Conquérir la folie des réunions

1. Introduction à la folie de rencontre: Bonjour, je suis Stephanie Smith de Carpenter Smith Consulting. Je suis ici pour t'apprendre à conquérir, à rencontrer la folie. Nous avons eu tellement de clients, qui nous disent : « Je ne peux pas faire mon travail parce que tout mon temps est passé à des réunions inutiles. Est-ce que ça a l'air familier ? Les réunions sont censées être un moyen de réussir, mais la plupart des gens dans les organisations et ailleurs décrivent les réunions comme un temps nul qui les empêche de faire leur travail. Les réunions sont importantes. Ils facilitent la discussion, vous permettent de partager de l'information, offrent l'occasion d'inspirer la passion et l'engagement, et créent un espace de vision et de planification partagées. Ils ouvrent également le temps de rire, de construire l'histoire, créer un sentiment de « nous » et de soutenir les gens à partir alignés derrière un objectif. Maintenant, dans cette série de vidéos, Conquering Meeting Madness, je vais aborder quatre étapes clés qui vous aideront à vous assurer que vous êtes dans les bonnes réunions et que vos sont aussi dynamiques et productives que possible. Dans les quatre prochaines vidéos, je vous guiderai à travers le numéro 1, en évaluant le besoin. Pour aider les gens à comprendre comment arrêter de rencontrer la folie, nous avons identifié les trois aspects les plus importants du développement des rencontres. Vous devez déterminer la bonne raison de la réunion, au bon moment, pour la réunion avec les bonnes personnes dans la réunion. Numéro 2, la création d'un agenda gagnant. La création d'un ordre du jour est essentielle à réussite des réunions, car elle peut délibérément concentrer les efforts du groupe. Numéro 3, rôles et règles clés. L' attribution de rôles clés et la mise en place de règles de base convenues peuvent être si utiles pour créer des réunions qui fonctionnent bien. Numéro 4, lorsque les réunions déraillent. Il y a plusieurs façons de faire dérailler les réunions. Les participants sont coincés dans une seule rainure et ne peuvent pas avancer, les émotions s'évanouissent et perturbent les progrès. Lorsque cela se produit, il y a quelques choses que vous pouvez faire qui peuvent vous aider à vous remettre sur la bonne voie assez rapidement. Plus vos réunions seront efficaces, plus les participants seront engagés et collaboratifs. Tout le monde déteste perdre du temps. Utiliser leur temps à bon escient n'est pas seulement intelligent, c'est aussi une stratégie de leadership clé. Que vous soyez un manager ou un contributeur individuel, vous rencontrez des compétences peut faire ou briser votre succès. Ne vous laissez pas prendre dans la folie. Joignez-vous à moi dans ce court, mais à la classe de points que nous allons vous parler à travers les quatre étapes clés pour organiser une réunion réussie. Je te vois dans la prochaine vidéo. 2. Évaluer le besoin: Salut, je suis Stephanie Smith, et voici Évaluer le besoin. En tant que consultants, nous entendons beaucoup de plaintes au sujet des réunions. Nous entendons dire qu'il y en a trop, qu'ils mangent la majeure partie de la semaine de travail et que la plupart d'entre eux sont inefficaces. De notre point de vue, la seule raison d'avoir trois à cinq ou même dix personnes ou plus dans une pièce est de pouvoir être plus efficaces lorsqu' elles partent . Ils partent avec de l'information qui crée la confiance. Ils laissent le sentiment qu'ils ont influencé les décisions qui sont importantes. Ils quittent avoir résolu les problèmes qui étaient dans le chemin, et ils partent prêts à créer plus de succès. Pour aider les gens à comprendre comment arrêter de rencontrer la folie, nous avons identifié les trois aspects les plus importants du développement des rencontres. Vous devez déterminer la bonne raison, au bon moment, avec les bonnes personnes. Tout d'abord, regardons la bonne raison. La bonne raison signifie que vous avez une raison de vous réunir. Parfois, c'est pour planifier quelque chose, d'autres fois pour prendre une décision, et encore, d'autres fois, la raison peut être de soutenir la culture de l'organisation. La