Gestion d'événements 101 : instructions étape par étape

1. Bienvenue dans le cours !: Au cours des dernières années, j'ai été responsable de centaines d'événements hors ligne et en ligne. Ces événements vont de tables rondes au niveau de la mer qui ne durent que plusieurs heures, jusqu'à 1000 personnes, séries de webinaires qui durent plusieurs mois. Bien que ces événements puissent sembler très différents, la chose cool à propos de la gestion des événements est à la structure que vous utilisez et le processus que vous suivez, plus ou moins reste la même. C' est juste une échelle qui est très différente. Salut Ryan, je m'appelle Jeff. Je suis responsable du marketing de produits dans une grande entreprise de technologie. Et sur le côté, je fais des vidéos YouTube sur les sujets de carrière et de productivité. Ce cours est conçu pour les débutants sans expérience en gestion d'événements. Je vais vous montrer étape par étape comment utiliser un outil gratuit et populaire, Google Sheets, pour planifier et gérer un événement hypothétique qui est très représentatif des événements réels dont je suis responsable au travail. Plus précisément, ce cours est divisé en trois parties. abord, je vais passer en revue la structure de la feuille de calcul et parler de la méthode pré, pendant et post. Ensuite, je vais plonger en profondeur dans chaque onglet et expliquer le but de ces onglets avant partager enfin quelques conseils de gestion de projet plus avancés qui vont au-delà des événements. J' ai lié au modèle Google Sheets vers le bas l'onglet projet et ressources ci-dessous. Alors n'hésitez pas à en faire une copie et à suivre. Et bien que j'aie déjà rempli la plupart des informations pour vous faire gagner du temps, je vais apporter quelques modifications et ajustements clés tout au long du cours afin que vous puissiez voir comment je fais face à des situations réelles. L' idée est que ce modèle et les concepts de ce cours sont applicables, que vous planifiez une fête d'anniversaire, votre prochaine équipe hors site ou annonce proc à grande échelle. Commençons. 2. Filtre et projet de cours: Salut, merci beaucoup de s'être inscrit. Avant de commencer, veuillez faire une copie de mon modèle Google Sheets. Et comme vous suivez le long, je vous recommande fortement de faire ce modèle votre propre en venant avec leur propre événement, prévu un plan de fête surprise, prochain grand événement de lancement d' Apple. Et au fur et à mesure de ces concepts, voyez comment ils s'appliquent à votre scénario spécifique. Parce que crois-moi, tu vas apprendre beaucoup plus vite de cette façon. Par exemple, pour mon événement hors ligne hypothétique, les messages de confirmation sont envoyés par e-mail. courrier électronique est le canal de communication ici. Si vous avez un événement moins formel, par exemple, happy hour, votre canal de communication va être quelque chose comme WhatsApp ou iMessage, supposant que vous n'avez pas d'amis Android, smog disclaimer pour empêcher tout confusion, puisque nous restons toujours avec Google Sheets, nous ne parlerons pas de cette exécution, comme comment mettre en place une scène pour un événement hors ligne, ou comment configurer un flux en direct, n'est-ce pas ? Ça devient beaucoup trop profond dans les mauvaises herbes. Et pour les spécialistes du marketing, nous travaillons généralement avec agences événementielles dédiées qui se spécialisent dans l'exécution d'événements avec tout cela, plongons dans la gestion des onglets de feuille de calcul. 3. Gestion de l'onglet Spreadsheet: de suite, vous remarquerez que j'ai divisé cette double feuille en six sections différentes. Vue d'ensemble, informations clés, pré-événement, pendant l'événement, post events et données brutes en utilisant ces onglets vides comme en-têtes de section. Et ils sont tous codés par couleur, non ? Et faites-le pour deux raisons. Numéro 1, vous allez recevoir beaucoup de questions sur l'événement de la part de différentes parties prenantes et vous devez trouver l'information le plus rapidement possible. Et numéro deux, parce qu'il y a tellement d'équipes impliquées dans la planification d'événements, vous voulez que la feuille de calcul soit aussi explicite que possible. L' idée de l'onglet Vue d'ensemble est très simple. Imaginez que quelqu'un avec 0 arrière-plan de l'événement tombe sur cette feuille de calcul après avoir regardé les informations sur cet onglet, il devrait avoir une compréhension générale de ce qu'est l'événement sans avoir à vous demander directement les appels d'informations clés incluent RSVP, instantané, agenda, canaux de promotion et chronologie des communications. Et la façon de penser à ces quatre onglets est également très simple. Imaginez si quelqu'un était très senior comme votre manager ou le directeur d'une autre équipe vous envoie un message à propos de l'événement ? Qu' est-ce qu'ils demanderaient ? Rien que je pour cent du temps, la réponse peut être trouvée dans l'un de ces quatre onglets. Ils pourraient demander combien de personnes se sont inscrites jusqu'à présent. Snapshot