Compétences en matière de productivité pour les cadres supérieurs

1. Intro Kenzie ED: Bonjour, et bienvenue pour devenir un cours d'assistant personnel. Je m'appelle Kenzie, et dans ce cours, je partagerai avec vous mes connaissances et mon expertise pour devenir un assistant personnel précieux. Les assistants personnels exécutifs ont toujours joué un rôle important dans les affaires. Leur rôle et leurs responsabilités ont évolué, mais l'assistance reste essentielle à la rentabilité de toute organisation. formation pour devenir un assistant efficace fera de vous un employé précieux qui aidera la direction sur la voie du succès. C'est dans cet esprit que nous allons passer en revue nos objectifs pour aujourd'hui. À la fin de ce cours, vous devriez être capable de vous adapter aux besoins et aux styles de gestion. Communiquez par des méthodes écrites verbales et non verbales. Améliorez vos compétences en gestion du temps. Gérez les réunions de manière efficace. Agissez en tant que gardien téléphonique. Utilisez les outils du métier de manière efficace. Alors, êtes-vous prêt à commencer ? IES, rejoignez-moi pour ce cours, et je vous souhaite un bon apprentissage. 2. Travailler avec votre gestionnaire: En travaillant avec votre manager, une assistance, efforcez-vous de faciliter la vie des employeurs. Cela nécessite une assistance pour pouvoir s'adapter. Bien que vous ne deviez jamais travailler dans un environnement dangereux, il est impératif d'adapter votre communication et votre style de travail au style, aux besoins et aux responsabilités de votre patron. Cela vous aidera à entretenir une relation de travail productive et amicale adaptant à leur style, vous n'avez pas toujours le choix de votre manager. Bien qu'il soit fort possible que vous trouviez le style de votre manager agréable, vous devez vous préparer affronter un manager qui présente plus de défis Vous allez devoir travailler avec des gens, vous trouvez cela difficile. Cependant, vous pourrez peut-être transformer un négatif en positif si vous prenez le temps de comprendre votre manager. Cette compréhension vous permettra d' ajuster vos réponses de manière appropriée. Styles de gestion difficiles courants, commandant autoritaire Ce style de gestion ne répond pas bien aux critiques, on s'attend à ce que les choses soient faites d'une certaine manière. De plus, les résultats sont plus importants que la tâche elle-même. Approchez-vous, exprimez vos préoccupations, posez des questions. Ne dites pas non directement. Ne fournissez pas d'informations sur les projets à moins qu'on ne vous le demande de manière pessimiste Ce type de manager ne voit jamais le bon côté de la vie. Le temps est perdu à deviner, et il est facile de devenir un conseiller gratuit Approchez, écoutez activement pour déterminer si la négativité est justifiée, proposez des solutions adaptées, mais restez professionnel, fournissez des mises à jour positives dans la mesure Approchez, écoutez activement pour déterminer si la négativité est justifiée, proposez des solutions adaptées, mais restez professionnel, fournissez des mises à jour positives chaque fois que possible, fournissez des mises à jour positives contrôlez Aussi connu sous le nom de micromanager, ce type de personne a des problèmes de confiance Chaque action que vous effectuez est remise en question et vérifiée deux fois. Approche. La meilleure façon de gagner confiance est de livrer des projets complets et dans les délais impartis. De plus, vous devez fournir des mises à jour sur le travail sans qu'on vous le demande, anticiper leurs besoins. Votre travail consiste à réduire le nombre de distractions ou de tâches mineures que votre responsable doit gérer. Vous ne devez pas vous attendre à ce que tous les besoins soient clairement définis pour vous. Par exemple, votre employeur ne devrait pas avoir à expliquer qu'il ne doit pas être interrompu lors d'une réunion avec le PDG. Vous devez anticiper ce besoin. L'anticipation des besoins managériaux est une compétence essentielle que tout assistant devrait acquérir anticiper les besoins, il faut faire bon sens dans chaque tâche Par exemple, si vous planifiez un vol et réservez un hôtel, le besoin de cartes d'embarquement imprimées et prévoir le besoin de cartes d'embarquement imprimées et de carte indiquant les directions. En prêtant attention aux besoins de votre responsable et en anticipant les besoins avant qu'ils ne surviennent, vous deviendrez un employé inestimable et un assistant respecté Définir vos responsabilités alors que votre description de poste indiquera la plupart de vos responsabilités professionnelles. Il est nécessaire de clarifier certains aspects de votre travail avec votre employeur. Cela dépend en grande partie de leurs préférences personnelles. Vous devriez entamer une discussion pour clarifier les informations si votre responsable ne le fait pas. Vos responsabilités changeront avec chaque responsable. Vous devriez donc avoir une conversation chaque fois que vous travaillez pour un nouveau manager. Responsabilités à définir : est-il préférable de communiquer par téléphone, par courrier électronique ou en face à face ? Disposez-vous d'un système de rappel ? Planifiez-vous des rendez-vous avec ou sans consulter votre employeur ? Une formation est-elle nécessaire ? Une fois que vous avez défini vos responsabilités, vous devez les noter. Cela vous permettra de ne rien oublier, quand prendre l'initiative. Les gestionnaires attendent de l'aide pour prendre des initiatives. Cependant, il est important de ne pas dépasser vos limites L'essentiel est de décider quand il convient de prendre l'initiative. La réponse sera différente dans chaque situation. quand prendre des initiatives, vous devez connaître les besoins et les attentes de votre employeur. Certains managers sont plus à l'aise avec les employés prennent des initiatives que d'autres, vous devez donc agir lentement. Quel que soit votre responsable, vous devez commencer par des tâches plus petites jusqu'à ce que vous obteniez un niveau de confiance suffisant. Par exemple, vous pouvez effectuer des recherches pour un projet que votre responsable doit mener à bien. Plus tard, vous pourrez créer une présentation PowerPoint ou porter volontaire pour rédiger de la correspondance, sans e-mail. N'oubliez pas de prendre des initiatives uniquement lorsque cela est approprié et en fonction des désirs ou des besoins de votre responsable. Il sera plus facile de voir quand il est approprié de prendre des initiatives au fur et à mesure que vous et votre responsable travaillerez ensemble. Toutefois, si vous pensez que votre responsable ne serait pas à l'aise de vous lancer dans un projet, vous devriez en discuter avant de passer à l'action. Étude de cas. Il s'agit du deuxième poste d'assistante personnelle de Susan. Elle est sûre que son manager sera content d'elle et ne pense pas qu'elle ait besoin de discuter de ses responsabilités avec lui. Susan choisit de communiquer avec son patron par courrier électronique, ce que son dernier employeur préférait. Elle prend également en charge la planification des réunions car cela a toujours été son rôle. Son manager l'a rapidement convoquée à une réunion, mécontente inexprimée de sa performance Il s'avère qu'il n'a vérifié ses courriels qu'en fin de journée et qu'il a considéré plusieurs rendez-vous une perte de temps. Susan a profité de l'occasion pour clarifier les attentes de son manager. 