Comunicación efectiva: cinco mejores prácticas para equipos remotos

1. Introducción: Si eres como yo, probablemente te hayas enfrentado a algún tipo de burnout por solo estar en las reuniones de Zoom todo el día o tener demasiadas notificaciones de Slack. El hecho es que comunicarse en un equipo remoto, no tiene que ser así. Hay una forma de comunicarse de forma remota que se siente tranquila, recogida, y no frenética y por todo el lugar. En la clase de hoy te voy a mostrar exactamente cómo. Hola, soy Claire Lew, y soy la CEO de Know Your Team, software que te da las herramientas, capacitación, y recursos para ayudarte a convertirte en un mejor gerente. La parte más difícil de comunicar bien en un equipo remoto es realmente simplemente dejar ir muchas de nuestras suposiciones de la forma en que creemos que necesitamos comunicarnos. En esta clase, cubriré las cinco mejores prácticas más esenciales para comunicarse bien en un equipo remoto, todo desde cómo dirigir mejor sus reuniones de equipo remoto hasta los mejores canales de comunicación hasta la escritura asincrónicamente. Si eres CEO de una empresa remota remota remota o híbrida o un colaborador individual o un gerente en una empresa remota, entonces esta clase va a ser tan relevante para ti. Te alejarás de esta clase pudiendo averiguar cuál es el mejor proceso para comunicarse eficazmente en tu equipo remoto. Me emociona que tomes esta clase hoy porque comunicarte en un equipo remoto puede sentirse racionalizado y permitirte que puedas hacer tu mejor trabajo. Me encantaría que te unieras a mí en la sección de discusión y hicieras cualquier pregunta que tengas. Estoy tan emocionado de que hoy te unas a nosotros, y vamos a sumergirnos. 2. Por defecto, escribir de forma asíncrona: El inquilino central de comunicarse bien en un equipo remoto realmente comienza con el incumplimiento de escribir asincrónicamente. Lo que quiero decir con eso es, en lugar de solo hacer ping hacia fuera un mensaje y esperar una respuesta dentro de ese segundo, es en realidad escribirlo de forma larga y luego saber que la respuesta en realidad podría tardar unas horas, tal vez es al día siguiente o tal vez sean dos días a partir de ese punto. Las ventajas de hacer esto son realmente muchas. En primer lugar, habilitas a tu equipo para realmente triage. Pueden descifrar, oh, esto es lo más importante y entonces esto es el segundo más importante, y tener esa prioridad realmente les ayuda a no sentirse tan abrumados. La segunda ventaja es el hecho de que eres capaz de ahorrar tiempo a tu equipo y darles algo de tiempo para que realmente piensen en temas y descubran, bueno, ¿cuál va a ser el mejor enfoque para una situación determinada? Entonces la tercera ventaja es que vas a poder compartir la información que estás tratando de comunicar mucho más fácil. Ten en cuenta que esencialmente estás elaborando artefactos escritos alrededor de reuniones, alrededor de decisiones, alrededor de ideas que antes no solían existir, y escribir asincrónicamente lo habilita. Ahora, si eres nuevo en escribir asincrónicamente en tu equipo remoto, no tengas miedo. Se puede empezar totalmente pequeño. De hecho, es realmente la mejor manera de abordar esto. Entonces esto significa que literalmente puedes tomar una sola pregunta o hacerle a tu equipo, oye, para cualquier pregunta en general que pudieran hacer en lugar de solo hacer ping en Slack y esperar una respuesta inmediata, pero colocarla en un proyecto software de colaboración. Entonces eso podría ser tal vez sea un Basecamp, tal vez sea Asana, y la expectativa es que alguien no tenga que contestar hasta tal vez al día siguiente. Ese es un ejemplo. Un segundo ejemplo sería decir alrededor de una reunión, una reunión de inicio para un proyecto, en lugar de tener en realidad esa reunión tenga lugar, lo que podrías hacer es, podrías tener un memo de forma larga que escribirías y realmente esbozo, ¿cuáles son los objetivos? ¿ Cuáles son las ideas con las que quieres que la gente venga a la mesa? A lo mejor puedes entonces eliminar por completo esa reunión, o acorta esa reunión de inicio. De cualquier manera, puedes ver cómo escribir asincrónicamente solo ahorra ese tiempo y permite a la gente realmente tener tiempo para pensar en esa reunión inicial en lugar de simplemente aparecer y esperar que la información sea absorbida de alguna manera. Otro ejemplo sería en torno a comunicar una decisión. A menudo, los hacemos en forma de reuniones, pero realmente no tiene que