Gestion de projet : Comment devenir un chef de projet productif

1. Introduction: [MUSIQUE] [ARRIÈRE-PLAN] J'ai toujours aimé résoudre des problèmes, créer de la structure, éliminer les frictions et travailler avec les gens, ce qui m' a finalement conduit à une carrière enrichissante de 20 ans dans le projet. domaine de gestion. Maintenant, c'est plus facile à dire qu'à faire. La classe d'aujourd'hui va passer par certaines des véritables tactiques qui vous aideront à vous rendre incroyablement productif et concentré sur votre travail. Il s'agit de savoir comment devenir un chef de projet productif. [MUSIQUE] Bonjour, je suis Matt Corroboy, directeur de projets logiciels dans l'industrie des sciences de la vie. Je dirige une équipe de gestionnaires de projets et de programmes fournissant des solutions système et logicielles représentant des milliards de dollars de revenus. Je suis ravi d'enseigner ce cours car je crois que cela fait partie de la source secrète d'être et de se sentir en contrôle, réduire le niveau de stress et d'être exceptionnel dans votre travail. Il s'agit d'être organisé et discipliné afin de diriger un projet, mais aussi de veiller à ce que vous travailliez efficacement avec des niveaux élevés de productivité et de très bonnes habitudes. Dans la classe, nous allons découvrir les avantages d' être un chef de projet efficace. Nous parlerons de la meilleure façon de gérer d'autres tâches sur un projet, puis de gérer votre propre temps, votre propre liste de travail, et finalement créer une structure de calendrier et étonnante des habitudes qui vous serviront bien. [NOISE] Le projet de classe d'aujourd'hui est votre propre projet. C'est votre propre travail, votre propre calendrier et même si vous n' exécutez pas de projets aujourd'hui, ces exercices que nous allons suivre s'appliqueront toujours. J'utiliserai des exemples au fur et à mesure, mais ce cours est maintenant une véritable occasion pour vous de faire la seule chose que nous, en tant qu'humains, faisons rarement, à savoir comment nous passons notre temps et cherchons à faire les choses correctement. Comme toujours, au cours de ce cours, veuillez partager vos expériences dans la galerie de projets et poser toutes les questions que vous pourriez avoir sur les forums de discussion. Jetons un coup d'œil à la leçon 1 sur les avantages de tout cela. [MUSIQUE] 2. Être un chef de projet efficace: Dans cette leçon, nous allons parler de la réalité de vivre la vie d' un chef de projet et pourquoi il est si important d'être organisé, efficace et productif. Il est facile d'utiliser l' inverse pour les personnes attendues. Par exemple, être désorganisé, inefficace et non productif n'aidera pas la vie d'un chef de projet. Mais même une smidgen de ces qualités signifiera probablement que vous ne serez pas dans un emploi en premier lieu. Je pense que nous devons explorer plus en détail les avantages que vous obtenez d'être encore plus organisé et encore plus efficace dans votre travail. Tout au long de ce cours, je vais imaginer un scénario réel. Supposons que je sois le nouveau chef de projet amené à un projet déjà en difficulté. Imaginons que l'entreprise pour laquelle je travaille envisage de lancer un nouveau produit dans environ six mois. Peut-être qu'il y a déjà 20 personnes qui travaillent sur le projet, il y a des comités d'examen, des financements et certainement des attentes élevées quant ce que nous allons faire dans ce laps de temps. Cela va être difficile à coup sûr, et les attentes étant élevées, je dois être super organisé et efficace au quotidien. Ce sera une nécessité. Mais pourquoi l'aider à maintenir les compétences de mon organisation de premier ordre à long terme ? Eh bien, il est essentiel d'être efficace et organisé ici. Nous ne voulons pas être réactifs sur le projet. Nous voulons savoir ce qui se passe devant nous et nous voulons veiller à ce que tout le monde informé de la situation. Garder le niveau de stress bas et les gens se sentent positifs, cela va être critique. Examinons certains d'entre eux. Tout d'abord, le contrôle renforce la confiance. La réalisation d'un projet avec des mains calmes et stables et une bonne mesure de contrôle suscitera la confiance envers les autres. Les équipes et les pairs avec lesquels vous travaillez, ainsi que le conseil d'administration qui peut être présent verront dans vos activités quotidiennes. Par conséquent, ils sont plus susceptibles de vous soutenir dans toute demande supplémentaire de ressources, de financement ou de conseils que vous pourriez avoir. Il y aura une attitude can-do au sein du projet et l'équipe sera prête à relever tous les défis qui pourraient survenir. Deuxièmement, nous voulons être proactifs plutôt que réactifs. Si tout ce que vous faites en tant que chef de projet réagit aux choses au fur et à mesure qu'elles se produisent, les niveaux de stress vont certainement être élevés. Un jour à l'autre, vous combattez les incendies et vous vous noierez progressivement , car vous perdrez le contrôle non seulement du projet, mais aussi de la confiance de l'équipe qui vous entoure. Votre objectif est de rester en avance sur les choses en étant efficace et organisé dans votre travail. Mais même lorsqu'il est entièrement en contrôle, il y aura toujours des moments dans votre projet où les choses vont malheureusement mal quand l'inconnu apparaît, mais cela doit être réduit au minimum. Définissez l'heure du projet et la façon dont vous vous comportez vous-même. Définissez l'heure du succès et d'autres suivront. N'oubliez pas que le stress survient souvent lorsque nous nous sentons hors de