Serie de comunicaciones de analistas de negocios Parte 2

1. Introducción a la comunicación, parte 2: Hola, Mi nombre es Teresa Bennett, y soy tu instructor para el negocio Comunicación de Análisis. Curso de la segunda parte. En este curso, aprenderás por qué es importante reconocer el mensaje. Cómo convertirse en un mejor oyente, articulando respuestas y retroalimentación. Cómo puedes usar el silencio para avanzar en la conversación. La forma correcta de hacer preguntas, técnicas de facilitación que puedes utilizar durante las sesiones de solicitud de requerimiento y cómo comunicarse eficazmente a tu público. Voy a pasar por requisitos ejercicio de solicitación para mostrarte específicamente cómo implementar estas técnicas. También te daré algunos punteros sobre cómo mejorar tus comunicaciones escritas también. Gracias por mirar, y nos vemos en el curso. 2. Lección 1 Saber el mensaje: De acuerdo, echemos un vistazo al acuse de recibo del mensaje. Entonces esto es reconocer las palabras que la otra persona está diciendo. reconocimiento de Teoh significa que el oyente le da señales positivas, observables y frecuentemente audibles al orador de que están escuchando entender y apreciar lo que dice el orador, reconociendo que el orador comunica aceptación del orador como persona que valga la pena. Tus gestos, señales verbales y no verbales todo en valor a la conversación. Observe que no dije eso. Indica aceptación de lo que la persona está diciendo. No estás de acuerdo con ellos, pero al reconocer lo que están diciendo, estás haciendo que se sientan escuchados. Echemos un vistazo a algunas formas en que puedes reconocer el mensaje cuando alguien más está hablando contacto visual. Apoyándose en agradables expresiones faciales, asintiendo con la cabeza, gestos de mano, comentarios verbales Utilizando el nombre de primer hablante y parafraseando. Yo quisiera decir que debes dejar de multitarea, mirar a la persona, responder verbalmente y no escribir verbalmente. Usa tu lenguaje corporal también. El asentido de la cabeza sería parte del lenguaje corporal. Creo que muchas veces cuando estamos en reuniones, sobre todo en reuniones personales, gente tiene sus laptops abiertas. Están mirando sus teléfonos. Están multitarea. Tenemos que detener la multitarea y prestar atención. Preste atención de verdad a lo que la otra persona está diciendo y hágales saber que estamos prestando atención a eso. Al reconocer el mensaje que me comunico del que hablamos antes en el curso, quieres mirarlos unos segundos. Mirar hacia otro lado. Vuelve a mirar atrás. No quieres mirarte porque mirar fijamente puede incomodar a alguien. Pero sí quieres tener contacto visual inclinado de nuevo. Esto se inclina ligeramente, no se inclina y se mete en su espacio personal. Agradables expresiones faciales, ¿verdad? No queremos ser inteligentes. No queremos rodar los ojos. Puedes sonreír. Yo lo llamo tu cara en reposo derecha. Entonces cuando quizás no estés frunciendo el ceño y quizá no estés sonriendo y solo estás escuchando lo que dice la otra persona, asegúrate de no estar haciendo ningún gesto facial que pudiera interpretarse como hacer sentir a la otra persona devaluado, correcto, como rodar los ojos o sonreír o revolver la nariz o algo a lo largo de esas líneas que hará que la persona piense que no estás de acuerdo con lo que están diciendo, así que asegúrate de que tu cara en reposo sea verdaderamente un en rostro de descanso 3. Lección 2 Ser un mejor oyente: todo bien. En esta sección del curso, vamos a buscar convertirnos en un mejor oyente. Parte de convertirse en un mejor oyente es probablemente bastante obvio. Es escuchar más y hablar menos, pero hay algunas otras cosas que puedes hacer para ayudar a mejorar tus habilidades auditivas. Por lo que para ayudarte a ser un mejor oyente, debes mantener una postura relajada pero alerta. Minimizar el gesto de distracción. Entonces si eres una persona que usa mucho las manos en conversación o ustedes dos en un lápiz o hacen ese tipo de cosas, quieres minimizar tus propios gestos para que tu prestes más atención y mantenerte más enfocado en lo que está siendo dicho por la otra persona. Reconocer el mensaje correcto, reconocer a la persona que usa cabeza asiente, sonríe cosas así otra vez, asegúrate de que no seas como hablamos en un capítulo anterior. Asegúrate de que no estés sonriendo cuando haya aprobación que se le pida algo porque una sonrisa durante ese momento puede indicar que estás dando aprobación. Enfréntate a la persona de forma abierta en lugar de desde un lado siempre que sea posible. A veces, cuando estás en una situación, estás en una sala de conferencias y estás sentado alrededor de una mesa que a veces no es posible . Pero trata de hacer eso donde puedas inclinarte ligeramente hacia la persona en lugar de sentarte rígidamente en posición vertical o encorvarte a la derecha. Cualquiera de esos no es bueno. Pero de nuevo, no te inclines demasiado para que no termines en su espacio personal y los hagas sentir que estás siendo agresivo. La otra cosa que quiero señalar aquí es si realmente notaste que tienes problemas tipo de prestar atención y permanecer en el tema cuando otras personas están hablando, creo que ya lo he mencionado anteriormente en el curso. Una de las cosas que puedes hacer para ayudar con eso es tomar notas mientras la otra persona está hablando, por lo que es posible que no. Entonces, por