Introduction à la gestion de projet : Méthodes et tactiques pour réussir | Apprendre avec TeamGantt

1. Introduction: Salut. Je suis Brett Harned. Je suis consultant en gestion de projets numériques de Philadelphie, en Pennsylvanie. Dans mon rôle, je travaille avec de nombreuses équipes, qu'elles proviennent d'agences, de startups, d'équipes internes ou d'entreprises, et je les aide à résoudre leurs défis en matière de gestion de projet. Dans ce cours, nous allons couvrir les bases de la gestion de projet. Nous parlerons des caractéristiques et des principes de la gestion de projet. Je vais vous emmener à travers une démo utilisant l'outil de planification de projet appelé TeamGantt, puis nous parlerons de ce qu'il faut pour définir et gérer les attentes et être un excellent communicateur. Si vous n'avez pas entendu parler d'un diagramme de Gantt, c'est un outil que les gestionnaires de projet utilisent pour représenter la façon dont les projets seront réalisés. Essentiellement, il s'agit d'un plan de projet utilisant des lignes horizontales pour représenter les tâches. TeamGantt est un outil de planification de projet en ligne qui vous permet d'ajouter des tâches à des projets, affecter des personnes, de suivre le temps et de gérer vraiment votre projet dans son ensemble. Vous pouvez créer un diagramme de Gantt, créer une vue de liste, communiquer sur les tâches et faire tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos projets. Aucun projet n'est parfait, mais si vous voulez savoir qu'il est bien géré, regardez en arrière la chronologie. Les gens ont-ils respecté les délais ? Les gens sont-ils satisfaits du résultat ? Les objectifs ont-ils été atteints ? Le budget est-il toujours intact ? La gestion de projet consiste à maintenir les projets dans le respect du calendrier et du budget. Il y a généralement une personne qui est dans les coulisses pour établir des listes de tâches, gérer les plans de projet, examiner les budgets et s'assurer que les gens communiquent. J' espère que tu sortiras beaucoup de cette classe. L' intention ici est vraiment de partager quelques-unes des valeurs qui vous rendront bon dans la gestion de projet. Il ne s'agit pas d'utiliser un outil ou d'être vraiment excellent à une chose, il s'agit d'une expérience collective et appliquer certains principes au travail que vous faites. Donc, en même temps, vous devriez avoir quelques plats à emporter et choses que vous pouvez vraiment commencer à mettre en œuvre dès que vous revenez à votre travail. 2. Principes de la gestion de projet: La gestion de projet signifie beaucoup de choses différentes pour beaucoup de personnes différentes. Donc, peu importe si vous êtes un véritable chef de projet sur un chantier de construction, que vous travailliez avec une agence et un client, que vous travailliez sur un site Web ou si vous faites partie d'une équipe qui doit vraiment réaliser un projet sans gestionnaire de projet officiel en place, les principes de gestion de projet sont importants. Dans cette section, nous allons parler de ce qu'il faut pour faire un bon gestionnaire de projet et je parlerai de certaines des compétences que vous pouvez affiner pour y arriver. Au cours de ma carrière, j'ai géré beaucoup de chefs de projet. J' ai également travaillé avec beaucoup de clients différents tant que chef de projet et j'ai constaté qu'il existe certains ensembles de compétences ou de principes qui aident vraiment à identifier ce qu'est un bon gestionnaire de projet. Donc, je vais passer par ça maintenant. Le premier est d'avoir un œil aigle sur les questions liées au projet. Les projets sont donc difficiles. choses changent tout le temps, les gens entrent et sortent des projets et vous devez être la personne qui s' occupera de ce changement et ce changement apportera certains problèmes. Donc, la meilleure chose que vous pouvez faire en tant que chef de projet est d' avoir un œil aigle sur les choses qui pourraient venir et ruiner le projet, soit une portée supplémentaire, qu' il s'agisse d'une nouvelle partie prenante ou d'une opinion qui pourrait arriver à la table. Vous devez être responsable de garder un œil sur ce qui pourrait mal tourner sur votre projet. Ensuite, c'est être un communicateur calme et clair. Les communications représentent 90 % de la gestion de projet. En tant que bon PM, vous devez être direct et transparent dans toutes les communications. Vous devez vous assurer que vous ne cachez aucune information ou inquiétez de ce qui se passera si vous partagez des informations sensibles avec l'équipe. Le but est toujours de réaliser le projet et de le faire délais et dans les limites de votre budget. Vous devez également être un peu flexible dans la façon dont vous communiquez. Les gens ont tendance à communiquer différemment et ils réagiront à la façon dont vous communiquez et faites leur travail. Donc, quand vous travaillez avec quelqu'un, pensez à la façon dont ils communiquent. Si quelqu'un a son casque allumé, avez-vous besoin de l'emboîter ? Probablement pas. Si vous participez à une réunion, que devez-vous faire pour bien faciliter cette réunion et obtenir ce dont vous avez besoin de l'équipe et faire avancer le projet ? En même temps, n'ayez jamais peur d'être vous-même. Vous allez construire plus de confiance avec les gens à mesure qu'ils voient votre personnalité et à mesure que vous modifiez la façon dont vous communiquez avec eux, vous serez en mesure de déplacer les choses beaucoup plus rapidement et les conversations difficiles seront beaucoup plus faciles. Vous devez faire preuve d'empathie en tant que chef de projet et ce que cela signifie, c'est penser aux gens de votre équipe et à ce qu'ils ressentent du travail que vous gérez réellement. Mets-toi à leur place. Si vous travaillez avec un designer, comment ressentez-vous d'avoir à trouver un design dans une chronologie très serrée ? Pensez aux échéances et à la façon dont ils se sentiront. Plus vous montrerez d'empathie, vous établirez de bonnes relations avec ces personnes et mieux vous serez en mesure de terminer vos projets à temps. Ensuite, il s'agit d'être adaptable et flexible. Donc, la chose à propos de la gestion de projet est que les gens pensent que c'est basé sur un modèle ou un outil. En tant que chef de projet, vous devez savoir que les modèles et les outils ne sont pas le seul moyen gérer des projets, car les personnes sont impliquées. Lorsque les projets deviennent difficiles, il faut être flexible et s'adapter au changement et, à ce moment-là, faut trouver de nouvelles limites, estimer de nouveaux travaux, trouver de nouvelles voies pour mener à bien les projets. Être adaptable aide parce que vous êtes toujours à la recherche d'un changement et que vous êtes en mesure de le faire rapidement. Il est important d'être curieux en tant que chef de projet. choses changent tout le temps, quelle que soit l'industrie dans laquelle vous travaillez , et vous n'êtes jamais vraiment l'expert en la matière, vous êtes la personne qui doit tout gérer. Donc, tu ferais mieux de parler aux gens qui comprennent leur façon de travailler. S' ils ont trouvé de nouvelles façons de livrer des choses ou de nouvelles méthodes ou processus qu'ils veulent essayer. Plus vous apprendrez des membres de votre équipe et des personnes de votre secteur d'activité, plus vous serez en position de mener des projets avec succès. En tant que chef de projet, vous devez vraiment être investi dans le travail que vous faites. Ce que je veux dire par là, c'est que vous ne pouvez pas être un vérificateur de boîte, vous ne pouvez pas simplement être la personne qui essaie de faire passer un processus et de s'assurer que les gens accomplissent leurs tâches. Faites tout ce que vous pouvez pour prêter une attention particulière à votre projet et à tous les détails qu'il contient. Asseyez-vous avec votre équipe, comprenez ce qui se passe, contribuez au remue-méninges, participez à la génération d'idées, participez à des présentations et à des réunions. Ne soyez pas la secrétaire d'équipe, soyez la personne qui est là pour diriger, motiver et gérer les gens. Les qualités de la gestion de projet sont des caractéristiques individuelles que toute personne peut prendre pour décider si elle est bonne ou non gestion de projet ou s'il s'agit d'une carrière ou d'un parcours qu'elle souhaite poursuivre. En tant que premier ministre dans ma carrière, j'ai commencé à constater qu'il n'y avait vraiment pas de normes sur la façon dont la gestion de projet fonctionnait spécifiquement dans le domaine numérique. Maintenant, il y a le PMP et il y a Agile et il y a des certifications et des cours et des livres et des méthodologies formelles qui honnêtement pour moi en numérique ont été utiles parce qu'ils m'ont donné un contexte pour comment les choses peuvent et doivent être faites au sein des organisations. Mais j'ai trouvé que dans le numérique, les choses sont très différentes. Il y a un rythme plus rapide. La culture est différente. Il y a beaucoup de besoins différents que vous devez tenir compte lorsque vous travaillez avec des clients dans une agence ou avec une équipe numérique lorsque la technologie est en constante évolution et l'innovation fait partie de quelque chose que vous devez intégrer dans projets. Donc, pour moi, j'ai eu l'impression qu'il n'y avait pas de normes et je voulais créer des principes ou des guides pour la façon dont nous, en tant que gestionnaires de projets numériques, devrions fonctionner. Les chefs de projet sont des junkies du chaos. Nous prospérons sur les problèmes parce que nous savons que nous pouvons les résoudre. Maintenant, nous ne sommes peut-être pas la personne à la table qui a toujours une réponse, mais nous savons quand faire venir la bonne personne. Donc, si je suis sur un appel avec