Conduce a tu equipo a distancia: Personas, procesos y herramientas

1. Introducción: Hola. Mi nombre es Kevin Siskar. Soy el cofundador y CEO de Finta, una empresa de software donde tenemos empresas privadas recaudan capital de riesgo más rápido. En los últimos años, hemos construido un equipo remoto. Hoy estoy aquí para decirte cómo hacer justo lo mismo. Cuando empezamos a tomar mi propia empresa a distancia, Finta, fue un trabajo realmente duro. Pero ya hemos hecho el trabajo, y para ser honestos, estamos mejor para ello. Somos más rápidos, más rápidos, más fuertes, y lo más importante, somos más resistentes al cambio, a la interrupción. Somos realmente rápidos y rápidos y inclinados, y es bastante increíble algunas de las cosas que hemos podido lograr desde que nos fuimos totalmente remotos como organización. Estoy muy emocionado de estar aquí, y no puedo esperar a compartir con ustedes las lecciones que he aprendido de mi experiencia de primera mano además de ayudar a los demás. En los últimos años, el auge de Internet, así como el nuevo software empresarial Cloud, ha habilitado el trabajo remoto a una escala que simplemente no era posible antes. Ahora hay 4.5 mil millones de personas en línea. Eso es 59 por ciento del planeta. Estoy muy emocionado por el trabajo a distancia porque rápidamente se está convirtiendo en la norma. Como organización, te va a permitir acceder al talento global, lo cual es increíble. En este momento estamos viviendo un periodo de transición, donde la gente está construyendo hábitos completamente nuevos, y muchos se están acostumbrando a trabajar desde casa, y están encontrando y aprendiendo que pueden incluso disfrutarlo y preferirlo. Yo sé que sí. Sólo recuerda, los resultados son más importantes que la ubicación física. En primer lugar, vamos a hablar de las personas que necesitas para dirigir una organización remota fuerte y saludable, seguido de los procesos que deben estar en su lugar para apoyar a ese equipo, y luego finalmente, vamos a hablar de algún software y herramientas para ayudar a habilitar y hacer realmente esos procesos y esas personas funcionen lo más fluido y efectivo posible. bien esta clase es ideal para líderes, incluso si eres miembro del equipo, empleado o contratista, aquí hay mucho que vas a aprender a ayudarte a prosperar en el entorno laboral remoto también. Si en algún momento tienes alguna pregunta durante esta clase, puedes ponerte en contacto conmigo en mi página web, siskar.co, o puedes enviarme mensajes de texto al 646 907-6669. No puedo esperar para pasar por este viaje contigo, y estoy emocionado de ayudarte a llevar a tu equipo. 2. Presentación de la clase y los proyectos: En la clase de hoy, nuestro proyecto te va a guiar y guiarte a través de cada paso del proceso de llevar a tu equipo a distancia. Vamos a cubrir los tres ingredientes principales: personas, proceso, y equipos. Así que asegúrate de descargar la hoja de trabajo remota de toma de tu equipo de la sección de proyecto de clase a continuación. Complétala, sigue junto con nuestra clase, y subirla cuando termines para que pueda revisarla, podemos revisarla juntos, podemos ver cómo lo has hecho. Completar la hoja de trabajo para este proyecto de clase va a asegurarse de tener una base sólida para tomar a distancia a su equipo. Mientras trabajas en esta clase, asegúrate de tener una conexión a Internet fuerte y una computadora confiable, ya que esas se van a requerir para esta clase. Ahora empecemos. En esta siguiente lección, vamos a hablar de por qué el trabajo a distancia es increíblemente ventajoso para su organización y su equipo. 3. Hacer trabajo remoto: En esta lección, vamos a hablar de hacer trabajo a distancia, trabajar para ti. Vamos a ver qué es alcanzable? Qué es alcanzable para una empresa orientada a distancia, porque es mucho más de lo que esperas, para ser honesto. Para entender por qué esto es posible, echemos un vistazo rápido a lo que cambió. En 2008, el ancho de banda promedio de Internet fue de tres megabytes por segundo. Eso no es suficiente para una reunión de Zoom con la calidad de video confiable. Ahora es más de 20 megabytes por segundo y crece. El advenimiento de 5G, vamos a llegar hasta un gigabyte por segundo. Por lo que hay más que suficiente ancho de banda para video de alta calidad. Hay una capa completamente nueva de empresas SaaS que permiten comunicación remota y eso realmente está sentado en una base completamente nueva para lo que es posible para dirigir una empresa en esta década. Nuevas herramientas de colaboración como Slack, Microsoft Teams y Google Suite realmente han creado y habilitado a toda una nueva generación de trabajadores para comunicarse y compartir formas que simplemente no podían antes. Entonces eso es empoderar toda esta nueva orientación y entorno del trabajo remoto. Una encuesta reciente de la aplicación de mensajería para empleados anónimos, Blind, encontró que 66 por ciento de los trabajadores de toda Nueva York, Seattle, San Francisco estarían todos dispuestos a trabajar a distancia en el futuro. Si bien la tendencia del trabajo a distancia se está volviendo muy común hoy en día, realidad ha estado en tendencia y en aumento por un tiempo. Los entornos de trabajo flexibles han ido creciendo 22 por ciento más rápido que el espacio de oficina tradicional en la última década. Los entornos de trabajo remotos también pueden ser rentables. Dejar caer el costo del espacio de oficina suele ser uno de los negocios mayores gastos y ahora el mejor talento es global de todos modos. Estudios han demostrado que construir equipos remotos con mayor frecuencia conduce a equipos diversos. Otros estudios muestran además que los equipos diversos pueden incluso conducir a una mayor creatividad dentro de una organización, además de arrojar mayores ganancias a largo plazo. Estamos viendo que los millennials desean la flexibilidad para trabajar de forma remota y más del 80 por ciento de los trabajadores remotos sienten menos estrés que estar en la oficina en un ambiente laboral tradicional. Parte de eso es menos tiempo de desplazamiento equivale a más tiempo con la familia. Me gustaría hablarles de algunos ejemplos de empresas totalmente remotas para demostrarles que es completamente posible y alcanzable dirigir organizaciones altamente rentables de esta manera. Un ejemplo de