Transcripciones
1. Introducción: [ MÚSICA] Si hay algo que
debes quitarte
de esta clase, será una visión más profunda tu propio estilo de comunicación
y tus propias expectativas, y ojalá una mejor
comprensión de cómo la tecnología impacta la forma en que sus equipos están funcionando en un nivel
fundamental. Soy Rahaf Harfoush, soy antropólogo digital,
profesor, investigador, y autor
más vendido del New York Times, especializado en cultura digital, innovación y liderazgo. Enseño innovación y modelos de negocio
disruptivos en la Escuela de Gestión
e Innovación Sciences Po de París y soy
autor de tres libros,
más recientemente, Hustle and Float: Reclaim Your Creatividad, y prosperar en un mundo
obsesionado con el trabajo. Este curso aborda un tema
que impacta a todos nosotros, la comunicación
digital en un mundo
constantemente conectado. Si trabajas con equipos geográficamente
distribuidos, tienes una cultura mundial híbrida, estás tratando de averiguar comunicación en
este entorno, bueno, esta clase es para ti. Nos centraremos en
un documento que
creo que cada equipo necesita, la carta digital,
especie como un tratado, acuerdo
parcial, parte iniciadora de
conversaciones, parte tranquilidad. Es algo que armarás
con tu equipo para mejorar tu
colaboración y burnout, demostrar que eres hábitos de trabajo. En cada lección, nos centraremos en una parte de la carta y la
llenaremos juntos. Te mostraré cómo evaluar
tus propios hábitos digitales, cómo hablar con tu equipo
sobre los límites digitales, y cómo poner algunos
protocolos en su lugar para
manejar cualquier cosa inesperada
que venga a tu manera. La parte más difícil de esta clase, estaremos echando un vistazo a nuestros
propios hábitos y
desafiándonos a nosotros mismos y a nuestros compañeros de equipo a considerar un enfoque diferente. Al final de esta clase, te irás con
algo que
puedes poner en
práctica de inmediato. No tengas miedo de
hacer esto tuyo, podrías encontrar que algunos aspectos te
aplican más que a
otros y eso está bien. La clave aquí es
sentirse empoderada, a gusto, y en el control de
sus comunicaciones digitales. Estoy tan emocionado de que
tomes esta clase porque
sé sin duda que
hay una mejor manera de trabajar, una en la que puedas comunicarte
con tu equipo en un entorno sin presiones ni estrés
innecesarios, y los beneficios que
sentirás serán inmediatos. Sinceramente saber
que estoy ayudando a hacer que la vida
laboral de las personas sea un
poco mejor es parte de la
razón por la que amo mi trabajo. Te animaría a
compartir tu carta digital, especialmente tu
auditoría de comunicación
digital con otros alumnos
aquí en Skillshare. Cuantas más versiones veamos, más
se beneficiará nuestra comunidad, así que no tengas miedo de
hacer preguntas o compartir tus personalizaciones. ¿ Estás listo para
empezar? Vamos.
2. Descifrar hábitos digitales: Cada uno de nosotros tiene nuestros propios hábitos, rutinas
y preferencias. Ya sea
como nos gusta comenzar nuestro día o cómo nos gusta
estructurar nuestras listas de tareas pendientes, solo
hay ciertas
cosas que nos gustaría
hacer de una manera específica
porque funciona para nosotros y la comunicación digital
es no hay excepción. Por ejemplo, es posible que
tengas ciertas aplicaciones que revises un pedido en particular a
primera hora de la mañana, o podrías tener
tu propia estrategia sobre cómo abordas tu bandeja de entrada, o cómo priorizas
notificaciones. Es muy probable que estos
hábitos y rutinas
se hayan convertido en una parte tan normal de tu día que
ni siquiera los notas. Son como la infraestructura
invisible que guía cómo
pasas tu tiempo, pero alguna vez has
retrocedido y considerado cómo tus propios hábitos digitales podrían estar impactando la cultura de tu
equipo. hoy vamos a tratar abordar esa cuestión y lo
vamos a hacer llenando una auditoría personal de comunicaciones
digitales. Vamos a estar usando
el PDF de auditoría digital, así que si no tienes esa
práctica pausa el video, imprime una copia y luego regresa cuando
estés listo para irte. Llenemos esto juntos. La primera pregunta son tus canales digitales
favoritos. ¿ Hay ciertos canales
digitales que prefieras sobre otros? Por ejemplo, a algunas personas les encanta Facebook Messenger u otras
son texters duros. Para mí, uso Telegram, Signal, y WhatsApp principalmente, así que solo llenamos eso
aquí mismo. Esos son mis canales preferidos. Otros ejemplos podrían ser
algo así como Instagram DMs, o correos electrónicos o iMessage,
o mensaje de Slack. Obtienes la foto. pensar en el formato de mensaje. ¿ Te gusta enviar notas de texto, notas de
voz o video? Nuevamente, preferencia personal. Me encantan los mensajes de texto y no
soy un súper gran fan de los videos o de las notas realmente
a menos que sea como un amigo. El siguiente cuadro son emojis. ¿ Hay emojis, frases o abreviaturas que
seas propenso a usar? Puedes consultar tu teléfono en busca los
emojis más recientes que has enviado para hacerte una
idea de tus hábitos emoji. Cuando hice esto me di cuenta de
