Aller sans papier pour votre ménage et votre bureau à domicile

1. Intro: Bonjour, je suis Amy Stewart. Je suis écrivain et artiste à temps plein depuis 20 ans. Et comme toute autre personne qui travaille dans un domaine créatif, cela signifie aussi que je dirige une très petite entreprise individuelle. Mais vous savez, même si elle est petite, elle est livrée avec une certaine quantité de paperasse, de tenue de livres et de tenue de livres. Donc, au cours des deux dernières décennies, j'ai vu beaucoup de changements et comment des gens comme nous gardent trace de nos revenus et de nos dépenses ainsi que de nos documents importants. Mais le plus grand changement, bien sûr, est qu'il existe maintenant des moyens vraiment simples et abordables d'aller complètement sans papier. Cela signifie que tous vos enregistrements peuvent être stockés sur votre ordinateur ou dans le cloud et qu'ils sont à votre disposition dès que vous en avez besoin. Il semble que chaque mois de janvier, j'entends tant d'amis travailleurs autonomes se plaindre d'avoir à fouiller leurs reçus obtenir leurs dossiers en ordre avant le moment de l'impôt. Maintenant, je suis devenu complètement sans papier il y a quelques années quand je me préparais à déménager et regardais toutes ces boîtes pleines de papiers que j'allais devoir emménager dans ma nouvelle maison. C' était la poussée dont j'avais besoin pour que tout soit scanné et interrogeable. Et pendant que je l'ai fait, j'ai trouvé des moyens de rendre les choses plus faciles, moins intimidantes. Et j'ai trouvé des moyens de l'aborder un peu à la fois. Donc je n'ai pas été complètement débordée par cette énorme tâche devant moi. J' ai donc fait ce cours pour vous tous qui êtes toujours aux prises avec la façon de passer sans papier sans perdre le contrôle de tous vos dossiers importants. Nous allons commencer par des dossiers simples comme votre immatriculation de voiture ou votre assurance de propriétaire, tous les documents qui sont liés à la maison, à la voiture, aux enfants, aux animaux de compagnie. Nous allons faire face à tout ça d'abord parce que c'est assez simple et simple et c'est un bon moyen de faciliter le processus. Je vais vous montrer les types de technologie et d'équipement que j'utilise du logiciel à des choses comme les scanners et les traders. Parce que tu vas faire beaucoup de déchiquetage. Et une fois que nous aurons des documents ménagers, nous commencerons à utiliser plus de documents commerciaux standard. Je vais vous donner des exemples de documents que je veux avoir numérisés et accessibles en tout temps pour pouvoir gérer ma petite entreprise et vous aider à trouver un système pour gérer tout cela. Cela va inclure un aperçu rapide de la façon dont je garde une trace de tout, de la recherche, de mes livres aux contacts avec les clients. Donc vous êtes une petite entreprise peut être très différente de la mienne, mais je pense que cela pourrait vous donner quelques idées. Et quand on aura fini avec ça, on va faire face aux dépenses de l'entreprise. Et c'est là que j'ai vraiment réussi à me faire gagner beaucoup de temps. Je vais vous montrer mon système de suivi de toutes mes dépenses par catégorie, y compris les dépenses d'entreprise dont j'ai besoin pour mes impôts et aussi les reçus que je soumets aux clients pour remboursement. Et enfin, je vais parler un peu de l'autre côté de l'équation, qui est de garder une trace des revenus d'une manière qui est peut-être un peu utile pour mieux comprendre votre entreprise. Maintenant, je veux dire tout d'abord que je ne suis pas comptable et que je ne suis certainement pas un expert fiscal. Donc, vous allez toujours vouloir parler à vos conseillers professionnels de tout système que vous avez mis en place. Je suis là pour vous montrer les outils et vous montrer comment je les utilise. C' est à vous de découvrir ce qui est exigé de votre entreprise et de la localité où vous vivez. Et pour être sûr que vous suivez toutes ces règles, quelles qu'elles soient. Je tiens également à dire que certaines de ces idées fonctionnent le mieux pour les personnes qui ont de très petites entreprises à un moment donné. Il se peut que, vous savez, logiciel de comptabilité professionnel comme QuickBooks soit vraiment meilleur pour vous. Et nous parlerons de la façon de prendre cette décision plus en détail. Mais d'une façon ou d'une autre, cette classe ne se limite pas au suivi des revenus et des dépenses. Il s'agit de gérer tout votre ménage et votre bureau à domicile ou votre petite entreprise à l'aide d'outils numériques modernes. Bon, commençons. 2. Projet: Le projet de cette classe est de faire la première étape, qui consiste à dresser une liste de catégories pour les types de documents dont vous aurez besoin de garder une trace dans un système sans papier. Je vais vous donner une feuille de calcul que vous pouvez télécharger avec un tas de catégories suggérées pour la maison et aussi le bureau à domicile. Mais bien sûr, vous devriez vous sentir libre d'ajouter le vôtre. Et si vous voulez aller de l'avant et partager ceux dans la section projet. Je veux dire, cela n'implique pas de partager de vraies informations personnelles, juste les catégories générales que vous pensez utiliser. Alors jetez aussi un coup d'oeil aux projets d'autres personnes parce qu'ils pourraient vous donner de bonnes idées aussi. Et aussi n'oubliez pas de poster des questions dans la discussion. Je viendrai répondre à ça. Et je vais aussi inclure des liens vers certains des outils et ressources dont je parlerai dans ce cours. Alors gardez un œil sur ces deux-là. 3. Concepts clés: Je veux parler de quelques concepts généraux avant d'entrer dans les détails. Et le premier est ce grand avertissement sur la nécessité de consulter vos professionnels au sujet de n'importe quel système sans papier que vous avez mis en place. Je ne suis pas comptable, je ne suis pas un préparateur de déclarations. Et en plus de ces rôles changent tout le temps, la façon dont les choses fonctionnent en ce moment pendant que je filme cette vidéo pourrait être complètement différente quand vous la regardez. Donc, une fois que vous avez mis au point un système qui fonctionne pour vous, assurez-vous de consulter un comptable et un comptable, un expert fiscal, à qui vous avez besoin de parler pour vous assurer que vous suivez les règles qui s'appliquent à vous et à votre type d'entreprise et dans votre juridiction. Je veux aussi mentionner que je vais vous montrer des logiciels, des applications, des outils numériques, et ces choses changent aussi tout le temps. Les meilleures options pour passer sans papier aujourd'hui, le jour où je tourne cette vidéo aurait pu changer au moment où vous regardez la vidéo. Et donc, pour cette raison, je ne vais pas parcourir pas à pas tous les menus de chacun de ces outils parce que ces choses sont toujours mises à jour. Mais je vais mettre des liens ci-dessous afin que vous puissiez trouver ces instructions et obtenir les informations les plus récentes pour vous-même lorsque