ser así en un equipo remoto, y realmente se puede agilizar mucha comunicación si se mueve eso a la escritura asincrónica. En lugar de solo tal vez tener esa reunión donde anuncias esa decisión, en realidad podrías tomarte el tiempo y escribir algo que realmente detalla las razones detrás de esa reunión y comparte tu visión de cómo podría ser esa decisión servicial. Esos son algunos ejemplos de cómo se puede empezar de manera tangible en pequeño, tomar diferentes piezas de comunicación en su organización, y encontrar una manera de realmente transferir eso a la escritura asincrónica. Ahora, ten en cuenta que como poco a poco estás trabajando tu camino para escribir asincrónicamente cada vez más en tu equipo que no tienes que hacerlo todo a la vez. Eso poco a poco con el tiempo puedes intentar mover solo un canal de comunicación luego el siguiente a escribir asincrónicamente, y no tiene por qué ser este se cayó de tratar de abordarlo todo. Lo más importante es que solo lo estás probando semana a semana para escribir cada vez más de forma asíncrona en tu equipo remoto. A continuación, voy a hablar de, bueno, ¿qué debes hacer si escribir asincrónicamente no encaja realmente para el contexto dado? Ya sea una decisión que se necesita tomar o una idea cierta que necesita ser discutida, entonces es cuando, bueno, dirigir una reunión remota es clave, y la siguiente lección es todo sobre eso. 3. Cómo dirigir una reunión remota: Cuando se trata de ejecutar reuniones remotas, normalmente existen seis tipos diferentes de reuniones que llevamos a cabo con mayor frecuencia en nuestros equipos remotos. Hay reuniones de resolución de problemas, reuniones decisiones, reuniones de innovación. Estas son sólo algunas de las reuniones. Ahora, de estas reuniones, hecho hay, algunas de ellas que sí se sienten como, ¿sabes qué? Estos son bastante difíciles de reemplazar por cualquier otro medio. Esas tienden a ser reuniones de resolución de problemas, reuniones de creación de equipos y reuniones de innovación. No obstante, para las actualizaciones de estado, para el intercambio de información, para la toma de decisiones, en realidad son reuniones a las que se puede pasar a escribir de forma asincrónica. Las reuniones de actualización de estado en particular son una herramienta realmente poderosa de hecho, cuando sí lo mueves a algún sistema de escritura asíncrona. Por ejemplo, en tu equipo, todas las semanas o todos los días, podrías hacer la pregunta, ¿en qué estás trabajando? ¿ O en qué trabajaste ayer y en qué vas a trabajar hoy? ¿ O cuál es tu prioridad número uno? Entonces podrás tener todas esas respuestas compartidas con todos regularmente en el equipo. Hay sistemas que automatizan esto para ti, como Know Your Team, pero también podrías hacerlo manualmente vía correo electrónico. Pero lo que notarás es que en realidad no tendrás que tener la reunión de actualización de estado en sí, y que esta forma de escritura asíncrona realmente reemplaza a la reunión. Ese es un ejemplo de cómo algunas de estas reuniones que en realidad no necesitas tener. Pero para estas otras reuniones, como mencioné, estas tres en particular en torno a la resolución de problemas, la formación de equipos , y la innovación, esas son algunas de las reuniones donde es realmente agradable poder hablar a través de estos temas en vivo. ¿ Cómo entonces exactamente se ejecuta bien una reunión remota de equipo? Especialmente cuando todos estamos tan abrumados y cansados por reuniones remotas tanto del tiempo. Bueno, hay algunas tácticas que son realmente útiles. En primer lugar, querrás comenzar con algún rompehielos. En una reunión de lluvia de ideas en particular, esto puede ser de gran utilidad para que las ideas fluyan y las personas se abran. Hubo un estudio sin embargo, hecho hace poco que mostró que cuando se le preguntó a un rompehielos en el inicio de la reunión, se generaron 26 por ciento más ideas creativas interesantes. Si tienes una pregunta divertida para poner en marcha las cosas, sobre todo piénsalo en una reunión de creación de equipos, solo puedes imaginar cuánto más enérgico y comprometido van a ser la gente. Otra táctica alrededor de ejecutar un pozo de reunión remota es dar algo de pre-trabajo antes de tiempo para ayudar a los miembros del equipo a sentirse preparados para entrar en esa reunión remota, y hacer que esa reunión remota sea mucho más eficiente. Por supuesto, sí, puede establecer una agenda y fijarla con anticipación, pero y si también le diera