una empresa totalmente remota, y en realidad fueron uno de los primeros en hacerlo. La gente los llamó un poco locos en su momento y realmente le ha dado sus frutos es Automattic. Hacen WordPress, que probablemente has visto alrededor de Internet. Wordpress potencia más del 20 por ciento de todos los sitios web en Internet. Tienen 1,245 automatticistas, como los llaman, alrededor del mundo en 77 países que hablan 93 idiomas. Otro buen ejemplo es Zapier, una de mis empresas favoritas. Automatizan las integraciones de API con lo que llaman zaps. Zapier ha construido una empresa totalmente remota. Solo tuvieron que recaudar fondos una vez, y tienen 250 empleados en 24 países. Por lo que es realmente posible construir una organización fuerte y altamente rentable de esta manera. Twitter acaba de anunciar este año pasado que se van a estar llevando a los 5 mil empleados, dándoles la opción de ir a distancia. Facebook ha anunciado lo mismo para sus 48 mil empleados. Estamos viendo a Google, Apple, Microsoft y Amazon todos siguiendo el ejemplo. En mi propia experiencia personal, construir a distancia para una organización no solo reduce costos, sino que optimiza tu empresa para la resiliencia y longevidad mientras te permite trabajar con algunas de las mejores personas y mejor talento del mundo. Realmente es un ganar-ganar por todas partes y es el futuro del trabajo. Entonces quiero que te preguntes, ¿ estás dejando oportunidad sobre la mesa al no construir tu equipo a distancia? En nuestra siguiente lección, vamos a hablar del primer aspecto de construir un equipo remoto fuerte, la gente. Entonces vamos a ir. 4. La persona correcta para el trabajo remoto: Bienvenido al primer núcleo de su entorno de trabajo remoto. Gente. Es importante darse cuenta de que el trabajo a distancia no es fácil, es trabajo. Entender que las grandes personas de oficina no siempre hacen grandes personas de trabajo remoto es una lección importante para entender por anticipado. Si estás pasando de un equipo totalmente en persona a construir a distancia, entonces necesitas entender que es posible que un pequeño porcentaje de ese equipo se dé la vuelta un poco. Necesitas poner a personas en tu equipo en las que puedas confiar. Deberían tener una fuerte autorendición de cuentas y deberían tener algún ajetreo personal. quiere asegurarse de que van a estar alcanzando sus metas, teniendo éxito en este entorno, y cumpliendo todas las tareas y todo lo que hay que hacer. Un aspecto de esto es asegurarse de que encuentres personas que sean grandes comunicadores. Mucho trabajo a distancia está habilitado por servicios de software como Slack, Microsoft Teams, Google Suite. Mucha de la comunicación está escrita. Quieres asegurarte de que tengas escritores fuertes en tu equipo. Personas que incluso tal vez por encima se comunican un poco y pueden compartir sus triunfos y sus penurias cuando necesitan ayuda. Por lo tanto, los buenos escritores son críticos para el éxito de tu equipo como organización remota. Asegúrate de que los miembros de tu equipo remoto se sientan cómodos sin un entorno de oficina social en persona. Es un poco diferente trabajar desde casa, la comunicación está más escrita, es más mensajería directa. Pueden saltar en la llamada de Zoom, pero a veces se siente un poco diferente a estar en la oficina, estar en el refrigerador de agua, estar en la mesa del almuerzo, y tener esas interacciones presenciales. Asegurarse de que tengas personas en tu equipo que estén bien con un entorno social, y que estén configuradas en otros aspectos de su vida para cumplir y conseguir esas necesidades sociales. Ya sea tiempo en familia, amigos, etc. Algo que quiero destacar y si estás haciendo un equipo en persona o equipo remoto, siempre quieres asegurarte de que haya oportunidades de crecimiento personal individual. Mucha gente se quema cuando dejan de aprender. Asegurarse de que siempre estás permitiendo a la gente de tu equipo tener espacio para crecer, que estás creando las oportunidades para dejarlos subir a un techo más alto, subir por la escalera. No quieres que nadie se sienta como si estuviera atascado donde están, y no pueden lograr más allá de lo que están actualmente. Asegurarse de si es el semanal sobre unos u otras cosas que te estás registrando con tu equipo, que se estén sintiendo cumplidos, que estén aprendiendo y que estén creciendo como individuos mismos. Hacer esto tardará años en mantener feliz a tu equipo y convertirte en un gerente exitoso. Hablamos un poco sobre cómo la gente de tu equipo debería tener ese ajetreo innato, deberían ser hacedores y algo que me gusta animar a los miembros de mi equipo a hacer es automatizar todo. En realidad nadie debería estar haciendo trabajo por el bien de sólo llenar el tiempo y llenar las horas. Si hay una oportunidad de automatizar algo y la persona puede averiguar cómo hacerlo, déjalos. Una de mis herramientas favoritas para esto es Zapier. Son empresa totalmente remota, pero conectan API de diferentes plataformas tecnológicas y de software alrededor de la web. Toman mucho de lo que sabes o tal vez haciendo en Hojas de cálculo, presentaciones de PowerPoint, etc., y automatizan la interconexión de todas ellas. Es realmente increíble, puedes empezar a sacar insights en el Slack automáticamente haciendo esto con integraciones. Realmente anima a tu equipo a asumir la rendición de cuentas y autonomía por sus tareas y su carga de trabajo. Si quieren automatizar algo de eso, déjalos. Eso es increíble y eso los va a liberar para hacer otras cosas, para encontrar ideas y espacios más creativos para crecer y mejorar la organización en general. Por último, desde el punto de vista organizacional, quieres entender si las personas de tu equipo van a ser principalmente empleados, lo que significa que son W2 aquí en Estados Unidos, o si son contratistas, lo que significa que son 1099 aquí en Estados Unidos. Es una diferencia importante de entender. Va a marcar la diferencia en cómo la gente piensa sí misma como miembros del equipo y así para mí, siempre quiero que la gente se sienta sin importar su estatus, que son parte integral del equipo, que están aquí , están jalados y no solo están en el exterior, mirando hacia la ventana. Han traído a la organización y se sienten uno con todos en el equipo. Te animo a hacer balance de tu equipo, de tu organización, encontrar a las personas adecuadas. Escucha, esto es una habilidad, algunas personas podrían no ser geniales trabajando desde casa y ser remotas de inmediato, pero pueden ponerse bien. Sí lleva tiempo y así que asegúrate de darle a la gente el tiempo y la energía para tener ese crecimiento. Pero asegúrate de que honestamente te estás preguntando quién encaja en este ambiente laboral y quién es ideal para nuestra organización a largo plazo. Ahora que hemos hablado de quiénes son las mejores personas para nuestra organización, hablemos de cómo unirlos. ¿ Cómo empezamos a construirlas en un conjunto de individuos en equipo? En nuestra siguiente lección, vamos a hacer justamente eso. Te vamos a enseñar a llevar a este equipo y realmente optimizarlo y construirlo para una comunicación fuerte del equipo. 