Compétences essentielles en matière d'administration et de gestion de bureau

1. Introduction au cours: Voilà et bienvenue. Je suis ravie que vous ayez décidé de vous joindre à moi pour ce cours. Que vous veniez d' entrer dans le monde de l'administration ou que vous gériez des choses dans les coulisses depuis un certain temps, c'est l'occasion de développer vos compétences et faire en sorte que le bureau fonctionne de manière fluide et efficace. Les procédures administratives du bureau ne sont peut-être pas prestigieuses, mais elles sont essentielles au succès de toute entreprise Un bureau bien géré réduit les problèmes communication et aide à éliminer les erreurs courantes En faisant du bureau administratif une priorité, vous serez en mesure de créer des politiques et des procédures claires que tout le monde comprend et soutient. Aider le bureau à fonctionner de manière plus fluide au quotidien. Examinons donc les objectifs du cours. La recherche a toujours démontré que lorsque des objectifs clairs sont associés à l'apprentissage, celui-ci se produit plus facilement et plus rapidement. C'est dans cet esprit que nous allons passer en revue nos objectifs pour aujourd'hui. À la fin de ce cours, vous devriez être capable d' organiser un classeur qui permet d'accéder aux informations importantes et de les mettre à jour facilement. Élaborez des procédures de bureau qui créent une structure et réduisent la confusion. Préparez des listes de contrôle qui simplifient les tâches quotidiennes et améliorent la cohérence Comprenez la planification de la relève afin que votre équipe soit toujours prête pour l'avenir. Rassemblez les bons outils pour rester efficace, organisé et préparé. Alors, tu es prêt ? Plongeons-nous dans le vif du sujet et développons ensemble ces compétences essentielles. Je te verrai dans la prochaine leçon. 2. Pourquoi votre bureau a besoin de procédures administratives: Pourquoi votre bureau a besoin de procédures administratives Les procédures administratives ne se limitent pas à des politiques contraignantes. Ils sont mis en place pour assurer la survie de l' entreprise dans tous les cas ou situations, qu'il s'agisse de catastrophes de changements dans les activités quotidiennes de base procédures administratives du bureau les traitent toutes lorsqu'elles sont effectuées correctement. La continuité des activités, la planification de la relève, les exigences en matière d'audit et le plan de reprise sont tous inclus dans les procédures administratives. Continuité des activités La continuité des activités est également connue sous le nom de continuité des activités Il s'agit du plan mis en place pour assurer le fonctionnement d'une entreprise en cas de sinistre, à la fois pendant et après le sinistre. Pour assurer la continuité des activités, il faut d'abord identifier les tâches essentielles. Cela inclut les articles et les services essentiels au fonctionnement de l'organisation. Cela peut varier selon les organisations, mais cela inclut la technologie, la sécurité des employés, le son et la structure, etc., les étapes de continuité des activités, étapes de continuité des activités risques déterminés auxquels l' entreprise sera probablement confrontée, qu' il s'agisse des technologies de l'information, du sabotage, Analysez les effets de chaque risque ou danger que vous découvrez sur un aspect différent de l'entreprise, sécurité, les fonctions, les actifs, etc. Déterminez combien de temps votre entreprise pourrait fonctionner si l'un de ces risques se concrétisait et quelles mesures de reprise nécessiteraient. Développez une équipe et stratégie pour résoudre les problèmes potentiels. Élaborez un plan et documentez chaque étape avant de le partager avec le reste de l'équipe. Testez le plan à l'aide de différentes méthodes, telles que des exercices, des visites guidées et des listes de contrôle. La planification relève réussie permet de constituer un vivier de talents afin qu' il y ait suffisamment de candidats qualifiés pour pourvoir Cette stratégie nécessite de recruter des talents qualifiés, créer un vivier de talents et de fidéliser les employés Identifiez les buts et les objectifs. Les objectifs communs incluent la rentabilité, la fidélité des employés , le service et la productivité, identifier les besoins de l'entreprise, observer l'évolution des responsabilités différents postes créés par l'entreprise, reconnaître les tendances en matière de main-d'œuvre, comprendre les changements qui reconnaître les tendances en matière de main-d'œuvre, se produisent au sein et en dehors de votre organisation, tels que le vieillissement de la main-d'œuvre, développer le bassin d' employés, déterminez où trouver les employés pour combler les lacunes dans les campagnes de recrutement, les réseaux sociaux, etc. Élaborez un plan pour les impliquer une fois qu'ils auront été choisis. Exigences en matière d'audit interne et externe. Les audits internes et externes sont importants pour identifier les risques auxquels les organisations sont confrontées. L'audit interne porte sur efficacité et la fiabilité des contrôles administratifs. Un audit interne porte également sur l'exactitude des enregistrements, conformité légale et les mesures prises par la direction. Audits internes et audits externes En tant que tels , l'auditeur interne est un employé de l'entreprise qu'il audite. L'auditeur externe n' est pas un employé et il