Transcription
1. Introduction: Si vous recherchez un moyen très simple organiser vos fichiers
créatifs dans Google Drive sans
trop y réfléchir et sans passer des heures à fouiller dans le désordre,
vous êtes les
bienvenus dans ce
cours vous êtes les
bienvenus dans ce Bonjour. Je suis Sharon, assistante virtuelle expérimentée, créatrice de contenu et votre Google WKSpaceGuide aide les propriétaires d'entreprises individuelles à
comprendre comment utiliser Google WebSpace d'une manière
qui leur convient Maintenant, si votre lecteur
semble en désordre ou vous êtes toujours en train de cliquer
pour trouver le bon fichier, vous n'êtes certainement pas seul. Nous collectons beaucoup
de choses, des brouillons d'
inspiration, des captures d'écran, des versions
finales, des photos, des travaux de clients Et tout s'accumule
très, très rapidement. Ainsi, à la fin de ce cours, vous aurez une structure
de dossiers propre, facile à utiliser et logique. Quelque chose que vous pouvez
conserver sur le long terme. Vous n'aurez besoin de rien d'extraordinaire, juste d'un compte Google, d'un compte Google gratuit si nécessaire et d'un accès à Google
Drive sur ordinateur. Et il y a un projet de classe. Vous allez créer votre
propre Creative File Hub. Prenez une capture d'écran de
vos dossiers de premier niveau et téléchargez-la afin que nous
puissions tous vous encourager Es-tu prêt ?
Alors commençons.
2. Projet de classe: Votre projet de classe est donc vraiment simple et
très satisfaisant. Vous allez créer votre
propre Creative File Hub en utilisant la structure que
vous allez apprendre dans ce cours. Voici donc ce que je veux que tu fasses. Créez votre dossier principal
, puis ajoutez-y vos dossiers de premier
niveau. Insérez un ou deux fichiers réels impression
qu'
il s'agit de votre système. Prenez une capture d'écran de
votre nouvelle configuration, puis téléchargez-la dans la
section du projet de classe. Et c'est tout. Il n'a pas besoin d'être
parfait ou fini. Montrez-nous votre point de départ. C'est toujours une source d'inspiration de voir comment chacun
aménage son propre espace. Passons maintenant à la première leçon afin que vous puissiez commencer à
élaborer votre projet de classe.
3. Pourquoi les motifs créatifs deviennent désordonnés y: Avant de nous lancer, je
voudrais
expliquer rapidement pourquoi nous nous retrouvons avec
un Google Drive en désordre. Vous voyez, la plupart d'entre nous
collectons des objets pendant que nous travaillons, référençons des images,
des brouillons, des idées, des PDF, des photos, des notes de clients,
et nous avons tendance à enregistrer des informations où que nous nous trouvions à ce moment-là. Parfois, nous sommes à
mi-chemin d'un projet et nous pensons que je l'organiserai plus tard. Mais le truc, c'est que
plus tard n'arrive jamais. Le but de ce
cours n'est donc pas de créer un système compliqué ou des centaines de dossiers.
Absolument pas. Nous allons créer quelque chose simple qui soutient
votre flux de travail créatif, ne vous gêne pas et qui
vous aide à trouver rapidement ce dont vous avez besoin. Je vais donc vous montrer la
structure que nous allons utiliser.
4. La structure de dossiers simple qui fonctionne: Bien, parlons
du système réel que
nous allons construire. Vous allez créer
un dossier principal appelé quelque chose comme
Creative File Hub. À l'intérieur, vous allez créer sept ou huit dossiers de haut niveau qui couvrent les grandes
catégories de votre travail. Voici donc les dossiers que
je recommande de configurer. Inspiration. Vous y trouverez donc des idées, des captures d'écran, des
moodboards, des images de référence, des travaux en cours, tout ce que
vous êtes en train de créer. Les projets finaux, le travail poli
fini, le travail des clients, tout ce qui
concerne vos clients. Administration, des éléments tels que les factures, les contrats, les
actifs de marque, les documents, modèles, les éléments
que vous réutilisez et le portfolio, vos meilleurs
éléments bien organisés Maintenant, ce n'est qu'
un point de départ. Vous pouvez absolument le
modifier au fur et à mesure. Mais la règle la plus importante est de ne pas créer de dossiers dont
vous n'avez pas encore besoin. Si vous n'avez qu'un seul projet, vous n'avez pas besoin de
cinq sous-dossiers Il suffit de commencer modestement. N'oubliez pas non plus que
chaque dossier de niveau supérieur doit ressembler à un boket Vous ne devriez pas avoir à vous demander
où va quelque chose. OK ? Commençons donc à
créer votre hub dès maintenant.