que usé el emoji fantasma, pero no todo el mundo
sabe lo que eso significa. Podrías tener una expresión
favorita, o un acrónimo, o un conjunto de emojis que te gusta
usar regularmente. Esto es realmente importante saber ti mismo si trabajas con equipos multiculturales
porque como he aprendido, algunos emojis y frases tienen diferentes significados dependiendo dónde estés en el mundo. Piensa en eso y
llénalo aquí como un emoji fantasma. El siguiente es tu estilo de escritura. ¿ Qué pasa con tu puntuación? ¿ Te gusta escribir
la palabra bien? ¿ Usas todas las gorras? ¿ Acabas de enviar un k o
tal vez un kk con el periodo. Esto es especialmente importante si te estás comunicando
con personas de diferentes generaciones porque si eres un stickler
para la gramática
podrías encontrar que te
gusta enviar mensajes que tener un periodo
al final de ellos, pero un colega más joven podría
interpretar ese periodo como una señal de que estás enojado o de que estás disgustado con
su actuación. Soy bonita diría informal. Estoy bastante relajado. Obviamente no estoy
rompiendo reglas, pero soy un buen texter. A continuación vamos a llenar
este nivel de formalidad porque algunas personas son más formales en tono mientras que otras
son más casuales. Vivo en Francia y lo único que
he notado es que los franceses son más formales en su cultura de correo electrónico
que en América del Norte. Por ejemplo, nunca usarías nombre de
una persona
si no los conoces, mientras que en Norteamérica me
resultaría totalmente normal
y bien recibir un correo electrónico de alguien que no
conocía diciendo algo
así como: “Hey Rahaf. ¿ Qué pasa?” Tuve un
amigo francés que una vez me dijo que mis correos electrónicos eran demasiado informales y hasta podían ser
percibidos como groseros, y me alegro tanto de que dijeran algo porque
honestamente no tenía ni idea. Tiendo a ser informal a
través de todos los canales, así que déjame simplemente llenar
eso así. Necesito saber esto de
mí mismo para
que pueda recordarme que
siempre estoy usando la formalidad correcta sobre todo con
alguien que no me conoce. Simplemente llénalo para todas
tus diferentes plataformas. A continuación, quiero hablar cronometraje que es esta
caja de aquí mismo. Quiero que enlistes el tiempo
que te lleva
volver con alguien. ¿ Respondes en unos segundos, minutos, horas o días. Soy realmente malo en responder
rápido, pero tengo amigos
que son súper rápidos. Recuerda, aquí no hay respuestas correctas
o equivocadas. Sólo estamos descubriendo nuestros propios patrones de comunicación
digital, así que pondré algo como 1-2 días hábiles para correos electrónicos, tal vez algún día para
mi texto y chat. Simplemente ve a través y
enumerarlos a todos. Ve al cuadro de abajo
y piensa cuándo esperas que
alguien te responda? ¿ Cuál es la
cantidad adecuada de tiempo que
sientes que alguien debería tomar para volver a uno
de tus mensajes? Por ejemplo, 1-2
días para volver a un correo electrónico está bien y correo
no urgente
está realmente bien. Uno a dos días para WhatsApp también
está bastante bien,
así que solo pasaría
y enumeraría todo eso. Quiero que veamos
nuestro comportamiento de etiquetado. ¿ Te gusta copiar a alguien
y a todos los que están en mensajes
o correos electrónicos o eres muy selectivo sobre quién
se mete en una conversación? Digamos que soy bastante selectivo. Odio cuando me enlazan
en correos electrónicos que
no tienen nada que ver conmigo, esa es sólo mi
preferencia personal. Enumerar por su cuenta. Tómate el tiempo para
llenar esto para entender realmente tus propias preferencias
y lo que dicen sobre tus expectativas en
torno a la comunicación digital. Incluso he dejado una cajita en la parte inferior por si tienes algo que
quieras cambiar,
o actualizar, o adaptar,
o una pequeña nota que quieras mandarte
a ti mismo. Mira tus propias respuestas y ahora imagina que tu jefe o tu colega es
alguien que tiene exactamente
las preferencias opuestas. Te gustan las respuestas instantáneas, tardan horas o días en
ponerte en contacto contigo. Te encanta incluirte
en conversaciones, odian cualquier cosa que
añada charla innecesaria. A ellos les encanta enviarte notas de
voz y
preferirías si les gustaría
solo texto. ¿ Se puede ver cómo pueden surgir tensiones y conflictos
en este escenario, o cómo dos personas
del mismo equipo podrían sentirse desconectadas
o incomprendidas? El motivo por el que
llenamos
primero la hoja con nuestras propias preferencias es que antes poder poner políticas sobre cómo
debe comunicarse un equipo o cómo
deben usar las herramientas digitales, tenemos que
entender nuestros
propios hábitos, y rutinas, y los hábitos y
rutinas de nuestros equipos también para que podamos negociar un arreglo mutuamente
beneficioso. Lo ideal sería
que todos llenaran su propia copia antes de comenzar
un chat o discusión, pero también podría
llenarlo por completo. La elección es tuya. Una vez
que hayas rellenado esta hoja, puedes pasar
al siguiente paso.