créera un rapport basé sur les finances, opérations et la conformité des entreprises. Les auditeurs internes et externes fournissent des recommandations basées sur leurs évaluations. L'auditeur, qu'il soit interne ou externe, est tenu d'être indépendant et objectif, qualifié, de fournir des tests adéquats, fournir une documentation et des mesures adéquates, de procéder à une vérification et à un examen, et de présenter un rapport qui sera examiné par les parties concernées, telles que le conseil d'administration. Planification du rétablissement. La planification du redressement va de pair avec la continuité des activités. planification de la reprise ou la planification de la reprise après sinistre est le processus mis en place pour récupérer les données, logiciels, le matériel et le personnel dont l'entreprise a besoin pour démarrer la sauvegarde après un sinistre Étapes de planification du rétablissement, identification des systèmes critiques, hiérarchisation ceux-ci et identification des risques potentiels. Déterminez les stratégies relatives aux données, la technologie, aux fournisseurs, au personnel et aux installations. Créez un plan avec des instructions étape par étape basées sur les stratégies découvertes, testez le plan de reprise et apportez les ajustements nécessaires. Étude de cas, Sharon a travaillé dans la même entreprise pendant 26 ans. Elle approchait de la retraite et a demandé à son superviseur si son aide était nécessaire pour former sa remplaçante. Elle a été surprise d'apprendre que personne n'était en lice pour son poste. Et elle a pris sa retraite au bout d'un mois. Son superviseur a expliqué qu'ils avaient de la difficulté à trouver une personne qualifiée pour la remplacer. 3. Rassembler les bons outils Tools: Rassembler les bons outils. Toute activité nécessite l' utilisation des bons outils, et le bureau administratif ne fait pas exception. Les cartables administratifs et autres matériels sont des outils nécessaires pour garantir que les tâches sont effectuées correctement. En rassemblant les informations nécessaires et en trouvant ces outils, vous éliminerez toute confusion et assurerez que vos procédures sont effectuées correctement. Cartable, les cartables administratifs contiennent des instructions sur les procédures administratives que tous les employés pourront utiliser Commencez par choisir un classeur et collectez les séparateurs et les protège-feuilles nécessaires La création d'un classeur vous oblige à suivre les opérations quotidiennes. Vous devez également établir une liste des responsabilités liées aux différents emplois. La liste doit inclure les tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles. Le classeur doit inclure les procédures de base. Commencez par les descriptions de poste et interrogez différents employés pour déterminer leurs tâches. Nous discuterons des informations nécessaires et de la manière de les collecter en profondeur dans la prochaine leçon. Le classeur doit également inclure des ressources de base telles que des listes téléphoniques, des adresses et des listes de contrôle pour la planification Cela varie selon les organisations, mais les guides technologiques et autres informations essentielles pour connaître les systèmes de l' entreprise doivent également être inclus. Séparateur de section. Les séparateurs de sections sont utilisés pour décomposer physiquement le classeur en différentes sections afin que les informations soient plus faciles à trouver Après avoir rassemblé toutes les informations pertinentes, organisez-les et créez une table des matières. La table des matières vous guidera dans la division des sections. Nous aborderons spécifiquement la table des matières plus tard. Les sections et les sujets varient selon les organisations, mais ils doivent être organisés de manière claire et concise. Utilisez des protège-feuilles collés comme séparateurs de section pour faciliter la recherche d'informations spécifiques protège-feuilles, des protège-feuilles sont nécessaires pour protéger le classeur des accidents et des déversements Des feuilles de protection adhésives doivent être utilisées pour les séparateurs de sections protège-feuilles ordinaires non doivent être utilisés pour les autres pages du classeur protège-feuilles robustes sont recommandés pour les pages fréquemment utilisées, telles que les modèles, les listes téléphoniques et les listes de contrôle Il n'est pas nécessaire de placer chaque page dans des protège-feuilles En laissant la majeure partie des pages hors des protège-feuilles, il sera plus facile de modifier les informations si nécessaire Cartables d'une couverture à l'autre. Une fois que vous avez rassemblé tous les éléments nécessaires pour créer un classeur, déterminez ce qui doit être inclus et organisez les informations. Il est temps de tout mettre dans le classeur. Il est important de choisir le bon classeur. Les informations contenues dans le classeur doivent être complètement jointes afin qu'elles soient conservées en toute sécurité. Les cartables doivent être revus d'un bout à l' autre pour s'assurer qu'ils sont complètement fermés La taille du classeur généralement utilisé à cette fin doit être de 1,5 pouce et 2 pouces de large. Il est important de choisir un classeur suffisamment grand pour y ajouter des pages si nécessaire. De plus, le choix d'un classeur trop petit peut entraîner le déchirement et la chute des