3. Les compétences générales en administration: Compétences administratives générales, un assistant joue également le rôle d'administrateur. Votre travail vous oblige à travailler avec différentes personnes. Les compétences générales administratives sont essentielles au succès. développement de l'intelligence sociale, sens des affaires, des compétences en gestion sociale et de l'écoute active améliorera vos relations de travail avec votre entourage et vous simplifiera la vie Intelligence sociale L' intelligence sociale est l' empathie, la compréhension et la cognition nécessaires pour être efficace dans un contexte social. Cela nous permet d'identifier et d' interpréter les signaux sociaux et de réagir de manière appropriée. L'empathie est la capacité de comprendre ou de partager des sentiments. Certaines personnes sont naturellement plus empathiques que d'autres. Cependant, il faut plus que de l'empathie pour avoir une intelligence sociale efficace. Vous courez le risque de créer de l'animosité si vous réagissez de manière inappropriée dans Cela nécessite une compréhension des normes sociales et des coutumes culturelles. N'oubliez pas que les différentes cultures ont des repères sociaux différents Vous devriez donc prendre le temps de vous renseigner sur les coutumes culturelles lorsque vous travaillez à l'étranger. Moyens d'améliorer l'intelligence sociale, prêter attention aux autres. Il est facile de se laisser emporter par notre propre vie. Prêter attention aux autres, en particulier à votre manager, améliorera votre intelligence sociale. Pratiquez les indices, entraînez-vous à interpréter les signaux sociaux que vous voyez chez les autres, apprenez à interpréter les expressions faciales et prenez conscience de la culture de ceux qui vous entourent. Auto-moniteur. donner une réponse à une situation sociale, réfléchissez à sa pertinence Cela améliorera votre intelligence sociale. Document commercial de base. document commercial est la capacité d'avoir une vue d'ensemble et de prendre les décisions nécessaires pour le bien de l'organisation. Alors que de nombreux cadres pratiquent l'acument commercial. L'assistance doit également développer acuité commerciale pour être efficace élaborer un document commercial, vous devez vous tenir au courant des différents aspects de l'entreprise et de l'industrie et vous renseigner sur les équations financières et leur signification. Vous permettra de voir l'impact votre rôle sur l'organisation. Voici donc quelques moyens d' améliorer votre sens des affaires. Recherche à l'aide d'Internet, de livres et de revues, réseau au sein de l'organisation. Suivez des cours si nécessaire. Entraînez-vous à interpréter les rapports financiers, faites attention à la façon dont votre rôle affecte les autres départements. La direction du bureau et l'assistant doivent également fonctionner en tant que chef de bureau. Cela vous oblige à assumer des rôles spéciaux qui sont nécessaires pour que le département puisse aller de l'avant. De mauvaises compétences en gestion nuiront à la productivité de tous. Compétences requises, planifiez. Les plans sont essentiels au succès, mais l'assistant doit faire avancer le plan en s'assurant que les étapes sont exécutées. Horaire. Le planning et ses détails relèvent généralement du domaine de l'assistant. Par exemple, vous pouvez dresser une liste des personnes qui participeront à une réunion, les contacter et réserver le lieu de la réunion. L'assistant doit tout garder classé, organisé et accessible. Cela inclut les documents, les horaires, les voyages, les documents financiers, etc. Commande. Vous serez responsable de la commande des fournitures. Cela vous oblige à tenir un inventaire minutieux et à commander au bon moment. Écoute active. La capacité d'écoute est essentielle pour l'assistant. écouter et de comprendre tout ce qui est peut être difficile d'écouter et de comprendre tout ce qui est dit dans un environnement en évolution rapide. C'est là que l'écoute active peut être utile. L'écoute active vous permet de vous connecter à l'orateur et de le comprendre. De plus, c'est la compétence qui peut être perfectionnée, moyens d'améliorer l'écoute active Faites attention, faites face au haut-parleur et établissez un contact visuel. Faites savoir à l'orateur que vous écoutez. Éteignez les distractions et concentrez-vous sur ce qui est dit. Répondez. N' écoutez pas en silence. Répondez lorsque cela est approprié afin que le locuteur sache que vous écoutez. Le langage corporel parlera pour vous. Soyez donc conscient de la façon dont vous vous présentez. Restez ouverts d'esprit. Évitez les idées préconçues lorsque vous parlez à quelqu'un. Laissez le haut-parleur terminer. Ne l'interrompez pas, même si vous avez quelque chose à dire, paraphrasez, redites ce que dit l'orateur pour vous assurer que vous Réponse. Soyez respectueux lorsque vous répondez à l'étude de cas du conférencier. Robert était chargé des détails d'une conférence d' entreprise. Il a dû parler à de nombreuses personnes pour élaborer le plan. Le conférencier principal lui a donné un ordre du jour. Mais il essayait d'effectuer plusieurs tâches à la fois pendant qu'il enregistrait les informations Il a réussi à noter la mauvaise heure d'arrivée, et personne n'était là pour venir la chercher. Son manager et le conférencier étaient mécontents, et Robert a eu du régler le problème à la dernière minute. 