3. Definir las limitaciones del equipo: Nuestro siguiente paso va
a ser averiguar con
qué limitaciones
está trabajando su equipo actualmente. Porque antes de poder entrar en los detalles de la carta
digital, necesitamos entender cómo está funcionando
el equipo en su conjunto. Vas a querer las hojas de
restricciones de equipo para esta lección, tanto la página semanal
como mensual. Este primer paso se puede hacer ya sea solo o con su equipo, es comenzar con la parte superior
del formulario que es una visión detallada de
las responsabilidades y limitaciones semanales de su equipo. Ahora cada equipo tiene
ciertos plazos, proyectos, reuniones que no
son negociables. Cualquier política chárter tiene que trabajar en
torno a esas limitaciones, lo contrario no
van a pegarse y gente no las va
a seguir. Por ejemplo, si tu equipo tiene una reunión permanente con tu
director todos los martes, y ese es el
único momento de que tu director se reúna, probablemente no
vas
a poder cambiarlo con tanta facilidad. En cambio, tendrás que encontrar
una manera de trabajar en torno a ella. O digamos que tu equipo
es el responsable entregar un reporte
todos los jueves, y eso significa que todo el mundo
necesita estar presente el día anterior para asegurarse de
que se haga a tiempo. Bueno, eso hay que
tener en cuenta también. Vamos a llenar esta parte
superior donde
solo vamos a mirar la semana y averiguar
dónde están nuestros bloques. Mi empresa hago
coaching de asesoría los jueves, así que eso es un bloqueo duro para mí, así que solo adelante
y bloquearlo. viernes por la tarde,
generalmente hago investigación, así que eso es como un semi bloque, simplemente
bloqueemos eso. Los lunes, me gusta
bloquear la mañana por escribir, así que simplemente bloquearía
eso aquí así. Una vez que hayas hecho
eso, quiero bajes
a la siguiente casilla, que es la caja de horas
operativas. Integrantes de mi equipo trabajan
en diferentes zonas horarias, por lo que hay ciertas horas donde no todo el mundo está operativo. Si tienes compañeros
internacionales
o compañeros de zona horaria, querrás
identificar la ventana de tiempo durante la jornada laboral
que se superpone con tantas zonas horarias como
sea posible donde todos generalmente se despierta
algo disponible. Ahora la mayoría de los equipos con los
que he trabajado tienen sala
de maniobra en cuanto a su tiempo disponible, así que empieza con estas limitaciones
y luego verás con
qué parámetro te
queda trabajar. Por ejemplo, para
mí es entre, diría 03:00 PM aquí
en Europa a cerca 9:00 PM lo que me lleva a
tantas personas como sea posible. Ahora, diferentes empresas tienen diferentes niveles de flexibilidad, así que si tu equipo tiene muchas limitaciones, no te
preocupes, no te desanimes, todavía
hay muchas cosas que podemos hacer para poner una
gran carta en su lugar, y hablaremos de
lo que son algunas de esas cosas más adelante. Ahora, te he dado
dos opciones aquí, tanto semanales como mensuales, para que puedas usar una o ambas
, lo que
mejor funcione para tu equipo. Porque algunos equipos tienen limitaciones
semanales y otros equipos tienen limitaciones mensuales
o trimestrales, por lo que sólo adaptar la hoja al
marco temporal que funciona. Te mostraré un ejemplo de
la restricción mensual
sería si tu equipo
tiene un entregable que tienen que entregar
cada mes, podrían ser
certezas del mes que son menos
flexibles que otros, por lo que sólo
tomarías esta pequeña hoja
mensual y dirías, está
bien, esta semana va
a ser una cuadra para nosotros. Esto es realmente útil para equipos cuyas semanas
se ven bastante diferentes. Ahora vuelves a
este marco semanal por aquí, este resumen semanal, y quiero que
empieces a sumar tus limitaciones personales tanto para ti como para
tus compañeros. Por ejemplo, es posible que tenga a
alguien que tenga que llevar a su hijo a clase de karate
dos veces por semana a las 5:30 PM, así que lo puse aquí,
por las tardes. Es posible que tenga a
alguien que quiera priorizar una caminata por la tarde para despejarse la cabeza o que tenga atención de
ancianos
o citas médicas u otros compromisos. Basta con seguir adelante y sumarlos aquí también para hacerte una idea de qué
limitaciones personales
están trabajando tu equipo con
qué
limitaciones personales
están trabajando tu equipo
y tus compañeros. Incluso puedes usar diferentes
colores si te gusta, y hacer que se vea elegante. Ahora vamos a
rellenar la parte de
la hoja que se llama tus preferencias
personales de trabajo. Por ejemplo, ¿cuántas personas en tu equipo son los
búhos nocturnos o las madrugadas? Una vez tuve un cliente que
hizo este ejercicio y se dio cuenta de que la mayoría de las personas manejaba eran búhos nocturnos, y sin embargo sus reuniones semanales
programadas siempre
fueron a
primera hora de la mañana. Después de que realizó una auditoría, decidió cambiar la
reunión del equipo a más tarde en
la tarde y
señaló una mejora en el estado de ánimo de todos durante
este nuevo horario. Todos tenían más energía, y las reuniones fueron
más productivas, porque la gente no
luchaba por despertar. Ahora la vida de todos
es complicada, todos
tenemos mucho pasando. El objetivo de este
ejercicio es poner todo sobre la
mesa para que tengamos una imagen completa
de lo que el equipo necesita y lo que se
espera de ellos. Queremos una visión clara y
concisa. Incluso he dejado una sección
en la parte inferior para hagas notas sobre cualquier cosa
que notes, cualquier patrón o hábitos solo
para que estén en lo más alto de la mente más adelante cuando estamos
discutiendo la carta. Porque para que
un sistema funcione, tenemos que entender a
todos los jugadores, y todas las partes móviles. Una vez que hayas completado toda
la hoja, debería verse
algo así, incluso algunas ideas
para mejoras, cambiar los
tiempos de reunión por ejemplo. Ahora que tienes
tus propias preferencias
y las limitaciones de tu equipo, estás listo para comenzar a esbozar los detalles de la carta.