vous êtes prêt à creuser et commencer à le faire. Mais peu importe combien ces outils particuliers pourraient changer ou être mis à niveau sur la route, idées sur la façon dont vous gérez réellement toutes ces choses dans le monde réel. C' est ce que je suis là pour t'apprendre. Et cela vous sera utile, peu importe les outils que vous finissez par utiliser. Ok, une autre mise en garde, et celle-ci a trait à la sécurité. Beaucoup de ces outils impliquent le stockage de vos informations dans le cloud. Et puis vous pouvez probablement déjà deviner ce que je vais dire. Je ne suis pas un expert en cybersécurité. Je vais donc vous encourager à toujours prendre toutes les mesures possibles pour vous assurer que vos informations sont sûres, sécurisées et sauvegardées. Bien sûr, cela inclut le choix mots de passe uniques forts et l'utilisation de la vérification en deux étapes chaque fois qu'il est proposé. Vérification en deux étapes au cas où vous n'êtes pas sûr de quoi je parle. C' est une couche supplémentaire de sécurité que vous pouvez configurer. Ainsi, chaque fois que vous vous connectez, vous obtenez un code unique dans votre téléphone cellulaire ou votre e-mail. Et c'est juste un moyen de s'assurer absolument que c'est vraiment vous qui vous connectez. Et bien sûr, même ces formes de sécurité vont changer avec le temps. Assurez-vous donc d'être informé la meilleure façon de protéger vos informations en ligne, même avec les protocoles de sécurité. Je vais vous montrer comment vous assurer que vous stockez vos dossiers sur votre propre disque dur de votre propre ordinateur, de votre maison ou de votre bureau. Et puis, bien sûr, j'espère que vous faites des sauvegardes de votre propre ordinateur tous les jours en utilisant un service de sauvegarde automatisé. Donc, ce que cela signifie, c'est que vos enregistrements qui sont dans le cloud sont en fait stockés à trois endroits. Ils sont stockés dans le nuage. Il se synchronise avec votre ordinateur à la maison. Ils peuvent également faire partie de votre sauvegarde régulière qui sauvegarde toujours tout ce qui se trouve sur votre ordinateur. Maintenant, un autre concept clé qui a à voir avec le fait de passer sans papier est l'idée que vous allez scanner les choses au fur et à mesure qu'elles entrent en ligne de compte. Si vous avez le temps d'ouvrir le courrier et de le regarder, vous avez également le temps de le faire passer à travers votre scanner immédiatement et là. Parce que si vous laissez des tas de papier s'asseoir dans différentes piles en attendant d'être numérisées, alors vous n'avez pas vraiment de système sans papier. Vous aurez de la paperasse en ligne, mais une partie est assise dans une pile quelque part en attendant que vous y arriviez. Et l'astuce ici est de le rendre si facile que vous ne mettrez pas cette corvée offre, mettez-le de côté pour plus tard. Donc, par exemple, ce que je reçois un reçu du lieu de location de voiture quand j'ai déposé ma voiture, je sors mon téléphone et je scanne le reçu pendant que je suis dans l'ascenseur dans le parking. C' est vraiment rapide et facile à faire. Mais croyez-moi, vous serez tellement plus heureux avec un système sans papier si vous manipulez ces documents au fur et à mesure qu'ils entrent et ne vous en feront pas une autre corvée plus tard. En d'autres termes, ne prenez pas un simple système en une étape et transformez-le en un système en deux ou trois étapes en laissant les choses autour pour être scannées plus tard. Et cela s'applique également aux courriels. Si vous avez le temps de lire cet e-mail avec le reçu ou le contrat signé ou quelque chose qui y est joint, alors vous avez le temps de l'enregistrer dans votre système sans papier, n'est-ce pas ? Alors. C' est mon grand conseil pour vous, qui est de toucher tout une fois. Très bien, donc un dernier concept que j'espère que vous allez vraiment adopter pour ce processus. La clé pour passer sans papier est de trouver un système qui fonctionne pour vous et de commencer à l'utiliser à l'avenir. En d'autres termes, ne vous inquiétez pas de numériser tout l'arriéré à l'avance. Et la raison en est que vous voulez vraiment essayer ces outils en premier et vous assurer qu'ils fonctionnent réellement pour vous. Assurez-vous qu'il y a quelque chose que vous pouvez vraiment rester avec. Et puis une fois qu'ils font partie de votre routine régulière et que c'est vraiment une seconde nature et vous êtes à l'aise avec elle. À ce moment-là. Vous pourriez envisager de revenir en arrière et de rapporter tout ce retard de paperasse du passé, vous savez, même alors, vous pourriez trouver qu'il n'est vraiment pas nécessaire de numériser tous vos vieux papiers. Certains d'entre eux peuvent être plus anciens et non pertinents et vous pouvez simplement le jeter ou le ranger dans le sous-sol pendant quelques années jusqu'à ce que vous soyez vraiment sûr que vous n'en avez plus besoin. Mais je sais par expérience, mais la seule façon d'aborder un grand projet comme celui-ci est de commencer petit, le décomposer en morceaux gérables, et de faire un peu à la fois. Donc, dans cette classe, c'est exactement comme ça que nous allons l'aborder. 4. Enregistrements de ménage: Ok, la première chose que je veux que vous fassiez est de trouver toutes les différentes catégories de documents ménagers que vous devez garder. Par exemple, vous pourriez avoir de la paperasse liée à votre maison comme dossiers hypothécaires sont des permis de construire ou des dossiers d'entretien, assurances propriétaires, des garanties d'appareils ménagers, des choses comme ça. La même chose pour votre voiture. Peut-être que vous avez l'immatriculation du véhicule, assurance automobile, les dossiers d'entretien, tout ça. Vous gardez probablement une sorte de paperasse liée aux comptes bancaires ou aux régimes de retraite. Vous voudrez probablement déposer des copies de vos déclarations de revenus annuelles. Une autre catégorie peut être les dossiers liés à votre assurance maladie ou tout simplement d'autres types de dossiers médicaux. Et peut-être que tu gardes des dossiers scolaires ou d'autres choses liées aux activités des enfants. Vous pourriez avoir de la paperasse liée à vos animaux de compagnie, comme les dossiers vétérinaires. Et aussi penser à tout ce que vous possédez, ce soit une propriété de location, bateau, un RV, Vous allez vouloir avoir des dossiers probablement pour toutes ces choses. Vous pourriez aussi avoir des documents personnels cruciaux comme les certificats de naissance, certificats de mariage, les dossiers d'adoption, testaments, les procurations, les directives sanitaires. Certains de ces documents peuvent être si sensibles que vous choisissez ne pas les stocker dans le cloud et c'est à vous de décider. Vous pouvez toujours le scanner. Vous avez donc une copie numérique enregistrée sur le disque dur de votre ordinateur personnel. Une partie de cette paperasse est aussi le genre de chose où vous allez vouloir garder l'original, comme avec un certificat de naissance. Et donc, pour ces choses, il