bonne raison signifie qu'il y a un but clair et compréhensible pour réunir les gens pour travailler en collaboration. Le but pourrait être tactique, comme dans, nous devons revoir la première ronde de graphiques ou il pourrait être stratégique. Nous devons déterminer le ton pour la prochaine campagne. Mais dans les deux cas, le but est clair pour les participants et ils sauront probablement comment se préparer à cette réunion. Pour tester si vous avez une bonne raison, les participants devraient être en mesure de répondre à la question pourquoi. Vous devriez être en mesure de dire, nous devons nous rencontrer afin de remplir le vide. Malheureusement, trop de gens passent encore heures à des réunions qui se tiennent depuis le passé. Si vous participez à une réunion qui n'a pas un but clair, il pourrait être utile d'y creuser un peu et de comprendre le pourquoi de la réunion. Si vous contrôlez les réunions auxquelles vous participez, il peut être judicieux de faire un peu de tri et de sélection des réunions. Tout d'abord, notez les réunions auxquelles vous faites généralement partie. Alors, pour chacun d'entre eux, réfléchissez à l'objectif de cette réunion. Si vous ne pouvez pas définir le but, vous voudrez peut-être repenser la réunion et lui donner un but ou s'en débarrasser. Si vous ne contrôlez pas les réunions, il est également possible de vérifier auprès de votre gestionnaire ou du responsable de la réunion pour comprendre le but de la réunion et pour déterminer si votre participation est appropriée. Bien sûr, vous voulez le faire avec respect et un sens de leadership personnel sur le travail que vous pourriez accomplir si vous n'étiez pas dans autant de réunions. Parlons du bon moment. Que vous soyez chef d'équipe ou que vous possédiez une petite entreprise, vous pourriez penser que vous devriez vous rencontrer fréquemment pour montrer des progrès, et parfois cela peut se retourner. réunions qui sont mal chronométrées ont souvent l'impression de se rencontrer pour se rencontrer. Retournez à votre liste de réunions et réfléchissez au calendrier des réunions. Sont-elles pertinentes pour les activités quotidiennes ? Si vous vous rencontrez à propos de quelque chose qui est trop loin dans le futur, il pourrait être prématuré de le rencontrer aujourd'hui. Ou vous pouvez décider qu'il peut être impératif de se réunir à ce sujet aujourd'hui parce que vous devez jeter les bases. Vous devez faire l'appel en fonction du but de la réunion. Le bon moment dépend également de la durée de la réunion. Maintenant, la plupart d'entre nous peuvent probablement réduire le temps de chaque réunion dans laquelle nous sommes d'au moins 30 minutes sans aucun problème réel. Nous, les humains, avons ce problème de remplir le temps qui nous est alloué, que nous en ayons besoin ou non. Assurez-vous que vos réunions ne durent que le temps nécessaire et si elles durent plus d'une heure, vous devriez envisager de les réduire à une heure ou moins. Enfin, je veux parler des bonnes personnes. bonnes réunions ont les bonnes personnes dans la pièce qui ont besoin d'être dans la pièce, personne d'autre. Trop de fois, nous voyons qu'il y a trop de gens sont amenés dans une pièce alors que la plupart d'entre eux n'ont rien à apporter. Encore une fois, revenez à la liste des réunions que vous créez et assurez-vous de savoir qui doit participer à la conversation. Pour prendre cette décision, il est probablement préférable et très utile d'examiner le but de la réunion. Si vous parlez de ventes, il peut être très important d'avoir l'équipe commerciale sur place, mais il serait plus logique d'y avoir l'équipe marketing. Comme vous pouvez le voir, un sujet pourrait signifier que vous avez besoin de différents joueurs. Donc, déterminer le but du sujet vous aidera vraiment à décider qui inclure. Les réunions devraient avoir lieu lorsqu'il y a quelque chose à communiquer et que quelque chose est mieux communiqué lorsque tous ceux qui sont dans la salle doivent être là, donc vous avez les bonnes personnes. Si un participant important n'est pas en mesure de participer à la réunion, il est généralement préférable de reporter la réunion. Sinon, les