4. Une gestion efficace du temps: Gestion efficace du temps, la gestion du calendrier est essentielle à votre gestion du temps. Il est important de conserver un calendrier personnel et professionnel et les synchroniser afin d'éviter tout chevauchement et toute confusion. Heureusement, il existe d'innombrables applications qui vous permettent de gérer facilement votre calendrier à la maison et au travail. Outlook est populaire et fournit un système de code couleur et des fenêtres contextuelles qui vous aident à suivre votre emploi du temps. Si vous êtes responsable du calendrier de votre responsable, assurez-vous de ce que vous êtes autorisé à planifier. Voici quelques étapes de gestion. Planifiez des réunions et des tâches récurrentes pour chaque mois. Incluez le temps nécessaire pour voyager et faites le suivi de chaque activité. Incluez votre temps personnel et vos vacances, plus tôt, sinon vous ne le ferez jamais. À la fin de la journée, passez en revue le calendrier de demain, planifiez les tâches quotidiennes, planifiez des réunions ou des tâches individuelles. Prévoyez du temps pour répondre aux e-mails et répondre aux appels. Préparez-vous aux changements et aux surprises. Peu importe le soin avec lequel vous planifiez, il y aura des surprises et des changements qui perturberont votre emploi du temps. Bien que certaines surprises et certains changements soient des urgences, la plupart sont des interruptions qui vous font perdre du temps. En cas d'urgence, vous devrez modifier l'horaire. La plupart du temps, cependant, vous pouvez prendre le contrôle de la situation si vous planifiez à l'avance. Vous devez prévoir un moment pour gérer les surprises de votre journée et prendre quelques mesures pour limiter les interruptions de votre journée de travail Étapes à suivre, analysez la surprise, déterminez si vous devez remédier à l'interruption immédiatement ou si vous pouvez attendre. Dis non De toute évidence, vous devez utiliser celui-ci avec précaution. Cependant, le non est approprié lorsqu'un employé a besoin d'aide pour un projet mineur alors que vous êtes au milieu d' un projet majeur dont la date limite approche. Planifiez, planifiez des heures pendant lesquelles vous ne serez pas disponible pour gérer les surprises et les moments où vous le ferez. Limitez le temps. Si quelqu'un vous surprend, limitez le temps que vous passez avec lui, passez directement aux affaires et ne discutez pas. Garder les autres sur la bonne voie. En tant qu'assistant, il est de votre devoir d'aider les autres à rester sur la bonne voie, en particulier votre manager. En tant que responsable de la planification, vous êtes responsable de vous assurer que votre responsable arrive aux réunions à temps. Vous devez rappeler les réunions à votre responsable et l'aider à respecter le calendrier. Les rappels peuvent être envoyés par e-mail, en personne ou par téléphone. Vous devrez peut-être également étendre le rappel aux autres personnes présentes à la réunion. Des mises à jour du projet vous seront probablement également envoyées. Vous devez établir des délais pour les mises à jour et vérifier auprès des employés si les mises à jour n' apparaissent pas à temps Ce n'est pas à vous de prendre le dessus sur les autres employés, mais le fait de rester au courant des mises à jour sur le calendrier vous aidera à garder les autres employés sur la bonne voie pour terminer leurs projets à temps Matrice urgente et importante. Savoir différencier l'urgent de l' important est essentiel pour la gestion du temps. La matrice des barres obliques urgentes est un outil utile qui vous aidera à identifier les tâches à traiter en premier Les tâches urgentes telles que le nettoyage à sec ou la réparation de l'imprimante prennent souvent trop de temps. Les tâches urgentes ne vous aident pas à atteindre vos objectifs et peuvent devenir des distractions. Les tâches importantes vous aident à atteindre vos objectifs et à réaliser les activités nécessaires pour les atteindre. Pour une productivité et une gestion du temps optimales, donnez la priorité aux tâches importantes. Cependant, vous devez identifier les tâches importantes, en commençant par une étude de cas. Jane planifiait son calendrier tous les jours, mais elle n'a jamais pu s'y tenir. Elle avait l'impression de passer son temps à éteindre des feux. Mais aujourd'hui, ça allait être différent. Jane avait prévu de consulter ses courriels et ses messages vocaux au cours des 15 premières minutes de sa journée. L'un des employés l' a surprise en entrant, et il était paniqué. Il lui a dit qu'il avait perdu l'itinéraire de la réunion du lendemain et ne savait pas quoi faire de son calendrier. Elle en a récupéré un pour lui, et il a passé les 20 minutes suivantes lui poser des questions sur la réunion. 5. Leçon 4a ED: Les outils du métier. Il est impossible d'être un assistant efficace si vous n'utilisez pas les outils du métier. Les outils du métier d' assistant vont au-delà de la simple impression, classement et de la réception de messages. Vous devez vous familiariser avec les machines, programmes informatiques et l'étiquette pour devenir un assistant performant Si vous n'êtes pas sûr des outils liés au travail, vous devriez prendre le temps de vous renseigner. Protocole de courrier électronique. De nos jours, le courrier électronique est une forme de communication indispensable. Les e-mails permettent aux utilisateurs de répondre quand cela leur convient et il est facile de sauvegarder les e-mails sur les serveurs et d'éviter la perte d'informations précieuses. Comprendre le protocole de base du courrier électronique est essentiel, étant donné qu'il s'agit du principal mode de communication dans le monde des affaires. Un e-mail est similaire à une lettre commerciale, mais il ne nécessite pas de titre avec une date et une adresse. Lorsque vous envoyez ou répondez à des e-mails, il y a quelques directives de base à suivre Vérifiez l'adresse. Assurez-vous que la mauvaise adresse n' a pas été utilisée accidentellement. Le fait de ne pas effectuer de double vérification pourrait poser des problèmes. CC avec soin. Ne copiez pas l' intégralité de votre carnet d'adresses. Ne copiez les personnes sur les e-mails que lorsque le problème les concerne. Vous pouvez également masquer la copie carbone pour protéger la vie privée de vos destinataires. Choisissez un sujet et un titre professionnels en rapport avec le sujet. Salutation. Utilisez des salutations standard comme Aeta. Présentez-vous si vous ne l'avez jamais rencontré auparavant. Corps, maintenez le ton professionnel et corrigez les erreurs. N'utilisez pas toutes les majuscules, car c'est une question de mise en forme ou de cris attentionnés Ne réfléchissez pas