un client et qu'il me pose des questions de technologie profonde sur lesquelles je n'ai pas vraiment d'expérience, je sais que je peux dire, « Désolé, je ne peux pas vous donner cette réponse maintenant, mais je vais faire un suivi avec mon développeur principal et nous vous répondrons dès que possible. » C' est une situation où nous pouvons être calmes face au chaos. Nous rompons également les processus pour les corriger ou en créer de nouveaux. Nous savons que tous les processus ou méthodes rigides ne fonctionneront pas pour tous nos scénarios de projet, donc nous prenons en compte beaucoup de choses différentes, y compris notre équipe, notre client, les objectifs du projet et d'autres processus que nous aurions pu utiliser sur des projets passés ou similaires. Enfin, nous gérons avec nos esprits et non avec nos outils. Donc, il y a beaucoup d'outils sur le marché que les PMs aiment parler et utiliser, mais aucun de ces outils ne résout réellement tous nos problèmes. Beaucoup de gestion de projet a à voir avec le chaos et de trouver personnellement comment résoudre les problèmes rapidement et remettre votre projet sur la bonne voie ou garder votre projet sur la bonne voie. Les chefs de projet sont des communicateurs multilingues et je veux dire que nous parlons beaucoup de langues différentes au sein de nos entreprises et au sein de nos projets. Donc, en tant que PM, je connais un peu le marketing, je peux en parler, je connais l'informatique, je connais la finance, je connais aussi le design UX, graphisme, un peu le code, stratégie de contenu que vous pouvez dire à la liste continue et encore. Avoir un peu de connaissances et être capable de parler de ces choses, aide dans beaucoup de scénarios de projet différents. Construire la confiance est quelque chose qui est vraiment important en tant que chef de projet et j'en parlerai un peu bientôt, mais quand vous pouvez parler toutes ces langues, vous commencez immédiatement à construire la confiance avec vos équipes et avec vos clients. Dans le même temps, nous parlons aussi avec empathie et cohérence et en tant que PMR possédant une expertise. Nous prenons en compte nos équipes. Nous prenons en compte nos parties prenantes et nous pouvons leur parler à un niveau qui nous aidera à faire avancer un projet ou, du moins, à comprendre défis ou mieux le passé pour faire passer un projet à sa date limite. La façon dont nous arrivons à une bonne communication est par des communications de routine. Nous faisons régulièrement des vérifications d'état, nous faisons des réunions debout, nous faisons des rencontres individuelles, nous communiquons par le biais d'outils comme le camp de base et le camp d'équipe et Trello et nous faisons tout ce que nous pouvons pour nous assurer que les choses sont documentées et partagées avec l'équipe. Les gestionnaires de projet sont adorables ânes durs. Cela signifie qu'ils doivent faire la différence entre être l'ami de l'équipe et être le maître des tâches, et ce n'est pas facile. Il faut beaucoup de travail pour bâtir la confiance et faire comprendre à une équipe que vous attendez autant les objectifs du projet que vous l'êtes. Une partie de ce travail consiste à être un membre actif de l'équipe. Comme je l'ai déjà dit, montrant vraiment un intérêt pour le projet et comment il peut être fait avec succès et contribuer à ses idées. En même temps, vous vous souvenez que vous n'êtes pas la secrétaire de l'équipe. Vous êtes la personne qui est là pour garder le contrôle de beaucoup de détails du projet, mais vous n'avez pas à être tenu responsable de la gestion des calendriers personnels des personnes ou de la mise en place de réunions pour les personnes. Assurez-vous de vous concentrer sur ce qui est important, à savoir le projet, ses objectifs et son avancement. Les chefs de projet sont des apprenants et des enseignants consommés, et je veux dire que nous sommes gens qui sont toujours curieux de ce qui se passe dans notre industrie et dans nos entreprises. Donc, il est toujours bon en tant que PM d'avoir un endroit où aller où vous pouvez en apprendre continuellement sur votre métier. Il y a beaucoup de sites en ligne. Il y a beaucoup de livres qui ont été publiés et des endroits où vous pouvez en apprendre plus sur le fait d'être un très bon gestionnaire de projet. Il y a aussi des conférences, des rencontres et des lieux où vous pouvez en apprendre davantage sur la gestion de projet et réseauter avec des personnes au sein de votre communauté. Dans le même temps, il est vraiment bon d'assumer le rôle d'un enseignant dans vos projets et par là je veux vraiment dire travailler avec un client ou un intervenant pour s'assurer qu'ils comprennent le fonctionnement de votre équipe, ce que le niveau d'effort est celui de construire ou de concevoir quelque chose. Les clients n'ont jamais été formés pour être eux-mêmes des clients, donc ils ont besoin de quelqu'un pour les aider à y parvenir. Donc, plus vous pouvez leur enseigner, plus ils peuvent entrer dans leur organisation et enseigner d'autres personnes le projet et le type de travail que vous faites et cela crée une situation gagnant-gagnant parce qu'ils finissent par chercher bon dans leur organisation et vous finissez par avoir l'air bien parce que vous leur apprenez. Les gestionnaires de projet sont axés sur les objectifs au laser. Il est important, à mesure qu'un projet démarre, de garder vos objectifs à l'esprit. Il y aura des points dans votre projet où les choses sont compliquées et qui impliquent généralement des gens parce que les gens ont tendance à compliquer les projets. Ainsi, chaque fois qu'un nouveau problème, une question ou une nouvelle portée entre en jeu, gardez un œil sur les objectifs, assurez-vous que vous remettez toujours en question ces changements et que vous vous demandez si ce changement atteindra réellement les objectifs. En même temps, assurez-vous de garder vos objectifs professionnels à l'esprit. Il est bon de s'asseoir et de documenter trois à cinq objectifs à court et à long terme pour s'assurer que vous progressez dans votre carrière et que vous avancez dans une direction qui vous convient. Les gestionnaires de projet sont toujours honnêtes parce que tant de problèmes peuvent survenir dans les projets et nous sommes responsables de ces détails. Il est important que nous développions une réputation de bavardage direct. Donc, chaque fois que vous voyez un problème surgir, vous devez l'aborder immédiatement et cela pourrait signifier que vous devez gérer une conversation difficile. Cela peut signifier que vous devez communiquer avec quelqu'un très rapidement et les amener dans une salle de conférence. Tu ne peux pas avoir peur de faire ça. Vous devez être honnête parce que vous savez que lorsque vous êtes honnête, vous résolvez les problèmes et continuez le projet d'une manière positive en tout temps. Une bonne façon d'être honnête sur la façon dont vous travaillez est de tenir des réunions rétrospectives. En pratique, au fur et à mesure qu'un projet se termine, asseyez-vous avec votre équipe et avez une conversation ouverte et honnête sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Il ne s'agit pas de pointer les doigts et d'avoir des ennuis. Il s'agit de résoudre les problèmes ou d'identifier les problèmes et de trouver un plan pour les résoudre sur de futurs projets similaires. Enfin, les gestionnaires de projet sont des cheminots. Nous ne nous concentrons pas uniquement sur une feuille de calcul, une chronologie ou un budget. Nous nous concentrons sur la voie stratégique du projet et prenons en considération notre équipe, nos outils, notre processus et tout ce qui s'y trouve pour créer un chemin qui permettra de mener à bien notre projet. Donc, la gestion de projet formalisée peut sembler effrayant pour certaines personnes. Il se sent rigide et formalisé, mais il est vraiment intégré dans tout ce que nous faisons au quotidien tout comme les humains. Pensez à votre vie et aux choses que vous faites qui nécessitent de la planification et de la gestion, des choses comme faire le dîner, inviter des amis pour une fête, planifier des vacances. Ce sont toutes des activités que vous faites que vous gérez réellement d'une manière ou d'une autre. Donc, une grande partie de ce que nous avons discuté ici peut être appliquée à des scénarios de la vie réelle ainsi qu'à votre travail. 