Maîtriser l'art de la délégation

1. Introduction: Bienvenue dans ce cours de délégation efficace. Merci beaucoup de vous joindre à nous aujourd'hui. La délégation efficace est l'une des compétences les plus précieuses que vous puissiez maîtriser. Cela réduit votre charge de travail et développe les compétences des employés. La délégation prépare également les employés qui travaillent pour vous à être en mesure d'assumer vos responsabilités et vous permet simultanément d'accéder à d'autres opportunités de carrière au sein de votre organisation En termes simples, la délégation consiste à confier à quelqu'un d'autre la responsabilité d'exécuter une tâche qui fait en fait partie de votre propre travail. Par conséquent, la délégation est souvent l'une des compétences les plus difficiles à maîtriser pour un manager. Cependant, cette compétence peut être apprise. Ce cours explorera de nombreuses facettes de la délégation, notamment quand déléguer et à qui déléguer. Nous passerons également en revue le processus de délégation étape par étape pour voir où se situent les pièges et ce que nous pouvons faire pour les contourner. Ainsi, à la fin de ce cours, vous serez en mesure d'identifier clairement comment délégation s'inscrit dans votre travail et comment elle peut vous aider à mieux réussir. Identifiez les différentes manières de déléguer les tâches. Utilisez un processus en huit étapes pour une délégation efficace. Donnez de meilleures instructions pour de meilleurs résultats de délégation, posez de meilleures questions et écoutez plus efficacement. Identifiez les pièges courants de la délégation et apprenez comment les éviter, et enfin, testez vos compétences en matière de délégation Devons-nous commencer ? 2. Pourquoi déléguer ?: Bienvenue également à la leçon. Aujourd'hui, nous allons examiner les raisons pour lesquelles nous déléguons. Avez-vous déjà examiné le produit final d'une tâche que vous aviez assignée à quelqu'un d'autre et rendu compte que vous n'aviez pas obtenu ce que vous vouliez et que vous deviez la refaire vous-même Au départ, il peut sembler que la personne qui a assigné la tâche a échoué. C'est une bonne chose. Tant que vous pouvez toujours blâmer quelqu'un d'autre pour ce qui n'a pas fonctionné, vous n'aurez jamais à améliorer vos compétences en matière de délégation. Cependant, au fur et à mesure que vous en apprendrez davantage sur la délégation, vous commencerez peut-être à vous rendre compte que c'est vous, en tant que délégué, qui avez échoué. En tant que délégué, vous aurez toujours la responsabilité de bien plus de choses que vous ne pouvez gérer vous-même. Vous ne pouvez pas planifier et exécuter correctement chaque tâche et si vous sentez que vos employés ne sont pas prêts à les assumer eux-mêmes, si vous ne déléguez jamais, ils ne seront jamais prêts. Enfin, nous sommes confrontés au dilemme entre nouveau superviseur qui n'est pas sûr de son rôle et le manager traditionnel qui pense qu'il n'y a qu'une seule bonne façon de faire les choses Examinons donc les choses à faire et à ne pas faire dans le cadre de la délégation. Voici quelques cotisations. Spécifiez les résultats attendus. Expliquez pourquoi vous déléguez. Donnez l'autorité nécessaire pour mener à bien la tâche. Informez les autres de l'existence de la délégation et, enfin, faites confiance aux employés. Maintenant, examinons certaines choses à ne pas faire. Ne déléguez que des tâches triviales. Attendez-vous à ce que les autres fassent le travail du mieux que vous le pouvez. Déléguez au hasard, soyez un délégué autocratique. Vérifiez constamment comment les choses se passent. Prenez soin des résultats obtenus par le personnel et surchargez les employés. de déléguer des tâches que vous n'avez pas à faire personnellement libère du temps qui pourrait être précieux pour d'autres tâches qui nécessitent votre expérience et votre énergie La délégation augmente également votre capacité de travail manière stratégique et vous laisse du temps pour la planification, ce qui améliorera les systèmes organisationnels Nous pouvons constater qu'il existe de très bonnes raisons d'améliorer notre capacité de délégation. Comment savoir si vous avez besoin d'aide ou non ? Maintenant c'est ton tour. Réfléchissez à votre propre rôle en tant que manager au cours des trois derniers mois et répondez à ces questions aussi honnêtement que possible. Veuillez regarder cette diapositive. Sur une échelle de 1 à 10, comment évalueriez-vous votre capacité à déléguer ? Si un est médiocre et dix excellent, veuillez remplir ces cases. 3. Quatre étapes de base de la délégation: Au sens le plus large, délégation implique cinq choses la formation et le développement de votre personnel, la direction et le suivi des missions, l'analyse des problèmes de performance, le coaching pour surmonter les problèmes, formulaires périodiques, les évaluations de performance Examinons maintenant quatre étapes de base de la délégation sur cette diapositive. N'oubliez pas qu'en tant que leader, chaque fois que vous déléguez une tâche, vous devez indiquer clairement le niveau d' autorité que vous accordez aux autres Parfois, les superviseurs pensent qu'ils doivent déléguer l'autorité complète pour une tâche avant de pouvoir déléguer. En fait, certains degrés de délégation peuvent permettre aux superviseurs de tester plus facilement leur propre capacité à déléguer efficacement ou de vérifier dans quelle mesure ils sont à l'aise de déléguer à de nouveaux employés ou à des employés qui n'ont pas encore été testés Ainsi, en tant que superviseur ou gestionnaire, vous décidez quel diplôme est approprié en tenant compte de la nature de la tâche, de la capacité de la personne effectuant le travail et du