5. Juntos del equipo: Ahora que hemos hablado de las personas que estaban conformando tu organización, hablemos del equipo. ¿ Cómo juntamos a todos? Uno de los conceptos más importantes a entender al hacerlo, es la idea de un stand-up. Un stand-up es un tipo único de reunión que obtuvo su nombre la incomodidad de tener el stand durante una reunión. Pero eso es intencional. Las reuniones de stand-up realmente no deben durar más de 15 minutos. Se pueden ejecutar con el estilo que los gerentes de desarrollo de productos han llamado scrum. Se quiere limitarlos a 15 minutos. Se quiere tener idealmente estas reuniones de stand-up, tal vez una vez al día. Algunas personas lo hacen una vez a la semana, pero lo limitan a 15 minutos, le dan a cada integrante del equipo un minuto, y en ese minuto van a responder tres preguntas. Número uno, ¿qué hice ayer para cumplir con la meta que estamos tratando de alcanzar ahora mismo? ¿ Qué voy a hacer hoy para alcanzar la meta que nuestro equipo está tratando de alcanzar? ¿ Veo algún impedimento? Ahora, con la reunión stand-up estilo scrum, es importante saber que no saltas a discusión durante esta reunión sobre ninguno de los impedimentos que podrían estar reteniendo a alguien. Eso puede llevar fácilmente este stand de 15 minutos y arrastrarlo a una reunión de dos horas. Ese no es el objetivo de este ejercicio. El objetivo es fomentar la comunicación para que todos en el equipo sepan dónde está todo el mundo y qué hay que hacer. Posteriormente en el día se puede trabajar a través de construir y romper esos impedimentos, pero ese es el stand-up. Te animaría a pensar con tu equipo cómo puedes agendar esos diariamente. A lo mejor es durante el café, 8-9 de la mañana, y mantener abierta esa comunicación en esos canales. Cuando hablamos de standups, es posible que desee grabar reuniones uno a uno con su reporte directo a los supervisores, pero también recomiendo programar standups semanales con todo el equipo. Es genial saber en qué están trabajando todos los demás, especialmente en un entorno remoto. Esa comunicación extra asíncrona va un largo camino en que todos sepan lo que está pasando dentro de la organización. Cuando sea posible, siempre te animo a que intentes hacer videollamadas. La interacción cara a cara puede recorrer un largo camino en la construcción relaciones entre las personas cuando hay distancia entre ellas. Cada viernes, tal vez puedas hacer tu stand-up semanal, puedes hacer que los integrantes del equipo publiquen lo que trabajaron durante la semana pasada, y animen a la gente a presumir de su trabajo. Cuanto menos silencio, más difícil será. Pero que la gente avance, establezca el formato, fije la agenda con anticipación, para que todos sepan cuáles son las expectativas de comunicar yendo a la reunión. Otro aspecto del que quiero hablar es Indicadores Clave de Desempeño o KPI. Ahora probablemente, tal vez incluso ya hayas usado KPI en tu organización presencial, pero usarlos en un entorno remoto es bastante crítico. Permite que todos entiendan dónde están, cuáles son sus expectativas y cómo va su desempeño. Es algo que me gusta animar a todos a hacer, y realmente asegurarme de que aproveches, es que cada persona tenga su propio KPI. Pero no sólo tener su propio KPI, tenerlo de una manera donde se mide fácilmente, y tal vez incluso haya un panel de administración, o una vez a la semana hay una página donde ustedes dos pueden saltar juntos, y todos pueden ver exactamente donde se encuentran en el embudo de ellos logrando esos objetivos. Puedes usar algo como Todoist o Asana si está basado en proyectos, o si es un vendedor, podrías usar algo así como un Objetivo de Ventas y Salesforce. Otro aspecto importante de dirigir un equipo remoto es realmente reunir al equipo en persona. Una vez, tal vez dos veces al año, vas a querer reunir a todos para un equipo fuera del sitio. Aquí es donde puedes tomar algo de ese presupuesto que ahorraste al no tener oficina, presupuestarlo, y empezar a usarlo para reunir a todos, tal vez tengas que volar a algunas personas, juntarlas, y recoger un lugar donde todos pueden unirse. Este equipo fuera del sitio probablemente va a tomar un día, dos, tres, cuatro días, y establecer una agenda en la que puedas conseguir que todos no solo tengan algún tiempo de reunión de la empresa, sino que también se diviertan. Ve a cenar, juega algunos juegos, haz que todos se conozcan un poco más en persona. De verdad va a dar frutos para la cultura de tu empresa a la larga, y realmente ayuda a fortalecer los bonos cuando regresas a ese entorno remoto, donde todos tienen que hablar en línea. Ahora que hemos hablado de personas y equipo, en nuestra siguiente lección vamos a hablar de cómo optimizar el entorno remoto real. Todos tus empleados, todos en tu equipo están configurados para tener el mejor éxito. 