est probablement toujours utile d'avoir cette sauvegarde numérique, que vous choisissiez de la stocker dans le cloud ou non, c'est à vous de décider. Mais alors vous pouvez aussi prendre cette version papier et profiter de cette occasion maintenant pour aller de l'avant et la mettre dans un conteneur ignifuge et imperméable qui sera facile à saisir en cas d'urgence est juste le bon moment pour organiser tout cela. Et je veux mentionner encore une chose sur les documents ménagers. Vous pourriez avoir des dépenses ménagères dont vous devez tenir compte pour vos déclarations de revenus. Certains d'entre eux vont probablement déjà entrer dans les catégories nous avons parlé, comme les dossiers d'impôt foncier. Ils pourraient aller dans un dossier près de votre maison. L' enregistrement du véhicule peut aller dans un dossier près de votre voiture. Peut-être que vous avez aussi des contributions caritatives. Vous pouvez également créer un dossier pour ces dépenses et scanner simplement les reçus. Ou vous pouvez aussi utiliser un tracker de dépenses comme cher phi, dont je vais parler dans quelques minutes. Alors restez à l'écoute. Ce sera surtout pour les personnes ayant des dépenses d'affaires, mais vous pouvez évidemment l'utiliser pour les affaires ménagères aussi. Ok, pour le moment, faites juste une liste de ce que sont ces catégories. Et n'oubliez pas que vous pouvez bien sûr ajouter à cette liste ou la modifier à tout moment. Il y a juste pour vous faire démarrer. L' étape suivante consiste à déterminer le type de plate-forme que vous souhaitez utiliser pour stocker vos documents. Et comme je l'ai dit, tu n'as pas à les garder dans le nuage si tu ne le veux pas. Vous pouvez simplement les enregistrer sur votre ordinateur personnel et le laisser à cela. Et encore une fois, je veux vraiment souligner, j'espère que vous faites une sauvegarde de cet ordinateur et que c'est une sauvegarde moderne basée sur le cloud comme Carbonite ou quelque chose comme ça. Cela signifie en fait que ces documents vont dans le cloud avec tout ce que vous sauvegardez. Donc c'est à vous de décider comment vous voulez gérer ça. Si vous choisissez de stocker uniquement vos documents sur un ordinateur, créez simplement un dossier sur votre ordinateur pour chacune de ces catégories que nous venons de mettre sur votre liste. Mais la plupart des gens utilisent un système basé sur le cloud pour leurs documents. Il est plus facile de les atteindre où que vous soyez. Ainsi, par exemple, beaucoup de gens utilisent Google Drive. Si vous utilisez déjà d'autres produits Google, celui-ci pourrait avoir le plus de sens pour vous. Certaines personnes utilisent Dropbox, peut-être déjà Dropbox au travail ou pour d'autres projets. Vous pouvez donc décider de rester avec Dropbox car c'est ce à quoi vous êtes habitué. Et il y en a un autre qui s'appelle Box. Je ne l'utilise pas beaucoup, mais c'est assez populaire. Et je suis sûr qu'il y aura de nouvelles options là-bas tout le temps. La clé est que vous voulez vous assurer qu'il offre une très bonne sécurité. Vous voulez avoir ce mot de passe unique fort et n'importe quel autre niveau de sécurité qu'ils offrent, comme la vérification à deux facteurs. Vous voulez également vous assurer qu'il existe une fonction qui vous permet de synchroniser les documents dans le Cloud avec votre ordinateur personnel. De cette façon, chaque fois que vous enregistrez quelque chose sur votre ordinateur personnel, il est automatiquement téléchargé dans le même dossier dans le cloud et vice versa. Tu n'as même pas à penser à cette partie. Je suppose que je devrais dire que certaines personnes stockent probablement leurs documents dans le Cloud et ne prennent peut-être pas la peine de les synchroniser avec leurs ordinateurs personnels. Mais personnellement, j'aime avoir les renforts supplémentaires. D' accord. Donc, une fois que vous avez choisi la plate-forme à utiliser, l'étape suivante, bien sûr, serait de créer un compte et de créer un dossier pour chacune des catégories que vous avez créées. allez probablement également avoir besoin d'installer un petit morceau de logiciel qui va vous permettre de synchroniser les dossiers identiques sur votre ordinateur à la maison avec les dossiers basés sur le cloud dans Google Drive ou Dropbox, peu importe que vous choisissez d'utiliser, ils offrent un petit logiciel que vous pouvez télécharger pour cela. Et comme je l'ai déjà dit, toutes ces plateformes passent par des changements et des mises à niveau. Donc, il n'y a pas beaucoup d'utilité pour moi de marcher étape par étape à travers comment configurer ça. Mais je suis un inclure quelques liens où ces instructions peuvent être trouvées et ils devraient être les instructions les plus à jour. Je dois également mentionner que la plupart de ces services de stockage de documents ont également une application pour votre smartphone ou tablette, et c'est facultatif. Bien sûr, cela dépend vraiment de savoir si vous pensez avoir besoin d'accéder à ces documents lorsque vous êtes en déplacement ou non. D' accord, bien, une fois que vous aurez mis en place, vous aurez aussi besoin d'un scanner et d'un déchiqueteur. Je garde un petit déchiqueteur de papier. Mon bureau et tout mon recyclage de papier passe par le déchiqueteur ou s'il n'y a rien de sensible sur le papier, je le laisse juste dans la corbeille, mais le broyeur est assis sur le dessus de pour un scanner, j'utilise Scan Snap . C' est un scanner de documents de bureau très populaire en ce moment. Ce type de scanners de documents coûte généralement quelques 100$, et j'ai trouvé que c'était un investissement vraiment intéressant. Mais si ce n'est tout simplement pas pratique pour vous en ce moment, il y a aussi des applications de scanner pour votre téléphone où vous pouvez prendre une photo d'un document et il l'enregistrera au format PDF. L' astuce avec ces, que vous voulez vous assurer que l'application peut enregistrer vos documents où vous voulez qu'ils soient enregistrés. Tout ce qui se passe sans papier, c'est de le rendre extrêmement facile. Si cela implique trop d'étapes, vous aurez moins de chances de le suivre. Par exemple, si vous souhaitez stocker vos documents et Dropbox, Dropbox dispose d'une application de scanneur qui permet de placer les fichiers directement depuis votre téléphone dans votre dossier Dropbox. Si vous souhaitez stocker vos documents dans Google Drive. Je sais au moment de ce tournage qu'il existe une application Android pour numériser des documents directement dans Google Drive. Je ne sais pas qu'il y a une application iPhone qui a la même fonction de vous permettre de prendre une photo, numériser, de la convertir en PDF, et de l'enregistrer dans Google Drive. Mais il existe d'autres applications sur le marché, faire la numérisation des documents et ne collecter pour se connecter à Google Drive. Maintenant encore, ces produits peuvent aller et venir. Faites donc votre diligence raisonnable et recherchez des avis qui vous indiqueront ceux qui sont les mieux notés et vous donneront les fonctionnalités dont vous avez besoin. En fin de compte, si vous n'êtes pas prêt à acheter un scanner en ce moment, vous pouvez vous en sortir avec l'une de ces applications. Si vous avez quelques documents ici et là que vous avez besoin de numériser. Quand j'ai commencé à trouver comment aller sans papier, j'ai en fait emprunté un scanner de documents à un de mes amis pendant une semaine juste pour l'essayer et m'assurer que c'était quelque chose qui allait vraiment m'être utile. 