gens rempliront le temps avec des informations qui pourraient tous changer lorsque les bonnes personnes sont dans la pièce. Maintenant, note rapide, les besoins des organisations et des projets changent. Par conséquent, il est très important de réévaluer le besoin de vos réunions et le succès de leur structure tous les six à 12 mois. Les choses peuvent changer radicalement dans ce laps de temps et il est important de ne pas prendre des heures de temps si le besoin n'existe plus. Cela vous donnera également l'occasion de déterminer s'il y a une réunion qui doit se produire et qui n'est pas actuellement prévue. Les réunions sont importantes. Ils facilitent la discussion, vous permettent de partager de l'information, offrent l'occasion d'inspirer la passion et l'engagement, et créent un espace de vision et de planification partagées. Ils ouvrent également le temps de rire, de construire l'histoire, créer un sentiment de nous, et de soutenir les gens à partir alignés sur derrière un objectif. Passez du temps à examiner les réunions que vous avez actuellement dans votre horaire et voyez dans quelle mesure elles correspondent au concept de la bonne raison, du bon moment, avec les bonnes personnes. Je vous verrai dans la prochaine vidéo où nous parlerons créer un agenda gagnant pour vos réunions. 3. Créer un agenda gagnant: Salut, je suis Stephanie Smith, et c'est créer un agenda gagnant. Aucune discussion sur les réunions ne serait complète sans examiner l'importance de créer et d'utiliser un ordre du jour. Un ordre du jour est à une réunion comme notre squelette est à notre corps, il fournit la structure qui permet à la réunion de venir à la vie avec succès. Maintenant, la recherche sur les réunions a montré que tout ce que le groupe commence à discuter premier, c'est ce qu'il est susceptible de consacrer le plus de temps et d'énergie, même si cette question est complètement hors du sujet. Par conséquent, la création d'un ordre du jour est essentielle à réussite des réunions parce qu'elle peut délibérément concentrer les efforts du groupe. Un ordre du jour devrait comprendre des sections portant sur, numéro 1, les sujets d' actualité, les sujets qui doivent être abordés et abordés aujourd'hui. Numéro 2, les efforts en cours sont formulés comme des questions auxquelles il faut répondre. Il s'agit notamment d'un résumé de la situation actuelle des efforts et de ce qui doit être discuté pour continuer à progresser. Le passage à un format de question peut grandement aider à concentrer la discussion. Pensez à la différence entre ces deux sujets, énoncés, personnel et comment augmenter la rétention en ingénierie ? La question concentre la discussion et identifie la solution qui est nécessaire. Numéro 3, parking. C' est un excellent espace pour mettre des idées ou des sujets qui viennent de la réunion qui ne sont pas à l'ordre du jour. Lorsque vous envisagez d'utiliser le parking pour une réunion, il peut être utile d'informer les participants à la réunion à l'avance que vous allez le faire. Par exemple, vous pouvez dire quelque chose comme, nous avons un certain temps pour cette réunion et mon objectif est de nous assurer que nous respectons l'ordre du jour. Si je pense que vous êtes hors sujet, j'ajouterai vos commentaires au parking pour examen à un autre moment. Numéro 4, idées et innovations. Il est temps d'examiner les idées qui émergent au fur et à mesure que les travaux se déroulent et de déterminer si elles seront abordées et comment elles seront abordées à l'avenir. C' est plus qu'un parking. Lorsque vous ajoutez ce point de vue à une réunion, vous créez des engagements convenus pour assurer le suivi dans un délai précis, même si c'est de 6 à 12 mois, ou si vous ne faites rien, si cela est vraiment logique. Dans chaque sujet, vous voulez également avoir quelques choses. Numéro 1, objectif et processus. Il est important d'identifier d'emblée les sujets à l'ordre du jour pour fournir des informations qui nécessitent une discussion et une exploration et qui nécessitent une décision. Il est également très utile de nommer le processus qui sera utilisé pour obtenir ces résultats. Numéro 2, notez les