4. Negociar expectativas claras: Deberías tener tus propias preferencias de
comunicación, las preferencias de
tu equipo, las limitaciones de
tu equipo. Una vez que hayas llenado todas
esas cosas, ahora
podemos empezar a negociar
la carta del equipo o las reglas
acordadas para engagement
digital.
¿ Cuál es la meta? El objetivo aquí es establecer expectativas
claras
con las que todos en el equipo estén de acuerdo y se beneficien de. Esta es una negociación. Porque escucha, por mucho
que nos encantaría que todos hagan las cosas a
nuestra manera todo el tiempo, eso no es realmente realista. Tenemos que llegar
a un arreglo que funcione para
todos en el equipo, lo que significa que todos
incluyéndonos a ustedes, debemos estar listos
para comprometer y ajustar algunas de nuestras expectativas. Ahora recuerda, esta
es una negociación, no una competencia, así que todos están del mismo
lado y están trabajando
en beneficio de todo
el equipo. Ahora idealmente,
lo harías en una reunión por completo. Estarías teniendo una conversación, porque lo que estamos
tratando de llegar es conseguir realmente específico sobre detalles que no haya ambigüedad. Necesitarás el PDF
carta digital para esta lección, así que asegúrate de tener eso a mano. Una vez que tengas la
hoja frente a
ti, irás artículo por
artículo o cuadro por caja, y discutirás como grupo cuál debe ser la política final. Hagamos un ejemplo de esto juntos, para que
te pongas una idea. El primer paso aquí es el tiempo de respuesta
acordado. Aquí harás una lista de las herramientas que usa tu
organización, luego vas una por una y determinarás la cantidad adecuada de tiempo que alguien debe tomar para responder. Empecemos con correos electrónicos. Empiezas con correos electrónicos y
supongamos que no son correos
urgentes porque
atenderemos emergencias y
solicitudes urgentes un poco más tarde. Esto es solo por un correo electrónico de trabajo
regular no urgente. Yo abriría la
conversación en esta reunión que
diría, bueno chicos, creo que deberíamos tener dos días hábiles completos para
responder a reuniones no urgentes. Entonces uno de mis compañeros
estaría como, whoa, somos la mitad,
eso es demasiado largo. Creo que todos deberían
responder en 30 minutos o menos. Entonces la gente empieza a pesar, tenemos una conversación
y ojalá lleguemos un compromiso para lo que debería ser
un
tiempo de respuesta apropiado. Por ejemplo, en este caso
particular, tal vez aceptemos revisar nuestros correos electrónicos tres veces
al día para que un cliente siempre o un compañero de equipo
siempre
nos escuche en
un par de horas. Una vez que estamos de acuerdo en eso, lo
anotamos, correos electrónicos 2-3 veces al día, lo que sea que termine siendo, y se pasa
a la siguiente herramienta. Pasas a Slack o
mensajes de texto o lo que sea. Ahora, quiero hablar
brevemente sobre por qué es tan importante
establecer estos lineamientos. En primer lugar, asegura que
todos
sepan lo que sus compañeros de equipo y
compañeros esperan de ellos. Cuando esperamos respuestas
instantáneas, el resultado es que la
gente se interrumpe y distrae todo el tiempo en
su prisa por respondernos, y esto crea una pérdida de
productividad y enfoque. Al establecer la política por adelantado, da
a la gente la oportunidad de controlar su tiempo y de asegurarse de que se estén
enfocando en lo correcto. Además no hay ambigüedad. Sabes que
vas a obtener una respuesta dentro
del plazo establecido, por lo que no tienes que gastar
tu ancho de banda mental esperando y anticipando
una respuesta. Ahora, sé que no todos los
mensajes se crean iguales, pero hablaremos de
eso en una lección posterior. En este momento solo estamos
estableciendo lineamientos generales. A continuación es el después de nuestro correo electrónico, ¿qué pasa si recibe un correo electrónico fuera
del horario laboral? ¿ Hay
expectativa de responder o se puede esperar
hasta el día siguiente? Ahora recuerda, no estamos
hablando de correos electrónicos urgentes, por lo que podrías decidir como equipo establecer una política que
suene así. Si recibe un
correo electrónico no urgente después del horario laboral, puede ignorarlo hasta
el siguiente día hábil. Ahora, esto le da
a la
gente la oportunidad de realmente desconectarse del trabajo y concentrarse en estar con sus familias en lugar
de atado a un dispositivo. Hay algo
que es realmente poderoso dar
permiso a la gente para hacer esto. Les faculta para priorizar
su tiempo personal. Porque la realidad es si el equipo se comunica
después de horas, entonces eso se ha convertido en
una norma aceptada y la gente se sentirá socialmente presionada para mantenerse al día
con esta expectativa. Al tener una
política clara escrita, gente puede desconectarse
con tranquilidad. Vamos a seguir adelante y llenar
tu póliza después de hora. La siguiente sección es etiquetar y copiar a personas en los mensajes. Ahora, esto se remonta a tus preferencias personales sobre si te
gustaría estar en el bucle o si quieres ser realmente selectivo sobre
qué mensajes recibes. Este es el momento en que puedes discutir
las mejores prácticas generales con tu equipo. Por ejemplo, si fueras a
usar un servicio como Slack, este problema suele manejarse teniendo diferentes