6. Optimizar tu espacio: Una gran parte de los entornos de trabajo remotos son aquellas personas que trabajan desde casa. Queremos asegurarnos de que esas personas estén listas para tener éxito y que su entorno esté optimizado. Para aquellos de nosotros que hacemos trabajo desde casa, tenemos que tener cuidado con cómo construimos nuestras rutinas. Realmente quieres pensar en priorizar, que es cómo apila, clasifica y ordena las cosas que hay que hacer, así como enfocar, lo que indica por separado cuánta atención das a una tarea a la vez. enfoque puede ser realmente duro, sobre todo cuando tu lista de tareas pendientes crece y crece y tiene mucho que hacer. Asegurarse de que no has guardado en alguna parte y realmente puedes enfocarte en lo que estás haciendo en este momento es realmente importante, realidad hay una cosa llamada el efecto Zeigarnic, que hace que la gente salte de sus tareas mentales en las que están trabajando y volver a su lista. Es una parte complicada de trabajar desde casa, pero cuanto más organizado estés, menos probable es que esto suceda. Se quiere tomar el control de las distracciones y su entorno. promedio, un estudio de la UC Berkeley muestran que cada vez te distraes tarda más de 20 minutos en volver a la tarea que nos ocupa. Por lo que realmente eliminar distracciones, comprar unos bonitos auriculares, meterte en la música, encontrar cosas que te puedan traer un flujo cercano de trabajo son realmente importantes cuando se trabaja desde casa. Si puedes, te recomiendo desactivar las notificaciones telefónicas o aprovechar el modo no molestar en tu laptop u otros dispositivos. Cuando intentas enfocarte en una tarea, puedes usar algo llamado temporizador pomodoro para ayudarte, literalmente poner un vaso de arena sobre la mesa y mantenerte enfocado en esa tarea por un periodo de tiempo determinado. Pero hay otras apps como Toggl o Forest, que pueden asegurarse de que repartas tu tiempo y no te distraigas, no puedes coger tu teléfono hasta que se haga esa tarea o límite de tiempo. Al igual que estar en la oficina, crear una rutina realmente fuerte es primordial para tu éxito diario, asegurarte de que estás cumpliendo con tus KPI e hitos, ya sea despertar, golpear al gimnasio, agarrar esa taza de café, sentado, crujiendo tu correo electrónico, haciendo lo que tienes que hacer para meterte en ese flujo, para meterte en ese estado sólido de trabajo donde vas a lograr lo que necesitas lograr para el día. Te recomiendo sacar tu calendario unas semanas y crear bloques de tiempo, empezar a estructurar esa rutina en tu calendario digital, que cuando llegue el día, no tengas reuniones interfiriendo con lo que se espera que hagas, cuándo y todo puede apegarse a esa rutina, empieza a crear eso, ese total primero [inaudible] Cuanto más consistencia puedas construir sobre tu rutina diaria, más éxito vas a encontrar a largo plazo, asegúrate de defiende su tiempo y se adhieren a estos bloques. Lo sé porque podrías estar trabajando remotamente, es fácil querer cambiar algo de último minuto o ir a hacer otra cosa, o alguna otra distracción surgió, pero realmente quieres apegarte a este bloqueo de tiempo mejor que puedas, y si no están funcionando, está bien. Cuanto antes puedas admitirte que el horario como lo tienes dispuesto, no está funcionando, más pronto podrás corregirlo y empezar a optimizar y mejorar ese horario para la próxima semana y de cara al futuro. Aparte de estas optimizaciones mentales, hablemos de algunas optimizaciones físicas que puedes hacer a tu entorno de trabajo remoto. Tener un escritorio, sé que eso puede parecer un poco obvio y podría ser interesante o aficionado al trabajo desde el sofá o la mesa de afuera, pero tener un lugar al que puedes llamar consistentemente el ambiente de trabajo. que puedas ir a crear esa rutina, crear esa estructura en tu vida. Ahora que todos estamos en la era de las reuniones digitales, recomiendo encarecidamente agarrar una bonita cámara, tal vez alguna iluminación agradable para este espacio, hay una app llamada EpocCam, que puede convertir tu iPhone en una webcam como la mayoría las computadoras no tienen cámaras HD en ellas, realmente podría ayudar con la calidad y la credibilidad que la gente te da en las llamadas digitales o en las reuniones Zoom. Si estás en una habitación con ventana, intenta poner esa luz natural frente a ti para que la luz natural pueda entrar en tu cara lugar de detrás de ti y crear un deslumbramiento loco. Te recomiendo encarecidamente agarrar un micrófono, que te ayudará con tu calidad de audio y podría ir a recomendación, por un segundo monitor. Tener un segundo monitor además de tu laptop o tu pantalla principal es un cambio de juego cuando trabajas desde casa o desde trabajar en la oficina. Si no tienes una ventana natural y necesitas una luz artificial, Elgato hace un producto llamado la clave Luz, que es excelente. Hay muchas otras variaciones en Amazon que podrías encontrar. Mi mayor recomendación para trabajar desde casa es conseguir un segundo monitor. Tener una segunda pantalla te ayudará a copiar datos, trabajar más rápido, trabajar de manera más eficiente, y lo más importante, me ayuda a sentir que ese es el lugar donde se hace mi trabajo. Sí, todavía puedo tomar reuniones en otro lugar o pasear por el sofá o patio exterior de vez en cuando, pero ese es el lugar donde cuando necesito hacer el trabajo, estoy sentado en mi escritorio, tengo mi segunda pantalla y realmente puedo estar productiva en esa propia zona. Otro punto técnico importante, pero punto de software, para trabajar desde casa, es asegurarse de que todo el mundo remoto tenga descargadas las aplicaciones. Sé que puede ser fácil simplemente abrir el navegador y querer abrir holgura ahí y luego cerrarlo, pero realmente hace la diferencia asegurándose de que tu email, tu holgura, tu Team's, todo se descargue ya sea en tu teléfono y o dispositivo, por lo que cuando llegan las notificaciones, todos pueden estar al día en tiempo real. Va a llegar realmente lejos en mantener al equipo comunicándose de manera asíncrona y en tiempo real. Ya sea que trabajes desde casa o eres un gerente administrando a tu equipo remoto, asegurándote de que aquellos que están trabajando desde casa tengan optimizados sus entornos de trabajo, si puedes apoyar eso como empresa financieramente, puede recorrer un largo camino en mejorar la productividad y eficiencia de ese equipo. En nuestra siguiente lección, vamos a hablar de proceso, que se puede aplicar a la gente, al espacio y al equipo que acabamos de construir. 