accords et les mesures à prendre. À chaque réunion, à chaque fois. Il est étonnant que les équipes aient de bonnes discussions, prennent des décisions réfléchies et planifient des actions pour aller de l'avant, mais elles ne trouvent pas de moyen de suivre et d'utiliser leur succès. Il est important de saisir la pensée au fur et à mesure qu'elle se déroule afin que les gens quittent la réunion avec un plan d'action clair pour aller de l'avant. création de réunions réussies prend du temps et de la préparation dès le départ, mais il y a des gains considérables pour vous et votre équipe lorsque vous le faites. Lorsque les réunions se déroulent bien, chaque personne quitte le sentiment que le temps a été bien passé et qu'elle a ce dont elle a besoin pour aller de l'avant efficacement dans son travail. Prenez le temps de vous engager à créer des agendas utiles et pertinents qui font ressortir ce que votre équipe a de mieux à offrir. Je te vois dans la prochaine vidéo où nous allons couvrir les rôles clés et les règles pour vaincre la folie de rencontre. 4. Rôles et règles clés: Salut, je suis Stephanie Smith, et ce sont les rôles clés et les règles. L' attribution de certains rôles clés à une réunion est un excellent moyen d'engager les autres membres de l'équipe et de maintenir les choses en bon déroulement et dans les délais prévus. Nous avons quatre rôles clés pour vous aider à organiser une réunion efficace afin que votre équipe reste engagée, que vos réunions restent sur la bonne voie et que les gens connaissent les prochaines étapes. D' abord, nous avons le chef. Cette personne dirige la réunion et assume la responsabilité du contenu fourni. Le chef de file peut quitter toute la réunion ou demander à d'autres personnes de diriger une partie ou la totalité de la réunion. Il se peut qu'il s'agisse ou non de la personne la plus classée à la réunion. Le responsable est également généralement responsable de l'établissement des attentes et de l'ordre du jour de la réunion. L' une des plus grandes pertes de temps est de réunir des gens qui n'ont pas eu l'occasion de se préparer à une discussion. Prendre le temps de sortir de la réunion pour mettre les gens au courant ne devrait être utilisé que pour les situations d'urgence. Une bien meilleure utilisation du temps des gens consiste à lire à l'avance les documents, les résumés et les analyses en prévision de la réunion. Ensuite, c'est le preneur de notes. Cette personne prend des notes pendant la réunion et est responsable de les envoyer à l'équipe après la réunion, et est souvent responsable de conserver tous les dossiers dans un seul endroit partagé. Assurez-vous de faire savoir au preneur de notes qu'il devrait prendre la parole s' il a manqué une information clé ou qu'il a besoin d'éclaircissements sur quelque chose. Ensuite, il y a le berger. Cette personne s'assure de garder la discussion dans un sujet sur le sujet. Il peut être vraiment difficile d'essayer de tenir une réunion réussie lorsque les gens sont détournés . Avoir quelqu'un avec le rôle d'éleveur rend un peu plus facile appeler quand les gens sortent de la piste ou qu'ils commencent à descendre un trou de lapin. Une façon d'éviter ces trous de lapin est de créer un parking. points qui ne figurent pas à l'ordre du jour peuvent être saisis et discutés plus tard. Enfin, il y a le chronométreur. Cette personne s'assure que chaque section de l'ordre du jour reste dans le temps qui lui est imparti et est prête à prendre la parole et à alerter le groupe lorsqu'il doit revenir à horaire prévu ou lorsqu'il approche de la fin de la réunion. Surtout, s'ils n'ont pas couvert les sujets chauds. Il y a un rôle supplémentaire qui est souvent ajouté à des équipes plus importantes ou à des équipes de direction, et c'est le rôle de l'animateur. Maintenant, l'animateur est responsable du processus global de la réunion et de faire avancer les choses, ce qui permet au dirigeant de participer pleinement à la réunion. Maintenant, cette personne n'est généralement pas impliquée dans le contenu de la réunion. Leur travail est de maintenir les membres de l'équipe en dialogue et de se concentrer sur la réussite. Maintenant, en