supuesto, poder hacer algunas de estas otras cosas porque estás mirando hacia abajo a tu periódico. Pero también quieres asegurarte de que con frecuencia estás mirando hacia arriba desde tu papel, haciendo contacto visual con la persona, haciéndole saber que no estás simplemente sentado ahí escribiendo cosas al azar. Estás tomando notas porque estás poniendo atención a la conversación que está ocurriendo en ese momento, 4. Lección 3 respuestas y comentarios artificiales: bien en este capítulo, vamos a ver respuesta y retroalimentación. Significado, ¿Qué es lo que dices para responder a lo que alguien más ha dicho? Respuesta o retroalimentación se refiere a las técnicas que vas a utilizar para confirmar comprensión del mensaje que alguien más ha hablado. El tipo correcto de retroalimentación puede mejorar significativamente el proceso de comunicación, y el tipo equivocado puede detener una conversación. La retroalimentación en frío toma muchas formas para un analista, las más poderosas son parafrasear, espejar preguntas abiertas y declaraciones de empatía. Entonces echemos un vistazo a cada uno de esos. Parafrasear implica reafirmar al orador con tus propias palabras lo que crees que es la esencia de lo que se acaba de decir revisando ocasionalmente tu interpretación con el orador, puedes lograr varias cosas. En primer lugar, parafrasear demuestra que has estado activamente interesado en el orador y lo que están diciendo. En segundo lugar, se resguarda contra cualquier malentendido grave, y por último, se incrementa la calidad de la comunicación porque se le está mostrando al orador qué información le está cobrando un costo y lo que no lo es. Entonces, veamos las técnicas de parafraseamiento. Puedes usar declaraciones como así ¿qué? Escuché a Waas Si te entiendo correctamente, necesitamos Veamos si tengo esto. Busca los altavoces. Reacción a tu paráfrasis. Seguir pidiendo aclaraciones hasta que el mensaje esté claro. Ahora veamos el espejado. espejado requiere que el oyente, repita textualmente lo que el altavoz acaba de establecer. Entonces no se lo estás repitiendo en tus propias palabras, lo estás repitiendo a ellos. En sus palabras, Esa técnica es útil por varias razones. Uno, si se están frustrando, ayuda calmarlos porque les estás repitiendo exactamente lo que han dicho. Trae una verdadera aclaración. También ayuda a los alumnos auditivos. Es bueno para cálculos, definiciones e instrucciones exactas. Por lo que algunas técnicas que quieres asegurarte de usar es mantener siempre la voz tranquila y aceptando y siempre seguir el espejado con parafraseamiento. Entonces primero les estás diciendo de nuevo textualmente lo que dijeron y luego lo dices. Si te estoy entendiendo correctamente, lo que quieres decir es, o déjame asegurarme de que lo he entendido correctamente. Y luego parafrasear con tus propias palabras, está bien. Preguntas abiertas terminadas. Una pregunta abierta es aquella que la gente una respuesta más larga que un sí o no, que se considera una pregunta cerrada. Las preguntas amplias y abiertas tienen un gran poder como técnica de cuestionamiento, y siempre debes usar eso en tus requerimientos. Sesiones de solicitación. Muestra interés por la situación de la otra persona. Se fomenta más diálogo y seguimiento las preguntas van a salir de la respuesta que te den. Si estás en una sesión de requerimiento y le dices a alguien ¿ Hay algo más al respecto? Necesito saber? Probablemente van a decir que no. Su cerebro se ha cerrado en ese tema. Acabas de hacerles una pregunta de sí o no. Básicamente has dado lo fácil para que sus mentes se lleven. No es que estén tratando de ser perezosos o estén tratando de sacar la salida fácil, pero su cerebro ahora está enfocado en sí o no dónde, si les dices, ¿qué más necesito saber? Hace que su cerebro empiece a buscar qué más necesitas saber. Es casi como si fuera una computadora basada en la pregunta que haces, es dar tu respuesta, por lo que hacerla como una pregunta abierta obliga a su cerebro a pasar por el proceso de buscar qué más necesitan decirte. Aquí te dejamos algunos ejemplos de preguntas abiertas. ¿ Cuál es tu opinión Off? ¿ Cuáles son algunas posibles soluciones a qué tareas adicionales se requieren? Entonces, en lugar de decir, ¿se requieren otras tareas? Simplemente cambia ese dedo del pie qué tareas adicionales se requieren, y si no hay ninguna, entonces te pueden decir que no hay ninguna. Pero quieres que pasen por el proceso de pensamiento de averiguarlo en lugar de simplemente saltar a esos ejemplos de preguntas cerradas o cosas como ¿Todos están de acuerdo? ¿ Alguien tiene algún problema con esto? ¿ Son todas estas las tareas? Entonces, algunas técnicas de preguntas abiertas son cosas como mantener las preguntas simples? No te involucres demasiado. No los hagas demasiado tiempo escuchando palabras operativas en la respuesta del orador para que puedas construir preguntas de seguimiento y usar la técnica de embudo para construir unas preguntas más específicas y detalladas a medida que avanzas. Así que empieza. Piensa en cómo se ve un embudo. Es más abierto al principio y se reduce a ponerse más cerrado. Por lo que quieres empezar con algunas declaraciones amplias. En un principio, algunas preguntas amplias, de alto nivel. Y luego, a medida que continúas haciendo preguntas, te estás enfocando más en un área específica. Las declaraciones de empatía pueden ayudar a reproducir los