pages lorsque le classeur est utilisé. Étude de cas. Aaron a été chargé de créer un classeur de procédures avec les outils à sa disposition. Il a pu trouver un classeur de 1 pouce et des protège-feuilles inutilisés Alors qu'il assemblait le cartable, il s'est rendu compte qu'il allait être bien ajusté. Pour créer des séparateurs de sections, il a placé des notes publiées entre les sections En le feuilletant, pages sont tombées, tout comme les séparateurs de sections 4. Identifier les procédures à inclure: identifier les procédures à inclure lors de la création d'un classeur administratif, il est important de choisir les procédures nécessaires. Si vous mettez trop d'informations dans un classeur, il devient difficile de s'y retrouver. Si toutefois vous ne mettez pas suffisamment d'informations dans un classeur, cela ne sert à rien. En suivant les différentes tâches, travaillant avec d'autres employés et en restant au courant des activités quotidiennes, vous serez en mesure de trouver les meilleures procédures. Suivi des tâches pendant quelques jours. Afin d'identifier les procédures, vous devez inclure, il est nécessaire de suivre les tâches pendant quelques jours. Ils devraient vous aider à identifier les informations suivantes. Tâches de suivi. Déterminez quelles opérations sont exécutées dans le cadre de la position. Établissez les outils qui sont utilisés régulièrement. Découvrez les informations régulièrement consultées. Déterminez quels événements et réunions sont répétitifs. Suivez ces informations à l'aide d'applications, d'outils d'organisation ou rédigez des notes. Choisissez la méthode qui vous convient le mieux. Une fois les informations découvertes, elles vous aideront à affiner les procédures à inclure dans le classeur. Communiquez avec d'autres employés pour obtenir des idées de commentaires. détermination des procédures à inclure n'est pas une décision unilatérale. Il est important de recueillir commentaires des employés et de leur demander leurs idées sur les procédures à inclure dans le classeur administratif. Tirez parti de plusieurs méthodes de feedback pour vous assurer de recueillir le plus d'informations possible. Méthodes de feedback, enquêtes, groupes de discussion, réunions, questionnaires, évaluations, boîtes à suggestions. Il est essentiel de souligner que vous devez préparer les employés avant de leur demander des commentaires. Donnez-leur le temps d'analyser leurs propres tâches et fournir les informations les plus pertinentes. Notez les tâches quotidiennes. Nous avons déjà établi qu'il est important de noter les tâches quotidiennes, hebdomadaires et annuelles. Les tâches quotidiennes doivent être enregistrées pendant au moins cinq jours afin que vous puissiez déterminer les tâches vous effectuez réellement au quotidien. Le temps qu'il vous faut pour terminer chaque tâche doit être enregistré, ainsi que la tâche elle-même. Vous pouvez noter vos tâches à la fin de chaque journée ou prendre pauses pour les répertorier régulièrement tout au long de la journée. Vous pouvez également utiliser des applications pour suivre vos activités. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, il est important que vous complétiez l'enregistrement de vos tâches quotidiennes avant de quitter le bureau. Gardez une trace à l'aide d'une feuille de calcul. Lorsque vous effectuez le suivi des différentes tâches afin déterminer les procédures à inclure dans le classeur, il est important de suivre les tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles, etc. La meilleure façon de le faire est d'utiliser une feuille de calcul. Regardez le tableau ci-dessous à titre d'exemple. Il se peut que vous deviez ajouter des heures pour vos tâches. Par exemple, la paie peut être bimensuelle et les réunions peuvent être bimensuelles Étude de cas, Joanne essayait de suivre ses activités, mais elle était très occupée Elle avait prévu d'enregistrer la tâche dès qu'elle aurait quitté le bureau. Mais lorsqu' elle est rentrée chez elle, elle ne se souvenait plus de tout ce qu' elle avait fait ce jour-là. Pour couronner le tout, elle n'avait aucune idée du temps qu'il lui fallait pour accomplir les tâches. Elle a décidé d'indiquer ce dont elle se souvenait, le temps qu'elle pensait qu'il faudrait pour terminer chacune d'elles. Elle l'a fait pendant quelques jours et a utilisé ces informations pour identifier ses porteurs. 5. Les cinq principales procédures d'enregistrement: Les cinq principales procédures à enregistrer. Lors de la création d'un classeur, il n'est pas possible de traiter toutes les procédures en même temps. Pour de meilleurs résultats, il est nécessaire de se limiter à cinq procédures. Commencez par choisir les cinq principales procédures que vous devez enregistrer une fois que vous avez identifié les cinq principales procédures utilisation d'un modèle et la rédaction procédures détaillées vous aideront à garantir l'exactitude et l'efficacité des procédures d' enregistrement . Utilisez un modèle pour rester cohérent d'une piste à l'autre. La cohérence peut être difficile à atteindre lorsque vous passez d'une piste à l'autre. La mise en œuvre de l'utilisation d'un modèle permettra renforcer la cohérence entre les procédures du tractus. Différents modèles sont disponibles, mais vous pouvez également créer votre propre modèle et l' adapter aux besoins de votre organisation. Ce qu'il faut inclure dans un modèle de