5. Comment l'obtenir de l'avoir fait: Ok, donc une fois que vous avez configuré tous ces systèmes, il est temps de commencer à les utiliser. Commencez juste aujourd'hui. Et aller de l'avant. Chaque fois qu'un de ces types de documents ménagers apparaît, scannez-le et enregistrez-le dans votre nouveau système. Je vais vous montrer une vidéo rapide qui vous montre à quoi ressemble ce processus pour moi. Ok, ça va être une cinématographie d'action portative ici. Quand j'ai besoin de scanner quelque chose, je viens d'ouvrir le scanner et il démarre tout de suite. Tu n'as pas à l'allumer. Nous allons faire semblant que c'est mon document très important. C' est une impression d'un calendrier de 1919. Ce genre de chose qui apparaît dans mon métier. D' accord, alors j'appuie sur le bouton et ça passe par le scanner. La prochaine chose qui se passe, c'est qu'ici, sur mon ordinateur, il y a le document. Je peux jouer avec ça ici si j'en ai besoin, mais le réglage est que je l'ai toujours réglé juste. Je pourrais choisir un autre dossier pour qu'il aille ici si je le voulais. Je n'en ai pas besoin. Appelons ces dossiers appelés banque et retraite. Faisons semblant que c'est ce que c'est. On va l'appeler 1919 Kal et l'appeler bien. Et puis tout ce que j'ai à faire c'est dire ça et c'est fait. Donc, vous pourriez aussi avoir certaines choses qui apparaissent assez régulièrement par e-mail. Vous savez, peut-être que le renouvellement de l'assurance de votre propriétaire se fait en ligne. Vous recevez un courriel vous informant que vos nouveaux documents sont disponibles. Pour des choses comme ça. Ce que je fais, c'est que je me connecte et récupère le document. D' habitude, vous savez, ma compagnie d'assurance ou qui que ce soit, elle aura un document que vous pouvez télécharger au format PDF. Et je l'enregistre directement du site de la compagnie d'assurance dans le dossier de mon ordinateur. Donc, si ces documents vous sont envoyés sous forme de papier réel ou d'un e-mail avec une pièce jointe ou quelque chose que vous devez télécharger. L' idée est que vous allez commencer à mettre tous vos documents dans ce nouveau système au fur et à mesure qu'ils entrent. Donnez cela quelques semaines, voire un mois ou deux, et assurez-vous que cela fonctionne vraiment pour vous. Une fois que vous avez la tête autour, vous comprenez vraiment comment tout fonctionne et tout cela a du sens pour vous. Alors peut-être que vous retournez en arrière et commencez à scanner ces anciens enregistrements. Et je suggère de le faire en petits morceaux. Peut-être que tu décides de réserver une heure par semaine. Quand je l'ai fait pour mes dossiers de ménage, je suis passé par catégorie et j'ai commencé avec les catégories les plus faciles d'abord, sorte que je pouvais simplement supprimer certaines choses de la liste. Par exemple, j'ai scanné tous les dossiers relatifs à ma voiture. C' était facile. Et en fait, pour certains de ces anciens enregistrements, je n'ai même pas scanné chaque enregistrement individuellement et leur ai donné un nom différent. Au lieu de cela, j'ai juste scanné de gros lots de lui parce que je me suis dit que si j'avais vraiment besoin de ces documents, je pourrais prendre le temps de regarder un lot de dossiers. Donc, comme je pense que j'avais un lot appelé Honda maintenance records 2010 à 2018 et c'était juste un long PDF avec 30 ou 40 dossiers de maintenance dedans. Et rappelez-vous ce que j'ai dit sur de vieux disques. Vous savez, vous voudrez peut-être parler à votre comptable ou à votre fiscaliste et savoir combien de temps vous avez vraiment besoin de tenir différents types de dossiers. Il y a peut-être des choses que vous pouvez juste aller de l'avant et déchiqueter et jeter maintenant. Et il y a peut-être d'autres choses que techniquement tu dois garder, mais tu es sûr à 99 % que tu n'en auras jamais besoin. Et peut-être qu'il est logique de les sceller dans une boîte, le planquer au sous-sol avec un rendez-vous à l'extérieur et quand ils sont vraiment assez vieux, alors vous pouvez partir. D' accord. Maintenant, je veux parler de la façon de nommer ces enregistrements pendant que vous les numérisez, vous allez mettre ces enregistrements dans des dossiers. Donc, sachant que tous vos dossiers de voiture, vous allez dans votre dossier de voiture. Il est plus facile de trouver des choses. Mais vous savez, il n'y a pas de limite sur la durée d'un nom de fichier. J' ai donc essayé de mettre tous les mots utiles que je pourrais rechercher plus tard si je suis à la recherche de ce document. Donc je pourrais appeler un document 20-20 renouvellement de l'assurance automobile, Honda. Pensez à tous les mots que vous utiliseriez probablement pour rechercher cette chose si vous en avez besoin plus tard et mettez ces mots dans le titre. outre, dans certains cas, vous allez probablement créer des sous-dossiers dans des dossiers comme, disons que vous avez un dossier pour vos impôts sur le revenu. Probablement dans ce dossier, vous allez créer un nouveau dossier pour chaque année d'imposition. Mais je donne toujours généralement des noms de fichiers vraiment complets. Je vais appeler quelque chose 20-20 déclaration d'impôt sur le revenu de l'Etat. Mais sachant que je l'ai un dossier différent juste pour tous mes 20-20 trucs rend un peu plus facile de simplement parcourir et trouver ce dont vous avez besoin. Donc c'est juste l'organisation de base et la mutilation de tous ces fichiers. Encore une chose, je veux mentionner quelques façons différentes de gérer des choses comme des photos de famille ou d'autres types de documents de famille fragiles. Désormais, un scanner de documents peut être utilisé pour numériser des photos. Généralement, vous pouvez simplement modifier le paramètre et lui dire que vous voulez numériser chaque image en tant que JPEG individuel et que vous les alimentez simplement. Et cela fonctionne pour des photographies modernes plus récentes. Des milliers et des milliers de photos. Ou si vous avez de vieilles diapositives de Kodachrome, vous voudrez peut-être les envoyer à un service qui numérise des photos. Habituellement, la façon dont cela fonctionne est que vous tout emballer et l'envoyer et ce que vous obtenez vos photos de retour. Mais alors vous obtenez aussi les fichiers numériques. Maintenant, il y a aussi des services là-bas qui peuvent convertir les vieux films Super 8 ou cassettes. Donc, si vous avez des choses comme ça, je recommande fortement de les convertir en fichiers numériques tant que vous le pouvez encore. Parce