3. Méthodes de gestion de projet: Jusqu' à présent, j'ai beaucoup parlé des compétences générales en gestion de projet et ces compétences sont vraiment importantes. Mais il est également important d'avoir une base et une compréhension des processus ou des méthodologies formalisés qui existent. Il y a une tonne de processus documentés, tout ce que vous avez à faire est une recherche Google rapide sur le processus PM et vous trouverez beaucoup de différents noms fous pour les processus que vous pouvez implémenter sur une variété de différents types de projets. Dans le cadre de ce cours, nous allons couvrir trois méthodologies principales. Et c'est une sorte de méthodologie que j'ai le plus expérimenté dans ma carrière en numérique. Ce sont : cascade, agile, et hybride. Le premier est la chute d'eau. Waterfall est probablement celle que les gens utilisent de moins en moins aujourd'hui, parce qu'elle est un peu plus longue, elle nécessite beaucoup de transferts et de signatures, il y a moins de collaboration et plus de silos au sein d'une équipe. Il est vraiment utilisé beaucoup dans les paramètres de développement de produits et de construction ainsi que dans beaucoup de paramètres de gestion de projets plus traditionnels. Lorsque vous pensez à la méthodologie des chutes d'eau, essayez de visualiser une chute d'eau réelle. Il commence par une tâche en haut qui est accomplie et transmise à une personne, qui est ensuite accomplie et remise à la personne suivante. Donc, il y a beaucoup de points qui sont essentiellement des dépendances. Donc, une tâche ne peut pas se produire sans que le prédécesseur soit terminé. La méthode de cascade peut être idéale pour un grand nombre de types de projets différents, surtout si vous avez une portée fixe ou un calendrier fixe et exigences afin que vous sachiez que quelque chose doit être fait dans un certain laps de temps, avec un certain montant des ressources. Cela peut également être vraiment bon lorsque vous êtes dans des environnements qui nécessitent beaucoup de commentaires des clients ou des parties prenantes et de signer, et il y a des gens qui sont propriétaires de produits qui ne peuvent pas vraiment participer au développement d'un produit au jour le jour. cascades sont de moins en moins utilisées dans l'industrie numérique parce que les gens se concentrent davantage sur agilité et collaborent et travaillent ensemble pour produire des produits plus rapidement. Les outils utilisés pour gérer les projets en cascade sont généralement des plans de projet ligne par ligne ou graphiques qui peuvent vous aider à naviguer dans les étapes d'un processus et les dépendances qui y sont associées. Le processus presque opposé de chute d'eau est agile. Vous trouverez l'agile utilisé principalement avec des équipes internes qui se concentrent vraiment sur les produits de construction. En fait, il a d'abord été lancé et documenté pour les équipes de produits qui pouvaient s'auto-organiser, prendre des décisions, et vraiment prototyper et itérer rapidement les produits. Donc, Agile est livré avec un cadre assez formulaire pour la façon dont les équipes devraient fonctionner. Essentiellement, les équipes opèrent en sprints. Tout d'abord, ils s'organisent autour des rôles. Donc, dans chaque équipe agile, il y a un propriétaire de produit qui détermine la direction du produit, il y a une équipe de développement qui travaille sur le produit, et il y a un maître de mêlée, qui agit essentiellement comme le projet et supprime les bloqueurs des plaques des équipes de développement. Dans Agile, les équipes se réuniront pour planifier un sprint, sprints sont essentiellement du temps de travail. Ainsi, le sprint peut être une itération de deux semaines où une équipe est dédiée spécifiquement aux histoires d'utilisateurs ou aux fonctionnalités dans le projet. Donc, ils se rencontreront au début pour planifier ce qu'ils vont faire dans le sprint, puis ils se rencontreront à la fin pour démo le travail qui a été fait sur le sprint. Vous verrez beaucoup d'équipes agiles travaillant avec les planches Kanban, et par tableau Kanban, je veux dire essentiellement un tableau qui répertorie caractéristiques ou les histoires à travers le haut et ils sont en quelque sorte dans des voies de baignade qui peuvent être déplacées d'une voie à l'autre. Vous connaissez peut-être des outils tels que Trello, Pivotal, Tracker ou Jira. L' endroit où l'agile tombe en panne est quand une équipe n'est pas en mesure d'exploiter et de compléter le produit ou le projet par elle-même. Quand peut-être un intervenant dans une entreprise arrive et veut donner son avis sur l'orientation ou la façon dont un produit se forme. Il y a eu un changement récent dans la façon dont équipes travaillent et sont plus agiles, et vous trouvez que cela se passe davantage dans les entreprises de produits et les startups où équipes peuvent réellement posséder leur travail et prendre des décisions par elles-mêmes. Cela ne fonctionne pas aussi bien lorsque vous travaillez dans une agence avec un client en raison de l'aspect de la prise de décision. Mais il y a des façons de combiner agile et cascade pour rendre un processus un peu plus rapide ou moins dépendant des transferts et plus collaboratif. La méthodologie hybride prend les meilleurs aspects de la cascade et agilité et crée un processus flexible et adaptable à vos projets, à votre équipe et aux clients avec lesquels vous travaillez, quel que soit le scénario travailler dans. Vous pourriez travailler dans une entreprise de produits, vous pourriez travailler dans une agence, vous pourriez travailler pour une équipe interne dans une entreprise, et vous pouvez développer une méthode hybride qui fonctionnera pour vous. Par cela, je veux dire qu'il peut y avoir des aspects du projet où il y a des transferts explicites parce qu'il y a des décisions qui doivent être prises peut-être autour de la conception ou de l'apparence de quelque chose ou du contenu, mais alors il peut y avoir des sprints ou des itérations rapides sur les choses et cela pourrait arriver lorsque vous êtes en développement. La meilleure partie de la méthode de chute d'eau est qu'elle vous permet d'arrêter et de faire une vérification intestinale sur le travail que vous produisez. Donc, si vous avez besoin d'obtenir des commentaires ou de faire des changements ou des cours corrects en cours de route, la cascade fonctionne pour vous. La meilleure partie de Agile est que vous arrivez à des tâches de groupe et vous déplacez un peu plus rapidement après certaines de ces chutes d'eau comme les décisions sont hors du chemin. La méthode hybride fonctionne lorsque l'agile ou les chutes d'eau se décomposent par endroits. Cela peut être le cas lorsque vous devez effectuer des recherches ou découvertes sur un projet et que vous ne pouvez pas travailler dans des sprints, ou lorsque vous développez la conception UX et la conception graphique et que vous avez besoin de l'apport des parties prenantes ou des clients. Il y a beaucoup de façons différentes que vous pouvez aborder la méthode hybride, vous pouvez commencer le développement plus tôt, vous pouvez combiner le développement et la conception. Il existe différentes façons de superposer les tâches en fonction des personnes avec lesquelles vous travaillez. C' est là que la flexibilité et l'adaptabilité entrent en jeu. Vous pouvez essayer de tester de nouvelles méthodes au sein la méthode hybride qui vous aideront à réaliser votre projet plus rapidement. Je vais utiliser la méthode hybride tout en faisant une démo d'un plan de projet en équipe à nouveau. La raison pour laquelle je veux utiliser la méthode hybride est parce que vous serez en mesure de ramasser les fondamentaux de la cascade et de l'agile et de comprendre comment vous pourriez être en mesure d'adapter les deux pour faire votre propre méthode hybride. Lorsque vous essayez de décider de la méthode à utiliser ou du processus à suivre, pensez à ces choses : Votre projet, quels sont les objectifs ? La date limite ? Le champ d'application ? Comment votre processus va-t-il avoir un impact sur cela ? Votre équipe, quelle est leur expertise ? Comment préfèrent-ils travailler ? Et comment la méthodologie fonctionnera-t-elle réellement pour eux ? Alors votre client, à quoi sont-ils habitués ? quoi sont-ils à l'aise ? Peuvent-ils assumer le rôle de propriétaire du produit ? Travaillent-ils dans une méthodologie plus agile dans leurs équipes internes ou internes ? À quoi sont-ils habitués ? 4. Collaborer en tant que chef de projet: La démo que je vais vous guider à travers est pour une refonte typique du site Web. Donc, quelque chose qui va dès les premières étapes de la recherche et de la compréhension des intervenants et de leurs besoins et objectifs commerciaux, ainsi que des utilisateurs et de leurs besoins et objectifs pour un site Web, tout à travers la conception et le développement le site web aussi. Donc, c'est la boîte qui crée un site Web. Avant de me lancer dans TeamGantt, il est important de réfléchir aux éléments qui contribueront à l' élaboration d'un bon plan de projet, qui tient compte de tout, y compris objectifs de votre projet, les échéances et le budget ainsi que votre équipe et leur expertise, vos clients et leur disponibilité, ainsi que leur contribution ou partenariat au sein du projet. Il est important de ne pas simplement sauter directement dans un outil parce que encore une fois les chefs de projet pensent avec leur esprit pas avec les outils. Donc, ce que je vais faire est de partager un processus de collaboration qui vous amènera compréhension de votre projet à la gestion du plan de projet. Tout d'abord, j'aimerais commencer par la recherche. Donc, si vous êtes un PM qui fait partie d'une équipe qui mène une découverte, essayez de participer à leurs entrevues avec les intervenants. Découvrez les intentions des personnes de votre équipe client, comprenez comment elles vont interagir avec le projet et comment elles veulent être impliquées. Cela vous donnera des informations générales de votre planification afin que vous puissiez tenir compte des réunions de temps libre que le client peut avoir, de la façon dont il peut interagir avec les projets ou de ne pas interagir avec eux, afin que vous puissiez comprendre qui seront les décideurs, de sorte que vous les attirez ou au moins incitez vos clients à faire intervenir ces personnes au bon moment. Après avoir tout compris sur un projet, je m'assois et j'y pense, et je fais un petit croquis sur ce que je pense que le plan va ressembler. Parfois, cela se transforme en, je dessine une vue de calendrier et où les échéances vont tomber. Parfois, ce n'est que la liste des tâches. Peu importe ce que c'est, l'idée est de commencer par une idée que je peux ensuite apporter à mon équipe. En tant que gestionnaire de projet, vous ne voulez pas dicter de processus ou de livrables, vous voulez travailler et collaborer avec l'équipe afin qu'elle soit investie dans le processus et que cela vous aidera à mieux gérer le projet. Donc, en commençant par une idée, allez à l'équipe, présentez ces idées et discutez des façons dont vous pourriez l'adapter ou des façons différentes que vous pourriez