contrôle et que tout qui se passe nous arrive quand nous manquons de temps et tout s'écroule autour de nous. Être calme et devançant le cœur de vos activités réduira ces moments au minimum. Vous disposerez également d'un mode de fonctionnement clair lorsque des points de pression surviennent. Troisièmement, votre carrière va s'épanouir. Si vous voulez être chef de projet, si vous voulez faire carrière dans cette discipline, si vous voulez vous améliorer, obtenir des promotions et faire de bonnes choses , votre réputation sera essentielle. Être organisé, efficace et productif vous fera remarquer. Votre réputation s'amplifiera et vous rendra encore plus efficace. Vous augmenterez la réactivité de ceux qui vous entourent, ce qui vous fera en fin de compte encore plus succès dans votre carrière et ce que vous faites. Avant d'aborder les leçons plus détaillées et tactiques de ce cours, je veux que vous consacriez un peu de temps maintenant à réfléchir au projet sur lequel vous êtes réfléchir au type de chef de projet que vous voulez être et ce que vous voulez être organisé, discipliné et productif signifierait pour vous. Je vais vous demander d'utiliser ce projet tout au long cette classe, car nous créons maintenant un système, un calendrier et une approche que vous pouvez utiliser pour être aussi efficace et productif que possible. 3. Gérer les tâches des autres: Être chef de projet est le double coup de cœur de la gestion des tâches, car non seulement je dois être très doué pour gérer mon propre temps, ma propre charge de travail et ma concentration, mais je dois aussi faire de même pour les autres et pour ceux du projet lui-même dans son ensemble. Revenons à l'exemple de projet de la leçon précédente. Les projets que j'ai entrepris ont déjà un calendrier de source en place. Mais sommes-nous sur la bonne voie ? Est-ce que tout le monde fait ce qu'il devrait ? Que doit-il se passer aujourd'hui, cette semaine et peut-être la prochaine fois ? Nous devons mettre en place des mécanismes qui nous permettront de réussir. Cela fait partie de notre travail. Suivre le travail et s'assurer que tout le monde sait ce qui est nécessaire, qui fait quoi et quand, sera essentiel. Dans toutes les leçons suivantes, nous allons nous concentrer sur votre propre charge de travail en tant que chef de projet. Mais avant de le faire, je veux m'assurer que nous passons un peu de temps au moins à regarder comment nous restons en contact et en contrôle avec tâches qui ont été entreprises par d'autres. Comment faire en sorte que les choses avancent toujours lorsque nous ne sommes pas là, et où devrions-nous rester concentrés ? Voici quelques tactiques simples qui peuvent vraiment aider à montrer la confiance et le contrôle dont nous avons parlé précédemment. Ce sont des tactiques qui permettront aux autres de se concentrer sur les tâches qu'ils ont eux-mêmes. Numéro 1, surcommunication du calendrier. L'une des plaintes les plus courantes que j' entends encore aujourd'hui selon lesquelles les gens ne savent pas ce qui se passe. Que faisons-nous encore ? Pourquoi ? Quel est le but ? Que se passe-t-il ensuite ? Communiquer un plan ou un calendrier de source, feuille de route peut-être avec des objectifs et des résultats, n'a pas à être compliqué. En fait, plus c'est simple, mieux c'est. Il peut s'agir d'un message électronique ou d'un chat ordinaire, d'une diapositive PowerPoint ou peut-être même d'une image de tableau blanc. Mais cela est essentiel, car cela aidera les gens à mieux comprendre le contexte pour les tâches qu'ils entreprennent actuellement et pour les tâches ultérieures. La loi était alors quelque chose à signaler et vous aiderez à supprimer certaines des excuses les plus élémentaires pour que des choses ne soient pas faites ou ne soient pas priorisées lorsque vous n'êtes pas là. Numéro 2, enregistrez-vous régulièrement auprès tous ceux qui devraient avoir quelque chose à avancer. C'est facile à dire, mais quel que soit le mécanisme que nous utilisons, il est important de garder un œil sur toutes les tâches et les personnes qui sont propriétaires des tâches actuellement en jeu, manière formelle et informelle. régulièrement les progrès et maintenir un dialogue ouvert. Cela peut être entrepris de nombreuses façons en fonction de votre projet lui-même. Il peut s'agir d'aller voir quelqu'un au bureau, vous inviter à une réunion officielle ou simplement d'un café une fois par semaine. Chaque projet sera certainement différent ici, mais la clé est de rester en contact. numéro 3 facilite le suivi, dispose de règles pour suivre plus facilement la progression des tâches. Cela peut être aussi simple que de ne pas avoir de tâche supérieure à deux périodes de rapport. Par exemple, supposons que vous rencontriez chaque semaine votre équipe, puis en gardant les tâches autour de la taille de la semaine, les choses ne sont pas démarrées, soit elles sont en cours, soit elles sont terminées. Tout ce qui reste en cours pendant deux périodes de rapport sera simplement un drapeau rouge pour examiner quelque chose plus en détail donc y avoir des problèmes, peut-être que la personne a besoin d'aide ou il y a un nouveau risque qu'il faut examiner là-dedans. Numéro 4, définissez des attentes claires et ce que vous voulez voir et entendre. longues réunions de statut et de mise à jour devraient certainement faire partie du passé. Si je mets un examen des progrès de 15 minutes dans le calendrier, je vais essayer de faire ça dans 10. Pour ce faire , les personnes qui assistent à cette réunion ou à cette mise à jour devraient savoir ce qu'on va leur demander et elles devraient