plus d'attribuer des rôles clés à la réunion, nous avons trouvé qu'il était vraiment utile de collaborer sur quelques règles communes au début de chaque réunion. Examinons ces règles. Tout d'abord, tout le monde est pleinement présent. Littéralement, tout le monde place les téléphones portables, les ordinateurs portables, les tablettes, etc. La seule exception est faite pour la personne qui prend des notes. Deuxièmement, tout le monde accepte de rester sur le sujet. Si quelqu'un commence à descendre un trou de lapin ou à sortir et sur une tangente élaborée, tout le monde accepte de se recentrer sur le sujet et d' ajouter le nouveau sujet à l'ordre du jour suivant ou de se rencontrer à ce sujet hors ligne. Rappelez-vous, c'est là que le rôle d'éleveurs est très pratique. Troisièmement, tout le monde honore les rôles assignés. Il est inutile d'avoir des rôles à moins que les gens ne soient disposés à respecter l'autorité donnée à chacun de ces rôles. Enfin, tout le monde et chaque idée sont traités avec respect, point. Ces règles sont celles que nous avons vu avoir le plus de succès dans les organisations. Mais cela ne signifie pas que vous n'aurez pas de règles adaptées à vos besoins particuliers. Par exemple, une organisation avec laquelle nous avons travaillé avait une règle selon laquelle toute personne venant en retard à la réunion devait acheter des collations pour la prochaine réunion. Bien, il va sans dire que très peu de gens sont venus en retard aux réunions. L' attribution de rôles et la mise en place de règles de base convenues peuvent être si utiles pour créer une réunion qui se déroule bien. Mais que se passe-t-il quand vous rencontrez des déraillements ? Genre, vraiment déraillements. Dans la prochaine vidéo, je vais vous présenter quelques conseils utiles sur ce qu'il faut faire lorsque votre réunion sera hors des rails. A bientôt. 5. Quand les rencontres de Derail: Salut, je suis Stephanie Smith, et dans cette vidéo nous allons parler de ce qu'il faut faire quand les réunions déraillent. Maintenant que vous avez une pause pour réfléchir aux réunions que vous avez, et que vous avez déterminé qu'elles sont les bonnes réunions, vous devez alors envisager votre plan d'action pour quand vos réunions déraillent, et elles le feront. Il y a une variété de façons dont les réunions déraillent. Les participants sont coincés dans un groupe et ne peuvent pas avancer, les émotions s'effondrent et perturbent les progrès. Les gens sont frustrés de recréer la roue sur une décision qui a déjà été prise, etc. Nous sommes sûrs que vous pouvez penser à un certain nombre de fois où la réunion a été déraillée. Quand une réunion déraille, il y a quelques choses que vous pouvez faire qui vous remettront rapidement sur la bonne voie. Tout d'abord, vous pouvez répéter la raison de la réunion. Par exemple, vous pourriez dire, Rappelez-vous, nous sommes ici aujourd'hui pour prendre une décision sur XYZ. Identifier l'objectif de la réunion peut être vraiment puissant. Cela peut vous aider à faire passer la discussion ou les préoccupations qui ont déraillé la réunion à un autre forum spécifique à cette question. Habituellement, les gens abordent quelque chose qu'ils considèrent comme important, et donc le capturer, comme sur un parking, est un bon moyen pour eux de se sentir vu et entendu, mais vous permet de revenir à votre réunion, rappeler aux gens l'ordre du jour de la journée et dresser une liste d'autres questions qui doivent être abordées ailleurs. Par exemple, vous pourriez dire que les sujets que vous suggérez ne semblent pas figurer à notre ordre du jour, je voudrais suggérer que nous avons capté ces points et que nous trouverions un bon moment pour les rencontrer. Il est important que les personnes qui font pression pour des discussions qui ne font pas partie cette réunion aient le sentiment que leur besoin de forum pour aborder la question est respecté. Donc, avant la fin de la réunion pour déterminer où ces questions seront abordées. Si un mouvement s'évanouit, faites une pause, puis demandez à tout le monde d'aborder la discussion avec curiosité et respect. Par exemple, si les choses deviennent