Transcripciones
1. Introducción: Mi principal objetivo es lograr que la gente realmente solo viva su mejor vida. El término formal es productividad, pero para mí es simplemente realmente hacer las cosas. Mi nombre es Lindsey Holmes. Soy dueño de una agencia integrada de marketing y tecnología y también soy consultora de productividad. El aspecto más importante de una herramienta de productividad es eliminar la distracción. Al tener toda la gestión de tu proyecto, todas tus necesidades en un solo lugar, dejas espacio para el enfoque, claridad, y solo una facilidad de flujo de vida. Descubrí Evernote en 2009. Yo sólo estaba en la agonía de mi nuevo negocio y necesitaba una forma de organizar mi mente. Evernote fue un gran lugar para almacenar esos pensamientos, ideas y proyecciones. No te voy a decir exactamente lo que tienes que hacer en esta clase. Te voy a dar algunos ejemplos de lo que me ha funcionado, lo que ha funcionado para mis clientes, y te daré algunos casos usados para que puedas aplicar nuestro sistema a los tuyos. Este es absolutamente tu sistema, tu hub, y quiero que hagas con él lo que quieras. Después de esta clase, espero que den sólo el primer paso para crear su propio sistema de productividad personal. Estoy tan emocionado que decidieras tomar esta clase. Empecemos.
2. Encuentra tus puntos débiles: Entonces, un punto de dolor es realmente simple en el espacio de productividad. Es algo que es molesto, es algo que es repetitivo y que se puede automatizar, o es algo que resta tiempo con tu familia, tus amigos, y hacer las cosas que quieres hacer. Recuperar tus estados de cuenta bancarios y facturas puede ser un punto de dolor, enviar tus 1099 o W-2s a tu contador, encontrar recetas para cocinar una comida para el día. Todos los días puede ser un punto de dolor. La gente sí intenta crear sistemas de productividad sin realmente sentarse y evaluar cuáles son sus necesidades. Ese enfoque sistemático de productividad con el que estoy completamente en desacuerdo. Creo que necesitas conocerte a ti mismo. Pasar el tiempo para hacer esto ahora te ahorrará mucho más tiempo a la larga. Entonces, es realmente importante hacer esto ahora, y luego trabajar para configurar los sistemas que resuelvan estos puntos de dolor para ti. Lo primero que debes hacer al tratar de identificar y evaluar tus puntos de dolor es sacar un trozo de papel o hacer este ejercicio digitalmente. Lo que sea que funcione para ti. Identifica 10 puntos de dolor, 10 cosas que te molestan, 10 cosas que se sienten como minutiae, 10 cosas que odias hacer, y simplemente anota esas. Estar al tanto de tu día. Es posible que te pegues con algunos puntos de dolor a medida que pasas un día. Simplemente empieza a ser realmente consciente de tus acciones, las cosas que te son repetitivas, aunque parezcan que es algo muy extraído, y que puede que no haya una solución para ello, solo
escribamos esos puntos de dolor abajo. Otra cosa que hago con mis clientes es pedirles que evalúen las herramientas que están usando actualmente. Encontrarás que es posible que tengas algunos puntos de dolor en tus herramientas. Qué herramientas funcionan para ti, qué herramientas no, y encontremos qué podemos hacer para encontrar una herramienta que te sirva mejor. Y entonces lo último que le diré a un cliente es : “¿Qué puedes automatizar? ¿ Qué es completamente repetitivo de tu día? ¿ Te encuentras yendo ya sea al mismo sitio o diferentes sitios en busca de recetas diariamente, incluso semanales? ¿ Hay alguna manera de que podamos hacer que esas recetas vengan automáticamente a ti, donde estás, y evitar ese paso de 20, 30 minutos de encontrar lo que vas a comer para el día?” En cuanto a priorizar tus puntos de dolor, miro lo que es más doloroso. Si encuentras que la mayor parte de tu tiempo se dedica a buscar un archivo en tu escritorio, eso te permite saber que necesitas poner un sistema alrededor del almacenamiento, y organizar el contenido que tienes y dónde vive. Algunas personas priorizan el trabajo versus lo personal, pero para mí realmente se trata de maximizar el tiempo que tienes. Entonces, priorizo mis puntos de dolor alrededor de lo que más tiempo está tomando. Otra forma de priorizar tu punto de dolor es simplemente realmente en las cosas con las que puedes estar completamente manos fuera, cosas que se pueden automatizar. Por ejemplo, al recuperar mis estados de cuenta bancarios y facturas, hay sistemas que puedo usar que recuperarán automáticamente ese contenido para mí, y como uso Evernote, los
entrego a un cuaderno de Evernote. Yo he automatizado completamente ese sistema, y una vez que está configurado, no
tengo que hacerle nada más. Entonces, esas cosas, cosas que nunca tengo que volver a tocar, son típicamente puntos de dolor a los que yo apuntaría primero también.