canales para que las personas
puedan optar
por recibir las notificaciones y
mensajes que sean relevantes. Pero si como muchas empresas
tienes una cultura pesada de correo electrónico, podría ser genial
identificar lo que hace que el corte para un mensaje de
grupo amplio. Por ejemplo, podrías estar de acuerdo en
que vas a crear algunos recursos internos
que tengan actualizaciones sobre proyectos en curso para que
en lugar de enviar mensajes a la gente, haya un lugar donde puedan ir si necesitan
esa información. Esto se llama
pull versus push, porque estás creando
un recurso que tira a quienes quieren la información en lugar de
empujarla a todos, ya sea
que la necesiten o no. Toma un segundo y rellena eso. siguiente es chats grupales, de los
que tengo mucho, así que deja claro para qué son tus chats
grupales. ¿ Es mantenerse en contacto y ponerse al día socialmente
con tus compañeros? ¿ Es para actualizaciones de un proyecto? Cómo estructuras este
grupo determinará la configuración que usas
y cómo la gente lo usa. Por ejemplo, tengo un grupo de chat social con
algunos de mis compañeros, es sólo por diversión. Es completamente
aceptable silenciar las notificaciones y
aparecer informalmente, en lugar de recibir ping
después del ping en mis dispositivos. Pero estoy en otro
grupo con un cliente que está discutiendo
un proyecto en curso. Para ese grupo, mantendré
mis notificaciones encendidas, pero le dije al cliente que
a menos que sea una emergencia, solo
responderé dentro de
mis horas de trabajo. Las posibilidades aquí son
infinitas y ese es el punto. Se trata de encontrar el equilibrio
que funcione para tu equipo. Adelante y rellena todas
las diferentes reglas de grupo. El último apartado es sobre
quién necesita saber qué. He visto a los equipos
pasar por una lista de proyectos
actuales y determinar quién necesita ser
incluido en invitaciones a reuniones,
actualizaciones, correo electrónico, ahorrando sus compañeros de correo
innecesario chárter. Una vez que hayas rellenado
esta parte de la hoja, estamos listos para pasar
al siguiente paso que aborde las reuniones
y el calendario.
5. Crear una estrategia de calendario: Ahora, quiero que
hablemos del calendario. El calendario es una de
las
herramientas de productividad más malentendidas y subutilizadas que existen en la actualidad. Tomar algún tiempo para
aclarar cómo lo
usarás ayudará a que tu
equipo sea más eficiente, más productivo,
pero también más feliz. Porque si eres como la mayoría de
las empresas con las que he trabajado, podrías haber notado
que la gente pasando tanto tiempo en reuniones que no
están teniendo la oportunidad de hacer
realmente un trabajo profundo, y esto se ha
empeorado con el auge
del trabajo a distancia, con investigaciones
que muestran que los equipos están pasando más tiempo en reuniones
que nunca. Ahora, esta parte de la hoja en la que vamos
a trabajar juntos está diseñada para ayudarte a
repensar cómo usas tu calendario en relación con la cultura de reuniones de
tu equipo. Lo vamos a llenar
juntos, pero recuerda, no
tienes que llenar cada una de las secciones
de este documento. Sólo te estoy guiando por
tus opciones para que puedas encontrar la solución que mejor funcione
para ti y para tu equipo. El primer paso es mirar su tiempo de reunión predeterminado y averiguar cuál debe ser el tiempo de
reunión. Ahora, te asombraría
cuánta gente acaba de reservar una reunión de 60 minutos porque
esa es la configuración predeterminada. Pero cada vez más empresas
están echando un vistazo duro a este defecto y preguntándose si deberían cambiarlo
a otra cosa. ¿ Y si el defecto fue de
30 minutos o 45 minutos? Las reuniones son una de esas
cosas que pueden llenar tanto tiempo como se les da. Averiguar un tiempo predeterminado es una manera realmente genial de ser más eficiente y
recuperar parte de tu tiempo. Pero querrás
hacer en esta
cajita es hacer una lista de tus reuniones y ver si
la duración tiene sentido. ¿ Deberían mantenerse
esas reuniones de 60 minutos a los 60 minutos, deberían ser de 40 minutos, deberían ser 30 minutos? Simplemente pasa por la
lista y descúbrela. Al reducir el tiempo de reunión
predeterminado, reducirás el
número de horas las personas se ven obligadas
a estar en las reuniones, lo que todos te
agradecerán. Es posible que tenga que experimentar
con la duración del tiempo porque podría
tomar a la gente unas cuantas reuniones para conseguir el cuelgue de ella. Si estás probando algo nuevo, dame unas
semanas para establecerte y para ver si necesitas
hacer cambios o no. No estoy aquí para decirles
qué duración deben ser sus
reuniones. Solo estoy sugiriendo que echemos
un vistazo a nuestras
reuniones existentes y nos aseguramos de que el cronometraje funcione y apoye a tu empresa y lo que estás
tratando de lograr. Esto es especialmente cierto
para las reuniones remotas específicamente porque la fatiga de
Zoom es real, y las
videollamadas seguidas son agotadoras. Otra gran pregunta a hacer en la sección por defecto es ¿podría
esta reunión ser un correo electrónico? No vas a creer el
número de veces que me he sentado en una reunión que debería haber
sido un correo electrónico de tres líneas. Creo que estamos tan acostumbrados a
las reuniones como parte regular de la vida de oficina que rara vez