Rsvp, comment le contenu se présente. Onglet Agenda, quel canal de promotion conduit le plus de silos, canaux promo et celui qui renvoie la prochaine conformation ou rappel email vient chronologie pour nous, les chefs de projet, chacun de ces onglets dans la feuille de calcul est important, n'est-ce pas ? Mais confiance veulent vous dire, très peu de cadres supérieurs se soucieront de tous les détails spécifiques et ne voudront que comme les informations de haut niveau que vous avez. Donc soigneusement déjà consolidé dans la section des informations clés ici, pré-événement tarauds, c'est là que la méthode pré, during et post entre en jeu. D' une manière générale, cette partie vous aide à organiser toutes les choses que vous devez planifier avant que l'événement ne se déroule réellement. Par conséquent, pré-événement pendant les onglets de l'événement liste les choses que vous devez prendre en charge pendant l'événement et vous l'avez deviné, poster ici signifie poste. Aucun onglet post-événement ne vous aide à organiser ce que vous devez faire une fois l'événement terminé. Notez rapidement que ces onglets jaunes, violets et verts ne sont en aucun cas une liste exhaustive d'onglets dont vous avez besoin pour chaque section. Mais cela fournit un très bon début. Et tant que vous y pensez de cette façon, comme avant, pendant et après l'événement, nous diminuons les chances de manquer quelque chose d'important. Rod, comme onglets, c'est exactement comme ça sonne. C' est là que vous conservez toutes les données brutes que vous collectez tout au long du processus de planification et d'exécution de l'événement, comme les données d'inscription, les données de participants, données d' engagement, les données d'enquête post-événement qui sont toutes conservées ici. Et j'aime les marquer en gris. Au cours des prochaines leçons, Je vais plonger en profondeur dans chacun de ces onglets et a expliqué que le but des onglets, aller sur le formatage et les formules à l'intérieur et faire des ajustements en fonction des situations réelles de la vie. Ok, plongons. 4. Onglets de vue: Comme mentionné dans l'onglet Vue d'ensemble, fournit un contexte pour quelqu'un avec absolument aucun arrière-plan et a toutes les informations de base. Vous voulez certainement le titre de l'événement, la date de l'événement, l'heure, le lieu et les jours précédant l'événement, et simplement soustraire la date du jour de la date de l'événement. Donc, tout le monde est très clair sur la distance de l'événement d'aujourd'hui. Il y a deux raisons d'inclure les objectifs de l'événement ici. Premièrement, ils rappellent à tout le monde que nous travaillons tous et aux objectifs influencent réellement l'exécution de l'événement. Par exemple, si l'un des principaux objectifs est d'augmenter la rétention des utilisateurs pendant l'événement, il faudrait investir davantage de ressources pour le contenu, les jeux et les questions pendant l'événement lui-même, n'est-ce pas ? Au lieu de dépenser cet argent sur les médias payants pour augmenter les inscriptions. Parce que les inscriptions ne le font pas. Plus d'inscriptions ne signifie pas plus de rétention des utilisateurs, format d' événement et les sujets sont des notes de réunion d'équipe assez explicites. Ainsi, vous auriez généralement des réunions hebdomadaires de mise à jour de projet avec des équipes interfonctionnelles. Et c'est génial de lier les notes de réunion comme ici pour que tout le monde puisse le voir. Pour des liens utiles. Vous souhaitez créer un lien hypertexte vers d'autres documents contenant des informations de lecture qui ne sont pas incluses dans la feuille de calcul. Par exemple, s'il s'agit d'un événement annuel aussi intelligent que celui de l'an dernier, toutes les documentations de l'année dernière afin que vous puissiez les référencer, inspirer et vous rappeler les apprentissages. 5. Onglet de données bruts: Bon, Maintenant, l'onglet aperçu est fait. Nous allons en fait sauter tout le chemin vers la droite et regarder les données brutes. D' abord, on va sauter un peu ici, mais je te promets que tout va avoir du sens. onglet Données Rsvp capture toutes les informations d'enregistrement. Et je vois que j'ai inclus deux hyperliens ici. Le premier est pour un Google Forms, où les gens utilisent réellement pour s'inscrire à l'événement. Et le second est la feuille de calcul de sortie de Google Forms. Vous n'aurez pas accès aux forums Google, mais ne vous inquiétez pas, vous n'en avez pas besoin. Vous aurez accès à ce formulaire onglet Réponse, et c'est tout ce dont vous avez besoin rapidement. Maintenant, notez qu'il y a beaucoup de plateformes qui vous aident à gérer les enregistrements d'événements. J' utilise juste Google Forms comme exemple ici, plupart des plates-formes les plus avancées vous permettront d'utiliser quelque chose appelé paramètres UTM, qui nous dit essentiellement juste vous aider à suivre où les gens ont vu votre formulaire d'inscription. Si vous n'avez jamais entendu parler de ça, ne vous inquiétez pas. Nous n'allons pas utiliser les paramètres UTM