Comment mener une super réunion

1. Introduction: Bonjour, je suis Mitch Lippman. Bienvenue au cours. Comment organiser une grande réunion. Ce cours est conçu pour toute personne, quel que soit le niveau, dans n'importe quelle entreprise qui organiserait et gérerait une réunion. Je suis en affaires depuis plus de 30 ans, et je suis entraîneur exécutif et organisationnel, formateur en leadership et animateur de réunions, et penché sur tant d'industries différentes qui travaillent dans le domaine de la technologie et de la finance dans le domaine du divertissement dans l'édition et la publicité. Restaurant médical juridique dans l'hôtellerie, la fabrication de détail, ingénierie. Oh, mon Dieu, la liste continue et continue, et où que ça marche, je vois beaucoup des mêmes thèmes. Récurrents sur l'un de ces thèmes est ce que j'appelle la réunion. La maladie des réunions. Les gens me disent qu'ils vont à trop de réunions, qu'ils reçoivent des réunions invitées. Parfois, ils ne savent même pas pourquoi ils sont invités. Et même s'ils savent pourquoi ils sont là, ils n'ont pas l'impression qu'il se passe quelque chose à la réunion. C' est utile. Et ils quittent l'impression que c'était une perte de temps. Donc je pensais que ce ne serait pas génial si tu pouvais organiser une réunion où les gens savaient pourquoi ils étaient là ? Euh, quel est le but de la réunion Waas, et il y avait un ordre du jour clair. Et quand ils ont quitté la réunion, ils ont eu l'impression que quelque chose avait été accompli dans l'entreprise. Avancez. Ils se sentent bien à ce sujet. Ils se sentent bien avec toi, et ils veulent revenir à ta prochaine réunion. Donc, c'est de ça qu'est le cours. Pour votre projet de classe, vous allez télécharger une invitation à une réunion que vous exécuteriez qui inclut un plan et but de la réunion. Ah, bien pensé liste des participants et un ordre du jour. Et puis plus tard, après le cours, vous pouvez télécharger des commentaires supplémentaires sur la façon dont votre réunion s'est déroulée et ce que vous avez appris d'autre, Alors commençons. 2. Aperçu du cours: Ok, alors parlons de notre cours pour commencer par ce que vos réunions aiment. Maintenant, si vos réunions sont typiques, il n'y a pas nécessairement une idée claire du but de la réunion et des raisons pour lesquelles les gens sont dans la salle et les personnes ne savent peut-être pas pourquoi elles sont invitées et quel est leur rôle. Ou pire, Ils peuvent penser que leur rôle dans la réunion est différent de ce que vous pensez, qui pourrait créer de la confusion et certains problèmes. Quelque chose d'autre qui peut se produire dans les réunions typiques est qu'il y a un accord sur décisions qui ont été prises avant la présente réunion, et beaucoup de temps pourrait être consacré à la relance de vieilles décisions, ce qui peut vraiment être perturbateur et frustrant pour tous les participants. Une autre chose qui peut arriver est que les gens introduisent des sujets qui ne sont pas liés à cette réunion. C' est peut-être quelque chose qui est dans leur esprit, ou quelque chose qui est ressorti d'une discussion précédente qui vient juste de se produire avant qu'ils n'entrent dans la porte. Mais cela peut aussi faire dérailler vos réunions. Cela arrive beaucoup dans les réunions, et par conséquent rien n'est décidé et les gens ont l'impression qu'ils ont perdu du temps et qu'ils sont ennuyés, et c'est très typique de la réunion. Ce que nous recherchons, c'est ce que j'appelle la réunion idéale. Et dans une réunion idéale, il y a un but clair pour cette réunion. Les gens comprennent ce que c'est, et ils comprennent aussi leur rôle dans la salle. Il y a accord sur ce qui a été décidé dans le passé, et à moins que vous n'ayez une raison très précise de le faire là-bas, vous ne devriez pas revenir en arrière pour décider des anciennes décisions. C' est une perte de temps, et cela revient à la réunion typique par opposition à l'idéal. On parlera de quelques conseils pour ça. On a parlé de la tenue de la réunion. Vous voulez également avoir un ordre du jour clair et être en mesure de le suivre, ce qui vous aidera à passer à bout de la réunion et à atteindre l'objectif de la réunion. Et par conséquent, le but est atteint et vous avez la documentation de toutes les décisions qui ont été prises engagements qui ont été pris dans une action, plans qui sortent de la réunion avec les détails sur ceux-ci et les gens se sentent comme ils ont accompli quelque chose et les affaires vont de l'avant. C' est une réunion idéale. Alors regardons comment ça s'harmonise avec notre programme, donc nous allons commencer par parler de plan et de but. Maintenant, je suis entraîneur exécutif et organisationnel. Donc, beaucoup de choses sont des thèmes récurrents et pour moi la planification, l'alignement des objectifs, le fait que les affaires progressent, ce genre de choses surgissent partout sur le leadership et la planification et le but d'une réunion est un élément essentiel chose. Si vous voulez amener un groupe de gens d'une entreprise dans une pièce pendant une heure pour parler de quelque chose, cela vaut la peine de passer quelques minutes à planifier pour qu'il y ait clarté. La prochaine chose dont nous allons parler est la liste des participants et la façon de sélectionner les participants fonction de ce dont vous avez besoin à la réunion. S' il y a des décideurs qui doivent s'exprimer, ils devraient être là. Ce genre de décision devrait être prise au sujet de qui devrait être dans la salle. On parlera de ça. La prochaine chose dont nous parlerons est de savoir comment créer un ordre du jour qui vous aidera à atteindre le but de la réunion. La prochaine chose parlera est la communication en créant généralement une sorte de communication ou d'invitation à votre réunion qui inclut les spécificités et la logistique afin que tout le monde soit en alignement avant d'entrer dans la salle. Notre prochain arrêt sera des conseils pour organiser la réunion et rester sur la bonne voie. Ensuite, nous allons parler d'artefact ou d'une sorte de documentation sur ce qui s'est passé au cours de la réunion, décisions et les engagements qui ont été pris lors de la réunion et les détails qui l'entourent. Il y a donc une harmonisation qui sort de la réunion, et ensuite nous parlerons du suivi pour qu'il y ait responsabilisation. Donc, si vous avez une grande discussion dans votre réunion, Mais si les gens acceptent ou s'engagent à faire certaines choses à la suite de la réunion et qu'ils ne les font pas, alors vous avez juste eu une excellente discussion. Mais l'entreprise ne va pas de l'avant et efficacement, elle efface en quelque sorte la valeur de votre réunion. Il y a donc beaucoup de valeur et de suivi, et nous allons en parler. Ensuite, nous allons faire un voyage parallèle pour parler de quelques éléments facultatifs pour certains types de réunions, puis nous allons discuter de votre projet de classe et je vais vous donner quelques conseils à ce sujet, et ensuite nous finirons avec le résumé et c'est notre cours 3. Plan et objectif: Ok, alors nous allons entrer avec le plan et le but. Maintenant, en tant qu'entraîneur exécutif et organisationnel et formateur en leadership, je parle beaucoup de planification et de but dans beaucoup de domaines. On va en parler en ce qui concerne la réunion. Mais il s'agit d'une compétence spécifique qui est vraiment cruciale pour un leadership efficace. Donc, par exemple, si vous allez recevoir un appel téléphonique ou, hum ou écrire un courriel en prenant quelques minutes avant de le faire pour savoir quel est votre plan ou quel est votre but pour cet appel téléphonique ou courriel sera incroyablement précieux pour vous aider à donner le bon ton et à l'aborder de la bonne façon. Et il en va de même pour les réunions, ce dont nous allons parler. Et comme je l'ai dit tout à l'heure, si vous voulez amener un groupe de gens dans une pièce pendant une heure, disons, ou plus pour parler de quelque chose lié à l'entreprise, vous voulez prendre un peu de temps et réfléchir et faire un plan. Donc on va parler de la façon dont on fait un plan ici. Tout d'abord, je tiens à dire que la planification est la moitié de la clé du succès, et la seconde moitié est exécutée sur le plan avec souplesse. Tu dois t'occuper de ce qu'il y a devant toi dans la pièce, et je prends juste un moment ici pour dire que je vais parler dans la pièce et peu importe le support que prend ta réunion, euh, forme ici. Et ça pourrait être des gens réunis dans une pièce. Il peut s'agir de personnes, vidéoconférence ou de personnes au téléphone, ou d'un mélange des trois de ceux qui planifient le but ne change pas du tout en ce sens que vous devrez peut-être exécuter un peu différemment, parce que si quelqu'un est sur le téléphone, vous ne pouvez pas les voir, donc vous pourriez vouloir faire des choses un peu plus précises. On en parlera plus tard quand on parlera de la tenue de la réunion. Mais en termes de la plupart de tout, nous allons faire le médium lui-même n'a pas d'importance. Alors gardez ça à l'esprit. Je ne veux pas, tu sais, tu sais, ailier quoi que ce soit. Je pense que la planification est un aspect très important du leadership. Je l'ai déjà dit. Probablement le dire à nouveau et vous voulez vraiment prendre un peu de temps, réfléchir et écrire des choses, et je crois qu'il se passe quelque chose entre votre cerveau et le journal. Si vous écrivez en long et avec un stylo et du papier, cela ne se produit pas lorsque vous tapez. Donc, ma recommandation est que vous ayez passé un peu de temps et réfléchi avec un stylo et papier ou, si vous voulez, un styliste sur un écran, mais quelque chose avant de taper et vous ne devez pas partager ça avec qui que ce soit. Mais je pense qu'il se passe quelque chose de différent. Donc, je vous recommande de faire de cette façon maintenant. Donc, la prochaine chose que nous voulons faire est de vous donner un peu de structure des types de questions que vous pourriez vouloir vous poser. Alors, qu'est-ce qui doit être accompli ? Quelle est la raison pour laquelle on se réunit tous ? Euh, comment on va s'en aller ? De quoi devons-nous décider pour nous mettre d'accord ? C' est si c'est ce qui va arriver. Et puis ce qui devrait se passer maintenant Cela procède à l'ordre du jour. Donc, par exemple, si nous allons choisir parmi trois options différentes de ce que nous allons faire dans notre projet, la réunion doit être ornée, avoir un examen de ces trois options, puis peut-être une discussion, peut-être un vote ou une autre méthode de sélection qui va éclairer l'ordre du jour, mais que le plan ici est que nous allons entendre parler des trois options que nous allons adopter au sujet des trois options. Ça fait partie de votre plan. Ok, quoi on s'en va. J' ai mentionné cela tout à l'heure et alors y a-t-il une autre façon de le faire ? Et s'il y a un moyen pour nous de le faire autrement que de se réunir ou de convoquer, faisons cela sauvera le monde d'une réunion supplémentaire. Pensez-y de cette façon. Si la communication est directionnelle à l'unité, elle ne doit pas nécessairement être une réunion à moins que le sujet soit suffisamment important pour vous assurer que tout le monde vous a entendu et que vous voulez évaluer sa réponse. Mais une fois que vous évaluez leur réponse, la communication devient multidirectionnelle, donc il y a un besoin pour le multidirectionnel, et c'est ce qui inciterait le besoin de la réunion. Mais en général, si vous allez dans un sens dans la communication, envoyé un e-mail si vous en avez besoin. Vous Teoh, écoutez les autres, voyez leur réponse, évaluez la réponse, évaluez la réponse, ou demandez-leur de discuter, de hacher ou de poser des questions sur quelque chose, alors c'est votre réunion. Ok, alors réfléchissez à ces questions et à d'autres questions que vous pourriez avoir. Parlons donc de quelques exemples de plan de réunion et de but. Une réunion de lancement est une excellente occasion pour, euh, un exemple de réunion. On va lancer un nouveau processus. On a donné le coup d'envoi. Nous pensons à ce que serait le plan ou le but. Nous allons décider des prochaines étapes pour un projet. Votre initiative. Je viens de le mentionner tout à l'heure dans un exemple où nous avons trois options. Nous voulons donc décider des prochaines étapes parmi ces trois options. Nous devons informer tout le monde des informations ou des changements qui sont nouveaux. C' est un exemple de réunion où, si c'est assez important pour que nous puissions évaluer réponse, nous avons une réunion à ce sujet. On en a parlé tout à l'heure, en choisissant parmi les options et ensuite quelques choses dont les gens ont besoin de discuter. On en a parlé tout à l'heure, Nulle part décider. Donc, il y avait des choses à penser. Maintenant, regardons les types de plan et de but. Leurs deux principaux types, ah, plan stratégique et but et plan déclaré et objectif, et nous voulons parler de la différence entre les deux. Donc, la stratégie est ah, planifiez que vous faites pour accomplir et atteindre un objectif. Maintenant, vous pouvez ou non partager votre stratégie. Avec un groupe plus important, vous pouvez indiquer un but plus simple et non révélateur. Voici quelques exemples. Deux équipes vont travailler ensemble sur un projet, sorte que votre plan stratégique ou votre objectif pourrait être que les gens comprennent les objectifs et les rôles et le plan de projet pour que les gens travaillent ensemble et se connaissent. Euh, apprenez à se connaître en équipe. Par conséquent, créer une meilleure dynamique d'équipe pour rendre l'équipe plus efficace. Et tout le monde devrait comprendre à quel point ce projet est important pour l'entreprise que peut-être votre plan stratégique, vos plans déclarés seront probablement plus simples, qui est présenté. Le projet reçoit, vous savez, l'équipe examine le calendrier et les livrables. Donc, euh, vous avez une différence dans ce à quoi vous pensez par rapport à ce que vous dites un autre exemple de but de planification de réunion. Donc nous venons d'avoir une grande réunion d'entreprise où il y a eu une grosse annonce faite. Nous allons avoir une petite réunion d'équipe juste notre équipe pour faire le suivi et discuter de son impact sur nous et répondre aux questions que vous pourriez avoir. Le but du planificateur stratégique serait donc de soutenir le changement aux membres de l' équipe, susciter des espoirs et des préoccupations au sein d'un groupe plus restreint, inviter les gens à poser des questions et à dire ce qui leur est en tête afin que vous pouvez y remédier et les aider et unifier l'équipe. Mais vous n'allez pas dire que c'est votre stratégie. Votre stratégie va être plus simple. Si votre état et votre plan doivent être plus simples, nous allons revoir ce qui s'est passé lors de la grande réunion et répondre aux questions vous donner l'occasion de discuter que c'est une dent plus petite. C' est donc la différence entre le plan stratégique et le but énoncé. Maintenant, je veux juste en parler. Ce n'est pas censé être sournois ou sournois. Il s'agit de vous donner l'opportunité. Pensez à comment et pourquoi vous faites quelque chose, et la stratégie informera l'état il Donc. Par exemple, si vous participez à une réunion où votre plan stratégique comprend le développement des relations entre les personnes présentes dans la salle, cela vous aidera à vous gérer ou à gérer la réunion au cours de cette réunion ? Donc, euh, vous pourriez que j'encourage les gens à être plus gentils les uns envers les autres. Ou vous pourriez encourager les personnes qui sont généralement silencieuses à s'exprimer dans le but de développer ce genre de meilleure relation au sein de l'équipe. Mais tu ne vas pas entrer dans la pièce en disant, Hey, je suis là pour améliorer la relation que c'est un peu évident. Donc un autre exemple, un sujet complètement hors sujet ici serait, Disons que vous êtes en entrevue pour un emploi. Vous