département. Le département dont relèvent les procédures. Catégorie, division dans laquelle les procédures relèvent de la comptabilité, des ressources humaines, etc. Poste, titre du poste de la personne qui exécute généralement la procédure, objectif, raison de la mise en œuvre de la procédure. Déclaration. La déclaration de politique décrit les actions et les comportements requis à l'aide des règles vocales actives. Énumérez toutes les lois et réglementations auxquelles s'applique la politique. Informations connexes. Énumérez toutes les directives, politiques et procédures liées à la nouvelle politique. Vous devrez peut-être également inclure des mots clés, des définitions et des informations générales en fonction l'étendue et de la complexité de vos procédures. Soyez aussi détaillé que possible. Lorsque vous enregistrez une procédure, vous devez être aussi précis que possible. Fournissez tous les détails dont vous pouvez vous souvenir que la procédure doit être enregistrée afin que tout le monde puisse la terminer sans supervision. Notez les étapes de votre processus et examinez-les attentivement pour déterminer si vous devez clarifier les étapes ou les compléter. Ne sautez aucune étape pour gagner du temps ou de l'espace. autre côté, évitez d'utiliser longues instructions verbeuses qui surchargeraient et embrouilleraient vos lecteurs Les instructions doivent être des commandes courtes, telles que la connexion au portail sur le site Web suivant. Par exemple, une instruction trop longue et trop verbeuse serait aller sur le site Web et d'utiliser votre mot de passe pour vous connecter au portail afin de pouvoir saisir les informations que vous avez collectées Utilisez des puces plutôt que des paragraphes. Les étapes que vous indiquez pour les procédures doivent être claires et faciles à suivre pour les utilisateurs. C'est là que le formatage prend toute son importance. Plutôt que d'écrire les instructions sous forme de paragraphes, utilisez plutôt des puces. Les puces attirent l' attention de vos lecteurs. Ils sont faciles à utiliser et fournissent des informations concises de base. Les puces permettent également aux personnes de conserver leur place plus facilement lorsqu'elles suivent les étapes que vous leur avez fournies. Chaque étape doit avoir son propre point. Demandez à quelqu'un d'exécuter la procédure avant terminer votre travail en enregistrant une procédure, vous devez vous assurer que la procédure est efficace. Cela nécessite que la procédure soit testée, trouviez un ami ou un collègue pour terminer la procédure telle que vous l'avez écrite. Il est essentiel que la personne qui effectue les procédures le fasse sans aucune directive ni ingérence de votre part. La procédure écrite doit pouvoir être autonome. Une fois la procédure exécutée, demandez à la personne de vous faire part de ses commentaires. Voici donc quelques questions à poser. Est-ce que toutes les instructions étaient claires ? Avez-vous eu l'impression qu'il manquait des étapes ? Certaines instructions étaient-elles confuses ? Avez-vous pu terminer la procédure ? Que changeriez-vous, le cas échéant, à l'étude de cas sur la procédure ? Matilda a enregistré les cinq principales procédures et a soigneusement répertorié les étapes à suivre. Elle a examiné les étapes et a décidé qu'elles étaient efficaces. Elle les a même testés en suivant elle-même les instructions au fur et à mesure qu'elle effectuait les tâches. Elle les a enregistrées et les a placées dans le classeur. La semaine suivante, elle a été surprise lorsque son superviseur lui a dit qu'elle devait retravailler certaines de ses procédures parce que les étapes n'étaient pas claires 6. Quoi inclure dans votre classeur - Partie 1: Ce qu'il faut inclure dans votre classeur, première partie. Lorsque vous créez un classeur administratif, vous devez déterminer ce qui doit être inclus et ce qui ne doit pas être inclus. Les besoins de chaque organisation détermineront les sujets à inclure dans le classeur. Certains sujets devraient toutefois être inclus dans le classeur de la plupart des organisations. Les sujets couramment utilisés incluent l'étiquette téléphonique, rédaction commerciale, l' organisation de réunions, gestion du temps, l'étiquette téléphonique Chaque organisation doit avoir son propre ensemble de directives pour l'utilisation du téléphone. Le ton de l'entreprise déterminera le ton utilisé au téléphone. Il existe toutefois certaines règles de base en matière d' étiquette téléphonique que la plupart des entreprises peuvent avoir intérêt à mettre en œuvre Etiquette de base. Réponds avant la troisième sonnerie. Faites un message d'accueil standard. Utilisez la mise en attente de manière appropriée. Transférez les appels de manière efficace. Prenez les messages si nécessaire, maintenez le ton approprié. Rédaction commerciale. La rédaction commerciale est une compétence essentielle que chaque membre de votre organisation doit maîtriser. Une mauvaise écriture a une mauvaise image de l'entreprise. La mise en œuvre de quelques procédures réduira les erreurs et améliorera les compétences rédactionnelles. Vos procédures doivent être basées sur le type de rédaction que vos employés doivent remplir. Certaines techniques de base devraient être incluses dans les différentes procédures. Utilisez la voix active au lieu de la voix passive. Évitez d'utiliser des mots à la mode et des jargons. N'utilisez