7. ¡Proceso, proceso, proceso!: En este video, vamos a hablar de proceso, una de las partes más importantes de cualquier organización. Una vez escuché a un mentor decirme : “La empresa no es más que una colección de acuerdos, de contratos”. Cuanto más puedas aportar documentación para tu propia empresa, más vida podrás respirar en ella y resiliencia para el futuro. Cualquiera puede entonces volver y leer y ver esos documentos para saber cómo hacer el trabajo que su empresa necesita. Dato curioso, pasé ocho años como bombero voluntario entre 2004-2012. Una de las partes más importantes de ser bombero fue seguir los SOP, procedimientos operativos estándar. En su momento, pensé, vale, hay mucha documentación, mucho mantenimiento de registros aquí, pero hizo un trabajo increíble en mantener a todos seguros, mantener a todos en la misma página, todo el mundo sabe qué había que hacer. Adelante rápido a mi carrera en los negocios y en la vida, todo es lo mismo. Es comunicación y es humana y es innata, y cuanto mejor puedas estar en comunicación, mejor será tu organización en general. Crear procedimientos operativos estándar o documentos de proceso, que las personas escriban instrucciones detalladas sobre cómo hacen su trabajo, cómo hacen una tarea es instrumental e imperativo para que la siguiente persona pueda recoger la antorcha y dónde que lo dejaron. Escribir correctamente los documentos de proceso es muy importante. Quieres asegurarte de que se entiendan fácilmente, no saltan ningún paso. Entonces asegurándose de que si el ratón se está moviendo y haciendo clic en un botón, eso está incluido. No den nada por sentado. Cuanto más específico puedas escribir estos documentos de proceso, mejor serán para todos en el equipo. No tengas miedo de ser demasiado detallado. Incluso pueden ser un poco monótonos en detalle. Cuanto más claros sean, mejor. También vas a querer evitar la jerga. No quieres que nadie lea un doc de proceso en el futuro y no sepa lo que significa un término. La gran parte de Google Docs o de cualquier otro formato es que incluso puedes enlazar a algo, si hay un poco de jerga. Para que cualquiera sepa y pueda entender la explicación y lo que hay que hacer. Escribir estos documentos de proceso fuertes que son detallados y claros van a salvar a su organización innumerables horas, sobre todo cuando hay alguna forma de rotación. Te agradecerás más tarde por tener almacenados documentos de proceso sanos y fuertes para tu empresa. Ahora que tienes todos estos documentos de proceso, ¿qué haces con ellos? Necesitas almacenarlas en algún lugar al que cualquiera pueda acceder y revisar. Google Drive es genial, Noción o Quip, son todos grandes lugares para almacenar la documentación. La noción es incluso como la página de Wikipedia de una empresa, si la construyes correctamente. Asegurarse de que cualquiera pueda acceder a estos para leerlos en cualquier momento, en cualquier momento desde cualquier lugar de la empresa es imperativo. Entonces, asegúrate de que la gente pueda mejorar estos. Los procesos sí cambian con el tiempo, así que asegúrate de que fácilmente puedan ser comentados o revisados por el equipo, para que la siguiente persona vea el documento que siempre es lo más actualizado posible. Quieres asegurarte de que la comunicación de tu equipo sea de alta fidelidad, lo que significa que es rica y completa. No quieres que nadie tenga que llegar alguna vez para una pregunta porque tu comunicación es tan clara, pero quieres asegurarte de que todos se sientan completamente cómodos para llegar a preguntas, si hay alguna incertidumbre en absoluto. Es una dicotomía, pero al hacer ambas cosas se asegurará de que tu operación siga funcionando sin problemas como sea posible. Por lo tanto, asegúrate de que todos en tu organización estén facultados para leer y digerir la documentación existente, y asegúrate de que estén facultados para revisar, crear y mejorar la documentación para el futuro. Asegúrate de que los canales de comunicación estén siempre abiertos, por lo que si alguien tiene una pregunta, puede llegar a ti y conseguir que se responda esa pregunta, y asegúrate de que todo esté lo más claro posible. Ahora que hemos hablado de personas y proceso, hablemos del tercer ingrediente mágico que lo une todo, las herramientas. 8. Tu oficina virtual: Es hora de hablar del ingrediente final para hacer que el ambiente de trabajo remoto sea fuerte y exitoso, y eso son las herramientas. Las herramientas son lo que han cambiado en los últimos 15 años. Como mencionamos anteriormente, banda de internet ha aumentado y las empresas de ventas empresariales han creado una plétora de opciones para que usted utilice para dirigir su empresa. entorno de trabajo remoto necesita un lugar para unir a todos. Esta es tu oficina virtual. Este es el núcleo de tu empresa que va a fomentar toda la comunicación. Cuando la gente está aquí, están en la oficina. Hay algunas opciones para que usted elija para alimentar su entorno de trabajo virtual. Podrías usar Slack, que es mi favorito personal y lo que estaremos usando para el resto de esta clase, pero si eres un usuario pesado de Microsoft Office, también podrías usar Microsoft Teams. Si eres grande en Google, podrías usar la plataforma Google Suite, o podrías estar usando Workplace by Facebook. Cualquiera de estos bastará y la mayoría de ellos tienen una funcionalidad similar. Pero para fines de esta clase, vamos a usar Slack ya que eso es lo que prefiero y me siento más cómodo. Hablemos de por qué esto es mejor que el correo electrónico. Hay mucha más funcionalidad. Puedes hacer mensajes grupales o mensajes directos, para que puedas enviar mensajes a todo el equipo a través explosión del canal o simplemente hablar con la persona que necesites. Se puede colocar llamadas de voz y video. Es fácil compartir archivos, lo cual es instrumental. Una imagen habla mil palabras y así la capacidad de simplemente capturas de pantalla algo, comentarlo, y subir un archivo muchas veces puede reemplazar una llamada telefónica, reemplazar un mensaje más largo. También, seguridad. Estas plataformas ofrecen una gran cantidad de seguridad. Puedes volver atrás, puedes mirar el historial de la visión si alguna vez necesitas citar algo, y con el correo electrónico, no tienes eso. Una vez enviado un correo electrónico, se envía y está ahí fuera. Por último, integraciones de aplicaciones. Esta es mi parte favorita porque hay tantos programas que puedes conectarte automáticamente a estas plataformas, tener actualizaciones en tiempo real, cosas como ventas que se están cerrando, gente que se suscribe a tu boletines informativos, todo. Normalmente puedes encontrar un bot y traer directamente a tus centros de mando, por lo que todos en el equipo, ya sean en el equipo de producto, el equipo de marketing, las ventas, RHH, pueden ver lo que está pasando dentro del organización en tiempo real. Una vez que hayas configurado tu hub central del que todo va a salir corriendo, esta es tu oficina virtual. Cuando la gente está aquí, está en el trabajo. Nuevamente, independientemente de la plataforma que elijas y elijas, usa la herramienta con la que estés más familiarizado ya que eso es lo que va a ser mejor para la organización. En esta siguiente lección, les voy a mostrar un poco cómo hacen Slack y algunas mis integraciones favoritas y formas de configurar Slack para la mejor manera de optimizar su entorno laboral. Si estás usando Slack, te voy a mostrar en esta siguiente lección cómo me gusta ponerme en mi entorno laboral y lo que recomendaría. Si no estás usando Slack, puedes saltarte el siguiente video y seguir adelante para ver otras increíbles herramientas que vamos a estar usando para configurar nuestra empresa en línea. 