êtes le candidat à l'entretien d'embauche. Tu ne vas pas dire, Hey, je suis là pour te vanter et te dire tout sur le meilleur de moi et pourquoi je suis meilleur que n'importe qui d'autre . Tu vas dire que tu vas juste répondre aux questions et citer, faire l' interview en gardant ça à l'esprit comme stratégie. Un autre exemple pourrait être. Si je veux te demander une faveur, je ne te le dirai pas. Je vais te flatter, mais je pourrais te flatter. Je ne dis pas que tu aimes vraiment ta chemise. Tu peux me rendre service ? Vous savez que c'est ce qui se passe, mais je ne vais pas le dire donc c'est une sorte de différence entre le but stratégique et le but déclaré. Ok, donc vous voulez réfléchir à des types précis de réunions, provoquer une seule réunion, autre réunion, disons, lancer un nouveau projet ou autre. Ils étaient plus clairs, mais des réunions avec les choses de Peyton comme des mises à jour hebdomadaires ou mensuelles pour les adolescents interdépendants ou ah, groupes plus importants ou même des réunions d'équipe. Vous voudrez peut-être réfléchir à Teoh pour planifier et viser plutôt que de laisser se poursuivre et ensuite des réunions spéciales comme une nouvelle équipe. Vous voulez penser à ce que l'objectif stratégique pourrait être, c'est que nous avons parlé dans une nouvelle équipe. Vous voudrez peut-être avoir une opportunité. Teoh, aussi, faites mieux connaître les gens, mais vous n'allez pas forcément dire que le même genre de chose vaut pour l'équipe et conflit. Vous n'allez pas dire qu'ils sont en conflit ou qu'ils changent de directeur des priorités. Vous ne voulez pas dire que la planification à long terme, remue-méninges et la sélection d'idées ou d'autres choses où vous voulez réfléchir à ce que vous voulez accomplir. Donc brainstorming choisira ça comme Addison. Un exemple. Vous pourriez avoir comme objectif stratégique ou plan que vous vouliez entendre des idées de certaines personnes qui sont normalement plus calmes, plutôt que de laisser un couple de personnes les plus fortes dominer. Vous n'allez pas nécessairement le dire, mais vous allez structurer la réunion ou gérer la réunion différemment. Si vous savez à l'avance que ça fait partie de votre plan. Donc encore une fois, vous pourriez ne pas dire. Hey, les gars, je veux entendre des gens les plus calmes, mais vous pourriez créer ah, structure où les gens contribuent individuellement de façon ordonnée comme tout le monde prenant un tour. Ça atteindra votre plan stratégique sans que vous l'ayez dit. Ok, donc c'est comme ça que tu veux penser à ça. Donc, vous voulez considérer les plats à emporter, et il peut y avoir plus d'un à emporter. Il est très rare qu'une réunion n'ait qu'un seul but, donc vous voulez séparer différents objectifs, et alors vous voudrez peut-être voir s'il y a un thème unificateur, soit pour le but stratégique ou pour le but déclaré ou les deux. Donc, il est important pour vous de penser à cela, parce que rarement ou des réunions sur un seul sujet, donc vous voulez penser à cela pour votre réunion. Voici donc un exemple pour une réunion d'équipe. Alors nous nous rencontrons. Juste leur équipe a besoin chaque semaine, et nous avons toujours un rattrapage et nous avons des mises à jour et des choses comme ça. Eh bien, pour cette prochaine réunion, nous allons avoir un sujet d'apprentissage ou de discussion spécifique ou une revue des meilleures pratiques ou quelque chose comme ça. Ainsi, au fur et à mesure que vous commencez à mieux planifier, vous pouvez intégrer. Insérez cela même dans vos réunions en cours, et cela peut vous aider à développer vos individus ou à développer des processus et à améliorer l'équipe pour l'entreprise. Ok, donc pour votre plan, vous voulez penser à l'objectif le plus stratégique et déclaré, et vous voulez penser au résultat souhaité et il y a l'astérisque. Vous pouvez ou non connaître ce résultat précis, alors vous voulez laisser une certaine souplesse pour ce que le groupe propose. Ok, donc ne sois pas trop rigide. Vous voulez que votre plan et votre objectif aient une structure, mais pas tellement de structure qu'il ne permet pas la flexibilité de ce qui se passe lorsque le groupe se réunit et que les gens posent des questions et abordent des choses que vous n'aviez pas pensé à. Tu veux laisser de la place pour ça ? Ok, donc pour la première partie de votre projet de classe, vous voulez rédiger un plan stratégique et un but pour la réunion que vous allez organiser et pour le projet, nous voulons que vous pensiez à une réunion. Ok, donc tu veux vraiment l'écrire ? Et, euh si bien, le but stratégique de la planète et le droit, le plan et le but déclarés. Quelques conseils ici. Ne donnez pas tout ça. Gardez-le simple et laissez-le convaincant. Surtout sur ça. Le but déclaré. Cela devrait être simple et convaincant. Et puis laisser place à l'apport, la croissance et au changement comme nous l'avons discuté. Ok, donc c'est le plan et le but, et nous allons aller de l'avant, prendre un peu de temps, réfléchir et se rappeler que la première fois que vous écrivez le plan et le but, ça prendra plus de temps qu'il ne le fera jamais. Et je parie que vous pourriez faire ça dans 10 à 15 minutes pour commencer. Et une fois que vous êtes doué, vous pouvez le faire en 2 à 3. D' accord. Parle-toi bientôt. 4. Les participants: continuer avec la façon de tenir une grande réunion, jeter un oeil à notre célébrité nous. Nous venons de parler du plan et du but, et notre prochain sujet est les participants. Maintenant, le plan et le but sont si critiques qu'ils vont informer tout ce qu'on fait. Et cela commence par la sélection des participants. Donc, traditionnellement, on pourrait dire, plus le plus de joie. XYZ a trouvé un tas de gens dans une pièce ou on pourrait aller dans le sens inverse et dire, Hey, n'avons dans la pièce que les gens qu'on aime ou qui pensent comme nous le faisons ou quelque chose comme ça, Mais les fins de planification vont nous aider à nous recentrer. J' ai donc trouvé quatre types ou catégories de participants. C' est juste pour votre stratégie, et vous prévoyez de ne pas partager cette information, mais c'est une façon pour vous d'y penser en termes de plan et d'objectif. Donc les quatre types sont requis substitut désiré, N F Y. I, et nous allons parler de chacun de ces individuellement, et ensuite nous aurons quelques exemples, et j'espère que ce sera assez clair, si nécessaire. Ce sont les personnes dont nous avons besoin pour atteindre l'objectif de la réunion. On ne peut pas avoir la réunion sans eux. Cela peut être dû au fait que nous ne pouvons pas prendre de décisions sans eux, qu'ils doivent avoir des commentaires ou qu' ils ont des renseignements clés pour nous. Ils sont des acteurs majeurs dans notre décision ou le but de notre réunion À des fins pratiques , nous pouvons planifier la réunion si ces personnes ne sont pas disponibles en général, signifie que nous déplacons l'horaire pour tenir compte de la participants requis. Maintenant, sur cette note, il se peut que certaines personnes de niveau supérieur de votre organisation veuillent en faire partie, et elles ne sont peut-être pas à vos yeux nécessaires pour atteindre cet objectif. Mais nous voulons par déférence et le développement des relations. Euh, nous voulons les accommoder le mieux possible quand ça arrive. Vous voulez donc les inclure dans la catégorie requise dans votre propre pensée et vous assurer qu'ils sont disponibles au moment où vous sélectionnez la réunion. Ah, la deuxième catégorie est le substitut, donc si vous avez quelques personnes qui ne peuvent pas le faire qui sont nécessaires, elles peuvent choisir quelqu'un pour s'asseoir pour eux. Maintenant, vous voulez vous assurer que si cela se produit, vous comprenez si cette personne a le pouvoir de prendre des décisions, prendre des mesures ou de prendre des engagements ou s'il y a un fournisseur de renseignements pour recueillir des renseignements. Ça va affecter la façon dont vous dirigez la réunion. Donc, disons simplement que nous avons une réunion où le chef des finances doit décider si nous pouvons aller de l'avant avec cela et le chef des finances et de la disponibilité. Mais ça va envoyer quelqu'un de son département. Vous devez savoir si cette personne a le pouvoir d'approuver ou non ? Parce que moi, vous pourriez demander un vote et la personne pourrait dire que je ne suis pas autorisé à voter ou à prendre une décision. Parce que moi, vous pourriez demander un vote et la personne pourrait dire que je ne suis pas autorisé à voter ou à prendre une Ou pire encore, ils peuvent choisir de voter ou de prendre une décision, et plus tard, le chef des finances dit, Whoa, whoa, whoa. J' étais censé faire partie de tout ça. On ne va pas de l'avant. Nous devons reculer et repenser ça. Donc, pour que l'entreprise continue de progresser, vous voulez vous assurer que vous comprenez les rôles, et cela, comme je l'ai dit,aura comme je l'ai dit, impact sur la façon dont vous dirigez la réunion, puis le autre chose, vous voulez vous assurer que la personne qui agit à titre de substitut est au courant de ce vous parlez. Je ne peux pas sortir quelqu'un de la rue et avoir le substitut. Vous voulez vraiment travailler avec la personne pour laquelle ils remplissent pour vous assurer qu' ils sont à la pointe de la réunion. Donc, ces deux types requis dans la substitution vous voulez vraiment penser à la planification pratique de la réunion afin qu'ils tendent à essayer ? Ok, la prochaine catégorie est désirée. Ces gens de l'air, ils pourraient ajouter de la valeur à votre réunion. Ah, ils peuvent avoir des informations précieuses. Ils peuvent avoir des connaissances d'expérience pour apporter leur contribution en perspective. Ils peuvent avoir des connaissances institutionnelles qui pourraient être très utiles. Et, euh donc nous voulons vraiment, euh, les inclure. Euh, ils peuvent être en mesure, grâce à leur compétence et à leur expérience, d'apporter une valeur supplémentaire à notre plan et à notre but. Nous les inclurions donc. Et, euh, donc vous voulez penser à, euh, comment vous invitez des gens qui pourraient être utiles, et ensuite s'ils ne sont pas disponibles au moment où votre réunion est prévue, cela vous aiderait alors à développer la relation pour leur faire savoir. Hey, ce serait vraiment bien de t'avoir à cette réunion, mais on l'aura, tu sais, mercredi à 11 h. Le matin et tu n'es pas disponible, ça va ? Et donc, en plus d'un plan de tricherie et d'un but, vous voulez également penser à deux autres facteurs. Du point de vue du leadership, lorsque vous organisez une réunion, une est en train de développer des relations et l'autre de faire avancer l'entreprise. Donc, dans le but de développer des relations, nous voulons aller voir les personnes désirées pour les participants désirés et dire, Hey, nous sommes vraiment heureux de vous avoir à cette réunion, mais, euh, mais tu ne seras pas disponible à ce moment-là. C' est bon, donc tu fais ce check-in, mais la réunion ne peut pas se passer sans eux. Et c'est comme ça que vous voulez le classer dans votre tête. Ok, la dernière, c'est moi. Ce sont des gens que c'était bon pour eux de savoir ce qui se passe à la réunion. Ils peuvent avoir une implication périphérique dans le but il aussi vos relations de développement . C' est peut-être quelqu'un, par exemple, qui ne sera pas activement impliqué maintenant, mais qui sera peut-être impliqué dans le processus et sera bon de l'avoir dans le processus dès le début ou plus tôt dans le processus. Et puis ils pourront peut-être offrir des informations que nous n'avions pas prises en compte. Donc, euh, ces quatre catégories d'air pour vous de penser, euh, mais en se souvenant que les deux désirés un f Y i à des fins pratiques de planification, si elles ne sont pas disponibles, vous pourrait toujours planifier vos réunions. Tu veux penser à ça dans ces quatre catégories et je veux juste répéter, tu ne vas pas dire à personne que tu es juste un ou un de tes désirs. Tu n'es pas nécessaire du genre de chose. Vous voulez simplement penser à cela dans votre tête en termes de la façon dont vous organiseriez la réunion et qui vous inviteriez. Ok, donc parlons de quelques exemples qui, euh, devraient aider à clarifier ça. Donc le 1er est une réunion où nous allons décider quel fournisseur nous allons utiliser pour traiter nos commandes par la poste. Maintenant, dans mon exemple, ce vendeur va être géré par un directeur marketing, quelqu'un qui relève du responsable du marketing. Ok, donc nous avons Ah, quelqu'un qui comprend les offres du fournisseur dont ils ont besoin. Nous pouvons également les appeler en fonction de votre organisation. On pourrait les appeler « sourcing ». Vous pouvez appeler l'achat. Vous pourriez les appeler « approvisionnement ». C' est la même chose efficacement, donc cette personne devrait être dans la pièce. La personne qui va gérer le vendeur devrait être dans la pièce dont elle a besoin. La prochaine personne que j'ai est le chef du marketing. Rappelez-vous donc que le responsable du fournisseur, deuxième personne dans la liste, cette personne est un responsable marketing qui relève du responsable du marketing. J' ai le chef du marketing comme une personne désirée dans la pièce. Il serait bon d'avoir la contribution du chef du marketing, mais pas nécessaire, mais vous le remarquez entre parenthèses. À l'intérieur, selon la taille du travail, il peut y avoir un seuil financier sur lequel, euh, vous savez, le directeur marketing ne peut pas prendre de décision. Donc, cela pourrait changer le chef du marketing de désir à requis afin de donner l'approbation lors de la réunion. Ou vous pourriez le comprendre d'une autre façon. On veut juste garder ça à l'esprit. Ai-je besoin de cette personne dans la pièce ? Est-ce que je ne laisse pas cette personne dans la pièce ? Chef du produit ? Qui serait au courant du produit de la façon dont il est construit, donc, plein quatre fins d'exécution que la personne serait utile orteil avoir dans la salle, puis responsable du service à la clientèle. Maintenant, cette personne n'est pas impliquée inutilement dans le processus décisionnel. Mais une fois que les décisions ont été prises et que les fournisseurs ont fait appel au service à la clientèle, le gestionnaire va probablement travailler directement avec ce fournisseur pour aider à résoudre les problèmes de service à la clientèle , sorte que l'apport de cette personne serait très utile. Donc, nous mettons cette personne, comme il est désiré participant à la réunion, puis un assistant à la personne qui gère le fournisseur. Cela pourrait être soit le désir de f. Y. I. Et juste pour aider l'homme d'affaires à avancer et à développer les relations, il pourrait être très utile d'avoir la personne dans la pièce. si vous pensez que cela va avant, parce que cette personne, cet assistant ou associé du gestionnaire du fournisseur peut être très activement impliqué dans la gestion de la relation plus tard, donc les amener plus tôt peut être très utile, et c'est le genre de considérations que vous voulez faire plutôt que de simplement dire non . Non. Nous n'avons besoin que des gens dans la pièce. On va prendre la décision. Cela pourrait aider à ouvrir un peu plus le processus afin d'établir des relations et de faire avancer l'entreprise. Et puis il peut y avoir d'autres joueurs que vous pourriez inviter. Et encore une fois, Souviens-toi, tu ne dis pas forcément Hey, tu es assez. Pourquoi, je vous dis juste que vous voudriez venir à la réunion ? Le but de la réunion est le suivant. Et si c'est nécessaire, nous en parlerons. On parle de communiquer. Ça peut être correct de dire, Hey, j'ai demandé à ces gens parce qu'ils seront impliqués dans ça plus tard. Ils peuvent ne pas être activement impliqués dans le processus de prise de décision, et vous pouvez clarifier lors de votre communication, nous allons parler de cela dans la communication, sont communiquer. Mais c'est un