pas de points d'exclamation, utilisez-les uniquement lorsque cela est approprié Utilisez des phrases courtes et un vocabulaire simple. Nous assisterons à une réunion mercredi à 9 h 00. n'assisterons à aucune réunion Nous n'assisterons à aucune réunion à 9 h 00 le mercredi. Lisez l'écriture à haute voix libérant toutes les communications écrites Gestion efficace du temps. Chaque organisation peut tirer parti d'une gestion du temps efficace. Lorsque vous documentez les procédures, il est important d' inclure des stratégies de gestion du temps Stratégies, restez organisé, organisez l'espace de travail pour ne pas perdre de temps à chercher des choses. Priorisez les tâches, accomplissez les tâches importantes avant les moins importantes. Arrêtez de procrastiner, identifiez la procrastination inévitable. Établissez un calendrier, déléguez, confiez aux autres leurs responsabilités qui ne nécessitent pas votre attention. Les cartables devraient inclure des outils comportant des stratégies pour aider à gérer le temps. outils que les cartables peuvent inclure sont les horaires, les feuilles de temps, les listes de contrôle, estimé par tâche pour aider les employés à suivre leur travail et à apporter Création d'arrangements de réunion. Toutes les entreprises ont besoin de réunions de temps à autre. Lorsque vous organisez des réunions, il est facile d' oublier quelque chose. Fournir une liste de contrôle pour aider à organiser les réunions permettra s'assurer que rien n'est oublié et que les réunions se déroulent sans heurts Les types de réunions que vous organisez détermineront la liste de contrôle Une réunion avec des membres de l'extérieur de la ville nécessitera plus de préparation qu' une réunion hebdomadaire des employés. Tâches à inclure dans les listes , taille du groupe, lieu, avis et suivi, conférenciers confirmés si nécessaire, dispositions financières, dispositions relatives aux chambres, repas planifiés, si nécessaire, dispositions relatives au sommeil, si nécessaire Étude de cas. George était chargé de planifier l'assemblée annuelle de l'entreprise. Il a suivi toutes ses communications, suggestions et demandes des autres employés. Le premier jour de la réunion, il a découvert que trois personnes ne venaient pas deux d'entre elles étaient censées être honorées lors d'une présentation. Il avait oublié de faire un suivi auprès de tous les conférenciers et participants. George espérait que c'était la seule chose qu' il avait oubliée. 7. Quoi inclure dans votre classeur - Partie 1: Ce qu'il faut inclure dans votre classeur Deuxième partie. Les cartables doivent inclure des politiques de base que les employés peuvent facilement consulter s'ils ont des questions politiques que la plupart des entreprises devraient inclure dans leurs cartables couvrent les absences, les pauses, les avantages sociaux et les salaires Assurez-vous que les politiques sont clairement rédigées, contiennent des informations générales et conformes aux réglementations nationales et fédérales. Politique en matière d'absences. absences des employés sont coûteuses. Afin d'éviter les absences non désirées et imprévues, il convient d'établir une politique claire La politique doit être conforme aux réglementations gouvernementales à tous les niveaux. Ce qu'il faut inclure dans une politique d'absentéisme Définissez les différents types d'absences, les congés de maladie, les obligations de juré, les absences autorisées et non autorisées, les exigences et procédures de notification, les exigences de ponctualité, le nombre d'heures manquantes équivalant à une absence, le nombre d'heures manquantes les absences urgentes, les conséquences des absences non autorisées et de l'abandon d'emploi. Freins Les freins doivent être clairement définis dans les politiques de l'entreprise et placés bien en évidence dans le cartable. Sans politiques claires, les employés risquent d'abuser de leurs freins. autre côté, il se peut que vous contreveniez à la loi si employés ne les employés ne freinent pas le minimum requis. La politique de freinage doit inclure les déjeuners et les courtes pauses, ainsi que les heures précises auxquelles ils doivent être pris, le cas échéant Assurez-vous de créer des politiques de freinage conformes aux exigences légales. Si vous avez des succursales à plusieurs endroits, il est conseillé de vous assurer que vos pauses répondent aux exigences les plus strictes Par exemple, si les employés ont besoin pauses de 30 minutes dans un État et de 15 minutes dans un autre, accordez 30 minutes à tous les employés. Cela garantit l'uniformité de vos politiques. Salaires. La politique concernant la rémunération et le traitement doit être clairement décrite dans le classeur. Bien qu'elle ne divulguera pas les salaires des postes spécifiques, la politique devrait inclure certaines informations de base. Augmentations salariales basées sur le rendement, augmentation du coût de la vie, oui ou non. L'utilisation de feuilles de temps, de cartes de présence, etc., les exigences relatives aux heures supplémentaires, les employés exemptés et non exemptés, employés exemptés et non exemptés Avantages. Les avantages sociaux peuvent être source de confusion. L'explication des politiques qui régissent les avantages sociaux dans le classeur permettra aux employés de répondre à leurs propres questions et d' éviter tout malentendu Il convient de noter que les avantages