être préparées à cela. Si vous présidez une réunion de mise à jour et que vous vous frayez un chemin dans le contenu et l'ordre du jour lui-même sans être parfaitement clair sur les intrants, les résultats et les attentes et les raisons pour lesquelles vous y êtes, alors tout de suite, votre contrôle sera remis en question. Il faut du temps pour bien faire ces choses, et nous en couvrirons une partie dans les leçons ultérieures. Numéro 5, portez une attention particulière au chemin critique. Le chemin critique est la série de tâches qui déterminent en fin de compte la date de fin de votre projet. Si une tâche glisse, est en retard ou qu'elle n'a pas de configuration pour démarrer correctement avec les bonnes ressources affectées, cela risque d'avoir un impact sur votre date de fin. Si vous voulez vous concentrer sur quelque chose d' intensité quelconque, faites-le ici. Bien sûr, assurez-vous également que tous ceux qui ont une tâche ou activité sur la voie critique en sont également conscients. Vous ne pouvez certainement reprocher à personne de dire que je vais finir ça demain s'ils ne sont pas conscients de l'impact et des conséquences d'un esprit aussi froid. donc propriétaire de la communication ici et gardez tout le monde concentré. Six, ne surchargez pas les gens avec des questions, ce n'est pas parce que vous le pouvez, que vous devriez le faire. Les gens vont dîner derrière un bureau, prétendront passer un appel téléphonique, marcher dans la direction opposée, ou pire encore, ils n'auront pas envie de venir à toutes les réunions de mise à jour que vous pourriez organiser. Rendez les questions que vous avez posées sur l' avancement des tâches en temps opportun et justifiable. Tout le monde a des tâches à faire, et si vous définissez les bonnes attentes au début, il vous parviendra avec toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin, non l'inverse. Enfin, demandez des commentaires et gardez la porte ouverte. Soyez toujours heureux de recevoir des commentaires sur les projets et sur vos propres performances en tant que chef de projet. Soyez vulnérable et encouragez l'honnêteté. Nous y sommes tous ensemble, et montrer votre côté humain donne aux autres la permission de le faire de même. Les commentaires de l'équipe, de vos parties prenantes et de vos pairs ne sont que cela, c'est un retour d'information. C'est quelque chose à écouter, à apprendre et à ajuster. C'est essentiel non seulement pour les projets, mais aussi pour tout ce que vous ferez jamais dans la vie. Il s'agissait de tactiques rapides qui contribueront à améliorer le succès de la gestion des tâches du projet et des progrès proprement dits. Avant de passer aux prochaines leçons, que nous examinerons davantage votre temps et nous concentrerons davantage, je veux que vous preniez une minute pour réfléchir à ce que nous avons vécu. Pourriez-vous appliquer l'un ou l'autre de ces éléments à votre projet maintenant ? Lequel fais-tu aujourd'hui qui aiderait peut-être à mieux avancer les choses ? Prenez le temps de réfléchir maintenant à la façon dont vous pourriez appliquer au moins un de ces éléments à votre travail. Nous passerons ensuite à la leçon suivante lorsque nous commencerons hiérarchiser vos propres activités. 4. Donner la priorité à vos propres activités: La gestion des tâches du projet ne représente en fait qu'une petite partie du succès du chef de projet. Nous l'avons traité séparément car il s'agit d'une question fondamentale. Mais si le reste de vos tâches n' est pas clairement défini, vous risquez d'être complètement hors de contrôle. Nous voulons être efficaces et organisés, mais la réalité d'être chef de projet est qu'il y a rarement assez d'heures par jour pour pouvoir tout faire aux niveaux maximum que nous voudrions. Il y aura toujours des compromis en cours de route. Il y a des choix et c'est quelque chose que nous devons examiner au cours de cette leçon. Pour cette leçon, nous allons utiliser nos exemples de projets et passer en revue toutes les activités que je dois prendre compte dans mon nouveau poste de chef de projet, les choses que je dois faire régulièrement. entretien. Je vais franchir une série d' étapes dont l'objectif est d' avoir une évaluation claire des priorités et des efforts en place sur la façon dont je vais passer mon temps et où je vais me concentrer sur le travail. . Je vais utiliser un outil de collaboration simple appelé miroir pour cela, que vous pouvez utiliser gratuitement. Mais vous pouvez également utiliser n'importe quel autre outil de cartographie mentale, peut-être Excel ou simplement un stylo et un papier. La clé est que nous voulons pouvoir déplacer facilement les choses lorsque nous listons nos œuvres ou que les notes postées sur un bureau conviendront parfaitement. Ce que nous allons faire, c'est commencer par énumérer toutes les choses que je dois faire dans mon poste de chef de projet. Maintenant, la façon dont j'aime réfléchir est d'essayer d'énumérer toutes les tâches que je pourrais devoir effectuer dans une période de deux semaines. Il s'agit de tâches courantes dont j'ai besoin pour m'assurer que je suis en service de façon continue. Je commence par simplement faire un remue-méninges sur ces activités. Je devrai peut-être [NOISE] prendre en compte le suivi du projet. Je devrai peut-être examiner la gestion des risques, [BRUIT], ce qui est important. [BRUIT] J'ai peut-être besoin de traiter avec les parties prenantes. [BRUIT] Il se peut que je devrais considérer les rapports sur le projet comme une activité clé sur laquelle nous faisons le suivi. Je devrai peut-être [NOISE] m'assurer que le