exemple. Le deuxième exemple est ma réunion continue du personnel. Disons que je n'ai pas de réunion du personnel toutes les deux semaines pendant une heure. Mon personnel se réunit, donc chaque personne qui me relève directement est requise pour cette réunion. Mais de temps en temps, quelqu'un comme les gens ne sont pas disponibles, ils peuvent être sur la route ou avec un client ou quelque chose comme ça. Donc, je pourrais leur demander d'envoyer un substitut, quelqu'un qui peut signaler et donner des mises à jour sur leur secteur de l'entreprise. Nous pouvons les appeler nécessaires ou désirés, ou f y I selon ce que leur rôle est à nouveau. Rappelez-vous, c'est dans notre tête, ces catégories, mais c'est bon à quelques égards. La première est qu'il y a quelqu'un qui peut nous tenir au courant. Mais l'autre chose, c'est qu'il s'agit d'un développement des employés. Nous envisageons de développer ces personnes en leur demandant d'être des substituts pour leur superviseur direct , afin qu'elles puissent comprendre ce que c'est comme un niveau supérieur dans le tableau de New York pour elles, et qu'elles puissent participer à des réunions qu'elles n'auraient peut-être pas la possibilité de participer. Cela pourrait être très utile, donc je pourrais inviter des invités à présenter. Je n'ai donc pas de but continu pour ma réunion continue du personnel, qui consiste à mettre à jour l'état d'avancement et à partager de l'information clé. Mais je pourrais, car les réunions individuelles du personnel ont un but supplémentaire, comme recueillir des informations auprès d'autres départements Donc disons que je suis le chef du marketing. Je pourrais dire, Hey, tu sais quoi ? Lors de notre prochaine réunion du personnel, le responsable de la recherche et du développement va venir à notre réunion du personnel et renoncer à une conférence de 30 minutes sur ce qui se passe dans la recherche et le développement . fait. Ils peuvent décider d'amener d'autres personnes qui leur font rapport, peut-être des experts en la matière, euh,dans euh, le groupe de recherche et développement. Dans mon exemple, ces personnes seraient souhaitées, F Y I. Et c'est là qu'il pourrait être très utile non seulement de comprendre ce qui se passe dans l' entreprise, mais aussi de développer des relations qui aidera à faire avancer l'entreprise au fur et à mesure que nous traversons, euh, le cycle de vie des affaires. Mon adjoint de service est requis pour mes réunions de personnel, et c'est une bonne pratique, parce que le suspect, la personne qui aide, est un membre actif de l'équipe dans un rôle de soutien. Donc nous ne voulons pas exclure cette personne. Vous voulez penser à être inclusif. Maintenant, nous pouvons demander à cette personne de prendre des notes. Nous pourrons en parler plus tard, quand nous parlons de la tenue de la réunion et de la création d'artefacts. Mais avoir l'assistant qui va soutenir les choses fasse partie de la discussion sur l' information et les mises à jour de l'état est pour moi une fonction essentielle à laquelle vous voulez vraiment penser et une autre aide du ministère que les gens d'autres ministères qui nous aident et nous soutiennent en les faisant venir à nos réunions de temps en temps comme une reconnaissance et une inclusion actives est une bonne chose dans une chose intelligente à faire. s'agissait donc de certaines choses à réfléchir lorsque vous établissez vos listes de participants à la réunion . On pourrait aussi inviter d'autres personnes à venir en remorquage. Apprenez-en plus sur notre département, Justus. Nous apprenons à la recherche et au développement. Dans mon exemple, nous pourrions inviter d'autres personnes à venir et par invitation simplement à participer ou à observer notre réunion du personnel. Encore une fois, nous développons des relations pour aider à faire avancer l'entreprise, et nous pouvons inclure cela dans notre objectif pour n'importe quelle réunion individuelle. OK, donc j'espère que ces deux exemples clarifient cela pour vous. Donc, pour votre projet, vous voulez penser à la réunion que vous utilisez comme exemple, et vous voulez déterminer qui viendra à votre réunion ou qui devrait venir et attribuer un type ou une catégorie, en se souvenant de cela, ce n'est pas nécessairement quelque chose que vous allez partager avec les gens. Mais c'est pour votre stratégie maintenant pour l'entreprise de maintenir la confidentialité. Si vous utilisez un exemple de la vie réelle, vous pouvez changer le nom des personnes ou utiliser des initiales ou quelque chose comme ça, mais peut-être inclure, euh, euh, titre en plus de, hum, la catégorie ou le type. Et l'autre chose que je veux dire à propos de votre projet est que vous devriez ajouter à un document que vous avez commencé avec le plan et le but. Vous allez ajouter la liste des participants, mais ne la soumettez pas tant que nous n'arriverons pas au sujet de votre projet de classe, à ce moment, vous serez en mesure mais ne la soumettez pas tant que nous n'arriverons pas au sujet de votre projet de classe, à ce moment, vous serez en mesurede résumer et de mettre le tout ensemble et ensuite téléchargé. Ajouter en tant que document fini. Ok, donc c'est la liste des participants 5. Agenda: Bienvenue sur la façon d'organiser une grande réunion. nous regardant, Elvis, nous avons déjà parlé du plan et du but et des participants, et nous allons parler de l'ordre du jour. Alors devinez quel ordre du jour est beaucoup inspiré par le plan et le but. Je sais, je sais que je continue de me répéter, mais c'est si simple et si important. Voici donc ce qu'un ordre du jour devrait inclure. Ce qui va être couvert sur le temps que chaque sujet va prendre. Qui va présenter votre piste, chaque sujet ou section et ce que nous avons terminé à la fin de la réunion. Très simple. Alors prenons-les un à la fois. Qu' est-ce qui sera couvert ? C' est un très important car il vous aide à définir des limites. Je vous recommande donc de l'envoyer avant la réunion, ce qui vous permet de vous assurer que vous avez quelque chose auquel les gens peuvent se référer. Et pendant que vous organisez la réunion depuis qu'ils ont reçu à l'avance, vous pouvez aider les gens à rester sur la bonne voie. Donc nous ne parlons pas seulement de ce que nous ressentons ou de ce qui est le plus courant ou le plus pressant dans nos esprits. Mais nous parlons de ce qui se rapporte à l'ordre du jour de la réunion où le but de la réunion. Et cela donne également l'assurance que quelque chose dont quelqu'un veut parler sera effectivement inclus. Donc quelqu'un pourrait parler de quelque chose et tu diras, Hey, tu sais quoi ? C' est le troisième point de l'ordre du jour. Nous allons parler du premier point du deuxième point, et ensuite nous y arriverons. Donc, il vous permet la structure pour cela, et il crée une feuille de route pour toute la conversation, qui est ce qu'est une réunion et qui permet à chaque participant de se préparer pour la réunion, sachant ce qui va se passer pour que peut-être les gens qui vont présenter se préparer à présenter . Mais d'autres personnes peuvent lire des informations ou vérifier s'il y a des mises à jour de statut qu' elles sont déjà préparées, après avoir posé la question. Ok, je vais à cette réunion où je dois faire une mise à jour, me dire où on en est avec ça. Ils sont donc en mesure de recueillir des informations qu'ils vont présenter. Et en plus de cela, publication dans une avance de TVA permet aux gens de la regarder et de dire, Hey, vous avez oublié ceci ou vous avez cela Hey, ou quoi que ce soit et de faire des corrections afin que vous puissiez faire vos corrections à l'avance plutôt que de voir les gens le voir pour la première fois au cours de la réunion . C' est comme, Eh bien, qu'est-il arrivé à ça ? Oups, j'ai oublié ça. Donc, il vous donne un peu de tampon supplémentaire pour vous assurer qu'il est précis. Donc, prendre ces mesures est la prochaine étape. Voici combien de temps sera consacré à chaque sujet. Ceci est vraiment précieux pour fournir des limites et limiter la discussion et quand vous arrivez à avancer, sorte que parce que parfois les gens aiment juste continuer à parler de quelque chose, qui est la nature humaine, donc nous honore ça. Mais on dit aussi : Hey, Hey, tu sais quoi ? Nous avons eu beaucoup de 15 minutes pour ça. Les 15 minutes sont écoulées. Nous devons trouver une autre façon de discuter de cela parce que nous devons aller de l'avant pour que ce soit juste une bonne façon professionnelle d'organiser une réunion. Donc, la section suivante sur qui présentera son rôle chaque section permet aux présentateurs se préparer, mais elle permet aussi à tous les autres de comprendre leur rôle et de comprendre. OK, cette personne va parler sur ce sujet, pas moi. Donc, nous créons et fixons les attentes à l'avance. Et en plus de cela, vous pouvez également simplement déléguer dans le cadre des opportunités de développement des employés, dont nous avons parlé dans le module Participants. Mais c'est quelque chose que vous pourriez inclure ici pour que les gens sachent à l'avance. Ok, cette personne se présente, et on va honorer ça. Sois respectueux de ça. C' est comme ça que Expecto se sont produits lors de la réunion. Donc c'est juste un avantage pour Nadig ici. D' accord ? Comprendre ce qui sera terminé d'ici la fin de la réunion est vraiment utile à la fois pour rester sur la bonne voie et pour s'assurer que tout le monde comprend l'objectif commun. Si éveillé en désaccord sur beaucoup de choses, mais si nous sommes d'accord à l'avance sur ce que l'objectif est, cela nous aide à rester beaucoup plus sur la bonne voie et et et ne pas virer de l'objectif de la réunion . Une des caractéristiques importantes sept une organisation fonctionnelle contre une organisation fonctionnelle dysfonctionnelle du Minnesota est capable d'adhérer à certaines limites et accomplir ce qui est établi en face d'eux et donc quelque chose d'aussi simple qu'un ordre du jour. Être publié peut être une excellente structure pour aider l'organisation à rester fonctionnelle et à faire des choses. Ok, quelques conseils ici. Vous voulez vous assurer que vous vous souvenez que tout prend plus de temps que nous ne le pensons . Vous voulez donc inclure des tampons dans votre calendrier dans votre agenda pour le permettre. Et en même temps, vous voulez les limites qui sont définies par la période. Donc, vous n'incluez que quelques tampons. Juste pour que tu saches, tu as le temps d'y aller. Tu penses que tu veux inclure une sorte d'échauffement, hum, hum, que tu n'appellerais jamais un échauffement. Mais tu veux y penser ? Ah, bonjour. Un salut ? Um, intrasection. Quoi que vous vouliez l'appeler pendant les 3 à 5 minutes. Cela pourrait être particulièrement utile pour les équipes qui ne travaillent pas normalement ensemble ou les équipes distantes qui travaillent ensemble pour pouvoir dire, Hey, comment vous faites ou ce qui se passe ? Tu sais même quelque chose d'aussi simple que de dire, Hey, tu étais à Los Angeles tu es à New York. Quel temps est le temps ? Et juste établir un rapport, euh, peut être une chose humanisante et aider l'équipe à mieux fonctionner. Donc tu ne veux pas passer trop de temps sur ce personnel social. Mais un peu d'échauffement pourrait être très utile. N' essayez pas de tout grouper en une seule réunion, restez concentré et comprenez que vous pouvez différer. Si quelqu'un aborde un sujet qui ne figurait pas à votre ordre du jour, vous pouvez créer une réunion distincte. Ou si vous avez une réunion régulière en cours, vous voudrez peut-être l'inclure dans la prochaine réunion. Donc, et je fais un exemple dans quelques instants, et j'inclus dans ce quelque chose où quelqu'un a apporté quelque chose à propos d'une réunion précédente et il a dit, Hey, tu sais quoi ? On n'a pas le temps pour ça maintenant, mais on vous laissera parler de ça et à la prochaine réunion. On n'a pas le temps pour ça maintenant, Donc c'est quelque chose que vous pourriez faire facilement. Ok, donc je veux faire un petit voyage et parler de la relation d'une organisation au temps . Chaque organisation a sa propre relation unique avec le temps, et vous allez penser à votre organisation. Si une réunion est prévue pour 10 heures, commence-t-elle exactement à 10 heures ou commence-t-elle cinq après ou trois heures après ? Cela ne commence pas 1/4 après que vous voulez comprendre la relation de l'organisation au temps et que vous voulez décider si vous voulez honorer cela ou le rompre. Par exemple, si tout dans votre organisation a tendance à recommencer 10 après les heures. Si la réunion est censée commencer à 10 heures, est-ce que les gens se promènent et vers 10 heures après ? Tu veux faire ça ? Ou voulez-vous commencer à, genre, genre, six ou sept après quand vous obtenez un groupe de base et ensuite commencer ? Et les gens ont des sentiments très forts à ce sujet, donc tu veux juste être conscient de ce que c'est. En tant que professeur, j'ai enseigné dans des endroits où j'enseignais en cours de huit heures, et ça a commencé à huit heures, et quelqu'un m'a dit quand les aiguilles de l'horloge ont atteint huit heures, vous commencez à parler. Je m'en fous si personne n'est dans la pièce. Tu commences à parler. Nous envoyons ce message que la classe commence à huit heures, mais beaucoup d'organisations diront, Hey, Hey, vous savez ce que c'est un cours de huit heures, commence à huit heures. Vous voulez planifier de commencer un 10 après 1/4 après, puis vous voulez comprendre ce qui est raisonnable. Donc, avoir quelqu'un me dire que comme je viens de l'extérieur peut être vraiment, vraiment utile ici dans cette organisation, nous commençons exactement à l'heure ou ici dans cette organisation, nous avons commencé 10 après trimestre après Quoi qu'il en soit, vous voulez juste comprendre la relation au temps et l'honorer, ou si vous voulez le casser, briser exprès et faire savoir aux gens. Donc on va commencer à 10 heures, euh, euh, être là ou être carré. Cependant, vous voulez le faire. Mais tu veux y penser. Ok, donc je vais vous donner un exemple ici. Je commence par le plan et le but, et ensuite nous passerons à la rédaction d'un exemple d'ordre du jour. Et puis comment nous avons compris ce que nous allons publier pour l'ordre du jour. Donc, pour cette réunion spécifique, il s'agit d'une réunion de projet en cours, d'une réunion hebdomadaire d'un groupe de personnes de base qui travaillent ensemble sur un projet. Donc, mon but ici serait cette semaine de faire une ligne autour et de passer en revue les résultats de la réunion précédente, puis une mise à jour sur l'état des bilans de livraison de cette réunion. Donc, les gens engagés à faire les choses que nous voulons vérifier créent une responsabilité, et c'est une partie importante de la planification de l'idée de responsabilité parce que si nous décidons quelque chose devait être fait la semaine dernière et que personne ne l'a fait, alors, nous ne pouvons pas aller de l'avant cette semaine ou nous sommes peut-être en attente. Mais pour que nous puissions continuer à fonctionner dans notre entreprise, nous devons tenir les gens responsables des engagements qu'ils prennent lors des réunions. Joe Schmo a fait une idée la semaine dernière et on a dit « Hé, tu sais quoi ? n'y a pas de temps dans l'ordre du jour, mais vous donnera le temps de l'ordre du jour de la semaine prochaine. Donc, nous voulons Teoh inclure assez de temps pour Jota présenté, puis d'avoir une discussion sur et puis sur un sujet distinct. Nous devons prendre une décision sur la prochaine chose que nous allons faire pour un projet. Nous devons nous mettre d'accord sur ce point et ensuite de cette décision ou l'accord viendra ce que Bols et les actions seront assignés et qui les fera. Ensuite, notre objectif de relation est de maintenir notre équipe sur la bonne voie et de travailler ensemble, et notre or d'affaires maintiendra son élan et sa qualité. Maintenant, ces