que certaines de ces vieilles technologies, comme les vieux films, les diapositives et les cassettes, elles se détériorent vraiment. Et il pourrait arriver qu'ils ne puissent plus être lus. Aussi, pour tout ce qui est très fragile ou précieux, comme de très vieilles photographies, lettres, je vous recommande fortement de prendre au moins des photos de ceux-ci avec votre téléphone portable et de stocker ces images avec vos autres papiers familiaux importants . Vous savez, en tant qu'auteur, je fais beaucoup de recherches historiques et je ne peux pas vous dire combien de fois j'ai repéré l'emplacement de certains documents importants pour découvrir qu'ils ont été perdus dans un incendie ou une inondation. Donc, si vous ne faites rien d'autre est le résultat de prendre ce cours. J' espère que vous trouverez un moyen de prendre rapidement des photos et archiver vos souvenirs de famille les plus importants. Bien sûr, beaucoup de ces trésors familiaux, vous n'allez pas les mettre à travers le déchiqueteur après les avoir numérisés, vous allez vouloir vous accrocher à lui comme vous allez vouloir vous accrocher à des documents cruciaux comme la naissance certificats. Donc, comme je l'ai dit, une partie de ce processus consistera à arrondir ces choses, s' assurer qu'elles sont rangées dans une sorte de boîte de rangement ignifuge et imperméable et à le mettre dans un endroit sûr facile à saisir en cas d'urgence. 6. Documents commerciaux: La raison pour laquelle j'ai suggéré que vous commenciez avec vos documents familiaux, c'est qu' ils sont probablement un peu plus faciles à vous débrouiller. Tu sais, ils ne changent pas beaucoup d'année en année. Il y a un peu de tenue de registres que vous pourriez avoir à penser en termes de finances personnelles ou d'impôts des ménages. Mais, vous savez, dans l'ensemble, pour les documents ménagers, vous êtes sans papier pour vous faciliter la vie et vous ne l'êtes probablement pas. Vous n'avez probablement pas autant d'exigences fiscales à considérer en matière de comptabilité. Mais maintenant, nous allons regarder, vous savez, le bureau à domicile, les travailleurs indépendants, les petites entreprises. Maintenant, pour les documents, je vais vous suggérer de commencer par le même processus que celui qu'on a utilisé pour les documents ménagers. Ne vous inquiétez pas pour les revenus et les dépenses tout à fait. On va y arriver dans une minute. Mais pour l'instant, examinons tous les autres types de documents dont vous pourriez avoir besoin pour gérer votre entreprise et déterminons comment les classer dans des catégories et les stocker dans le cloud. Voici donc quelques exemples des types de documents qui m'intéressent dans mon entreprise d'écrivain indépendant et d'artiste. Une chose est que chaque fois qu'une organisation veut me payer, ils m'ont demandé de remplir un W9, qui est un formulaire texte qui contient juste mes informations de paiement de base. Je n'en remplis pas un nouveau chaque fois que quelqu'un me le demande. Au lieu de cela, j'ai une version numérisée enregistrée dans le cloud et je l'envoie juste par e-mail chaque fois que quelqu'un en demande une. Et c'est aussi juste un côté. Mais si vous êtes une très petite entreprise comme un travailleur indépendant, vous pouvez toujours obtenir un numéro d'identification d'employeur fédéral gratuitement sur Internet en quelques minutes. Et cela vous permet de donner un numéro différent de votre numéro de sécurité sociale privé. Chaque fois que quelqu'un le demande, cela ne change rien à la façon dont vous produisez vos impôts. Comme toujours, vérifiez auprès de votre conseiller fiscal à ce sujet. Mais c'est juste un moyen d'éviter d'avoir à envoyer votre numéro de sécurité sociale à des gens tout le temps. Je garde également une copie vierge de mon contrat standard stockée dans le cloud afin que je puisse le remplir rapidement envoyer à tous ceux qui veulent m'embaucher. Et quand ces contrats de signature reviennent, j'ai un dossier dans le cloud où je stocke tous mes contrats de signe. Pour les contrats importants de très grande envergure, vous pouvez décider de conserver une copie papier juste au cas où c'est à vous de décider. Une autre chose que je garde dans le cloud est un modèle vierge pour les factures. On va parler de plus avec les factures dans une minute. Mais c'est quelque chose que j'utilise. Je fais aussi beaucoup de discours en public, donc j'ai une feuille de calcul dans le cloud qui est juste pour suivre les coordonnées de base de toutes les personnes qui font la demande de moi en tant que conférencier. Parce que je reçois beaucoup d'e-mails demandant les mêmes choses encore et encore. Je garde un document dans le cloud avec seulement des réponses standard, mais je peux copier et coller et envoyer très rapidement. Je garde mes déclarations de revenus. Bien sûr, si vous avez des licences ou des permis d'affaires, vous pouvez les conserver. Mais comme vous pouvez le voir, je n'ai vraiment pas beaucoup d'autres documents pour gérer mon entreprise. Ça va être différent pour tout le monde. Une fois de plus, faites une liste de ces catégories et commencez à numériser ou à télécharger ces documents dans le cloud à l'aide du système que vous avez choisi d'utiliser. Ici encore, tout comme avec votre ménage, je vous recommande de commencer aujourd'hui, d'utiliser ce système à l'avenir. Ne vous inquiétez pas trop de revenir en arrière et de numériser vieux documents jusqu'à ce que vous soyez sûr que le système que vous avez mis en place fonctionne pour vous. Et comme pour les affaires ménagères, vérifiez avec votre comptable, votre conseiller fiscal, combien d'années vous avez besoin pour conserver tous vos dossiers en premier lieu. Je tiens également à mentionner qu'en tant qu'écrivain, je fais une tonne de recherches et d'interviews et je fais beaucoup de notes sur les idées pour mon prochain projet. Je garde aussi tout ça en ligne. Tout cela est sans papier ainsi et stockez-le sur mes ordinateurs personnels de sauvegarde, j'utilise un produit appelé Evernote pour cela. Et je ne vais pas entrer dans Evernote pendant ce cours. C' est une toute autre chose, mais j'enseigne à un cours spécifiquement sur l'utilisation d'Evernote. Si ça vous intéresse, je vais mettre un lien vers ça aussi et vous pouvez le vérifier. 