sentimientos tácitas de los hablantes que se han expresado con el tono de voz y el lenguaje corporal. Por lo que una respuesta de empatía reconoce la emoción tácita como analista. Las sesiones de recolección de información y las reuniones del equipo del proyecto a veces pueden estar muy llenas emoción y los oradores emocionales no hacen buenos oyentes. Entonces cuando alguien está empezando a ponerse emocional, ya no está escuchando, y quieres tratar de reducir la emoción. Entonces para reducir la emoción en la conversación, hay que abordar y reconocer esa emoción. No se puede pretender que no está ahí. Algunas declaraciones dicen que puedes hacer son cosas como que estoy sintiendo que no te sientes cómodo con esta opción. A mí me parece que puede haber algunas preocupaciones con esto quieres usar declaraciones I, no tú. Entonces no digas que la persona que eres diga algo que empieza con lo hago sobre ti en vez de sobre ellos, responde con empatía. Puedo apreciar tus frustraciones que sí suenan como si estuvieras sobrecargado. ¿ En qué puedo ayudar? Cosas como esa ayudarán a reducir la emoción de su lado, lo que les ayudará a abrirlos del dedo del pie escuchando más 5. Lección 4 usando el silencio para comunicar: bien en esta sección, vamos a hablar de silencio, por lo que puede parecer extraño decir que vamos a usar el silencio durante la comunicación. Pero el silencio puede ser una herramienta de comunicación muy poderosa. Permite organizar tus pensamientos, y anima a la otra persona a expandirse en ideas, reacciones o sentimientos. ¿ Cómo hace eso? Porque la gente se siente bastante francamente incómoda con el silencio. Si estás callado, van a seguir hablando. Si dejan de hablar y no empiezas a hablar en unos segundos, probablemente van a decir más. Por eso el silencio en realidad anima a la otra persona a expandirse en lo que está diciendo . Intenta usar el silencio durante estos tiempos cuando te están haciendo una pregunta. Tómate un momento, guarda silencio y piensa en tu respuesta cuando se han hecho puntos importantes y necesitas digerirlos y analizarlos y pensar en ellos. Uno. Las emociones se están elevando, y cuando estás recibiendo grandes cantidades de información a la vez, como cuando estás en una sesión de requerimiento, hay momentos en que hablar es hiriente y cuando el silencio es el comienzo de la sabiduría. Me encanta esa cita, y creo que es algo que debes practicar el uso del silencio porque, como dije antes de ella, como dije antes de ella, gente se siente incómoda con el silencio. Eso significa que probablemente te sientes incómodo con el silencio, y si no te sientes cómodo con él, entonces no vas a poder usar esto como técnica porque no te cómodo usándolo. Entonces empieza a practicarlo, incluso en tu vida personal, con tus Hijos, tu cónyuge, tu pareja, tus amigos. Intenta no responder de inmediato. Cuando la gente diga algo, intenta callar unos segundos y solo ve qué pasa y empieza a practicar eso y ponte cómodo con el silencio. 6. Lección 5 La manera correcta de hacer preguntas: en esta sección, vamos a ver hacer preguntas y no sólo preguntas, sino hacer las preguntas correctas. Como parte de un requerimiento de escucha, eres el responsable de oponerte preguntas claras, concisas y escuchar una respuesta. Una vez que se da la respuesta, hay que digerir esa información y luego determinar si son necesarias las preguntas de seguimiento antes de continuar con el siguiente tema. Para definir completamente los requisitos, hay que identificar las fuentes de información que están saliendo de la conversación y luego enmarcar las preguntas correctamente. Tu trabajo principal como analista de negocios, ¿verdad? Lo que vas a hacer más y que, francamente, francamente, es lo más importante para tu trabajo es un escuchar y analizar información. La mayoría de la información se va a reunir a través de diversas técnicas de cuestionamiento diferentes de diferentes actores, diferentes expertos en materia, diferentes actores, agentes externos, que podrían ser vendedores, clientes, gente así. Por lo que algunas fuentes potenciales de información nuestro ejecutivo patrocina a los expertos en materia , que pueden venir de alta dirección, media dirección, profesionales de negocios, clerical. Si estás trabajando en un proyecto relacionado con un call center que las personas que trabajan en los equipos de tecnología de call center, el proveedor externo, proveedores y clientes y luego personal que soporta software de interconexión. Entonces otro software que está trabajando con la aplicación en la que estás trabajando quieres estar seguro de que identifiques a las personas que representan cada área de tu alcance para que estés asegurándote de que estás teniendo conversaciones con representantes de cada de esas diferentes áreas. Por lo tanto, veamos enmarcar preguntas sobre proceso de negocio cuando estás sondeando para obtener información adicional relacionada con un proceso. Algunos de los tipos de preguntas que puedes hacer son cosas como, ¿Por qué se hace? ¿ Qué implica? ¿ Quién lo hace, Cuándo se hace? ¿ Dónde se hace? ¿ Cómo se hace actualmente? Porque puede haber más de una forma de que estén haciendo una tarea en este momento. ¿ Cómo se podría hacer en el futuro? ¿ Qué restricciones están afectando el proceso? ¿ Dónde están tus problemas que ahora mismo? Y si sientes que estás diciendo por qué demasiado, puedes probar cosas como por