trop à la mise en forme Il s'agit d'un message, pas d'une page Web. Et le format de paragraphe de base est généralement tout ce qui est requis. De plus, vous devez éviter les polices et les émoticônes distrayantes Signez, signez comme vous le feriez pour une lettre commerciale. Machines de bureau, être assistant nécessite une compréhension de base des machines de bureau. L'entreprise pour laquelle vous travaillez détermine les machines que vous utiliserez. Chaque organisation a des besoins différents et achète de l'équipement en conséquence. Cependant, certains appareils sont plus courants que d'autres. machines de bureau courantes comprennent les télécopieurs, les scanners, les photocopieurs, les imprimantes, les machines d' affranchissement, les déchiqueteuses et les téléphones Il ne suffit pas savoir comment utiliser un équipement. Vous devez vous familiariser avec les méthodes de résolution des problèmes Si vous n'avez pas les manuels d'une machine défectueuse, vous pouvez toujours rechercher l'article en ligne. Compétences en informatique et en logiciels. Chaque assistant doit posséder des compétences informatiques et logicielles de base. Ne vous attendez pas à membre de votre organisation vous apprenne à utiliser un ordinateur. L'ordinateur et les logiciels que vous utilisez dépendent de l'organisation. Vous devez être familiarisé avec les compétences informatiques de base, telles que l'utilisation du clavier et de la souris, les périphériques externes et la récupération de fichiers La plupart des entreprises ont besoin de connaître Microsoft Office, qui inclut Word pour les documents, Excel pour les feuilles de calcul et PowerPoint pour les présentations Vous devez être familiarisé avec les bases de données sur Internet. Vous devrez peut-être utiliser un logiciel financier tel que Quicken. Certains postes nécessitent également une connaissance de base de la conception graphique, compétences en communication, une capacité à communiquer est nécessaire pour une carrière réussie. Vous devez perfectionner vos deux compétences en communication écrite verbale si vous voulez faire bonne impression. S'il est vrai que l'écriture n' est pas l' aspect principal de votre travail, vous aurez des tâches d'écriture. N'oubliez pas que les gens jugeront vos capacités en fonction de votre style d'écriture. Les courriers électroniques, les rapports, les mémos, les relectures peuvent relever du domaine de l'assistance. Améliorez l'écriture. Vérifiez l'orthographe, vérifiez l'orthographe et la grammaire de tout ce que vous écrivez. Corrections de lecture, correction des fautes de frappe après une vérification orthographique. Corrections grammaticales et orthographiques. Sois professionnel. Utilisez un ton professionnel dans votre écriture. Évitez les termes vagues et informels. Utilisez des erreurs. Ne vous offusquez pas si quelqu'un vous signale une erreur dans votre écriture, apprenez de vos erreurs et ne la répétez pas L'écriture est une compétence que vous pouvez facilement améliorer. Prenez des cours de temps en temps pour parfaire votre écriture et améliorer vos techniques de communication. L'assistance nécessite également d' excellentes compétences verbales. Vous devrez faire preuve d'étiquette téléphonique appropriée, planifier des événements et informer votre responsable des sujets importants Vous pouvez également avoir l'occasion de prendre la parole en public. Des moyens d'améliorer votre communication verbale. Réfléchissez. Réfléchis à tout ce que tu dis. Ne vous contentez pas de répondre. Parlez clairement et parlez lentement pour être compris. N'ébouriffez pas aussi vite que vous tapez. Soyez confiant, établissez un contact visuel et surveillez votre langage corporel. Allez droit au but, ne grondez pas, parlez de façon concise, soyez sociable parlez de façon concise, Restez professionnel tout en mettant les autres à l'aise. Partagez la conversation. de dominer la conversation mettra les gens mal à l'aise Écoutez. Pratiquez l'écoute active. Nous ne sommes pas toujours conscients de la façon dont nous communiquons verbalement. Vous pouvez demander des commentaires à vos amis et à votre famille et modéliser votre communication verbale sur celle des autres. Étude de cas, Jesse avait plus que des e-mails à écrire et auxquels répondre que d'habitude Et elle était pressée. Elle a envoyé un e-mail contenant évaluations des employés du département rattaché au responsable des ressources humaines, et elle a contacté les responsables concernés. Quelques minutes plus tard, un employé a appelé pour demander à parler de son avis. Troublée par sa demande, elle a vérifié le courriel et s'est rendu compte qu'elle l'avait accidentellement envoyé à toute sa liste de contacts plutôt qu'à un seul groupe. Elle a envoyé un autre e-mail demandant à tout le monde de ne pas tenir compte de la communication précédente, mais le mal était déjà fait. 6. Les outils de la partie 2 du commerce: En ce qui concerne le métier, deuxième partie, la technologie en constante évolution façonne le travail de l'assistant. Vous devez prêter attention aux outils du métier et vous adapter à l' évolution des conventions sociales et de la technologie. familiarisant avec les outils du métier, vous deviendrez un assistant inestimable en matière de téléphone et d'étiquette de messagerie vocale Vous êtes la voix de l'entreprise lorsque vous répondez au téléphone et passez des appels. Il est nécessaire de suivre étiquette de base afin de bien vous représenter, ainsi que votre responsable et votre entreprise, vous identifier lorsque quelqu'un appelle Renseignez-vous avant de mettre quelqu'un en attente. Répondez au téléphone en moins de trois sonneries, soyez amical. Ne mangez pas et ne mâchez pas de chewing-gum au téléphone. Sachez ce que vous allez dire avant d' appeler quelqu'un, limitez les appels personnels N'appelez personne avant ou après heures de bureau, sauf autorisation préalable. La messagerie vocale est un outil utile. Cependant, dans un environnement de travail dynamique, nombreuses personnes ne consultent pas leur messagerie vocale aussi souvent que leur courrier électronique. Vous devez décider à quel moment un message vocal est nécessaire. Si vous avez beaucoup d'informations à communiquer, messagerie vocale n'est peut-être pas la meilleure option Lorsque vous utilisez un message vocal, suivez les règles de base. Préparez. Sachez ce que vous allez dire à l'avance. Ne grondez pas, sinon l'auditeur risque de ne pas finir d'écouter votre message Soyez