temps disponible pour effectuer la tâche. Déterminez les degrés des niveaux de délégation. Premièrement, enquêtez et faites un rapport. Les employés enquêtent et vous présentent les faits. Vous prenez la bonne décision et vous passez à l'action. Deuxièmement, étudiez et recommandez des mesures. Dans ce scénario, l' employé enquête ou recherche, identifie les options et recommande un plan d'action à prendre Vous évaluez la recommandation, prenez la décision et prenez les mesures nécessaires. Troisièmement, enquêter et donner des conseils sur les mesures prévues. L'employé fait des recherches, identifie les options et décide d'un plan d' action avec justification Vous évaluez la décision prise et approuvez ou opposez votre veto à l' action à entreprendre. Numéro quatre, enquêter et agir, vous conseiller sur les mesures prises. L'employé fait des recherches, identifie les options, décide quelle est la meilleure option, prend des mesures et vous conseille, afin que vous ayez une idée précise de ce qui se passe Numéro cinq, enquêtez et agissez. L'employé est relâché. Il s'agit d'une délégation complète qui montre votre parcours complet en ce qui concerne les capacités de l' individu. Maintenant, vous vous demandez probablement quand vous devriez déléguer une partie de votre travail, n'est-ce pas ? Eh bien, une fois que vous avez occupé ce poste assez longtemps pour bien comprendre ce que cela implique c'est une bonne indication pour la délégation. Lorsque vous aurez dressé l'inventaire des compétences, des capacités et des centres d'intérêt des membres de votre équipe, c'est également une bonne indication pour la délégation. Lorsque vous comprenez la valeur de la délégation, mais comment vous y préparez-vous Dressez une liste des responsabilités actuelles que vous laisseriez derrière vous si vous deviez soudainement quitter votre emploi. Dressez la liste des membres de l'équipe qualifiés pour assumer chacune de ces responsabilités. S'il n'y a personne pour assumer une responsabilité, laissez un espace vide. Lorsque la liste est complète, additionnez les espaces vides pour voir quel genre de département vous habiteriez si vous étiez soudainement hors de portée. Êtes-vous satisfait des résultats ? Maintenant, pensez-y. Quelles tâches devez-vous déléguer ? Tâches pouvant être gérées de manière adéquate par les membres de l'équipe, tâches pour lesquelles les membres de l' équipe disposent de toutes les informations à la prise de décision, tâches qui impliquent des détails organisationnels plutôt que de la planification ou de l'organisation. tâches qui ne nécessitent pas compétences propres à vous ou à votre poste. Tâches pour lesquelles une personne autre que vous peut contrôler directement la tâche. Voyons maintenant quelles sont les tâches que vous ne devez pas déléguer. Le processus de délégation lui-même, tout travail à déléguer, doit être délégué et expliqué par vous. Les évaluations de performance, ce sont des responsabilités de gestion. Les mesures disciplinaires doivent être prises par vous en privé lorsque vous connaissez tous les faits, les conseils et les problèmes moraux, la planification et les prévisions. Certains travaux détaillés peuvent être effectués par d'autres, tels que les calculs et les recherches. Cependant, vous êtes le seul à pouvoir décider de la façon dont objectifs du département cadrent avec l' objectif global de l'organisation ( tâches confidentielles, tâches qui vous ont été spécifiquement assignées par votre responsable). Et dans les situations complexes, ne demandez pas à quelqu'un d'autre de gérer ce que vous ne comprenez pas vous-même. Comment savoir si vous déléguez bien ou non ? Si vous déléguez bien, vous êtes satisfait de la façon dont les membres du personnel exécutent leurs tâches Les membres de l'équipe se sentent engagés et impliqués et le moral est élevé. , si vous ne déléguez pas bien Cependant, si vous ne déléguez pas bien, vous pouvez constater ces symptômes Vous êtes trop occupé par le travail et vous êtes soumis à une pression constante. Vous consacrez trop de temps aux détails organisationnels. Les membres de l'équipe partent parce qu'ils ne se sentent pas stimulés qu'ils sont en train d'apprendre ou parce qu'ils pensent qu' il est difficile de travailler pour vous. Vous n'avez pas été sélectionné pour une promotion car vous éprouvez des difficultés à assumer vos responsabilités actuelles 4. Choisir la bonne personne: Choisir la bonne personne. Eh bien, la délégation est un élément essentiel de la gestion, il est parfois difficile de bien faire les choses. La sélection des tâches déléguer et à qui nécessite une attention particulière. Il y a en fait trois étapes pour vous préparer à déléguer. Vous devez adopter la bonne attitude, décider ce que vous ne devez pas déléguer et quoi déléguer, décider à qui déléguer, comment choisir la bonne personne pour le poste ? Si vous choisissez quelqu'un dont les compétences de base ne sont pas à la hauteur, vous vous exposez à la fois à l'échec et à vous-même. Cela ne veut pas dire qu'ils possèdent déjà les compétences requises, mais simplement qu'ils peuvent les développer dans les délais nécessaires pour effectuer la tâche déléguée Si vous avez besoin que quelque chose soit terminé et complètement précis d'ici vendredi, par exemple, ne choisissez pas un nouveau point de départ sans aucune idée. Mais si vous devez confier une tâche à un de votre équipe et que vous avez une personne compétente mais inexpérimentée, prenez le temps de l'encadrer et de lui enseigner et investissez dans son apprentissage et son développement Qui est capable de mener à bien la tâche ? Pensez-y. Quel est le bilan en matière de missions similaires ? Avant de déléguer une