deux derniers que j'ai mentionnés quand nous avons parlé dans le sujet précédent ces deux derniers que j'ai mentionnés quand nous avons parlé dans le sujet précédent des participants. C' est quelque chose dont tu ne parleras jamais. Mais vous voulez garder à l'esprit, Il va informer comment vous écrivez même l'e-mail, si vous voulez, ou l'invitation ou l'ordre du jour. Toutes ces choses que vous voulez garder à l'esprit. Hum, et c'est quelque chose qui vous informera comment vous suivez et dirigez la réunion et toutes les autres étapes du processus, alors soyez conscient de cela. Ok, alors comment faire pour que ça devienne l'ordre du jour ? Donc nous allons commencer avec ce tampon de 5 minutes d'introduction de bienvenue dont nous avons parlé et ensuite, euh, euh, environ 10 minutes sur vous de la réunion précédente et des mises à jour. Et qui va faire ça ? Alors ? Joe a 15 minutes à l'ordre du jour. Vous voulez donc réfléchir à ce que Joe présente et à quel point il s'agit de discussions, et vous voulez déterminer cela. Donc tu ne veux pas dire à Joe ? Ok, vous avez 15 minutes pour vous présenter. Euh, vous voulez que Joe pense probablement plus en termes d'avoir une présentation de 5 à 7 minutes , puis de 8 à 10 minutes de discussion. Tu veux mettre cette attente avec Joe à l'avance ? Et puis nous changeons les sujets de 15 minutes de discussion sur les prochaines étapes sur une idée ici. Et puis j'ai mis 10 minutes d'assignation de livraison, Bols avec un tampon de cinq minutes pour le résumé et, euh, les prochaines étapes, puis en voyage à une heure. Il s'agit donc d'une réunion provisoire d'une heure. Jetons donc un coup d'oeil à la façon dont nous pourrions éditer cela un peu. Je pourrais dire introduction. La vérité est, je vais probablement supprimer tout ça ensemble et juste mettre dans le premier sujet en termes de premier sujet. Je vais probablement me débarrasser de l'examen des notes et des mises à jour précédentes et juste dire, mises à jour de l' état des réunions précédentes. Et puis qui va en parler ? Et cela peut être plusieurs personnes qui en parlent parce qu'il peut y avoir plusieurs personnes qui ont des informations sur la mise à jour de la situation. Ensuite, on a les 15 minutes de Joe et tu voudras peut-être fixer l'attente de Joe pour cinq et ensuite on parlera pour dix. Mais vous n'aurez peut-être pas à inscrire cela à l'ordre du jour, puis 15 minutes de plus sur ce nouveau sujet. Et puis on va juste raccourcir ça et parler des livrables et des échéances. Et puis nous avons cinq minutes un résumé de Zay dans la réunion des plans, ce qui est vraiment un tampon, et l'avocat à un. Donc c'est ce qu'on pense d'elle. C' est ainsi que nous pourrions publier ceci. Nous nous débarrassons de l'introduction et nous disons juste, Hey, de 12 à 12. 15 faisaient la mise à jour de la réunion précédente et ces gens qui le font , alors nous avons Joe de 12 à 12 ans. 30 on va changer de sujet dans 12 30 pour prendre une décision. Considérations relatives au projet ou à l'action de X Y Z. Et puis on passera 55 minutes à parler. Mais il s'agit de 10 minutes pour parler des livrables et des échéances, puis de cinq minutes résumer, et ce cinq minutes est un tampon. Vous pouvez le laisser là. Euh, mais c'est quelque chose de plus semblable à ce que vous publieriez et, euh, et distribuez. Ok, donc j'espère que cela vous donnera une réflexion sur la façon dont vous pouvez aborder la création d'un ordre du jour. Donc, pour votre projet de classe veulent que vous examiniez le but de votre réunion, puis écrivez un programme stratégique pour vous-même similaire à l'ébauche que nous avons fait, puis modifiez-le pour être publié et pour votre projet. Vous souhaitez inclure des notes sur les raisons pour lesquelles vous avez fait quelque chose. Pourquoi avez-vous inclus ou exclu certaines informations et peut-être même ce que vous avez appris dans cette partie de votre travail ? J' espèrequeça a été utile. que C' était l'ordre du jour. 6. Communiquer: Ok, donc bienvenue. Nous avons couvert les participants et l'ordre du jour du plan et de l'objectif. Et maintenant, il est temps de passer à la communication ou à la communication. Ce sera l'invitation à votre réunion, et beaucoup de levage lourd a déjà été fait. En passant un peu de temps sur le plan et le but de sélectionner la liste des participants et d'établir un ordre du jour, l'étape suivante consistera à informer les gens ou à les inviter à votre réunion. Donc, voici quelques choses à penser à elle. Considérez, tout d' abord, la planification. Vous voulez vous assurer que vous planifiez votre réunion à un moment où toutes les personnes requises et porteuses peuvent y assister et le plus grand nombre possible des yeux désirés et des yeux peuvent y assister. Vous voulez aussi penser à l'endroit où se tiendra la réunion et à tout ce genre de choses. Ainsi, l'invitation elle-même donne la tête aux individus et leur donne le temps et l'occasion de se préparer à la réunion. Parfois, vous voulez demander de l'aide. L' un d'eux a demandé de l'aide dans l'invitation. Vous pouvez demander de l'aide séparément, et nous en parlerons. Mais pour toute personne qui ne relève pas de vous ou qui ne fait pas partie d'une réunion régulière, permanente ou récurrente. C' est bon de demander aux gens de participer plutôt que de leur dire. Et puis vous voulez envisager de communiquer individuellement séparément avec des individus. Donc ce n'est pas parce que quelqu'un a une heure libre sur son emploi du temps qu'ils doivent venir à votre réunion. C' est vraiment bon pour toi d'aller leur dire, Hey, je vais avoir cette réunion. Vous semblez avoir du temps libre jeudi après-midi, n'est-ce pas ? Vous y assisteriez ? Et on en parlera quand on parlera d'exemples. Mais l'idée que la communication se fasse une à une, suivie d'une invitation confirmant et confirmant ces détails pourrait être très, très utile dans le développement des relations. Par conséquent, faire avancer l'entreprise plus facilement. Ok, alors qu'est-ce qu'on veut dire aux gens ? Tout d'abord, le mouvement. Faites savoir aux gens. Pourquoi organisons-nous la réunion en ce qui concerne les travaux ? Et on a déjà compris ça. Nous voulons juste le mettre en mots pour l'invitation. Pourquoi les personnes spécifiques sont-elles invitées ? Si c'est approprié maintenant, si vous avez une réunion récurrente pour votre personnel. Vous n'avez pas besoin de le mettre dans chaque invitation à une réunion, mais si vous avez quelque chose qui est légèrement différent, vous voulez l'inclure, ou si vous avez un type différent de réunion, vous pouvez inclure aussi. Nous allons jeter un coup d'oeil à cela par des exemples, d' accord, et j'espère que cela sera très clair là-bas. Toute logistique et toute logistique doivent être en un seul endroit dans l'invitation à la réunion, si possible. Et cela devrait comprendre où se trouve la réunion, comment s'y rendre si les gens ont besoin de savoir comment mourir. Elaine si les gens sont en composant comment orteil vidéo conférence, si les gens sont en conférence. Et aussi si vous avez des gens qui assistent à la réunion de façon différente, soit en personne ou en composant quelque chose, il est bon de faire savoir aux gens que d'autres personnes y assisteront par différents moyens. Donc, c'est très utile. Une houle juste pour fixer des attentes. Euh, vous voulez inclure l'ordre du jour dans le corps de votre invitation ou est un attachement ou les deux, et cela vous permet d'établir des règles de base pour ce qui va se passer à la réunion, et cela sera très utile lorsque vous allez diriger la réunion. Mais encore une fois, cela fixe déjà des attentes. Maintenant, avec toute communication d'affaires, je veux que vous preniez un peu de temps et lisiez votre invitation avant de l'envoyer pour trouver tout ce qui pourrait être encore dans votre tête que vous n'avez pas dactylographié ou toutes les hypothèses vous ont fait qui ne sont pas nécessairement des hypothèses valides. Ceci est important dans toute communication d'affaires. Nous l'incluons ici aussi. Et parfois, vous allez demander des commentaires sur votre agenda,par exemple, par exemple, et vous voulez vous assurer que vous êtes clair sur les échéances et que nous avons quelque chose à ce sujet dans l'exemple. Donc nous allons regarder ça. Ok, Donc le premier exemple est un exemple de déjà utilisé, qui est une réunion de sélection de fournisseur pour trouver un fournisseur pour remplir notre produit par la poste. Et, euh, les considérations ici la qualité des coûts et la satisfaction de notre exigence de délai de trois jours. Ce sont ces considérations pour la sélection des fournisseurs qui reviennent à notre module sur les participants. On l'a déjà fait, mais j'ai ajouté de faux noms aux gens. Donc, dans cet exemple, je suis le directeur marketing. Je vais gérer le vendeur. Mary est la directrice de l'approvisionnement. Nous avons établi qu'elle est une personne requise. Mon patron, la vice-présidente du marketing, s'appelle Celeste, et nous avons établi qu'elle était désirée. Um, le chef de produit qui sait beaucoup sur le produit et qui sera utile dans la sélection du fournisseur. A cause de ça. Il s'appelle Patrick. Il est désiré. Notre responsable du support client est Evelyn. Nous avons établi qu'elle est un désir de 10 D parce qu'elle travaillera très étroitement avec le fournisseur après, sur la résolution des problèmes de support client et ensuite, assistante du département. Michael est une barre oblique désirée F Y. parce qu'il va travailler avec moi dans la gestion de ce fournisseur beaucoup de communication ou de contact avec le fournisseur. Donc ce sont les joueurs. Voici le plan général ici, et puis la logistique est ce jeudi de 13 à 14 heures dans notre 4e salle de conférence 4 pompes A. Et voici l'ordre du jour. Pendant environ les 20 premières minutes, Mary va empêcher de présenter la DP à la demande de propositions et examinera les différentes propositions. Et puis, pour environ les 10 prochaines minutes parleront. Il y aura des commentaires cubains A et des discussions de tout le monde pendant les 20 prochaines minutes que nous allons commencer à sélectionner. On va parler pour et contre, et après les 10 dernières minutes, on aura une sélection finale. Il pourrait donc y avoir un peu de variantes dans le calendrier de ces deuxième et troisième points. Donc Mary d'une autre a 20 minutes les 30 minutes suivantes environ de 1 20 à 1 50. C'est vraiment une discussion. Donc, je ne vais pas forcément obliger les gens à préciser le moment, mais donner juste une idée d'environ 10 minutes de nous Q et A etcetera et puis environ 20 minutes de discussion et de réflexion. Mais les dix dernières minutes sont assez solidement une décision va être prise. Donc c'est le genre qui a été mis en place pour la réunion. Donc voici et cela couvre deux diapositives. Mais voici un exemple de ce que je vais faire pour une invitation, et je vais vous en parler ici. Bonjour. Comme j'en ai discuté avec chacun d'entre vous, j'aimerais tenir une réunion pour faire la sélection finale du fournisseur pour expédier notre produit par la poste. Ont prévu une séance d'une heure le jeudi à 13 heures En conférence à partir du quatrième étage. Alors parlons de ça. Donc, tout d'abord, ça commence par, comme j'en ai discuté avec chacun de vous déjà allé voir ces gens, rappelez-vous que la plupart de ces gens ne travaillent pas pour moi. Donc je suis probablement allé chez Patrick, le bureau des responsables de produits, et j'ai dit , Hé , Patrick, je vais sélectionner le fournisseur. J' adorerais votre implication dans cette affaire. Je pense que vous avez beaucoup à ajouter en termes de valeur. Tu es d'accord avec ça ? Et puis je suis allé Teoh Celeste, mon patron et j'ai dit, Hey , euh, tu veux être inclus dans cette réunion ? Je pense que vous pourriez être utile. Donc, etcetera, etcetera. Mais cette communication rassemble tout cela. Mais chacun de ces gens sait déjà que je vais les inclure à la réunion. Et je pense que c'est vraiment important pour vous de réfléchir à la façon dont vous organiseriez une réunion efficace plutôt que de simplement déclencher l'invitation et les gens en entendant parler pour la première fois. En plus de cela, j'ai ici la logistique de l'endroit et du moment où Mary va présenter. Les options du fournisseur sont vastes. Celeste nous rejoindra ainsi que Patrick et Evelyn. Puisque nous pouvons profiter de votre perspicacité, Michael nous rejoindra, car il travaillera directement auprès du fournisseur. Donc ça permet à tout le monde de tout savoir. J' ai peut-être eu des conversations individuelles avec chacune de ces personnes. Mais ça veut dire à tout le monde qui sera dans la pièce et quel est leur but. Et dans le cas de Michael, quelqu'un pourrait penser, Oh, l'assistant, il n'est pas si important. Je lui donne de l'importance en disant qu'il sera là parce qu'il va travailler directement le vendeur et ensuite regarder le dernier paragraphe ici avant que je passe au prochain live. L' objectif est de faire la sélection finale d'ici la fin de la réunion. J' apprécie vraiment votre aide avec ça. Donc un peu beurrer ici à mais aussi le but. Maintenant, si vous vous souvenez de quelques côtés précédents, j'ai quelques critères qui incluent la qualité des coûts, etcetera. Je n'ai même pas besoin de mettre cela dans l'invitation que peut-être surcharger l'invitation lorsque nous sommes à la réunion viendra avec ceux-ci et établira ceux-ci est un critère de sélection, mais vous ne voulez pas surcharger. On peut en parler à la réunion. Tu veux y penser. C' est ce qui doit être dit à l'avance par rapport à ce qui peut être dit dans la pièce. Ok, nous continuons avec l'e-mail ou l'invitation, l'ordre du jour exactement comme nous en avons discuté. Donc je n'ai pas besoin de couvrir ça, suivi de s'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions. Merci, Mitch. Et donc il y a un peu de gentillesse sociale ici, mais il y a de la structure. Ok, donc certaines options ici, vous pourriez vouloir mettre ceci dans un e-mail séparé plutôt que de l'inclure dans la réunion. invitation à la deuxième option serait, comme je l'ai dit, comme je viens de le mentionner en mettant votre note dans l'invitation à la réunion, vous pourriez également joindre l'ordre du jour ou l'inclure dans le corps de celui-ci. Je pourrais même faire les deux. Attacher l'ordre du jour donne aux gens l'occasion de l'imprimer ou de l'ouvrir en PDF etde travailler avec lui dans la pièce. Attacher l'ordre du jour donne aux gens l'occasion de l'imprimer ou de l'ouvrir en PDF et Cela pourrait être utile pour que tout le monde le suit lui donne une chance de prendre des notes ou un endroit où prendre des notes. Il y a donc un bon avantage pour les personnes qui suivent l'ordre du jour dans le cadre de la réunion. La façon dont vous le faites dépend dépend de votre culture d'entreprise. Et donc dans certains cas, vous trouverez que mes recommandations votre organisation sans argent fait cela. Vous voulez donc trouver un moyen qui fonctionne le mieux dans votre organisation. Par exemple, je travaille avec des organisations où personne ne lit les notes et les invitations à la réunion, donc vous ne voudriez pas le faire lors de la réunion. notes d'invitation que vous voulez faire sont un e-mail distinct et probablement commencé avec. Je vous ai envoyé une invitation dans les détails. Mais quoi que ce soit qui fonctionne pour votre organisation, je pense que c'est important pour vous d'en tenir compte. Et puis vous remarquerez. Le point suivant est que j'ai discuté de ceci avec tout le monde un à un qui permet aux gens de savoir il y a quelques choses ici, c'est qu'il y a un problème de respect et puis, mais cela permet à tout le monde de savoir que personne n'a été aveugle et que tout le monde est sur le même maintenant. Ma préférence serait d'inclure les notes dans l'invitation si c'est