concis. Laissez le bref message avec votre nom, votre numéro et le but de l'appel. Parlez clairement. Parlez au téléphone, éteignez-le, faites du bruit de fond et annoncez. Lorsque vous configurez votre propre messagerie vocale, évitez les messages sortants mignons ou stupides Soyez professionnel et maintenez les messages sortants à jour. Traitement de texte Le traitement de texte est un élément essentiel de tout poste commercial. Le traitement de texte a remplacé la machine à écrire pour créer des documents Les documents commerciaux courants incluent les rapports, les notes de service, les lettres et les documents juridiques Bien que la plupart des entreprises utilisent Microsoft Word comme principal programme de traitement de texte, d'autres options sont disponibles. Par exemple, Abby Word est une application open source et Google Dog est une application Web. Le traitement de texte que vous utiliserez dépend de votre organisation. Ne paniquez pas si vous travaillez avec un logiciel de traitement de texte que vous ne connaissez pas. Ils ont tous des opérations similaires et la plupart proposent des tutoriels. Les traitements de texte sont bien plus que de glorieuses machines à écrire. Ils fournissent un certain nombre d'outils, notamment la vérification orthographique, la vérification grammaticale, le système ors, dictionnaire, l'édition, le comptage de mots, formatage et l'alignement pour faciliter la création de documents. Tirer parti des outils disponibles améliorera vos documents et les rendra plus professionnels. Rédaction commerciale. La rédaction commerciale comprend les courriels, les notes de service, les rapports et les lettres commerciales Chacune possède sa propre mise en forme. Mais il existe quelques directives de base que vous pouvez suivre dans tous vos écrits commerciaux pour vous assurer que le message est clair et efficace. Ils sont donc là. Identifiez votre objectif. Déterminez si vous devez informer, persuader, etc. Comprenez votre public. Créez votre message en fonction des attentes et des intérêts de vos lecteurs. C'est votre public qui déterminera le ton que vous utiliserez. Restez concis. Utilisez des phrases courtes et simples pour ne pas vous désintéresser. Vous devez également condenser les informations afin de raccourcir la structure des messages Assurez-vous que votre sujet change facilement. Utilisez l'espace pour souligner les pauses relatives à différents sujets. Grammaire et orthographe, vérifiez votre grammaire et votre orthographe à l'aide du traitement de texte et, en relisant, faites des recherches sur Internet. En tant qu'assistant, vous devrez effectuer de nombreuses recherches. Internet rend cette tâche plus rapide et plus facile. Cependant, toutes les recherches ne sont pas créées de la même manière. résultats de base des moteurs de recherche Les résultats de base des moteurs de recherche sont basés sur les clics et les mots clés, et ils ne fournissent pas toujours les informations détaillées dont vous avez besoin. Vous devriez vous familiariser avec les moteurs de recherche spécialisés, tels que first gov.com Un certain nombre de bases de données, telles que ABI slash Information research vous permettent également d' accéder à des informations Lorsque vous trouvez des informations, déterminez toujours si vous avez une source légitime, un blocage basé sur une opinion avec peu de recherches citées, par exemple, constituerait un aspect, une étude de cas. Ken a fait des courses pendant la première partie de la journée. Il a donc gardé son téléphone près de lui. Il a reçu un appel alors qu'il conduisait, alors il a laissé le téléphone passer à la messagerie vocale. Il est arrivé à destination et a écouté le message vocal. C'était un traiteur qui m'a rappelé avec un devis pour la prochaine grande réunion Il y avait tellement de bruit de fond que Ken pouvait à peine entendre le message. De plus, le traiteur a mis une éternité à aller droit au but Ken était tellement contrarié qu'il a effacé le message et a décidé de ne pas faire appel au traiteur 7. Leçon 5 : L'ED: En tant que gardien de portail efficace, les assistants sont des gardiens de portail. Il est de votre devoir de faire gagner du temps à votre responsable et d'éviter les distractions. Cela peut empêcher les appels commerciaux ou transmettre des informations inutiles Être gardien de portail exige que vous soyez averti et que vous développiez la capacité de voir à travers les astuces Alors, comment filtrer les données et les informations. Le filtrage des données et des informations fait partie de votre travail. Vous devez déterminer ce que votre responsable doit voir et savoir et ce qui n'est pas important Par exemple, il n'est pas nécessaire de transmettre un catalogue de vente. Pour savoir quelles informations sont importantes, vous devez comprendre les intérêts et les objectifs de votre responsable, les personnes essentielles aux projets et les noms des membres de la famille. Pour déterminer s'il convient ou non de transmettre des informations, vous devez poser quelques questions de qualification. Les questions de qualification exactes que vous poserez dépendront de votre entreprise et de votre responsable, mais vous pouvez commencer par quelques questions générales. Par exemple, est-ce important ? Le manager est-il le seul à s'en occuper ? Est-ce pertinent pour les objectifs ? Puis-je régler ce problème moi-même ? La source est-elle fiable ? Une fois que vous aurez déterminé ce qui doit être vu et ce qui ne l'est pas, votre responsable n'aura plus à attendre pour recevoir informations inutiles ou des demandes distrayantes ? Apprenez à dire non. Une partie de votre travail en tant que gardien consiste à dire non temps de votre responsable est précieux, et de nombreuses personnes essaieront de prendre rendez-vous lorsqu'il n'y en a pas de disponible. Ils appelleront pour distraire votre responsable tout au long de la journée. Les vendeurs sont formés pour contourner les gardiens homosexuels, mais vous ne pouvez pas leur permettre d'y accéder. Peu importe les efforts des gens, tu dois dire non. Tu n'as pas besoin d'être impoli. Vous pouvez proposer de prendre un message si quelqu'un insiste. Les vendeurs essaieront parfois de vendre directement l'assistant et de se lier d'amitié avec lui. Cela se produit, vous devez expliquer que vous ne prenez pas telles décisions sans expliquer que vous allez accepter un message En tant qu'assistant personnel, vous aurez également affaire à des personnes difficiles. Chaque assistant doit faire