damos un paso atrás y decimos “Oye, ¿hay una
mejor manera de dar a todos esta información
que necesitan?” Ahora que has
descubierto tus nuevos impagos, pasemos a
las políticas de reuniones que son las mejores
prácticas que
vamos a acordar poner en
marcha para asegurarnos de que nuestras reuniones correr lo más
suavemente posible. Por ejemplo, se puede
establecer una política que cada reunión programada
tiene que tener una agenda. Puedes mirar las limitaciones de tu
equipo y
puedes decir que no estamos programando reuniones antes de las 10:00
AM o después de las 4:00 PM. Se puede decir que nos gustaría que se programaran
reuniones para dar a la gente con al menos
24 horas de anticipación. Tienes tantas opciones
diferentes. Incluso puedes elegir
qué reuniones son cámara opcionales porque
como mencioné anteriormente, videollamadas pueden ser drenantes para que puedas reducir la
cantidad de tiempo las personas están en cámara y eso puede ayudarles a mantenerse energizados. Algunas empresas incluso están
experimentando con un límite máximo de cuántas horas puedes estar en una reunión
al día para darle a
la gente la oportunidad de realmente
sentarse y hacer un trabajo profundo. Otras empresas están introduciendo días libres de reuniones
completas para animar a sus equipos a enfocarse en trabajar
sin distracciones. Por ejemplo, se puede decir que los miércoles es un día libre de
reunión. Todo lo que quieras
es posible aquí. Así que realmente piensa en lo que
ayudaría a su equipo. Una vez que hayas hecho eso, quiero
que hablemos de buffers, que es esta última
cajita de aquí mismo. ¿ Cómo vas a diseñar
tus reuniones para dar a
la gente la oportunidad de ir
al baño o
tomar un breve descanso? Porque muchas veces
no nos damos tiempo
suficiente para pensar en lo acabamos de discutir
en una reunión, y estamos tan ocupados saltando de llamada a llamada a
llamada que nos perdemos un oportunidad de
absorber y procesar lo que hemos aprendido e incluso de
tener un vaso de agua. Una sugerencia que siempre tengo para los clientes es construir
en tiempo de buffer, sobre todo si su empresa
favorece reuniones de 60 minutos. En una reunión de 60 minutos, dirías algo así como
vamos a dedicar los últimos 10 minutos
a tomarte un descanso, anotar
puntos importantes de la reunión, hidratarte, te sacas la foto. Ahora, esta es una gran manera de diseñar
para la recuperación, lo que reduce la
tasa de burnouts. Puedes poner eso aquí mismo. Entonces reunión de 60 minutos,
50 minutos, etc. Lo que decidas
lo importante es que te estés tomando el tiempo para aclarar cómo
y cuándo se reúne tu equipo, con fin de asegurarte de que
esté alineado con tus metas. Una vez que llene esto, su hoja debe verse
algo así. Ahora recuerda, este es un proceso iterativo
no asignado contrato. Podrías encontrar que
pensaste que 30 minutos eran suficientes, pero en realidad necesitabas 45. Eso está bien. Vuelve, reajusta y vuelve a intentarlo. Lo importante aquí es que estamos mirando
proactivamente nuestras reuniones como herramientas para
ayudar a promover un trabajo profundo
y reducir el agotamiento.
6. Esperar lo inesperado: Poner una carta digital en
su lugar es todo bien y bueno, pero no será útil
si se desmorona en la primera emergencia o ocurrencia
inesperada. Pero no temas, hay una
sección que aborda esto específicamente y en
eso nos
vamos a centrar
en esta lección. Vas a necesitar
el formulario de respuesta de emergencia
chárter del equipo digital . Ahora de nuevo, esto podría
parecer básico u obvio, pero te sorprendería
lo bien que todo funciona cuando hay
protocolos claros en su lugar. Nos vamos a
centrar en dos cosas. En primer lugar, tenemos
que acordar qué priorizar, y dos, tenemos que decidir
cuál es el plan de acción cuando surge una
emergencia. Hablemos de la
jerarquía de la urgencia. Ahora, sabemos que no todos los mensajes o notificaciones
se crean iguales. Un mensaje de un colega sobre un
proyecto sensible al tiempo no tiene la misma prioridad un correo electrónico de toda la empresa
felicitando un colega por una promoción. Claramente hay
algunos mensajes que tienen una
prioridad mayor que otros, por lo que la clave para
llenar esto es
asegurarse de que todos acuerdo en cómo y qué
definimos como importante. En esta sección,
vamos a estar rellenando qué mensaje o mensajes son los más
importantes para priorizar. Por ejemplo, podría
decir mensajes enviados desde su gerente
o desde el CEO, puede identificar proyectos
o eventos
específicos que tengan
un plazo establecido. Una de las mejores prácticas que
podrías usar es que puedes aceptar
poner una respuesta de tiempo en
la línea de asunto del correo electrónico. Por ejemplo, si pongo las 5:00 PM entre paréntesis que necesito
una respuesta a este breve, sabrás que tienes todo
el día versus si
digo que realmente necesito una
respuesta para (11:00 AM). La mayoría de nosotros todavía abordamos correos electrónicos cronológicamente
o a medida que entran, pero esto no es realmente
eficiente en absoluto. Al establecer una
jerarquía clara de urgencia, podemos abordar nuestras bandejas de entrada de una
manera que tenga sentido para garantizar que no nos
falte información importante. Una vez que todos estén claros sobre cuáles son