tâche, demandez-vous comment cette personne s'intégrera aux personnes avec lesquelles elle doit travailler en étroite collaboration Dans quelles situations agit-il le mieux ? Ses compétences sont-elles à la hauteur de la tâche ? N'oubliez pas que le dépassement du niveau de compétences requis peut rendre la tâche ennuyeuse ou frustrante. Si personne n'est facilement capable, quelqu'un peut-il être formé pour accomplir cette tâche ? Qui pourrait être formé et combien de temps faudrait-il motiver les employés sont aussi importants que leur capacité à exécuter la tâche. Si vous n'êtes pas sûr des intérêts professionnels du groupe, c'est une bonne occasion d'impliquer les membres de l'équipe et de leur donner occasion d'essayer quelque chose de différent. Bien que les activités puissent être attribuées à employés qui ne sont pas intéressés, considérez d'abord ceux qui sont intéressés, puis déterminez si le membre de l'équipe a le temps disponible. Combien fait-il actuellement ? Dans quelle mesure gère-t-il sa charge de travail ? Comment la charge de travail se compare-t-elle à celle des autres employés du ministère ? Leur intérêt à accepter davantage de tâches est souvent un bon baromètre de leur niveau d'ambition L'une des principales raisons pour lesquelles nous voulons déléguer est que nous n'avons pas le temps de faire le travail nous-mêmes. Si vous déléguez à quelqu'un qui a une charge de travail encore plus importante, ne vous attendez pas à ce que cela se passe bien. À tout le moins, attendez-vous à discuter avec la personne et à évaluer son intérêt. Parlons maintenant de l' adéquation entre les compétences et les personnes. Même si vous connaissez les compétences de la personne, sa charge de travail et son potentiel de réussite, la délégation peut tout de même s'avérer délicate Si on leur en donne l'occasion, les gens peuvent très bien réussir des activités qu'ils n'ont jamais essayées auparavant. La personne qui dispose de suffisamment de temps n' est pas nécessairement le bon choix non plus, car la personne la plus occupée est souvent la mieux placée pour travailler efficacement. Compte tenu de ces variables, quel est le meilleur moyen d' atteindre les objectifs généraux du ministère ? Pensez-y. membres de l'équipe sont-ils encouragés à prendre des initiatives individuelles et à accepter de plus grandes responsabilités ? Ces responsabilités accrues sont-elles récompensées et reconnues ? Vous pouvez également baser la délégation sur le désir de croissance de l'employé. Les nouveaux superviseurs, une fois qu'ils ont eu l' occasion d'interagir avec les employés, peuvent commencer à élaborer des plans pour former et développer leurs employés La recherche de tâches est un aspect essentiel à cet égard. Vous pouvez les déléguer et les associer aux travailleurs prêts à mener à bien les tâches et à tirer parti des missions. L'un des moyens d'y parvenir consiste à inventorier les compétences et les intérêts de vos employés. Classez les employés en fonction de leur volonté d' apprendre et de grandir. Garder l'esprit ouvert quant à savoir qui appartient à chaque catégorie. Travaillez à améliorer les performances les moins performantes, à développer les plus performants et à préparer les travailleurs moyens à maximiser leurs forces. N'oubliez pas que tous les gestionnaires dotés de compétences de gestion exceptionnelles sont d'excellents délégués. Dans la vieille école, les gens disaient que si vous voulez que le travail soit bien fait, vous devez le faire vous-même. Dans la nouvelle conception scolaire, toutefois, l' énoncé correct est si vous voulez que le travail soit bien fait, vous devez apprendre à le déléguer correctement afin qu'il puisse être effectué selon les normes appropriées. 5. Niveaux d'autorité: Niveaux d'autorité. La délégation de pouvoirs est un processus par lequel le gestionnaire attribue des responsabilités à subordonné doté d'un certain niveau d' Exemple, pouvoir de prendre des décisions afin d'accomplir certaines tâches au nom du responsable. Il existe quatre niveaux d'autorité. Niveau 1, aucune autorité. Si la mission est particulièrement importante ou difficile, si le membre de l'équipe est nouveau ou si le type de mission est nouveau pour lui, il est souvent sage que vous assumiez toute autorité. Ce niveau d'autorité doit être utilisé le moins possible car il indique un faible niveau de confiance. Néanmoins, utilisez ce niveau lorsque vous avez des doutes quant à la réussite de la tâche ou lorsque la tâche est si importante que vous souhaitez un degré élevé d'implication. Niveau deux, audité minimale. Au fur et à mesure que le membre de l'équipe gagne en expérience, il est souhaitable de lui laisser une grande latitude dans l'action. Cette méthode permet au membre de l'équipe d'avoir son mot à dire dans la détermination de ses objectifs et de ses normes de performance. Dans le même temps, vous restez informé des progrès des membres de l'équipe et avez la possibilité d' intervenir en cas de problèmes difficiles. Niveau 3, autorité moyenne. Ce niveau d'autorité permet membre de l'équipe de prendre un certain niveau de décisions sans vous. Pour ce niveau d'autorité, le membre de l'équipe définit les objectifs, les plans et les normes de performance. L'employé agit ensuite manière autonome en vous soumettant régulièrement des rapports par étapes et en vous consultant uniquement s'il rencontre un problème ou un client particulièrement difficile Niveau quatre, autorité complète. Lorsque le membre de l'équipe est devenu un employé de confiance qui a démontré sa compétence dans l'accomplissement du type de tâche assigné, vous pouvez lui accorder une autorité complète. Vous serez complètement retiré de la mission, même une fois celle-ci terminée. C'est le niveau que les managers devraient espérer atteindre avec la plupart des employés dans le cadre de la plupart des missions. Lorsqu'il est correctement exécuté, ce niveau vous donne plus de temps discrétionnaire et vous permet de assurer que tous les travaux sont terminés comme prévu Avec ce niveau d'autorité, vous n'avez qu'une interaction minimale avec le membre de l'équipe sous la forme d'un rapport de statut. 