face à des personnes difficiles. conflits sont parfois inévitables, mais ils ne manqueront pas d'apparaître lorsque vous vous entraînez à dire non et à empêcher les gens d' atteindre leurs objectifs Des personnes difficiles se présentent, vous devez réprimer votre réaction de combat et de fuite et engager une conversation Alors, comment gérer les personnes difficiles. Parlez avec assurance. Un ton passif indique que vous êtes incertain, affirmatif, respectueux. Répondez à la demande. Indiquez clairement que vous rejetez la demande, mais pas la personne Évitez le sarcasme. N'utilisez pas le sarcasme et n' abordez pas le sujet lorsqu'il est utilisé contre Reposez-vous, redéfinissez le problème d'une manière différente pour un autre point de vue Compromis. Vous devez être prêt à faire des compromis dans certains cas. Parfois, les personnes difficiles peuvent devenir dangereuses. Si vous vous sentez menacé, n' hésitez pas à appeler la sécurité. Maintenant, vous devez également reconnaître les astuces. Les gens s'entraînent et écrivent des articles sur astuces qu'ils ont utilisées pour contourner les gardiens. Les appels commerciaux et autres interruptions ne sont pas toujours évidents. Les gens vont essayer de te piéger. Vous devez vous familiariser avec les astuces courantes afin de pouvoir les reconnaître. Des astuces peuvent l'être. Ils utiliseront le prénom du manager et donneront l'impression qu'ils sont amis. Ils ne fourniront pas d' informations sur les raisons pour lesquelles ils appellent, en espérant que vous les laisserez passer. Ils seront présomptifs et ne demanderont pas à être transférés au responsable Ils diront qu'ils ont des nouvelles importantes qui concernent le manager. Nous utiliserons votre prénom et essaierons de nouer des liens d' amitié avec vous au cours de plusieurs appels téléphoniques Il existe de nombreuses autres astuces en plus de celles répertoriées. Recherchez des astuces supplémentaires et partagez des histoires avec d'autres assistants. Regardons maintenant cette étude de cas. Laura était à l'aise pour répondre aux appels commerciaux. Elle fait des tours tous les jours, évitant ainsi à son manager la vente d' appels à froid à haute pression. Mais un jour, Tom a appelé pour demander à parler à Anthony. Anthony était son manager et Tom était son frère. Laura n'avait jamais parlé à Tom auparavant, mais il figurait sur une liste de noms approuvés qu' Anthony lui avait donnée. Elle a donc transféré l'appel. Après quelques minutes, Anthony l'a appelée et lui a dit de faire plus attention à filtrer ses appels. Le Tom qui a répondu à cet appel n' était pas son frère, mais un représentant commercial. C'était la première fois que quelqu'un réussissait à dépasser Laura. 8. Les compétences organisationnelles: Compétences organisationnelles Compte tenu du calendrier informatique que les assistants doivent respecter, les compétences organisationnelles sont essentielles au succès. Vous devez apprendre à établir des priorités, planifier et à atteindre vos objectifs. L'organisation est une compétence que vous pouvez toujours améliorer. Cependant, en mettant en œuvre les techniques suivantes, vous améliorerez votre efficacité en tant qu'assistant. donc plus efficace de hiérarchiser votre charge sera donc plus efficace de hiérarchiser votre charge de travail si vous apprenez à hiérarchiser votre charge de travail en quatre niveaux, utilisant la matrice urgente et importante pour vous aider à identifier vos tâches Les tâches seront classées par ordre de priorité en fonction de leur urgence et de leur importance. La priorité absolue doit être accordée aux tâches à la fois urgentes et importantes. Cela doit être fait immédiatement. La deuxième priorité devrait être accordée aux tâches importantes mais moins urgentes. Si vous consacrez suffisamment de temps aux tâches du deuxième niveau, vous réduirez le nombre de tâches urgentes. Prévoyez d'effectuer ces tâches le jour même. Le troisième niveau inclut tâches urgentes mais sans importance qui devraient être effectuées aujourd'hui Si vous ignorez les tâches de ce niveau, elles peuvent devenir à la fois urgentes et importantes. Le niveau inférieur inclut les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes Étiquetez-les comme des tâches à ne pas oublier. Ces tâches peuvent être reportées au jour suivant. Définition d'objectifs, vous devez établir des objectifs pour hiérarchiser et organiser vos tâches liées au travail. Vous devez établir des objectifs à court et à long terme pour votre vie personnelle et professionnelle. Il est important d'aligner vos objectifs de travail à court terme sur ceux de vos supérieurs. Il est également important de définir des objectifs intelligents. Les objectifs ne peuvent être atteints s'ils sont impossibles. Les objectifs intelligents facilitent la réussite , car vous savez que le succès est à votre portée. Quels sont donc les objectifs intelligents ? Ce sont en fait des points à S pour un M spécifique pour mesurable, A pour réalisable, R pour pertinent, T pour opportun. Les objectifs spécifiques doivent donc être spécifiques. Un exemple d'objectif spécifique est réponse à tous les e-mails mesurables. Les objectifs mesurables vous permettent de savoir quand ils sont atteints. Par exemple, recherchez pendant 1 heure par jour, Obtenable. Tous les objectifs, en particulier les objectifs à court terme doivent être réalisables Par exemple, il n'est probablement pas possible de terminer le projet une semaine plus tôt. Pertinent. Les objectifs doivent être adaptés à votre situation. L'objectif d'apprendre une nouvelle langue n'est probablement pas pertinent pour un projet financier. Les objectifs nécessitent des délais précis. Par exemple, terminez le projet avant 17 h 00 le vendredi prochain. Planifiez pour demain dès aujourd'hui. Vous devez planifier le jour suivant fin de la journée en cours. Il n'est pas possible de planifier chaque jour de la semaine car vos tâches et vos priorités vont changer. Vous devez attendre la fin de la journée de travail pour planifier pour demain. Répertoriez toutes les réunions, rendez-vous et tous les événements pertinents de votre plan. Notez et terminez les tâches d'aujourd'hui, afin de les combiner avec de nouvelles tâches pour demain. Dressez une liste de toutes les tâches de la journée et classez-les par ordre de priorité. Ajoutez les tâches de la liste à votre plan, en fonction de leurs priorités. Si vous prenez le temps de planifier à la fin de la journée, vous pourrez gagner du temps