coût du financement du projet est également traité. Ce sont toutes des activités que je connais pour mon projet que je dois faire régulièrement. Je viens de les énumérer, en faisant un remue-méninges sur ce que sont ces objets. Ce que je pourrais également devoir faire, c'est de commencer à énumérer certains éléments de ce que cette fois-ci et nos efforts vont être pendant que je fais ce travail, donc le suivi, par exemple, pourrait implique une réunion de mise à jour régulière [NOISE]. Il peut s'agir de rattrapages ad hoc [ NOISE] avec différentes personnes du projet. Je devrai peut-être surveiller la voie critique du projet. [BRUIT] J' essaie simplement d'élargir un peu l'endroit où mes activités et où mon temps sera consacré au projet. Vous avez parcouru cette liste mieux possible, puis ce que vous faites, et je vais vous montrer un exemple que j'ai fait plus tôt ici. Une fois que vous avez fait cela, ce que je veux vous fassiez, c'est réfléchir au temps qu'il faudra consacrer à chacune de ces tâches. Quels sont les efforts dont vous aurez besoin en tant que chef de projet pour bien les faire ? Pour le moment, je ne suis pas préoccupé par le temps que cela va prendre au total. Tout ce que je veux que vous pensiez c'est si je vais faire cet élément de travail que je dois faire dans un délai de deux semaines, si je veux le faire aux bons niveaux combien de temps cela prendra-t-il ? Comme vous pouvez le voir ici sur celui que j'ai créé précédemment, j'ai attribué et répertorié toutes mes différentes pièces de travail. Je peux regarder et voir combien de temps j'ai mis contre chacun. Je vais faire une réunion de mise à jour, ça va durer 30 minutes de préparation, puis probablement une réunion d'une heure que puis probablement une réunion d'une heure je vais faire toutes les deux semaines. Je pourrais devoir passer quelques heures à faire des rattrapage ad hoc avec des gens à m' assurer que les choses se déroulent et je vais mettre une heure de côté pour me concentrer sur la voie critique du projet. L'autre chose que je veux que vous fassiez une fois que vous avez mis le temps contre elles, c'est de prioriser les activités et c'est là qu'il est vraiment utile de pouvoir utiliser un outil où vous le pouvez déplacez les choses. Encore une fois, les notes postées parfaitement bien sur un bureau, mais la possibilité voir la liste vers le bas et de prioriser vos activités sera essentielle pour ce qui suit. Cela peut être simple, quelle que soit la manière dont vous l'avez structuré. Je peux commencer par le haut de la liste et aller à droite. Le suivi est actuellement numéro 1, mesures et indicateurs de performance clés, c' est-à-dire que l'examen des données et des indicateurs de performance clés du projet est une priorité élevée que le temps que je passe à suivre l' état du projet. Dans ce cas, je vais partir tel quel. Mais qu'en est-il du risque ? Peut-être que la gestion des risques sur le projet doit être vraiment essentielle parce que le projet avait déjà échoué et qu'il y a des défis à relever. Ce que je veux faire, c'est peut-être le déplacer en haut de la liste et déplacer les autres morceaux plus bas. Descendez la liste, ajustant la hiérarchisation des éléments de votre plan pour atteindre un point de terminaison. Résumons simplement où nous en sommes arrivés ici. Nous avons une liste de toutes les activités dont je dois être entretenu dans une période de deux semaines. J'ai une liste élargie d' autres activités autour de ces activités et j'ai le temps qu'il me faudra pour faire le travail de façon appropriée et elles sont toutes dans l'ordre de priorité. Ce que nous allons maintenant faire, c'est déplacer ces derniers vers un format de feuille de calcul afin que je puisse résumer ce temps et ces efforts en un nombre total. Vous pouvez voir ici un résumé très simple de l' endroit où ce temps a été consacré l'exemple de projet que je regarde ici, et cela s'élève à 44,5 heures. Maintenant, c'est vraiment important. J'ai parlé d' une période de travail de deux semaines. Supposons que cela représente environ 80 heures d'effort ou de temps que vous avez entre vos mains. Maintenant, je pourrais remplir ces 80 heures de réunions après autre, mais je dois y faire attention. Je dois m'assurer qu'il y a du temps et de l'espace dans le calendrier pour traiter les choses qui pourraient survenir tout au long de la semaine, je dois m'assurer qu' il y a du temps pour les pauses, je dois assurez-vous qu'il y a de la place pour faire un projet réel où je pourrais avoir besoin de faire moi-même. Peut-être que la rédaction de documents doit être faite ou peut-être quelque chose est arrivé et j'ai besoin d'organiser des réunions supplémentaires dans le calendrier. Maintenant, vous pourriez gagner 10  % de temps pour le temps, 20 % pour cela. Mais la réalité est, et grâce à l'expérience que vous devez faire baisser ce nombre. Ma règle générale est probablement d'examiner les 40 heures d'effort dont je dispose au cette période de deux semaines. Nous voulons vraiment ramener ce 44,5 à 40 heures et je serai à l' aise d'avoir un plan réellement utilisable pour aller de l'avant. Comment pouvons-nous faire cela ? Il s'agit faire des compromis et d'évaluer quelles parties de votre concentration peuvent être un peu restreintes, mais quand même les livrer. Maintenant, c'est là qu'il est vraiment important prioriser le travail parce que nous ne voulons pas commencer par le haut et commencer à perdre du temps sur ce qui est le plus prioritaire de la liste. Nous commençons par le bas et nous examinons ce que nous avons dit que nous allions faire dans ces