apporter sur le projet. Cela vous aidera à élaborer un plan qui fonctionnera bien pour tout le monde. Une fois que je m'assieds avec l'équipe, inévitablement, quelque chose va changer et je devrai apporter ce changement dans un plan de projet réel. Donc, c'est à ce moment que je vais m'asseoir avec TeamGantt, commencer à brancher des tâches, à trouver des échéances, et à m'assurer que tout se déroule comme l'a l'intention de l'équipe, mais que la date limite est respectée. Neuf fois sur 10, après avoir reçu toutes les tâches dans le plan du projet, la date limite est de deux semaines et je finis par devoir apporter des modifications pour s'adapter à ce délai. Donc, une fois le plan complet terminé, je retournerai ensuite à l'équipe et je leur parlerai des hypothèses que j'ai faites, choses qui ont été changées, et je m'assurerai qu'ils sont à l'aise avec dévouement. à la façon dont nous allons gérer le projet. À partir de là, il s'agit de communiquer avec le client et aider à comprendre ce que signifie le plan de projet, signaler des choses comme des groupes et des tâches, et de quand les choses se passent et comment le plan de projet est vraiment important. Il est bon de s'asseoir et de faire une promenade ligne par ligne à travers, mais rappelez-vous aussi que personne ne se souviendra jamais des détails du projet prévu comme vous êtes. Donc, revenir en arrière, peut-être au début d'une phase ou au début d' une tâche et rappeler sur les rapports d'état comment fonctionne le processus, comment les choses vont se passer et comment vous avez l' intention d'impliquer d'autres personnes est vraiment important. Ensuite, lorsque le projet est en jeu, il s'agit vraiment de gérer et de mettre à jour. Chaque fois que quelque chose change, vous devez faire une mise à jour de votre plan. Ce changement pourrait signifier qu'il y a un changement dans la date limite ou un changement dans le processus et que vous devez être responsable de communiquer à tout le monde au sujet de ces changements. Vous pouvez adopter ce processus comme vous le souhaitez, d'une manière qui fonctionnera vraiment pour vous et pour votre équipe. Mais le plus important est de comprendre votre projet, vos clients, votre équipe , vos parties prenantes, et de prendre en compte toutes les choses qui vont guider le projet dans la bonne direction. Maintenant que nous avons toutes ces informations, nous sommes prêts à entrer dans TeamGantt et à formaliser notre plan. 5. Configurer vos projets dans TeamGantt: Maintenant que j'ai mes idées sur la façon dont le projet va fonctionner et que j'ai eu ma conversation avec l'équipe, je suis prêt à entrer dans TeamGantt. De mon côté, j'ai mes notes que j'ai prises à l'équipe, et fondamentalement ce que j'ai présenté ici est essentiellement comment j'imagine le processus qui fonctionne. J' ai donc noté qui sont les membres de l'équipe, quelles seront les étapes ou les groupes sur les projets, quels seront les produits livrables et combien de temps ces choses prendront. Donc, je peux fondamentalement prendre cette version de notes de scratch bâclée de ce que j'imagine que le plan de projet est à l'équipe et avoir une conversation sur ce que je pense fonctionnera, et ils peuvent apporter des idées et essentiellement nous allons venir avec un processus ensemble. Donc, essentiellement, je vais prendre ces notes et les utiliser pour m'aider à formaliser à quoi je pense que le plan de projet va ressembler dans TeamGantt. Donc, d'abord, je vais ouvrir TeamGantt et créer un nouveau plan de projet. Ainsi, comme vous pouvez le voir, vous pouvez importer un CSV ou dupliquer un projet existant. Donc, si vous avez fait quelque chose de similaire, TeamGantt va créer un modèle pour vous qui est vraiment génial. Je dis certainement aux gens qu'ils devraient se méfier d'utiliser des modèles parce que ceux-ci viennent avec les étapes passées et les gens donc vous devez être prudent. J' aime commencer avec de nouveaux plans, alors créons un nouveau projet. Donc, celui-ci va être notre site Web Redesign. Voyons voir. Faisons en la version un. Nous allons utiliser le modèle de base fourni avec TeamGantt et nous allons définir le calendrier. Ceci est vraiment important compte tenu du temps de travail dans lequel votre équipe travaille. Donc, j'ai l'habitude de travailler de 9h à 17h, 8h à 18h, du lundi au vendredi, mais certaines équipes travaillent le samedi et le dimanche. Donc, en utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez bloquer les jours que vous n'utiliserez pas. Donc, cliquez sur enregistrer le nouveau projet, et il nous amènera à notre nouveau plan de projet de reconception de site Web propre et frais. Ainsi, comme vous pouvez le voir, TeamGantt va commencer par certains groupes de tâches et de tâches de base inclus. Comme je l'ai dit, je vais commencer à nouveau donc il est facile d'entrer et de supprimer ces tâches. Ou si vous le souhaitez, vous pouvez entrer et simplement cliquer sur la tâche pour réellement les renommer. Donc, c'est qu'on va commencer par. Donc, dans mes notes, j'ai dit que nous allons commencer par notre phase de recherche. Donc, essentiellement, ce que je vais faire est de commencer par entrer ce que les grands groupes de tâches vont être sur le projet. Donc, en commençant par la recherche, peut clé cela dans, simple, et ensuite comme la tâche est dans, alors je peux juste commencer à les entrer. Donc, essentiellement, je réfléchis à mes notes, quelles sont les choses que notre équipe va faire ? Donc, d'abord, nous allons commencer par des entrevues avec les intervenants, donc je vais mettre cela en avant. ce moment, je me concentre vraiment sur les tâches, je ne me concentre pas sur le temps que ces tâches vont prendre, j'essaie vraiment juste d'obtenir toutes les étapes que je sache que je suis responsable de tout. Donc, je vais ajouter des interviews d'utilisateurs, puis je vais faire une analyse de la concurrence, et ces étapes seront essentiellement adaptées à la façon dont votre équipe fonctionne. Vous ne prendrez peut-être pas toutes ces étapes dans un processus de recherche, vous pourriez même pas faire un processus de recherche, et c'est bon, mais ce sont toutes les étapes que mon équipe prendrait normalement dans le cadre de la recherche. Ensuite, nous rédigerions probablement un mémoire créatif, puis l'examen du mémoire créatif par le client, puis l'approbation du mémoire créatif. Donc quand je vérifie mes notes et m'assure que j'ai tout eu et que je sais déjà que j'ai manqué quelque chose, donc une des choses que nous ferions est une réunion de lancement. Donc, je vais ajouter la réunion de lancement ici, et cela ne se produit généralement pas à la toute fin. Nous le ferions habituellement quelque part juste après que les analyses soient faites avant que le mémoire ne soit écrit, donc je peux facilement glisser et déposer cela là-haut et cela déplace la réunion de lancement à l'endroit où je veux qu'elle se trouve dans la séquence des événements. Donc, il est vraiment simple, comme vous pouvez le voir, d'ajouter une tâche de haut niveau ou une phase, donc cette phase de mon projet est la phase de recherche que j'ajoute toutes les tâches et en dessous de cela, et je vais continuer à le faire pour le reste du projet. Donc maintenant, j'ai toutes mes tâches et ensuite ça m'a permis de les parcourir à un très haut niveau. Donc, les phases globales ou les groupes de tâches que j'ai dans mon plan de projet commencent actuellement par la découverte, de sorte que tout va des entrevues avec les intervenants à la recherche jusqu'à l'approbation d'un client sur un mémoire. Donc, nous obtenons un consensus essentiellement sur ce que sera le projet et comment nous l'exécuterons. Ensuite, directement, nous passons directement dans notre phase UX. Donc, essentiellement, nous sommes en train de créer un sitemap et le livrer et d'obtenir des commentaires des clients à ce sujet. Encore une fois, c'est là que la version plus ressemblant à des chutes d'eau entre en jeu. Nous sommes en train de créer, de livrer, probablement dans cette livraison, il y aura une réunion que je devrai planifier, et ensuite quelques commentaires des clients. Dans les hypothèses contenues dans mes notes, j'ai mis un examen de trois jours pour les clients. Donc, c'est une étape que je devrai certainement prendre en compte lorsque je planifie et utilise réellement les dates de début et de fin de la fonctionnalité de diagramme de Gantt dans TeamGantt. Mais pour l'instant, j'ai toutes mes tâches. Après la phase UX, nous avons essentiellement une approbation filaire. Encore une fois, c'est la version plus ressemblant à des chutes d'eau du projet. Je ne peux pas passer à la conception sans une approbation sur les filaires. Je pourrais essayer de jouer un peu avec les dates si mon délai est dépassé en sachant que je pourrais probablement commencer à travailler sur un tableau d'humeur avant que j'aie tous mes plans de site et filaires approuvés. Donc, vous voyez ici, j'ai un tableau d'humeur, des commentaires des clients, encore une fois, une révision à cela, et puis essentiellement une conception de pages et d'éléments. Donc, l'idée ici est que nous établissons un design de haut niveau afin que nous puissions ensuite passer directement au développement et faire travailler les concepteurs avec nos développeurs pour développer la fonctionnalité du site. Donc, c'est là que les choses deviennent un peu plus hybrides, un peu plus rapides, et nous empilons certaines tâches d'une manière qui donne l'impression que nous pouvons avancer un peu plus rapidement. Donc, c'est là que nous entrons dans la partie la plus agile du projet. Donc, je pense que nous commençons par ce que j'appelle un sprint 0. Donc, ce sprint 0 est l'endroit où nos développeurs font