le lendemain matin et rester concentré sur votre plan. Rester sur la bonne voie. Maintenir vos compétences organisationnelles sur la bonne voie est plus facile à définir qu'à faire. Votre vie est peut-être organisée sur le papier. Mais il est facile de se laisser submerger par les problèmes et les distractions. Cependant, rester sur la bonne voie vous simplifiera la vie et augmentera votre productivité. Voici quelques conseils pour rester sur la bonne voie. Faites de l'encombrement. Gardez votre espace de travail propre et exempt de tout encombrement Rangez les fichiers et les documents une fois que vous en avez fini avec eux, et à la fin de chaque journée, utilisez la technologie , les logiciels et les applications disponibles pour respecter votre calendrier. Règle des deux minutes. Si une tâche prend moins de 2 minutes, telle que le classement d'un document que vous avez fini d'utiliser, exécutez-la. Vous éviterez que de petites tâches ne vous mettent en équilibre, planifiez les besoins de votre vie personnelle, tels que l'exercice et les loisirs, et soyez flexible Votre emploi du temps n'est pas gravé dans le marbre. Soyez prêt à l' ajuster, si nécessaire. Regardons maintenant cette étude de cas. Alan a décidé qu'il allait s'organiser. Il s' est fixé des objectifs intelligents, hiérarchisé ses activités, établi son calendrier, mais son plan a commencé à s' effondrer dès le deuxième jour parce que le responsable d'Alan lui a confié un projet d'urgence à terminer. Son temps libre était révolu et il n'était absolument pas en mesure de respecter le calendrier qu'il avait établi. Alan a décidé d'arrêter d' essayer de le garder organisé et se concentrer sur la gestion de l' urgence que lui avait infligée son patron. 9. Leçon 7 : L'ED: Directives de confidentialité. En tant qu'assistant, vous aurez accès à des informations confidentielles Il est impératif que vous appreniez à gérer ces informations et à empêcher que des informations privilégiées ne soient divulguées au public respect des directives de confidentialité fera de vous un meilleur assistant et améliorera le niveau de confiance que votre employeur vous accorde, votre devoir de confidentialité. La confidentialité est l'une de vos tâches fondamentales en tant qu'assistant. Vous aurez accès aux secrets de l'entreprise, dossiers des employés et aux informations financières. Le fait de ne pas préserver la confidentialité des informations portera atteinte à votre réputation et à celle de votre organisation. Dans certaines circonstances, le manque de confidentialité enfreint la loi. Les RH disposeront d'informations à ce sujet. Vous devez traiter de manière confidentielle toutes les informations que vous rencontrez au travail . Ne partagez pas d'informations avec des amis , des collègues, des clients, etc. À moins qu'on ne vous dise spécifiquement que cela fait partie du domaine public. La plupart des atteintes à la confidentialité ne sont pas malveillantes. S'il est vrai que certaines personnes sont motivées par la cupidité ou la vengeance, une violation de la confidentialité peut être causée par des tentatives visant à impressionner des rivaux ou des clients circonstances atténuantes peuvent également entraîner des violations, ce qui signifie que des glissades accidentelles se produisent Vous devez être prudent lorsque vous manipulez les informations confidentielles. Ne répétez jamais ce qui est lié à votre travail, même lorsque les gens vous disent qu' ils sont habilités à savoir, à faire preuve diplomatie et à faire preuve de discrétion. En tant qu'assistant, on s'attend à ce que vous soyez diplomate et discret sur le lieu de travail et lorsque vous socialisez Vous occupez une position unique raison de toutes les informations que vous manipulez. Vous devez faire attention à ce que vous dites, qui vous le dites et à l'endroit où vous le dites. Ne vous joignez pas aux ragots des employés et ne discutez jamais d'informations sensibles dans un lieu public Faites preuve de diplomatie en refusant de vous joindre aux ragots. Rejetez l'action, mais pas les gens. En séparant les informations importantes des informations sans importance, vous tomberez sur correspondance intrigante que vous ne comprenez pas parfaitement Vous devez résister à l'envie d' enquêter sur les informations ou de tirer des conclusions hâtives. Transmettez simplement les informations sans poser de questions hypothétiques. Les employeurs s'attendent à ce niveau de discrétion de la part d'un assistant personnel, veille à la sécurité des données En raison de la nature sensible des informations que vous manipulez, vous devez prendre des mesures pour garantir la sécurité des données. L'entreprise doit mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les copies physiques des informations, et vous devrez peut-être enregistrer vos fichiers. Les données de votre ordinateur nécessitent toutefois une sécurité supplémentaire. Prenez quelques mesures simples pour vous assurer que vos informations sont en sécurité. Voici donc quelques étapes à suivre. Vérifiez auprès du service informatique que la sécurité et le logiciel de votre ordinateur sont à jour. N'ouvrez pas les e-mails si vous ne connaissez pas l'expéditeur. Créez un mot de passe fort avec des chiffres et des symboles, et ne l'enregistrez pas sur votre ordinateur. Activez la protection par mot de passe, enregistrez votre ordinateur et chiffrez les fichiers sensibles Maintenant, que faire dans des situations délicates, vous vous retrouverez dans situations délicates lorsque vous travaillerez en tant qu'assistant. Vous devez les manipuler avec soin. Cette situation peut varier, peu importe la situation, vous devrez mettre en œuvre la résolution de problèmes pour y faire face. Ainsi, les situations possibles, les commérages des employés et réduisent la productivité . Vous gérez des amis, vous êtes amis sur Facebook, un employé partage trop d'informations. Vous pensez que quelqu'un vole dans l'entreprise. La résolution de problèmes suit un schéma de base. Identifiez le problème, examinez-le objectivement. Réfléchissez à des idées, identifiez les risques et les avantages de chaque solution Prends une décision. Regardons maintenant cette étude de cas. Un employé est recruté pour aider à lancer un nouveau produit. Elle est chargée du suivi, des groupes de discussion et de la communication des commentaires. Le produit n'est pas complet et reste un secret. Tout le monde a été prévenu de ne pas discuter du projet. Un jour, on voit l'employé discuter des changements de conception avec des collègues pendant le déjeuner. Les collègues ne font pas partie du projet. Lorsqu'elle a été réprimandée, l'employée a expliqué que ses amis ne trahiraient pas l'entreprise. Il était prudent de leur parler et elle n'a pas fourni d'informations détaillées. Que penses-tu de cette affaire ? Pensez-y. Est-ce que c'était bien d'agir de cette façon ? 