sociaux peuvent se chevaucher avec les absences des employés Vous devez clairement indiquer ce qui rend employé éligible à des avantages spécifiques, aux avantages auxquels il doit répondre, à l'assurance collective, aux avantages COBRA, aux départs à la retraite, par exemple, cas de quatre contre un, Quittez l'assistance pédagogique, le développement et la formation. Étude de cas, Hank n'aimait pas faire de pauses. Il s'arrêtait juste assez longtemps pour déjeuner , puis recommençait à travailler. Son superviseur a encouragé les autres employés à imiter l' engagement de Hank dans son travail L'un d'eux a signalé les agissements du directeur aux ressources humaines et Hank a rapidement été informé qu' il devait prendre sa pause déjeuner complète chaque jour et son superviseur a reçu une lettre pour avoir découragé les employés de prendre leurs pauses complètes 8. Organiser votre classeur: Organisation de votre classeur. Une fois les politiques et les procédures terminées, il est temps de les placer dans le classeur. L'organisation d'un classeur est similaire à celle de tout autre document. Vous devez fournir une table des matières répertoriant chaque section et une liste des procédures couvertes par chaque section. Une fois le classeur assemblé, vous devez le tenir à jour et apporter les modifications nécessaires. Table des matières, créez une table des matières. Cela signifie que la première étape que vous devez faire est de rassembler les procédures vous avez élaborées et de les organiser en sections d'information du tableau, dont nous parlerons plus tard. Les sections que vous avez seront répertoriées dans la table des matières. Chacune des sections correspondra aux séparateurs adhésifs que vous utilisez dans l' organisation physique du Une option courante consiste à utiliser des onglets numériques qui correspondent aux numéros utilisés dans la table des matières, de la même manière que les numéros de page utilisés dans les livres. En utilisant des onglets numériques plutôt que des onglets de nom, il est plus facile de réorganiser le classeur lorsque cela est nécessaire Répertoriez chaque section. Exemple : comptabilité. Avant d'organiser le classeur, il est essentiel de répertorier toutes les sections. L'objectif de l'entreprise déterminera les sections dont vous avez besoin dans votre classeur. Cependant, de nombreuses entreprises partagent quelques sections communes : les sections les plus utilisées, la comptabilité, les ressources humaines, les contacts, les listes de contrôle quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, les événements, l'informatique, le calendrier Les exemples que j'ai utilisés ne sont pas exhaustifs, mais ils constituent un point de départ utile pour vous aider à créer vos propres sections de liaison Répertoriez les procédures dans la section. Comme nous l'avons déjà indiqué, chaque procédure relèvera d'une section spécifique. Après avoir élaboré la liste des sections, vous devez organiser les procédures ci-dessous. Consultez la liste des procédures pour vous assurer qu'elles contiennent les bonnes sections. Les protège-feuilles taraudés qui fournissent les sections doivent avoir la section comme titre, et les procédures doivent être indiquées sous la Assurez-vous que les balles sont dans l'ordre de leur apparition Cela facilite la recherche de procédures spécifiques en matière de comptabilité, notes de dépenses, de profits et pertes et de traitement des paiements. Tenez le classeur à jour avec toute nouvelle modification. Les politiques et les procédures changeront inévitablement au fil du temps. Il est important de mettre à jour le classeur selon les besoins. Vous pouvez suivre plusieurs étapes pour maintenir le classeur à jour. Marquez les pages imprimées lorsque vous remarquez que les informations sont inexactes. Laissez le classeur dans un dossier doté d'un accès par raccourci sur l'ordinateur. Apportez les modifications au fichier et imprimez-le immédiatement. Facilitez le partage des fichiers avec les autres responsables afin que les informations contenues dans le classeur restent à jour. En consultant régulièrement le classeur, vous serez en mesure de vous assurer que les informations partagées sont exactes et à jour. Étude de cas. Tim a créé et organisé le classeur pour son équipe et il a encouragé tout le monde à l'utiliser. Il est rapidement devenu la principale source d'information. Après quelques mois, les politiques relatives aux avantages ont changé. Tim a pris la décision d'apporter les modifications nécessaires au classeur, mais il s'est occupé d' un autre projet et l' a oublié. Un mois plus tard, un collègue a utilisé le cartable pour l'aider à planifier ses vacances. Il a été surpris d'apprendre que sa demande avait été refusée raison d'une panne d'électricité pendant les fêtes de fin d'année. 