possible, et de joindre l'ordre du jour ainsi que ou au lieu de l'inclure à nouveau dans le corps des notes afin que les gens puissent l'imprimer ou l'ouvrir en PDF sur leur leur appareil et suivre avec Cela n'a pas d'importance. C' est juste ma suggestion. OK, deuxième exemple. C' est donc une réunion d'équipe récurrente, et cette fois nous avons un conférencier invité. Donc normalement, nous avons une réunion d'une heure où nous avons des mises à jour d'état , des informations , du partage et des questions, et nous pouvons avoir quelques autres sujets. Mais pour celle-là , , on va ajouter de la recherche et du développement. Matilda, responsable de la R et D, parlera de nouvelles initiatives. Alors, qui sont les participants ? Tous mes rapports directs sauf l'un d'eux. Ma directrice du marketing numérique, Alicia, n' est pas disponible, alors elle va envoyer un substitut Martin, qui est un spécialiste du marketing numérique qui relève d'elle, et il va s'asseoir à pour elle. Et puis nous avons Matilda de R et D, et elle a demandé à deux spécialistes de produits de R et D Stephen Vikram de participer, a déclaré ces Air les joueurs. Ok, donc la logistique de ma réunion tous les lundis de 2 à 3 dans la salle de conférence marketing et l'ordre du jour de cette réunion. Ça va être un peu différent de l'ordre du jour habituel de la réunion d'équipe. Pendant les 20 premières minutes, nous allons faire des mises à jour sur les projets clés, ce que nous faisons à chaque réunion d'équipe. Et puis pendant les 10 prochaines minutes, nous allons poser des questions clés pour moi et pour l'autre . Mais ensuite, à 2h30, nous allons nous arrêter, et nous allons donner la parole à Matilda et ensuite Matile qui parlera avec Stephen Vikram, euh, Vikram, euh,de tout ce dont ils veulent parler en ce qui concerne les résultats de la recherche et du développement. Et cela, 30 minutes est terminée comprendra un Q et A etcetera. Donc, mettre en place les attentes, je tiens à dire à Matilda, Vous avez 30 minutes, y compris Q et A et discussion, etcetera. Donc, si vous faites une présentation, vous ne voulez pas 30 minutes de présentation. Vous voudrez peut-être faire une présentation de 10 minutes, suivie de 20 minutes de cumin, Un peu importe ce que vous pensez est le mieux utilisé. Mais vous voulez vous assurer que les attentes fixées que la réunion se termine à trois heures. Ok, donc voici un exemple de communication que je pourrais envoyer à mon équipe pour cette réunion. Salut, équipe à ça. réunion d'équipe de lundi aura des invités de la recherche et du développement pour nous faire savoir ce qui se passe dans le pipeline. Matilda chez Steve et Vikram nous rejoindront pour nous donner quelques informations sur les projets en cours . Nous commencerons par nos mises à jour habituelles de l'état de l'équipe et nous garderons les questions Et puis, de 2 30 à 3 ans, Matilda prend la parole avec Stephen Vikram. Une laisse sera sur un site client, donc Martin se joindra à nous pour représenter le marketing numérique. L' ordre du jour est joint en annexe. S' il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions. Merci, Mitch. Et puis il y a une autre diapositive qui va de l'avant à laquelle dit comme un rappel. Si vous souhaitez ajouter un point à l'ordre du jour d'une réunion d'équipe, s'il vous plaît envoyez-moi un courriel avant la fin du jeudi pour la réunion du lundi suivant, je ferai de mon mieux pour l'inclure. C' est ce dont nous avons parlé tout à l'heure. Je vais revenir à la diapositive précédente, qui se passait beaucoup de choses ici. Tout d'abord, je n'ai fait savoir à personne que je l'ai choisi jusqu'à ce que ça. Et elle a choisi Stephen, Vicaire dans mes yeux et dans ma communication il y a trois égaux qui ont été invités à la réunion . Tout ce qui est important plutôt que de dire que j'ai choisi Matilda et qu'elle a choisi de traîner . Stephen. Vikram, Vikram, tu ne veux pas faire ça. Ces trois personnes sont les bienvenues est invités d'accord ? Ah, et puis aussi mettre en place les limites ici, qui est à 30 forte Matilda prend le relais. Et donc, euh, l'autre chose que je dis aux gens, c'est que Martin va se joindre à nous pour représenter le marketing numérique, ce qui lui donne un certain crédit. Et ça lui donne un cri, si vous voulez, qu'il rejoint Notre équipe est un membre pour cette réunion d'équipe. C' est donc un peu ce à quoi je pense pour établir les objectifs de la planification , qui sont les participants, quel est l'ordre du jour, mais aussi quelles sont les attentes. Et je crée le développement de relations et, euh, je relie tout à l'entreprise. Donc on n'a pas seulement une conversation sur la recherche et le développement sans raison, non ? ce moment , nous faire part de certains antécédents sur les projets en cours afin que nous ayons un aperçu de l'entreprise. Il s'agit de développer des connaissances commerciales. C' est donc le but de cette invitation. Je vais passer à l'avant, et nous allons voir ce que vous allez faire pour votre projet en fonction de ces informations, y compris ces exemples qui, j'espère, ont été utiles. Vous voulez donc inclure le texte de votre communication et peut-être quelques notes sur les raisons pour lesquelles vous communiquez ou comment vous la communiquez et pourquoi vous le faites de cette façon. Donc, par exemple, je vais inclure ceci dans les notes de mon invitation à la réunion tout au long. Écoute, ou je vais l'inclure dans les notes via Google Agenda ou quoi que ce soit. Mais l'autre chose serait vraiment utile pour vous serait d'inclure des notes sur les choses que vous considérez, et cela pourrait être normalement je ne le ferais pas de cette façon. Mais après y avoir réfléchi, c'est ce que j'ai décidé d'inclure ou j'ai décidé de faire les choses d'une certaine façon à cause de bla , bla , donc ça inclut ce que vous avez appris à travers ça. Mais ne téléchargez pas encore votre projet. Nous avons un peu plus à aller, donc j'espère que couvre bien la communication et je vais saison merci 7. Gérer la réunion: Bon, donc maintenant il est temps de parler de ce que nous faisons réellement pour diriger la réunion. Donc mon premier conseil pour vous, je dis plusieurs fois, commencer la réunion à temps. Nous avons déjà parlé de l'idée que différentes organisations ont des relations différentes avec le temps. Pour certaines organisations, c'est exactement à l'heure de début DOT pour d'autres organisations, cela signifie quelques minutes à chaque fois que c'est pour votre organisation. Vous voulez honorer ça, et vous voulez faire une différence entre ce est le moment. On n'a pas le sens. Et maintenant, nous commençons pour qu'il soit très clair pour tout le monde que vous commencez la réunion. Maintenant, vous voudrez peut-être commencer la réunion, étaient précéder la réunion, si vous voulez, avec un peu de chat ou de bienvenue. Et cela est particulièrement utile si vous travaillez avec, par exemple, des équipes distantes qui travaillent ensemble sur un projet. Mais ne vous voyez jamais vraiment. Il y a des occasions pour quelques minutes, le début d'une conversation, et les gens se réunissent commode pour avoir une conversation générale qui humanise les personnes des deux côtés de l'appel. Um, c'est que vous pouvez utiliser quelque chose qui est simple est la météo ou des événements spéciaux pour juste dire, comment ça va et encore en humanisant les gens qui travaillent à distance et qui travaillent ensemble en tant que groupe fonctionnel, vous pouvez lisse graisser les roues un peu et développer des relations et aider l' entreprise avant le travail, sorte que pourrait être très utile. Mais quand il est temps de commencer, vous changez le ton et la façon dont vous faites les choses, et vous commencez par le premier sujet de votre agenda. Donc, le premier sujet de votre ordre du jour que vous voulez vous assurer de rester avec l'ordre du jour. Mais le premier point, le sujet à l'ordre du jour, pourrait très bien être un bref examen de ce qui s'est passé lors de la réunion précédente, et beaucoup de réunions officielles commencent par cela. Ainsi, de nombreuses réunions du conseil d'administration, par exemple, peuvent commencer par l'examen du procès-verbal de la réunion précédente. Vous n'avez pas nécessairement besoin d'être aussi formel, mais si c'est approprié de dire, c' est là qu'on s'est arrêté et c'est là que nous commençons, c'est bien. La seule chose que vous ne voulez pas faire lorsque nous en avons déjà parlé, c'est que vous ne voulez pas refaire de vieilles conversations ou revoir les décisions qui ont déjà été prises à moins qu'il n'y ait une raison commerciale spécifique de le faire. Il s'agit donc d'un élément facultatif dans votre agenda que vous pourriez inclure. Mais tu n'as pas à le faire. Vous voulez vous assurer que, du mieux que vous pouvez, vous respectez l'horaire. Vous avez l'ordre du jour, vous avez des horaires dessus, et tout le monde a la même feuille de route, si vous voulez. Donc, le respect de l'horaire vous aide à avoir l'air bien et professionnel dans la réunion, et il le maintient. Il montre du respect pour les personnes qui participent à la réunion, et il donne une nouvelle structure à la réunion qui pourrait être très utile pour atteindre votre objectif commercial. Nous allons parler de deux méthodes parking et conversations hors ligne ainsi que d'autres réunions. Aziz comme outils que vous pouvez utiliser pour faire avancer votre réunion. Parfois, les gens abordent des sujets qui ne sont pas liés à votre agenda, ou ils ont besoin de plus en profondeur, dit la conversation. Vous voulez vous assurer d'utiliser ces outils et nous parlerons d'eux et de réunions supplémentaires avec quelque chose d'autre que j'ai mentionné, et ensuite quelque chose qui est vraiment crucial, c'est quand quelque chose se présente qui doit être fait. C' est le moment de décider qui va le faire. Et quand. Cela permet donc la responsabilité et la responsabilité, et empêche les choses de tomber, de tomber à travers les fissures et de ne pas être traitées. Vous voulez que quelqu'un soit désigné pour prendre des notes. Maintenant que peut-être quelqu'un qui a été amené spécifiquement en tant que preneur de notes, ce pourrait être un administrateur ou un assistant où il pourrait être un membre de l'équipe. Et lors d'une réunion d'équipe, vous décidez qu'il y a une opportunité de perfectionnement professionnel sans aucune prise. Cela semble bizarre, mais l'idée de pouvoir écouter une réunion comprendre que la pépite d'or du sujet qui est discuté et ensuite identifier ce que sont les livrables et qui sont les gens les partis. Cette capacité est une capacité de perfectionnement professionnel qui permet de comprendre ce qui se passe et de le résumer. Donc c'est quelque chose à penser. Ce n'est pas toujours génial pour la personne qui dirige la réunion de prendre des notes, car cela peut être distrayant. En fait, je ne le recommande pas, mais vous voulez avoir quelqu'un qui prend des notes pendant la réunion et vous voulez que cela soit compris au début avant le début de la réunion. Ensuite, vous voulez vous assurer au mieux de vos capacités que vous terminez la réunion à temps . Ça montre du respect. Vous commencez à perdre des gens aussi s'ils ont un autre engagement. S' ils ont accordé un certain temps à votre réunion et que vous allez passer Julie pour les perdre ou vous les empêcherez de faire la prochaine chose qu'ils doivent faire, alors vous voulez faire de leur mieux et à temps. Et si vous avez des choses qui traînent sur l'air, vous voulez savoir comment vous allez gérer ça. Et parfois c'est même bon de dire, tu sais, qu' on n'a pas pu en parler. Ceci et tout cela envoyer un e-mail sur comprendra cela, soit sera inclus dans la réunion de la semaine prochaine ou quoi que ce soit que nous allons faire. Mais vous voulez des taches, vous pouvez essayer de finir à l'heure. Donc, en termes de définition des limites, vous pouvez rappeler aux gens le but de la réunion et l'ordre du jour. L' ordre du jour est une feuille de route. Il s'agit d'un ensemble de règles de base. Si quelqu'un soulève quelque chose, ce n'est pas à votre ordre du jour. Vous pouvez utiliser l'agenda et le but pour les ramener, et nous parlerons d'autres méthodes. Mais vous pouvez dire que ce n'est pas notre sujet à l'ordre du jour. C' est une chose distincte. C' est important, et on doit savoir quand on en parlera. Ok, ouais, tu veux t'assurer que tu gardes un espace sûr dans la pièce, donc tu veux t'assurer que les choses restent professionnelles et non personnelles ? Vous voulez vous assurer de rappeler aux gens le but et les objectifs de la réunion, et si les choses commencent à être hors de portée, vous l'appelez et dites, vous savez quoi ? Soyons professionnels sur ce sujet et ne soyons pas personnels et gardons l'ordre du jour et le but de la réunion. Donc c'est juste une façon pour vous de rallier les gens corral si les choses commencent à sortir de la main, ce qui n'arrive pas très souvent, mais vous voulez développer une réputation pour être quelqu'un qui peut juste salé simplement accrocher une seconde. Gardons ce professionnel pas personnel, et restons à notre ordre du jour et passons à autre chose. Ok, donc beaucoup de fois nous avons des conversations de fond ont lieu dans une pièce que vous voulez juste parfois vous pouvez juste utiliser la phrase. Pouvons-nous avoir une conversation, s'il vous plaît, pour rappeler aux gens que les distractions peuvent être grandes à cause des conversations de fond ou des conversations secondaires qui se produisent dans la pièce ? Et c'est une sorte de cliché, mais c'est comme si ça vaut la peine de dire à la personne à côté de vous, ça vaut probablement la peine de rester dans la chambre ou de ne pas dire du tout que c'est une petite école élémentaire pour beaucoup de gens de dire, Mais tu peux trouver un moyen de rester. On peut avoir une conversation, s'il vous plaît ? Pour que nous puissions passer à l'ordre du jour. Si les gens font des choses qui sont distrayantes, demandez-leur poliment de ne pas le faire. Vous voulez être connu comme quelqu'un qui peut trouver un moyen de faire savoir respectueusement aux gens que vous êtes là pour un but précis et que ce qu'ils font n'est pas dans ce but. Vous voulez être connu comme quelqu'un qui peut trouver un moyen de faire savoir respectueusement aux gens que Le mieux que tu peux n'arrive pas tout le temps. Vous avez quelqu'un de très senior dans la pièce que vous n'êtes pas capable de dire, Hey, pouvez-vous ranger votre téléphone ? Mais tu veux faire ça du mieux que tu peux ? On en a parlé tout à l'heure. Ne laissez pas livrer des balles ou des engagements passer non réclamés. Ne laisse pas les choses traîner là-bas. Si la personne qui a besoin de faire quelque chose n'est pas dans la pièce et doit être informée qu'elle fait bénévolat, alors vous voulez que quelqu'un dans la pièce soit propriétaire de cette conversation. Donc quelqu'un dit, Ok , Celeste, tu vas retourner dire à Vladimir que celui qui demandait qu'il participe à ça pour qu'on ait un propriétaire de la délégation. Si rien d'autre, si quelqu'un manque qui est nécessaire pour la conversation, déterminez si vous pouvez toujours avoir la réunion. Et si vous ne pouvez pas avoir la réunion, vous voulez penser à annuler votre fin de la réunion tôt ou à sauter ce point de l' ordre du jour parce que cette scène est extrêmement respectueuse de tout le monde dans la salle. Si vous avez besoin de Celeste pour prendre une décision sur un point précis de l'ordre du jour et que Celeste ne peutassister qu' à votre réunion, alors c'est assister qu' à votre réunion, une perte de temps pour un groupe de personnes de parler de choses qui ne peuvent être décidées. Vous arrivez à déterminer ce que vous pouvez faire et ce que vous ne pouvez pas faire pendant la réunion. Mais quand on arrive quand on frappe un mur et qu'il y a quelque chose que l'on ne peut pas