9. Utilizar Slack: En esta lección, vamos a hablar de cómo configurar Slack, mi plataforma favorita para gestionar equipos y manejar la comunicación. Por lo que vamos a caminar rápidamente por cómo armar un equipo en Slack. Vamos a ir a slack.com, vamos a inscribirnos, vamos a crear un espacio de trabajo, vamos a revisar nuestro correo electrónico para un código, vamos a nombrar a nuestra empresa. Voy a llamar a este Stark Enterprises, y vamos a añadir compañeros de equipo o podrías conseguir un enlace compartible, que cualquiera que haga clic en el enlace pueda unirse al equipo. Genial. Acabamos de configurar a Slack en menos de un minuto y enviamos nuestro primer mensaje a nuestro equipo. Algo que te recomiendo es que requieras que todos usen su nombre completo al configurar Slack. A continuación, puede ir a Configuración y vaya a Configuración del espacio de trabajo. Hay algunos cambios que recomendaría aquí. Una vez que hayas creado los canales que quieres, tal vez quieras crear un canal de ventas, puedes entonces empezar a volver a Ajustes y puedes crear canales predeterminados a los que la gente tiene que unirse. En cualquier momento que creen una nueva cuenta, automáticamente serán miembro de todos estos canales. Es una gran manera de mantener a todos sincronizados adquiriendo tal vez cinco, seis, unos cuantos canales en los que todo el mundo debería estar en la misma página. Después puedes ir a Display Name Pautas y puedes requerir que todo el mundo configure su nombre completo. Si tienes alguna otra nomenclatura, puedes incluir eso también, mostrar nombre completo como sus nombres para mostrar. Podrías establecer las horas de No molestar para tu empresa o no, o puedes apagarlas. También puedes ir a la página personalizada, y me gustaría añadir algunos emoji personalizados también. Se puede subir una imagen con un tamaño de archivo determinado. Otra gran herramienta en Slack son los estados. Podrías establecer los estados predeterminados aquí, o cualquiera de aquí puede establecer un estado también. Cualquier persona en Slack puede establecer el estado a activo es o ausente, o incluso pueden escribir un pequeño mensaje para que el resto del equipo lo vea. Slack ofrece muchas versiones de su app que puedes descargar para tu teléfono, computadora, Microsoft, PC, Mac, cualquier cosa en absoluto. Una de las mejores partes de Slack es sus integraciones. Slack tiene toda una tienda de aplicaciones, una apps gratuitas que puedes integrar con Slack, por lo que obtienes notificaciones en tiempo real cuando algo se completa. Una de las integraciones más divertidas para Slack es Giphy, que conecta y permite a cualquiera importar GIFs divertidos directamente en sus conversaciones diarias. El inclinación de un botón se puede escribir /giphy, y se podría decir, HOLA. Giphy nos va a proporcionar algunas sugerencias y podemos mandar eso al equipo. Giphy es una gran aplicación para conectarse a holgura solo por diversión. También me gusta Barempetrics. Baremetrics así como Stripe me pueden dejar ver mis ingresos entrando en tiempo real directamente en Slack sin que tenga que ir a iniciar sesión a estas otras plataformas. También soy fan de Mailchimp, que utilizo para mis boletines informativos. Siempre que alguien se suscribe o veo salir una explosión, sé en tiempo real que está sucediendo, justo en Slack. También utilizamos mucho Typeform en nuestro producto y nuestros clientes potenciales de ventas. Eso es genial ver no solo que alguien presentó una respuesta, sino también cuáles fueron sus respuestas, permitiendo que un vendedor lo recoja directamente de Slack y corra con ella en su trabajo diario. Por último, si falta algo en la tienda de aplicaciones de Slack, Zapier tiene una app para Slack. Lo que eso significa es que se podría conectar Zapier con Slack, y que cualquiera de las miles de integraciones que tiene Zapier, también se puede poner en el Slack a través de ellos. Entonces me encanta Slack por su versatilidad, lo increíble que es simplemente conectar todo y tener todo en un solo lugar. Para nosotros con Finta, tengo canales para nuestros clientes cuando se inscriben, tengo un canal de comentarios, e incluso el tiempo que alguien envía comentarios a la empresa, tenemos general para mensajes, tenemos marketing por cada vez que alguien se suscribe a nuestro boletín, y tenemos otros canales como noticias o elemento proactivo donde nosotros mismos hablamos de lo que está sucediendo dentro de la empresa. Contamos con redes sociales. Cada vez que alguien nos menciona en Twitter, automáticamente va en el Slack, y tenemos un canal de stand up. La gente de todos los días publica en lo que están trabajando para el día. Entonces si estás instalando a Slack, esos son mis cambios favoritos para hacer justo fuera de la puerta. Eventualmente, descubrirás que tener todo en un solo lugar va a mantener a todos al día y mantener a todos en el equipo sabiendo lo que está sucediendo en tiempo real de forma asíncrona. Por lo que ahora hablamos de configurar tu oficina virtual y si has elegido a Slack, Microsoft Teams, Google Suite u otra. Ahora vamos a hablar de algún otro software que creo que podría ser instrumental para ayudar a que su organización remota funcione sin problemas. 