tendues, vous pourriez dire, d'accord, je sais que nous avons des opinions fortes et j'aimerais que tout le monde prenne un moment pour faire une pause. Notre objectif ici est d'avoir une bonne conversation qui soit informative et les progrès sont la compréhension du sujet. Maintenant, vous pouvez également répéter l'objectif ou la raison de la réunion ici aussi. Les émotions ne sont pas problématiques tant qu'elles ne sont utilisées pour tenir d'autres otages d'une idée ou d'un résultat. pause est généralement un bon moyen de donner aux autres la possibilité d'étudier leurs émotions, une brève pause peut également diffuser une situation émotionnelle. Il est très important qu'en tant que leader de la réunion, vous ne laissez personne être battu par d'autres membres de l'équipe. Vraiment, si la tension est trop élevée, il est préférable d'ajourner et de gérer ces émotions élevées hors ligne et de convoquer à nouveau la réunion à un autre moment. Créer des réunions efficaces et les remettre sur la bonne voie lorsqu'elles sont déraillées est une clé essentielle au succès organisationnel. Si vous avez 10 personnes en quatre heures de réunions par semaine, vous avez passé une semaine de travail complète aux réunions. Par conséquent, ils ont certainement besoin d'être plus loin dans votre ordre du jour. Eh bien, merci d'avoir regardé. J' espère que vous avez obtenu de bons plats à emporter que vous pourrez utiliser lors de votre prochaine réunion. N' hésitez pas à me contacter dans la section commentaire si vous avez des questions ou si vous souhaitez partager un exemple de la façon dont vous avez utilisé cette information pour conquérir la folie de la rencontre. Si vous souhaitez en savoir plus sur les séances de coaching individuelles, n'hésitez pas à nous envoyer un courriel à skillshare@carpentersmiths.com. Au revoir maintenant. 6. Réflexions finales: Bonjour, je suis Stephanie Smith. Ce sont des pensées finales sur la rencontre de la folie. Comme nous l'avons mentionné lorsque nous avons commencé, les gens d'aujourd'hui ont du mal à faire leur travail, parce que tout leur temps est consacré à des réunions inutiles. Les réunions sont censées être un moyen de réussir, mais les réunions sont devenues un temps nul qui empêche les gens de faire des progrès sur leur liste de choses à faire. Mais lorsqu'elles sont bien organisées, les réunions sont importantes et peuvent faire beaucoup pour faciliter la discussion, partager de l'information, inspirer la passion et l'engagement, et créer une vision et un plan communs. Dans cette série de vidéos, j'ai décrit les quatre étapes clés à suivre pour m'assurer que vous êtes dans les bonnes réunions et que ces réunions sont aussi dynamiques et productives que possible. Donc, pour rappel rapide, dans la première vidéo, j'ai couvert l'évaluation des réunions nécessaires. Nous avons examiné la formule de réunion, la bonne raison, au bon moment, avec les bonnes personnes. Dans la deuxième vidéo, j'ai couvert la création d'un agenda gagnant. ordres du jour permettent de concentrer les efforts et, par conséquent, les résultats de la réunion. Dans la troisième vidéo, j'ai abordé les rôles et les règles clés. L' attribution de rôles clés et la mise en place de règles de base convenues créent une réunion beaucoup plus efficace. Dans la quatrième vidéo, j'ai couvert ce qu'il fallait faire lorsque les réunions déraillent. Les réunions vont dérailler. C' est juste un fait de la vie et il est important de les remettre sur la bonne voie dès que vous réalisez que le groupe est loin de l'ordre du jour prévu. Il y a une assignation de projet pour chacune des quatre vidéos. J' espère que vous allez terminer les tâches, et que vous allez les télécharger afin que je puisse voir comment vous allez. La recherche montre que si vous regardez une vidéo, puis complétez un court exercice, l'apprentissage de la vidéo colle mieux. N' oubliez pas que plus vos réunions seront bonnes, plus les participants seront engagés et collaboratifs. Utiliser judicieusement le temps des gens n'est pas seulement intelligent, c'est aussi une stratégie de leadership clé. Prends soin de toi, et je te verrai bientôt.