faire, c'est bon de dire, tu sais quoi ? Nous pouvons accomplir cela. Trouvons une autre façon de le faire. Vous apprendrez beaucoup de respect en le faisant ainsi aussi. Ok, donc on a cet outil appelé parking. Donc, ce n'est pas l'occasion pour vous de capturer des éléments par écrit qui sont hors sujet nécessitent une exploration plus poussée vers le bas ou que vous pouvez obtenir plus tard. Donc, vous ne voulez pas changer le sujet en ce moment. Alors tu veux faire ça ? Comme ils l'ont dit par écrit visiblement. Je recommande donc un tableau blanc, tableau blanc électronique, tableau à feuilles, quelque chose où les gens peuvent voir que vous avez écrit ce qu'ils ont dit. Et soit on trouvera un moment plus tard dans notre réunion pour les aborder, soit on les traitera séparément. Mais il y a une idée de respect ici qui est importante, que vos gens assurent que vous allez y arriver, donc nous sommes en train de l'écrire. Nous allons revenir à notre ordre du jour et nous assurons aux gens que le point sera traité soit dans une guerre séparée plus tard dans cette réunion. Ok, l'autre chose que nous pouvons faire est que nous avons un groupe restreint de personnes, un groupe plus petit de personnes qui ont besoin de parler de quelque chose séparément. Nous ne voulons pas prendre le temps de cette réunion avec toutes ces personnes. Nous voulons être respectueux, respectueux de leur temps. Donc, nous voulons avoir à discuter d'avoir une conversation hors ligne, ce qui signifie que peut-être deux ou trois personnes qui sont dans la réunion en cours discuteront de cela séparément. Ok, donc vous pouvez capturer ça par écrit, peut-être près de votre parking, ce qui est souvent des conversations. Et vous voulez vous assurer que des notes sont prises à ce sujet et que les gens auront réellement la conversation. Nous saisissons donc ce sujet et nous revenons ensuite à notre ordre du jour. Nous reconnaissons que c'est du temps qui doit être passé, mais que tout le monde dans la pièce n'a pas besoin de s'asseoir là. Eh bien, quelques personnes en parlent donc encore une fois, cela donne l'assurance que le sujet sera couvert. Ok, quelques choses supplémentaires à penser à toutes les questions air bien. Il se peut qu'on ne puisse pas y répondre au cours de cette réunion. Donc, en les capturant soit sur votre parking, soit sur une liste de conversations souvent, ou même simplement dans les notes de réunion et en reconnaissant que quelque chose doit être abordé. C' est parfaitement bien lorsque les présentateurs qui représentent vous voulez remercier cela, et l'idée ici est en affaires. Nous voulons récompenser le comportement que nous voulons en remerciant les gens en leur adressant des félicitations sincères de quelque manière que ce soit au sein de votre organisation. Vous voulez vous assurer, et j'ai parlé de ces deux fois que tout ce qui a été décidé précédemment reste comme ça. À moins qu'il n'y ait de nouvelles informations ou de nouvelles raisons de les modifier. Vous voulez demander des commentaires, des opinions et des pensées, et ensuite vous voulez l'écouter. Donc, l'une des caractéristiques d'un très grand chef de réunion est quelqu'un qui dit : Y a-t-il des pensées ? Y a-t-il des questions ou des commentaires, puis des pauses rend le contact visuel avec les gens étaient appropriés ? Euh, toi. L' autre chose que vous pourriez faire, c'est que si quelqu'un appelle à une réunion, vous pourriez leur demander par son nom. Hey, Muriel, tu as des questions à ce sujet ? Comment ça est assis avec vous ? Je ne vois pas votre visage parce que vous êtes au téléphone que vous pouvez ne pas dire ça, mais cela implique dans la question. Donc, plutôt que de mettre quelqu'un sur le terrain disant, vous savez quoi, je veux m'assurer que nous examinons toute contribution de votre part. Vous souhaitez utiliser les questions ouvertes pour obtenir des informations supplémentaires. Et si on ne considérait pas ou quoi que ce soit d'autre ? On devrait savoir quelque chose. Ajouter les orteils. S' il vous plaît ajoutez-le maintenant. Ou y a-t-il quelque chose à qui on n'a pas pensé ? Un impact auquel on n'a pas pensé ? Et l'autre chose que vous pouvez faire est que vous pouvez inviter les gens à vous envoyer cela par e-mail, par téléphone ou par SMS. Euh étaient en personne, peu importe ce que c'est, si parfois les gens ne se sentent pas à l'aise lors d'une réunion plus large vous donnant des commentaires. Mais vous voulez vous assurer que vous allez permettre pour que cela va de pair avec l'idée de commentaires, qui est les gens vous laissant savoir ce qu'ils pensaient de quelque chose ou comment ils pensent que quelque chose s'est passé. Lorsque vous obtenez des commentaires, vous voulez l'accepter sans défensivité, et vous voulez un modèle, le comportement que vous voulez que les autres personnes montrent à leur retour, ce qui est, dire merci et puis Considérez-le. Et si vous êtes d'accord, apportez des changements. Mais si vous n'êtes pas d'accord, ne le faites pas. Mais vous n'avez pas à vous disputer à ce sujet. Remerciez les gens, sauf que vous allez y penser. C' est une partie vraiment importante du leadership. C' est utile pour les réunions. Donc c'est trois idée que quelqu'un puisse vous dire, l'idée que vous avez couru 10 minutes, ça m'a créé un problème dans mon emploi du temps. Je n'ai pas pu participer à cette discussion parce que j'ai dû partir tôt. Quoi qu'il en soit, merci à cette personne pour les commentaires et reconnaissez que vous y penserez que vous voulez y répondre, quoi que ce soit que vous faites lorsque vous demandez des commentaires, ne dites pas, merci à cette personne pour les commentaires et reconnaissez que vous y penserez que vous voulezy répondre, quoi que ce soit que vous faites lorsque vous demandez des commentaires, ne dites pas, vous avez des commentaires parce que cela devient chargé ? Vous pourriez demander : Est-ce que c'était utile ? Avons-nous accompli ce que vous vouliez accomplir, ou y a-t-il quelque chose que je pourrais faire autrement ou mieux qui pourrait nous aider à atteindre notre objectif ? Ce sont ces air quelques façons d'aborder l'idée de rétroaction sans réellement utiliser le mot feedback. Avez-vous des commentaires pour moi ? Ok, donc le bon sens dans mon travail, je pense que je vois beaucoup de bon sens manquer à beaucoup de choses. Parfois, il est bon d'avoir des gens qui ne sont pas des experts en la matière sur ce votre réunion, hum, hum, et de leur demander, Invitez-les à fournir des commentaires de bon sens. Est-ce que cela a du sens ? Que pensez-vous de cela, etc. qui peut être vraiment utile et encourager des solutions simples et identifier les domaines où les choses sont inutilement complexes ? Ça pourrait être une chose vraiment efficace à faire. C' était un meneur de réunion, ce qui veut dire, Hey, ça a l'air de devenir très compliqué. Voyons si on peut simplifier. Ok, donc ce sont quelques conseils en termes de clôture de la réunion. Vous voulez que Clara clarifie toutes les méthodes de suivi, si vous allez parler à des personnes, s'il y aura une conversation hors ligne, s'il y a des éléments de stationnement qui n'ont pas été abordés, quoi que ce soit, vous clarifierez. Même si vous dites que je vais vous envoyer un e-mail pour vous informer de l'état de bla et bla impliqués cela peut être très utile. Vous voulez vous assurer que les engagements, Air a réitéré et reconnu, Euh et puis vous voulez remercier les gens et reconnaître le fait que vous avez atteint le but des objectifs de la réunion. Merci aux gens. C' est très utile. Remerciez les gens pour leur aide. Leur temps, leur contribution, quelque chose de très simple, car remercier les gens peut faire de vous un meilleur leader et un meilleur chef de réunion. Donc, pour votre projet, avez-vous eu votre sens ? Si vous le faites, si vous avez inclus quelques notes sur la santé allé et comment vous l'avez exécuté et ce que vous avez appris, et surtout en regardant les choses que vous pourriez avoir fait différemment à la suite de ce matériel. Ok, alors ne mettez pas encore votre projet, mais nous sommes assez proches. Voilà quelques conseils sur la tenue de la réunion. Super. 8. Artifacts: Ok, donc vous avez tenu votre réunion, et maintenant il est temps de parler d'artefact. Alors tout d'abord, qu'est-ce qu'un artefact ? Un artefact est un enregistrement ou une documentation indiquant que quelque chose s'est passé. Et dans le cas d'une réunion, c'est un enregistrement que la réunion a eu lieu. Et il comprend une documentation sur les engagements, les échéances, échéances décisions et les discussions qui se produisent, en particulier les pépites d'or. Ce que j'ai appelé les pépites d'or les points clés de la discussion. Donc, il n'inclut pas toutes les choses dont on a parlé, mais l'idée de résumer ou de résumer ce qui s'est passé au cours de la réunion, et cela vous donne quelque chose à vous référer et vous permet de garder l'élan. Donc le flux est prévu pour la réunion. Nous tenons la réunion, et au cours de la réunion, nous avons des discussions, débats, découvertes, et nous en sortons des décisions et des mesures à prendre. sortant de la réunion, vous créez un artefact qui documente ces décisions et une action et vous permet de garder l' élan autour d'eux. Il nous révise donc en fonction de l'objectif de la réunion et nous donne un point de référence pour la reddition de comptes et le suivi. Donc, si vous considérez l'ordre du jour comme une feuille de route pour la discussion au cours de la réunion. L' artefact est une feuille de route pour le suivi après la réunion. Ainsi, documenter ces pépites d'or les points clés de la discussion ainsi que les décisions et les mesures à prendre. Donc, sans artefacts, les gens peuvent oublier ce qui s'est passé à la réunion. Oubliez qu'ils se sont engagés à faire quelque chose ou qu'ils ne pensent pas que ce n'était pas important. Les gens sont occupés. Voir un inclure cela dans votre pensée et votre planification. Donc, vous voulez faire sortir l'artefact pour rappeler aux gens ce qui s'est passé sans artefacts. Nous perdons l'alignement autour des objectifs, et nous avions l'air désorganisés en tant que leader. Donc, vous voulez vous assurer que vous obtenez un artefact créé. Alors, qui est responsable de cette volonté ? En fin de compte, en tant que coureur de réunion que vous êtes, cela peut-il être délégué ? Absolument. Justus prendre des notes peut être déléguée à un administrateur ou à un assistant ou à un membre de l'équipe. Il en va de même pour la création d'un artefact. Et nous allons parler de la différence entre un artefact et des notes sous peu. Mais l'idée générale ici est que la création d'un artefact est la distillation de la conversation dans ces points d'or Nugget, ces points clés ainsi que les engagements dans les actions ainsi que les détails de ceux qui sont invitation responsable, est allé. Donc, cela peut être quelque chose que vous avez votre administrateur ou assistant. Faites notre numéro d'équipe A faire ou vous pouvez réellement les avoir. Prenez des notes et donnez les notes, et vous pouvez faire la distillation. Créez l'artefact. Ça n'a pas d'importance. Ce qui importe, c'est que vous comprenez que la capacité de distiller une conversation maintenant et 1/2 ou une heure à l'heure en ah bref résumé de niveau exécutif avec tous les points clés est une grande compétence en leadership. Donc, soit vous le faites vous-même et vous le développez vous-même, soit vous développez dans et des gens qui travaillent pour vous. Mais ce n'est pas un travail de travailleur grognement. C' est un travail essentiel, la capacité de saisir cette information d'une manière digeste et un document de taille raisonnable . Ok, donc quelques conseils pour les artefacts qui incluront une différence entre les notes et les artefacts aussi . Donc, tout d' abord, vous voulez essayer d'obtenir l'artefact créé et distribué dans un jour ouvrable. Il maintient l'élan. Peu importe exactement le format que vous utilisez. Vous voulez utiliser le même format à chaque fois. chose la plus importante est que vous voulez faire quelque chose qui existe déjà dans votre organisation, en termes de format et de localisation des magasins parce que, um, si les gens doivent chercher d'une manière différente, ils ne le chercheront pas, et les gens le trouveront. Donc, vous voulez honorer les systèmes qui déjà en place au sein de votre organisation en termes de distribution et de stockage de l'artefact, Vous voulez penser à cela comme un enregistrement permanent. N' utilisez donc pas de texte ou d'autres formes de communication temporaires auxquelles vous souhaitez penser. Tu auras besoin de ça la semaine prochaine et la semaine d'après, et puis tu voudras peut-être y revenir un an ou deux et dire : Hey , , attendez une minute, pourquoi avons-nous pris cette décision ou quand prenons -nous cette décision et qui était dans la salle ? Donc, vous voulez vraiment penser à cela comme un artefact permanent d'enregistrement permanent ? Vous voulez vous assurer que c'est accessible, et nous l'avons mentionné,plus il est difficile pour quelqu'un de le trouver ou de le lire, moins ilest probable qu'il le fasse. Vous voulez vous assurer que c'est accessible, et nous l'avons mentionné, plus il est difficile pour quelqu'un de le trouver ou de le lire, moins il Vous voulez donc vous assurer qu'il est facile pour quelqu'un de lire cela, qu'en termes de format, emplacement et même de longueur du document, vous ne pensez pas à toutes ces choses. Donc votre artefact va inclure tous les éléments d'action, les engagements, engagements, parties responsables dans les lumières de den. Tu veux tout ce détail là-dedans. Et alors, où diffère-t-on des notes ? C' est plus court que les notes. Vous voulez à nouveau distiller la conversation en ces pépites d'or ou points clés. Donc, c'est vraiment de haut niveau et pas tellement de détails. Mais vous voulez les résumés. Donc, cela et les gens devraient être en mesure de lire ceci et de comprendre le résultat de la discussion . Même s'ils ne l'ont pas fait, n'ont pas été ici et ne veulent pas lire tous les points de discussion individuels, vous pouvez ajouter des informations manquantes qui se sont produites. Vous avez disparu lors de la réunion qui s'est produite par la suite, donc les gens ont peut-être posé une question à laquelle vous n'avez pas pu répondre lors de la réunion. Si vous avez la réponse qui pourrait être incluse dans votre artefact. Vous pouvez mettre en surbrillance les éléments ouverts, mais vous pouvez également mettre en surbrillance les éléments qui sont fermés. Donc, si nous allons déléguer quelque chose à quelqu'un qui n'est pas dans la réunion, nous pourrions inclure cela dans l'artefact et donner à cette personne une copie des artefacts qu' ils sont inclus dans le processus. Eso C'est une bonne façon de développer des relations et d'être inclusif des personnes qui travaillaient ensemble sur un projet. C' est l'occasion de remercier les gens et d'appeler ou d'identifier et de reconnaître une participation ou des actions particulièrement réussies. Vous voulez toujours récompenser le comportement que vous voulez. Cela pourrait être simple, mais encore une fois, le développement des relations. Faire avancer l'entreprise. Ils sont liés. Voici donc un exemple. Cela passe sur quelques diapositives. Vous remarquerez que je n'appelle pas cela un artefact dans mon esprit et dans nos discussions pour leadership et la tenue d'une réunion. On pense que c'est un artefact qu'on va appeler un résumé de réunion. Il s'agit donc d'un résumé de la réunion basé sur l'exemple que j'ai utilisé précédemment de la sélection du fournisseur pour remplir notre produit. Il s'appelle donc le résumé de la réunion, et j'en ai le titre, qui est une réunion de sélection du fournisseur de l'exécution de ce produit, puis la date , l'heure et la liste des participants. Donc on a parlé de ça. C' est moi, Mary