pour ce cours. Au lieu de cela, nous allons simplement ajouter une question dans un forum Google leur demandant comment ils ont rencontré notre événement. Et nous allons supposer qu'ils vont répondre honnêtement. Maintenant, une fois que les gens s'inscrivent, leurs informations seront automatiquement renseignées dans une sortie comme une feuille de calcul. Et ce que vous voulez faire, c'est que vous voulez réellement importer ces informations de réponse brutes sur votre onglet Données RSVP à l'aide de la fonction de plage d'importation. Vous le faites parce que vous ne voulez pas gâcher les données de réponse du mur, mais vous devez effectuer des calculs supplémentaires en fonction de leurs réponses. La fonction de plage d'importation est très facile à utiliser. abord, j'ai toujours une cellule de surbrillance disant aux gens, Hey, il y a une fonction de plage d'importation juste en dessous, donc ne gâchez pas avec elle. Et la fonction d'importation rand est en fait juste ici. Et c est égal à la plage d'importation. guillemets, l'URL des astuces ou de la feuille de calcul que vous souhaitez importer. Et entre guillemets et guillemets à nouveau, le nom de l'onglet de cette feuille de calcul. Donc Former les réponses. Un, un point d'exclamation, et les colonnes que vous voulez importer dans ce cas sont un tout chemin vers D, non ? Et puis vous appuyez sur Entrée. Après cela, vous pouvez voir un message d'erreur, mais ne vous inquiétez pas, il suffit de cliquer sur Autoriser l'accès ou autres. Vous devriez voir l'entrée d'informations sur quelque chose comme celui-ci sans le formatage. Oui, bien sûr. Maintenant que les informations sont importées, vous pouvez jouer avec cela ou effectuer des ajustements de formatage sans affecter la feuille de calcul de sortie lumineuse d'origine. Et à mesure que de plus en plus de personnes s'inscrivent, il se remplira automatiquement sous les quatre colonnes vertes. Voici des calculs supplémentaires que vous devez faire. abord, vous souhaitez attribuer un UID ou un ID unique à chaque personne afin de pouvoir les identifier et les suivre ultérieurement. J' aime utiliser, utiliser une combinaison de fonctions gauche, droite et, et. Pour ce faire, je prends simplement deux caractères de ventes aléatoires pour une personne et juste les écraser ensemble pour trouver une chaîne aléatoire de caractères. Et une fois que vous faites cela pour une personne, supprimez ceci pour l'instant. Vous pouvez simplement le sélectionner, le maintenir enfoncé, appuyer sur Commande D ou Contrôle D. Et cela s'appliquera à toutes les différentes lignes. Le segment utilisateur est important car généralement il y a différents types de personnes qui viennent à votre événement et que vous voulez les regrouper dans différents segments, supposera que tout le monde avec un e-mail .edu est un étudiant. Tout le monde avec un e-mail professionnel est un professionnel des affaires et quelqu'un avec, disons que Gmail est évidemment personnel et comme ils nous ont dit comment ils ont rencontré ou entendu parler de cet événement, aura un code de chaîne ici aussi. Ne vous inquiétez pas, vous verrez comment le segment et le code de chaîne entrent en jeu un peu plus tard. La colonne de déduplication ou de cube D vérifie simplement si quelqu'un s'est inscrit plusieurs fois. J' utilise simplement une fonction COUNTIF ici qui suit l'e-mail de cette personne par rapport à celui qui vient au-dessus. Si cette personne s'est inscrite deux fois en utilisant le même e-mail, ce sera en fait aussi. Nous verrons un exemple de la façon dont cela se joue à nouveau dans un petit peu. Passer à l'onglet Données des participants. s'agit simplement d'un enregistrement de tous ceux qui ont assisté à votre événement pour des événements hors ligne, c'est à ce moment que les gens vérifiaient les droits d'espace hors ligne. Il y en a 10. Ce 10 dense est enregistré et pour tous lors des événements est quand ils se connectent à, disons l'URL de tibia en direct en ligne. Et comme les données RSVP, il y a généralement des données de sortie brutes, surtout quelque part, et vous voulez les importer avant de faire des ajustements de formatage et de faire des calculs supplémentaires. Aux fins de ce cours, je vais simplement le copier et le coller et ne pas avoir une autre fonction de plage d'entrée pour les colonnes de segment et de canal. Ici, j'utilise une formule de recherche v qui référence l'ID unique et leur segment et canal à partir de l'onglet Données RSVP. Ne vous inquiétez pas de la formule d'erreur IF et de la phrase VIP ici. On va revenir à ça. Tout va se réunir. Ne vous inquiétez pas. Généralement, vous voulez que vos participants remplissent une sorte de sondage après l'événement et leurs réponses sont saisies ici dans cet onglet de données de l'enquête. Encore une fois, même affaire. Il y a généralement des données brutes, en particulier quelque part que vous importez une plage qui plus et pour des calculs supplémentaires, puisque les personnes qui mettent quelque chose dans l'enquête ne peuvent être qu'une fonction des