6. Compétences en communication: Aptitudes à communiquer. La délégation fonctionne mieux avec une communication claire et fréquente, ce qui implique d'écouter et de parler. Cela nécessite également un haut niveau de confiance, qui est mérité au fil des heures par le responsable et les employés. Instaurer la confiance implique de donner aux employés réussir en déléguant des tâches puis en prenant du recul En tant que manager, vous gagnez la confiance en permettant aux employés d'apporter leur propre expertise . Alors, comment gagner la confiance ? Nous voulons un contact visuel et la preuve que l'autre personne écoute si nous voulons partager nos idées et nos pensées. Sans ces preuves, nous avons simplement fermé nos portes. En tant que manager, vous devez donc apprendre à écouter activement. L'écoute active est en fait un processus en trois étapes. Première étape, contact visuel, nœuds crâniens, autres affirmations non verbales. Deuxième étape, des indices verbaux ou des phrases telles que « disparu , «   vraiment », « puis quoi », etc. Troisième étape, des questions visant éclaircissements ou à résumer des déclarations, par exemple, voulez-vous dire qu'ils facturaient 4$ pour une tasse de café Une fois que vous avez pris un taxi, que vous êtes allé au magasin et que vous avez trouvé le bon vendeur, que s'est-il passé ensuite ? Eh bien, en écoutant, bien sûr, vous devez poser des questions. Il existe deux types de questions ouvertes et fermées. Les questions fermées sont celles auxquelles on peut répondre par oui ou par non ou avec des données spécifiques telles que votre nom, date de naissance, votre profession, etc. Ces questions limitent nos réponses et nous donnent peu d'occasions de développer notre réflexion. Par conséquent, ils nécessitent peu d' efforts et peuvent même mettre fin à une conversation. Ce type de question a tendance à être partiellement surutilisé car il nécessite également très peu d'efforts en ce qui concerne les questionnaires Ils sont faciles à formuler et nous obtenons des réponses rapides. Malheureusement, de telles questions peuvent également nous amener à faire des suppositions, et les hypothèses peuvent constituer grands obstacles à une bonne communication. posez des questions ouvertes Par contre, posez des questions ouvertes, encouragez les gens à parler. Ces questions sont formulées de manière à ce qu'il ne soit pas possible d'y répondre par un simple oui ou par non Les questions ouvertes commencent souvent par la variation des cinq W, qui, quoi, quand, où et pourquoi, ou peut demander comment. Les questions ouvertes sont utilisées pour obtenir des informations, cibler les conversations, solliciter des opinions, obtenir un consensus, questions fermées amorcent le processus de clôture L'utilisation involontaire de questions fermées peut souvent être surmontée en la faisant suivre d'une simple question ouverte Par exemple, pensez-vous que c' était la bonne chose à faire ? Oui, je le sais. Peux-tu m'aider à comprendre pourquoi tu te sens ainsi ? Supposons que vous ayez confiance et que vous soyez également un leader solidaire, mais en dehors de cela, quelles méthodes peuvent aider votre équipe à réussir ? Eh bien, commencez par définir des rôles, des processus et des procédures clairs. Vous devez identifier les outils et formulaires qui soutiennent vos efforts. À cette fin, des processus et des rôles clairement définis, afin que vos employés ne perdent pas de temps à deviner comment définir leurs tâches Pour chaque projet délégué, un bon leader doit voir la destination et doit être en mesure de transmettre clairement des attentes précises, objectifs et des résultats précis, les étapes spécifiques à suivre pour mener à bien le projet. Pour être clair, le délégué ne devrait pas avoir à définir comment chaque étape doit être accomplie par le membre de l'équipe plutôt le délégué qui décide ce qui doit être accompli et le membre de l'équipe peut utiliser son expérience pour effectuer au mieux les étapes requises En tant que leader, votre travail consiste souvent à être le responsable des rappels Le rôle du responsable des rappels est veiller à ce que chaque membre de l'équipe respecte étapes clés et les délais afin qu'il puisse recevoir des conseils supplémentaires si nécessaire et que chaque individu soit tenu responsable de sa part du processus C'est là que le développement systèmes solides s'avère utile. Si vos processus sont durables, l'équipe ne part pas toujours de zéro et chaque détail ne nécessitera pas d'explications minutieuses disposer de personnes talentueuses et bien formées, capables de penser par elles-mêmes et de bien travailler de manière indépendante fait de disposer de personnes talentueuses et bien formées, capables de penser par elles-mêmes et de bien travailler de manière indépendante garantit que lorsque le travail est délégué, il peut être effectué de manière rationalisée. 