qué razón puedes cambiarlo un poco. No siempre tienes que usar la palabra por qué, cuando estás enmarcando preguntas alrededor de los datos, bien, porque tienes dos cosas diferentes que estás haciendo. Estás identificando procesos, pero también estás identificando datos. Entonces, cuando estabas tratando de averiguar qué datos se necesitan, algunos de los tipos de preguntas que puedes hacer o cosas como ¿quién usa los datos? ¿ De dónde se originan los datos? ¿ Por qué necesitamos esos datos? ¿ Cuáles son los datos? ¿ Cómo se encuentran los datos? ¿ Cuáles son las restricciones en los datos? Por ejemplo, si tuvieras un proyecto, todo proyecto de capacitación, programación y el punto del proyecto era aumentar el número de clases que podrían programarse por el número existente de personal de administración, algunas posibles preguntas que podrías hacer a nuestro quién agenda las clases de capacitación. ¿ Qué actividades ocurren para programar clase? ¿ Dónde se realiza la actividad de programación de clases? Uno es una clase programada. ¿ Por qué programas clases? Otras posibles preguntas son ¿Cómo se programan actualmente las clases? Cómo se programarán mis clases en el futuro. ¿ Qué restricciones hay en las clases de programación? ¿ Quién utiliza la información de programación de clases? ¿ Qué información se necesita para programar clase? ¿ Qué información genera la programación de una clase? ¿ Dónde se genera la información de programación? ¿ Por qué necesitamos cada pieza de información? Cuál es la definición de cada pieza de datos. ¿ Cuáles son las restricciones en los datos? Entonces ya ves cómo tenemos una simple declaración para proyecto y surgieron todas estas preguntas. Entonces ah, muchas veces, la gente no se toma un momento para pensar en todas las cosas diferentes que necesitan preguntar, y miran una declaración y dicen: Bueno, Bueno, esto es bastante simple y le preguntan a una pareja preguntas y siguen adelante. Tómate un tiempo para realmente indagar y descifrar todos los diferentes tipos de preguntas que necesitas hacer con el fin de conseguir en todos los diferentes tipos de información que necesitas conocer . Ahora veamos aparecer despistados con el fin de fomentar lapso de una discusión. Entonces a veces deberías hacer preguntas tontas o frívolas, y estás haciendo esto en persona. Ponte en la posición de ser despistado sobre el proceso que estás discutiendo para que otros te corrijan y te expliquen las opciones, la verdadera naturaleza de esas opciones y por qué eligieron la dirección que hicieron. Esto ayuda a los equipos a puntear en realidad a volver a examinar a sus conductores para que tomen una decisión, y a menudo les ayuda a buscar enfoques más simples esto especie de choque su sistema nervioso en reconsideración, ¿ verdad? Entonces los saca de la norma y les hace pensar en ello. En lugar de tener una respuesta automática a las cosas. No obstante, sí necesitas piel gruesa y confianza en ti mismo para tomar ese enfoque, porque la gente puede mirarte como si estuvieran pensando, Oye, deberías saber la respuesta a eso. O esa es una pregunta tonta. ¿ Por qué preguntas eso? Y está bien si te miran así, no importa. Al final del día, es tu responsabilidad obtener la información que necesitas tener para asegurarte que estás dándoles lo que necesitan tener. Entonces si requiere que use esta técnica que la use, y no se preocupe por lo que otras personas están pensando haciendo declaraciones discutibles, esto es una especie de variación en el enfoque de preguntas tontas. Entonces, en lugar de una pregunta tonta, podría estar haciendo una declaración que hará que un debate pase el dedo del pie. Entonces déjame darte un ejemplo en tu negocio. Cumplimiento de Dominio Sox. Podría ser un criterio importante en una sesión de planeación de requerimientos. Podrías afirmar que has visto poca o ninguna información alrededor de calcetines, cumplimiento y pruebas, sabiendo que realmente hay un nivel razonable. Estás buscando que el equipo responda con el fax, y también estás buscando la realización en todo el equipo de cualquier cumplimiento sass o brechas de prueba que pudieran existir todavía. Entonces, aunque sepas que está ahí, vas a hacer ese tipo de declaraciones para que hagan que piensen un poco más al respecto. Por lo que sigue funcionando de la misma manera que parece despistado. Es sólo un poco de una variación sobre eso. Por lo que otra vez piel gruesa. Cuando estás usando esa técnica escucha activa cuando estás escuchando activamente, te estás manteniendo enfocado en la parte superior. Entonces si tu mente está deambulando y estás pensando en qué cocinar para la cena o lo que necesitas recoger de camino a casa del trabajo cosas así, entonces no estás escuchando activamente, por lo que necesitas mantenerte enfocado en el tema. Tenemos que responder de manera profesional a lo que la persona está diciendo, no a lo que tú crees que están diciendo bien, eso se remonta a esa verdadera audición de escucha, parafraseando a ellos, repitiendo a ellos para cebo. Um, quieres asegurarte de que estás respondiendo a lo que están diciendo. Todos escuchamos la información del proceso de manera diferente. Como primera parte de su respuesta. Se quiere repetir lo que les oyó decir. Entonces ahí es donde o usas parafraseando a Thean o la literal ¿verdad? Porque eso va a asegurar que realmente estás respondiendo al comentario o pregunta correcto . Porque si dices, si te escuché bien, dijiste o creo que te oí decir o ayúdame a asegurarme de que te entiendo correctamente y te estás parafraseando a ellos y ellos dicen, No, eso no fue en realidad lo que conocí. Ahora en realidad te estás poniendo por el camino correcto ¿verdad? ¿ Dónde? Si no les dices eso y simplemente continúas por el camino de pensar que los entendiste correctamente, podrías estar respondiendo completamente a la declaración equivocada. Por lo que quieres usar esa técnica de parafraseamiento o textual espejado o prepárate de levantar para asegurarte de que tu comprensión de lo que están diciendo correctamente 7. Lección 6 técnicas de facilitación: vamos a ver algunos requisitos. Facilitación, técnicas de cuestionamiento. No siempre es fácil obtener la información que necesitas de las partes interesadas. A veces son reacios a hablar. A veces están multitarea, no están prestando atención. Y hay algunas técnicas que puedes usar para que esas partes interesadas hablen. Entonces si quieres analizar algo que se está discutiendo de lo que puedes decir, ¿ podrías por favor descomponerlo para mí? Entonces puedo entender más si quieres revisar algo para asegurarte de que no haya malentendido, entonces puedes usar una pregunta que, como, como, compartirás conmigo tu comprensión de lo que acabamos de discutir. Si quieres clasificar algo, puedes decir, sin duda me ayudaría a organizar mi pensamiento. En caso de que por favor clasifique esos puntos. Si quieres hacer una comparación de lo que puedes decir, podemos comparar esa declaración con la que revisamos antes? Por favor. Esto es especialmente útil si se encuentra en una situación en la que cree que puede haber recibido un requisito de conflicto. Entonces si recibiste un requisito antes, alguien te da otro, y piensas que este requisito número siete entra en conflicto con el requisito número dos . Entonces quieres volver atrás y decir: Oye, ¿ podemos comparar esa afirmación con lo que discutimos antes sobre el requisito número dos? Y quizá necesites que Teoh hable un poco sobre el número dos, cierto, como traerlos de vuelta o qué waas para que puedas tener esa conversación. Si quieres definir algo puedes decir para ayudarme a entender, ¿ puedes definir ese término para nosotros? Describiendo, que significa seleccionar soy rasgos definidos que caracterizan una condición, situación o proceso, se puede decir, Se puede describir una situación típica a la que esto podría aplicarse? Si quieres discutir algo que puedas decir, vamos a explorar las implicaciones y ramificaciones de esto. Si quieres explicar o quieres que te expliquen, puedes decir: Puedes decirnos cómo llegaste a esa conclusión? Si quieres ilustrar un ejemplo correcto, quieres que alguien ilustre algo que puedas decir. ¿ Alguien puede darme un ejemplo o dos de cómo funcionaría esto? Y luego, si quieres pedirles, recuerda antes dijimos: No hagas preguntas terminadas cerradas. Entonces, en vez de decir, ¿hay algo más que puedas decir? ¿ Qué más? Si quieres sondear para obtener más información sobre un tema específico, puedes decir algo así como, ¿Cómo te refieres? Si estás tratando de redirigir, puedes decir buen punto. ¿ Podemos poner eso en la lista de temas? En otras palabras, volvamos a la conversación que nos ocupa. Destruirá eso. Te han escuchado. Quieres asegurarte de que la persona siempre se sienta como si la hubieran escuchado. Pero quieres redirigir la conversación de vuelta a donde debería estar, puedas usar eso como una declaración para hacer Para hacer eso. Reafirmar es lo mismo, ¿ En serio? Es parafrasear, ¿verdad? Entonces podrías decir en otras palabras, o lo que te oí decir es Dime si tengo este derecho. Cualquiera de ese tipo de cosas funcionará para esa revisión significa que estás haciendo una recapitulación, ¿ verdad? ¿ Podemos por favor revisar los puntos que hemos cubierto hasta ahora es una buena manera de empezar eso y verificarlo. ¿ Cómo podemos verificar que efectivamente así sea? Entonces alguien dice, creo que así se hace esto, o creo que así es como se hace esto. Están usando palabras que no suenan como su 100% seguro de que así se hicieron algunas cosas . Entonces se puede decir, ¿Cómo podemos verificar que ese es realmente el caso ahí. Y entonces pueden incluso decir: Oh, Oh, lo es. Puede ser que solo usen el lenguaje equivocado en su estado, o te dirán cómo podemos verificarlo. Entonces esas son algunas técnicas de cuestionamiento, algunos ejemplos fuera de preguntas que puedes hacer cuando estás buscando conseguir algo de cierta manera. 8. Lección 7 comunicar eficazmente a tu audiencia: en esta sección, vamos a ver un ejercicio de sesión requisito. Por lo que eres el B A que acaba de ser asignado a un nuevo proyecto. Sabes que tu empresa va a crear un sitio web para alguien que vende materiales de capacitación y productos de coaching en línea. Eso es básicamente todo lo que sabes. No te dieron una visión general del proyecto. Estabas como tirado en ella y dijiste: Oye, Oye, necesitamos un B A Para este proyecto, necesitas obtener algo de fondo primero, así que asegúrate de entender su negocio sobre lo que hacen hoy. Antes de que ustedes dos empiecen a discutir requisitos para cambios o adiciones, por lo que sus primeras sesiones de requisitos siempre deben ser sobre Hey, ¿qué están haciendo ahora? ¿ Verdad? Su estado actual es su primera sesión de requisitos. Entonces vamos a tener