participants. Vous pouvez réellement utiliser une formule VLookup simple dans l'onglet Données des participants. Cette fois, maintenant que nous avons tous les onglets en place et en cours d'exécution pour les participants RSVP et l'enquête. Nous pourrions revenir aux onglets d'informations clés et voir comment tout cela se lie. 6. Ongles de renseignements clés: L' onglet Instantanés RSVP vous donne des numéros d'enregistrement comme d'un coup d'œil. Donc, non à creuser toutes les données brutes. Et comme vous pouvez le voir, le résumé de type RSVP et le résumé des canaux de promotion. Et dans le résumé de type RSVP, je ventilerai cela en fonction de deux types d'enregistrements. Inscription admissible comme les personnes que je veux venir à mon événement et d'autres qui peuvent ne pas être aptes à venir à mon événement. Et cela dépend de leur segment d'utilisateur, n'est-ce pas ? Et c'est là que le segment que j'ai mentionné précédemment entre en jeu pour la colonne Registre car nous sommes en mesure de segmenter nos données d'inscription dans l'onglet Données RSVP. Nous pouvons simplement utiliser une fonction COUNTIF qui fait référence l'onglet Données RSVP et à la colonne de segment. Si vous vous souvenez d'une colonne G ici, et comptez toutes les personnes que nous avons définies comme étudiant. Et donc les étudiants, nous appliquons la même chose pour les entreprises. Et c'est quatre autres, non ? En supposant que cet événement a déjà eu lieu et que l'événement est terminé, nous pouvons faire exactement la même chose pour un certain nombre de participants hors de ces segments en référençant l'onglet de données des participants, à droite. Et combien de ceux qui ont rempli un sondage basé sur l'onglet de données de l'enquête pour les VIP une nominations. Ne vous inquiétez pas pour l'instant. Nous reviendrons à cela une fois que nous aurons accès à l'onglet Nominations, espère que vous voyez maintenant pourquoi j'ai parcouru les onglets de données brutes avant de revenir à l'information clé et en particulier à l'onglet instantané RSVP. En descendant ici, vous pouvez voir que nous avons deux inscriptions totales. Qu' est-ce que cela veut dire ? Quelle est la différence ? Eh bien, la RSVP totale simplement comme une somme de tous ceux qui se sont inscrits et le total admissible est plus significatif en raison de la, certains des segments qui veulent réellement venir à mon événement, à droite. Donc, puisqu'il y a deux inscriptions personnelles ici, qui puis-je ne pas vouloir assister à cette table ronde de tubercule technologique. Nous ne les incluons pas dans le total admissible. Et quel est ce point culminant jaune, cible de baisse de 30 pour cent ? Eh bien, si vous avez déjà eu un événement quelconque, vous savez que les gens annulent tout ce qui est arrivé à la dernière minute. Et généralement, le taux de référence de l'industrie pour les événements hors ligne est d'environ 70 pour cent, n'est-ce pas ? Donc, il y a une baisse de 30 pour cent. Nous multiplions donc simplement le total des inscriptions éligibles par 0,7 ou 70 % pour deviner combien de personnes se présenteraient et se prépareraient en conséquence. Maintenant, encore une fois, en supposant que l'événement a déjà eu lieu, nous pouvons simplement utiliser le nombre de participants pour diviser par nombre total d'inscriptions admissibles pour obtenir le taux de fréquentation. Dans ce cas, c'est 50 pour cent plutôt faible. Et le taux de remplissage de l'enquête est le nombre de personnes qui ont rempli une enquête divisé par le nombre de personnes réellement venues. Une bonne nouvelle est le temps, 100 pour cent de nos participants ont rempli un sondage post-événement pour le résumé des chaînes de promotion, c'est là que vous pouvez voir quels canaux de promotion ont conduit le plus d'inscriptions. Encore une fois, j'utilise une formule COUNTIF ici. Et rappelez-vous, pour les données brutes, pour les données RSVP plutôt que nous avons le chow qui s'inscrivait, non ? Donc, tout ce que nous avons à faire est d'utiliser countif et de compter le nombre d'inscriptions par canal et de l'enregistrer ici. Si vous voulez vraiment obtenir de la fantaisie, vous pouvez réellement mettre en évidence tout cela et utiliser mise en forme conditionnelle et leur donner une échelle de couleur. Et disons assigner le plus d'inscriptions en utilisant la couleur verte et le rouge étant le moins. Maintenant, certains d'entre vous ont peut-être déjà remarqué que le nombre total de RSVP ici, dix ne correspond pas au nombre total d'heures. On a épinglé le numéro 12. N' oubliez pas qu'il n'y a pas de total admissible, ce total de RSVP. Et c'est à cause de la mise en candidature ici. Encore une fois, ne t'inquiète pas, on va revenir à ça, je te le promets. Pour l'onglet Agenda, il s'agit juste d'un endroit où garder une trace de tout le contenu qui sera partagé pendant l'événement. Vous avez l'heure de début, le temps que prendra chaque section, le sujet, les conférenciers et leur rôle. Les colonnes vertes sont ce dont vous êtes responsable en tant que chef de