7. Délégation de suivi: Délégation de suivi. suivi est l'évaluation de l'activité déléguée afin de s'assurer qu'elle est menée à bien de manière sûre et compétente conformément aux exigences et aux normes établies. Plusieurs stratégies peuvent être utilisées pour surveiller ou évaluer les performances des tâches déléguées. Voici donc quelques stratégies pour contrôler la délégation. observation directe des membres de l'équipe et leurs superviseurs par le processus hiérarchique analytique est essentielle car elle garantit que l' activité assignée est exécutée manière appropriée et conforme aux normes et instructions établies La modification des activités ou des instructions est effectuée selon les besoins. Les résultats sont ceux souhaités. assistance supplémentaire ou supplémentaire est fournie pour l' achèvement ou le développement des tâches. Tous les commentaires de l'équipe sont pris en compte et les mesures nécessaires sont prises pour améliorer les performances et les résultats. Utilisation du courrier, le niveau d' automatisation augmente d' un cran avec le courrier. La plupart des responsables préfèrent le courrier Outlook où les tâches de délégation se trouvent au même endroit que la liste des tâches pour faciliter leur consultation. Le champ de tâche est défini sur trois colonnes, la première colonne contenant la catégorie de tâche. La deuxième colonne indique le nom de la personne à laquelle la tâche est affectée et les lignes de tâches de la dernière colonne. Les dates d'échéance sont indiquées ici. Utilisation de journaux, par rapport à d'autres solutions automatisées, les journaux sont les solutions les plus simples et les moins technologiques. Les pages du journal sont divisées en trois colonnes. La première colonne indique la date à laquelle l'assignation a été faite. La deuxième colonne contient le nom de la personne à laquelle la tâche a été assignée et la tâche à exécuter, et dans la dernière colonne, la date d'échéance. Utilisation du système de gestion des tâches, par rapport aux autres méthodes de surveillance, le gestionnaire de tâches est l'outil le plus recommandé. Quelle que soit la taille du projet, un bon système de gestion des tâches doit être concis, direct et simple. Il doit également être en mesure de fournir des outils d' analyse ou de calcul, de collecter des informations pertinentes, d' avertir le responsable et les membres de l'équipe des tâches presque achevées ou délais et de celles dépassant les allocations budgétaires, entre autres problèmes Permettez à l'équipe et au responsable de saisir les données pertinentes pour le calcul Lors de la surveillance, il est important de ne pas faire de microgestion. Vérifiez plutôt les délais et les jalons, allocations budgétaires et la qualité des résultats du travail Mais tout cela conformément aux paramètres convenus et définis, un bon gestionnaire identifie les problèmes qui ne peuvent pas être traités et propose des solutions. Encore une fois, renseignez-vous toujours sur avancement des travaux et, au lieu d'inspections surprises, organisez des séances de suivi régulières Surtout, ne soyez pas un manager harcelant. Votre rôle est de superviser la situation dans son ensemble. Les détails mineurs devraient être laissés aux superviseurs pour leur propre jugement. Pour contrôler la délégation, vous devez vous en tenir aux points d'enregistrement réguliers que vous avez initialement définis dans votre plan de suivi. Une fois la délégation, la responsabilité et l'autorité transférées à une autre personne qui restera responsable de tout ce qui se passe en relation avec le projet ou les tâches de conception, est pas approprié de trop s' immiscer dans le travail conçu n'est pas approprié de trop s' immiscer dans le travail conçu, car cela constituera Pour un suivi efficace, il convient donc de trouver un équilibre entre abdication et Maintenant, examinons rapidement cette étude de cas. Barry a délégué une mission à John et a découvert plus tard que John hésitait à demander de l'aide lorsqu'il éprouvait des difficultés Barry et John ont établi des normes de performance pour cette tâche, mais le système de surveillance s'est avéré inefficace. Dans ses rapports d'activité hebdomadaires, John n'a jamais indiqué qu' il y avait des problèmes. Pourtant, il n'a pas pu terminer mission à temps parce qu'il avait de la difficulté à obtenir les informations nécessaires auprès des autres ministères. John n'a pas voulu parler du problème à Barry parce qu'il pensait que Barry penserait qu'il était incapable. Juste avant l'échéance du projet, Barry a découvert qu'il serait tard. Pourquoi ne m'as-tu pas prévenu plus tôt ? Barry a demandé à John ? Je pensais pouvoir m'en occuper moi-même, et je ne voulais pas t'embêter avec un autre problème. John a répondu. Qu' en pensez-vous dans ce cas ? Qui a échoué ici ? Que prenez-vous en compte lorsque vous déterminez le niveau de contrôle ou de surveillance nécessaire Vous le pensez peut-être maintenant que vous avez délégué votre tâche. Il vous suffit de lire vos rapports réguliers et de vous assurer que le délai est respecté. Cependant, en tant que gestionnaire, l'aspect le plus important de ces rapports est la transparence. Cela se traduira par votre volonté d' être objectif lorsque des faits vous seront signalés et de soutenir la personne à qui vous avez délégué la tâche lui fournissant des ressources et un soutien supplémentaires si nécessaire. C'est à vous de veiller à maximiser les chances de faire preuve de cette ouverture lors de vos séances d'évaluation régulières. Vous pouvez y parvenir en écoutant vraiment ce qu'on vous dit et en identifiant les signes indiquant que quelqu'un n'est pas totalement ouvert à vous. Par exemple, en évitant le contact visuel ou en présentant d'autres signes similaires. Cela peut être dû au fait qu'ils ne veulent pas vous décevoir avec de mauvaises nouvelles Alors, pour déléguer efficacement, voici quelques conseils supplémentaires pour vous. Utilisez le journal des affectations, identifiez les jalons du projet ou de la tâche, puis développez