domaines et nous pouvons évaluer si ces activités peuvent être limitées de quelque façon que ce soit. Nous pouvons commencer par un élément de leadership, où je souhaite communiquer des informations clés à l'équipe de projet et je veux parler des victoires et des défaites maintenant, même si cela est bas sur la liste des priorités, c'est aussi quelque chose qui est vraiment important à faire , alors je vais laisser ça tel quel. Mais ensuite, nous examinons les rapports et j'ai deux heures répertoriées ici et je me suis assuré de mettre à jour les données nécessaires pour le rapport , puis de construire le rapport lui-même pendant une heure. Cela me fait réfléchir à la façon dont je pourrais potentiellement restreindre cela. Je pense que je peux probablement limiter cela à une heure et demie. suite, je vais réduire ça. Je vais trouver quatre heures maintenant. Encore une fois, nous cherchons comment nous pouvons faire des compromis sur la quantité d' efforts que vous allez engager à faire contre chacune de ces tâches. Je vais réduire une heure d' engagement des parties prenantes. Je vais devenir très précis au moment où je passe à faire de la documentation des processus et de la documentation du projet. Je vais en raser quelques heures aussi. Je vais réduire la concentration et le temps consacrés à la gestion des escalades d' environ 40 heures de travail. J'ai fait quelques compromis, mais je consacre encore beaucoup de temps à ce projet. Maintenant, cette étape suivante est très importante car j'ai fait quelques compromis, peut-être qu'il y a des parties prenantes qui ont attentes légèrement différentes que vous ne serez pas en mesure de répondre. Il est vraiment important à ce stade de parler de l'activité consistant à de l'activité consistant traiter avec peut-être votre patron, peut-être vos pairs et l'équipe principale et de parler de certains domaines où vous vous trouvez peut-être. ne pas pouvoir passer autant de temps, car ce nombre pourrait être beaucoup moins pour vous au fur et à mesure que vous parcourez votre projet. C'est pourquoi il est vraiment important d' utiliser un concept que j'ai appris d'un entrepreneur appelé Rob Moore. C'est ce qu'on appelle levier managé do, donc LMD. Il s'agit de regarder votre charge de travail, où vous passez votre temps et de voir quels éléments fonctionnent vous faites vous-même ? C'est la partie « do » de tout ça. Quelles parties gérez-vous les activités d'autres personnes, par exemple dans le statut, réunions et les mises à jour ? Quelles sont les parties qui vous permettent de tirer parti des autres ? Pour résumer, nous avons beaucoup fait ici. Nous avons énuméré nos travaux, nous l'avons priorisé, nous avons mis du temps contre, nous l' avons limité là où nous en avions besoin, et nous avons fait des compromis là où cela avait du sens. Nous avons également établi des attentes auprès de certaines de nos parties prenantes quant intentions de la gestion du projet. Avant de passer à la leçon suivante et implémenter dans une perspective de calendrier, je veux que vous passiez maintenant du temps à examiner vos propres projets et à franchir les étapes. Bien sûr, il n'est pas nécessaire que ce soit les mêmes activités que celles que j'ai énumérées ici. Vous devez utiliser ceux qui ont du sens pour vous, mais il est important de passer par là. Cela peut prendre un meilleur moment, mais je pense vraiment qu'il vaut la peine de s'asseoir et d'énumérer les efforts et les domaines d'intervention que vous devez examiner sur le projet que vous êtes en train de vous travailler maintenant et cela jette les bases de ce que nous ferons ensuite dans la leçon du calendrier. 5. Création d'un système et d'un calendrier des tâches: Maintenant que toutes nos activités sont répertoriées en ordre avec les horaires par rapport à elles , la prochaine étape consiste à déterminer comment nous planifions cela. planification de quelque chose dans votre calendrier et le blocage du délai d'attente sont la première étape pour s'assurer que ces choses se produisent réellement. Si vous ne faites pas cela, vous risquez que d'autres choses surviennent et vous sautez facilement certaines activités clés et domaines d'intérêt. La philosophie ici est de le programmer, de le faire. Revenons à mon nouveau poste de gestion de projet, travaillant sur le lancement de ce produit dans six mois, il est temps de m'organiser. Pour cet exemple, nous allons simplement utiliser un calendrier Google simple, un calendrier Google vide afin créer nos deux semaines de travail, mais n'importe quel client de calendrier fonctionnera, y compris un stylo et papier. Mon approche générale est de travailler dans l'ordre de priorité, il y a toujours un risque que quelque chose de majeur se produise au cours de n'importe quelle période de temps, donc sachant que vous commencez chacun de vos blocs de deux semaines avec des éléments hautement prioritaires signifie que vous vous concentrez uniquement sur les bonnes choses. Par exemple, la gestion des risques peut être numéro un sur ma liste de priorités, donc il est important que je planifie [BRUIT] en tête de liste un lundi matin. Nous ne pouvons cependant pas passer à l' aveugle, cela nécessite une certaine réflexion, il y a des activités que vous faites vous-même et il y a des activités pour lesquelles vous aurez besoin d'autres personnes. Si tous ceux qui sont impliqués dans les activités de quelqu'un , assurez-vous que le moment est compatible avec lui. Maintenant, c'est souvent la partie la plus difficile, si vous êtes au début du projet, c'est souvent plus facile car vous pouvez définir façon