5. Créer votre hub de fichiers créatifs b: Alors allez-y et ouvrez
votre Google Drive. Maintenant, je veux que vous considériez cela comme un
recommencement à zéro. Donc, pour le moment, chaque fois
que vous accédez à votre Drive, cela ressemble à un gros gâchis et vous devez utiliser la
fonction de recherche pour trouver quoi que ce soit. Donc, la première chose que
je veux que vous fassiez, et cela peut sembler un peu
radical, mais soyez indulgent,
je veux que vous créiez un nouveau
dossier appelé sort M. Maintenant, vous
pouvez soit cliquer sur
le bouton plus Nouveau dans
le coin supérieur gauche ici
et choisir Nouveau dossier,
soit cliquer avec je veux que vous créiez un nouveau
dossier appelé sort M. Maintenant, vous pouvez soit cliquer sur
le bouton plus Nouveau dans le coin supérieur gauche ici
et choisir Nouveau dossier, le bouton droit sur l'écran et y choisir
Nouveau dossier. Donnez un nom à votre dossier, par
exemple SOT me ou Archive. Ajoutez un trait de soulignement
au début du nom afin qu'il apparaisse toujours tout en haut de votre
liste de dossiers Cliquez ensuite une fois sur
le tout premier dossier ou fichier qui se trouve dans votre
lecteur pour le sélectionner. Faites ensuite défiler
la page jusqu'au bas de la page, maintenez la touche Shift et cliquez sur le tout
dernier fichier répertorié. Tout sera donc sélectionné. Il vous indique en haut
combien de personnes sont réellement sélectionnées. Ensuite, remontez en haut et, pendant que tout
est encore sélectionné, cliquez et faites-les glisser dans
le nouveau dossier SOT me. Vous pouvez donc voir ici
que tout a été
récupéré et qu'il indique le nombre de fichiers
ou de dossiers inclus Ensuite, il suffit de le déposer
dans le dossier sort me. Maintenant, votre lecteur n'est-il pas
immédiatement tellement plus beau ? Et ne t'inquiète pas. Tous vos fichiers et
dossiers sont toujours là. Ils sont juste cachés
dans le dossier SOT me. Vous pouvez toujours accéder au dossier et accéder à tout ce dont vous avez besoin, et vous pouvez également utiliser la recherche
pour trouver n'importe lequel d'entre eux. C'est juste que votre page
principale de Drive semble
désormais beaucoup plus calme. Nous pouvons maintenant commencer à créer un hub
plus organisé pour vous. Créez un autre dossier et
appelez-le Creative File Hub. Double-cliquez ensuite dessus. C'est ici que vous pouvez désormais
ajouter vos dossiers de premier niveau. Encore une fois, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Nouveau dossier et
appelez-le inspiration. Répétez le processus et appelez le suivant en cours de réalisation. Recommencez et appelez le
prochain projet final. Cliquez à nouveau avec le bouton droit sur Nouveau dossier
et appelez-le client work. Recommencez et appelez
l'administrateur du dossier. Le prochain sera
appelé modèles. Et le dernier s'
appellera portfolio. Nous allons maintenant
y
placer quelques fichiers d' exemple
réels afin que vous puissiez
voir comment cela fonctionne. Imaginons donc que vous
travaillez sur la conception d'un logo, un brouillon d'article de blog
ou une photo de produit. Vous déposez la version actuelle
dans le travail en cours. Si vous avez terminé
un article,
chargez-le dans les projets finaux. Tout ce qui
vous inspire, qu'il s'agisse d'
une capture d'écran, d'une palette de couleurs ou d'une image, inspirez-les. Maintenant que nous avons
construit la structure, parlons très rapidement de la dénomination des fichiers afin qu'ils ne vous mettent pas
en colère plus tard.
6. Conventions de nommage simples: Désormais, les noms de fichiers n'
ont pas besoin d'être compliqués. Ils doivent juste avoir un sens mois
prochain lorsque vous vous
convertirez à eux. Voici donc quelques conseils rapides
à garder à l'esprit. Veillez à ce que le nom soit court et clair. Incluez le nom du projet. S'il s'agit d'un brouillon, ajoutez quelque chose
comme Brouillon 1 ou V One. Pour les images, ajoutez un
numéro, le nom du produit 01. Donc, au lieu de cela,
vous utiliseriez ceci. Et s'il vous plaît, ne vous
inquiétez pas de le faire parfaitement. C'est assez bon, et tant que cela a du sens pour vous, c'est tout ce
qui compte, n'est-ce pas ? Ensuite, nous allons examiner petites habitudes qui vous aideront à organiser
votre trajet.