una conversación. El Bacon inicio para la discusión de requisitos iniciales Pregunta que el B A haría. Cuéntame de tu negocio. Sé que vendes materiales de capacitación y productos de coaching, pero dime de qué se trata esos productos. Por lo que la respuesta de las pymes podría ser algo así como, tengo tres paquetes de coaching diferentes que vendo. Una es una sesión de coaching única. Uno es un paquete mensual. Por lo que la persona básicamente está pagando malas sesiones al mes. Y cuando hacen esto, obtienen algunas bondades extra, como soporte por correo electrónico entre sesiones. También tengo un paquete de capacitación personalizado. Cuéntame más sobre el paquete de capacitación personalizado. Cómo Maney Sessions es que la respuesta de las pymes sería. Se trata de un conjunto de seis sesiones de capacitación sobre áreas en las que cada cliente necesita enfocarse. Entonces quiero señalar aquí que cuando este me dijo, también tengo un paquete de capacitación personalizado que era una especie de ding ding que se disparó en la cabeza de la B A para decir, Oye, Oye, cuéntame más de eso porque eso es vago, ¿ verdad? Un paquete de capacitación personalizado significa que podría ser cualquier cosa. Por lo que ahora quieres que te den un poco más de detalle alrededor. ¿ Qué significa eso? Siguiente para ser una podría preguntar, ¿Cómo sabes qué áreas que el cliente necesita para enfocar a las pymes? Respuesta sería, no tengo evaluación. Convocar con ellos para discutir sus objetivos de fondo y las áreas que necesitan mejorar en sus habilidades. ¿ Cómo terminas teniendo esta llamada con eso? Tengo un enlace a mi página web. Hacer una aplicación de mostrador y la gente puede programar llamadas de evaluación conmigo. ¿ Es tu página web el único lugar que tienes esta vida? No, también está en mi boletín sobre alargar y en Facebook. Thebe A preguntaría entonces ¿qué materiales de capacitación vende? Y la respuesta sería? Tengo tres productos de capacitación, habilidades esenciales del analista I T Ah, habilidades básicas de la clase de analista I T y un manual de capacitación en habilidades de comunicación. De acuerdo, hablemos un minuto sobre cómo venden hoy sus productos de entrenamiento. ¿ Cómo vende actualmente esos materiales de capacitación? Cuando hablé con alguien que está interesado en comprar mis materiales de capacitación, bien les envié los materiales o les enviaré un correo electrónico. Asumo que cobras el pago previo al envío o correo electrónico. ¿ Cómo estás haciendo eso? Tengo una cuenta PayPal a la que la gente realiza pagos. Entonces, ¿ahora qué? Seguirías haciendo preguntas hasta que entendieras las funciones actuales del negocio. Tu siguiente paso sería pasar a la conversación en torno a los desafíos actuales y lo que quieren agregar o cambiar. Entonces ahí es donde empiezas a discutir los nuevos requisitos. Por lo general, dependiendo de cuánto tiempo tenga. Eso puede que no suceda. O lo más probable es que no ocurra hasta la próxima sesión. ¿ Verdad? Por lo general se va a tratar de bajar el estado actual en la primera sesión y después tener otra sesión sobre los requisitos cuáles son sus retos hoy en día, lo que están buscando en el futuro para que no estés tratando de agregarlo todo en una sola sesión a menos que tengas tiempo suficiente, ¿verdad? Si tienes un día bloqueado con la persona que genial haz eso. Pero si tienes una sesión de una hora, no vas a llegar a todo eso en una hora. Y si lo intentas, vas a cortar esquinas y no vas a hacer todas las preguntas que debas, así que no intentes meter todo en una sola sesión si tienes demasiado para eso. 9. Lección 8 Ejercicio de Elicitación de requisitos de lección: Echemos un vistazo a la comunicación efectiva con su público. Reconocimiento de audiencia. Nunca vas a hablar justo en un vacío. Al crear una sesión de requisito de líder de documento, dar una presentación, comunicarse con expertos en la materia. Es necesario considerar las siguientes preguntas. ¿ Quién es tu público? ¿ Qué saben ellos? ¿ Qué es lo que no saben? ¿ Y qué necesitas decir o escribir para tu público? Para entender tu punto? ¿ Cómo se comunica a una audiencia de varios niveles? ¿ Cuál es la posición de cada persona en relación con su puesto de trabajo? ¿ Está hablando con Piers, su mánager? El equipo ejecutivo? ¿ Cuál es la actitud del público hacia el tema? ¿ Tienes pymes que no estén interesadas en el proyecto? Apenas pymes que ya entienden la visión y en realidad están muriendo por saltar en la derecha . Están entusiasmados por estar en el proyecto. ¿ Qué temas de diversidad necesitas considerar el género cultural? Ubicación. ¿ Dónde estás en persona? En el teléfono. ¿ Estás en diferentes países? ¿ Hay diferentes zonas horarias involucradas? Asegúrate de que tu mensaje no incluya jerga o acrónimos que algunos de la audiencia tal vez no entiendan. Tienes que recordar que estás hablando a toda la habitación, no sólo a una persona específica. Para comunicarse con éxito, hay que ser capaz de reconocer a su público nivel de comprensión. También debes considerar que tu audiencia es una personalidad y rasgos únicos que podrían impactar cuán exitosas son tus comunicaciones. ¿ Qué sabe tu público del tema? Esto es algo más que tenemos que mirar, ¿verdad? Entonces primero hemos pensado en nuestro público y en qué sus personalidades, su nivel de conocimiento tenemos que tomar en consideración. ¿ Qué es eso