un système permettant de savoir quelles tâches sont assignées à qui et quand elles doivent être achevées Utilisez un suivi personnalisé. Des études montrent que les méthodes informelles de suivi sont les plus efficaces. Une mission sur laquelle vous posez fréquemment des questions est plus importante qu'une mission que vous avez mentionnée une fois mais que vous ne contrôlez jamais, mais votre intérêt doit être sincère pour être efficace. Cela prend du temps, mais le simple fait que vous preniez le temps indique au membre de l'équipe qu'il est important de le terminer. Utilisez des techniques d'échantillonnage. Selon le type de travail, vous pouvez demander un travail simple pour contrôler la qualité, exemple un rapport ou une réunion présidée par un employé Utilisez des rapports d'avancement, similaires au journal de suivi, sauf que cette fois, il incombe à l' employé d'indiquer les mesures prises et les difficultés d'exécution, et n'oubliez pas de poser des questions comme nous en avons discuté dans la leçon précédente En utilisant vos compétences en matière de questionnement, vous serez également en mesure d'identifier les incohérences susceptibles vous donner des signes avant-coureurs de problèmes potentiels ou réels Ces questions doivent être posées de manière à ce que la personne à qui la tâche a été déléguée ou les autres personnes impliquées dans le processus ne considèrent pas cela comme une ingérence. 8. Pratiquer la délégation: Pratiquer la délégation, votre rôle, supposons que vous ayez récemment été promu directeur, ce poste de direction est nouveau pour vous. Jusqu'à présent, vous aviez principalement des responsabilités techniques. Vous vous êtes toutefois si bien comporté dans le rôle technique que la haute direction, en particulier le vice-président senior de l'entreprise, souhaite vous récompenser. Elle estime également que vous êtes en mesure d' assumer cette importante responsabilité de gestion. Vous voulez assumer de nouvelles responsabilités, même si vous n'êtes pas encore à l' aise dans votre rôle. En tant que responsable, vous serez confronté à des fonctions de délégation de base, comme décider quoi déléguer et à qui. Délégation d'une tâche, surveillance d'une tâche déléguée. Au fil de cette histoire, vous vous retrouverez dans diverses situations qui nécessiteront différentes décisions de délégation Vous devez tenir compte de la description de vos employés lorsque vous essayez décider lequel convient le mieux à chaque situation. Vous demandez à réfléchir à la façon dont vous géreriez chaque situation. Chaque employé possède la formation et l' expérience nécessaires pour accomplir les tâches qui lui sont confiées. Mais comme vous le verrez, tous ont des modes de fonctionnement différents. Employés. Pat fait partie du comité des associations caritatives et l'équipe de softball et essaie d' organiser un jeu de cartes pour les joueurs à l'heure du déjeuner Pat aime être avec les gens, faire des choses et s'impliquer. Bien que Pat ne soit pas nécessairement l'âme de la fête, Pat aime bien passer un bon moment. Pat excelle dans le marketing et les ventes. Tous ceux que Pat rencontre se sentent comme des amis potentiels. Pat a tendance à dire ce qui lui passe par la tête, puis à réfléchir à ce que cela signifie. On peut parfois entendre Pat dire : «   Oui, je l'ai dit, mais je ne le pensais pas vraiment. Chris travaille également dans le domaine des ventes. Chris est fier de sa connaissance approfondie du produit et de ses capacités de dépannage. Chaque fois qu'il y a un problème, vous pouvez envoyer un e-mail à Chris pour obtenir une solution rapide. Chris préfère effectuer les tâches de vente et de dépannage à partir de l'ordinateur, ce qui, selon Chris, est beaucoup plus efficace. Chris peut ainsi rencontrer des gens du monde entier sans avoir à quitter le bureau. Lorsque Chris prend une pause déjeuner, Chris peut être vu avec l'un de ses deux meilleurs amis au bureau. Bien que Chris soit sympathique, il donne généreusement à la campagne caritative et peut parfois être franc Chris projette et je veux être seule image. Sandy, on dit de Sandy qu'elle craque les chiffres. Sandy a été entendue dire qu'il faut pas se fier à ses yeux, ses oreilles et à son sens du toucher. Laisse-moi le sentir et le compter. Je sais ce qui est réel de cette façon. Sandy est une gérante dont le hobby est de collectionner des pièces. Sandy aime briller et sentir le métal cool et l' histoire qu'il représente. Sandy aime aussi le look et la rapidité des nouveaux ordinateurs et logiciels. Bien qu'il soit difficile de s'adapter au changement, Sandy remarque quand les choses ne sont pas à sa place au bureau et aime compter avec précision les jours de maladie, les jours de vacances et les heures de compensation des employés vacances et les heures de compensation Les employés considèrent Sandy comme stricte, un peu floue sur les détails, mais juste Leslie est à la tête du département marketing et surprend constamment les employés avec des idées créatives pour les produits de l'entreprise Le travail de Leslie en design graphique a remporté plusieurs prix. Bien que le budget du service marketing ne soit pas toujours équilibré. C'est ce que les comptables sont là pour répondre, Leslie. Les personnes qui travaillent pour Leslie se sentent engagées envers elles et apprécient la liberté leur est accordée pour travailler seules. Leslie a dit un jour : « Je n'ai tout simplement pas remarqué que quelqu' un à la réunion m' a fait remarquer que les bas de Leslie n' Lee a commencé à travailler pour l'entreprise il y a des années en tant que commis et est aujourd'hui assistant administratif du vice-président des opérations. Lee prend le travail très