projet. Les headshots des haut-parleurs, écrire leur script, leurs diapositives, et la colonne d'état, pas commencé à travailler progrès fait. Donc, du point de vue de la conception, j'aime utiliser comme, j'aime utiliser des couleurs alternées ici, comme le blanc, bleu, le blanc bleu pour séparer les lignes comme visuellement. Et pour le statut, pour la colonne Statut, nous pouvons faire. Vous pouvez également ajouter une mise en forme conditionnelle. Par exemple, si le texte est en cours d'exécution, vous pouvez le changer en jaune, par exemple, n'est-ce pas ? Ainsi, cela est également capable de montrer à d'autres personnes un coup d'œil quel est le statut de ce contenu particulier. L' onglet canal promo répertorie tous les canaux de promotion que vous utilisez pour promouvoir l'événement. Par exemple, vous avez le type de canal, nom de canal et le code de canal pour, disons Marquez. Elle va utiliser sa chaîne YouTube VHD vide et son Instagram pour aider à promouvoir l'événement en partageant le lien vers le formulaire Google dont nous avons parlé plus tôt. Dave, grâce à ses bulletins d'information électroniques, site Web, et nous avons même payé les médias tels que le bord et Andrew police aider la colonne des produits livrables de barre oblique de format d'actif est juste le format de l'actif. Est-ce une vidéo, des messages Instagram ou une histoire ou tout simplement du texte pur, n'est-ce pas ? La date de mise en service, le lien vers les actifs afin que nous puissions les référencer facilement, le propriétaire ultime et la colonne de statut à nouveau, j'aime avoir cette date d'aujourd'hui en utilisant cette formule d'aujourd'hui de haut pour voir à quelle distance nous sommes des dates de mise en service et la colonne des commentaires est juste des notes. Je tiens à me rappeler que l'onglet Chronologie des communications répertorie tous les documents de communication que vous devez envoyer aux personnes inscrites auprès des participants. Il existe différentes catégories de communications. Ainsi, par exemple, RSV devenir formation est tout simplement un automatisé, générer automatiquement un message leur disant qu'ils se sont inscrits, n'est-ce pas ? Le courriel de confirmation, l'accord aux inscriptions admissibles leur indiquant qu'ils sont confirmés. Et des courriels de rappel sont envoyés plus près de la date de l'événement pour leur rappeler de venir. Et en général, vous voulez envoyer ces e-mails dans différentes vagues. Pourquoi ? Disons que vous commencez à vous inscrire aujourd'hui et que votre événement est dans trois mois. Vous ne voulez pas attendre 2,5 mois pour envoyer votre premier e-mail de confirmation parce que quelqu'un aurait pu s'inscrire demain, n'est-ce pas ? C' est pourquoi vous voulez décaler les e-mails de rappel de confirmation. Il y a donc différents points de contact pour toutes les personnes inscrites pour des événements sur invitation comme celui-ci que j'ai ici. Vous pouvez également inclure comme un e-mail de rejet et la meilleure pratique. Il y a un les diriger vers une autre ressource car ils ne sont pas en mesure d'assister à cet événement particulier. En passant, j'ai le résumé d'une ligne de la communication elle-même, l'OTC ou un appel à l'action intégré à la fin de cette communication. Matériel, l'heure va être envoyée, la date va être envoyée sur le statut. Encore une fois, le lien vers la communication, rédaction pour faciliter l'examen et l'approbation par vous-même ou votre gestionnaire ou l'ERP. Et cela enveloppe les onglets d'informations clés. Passons ensuite aux onglets avant l'événement. 7. Onglets de l'événement: Les éléments d'action sont exactement comme cela semble, est juste une liste d'actions que vous et toute autre personne impliquée dans l'événement doit prendre pour assurer un événement réussi. Ne laissez pas cet onglet apparemment complexe vous effrayer. En fait, c'est assez simple. Une fois que vous ventilez sur la gauche, vous pouvez voir les catégories et les sous-catégories sous catégories vaut la peine de pré-événement pendant l'événement et post événement. Comme vous pouvez le voir, j'aime aussi penser aux actions dans l'ordre chronologique. travail de préparation est des choses que vous devez faire avant même que nous puissions commencer à penser à la planification de l'événement. Par exemple, en sélectionnant une agence externe si vous travaillez avec une, ou au moins en vous alignant avec des équipes interfonctionnelles pour vous assurer que vous obtenez leur adhésion dès le début. Le pré-événement peut être subdivisé en contenu. Qui dit ce que la promotion, Les canaux de promotion que nous venons de parler créatif, les éléments de conception globale de l'événement et de la logistique. J' utilise juste comme un fourre-tout pour les choses qui ne tombent pas dans les autres sous-catégories pour faire des événements. Ce sont certainement des besoins logistiques à prendre en charge ou à prendre note lors de l'événement sur place, bien sûr. Et pour l'événement post, vous devez analyser, nettoyer les données, et peut-être écrire un