Saben del tema, verdad? Por lo que algunas personas podrían estar muy conocedoras, y algunas pueden ser nuevas en esa área temática. Entonces piensa en lo que saben en una sesión de requerimiento. Dar a las pymes que no hay diferentes áreas del negocio en lugar de una vez que me conozca todo el proceso de negocio de extremo a extremo. ¿ El público trabaja de cerca con el tema en cuestión? Serían un derecho experto en el tema, ¿ o el público tiene conocimiento general de la materia? Pero realmente tienen un área de especialización diferente. ¿ Están totalmente desinvolucrados con el tema? Probablemente vas a tener una mezcla de las tres medias cuando estás en una sesión de requisitos, pero necesitas saber qué persona es cuál, correcto, correcto, que estés haciendo las preguntas correctas a las personas adecuadas. Pymes entenderán la jerga relacionada con el tema empresarial que se discute probablemente incluso mejor de lo que entiendes que las pymes podrán explicar los detalles para procedimientos estándar, procesos de negocio, etcétera. La parte de tu público que no es un Smee probablemente esté algo familiarizada con el tema, pero sus responsabilidades laborales podrían simplemente ser periféricas a la materia. Podrían trabajar en té alto u otro departamento, o incluso pueden trabajar fuera de tu empresa. ¿ Verdad? Podría haber un vendedor que esté involucrado en el proyecto porque esta parte de tu público está familiarizado con el tema. Entienden algo de la jerga, pero definitivamente no todo. Por lo que aún necesitas evitar las siglas y otra jerga tanto como sea posible para que no las pierdas en la conversación. Es posible que también necesites proporcionar más información de antecedentes a esta parte de tu público para que tengan una mejor comprensión del tema. Entonces de nuevo, si no son pymes las que realmente están involucradas en el proceso, Entonces puede que tengas que dar información adicional cuando estés hablando para que tengan una clara comprensión. También puede tener miembros del público que no tengan ningún conocimiento de la materia. Podría haber un desarrollador en la reunión que no haya funcionado antes en esta aplicación. Podrías tener un gerente de proyecto firmado el proyecto que es nuevo para la empresa que podría perderse , A diferentes razones por las que terminas con alguien en tu proyecto que no sabe nada al respecto. Estos miembros del público no estarán familiarizados con el tema, y se van a perder por completo si solo saltas y comienzas a cumplir los requisitos. Por lo que hay que recordar dar algunos antecedentes derecho. Hacer eso es sólo un Zim Porton, y hay que recordar hablar en términos claros y sencillos. Es necesario explicar el tema claramente a través del uso preciso de palabras, la profundidad de detalle y tal vez incluso utilizó algunos gráficos simples para las aplicaciones existentes. Una presentación de power point con algunas capturas de pantalla de la app y una visión general de cómo funciona es un gran lugar para empezar. Si sabes que tienes gente en la sala que tal vez no estén tan familiarizadas con el tema como algunos del resto de la gente, considera trenes de personalidad del público. Al hacer eso, puedes hablar usando el tono, visual, ayudas y estilo de escritura apropiado visual, para tu documentación. Al reconocer los rasgos de personalidad del público, puedes obtener de manera más efectiva la respuesta deseada que estás buscando del público . Obviamente, no siempre se pueden conocer los rasgos de personalidad de todos en su audiencia. La mayoría de las veces, estarás hablando con al menos algunas de las personas que nunca. Habrán estado en un proyecto previo contigo antes de que trabajes con ellos en alguna capacidad. A menos que seas nuevo en la empresa, lo más probable es que vayas a tener algunas personas con las que has trabajado anteriormente, y eres capaz de considerar y conocer un poco sobre su personalidad para fomentar comunicación efectiva. Se quiere un factor en su conocimiento de sus personalidades, sus actitudes y sus preferencias. ¿ Son lentos para actuar? ¿ Están ansiosos? ¿ Están cuestionando? ¿ Están organizados? ¿ Están desorganizados? ¿ Son oposicionales? Lo cual es realmente sólo una especie de buena manera de decir, ¿Son argumentativos? ¿ Son negativos o positivos? ¿ Escritor? Ellos el vaso está medio lleno o el vaso está medio vacío tipo de persona. ¿ Son incompromistivos? ¿ Prefieren que te acorten al punto que tienes a alguien en la habitación que sabes prefiere que te acorten al grano? Entonces cuando les estés dirigiendo y cuestionando, no le des un montón de antecedentes. Sólo hazle la pregunta. Deja que te pregunten si necesitan más información. ¿ Qué esperas de tu público? ¿ Estás esperando que te den requerimientos de negocio? ¿ Quieres que consideren una idea y hagan sugerencias? ¿ Quieres que rechacen algunas opciones? En otras palabras, haga una elección entre varias sugerencias que haga. ¿ Estás solo esperándolos del dedo del pie, escuchar o leer y archivar la información para uso futuro. Saber qué es lo que estás esperando de ellos te va a ayudar a averiguar cómo necesitas comunicarte con ellos. Junto con, por supuesto, esos rasgos de personalidad. Lenguaje sesgado. Echemos un vistazo a algunos temas de diversidad tus audiencias nunca compuestas por personas que son como tú, y quiero ser claro aquí que la diversidad incluye