las prioridades y cómo
vamos a señalarlas, podemos pasar al siguiente paso, ¿
cuál es cómo manejamos emergencias y solicitudes urgentes? Todos sabemos que inevitablemente surgen
cosas inesperadas,
entonces, ¿cómo podemos
manejarlas sin entrar en pánico? En primer lugar, tenemos que poner a todos en la misma
página sobre lo que constituye una emergencia porque es por eso que cuando todo el mundo tiene
claro lo que es una emergencia, todos
sabemos lo
que necesitan hacer en orden de saltar a la acción. Una emergencia laboral se define como un tema importante
sensible al tiempo que requiere atención
inmediata. Recorre algunos de sus escenarios de equipo
anteriores para ver lo
que la gente ha considerado una emergencia en el pasado
y ver si aún estaría de
acuerdo o si necesitamos ajustar un poco
la definición. Por ejemplo, ¿qué pasa si el sitio web de la
compañía cae? ¿ Es eso una emergencia? ¿ Y si una
cuenta de redes sociales es hackeada? ¿ Eso es una emergencia? ¿ Qué pasa con un colega que
necesita acceso a un documento? Este es un poco complicado
porque realmente depende de tu equipo
y de tu empresa, y tendrás que decidir
qué puede esperar y qué no. Ante una emergencia, una recomendación de política que
tendría para la gente es llamar por teléfono a su colega
si
hay una emergencia laboral real. El teléfono conseguirá la atención de
alguien más rápido que los
chats grupales y los correos electrónicos. Puedes decidir quién es el
responsable de qué proyecto, puedes decidir cuándo se
espera que estén de
guardia y puedes decidir cómo
vas a llegar a ellos y llenar todo eso
en este formulario. Ahora esto es realmente importante porque una vez que la gente
sabe cuándo se
supone que deben estar de guardia o cuando se espera
que estén disponibles, eso puede marcar la
diferencia cuando se necesita un ayuno respuesta en caso de
que algo salga de los rieles. Esto también permite a las personas
poder alejarse de sus dispositivos sin poner en peligro sus compromisos
laborales. También te gustaría pensar en la sección sobre un
proceso de escalada para tu equipo. Digamos que
algo sale mal, llamas al
contacto de emergencia, ¿qué entonces? ¿ De quién firma necesitas
si necesitas escalar? ¿ Cuándo necesitas
contactar a tu gerente? De verdad tómate tu
tiempo para resolver este plan porque una vez que lo
hayas llenado, debería verse
algo así. Aquí tienes todas las partes
importantes y una vez que hayas hecho que
casi terminamos de crear
la carta. Sólo hay una
última pieza que ir.
7. Comunicar tus límites: Ahora que hemos juntado todas estas piezas y
hemos hecho todo este trabajo, es hora de crear
el paso final, que es tu visión de
disponibilidad personal. Esta es una breve
declaración que
puedes agregar a tu firma de correo electrónico que pone en práctica todo lo
que
hemos hablado hasta ahora. Ahora no vas a enviar a todos una copia
de este documento, por lo que querrás comunicar
tus políticas y límites a compañeros de otros equipos o a clientes
externos. Ahora piénsalo de esta
manera, cuando recibas una respuesta
fuera
del cargo de alguien, sabes que
va a haber un retraso en respuesta y
generalmente estás bien con eso. Pero muchas personas
no comunican sus limitaciones cuando
están en la oficina, por lo que una declaración puede recorrer
un largo camino para ayudar a manejar las expectativas y
reducir la frustración. Ahora esta afirmación
variará de persona a persona, pero generalmente contendrá los tres elementos siguientes. Primero arriba es tu ventana de
capacidad de respuesta. Esto es cuando alguien puede
esperar saber de ti. Por ejemplo, puedes
decir algo así, reviso correos electrónicos a
las 9:00 AM, 12:00 PM, y 4:00 PM y
responderé antes del
final del día hábil, o responderé a tu
correo electrónico en un día hábil, o mi
tiempo de respuesta habitual a los correos electrónicos es este, o puedes esperar una respuesta de mí para esta y esta fecha. Adelante y llena
esto con lo que tenga más sentido
para usted y su equipo. El segundo elemento es cómo alguien puede llegar a usted en
caso de una emergencia. Recuerda que sabemos lo que es
una emergencia, así que ahora solo tenemos que ser muy claros en cuanto a cómo
alguien puede llegar a ti. Es algo tan sencillo como, por favor llame a este
número en caso de una emergencia o si su
solicitud es sensible al tiempo, favor de contactar a la persona X. Adelante y llénalo aquí. El último elemento da
permiso a la gente para tomarse tiempo
para responderte, por lo que en caso de que les envíes un correo electrónico que esté fuera
de su horario laboral. Por ejemplo, solo puedes
escribir algo así como, trabajo horarios flexibles, y si recibes este email fuera de tu horario
comercial normal, por favor siéntete libre de responder sobre lo siguiente día hábil. Puedes
llenar eso aquí mismo. Encontré que la mayoría de la
gente es bastante razonable. El molestia que sentimos con correos electrónicos y la frustración
que tenemos de comunicación
digital
suele venir de no saber cuándo
vas a obtener una respuesta. Esta declaración de
visión general de disponibilidad personal, elimina la ambigüedad, le da claridad a la persona, y le da una manera de llegar
a usted si
sienten que es realmente importante.