au sérieux. Lee est constamment sollicité pour obtenir des conseils de la part du personnel de soutien plus jeune et les aide en s'appuyant sur deux piliers, tradition et le livre de politiques. Sa devise est : tu as raison ou tort, et c'est à moi de découvrir laquelle. Chaque fois qu'un problème épineux survient, Lee repense à la façon dont l'ancien fondateur aurait réagi, puis il annule le livre de politiques S'il n'y a pas de politique, Lie initie les procédures mise en œuvre d'une nouvelle politique afin d'éviter toute confusion lors de la prochaine apparition du problème. Qu'il pleuve ou Li veille à ce que les choses soient clairement définies et gérées équitablement. Je n'ai pas de favoris, affirme souvent Lie. Tout le monde sait exactement où je me situe. Terry, qui préfère prendre des décisions en tenant compte de l'élément humain, dirige le service des ressources humaines. Eh bien, je ne le gère pas vraiment. Terry rit. Il fonctionne. C'est plutôt ça. Même si nous avons des politiques en matière de ressources humaines, vous devez vraiment utiliser votre cœur. Ce n'est pas parce que quelqu'un est en retard à quelques reprises que vous devez être compréhensif. Zut, ils ont peut-être une trousse de maladie ou quelque chose comme ça. Je pense vraiment que Lee est parfois un peu dur avec les gens, mais je comprends que Lee pense que c'est son travail. Terry est responsable des ressources humaines depuis dix ans. Les employés y ont un moral élevé et le département a enregistré le taux de rotation le plus faible de l'entreprise. Terry manque rarement un jour, sauf un jour pour une chirurgie de l' ulcère, survenue après une légère réduction des effectifs Les évaluations de performance des CR sont un rêve. CR est bien organisé, consciencieux et dépasse constamment les normes Le système CR consiste à utiliser correctement un agenda. CR rédige des listes, puis éprouve une énorme satisfaction à gratter les choses une fois qu'elles sont terminées CR fixe les rendez-vous de l'équipe de vente et organise les salons de vente périodiques que l'entreprise sponsorise. De nombreux travaux écrits sont toujours soignés et complets à temps à chaque fois. Le plus gros problème de CR est que la force de vente n' apprécie pas ce travail. CR doit s'occuper de leur dossier lorsqu'ils ne respectent pas les horaires ou lorsqu'ils oublient de faire ce que le CR leur a demandé de faire. Ce sont vraiment des enfants, dit souvent CR. Brook n'aime pas la condescendance de CR. Qui a dit que la vie se déroulait selon le calendrier ? Parfois, je dois attendre un client. Parfois, nous décidons de sortir déjeuner. Tout ne peut pas être planifié, et en plus, cela prive le ventilateur de la vie. En effet, la flexibilité de Brook a été un atout majeur pour l'entreprise, car les nouvelles technologies ont exigé des changements dans les produits. Brook vend plus que tous les autres vendeurs de l'entreprise, mais il est constamment en retard aux réunions et ne peut pas être épinglé pour planifier des objectifs à long terme « Hé, on verra à quoi ça ressemble une fois sur place », répond Brook en un clin d'œil Ces scénarios vous aideront à analyser vos employés, identifier certains défis de délégation à surmonter et à identifier certaines des erreurs que vous pourriez commettre. Prenez le temps de comprendre l'environnement, les personnes et les circonstances. Mettez-vous à la place du manager et essayez d'évaluer comment vous décideriez de chaque décision. Informations sur les décisions. Vérifiez la colonne appropriée pour chaque tâche. La colonne « non » signifie que vous pensez que vous devriez faire ce travail. La colonne Oui signifie que vous allez déléguer la tâche à un membre de l'équipe. Vous devrez peut-être les aider, mais ils feront la majeure partie du travail eux-mêmes. Deuxième décision, vous avez établi des directives générales concernant ce que vous déléguerez et ce que vous n' allez pas déléguer. Il est maintenant temps de décider à quel membre du personnel serait la meilleure personne pour déléguer une tâche particulière. Lequel de vos collaborateurs demanderez-vous de diriger le comité social, et pourquoi choisiriez-vous cette personne ? quel membre de votre personnel demanderiez-vous de répondre aux demandes d'informations, de démonstrations, etc. des clients , et pourquoi ? quel membre de votre personnel demanderiez-vous de diriger les achats de matériaux ? Pourquoi ? À quel membre de votre personnel demanderez-vous de présider les réunions de routine du personnel ? Pourquoi ? À quel membre de votre personnel serez-vous le plus susceptible de demander à voir les rapports hebdomadaires de ce département terminés et livrés à temps ? Troisième décision, vous devez maintenant décider du niveau d'autorité à accorder à chaque employé pour qu'il accomplisse cette tâche. Utilisez l'échelle dont nous avons discuté au cours de la septième séance. Décision 4, vous avez délégué au niveau d'autorité recommandé. Il est maintenant temps de décider de la manière de superviser la délégation. Supposons que vous ne surveilliez pas le projet, que vous ayez laissé l'employé seul, en supposant qu'il était suffisamment compétent pour accomplir lui-même la tâche. À votre grand désarroi, les choses tournent mal. Comment allez-vous gérer cela ? Encerclez-en un, lâchez-le. Mettez-le sur le compte de votre expérience, rencontrez l'employé et discutez de ce qui n'a pas fonctionné. Laissons tomber pour le moment, mais mentionnez le retard dans la prochaine évaluation du rendement de l'employé. Lequel avez-vous choisi ? Pourquoi ? 