una plantilla donde proporcione diferentes puntos y contornos de piezas en las que quería que la gente piense antes de entrar a la reunión real para hablar de la decisión, o plantear preguntas en las que quiere que la gente piense y considere antes de venir a esa reunión remota? Poder ayudar a apoyar a tu equipo para que esté más preparado antes la reunión te ayuda a ti y a tu equipo a sacar el máximo provecho de la reunión en sí. Definitivamente intenta dar algo de pre-trabajo. Una tercera táctica es asegurarte de que estés realmente consciente de tu propio lenguaje corporal. Tanta parte de nuestras expresiones faciales y pistas corporales realmente desprenden la comunicación y mandan algún mensaje al resto de nuestro equipo, y si estamos en una videoreunión remota eso va a hablar mucho. De hecho, hubo dos estudios famosos que se hicieron en 1967 que mostraron cómo 55 por ciento de cualquier comunicación que recibimos como humanos es en realidad nuestro lenguaje corporal. Entre más conscientes somos de, oye, ¿ estamos mirando la pantalla de nuestra cámara real en la computadora? ¿ Estamos sonriendo o pareciendo realmente concentrados o distraídos al hablar con nuestros compañeros? Eso va a determinar realmente lo atractiva que va a ser esa reunión remota para tu equipo. Entonces, por último, considera grabar tus reuniones, y así le da a los integrantes del equipo la opción de no tener que asistir a cada una de las reuniones aquí y allá. Tantos de nosotros nos sentimos completamente abrumados por tener tantas reuniones remotas. Realmente puedes disminuir esta carga dándole a los miembros de tu equipo una opción de tal vez ver la reunión más tarde o poder avanzar rápidamente a diferentes partes que son más relevantes para ellos en lugar de abarrotar por completo su calendario con tan muchas reuniones espalda con espalda. Ahora bien, estas son solo algunas de las mejores prácticas para ejecutar bien reuniones remotas. Pero ten en cuenta que lo más importante es que estás encontrando diferentes formas de hacerlos un poco más eficientes, quitarle un poco la carga y la presión a tus compañeros de equipo, y tal vez ni siquiera sostenerlos en absoluto para empezar. A continuación, voy a hablar de la comunicación que ocurre entre la escritura asíncrona y las reuniones remotas. El día a día hace preguntas e información que necesita ser compartida. ¿ Cómo eliges realmente el canal de comunicación adecuado? Eso es todo en la siguiente lección. 4. Elige el canal adecuado: En esta lección, voy a hablar de elegir el canal de comunicación adecuado para comunicarse en tu equipo remoto. Porque afrontémoslo. En ocasiones nos estaremos comunicando con nuestro equipo y eso no va a caer en el cubo de una reunión formal, ni va a encajar realmente en alguna escritura formal. ¿ Qué hacemos entonces? Ahí es cuando empleamos una técnica que llamo coincidir el mensaje con el canal. que esencialmente significa que solo quieres tener súper claro qué canales de comunicación se están utilizando para los mensajes que estás tratando de comunicar. Una de estas preguntas, por ejemplo, que puedes hacerle a tu equipo es, ¿qué tan urgente es el mensaje, y si es súper urgente, qué canal debería estar entrando ese? O ¿qué tal, cuál debería ser la cadencia y frecuencia esperadas que alguien está registrando en un canal específico? Contestar preguntas como estas realmente puede ayudar a tu equipo a entender : “Oh, se supone que debo estar prestando atención a esto cada 15 minutos y mantenerme súper actualizado? O, de hecho, ¿está bien si miro esto más tarde?” Cuando tienes muy claro esas expectativas y emparejar el mensaje con el canal, ayuda a tu equipo a no sentir que necesitan estar en todas partes todo el tiempo, pero realmente solo en las cosas más importantes en los momentos en que realmente los necesito. A la hora de elegir canales de comunicación para tu equipo remoto, veces puede sentirse como mucho, razón por la cual tener algún tipo de documento de cómo trabajamos es completamente crucial. Tantos equipos remotos y empresas que llevan 10 años trabajando de forma remota o más harán esta mejor práctica. Lo cual es esencialmente, tienen un documento que esboza, hey, aquí están en qué zonas horarias están trabajando todos y cuál es la zona horaria esperada para estar presentes en línea. O aquí está qué mensaje exacto va a entrar en qué canal. De esa manera no estás teniendo sólo que recordar esto de la parte superior de tu cabeza, sino que hay un libro de