8. Lograr que los cambios se sostengan en el tiempo: Una vez que su equipo haya
acordado la carta, imprima el documento y
firmarlo por completo. Colócalo en algún lugar
donde puedas
verlo o anclarlo en tus canales
digitales. Firmarlo significa que todos
ustedes están de acuerdo adherirse a las normas que se
han descrito. Hay algo
empoderador y sorprendente en hacer un
compromiso como equipo, pero también debes saber que
nadie es perfecto y definitivamente
habrá errores o errores. Los hábitos son algo realmente
difícil de romper. Recuerda ser paciente el uno
con el otro a medida que creas esta nueva cultura
de equipo de trabajo. Una de las
trampas que necesitarás para navegar es cómo se ha vuelto
la tecnología adictiva. A medida que empieces a implementar
estas prácticas, es posible que encuentres que necesitas ajustar tus propios comportamientos. Por ejemplo, si te cuesta desconectarte, posible
que te encuentres contestando correos electrónicos a
todas las horas del día
y de la noche o respondiendo a mensajes incluso en tus horas libres. Esto es normal. Una
carta lleva tiempo, y definitivamente tomará tiempo para que los cambios se peguen. Pero un factor clave de éxito es
acordar por adelantado que ustedes se harán rendir cuentas una
manera amable y compasiva. El burnout está en aumento y nuestras herramientas digitales
son en parte las culpables. Si también ves a compañeros respondiendo a los mensajes
en sus horas libres, considera un mensaje gentil que les
anima a que
se aprueben y descansen. Señalar la carta,
utilizarla como fuente de apoyo. Te sorprenderá
que
también te encuentres con tu
propia resistencia, sobrante adrenalina de
pensar que cada correo electrónico era urgente e importante y cada notificación
requiere tu atención, pero sé deliberado
con cómo usas tus dispositivos y asegúrate hablar con tu equipo con frecuencia, especialmente si tú
u otras personas tu equipo
siguen trabajando
en exceso. Definitivamente tendrás que
volver a revisar las definiciones
de urgencia, pero mantente
comprometido con el objetivo final. El objetivo aquí es crear un ambiente de trabajo con la menor cantidad de
estrés posible, y donde tu equipo se sienta conectado, escuchado
y entendido. Una cosa más, tu trabajo aún
no está hecho. El mundo está cambiando y tu carta también
tendrá que cambiar. Consulta este pequeño
horario para revisar casilla y añadir un
check-in trimestral para repasar la carta y ver si
quieres cambiar algo. Por ejemplo, es posible que te hayas dado cuenta de que algo que
definiste como una emergencia no era tan importante y tienes
nuevas prioridades en su lugar. Durante estas reuniones,
se puede preguntar qué está funcionando, qué no funciona, y qué específicamente
queremos cambiar? Repasa cada sección
del documento en conjunto y evalúa si puede permanecer igual o si es
necesario realizar ajustes. Es posible que deba modificar la respuesta de emergencia
o cambiar la forma en que usa IM o chats grupales adaptarse mejor
a los propósitos de su
equipo. Pero de cualquier manera, sepan que
este documento está destinado a ser un activo dinámico y evolutivo
que está diseñado para ayudarte a adaptarte y prosperar en cualquier entorno en el que
te encuentres. Programar una revisión,
firmarla y fecha, y adivina qué? Su
carta está hecha.
9. Reflexiones finales: Enhorabuena, ahora tienes tu propia carta digital. Buen trabajo al rellenar todo
el documento. Espero que te ayude a establecer políticas de trabajo
que estén diseñadas para priorizar el bienestar de ti y de tu equipo en
todo el mundo. ¿ Sabías que
puedes usar una versión de este documento con tu familia
y amigos? Es verdad. Quizás no la versión completa, sino en mis propios grupos familiares
y amigos, hemos tenido
conversaciones específicas sobre cosas como tiempos de respuesta, y qué hacer en una emergencia, y ¿qué es una emergencia? Encuentro tener
expectativas claras alrededor de cosas como esta realmente reduce la tensión y
aumenta la comunicación. Por ejemplo, en mi propia familia, pesar de que usamos WhatsApp
para un chat familiar, en caso de una emergencia real, el protocolo acordado
es enviar un mensaje de texto, no un mensaje de WhatsApp, un texto mensaje,
porque mi teléfono priorizará esos mensajes y hará un sonido incluso en
medio de la noche. Ahora, esta es una
distinción importante porque nuestro grupo de WhatsApp es
solo charla social y vivimos en diferentes zonas horarias y me molestaría bastante que me
despertaran a las 2:00 a.m. porque alguien tomó una
foto de su perro. Quiero decir, esto es algo que es realmente importante para mí, tengo que dormir. Ahora, también tenemos una
política de que si hay una emergencia y llamas a la persona pero no la alcanzas, mandas un mensaje de texto explicando la
situación de inmediato. No puedo soportar
salir de una reunión y
ver que me he perdido 28 llamadas telefónicas de mi padre y no saber
qué está pasando. Son pequeñas cosas como esta que pueden agregar
tanta claridad y ayudar a mejorar tus experiencias de
comunicación digital y tus relaciones. Espero que hayas disfrutado de esta clase y que te hayas ido con un activo documentado que
hará que tu
vida digital diaria sea mucho mejor. No puedo esperar a
ver sus proyectos, comentarios, y preguntas. Siéntete libre de contactar y
echa un vistazo a algunas de
mis otras clases en Skillshare y conectarte
conmigo en redes sociales.
Rahaf Harfoush, Professor and Best Selling Author