7. Dépenses commerciales: Ok, maintenant regardons le suivi des dépenses d'entreprise dans le cloud. Je sais que l'organisation d'une boîte à chaussures pleine de reçus est souvent la principale raison pour laquelle les gens veulent passer sans papier. Donc, avant de nous y lancer, je vais souligner, mais certaines petites entreprises ont vraiment besoin d'un système comme QuickBooks ou FreshBooks. Il s'agit plutôt d'une plateforme comptable robuste et complète. Cela peut être vrai pour une entreprise qui doit faire une tonne de facturation client. Peut-être une entreprise qui a des employés ou des entrepreneurs, ou juste une entreprise qui a beaucoup de petites transactions toute la journée, comme un magasin de briques et de mortiers. Donc, si vous êtes dans l'une de ces catégories, vous savez probablement déjà que vous avez besoin d'un système comme des bogues rapides. Et si vous n'êtes pas sûr, encore une fois, je dirais à votre comptable ou à votre conseiller fiscal. N' oubliez pas qu'il y a beaucoup d'options différentes et certaines d'entre elles sont conçues pour les très petites entreprises. Par exemple, QuickBooks a une sorte de nouveau produit qui est juste pour les travailleurs indépendants. C' est un peu plus léger et plus mince que la version complète et c'est juste un abonnement qui coûte quelques dollars par mois. Donc, je ne vais pas couvrir des options comme ça dans cette section. Cette section s'adresse aux travailleurs indépendants qui ont une si petite entreprise qu'ils n'ont pas encore besoin d'un système de comptabilité complet comme celui-ci. Donc, ce que je fais à partir de pour suivre mes dépenses, c'est que j'utilise cher phi. C' est quelque chose qui m'a été recommandé par mon préparateur de déclarations de revenus. Il est également utilisé par beaucoup de grandes entreprises. Et il y a d'autres produits similaires comme celui-ci. Donc ce n'est certainement pas le seul traqueur de dépenses là-bas. Mais laissez-moi vous dire ce que ça fait. Tout d'abord, cher phi est un site Web sur lequel vous vous connectez. C' est aussi une application pour votre téléphone ou tablette. Et vous pouvez utiliser phi coûteux pour suivre d'autres choses en plus des dépenses comme le temps que vous passez sur un emploi ou pour suivre votre kilométrage. Et cela peut être utile si vous devez faire beaucoup de facturation client de ces choses. Mais j'utilise la plupart du temps cher fide AT suivre mes dépenses. Et il y a quelques façons différentes qui vous permettent de faire ça. Donc, si vous avez un reçu papier dans votre main, vous pouvez ouvrir l'application sur votre téléphone et prendre une photo. Il scanne le reçu, un bon saisit le montant, la date, le nom d'une entreprise ou d'un lieu que vous étiez, et il mettra cela dans une catégorie pour vous. Donc, je vais juste vous montrer très vite comment ça marche. Tout ce que je fais est d'ouvrir l'application phi coûteuse. Et si ce morceau de papier, je me trouvais être un reçu et alors je voudrais juste en prendre une photo à l'intérieur de l'application. Et il va automatiquement scanner Matt. y a vraiment rien d'autre que je dois faire. Il va lire le montant en dollars et de qui vient le reçu , la date et toutes les informations importantes. Mais si je voulais entrer cette information moi-même pour une raison quelconque, peut-être qu'il y a quelque chose de plus que j'ai besoin d'y ajouter, alors je peux aller de l'avant et le faire directement sur place pendant que c'est frais dans mon esprit, je peux remplir n' détails à ce sujet. Je n'ai presque jamais besoin d'utiliser cette fonctionnalité, mais c'est juste agréable de savoir que vous pouvez. Et puis j'ai juste jeté le reçu et j'ai fini. Ensuite, vous pouvez également envoyer par e-mail des reçus ou des enregistrements de paiement à une adresse e-mail spéciale qu'ils vous donnent. Et ceux-ci seront aussi rouges et ils sont catégorisés pour vous. Enfin, vous pouvez également connecter des comptes bancaires et des cartes de crédit à votre compte de dépenses. Et il va extraire tous ces enregistrements de transactions avec la date, le montant, et qui vous avez payé. Donc, si vous avez des cartes de crédit séparées sont des comptes bancaires distincts juste pour votre entreprise, vous pouvez joindre ces trop cher. Si vous utilisez la même carte de crédit ou compte bancaire pour vos dépenses professionnelles et personnelles, vous pouvez toujours les connecter, mais vous devrez passer par et exclure toutes vos dépenses personnelles, ce qui n'est pas difficile à faire. C' est juste un pas que tu devrais faire. Maintenant, généralement, lorsque phi coûteux tire et les dépenses votre carte de crédit ou de votre dossier bancaire génère un reçu numérique. Et dans certains cas, vous pourriez être en mesure d'utiliser cela comme votre seul reçu à des fins fiscales. Il y a généralement un seuil en dollars pour cela, ce qui signifie que tous les reçus numériques sous disons, 75$ pourraient être une documentation acceptable de cette dépense. Et encore une fois, vérifiez avec l'expert fiscal à ce sujet parce que ces règles changent vraiment tout le temps. Mais permettez-moi de vous donner un exemple de la façon dont cela m'a été utile. Lorsque je pars en tournée de livres, je dois garder une trace de mes reçus et les soumettre à mon éditeur pour remboursement. J' ai donc parlé à mon éditeur et je leur ai demandé s'ils avaient vraiment besoin moi pour soumettre le reçu papier pour chaque repas que je mangeais. Ou s'ils acceptaient le reçu numérique que cher phi va créer en fonction de mes transactions par carte de crédit. Et mon éditeur a dit oui, leur département comptable le fait sauf ces reçus numériques, ce qui signifie que je n'ai pas besoin d'obtenir un reçu papier chaque fois que je mange un sandwich. Mais si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez toujours prendre une photo de ces reçus avec l'application et cher phi va jumeler la transaction de carte de crédit avec le papier que vous voyez, généralement ils vont juste faire cela automatiquement. Donc, c'est vraiment utile pour moi quand je voyage. Si je décide que je dois scanner un reçu, je le fais à la minute. Quelqu' un me remet ce reçu et je jette le reçu. Donc, comme si je quittais l'hôtel ou que je rentre la voiture de l' énigme, je prends juste une photo du reçu sur place et je le jette quand je pars. Vous pourriez avoir beaucoup de factures que vous payez en ligne. Peut-être les objets que vous avez automatiquement déduits de votre compte bancaire ou les objets qui sont débités de votre carte de crédit. Et ces factures sont généralement accompagnées d' un e-mail de confirmation lorsque le paiement est effectué. Donc, je vais transmettre ces confirmations e-mail trop cher. Maintenant, tout comme tout autre type de logiciel de comptabilité, vous pouvez créer des règles qui permettront coûteux de catégoriser automatiquement vos dépenses. Ça va essayer de faire ça pour toi. En fait, il est généralement assez correct. Donc, par exemple, il sait que le bureau de poste est un frais d'affranchissement ou d'expédition et sait généralement lesquelles de vos dépenses sont des restaurants, stations-service, et il les codera comme des repas ou du carburant. Mais vous pouvez configurer des règles qui sont différentes de cela. Et bien sûr, vous allez devoir passer en revue tout ce que j'essayerais de faire automatiquement pour vous. Phi cher vous permettra également de diviser et de dépenser. Donc, disons que vous allouez une partie de votre facture de téléphone à votre entreprise, vous pouvez entrer et diviser cette dépense directement à l'écran et noter pourquoi vous l'avez fait. Et laissez-moi vous parler de la façon dont les rapports fonctionnent peu coûteux phi, vous pouvez créer