3. Crea tu núcleo central: Creo que usar una herramienta o tan pocas como sea posible es realmente la altura de la productividad. No soy la persona más productiva. Entonces la productividad para mí tiene que ser sin sentido. Si tengo una tarea, si tengo una necesidad, saber a dónde ir, resuelve el 80 por ciento de mis problemas. Por lo que tener este núcleo hub que pueda hacer muchas de las cosas que necesitaba hacer, desde administrar clientes, hasta organizar mi lista de tareas pendientes, hasta permitirme poner un recordatorio alrededor de un evento, realmente hace que para una muy productiva herramienta para mí. Elimina esa distracción y realmente hace que este proceso sea muy sin sentido, lo cual creo que está bien. Creo que debemos usar nuestros cerebros donde necesitamos a lo cual es ser creativos, que es tener liderazgo pensativo, no recuperar estados de cuenta bancarios y buscar un lugar donde albergar nuestros impuestos. Evernote te permite hacer todas esas cosas bastante fácil con un nivel de automatización que salva tu cerebro para las cosas que son más importantes. Entonces saltaremos a Evernote. Te daré una visión general y luego empezaremos a trabajar y construir tu hub. Entonces, si eres nuevo en Evernote, cuando lo abres, ves diferentes niveles de categorización. Los niveles centrales son tus cuadernos y tus notas. Evernote se considera típicamente como una herramienta para tomar notas pero un poco más robusta que tu herramienta estándar para tomar notas. Esto realmente se trata de tu propio flujo de trabajo. Entonces, si eres alguien a quien le gusta anotar notas de forma rápida, puedes hacerlo aquí. Si eres alguien que ve cosas y listas numeradas o con casillas de verificación, también
tienes esa habilidad. Si eres alguien que le gustan las hojas de cálculo, tienes una función de tabla en Evernote. Por lo que a la gente le gusta hablar, entonces, grabar audio en Evernote es realmente fácil de esta manera. Entonces, la belleza en Evernote es realmente que puedes categorizar tu contenido de una manera que te sienta bien. Entonces, los cuadernos es una forma de categorizar tu contenido pero puedes perforar e incluir también etiquetas. Lo que las etiquetas me permiten hacer es categorizar las cosas a través de múltiples verticales. Quizás quiera categorizar algo como factura, si es de 2018, puede ser útil hacer eso también. Otro punto de categorización sería incluso mirar tus atajos. Diga que solo necesito un acceso rápido a un vistazo a una nota o a un cuaderno, solo
puedo arrastrarlos a mis atajos y ellos viven ahí y puedo acceder a ellos cuando lo necesite. También te diré, me encuentro con muchos clientes que van a rechazar
por completo los cuadernos y las etiquetas. A ellos les resulta más fácil simplemente usar las capacidades de búsqueda realmente robustas de Evernote. Se puede buscar una imagen, se
puede buscar un documento simplemente escribiendo una palabra, puedo encontrar la palabra factura en todo lo que se aplica. Entonces de estar en el título, a ser una etiqueta, hasta potencialmente estar en mi documento. Si así es como ves las cosas, si así es como necesitarías categorizar tus notas, eres más que bienvenido. El sistema de todos no es para todos. Otro cliente necesitaba un archivo de herramientas de marketing. Exploramos varias formas de ayudarles a organizar su contenido desde la convención de nomenclatura, y eso es simplemente lo que titula una nota,
hasta las etiquetas, y luego recapitulamos a través de su flujo de trabajo. Entonces para su convención de nomenclatura, titulamos The Note el título del proyecto usa un guion bajo, mes, punto, año. Para sus etiquetas, tienen dos líneas de negocio. Entonces, Empresa A o Empresa B, y luego una línea de productos, si se trataba de una cartera o de su grupo en casa y luego de qué tipo de documento era. Entonces acabamos de recapitular en este flujo de trabajo. Crear este tipo de documentos mantiene el proceso sin fisuras para todos los involucrados.