résumé de l'événement à partager à la fois en interne et en externe. Passez aux autres colonnes. Je ne vais pas passer en revue chacun de ces éléments d'action. Un parce que ce n'est pas complet, mais il devrait vous donner un très bon point de départ. Et pour, le but est de réfléchir à autant d'étapes que possible en utilisant la structure, écrire et d'affiner au fur et à mesure que vous allez le long de la structure comme ce qui va vous aider à avoir un événement réussi et non les lignes spécifiques et les éléments d'action dans cet onglet, le propriétaire est la personne ultime responsable de cette date limite, qu'est-ce qui est dû ? Référence, lien vers des diapositives ou des documents pertinents, la colonne commune et la colonne d'état, bien sûr, vous indiquant ce qui a été terminé et ce qu'il faut faire ensuite. Bon, maintenant, parlons de l'argent. L' argent, l'argent, l'argent, ça doit être drôle, d' accord, pour le changer d'une manière ou d'une autre. Dans le marketing et l'onglet coût, une grande partie de votre travail consiste à gérer le budget qui vous est alloué. Donc, vous devez d'abord déterminer combien vous pourriez avoir besoin de dépenser pour cet événement et voir si vous pouvez même vous permettre de dépenser ce montant en fonction du budget que vous avez. Et encore une fois, vous voulez regrouper le coût dans différentes catégories. Ici, j'ai la promotion, les communications, les créations, la délocalisation et la configuration hors ligne. Et évidemment, il y a beaucoup plus d'articles que je tombe dans chacune de ces catégories, n'est-ce pas ? Par exemple, pour la configuration hors ligne, cela peut être des coûts d'éclairage qui sont faits parce que pour acheter les matières premières, il peut y avoir des coûts de main-d'œuvre de l'agence de marketing, n'est-ce pas ? Toutes ces optimisations devraient être liées dans un document de proposition différent. Ici. Cet onglet doit simplement servir d' aperçu de haut niveau de la part de votre coût total dans chaque compartiment de coûts. Parce que pour être très honnête, votre manager va seulement se soucier de ce numéro de coût total ici, accord, et onglet sans fil total. Donc ce quelque chose que beaucoup de gens manquent. En gros, si vous organisez un événement, il doit y avoir un canal interne pour les autres membres de votre équipe ou votre, pour que vos collègues s'inscrivent. Cela a bénéfique pour de nombreuses raisons. Par exemple, numéro 1, vous pouvez envoyer rapidement un e-mail interne à ces membres de l'équipe leur indiquant à quoi s'attendre pendant l'événement et comment ils peuvent aider même ou quand ils se connectent s'il s'agit d'un événement hors ligne, ils peuvent obtenir un badge d'employé qui aide à les identifier à d'autres invités. Comme vous pouvez le voir, il y a une notice de preuve factice ici. Et généralement, lorsque je planifie un événement, j'enverrai un e-mail à toutes les équipes concernées avec un élément d'action lié directement à cet onglet, leur demandant de s'inscrire et de mettre leur équipe, leur email et leur nom. Et j'ai une déduplication ou D do mais une colonne ici qui attrape des gens comme ça qui s'inscrivent deux fois. Comme vous pouvez le voir, cela juste à nouveau être compté formule. Et parce que cette personne a son email deux fois, cela s'affiche comme deux et c'est surligné. Ce que je peux faire avant d'envoyer un email souffle, je peux simplement créer un filtre. Choisissez ceci, désélectionnez tous les deux, trois ou quatre si les gens l'ont vu quatre fois, appuyez sur. D' accord. Et il me reste une liste d'inscriptions à une seule fois. D' accord. L'onglet de nomination sur lequel je vous taquinais, fondamentalement c'est le même que la liste d'attente interne avant externe, devinez. Si vous organisez une sorte d'événement d'entreprise de grande envergure, je vous garantis qu'ils seront des gens qui vous enverront des messages, vous demandant s'ils peuvent amener quelqu'un qui n'est pas admissible ou un autre VIP qui a juste besoin de venir à cet événement. Cet onglet est pour eux. Donc, comment cela fonctionne est que l'employé interne nomme cet invité, donc les nominations en entrant leur propre équipe et e-mail ici, les informations des invités ici. Et c'est là encore, le marketing D Duplicates, confirme ou rejette cette personne et attribue un identifiant unique. Certains d'entre vous se demandent peut-être pourquoi ces gens ne s'installent pas de la façon normale ? Eh bien, certaines de ces personnes sont peut-être très âgées et ne sont pas obligées d'entrer des informations dans Google Forms. Ou comme je l'ai dit, ils ne sont pas pertinents pour l'entreprise, mais un dirigeant principal veut qu'ils se joignent et vous ne pouvez pas vraiment dire non. Maintenant que nous savons ce que sont les nominations, nous pouvons revenir à certains des autres onglets et mettre à jour la formule en commençant par les données des participants. Rappelez-vous, pour une minuscule donnée, nous utilisons les données RSVP dans le VLookup. Mais pour les nominations, elles ne relèvent pas