autant de rapports différents que vous avez besoin pour des périodes différentes pour différents clients, quel que soit le sens pour votre entreprise. Comme si j'avais un seul rapport pour toutes mes dépenses d'entreprise pour cette année d'imposition. Si je dois soumettre mes dépenses à quelqu'un d'autre pour le remboursement, je fais un rapport distinct pour chacune de ces dépenses. Et ces rapports. Vous pouvez les télécharger et l'enregistrer , puis les envoyer par e-mail à votre client au format PDF. Lorsque vous téléchargez ces rapports au format PDF, vous pouvez choisir d'inclure ou non tous les reçus numérisés ou numérisés dans le PDF. Ainsi, par exemple, je téléchargerai le rapport complet avec tous les reçus joints une fois par an et je conserverai ce PDF avec mes autres documents fiscaux importants. Mais mon préparateur de déclarations ne veut pas vraiment voir des centaines de pages de reçus. Ils veulent juste voir les chiffres. Ils n'ont pas besoin de toutes les pièces jointes. Donc, pour eux, je peux télécharger une version qui n' inclut pas toutes les pages et pages de reçus joints. Le fait est qu'avec ces rapports, je fais une sauvegarde de cette information importante et je stocke en dehors de l'application intensify comme au pdf. Oh, mon ordinateur. En outre, si vous avez besoin de facturer une grande entreprise, il se peut qu'ils utilisent également des phi coûteux et que vous pouvez leur soumettre votre rapport directement dans l'application. En fait, c'est vraiment pour ça qu'il est construit. Enfin, je veux juste mentionner que cher phi a également une fonctionnalité où il gardera une trace de vos itinéraires de voyage comme vos réservations d'avion et d'hôtel. Maintenant, j'utilise une application différente pour suivre mes plans de voyage. Ça s'appelle Trip it. J' aime ça parce qu'il est très facile de partager vos itinéraires avec d'autres personnes. Et il a juste une tonne de fonctionnalités utiles pour tous ceux qui voyagent beaucoup. Donc c'est en dehors de la portée de cette classe vraiment. Mais je voulais juste suggérer l'application triplet si vous cherchez un moyen d'organiser votre voyage. Mais pour mentionner que cher phi a aussi quelques petites caractéristiques sur les itinéraires de voyage ainsi. Et enfin, rappelez-vous, il y a beaucoup d' autres applications de numérisation VCD et de suivi des dépenses là-bas. Je vous encourage donc à faire vos propres recherches ou à parler à votre comptable ou à votre planificateur fiscal et à lui demander ce qu'ils recommandent. 8. Revenus commerciaux: Ok, nous avons parlé de suivi des dépenses, ce qui signifie que vous vous posez probablement des questions sur le suivi des revenus. Maintenant, encore une fois, je vous rappellerai qu'une fois que vous arriverez à une certaine taille ou complexité, vous pourriez vraiment avoir besoin de quelque chose de plus comme des dollars rapides. Ceci est particulièrement important si vous faites beaucoup de facturation et que vous avez vraiment besoin de pouvoir exécuter un rapport afin que vous puissiez traiter vos factures échues. Mais pour une très petite opération en une seule personne, vous pourriez être en mesure de vous débrouiller avec une simple feuille de calcul. Vous pouvez créer une feuille de calcul comme celle-ci dans Google Drive ou un autre système de documents basé sur le cloud afin que vous puissiez y accéder n'importe où, même à partir d'une application de votre téléphone ou de votre tablette. Je vais vous donner des exemples des catégories de revenus qui me sont utiles et de suivre d'où provient mon revenu. Par exemple, ici à gauche de la feuille de calcul, je vais juste faire une note sur qui m'a payé. Et puis je mettrai ce paiement sous l'une de ces autres colonnes en fonction du type de revenu que c'était. Peut-être que j'ai été payé pour enseigner un cours, donner un discours ou écrire un article. Une partie de l'argent qui pourrait être versé pourrait être remboursements provenant des rapports de dépenses que j'ai soumis. Et je dois garder une trace de ça séparément parce que, bien sûr, si j'ai de l'argent en tant que revenu, je vais avoir besoin de ce rapport de dépenses pour équilibrer les revenus et les dépenses quand je ferai mes impôts. Vous pourriez avoir certaines formes de revenu qui sont peu nombreuses et qui se reproduisent encore et encore. Comme, je ne sais pas, peut-être que vous avez une boutique Etsy ou vous avez écrit un eBook qui est vendu en ligne. Dans ce cas, il pourrait être judicieux de les regrouper en tant que revenu mensuel plutôt que d'enregistrer chaque transaction individuelle. Donc, comme je suppose, si vous avez une boutique Etsy que vous pouvez télécharger un rapport hors NC qui montre chaque transaction individuelle. Donc vous avez ça comme un renfort. Mais peut-être que vous venez de mettre sur votre feuille de calcul Avril à la vente en mer, et vous en avez juste un pour chaque mois. Vous pourriez même avoir une forme de revenu si faible qu' il ne vaut la peine d'être enregistré qu'une fois par an. Disons que vous avez un lien d'affiliation sur votre site Web et que vous faites juste quelques dollars par mois à partir de lui, mais vous êtes censé en garder une trace et le signaler. Alors peut-être que dans ce cas vous gardez juste une ligne en haut de votre feuille de calcul qui dit quelque chose comme le revenu annuel d'affiliation Amazon ou quoi que ce soit. Et c'est juste là pour vous rappeler qu'à la fin de l'année, vous voulez être sûr d'aller prendre cette déclaration d'urine et de mettre le montant pour l'année dans votre tableur. Et bien sûr, vous voulez télécharger et enregistrer tout enregistrement dont vous avez besoin qui détaillent toutes ces transactions individuelles. Maintenant, tout cela est le genre de chose qui se passe d'une manière beaucoup plus automatisée. Si vous avez comme un système de comptabilité complet comme QuickBooks. Encore une fois, c'est juste pour ces très petites entreprises que vous n'êtes peut-être pas tout à fait prêt à franchir cette étape. Quel que soit l'enregistrement que vous avez des paiements que vous recevez comme des talons de chèque ou des confirmations par e-mail. Vous pouvez les numériser et l'enregistrer dans un dossier de revenus avec vos autres documents commerciaux. Et bien sûr, à la fin de l'année, beaucoup de gens qui vous ont payé vont vous envoyer un 1099 ou selon l'endroit où vous vivez, autre type de document fiscal qui reflète combien vous avez été payé pour l'année. Et vous allez vouloir enregistrer tous ces types de documents fiscaux dans un dossier de votre système sans papier également. Je voudrais donc mentionner quelques autres questions qui ont au fait d'être sans papier et d'être payé. Beaucoup d'entre eux sont encore payés par des chèques papier. Maintenant, lorsque cela se produit, j'utilise l'application mobile de ma banque pour déposer des chèques. Il suffit de prendre une photo du chèque avec l'application. Et d'habitude, je fais ça dès que j'ai le chèque. C' est particulièrement utile