4. Resuelve los puntos débiles comunes: Entonces, un Punto de Dolor que casi todo el mundo tiene cuando hablas productividad es cómo administrar tu Lista de Tareas pendientes. Una forma en que personalmente manejo mis Todo's en Evernote es a través de la creación un cuaderno To-Do que muestre lo que tengo To-Do esta semana y luego tengo qué, está completado y muevo mis notas entre las dos. Entonces, aquí puede que tenga que llamar a Norma Willis o pagarle la factura. Para ser lo más productivo posible, he puesto su número justo en el título o en el cuerpo de mi nota para que no tenga que buscar su número, y aún más útil, tal vez añadiendo su factura como referencia. Cuando esto esté completo, probablemente me limitaré a mover esto a completar. Esa es una forma de gestionar tus Tareas pendientes en Evernote. Eso es bastante sencillo. Otra forma en que la gente ha hecho To-Do es realmente
simplemente creando una nota ya sea diaria o semanal. Entonces, escribiría sacar la basura, utilizando la función de casilla de verificación Evernote. Tab hacia abajo, puedo agregar otra tarea. También puedo poner un recordatorio para recordarme, decir mañana, en unos días, en una semana, para recordar ejecutar mis Todo's. El último modo de hacer To-Do en Evernote es a través de una integración de terceros. En ocasiones, encontrarás que el conjunto de integración ha construido una interfaz que se especializa en To-Do, por ejemplo, son solo una forma más limpia y más agradable de ver tus Tod's. Entonces, quizá prefieras una herramienta como Lista de Tareas pendientes que solo maneja To-Do. El bello en una herramienta como Lista de tareas pendientes es que se integra con Evernote, por lo que no tienes que salir de tu hub de Evernote para abrir la app Lista de tareas pendientes. Puedes quedarte justo en Evernote, crear tu nota, se sincronizará con Lista de tareas pendientes, y podrás gestionar tus tareas pendientes ahí. Eso nos permitirá vivir la distracción libre. Entonces, como ya he mencionado, no te voy a decir cómo To-Do esto. Esto realmente se trata de cómo se ven las cosas. Estas son tres formas en las que puedes acercarte a Todo's en Evernote. Entonces, al construir tu hub, encontrarás que hay necesidades que tienes una y otra vez. A pesar de que no tienes ninguna pauta o restricción en Evernote, una cosa que puedes hacer para simplificar tu proceso de construcción de notas y concentradores es creando plantillas. Aquí hay una plantilla de notas de reunión por ejemplo, y esto solo esboza el orden del día de la reunión, puedo revisar las cosas ya que se han completado, algunas notas suplementarias sobre la reunión y luego algunos temas de acción. Encontrarás que querrás crear plantillas para viajar, crear una lista de comprobación de todas las cosas que necesitas llevar y agregar tu itinerario de viaje en la parte inferior. Puede que haya una imagen que le hable a una campaña que hemos discutido, sólo
voy a arrastrar eso ahí. Puede haber un libro que ayudara, y yo iba a ver eso como un apego. Entonces, una cosa que vas a querer recordar al crear tus plantillas es dejar todo en su forma original y copiar tu plantilla incluso a un cuaderno, eso se llama plantillas, o bien puedes copiar algunos versiones al cuaderno en el que lo vas a utilizar. Entonces, si tienes un cuaderno de negocios, tal vez vas a copiar algunas versiones a ese cuaderno solo para que