des RSVP normales. Et c'est pourquoi j'ai la formule d'erreur IF ici, que s'ils n'apparaissent pas dans RSVP, ce qu'ils ne devraient pas. Nous allons leur attribuer le VIP et ils s'inscrivent en utilisant le canal de mise en candidature. est logique maintenant, oui, par la même logique et l'onglet instantané RCV pour les VIP pour enregistrés. Là, nous ne les trouverons pas dans l'onglet Données RSVP, n'est-ce pas ? Comme les entreprises et les étudiants, plutôt, nous avons dû aller à l'onglet de nomination et au conseil, Countif toutes les nominations confirmées. Et c'est comme ça qu'il se met à jour. Ici. En descendant, nous appliquons la même logique pour le résumé du canal de promotion. Pour la mise en candidature. Nous ne devrions pas faire référence à l'onglet de données RCP, mais plutôt à l'onglet de nomination. Donc je vais aller jusqu'à la bonne nomination, sélectionner ici, et choisir les critères pour être le mot « confort », comme ça. Et nous devrions voir le nombre de g ici et le total RSVP 12 va aligner avec le total des États-Unis serait 12 ici. Tu n'aimes pas quand tout se rassemble ? 8. Pendant les onglets d'événement: Passer aux onglets de l'événement pendant, ou plutôt juste l'onglet que j'ai ici, singulier. Et c'est parce que cela pendant la partie dépend tellement l'événement réel que vous avez qu'il n'y a pas lieu de passer sur des détails très spécifiques. Par exemple, pour les petits rassemblements hors ligne impliquant des personnes âgées, il y a généralement un tableau des sièges impliquant différents chefs d'équipe pourraient vouloir s'asseoir avec leurs clients respectifs et peut-être des clients de la même industrie. Tu veux être sur la même table. Comparez maintenant cela avec un événement en direct en ligne. Onglets que vous voulez inclure dans la section pendant, il y aurait des informations comme la vie et plate-forme utilisez-vous ou Alto pour la répétition, l'événement réel lui-même ? Quel Washington selon après, instructions sur la façon dont différents haut-parleurs de différents endroits peuvent composer, et cetera. 9. Tabs de l'événement: Sur les onglets post-événement, Premier post d'analyse. Cela peut donc être basé sur les données d'enquête que vos participants remplissent. Imaginez donc que vous créez une enquête sur Google Forms et que vos participants les ont remplis après l'événement, commençant par le tableau instantané ici, nombre d'inscriptions, ce sont des numéros d'exemple, évidemment un certain nombre de les participants, le nombre de services remplis et le taux de satisfaction logistique et de contenu. Donc, c'est en fait un conseil pro. J' aime généralement demander au public, encore une fois, moi commentaires sur la logistique et le contenu séparément plutôt que de me donner un score sur cinq pour le vétérinaire en général. La raison pour laquelle je fais ça, c'est que si vous y pensez, marketing est plus responsable de la logistique, n'est-ce pas ? Les opérations et les conférenciers sont plus responsables du contenu. Et en apportant ces deux parties, nous sommes en mesure d'avoir plus d'informations sur ce que nous pouvons faire encore mieux la prochaine fois. Par exemple, si la logistique est faible, 4,1 sur cinq, mais que le score actuel est élevé à 4,8 sur cinq. Nous savons que les orateurs et un excellent travail et nous devons comprendre ce qui a mal fonctionné sur le plan opérationnel, temps de montre moyen et pourcentage de durée moyenne d'affichage. Ceux-ci sont principalement pour les événements en ligne où nous pouvons suivre combien de temps chaque spectateur Etat en ligne pour elle. Donc, pour chacun de ces tableaux suivants, chacun représentant une question d'enquête, vous verrez que j'ai ventilé les réponses par segment d'utilisateurs, par exemple , étudiants, entreprises et VIP. Ceci est extrêmement important à faire par rapport à la note globale de tous les participants, car différents segments peuvent résonner avec des sujets différents. Et en regardant ces chiffres décomposés, vous trouverez beaucoup plus d'informations intéressantes. Par exemple, si l'événement global était destiné aux entreprises et aux professionnels du travail. Mais c'est un sujet qui a reçu une note beaucoup plus élevée de la part des étudiants. Il peut être utile d'exposer ce sujet dans un événement de suivi avec ce public cible, non ? Si vous n'avez pas ventilé ces chiffres par segment, vous serez simplement coincé avec un nombre moyen global qui ne vous indique presque rien. Il le met ici. Chacune de ces questions, je devrais avoir un but. Aka, vous ne devriez pas poser de questions simplement pour poser des questions de sondage après l'événement. Les réponses devraient aider à façonner votre façon de penser au prochain événement ou la façon dont vous faites le suivi auprès de ces participants. Par exemple, si vous voulez continuer à mobiliser le même public cible, demandez ce qu'il veut entendre la prochaine fois et voyez si vous pouvez livrer. Voyez comment le canal de promotion dont ils se souviennent est en tête. Parce que même si vous avez peut-être