10. Tâches spéciales: Tâches spéciales en tant qu'assistant valide. Vous devez être prêt à assumer des rôles et des tâches spécifiques. Vous vous retrouverez à interagir avec les clients et à gérer les réseaux sociaux. Vous gérez peut-être des projets et organisez des salons professionnels. Avec un peu de pratique et de recherche, vous serez prêt à faire face à toutes les situations. Passons maintenant aux compétences en gestion de projet. De nombreux assistants jouent également le rôle de chefs de projet pour leurs employeurs. Pour réussir, vous devez comprendre les bases de la gestion de projet. cinq étapes de la gestion de projet sont le démarrage, la planification, exécution, la gestion et la fin. Le début ne vous inclut pas car il implique le choix d'un projet et d'un chef de projet. La prochaine étape est la planification. Au cours de cette phase, vous déterminez les étapes nécessaires au projet, notamment une analyse des risques, une estimation des ressources, une structure de répartition du travail, une séquence d' activités, un calendrier, un budget, analyse des risques et des systèmes de communication. Une grande partie de cela sera décidée pour vous. Exécuter À cette étape, vous devez vous assurer que les tâches du projet sont terminées à temps. Gérer. Vous gérez un projet en créant des rapports d'état d'avancement. Les rapports d'étape sont envoyés au responsable et complètent le projet en rédigeant un résumé du projet qui inclut sa portée, les changements, les leçons apprises, l'impact et les réussites. Passons maintenant aux salons professionnels. Un salon professionnel est l' occasion pour une entreprise de présenter le produit ou le service qu'elle fournit. Les salons professionnels sont le lieu idéal pour trouver nouveaux clients et susciter l' intérêt pour le produit. Votre rôle dans les salons professionnels peut varier. Vous devrez probablement planifier et coordonner le salon, mais il est possible que vous deviez y assister. Si vous y participez, préparez les tâches suivantes et aidez à configurer le stand. Développez et présentez des démonstrations, interagissez avec des clients potentiels. Les démonstrations de salons professionnels sont des opportunités publicitaires. Vous devez adapter la présentation à votre public. Par exemple, vous devez mettre en avant les opportunités d'économie d'argent pour les PDG et l'innovation pour les acheteurs informatiques, en interagissant avec les clients Les assistants doivent interagir avec les clients en personne au téléphone et par courrier électronique. Il est important d' être amical et professionnel dans vos communications. Établissez des relations avec les clients en vous souvenant de leurs noms, de leurs intérêts et de leurs besoins. Conservez une liste de références pour vous aider. Vous connaissez déjà l'étiquette du courrier électronique et du téléphone. Maintenant, vos interactions personnelles doivent être affinées afin que vous puissiez devenir le visage de l'entreprise Interactions en face à face, toilettage, soyez bien soigné et habillez-vous de manière professionnelle. Langage corporel. Ne bougez pas et faites attention à votre position et à vos expressions faciales, côté droit. Influencez les gens en restant sur le côté droit, et faites des gestes, faites des gestes ouverts mais limités pour paraître dignes de confiance. Penchez-vous en avant avec une posture ouverte pour indiquer votre intérêt. Vient ensuite la gestion des réseaux sociaux. Les réseaux sociaux sont un outil important sur le plan personnel et professionnel. Vous êtes peut-être responsable la gestion des réseaux sociaux de l'entreprise, mais vous devrez certainement gérer les vôtres. Quelle que soit la plateforme que vous utilisez, vous devez veiller à présenter une personnalité professionnelle Une fois que vous avez rejoint une plateforme, choisissez la sécurité nécessaire et suivez les pages et les personnes qui vous intéressent. Vous êtes maintenant prêt à développer des relations, comment développer des relations professionnelles. Publiez des liens sur votre travail, créez des mises à jour de statut convaincantes, associez des blogs d'entreprise, des photos et des vidéos, félicitez les autres, célébrez tous les succès Utilisez les réseaux sociaux avec prudence. Des personnes ont perdu leur emploi cause d'offres douteuses Si vous vous demandez si quelque chose est approprié ou non, soyez prudent. Regardons maintenant cette étude de cas. Jenna était nerveuse à l'idée de rencontrer de nouveaux clients lors d'un salon professionnel Elle s'agitait et se rongait les ongles avant le début du spectacle Elle a mémorisé les démonstrations et était prête à répondre à toutes les questions Quand le spectacle a commencé, Jenna avait du mal à se concentrer. Elle a commencé et a changé de poids en parlant, sorte qu'elle n'a pas fait de ventes Après le salon, son directeur lui a dit qu'elle avait besoin d'une formation pour traiter avec le public avant emmener à un autre salon professionnel. 11. L'ED: Hey, félicitations. Vous avez terminé ce cours. J'espère que votre parcours pour comprendre les compétences nécessaires pour devenir un assistant exécutif ou personnel efficace ne fait que commencer. Veuillez prendre un moment pour revoir et mettre à jour votre plan d'action. Il s'agira d'un outil essentiel pour guider vos progrès dans les jours, semaines, les mois et les années à venir. Voici les leçons apprises, les stratégies de gestion du temps, une communication efficace, la façon d'anticiper les besoins, les machines de bureau et les compétences, la manière d'être un gardien, les compétences organisationnelles Et pour terminer, je voudrais partager avec vous les paroles des sages. Peter Ducker, l'efficacité consiste à bien faire les choses. L'efficacité, c'est faire les bonnes choses. Steve Dobbs, soyez un étalon de qualité. Certaines personnes ne sont pas habituées à un environnement où l'excellence est attendue. La réunion d' Henry Ford est un début. Rester ensemble est un progrès. Travailler ensemble est un gage de réussite. Merci beaucoup de votre présence. Je vous souhaite bonne chance dans votre nouvelle carrière.