Celeste, Patrick, Evelyn et Michael. Donc, cela va de l'avant dans le même document, Mary a présenté trois options fournisseur société A société B. Voyez, donc nous allons énumérer les entreprises. Les critères de sélection comprenaient la qualité des coûts et le respect de notre exigence de délai de trois jours . Voilà les critères de mes objectifs. Rappelez-vous que je n'ai pas inclus cela dans mon invitation à la réunion, mais j'ai dit que nous en discuterions lors de la réunion. Donc je l'ai inclus ici comme un disque et vous verrez que nous allons de l'avant. Le groupe a discuté des trois fournisseurs. entreprise A n'a pas pu répondre à l'exigence de temps que l'entreprise est devenue en dessous du prix. Mais le groupe a convenu qu'il s'agissait d'une estimation faible ou que la qualité pourrait en pâtir. Et puis les entreprises semblent que toutes nos exigences Donc, nous avons sélectionné des entreprises. Voyez, vous pouvez voir que cela inclut les surlignements et non les détails individuels. Voici donc les prochaines étapes, et c'est là que nous abordons plus en détail. Donc Mary va avertir le contact de la compagnie d'ici la fin de la journée vendredi et déterminer qui sera le contact pour les négociations de contrat. Et vous en verrez beaucoup. Tout ça, je pense, y compris la date. Donc pas seulement vendredi. À propos de quoi ? Vendredi. Donc, vous voulez vous assurer d'inclure les rencontres, tout ça. Mary va donc aviser la compagnie et la compagnie qu'elles n'ont pas réussi le contrat, et ce sera l'achat aujourd'hui. Lundi, et évidemment la date sera incluse. Et nous incluons une nouvelle personne ici. Ephraim de l'avocat allait être mis en contact avec la compagnie. Contactez une entreprise C avant le lundi matin pour commencer ce processus de fournisseur à bord, qui comprend le contrat et tous les autres documents du fournisseur, Hum, et inclure cette date, puis nous avons un délai de 10 jours pour la fin du contrat et ce que cette date est du jour 10 et ensuite la prochaine chose est dès que Ephraim me donne l' avance, je vais contacter le gestionnaire de compte de la société C pour mettre en place un plan d'action concernant le transfert d'informations. C' est donc une dépendance. J' attends qu'Ephraïm en droit me dise quand il est acceptable de les contacter parce que je ne veux pas les contacter trop tôt parce qu'ils sont en négociation de contrat. Et puis l'or pour la première expédition est de 30 jours à partir d'aujourd'hui et incluez cette date et ensuite merci. est pourquoi ces questions ont été abordées au cours des cinq dernières minutes de la réunion. Mais ce sont les mesures d'action les plus importantes qui ressortent du processus décisionnel. C' est donc mon exemple d'artefact pour cette réunion. Alors maintenant, c'est l'occasion de penser à la création d'un artefact qui sortira de votre réunion. Donc, pour votre projet de classe, je ne sais pas que vous voulez télécharger un artefact riel d'une vraie réunion. Je pense que vous pourriez violer la confidentialité dans votre organisation, mais c'est à vous de décider. Voulez-vous certainement faire est inclut et notes sur ce que vous avez appris concernant artefact. Donc, ce sont des artefacts, et nous allons passer à un suivi 9. Suivre: Nous avons donc eu notre réunion et nous avons distribué notre artefact sous la forme d'un résumé de la réunion. Et maintenant, il est temps de faire un suivi. Ainsi, en tant que coureur de la réunion,vous en tant que coureur de la réunion, voulez faire le suivi des engagements, livrables et des actions qui sortent de votre réunion pour vous assurer que tout se passe bien. Maintenant, la façon dont vous allez suivre sera différente, selon qui c'est. La nature de la relation et la nature de la structure hiérarchique Faites-vous rapport  ? Sont-ils purs d'années, un de vos supérieurs ? tableau de New York ? Comment ça marche ? Ça va être quelque chose à considérer, et on va y jeter un coup d'oeil. Mais vous voulez vous assurer que vous vérifiez les éléments d'action pour vous assurer qu'ils sur la bonne voie pour vous assurer que les personnes qui sont censées les faire sont à bord. Et si vous vous souvenez dans notre exemple précédent, parfois les gens qui doivent faire des choses ne sont même pas à la réunion, donc nous pourrions vouloir les contacter. Nous allons jeter un oeil que dans des exemples dans un instant, mais nous aussi Notre objectif ici est de découvrir tous les blocs pour compléter ces éléments et les escalader pour s'assurer qu'ils sont accomplis pour que l'entreprise bouge vers l'avant. Si nous ne faisons pas de suivi, les gens pourraient penser que nous n'étions pas sérieux ou que ce n'est pas si important et ils pourraient avoir l'impression qu' il n'y a pas de reddition de comptes. Nous voulons donc montrer qu'il y a des responsabilités et qu'il y a différentes façons de le faire. Donc, nous pouvons le faire en parlant à quelqu'un en personne ou en l'appelant au téléphone, ou nous pouvons envoyer un e-mail. Nous pouvons l'inscrire à l'ordre du jour de la prochaine réunion. Si nous avons des réunions régulières, ou si nous avons un seul à un avec une personne, nous pouvons l'inscrire à l'ordre du jour d'un à un. C' est donc un tas de façons différentes de le faire. Jetons un coup d'oeil à quelques exemples et les exemples que je vais utiliser. Ils vont provenir de ce même exemple de réunion que nous avons utilisé dans les modules précédents, qui est la réunion de sélection du fournisseur. Maintenant, si vous vous souvenez, cette réunion a eu lieu un jeudi, et elle incluait Mary de l'approvisionnement ou de l'approvisionnement et Mary allait avertir le fournisseur que nous avons sélectionné vendredi de la sélection. C' était sa date limite. Je ne vais pas la contacter vendredi. Mary ne travaille pas pour moi. C' est une de mes pairs dans l'organisation. Je ne veux pas la microgérer. Je vais attendre quelques jours jusqu'à mardi ou mercredi. Je vais lui envoyer un email de remerciement. Très gentil, poli. Merci. Courriel qui dit, Mary, merci beaucoup pour votre aide dans la sélection du fournisseur. J' espère que tout s'est bien passé avec la connexion avec eux. Cela ouvre la porte à Marie pour m'écrire et me dire : C'est un plaisir de travailler avec toi et tout s'est bien passé ou de dire : Tu sais quoi ? Je n'ai pas pu les contacter là où il y avait un problème. À ce stade, nous pouvons travailler ensemble maintenant. Les chances sont vraiment bonnes de Mary et j'ai une bonne relation. Elle l'aurait escaladée plus tôt s'il y avait un problème. Mais c'est juste un bon moyen pour moi de la joindre et de vérifier. Donc c'est une chose. La deuxième chose que je vais faire est d'envoyer une note à l'effort. Si vous vous souvenez qu'Ephraïm n'était pas à notre réunion. Mary allait contacter Ephraim et le mettre en contact avec la bonne personne du vendeur pour se connecter sur le contrat. Encore une fois, je ne veux pas le microgérer. Je vais attendre presque une semaine. Alors mercredi ou jeudi prochain, je vais lui envoyer un mot disant Salut, Ephraïm. Je veux juste vous assurer que tout fonctionne bien avec vous et le fournisseur et assurez-vous qu'ils sont connectés avec vous concernant le contrat et que nous sommes sur la bonne voie. Simple, pas micromanager E, mais simple lui donne l'opportunité d'écrire et de dire, oui, on est sur la bonne voie ou non, mais simple lui donne l'opportunité d'écrire et de dire, oui, on est sur la bonne voie ou non, il y a un problème ou autre, mais on peut s'en sortir. Et c'est une façon de suivre quelqu'un qui n'était même pas à la réunion. Et vous remarquerez que j'ai laissé passer un peu de temps, en supposant que ces gens sont des professionnels et en choisissant spécifiquement de ne pas microgérer. Et la troisième chose que je vais faire, c'est que j'ai un contre un avec notre assistant du département Michael, et je vais inclure dans notre prochain, qui sera la semaine prochaine, euh,à euh, ordre du jour pour discuter de la préparation des prochaines étapes, à savoir la création d'un plan d'action en collaboration avec le fournisseur. Donc on ne peut rien faire tant qu'Ephraim n'est pas illégal. Donc, nous voulons nous assurer que nous sommes prêts à partir une fois qu'il nous donnera l'avance. C' est donc ma façon de faire le suivi de Michael, et je peux lui demander de présenter le plan d'action, ou nous pouvons travailler ensemble ou tout ce qui fonctionne pour nous. Mais vous pouvez voir que je suis en train de le suivre d'une façon ou d'une autre. Voilà donc quelques exemples de la façon dont je pourrais faire un suivi et encore. Ils tiennent compte de la nature de la relation, et vous voulez être approprié pour les affaires et non pour la microgestion. Voici donc quelques conseils pour le suivi. Vous voulez vous assurer de placer des dates limites dans votre calendrier ou de faire la liste que c'est quelque chose que vous pouvez faire pour une bonne gestion, en même temps que vous créez ou distribuez cet artefact. Parce que cet artefact contient les délais, donc vous voulez penser à ce que sera votre timing en même temps, donc rien ne tombe dans les fissures que vous voulez vraiment. Considérez la nature de la relation, et cela aura un impact. Comment vous suivez la façon dont il est éteint pour vous toucher ou vous toucher plus tard. Vous utilisez dans ce suivi, mais vous voulez y penser comme un suivi, même s'il s'agit d'une note de remerciement ou d'une vérification maintenant et nous voulons nous rappeler que c'était votre réunion, donc vous le possédez. Mais vous voulez aussi être respectueux des autres personnes et de leurs domaines d'expertise et de leurs affaires, c'est donc le suivi. Donc, pour votre projet de classe, il suffit d'ajouter quelques notes à votre document de projet de classe sur ce que vous avez appris sur le suivi de ce module. Formidable. 10. Éléments facultatifs: Nous avons parlé d'idées, suggestions, structures et de meilleures pratiques pour organiser n'importe quel type de réunion. Il y a aussi des types particuliers de réunions qui nécessitent des considérations particulières. Donc, ce petit voyage latéral dans les éléments optionnels. Il s'agit vraiment de choses à considérer pour des types spécifiques de réunions, et le premier type dont nous allons parler est le brainstorming. Donc, une séance de remue-méninges est un genre spécial de réunion où vous réunissez un groupe de personnes dans une pièce, et le but est de trouver ses nombreuses idées que possible. Et en général, vous voulez garder la génération d'idées très large et créative. Et la façon dont vous faites cela est en demandant aux gens pour des idées folles folles, Crayola folles comme hors de la boîte de penser que possible. Et vous aurez toujours l'occasion de modifier, d' affiner et de sélectionner des idées. Mais pendant la séance de remue-méninges elle-même, votre or est d'encourager la créativité et de faire couler ces jus créatifs. Donc, vous voulez mettre en place une règle de base za efficacement que ce sont des idées folles que vous recherchez , et ensuite vous devez limiter la critique. Nécessité d'empêcher la critique des idées parce que la critique des idées empêche effectivement les jus créatifs de couler. Donc le moment où quelqu'un le dira , ça ne marchera jamais. Ou voilà pourquoi on ne peut pas faire ça. Tu dois arrêter et dire « Attends ». Ce n'est pas une occasion de critique. C' est la créativité. Opportunité. Donc vous voulez vous assurer de garder la pièce en sécurité et cela encourage la créativité. Vous pouvez ajouter des idées ensemble et retourner ensemble et modifier. C' est que vous ne pouvez pas limiter, annuler ou éliminer les idées de la table, parce que c'est ce qui arrête le processus créatif. Donc, vous voulez vraiment encourager l'idée que toutes les idées air bien et garder à l'esprit l'une de mes phrases préférées, qui est les suggestions ridicules d'aujourd'hui, devenir les réalités de demain et encore dans le remue-méninges ou la génération d'idées. Vous ne voulez pas penser au fait que plus tard sur la route, vous allez faire la modification des idées, rétrécissement et la sélection des idées. C' est donc un remue-méninges pour les sites hors site et d'autres longues réunions. 1/2 par jour, journée complète et plusieurs jours. Elle quelques conseils à penser. C' est une excellente idée d'avoir un ensemble de règles de base que le groupe vient avec et ensuite nous le coureur de la réunion faciliter plutôt que de dire. Donc c'est l'occasion pour toi de commencer la réunion en disant, Hey, que veux-tu que nos règles de base soient ? Et quand tu fais ça, tu gagnes d'abord leurs fiançailles. Les gens sont engagés dans la facilitation des règles de base. En fait, ils commencent à travailler ensemble en groupe instantanément, et vous gagnez également le droit de contribuer vous-même certaines idées aux règles de base s'ils ne viennent pas avec certaines des choses que vous espérez qu'elles arrivent, et nous allons Parlez-en un peu. Cela rend également beaucoup plus facile de tenir les gens à ces règles de base ont été appliquées les règles de base. Il est beaucoup plus facile d'appliquer les règles Brown que les gens ont aidé à créer que c'est pour appliquer les règles Brown que vous leur avez imposées. C' est une très bonne façon de penser aux règles de base pour des réunions plus longues. Nous allons parler des règles de base Maurin un peu chaque fois que dans une réunion plus longue, votre quelqu'un apporte quelque chose honnêtement, ce soit un facteur ah, élément d'information ou une idée ou une suggestion que vous voulez vraiment encourager cela ? Ce genre de comportement de contribuer honnêtement à la réunion par les participants est vraiment, vraiment important pour garder votre réunion ralentie. Donc, parfois, vous devez séparer le comportement de la contribution honnête du contenu de cette contribution, que ce soit une bonne idée ou une mauvaise idée. Parce que le moment où vous vous concentrez sur si l'idée est bonne ou mauvaise, surtout mauvaise, alors vous commencez à juste est en brainstorming. Vous commencez à diminuer le nombre de participations. Vous devez presque séparer l'acte de contribuer honnêtement du contenu de la contribution elle-même. Donc tu récompenses le comportement. Et parfois, je trouve que l'une des meilleures pratiques est de remercier les gens pour leurs contributions honnêtes et courageuses et de ne même pas traiter du contenu de l'idée à ce moment-là, de sorte que vous encouragiez la réunion à aller de l'avant pour certains types de réunions. Vous pouvez utiliser l'animateur comme un tiers neutre ou quelqu'un qui connaît bien les conversations difficiles ou les conversations difficiles. Donc, en tant que facilitateur, je pourrais vous dire qu'il y a eu des moments où je suggère d'utiliser quelqu'un comme moi et parfois que vous pouvez diriger la réunion vous-même. Une grande partie de cela dépend du groupe, du sujet, de la durée de la réunion et de la façon dont vous le souhaitez, façon dont vous vouliez fonctionner. Qu' attendez-vous à en sortir, Quel est le but de votre réunion. Considérez donc un facilitateur pour certains types de choses. Voici quelques exemples de règles de base que vous pouvez utiliser ou réfléchir et encore. Vous voulez faciliter les règles de base. Mais ces air certains que vous voulez avoir dans votre poche arrière comme des choses que si les gens ne viennent pas avec vous, peuvent soit les encourager à contribuer, soit vous pouvez contribuer vous-même. Comme je l'ai dit, si vous facilitez l'élaboration de règles de base, vous avez gagné le droit d'en ajouter une ou deux vous-même. Donc être sur la technologie de chronométrage orteil un minimum. Ces bases aériennes aident-elles être ouvertes aux possibilités ? C' est un peu une déclaration générale, mais encore une fois, tu cherches quelques choses avec tes règles de base que tu cherches à établir oui, la façon dont