jugadas de donde salir. Ahora quizá estés pensando: “Sin embargo, para mi pequeño equipo, Claire, no sé si tener nuestro documento completo de cómo trabajamos es realmente necesario”. Lo cual entiendo completamente. En ese caso, tener sólo una hoja de trucos de comunicación rápida y uniforme que diga: “Qué debes hacer si vas a hacer recados para el día”, o “cuáles son las horas de trabajo esperadas durante un día”. Apenas pequeños consejos para ayudar a tu equipo a saber, ¿cuál es el canal de comunicación adecuado para elegir? ¿ Cuáles son las expectativas en torno a la comunicación? Puede ser tan útil. Lo más crítico a tener en cuenta con pensar a través de cuál es el canal de comunicación adecuado para tu equipo es solo tratar de dejar las cosas claras. las cosas que suelen ir tácita y sin decir en un entorno de trabajo no remoto, hay que dejar muy claro en un entorno remoto y eso incluye los canales que estás usando alrededor de la comunicación. A continuación, voy a hablar de cómo en realidad puedes tallar bloques de tiempo ininterrumpidos para usar eso a tu ventaja en la comunicación bien en un equipo remoto. 5. Reserva bloques del tiempo ininterrumpidos: En esta lección, voy a hablar de cómo tallar bloques de tiempo ininterrumpidos es tan esencial para ayudar a que tu equipo se comunique bien. Después de todo, ¿cómo se hace el trabajo si no se tiene tiempo para hacerlo? Ahora a menudo nos equivocamos comunicándonos por hacer el trabajo, pero todos sabemos que si solo estamos sentados en reuniones todo el día, entonces no tenemos tiempo para hacer ese verdadero trabajo. Ya sea que seas un colaborador individual o un gerente, todos necesitamos ese tiempo. Así que muchos de los mejores líderes remotos realmente reconocen esto. Una de mis cotizaciones favoritas y testamentos a esto es de Know Know Your Team cliente, uno de los fundadores de una empresa llamada Litmus, quien habló de lo realmente genial que se hace sólo es posible cuando se logra crear silencio, y eso es más importante que cualquier tipo de espacio de oficina o pericia que vas a poder darle a alguien. Eso lo hemos encontrado tan cierto en realmente observar, trabajar con, y ser una organización remota nosotros mismos. ¿ Cómo se labra exactamente estos bloques ininterrumpidos de tiempo cuando estamos tan cortos de tiempo, para empezar? Bueno, ante todo, puedes de hecho hacer que las reuniones sean ilegales, por así decirlo, un día a la semana en tu empresa. Por ejemplo, hay empresas remotas que tendrán No Meeting Mondays o No Meeting Wednesdays para crear esencialmente una función de forzamiento para proteger realmente ese tiempo, bloquearlo, y permitir que su equipo realice un trabajo real. Una segunda táctica es aquella que realmente está empleada por una empresa remota llamada GitLab que ha sido remota desde hace al menos una década. Cuenta con más de 700 empleados, y en su manifiesto remoto, animan a los integrantes de su equipo a preguntar : "¿Puede esperar?” ¿Puede esperar? ¿ En realidad no puedes interrumpir a uno de los miembros de tu equipo y dejar que algo breve por un poco para proteger ese tiempo tranquilo y darle ese tiempo para hacer ese trabajo? Es una pregunta en la que tú mismo como líder remoto o como colaborador individual puedes pensar por ti mismo y por tus compañeros. ¿ Puede esperar? Por último, una tercera táctica en torno a tallar ese bloque ininterrumpido de tiempo está alrededor del tiempo predeterminado que usted establece para las reuniones. Muchas veces, nuestras reuniones, como sabemos, se arrastran un poco demasiado tiempo o intentas ampliar realmente la cantidad de información para llenar el tiempo. Para detener eso, podrías programar tus reuniones por un defecto de 30 minutos en lugar de una hora, o tal vez sean hasta 15 minutos. De cualquier manera, realmente quieres tratar conservar la cantidad de tiempo que se gasta en las reuniones y comunicación y más alrededor de darle a tu equipo ese tiempo para hacer el importante trabajo. A partir de toda mi experiencia trabajando con gerentes y empleados remotos a lo largo de los años, he notado cómo esta práctica de tallar bloques de tiempo ininterrumpidos es en realidad una de las más difíciles de implementar. Entonces te animo, si esto también se siente un poco difícil o tal vez incluso imposible en tu equipo para empezar pequeño, escoge eso un día tal vez para no tener reuniones o tal vez sea solo una mañana. Creo que te sorprenderás gratamente incluso por esa pequeña acción de tallar hasta un poco de tiempo, lo útil que será para ti y tu equipo hacer ese trabajo real. A continuación, voy a hablar de realmente la parte más ignorada de la comunicación mientras está en un equipo remoto, y eso tiene que ver con la empatía. 