toute la gestion de contenu et la technologie mis en place. Donc, c'est du travail qu'ils peuvent probablement faire avant qu'il n'y ait un transfert formel du design, mais c'est quelque chose que je ne veux pas oublier. Puis, je saute dans les sprints. Donc, les gens n'utilisent généralement pas les graphiques de Gantt pour gérer les sprints, et je n'utiliserais pas seulement le diagramme de Gantt pour gérer les sprints non plus, cependant, il y a une grande fonctionnalité dans cet outil pour pouvoir lister les éléments potentiels que vous pourriez inclure dans un sprint. L' idée avec agile est que vous devez être un peu flexible. Vous devez estimer ce qui pourrait être fait dans un sprint, et vous pourriez ne pas toujours terminer tout ce travail. Mais comme il s'agit d'un projet hybride et que mon client a une date limite, je sais qu'il y a une limite au nombre de sprints que je peux faire en fonction de la date limite que nous avons pour le projet. Donc, comme vous le voyez, j'ai commencé à me moquer et à sprints. Essentiellement, ce que je vais faire est juste de créer un délai de deux semaines pour chaque sprint, et dans ce sont essentiellement des tâches qui, je pense, vont se produire dans ces sprints. Maintenant, disons, par exemple, que nous arrivons à la fin du sprint 1 et que la page d'accueil n'a pas été codée, c'est bon. Tout ce que j'ai besoin de faire est de le déplacer vers le bas au sprint 2, probablement mettre à jour mon titre sprint 2 ici, et continuer. Il doit vraiment être facile et flexible, encore une fois, avec une méthodologie plus agile. Vous êtes plus préoccupé par l'itération et l'estimation du travail et essayer de faire autant de choses au cours de ce sprint de deux semaines. Si ce n'est pas fait, alors il est poussé dehors. C' est là que vous devez faire attention à votre portée et à votre chronologie car si les choses commencent à pousser, vous risquez de rencontrer un goulot d'étranglement. Donc, comme vous pouvez le voir, ce que j'ai fait ici, c'est que j'ai construit une bêta. J' aime fixer une date limite pour quand quelque chose pourrait être lancé. Donc, après le sprint 3, j'ai une bêta où nous faisons un peu d'assurance qualité et puis un lancement essentiellement toutes les fonctionnalités que nous avons construites du sprint 1 au sprint 3. Donc, peut-être que notre site n'est pas vraiment vivant, mais nous lançons quelque chose et prouvons que nous avons au moins un produit tangible presque complet. Après ce sprint bêta, puis nous sauterons directement dans sprint 4 pour continuer une partie de l'intégration et des travaux de développement supplémentaires, puis nous allons faire sprint 5 comme essentiellement tous les tests. Donc, dans cette méthodologie, je construis dans des tests utilisateur. Donc, essentiellement, c'est un peu un processus de chute d'eau dans un sprint que je me moquerai définitivement quand je construirai la chronologie. Mais essentiellement, cela nous amène à un sprint final, le sprint 6, où vous pouvez voir que nous travaillons sur les changements finaux , puis travailler sur l'assurance qualité et un lancement éventuel. C' est donc la vision globale de ce à quoi ressemble le projet et des étapes que nous prenons dans le processus hybride. Encore une fois, vous pouvez changer ces sprints de la façon dont ils fonctionnent, de leur façon de travailler , de leur rythme, tout cela est vraiment à vous de concevoir en termes de processus avec votre équipe. Vous devez faire ce qui est confortable pour vous et ce que vous pensez va marcher. 6. Utiliser votre système: Donc, maintenant que je suis à l'aise avec toutes les tâches et le rythme de ces tâches dans la vue du plan de projet, je vais commencer à penser aux personnes qui sont impliquées dans le projet et qui assume chaque tâche. Donc, dans TeamGantt, je peux jeter un coup d'oeil à mes tâches et entrer et affecter des personnes au projet. Donc, actuellement, j'ai mon équipe de projet, et je sais que Nathan va diriger la recherche. Donc, je peux simplement cliquer sur le nom de Nathan, je pourrais indiquer les heures par jour qu'il travaille et les estimations pour ce qu'il devrait travailler sur ce projet ici. Mais pour l'instant, je vais juste assigner Nathan, que je sache qui est responsable de la tâche. Aussi simple que cela, le nom de Nathan apparaît, et il apparaîtrait dans la vue du diagramme de Gantt aussi. L' autre chose que je peux faire ici que j'aime vraiment est de fixer attentes sur ce qui va se passer dans chaque tâche, donc essentiellement de fixer des attentes autour de la portée. Donc, ici, il y a une section de commentaires dans TeamGantt. Donc, je peux aller ajouter une note et j'ajouterais probablement une note collante ici qui dit « entrevues avec les intervenants : 12 au total, 8 au minimum ». Donc, essentiellement, ce que je fais ici est de dire à quelqu'un, « C'est le temps que nous avons prévu pour cela. planifions pas plus de 12, mais nous devons en faire au moins huit. » Donc, cela ne fait que définir l'attente. n'y a pas de questions sur combien on en fait. J' aime le faire quand il s'agit de design aussi. Donc, s'il y a attentes à définir sur la quantité que nous allons concevoir ou le nombre de concepts qui seront conçus, ces notes seront incluses. J' aime que l'équipe et les clients voient ces notes, sorte qu'elles soient vraiment, encore une fois, transparentes sur tous les détails concernant le projet. Donc, une fois que j'ai toutes mes ressources affectées à toutes les tâches en fonction de la conversation que j'ai eue avec l'équipe, je vais ensuite commencer à planifier le temps que cela devrait prendre pour faire les choses. Donc, dans cette première tâche pour les entrevues avec les parties prenantes que Nathan prend en charge, et l'une des caractéristiques que j'aime vraiment à propos de TeamGantt est que, vous verrez cette barre, couleur a changé parce que je lui ai assigné Nathan. Donc, il y a une belle indication visuelle pour Nathan quand il vient regarder le plan pour voir quelles tâches sont à lui. Il peut scanner le diagramme de Gantt, chercher cette couleur verte, et savoir de quoi il est responsable. Donc, je peux essentiellement commencer à ajouter des lignes sur notre diagramme de Gantt pour illustrer les dates de début, que vous pouvez voir ici en haut, ainsi que les dates de fin. C' est vraiment important quand il s'agit de planification de projet , car il s'agit de calendriers. Donc, vous pouvez voir que j'ai commencé à en ajouter quelques-uns ici. Une autre chose à souligner qui est vraiment importante est que, dans TeamGantt, vous pouvez définir des paramètres sur ce que sont vos éléments de ligne ou vos tâches. Donc, vous pouvez voir que cette réunion de lancement est une étape importante. Qu'est-ce qu'un jalon ? Un jalon est essentiellement un point dans le projet où une décision ou une exécution importante sera prise. Donc, une réunion de lancement est essentiellement dans notre plan qui ressemble à des chutes d'eau, un point où toutes les tâches précédentes doivent être terminées. Nous avons cette étape une fois ces jalons terminés. C' est un point important du projet où nous pouvons aller de l'avant. C' est un point important dans le processus de chute d'eau. Donc, vous pouvez voir que j'ai ajouté plus de tâches ici. Essentiellement, j'ai ajouté une approbation du client le 26 ici, mais ce que je veux faire, c'est aussi une étape importante. Je vais convertir cette tâche en un jalon. Donc, encore une fois, il y a un bon repère visuel qui pointe essentiellement vers la fin d'une section dans un projet. Alors, alors que je commence à créer le sitemap, je sais que dans cette partie cascade des projets, je vais essentiellement planifier des tâches après cette date jalon. Donc, la création de mon sitemap va commencer le 27, et d'après ce que mon équipe et moi avons discuté, il faudra une semaine pour le terminer, donc il sera terminé ce vendredi. Je n'ai pas encore ajouté la ressource ici, donc je peux y aller et le faire maintenant. JSON va faire le sitemap. C' est essentiellement tout ce que nous avons besoin de partager là-bas, et cela a créé notre date de début et de fin. Il est très simple d'ajouter des tâches et de les faire glisser. Comme je l'ai déjà mentionné, si vous avez tapé quelque chose mal en termes d'ordre des choses, il est vraiment simple de glisser et déposer des choses d'un endroit à l'autre. Parce que nous avons parlé un peu de méthodologie et de processus, je veux parler de la façon dont j'ai mis en place des sprints dans ce processus hybride. Donc, la façon dont je vais utiliser les sprints dans un diagramme de Gantt, ce qui n'est pas nécessairement une façon typique de faire les choses. Comme je l'ai mentionné précédemment, la méthodologie de sprint se prête vraiment bien à des outils comme Trello, Jira, et Pivotal Tracker. TeamGantt fonctionne également très bien pour vous donner une image de haut niveau de la façon dont les sprints peuvent être cartographiés dans un projet, puis vous pouvez utiliser une carte plus de style kanbun-pour gérer réellement les tâches dans un sprint. Donc, ce que j'ai marqué ici sont quelques idées de ce qui se passerait dans ce sprint, et je nomme les sprints en fonction de ces idées, ce qui me semble logique parce que je sais que je réfléchis à toutes les choses que notre équipe aura à construire. Vous pouvez voir, je ne dicte pas nécessairement qu'une tâche spécifique prenne un certain nombre de jours. Je montre simplement que ce sont les tâches que j'ai intégrées dans notre sprint, et c'est combien de temps cela va prendre. Parce que j'ai discuté avec l'équipe de la façon dont nous allons gérer les sprints, et nous savons qu'ils dureront deux semaines. Donc, chaque sprint devrait essentiellement dépendre de la dernière fin du sprint, et nous les planifions pour deux semaines. Donc, une fois que vous avez ajouté tous vos collaborateurs à votre projet et vos dates de début et de fin et que votre diagramme de Gantt est partiellement construit, c'est une bonne idée de revenir en arrière et de réfléchir à ce que sont les dépendances. Donc, quand je parle de dépendances, je veux dire les choses qui doivent arriver pour qu'une tâche de suivi se produise. Donc, un exemple de cela est ici avec notre réunion de lancement dans notre mémoire stratégique. Donc, comme je l'ai déjà mentionné, en termes de processus, mon équipe ne sera pas à l'aise de rédiger un mémoire tant que nous n'aurons pas eu une réunion de lancement avec le client pour discuter de toutes les conclusions que nous avons ont fait dans les premières étapes du projet. Donc, essentiellement, ce que je vais faire est juste d'ajouter un petit repère visuel dans TeamGantt pour montrer qu'il y a une dépendance. Ajouter une dépendance dans TeamGantt est vraiment simple. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer et de faire glisser une tâche vers une autre pour afficher un identifiant vraiment rapide. Donc, une façon vraiment, vraiment simple et une fonctionnalité simple pour une partie vraiment importante de votre plan de projet et identifier comment les choses se sont passées et le rythme de la façon dont les choses se passent. J' ai donc reconnu que cette démo ne vous donne pas tout ce dont vous avez besoin pour créer un plan de projet dans TeamGantt, mais elle vous donne les fondamentaux : ajouter des tâches et des groupes, rendre le plan de projet lisible, ajouter les personnes à ces tâches afin qu'elles puissent identifier les tâches dont elles sont responsables, ajouter des notes et des clarifications sur les dépendances, ainsi que la portée dans votre section de commentaires sont tout ce qui peut vous aider à créer un excellent projet quel que soit l'outil que vous utilisez. Je vous recommande de vérifier TeamGantt. Il y a beaucoup de fonctionnalités que nous n'avons pas explorées ici aujourd'hui en termes de suivi temporel, ressourcement, et comme je l'ai dit, ils ajoutent la fonctionnalité de la carte konbun, ce qui va être vraiment génial. Donc, parce que cette démo est une démo en direct, je veux vous montrer un plan de projet complet que j'ai construit dans le passé. C' est donc un plan que j'ai élaboré pour accompagner le guide de planification de projet de TeamGantt. C' est, encore une fois, un faux projet, mais il vous donne une idée de toutes les choses qui pourraient se passer dans un projet et c'est quelque chose que vous pouvez accéder en ligne via le site Web de TeamGantt. Encore une fois, cela vous montre les groupes, donc nous avons la recherche et la découverte du projet, un bref de projet et la création d'un plan de projet. Nous avons encore plus de ventilations sur les livrables réels, sorte que vous pouvez voir un plan du site, cadres filaires, une stratégie de contenu. Si vous construisez un site Web, cela pourrait être un bon modèle pour vous de ramasser. Vous remarquerez également qu'il y a des significateurs ici. Parfois, lorsque je crée des plans, j'aime ajouter les initiales de l'entreprise ou de la personne responsable de chaque tâche. Encore une fois, juste pour rendre un plan comme celui-ci un peu plus lisible. Vous pouvez également jeter un oeil à la vue de Gantt et à toutes les belles couleurs qu'il produit. Vous pouvez sélectionner ces couleurs dans TeamGantt, et encore une fois, vous aide à indiquer qui fait quoi et quand. Donc, je pense que c'est un assez bon exemple d' une autre approche hybride. Ce n'est pas la même chose que d'utiliser des sprints, mais c'est similaire en termes de conception et de développement, donc les lots ici sont simplement des sprints, juste une utilisation différente de la terminologie. Mais c'est assez complet, et il montre toutes les étapes que vous pourriez avoir besoin de prendre pour terminer ou lancer un projet de site Web. Donc, une fois que vous avez terminé, votre plan de projet dans TeamGantt, cela ne signifie pas nécessairement que vous en avez fini. Les plans de projet sont des documents vivants et respirants sur lesquels vous devez toujours garder un œil en tant que PM. Donc, ce que j'aime faire, c'est faire un enregistrement hebdomadaire sur mon plan et m'assurer de suivre toutes les tâches qui se déroulent et de rappeler aux gens de façon appropriée. Une chose importante à prendre en compte lorsque vous effectuez des mises à jour est cette colonne pour cent complète. Vous pouvez voir ici, j'ai marqué toutes les choses dans mon projet de recherche et de découverte comme étant complètes. Alors que je gère le projet et que je sais ce qui se passe sur le projet, je vérifie avec l'équipe pour avoir une idée de l'étendue du travail. Donc, à tout moment, je peux entrer simplement et juste marquer une estimation de la distance que je pense que quelque chose est. J' adore cette fonctionnalité parce que je peux alors utiliser cette fonctionnalité pour tirer dans mon rapport d'état de projet pour être très clair sur les mises à jour et l'avancement d'un projet. Une autre chose à garder à l'esprit en tant que PM est que gestion et la mise à jour de votre plan ne se terminent pas avec vous. Tu dois être un très bon communicateur. Ainsi, lorsque quelque chose change, lorsque vous déplacez une tâche, que vous terminez une tâche, que vous supprimez une tâche, peu importe ce qui se passe sur votre plan et les mises à jour que vous effectuez, vous devez être transparent sur la communication de ces changements et les risques ou les enjeux associés à la réalisation de ces changements. Comme je l'ai mentionné, il y a beaucoup de façons différentes de le faire. J' ai tendance à utiliser TeamGantt, j'ai tendance à utiliser une vue de liste. Beaucoup de gestionnaires de projet utilisent des listes de tâches pour garder les tâches sur la bonne voie. Il y a d'autres façons de le faire qui ne sont pas aussi formalisées. Certaines personnes utilisent des tableaux blancs. Certaines personnes utilisent des notes et des planches collantes qui sont juste sur un mur dans leur bureau. Cela dépend vraiment de votre approche, de votre personnalité, votre style, et de ce que votre équipe veut de vous et du plan. Ce qui est le plus important, c'est penser aux choses dont nous avons parlé ici lors de la présentation de la démo. Donc, dans l'ensemble, les tâches et les groupes, responsabilité et les hypothèses que vous faites sur les délais d'exécution, sprints et la façon dont ils sont gérés sont un tout autre sujet auquel vous devriez penser, et vous assurer que vous êtes en tenant compte de toutes ces choses lorsque vous créez un plan, peu importe à quoi il ressemble. 7. Communiquer en tant que chef de projet: Nous avons donc parlé caractéristiques et de principes de haut niveau pour la gestion de projet. Je vous ai montré comment construire un plan de projet à l'aide d'un outil et d'un processus, ou créer un processus autour de l'élaboration de ce plan. Maintenant, je veux parler des choses qui vont vraiment compléter vos compétences en tant que chef de projet, et vous faire diriger un peu mieux vos projets. Tout revient aux communications. En tant que chef de projet, il y a beaucoup de points dans votre projet ou dans votre processus, où vous êtes en mesure de définir des attentes puis de les gérer. Lorsque vous vous asseyez pour commencer un tout nouveau projet, il est important que vous ayez vraiment tout sur la table. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe, y compris vos clients, comprennent la portée, la date limite et les objectifs du projet. Ce serait peut-être une bonne idée de discuter d' un contrat si vous travaillez à partir d'un contrat ou d'un mémoire créatif. Quel que soit ce document qui guide la façon dont un projet devrait être et ce que signifie le succès, vous devriez sortir sur la table et discuter immédiatement. Vous voulez également parler des rôles du projet. Donc, lorsque je m'assois avec mon équipe et que plusieurs personnes dans l'équipe produisent plusieurs livrables différents, je veux m'asseoir et définir vraiment ce que chaque livrable est et qui en est responsable. Un outil que vous pourriez être intéressé à rechercher ou à utiliser est une matrice raci. Donc, c'est R-A-C-I, et essentiellement une matrice raci est un outil qui peut vous aider à vraiment trier les tâches, les livrables et les responsabilités au sein de ces livrables au sein d'un projet. Donc, essentiellement, vous énumérez toutes les personnes de votre projet, vous énumérez tous les produits livrables ou tâches, puis vous évaluez chacun selon qui est responsable, qui est responsable, qui est consulté et qui est informé. C' est un outil très utile qui aide vraiment à établir les attentes sur qui va faire quoi. Vous voulez également vous asseoir et parler de la façon dont vous communiquerez en équipe. Toutes les équipes de projet ne communiquent pas de la même manière parce que les gens ont tendance à communiquer de différentes manières et que différentes équipes collaborent et travaillent de différentes manières. Alors, établissez vos meilleures pratiques en ce qui concerne les outils que vous utilisez pour vous aider à communiquer. Établir des pratiques exemplaires en ce qui concerne la façon dont vous allez vous rencontrer tous les jours, la façon dont vous allez vérifier les progrès et comment, en tant que PM, vous agiterez l'équipe et l'aiderez à mieux communiquer. Un autre outil qui est vraiment utile pour gérer les attentes est un rapport d'étape régulier. Je recommande généralement aux gestionnaires de projet de rédiger un rapport de situation sur une base hebdomadaire. Votre rapport d'étape devrait