género, raza, religión, edad, orientación sexual, clase, características físicas mentales, lenguaje, lenguaje, cuestiones familiares y diversidad departamental. Tus compañeros trabajadores tendrán muchos intereses diferentes. Niveles de conocimientos, antecedentes y experiencias de vida. Una fuerza laboral diversa mantiene competitivas a las empresas. El talento no viene en un solo color, nacionalidad o sistema de creencias. Si tienes a todos ahí, eso es exactamente lo mismo. Vas a conseguir exactamente lo mismo cada vez. Correcto. Se necesita gente que tenga opiniones diferentes y puntos de vista diferentes para fomentar ideas de comunicación y creatividad. Las cosas a tener en cuenta cuando estás trabajando en un proyecto con un equipo multicultural que abarca diferentes países son cosas como normas de comunicación verbal y no verbal para esos países y culturas. Estilos de gestión, procedimientos de toma de decisiones, sentido del tiempo y lugar, valores locales, creencias y actitudes. Necesitas asegurarte de que estás escribiendo. Estás hablando Andrew. comunicaciones no verbales acomodan barreras lingüísticas y costumbres culturales. Entonces no asumas que todo el mundo es como tú. De hecho, debes asumir que todo el mundo no es como tú. Yo quiero darles un ejemplo de tiempo en el que la diversidad puede tener tema de Causton, porque la gente realmente no pensaba en la diferencia en el lenguaje. lo que este es un ejemplo clásico de que una empresa no reconoce la importancia de las preocupaciones de traducción. Había un auto llamado Nova, que en inglés se define como una estrella que espectacularmente arde. Pero en español, ese nombre traducido a Nova, que se tradujo a no ir, que es un anuncio realmente pobre para un automóvil, ¿ verdad? No quieres decir que tienes un automóvil que no va, así que eso es sólo un ejemplo cómico de cuando no tomas en consideración las diferencias entre culturas. 10. Lección 9 Comunicación escrita: Echemos un vistazo a las habilidades de comunicación escrita. Excelentes habilidades de escritura son necesarias para tener éxito en su rol. Es un negocio analistas esenciales habilidades de comunicación escrita necesarias son cosas como excelente gramática. Si luchas en esta área, asegúrate de usar las herramientas que tienes a tu disposición. Tienes revisión ortográfica en todas las aplicaciones de procesamiento de textos, por supuesto diccionarios. Podrás considerar que alguien revise tus comunicaciones antes de enviarlas hasta que tus habilidades sean suficientes en esa área. Entonces si sabes que tienes problemas con la estructura de oraciones gramaticales, cosas como esa delgada. Que alguien haga un cheque. Pídales que lo revisen antes de enviarlo. No fomenta la confianza. Si tus comunicaciones escritas están mal escritas o gramaticalmente incorrectas, actas de reunión cuando estás tomando actas de reunión, hay dos cosas que debes recordar de pie. Documentar siempre, capturar elementos de acción y dar seguimiento a los ítems y capturar el nombre de la persona que habla. El motivo por el que quieres hacer esto es porque quieres poder volver a ellos para obtener más información. Si necesitas a Teoh. Entonces cuando estoy tomando notas, incluso en una sesión de requerimiento, por lo que no necesariamente reunión minuta. Pero mi documentación, los requisitos que están saliendo de una sesión bien, abajo a nombre de la persona que me dio el requisito para que si tengo que volver más tarde y pedir un punto aclarador o pedir más información, Puedo decir que Jane, en la reunión, me dijiste bla, bla, bla, y necesito conseguir, ya sabes, es más información sobre esto. Entonces de esa manera, sabes que Jane te dio ese requisito, ya sabes, para volver a. Obviamente, si solo estás teniendo uno en una sesión, entonces sabes que no tienes que anotar su nombre por cada requisito porque, ya sabes, son los únicos que te lo dieron. Pero si tienes más de una persona en la habitación, derecha, el nombre abajo e correos, notas e informes de estado. Una vez que escribas la comunicación, debes revisarla y sacar cualquier información innecesaria. Utilice los puntos de viñeta cuando sea posible, evite párrafos largos. gente no le gusta leer, y cuando ven mucho en un párrafo, generalmente tienden a saltarlo o saltarse la mayor parte de él. Podrían leer la primera frase y luego saltarse el resto de la misma. Apegarse a los hechos. No inyectar opinión a menos que en realidad se lo pida en el documento. Además, asegúrate de mantener la emoción fuera de ella en Lee. Apégate a los hechos de esa manera tendrás menos tendencia a agitar cualquier emoción cuando estén revisando tu documentación. Si es un tipo de documentación que puede causar que, por ejemplo, si estuvieras haciendo algunas pruebas de software como parte de tu ser un rol, si estás revisando los cambios que se hicieron y estás revisando para ver si son iguales como lo que pides en los requisitos y encuentras un defecto cuando estás reportando ese defecto, quieres apegarte a los hechos. No quieres ser emotivo al respecto. No quieres hacer que el desarrollador que escribió el código sea emocional al respecto. Siempre digo que el código es para un desarrollador lo que es un bebé para su madre. No quieren que sus bebés llamen feos, y los desarrolladores no quieren su código llamado feo, cierto, así que quieres asegurarte de que estás manteniendo la emoción fuera de ella y apegándote a los hechos