puedan permanecer vacías y servir como plantillas. También hay toneladas de plantillas en la página web de Evernote, desde plantillas de planeación para 2018, a escuela, a gestión de proyectos, a bienes raíces. Puedes descargar fácilmente estas plantillas y guardarlas en un cuaderno, y esto puede resolver muchas de tus necesidades de flujo de trabajo. Entonces, al ver estas plantillas, hay algo que potencialmente puedas revisar de tu lista de evaluación de puntos de dolor? Entonces, debido a que puedes agregar cualquier tipo de medio a una nota de Evernote, Asset Management también es un flujo de trabajo realmente solicitado de mis clientes. Este es un ejemplo de una forma de gestionar tu stock art. Evernote tiene otra forma de categorizar tu contenido que es a través de la forma en que ves tu lista de notas. Entonces, puedo ir desde esta vista de tarjeta que
me da los pequeños azulejos de la izquierda o un azulejo grande a la derecha. Puedo ver esta vista de tarjeta completa que se llama vista de tarjeta expandida, y en realidad sólo me da una vista de mirada agregada de todos mis activos. Entonces, si los he categorizado por cuaderno
o etiqueta, o simplemente quiero desplazarme y mirar todos los activos que tengo, tengo esa oportunidad. Entonces voy abajo y tengo otras vistas que realmente me ayudarán si así es como veo las cosas. Entonces, para volver a esta visión ampliada, esta es la forma en que la mayoría de la gente mira sus activos visibles. Encontrarás que aún puedes categorizarlos por nombre dependiendo de si los categorizas. Ves estos no están categorizados de ninguna manera. No obstante, Evernote tiene algunas características básicas que te permiten categorizar las notas. Se pueden categorizar por fecha de actualización, por fecha de creación, por título, por tamaño y por dónde los descargó. Ser capaz de ver fácilmente tu stock art, tanto si lo categorizas como si no, pretenerlos con la gestión de tus archivos de cliente o tus Todo's, y no tener que salir de tu hub hace que este proceso sea aún más productivo. Ya sea administrando tus tareas pendientes o encontrando plantillas o creando una biblioteca de administración de activos, elige una e inicia tu hub.
5. Amplía tu sistema: Entonces, a medida que trabajas para formatear tu nota, el núcleo de tu sistema de productividad, entonces podemos ir al siguiente nivel, y eso es realmente lo que debes buscar en tu hub de productividad, una herramienta que te permite expandirte en tu núcleo necesidades. Por lo tanto, Evernote tiene algunas características que te permiten ir más allá de los flujos de trabajo básicos que hemos discutido. Entonces, una de mis características favoritas de Evernote es el clipper web. Esto es realmente bueno para la investigación. Entonces, cuando estoy investigando para un cliente o pongo esto en el flujo de trabajo de un cliente, pueden tropezar con un PDF iremos a nuestro web clipper, pueden guardarlo
como PDF, como fragmento de marcador, o como captura de pantalla. Entonces justo desde la pantalla, puedo organizar esto para evitar cualquier potencial de desorden. Entonces, lo voy a agregar a un cuaderno, puedo agregar una etiqueta, incluso
puedo agregar un comentario para uno de mis compañeros. Las opciones te permiten ir más allá. Puedes preetiquetar o puedes configurar el clipper web para guardar
automáticamente tus notas en función del contexto de la nota. Doy click guardar y ya terminé. Uno de mis casos de uso favoritos para el clipper web es simplemente para la investigación. medida que estoy pasando por crear contenido para una campaña, recortaré algunas imágenes relevantes, algunos artículos y otro contenido que me permita realmente conseguir lo que necesito para hacer. Otra cosa realmente genial que hacer con Evernote es utilizar tu dirección de correo electrónico personalizada de Evernote. Para encontrarlo, vas a ir a Evernote en la barra de menú de archivos, haz clic en información de cuenta, más ajustes de cuenta que lanzará el navegador web y aquí encontrarás tu dirección de correo electrónico personalizada. Puedes usar esto para