9. Ce qu'il ne faut pas inclure dans le guide de procédure: Ce qu'il ne faut pas inclure dans le guide de procédure. Nous avons déjà défini éléments à inclure dans le guide de procédure. Il est maintenant temps d'aborder ce qui ne devrait aucun cas figurer dans un classeur. Une grande partie de ce qu'il faut éviter dans le guide des procédures relève du bon sens. Les mots de passe et toute autre information confidentielle ne doivent pas figurer dans le classeur. Trouvez d'autres méthodes pour partager des informations confidentielles lorsque cela est nécessaire, par exemple des mots de passe. Les mots de passe ne doivent jamais être placés dans les classeurs, où ils peuvent être facilement lus Cela inclut tous les mots de passe qui peuvent être utilisés régulièrement, tels que les e-mails, les portails d'entreprise, mots de passe des comptes financiers, etc. Si les mots de passe doivent être enregistrés, ils doivent être stockés dans un dossier séparé dossiers physiques contenant des mots de passe doivent être conservés dans un emplacement distinct du classeur, et tous les fichiers informatiques doivent être eux-mêmes protégés par mot de passe. Seul le personnel autorisé doit être en mesure d'accéder aux mots de passe, déterminer qui doit accéder aux mots et de s'assurer qu'il sait comment accéder aux informations. Cette liste inclut généralement les administrateurs et les personnes occupant des postes de direction. Identifiez les informations confidentielles auprès de votre employeur. Les entreprises sont responsables d'un grand nombre d'informations confidentielles, et elles ont l' obligation de protéger ces informations. Cela inclut les numéros de sécurité sociale, les dates de naissance, les informations de carte de crédit de l'entreprise , les secrets commerciaux , etc. Comme les mots de passe, toutes les informations confidentielles doivent être gardées hors de tous les classeurs et manuels N'oubliez pas que si vous craignez que vos informations ne soient privées, ne les enregistrez pas à la vue de tous. Il vaut mieux prévenir que guérir. Stockez les informations dans un dossier distinct en dehors du guide. Lorsque vous devez stocker des informations confidentielles, placez-les dans un dossier distinct. Le dossier doit être étiqueté avec soin. Il est évident qu'il n'est pas possible d'écrire des informations confidentielles dans le dossier. Il est préférable de lui donner une étiquette simple, telle que informations administratives, ou simplement lui donner le même nom que le titre du dirigeant. Le choix d'un titre inoffensif aidera à dissimuler le contenu que vous stockez et empêchera les gens de trop s'intéresser au dossier lorsque vous aurez besoin de le retirer Trouvez un emplacement sûr pour les stocker Une fois que les informations confidentielles sont placées dans un dossier distinct, elles doivent être stockées de manière sécurisée. Verrouillez-le dans un tiroir ou un classeur auquel les autres personnes ne peuvent pas accéder facilement. Placez le dossier au fond du tiroir ou de l'armoire, indiquez uniquement au personnel autorisé où se trouve le dossier et ne laissez pas la clé à l'endroit où elle se trouve. Tous les fichiers informatiques contenant des informations confidentielles doivent être protégés par mot de passe et cryptés. Vous devez éviter de stocker les fichiers sur un système partagé. Plus il est difficile d' accéder à l'information, mieux c'est. De plus, assurez-vous que les détecteurs Mile Wire, les pare-feux et les autres fonctionnalités de sécurité sont régulièrement mis à jour. Étude de cas. Diana a été priée de garder des informations confidentielles pour son superviseur. Elle a décidé de conserver le dossier dans son classeur. superviseur de Diana a étiqueté les numéros de compte du dossier afin que quiconque consulte le dossier sache qu' il contient des informations confidentielles. Diana a gardé le placard verrouillé, mais elle ne voulait pas garder la clé sur elle au cas où son superviseur voudrait récupérer le dossier pendant son absence. Elle a laissé la clé sous les stylos dans le tiroir de son bureau. Huit mois plus tard, le superviseur a remarqué qu'il manquait de l'argent sur le compte. 10. Guide de procédure de partage de bureau: Guide de procédure Share Office. Une fois que vous avez terminé le classeur, vous devez le partager avec le reste du bureau. À ce stade, la communication est essentielle. Sans l'adhésion des principales parties prenantes, le guide de procédure ne sera pas un outil très utilisé. En obtenant les commentaires des cadres et des employés, vous vous assurerez que votre guide est efficace et qu'il répond aux besoins de votre public. Donnez un guide au patron pour qu'il l'examine. Le guide de procédure doit être révisé par votre patron ou le responsable de votre département avant d'être mis en œuvre. Les superviseurs seront en mesure d'identifier les lacunes dans les informations qui doivent être comblées. revue toutes les notes prises par votre patron et ajoutez les modifications avant de renvoyer le guide au superviseur. Effectuez le processus autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que vous soyez tous les deux satisfaits du résultat. Une fois le guide révisé, il est temps d'en informer les autres membres du personnel. Informer le personnel du bureau du guide de procédure. Le guide doit être un outil essentiel utilisé par le personnel de bureau. Vous devez présenter le guide à tout le monde. Je peux en bénéficier. Cela nécessite plus qu'une annonce rapide lors d'une réunion. Il existe différentes manières de présenter le guide de procédure, et vous pouvez utiliser plusieurs méthodes d'introduction, d'annonce par e-mail, de réunion, de présentation, en tête-à-tête. Quelles que soient les méthodes de communication que vous choisissez, veillez à adapter la communication aux besoins de votre public. Placez le guide dans une zone visible. Une fois le guide introduit, vous devez l'afficher avec soin. Le guide doit