Transcription
1. Introduction: Il s'agit des comportements qui
séparent vraiment le gestionnaire de projet moyen du grand. La leçon d'aujourd'hui, nous allons nous concentrer sur la participation
des intervenants et la gestion des intervenants, et sur l'importance d'établir ces relations. Comment voir comment nous pouvons comprendre nos intervenants, comment nous pouvons faire l'analyse par rapport à eux, et comment nous pouvons les gérer à l'avenir afin apporter le plus de succès possible pour le projet que vous dirigez. Bonjour, je suis Matt Corroboy et je suis directeur de projets logiciels dans l'industrie des sciences de la vie. Maintenant, je suis gestionnaire de projet depuis une vingtaine d'années environ, et les dix dernières d'entre elles ont été une équipe de gestionnaires de projets et de programmes. J' ai appris à la dure. J' ai appris de ces projets sur lesquels j'ai vraiment eu du mal tôt. Principalement parce que je me suis trop concentré sur les tâches en première ligne et non sur l'engagement avec les parties prenantes. J' ai passé la plus grande partie de mon temps à traiter avec des parties prenantes
mécontents et à m'occuper de la politique alors que nous devrions tous être alignés. Ce que j'ai découvert d'un projet à l'autre, c'est qu'en
alignant, en collaborant et en établissant de solides relations avec les intervenants, nous pouvons être supérieurs à la somme des parties. Je suis passionné par tout cela,
par la gestion des parties prenantes parce que je crois vraiment que ce faisant, analysant et en les gérant et en communiquant bien avec
les parties prenantes, vous allez tirer le meilleur parti de votre projet. Maintenant, une fois que j'ai retourné ce commutateur personnellement, j'ai pu mieux livrer les projets. C' était un environnement plus heureux. Les gens aimaient beaucoup mieux travailler sur des projets parce qu'il y avait cet alignement, parce que les gens avaient une voix, parce que vous pouviez travailler ensemble et partager les défis du projet. C' est pourquoi je pense qu'il est vital que nous en discutions aujourd'hui et que vous preniez certains des conseils et astuces que j'ai eus tout au long de ma carrière, et que vous les appliquiez à vos propres projets. À la fin de ce cours, je veux que vous partiez avec une meilleure compréhension des parties prenantes au sein de vos propres projets. Je veux que vous ayez une meilleure compréhension de ce qu'il faut pour engager et gérer ces intervenants, et que vous fassiez aussi l'analyse à leur sujet, afin que vous sachiez réellement où vous devriez passer votre temps afin d'
en tirer le meilleur parti de ces engagements. Je suis vraiment excité aujourd'hui pour vous de
prendre ce cours parce que je pense que c'est fondamental. Sans ces relations, nous n'avons pas collaboration de
longue date avec les personnes avec lesquelles nous travaillons. J' aimerais que vous fassiez les exercices et réfléchissiez à vos propres projets. Faites une pause et réfléchissez à la façon dont vous pourriez les intégrer dans votre propre travail afin d'améliorer l'engagement des intervenants que vous avez aujourd'hui. Par tous les moyens, partagez les idées ou les incorporations que vous avez dans la galerie de projets. Si vous avez des questions, veuillez les poser également
dans les forums de discussion. Continuons avec la classe.
2. Comprendre les parties prenantes: Il est extrêmement important de comprendre les parties prenantes de votre projet. C' est surtout à cause de qui ils sont. Ils sont un intervenant. Ils ont un intérêt, un intérêt dans ce que vous essayez de réaliser. Maintenant, cela pourrait être la part d'un intervenant dans le projet lui-même qui fait le travail ou il pourrait être quelqu'un qui est relativement éloigné de ce qui se passe au jour le jour. Mais de toute façon, ils ont un intérêt ou un intérêt dans votre projet, et cet intérêt est valable pour une raison valable. Ignorez-les à vos risques et périls, sinon, vous passerez tout votre temps à traiter avec intervenants
mécontents qui sont frustrés de ne pas être engagés dans ce que vous faites. abord, les intervenants font partie de l'équipe. Beaucoup de cas, ils font le travail dans le cadre du projet. Ils ne sont pas seulement un intervenant, ils sont en fait un membre de l'équipe. Cela paie vraiment si vous pensez réellement à ce sujet de cette façon, parce que alors vous allez être en alignement avec eux sur le travail beaucoup mieux. Vous allez les écouter très clairement et cela vous aidera à aller de l'avant. Il est donc essentiel de savoir qui ils sont, quel rôle ils vont jouer, car ensemble, c'est la seule façon de faire de ce projet un projet gagnant. Cela conduit ensuite à qui a besoin de quoi et quand. Comprendre vos parties prenantes au bon niveau nous permettra de savoir où nous concentrer. Nous avons des intervenants qui peuvent être relativement passifs et qui veulent juste être engagés un peu. Vous pouvez également avoir des intervenants qui ont besoin d'un engagement très étroit. n'est qu'en comprenant les parties prenantes et en faisant l'analyse où nous découvrons qui c'est, afin que nous sachions où nous devrions concentrer notre temps. Il est également très important de toujours évaluer vos parties prenantes. L' analyse et la gestion des intervenants n'est pas un événement unique. Les intervenants changent de même que leurs opinions et leurs croyances tout au long du projet. Demandez toujours des commentaires, ajustez vos cartes des intervenants dans votre évaluation et continuez à partir de là. Donc, dans les leçons suivantes, je vais approfondir le détail de ce que signifie l'analyse, la gestion et l'engagement de vos parties prenantes. n'est qu'en faisant cela que vous apporterez un succès supplémentaire à votre projet.
3. Analyser les parties prenantes clés: Analyser les intervenants ne consiste pas seulement à créer une liste des personnes qui ont été associées au projet, puis à le laisser, peut leur envoyer un rapport une fois par semaine. C' est beaucoup plus détaillé. La raison en est que nos parties prenantes ont souvent des intérêts
différents et peut-être même des influences différentes dans le projet lui-même. Il est vraiment important de faire une pause et de réfléchir à leurs intérêts dans le projet afin que vous puissiez aider à mieux répondre à ces besoins. En effectuant cette analyse, vous comprenez où l'accent devrait être mis par rapport aux autres intervenants. Cela pourrait également vous aider à identifier les intervenants qui ont besoin de mesures spéciales. Peut-être qu'ils ont besoin d'être engagés dans le projet beaucoup plus près que les
autres pour s'assurer que leur influence est positive par opposition à négative. Donnez votre attention à cette partie et vous récolterez les récompenses à l'avenir, vous aurez plus d'intervenants engagés. Il y aura un meilleur alignement et il y aura souvent de l'aide quand vous en avez besoin. L' analyse des parties prenantes de votre projet comporte deux étapes clés. La première est de commencer par une liste, la deuxième partie étant de faire cette pièce d'analyse pour eux. D' où vient la liste ? Maintenant que cela peut provenir de projets précédents, cela pourrait provenir même d'un ancien graphique pour votre entreprise dans laquelle vous opérez. Mais ce sont toutes de bonnes entrées, mais commencer par cette liste est essentiel. Un conseil que j'ai là-dedans est de prétendre que ton projet est un oignon. Vous commencez avec une équipe centrale au milieu et vous commencez déplacer couche par couche vers l'extérieur de cet oignon, sorte que cela traite avec les parties prenantes qui ne sont peut-être pas
au milieu du projet mais qui y sont toujours connectés d'une certaine façon. Vous vous déplacez ensuite un peu plus loin vers d'autres secteurs de l'entreprise ou les groupes d'intervenants, mais peut-être qu'ils sont un peu plus éloignés et que
vous pouvez vous déplacer à l'extérieur de ce projet [inaudible], où vous avez peut-être affaire à gouverner des organes ou des comités ou peut-être des audiences juridiques qui sont liées à votre projet. Savoir qui sont les intervenants, savoir ce qu'ils recherchent dans votre projet, comment s'engager avec eux sera la clé du succès. Maintenant que nous avons obtenu la liste, nous pouvons en fait nous plonger dans l'analyse des intervenants eux-mêmes et une façon très simple de le faire est dans le modèle à quatre boîtes. Ce que j'ai ici, c'est un tableau simple qui montre le niveau d'intérêt des intervenants
par rapport à l'influence qu'ils peuvent avoir dans le projet et nous faisons une liste d'intervenants. La meilleure chose à faire maintenant est de réfléchir à l'endroit où ils pourraient s'asseoir sur ce tableau. Je vais faire quelques exemples ici. Nous mettrons quelques parties prenantes qui ont différents niveaux d'intérêt. On a quelqu'un qui a peu d'intérêt et faible influence, et on a quelqu'un ici qui a un grand intérêt, forte influence, et peut-être qu'on a quelques personnes qui sont dans cette catégorie. Ce que cela nous dit vraiment lorsque nous examinons cela dépend du quadrant dans lequel ils se trouvent, façon dont nous pourrions vouloir nous engager avec eux en tant qu' individus dans le projet ou en tant que groupes au sein du projet. Nous pourrions vouloir étiqueter cette section ici que nous allons les gérer de près. Ceux qui ont eu peu d'intérêt mais une forte influence, nous pourrions dire que nous voulons les garder satisfaits. Pour les gens qui ont un intérêt élevé mais qui ont probablement une faible influence, alors c'est de les tenir informés. Cela nous laisse avec ce groupe de fond ici, qui est faible intérêt et faible influence, quoique toujours un intervenant, que nous voulons nous assurer de les surveiller et comprendre s'ils obtiennent ce dont ils ont besoin à partir du cours du projet. Nous les avons regroupés dans ces groupes maintenant qui nous donnera une idée de ce que nous pourrions vouloir faire plus tard lorsque nous ferons le plan de communication, une pièce de fiançailles. Une partie qui est souvent manquée lorsque nous faisons ce type de graphiques est ce niveau d'influence. Ce niveau d'influence pourrait-il être positif ou négatif ? Parfois, cela est souvent appelé comme leur pouvoir au sein du projet et toutes les parties prenantes ne font pas qu'exercer une influence positive. Vous pouvez en avoir, qui, s'ils ne sont pas gérés et gérés correctement, peuvent avoir un impact négatif sur le projet lui-même. Un mot d'avertissement ici, ce que je ne veux pas que vous preniez, c'est de prendre le risque d'étiqueter un graphique qui finit ensuite entre les mains des parties prenantes. Vous voudrez peut-être y mettre un drapeau ou une balise ou quelque chose qui
indique qu' ils pourraient avoir besoin de mesures spéciales en raison de cette influence. Dans ce cas, nous allons simplement utiliser des étoiles vertes et rouges. Nous avons quelques parties prenantes dans ce groupe de haut niveau ici que nous allons marquer comme vert, et ensuite nous allons trouver celui-ci ici comme rouge. C' est génial. Maintenant, nous avons notre première passe de prendre certains de ces intervenants et de les mettre sur une forme ou une autre de tableau. Nous pouvons maintenant examiner différentes façons de
garder les gens satisfaits ou comment allons-nous gérer de près ? Nous pourrions vouloir regrouper certains de ces intervenants afin trouver le moyen le plus efficace de communiquer avec eux. Maintenant, pour les parties prenantes où nous pourrions avoir un drapeau rouge ou une étoile rouge contre elles, c'est là
que nous devons réfléchir soigneusement à ce que peuvent être ces mesures spéciales. J' ai travaillé sur des projets où nous avons dû faire en sorte que les gestionnaires de projet aient des contacts
spécifiques avec les parties prenantes et les traiter de très près. Peut-être même leur parler tous les jours juste pour s'
assurer qu'ils sont à l'aise avec ce qui se passe. Maintenant, vous pourriez être en désaccord avec ça. Vous pourriez penser que ce n'est pas vraiment bon juste parce que j'ai un mauvais intervenant dans mon projet, je veux passer plus de temps avec eux. Ce n'est pas juste. Mais en fait, il s'agit de la réussite du projet. Si vous ne le faites pas, le succès global pourrait être compromis. Effectuer l'analyse, identifier les intervenants, mettre en place des mesures, puis aller de l'avant avec succès. Ce que nous faisons maintenant, c'est d'aller de l'avant, comment allons-nous gérer ces gens ? Qu' est-ce qu'ils cherchent ? Comment va-t-on réellement communiquer et interagir avec eux en prenant les informations que nous avons ici ?
4. Interagir avec les parties prenantes et les gérer: Dans cette section, je vais parler de la mobilisation et de la gestion des intervenants. Nous avons parlé de l'importance de rester près d'eux dans l'introduction, l'importance qu'ils
collaborent au projet et s'alignent sur les objectifs globaux. Je veux que vous y réfléchissiez alors que nous passons à la prochaine section. Si vous traitez bien les intervenants, si vous vous engagez avec eux, alors vous verrez les succès au fur et à mesure que nous y parviendrons. En plus de faire votre propre analyse et engagement maintenant, vous devrez peut-être faire une chose assez inhabituelle, c' est-à-dire leur demander leurs propres commentaires sur la façon dont les projets sont actuellement exécutés. Passons à quelques tactiques précises sur la façon de mobiliser et de gérer ces intervenants tout au long du projet. Après avoir effectué l'analyse où nous finissons souvent avec est un plan de communication et il peut s'agir d'un document ou d'un artefact formel que vous devez créer dans l'environnement de projet dans lequel vous êtes réellement. Quoi qu'il en soit, c'est une étape très importante de prendre l'analyse que vous avez faite sur les intervenants et de commencer à
déterminer comment vous allez réellement communiquer avec eux. Une façon vraiment simple de le faire est d'avoir une table simple où vous avez la colonne « who » où vous allez énumérer ces parties prenantes. Ensuite, vous allez regarder le quoi, où, pourquoi, quand et comment. Qu' allez-vous communiquer ? Où vont-ils obtenir cette information ? Pourquoi le veulent-ils vraiment ? Quand allez-vous le livrer ? Quels sont les médias dans lesquels ils vont arriver ? Pensez à cela pour chaque intervenant. Par exemple, ce que nous avons ici, nous avons quelqu'un qui veut un résumé des dépenses du projet. Ils vont le voir dans le rapport de projet que nous allons créer. Ils sont responsables du budget. C' est pour ça qu'ils sont intéressés. Ils vont vouloir voir cette information toutes les deux semaines. Nous allons le livrer dans leur boîte de réception sous forme d'e-mail. Cela pourrait être totalement différent d'un autre intervenant qui veut rester aligné parce qu'il y a en fait un gestionnaire de ressources. Ce sont eux qui ont les ressources sur le projet que vous dirigez. Peut-être qu'une fois par mois, vous pouvez organiser une réunion des intervenants en personne. C' est ainsi que vous allez interagir avec nos parties prenantes de la bonne façon. Tu vas commencer à voir des modèles. Vous verrez des secteurs où certains intervenants recherchent
les mêmes informations que d'autres et nous pouvons commencer à
regrouper ces informations afin de les rendre beaucoup plus efficaces. Nous allons également traiter avec ces gens qui ont cette influence négative sur le projet ou cette influence négative potentielle. Nous allons examiner les détails de ce que nous devons organiser et mettre en place lorsque nous le ferons. Maintenant, soyez averti ici, ce qui se passe principalement dans les projets de mon expérience de la création de plans de
communication, c'est que vous créez cela en premier lieu avec une charge d'énergie et d'excitation. Vous avez fait l'analyse, vous avez tracé la façon dont vous allez communiquer avec eux. Puis ça s'arrête au fil du temps. Au cours du projet, vérifiez que vous faites les bonnes choses. Demandez également des commentaires à ce sujet pour vous assurer que les médias que vous envoyez, les centres d'intérêt qu'ils ont restent les mêmes et vous pouvez ajuster le plan de communication au fur et à mesure. Encore une fois, faire cela peut sembler exagéré, mais si vous faites cela correctement, alors cela paiera en dividendes tout au long du projet. Vous n'aurez pas affaire à ces parties prenantes mécontents ou à cette flambée politique. Vous aviez fait le travail, vous étiez resté sur le dessus, et vous avez récolté les récompenses de ces parties prenantes. Cela nous amène au coup d'envoi du projet. Maintenant, d'après mon expérience, c'est l'étape d'un projet où les choses peuvent commencer à mal tourner, dès le début. Si nous ne communiquons pas avec nos intervenants, si nous ne les amenons pas dans la salle, si nous ne partageons pas la vision et les objectifs, et même si nous leur demandons leurs propres commentaires
pour savoir si ce projet est susceptible de réussir. Ce qui les inquiète à ce sujet, quels sont les risques et comment ils veulent être engagés dans cette configuration d'ouverture. Alors vous êtes probablement à l'arrière, à partir de ce point en avant. Si vous êtes sur le point de commencer un projet, pensez à cette réunion de lancement. Pensez à qui doit être dans la pièce. Si vous avez fait une partie de cette analyse des intervenants, vous saurez qui devrait être présent, qui doit être impliqué de près et vous assurer qu'ils sont là pour
aider à dresser le tableau de ce à quoi ressemblera le projet. Parlons de rapports formels. Maintenant, c'est quelque chose qui est du pain et du beurre pour la gestion de projet. Ce rapport formel est quelque chose que vous devez réfléchir attentivement. Si vous avez fait cette analyse avec ces intervenants, si vous savez ce qu'ils recherchent dans votre rapport, assurez-vous que c'est là. Mais dans sa forme la plus simple, créer dans un rapport de gestion, un rapport officiel devrait saisir des choses assez simples. Il devrait saisir ce qui a été fait, ce qui se passe ensuite. Prenez du recul. À quoi ressemble toute la route dans le contexte de ce que vous essayez de faire ? Peut-être que vous allez parler de certains risques qui se produisent. Peut-être y a-t-il une demande pour ceux qui lisent ce document. Mais avant tout, il doit être clair et concis. Ce sont des choses tout à fait fondamentales. Un rapport de 5 000 pages remis à un intervenant dans sa boîte de réception parmi plusieurs 100 autres rapports ne sera pas lu. Pensez bien à ce que les trois choses à emporter seront pour votre reportage et assurez-vous qu'elles résonnent dans tout ce que vous envoyez. Parlons maintenant d'un réalignement continu sur les attentes. Ce n'est pas parce que les gens étaient là au début du projet ou dans ces premières communications qu'ils comprennent
encore ce qui se passe et pourquoi nous faisons cela. Souvent, sur le lieu de travail, les gens sont très occupés et ils perdent trace de l'importance de ce qui pourrait se passer. Il ne fait aucun mal à personne de réunir à nouveau périodiquement les gens pour réaligner les attentes et les objectifs des projets et obtenir ces retours pendant que tout le monde est dans une pièce. Certains membres de cette salle pourraient penser que c'est exagéré, que vous avez trop fait. Bien sûr, tout le monde comprend ce qui se passe. Mais pour les intervenants qui sont peut-être un peu plus éloignés, cela peut être vital et cela leur donne l'occasion de
s'engager et c'est quelque chose que vous ne regretterez pas. Cela conduit à demander des commentaires. C' est à la fois dans un cadre formel et informel pour le projet. Peut-être que vous avez une réunion de projet ou une
réunion de toutes les mains ou même une de ces réunions de démarrage. Demandez des commentaires dans ceux-ci. Mais aussi de façon informelle, passant quelqu'un dans le couloir, laissant
quelqu'un en ligne ou en lui envoyant un courriel demandant à ces parties prenantes ce qu'elles pensent du projet. Peut-être que ce qu'ils pensent doit changer, s'ils obtiennent les bonnes informations de niveau. Qu' ils croient toujours que les objectifs sont exacts pour ce que nous devons faire. Pour les gens que nous avons dit, nous allons mettre en place des mesures spéciales, puis doubler,
passer encore plus de temps avec eux pour demander cette rétroaction. Encore une fois, vous ne voulez pas d'angles morts dans votre projet où peut-être vous pensez qu'ils sont heureux parce que encore une fois, vous avez fait ce travail à l'avance, mais en fait ils ont commencé à s'arrêter maintenant je me sens un peu mécontent. Assurez-vous de donner le temps de demander cette rétroaction à ces personnes en particulier. Le conseil suivant est qu'il est préférable de surcommuniquer sur les questions clés. On a tous été là. Nous avons été tenus devant le public et donné un discours magistral sur les hauts et les bas et les domaines critiques. Mais tout le monde écoute dans cette pièce ? La plupart des gens ont beaucoup de choses qui se passent dans leur tête et même lorsque vous leur envoyez des médias, ce soit dans leur boîte de réception ou qu'il s'agisse d'un rapport de projet dans une certaine mesure. Est-ce qu'ils lisent vraiment ces points clés ? Surcommuniquer là où il doit être. Cela est particulièrement important lorsqu'il y a eu des changements dans un plan ou qu'il y a peut-être une escalade. Assurez-vous de le souligner, puis de le souligner encore et encore et encore. Pour moi, d'après mon expérience, c'est la seule façon réelle d'amener les gens à vraiment comprendre ce qui se passe, surtout si vous voulez qu'une information spécifique résonne avec eux. Parlons maintenant de réunions, à la fois virtuelles et réelles. Quand on réunit les gens, il est important de savoir que tu n'es pas la seule voix dans
la pièce, celle qui parle. Vous avez pris le temps de rassembler les gens, alors nous allons en tirer un peu de valeur,
en plus de communiquer des choses comme l'état du projet. Il est aussi important de bien réfléchir à l'objectif de cette réunion. Établir des ordres du jour clairs pour les intervenants afin qu'ils sachent ce qu'ils veulent faire. Avoir des résultats clairs et des mesures que les gens pourraient devoir prendre. Récapituler les actions précédentes, gardez-le clair et concis. Si elle se termine tôt, alors enveloppez-le. Je pense que c'est vraiment important quand on parle de réunions que l'on s'en tient au contrôle, à la discipline qui les entoure. Mais ne soyez pas celui qui parle,
laissez les autres faire ça pour vous. Encore une fois, vous obtiendrez beaucoup plus d'avantages en créant ces équipes collaboratives en le faisant. Comme vous pouvez le voir dans certains d'entre eux, la gestion de projets et le succès ne consiste pas seulement à faire les tactiques. C' est à propos des compétences douces. Il s'agit d'établir des relations avec les intervenants, s'engager avec eux et de maintenir cet engagement tout au long du projet. Maintenant, ce que je veux que vous fassiez, c'est penser
à l'environnement du projet dans lequel vous opérez aujourd'hui. Lequel de ces astuces et tactiques que nous avons traversées pourrait vous donner plus de valeur, ce que vous ne faites pas aujourd'hui que vous pensez vouloir adopter ? Quelles sont les tactiques que vous faites aujourd'hui qui n'ont pas parlé et peut-être que vous voudriez les pousser d'un côté et ne pas les refaire ? Mais pensez à ce que nous avons vécu. Pensez à la valeur que vous pouvez en tirer et commencez à l'appliquer à votre travail de projet dès aujourd'hui.
5. Réflexions finales: Merci d'avoir pris part à la classe aujourd'hui. N' oubliez pas que peu importe la taille ou la taille de votre projet, il y aura toujours des parties prenantes. Ce sont vos collègues, ce sont vos amis, ils sont votre direction, ce sont les gens qui financent votre projet. Il est si vital de rester en contact avec eux, interagir avec eux et de les gérer correctement. Cela apportera un grand succès à votre projet. Ce que je veux que vous fassiez maintenant, c'est partager vos leçons apprises au fur et à mesure de cela dans la Galerie des projets. Si vous avez des questions spécifiques qui auraient pu être soulevées au fur et à mesure que nous l'avons traversé, demandez-leur dans le forum de discussion. Mais je vous remercie encore d'avoir écouté aujourd'hui et je vous verrai bientôt.
Matt Corroboy, Projects, leadership, life and mindset.