inclure les éléments suivants : Il devrait donner un aperçu de haut niveau de ce qui se passe sur le projet. Donc, ce qui s'est passé la semaine dernière, ce qui se passe cette semaine, et ce qui se passe la semaine prochaine. Donc, essentiellement, vous extrayez des éléments de votre plan de projet qui vous montrent les tâches en cours. Ensuite, vous voulez jeter un oeil à votre travail. Donc, faire n'est pas nécessairement lié à des tâches simples dans votre plan, mais il peut s'agir de choses dont vous avez besoin de vos clients, décisions qui doivent être prises ou de calendriers qui doivent être mis sur des calendriers. Un tableau simple qui énumère un à faire et une date d'échéance et une personne qui est responsable de cela à faire peut être vraiment utile dans l'organisation de ces pensées. Après cela, vous voulez lister une mise à jour de votre budget et de votre calendrier. Donc, il suffit de retirer de l'équipe à nouveau, votre pourcentage d'achèvement basé sur les mises à jour que vous apportez à votre plan, vous pouvez donner une lecture assez rapide de ce qui se passe phase par phase ou à un pourcentage élevé terminé sur ce qui est qui se passe dans votre projet. Ensuite, si vous voulez être vraiment transparent sur votre budget, vous pouvez informer votre équipe et vos clients part de votre budget que vous avez dépensé et de la façon dont vous le suivez. La dernière section d'un rapport d'étape est sans doute la plus importante, c' est-à-dire votre section sur les risques. Dans cette section, vous voulez avoir une liste simple de tous les problèmes possibles qui pourraient survenir sur votre projet. C' est le travail acharné que vous devez faire en tant que PM. Est une sorte de penser à travers les prochaines étapes et ce qui pourrait se passer sur un projet et ce qui pourrait mal tourner. Il est important, comme je l'ai dit tout à l'heure, d'être très clair et transparent sur les questions. Donc, plus vous pensez à eux et vous les mettez par écrit et en discutez , moins ils seront susceptibles de se produire à l'avenir. Donc, soyez vraiment clair sur ce que sont ces risques, quels pourraient être les résultats s'ils ne sont pas résolus, et gardez une trace d'eux semaine après semaine. Et cela résume vraiment un bon rapport de situation. Il est important de garder le doigt sur ce qui se passe sur vos projets en tout temps. Une bonne tactique pour comprendre et savoir ce qui se passe avec votre équipe sur une base quotidienne, est de tenir une réunion de statut régulière. Donc, vous pouvez organiser une réunion de 15 minutes, 10 minutes où vous vous rencontrez et vous parler de ce que vous faites. Faites le tour de la pièce, et demandez à tout le monde de dire ce que j'ai fait hier, ce que je fais aujourd'hui, et tous les bloqueurs ou problèmes qui pourraient être sur mon chemin. C' est un très bon moyen juste d'obtenir des informations en plein air. C' est une bonne façon d'établir de meilleures pratiques de communication et de collaboration parce qu' une personne pourrait soulever un problème ou un problème que quelqu'un d'autre pourrait intervenir et résoudre. C' est juste en général, un très bon moyen de mettre votre équipe sur la même page et de communiquer et de créer une très bonne ambiance en termes de juste travail d'équipe. Une autre étape que vous pourriez souhaiter prendre pour communications soient fluides, ouvertes et transparentes, consiste également à organiser des réunions individuelles. Ils n'ont pas besoin d'être des réunions formellement planifiées. Ils peuvent être une sorte de situations d'arrêt et de chat où vous êtes juste en train de vérifier avec votre équipe comment les choses se passent. Je recommande aussi très souvent que les gens s'assoient pour un déjeuner ou un déjeuner et apprennent des situations avec leur équipe, juste pour vérifier comment ils vont, informations sur le projet, juste comment ils se comportent personnellement, ce qui se passe dans leur vie. Il s'agit vraiment d'établir des relations avec les gens, comprendre ce qui les pousse à cocher, ce qui les motive, et de les aider vraiment à atteindre leurs objectifs, pas toujours placer le projet en premier, mais de comprendre qu'un projet ne peut pas obtenir fait sans que ces personnes précieuses participent vraiment et donnent tout leur possible. J' ai trouvé très utile de m'asseoir avec quelqu'un et de lui demander ce qu'il faut pour faire son travail, ce qu'il aime dans son travail, ce qu'il aime dans les projets, quel genre de projets ils aiment travailler. Ce genre de motivateurs, donnez-moi des indices ou des façons de communiquer avec quelqu'un ou de savoir ce qui va l'intéresser, ce qui, je pense, peut être très utile dans des situations où je sais que je dois leur demander de faire quelque chose de difficile qu'ils ne voudront probablement pas faire. Il n'est pas utilisé comme une manière négative ou comme une sorte de façon rétrogradée, c'est juste une façon d'adapter mon style de communication au leur et vraiment juste comme construire cette relation pour que je me sens à l'aise de leur demander certaines de ces choses difficiles et se sentent bien dans le travail que nous faisons ensemble. 8. Etudes de cas de communication: Il y a beaucoup de possibilités pour que les choses tournent mal sur les projets et comme je l'ai mentionné plus tôt, nous prospérons dans le chaos. Dans ces situations, il n'est pas toujours facile de savoir quoi faire. Donc, j'ai pensé que je pourrais partager quelques scénarios de la vie réelle que j'ai vécu sur des projets, probablement des choses que vous pourriez ressentir sur des projets aussi, ainsi que des résultats et des façons de gérer ces problèmes. Le premier de ces problèmes est la gestion ou la gestion du fluage ou des modifications de portée sur votre projet. Donc, le client vient à vous, vous avez livré. Disons que vous avez livré un site Web et une fonctionnalité que vous pensez être géniale. Les clients l'examinent, ils reviennent vers vous et disent : « Ce n'est pas ce que je m'attendais à ce que vous livriez. » Cela peut être un problème, mais vous pouvez toujours résoudre ce problème, surtout si vous avez quelque chose comme un contrat ou un document d'exigence dans votre poche arrière. Réfléchissez à cette première réunion et à la façon dont vous définissez les attentes quant à ce qui serait fait dans le cadre du projet. Avez-vous un document d'exigence ? Avez-vous passé en revue une portée ? Y a-t-il un moyen de faire référence à ce que vous livreriez ? Si ce n'est pas le cas, il y a des chances que vous ayez à céder et à faire ce changement sans changer la portée de votre projet. Bien que vous deviez peut-être tenir compte de la date limite, car lorsque vous devez retravailler, les délais changent. L' autre chose à laquelle vous voulez penser lorsque le changement entre en jeu est les objectifs du projet. Donc, s'ils demandent un changement, est-ce que ce changement atteint réellement l'objectif ? Y a-t-il une raison d'accepter ce changement s'il n'atteint pas l'objectif ? C' est une conversation que vous pouvez avoir avec vos clients, surtout si quelque chose a l'impression qu'il est définitivement hors de portée. La dernière chose que vous pouvez faire est de vous asseoir, réfléchir à ce que l'avenir est, et ce qu'il faudra pour le changer. Donc, assis, faire une estimation rapide, comprendre quel est le niveau d'effort, va vous dire si vous pouvez ou non vous permettre de faire ce changement sans demander de changement ou si vous devez l'ajouter. Si vous avez besoin de l'ajouter, vous pouvez avoir une conversation facile et transparente très rapide avec votre client ou parties prenantes au sujet de la portée ou du budget supplémentaire nécessaire et du temps supplémentaire que cela prendra. Je dirai ça, quand tu rapporteras ça, les gens ont tendance à dire que c'est bon, changerons pas parce qu'ils ne veulent pas perdre du temps ou de l'argent. Le deuxième scénario concerne le travail avec les membres de l'équipe. Beaucoup de fois, nous pouvons nous rapprocher vraiment des gens et devenir amis en dehors du travail et amis à l'intérieur du travail aussi bien. Mais quand quelqu'un en qui vous aimez et en qui vous avez vraiment confiance et qui a investi beaucoup de temps, commence à traîner un projet, que faites-vous ? Donc, j'ai été dans des scénarios où les gens mon équipe commencent à être vraiment désinvestis dans le projet, pas intéressés par ce qui se passe et peut-être qu'ils ne veulent tout simplement pas faire le travail. Ça a tendance à faire tomber le reste de l'équipe et j'ai été la personne qui est au milieu et qui doit gérer tout ça. Donc, j'entends des commentaires d'autres membres de l'équipe sur des choses négatives que quelqu'un dit ou fait et je dois y répondre. Alors, comment faites-vous ça ? Encore une fois, une autre conversation difficile pas toujours facile à aborder, mais j'ai un peu d'une formule pour la façon dont je le gère. Donc, d'abord, en repensant aux caractéristiques et aux principes, j'aime toujours être empathique et penser à ce que cette personne pourrait avoir dans sa vie. Donc, avant d'aborder une conversation, je sais que je ne sais pas tout de la situation. Je connais les plaintes d'un côté, j'ai mon propre point de vue et je dois rester neutre à ce sujet. Donc, j'aime vraiment penser à ce qui pourrait se passer. Non pas que je fasse des suppositions, je me mets juste à leur place. Alors ce que j'essaie de faire, c'est de réfléchir, accord, qu'est-ce qui pourrait se passer à cette réunion ? Quels pourraient être les résultats ? Est-ce que cette personne va commencer à pleurer ? Vont-ils se lever et s'en aller ? Ils vont se moquer de moi ? C' est une chose bizarre, c'est une conversation difficile et vous avez juste à vous