6. Enfatiza la empatía: En esta lección, voy a hablar de un área de comunicación en un equipo remoto en el que muchas veces simplemente no pensamos completamente, yo incluido, y esto es alrededor de la empatía. Es tan difícil cuando estás trabajando a distancia, cuando no tienes expresiones faciales de las que desprenderse o no escuchas tono de voz de alguien para poder interpretar algo que realmente lo malinterpretas. Voy a hablar de tácticas específicas para evitar esas señales perdidas, o realmente asegurarnos de que estamos liderando desde un lugar de empatía a la hora de comunicarnos en un equipo remoto. Específicamente, una de las cosas a pensar es el hecho de que en un estudio que recientemente hicimos aquí en Know Your Team en 2019, encontramos que alrededor del 15 por ciento de los directivos y empleados dijo que comunicarse sin los presenciales cues es la parte más difícil de comunicarse en un equipo remoto. Una táctica para enfatizar la empatía al comunicarse con tu equipo remoto es realmente cultivar tantas oportunidades como sea posible para que tú y tu equipo reciban esas señales presenciales. Naturalmente, cuando estás en persona, por supuesto, es fácil hacer eso en reuniones cuando ves gente en el pasillo, pero cuando estás trabajando remotamente, eso realmente no sucede. Debido a esto, definitivamente es una consideración por incumplimiento de videoreuniones tan a menudo como puedas cuando tienes la reunión. Una segunda táctica en torno a infundir y enfatizar realmente la empatía en la comunicación remota es el hecho de que podemos dar más gracia y generosidad al trabajar y comunicarnos de forma remota. Es tan fácil asumir a menudo lo peor cuando nos estamos comunicando remotamente, que el mensaje rápido de alguien para ti fue un poco duro, o que alguien tiene malas intenciones, y realmente, lo que estamos haciendo es leer entre líneas. Entonces, en lugar de hacer eso, podemos asumir una intención positiva del otro lado. Podemos tener en cuenta que tal vez existan circunstancias externas. Tienen cosas pasando en casa, cosas con los niños, cosas que están más allá de nuestro control que no sabemos de eso no se están comunicando. También podemos quizás tener en cuenta que tal vez estamos malinterpretando la forma en que algo se nos está viniendo. Esto fue realmente resaltado para mí, de hecho, en una entrevista que hice en nuestro podcast llamada The Heartbeat con Wade Foster, quien es el CEO de Zapier. Se trata de una empresa remota con 200 empleados, y me dijo cómo para él como CEO, es algo que tiene que recordarse constantemente que cuando escribe sus mensajes en Slack, en correos electrónicos, que muchas veces vuelve a dar vueltas y verifica dos veces con el equipo para preguntar: “Oye, ¿eso salió mal o puedo simplemente aclarar de dónde vengo?” Porque cuando somos sarcásticos o tal vez cuando decimos algo en cierto tono, ese tono no siempre se transfiere. Otra vez es tan importante, si estamos compartiendo mensajes, recibiendo mensajes, sólo para tener en cuenta esta idea de empatía. Si bien es fácil pasar por alto, ten en cuenta que invertir realmente en empatía en tu comunicación va a ir tan largo camino. Va a hacer que tu comunicación en tu equipo remoto sea mucho más fluida. Definitivamente asegúrate de probar algunas de estas tácticas y si buscas más consejos, definitivamente puedes ver nuestra clase sobre cómo gestionar equipos remotos también. 7. Reflexiones finales: Desde la clase de hoy, espero que puedas sentirte mucho más animado por comunicarte bien en un equipo remoto y sepas que la forma en que te estás comunicando actualmente no tiene por qué ser de esa manera. Que hay una manera de comunicarse en un equipo remoto que se siente fácil y no drenante. Siéntete inspirado para tirar todo lo que hablé hoy que no resuena contigo, sino también para intentar invertir en algunas de estas prácticas y técnicas de comunicación bien en tu propio equipo remoto. Me emociona especialmente escuchar cómo va todo para ti. Por favor, asegúrate de hacerme alguna pregunta en la sección de discusión aquí en Skillshare, y sobre todo, muchas gracias por tu tiempo de hoy, pasándolo conmigo y espero escuchar cómo continúas comunicarse bien en su propio equipo remoto.