dont vous souhaitez que le projet fonctionne, plus tard, mais c'est souvent difficile car d'autres réunions et activités peuvent déjà dominer leurs calendriers. Un autre très bon conseil est de placer les activités dominos principales dans le calendrier au début de la semaine, par exemple le suivi de projets. Nous aurons peut-être une réunion de suivi dès le début de la semaine. C'est vraiment important, car il peut y avoir choses qui peuvent nécessiter une attention particulière et nous pourrions avoir besoin réunions futures dans le calendrier afin de les résoudre, le fait que nous capturer cela très tôt est vraiment utile. L'autre conseil ici est de diviser les réunions si nécessaire, plutôt que de réunir chaque personne pour une seule réunion de statut pour le projet, puis de rompre les activités. Demandez une mise à jour de statut, puis peut-être une mise à jour de statut deux plus tard dans la semaine avec différentes parties prenantes invitées à y participer. Il y a un moment et un endroit où tout le monde doit être présent, mais si votre semaine est configurée où tout le monde doit être dans la salle pour chaque mise à jour et chaque réunion que vous avez programmée, alors vous allez probablement perdre beaucoup de temps aux gens. Il y a d'autres moyens de communiquer, pour moi cela pourrait signifier que je rencontre l'ingénierie un lundi et une mise à jour du statut là-bas et peut-être la commercialisation un mardi, la finance un jeudi, etc. afin de comprendre comment les choses se déroulent, vous pouvez l'appliquer à n' importe quel type de réunion. Généralement, à l'exception impair, plus la réunion est courte, mieux c'est. ce qui est des réunions plus courtes, taille par défaut des réunions du calendrier Pour ce qui est des réunions plus courtes, la taille par défaut des réunions du calendrier sera la mort de tout le monde. Chaque réunion dure une heure donne à un résultat de la Loi de Parkinson. La réunion prend une heure et les choses sont tirées. Au lieu de cela, faites quelques choses et exploitez le pouvoir de Parkinson. Les réunions doivent être définies par défaut au minimum sur votre client, par exemple 15 minutes. outre, lorsque vous organisez des choses dans votre calendrier, assurez-vous de définir un ordre du jour clair dans les notes avec des attentes claires quant à ce que vous attendez à voir, parler et à entendre de la part des personnes qui sont assisté. S'il y a un résultat particulier auquel vous vous attendez, soyez explicite dans certains domaines par rapport à ce que cela va être. Sachant que vous avez peu de temps avec un ordre du jour clair vous pousse à aller directement au but, vous serez absolument perçu comme résultat d'être ultra efficace si vous le faites. Il va sans dire que vous ne devriez pas non plus remettre les choses complètement à dos, vous devez donner du tampon entre les réunions. Ne soyez pas trop optimiste, prenez compte les dépassements et l'inconnu, vous avez également besoin de pauses. Il y a de très bonnes études qui disent que nous travaillons le mieux dans des blocs de 40 minutes avec des intervalles de 20 minutes, et cela me semble plausible par expérience Je vais donc l'essayer ici lorsque je construirai le calendrier. . Mais en plus de la liste habituelle des travaux, je dois m'assurer de prendre du temps pour la paperasserie ou d'autres activités qui n'avaient pas été prises en compte auparavant, rappelez-vous aussi bien que ces activités, vous avez votre propre liste de travaux en cours en plus de ces choses, vous risquez d'être encore plus contraint par le temps. Votre calendrier n'est pas votre seule liste de travaux, alors utilisez un outil tel que Trello pour conserver un arriéré de travail auquel vous devez faire attention, et suivez des techniques similaires pour hiérarchiser et passez régulièrement en revue ces entrées dans le calendrier si nécessaire. C'est une autre chose formidable à faire en début de semaine ou mieux, dernière chose le vendredi pour mettre en page le travail de la semaine prochaine. Cela est particulièrement important si un travail approfondi est nécessaire pour l'une de ces tâches. Je considère que le travail en profondeur est là où il me faudra plus de deux heures de concentration intense pour finir. Je travaille systématiquement sur ma liste de priorités, je vais faire éclater des choses, donner de l'espace respiratoire là où c'est nécessaire, je vais travailler en profondeur et je continuerai affiner les efforts nécessaires au fur et à mesure que je vais passer ce processus pour s' assurer que les choses n'ont pas changé depuis le moment où j'ai fait mon évaluation initiale. J'ai terminé ma première passe un point et comme vous pouvez le voir ici dans cet exemple, j'ai bloqué mes activités clés tous les deux jours. J'ai également des séances de travail approfondies que vous pouvez voir ici un mercredi et un jeudi et qui couvrent les deux semaines. Vous pouvez également voir que j' ai beaucoup d'espace ici pour d'autres réunions potentielles qui pourraient survenir, donc il y a des lacunes dans le calendrier si je veux organiser des réunions supplémentaires qui pourraient venir. tout au long du projet lui-même. Vous pouvez voir que je n'ai pas essayé de faire trop de choses en arrière, il y a quelques cas, mais j'ai aussi mis des pauses déjeuner là-dedans parce que je vais certainement en avoir besoin. Toutes ces choses peuvent être modifiées un jour donné au cours de la semaine et nous en parlerons dans la prochaine leçon. Mais vous pouvez voir comment j'ai réussi à hiérarchiser les activités clés que je veux diriger ces activités