7. Organisez votre conduite: Maintenant que vous avez configuré votre
Creative File Hub, parlons
de son organisation. La bonne nouvelle, c'est que vous
n'avez pas besoin de planifier
une
séance de désencombrement mensuelle ou passer des heures à tout
réorganiser En fait, les meilleurs systèmes sont
généralement les plus simples. Voici donc trois habitudes qui vous aideront à
garder votre lecteur bien rangé sans que cela ne vous apparaisse comme une autre tâche sur votre liste
de tâches. Conseil numéro un. Faites un nettoyage de cinq minutes
une ou deux fois par semaine. Ainsi, deux fois par semaine, passez seulement 5 minutes à
parcourir vos fichiers récents et à déplacer tout ce qui s'est
retrouvé au mauvais endroit. Vous avez peut-être
téléchargé quelques PDF, enregistré des captures d'écran
ou créé un nouveau document et l'avez laissé
sur votre disque principal Et ne vous inquiétez pas de tout
rendre parfait. Demandez-vous simplement si ce fichier appartient à
un endroit plus spécifique. La réponse est oui, alors déplacez-le. Et s'il vous reste un
peu de temps, parcourez votre dossier
sort me et commencez à déplacer les fichiers vers les nouveaux dossiers que
vous avez créés. Maintenant, vous n'avez plus besoin de
passer des heures à le faire, juste 5 minutes avant de vous arrêter. Si vous passez
beaucoup de temps à le faire,
cela deviendra une corvée et vous ne
voudrez plus continuer Mais en
vous limitant à 5 minutes, vous vous sentirez un peu
plus productif et motivé pour
recommencer chaque semaine. Ces petits rangements sont
beaucoup plus faciles que de
tout laisser pendant six
mois et d'essayer ensuite d' organiser des centaines
de fichiers à la fois Deuxièmement, enregistrez immédiatement les nouveaux fichiers au bon endroit. Cela semble évident, mais c'est probablement l'habitude qui fait la
plus grande différence. Chaque fois que vous créez
un nouveau document, téléchargez une photo ou
enregistrez un fichier de projet, essayez de le placer immédiatement dans le bon
dossier. Cela ne prend que
quelques secondes supplémentaires, et cela signifie que vous n'avez pas
à partir à sa recherche plus tard. C'est comme si vous
remettiez quelque chose dans le placard après l'avoir utilisé
plutôt que de le laisser sur le comptoir de
la cuisine Plus vous le faites souvent, plus cela devient naturel. Enfin, conseil numéro trois, créez de nouveaux dossiers de projets
uniquement lorsque vous en avez besoin. Une erreur que les gens commettent souvent est de
créer
de nombreux dossiers au cas où. Mais peu de temps après,
ils ont des dizaines de dossiers
vides et ils ne savent pas exactement où se situe
leur place. Simplifiez plutôt les choses. Créez un nouveau dossier uniquement lorsque vous
démarrez un projet ou lorsque vous avez réellement besoin d'un nouvel
endroit pour stocker des fichiers. Votre système doit évoluer
naturellement en même temps que votre travail. N'oubliez pas que la structure de vos dossiers
est là pour vous aider. Vous n'avez pas besoin de créer le système
parfait dès le premier jour. Si vous pouvez vous en tenir à
ces trois habitudes, faites
un petit ménage hebdomadaire enregistrez immédiatement les fichiers au bon
endroit. En créant des dossiers uniquement
lorsque vous en
avez besoin, vous constaterez que
votre disque reste organisé
sans effort. Et c'est vraiment l'objectif,
un système simple,
facile à entretenir
et qui vous aide à trouver ce dont
vous avez besoin quand vous en avez besoin. Je sais que je n'arrête pas de le dire, mais il n'est pas
nécessaire que ce soit parfait.