9. Donner des retours: Donner du feedback. Donner du feedback est l'une des tâches de gestion les plus importantes, mais aussi les plus délicates et les plus difficiles Il s'agit pourtant d'un élément essentiel pour tous les membres d'une organisation. C'est comme respirer, les gens ont besoin de survivre. Pensez aux commentaires de cette façon. Il s'adresse à ceux qui doivent être performants et atteindre leurs objectifs au travail, comme une boussole aide un randonneur se déplacer sur des terrains difficiles ou inexplorés C'est utile pour indiquer quand les choses vont dans la bonne direction et un outil utile pour rediriger les performances liées aux problèmes Ne pas donner ce feedback, c'est comme envoyer des gens sans cette boussole Nous ratons parfois des occasions de donner des commentaires positifs parce que nous pensons que les gens savent quand ils se portent bien. Cependant, les gens ne savent souvent pas s'ils sont sur la bonne voie à moins que vous ne le leur disiez. Les commentaires positifs confirment que les décisions ou les choix qu'ils ont faits sont bons et que vous les remarquez Nous manquons également des occasions de donner des commentaires correctifs parce que nous craignons que le fait de donner des commentaires désagréables n'entraîne une réponse difficile à gérer ou ne nuise à une relation. En réalité, retarder ce feedback peut faire plus de mal à long terme. Pensez-y. Si vous donnez un feedback positif à un employé, que devez-vous garder à l'esprit ? Si vous donnez un feedback constructif à un employé, que devez-vous garder à l'esprit ? Les commentaires sur les performances que vous fournissez aux utilisateurs peuvent porter sur le niveau du groupe, en termes de mesure dans laquelle ils atteignent leurs objectifs par rapport à d'autres groupes, ou ils peuvent porter sur les performances individuelles objectifs réalisables Mais tout comme le feedback est nécessaire pour maintenir le cap et l' intérêt pour un sport, il s'agit également d'un moyen important de maintenir l' intérêt des employés pour leur travail. Quelques critères pour des commentaires utiles. Les commentaires sont d'abord positifs. L'une des techniques consiste à dire ce que vous aimez avant de mentionner vos préoccupations. Être positif met la personne dans un meilleur état d'esprit. Pour entendre l'autre partie, commentaires doivent être demandés ou convenus à l'avance, plutôt que imposés. Un feedback efficace arrive au bon moment. En général, le feedback est le plus utile le plus tôt possible après le comportement donné. Les commentaires doivent être spécifiques plutôt que généraux. Se faire dire que l'on domine ne serait pas aussi utile que de se faire dire cela Maintenant, lorsque nous avons tranché la question, vous n'avez pas écouté ce que les autres ont dit, et je me suis sentie obligée d'accepter votre argument sous peine d'être attaquée par vous. Le feedback doit être descriptif plutôt qu'évaluatif ou fondé sur le jugement Décrire sa propre réaction laisse l'autre personne libre d'utiliser cette information ou non comme bon lui semble. Les commentaires doivent être orientés vers un comportement sur lequel le récepteur peut agir. feedback doit tenir compte des besoins de celui qui donne et du destinataire du feedback Le feedback est destructeur lorsqu'il ne répond qu'aux besoins de celui qui le donne et ne tient pas compte des besoins de l'autre personne Vérifiez que vos commentaires sont clairs pour le destinataire. L'une des façons d'y parvenir est de demander au destinataire de répondre avec ses propres mots. Jetons un coup d'œil à ces études de cas. Étude de cas numéro un. L'un de vos employés du service de maintenance, Art Lebron, semble avoir mal à accomplir certaines de ses tâches Selon les normes établies il y a plusieurs années, tous les ordres de travail doivent être exécutés dans les 48 heures. Cependant, il semble passer beaucoup de temps au téléphone à commander des fournitures. Vous savez, c'est un travail qui doit être fait, mais vous avez une politique de livraison juste à temps pour les commandes de fournitures. Comme votre budget est très serré et que vous n'avez aucun endroit pour entreposer les fournitures, que ferez-vous pour faire face à cette situation ? Étude de cas numéro deux. Mlle Stanfield est responsable entretien ménager de l'ensemble de l'établissement ses deux employés à temps partiel, elle exécute un volume de travail énorme, fière du haut niveau propreté dans tout le bâtiment et est toujours joyeuse et prête à s'arrêter pour aider les autres. Chaque fois que vous la croisez dans le hall, vous vous dites que vous devriez vous arrêter et lui dire qu'elle est l'une des raisons pour lesquelles l'établissement a une si bonne réputation en matière de qualité. Mais vous êtes toujours en retard à un rendez-vous lorsque vous la croisez et que le moment passe. Au cours des deux dernières semaines, elle a l'air un peu usée et a commis plus d' erreurs que d'habitude. Que devez-vous faire ? Troisième étude de cas quatre mois se sont écoulés depuis que vous avez rencontré chaque membre du personnel et établi les attentes en matière de performance et le plan de soutien pour chacun d'entre eux. Vous avez enfin trouvé quelques minutes pour mettre à jour les fichiers. Vous arrivez dans le dossier d'Yvonne Dressers. Yvonne est responsable de la gestion de vos systèmes informatiques. Au départ, son objectif était d'améliorer sa propre capacité à respecter les délais en déléguant davantage Tu sais qu'elle a fait un effort. Elle a suivi le cours sur délégation que vous avez recommandé et elle a délégué certains des travaux de support logiciel les plus courants à ses deux employés Mais ces deux personnes se plaignent de ne pas savoir ce qu'elles sont censées faire et de ne pas savoir si ce qu'elles font est la bonne chose à faire. Que devez-vous faire ?