10. Herramientas esenciales: Ahora que tenemos una oficina virtual configurada, hablemos de algún otro software que va a ser importante para que usted dirija su empresa remota. Además de Slack o Microsoft Teams, o cualquier plataforma que elijas para ser una oficina virtual, hay otros tipos de software que vas a necesitar para estandarizar. El primero es la comunicación. Por lo que o bien vas a necesitar escoger Zoom, Google Meet, GoToWebinar, o alguna otra plataforma, donde tu empresa tomará y brindará todas sus reuniones. Estandarizar bajo herramienta de comunicación, permite que todos en tu equipo internamente puedan comunicarse y verse cara a cara, lo que puede recorrer un largo camino en la creación de una fuerte cultura de trabajo a distancia, y también es importante, obviamente, para las comunicaciones externas, sonidos, reuniones, etc. Una funcionalidad central de tu aplicación de comunicación, sea lo que elijas, debería ser que la pantalla compartida esté habilitada. Compartir pantalla va un largo camino y muchas veces una imagen o compartir un videoclip o mostrar lo que alguien está viendo, puede ahorrar 1,000 palabras de un correo electrónico. Así que asegúrate de que sea lo que elijas, compartir pantalla es fácil y cualquiera en el equipo podría averiguar cómo hacerlo. Hablamos un poco antes sobre Google Drive, o Notion, o Quip. Vas a necesitar escoger una plataforma de almacenamiento en la nube, para asegurarte de que todo en tu empresa esté respaldado. Estoy en un gran lugar para no sólo almacenar documentos de proceso, sino todo lo demás. El tercer software que recomiendo es algo para gestionar la gestión de proyectos. Ya sea que uses Todoist, o Asana, o recordatorios de Apple, o Google Keep, algo para asegurarte de que todos en tu equipo puedan tener una plataforma compartida, donde las tareas se pueden revisar y los recursos se pueden compartir. Personalmente me gusta Todoist, y si quieres, puedes ir a revisar mi otra clase, donde he hablado extensamente sobre la mejor manera de usar Todoist, y cómo lo uso en mi propio trabajo. Pondré un enlace a eso a continuación. El cuarto software que vas a querer pensar en este manejo de contraseñas. Todo el mundo en tu organización va a estar compartiendo cuentas probablemente, necesitando iniciar sesión en diferentes software, diferentes plataformas, y así podrías simplemente crear una Hoja de Google, y luego compartir eso, pero eso es fácilmente capturado en pantalla. Esas contraseñas podrían filtrarse fácilmente. Lo que recomiendo hacer en su lugar es usar una plataforma como 1Pass o LastPass, para dar a todos en tu empresa acceso a esas contraseñas sin que realmente vean las contraseñas. Son geniales para usar y compartir contraseñas dentro una organización y algunas de ellas incluso tienen planes gratuitos con los que puedes empezar. Quinto, Hablemos de la gestión de código. Si eres una empresa de software, vas a entrar en su lugar para que tu equipo colabore en el producto en el código de escritura. El recurso go-to para esto es Git y GitHub. GitHub te permite ver cambios de revisión y control de versiones para todos los cambios que se realizan en la base de código. Entonces si este eres tú y estás construyendo una empresa de software, te recomiendo encarecidamente que configure GitHub. Por último, si estás ejecutando una organización remota, por lo que entonces puede ser complicado, es HR. Administrar empleados y miembros del equipo a través diferentes líneas estatales e incluso diferentes fronteras nacionales puede causar complicaciones, y así usar una plataforma como Justworks, o Rippling, o Gusto, o Zenefits, estas plataformas puede hacer que sea realmente fácil manejar cosas como nómina, beneficios, incorporación, independientemente de dónde se encuentren los miembros del equipo patronal y asegurándose de que aún cumple, y permanecer dentro de las regulaciones legales del domicilio de esa persona. Por lo que al agregar estas herramientas a tu suite de software principal de Slack de Microsoft Teams, ahora tienes la sólida base para permitir que todos, todas las personas de tu organización ejecuten esos procesos y mantengan todo en movimiento sin problemas. Si bien has cubierto las herramientas básicas que toda organización necesita para dirigir un equipo remoto fuerte, hay algunas divertidas de las que quiero hablar. En la siguiente lección, estas van a ser herramientas de software opcionales, pero me gustan. Creo que pueden agregar mucho valor a la organización y los vamos a discutir y cubrir a continuación. 11. ¡Herramientas de extra!: En la última lección, hablamos de parte del software requerido para dirigir una empresa remota exitosa. En esta lección, vamos a hablar de software que es divertido pero también puede agregar mucho valor a tu organización si eliges usarlo. Te voy a guiar por algunos de estos programas ahora mismo. Ya he hablado un poco de ello, pero una de mis piezas favoritas de software es Zapier. Me gusta Zapier porque es increíblemente versátil. Cualquier programa que no hable con otro programa que utilices, probablemente puedas conectarte con Zapier. Es increíblemente potente y te permite automatizar los flujos de trabajo. Esa es probablemente mi característica secundaria favorita. No sólo puedes conectar estos programas de software, sino que también puedes automatizar los pasos e interacciones entre ellos. Eso podría salvar a su empresa y a las personas de su equipo innumerables horas de realizar tareas repetitivas que se pueden automatizar fácilmente. Mi próximo programa favorito es Skitch. Si bien la mayoría de las computadoras, Mac y PC vienen en el botón de captura de pantalla predeterminado que puedes presionar. Me gusta Skitch porque te permite anotar rápida y fácilmente en la parte superior de la captura de pantalla, una imagen vale mil palabras y a veces simplemente agregando una flecha o dando vueltas a un cuadro en una página que estás mirando o escribiendo una anotación en top de una captura de pantalla puede hacer que sea realmente rápido y fácil comunicar lo que está sucediendo con el resto de tu equipo. Ahora que estás teniendo muchas reuniones sobre Zoom, me gusta instalar algo llamado Otter. Con Otter.ai, puedes descargar esto de forma gratuita y puedes conectarlo a tu cuenta de Zoom. Lo que hace Otter es que graba todas tus reuniones y automáticamente escribe una transcripción y notas para ellas. Se sincroniza con tu cuenta de Zoom, ve tus reuniones que has dicho que has registrado