8. Conseils pratiques en bonus sur Google Drive: Avant de
terminer, je voudrais partager quelques conseils supplémentaires sur Google Drive qui pourraient vous être
très utiles, en particulier si vous travaillez
avec de nombreux fichiers, visuels ou différents types
de projets créatifs Désormais, ils sont
totalement optionnels, mais ils peuvent rendre
votre lecteur un peu plus agréable et
plus facile à utiliser Donc, tout d'abord,
codez vos dossiers par couleur. C'est tellement simple,
mais cela rend votre conduite
instantanément plus visuelle, ce qui est excellent si vous êtes
un penseur créatif Pour ajouter de la couleur,
cliquez avec le bouton droit sur un dossier, allez dans Organiser et
choisissez la couleur de votre choix. Vous pouvez appliquer un code couleur
par type de travail,
priorité, humeur, selon ce
qui fonctionne pour votre cerveau Par exemple, l'inspiration peut être jaune, le travail en cours, le
bleu, les projets finaux en vert
et le travail du client en violet. Cela aide simplement les choses à
se démarquer un peu plus. Conseil numéro deux, créez des raccourcis si un fichier
doit se trouver à deux endroits. C'est génial, car certains fichiers entrent véritablement
dans plusieurs catégories, comme une image finale qui
appartient également à votre portfolio. Ainsi, au lieu de le dupliquer,
vous pouvez créer un raccourci, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier, puis de sélectionner Ajouter un raccourci au Drive Choisissez le deuxième
dossier dans lequel vous souhaitez qu'il apparaisse
, et c'est tout. Vous pouvez donc conserver le vrai fichier à un endroit et y accéder
à partir d'un autre endroit, et ce sera toujours la version
actuelle la plus récente. Conseil numéro trois, commencez vos dossiers de travail
importants. Donc, si vous avez
quelques projets en et que vous les entrez et
en sortez tout le temps,
vous pouvez ajouter ces
dossiers aux favoris pour qu'ils
apparaissent les entrez et
en sortez tout le temps, vous pouvez ajouter ces
dossiers aux favoris pour qu'ils
apparaissent dans la section de démarrage
sur le côté gauche Pour ajouter un dossier aux favoris,
il suffit de survoler l'icône du dossier et cliquer sur l'étoile dans
le coin supérieur droit Le message Ajouter à l'étoile apparaît
lorsque vous le survolez. Ensuite, pour accéder à ces dossiers, cliquez sur la section
étoilée sur le côté gauche Cela permet d'économiser beaucoup de clics, en particulier lorsque vous
travaillez rapidement. Conseil numéro quatre, utilisez récent » lorsque vous passez d'un
fichier à un autre. Cela pourrait être l'une des petites choses les plus utiles
que vous utiliserez. Si vous travaillez
sur plusieurs brouillons ou que vous passez d'un visuel à l'autre, la section
récente de la barre latérale gauche indique les derniers fichiers que vous avez ouverts Il est parfait pour un accès rapide, en particulier pendant les
journées créatives chargées. Conseil numéro cinq, utilisez le panneau de navigation pour
déplacer les fichiers plus facilement. Maintenant, c'est l'un de mes
petits conseils préférés sur Google Drive. Sur le côté gauche, vous verrez le panneau de
navigation de votre dossier. Ainsi, au lieu d'
ouvrir et de fermer constamment des dossiers
sur l'écran principal, pouvez étendre la structure de vos
dossiers dans le panneau de navigation de gauche et explorer les sous-dossiers
tout en gardant votre vue actuelle visible
sur l'écran principal Cela est particulièrement
utile lorsque vous
organisez des fichiers, car vous pouvez simplement faire glisser un fichier
depuis l'écran principal et le déposer directement dans un dossier du panneau de
navigation. C'est beaucoup plus rapide que
d'ouvrir un dossier, déplacer un fichier, puis de
revenir en arrière. Si vous triez un
grand nombre de fichiers à la fois, cela peut vous faire gagner
beaucoup de temps. Mon dernier conseil est de
rechercher Untitled une fois par mois. C'est une habitude que je recommande à tout le monde, y compris à moi-même. Lorsque nous créons une nouvelle feuille Google
Doc ou le fichier, il est très facile de démarrer et d'oublier de
lui donner un nom propre. Quelques semaines plus tard,
vous vous retrouvez avec de
nombreux fichiers appelés Document
sans titre, feuille de calcul
sans titre, intitulée
Présentation, etc. Et comme ils n'
ont pas de nom significatif, ils peuvent facilement être
oubliés. Une fois par mois, je
recommande de
rechercher intitulé dans la barre de recherche de
Google Drive. Passez ensuite quelques minutes examiner les
résultats et à renommer tout ce qui est important ou à supprimer les fichiers dont vous
n'avez plus besoin. C'est un moyen rapide de mettre de l'ordre
dans votre disque dur et de
vous assurer que des fichiers utiles ne
disparaissent pas en arrière-plan
9. Synthèse: Et c'est tout. Vous avez
créé un système de fichiers épuré et
simple dans Google Drive qui
vous soutient et soutient votre travail créatif. J'espère que vous appréciez la
sensation d'avoir une motivation qui a enfin du
sens pour vous. Merci beaucoup de m'avoir rejoint, et j'ai hâte de voir votre hub de fichiers
créatif dans
la section des projets. N'oubliez pas de télécharger
vos captures d'écran. Et si vous avez des questions, laissez-les ici, et
je ferai de mon mieux pour vous aider. N'hésitez pas non plus à me
suivre ici sur Skillshare, et vous serez tenu au
courant mes autres cours Google
Workspace que j'
enregistrerai très prochainement Enfin, j'
adorerais que vous trouviez le temps de laisser un
avis sur ce cours. Mon objectif est de rendre
Google Workspace un peu plus facile à utiliser et
d'une manière qui vous convient. J'apprécierais donc vraiment
vos commentaires. Merci encore, et j'ai hâte de voir vos
projets. Au revoir pour le moment.
Sharon Sheppard, Your Google Workspace Guide