être placé dans un endroit visible par tous les employés qui l'utiliseront. L'emplacement du lieu de travail déterminera le meilleur endroit pour placer votre guide. S'il existe un espace commun pour le matériel, placez le guide à un endroit bien en vue de la zone. Vous pouvez également l'exposer sur votre bureau, étant entendu que les gens peuvent l'utiliser quel que soit l' endroit que vous choisissez Il est important que le guide soit facilement accessible. Permettez au personnel de bureau d'exprimer améliorations et les mises à jour si nécessaire. Ne sous-estimez jamais l' importance du feedback. Les personnes qui utilisent le guide sont les mieux placées à l'écoute lorsqu'il s'agit d'apporter des améliorations et de mettre à jour les informations. N'attendez pas simplement que les gens partagent leur point de vue, offrez aux employés différentes opportunités de communiquer avec vous. Par exemple, discutez du classeur lors des réunions hebdomadaires, fournissez des sondages, parlez-en en tête-à-tête. En fonction de l' organisation de l'entreprise, vous pouvez choisir d'autoriser les employés à mettre à jour eux-mêmes le classeur. Étude de cas. Brad a terminé le classeur et a revu avec son patron avant de l'exposer dans la salle de repos Il s'attendait à être inondé de questions et de commentaires, mais personne ne semble avoir remarqué le nouveau manuel de procédures Il en a parlé lors d'une réunion et a découvert que la plupart de ses pairs n'avaient aucune idée de l'existence du cartable. 11. Suivre le guide avec succès: Exécution réussie du guide. Le guide doit être exécuté avec la même diligence que celle utilisée pour le créer. Cela nécessite de la formation, de la cohérence et de la communication. Votre guide doit évoluer avec l'entreprise. N'oubliez donc pas de prendre en compte nouvelles idées tout en créant une culture de cohérence. Créez une réunion ou un séminaire d'une heure pour les employés. Une fois le guide introduit , il est important que les employés soient formés à son utilisation. Une formation approfondie n' est pas nécessaire. Une réunion ou un séminaire d'une heure devrait suffire pour expliquer le guide. Vous pouvez suivre quelques étapes pour la réunion, établir les résultats que vous attendez, élaborer un ordre du jour, former les employés. L'ordre du jour doit inclure les sujets abordés. Définissez les objectifs avec des limites de temps pour le sujet, respectez l'ordre du jour une fois que la réunion commence pour garantir le bon déroulement de la réunion, respectez les procédures. Une fois les procédures mises en œuvre, il est important qu'elles soient suivies de manière cohérente. Il existe différents outils tels que des listes de contrôle pour garantir le respect des procédures , le facteur le plus important pour créer de la cohérence Cependant, le facteur le plus important pour créer de la cohérence est de montrer l'exemple. Si les dirigeants et les personnes qui créent les politiques et les procédures ne les respectent pas, les un peu motivés autres employés sont un peu motivés à le faire. Assurez-vous de corriger les incohérences au fur et à mesure qu'elles se produisent. N'attendez pas les réunions ou les révisions pour régler les problèmes. Informez les employés de toute mise à jour des modifications. politiques et les procédures changeront inévitablement au fil du temps , c'est pourquoi la communication est si importante. Vous ne pouvez pas simplement partir du principe que les employés lisent régulièrement le classeur pour suivre les changements. Vous devez leur communiquer les modifications directement à l'aide de méthodes formelles et informelles. Les méthodes formelles utilisées pour communiquer les modifications incluent les réunions par courrier électronique et les conférences téléphoniques. Les méthodes de communication informelles incluent le déjeuner, les événements et les conversations informelles. Assurez-vous d'utiliser plusieurs méthodes de communication pour atteindre le plus grand nombre d'employés possible. Restez ouvert aux améliorations. Il est essentiel que vous ne vous attachiez pas au classeur que vous avez créé au point de cesser de chercher des moyens de l'améliorer. Cela est également vrai dans tous les domaines de la vie. Vous devez être ouvert aux nouvelles idées et maintenir un dialogue avec les autres pour les entendre. Vous devez aller au-delà de la simple utilisation des méthodes de feedback traditionnelles pour découvrir des idées. Les nouvelles idées peuvent être trouvées n'importe où. Il se peut que vous entendiez quelque chose dans une conversation informelle, lisiez quelque chose dans un livre ou que vous entendiez quelque chose à la radio. En étant toujours ouvert aux améliorations, vous serez en mesure de maintenir la pertinence et l'efficacité du classeur. Étude de cas, Warren a été chargé de mettre en œuvre les nouvelles politiques et procédures décrites dans le classeur. Warren a présenté les procédures à ses employés et a conservé le classeur dans un endroit visible. Les politiques et les procédures lui ont vite échappé et il est retombé dans ses vieilles habitudes de travail Les employés ont décidé que les nouvelles politiques et procédures n'étaient pas importantes lorsqu'ils se sont rendu compte que Warren ne les avait pas suivies lui-même. Bientôt, presque tout le monde a choisi de travailler sans tenir compte des procédures décrites.