préparer à la gamme d'émotions ou de réponses qui pourraient venir avec mentionner quelque chose qui est un peu litigieux. Donc, au lieu de vraiment formaliser une réunion comme celle-ci, j'aime la garder informelle et peut-être juste approcher quelqu'un à son bureau et dire « Hé, on peut sortir prendre un café ? Tu as le temps de déjeuner ? Que pouvons-nous faire pour avoir une bonne conversation ? D' habitude, j'aime emmener quelqu'un prendre un café. Elle est supprimée du paramètre de travail. Il y a un peu moins de stress. Il y a d'autres personnes autour. Donc, ça ne va pas devenir vraiment gênant ou litigieux. Quand on s'assoit, je dis vraiment : « Donc, je voulais avoir une conversation avec toi à propos de ce truc. » Alors, peu importe ce truc. Être vraiment direct et honnête sur ce qu'est cette chose, est ce que j'essaie de faire dans ce scénario. Donc, ne pas le colorer d'une certaine façon, ne pas mettre de jugement ou de blâme sur elle, mais simplement dire, « C'est quelque chose qui se passe, parlons de ça. » Alors j'aimerais juste m'asseoir et écouter. Pas de jugement, juste comprendre d'où vient la personne, entendre son côté de l'histoire et vraiment parler à travers elle. n'y a pas vraiment beaucoup de direction que je peux vous donner pour cette partie de la conversation, mais ce que je vais dire, c'est quand vous terminerez, vous devez partir avec une résolution ou les prochaines étapes. Donc, si vous résolvez le problème très bien, vous devez toujours vérifier et vous assurer que tout le monde se sent bien à propos de cette résolution. Dans de nombreux cas, il se peut que vous n'ayez pas de résolution tout de suite et vous devez simplement faire une pause et y revenir plus tard. Vous devez vous assurer que vous êtes la personne qui fait le suivi de cela parce que vous ne voulez aucune sorte de conflit entre vous et cette personne de l'équipe ou quelqu'un d'autre qui va vraiment affecter le projet. Donc, ce sont les étapes que je prends pour gérer des conversations difficiles. Espérons que c'est utile pour vous. Un autre scénario qui est courant en particulier dans mon monde de la conception de sites Web est de recueillir des commentaires, et de s'assurer que les commentaires sont sensés et qu'ils sont « réellement exploitables ». Souvent, les clients reviendront dire que John du marketing l'a vraiment aimé, Sally de l'informatique l'a détesté, et il y a quatre personnes qui n'ont même pas répondu avec leurs commentaires. » Cela envoie un énorme drapeau rouge en tant que chef de projet parce que la minute où vous avez une indécision du côté client, est la minute où les échéanciers commencent à étirés et votre budget commence à être gaspillé. Alors, comment gérez-vous cette situation lorsque les commentaires sont incohérents et que votre chronologie commence vraiment à planter ? La première chose que je fais est de définir des attentes sur la façon dont vous collectez des commentaires et ce que sont les bons commentaires. Ainsi, au début d'un projet ou après avoir présenté un produit livrable expliquant à vos clients comment vous collectez vos commentaires. Essentiellement, la meilleure façon de recueillir des commentaires est d'écrire d'un ton de voix. Donc, vous ne voulez pas que tous les commentaires de Sally et John dans un seul document soient contradictoires sur les mêmes conceptions. Vous voulez que quelqu'un passe en revue ses commentaires et les mette d'une seule voix, dans un point de vue qui vous donne des étapes vraiment réalisables sur les changements qu'il veut apporter. C' est le premier pourboire. Deuxièmement, c'est d'être vraiment clair sur vos plans d'itération. Donc, dans le plan de projet que vous avez construit et dans celui que j'ai construit pour cette démo, j'ai eu deux itérations sur le design. Cela signifie que nous recueillons des commentaires deux fois et effectuons révisions de conception deux fois, puis les finalisons pour une approbation. Être très clair sur ce plan établit vraiment des paramètres pour les clients ou les intervenants afin de s'assurer qu'ils comprennent combien de temps ils doivent continuer à peaufiner le travail sur lequel vous travaillez. Si vous ne définissez pas cette attente, vous obtiendrez 18 révisions et des commentaires différents ou des commentaires contradictoires provenant du champ de gauche à la dernière minute. Il est également important d'être très clair sur le timing. Le timing est tout quand vous êtes chef de projet. Si quelqu'un de votre équipe client ne comprend pas qu'il ne dispose que de trois jours pour obtenir des commentaires, il vaudrait mieux élaborer un plan sur la façon dont il peut vous faire part de ces commentaires. Parce qu'un délai d'un jour à leur fin, n'est pas toujours égal à un délai d'un jour sur votre côté lorsque vous jonglez plusieurs projets et plusieurs personnes différentes travaillant sur ces projets. J' ai également quelques conseils supplémentaires pour recueillir des commentaires sur les projets. Si vous êtes un premier ministre et que vous faites partie de présentations que je pense absolument que vous devriez être, vous pouvez jouer un rôle vraiment précieux pour votre équipe. abord, en établissant des attentes quant à ce qui sera présenté et à quel point votre équipe est excitée de le présenter. En tant que PM, il y a beaucoup d'occasions pour vous de donner le ton au projet et comment les choses pourraient se passer. Donc, en disant simplement, « Hé, mercredi, quand nous viendrons vous présenter le design, il y aura trois comps que nous présenterons et deux designers ont créé ces comps et ils sont vraiment excités de vous montrer leurs idées. » Cela donne simplement le ton sur la façon dont une réunion pourrait se dérouler et donne un ton positif sur la façon dont les interactions devraient être au cours de cette réunion. Donc, lorsque vous êtes à cette réunion et que votre concepteur présente des concepts ou quoi que ce soit, vous, en tant que PM, devriez vous asseoir et prendre note de ce que font les gens dans la salle. Regardez le langage corporel, voyez comment les gens réagissent. Sont-ils positifs ? Est-ce que leurs bras croisés plutôt que d'être négatifs ? Prendre note de ce langage corporel peut vous aider à déterminer qui manque des commentaires, à qui vous devez parler ou gagner lors de la prochaine réunion ou quels commentaires vous pourriez être en mesure de réfuter et de s'en sortir. Donc, juste comprendre ce qui se passe dans la pièce peut être vraiment utile. Toujours à cette réunion, vous voulez vous assurer que vous prenez des notes. Maintenant, ces notes ne seront pas votre dernière rétroaction de vos clients, mais ces notes pourraient aider vos clients à passer en revue leurs propres commentaires et à discuter de points de discorde. Tout ce que vous pouvez faire pour les aider à les pousser et leur processus peut être vraiment utile. Ainsi, les notes de réunion peuvent être utiles dans ce cas. Donc, une fois que le travail a été présenté et que vous êtes prêt à recevoir les commentaires des personnes présentes dans la salle, il est bon de présenter quelques questions directionnelles qui peuvent guider les gens sur la bonne voie pour donner des commentaires. Alors, la conception répond-elle aux objectifs ? La marque est-elle représentée de manière appropriée ? Votre concepteur peut vous aider à trouver toutes les questions dont il a besoin pour obtenir les bons commentaires des clients. Mais leur donner ce repère définit une attente pour quel type de rétroaction convient dans ce cas. Parfois, dans ces réunions, les conversations peuvent devenir tendues. Si j'étais designer et que j'ai passé 40 heures à créer une maquette et que quelqu'un l'a déchiquetée lors d'une réunion, je n'en serais probablement pas content. Donc, je comprends cela et j'ai de l'empathie pour la personne qui fait cette présentation et qui met vraiment son travail à la critique. Ce n'est pas facile. Mais en tant que Premier ministre, c'est mon travail de garder tout positif et de maintenir les conversations dans une direction positive. Donc, s'assurer que vous gardez les deux parties en contrôle avec leurs commentaires et leurs réponses et vous assurer que vous conduisez tout le monde vers une décision est la meilleure chose que vous pouvez faire dans cette situation. La dernière chose que vous pouvez faire pour fixer de grandes attentes pour collecte de commentaires est à la fin de la présentation, parler des prochaines étapes. Encore une fois, parlez du plan d'itération, parlez de la façon dont vous collectez des commentaires et mettez toujours une date là-bas. Quand est-il le jour où ils transmettent leurs commentaires ? Quelle est votre prochaine étape après ça ? La fermeture de chaque réunion avec les étapes suivantes et les mesures à prendre est la meilleure façon de procéder. 9. Synthèse: D' accord. Donc, nous avons beaucoup parlé de la gestion de projet. Nous avons parlé des caractéristiques, des principes, des outils et des processus et des façons de mettre en œuvre certaines tactiques qui vous aideront à faire avancer vos projets. Nous avons abordé beaucoup de choses qui devraient vous aider à devenir un gestionnaire de projet prospère, vous soyez officiellement dans le rôle ou que vous assumez simplement le rôle parce que vous devez mener à bien vos projets. Peu importe ce que vous avez appris, j'espère que la gestion de projet n'est pas un outil ou un processus. Il s'agit d'être soi-même et de faire tout ce que vous pouvez pour être un excellent communicateur qui cherche les gens et cherche des objectifs. Si vous avez suivi la démo et que vous souhaitez partager vos idées ou des exemples de plans de projet, n' hésitez pas à les partager dans la galerie de projets. Merci d'avoir suivi ce cours. 10. Quoi ensuite ?: