Délégation efficace

1. Introduction et objectifs: Bonjour, je m'appelle Monica Tuckar. Je suis consultante en organisation et coach, et je travaille avec des dirigeants et des cadres depuis 20 ans pour les aider à obtenir d'excellents résultats. Aujourd'hui, je travaille avec mon excellent collègue John Reardon, lui-même entraîneur et entraîneur, qui travaille également dans ce domaine depuis une vingtaine Et aujourd'hui, nous allons parler de délégation, ce que nous pouvons faire pour aider les dirigeants à transmettre des informations à leurs collègues tout en obtenant d'excellents résultats. Dans ce cours, nous aborderons plusieurs sujets. Tout d'abord, nous verrons ce que nous devrions réellement déléguer ? Alors nous allons passer à quel style de délégation ? Quels sont les types de choses que nous devrions faire et comment devons-nous le faire pour déléguer efficacement ? Nous passerons ensuite à la question de savoir qui est la délégation. À qui devons-nous déléguer et comment faisons-nous ce choix ? Dans la prochaine conférence, nous verrons comment et quand déléguer. Comment le faisons-nous et quand le faisons-nous ? Enfin, nous parlerons délégation et des équipes distantes. Comment déléguons-nous lorsque nous opérons dans un environnement virtuel Ce cours s'adresse à tous ceux qui débutent dans le domaine du leadership et qui souhaitent apprendre à déléguer, ainsi qu'à ceux qui ont de l'expérience dans le domaine du leadership et qui souhaitent savoir comment le faire plus efficacement, si cela n'a pas été le cas par le passé. Nous avons hâte que vous participiez à ce cours et que vous appreniez réellement à déléguer efficacement. 2. Présentation générale: La délégation peut sembler si simple et elle est évidemment nécessaire et efficace. Mais ce n'est tout simplement pas aussi simple que donner quelque chose à quelqu'un d'autre à faire ? Nous savons tous intuitivement qu'en tant que leader, vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Nous avons chacun une capacité limitée, et en tant que leader, l'une des responsabilités les plus importantes est de déléguer et d'attribuer efficacement le travail aux autres afin que, collectivement, en tant qu'équipe, nous puissions accomplir davantage Cela est évident. Mais ce qui n'est pas si évident, c'est comment mettre ce concept en pratique ? Quels projets et tâches dois-je déléguer et à qui ? Je veux dire, certaines responsabilités sont intrinsèquement les miennes Ils font partie de mon rôle ? Je ne peux pas déléguer ces choses. Et puis il y a d'autres choses que je fais que quelqu'un d'autre pourrait vraiment faire. Mais ils n'ont pas le temps libre, et peut-être qu'ils n'ont pas l'expérience que j'ai. Et après tout, il me faudrait beaucoup de temps pour leur apprendre à le faire. Et même si je décidais de déléguer quelque chose à quelqu'un, il y aurait des aspects pratiques à prendre en compte De quelle quantité de détails ont-ils besoin, de quel niveau de supervision ? Et savent-ils ce qu'il ne faut pas faire ? Et si à la fin de tout ça, ils m'apportaient la mauvaise chose. Tu sais quoi ? Oublie ça. Je vais juste le faire moi-même. Eh bien, certaines de ces déclarations sont vraies. Certaines tâches sont intrinsèquement les vôtres, mais il y en a d'autres que vous pouvez et devez déléguer. Oui, il vous faudra du temps pour développer les compétences et les capacités des membres de votre équipe afin qu'ils puissent assumer des responsabilités croissantes Et vous devez réfléchir à la manière de déléguer efficacement un projet particulier à une personne en particulier. Vous ne devriez probablement pas simplement faire un dump et courir là où vous le leur envoyez pour ensuite disparaître. Vous devez fournir le niveau de détail et le soutien appropriés pour garantir le succès. Alors, comment puis-je décider quoi déléguer à qui, avec quels conseils et quel soutien en cours de route ? Ce sont d'excellentes questions, et nous allons les aborder dans ce cours. Nous allons suivre un processus en quatre étapes pour une délégation efficace qui vous aidera à déterminer ce que vous pouvez et devez déléguer. qui le déléguer, comment s' y prendre pour déléguer. Il s'agit de l'autorité à donner à quelqu'un, de la quantité détails à fournir ainsi que du soutien à apporter. Enfin, la quatrième étape consiste à savoir quand enregistrer et suivre les progrès en cours de route pour garantir le succès. Au fur et à mesure que nous suivrons les étapes, nous soulignerons également l'importance de connaître votre style de délégation. C'est le niveau d'expérience et traits de personnalité qui façonnent la façon dont vous percevez les tâches et les personnes. Et notre collègue Marie Olfield partagera des stratégies et des tactiques pratiques pour ceux d'entre vous qui travaillent avec des équipes virtuelles Jetez un coup d'œil aux pages 3 et 4 du classeur. Lequel de ces petits mensonges te semble familier ? Vous entendez-vous penser ou dire à haute voix je n'ai tout simplement pas assez de temps ou que je dois le faire ? Je n'ai pas le choix. Le défi d' une vérité puissante est qu'il n'y a pas plus de temps et que nous ne serons peut-être pas en mesure choisir les conséquences de tous nos choix. Mais nous avons toujours le choix. Passez en revue ces déclarations et leurs implications. Ensuite, à la page 4, notez comment ces petits mensonges et puissantes vérités peuvent avoir un impact sur votre vie, votre travail, votre motivation à déléguer efficacement et, en fin de compte, votre capacité globale. trouve vraiment surprenant de constater à quel point mes capacités sont limitées en tant qu'individu. J'arrive à la fin de la journée et parfois je me sens plus en retard qu' au début. Mais comme quelqu'un l'a dit un jour, Bill Gates et Oprah Winfrey ont les mêmes 24 heures par jour que moi Ils n'ont pas droit à une seule minute de plus. Alors, comment puis-je augmenter mes capacités ? Le leadership consiste à influencer les autres pour qu' s'alignent sur la mission et à les impliquer dans l'effort. Mais il s'agit également de déléguer efficacement des projets et des tâches spécifiques à d'autres afin que nous puissions collectivement obtenir de meilleurs résultats Soyons clairs. En tant que leader, une délégation ne se limite pas à quelque chose que vous faites en plus de votre travail habituel. C'est un élément fondamental de votre travail. Alors, nous allons vous aider à bien le faire. 3. Quoi déléguer: Donc, la première question à laquelle je dois répondre est de quoi dois-je déléguer ? Nous allons offrir deux approches différentes à cette question. abord, une méthode simple mais utile consiste à effectuer un tri initial de tous les projets et tâches qui sont sur votre liste de tâches en trois catégories. La colonne 1 est la colonne de conservation. Ce sont les responsabilités, les projets et les tâches qui vous appartiennent vraiment. Que par définition, vous êtes le seul qu'il devrait les mener à bien. Cette liste inclut des responsabilités telles que la définition de l'orientation l'organisation et la conduite de changements importants, mise à l'écart de votre équipe contre les critiques ou le chaos extérieur. Traiter des informations confidentielles ou très sensibles, décisions d'embauche critiques, effectuer des examens de rendement pour des rapports directs et fournir des soins et une reconnaissance à vos employés. Il y a des choses que tu ne devrais pas déléguer. La colonne trois, en revanche, est la colonne « délégué » immédiatement. Ce sont les choses qui devraient clairement être faites par quelqu'un d'autre. s'agit probablement de nombreuses tâches administratives et de la paperasserie courante, peut-être de la recherche pour étudier des options ou préparer des recommandations, travail technique que d'autres sont capables de faire, et des projets ou des tâches qui sont clairement un possibilité de développement pour la bonne personne. colonne deux est la colonne du milieu, La colonne envisager de déléguer. C' est probablement la plus grande catégorie et devrait contenir à peu près tout ce qui n'est pas clairement dans la colonne 1 ou la colonne 3. Une fois que vous avez fait ce tri initial, vous pouvez ensuite appliquer le reste des stratégies et des outils partagés tout au long du cours. Une deuxième approche pour déterminer ce qu'il faut déléguer consiste à utiliser le modèle de quatre quadrants de Covey pour la gestion du temps. Quand les cadres viennent me voir pour un coaching sur la gestion du temps, quand ils sont aux prises avec tant de tâches et d'incendies pour se battre. La première question que je leur pose toujours comme, que pouvez-vous déléguer d'autre ? Habituellement, au fur et à mesure de leurs tâches et des éléments de leur calendrier, nous regardons à travers des réunions qui peuvent être transmises, des projets spéciaux qui peuvent être repoussés ou des tâches quotidiennes qui doivent être confiées à d'autres. Que le dirigeant principal peut alors se concentrer sur. Les incendies sont des éléments critiques qui apparaissent à ce moment-là. La délégation peut être difficile parce que pour certains, il peut prendre plus de temps former quelqu'un à faire le travail plutôt que de le faire lui-même. Il peut être difficile de délimiter ce que la personne supérieure devrait faire par rapport à un adjoint. Lorsque dans certaines organisations, ils ont les deux personnes à chaque réunion ou conversation. À mesure que vous devenez de plus en plus senior au sein de l'organisation, temps devient un atout essentiel pour vous, car vous vous engagez dans de plus en plus dans des directions. Par conséquent, la délégation devient encore plus un outil nécessaire. La délégation peut vous aider à constituer et à développer votre équipe. Et c'est une façon pour vous de rationaliser vos tâches quotidiennes en décidant quels éléments doivent être donnés aux membres du personnel par rapport aux éléments les plus stratégiques qui doivent rester avec vous tant que dirigeant principal qui est le mieux placé pour faire ce travail. . De plus, à ce niveau, il peut être assez difficile de se concentrer sur les tâches stratégiques et relations lorsque les cadres supérieurs sont attirés dans tant de directions différentes. Un modèle très utile est le modèle quadrant de gestion du temps de Stephen Covey. Celui-ci est encadré sur deux axes, important et urgent. Et le résultat est quatre sections distinctes. Le premier est les choses qui sont à la fois importantes et urgentes. Ces éléments sont essentiels et vous devez les faire immédiatement ou déterminer à qui les déléguer immédiatement. Le deuxième quadrant est important, mais pas urgent. Parce qu'ils ne sont pas urgents, nous les mettons souvent de côté. Et pourtant, ce sont ceux dont nous avons besoin pour protéger et gagner plus de temps. Ce sont les investissements stratégiques d'ensemble qui vous aideront dans la planification et l'établissement de relations. Le troisième quadrant est ce qui n'est pas important, mais c'est urgent. Ce sont des interruptions ou des distractions qui font souvent perdre du temps parce qu'elles semblent être urgentes ou qu'elles sont urgentes pour quelqu'un d'autre. Mais en fait, ils ne sont pas importants. Réduisez votre temps ici, déléguez ou évitez ces éléments dans la mesure du possible. Et enfin, le quatrième quadrant est ce qui n'est pas important et pas urgent. Ce sont les pertes de temps. C' est juste une perte de temps. Limitez votre temps ici ou éliminez-les complètement si possible. Lorsque vous envisagez de déléguer des tâches, pensez au quadrant 13 afin que vous puissiez retirer de votre assiette les tâches urgentes importantes, urgentes et non importantes. En tant que leader principal, vous voulez vraiment vous concentrer sur le quadrant, vrai ? Les aspects importants, mais pas urgents, parce que c'est là que les tâches de construction de relations de planification stratégique, et cetera, entrent vraiment en tant que chef de file. C' est là que vous voulez passer la majeure partie de votre temps dans le classeur des pages 7 et 8, choisissez soit l'activité de tri des trois colonnes soit l' activité Matrice de gestion du temps de Covey. Comme il a trié à travers vos responsabilités, tâches et projets. Défiez-vous d'identifier le plus grand nombre possible que vous pouvez déléguer immédiatement. Ou au moins envisager de déléguer, puis d'appliquer les stratégies et le reste du cours pour réfléchir à qui vous pourriez déléguer ces deux-là et comment effectuer cette délégation pour maximiser vos chances de succès. Tenant compte de toutes les responsabilités dans ces trois colonnes et de tout ce qui me vient à l'esprit. Si vous regardez les quadrants de gestion du temps, vous pensez probablement qu'il y a trop de choses ici. Mon assiette est pleine. En fait, c'est tellement surchargé qu'il y a des trucs qui tombent sur le sol. Je n'ai pas le temps de déléguer. Ironiquement, c'est exactement le but. Tu dois déléguer pour enlever ce truc de ton assiette. Tu n'as plus de temps. Lorsque vous identifiez les projets et les tâches spécifiques que vous pouvez déléguer, vous serez en mesure de déterminer à qui vous pouvez les déléguer et comment vous pouvez les exécuter pour les configurer en vue de leur réussite. 4. Style de délégation: Donc, lorsque vous envisagez les tâches ou les projets à déléguer, nous voulons que vous preniez en pause et que vous considériez votre style de délégation. C' est la combinaison d'expériences et de traits de personnalité qui façonnent la façon dont vous visualisez les tâches, les personnes et les processus impliqués dans une délégation efficace. Il y a beaucoup de possibilités à examiner ici, mais nous allons mettre l'accent sur trois facteurs qui sont particulièrement pertinents pour une délégation efficace. Votre niveau d'expérience, votre orientation détaillée, votre tolérance au risque. Commençons par votre niveau d'expérience. Êtes-vous un nouveau chef d'équipe ou un superviseur ou un cadre supérieur expérimenté ? Si vous êtes un gestionnaire relativement nouveau, vous n'aurez pas encore l'expérience sur laquelle vous pouvez vous appuyer et il peut vous sembler risqué ou mal à l'aise de passer en mode délégation. Vous avez également été promu parce que vous avez beaucoup d'expérience en faisant le travail et en obtenant des critiques élogieuses à ce sujet. Par conséquent, vous pouvez avoir tendance à prendre plus de travail que vous n'auriez dû et simplement le faire pour les autres plutôt que de passer le temps de leur enseigner ou de leur remettre un travail qui ne correspond pas à vos normes. Cependant, il est très important pour vous de renforcer cette capacité en tant que pratique régulière. Inversement, si vous êtes un gestionnaire plus expérimenté, espère que vous avez vécu des expériences positives en matière de délégation. Mais ce n'est peut-être pas le cas. Si vous n'avez pas eu d'expérience négative avec la délégation, vous pouvez hésiter à réessayer. Vous devrez prendre du recul et considérer ce qui a mal tourné et comment vous pouvez essayer différentes stratégies pour augmenter vos chances de succès. Ensuite, considérez vos traits de personnalité liés à l'orientation des détails. Êtes-vous une personne très orientée vers le détail qui valorise la précision et la précision ? Ou êtes-vous plutôt un grand penseur qui préférerait développer la vision et les options créatives pour y arriver. n'y a pas de bonne ou de mauvaise réponse ici, mais il est essentiel d'être honnête avec vous-même et comprendre comment votre personnalité influence votre perspective. Si vous êtes très orienté sur le détail, vous pouvez mettre beaucoup l'accent sur la précision et la précision des données. Vous double et triple vérifier votre travail et la pensée de tout ce qui a votre nom dessus sortir avec une erreur vous donne les GBs Hebei. En fait, tu es mal à l'aise en ce moment, juste m'entendre le dire. Oserais-je dire que vous pourriez être connu comme un perfectionniste et que c'est une tête que vous portez avec fierté. La bonne nouvelle est que vous établissez des normes élevées à cet égard pour vous-même, pour les autres et pour l'organisation. Mais vous pouvez hésiter à déléguer parce que grâce à votre objectif, vous voyez beaucoup de tâches sensibles et vous voyez la plupart des autres comme ne pas être assez prudent quand il s'agit des détails. Inversement, si je suis plus d'un type d'image globale, je pourrais être plus encline à déléguer une tâche, mais peut-être devrais-je être plus attentif à fournir une orientation plus complète, décrire des exigences spécifiques et à suivre de façon cohérente pour soutenir le succès. Un autre facteur clé à prendre en considération est votre tolérance au risque. Si je risque naturellement très aversion que je peux éviter de déléguer parce que je considère tout comme risqué et je peux envisager toutes sortes de possibilités de catastrophe. J' ai peut-être besoin d'étirer mes limites, de sortir de ma zone de confort et de prendre un plus grand risque en déléguant. La bonne nouvelle est que vous serez plus enclins à prendre en compte pour atténuer les risques qui sont en jeu. Inversement, si je suis naturellement tolérant au risque, cela pourrait me rendre plus ouvert à la délégation, mais peut-être devrais-je faire attention à calculer les risques et à prendre des mesures pour les atténuer. À la page 11 du cahier de travail, cliquez sur le lien pour effectuer l'auto-évaluation du style de délégation. Comme vous répondez aux déclarations, Soyez honnête avec vous-même qu'il n'y a pas de bien ou de mal. La clé est de faire une auto-évaluation franche et de renforcer votre conscience de soi afin que vous puissiez faire de meilleurs choix quant à ce que vous pouvez déléguer et à qui. Pensez ensuite à obtenir des commentaires d'autres personnes pour tester votre auto-évaluation. Et réfléchissez aux mesures que vous pouvez prendre pour appliquer cette sensibilisation à vos pratiques de leadership. La clé ici, c'est la sensibilisation. Nous avons chacun notre propre perspective et notre tendance naturelle, que nous le sachions ou non. Si vous êtes conscient de vos préjugés et inclinations potentielles, vous pouvez effectuer des ajustements intentionnels et accroître votre capacité de délégation efficace. Que pouvez-vous commencer à développer aujourd'hui ? 5. Qui déléguer à l'en déléguer: Maintenant, il est temps de considérer les personnes à qui vous pouvez déléguer divers projets ou tâches. Dans son modèle de leadership situationnel, Ken Blanchard souligne deux dimensions particulièrement pertinentes en matière de délégation. Le niveau de compétence de l'individu et son niveau d'engagement. compétence de ce modèle englobe non seulement le niveau d'expérience et d'expertise d'une personne dans un domaine particulier, mais aussi sa capacité potentielle d'apprendre et de développer un ensemble de compétences donné. Et compte tenu du niveau d'engagement de quelqu'un, vous devriez tenir compte de son sentiment d'adhésion à la mission et de son niveau de motivation et de confiance. compétence et l'engagement sont essentiels pour déterminer quelles tâches pourraient être appropriées pour déléguer à qui et quel style de leadership utiliser pour le faire. Si quelqu'un est motivé mais pas encore pleinement compétent en ce qui concerne la tâche à accomplir, vous voudrez utiliser un style de mise en scène, en donnant beaucoup de conseils clairs et une supervision étroite. Ce style pratique convient aux personnes de cette catégorie parce qu'elles n'ont pas encore l'expertise ou l'expérience nécessaires pour savoir quoi faire par elles-mêmes. Il est important de fixer des objectifs réalistes spécifiques et de définir clairement à quoi ressemble le succès, y compris en fournissant des exemples lorsque cela est possible. Le fait est que, il est toujours possible de déléguer à ces personnes, mais vous ne devriez pas leur donner des tâches qui impliquent beaucoup de risques ou de complexité. Et vous devrez investir du temps et de l'attention pour les mettre en place pour réussir. Mais rappelez-vous que cela vaut peut-être la peine d'investir, car vous les aiderez à développer leurs capacités à long terme. Notez que cette situation, quelqu'un qui est motivé mais pas encore hautement compétent, s'applique également d'une manière intéressante aux membres de l'équipe qui peuvent avoir une vaste expérience dans leur carrière, mais qui apprennent quelque chose nouveau ou essayer quelque chose pour la première fois ou déménager dans un nouveau domaine où ils n'ont pas d'expérience. Ils peuvent apprendre rapidement, mais vous pouvez utiliser ce style de directive au début pour les aider à franchir cette étape de débutant enthousiaste. Pour les personnes motivées qui ont un plus grand degré de compétence, vous devriez passer à un style de coaching plus. Quand il s'agit de délégation. Ce sont les membres de l'équipe qui ont encore besoin de conseils. Donc, vous ne pouvez pas reculer complètement, mais vous pouvez et devriez les impliquer davantage dans le processus de réflexion et demander leurs idées et leurs commentaires. Vous pouvez leur donner une participation croissante et ils peuvent bien avoir la capacité d'élaborer des plans et des propositions, mais vous voudrez tout de même vérifier régulièrement leurs progrès et prendre les décisions finales. Je pense souvent à l'exemple d'apprendre à ma fille à conduire dans une situation à haut risque avec très peu de compétence, il était approprié pour moi d'être très directif et d'atténuer le risque en commençant le processus dans un grand parking vide beaucoup. Au fur et à mesure que ses compétences et son expérience augmentaient, j'augmentais progressivement le niveau de risque en empruntant une route tranquille à la campagne et j'ai commencé à l'impliquer dans le processus de prise de décisions. D' accord. Que voyez-vous devant ? Un panneau stop. D'accord. Qu' est-ce qu'on va faire ? Arrête. Excellent. Alors allons-y et faisons-le. Maintenant. Je suis très heureux de dire que nous avons survécu et que ma fille est maintenant un chauffeur hautement compétent. Une situation très différente est quand vous avez une personne hautement compétente qui n'est tout simplement pas motivée ou confiante comme vous le souhaitez. La situation exige ce que Blanchard veut dire appuyer le style de leadership. C' est les aider à comprendre leur propre motivation ou à trouver leur propre confiance. Ce dont ils n'ont pas besoin comme la micro-gestion d'une tâche, leur expliquer à nouveau ou leur donner un autre tour de conseils sur la façon de le faire. Ils savent comment le faire. Ce n'est pas le problème. Le problème est un manque de motivation ou de confiance, et c'est un défi tout à fait différent pour vous en tant que leader. Idéalement, vous voulez les aider à comprendre ce qu' est la résistance et voir si vous pouvez puiser dans leur motivation. Et c'est quelque chose que nous avons couvert dans notre classe sur la motivation. Comment pouvez-vous soutenir cette personne alors ? Ils ont bien reconnu leur expérience et leur expertise et les ont appuyés dans la réalisation de leur capacité et ce qui les a motivés à vouloir faire ce travail dans le premier cas, ainsi qu'à renforcer leur niveau de confiance. Et vous pouvez le faire en les faisant participer à l'identification des problèmes et à l'établissement des objectifs, en leur fournissant un soutien et des ressources en matière d'assurance, et en facilitant les moyens pour l'employé de résoudre les problèmes et de prendre des décisions de son propre chef. Et enfin, vous venez à l'individu qui a suffisamment de motivation et de confiance ainsi qu'une compétence suffisante. C' est l'artiste de pointe qui a le désir d'atteindre les objectifs organisationnels. Bienvenue dans la zone verte de la délégation. Votre travail ici en tant que leader est de leur donner ce dont ils ont besoin et de sortir de leur chemin. Vous pouvez le faire en collaborant avec la personne pour définir le problème, fixer les objectifs, puis en laissant l'employé élaborer un plan d'action, prendre des décisions et mettre en œuvre la solution dans le cahier de travail à la page 14 fixer les objectifs, puis en laissant l'employé élaborer un plan d'action, prendre des décisions et mettre en œuvre la solution dans le cahier de travail à la page 14. des membres de votre équipe peuvent être en fonction de leur niveau d'engagement et de compétence. Comme vous voyez où ils tombent dans le modèle, regardez les stratégies de leadership correspondantes de la page 13 et considérez comment vous pourriez les appliquer à chaque tatouage individuel sur vos idées spécifiques pour appliquer des stratégies. À la page 15. Rappelez-vous, il est possible de déléguer à presque n'importe qui tant que vous utilisez la bonne approche. Et puis n'oubliez pas d'appliquer ce modèle à vous-même. Quel niveau de compétence et d'engagement voyez-vous en vous-même et quel style de délégation trouverez-vous le plus utile de la part de votre superviseur, vous pouvez voir à quel point il est important d'évaluer chaque individu réfléchie et consciente de vos propres biais potentiels. Il est possible de déléguer à presque n'importe qui, mais c'est une question de ce qu'il faut leur déléguer et comment s'y prendre pour que vous les positionniez pour réussir. Il est si important d'être conscient d'un ajustement de votre style de leadership à l'individu et la tâche à portée de main. Si vous utilisez un style hautement directif avec quelqu'un qui est compétent et motivé, vous vous sentirez comme micro-gestion. Inversement, si vous utilisez un style de délégation à la main avec quelqu'un qui n'a pas l'expérience ou la motivation, vous les mettez en place et vous-même pour la frustration et l'échec. Lorsque vous tenez compte de la compétence et du potentiel de chaque personne, ainsi que son engagement et de sa motivation, et adaptez votre approche en conséquence. Vous pourriez être en mesure de leur déléguer la bonne chose de la bonne façon. Il ne s'agit pas d'être quelqu'un de différent. Il s'agit d'être soi-même avec plus d'habileté. 6. Modèle de délégation à quatre étapes: Lorsque nous commençons à penser à la délégation et à sa tactique, nous pouvons commencer à la diviser en quatre composantes de la délégation. Nous avons déjà couvert les deux premières étapes, à quoi déléguer et à qui devrions-nous déléguer ? Maintenant, nous allons regarder les deux dernières étapes. La troisième étape consiste à déléguer la tâche et à fournir un soutien, y compris le degré d'autorité à déléguer. Et la quatrième étape est le moment de vérifier et de surveiller la progression. Si vous avez une équipe virtuelle ou des membres de l'équipe virtuelle, vous voudrez également intégrer les conseils fournis par Mary Oldfield dans le module final. Parlons maintenant de l'étape 3. Une fois que vous savez ce que vous devez déléguer et à qui vous voulez déléguer, vous pouvez alors vous concentrer sur la façon de déléguer. Vous pouvez attribuer le travail à l'aide de certaines des techniques suivantes. Décrivez d'abord la tâche, son importance et pourquoi vous avez choisi cette personne. Établir des échéanciers et des objectifs précis qui correspondent au niveau d'expérience et de compétence de la personne et demander son avis, fournir le soutien ou les antécédents nécessaires. Définissez les lignes d'autorité, telles que l'autre est propriétaire de la tâche, mais vous avez toujours le pouvoir de décision final ou lui assignez également l'autorité finale. Enfin, adaptez votre approche pour répondre aux besoins de leurs employés en tenant compte de la complexité et du risque du projet, il est important que la personne à qui vous déléguez comprenne exactement ce que vous voulez d'elle. Et quand, en établissant de bons paramètres autour du travail sur le front end, vous serez alors plus apte à obtenir le calibre de tâche ou de projet que vous recherchez au back-end, assurez-vous de faire une demande appropriée afin qu'il la clarté sur ce que vous demandez à l'autre personne. Rappelez-vous, en fonction du modèle de leadership situationnel, déterminez où se trouve la personne sur le modèle, puis utilisez ce style avec elle de manière appropriée. Souvenez-vous, direct, coach, soutien ou délégué. Enfin, la dernière étape consiste à suivre les progrès réalisés. Dans cette phase, vous voulez vous assurer de définir attentes appropriées quant à la fréquence à laquelle vérifier le travail et fournir des commentaires. Avec cette étape, vous voudrez vous rappeler d' adapter la surveillance aux besoins et aux capacités de chaque employé en fonction de la complexité et du risque de la tâche. Essayez d'être conscient de vos propres préjugés et tendances et de trouver un plan de surveillance qui vous plaît tous les deux. Si vous pensez que vous devez surveiller de plus près que la personne ne le souhaiterait. Expliquez pourquoi c'est le cas et assurez-leur que si cet effort réussit, vous allez prendre du recul à l'avenir, des ententes précises sur la fréquence à laquelle vous voulez être mis à jour et sur quoi ? Quand souhaitez-vous être informé des défis ? Et à quel niveau voulez-vous savoir sur chaque problème qui se pose avec un membre de l'équipe inexpérimenté dans une situation risquée, cela pourrait être le cas. Ou avec une personne plus expérimentée, vous voudrez peut-être seulement être amené sur des questions plus importantes. À la page 18, un plan de délégation rédigé pour l'un des membres de votre équipe que vous connaissez, vous pouvez déléguer certaines choses afin d'être précis sur ce que vous voulez déléguer. Donnez-leur votre point de vue sur la façon dont vous voyez leur niveau d' expertise dans ce domaine et leur niveau d'engagement dans ce domaine. Ensuite, expliquez comment vous comptez effectuer le processus de délégation en ce qui concerne le niveau de détail et la fréquence des arrivées. Obtenez leurs commentaires, finalisez le plan, puis mettez-le en œuvre. Voyez comment ça se passe. Apprenez de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas, et continuez. Adoptez l'approche et développez un plan pour chacun des membres de votre équipe. N' oubliez pas que vous pouvez déléguer à presque n'importe qui tant que vous adaptez votre style à son expertise et à son engagement pour les mettre en place pour réussir, encourager et affirmer les progrès en cours de route, leur donner la possibilité de prendre des risques raisonnables et d'apprendre des erreurs et d'affirmer les réalisations et la croissance. Rappelez-vous, leur succès est votre succès. 7. Délégation et équipes à distance: De toute évidence, la plupart d'entre nous, sinon tous, connaissent les possibilités et les défis de travailler et d'équipes virtuelles partiellement ou entièrement réparties. Marie Oldfield est PDG de quinoa coaching basé au Royaume-Uni. Murray a travaillé avec une équipe distribuée à l'échelle mondiale pour soutenir des clients du monde entier dans les secteurs public, privé et sans but lucratif. Murray possède de nombreuses années d'expérience et de délégation efficace des membres de l'équipe virtuelle. Et il va partager les principes fondamentaux et les pratiques spécifiques qui fonctionnent le mieux lors de la délégation et le contexte virtuel. Salut tout le monde et bienvenue dans cette section du cours. Je vais donc passer en revue mon expérience avec les équipes distantes et ce que vous pouvez faire pour m'assurer que vous avez une équipe distante réussie. J' ai donc beaucoup d'expérience dans ce domaine. J' ai passé cinq ans à gérer une équipe d'analystes à distance. Et ces analystes n'étaient pas des spécialistes, ils étaient techniques et non techniques. Et j'ai aussi été une énorme équipe au sein du gouvernement britannique pour la gestion et l'analyse des programmes. Donc, pour parler de l'équipe professionnelle mondiale Bono, j'ai créé cette équipe à partir de zéro. Et c'était vraiment très difficile parce que j'ai dû mettre dans toute l'organisation, l' administration, les organigrammes, et c'est devenu un parent vraiment, très rapidement. Ce qui manque toujours quand on essaie de travailler. Et j'ai fait des erreurs vraiment stupides au début. Mais tout cela est une courbe d'apprentissage et c'est la façon dont nous nous améliorons lorsque nous relevons ces défis. J' ai donc beaucoup appris de ça et c'est ce que je vais partager avec vous aujourd'hui. Donc, quand je fais partie d'une nouvelle équipe, j'aime construire des relations et la confiance. Et j'interagit beaucoup avec les membres de mon équipe. Donc, au début, j'ai des interviews si c'est quelque chose que je ne peux pas faire. Et j'en organise 12 parce que j'aime vraiment parler à mon équipe et comprendre comment ils peuvent développer les défis qu'ils veulent, quoi ils sont doués, à quoi ils peuvent ne pas être aussi doués. Et puis je peux les attribuer au mot qui leur convient vraiment. Et cela peut être particulièrement difficile pour une équipe distante juste parce que vous ne les voyez pas tous les jours. Tu ne peux pas juste marcher et leur parler. Il peut donc être tentant de devenir un micro manager. Et c'est exactement le contraire. Plus vous avez essayé de prendre le contrôle de cette équipe, plus ils s'enfuiront de vous. Alors ne sois pas un micro-manager. Ce que vous pouvez faire cependant, au lieu d'être un microgestionnaire et cela est prouvé pour fonctionner. Et je peux le garantir. Politiques de formation, routines de réunion, documentation. Si vous pouvez garder ces choses à l'intérieur, vous pouvez rassembler les politiques. Tout le monde sait ce que font les citrons. Tout le monde est sur la même page. Vous avez des fonctionnalités telles que Google Drive pour vous aider à démarrer des documents. Tout le monde sait ce qui se passe dans chaque projet. Vous avez une routine de réunions. Donc, des réunions individuelles, des réunions d'équipe, alors vous restez toujours en contact avec votre équipe et votre construction de cette culture de sécurité et de confiance afin qu'ils puissent venir à vous avec tout ce qui leur pose problème. Donc, quand vous avez des choses comme le changement d'un à la fois dans mon rôle, j'ai eu un énorme changement pour Abeba, a dû mettre en œuvre quelques nouvelles politiques. Il s'agissait d'énormes changements dans notre façon de fonctionner. Et la façon dont j'ai réussi à le faire était de communiquer avec mon équipe et de savoir dans mon équipe. Donc, être capable d'avoir cette discussion avec eux, d'être honnête et de dire, eh bien, c'est ce qui se passe. Mais nous avons une chance de faire des bonbons là pour que nous puissions remettre des informations et nous pouvons mettre en œuvre de cette façon et ensuite les amener à tout le monde pour obtenir leurs suggestions sur la façon dont nous les mettons en œuvre. Parce qu'en tant que leader, nous ne sommes pas toujours la personne qui sait tout. Nous voulons donc utiliser toutes les capacités et capacités de notre équipe pour nous aider à prendre ces décisions dans ces choix. Parce qu'un jour, nous voulons que les membres de notre équipe prennent le relais de nous. Nous voulons donc vraiment avoir cette atmosphère de travail collaboratif. Donc une autre chose que j'ai fait aussi dans le passé est d'utiliser un PDF signé. Donc, quand j'ai d'abord parlé avec eux et passer par les méthodes de travail et les politiques initiales, puis à bord de eux, donnez-leur les mots de passe sont généralement leur donner un PDF et dire pouvez-vous signer ceci et me renvoyer cela pour que vous ayez montré que vous ne supportiez pas ce que vous allez faire et ce que j'ai besoin que vous fassiez. Et c'est très important parce qu'ils se connectent qu'ils ont dit, je comprends. Et vous savez, qu'ils ont dit qu'ils savent qu'ils ont dit que ça forme un peu de preuve contrat parlé, ce qui aide vraiment, vraiment. Eh bien, j'ai aussi été copain mois aussi. J' ai créé des pods d'entraînement sur ce qu'ils ont fait. Nous avons affecté quelques consultants plus expérimentés, les nouveaux consultants, et ils ont tous été mis dans une petite capsule. Non seulement cela réduit le train et le fardeau sur vous-même, mais cela permet à vos employés vraiment expérimentés de montrer ce qu'ils peuvent faire et d'acquérir de nouvelles compétences, qui est ce que tout le monde veut apprendre de nouvelles compétences, progresser promu. Et cela les aide vraiment à faire ça. Donc, quelques tactiques concrètes pour ce que vous pouvez faire avec cela. Vous pouvez utiliser des choses comme un logiciel de gestion de projet. Tu peux utiliser des choses comme Trello. Trello est un très bon paquet. Vous pouvez déplacer des petites notes post-it pour dire, je dois le faire. Ceci est en cours. J' ai fait ça. Vous pouvez dire quelque chose comme la vie privée mes trucs où il a un tracker de progrès et vous pouvez stocker des documents, dire que vous pouvez faire la même chose avec Asana. Ce sont tous de très bons systèmes de gestion de projet, mais vous devez les essayer et voir ce qui est bon pour vous. Le plus récent est cliquez sur OK. Je les ai tous essayés pour certaines équipes de projet. Trello fonctionne vraiment parce qu'ils sont familiers avec elle, ils le comprennent. Plus de progrès Asana est préférable parce qu'il n'aura pas augmenté fonctionnalité ou la fonctionnalité dans un domaine différent que j'ai besoin à ce moment-là. Donc, je suggère d'utiliser les différents paquets et voir ce que vous leur pensez avant d'en choisir un car ils peuvent être très, très différents en termes de fonctionnalité. Une des choses que je suggérerais vraiment que vous faites avec votre équipe est de choisir les problèmes à pourquoi vous devez, mais assurez-vous que vous compliments et Prix pourquoi vous comptez. Pour une équipe distante, il est vraiment important de savoir qu'elle fait du bon travail. Vous ne pouvez pas trop leur prix parce que les membres de l'équipe prennent d'abord les commentaires et ils l'internalisent et les pensées, nous le faisons tous. C' est la nature humaine. Il leur faut quelques signes qui disent un peu de prix. Et pour comprendre le truc des ins, en fait, je fais un très bon travail. Alors compliment, assure-toi de faire ça. Je ne peux pas insister assez sur cela parce que cela fonctionne vraiment, vraiment pour construire la confiance. Et cela signifie que la prochaine fois que vous venez réellement avec une critique ou un problème qui doit être résolu est un problème. Ils savent que ça vient. La HA dont il ne vient pas. Je te critique juste pour ça. Et c'est tout ce que je fais parce que tu donnes des prix aussi bien et donc tout sur le fait d'être un bon leader. Donc, en ce qui concerne les documents, je suggère que les politiques, les méthodes de travail soient intégrées, que les procès-verbaux soient rassemblés pour les viandes et les envoyer, demander des commentaires, mettre les ordres du jour ensemble, faire des sondages Doodle. C' est vraiment important pour une équipe qui se propage dans le monde entier parce que tout le monde est dans un fuseau horaire différent. Cela signifie que vous pouvez avoir des heures de réunion raisonnables pour tout le monde. Tout est documenté et tout le monde a le temps de lire tout ce dont tu parles. Il y a donc tellement de possibilités pour eux d'être importants pour vous d'acquérir cette expérience et pour eux de se sentir comme cela collabore et contribue à l'ensemble de l'équipe. Et il devient une relation de confiance plutôt qu'un gestionnaire et un employé, un patron, et un travailleur, il devient une collaboration d'une équipe et agréable, si forte et icône sous-estimer cela. Alors j'ai mis quelques ressources en dessous pour que tu t'en ailles. Et bonne chance avec votre parcours de leadership. Il y a un résumé des points de Murray à la page 19. Considérez comment vous pouvez appliquer ses stratégies de délégation virtuelle lorsque vous travaillez avec des membres de l'équipe distante. 8. Les prochaines étapes et conclusion: De toute évidence, nous avons abordé rapidement le nombre de points importants qui méritent d'être examinés plus avant. Dans le cahier de travail, il y a plusieurs suggestions pour approfondir la question de la délégation efficace. Nous vous recommandons fortement de faire une auto-évaluation pour connaître votre style de délégation. Il y a un certain nombre d'évaluations utiles, y compris l'évaluation des disques et la recherche des forces. Et peut-être avez-vous déjà fait le Myers-Briggs ou l'inventaire de déploiement des forces. Envisagez d'utiliser le modèle de leadership situationnel pour discuter avec les membres de votre équipe du style de délégation qui leur convient le mieux à l'égard d'une tâche ou d'un projet donné. Soyez ouvert quant au style que vous avez l'intention utiliser et demandez leurs commentaires quant à son efficacité. Ils pourraient demander une orientation plus étroite et certains domaines. Ou à l'inverse, ils pourraient préférer une plus grande liberté et une plus grande autonomie. Tenez compte de leurs commentaires au fur et à mesure que vous modifiez votre style. Enfin, pratiquez l'utilisation du processus de délégation en quatre étapes en l'appliquant à la fois à de petites tâches distinctes et à des projets plus importants et plus importants. Il y a beaucoup de grandes ressources à la page 21 qui plongent plus en profondeur dans des domaines précis. Nous vous invitons à les utiliser et à les partager avec d'autres personnes. Et à la page 22, ce sont des aperçus de cours sur des sujets connexes. Ils peuvent vous aider à continuer d'accroître votre capacité de leadership. Comme nous l'avons dit au début, délégation n'est pas quelque chose qu'un dirigeant fait en plus de votre travail régulier. Une délégation efficace est un élément essentiel de votre travail. Au fur et à mesure que vous consacrez du temps et de l'attention à accroître votre capacité de déléguer, vous augmenterez la capacité des personnes impliquées et augmenterez ainsi la capacité de l'ensemble de votre équipe.