lorsque je voyage et je ne veux pas m'inquiéter d'avoir perdu mon salaire. Eh bien, j'étais sur la route. Donc j'ai déposé directement via l'application mobile et je vais de l'avant et enregistrer ce revenu, toute ma feuille de calcul quand je fais le dépôt, je garde ces chèques et une petite enveloppe Mark déposée. Et environ une fois par mois, j'ai vérifié avec la banque et je m'assure que ces dépôts ont été effectués avant un déchiquetage que ce papier chèques. Je tiens également à mentionner que lorsque j'envoie une facture, j'ai inscrit sur la facture que j'accepte les paiements via PayPal, Zell et build.com ainsi que par chèque papier. Vous savez, de plus en plus je trouve que les plus gros clients sont heureux de me payer via un système de paiement en ligne. Bill.com en particulier, est utilisé par la plupart des grandes entreprises, et Zell est beaucoup utilisé par les banques pour les paiements en ligne et vous avez probablement entendu parler de PayPal. Donc, si vous n'acceptez pas déjà les paiements via des systèmes de paiement en ligne comme celui-ci, cela pourrait être quelque chose à examiner, surtout si vous savez quels systèmes vos clients utilisent. Habituellement, il est assez facile de créer un compte, puis les gens doivent juste vous payer via l'adresse e-mail que vous avez associée à ce compte. D' accord. Cela m'amène à mon dernier point, qui concerne les factures. Et encore une fois, si vous êtes une entreprise plus importante, vous envoyez une tonne de factures. Vous utilisez probablement déjà un système de facturation en ligne. Il y a beaucoup de systèmes de facturation autonomes que vous pouvez utiliser en tant que petite entreprise. Mais si vous les envoyez simplement un à la fois, vous pouvez simplement l'utiliser un modèle de facture et le remplir. Lorsque je fais cela, chaque fois que je dois envoyer une facture à quelqu'un, je lui envoie simplement une facture que je fais à partir de mon modèle et je fais une petite note sur ma feuille de calcul de revenu sur le côté pour tester le montant, la date à laquelle je l'ai envoyé. Et de cette façon, je peux jeter un coup d'œil là-bas de temps en temps, juste m'assurer que je n'ai pas de factures en suspens sur lesquelles je dois essayer de collecter. Et de cette façon, quand le paiement arrive, je le déplace comme revenu. Maintenant, je n'envoie qu'une douzaine de factures par an. Donc, je n'ai pas vraiment besoin d'un système plus robuste que ça. Ce sera vraiment à vous et au genre d'affaires que vous dirigez. 9. Récapitulé: Ok, je sais que nous avons couvert beaucoup d'approches différentes pour passer sans papier pour votre ménage et votre bureau à domicile. Et j'espère que vous pouvez voir les avantages de faire cela. Cela signifie que vous avez tout ce que vous avez à portée de main, entièrement consultable et accessible à vous, peu importe où vous êtes dans le monde. Cela signifie également que vos dossiers, vous êtes à l'abri du risque d'incendie, d'inondation ou d'une sorte de catastrophe. Et j'espère que cela vous fera gagner du temps à long terme. Mais vous avez probablement aussi vu qu'aucun système n'est parfait. Et je peux juste vous dire que si vous attendez le système parfait, vous allez attendre longtemps. Il y a des compromis à l'un des outils que vous choisissez d'utiliser. Vous allez devoir penser à la sécurité par mot de passe, à la réalisation sauvegardes et à la façon dont vous allez stocker ces sauvegardes. Vous allez devoir penser à créer un système assez simple pour que vous l'utilisiez vraiment tous les jours. Parce que si cela semble trop compliqué et que vous finissez avec un gros arriéré de papier que vous n'avez pas traité, alors vous n'avez vraiment pas de système sans papier. Maintenant, la technologie est en constante évolution et certains de ces outils vont aller et venir. Et c'est l'une des raisons pour lesquelles j'insiste vraiment sur la réalisation de sauvegardes, le téléchargement de choses sous forme de PDF, stockage de ces fichiers quelque part en dehors de l'application que vous utilisez. Les outils que j'en ai parlé dans cette classe sont ceux que j'utilise depuis des années. Je ne pense pas qu'ils vont n'importe où bientôt, mais le truc c'est que tu ne sais jamais. Enfin, je sais que je l'ai répété maintes et maintes fois, mais quel que soit le système que vous avez mis en place, il va devoir se conformer à toutes les exigences commerciales et fiscales auxquelles vous devez vous conformer, où que vous viviez. Vous allez donc avoir besoin d'être sûr d'obtenir de bons conseils fiables à ce sujet. Mais il est beaucoup plus facile d'obtenir ce conseil une fois que vous avez déjà un système à l'esprit que vous pouvez poser des questions. Donc je sais que vous quittez probablement ce cours avec une très longue liste de ce que vous allez devoir faire pour vous sortir du système sans papier entièrement fonctionnel. Et rappelez-vous juste, commencez petit avec quelques catégories faciles que vous êtes sûr que vous savez comment aborder peut être dossiers vétérinaires du chat sont l'endroit où commencer et ne vous inquiétez pas de revenir en arrière et traiter votre arriéré jusqu'à ce que vous ayez utilise ce nouveau système depuis un moment et vous êtes sûr que ça va marcher pour vous. Quand j'ai décidé de résorber mon arriéré de vieux papiers, j'ai mis une limite de temps réelle sur ce que j'allais dépenser pour ce que nous devons admettre que c'est un travail assez ennuyeux. Donc, tu sais, peut-être que c'est une heure par semaine ou une heure deux fois par semaine. Juste quelque chose qui ne semblera pas trop écrasant. Parce que, vous savez, en général, il n'y a pas de précipitation pour traiter votre arriéré de vieux dossiers. Ainsi, vous pouvez prendre votre temps et vous pouvez aller une catégorie à la fois. que vous puissiez la radier de la liste et ressentir un certain accomplissement. C' est génial de le savoir. Ok, maintenant tous les dossiers fiscaux sont traités et je peux oublier celui-là. Enfin, je tiens à vous encourager à s'il vous plaît aussi parler à d'autres personnes qui ont une entreprise semblable à vôtre parce qu'ils ont probablement d'autres idées et d'autres conseils et ressources que je n'ai tout simplement pas couvert. Espérons qu'ils pourraient même être prêts à vous montrer comment leur système fonctionne et même vous laisser le faire pour un petit essai avant de prendre votre propre décision. Quoi que vous vous souviez, l'objectif est d'avoir quelque chose de facile, fiable, flexible et qui vous fait gagner du temps. D' accord ? Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à les poster tous. Essayez d'entrer et d'y répondre chaque fois que je peux. Et s'il vous plaît restez en contact avec moi. J' enseigne beaucoup d'autres cours, Mozi sur l'écriture et l'art. Et mon je suis facile à trouver en ligne. J' ai un site web, je suis sur les réseaux sociaux, j'envoie une newsletter et j'aimerais vraiment rester en contact avec vous. Donc, merci beaucoup et bonne chance de passer sans papier.