sommes imparfaits, choses arrivent, et il y aura inévitablement des moments où vous n'avez pas revu votre système pour quelques semaines ou peut-être quelques mois. Dans ces cas, j'aime l'encadrer comme, ne pas faire une journée de révision, mais faire une réinitialisation, et peut-être faire une réinitialisation prend la meilleure partie d'une journée parce vous devez passer par plein de choses qui sont pleines d'entropie. Ce n'est pas beaucoup de plaisir, mais rappelez-vous, une fois que vous avez retrouvé la façon dont il est censé être, il va éliminer le stress de votre vie sur une base quotidienne à l'avenir. Donc, si vous tombez un peu du cheval, si les choses deviennent désordonnées, suffit de grincer vos dents et de faire cette réinitialisation parce que ça va être super bénéfique à l'avenir. 10. Réflexions finales: Eh bien, c'est tout. Vous avez atteint la fin du cours. Nous avons maintenant parcouru toutes les étapes du processus de construction de votre système de productivité et nous avons surmonté ces deux méta compétences très importantes dans la capture rapide et la journée de révision. Ce que je veux vous laisser maintenant est quelque chose que je dis aux gens quand il s'agit de toute sorte d'implémentation sur la productivité, sur les systèmes, sur vraiment n'importe quoi, et c'est dans toutes les choses commencer petit. Si vous vous sentez submergé par le fait qu'il y a essentiellement sept ou huit points d'action différents ici, commencez par un. En fait, il y a une très bonne raison pour laquelle j'ai commencé le cours avec la vidéo de gestion des tâches, et c'est parce que vous pouvez aller, inscrire à votre système de gestion des tâches de votre choix, puis faire une liste de tous les autres éléments d'action à faire éventuellement plus tard, peut-être un jour ou un jour, pour les sept prochains jours. Comme ça, tu gardes les choses légères et faisables. Au-delà de cela, je veux juste vous remercier d'avoir suivi ce cours et de m'avoir suivi jusqu'à la fin, et j'espère que cela vous aidera vraiment à construire ce solide système de productivité bien organisé. Si vous le souhaitez, vous pouvez aller prendre des captures d'écran de certains éléments de votre système, dont vous êtes particulièrement fier et les partager dans la section des projets ci-dessous, et vous rendre au forum de discussion. Si vous avez des questions, demandez-leur. Si vous avez des conseils pour moi ou des conseils pour d'autres personnes qui suivent ce cours, et comment elles peuvent améliorer leurs propres systèmes, peut-être avez-vous une idée à laquelle je n'ai pas pensé, partagez cela ci-dessous, et aidez les gens à améliorer leur façon de traiter leur vie. Merci encore d'avoir regardé, et je vais m'en aller maintenant.