on va opérer. Vous cherchez également à établir des lignes directrices que vous pouvez obliger les gens, au cas où ils citeraient, enfreindre les règles de base. Et vous cherchez aussi un moyen de donner le ton à toute votre réunion. Un autre ? Non, pas de critiques dont nous avons parlé dans le remue-méninges. Mais c'est aussi une bonne idée dans la plupart des réunions et puis pas d'attaques personnelles, ce qui est vraiment sur le comportement professionnel, et ensuite dire explicitement que nous allons nous concentrer sur nos objectifs communs, ces airs, certaines règles de base que vous pourriez trouver utiles. J' ai etcetera ici exprès parce que je pense qu'il est important que chaque fois que vous facilitez l'établissement de règles de base, vous réalisez que vous allez obtenir des choses que vous n'avez même jamais envisagées, donc vous voulez être ouvert à cela possibilité. Ensuite, je veux vous faire découvrir une liste de certaines des règles de base préférées que j'ai obtenues des gens quand j'ai facilité au fil des ans, qui peuvent juste vous donner quelques choses à penser à apprendre quelque chose de nouveau. Quelqu' un a contribué à la règle du terrain, et il y a tellement de façons de le considérer. Apprenez quelque chose de nouveau sur vous-même quand quelque chose de nouveau un vote. Quand d'autres apprentissages ont appris quelque chose de nouveau au sujet de l'entreprise, il y a beaucoup de façons d'encadrer ce qui peut ouvrir votre réunion et donner un ton vraiment bon . Considérez que vous n'êtes pas parfait. Considérez que c'est vous. Parfois quelqu'un apportera une idée, et je trouve que les gens ont deux types de réponses. Soit ce n'est pas moi, ce n'est pas fait qui fait ça. Et puis l'autre est, Et si c'était moi ? Et quand je trouve cela que les gens qui ont le plus de succès parmi les gens qui prennent un moment pour dire, Eh bien, et si c'est moi ? Que puis-je apprendre ou quoi ? Puis-je en tirer parti de cette observation, de ce fait ou de cette suggestion ? Il est juste quelque chose à penser au présent être présent dans la réunion 80 20 participation. J' adore cette règle. Donc, c'est le calcul ne fonctionne pas, mais c'est une excellente façon d'y penser, ce qui est 80% du temps. Vous devriez écouter et 20 % du temps vous devriez parler, et c'est une excellente façon de faire pour vous. Est le coureur de la réunion de naviguer peut-être certaines personnes qui peuvent plus participer à conversation, trop. Tu peux dire quelque chose comme tu sais quoi ? Vous êtes en quelque sorte plus de 20 % d'euros. J' aimerais entendre quelqu'un qui a moins de 20% et ça vous empêche d'avoir à dire quelque chose d'un peu plus critique. Il vous permet également d'encourager les gens qui sont généralement silencieux à participer en disant : «  Hey, Hey, nous avons des nouvelles de vous et vous êtes moins de 20%. C' est donc juste un excellent orteil de règle de base qui vous aide à établir un peu plus d'équité dans la salle en termes de participation aux pétitions. Celui-ci était un excellent que j'ai reçu de quelqu'un qui est Posez vos questions dans la pièce, pas sur les pauses et sur les repas. Pas quand nous en avons fini à la fin de la journée, mais à moins que ce soit personnel et très compagnie, personnel ou confidentiel. Vous voulez que nous ajoutions vos suggestions, vos idées, vos observations dans la salle pendant que tout le monde est là. D' autres personnes peuvent apprendre des autres, inventer si elle de lui. Alors que c'était une règle de base vraiment utile que j'ai découvert avoir du plaisir. J' aime quand les gens à celui-ci quand nous nous amusons nos défenses lâches étaient plus productives, et nous pouvons passer à travers des sujets encore difficiles ou difficiles plus facilement. Rester sur le sujet. C' est un excellent orteil règle du sol que vous pouvez vous référer au cas où les gens commencent à se demander, prêtant attention au temps. Et ça peut t'aider avec les réunions, mot. Tu sais où il y a un nouvel ordre du jour. J' espère que vous n'avez pas Jennifer toutes les réunions, mais quand nous sommes à court de temps sur un sujet et que nous sommes prêts à, hum, commencer un nouveau ou quand nous allons en pause et ensuite un assurez-vous de se réveiller sur les temps qui nous pouvons commencer ce genre de choses. Et puis nous en avons parlé quand nous avons parlé de la tenue de la réunion. Si vous avez une règle de base qui dit une voix à la fois, il est beaucoup plus facile de gérer la conversation occasionnelle ou la conversation côte à côte qui se produit dans la pièce. Donc, ce ne sont que quelques-unes des choses que j'ai découvert que je voulais partager avec vous quelques suggestions pour des réunions régulières ou récurrentes que l'équipe se réunit chaque semaine ou quoi que ce soit tous les mois. Quoi qu'il en soit, c'est une excellente idée d'établir des règles de base pour le groupe, et vous feriez cela de la même manière en les facilitant, et vous pouvez les faciliter une fois, puis les utiliser encore et encore. Vous voudrez peut-être les poster ou les avoir à portée de main. Comme rappel. courriel les a renvoyés chaque semaine ou chaque réunion, mais vous savez qu'ils sont là, et cela pourrait être très utile. Certaines de celles dont nous avons parlé au cours des deux dernières diapositives sont très utiles. Vous voudrez peut-être revoir les règles de base de temps en temps. et Au furetà mesure que les groupes ou les équipes se développent, , vous pourriez avoir de nouveaux sujets à ajouter à vos règles de base. Souvent, lorsqu'une équipe est nouvelle, nous ne considérons même pas comment gérer les conflits. Mais après avoir été une équipe pendant un certain temps, nous nous engageons dans un conflit, et nous pourrions vouloir établir des règles de base autour de ce à quoi cela ressemble. n'est qu'un exemple de l'occasion que vous avez de revoir les règles de base après un certain temps. Cela peut être tous les trimestres ou deux fois par an, ou simplement pour les revoir lorsqu'il y a eu un conflit par exemple. Donc, c'est juste quelque chose que vous pouvez faire fait partie de l'exécution d'une réunion périodique. Nous vous recommandons de conserver le même ordre du jour général pour votre réunion périodique et également de permettre aux gens de donner des idées sur des sujets spéciaux pour ces réunions et partager les responsabilités en matière de prise de notes et de création d'un artefact. Et nous en avons parlé un peu dans le passé, donc ce sont des choses à réfléchir. Quatre. Il se réunit régulièrement pour une réunion. Voici quelques idées, et c'est spécifiquement un gestionnaire avec la personne qui relève de ce gestionnaire appellera. Cette personne est subordonnée. Et voici mes idées pour quoi ? Qu' est-ce qui pourrait se passer là-dedans ? Je recommande que les gestionnaires rencontrent régulièrement leurs rapports directs. Ça pourrait prendre 20 minutes par semaine. Ça pourrait être une heure par semaine. Ça pourrait prendre 20 minutes de tout ce que c'est. Mais je recommande fortement à tous les leaders d'avoir une idée régulière . Um, donc je recommande que le subordonné résume la réunion par écrit après la réunion, généralement par e-mail, et ensuite le manager la vérifierait, modifierait et y contribuerait, et c'est un une excellente façon de créer une reddition de comptes et bien d'autres choses, mais aussi de vous assurer que vous étiez sur la même page. Donc la version finale devient votre artefact, vous dites, Ok, nous sommes d'accord. Il y a eu des modifications à partir des modifications du gestionnaire du subordonné, et maintenant nous avons une version finale. Vous pouvez soit garder ça un e-mail, soit si vous avez un autre, euh, appareil ou mécanisme pour le stocker, c' est bon, aussi. Mais je recommande que vous avez un document sont en fait, de cette conversation. Cela crée un alignement entre les deux parties, sorte que nous sommes sur la même page à partir de la réunion. Il crée également la documentation de la conversation, ce qui pourrait être très utile pour les deux parties. Et il développe chez le subordonné la capacité de résumer et de réfléchir de façon critique à la réunion. Donc, parfois cela un résumé Un résumé peut être une occasion pour le subordonné de réfléchir à ce qui s'est passé. Peut-être qu'il s'est passé quelque chose qu'ils ont pris personnellement, et cela donne l'occasion d'y penser de façon plus commerciale. Mettez-le en écrivant et et recadré avec elle. Ils le regardent à travers ce processus de contribution partagée entre le gestionnaire et subordonné. C' est donc un très bon outil que je recommande fortement. J' utilise ceci et mon coaching à quiconque que je coache doit résumer la conversation afin que je m' assure que nous sommes sur la même page et que cela leur donne l'occasion. C' est en fait un exercice pour eux de réfléchir à ce dont nous avons parlé et ce qu'ils dit qu'ils allaient faire et de le mettre par écrit. C' est un excellent outil, donc parfois les gens viennent me voir et me disent que je veux avoir une réunion, mais je ne pense pas qu' il y ait une bonne raison d'affaires pour le faire. J' ai donc trouvé cette liste que je voulais partager avec vous de certaines choses qui sont raisons commerciales légitimes pour avoir une réunion. Donc, le team building est une raison légitime pour avoir une réunion, et vous n'avez pas besoin de dépenser beaucoup d'argent pour cela. Il le ferait toutes les semaines, Mais le développement et la construction d'une équipe est sur chose importante, et les opportunités de renforcement d'équipe sont des raisons commerciales légitimes pour les réunions, résolution des conflits. Souvent, quand un conflit se produit sur le lieu de travail, vous voulez prendre une réunion ou faire une réunion dans le but de parler à travers cela. Travailler à travers cela, parfois c'est faire appel à un facilitateur, parfois pas. Mais ne pensez pas que vous ne pouvez pas faire ça. Je ne pense pas que vous ayez à régler les conflits sur place. Vous pouvez réellement le prendre séparément dans le remorquage d'une réunion et non pas de manière punitive, mais de manière productive. Reconnaître les gens ou remercier les gens est une excellente occasion pour une réunion qui se concentre spécifiquement sur cette question. Ça pourrait être une courte réunion. Si tu fais ça, tu veux être précis, pas juste dire, Hey, c'était un super boulot. Mais vraiment parler de pourquoi, par rapport à l'entreprise, quelque chose était vraiment bon. Chaque fois que l'entreprise change, que vous voulez rencontrer des gens, vous voulez les rencontrer plusieurs fois pour vous assurer qu'ils comprennent. S' il y a une occasion pour eux de contribuer à des idées au changement dans l' entreprise, vous voulez rencontrer des gens et comprendre que la tenue de cette réunion vous devez être très spécifique et ciblé dans le but, ce n'est pas différent de toute autre réunion. Mais il y a un peu plus de rigueur que vous avez besoin de Teoh pour comprendre votre but et votre ordre du jour dans cette réunion. Parfois, nous devons simplement réaliser nos objectifs, rappeler à tout le monde pourquoi nous sommes ici, quels sont leurs rôles et leurs objectifs communs. C' est donc une idée de rafraîchissement. Ce sont donc toutes des fins pour des réunions qui sont des réunions d'affaires légitimes. Ce n'est pas tous, mais ce n'est que quelques-uns que les gens m'apportent que je voulais partager avec vous, donc ça prend vraiment soin des éléments optionnels, et on va passer à votre projet de classe. 11. Votre projet de cours: Il est donc temps de parler de votre projet de classe et de vous assurer que vous avez tous les éléments avant de télécharger. J' espère que comme nous l'avons fait, vous avez ajouté à un document que vous avez, mais cela n'a pas d'importance tant que tout est là lorsque vous êtes prêt à télécharger. Jetons donc juste un coup d'oeil à la liste de votre projet. Dans un document, vous devriez avoir l'énoncé de but Ah suivant pour une réunion que vous organiseriez, euh, donc ce serait un but pour vous-même. Il peut inclure une stratégie ou une réflexion stratégique ou une planification au sujet de votre réunion. Ce ne serait pas ce que vous partageriez nécessairement avec les participants à la réunion, une liste des participants qui y participeraient. Et quelle est votre raison de les inviter à réfléchir à ces catégories et fonctions ? Maintenant, lorsque vous arrivez à la fois à l'objectif et à la liste des participants, vous voulez supprimer des informations confidentielles Donc vous ne téléchargez pas d' informations confidentielles sur votre entreprise afin que vous puissiez utiliser des initiales ou des titres ou quelque chose comme ça. Euh, alors le point suivant serait une invitation elle-même. Nous avons discuté de l'invitation résumant le but, et les participants et toute logistique. Et s'il y a quelque chose qui doit être apporté à la réunion, choses comme ça et encore une fois, vous voulez supprimer des informations confidentielles de cela, alors quelques notes sur ce que vous avez appris de certains de la tenue de la réunion basée sur le que nous avions lors de la tenue des réunions ou de tout ce que vous avez fait différemment et tout ce que vous avez appris ou découvert à la suite de cela. Certaines notes sur l'artefact ont recommandé que vous ne téléchargez pas nécessairement l'artefact car il contiendrait probablement des informations confidentielles que vous voudriez divulguer . Si vous êtes capable de télécharger une sorte d'artefact générique, c'est génial. Mais vous pouvez vraiment vous concentrer davantage sur quelques notes sur ce que vous avez appris sur la création d'un artefact et inclure quelques notes sur ce que vous avez appris sur le suivi, tout ce que vous avez fait qui a fonctionné tout ce que vous avez essayé de recommander ou tout ce que vous avez fait qui ne fonctionnait pas, tout ce que vous avez appris du module ou de le faire serait utile. Et puis vous mettez tout cela dans un seul document et téléchargé, et nous sommes tous prêts 12. Résumé: génial. Donc nous avons terminé notre cours, et je veux juste résumer est une façon de cimenter cette information là-dedans. J' espère que vous êtes passé de type à idéal en ce qui concerne vos réunions, et je sais que c'est un processus continu, pas un interrupteur d'éclairage que vous retournez d'arrêt à autre. Mais j'espère que vos lectures sont passées de gens ayant une grande idée du but à des gens qui comprennent un but clair de la partd' invités, ne sachant pas vraiment pourquoi ils sont invités à une réunion à des gens qui savent gens ayant une grande idée du but à des gens qui comprennent un but clair de la part invités, pourquoi ils assistent à réunions de gens, ne sont pas d'accord ou de compréhension de ce qui s'est passé la dernière fois. Pour clarifier ce qui a été décidé lors de la dernière réunion, des sujets d'entrée à un ordre du jour clair, de rien n'a été décidé lors de la réunion à un sens de l'objectif, que nous réalisons quelque chose et qu'il a été documenté à travers un artefact de la réunion étant une liste ennuyante de temps. Deux personnes ayant un sentiment d'accomplissement de cette réunion et encore une fois juste pour examiner les sujets. Nous avons parlé du plan et du but d'une réunion, du choix des participants, avec soin, avec soin, création d'un ordre du jour solide, communication à travers une invitation qui est claire pour diriger les réunions et des conseils pour comment faire cette création d'un artefact qui documente la réunion, le suivi des actions et livre des bols et des engagements. Et puis, enfin, quelques discussions sur les éléments facultatifs pour certains types de réunions spécifiques. J' espère que vous avez beaucoup de choses hors du cours. Je sais que j'ai eu du plaisir à le faire, et voici mes coordonnées. Au cas où vous auriez des questions spécifiques pour moi, merci beaucoup.