enviar por correo electrónico notas, imágenes, cualquier tipo de clips directamente a tu cuaderno Evernote predeterminado. Entonces, mucha gente me pregunta cómo haces algunas de las cosas que te explico que puedes hacer en Evernote. No ven un botón, no lo ven en las listas de funciones y eso es realmente porque, a través del uso de integraciones de terceros, puedes ir mucho más allá con Evernote. Si esto entonces ese es un gran lugar para empezar, estos son solo algunos de los flujos de trabajo de muestra que la gente ha creado que permiten sacar más provecho de Evernote. Un buen si esto en esa integración permite
crear una nota cuando se agrega un evento a un calendario específico. Entonces, por ejemplo, si tienes una reunión, agrégala a un calendario. Si esto y aquello puede crear una nota que tenga un nombre, un correo electrónico, y una sección de notas para que usted tome notas para esa reunión. Esa es una forma de automatizar tu sistema de catalogación para una reunión. Otra muy buena integración usando si esto y aquello es sincronizar las nuevas notas en una carpeta de Google Drive con las de un cuaderno de Evernote. Lo que esto hace es realmente hablar con la idea de que puedes replicar tu flujo de trabajo en múltiples lugares. Es posible que encuentres que tus compañeros quieran usar Google Drive pero tu hub es Evernote. Por lo tanto, pueden crear su contenido en su carpeta de Google Drive pero puedes
configurarlo para que se sincronice e ingrese a un cuaderno del mismo nombre o diferente. Eso te permite mantener tu hub como Evernote y no quita a la gente de sus flujos de trabajo. Una de las cosas sobre todo como dueña de una agencia de marketing integrada que ha sido realmente poderosa para mí y mi flujo de trabajo son las características de compartir en Evernote. Poder crear un cuaderno y compartir ese contenido con otra persona, y cada vez que caigo algo en ese cuaderno para que tengan acceso a él, ha sido realmente productivo. Hago esto con compañeros de trabajo, lo
hago con amigos, lo
hago con clientes y esto solo mantiene mi flujo de correo electrónico en un mínimo y me permite realmente maximizar el uso de Evernote. La forma más fácil de compartir un cuaderno es haciendo clic en estos tres puntos aquí y solo compartirás ese cuaderno. También puedes compartir una nota. La forma más fácil de compartir una nota es haciendo clic en compartir aquí, puedes enviarla vía chat de trabajo, un mensaje de auto o simplemente crear un enlace público que cualquiera pueda usar. Se copia esto, se pega, y se envía. Entonces, como puedes ver, Evernote te da las características nativas, las integraciones, te
dejan ir más allá, pero de todo esto funciona para construir tu hub más productivo. Entonces, hemos identificado nuestros puntos de dolor, hemos creado nuestro núcleo central, y ahora hemos ido un paso más allá. ¿ Qué es una cosa que puedes agregar a tu flujo de trabajo actual que te permita ir más allá? ¿ Está creando un sistema de automatización y si esto entonces aquello, es utilizando tu dirección de correo electrónico personalizada de Evernote para importar tus recibos? Averigua qué debes hacer para ir un paso más allá.
6. Reflexiones finales: Por lo tanto, hemos identificado tus puntos de dolor, construido tu núcleo central, y hemos ido un poco más lejos. Espero haberte inspirado para empezar con Evernote o al menos ser un poco más productivo. Me encantaría saber de ti. Dime tus puntos de dolor, algunas integraciones que encontraste, o simplemente hazme algunas preguntas a continuación. Muchas gracias por tomar esta clase, verdad no puedo esperar a ver qué construyeron ustedes.
7. Más clases de productividad en Skillshare:
Lindsey C. Holmes, Productivity and Business Consultant