utilisé des paramètres UTM pour suivre où ils se sont inscrits, il est toujours intéressant de voir ce qu'ils disent par rapport à ce que vous avez suivi. Et j'ai toujours inclus une question, la toute fin, demandant aux participants de nous dire une chose que nous aurions pu faire mieux être à la nourriture lors de l' événement hors ligne ou était-ce un peu en retard lors de la signature sur le live stream ou avec une couleur pour la charge un peu, vous savez, parce qu'aucun événement n'est parfait et qu'il y a toujours de la place pour l'amélioration. L' onglet Récapitulation ici contient toutes les informations dont vous avez besoin pour envoyer soit un e-mail de récapitulation interne à vos collègues et coéquipiers ou un billet de blog externe, à droite, résumant le contenu qui a été partagé pendant l'événement similaire à l'onglet objectif est toujours intelligent pour inclure un lien de référence, par exemple, des fichiers ou des billets de blog de l'année dernière que vous pouvez référencer. Donc tu n'as pas vraiment à réinventer la roue. Ok, donc ça s'enroule pour tous les onglets de la feuille de calcul. Maintenant, passons rapidement quelques conseils avancés de gestion de projet pour Google Sheets qui vont au-delà des événements. 10. Conseils de gestion de projet avancés: abord, j'appelle ces conseils avancés de gestion de projet parce qu'ils ne sont certainement pas nécessaires pour réussir un événement ou un projet, mais ils vous faciliteront la vie. Et d'autres professionnels, je promets que vous prendrez note conseil numéro un pour les feuilles de calcul partagées que vous possédez, il est toujours génial d'inclure des instructions ou des notes dans le coin supérieur gauche de chaque onglet, peu importe à quel point cela vous semble évident, vous en avez déjà vu des exemples. Donc pour l'onglet RSVP, j'ai inclus les deux liens ici, non ? Parce que les informations contenues dans ces deux liens sont liées à l'information de cet onglet ou quelque chose comme même l'onglet Récapitulation. Ajoutez quelques lignes ici en haut à gauche, je pourrais écrire quelque chose comme cet onglet a toutes les informations nécessaires pour écrire. Récupérez les e-mails de cet événement. L' événement semble extrêmement évident pour moi et vous écrivez, mais nous devons supposer que quelqu'un avec 0 arrière-plan va rencontrer la feuille de calcul et ces onglets. Et vous ne voulez pas que ces gens au hasard vous envoient des messages et vous posent toutes ces questions. Il est donc dans votre intérêt de vous assurer que chaque onglet peut être autonome. Astuce numéro 2, utilisez la validation des données chaque fois que possible. Donc un bon exemple de ceci est dans l'onglet nominations ici sous statut, j'ai une validation de données que nous allons mettre en place où vous pouvez seulement taper rejeté ou confirmé. Si j'ai essayé de taper autre chose et d'appuyer sur Entrée, n' est pas le cas. Laisse-moi écrire. Un très bon exemple de la raison pour laquelle cela est important est si vous utilisez une formule ailleurs pour référencer les informations dans cette colonne. Si quelqu'un d'autre ou si vous faites une faute de frappe et que vous n'avez pas cette validation de données, cette formule va gâcher, non ? C' est un effet domino. Donc, vous pourriez aussi bien limiter ce que vous pouvez écrire ici et savoir pour un fait que Google Sheets ne fera pas une faute de frappe et votre formule en bas de la ligne référençant cette colonne ne fera pas non plus une erreur. Astuce numéro trois. Et cela est très pertinent pour l'onglet Actions. Et c'est que le propriétaire devrait toujours être une personne, pas deux, pas trois, pas une équipe, mais une. Dans les situations où votre contact ressemble à un alias de courrier électronique d'équipe ou à un alias d'équipe, faites de votre mieux pour identifier un PDC ou un point de contact que vous pouvez tenir responsable ou responsable. Parce que comme une échéance oreilles, vous avez besoin de quelqu'un droit pour communiquer et vous donner cette information. 11. Réflexions finales: Très bien, quelques dernières pensées. Bien qu'il ne s'agisse en aucun cas d'un cours complet sur la gestion des événements. Les principes de base que j'ai partagés et la structure que j'ai traversée devraient être plus que suffisants pour que vous puissiez accueillir votre tout premier événement corporatif. Et s'il vous plaît laissez-moi savoir dans la section de révision ou la section de discussion, si vous finissez par utiliser ce modèle sous une forme ou une forme quelconque, accélérez le modèle. J' espère vraiment que tu t'en occuperas en organisant un mariage, une équipe hors site, ou une fête surprise pour Jeff. Si vous l'avez fait, n'hésitez pas à le télécharger dans la section projet. Et j'adore jeter un coup d'oeil et voir ce que nous avons trouvé. Enfin, si vous avez apprécié ce cours, je veux simplement en savoir plus sur la gestion d'événements ou de projets en général. S' il vous plaît laissez-moi savoir. En attendant, je vous verrai sur ma chaîne YouTube. As-en un super.