d'effets domino comme le suivi qui se déroule un lundi, je traite des métriques sur le projet plus tard dans l'après-midi, puis commencez à planifier des séances, et je l'ai divisé. Vous pouvez voir que je communique l'un des deux, qui a lieu un lundi après-midi, et il y aura une séance séparée où nous allons le faire un peu plus tard. Les risques sont divisés en différentes sections, vous pouvez voir le vendredi après-midi ici que j'ai tous mes éléments de reporting, tous marqués, tous marqués, donc je mets à jour les données du rapport. Je suis en train de construire le rapport, donc c'est une demi-heure pour chaque diffusion là-bas. En fin de compte, nous avons réussi à créer ici une image de la façon dont je vais passer mon temps pendant une période de deux semaines. Je suis à l'aise qu' il y a maintenant des lacunes que je pourrais utiliser si quelque chose se produisait, J'ai ces blocs de travail profonds bien qu'ils aient l'air effrayants sur le calendrier en ce sens qu' ils remplissaient un peu d'espace. Ils sont en fait pour moi de travailler sur mes tâches spécifiques, et ce que je pourrais faire lorsque je fais mes évaluations hebdomadaires, c'est de voir quelles tâches spécifiques seront effectuées pendant ce temps-là et placez en fait les entrées de calendrier en conséquence. Nous avons fait de grands progrès ici en organisant et en planifiant notre délai d'attente afin d'être aussi efficace que possible dans notre travail, regardant des choses dont je me sens maintenant optimiste quant façon dont je Je vais gérer mon travail et mon temps. J'ai l'impression de me concentrer sur les bonnes choses au bon moment et je suis prêt à y aller. Bien sûr, je resterai analytique ici sur les changements qui pourraient s'avérer nécessaires et nous en aborderons certains dans la prochaine leçon. Mais avant de le faire, je veux que vous examiniez maintenant votre propre projet et votre propre calendrier, je veux que vous preniez le temps de réfléchir aux activités qui pourraient réellement bénéficier si vous les planifiez, est-ce que ça m'aiderait à les faire faire ? Cela m'aiderait-il à rester plus concentré ? Jetez un coup d'œil maintenant avant de passer à la dernière leçon de ce cours. 6. Rester souple: Maintenant que vous avez mis en place un système qui vous permettra de rester concentré, efficace et productif, cela ne signifie certainement pas que c'est toujours la bonne chose à faire. Les chefs de projet sont parfois trop organisés, trop disciplinés et trop structurés. Il y a un dicton sur les plans les mieux définis. Il est donc important, lorsque nous examinons régulièrement le calendrier et que nous examinons les commentaires, que notre approche soit agile et flexible en cas de besoin. Prenons un exemple ici. Imaginons que j'ai eu des commentaires et des applaudissements selon lesquels je passe trop de temps à des réunions de statut. En parallèle, je ne passe peut-être pas assez de temps à communiquer avec les parties prenantes, à savoir clairement ce à quoi nous travaillons et pourquoi. Ce type d'information de rétroaction est vraiment important. Mais la clé ici est que je suis prêt à changer et à adapter mon approche en fonction de ce qui est nécessaire à ce moment-là. Voici quelques conseils à prendre en compte, ceux qui fonctionnaient au sein de notre système. Premièrement, ce qui était juste lorsque nous avons créé ce système n'est pas toujours ce qui est juste aujourd'hui. Ce que je ferai périodiquement, en fonction de la durée du projet, c'est de passer par ce même exercice consistant à énumérer mon travail et mes efforts nécessaires, en les classant dans l'ordre de priorité, puis mettre à jour mon calendrier. En plus de cela, j' entreprends également une revue hebdomadaire. Comme vous pouvez le voir ici, c' est un vendredi après-midi, à quatre heures, et c'est là que je vais me poser une série de questions. Je dirai, comment s'est passée la semaine dernière ? Qu'est-ce qui a marché ? Qu'est-ce qui n'a pas fait ? À quoi ressemble la semaine prochaine ? Qu'est-ce qui doit changer ? Que faut-il ajouter ? Si je le fais chaque semaine, ce qui me permet de faire, c' est d'apporter des ajustements pour affiner mon horaire et de me concentrer sur une base continue. Il est vraiment simple de programmer cela et une excellente façon d' éclaircir la fin de la semaine et de terminer avec un plan pour aller de l'avant la semaine prochaine. Cela n'a pas besoin d'être un exercice lourd, mais assure que je regarde toujours ce qui a été mis en place, et je suis toujours prêt à m'adapter en fonction de ce qui est nécessaire devant moi. Une autre chose qui pourrait être très importante ici, c'est de garder un journal où va votre temps. Si vous manquez toujours des réunions, ou si les réunions sont débordées, ou s' il y a beaucoup d'autres choses que vous n' aviez pas planifiées, gardant un journal de ces réunions dans le cadre de votre évaluation hebdomadaire, vous pourrez peut-être les configurer dans le cadre de votre hiérarchisation à l'avenir, puis les placer dans votre calendrier afin de ne pas y réagir, mais vous les gérez tels qu'ils apparaissent. Deuxièmement, l'autre chose qu'il est important de reconnaître, c' est que les projets comportent souvent des phases où les activités et les domaines d'intervention peuvent être axés sur différentes choses, où vous donnez la priorité à votre l'heure et l'ensemble de votre calendrier peuvent passer d'une phase à l'autre. Ne continuez pas simplement à répéter aveuglément votre système, préparez-vous à ignorer les activités s'il est logique de le faire. Troisièmement, nous devrions