en la Nube. Entonces unos minutos después de que termine la reunión, te entrega una transcripción y notas de esa reunión salvando a la gente en la reunión innumerables veces de tener que escribir, distraerse, saltar y salir de la conversación y dejar que todos estén presentes y en el momento en que la reunión realmente está sucediendo. Noción es una empresa nueva y lo que han construido es esencialmente una Wikipedia para empresas privadas. Podrías crear todo realmente transparente y realmente fácil en páginas web privadas que se pueden compartir fácilmente entre tu equipo. Este es un gran lugar para incluir esos documentos de proceso, reunir toda su documentación y asegurarse de tener todo en un solo lugar para su organización. Recientemente, me recomendaron una empresa llamada Krisp. Krisp se instala en tu computadora y filtra automáticamente todo lo que viene a través de tu micrófono en términos de ruido de fondo. Krisp es tan poderoso que hasta tuve perros ladradores despojados del fondo de mis conversaciones. Puede recorrer un largo camino en mantener a todos en los momentos durante una reunión y eliminar molestas distracciones de fondo. Otra nueva pieza de software que permite entornos de trabajo remotos es Tandem. Tandem se instala en tu computadora y deja que tú y todos en tu oficina caigan igual que lo harías como si estuvieras en la oficina junto al enfriador de agua. Es bastante potente y es algo que recomiendo que la gente use si buscas agregar ese pequeño paso extra de cómo crear esa cultura remota y sensación de in-personess como parte de un entorno de trabajo remoto. A principios de este año tuve a Taylor Jacobson en mi podcast Ambition Today. Su empresa, Focusmate, está permitiendo que las personas independientemente de dónde trabajen tengan compañeros de rendición de cuentas, personas que pueden asegurarse durante una hora, durante 45 minutos que ambos alcancen las metas que se propusieron alcanzar. Esto es como usar Toggl o Forest, pero es en persona. Lo que realmente pasa es que dos personas se meten juntas en una llamada de Skype. Al iniciar la convocatoria, se dicen entre sí lo que quieren lograr en los próximos 45 minutos. Después trabajan en silencio juntos y en los últimos 15 minutos, se informan sobre si han cumplido con sus objetivos, cómo podrían hacerlo mejor. Este fomento de la comunicación humana estar en el momento con otra persona, realmente agrega una capa de rendición de cuentas que realmente no hemos visto otros lugares. Focusmate es increíble. Puedes comprobarlo, puedes probarlo de forma gratuita y puedes empezar a tener un compañero de rendición de cuentas o alguien más con quien trabajar si no quieres simplemente trabajar solo desde casa todo el tiempo. Miro es una aplicación de pizarra que permite a cualquier persona de cualquier lugar entrar en una pizarra entre el equipo y compartir notas pegajosas, recursos, solo publicar lo que quiera. Nuevamente, otra gran manera de crear ese sentimiento de oficina en persona, pero mientras se encuentra en un entorno remoto. Por último, Donut. Donut es una integración que puedes agregar a tu equipo de Slack. Una vez a la semana o por muy a menudo que lo establezcas, igualará a las personas de tu equipo de Slack y en tu empresa y les hará que se presenten, organicen una reunión juntos. Por lo que se necesita esa espontaneidad que solía tener en la oficina. Se mezcla con el Slack y tiene gente en tu equipo, tal vez de varios departamentos, conocerse y empezar a construir relaciones uno a uno. Ahora tienes la base tecnológica completa para configurar un entorno de trabajo remoto fuerte y sorprendente, personas, procesos y herramientas. 12. Conclusión de clase: Cubrimos de todo, desde averiguar quiénes son las personas adecuadas para su entorno de trabajo remoto, construir e iniciar los procesos adecuados, así como configurar la base y software necesario para ejecutar un exitoso y fuerte organización del trabajo a distancia. Quiero que recuerden que dirigir un equipo remoto es un trabajo duro, pero es completamente alcanzable y a su alcance. Es algo que si lo haces ahora, va a armar tu organización para que sea más resistente y fuerte entrando en esta próxima generación de empresas. Independientemente de si realmente estás construyendo un equipo remoto o una empresa presencial, estas herramientas y pasos y procesos van a ser ventajosos para una empresa en persona también. Realmente asegurando la posición de la empresa, agregando resiliencia y asegurándose de que esté mejor configurada para el futuro. Si quieres seguir aprendiendo y seguir adelante, hay algunos recursos adicionales que me gustaría recomendarte para ti. Holloway es una empresa que ha publicado una guía integral para construir, administrar y explorar las reglas de los entornos de trabajo remotos. El libro se llama Guía para el Trabajo Remoto, y recomiendo encarecidamente echar un vistazo a eso. Otro libro que recomendaría es Remoto: Oficina No Requerido por Jason Fried. Es el fundador de BaseCamp, que ha construido una empresa totalmente remota en todo el mundo con cerca de 50 empleados en 32 ciudades a nivel mundial. Por último, lo he dicho un millón de veces, pero Zapier. El equipo Zapier es una organización totalmente remota, y al hacerlo, han publicado una guía sobre la construcción y gestión de equipos remotos. Voy a enlazar eso a continuación y puedes comprobarlo también. Se trata de unos 15 capítulos que se sumergen cada vez más en estas reglas, en estos procesos, y cómo optimizar las herramientas de procesamiento de personas. Si has estado siguiendo y trabajando en tu proyecto de clase, ahora es el momento de subir eso al proyecto en la pestaña Recursos a continuación. No puedo esperar a ver lo que has hecho y lo que te has ocurrido, y comentar y dar algunos comentarios. Me encantaría que te acercaras y compartieras conmigo uno-a-uno cómo te ha ayudado esta clase. Puedes enviarme mensajes de texto al (646) 907-6669, puedes visitar mi sitio web siskar.co, o puedes enviarme un mensaje en cualquier canal de redes sociales @thesiskar. Si quieres tomar mi otro curso, Productividad Hoy: Cómo gestionar tu atención y enfoque en la era digital, voy a vincular eso a continuación. Muchas gracias por estar aquí. De verdad espero que hayas disfrutado de esta clase y no puedo esperar a verte la próxima vez.