les évaluer quotidiennement, si vos domaines d'intervention, activités et votre calendrier ont du sens. Est-il encore important aujourd'hui que je me concentre sur ces choses ? Préparez-vous à tout mettre au rebut. Un gros problème aurait pu être identifié ce qui a entravé les plans de lancement. J'ai besoin de rassembler l'équipe, faire quelques brainstorming et de trouver un moyen de m' en sortir. Ce sera une priorité. Même s'il s'agit d'un aperçu de votre horaire de deux minutes en début de journée, faites-le. Il s'agit de développer de bonnes habitudes et de bonnes disciplines pour rester flexible et agile dans ce que vous faites. Notre objectif est toujours d'éviter de devoir simplement réagir aux informations et voler près du siège de notre pantalon. Le projet ne devrait pas vous arriver, votre travail consiste à gérer et à coordonner. Vous êtes payé pour rester au courant des choses. Ces tactiques, comme la planification, sont essentielles pour leur permettre, en faire une habitude. Quatrièmement, ce n'est pas toujours parce que notre équipement de réunion d'analyse des risques est en baisse de 30 minutes cela ne signifie pas toujours que c'est corrigé. En plus des moyens évidents efficaces plus tôt s'ils sont achevés, il est également important d'être prêt à prolonger cette réunion dans le moment où les résultats n'ont pas été atteints et que c'est peut-être notre priorité pour ce faire. Si l'avantage d' atteindre le résultat l' emporte sur le coût de son extension, alors faites-le. Expliquez pourquoi nous continuons vers les personnes présentes et maintenons l'accent sur ce que nous essayons de réaliser. Cinquièmement, demandez toujours des commentaires. Vous avez peut-être ce que vous pensez être le projet axé sur l'exécution le plus efficace au monde, mais d'autres peuvent le voir différemment. Soyez vulnérable et honnête avec les gens. Demandez des commentaires et montrez votre volonté de changer ce que vous faites, et vous aurez encore plus de succès. Encore une fois, dans le cadre de la gestion et de l'engagement des parties prenantes , assurez-vous de vous poser la question de savoir s'ils obtiennent ce qu'ils veulent du projet sur une base continue. De quoi aimeraient-ils voir plus ou moins ? Enfin, cherchez toujours à rendre chaque domaine de votre concentration plus efficace. Ce n'est pas parce que vous définissez la réunion sur 45 minutes ou que l'entrée du calendrier de 90 minutes votre rapport hebdomadaire ne signifie pas que cela doit être ainsi tout le temps. Vous devriez toujours viser à gagner du temps dans votre programme. Au cours de vos examens hebdomadaires et de vos évaluations périodiques, vérifiez si vous pouvez exercer encore plus de pression sur ce chiffre. À quoi cela ressemblerait-il si vous n'aviez que la moitié du temps ? Vous pouvez évidemment aller aux extrêmes et réduire à 1/10, ou quelque chose comme ça. Mais commencer par la moitié du temps est vraiment utile pour nous. Examinons les mises à jour des rapports. Ici, j'ai 60 minutes chaque week-end. Qu'est-ce qui devrait être vrai pour que je puisse m'en sortir en 30 minutes ? Je dois être analytique ici. Quelles sont les sections de mon rapport qui changent ? Quels sont les éléments corrigés ? Puis-je modifier le modèle ? D'où viennent les informations ? Puis-je supprimer les mises à jour tout au long de la semaine ? Combien d' informations sont gratuites ? Est-ce que je peux faire un concours pour moi de le faire en deux fois moins de temps ? En tant que chef de projet, vous devriez toujours chercher des moyens de vous améliorer et d' améliorer vos compétences. Il existe une poignée de tactiques que vous pouvez appliquer immédiatement à votre propre travail. Même si vous ne menez pas de projet maintenant, ces habitudes et ces tactiques s'appliquaient à tous les types de travaux. Définissez des rappels réguliers pour vérifier si votre système fonctionne, votre calendrier et les approches que vous pourriez devoir modifier. Avant de terminer ce cours, prenez quelques minutes maintenant pour examiner votre propre horaire pour aujourd'hui et pour cette semaine. Y a-t-il quelque chose que vous pourriez devoir changer ? Existe-t-il des activités régulières qui doivent être ajustées que vous souhaitez restreindre davantage, que vous souhaitez essayer de vous concentrer et de mieux vous concentrer ? Prenez le temps de regarder votre propre travail, et je vous verrai dans le récapitulatif. 7. Réflexions finales: [MUSIQUE] Nous avons vécu beaucoup de choses ici, et n'oubliez pas qu'il y a de nombreuses facettes à être un bon chef de projet, voire un excellent chef de projet. Mais il est clair qu'il faut faire preuve de discipline. Vous devez être organisé, productif et structuré dans votre façon de travailler. Bien sûr, vous devrez tout de même vous concentrer et éliminer d'autres procrastinations. Mais il y a un miroir entre la façon dont votre projet fonctionne et la façon dont vous gérez votre propre travail et votre propre temps. Pensez-y donc. Si vous ne parvenez pas à gérer votre propre planning, vos propres tâches, comment prévoyez-vous les gérer dans l'ensemble du projet ? Prenez donc le temps de bien faire les choses, le programmer et de prendre une habitude. J'espère que vous avez apprécié ce cours et que vous pourrez appliquer certaines de ces tactiques. Votre projet est toujours agréable à entendre et les gens s'intéressent à ces concepts. Je vous encourage donc certainement à partager vos réflexions. Bon nombre de vos propres leçons apprises dans les forums de discussion. Merci d'avoir regardé le cours, et je vous reverrai. [MUSIQUE]